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11.3 DV-Unterstützung von Rechnungswesen und Controlling in:

Thomas Reichmann

Controlling mit Kennzahlen, page 492 - 509

Die systemgestützte Controlling-Konzeption mit Analyse- und Reportinginstrumenten

8. Edition 2011, ISBN print: 978-3-8006-3800-0, ISBN online: 978-3-8006-4375-2, https://doi.org/10.15358/9783800643752_492

Series: Controlling Competence

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11.3 DV-Unterstützung von Rechnungswesen und Controlling 483 11.3 DV-Unterstützung von Rechnungswesen und Controlling 11.3.1 Das integrierte ERP-System der SAP AG Die SAP AG in Walldorf zählt zu den global führenden Anbietern integrierter betriebswirtschaftlicher Softwaresysteme. Die jüngste Systemwelt des Enterprise Resource Plannings bildet die SAP Business Suite35 mit der zentralen Komponente SAP ERP. Letzteres System verbindet u. a. über die Integrations- und Anwendungsplattform SAP NetWeaver die Lösungen SAP ERP Financials, SAP ERP Human Capital Management, SAP ERP Operations und SAP ERP Corporate Services. Weitergehend bietet die SAP Business Suite die Komponenten SAP Customer Relationship Management, SAP Product Lifecycle Management, SAP Supply Chain Management, SAP Relationship Management. SAP ERP ist aus der in der Praxis aktuell weiter sehr verbreiteten36 Vorgängerversion SAP/R3 hervorgegangen und beinhaltet entsprechend deren wesentlichen Strukturen und Module. Es handelt sich um eine branchenübergreifende Standardsoftware zur Planung, Steuerung und Kontrolle der operativen Vorgänge und Geschäftsprozesse in Unternehmen. Die unterschiedlichen Bereiche und Funktionen eines Unternehmens finden ihre Abbildung in den einzelnen Programmodulen u. a. zu 35 Vgl. http://www.sap.com/solutions/business-suite/index.epx 36 Vgl. o.V.: SAP ERP, URL: http://www.computerwoche.de/software/erp/1901462. Outflow verdichtete Daten DownflowInflow Archiv Data Warehouse pU flow M t fl Metadaten Externe und interne Datenquellen e a ow Abb. 227: Beispielhafter Aufbau eines OLAP-Systems 484 11. Kapitel: Das DV-gestützte Controlling den Funktionen Vertrieb, Materialwirtschaft, Produktionsplanung, Qualitätssicherung, Instandhaltung, Personalwirtschaft, Finanzwesen, Controlling, Anlagenwirtschaft, Projektsystem, etc. sowie verschiedene Branchenfunktionen. Auf Basis des Systems R/3 seien für eine erste Übersicht im Weiteren die grundlegenden Systemkomponenten eines Enterprise Resource Plannings strukturiert.38 Dabei wird in die Anwendungskomponenten Rechnungswesen, Logistik und Personalwesen differenziert. Darüber hinaus existieren sogenannte Anwendungsübergreifende Objekte sowie die Basis. Für eine genaue Beschreibung aller Module der Systeme R/3 und SAP ERP sei an dieser Stelle auf die ausführlichen Dokumentationen39 der SAP verwiesen. Anwendungsübergreifende Komponenten Die Anwendungsübergreifenden Objekte dienen dazu, Festlegungen zu treffen, die für alle Funktionsbereiche des Unternehmens und damit für alle Module des Systems SAP R/3 Gültigkeit besitzen, z. B. Kalender, Währungen etc. Anwendungskomponenten Rechnungswesen Das Rechnungswesen im System SAP R/3 beinhaltet neben dem internen Rechnungswesen (Controlling) und dem externen Rechnungswesen (Finanzwesen) Module zum Investitionsmanagement und Treasury sowie Werkzeuge zur unternehmensweiten Planung, Steuerung und Kontrolle (Unternehmens-Controlling). 37 Vgl. http://www.sap.com/solutions/business-suite/index.epx 38 Vgl. dazu SAP: System Online Dokumentation; SAP: System Release; SAP: Visual Sapphire. 39 Vgl. die Dokumenationen unter http.//help.sap.com SAP ERP SAP Business Suite SAP ERP Financials SAP ERP Operations SAP ERP Human Resources SAP ERP Corporate Services SAP C t R l ti hi SAP S l Ch ius omer e a ons p Management upp y a n Management SAP Product Lifecycle SAP Supplier Relationship Management Management Abb. 228: Struktur der SAP Business Suite37 11.3 DV-Unterstützung von Rechnungswesen und Controlling 485 Die folgende Abbildung zeigt eine „SAP Easy Access“ Menüstruktur für das Rechnungswesen. Finanzwesen (FI) Hauptbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Debitorenbuchhaltung Konsolidierung Anlagenbuchhaltung Spezielle Ledger Treasury (TR) Cashmanagement Finanzbudgetmanagement Controlling (CO) Gemeinkosten-Controlling Produktkosten-Controlling Ergebnis- und Marktsegmentrechnung Investitionsmanagement (IM) Unternehmenscontrolling (CO) Profit-Center-Rechnung Unternehmensplanung Managementkonsolidierung Executive Information System Abb. 229: Struktur der Anwendungskomponenten Rechnungswesen Abb. 230: Menüstruktur Rechnungswesen 486 11. Kapitel: Das DV-gestützte Controlling Anwendungskomponenten Logistik Die Anwendungskomponenten der Logistik umfassen nicht nur reine Logistikfunktionen, wie z. B. den Transport, sondern die gesamte Kette der Gütererstellung von der Materialwirtschaft über Produktionsplanung und -steuerung bis hin zum Vertrieb. Begleitet werden diese Funktionen von Instandhaltung, Qualitätsmanagement und dem Projektsystem. Logistik allgemein (SD) Grunddaten Logistik Prognose Variantenkonfiguration Änderungsdienst des Logistikinformationssystems Stammdaten Vertrieb (SD) Grundfunktionen Verkauf Versand Transport Außenhandel Fakturierung Vertriebsunterstützung Informationssystem Electronic Data Interchange Materialwirtschaft (MM) Verbrauchsgesteuerte Disposition Einkauf Bestandsführung Lagerverwaltung Rechnungsprüfung Informationssystem Electronic Data Interchange Qualitätsmanagement (QM) Qualitätsplanung Qualitätsprüfung Qualitätslenkung Qualitätszeugnisse Qualitätsmeldungen Technische Objekte Vorbeugende Instandhaltung InstandhaltungsabwicklungInstandhaltung (PM) Instandhaltungsprojekte Service Management Informationssystem Grunddaten Absatz- und Produktionsgrobplanung Produktionsplanung Kapazitätsplanung Bedarfsplanung Produktionsplanung und -steuerung (PP) Fertigungsaufträge Kanban Serienfertigung Montage Produktionsplanung Prozessindustrie Betriebsdatenerfassung Informationssystem Grunddaten Projektsystem (PS) Operative Strukturen Projektplanung Projektbudgetierung Projektrealisierung/Integration Informationssystem Abb. 231: Strukur der Anwendungskomponenten des Bereichs Logistik 11.3 DV-Unterstützung von Rechnungswesen und Controlling 487 Anwendungskompomenten Personalwesen Das Personalwesen ist im Modul SAP HR realisiert und strukturiert sich in u. a. die Bereiche zur Administration und Abrechnung des Personals sowie zur Personalplanung und -entwicklung. Basis In der Basis sind die System- und Datenbankverwaltung sowie die Entwicklungswerkzeuge, wie etwa die ABAP Development Workbench zusammengefasst. Die Abbildung Abb. 232 zeige nun die Integration der betriebswirtschaftlichen und DV-technischen Informationssysteme im Rahmen der mehrdimensionalen Controllingkonzeption. Auf jeder Ebene der Pyramide werden die erforderlichen Informations- und Datenflüsse durch die entsprechenden Komponenten der SAP R/3 Standardsoftware unterstützt. So ordnen sich die SAP Module PM, PP, SD MM in der Ebene der Administrationssysteme und die Module FI, CO, HR in der Ebene der Abrechnungssysteme ein. Die oberste Ebene stellt die Ebene der Führungsinformationssysteme dar, derer sich das Controlling über geeignete Informationstechnologien und -strukturen für die Auswertungen bedient. Finanzbuchhaltung Kostenrechnung FIS Anlagenbuchhaltung Perso abre nu Führungsinformationssysteme (Controlling) Analyse- und Berichtssysteme (Controlling) Abrechnungssysteme JA-C KuE-C F-C I-C B-C P-C L-C M-C IV R ECC FI ECC CO ECC AM ECC Einkaufswesen Produktionssteuerung Lagerwirtschaft Auftr abw lun BDE ZDE CAQ DN Administrations-und Dispositionssysteme Technische Erfassungsund Steuerungssysteme ECC PM ECC PP ECC MM ECC ECC QM nalchng -C -C HR agsickg C SD Abb. 232: Integrierte Controlling- und Informationskonzeption unter Berücksichtigung DV-technischer Umsetzungsmöglichkeiten 488 11. Kapitel: Das DV-gestützte Controlling Die weiteren Ausführungen gelten nun diesen geeigneten Informationstechnologien und -strukturen für eine Umsetzung von Führungsinformationsystemen im Rahmen einer mehrdimensionalen Controllingkonzeption. 11.3.2 Führungsinformationssysteme 11.3.2.1 Grundlagen Ein Führungsinformationssystem sei im Weiteren definiert als ein Anwendungssystem, das zur entscheidungsbezogenen Verarbeitung und Aufbereitung von Daten zu führungsrelevanten Informationen dient. Die zugrundeliegenden Entscheidungsprobleme sind nicht immer einer Standardisierung unterwerfbar. Die zu einer „intelligenten“ Auswertung notwendigen Verdichtungsstufen der Information orientieren sich sowohl an der zeitlichen Entscheidungsdimension als auch an dem objektbezogenen Entscheidungsbezug auf der entsprechenden Unternehmensebene. Das System FIS der CIC GmbH Dortmund diene im Weiteren einer Verdeutlichung grundsätzlicher Strukturen eines Führungsinformationssystems. Es kann als effizientes Auswertungsinstrument auf eine betriebliche, integrierte, relationale oder multidimensionale Datenbasis aufgesetzt werden. Um mit einem Führungsinformationssystem die verschiedenen angesprochenen Auswertungen umzusetzen, muss es möglich sein, durch die einfache situationsspezifische Kombination verschiedener Daten und Parameter neue aussagefähige Informationen zu generieren. Aus Flexibilitätsüberlegungen muss daher im Vordergrund der konzeptionellen Gestaltung eines flexiblen kennzahlengestützten Führungsinformationssystems eine grundsätzlich mehrdimensionale Abbildung aller relevanten Informationen stehen. Eine entscheidungsebenenbezogene als auch entscheidungsobjektbezogene Informationsversorgung kann durch die Berücksichtigung der drei Informationsaspekte Zeit, Berichtsbaum und Auswertungen sichergestellt werden:40 Der Aspekt Zeit bezeichnet den möglichen Zeithorizont der Informationsbereitstellung, wobei sich überjährige, jährliche und unterjährige Analysen unterscheiden lassen. Jährliche Analysen haben eher globalen Charakter und dienen i. d. R. dem Vergleich hierarchisch höhergestellter Elemente (z. B. Werksvergleich). Die unterjährige Analyse ermöglicht darauf aufbauend eine detaillierte Ursachenanalyse. Z. B. können somit saisonale Schwankungen transparent gemacht werden, die sonst möglicherweise durch zeitliche Kompensationseffekte verdeckt würden. Das Informationskriterium Berichtsbaum stellt die eigentliche Basis für eine strukturierte Unternehmensanalyse dar und ermöglicht die Erstellung einer Objekt-Hierarchie, die sich an der Organisationsstruktur des Unternehmens und auch an weiteren interessierenden Bezugsobjekten orientieren kann. Durch die Möglichkeit zur Verwaltung paralleler Hierarchien (z. B. differenziert nach strategischen Geschäftseinheiten oder Regionen) kann der Aufbau des Berichtsbaumes nach rein unternehmensspezifischen, aber parallel auch marktbezogenen Überlegungen erfolgen (vgl. Abb. 233). 40 Vgl. dazu Reichmann; Fritz; Fröhling: Controlling, S. 266 f. 11.3 DV-Unterstützung von Rechnungswesen und Controlling 489 Mit der Informationsdimension Auswertungen wird auf Basis der anwenderspezifisch definierbaren Auswertungsstrukturen Berichte, Kennzahlen und Zeitreihenanalyse eine benutzerindividuelle Informationsaufbereitung und -darstellung über die Einstellung flexibler Definitions- und Gestaltungsparameter ermöglicht (vgl. Abb. 234). Für die Beispiel AG Regionen Europa EG EFTA FISFührungs-informations-systeme (Controlling) KPI JapanAsien Führu ngsbe reichs trateg isch A l d opera tiv Beispiel AG LT LT Gruppe 1 LT Gruppe 2 na yse- un Berichtssysteme (Controlling) perat iv ng un d Ent wick lung h ffu ng KuE-C F-C I-CJA-C P-C L-CB-C M-C IV-C R-C eSGE`s Märkt LT Gruppe 3TT Finanzbuchhaltung Kostenrechnung Anlagenbuchhaltung PersonalabrechnungAbrechnungssysteme iv Forsc hu Besc a Produ ktion Logis tik Mark eting g ECC FI ECC CO ECC AM ECC HR Beispiel AG Metall Aluminium Einkaufswesen Produktionssteuerung Lagerwirtschaft Auftragsabwicklung Administrations-und Dispositionssysteme opera t Forsc hung und Entw icklu n Besc haffu ng Prod uktio n Logis tik Mark eting ECC PM ECC PP ECC MM ECC SD Guß SpezialE-Teile Produkteopera tiv CAQ C Technische E f Forsc hung und E ntwic klung Besc haffu ng Produ ktion Logis tik i gBDE ZDE DNr assungs-und Steuerungssysteme Mark et n ECC QM Abb. 233: Beispiel für eine Berichtsbaumhierarchie Auswertungen Berichte Zeitreihenanalysen Kennzahlenanalysen Individuelle Informationsverarbeitung und -darstellung mittels flexibler Definitions- und Gestaltungsparameter Tabellen Grafiken Ausdrucke Abb. 234: Informationsdimension Auswertungen 490 11. Kapitel: Das DV-gestützte Controlling bessere Visualisierung der Tabelleninhalte sorgen Grafikoptionen, da eine prägnante und übersichtliche Grafik den Berichtsempfängern das Herausfiltern bedeutsamer Informationen oftmals wesentlich erleichtert. Bedeutsame konzeptionelle Grundvoraussetzung und integraler Bestandteil eines Führungsinformationssystems mit dem Adressatenkreis Management und Controlling ist über die Analysefunktionalität hinaus auch eine umfassende Hilfefunktion. Die integrierte kontextsensitive Online-Hilfefunktion eines Führungsinformationssystems gibt dem Benutzer bei ihrer Aktivierung Informationen zu der jeweils aktuellen Programmstelle. Darüber hinaus muss auch eine betriebswirtschaftliche Hilfe implementiert sein, die grundlegende Informationen zu den im Programm hinterlegten betriebswirtschaftlichen Strukturen (z. B. Jahresabschluss-Kennzahlen und Standardberichte wie GuV und Bilanz) enthält. 11.3.2.1.1 Anforderungen an die Grunddatenbereitstellung und -verwaltung Die Vorbereitung und Verwaltung der unterschiedlichen Informationsdimensionen und der eigentlichen numerischen Werte wird i. d. R. in speziellen Programmsegmenten erfolgen. Zur Realisierung der notwendigen Flexibilität müssen alle gewünschten Strukturen individuell aufbereitet werden können. Im Rahmen der Grunddatenverwaltung kann zunächst der oben erwähnte Berichtsbaum dargestellt und bearbeitet werden. Grundsätzliche anwendungsbezogene Zielsetzung ist die Dokumentation der Organisationsstruktur der Unternehmung durch berichtselementspezifische Kommentarfenster Abb. 235: Berichtsbaumhierarchie in FIS 11.3 DV-Unterstützung von Rechnungswesen und Controlling 491 und die Dokumentation der Zusammensetzung des Gesamtergebnisses aus einzelnen Teilbereichen. Innerhalb eines Führungsinformationssystems dient der Berichtsbaum weiterhin als zentrales Selektionsmedium zur Auswahl des zu betrachtenden Ergebnisbereiches. Diese hierarchische Baumstruktur muss durch die zur Verfügung stehenden Bearbeitungsoptionen flexibel ausgestaltet werden können, z. B. im Hinblick auf die Dokumentation baumelementspezifischer Informationen (vgl. Abb. 235). Zur Vorbereitung der Auswertungsdimension Berichte muss das Führungsinformationssystem die parallele Generierung unterschiedlicher unternehmensindividueller Berichtsstrukturen sicherstellen. So können neben Standardberichten, wie z. B. Bilanz und GuV, spezielle Abweichungsberichte und individuelle Bedarfsberichte vorbereitet werden, die dann in flexiblen Methodenbanken für weitere Analysen bereitstehen. Die Methodenbanken müssen so konzipiert sein, dass jederzeit neu definierte Berichte hinzugefügt und vorhandene Strukturen verändert werden können. Voraussetzung für die Analyse unternehmensspezifischer und ergebnisbereichsspezifischer Kennzahlen im Rahmen der Auswertungsdimension Kennzahlen (z. B. das RL-Kennzahlensystem) ist Liste aller Kennzahlen im FIS Ausweis aller Kennzahlen mit Abweichung > Schwellenwert 2 Ausweis der maßgeblich verantwortlichen Berichtselemente je „Abweichungskennzahl“ 3 Analyse der zeitlichen Entwicklung der Kennzahlen 4 1 2 3 Gesamtüberblick je Bereich Überblick aller negativen Abweichungen Überblick über die „Abweichungsquellen“ 4 Überblick über die zeitliche Entwicklung der Kennzahlen 1 Abb. 236: Struktur eines kombinierten Kennzahlenanalyseweges in einem Führungsinformationssystem 492 11. Kapitel: Das DV-gestützte Controlling die Implementierung verschiedener Kennzahlenbereiche, die wiederum die einzelnen Kennzahlen enthalten. Auch hier steht der konzeptionelle Grundsatz der Flexibilität im Vordergrund, so dass die formale Definition unterschiedlicher Kennzahlen zu fordern ist. Die Speicherung der eigentlichen numerischen Werte erfolgt berichtselement- und zeitraumbezogen in einer Datenbank, wobei sich die Form der Werteeingabe und die Verwaltung der Daten an den durch die betrieblichen Administrations- und Dispositionssysteme vorgegebenen Strukturen orientieren kann. Neben einer Option zur händischen Werteeingabe über die Tastatur muss eine Standardschnittstelle für einen automatischen Datentransfer verfügbar sein. Diese möglichst einfach konzipierte Schnittstelle reduziert den Zeitaufwand zur Aktualisierung des Datenbestandes des Führungsinformationssystems und trägt zur Gewährleistung einer stets aktuellen Informationsbasis bei. 11.3.2.1.2 Anforderungen an die Auswertungsmöglichkeiten Ziel der FIS-Grundkonzeption ist die Möglichkeit einer individuellen und differenzierten Informationsgewinnung, wobei die konzeptionelle Differenzierung in die drei erwähnten Informationsaspekte und deren individuelle Einstellung über diverse Parameter im Rahmen der Auswertung eine äußerst flexible Handhabung ermöglicht. Eine beispielhafte Vorgehensweise innerhalb der Auswertungsdialoge im Führungsinformationssystem stellt der kombinierte Kennzahlenanalyseweg (vgl. Abb. 236) dar. Zunächst werden die zu analysierenden Kennzahlen aus einer Methodenbank des Grunddatenbereiches aktiviert. Daraufhin wird eine Schwellenwertanalyse durchgeführt, die Abb. 237: Beispiel für eine Kennzahlenauswertung in FIS 11.3 DV-Unterstützung von Rechnungswesen und Controlling 493 diejenigen Kennzahlen optisch hervorhebt, die bezogen auf individuell einstellbare Schwellenwerte Abweichungen aufweisen. Diese Möglichkeiten zur Einstellung spezifischer Schwellenwerte besitzt eine herausragende Bedeutung im Rahmen der betrieblichen Früherkennung, da durch das sofortige Anzeigen einer Abweichung mögliche Chancen und Risiken schneller erkannt werden. Durch eine Top-Down-Vorgehensweise können dann in einem weiteren Schritt die „Abweichungs-Unternehmensbereiche“ lokalisiert werden, so dass die Quellen bzw. Entstehungsorte einer Abweichung schnell transparent werden. Dabei besitzt die Abweichungsanalyse den Vorteil, in hochverdichteten Kennzahlensystemen auftretende Kompensationseffekte automatisch transparent zu machen. Nach der Feststellung der Abweichungsquelle kann über einen speziellen, auf den Aussagewert der „Abweichungskennzahl“ angepassten, benutzerdefinierten Abweichungsbericht die weitere Ursache der Abweichung evaluiert werden. Im Rahmen dieser Berichtsanalyse ist es möglich, eine einmal angelegte Berichtsstruktur durch Einstellung der Informationsdimensionen Berichtsbaum und Zeit auf die anwenderspezifischen Anforderungen hin anzupassen (vgl. Abb. 237). Nach der noch groben Analyse der Abweichungsursache kann die herausgearbeitete Größe (z. B. Abweichungskennzahl) in einem anderen Zeitformat (z. B. unterjährig) oder auch in einem speziellen Grafikformat betrachtet werden. Die Betrachtung des unterjährigen Zeitformates empfiehlt sich vor allem bei solchen Kennzahlen, bei denen durch unterjährig stark schwankende Kennzahlenwerte zeitliche Kompensationseffekte auftreten. Durch die freie Kombinierbarkeit der drei Informationsaspekte Zeit, Berichtsbaum und Auswertungen ist es somit möglich, bezogen auf die differierenden betrieblichen Ergebnisbereiche die verschiedensten Analysen parallel in unterschiedlichen Zeitformaten durchzuführen. Die grafische Präsentation der Ergebnisse erfolgt variabel und individuell, wie Abb. 238 zeigt. 11.3.2.2 Die Data Warehouse-Konzeption der SAP AG – Das SAP Business Information Warehouse Mit dem Business Information Warehouse entwickelte die SAP AG eine eigene Data Warehouse-Lösung, in welcher von der Extraktion bis zur Ebene der Datenauswertung alle wesentlichen Softwareinstrumente integriert sind. Das Business Information Warehouse dient zunächst der Zusammenführung von unternehmensweiten internen Daten, welche sowohl aus SAP-Systemen als auch aus Drittsystemen stammen können, sowie von unternehmensexternen Daten. Weiter bietet das System die Instrumente zur Verdichtung und Weiterverarbeitung der Daten, z. B. in Form von Kennzahlen, sowie zur Implementierung eines Reportings in Verbindung mit einem Berechtigungskonzept. Ein zentraler Bestandteil der technischen Architektur des Systems ist der Business Information Warehouse Server. Hier erfolgt die Administration des Warehouse, d. h., dort werden u. a. die Datenbankstrukturen aufgebaut, Import-Aufträge geplant, Zugriffe auf den Datenbestand sowie die Qualität der Daten überwacht und die gesamte Verwaltung der Daten durchgeführt. Die Integration von Daten aus SAP-Vorsystemen ist für eine Anzahl von Strukturen bereits vordefiniert und erlaubt somit grundsätzlich eine zügige Umsetzung. Von besonderer Bedeutung für die Datenhaltung sind die sog. InfoCubes. In 494 11. Kapitel: Das DV-gestützte Controlling den InfoCubes werden z. B. einzelne Kennzahlen und die den Kennzahlen zugeordneten Merkmale angeordnet. Die Kennzahlen stellen den betriebswirtschaftlichen Inhalt, wie bspw. Umsatz oder Kosten dar, während die Merkmale die betriebswirtschaftlichen 41 Entnommen aus: SAP Business Information Warehouse – Positionierung und Überblick, Vertriebspräsentation der SAP AG, Walldorf 1998, S. 11. Abb. 238: Grafische Präsentation der Analyseergebnisse BAPI Business Information Warehouse Server OLAP ProzessorLAP Prozessor Staging EngineStaging Engine Meta Data Repository DatenbankBAPI R/3 R/2 LegacyFile SAP BWProvider 3rd party OLAP client Business Explorer Administrator Workbench Abb. 239: Architektur des Business Information Warehouse41 11.3 DV-Unterstützung von Rechnungswesen und Controlling 495 Betrachtungsobjekte, wie z. B. Kunden, Organisationen oder Produkte beinhalten. Hierdurch ergibt sich die Struktur einer mehrdimensionalen Datenhaltung im Sinne der bereits diskutierten OLAP-Konzeption. Diese mehrdimensionale Datenhaltung ist nun eine Basis für die Datenauswertung mittels des Business Explorers. Hierbei handelt es sich um ein Excel-basiertes Analyse-Instrument, mittels dessen Auswertungen auf den Datenbestand des Business Information Warehouse ermöglicht werden. Für die Erstellung dieser Auswertungen können die Zeilen- und Spaltenstrukturen im Grundsatz frei definiert werden. Innerhalb der mit dem Business Explorer anzeigbaren Berichte bestehen unterschiedliche Analysemöglichkeiten, wie z. B. auch eine Drill-Down-Analyse. Mit dem Business Information Warehouse bietet sich in der betrieblichen Prasis die Möglichkeit, aufbauend auf eine vorhandene SAP ERP Installation unter Nutzung verschiedener, bereits vorhandener Softwarebausteine, ein Berichtssystem zu implementieren. Dabei bildet der sogenannte Business Content mit dem das Business Information Warehouse versehen ist, eine weitere Besonderheit. Hierbei handelt es sich um betriebswirtschaftliche Inhalte und Strukturen, die bereits mit dem Business Information Warehouse „fertig“ ausgeliefert werden. So werden standardmäßig spezielle InfoCubes bereitgestellt, die zur Nutzung lediglich aktiviert werden müssen. Anhängig von der Konzeption des Berichtswesens kann, den jeweiligen Umsetzungsanforderungen entsprechend, auf den Business Content zurückgegriffen werden oder aber eigene InfoCubes und Auswertungen implementiert werden. Abb. 240: Berichtsanalyse mit SAP BW 496 11. Kapitel: Das DV-gestützte Controlling Aufbauend auf dem Business Warehouse stellt SAP mit dem Strategic Enterprise Management (SAP SEM) ein Softwaresystem zur Verfügung43, welches insbesondere auch eine unmittelbare Anwendung zur Umsetzung eines (strategischen und operativen) Konzern- Controllings44 findet. Die zentralen Komponenten von SAP SEM sind: SEM Business Planning & Simulation (BPS): SEM BPS fokussiert u. a. auch auf die strategische Planungsebene (etwa zur Verknüpfung externer Faktoren mit unternehmensinternen Parametern) sowie die Ressourcenebene des Unternehmens (etwa zur Integration einer Absatzplanung mit einer Kosten- und Kapazitätsplanung sowie einer Bilanz-, GuV- und Finanzplanung). Das Modul folgt weiter den Anforderungen der Praxis u. a. nach Simulationsmöglichkeiten und einem Datenaustausch mit vorgelagerten ERP-Systemen im Sinne einer engen Planungsintegration. SEM Business Information Collection (BIC): SEM BIC dient einer Datenbeschaffung u. a. von Konzerndaten (etwas Finanzdaten von Tochtergesellschaften), strukturierten Daten (Aktienkurse aus dem Internet, KPIs aus ERP-Systemen) und Dokumenten (aus dem Internet). SEM Business Consolidation (BCS): SEM BCS bietet das Instrumentarium für eine gesetzliche Konsolidierung von Gesellschaften und Geschäftsbereichen auf Basis internationaler (IAS, etc.) und nationaler Rechnungslegungsvorschriften sowie für eine Managementkonsolidierung. Kennzeichnend sind u. a. eine hohe Automatisierung und die Option von „Simulationsläufen“. 42 In Anlehnung an: SAP Business Information Warehouse – Positionierung und Überblick, Vertriebspräsentation der SAP AG, Walldorf 1998, S. 28. 43 Für das weitere vgl.: o.V.: strategische Managementprozesse, URL: http://help.sap.com/saphelp_sem40bw/h elpdata/de/10/d75 f.785b8 f.49e10000009b38 f.42/frameset.htm. 44 Zur Ausgestaltung eines Konzern-Controllings vgl. Kapitel 15. FIS KP I Führu ngsbe reichs trateg isch opera tiv JA-C KuE-C F-C I-C B-C P-C L-C M-C IV-C R-C Finanzbuchhaltung Kostenrechnung Anlagenbuchhaltung Personalabrechnung opera tiv opera tiv Forsc hung und Entw icklu ng Besc haffu ng Prod uktio n Logis tik Mark eting twick lung ECC FI ECC CO ECC AM ECC HR ngsbe reichs trateg isch FIS opera tiv KPI opera tiv Einkaufswesen Produktionssteuerung Lagerwirtschaft Auftragsabwicklung Forsc hung und En Besc haffu ng Prod uktio n Logi stik Mark eting Forsc hung und Entw icklu ng Besc haffu ng ktion ECC PM ECC PP ECC MM ECC SD LänderFü hru Finanzbuchhaltung Kostenrechnung Anlagenbuchhaltung Personalabrechnung opera tiv Forsc hung und Entw icklu ng Besc haffu ng Prod uktio n Logis tik Mark eting JA-C KuE-C F-C I-C B-C P-C L-C M-C IV-C R-C BDE ZDE CAQ DNC Produ Logis tik Mark eting ECC QMBranchen Einkaufswesen Produktionssteuerung Lagerwirtschaft Auftragsabwicklung opera tiv Forsc hung und Entw icklu ng Besc haffu ng Prod uktio n Logi stik Mark eting ECC FI ECC CO ECC AM ECC HR ECC PM ECC PP ECC MM ECC SD opera tiv BDE ZDE CAQ DNC Forsc hung und Entw icklu ng Besc haffu ng Produ ktion Logis tik Mark eting ECC QM Kennzahlen Business Content Geschäftsprozesse Businessobjekte Abb. 241: Der Business Content42 11.3 DV-Unterstützung von Rechnungswesen und Controlling 497 SEM Corporate Performance Monitor (CPM): SEM CPM gilt u. a. der Darstellung eines Management Reportings unter Einbeziehung auch nicht finanzieller KPIs. Eine zentrale Komponente einer Visualisierung ist das Management Cockpit. SEM Stakeholder Relationship Management (SRM): SEM SRM umfasst die Gestaltung eines effizienten Informationsflusses von und insbesondere zu den Stakeholdern eines Unternehmens. Durch die Architektur einer zentralen Speicherung aller Meta- und Anwendungsdaten in SAP BW, können die zitierten Funktionsbausteine von SAP SEM integriert eingesetzt werden. Die Komponente BPS nutzt etwa Funktionen der Komponente BCS für die Konsolidierung und Funktionen der Komponente CPM für ein Reporting. Dies kann in der Praxis zu einer wesentlichen Beschleunigung der Finanzprozesse etwa im Rahmen eines Konzern-Controllings führen, z. B. beim Einsatz der Konsolidierungsinstrumente eines SEM-BCS und der Planungsszenarien eines SEM-BPS oder auch der Integration von (gemeinsamen) Controllinginhalten von Holding, Teilkonzernen und einzelnen Gesellschaften eines Konzerns im Rahmen der Konzernsteuerung. 11.3.2.3 Das SAP Business Objects Portfolio Mit der Akquisition von Business Objects im Jahr 2008 für 4,8 Mrd. Euro45 erweiterte die SAP AG das Portfolio von Informationssystemen für den Bereich „Business Intelligence und Informationsmanagement“. Nach der Übernahme begann die technische Integration der Business Objects Systeme mit den u. a. unter der Überschrift SAP NetWeaver umfassten Technologien der SAP. Die Abbildung 243 zeigt in Form einer Roadmap eine zukünftige Zielstruktur46 der Zuordnung der einzelnen Technologien zu einzelnen informationstechnischen Aufgabenbereichen. Dabei wird zunächst in die technischen Ebenen Data Foundation und Information Access differenziert. In der Ebene Data Foundation wird zwischen einer Datenübernahme aus SAP ERP Systemen und einer Datenübernahme aus Drittsystemen in das „SAP NetWeaver BI 45 Vgl. o.V.: Business-Objects-Übernahme, URL: http://www.handelsblatt.com/unternehmen/ it-medien/business-objects-uebernahme-durch-sap-endgueltig-geglueckt;1387364. 46 Vgl. o. V.: Value, S. 2 ff. SEM-CPM Corporate Performance Monitor SEM-BIC Business Information Collection SEM-SRM Stakeholder Relationship Management SEM-BCS Business Consolidation SEM-BPS Business Planning and Simulation orporate Perfor ance onitor - I Business Infor ation ollection - Stakeholder elationship anage ent usiness onsolidation usiness Planning and Si ulation Technische Basis SAP BW Datenintegration - Metadaten - AnwendungsdatenSAP BW Abb. 242: SAP Strategic Enterprise Management 498 11. Kapitel: Das DV-gestützte Controlling Data Warehouse“ unterschieden. Während mit der SAP BW-Technologie bereits eine hohe Automatisierung für eine Datenübernahme aus SAP ERP-Komponenten vorhanden ist, wird für eine Datenübernahme aus Drittsystemen die Technologie der „Business Objects Data Services“ vorgesehen. Da in heutigen, globalen Konzernstrukturen nicht immer das Vorhandensein einer Vorsystemtechnologie vorausgesetzt werden kann sowie externen Daten eine zunehmende Bedeutung zukommt, bietet dieser Ansatz weitergehende technische Optionen bei dem effizienten Aufbau eines unternehmensweiten Data Warehouse. Im Bereich „SAP NetWeaver BI Data Warehouse“ sind neben der Datenhaltung die Technologien zur Weiterverarbeitung (z. B. Verdichtung, Berechnung von Kennzahlen, etc.) der aus den Vorsystemen empfangenen Daten implementiert. Ergänzt wird dies u. a. um ein SAP Master Data Management (MDM), welches seine Anwendung bei heterogenen Stammdatenstrukturen findet. Ein Beispiel möge die Integration konzernweit verschiedener Artikelstammsätze bilden (etwa um auf Basis eines integrierten Stammdatensatzes den konzernweiten Deckungsbeitrag eines Artikels ermitteln zu können). Die Ebene Information Access strukturiert die technologischen Instrumente des Datenzugriffes auf die im „SAP NetWeaver BI Data Warehouse“ verwalteten unternehmensinternen und -externen Daten. Business Objects weist dabei z. B. mit „Xcelsius“ spezielle Technologien zur Visualisierung von Führungsinformationen in Form von „Dashboards“ auf. Die bestehenden, in der Praxis zahlreich implementierten Instrumente wie SAP Business Explorer oder Visual Composer sind in die technische Zielarchitektur weiter integriert. Ein Ausblick in die Zukunft gilt dabei der Darstellung von Führungsinformationen insbesondere auch auf Basis mobiler Technologien, z. B. im Sinne von „BI Dashboards on your mobile phone“ 47 oder anhand von Szenarien wie „Why the iPad will kill the laptop“ 48. Anwendungsseitig strukturiert die SAP AG nun für die Zielgruppe „großer Unternehmen“ das sogenannte „SAP Business Objects Portfolio“, welches als eine Ablösung u. a. des im vorherigen Abschnitt dargestellten SAP Strategic Enterprise Management Systems verstanden werden darf, u. a. in die Bereiche49 SAP Business-Objects Business Intelligence (BI) Solutions50: hier sind u. a. aus dem Bereich Information Access die technischen Instrumente für die Ausgestaltung eines Berichtswesens (Reporting), für die Umsetzung von „Dashboards“, für die Durchführung weitergehender Analysen sowie weitere technische Instrumente umfasst. SAP Business-Objects Enterprise Information Management (EIM) Solutions51: hier sind u. a. aus dem Bereich Data Foundation die technischen Instrumente des „BusinessObjects Data Services“, Instrumente für den Datenimport und für ein Metadatenmanagement sowie weitere technologische Instrumente für ein effizientes Datenmanagement strukturiert. 47 Vgl. Elliott: BI Dashboards, URL: http://www.sdn.sap.com/irj/scn/weblogs?blog=/pub/ wlg/20190. 48 Vgl. Herger: iPad, URL: http://www.sdn.sap.com/irj/scn/weblogs?blog=/pub/wlg/19818. 49 Vgl. im Weiteren dazu die Darstellung der SAP AG, URL: http://www.sap.com/solutions/ sapbusinessobjects/large/index.epx. 50 Vgl. dazu die Darstellung der SAP AG, URL: http://www.sap.com/solutions/sapbusinessobjects/large/business-intelligence/index.epx. 51 Vgl. dazu die Darstellung der SAP AG, URL: http://www.sap.com/solutions/sapbusinessobjects/large/eim/index.epx. 11.3 DV-Unterstützung von Rechnungswesen und Controlling 499 SAP Business-Objects Enterprise Performance Management Solutions53: hier finden sich u. a. Instrumente für eine Legale und Management Konsolidierung („Financial Consolidation“), für eine Planung verbunden mit einer Konsolidierung („SAP Business-Objects Planning and Consolidation“) sowie weitere Instrumente im Rahmen eines „Strategy Managements“ sowie einzelnen Feldern eines „Performance Managements“. SAP Business-Objects Governance, Risk, and Compliance Solutions54: hier finden sich u. a. Instrumente für ein Risiko Mangement, für eine Steuerung und Kontrolle von Compliance Initiativen in der Organisation, sowie der Steuerung und Kontrolle von Aktivitäten im Rahmen des Themenfeldes Nachhaltigkeit55. 52 Entnommen aus o.V.: Value, S. 8. 53 Vgl. dazu die Darstellung der SAP AG, URL: http://www.sap.com/solutions/sapbusinessobjects/large/enterprise-performance-management/index.epx. 54 Vgl. dazu die Darstellung der SAP AG, URL: http://www.sap.com/solutions/sapbusinessobjects/large/governance-risk-compliance/index.epx. 55 Aufgabenfelder und Lösungen aus dem Themenfeld „Governance, Risk und Compliance“ erfordern in der betrieblichen Praxis zumeist auch eine DV-gestützte Umsetzung auf der Ebene der Geschäftsprozesse, also im Rahmen eines Enterprise Resource Plannings. Ein Beispiel mögen die geschäftsprozessrelevanten Anforderungen z. B. von REACH bilden. Vgl. zu REACH u. a. die Informationen der Europäischen Kommission, URL: http://ec.europa.eu/enterprise/ sectors/chemicals/reach/index_de.htm. Informationen für eine DV-gestützte Umsetzung der Compliance Vorschriften von REACH in dem Enterprise Resource Planning System der SAP, also in SAP ERP, finden sich unter der Überschrift „SAP Reach Compliance“ unter der URL http://www.sap.com/germany/solutions/business-suite/erp/reach-software/index.epx. Abb. 243: Integration SAP NetWeaver und Business Objects52 500 11. Kapitel: Das DV-gestützte Controlling Das SAP Business Objects Portfolio bietet somit eine umfangreiche technologische Basis56 der SAP AG für eine DV-gestützte Umsetzung der Ebenen Führungsinformationssystems57 und Analyse- und Berichtssysteme im Rahmen der mehrdimensionalen Controllingkonzeption. 11.4 DV-Unterstützung einer Integrierten Unternehmensplanung 11.4.1 Grundlagen Im Rahmen der entscheidungsorientierten Informationsversorgung der Führungskräfte auf Basis einer systemgestützten Controlling-Konzeption kommt einer Planung traditionell eine hohe Bedeutung zu. Für die Erzeugung der Planwerte werden aufgrund des zunehmenden Planungsumfanges, der intensivierten inhaltlichen Komplexität sowie der höheren Planungsdichte verstärkt DV-gestützte, integrierte Planungswerkzeuge eingesetzt.58 Die Anforderungen sind dabei, der Unternehmensleitung eine Anpassung an wirtschaftliche Wechsellagen optimal zu gestalten und die durch die Unternehmensplanung vorgegebenen Unternehmensbereiche im Hinblick auf Ihre Wirtschaftlichkeit laufend zu kontrollieren.59 Die betriebliche Planung strukturiert sich dabei im Sinne eines Unternehmensgesamtplans zunächst u. a. in die wesentlichen Teilpläne der Absatz-, Beschaffungs-, Produktions- und Logistikplanung sowie den verdichteten Umsatz-, Kosten- und Erfolgsplänen, den Finanzplan sowie einer Plan-Bilanz und Plan-GuV. In der betrieblichen Praxis zeigen sich in der jüngeren Vergangenheit zunehmend erhöhte Anforderungen an eine betriebliche Planung, konkret an die Erzeugung von Planwerten. Zu beobachten sind insbesondere eine höhere Planungsdichte (Strategische Planung, Mittelfrist-, Jahresplanung, Forecast und Rollierende Planung, etc.) verbunden mit einer höheren strukturellen Komplexität (Anzahl Planungsbeteiligte sowie Planungsobjekte wie z. B. Gesellschaften, Werken, Kunden, Lieferanten, Artikel, etc.) als auch einer höheren inhaltlichen Komplexität der Planung. Zur Erfüllung der Anforderungen an eine Planung sind die DV-Systeme insbesondere hinsichtlich einer „DV-technischen Integration der Teilpläne“, einer „Modellierung der Planungsinhalte“ und einer „Organisation der Planung“ auszurichten. Die „DV-technische Integration der Teilpläne“ meint nicht eine „Totaloptimierung“, sondern bedeutet die unmittelbare DV-gestützte Nutzung der Ergebnisse eines Teilplanes für die weiteren Planungsschritte sowie die datentechnische Integration des Planungssystems mit den relevanten Vorsystemen (z. B. SAP ERP). Eine „Modellierung der Planungsinhalte“ umfasst den Grad der Möglichkeit der Gestaltung von betriebswirtschaftlichen Modellen zur Erzeugung von Plandaten. 56 Vgl. z. B. im Rahmen einer mehrdimensionalen Controlling-Konzeption für die Darstellung der DV-gestützten Umsetzung der Balanced Chance & Risk Card unter SAP Business Objects Bauer; Schunter: Führungsinformationssysteme, S. 65–72. 57 Zu neuen Anforderungen der betrieblichen Praxis an Führungsinformationssysteme vgl. Kusterer: Führungsinformationssysteme, S. 40 ff. 58 Vgl. hierzu Johanning/Kusterer: Integrierte Unternehmensplanung, S. 697 ff. 59 Vgl. Kapitel 2.3.

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References

Zusammenfassung

Das Standardwerk für Wissenschaft und Controllingpraxis.

Transparenz und nachhaltiges Handeln werden immer mehr als Erfolgsfaktoren anerkannt. Übertragen auf die Aufgaben des Controllings wird Transparenz mit den Instrumenten des Rechnungswesens und den Analyseinstrumenten des Controllings geschaffen. Nachhaltigkeit bedeutet, belastbare Informationen für die strategische Ausrichtung des Unternehmens zur Verfügung zu stellen. Dieses Standardwerk weist nunmehr bereits in der 8. Auflage den Weg zu einer systemgestützten Controlling-Konzeption und gibt – State of the Art – konkrete Empfehlungen für den Aufbau einer unternehmensbezogenen Controlling-Applikation mit Kennzahlen und Analyseinstrumenten. Es liefert sowohl wertvolle, praxiserprobte Anregungen als auch fundiertes, theoriegestütztes Wissen bei der Implementierung des Controllings im Unternehmen:

- Kennzahlen und Kennzahlensysteme, systemgestützte Controlling-Konzeption

- Kosten- und Erfolgs-Controlling, Konjunktur und Fixkostenmanagement

- Finanz- und Investitions-Controlling, Rating-Check

- Beschaffungs-, Produktions- und Logistik-Controlling

- Marketing-Controlling, DV-gestütztes Controlling

- Strategisches Controlling und internationales Standort-Controlling

- Risikomanagement und Risiko-Controlling, BCR-Card

- Corporate Governance und Controlling, wertorientiertes Konzern-Controlling

Der Autor

Prof. Dr. Thomas Reichmann ist Direktor in einem internationalen Beratungsunternehmen. Er hat in seiner langjährigen Beratungspraxis internationale Unternehmen in den Bereichen Performance-, Prozess- und Kostenmanagement beraten, darunter eine Vielzahl börsennotierter Unternehmen.