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20 Beispiele für Dienst- und Organisationsanweisungen in:

Michael A. Klinger, Oskar Klinger

Das Interne Kontrollsystem im Unternehmen, page 102 - 131

Checklisten, Organisationsanweisungen, Praxisbeispiele und Muster-Prüfberichte

2. Edition 2009, ISBN print: 978-3-8006-3656-3, ISBN online: 978-3-8006-4430-8, https://doi.org/10.15358/9783800644308_102

Series: Controlling Competence

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20 Beispiele für Dienst- und Organisationsanweisungen 20.1 Kassenordnung Die vorliegende Kassenordnung gilt für alle Kassen, die im Rahmen eines Unternehmens geführt werden. 1. Allgemeine Vorschriften 1.1. Belegzwang Jeder Kassenbewegung muss ein Beleg zugrunde liegen. Die Kassenbelege sind vom 1.1. bis 31.12. fortlaufend zu nummerieren und werden ausschließlich in der Buchhaltung abgelegt. 1.2. Ordnungsmäßigkeit der Belege Kassenbelege müssen gut leserlich und inhaltlich so angefertigt sein, dass Irrtümer ausgeschlossen sind. Belege über Kasseneingänge haben die Unterschrift des Kassiers zu tragen. Jedem Einzahler ist die Quittung auf Anforderung auszustellen. Kassenausgangsbelege sind vom Empfänger der Zahlung zu quittieren. Auszahlungen für Repräsentationsaufwand und Reisekosten müssen vom Verursacher der Kosten abgezeichnet werden. (Anweisungsbefugnis) 1.3. Kassenbuch Soweit nicht über die Registrierkasse geführt, muss nach jedem Kassenvorgang die Eintragung in das Kassenbuch vorgenommen werden. 1.4. Form und Ordnungsmäßigkeit der Eintragungen Die Eintragungen haben Zeile für Zeile zu erfolgen, d.h. es darf keine Zeile ausgelassen werden. Das Finanzamt legt bei Prüfungen diesbezüglich sehr strenge Maßstäbe an. Falsche Eintragungen sind so zu streichen, dass die Fehleintragung noch lesbar ist. Es sind ausschließlich die von der Buchhaltung aufgelegten Vordrucke zu verwenden. 1.5. Leerformulare – verschriebene Formulare Leerformulare, vor allem fortlaufend nummerierte Kassenbelege, sind unter Verschluss zu halten und so vor Missbrauch zu schützen. Verschriebene Formulare sind zu entwerten. 00I-144.indd Abs1:101 04.08.2009 12:05:38 Uhr 20 Beispiele für Dienst- und Organisationsanweisungen102 1.6. Kassensturz – Abrechnungszeitraum Vom Buchhaltungsleiter oder dessen Stellvertreter ist monatlich ein Kassensturz durchzuführen und eine eventuell auftretende Differenz (+ oder –) über € 100,– dem Geschäftsführer sofort zu melden. 1.7. Eiserner Bestand Über die Mindestreserven hinausgehende Bargeld-Bestände sind täglich an die jeweils zuständige Bank abzuliefern. In der Beilage zur Kassenordnung ist die Höhe des zulässigen „Eisernen Bestands“ vermerkt. 1.8. Versicherung Sofern in den Kassenräumen Tresore vorhanden sind, sind diese bis zum Betrag der Mindestreserven versichert. Darüber hinausgehende, über Nacht im Tresor befindliche Bargelder sind nicht versicherungsmäßig gedeckt. 1.9. Kassenschlüssel Der Kassenleiter erhält je einen Schlüssel für die Hand- und Registrierkasse und den Safe. Er hat die Schlüssel persönlich aufzubewahren und nur im Krankheits- und Urlaubsfall einem Stellvertreter für die Zeit seiner Abwesenheit zu übergeben. Der Reserveschlüssel wird im Safe der Hauptkasse hinterlegt. Bei Verlust des Schlüssels kann der Reserveschlüssel vom jeweiligen Kassier beim Leiter der Buchhaltung angefordert werden. 1.10. Private Gelder – privates Depot Private Gelder des Kassiers oder anderer Mitarbeiter müssen erkenntlich in der Kasse aufgehoben werden. 1.11. Vorschüsse Lohn- bzw. Gehaltsvorschüsse bedürfen der schriftlichen Anweisung der Personalabteilung bzw. des Geschäftsführers. 2. Inkasso durch Verkäufer Verkäufer, die Akonto-Zahlungen von Kunden entgegen nehmen, sollten ausdrücklich darauf hingewiesen werden, dass bei Nicht-Abliefern bzw. verspätetem Abliefern des Barbetrags eine Unterschlagung besteht und diese Verhaltensweise zu einer fristlosen Entlassung führt. Der vom Verkäufer quittierte Kasseneingang muss der Kasse zur Eintragung in das Kassenbuch übergeben werden. Der Geschäftsführer bzw. Verkaufsleiter sollte vornummerierte Kaufverträge blockweise an die Verkäufer ausgeben und zur Vollständigkeitskontrolle einen Nummernspiegel führen. Unverbrauchte bzw. stornierte Kaufverträge sollten je Verkäufer monatlich überprüft werden. 3. Bargeldtransporte Mitarbeiter, die im Auftrag der Firma Geldtransporte durchführen, müssen das mit größtmöglicher Sorgfalt und Vorsicht tun. 00I-144.indd Abs1:102 04.08.2009 12:05:38 Uhr 20 Beispiele für Dienst- und Organisationsanweisungen 103 Aus diesem Grund liegt hierfür bei der Geschäftsleitung eine nicht zu veröffentlichende, vertrauliche Ablaufanweisung vor. Jeder Kassier ist hierüber mündlich zu informieren. 20.2 Organisationsanweisung Inventuren zum Monatsende• zum Bilanzstichtag• 1. Inventur zum Bilanzstichtag Den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften gemäß ist zur Bilanzerstellung zum Bilanzstichtag eine Bestandsaufnahme aller Vorräte an Roh- und Hilfsstoffen sowie Fertig- und Handelswaren durchzuführen. 2. Inventur zum Monatsende Aus betriebswirtschaftlichen Gründen wird monatlich zum Monatsende eine Zwischenbilanz erstellt, zu diesem Zweck werden ebenfalls monatliche Bestandsaufnahmen aller Vorräte gemäß Punkt 1 durchzuführen sein. 3. Formvorschriften für die Inventur zum Bilanzstichtag Zur Aufnahme sollen die hierfür vorgesehenen Vordrucke verwendet werden. Sofern dies nicht möglich ist, müssen die Aufnahmeblätter folgende Angaben enthalten: laufende Nummer des Aufnahmeblatts• Lagerort• Zeitpunkt der Bestandsaufnahme• Mengenangabe der gezählten Positionen• Verpackungseinheit• Unterschrift des Aufnehmers• Unterschrift des Helfers/Kontrolleurs• bei vor- oder nachverlegten Stichtagsinventuren sind die Bewegungen bis • zum Stichtag nachzuweisen und den Zähllisten beizulegen. Die Aufnahmelisten dürfen nicht mit Bleistift geschrieben werden, Radierungen oder Unkenntlichmachung von ursprünglichen Eintragungen sind nicht rechtens, die Streifen von Additionen sind den Zähllisten anzuheften. Bei Ablieferung zum Bilanzstichtag sind alle Zähllisten und Hilfsaufzeichnungen an die Buchhaltung abzugeben. Die Zählunterlagen der monatlichen Zwischeninventuren verbleiben aber bei den Lagerverantwortlichen. Alle von den einzelnen Inventurorten abgelieferten Inventurunterlagen zum 31.12. sind in der Buchhaltung sieben Jahre aufzubewahren. 00I-144.indd Abs1:103 04.08.2009 12:05:38 Uhr 20 Beispiele für Dienst- und Organisationsanweisungen104 4. Allgemeine Richtlinien zur Durchführung der Inventur Die Sollbestände dürfen dem Aufnahmeteam nicht bekannt sein. Ein Auf-• nahmeteam muss aus zwei Personen bestehen. Die Abgrenzung der rollenden Ware (Ein und Aus) ist sicherzustellen.• Aussonderung aller Waren die im fremden Eigentum stehen (noch nicht gut-• geschriebene Kundenretourware, Kommissionen, erhaltene Lieferungen zur Ansicht). Überprüfung ob alle Inventurorte erfasst wurden (z.B. Außenlager, Kommis-• sionswaren von Kundenvertretern etc.) Kontrolle des lückenlosen Rücklaufs der ausgegebenen Zähllisten.• Für Bestände, die nur geschätzt werden können (Schüttgüter) sind zwei • sachverständige Schätzer einzusetzen. Bewusste Einbeziehung von Sicherheitsreserven sind zu unterlassen. Unbrauchbare bzw. eingeschränkt verwendbare Waren und Rohstoffe sind • als solche zu kennzeichnen. Grundsätzlich gelten die körperlich festgestellten Bestände, auch wenn diese von den Soll-Bestandswerten abweichen. 20.3 Organisationsanweisung zur Verbesserung der Sicherheit in den Handelswaren- und Fertigwarenlagern Zur Verbesserung der Lagersicherheit unserer Handelswaren und Fertigprodukte ist es notwendig, dass in allen Lagern folgende grundsätzliche Maßnahmen eingeführt werden. 1. Lagerzutritt 1.1 Der Zutritt zu allen Lagern ist nur dem Lagerpersonal und sonstigen ausdrücklich hierzu befugten Personen gestattet. 1.2 Die Anwesenheit des Lagerleiters oder seines Stellvertreters ist für die gesamte Betriebszeit vorgesehen. Diese Anwesenheit ist auch notwendig während der Reparaturzeiten in den Lagern• anlässlich eines eventuellen Feiertagsdienstes• solange überhaupt Lagermitarbeiter im Lager arbeiten.• 1.3 Für alle Lagermitarbeiter ist eine Anwesenheitsstempelung vorgesehen. 2. Tor und Türverschluss 2.1 In jedem Lager muss ein Schlüsselprotokoll des Gesamtbetriebs vorliegen. Dieses Protokoll muss beinhalten, welche Mitarbeiter welche Schlüssel für welche Räumlichkeiten besitzen. 00I-144.indd Abs1:104 04.08.2009 12:05:38 Uhr 20 Beispiele für Dienst- und Organisationsanweisungen 105 2.2 Die Beschickungstore der Vorratslager sind nur bei An- und Auslieferungen offen zu halten. 2.3 Von den Lagerleitern sind alle so genannten „Fluchtschlüssel“, die in den versiegelten Glaskästen aufbewahrt werden, regelmäßig auf Vorhandensein zu kontrollieren. 2.4 Die Lagertüren, die in das Innere der Lager führen, dürfen nur von der Lagerseite zu öffnen und müssen nach Möglichkeit mit einem automatischen Türschließer versehen sein. 2.5 Jeden Abend ist nach Betriebsschluss von einer hierfür vom Geschäftsführer bestimmten Person der Verschluss des gesamten Gebäudes zu kontrollieren. 2.6 Bei besonderen einbruchsgefährdeten Stellen soll gegebenenfalls durch eine entsprechende Ausleuchtung vorgesorgt sein. 3. Torkontrollen Grundsätzlich sind Torkontrollen durchzuführen. 3.1 Torkontrollen werden unter Einbezug des Betriebsrats oder eines Vertrauensmannes eingeführt. 3.2 Bei diesen Torkontrollen wird kein Unterschied zwischen Arbeitern und Angestellten oder der hierarchischen Stellung der Mitarbeiter gemacht, sondern nach einem abzusprechenden Zufallsprinzip vorgegangen. 3.3 Die Torkontrolleure sind regelmäßig zu wechseln. 3.4 Wenn die örtlichen Gegebenheiten es zulassen, ist ein akustischer oder optischer Zufallsgenerator aufzustellen. Wenn dies nicht möglich ist, sollten andere Torkontrollen auf Basis von Zufallskontrollen durchgeführt werden. 3.5 Kontrolliert werden private PKW und Dienstfahrzeuge sowie Taschen und sonstige Gepäcksstücke. 00I-144.indd Abs1:105 04.08.2009 12:05:38 Uhr 20 Beispiele für Dienst- und Organisationsanweisungen106 3.6 Kontrolliert werden LKW, wobei Ladungen mit den Begleitpapieren verglichen werden. 3.7 Die Durchführung der Torkontrollen ist zu dokumentieren. 4. Lagerung der diebstahlgefährdeten Artikel 4.1 Vom Lagerleiter und vom Geschäftsführer sind in jedem Betrieb die diebstahlgefährdeten Artikel als solche festzustellen. 4.2 Für diese „kritischen Artikel“ muss eine sorgfältigere, sichere und separate Lagerung vorgesehen werden, als dies für die gewöhnlichen Handels- und Fertigprodukte der Fall ist. 4.3 Für die „kritischen Artikel“ sind zusätzlich zu den gewöhnlichen EDV-gestützten Organisationsmitteln der Bestandsführung händische Lagerfachkarten zu führen, die für jede Bewegung einen Beleghinweis ausweisen und im Regal bei den Artikeln liegen müssen. Bei Entnahmen wird der Ausgang sofort auf dieser Lagerfachkarte eingetragen. Bevor die EDV-Bestandsführung den Ausgang verbucht, kann jederzeit der Ist- mit dem Sollbestand aktuell verglichen werden. 4.4 Kritische Artikel sind permanent und kurzfristig zu investieren. Alle Soll-Ist- Differenzen müssen analysiert und dem Geschäftsführer vorgelegt werden. 4.5 Obsolete Artikel sind nicht nur separat zu lagern, sondern es muss für sie auch eine Bestandsevidenz geführt werden. 5. Permanente Inventur 5.1 Zusätzlich zur jährlichen Stichtagsinventur müssen mindestens einmal jährlich alle Lagerbestände permanent inventarisieren werden. 5.2 Die Ursache aller Bestandsdifferenzen ist aufzuklären, zu dokumentieren und der Geschäftsleitung vorzulegen. 5.3 Eine Bestands- oder mindestens eine Evidenzführung muss auch für Handelswaren und Fertigprodukte, die sich in Schaukästen und Musterzimmern befinden, gewährleistet sein. 00I-144.indd Abs1:106 04.08.2009 12:05:38 Uhr 20 Beispiele für Dienst- und Organisationsanweisungen 107 5.4 Die Geschäftsführer müssen dafür Sorge tragen, dass die permanente Inventur auch tatsächlich durchgeführt wird. Die permanente Kontrolle der Inventur soll stichprobenweise durch Mitarbeiter, die nicht zum Lagerpersonal gehören, vorgenommen werden. 6. Verrechnung – Fakturierung – Wareneingang 6.1 Es muss eine personelle Trennung der Bestandsführung von der Ein- und Ausgabe von Lagerwaren vorgesehen sein. 6.2 Für Material und Handelswarenentnahmen dürfen ausschließlich streng verrechenbare Organisationsmittel verwendet werden. Auch Lieferscheine müssen vornummeriert sein. 6.3 Ein Warenausgang im Barverkauf kann erst nach erfolgtem Inkasso durchgeführt werden (Registrierkassendruck am Beleg). 6.4 Für Reparaturen und Stornos sind entsprechende verrechenbare Belege zu verwenden, die nur nach Abzeichnung durch den Lagerleiter verbucht werden können. 6.5 Kontrolle des Wareneingangs 6.6 Wenn die Bestandsführung im Lager gemacht wird, sollte der Mitarbeiter des Wareneingangs nicht gleichzeitig mit der Bestandsführung betraut sein. Weiterhin muss gewährleistet sein, dass durch den Wareneingang die spätere Eingangsfaktura mit den Begleitpapieren der Warenlieferung verglichen wird. 6.7 Von Lieferanten gewährte Naturalrabatte sind in der Bestandsführung zu erfassen. 7. Personal 7.1 Bei der Aufnahme von Lagerpersonal ist eine Auskunft eines oder mehrerer vorheriger Dienstgeber einzuholen. Unter Umständen empfiehlt sich auch die Einholung eines Strafregisterauszugs. 7.2 Der Lagerleiter hat auch während der Betriebszeit durch eine Beaufsichtigung des Personals die Lagersicherheit zu gewährleisten. 00I-144.indd Abs1:107 04.08.2009 12:05:38 Uhr 20 Beispiele für Dienst- und Organisationsanweisungen108 8. Verschrottung von Handelswaren und Ersatzteilen Die Verschrottung von unverkäuflichen Handelswaren und Ersatzteilen ist im Voraus der Geschäftsleitung zu melden. 9. Maßnahmen im Falle von dolosen Handlungen Bei Vermögensdelikten oder geschäftsschädigenden Handlungen durch eigene Mitarbeiter oder betriebsfremde Personen (Diebstahl, Einbruch, Unterschlagung, Betrug, Beleg- und Urkundenfälschung) ist die Geschäftsleitung sofort zu verständigen. Es ist nicht vorgesehen, dass die Aufklärung bzw. Behandlung solcher Vorkommnisse in den jeweiligen Lagern allein zu erfolgen hat. Auf jeden Fall steht bei solchen Vorkommnissen die Schadenswiedergutmachung im Vordergrund. Die Entscheidung über eine polizeiliche Anzeige liegt beim Geschäftsführer. 20.4 Organisationsanweisung Einkauf 1. Zielsetzung Aufgabe des Einkaufs ist es, benötigte Wirtschaftsgüter und Dienstleistungen in der erforderlichen Qualität• in der richtigen Menge• zur rechten Zeit• zu optimalen Einkaufspreisen und Bedingungen• unter Bedacht eines wirtschaftlich vertretbaren Aufwands• zu beschaffen und bereitzustellen. Für die Beschaffung ist alleine der Einkauf zuständig. Systematische Einkaufsplanung und eine ständige Marktbeobachtung und -analyse bilden die Basis für einen bedarfsgerechten Einkauf. 2. Organisationsmittel Ein aktuelles Einkaufssystem (Lieferanten-/Artikel-/und Bestelldatei) gibt Auskunft über Bezugsquellen• Lieferprogramm/Lieferfristen• Konditionen• Preisentwicklung• Gegengeschäftsvereinbarung• erteilte Bestellungen in den letzten drei Jahren• Qualitätsbeurteilung.• 3. Bedarfsmeldung Die hierfür vorgesehenen vornummerierten Formblätter sind vom Bedarfsträger auszustellen. 00I-144.indd Abs1:108 04.08.2009 12:05:38 Uhr 20 Beispiele für Dienst- und Organisationsanweisungen 109 Genehmigungsverfahren Für Investitionen ab einer Wertgrenze von € 5.000,– ist eine Investitionsrechnung vom Bedarfsträger anzustellen, die Auskunft über die zu erwartende Kostenersparnis, Rentabilität und Amortisationsdauer gibt. Für die Bedarfsmeldung von Rohstoffen gibt es keine Wertgrenzen. Für die • Bedarfsmeldung von Investitionsgütern ab einer Wertgrenze von € 10.000,– ist eine Genehmigung von der Geschäftsleitung einzuholen. Keine Wertgrenzen für die Rohstoffbedarfsmeldung durch den Leiter des • Labors. Aufgrund des Bestellvorschlags des Einkaufs durch die Verkaufsleitung • ohne Wertgrenze. Güter des zentralen Einkaufs: Bedarfsmeldungen der Schwesternwerke • müssen schriftlich, per Telefax oder E-Mail erfolgen. Der Einkauf prüft alle Bedarfsmeldungen ob das Genehmigungsverfahren eingehalten wurde,• ob die sachliche Richtigkeit für die Bestellung gegeben ist (der Einkauf muss • zumindest den Verwendungszweck der zu beschaffenden Güter kennen), ob bei der Bestellung dieser Ware/Dienstleistung eine Abstimmung mit dem • Zentraleinkauf notwendig ist. Wertanalyse Der Einkauf macht bzw. veranlasst gegebenenfalls eine Wertanalyse (niedrigste notwendige Qualität und Funktion für das zu beschaffende Gut im Hinblick auf den optimalen Einkaufspreis). Mindestbestände Für die Überwachung der Mindestbestände und rechtzeitige Bestellung sind die Bedarfsträger selbst verantwortlich. Der Mindestbestand ergibt sich aus der Formel Verbrauch i.d. Periode x Beschaffungsdauer Zahl d. Arbeitstage i.d. Periode Der Bestellzeitpunkt ist immer dann gegeben, wenn der Mindestbestand + Bedarf während der Beschaffungszeit gegeben ist. Die Beschaffungszeiten sind von den Bedarfsträgern im Einkauf zu erfragen. Bei Veränderung von Beschaffungszeiten ist der Einkauf für die Weiterleitung an die Bedarfsträger verantwortlich. Auch bei „just in time“-Lieferungen kann auf Mindestbestände nicht verzichtet werden. Für die Werkstätten und den Versand wird als Mindestbestand an Ersatzteilen, Betriebsmitteln und Verpackungsmaterial eine Liste durch den Einkauf zur Verfügung gestellt. 00I-144.indd Abs1:109 04.08.2009 12:05:38 Uhr 20 Beispiele für Dienst- und Organisationsanweisungen110 1. Angebotseinholung Allgemeines Grundsätzlich sind vor jeder Bestellung Angebote einzuholen. Nur in begründeten und von der Geschäftsleitung genehmigten Ausnahmen kann auf das Einholen von Konkurrenzangeboten verzichtet werden. Beispiele: Dringender Bedarf, Gefahr im Verzug, Beschaffung von preisgebundenen Waren, Waren mit Katalogpreisen, Bagatelleinkauf unter € 400,–. Angebote haben bei wiederholten Bestellungen eine begrenzte Gültigkeit, die vom Einkauf zu überwachen ist. Hierfür ist eine systematische und regelmäßige Einkaufsmarktforschung durch den Einkauf Voraussetzung. Einholung von Angeboten Übersteigt der Wert von anzuschaffenden Waren oder Dienstleistungen • € 800,– sind durch den Einkauf von mindestens zwei Lieferanten Kostenvoranschläge einzuholen. Bei Wiederholungs- bzw. Nachbestellungen ab einer kumulierten Wertgrenze von € 4.000,– sind ebenfalls mindestens zwei Angebote einzuholen. Übersteigt der Wert von anzufordernden Waren oder Dienstleistungen € 4.000,– sind alle in Frage kommenden Lieferanten, zumindest jedoch die drei geeignetsten, zur Angebotserstellung einzuladen. Bei Leasing/Miete von Waren/Dienstleistungen ist der Gesamtbetrag (Miet-• preis + Wartung etc.) als Kriterium zur Angebotseinholung heranzuziehen. Angebote, die zur wiederholten Bestellung führen, verlieren spätestens nach • einem Jahr ihre Gültigkeit. Nach dieser Zeit sind vom Einkauf neue Angebote einzuholen. Bei dieser neuen Angebotseinholung sind außer bei den bisher bekannten Lieferanten auch bei neuen, geeigneten Bezugsquellen Offerten einzuholen. Wenn dem Einkäufer Preissenkungen bekannt werden, sollten sofort neue Angebote eingeholt werden. Für die Auftragserteilung müssen nachvollziehbare Entscheidungsgrund- • lagen vorhanden sein. Der Einkauf dokumentiert auf das vorgesehene Angebotsvergleichsformular die Entscheidungskriterien der eingeholten Angebote. 2. Die Bestellung Die Bestellung erfolgt über die EDV-Anlage, die für jede Bestellung eine fortlaufende Nummer vergibt. Wenn aus besonderen Gründen vorab eine mündliche/telefonische Bestellung aufgegeben wurde, ist diese nachträglich mittels EDV-Bestellung zu bestätigen. Falls aus organisatorischen Gründen Bestellungen ohne Verwendung der EDV ausgestellt werden, müssen laufende Bestellnummern vergeben werden. Auch Bestellungen für andere Betriebe der Gruppe, die der zentrale Einkauf durchführt, sind über das EDV-System abzuwickeln. Für nachträgliche Ergänzungen und Änderungen ist ebenfalls die Schriftform zu wählen. 00I-144.indd Abs1:110 04.08.2009 12:05:38 Uhr 20 Beispiele für Dienst- und Organisationsanweisungen 111 Nur wenn alle Bestellungen über das EDV-System abgewickelt werden, kann das Bestellbuch vollständig geführt werden. Die Artikelstammdaten sind zu warten und um neue Artikel laufend zu ergänzen. Jeder Artikel muss eine Artikelnummer erhalten. Eine laufende Wartung bei neuen Lieferanten und Veränderungen bei bestehenden Lieferanten muss gewährleistet sein. Jeder neue Lieferant sowie Veränderungen von Stammdaten bestehender Lieferanten sind laufend aufzunehmen. Einkaufsstatistiken sind nur dann aussagefähig und als Entscheidungshilfe brauchbar, wenn im Sinne dieser Dienstanweisung vorgegangen wird. Einkaufswerte je Lieferant in der Periode und kumuliert (• year to date) Artikelverzeichnis mit Lieferantenauswahl• Lieferantenverzeichnis mit Artikelzuordnung.• 3. Bestellüberwachung Bei bestimmten Lieferanten oder Bestellungen wird es zweckmäßig sein, vom Lieferanten Auftragsbestätigungen zu verlangen. Wenn dem Lieferanten z.B. Geräte, Vorrichtungen, Modelle zur Verfügung gestellt wurden, sind diese im Einkauf registriert. Die Überwachung der termingerechten Lieferung ist zu systematisieren. 4. Wareneingang Die Kontrolle der gelieferten Waren/Dienstleistungen (Warenübernahme) obliegt der jeweiligen Wareneingangsstelle. Ist diese in Einzelfällen dazu nicht in der Lage, hat sie unverzüglich den anfordernden Bereich einzuschalten. Die zur Ware gehörenden Lieferscheine haben generell über die jeweilige Wareneingangsstelle zu laufen. Der Wareneingang bestätigt die Warenübernahme auf den Lieferscheinen und gibt diese an den Einkauf weiter. Bis zum Eintreffen der Faktura hält der Einkauf den Lieferschein in Evidenz. Zum Monatsende (oder zu einem anderen vom Rechnungswesen festgesetzten Zeitpunkt) hat der Einkauf auf ein hierfür vorgesehenes Berichtsformular die bis zu diesem Zeitpunkt angelieferten Einkaufsgüter, für welche die Eingangsrechnungen noch nicht vorliegen, an das Rechnungswesen zu melden. Die Organisationsmittel des Wareneingangs (Wiegekarten, Unterlagen für Qualitätskontrollen, etc.) sind zwei Jahre aufzubewahren. Beanstandungen, wie z.B. Transportschäden, sind über den Einkauf dem Lieferanten oder Frachtführer unverzüglich zu melden. Hierfür ist das Formular „Reklamation Wareneingang“ zu verwenden. Der Einkauf erstellt sodann unverzüglich über die EDV-Anlage eine Belastungsanzeige an den Lieferanten. 5. Rechnungskontrolle Für die materielle Rechnungskontrolle ist der Einkauf, für die rechnerische und formelle Richtigkeit der Eingangsfakturen die Buchhaltung verantwortlich. 00I-144.indd Abs1:111 04.08.2009 12:05:38 Uhr 20 Beispiele für Dienst- und Organisationsanweisungen112 Materielle Rechnungsprüfung Die fakturierten Waren und Dienstleistungen werden mit den Angaben auf • Lieferscheinen bzw. Arbeitsnachweisen ebenso hinsichtlich der Einheitspreise und Zahlungsbedingungen mit den Bestellscheinen und Auftragsbestätigungen verglichen. Der Einkauf übermittelt bei Unklarheiten oder bei Bedarf (z.B. Kontierung auf • Fertigungsstellen etc.) der zuständigen Betriebsstätte das Rechnungsoriginal zur Kontrolle. Die Faktura ist hinsichtlich der offenen Fragen zu ergänzen und abgezeichnet – innerhalb eines Tages – an den Einkauf zu retournieren. Die abgezeichnete Eingangsrechnung ist vom Einkauf auf schnellstmögliche • Weise der Buchhaltung weiterzuleiten, damit die Zahlungsbedingungen optimal genutzt werden können. Formell/rechnerische Rechnungsprüfung Jede Eingangsrechnung muss den Formvorschriften des Umsatzsteuergesetzes entsprechen und den richtigen Firmenwortlaut aufweisen. Notwendige Korrekturen sind sofort zu veranlassen. Die rechnerische Kontrolle ist bei EDV erstellten Fakturen stichprobenweise, bei manuell erstellten vollständig durchzuführen. 9. Geschäftsreisen, Einladungen, Geschenkannahme Geschäftsreisen Inlandsreisen sind vom Leiter der Einkaufsabteilung zu genehmigen, Auslandsreisen zusätzlich der Geschäftsleitung zu melden. Einladungen Aus dem geschäftlichen Kontakt sich ergebende Einladungen zu Geschäftsessen können im angemessenen Rahmen ohne besondere Genehmigung durch den Einkaufsleiter akzeptiert werden. Einladungen für kostenlose Wochenendaufenthalte oder Urlaub auf Kosten von Lieferanten sind abzulehnen. Geschenkannahme Geschenkartikel, die ein Lieferant in größeren Stückzahlen an Kunden verteilt (bis zu einem ungefähren Wert von € 80,–) sind angemessene Werbegeschenke. Es muss an der Selbsteinschätzung des Mitarbeiters liegen, ob durch ein Geschenk Objektivitätsverlust entsteht bzw. ob die Grenze des Angemessenen überschritten wird. Annahme von Geld oder vergleichbaren Werten (Schmuck, Theaterkarten) sind selbstverständlich verboten. 00I-144.indd Abs1:112 04.08.2009 12:05:38 Uhr 20 Beispiele für Dienst- und Organisationsanweisungen 113 20.5 Organisationsanweisung Rechungswesen 1. Zielsetzung Das Rechnungswesen soll die Grundlage zu unternehmerischen Entscheidungen liefern. Es soll die erforderlichen Berichte und Informationen rechtzeitig, richtig und klar der Unternehmensleitung oder sonstigen Stellen zur Verfügung stellen. Es soll den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und die Grundlage für die Besteuerung der Umsätze, Erträge und Vermögen darstellen. Es soll nach dem Prinzip des internen Kontrollsystems Ordnungsmäßigkeit,• Richtigkeit und• Wirtschaftlichkeit• aufgebaut und geführt sein. Es soll durch laufende Überwachung und Reorganisation der Geschäftsabläufe die Funktionsfähigkeit des internen Kontrollsystems unterstützen. 2. Allgemeine Anforderungen Es darf keine Buchung ohne Belegerstattung erfolgen.• Die Belege und die eigenen Belegvermerke sind mit datensicheren Schreib-• geräten zu erstellen (keine Verwendung von Bleistiften). Alle Buchungsunterlagen müssen gut leserlich sein und sind vor Verschmutzung zu schützen. Radierungen oder Unkenntlichmachung ursprünglicher Eintragungen (z.B. Korrekturflüssigkeit) sind nicht statthaft. Die Anfertigung von Fotokopien und Abschriften sind auf solchen Ersatzbelegen zu begründen. Für die Erstellung von Eigenbelegen (Um- und Nachbuchungen, Stornos), • die zu erfolgswirksamen Buchungen führen, ist die Gegenzeichnung des Buchhaltungsleiters einzuholen. Es darf keine Belegverarbeitung ohne Prüfung der formellen und materiellen • Prüfung erfolgen. Aus diesem Grund muss ein Unterschrifts- und Diktatzeichenverzeichnis aufgelegt werden, damit auch Dritte die Richtigkeit und Berechtigung der Abzeichnung feststellen können. Die Belegverarbeitung hat chronologisch zu erfolgen.• Es sind die vorgesehenen Formulare und vorgedruckten Belege zu verwen-• den. Für die Vollständigkeit der Belegdokumentation ist die Buchhaltung verant-• wortlich. Durch geeignete Maßnahmen sollten unberechtigte Belegentnahmen nach der Verbuchung vermieden werden. 00I-144.indd Abs1:113 04.08.2009 12:05:38 Uhr 20 Beispiele für Dienst- und Organisationsanweisungen114 3. Eingangsfakturen Die Poststellen versehen alle eingehenden Fakturen mit der so genannten „Rechnungsfahne“, die den Belegfluss und die Rechnungsprüfung vorgibt und sicherstellt. Auf der Rechnungsfahne vermerkt die Poststelle das Eingangsdatum der Rechnung• bestätigt der Wareneingang die Mengen- und Qualitätsprüfung• bestätigt der Einkauf die materielle Richtigkeit der verrechneten Lieferungen • und Leistungen trägt der Einkauf bei Mängelrügen Nummer und Daten der Belastungsan-• zeige an den Lieferanten ein trägt der Einkauf den Skontosatz ein und beschleunigt die Weiterleitung sol-• cher Rechnungen an die Buchhaltung bestätigt die Buchhaltung die rechnerische Prüfung und vermerkt das Zahlungsdatum, Zahlungsart mittels Zahlungsstempel und • kontiert für die Finanzbuchhaltung. Wenn auf der Eingangsfaktura genügend Platz ist, kann auch ein Eingangsrechnungsstempel verwendet werden, der obige Angaben enthalten muss. Für eine periodengerechte Erfassung der erhaltenen Lieferungen und Leistungen zum Monatsletzten sind folgende Maßnahmen notwenig: Alle Stellen im Unternehmen haben laufend alle Lieferscheine an den Einkauf abzuliefern, damit dieser in der Lage ist der Buchhaltung für die Monatsbilanz eine vollständige Aufstellung der noch nicht vorliegenden Eingangsrechnungen für erhaltene Lieferungen und Leistungen zu geben. Am Monatsletzten sollten keine unerledigten Lieferscheine oder Eingangsrechnungen außerhalb der Einkaufsabteilung liegen bleiben. Mängelrügen und Lieferantenbelastungen sollten noch vorher abgewickelt werden. Kann diese Regel nicht eingehalten werden, muss der Einkauf hierüber zum Monatsletzten benachrichtigt werden. 4. Belastung der Lieferanten bei Mängelrügen In den Wareneingangsstellen liegen vornummerierte Reklamationsscheine, die sofort ausgefüllt an den Einkauf zu übergeben sind, der seinerseits unverzüglich den Lieferanten über EDV eine vornummerierte Belastungsanzeige sendet. Eine Ausbesserung der Lieferantenrechnungen ist aus umsatzsteuerrechtlichen Gründen nicht möglich. 5. Ausgangsrechnungen und Gutschriften an Kunden Die von der Versandabteilung erstellten Fakturen sind täglich in die Debitorenbuchhaltung zu überspielen. Gutschriften Bei Überweisung eines verkürzten Rechnungsbetrags durch einen Kunden, erstellt die Debitorenbuchhaltung das vornummerierte Formular „Meldung Zahlungsdifferenz“, das sofort an den Verkauf zu versenden ist. 00I-144.indd Abs1:114 04.08.2009 12:05:38 Uhr 20 Beispiele für Dienst- und Organisationsanweisungen 115 Der Verkauf veranlasst eine umgehende Prüfung der Kundenreklamation und entwirft, auf der in diesem Formular vorgesehenen Rubriken die Gutschriftsanzeige an den Kunden bzw. die Mitteilung an die Buchhaltung über die vorgesehenen Maßnahmen in dem betreffenden Reklamationsfall. Die Buchhaltung überwacht auf Grund der unerledigten „Zahlungsdifferenzmeldungen“ die Erledigungen der Kundenreklamationen und meldet im monatlichen Management-Bericht alle offenen „Zahlungsdifferenzmeldungen“ die länger als zwei Monate unerledigt sind. Alle Gutschriften an Kunden müssen die Unterschriften von zwei Prokuristen tragen, wovon einer dem „Verursacher“ der Reklamation vorstehen muss. Um-, Nach- und Stornobuchungsbelege Diese sind als eigener Buchungskreis zu betrachten. Deshalb sind sie mit einer laufenden Nummer zu versehen• wenn sie erfolgswirksam sind, vom Buchhaltungsleiter gegenzuzeichnen• ausreichend für einen sachverständigen Dritten mit einem begründeten Text • zu versehen numerisch zwecks Vollständigkeitskontrolle abzulegen.• 6. Dateneingabe Kein Unbefugter soll Daten und Belege während der Erfassung, Verarbeitung und aus der Ablage abfragen, verändern, löschen oder kopieren können. Der berechtigte Personenkreis hat für die Benutzungsberechtigung an den Terminals ein Passwort zu verwenden, das spätestens halbjährlich zu wechseln ist. Bei bekannt werden des Passworts bei Unbefugten ist der Wechsel sofort vorzunehmen. Bei unabsichtlich falscher Verwendung von Buchungssymbolen sind diese händisch zu korrigieren, damit die Belegauffindung nicht erschwert wird. Programmierte Sammelbuchungen dürfen nicht zum Nachteil der Transparenz führen. Alle Veränderungen von Stamm- und Bewegungsdaten sind zu protokollieren, ebenso wer, welche Programme wann gestartet hat. 7. Mahnwesen Frequenz Der Versand von Mahnungen ist 14-tägig durchzuführen. Auf jeden Fall ist jede ausstehende Forderung zweimal monatlich zu bearbeiten. Insgesamt sind drei Mahnungen vorzusehen, wobei anlässlich der dritten Mahnung auch mündlich nachgefasst wird. Der Verkauf ist spätestens bei der dritten Mahnung zu informieren. Nach der dritten Mahnung sind geeignete Rechtsschritte einzuleiten. Forderungen aus Exportgeschäften sind zu versichern und bei Insolvenz des Kunden 00I-144.indd Abs1:115 04.08.2009 12:05:38 Uhr 20 Beispiele für Dienst- und Organisationsanweisungen116 bei der Kreditversicherung geltend zu machen. Es ist sicherzustellen, dass keine Mahnung vom System oder von Personen ungerechtfertigt unterdrückt werden kann. Über das Nichtabsenden von Mahnungen entscheidet nach Rücksprache mit dem Verkauf der Buchhaltungsleiter. Debitorenkontenpflege Die Saldenüberwachung ist durch Kreditlimits, Liefersperren und Nachnahmelieferungen sicherzustellen. Alle Debitorenkonten müssen die jeweils offenen Posten und Mahnstufen klar ausweisen. Verzugszinsen und Mahnspesen sind bei Übergabe des Mahnfalles an die Rechtshilfe vom Tag der Fälligkeit der Forderung dem Kunden anzulasten. 8. Kasse Für die Anforderungen, die an Kassenbelege gestellt werden müssen, gilt das unten Beschriebene. Für Belege anlässlich Bewirtungen von Kunden sind die steuer-rechtlichen Vorschriften zu beachten. Die Kassenkräfte sind über die tägliche Eintragung der Belege• den täglichen Kassensturz• den eisernen Bestand und• die zeitgerechte und sichere Geldabfuhr an die Bank • die ausreichende Versicherung des Kassenbestands• die Aufbewahrung des Reserveschlüssels und• sonstige Bestimmungen der Kassenordnung zu informieren.• Die Kassenberichte sind monatlich vom Filialleiter zu prüfen und zu unterschreiben. 9. Bankverkehr Bankvollmacht Diese sind nach dem Vier-Augen-Prinzip zu regeln. Alle Überweisungen sind vom Leiter des Rechnungswesens und einem bevollmächtigten und zuständigen Prokuristen zu unterschreiben. Für das Telebanking sind die hierfür gemachten Vorschriften einzuhalten. Diese Vorschriften sind nur den Telebanking-Bevollmächtigten bekannt und nicht zu veröffentlichen. Lieferantenzahlungen Nach Absprache mit den Lieferanten werden diese zweimal monatlich durchgeführt. Grundsätzlich ist ein Skonto abzuziehen. Ausnahmen hiervon bestimmt die Leitung der Einkaufsabteilung. Für eingehende Schecks sind die Bankeinreichungen noch am selben Tag durchzuführen. Eingehende Barschecks sind von der Poststelle in Verrechnungsschecks umzuwandeln. 00I-144.indd Abs1:116 04.08.2009 12:05:38 Uhr 20 Beispiele für Dienst- und Organisationsanweisungen 117 10. Stellenbeschreibungen Für den Leiter des Rechnungswesens sowie dessen Stellvertreter sind Stellenbeschreibungen zu erstellen und à jour zu halten. Diese Stellenbeschreibungen sollten den Aufgabenbereich im Einzelnen festhalten. 20.6 Zielsetzungs- und Aufgabenbeschreibung für einen Leiter des Rechnungswesens (Stellenbeschreibung) 1. Ziel der Stelle Für die Ordnungsmäßigkeit des Rechnungswesens und die Einhaltung dies-• bezüglicher gesetzlicher und innerbetrieblicher Vorschriften sorgen. Ermittlung von Grundlagen zur Unterstützung/Erleichterung unternehme-• rischer Entscheidungen der Geschäftsführung. Laufende Überwachung oder Reorganisation von Abläufen, Aktualisierung • von Kontrollsystemen zur Gewährleistung einer klaglosen, rationellen Abwicklung. Rechtzeitige, exakte Bereitstellung der erforderlichen Berichte, Informatio-• nen für seinen Vorgesetzten und die Zentralstellen. 2. Aufgabenbereich im Einzelnen Finanzbuchhaltung Er organisiert und überwacht den innerbetrieblichen Belegfluss sowie andere administrative Abläufe, entsprechend gesetzlicher Vorschriften und Organisationsrichtlinien (Einreichtermine der Buchhaltung, Ablage, etc.). Er überwacht die Vorkontierung (Richtigkeit, Termine), kontiert in Sonderfällen selbst und veranlasst Umbuchungen. Er veranlasst die Bezahlung von Eingangsrechnungen (Skontoausnutzung). Er überwacht die ordnungsgemäße und rechtzeitige Rechnungslegung und Ausstellung von Gutschriften/Belastungen. Er ist für das Mahnwesen verantwortlich laufende Überwachung der Kreditlimits• Überprüfung der Mahnschreiben• Einschaltung des Rechtsanwalts bei Säumigkeit von Kunden (Absprache Ge-• schäftsführer). Er überwacht die Kontenabstimmung bzw. stimmt fallweise Konten selbst ab und informiert seinen Vorgesetzten über Differenzen. Er überwacht die Kassenführung und führt Kontrollen durch. Er ist für die Berechnung, Verbuchung und Abfuhr bzw. Verrechnung von Steuern verantwortlich (z.B. Umsatzsteuervoranmeldung, Verprobung, Lohnsteuer, Kommunalsteuer, etc.). 00I-144.indd Abs1:117 04.08.2009 12:05:39 Uhr 20 Beispiele für Dienst- und Organisationsanweisungen118 Er hält permanent Kontakt zum Steuerberater und stimmt wesentliche Vorgänge/Termine mit ihm ab. Er hält Kontakt zu den Hausbanken und verhandelt, in Abstimmung mit seinem Vorgesetzten, bezüglich Konditionen. Er überwacht die Lohnbuchhaltung Berechnung und Auszahlung bzw. Anweisung der Löhne und Gehälter• Ermittlung und Anweisung der damit zusammenhängenden Steuern/Ab-• gaben. Er sorgt für die ordnungsgemäße buchhalterische Betreuung der Anlagen (Verbuchung, Ausbuchung, Inventarlisten/Nummern). Er bereitet den Jahresabschluss vor Abschlussbuchungen• formale Erstellung der Inventur• Bewertung der Inventur, Information des Vorgesetzten über Differenzen.• Controlling Er erstellt – gemeinsam mit den Leitern der Profit Center – das jährliche Kosten- und Ertragsbudget, den Investitionsplan und den Personalplan. Er überprüft monatlich die Budgetvergleiche und bespricht Abweichungen mit den Leitern der Profit Center und mit dem Geschäftsführer. Er veranlasst eventuelle Korrekturen oder schlägt Maßnahmen vor. Finanzplanung Erstellung des Planes• Durchführung des Soll-Ist-Vergleichs.• Reporting Er ist verantwortlich für die Erstellung des gesamten Reporting an die Zen-• tralstellen Kurzfristige Erfolgsermittlung (KER)• Liquiditäts-Status • Erarbeitung anderer Kennziffern (Cashflow, Umsatzverteilung, Marktantei-• le, Erlösentwicklung, Umschlagshäufigkeit) Personalstatistik • Er ermittelt das jährliche betriebsnotwendige Umlaufvermögen und verfolgt • die Entwicklung bzw. veranlasst eventuelle Korrekturen. Er ist für die termingerechte Einhaltung des Berichtswesens für die zustän-• digen Stellen verantwortlich. 00I-144.indd Abs1:118 04.08.2009 12:05:39 Uhr 20 Beispiele für Dienst- und Organisationsanweisungen 119 20.7 Organisationsanweisung: Handlungsvollmachten und Unterschriftsberechtigungen 1. Handlungsvollmachten 1.1. Gesetzliche Grundlagen Gemäß dem Handelsgesetzbuch „erstreckt sich die Handlungsvollmacht auf alle Geschäfte und Rechtshandlungen, die der Betrieb eines derartigen Handelsgewerbes oder die Vornahme derartiger Geschäfte gewöhnlich mit sich bringt“. 2.2 Die jeweilige Handlungsvollmacht gilt als Artvollmacht, d.h. sie beschränkt sich auf die Stellen, die dem Bevollmächtigten unterstehen, bzw. auf die Geschäfte, die in diesem Rahmen gewöhnlich vorkommen. 1.3 Verpflichtungen dürfen nur soweit eingegangen werden, als sie mit der Geschäftsleitung global abgesprochen wurden. 1.4 Die Handlungsbevollmächtigten zeichnen „i.V.“. 2. Zeichnungsbefugnis 2.1 Die Befugnis zur Zeichnung „im Auftrag = i.A.“ gilt nicht als Handlungsvollmacht und erstreckt sich ausschließlich auf das Sachgebiet des Mitarbeiters bzw. auf die Stellen, die dem Zeichnungsberechtigten. 2.2 Hauptzweck dieser Befugnis ist die Erleichterung des Schriftverkehrs der Routinepost. 2.3 Die Zeichnungsberechtigung „i.A.“ gilt grundsätzlich nicht für Verträge und solche Schreiben, aus denen die Firma rechtlich verpflichtet wird. 3. Allgemeines 3.1 In verantwortlicher Umsicht haben alle Bevollmächtigten die Korrespondenz, zu deren Unterfertigung sie sich nicht völlig berufen fühlen und die von besonderer Tragweite ist, dem jeweiligen Vorgesetzten zur Zweitunterschrift vorzulegen. 00I-144.indd Abs1:119 04.08.2009 12:05:39 Uhr 20 Beispiele für Dienst- und Organisationsanweisungen120 3.2 Außer den erwähnten Einschränkungen können sich die jeweiligen Vorgesetzten weitere Sonderregelungen bezüglich Vertretung und Gegenzeichnung bestimmter Agenden vorbehalten. Die Organisationsanweisung ist um diese getroffenen Sonderregelungen zu ergänzen. 3.3 Die Unterschriftsformel „Nach Diktat verreist“ sollte vermieden werden. Die jeweilige Korrespondenz ist dem nächsten Vorgesetzten oder einem anderen Unterschriftsbefugten des gleichen Bereichs vorzulegen. 4. Verzeichnis der Unterschriftsvollmachten 4.1 Werk Regensburg (Anlage A) für Bedarfsmeldungen an den Einkauf• für Einkauf/Bestellungen• für Gutschriften an Kunden• für Belastungen an Lieferanten• für Wareneingang und Übernahme• 4.2 Unterschrifts- und Diktatzeichenverzeichnis (Anlage B) – zur besseren Identifikation der Unterschriften. Anlage B Unterschrifts- und Diktatzeichenverzeichnis Name Unterschrift Diktatzeichen 1. Dir. 2. Prok. 3. Prok. 4. Prok. 5. Prok. 6. Hr. 7. Fr. 8. Hr. 9. Mag. 10. Fr. 00I-144.indd Abs1:120 04.08.2009 12:05:39 Uhr 20 B eisp iele fü r D ien st- u n d O rg an isatio n san w eisu n g en 121 Anlage A Verzeichnis der Unterschriftsvollmachten für Werk Regensburg Bereich für Bedarfsmeldungen für Eink und Be auf stellung für Kundengutschri 1. Unterschrift 2 Lieferantenbelastungen ften . Unterschrift 00I-144.indd A bs1:121 00I-144.indd A bs1:121 04.08.2009 12:05:39 U hr 04.08.2009 12:05:39 U hr 20 Beispiele für Dienst- und Organisationsanweisungen122 20.8 Vorschlag für eine Reiseordnung 1. Begriff der Dienstreise Eine „Dienstreise“ liegt dann vor, wenn der Angestellte seinen Dienstort vorübergehend verlässt, um in einem oder mehreren anderen Orten Aufträge seines Dienstgebers auszuführen. Als „Dienstort“ im Sinne dieser Bestimmung gilt das Gemeindegebiet jenes Ortes, in dem die ständige Arbeitsstätte des Angestellten liegt. Für Mitarbeiter im Außendienst gibt es kraft ihrer Funktion keinen „Dienstort“. Mangels eines solchen gilt daher der Wohnort als Ausgangspunkt und Kriterium bzw. als Quasi-Dienstort, außer die Dienstreise wird vom vereinbarten Dienstort aus angetreten. 2. Bemessung der Dienstreisedauer Die Dienstreise beginnt, wenn sie von der Arbeitsstätte aus angetreten wird, mit dem Verlassen der Wohnung. Das gleiche gilt sinngemäß für die Beendigung der Dienstreise. Neben dem Datum des Antritts bzw. des Endes der Dienstreise ist auch die Angabe der genauen Uhrzeit erforderlich. Beispiel: Beginn der Dienstreise am 07.01.2009 um 9 Uhr Ende der Dienstreise am 09.01.2009 um 16 Uhr 3. Verrechnung der Tagespauschale 3.1 Inlandsdienstreisen Die Tagespauschale beträgt unabhängig vom Einkommen € …,–. Fällt eine Übernachtung in die Dienstreise, beträgt die Tagespauschale € …,–. Übernachtungskosten einschließlich Frühstück werden nach Beleg erstattet. Kann kein Beleg beigebracht werden, beträgt die Übernachtungspauschale einschließlich Frühstück € …,– pro Nacht. Für den Tag des Antritts einer Dienstreise mit Übernachtung werden € …,– Tagespauschale veranschlagt. Für den Tag der Beendigung einer mehrtägigen Dienstreise sowie bei Dienstreisen, die keinen vollen Kalendertag beanspruchen, beträgt die Tagespauschale Bruchteile des vorgesehenen Satzes nach Maßgabe der Dienstreisedauer an dem betreffenden Kalendertag, und zwar bei einer Abwesenheit von mehr als 3 bis 6 Stunden . . . . . . . . . . . . 1/4 der Tagespauschale mehr als 6 bis 9 Stunden . . . . . . . . . . . . 1/2 der Tagespauschale mehr als 9 bis 12 Stunden . . . . . . . . . . . 3/4 der Tagespauschale mehr als 12 Stunden . . . . . . . . . . . . . . . . volle Tagespauschale. 3.2 Auslandsdienstreisen Die Höhe der Tages- und Übernachtungspauschalen für Auslandsdienstreisen können im Einkauf erfragt werden. 00I-144.indd Abs1:122 04.08.2009 12:05:39 Uhr 20 Beispiele für Dienst- und Organisationsanweisungen 123 Bei Übernachtung werden die tatsächlichen Kosten nach Beleg erstattet. Kann kein Beleg beigebracht werden, gilt die Übernachtungspauschale des betreffenden Landes. Für den Tag der Beendigung einer mehrtägigen Dienstreise sowie bei Dienstreisen, die keinen vollen Tag beanspruchen, beträgt die Tagespauschale Bruchteile des vorgesehenen Gebührensatzes. Bei Auslandsdienstreisen ist jedoch nicht der Kalendertag für die anteilsmäßige Berechnung heranzuziehen, sondern der Reisetag, der ab Antritt der Dienstreise mit 24 Stunden zu berechnen ist. Es gebührt bei Auslandsdienstreisen bei einer Abwesenheit von mehr als 5 bis 8 Stunden . . . . . . . . . . . . 1/3 der Tagespauschale mehr als 8 bis 12 Stunden . . . . . . . . . . . 2/3 der Tagespauschale mehr als 12 Stunden . . . . . . . . . . . . . . . . volle Tagespauschale des jeweiligen Landes. 4. Einschränkung bei Verrechnung von Tagespauschalen Wenn bei Seminaren oder sonstigen Veranstaltungen (z.B. Einladungen von Unternehmen) die Verpflegungskosten vom Veranstalter, Gastgeber oder Einladenden übernommen werden, darf keine Tagespauschale verrechnet werden. Die Kosten für Mittag- und Abendessen teilen sich im Verhältnis 50 : 50 auf. Beispiel: Seminargebühren inklusive Mittagessen. Es können nur 50 % von der Tagespauschale verrechnet werden. 5. Überstunden auf Dienstreisen 5.1 Angestellte, die in Ausübung ihrer Tätigkeit vorwiegend reisen, wie z.B. Vertreter, Angestellte mit ständiger oder überwiegender Reisetätigkeit (Außendienstmitarbeiter), leitende Angestellte (Abteilungsleiter, Betriebsleiter, Bereichsleiter, Hauptabteilungsleiter, Geschäftsführer) und sonstige Angestellte, die in der Gestaltung des täglichen Arbeitsablaufs ungebunden sind, bekommen bei Dienstreisen keine Überstunden ausbezahlt. 5.2 Bei Angestellten, die nicht zu dem Personenkreis laut P 5.1 gehören und angeordnete Dienstreisen mit einem öffentlichen Verkehrsmittel (z.B. Bus, Bahn, Flugzeug) unternehmen, gilt die effektive Reisezeit (die Zeit der unmittelbaren Reisebewegung in einem öffentlichen Beförderungsmittel), soweit diese außerhalb der Normalarbeitszeit liegt, nicht als Arbeitszeit. Die Höhe der Vergütung dieser Zeit soll vor Antritt einer Dienstreise vom Vorgesetzten nach Rücksprache mit der Personalabteilung festgelegt werden. 5.3 Bei Angestellten, die nicht zu dem Personenkreis laut P 5.1 gehören und angeordnete Dienstreisen mit einem Kraftfahrzeug unternehmen und dieses selbst lenken, gilt die Reisezeit außerhalb der normalen Arbeitszeit ebenfalls als Arbeitszeit. 00I-144.indd Abs1:123 04.08.2009 12:05:39 Uhr 20 Beispiele für Dienst- und Organisationsanweisungen124 5.4 Werden am Zielort der Dienstreise über die tägliche Normalarbeitszeit hinaus Dienstleistungen angeordnet, so werden neben der gebührenden Reiseaufwandsentschädigung die tatsächlich geleisteten Überstunden vergütet. 6. Reisekostenabrechnung Die Reisekostenabrechnung ist nach Beendigung der Reise zu erstellen. Die abziehbare Vorsteuer ist zu errechnen. 6.1 Die der Reisekostenabrechnung beigefügten Rechnungen müssen folgende Angaben enthalten bei einem Gesamtbetrag über € 150,–• Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmens – Name und Anschrift des Abnehmers der Lieferung bzw. Empfängers der – Leistung Menge und handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandes bzw. der Leis- – tung Tag (bzw. Zeitraum) der Lieferung oder sonstigen Leistung – das Entgelt – den Mehrwertsteuerbetrag und Prozentsatz – bei einem Gesamtbetrag unter € 150,–• Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmens – Menge und handelsübliche Bezeichnung – Tag der Lieferung – Entgelt und Steuerabzug in einer Summe – den Steuersatz. – Fahrausweise für die Beförderung im inländischen und ausländischen Per-• sonen- und Reisegepäckverkehr müssen folgende Angaben enthalten: Name und Anschrift des Beförderers – Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe – den Steuersatz – den auf das Inland entfallenden Steuersatz bei einer grenzüberschreiten- – den Personenbeförderung. 6.2 Sonstige Aufwendungen Sonstige, mit der Dienstreise in Zusammenhang stehende notwendige Auslagen wie Kosten für Zu- und Abfahrt vom Bahnhof etc. werden gemäß Nachweis ersetzt. 6.3 Alle Reisekostenabrechnungen sind vom Mitarbeiter, der die Kosten verursacht hat, und dem jeweiligen Vorgesetzten (mit Handlungsvollmacht) zu unterschreiben. Der Vorgesetzte gibt mit seiner Unterschrift sein Einverständnis für die Reise und die Kontrolle der Reisekostenabrechnung. Die Vorlage des Fahrtenbuches 00I-144.indd Abs1:124 04.08.2009 12:05:39 Uhr 20 Beispiele für Dienst- und Organisationsanweisungen 125 ist zur Überwachung des Treibstoffverbrauchs und der gefahrenen Kilometer zweckmäßig. 7. Fahrtvergütung für ein öffentliches Verkehrsmittel 7.1 Die Angestellten erhalten bei unterbrochenen Fahrten bis 250 km Entfernung die Fahrtkosten für den Zug, 2. Klasse oder den Bus, bei ununterbrochenen Fahrten über 250 km oder bei angeordneten Nachtfahrten die Fahrkosten für den Zug, 1. Klasse oder den Bus ersetzt. 7.2 Die Arbeiter erhalten einheitlich die Fahrtkosten für den Zug, 2. Klasse oder den Bus ersetzt. 7.3 Es werden nur die tatsächlich entstandenen Fahrtkosten vergütet. 20.9 Organisationsanweisung: Benutzung von firmeneigenen Kraftfahrzeugen 1. Allgemeines Ein firmeneigenes Fahrzeug wird zur Erfüllung der Dienstobliegenheiten zur Verfügung gestellt. Nur mit Zustimmung des jeweiligen Vorgesetzten darf der Dienstwagen einem anderen Betriebsangehörigen zeitweilig überlassen werden. Der Fahrzeugbenutzer verpflichtet sich, das Dienstfahrzeug schonend zu behandeln. 2. Disposition Die grundsätzliche Zuweisung eines Dienstwagens erfolgt durch die Geschäftsführung. 3. Fahrtenbuch Der Fahrzeuglenker hat das Fahrtenbuch dem Vordruck entsprechend zu führen. Der Geschäftsführer prüft stichprobenweise die Ordnungsmäßigkeit der Eintragungen. Privatfahrten und -tankungen müssen im Fahrtenbuch ebenfalls eingetragen sein, Stadtfahrten können täglich zusammengefasst werden; Dienstreisen au- ßerhalb des Stadtbereiches sind einzeln einzutragen. Neue Fahrtenbücher werden von der Geschäftsführung oder im Auftrag derselben dem Fahrzeughalter nur ausgehändigt, wenn gleichzeitig das ausgeschriebene Fahrtenbuch übergeben wird. 00I-144.indd Abs1:125 04.08.2009 12:05:39 Uhr 20 Beispiele für Dienst- und Organisationsanweisungen126 4. Wartung und Pflege Das Fahrzeug ist stets in fahrbereitem und verkehrssicherem Zustand zu halten. Die Wartungsdienste und Reparaturen sind zeitgerecht in den vom Einkauf genannten Werkstätten durchführen zu lassen. Werden bei der Abmeldung des Dienstwagens erhöhte Instandsetzungsaufwendungen oder Verkaufspreisbußen festgestellt, die auf mangelnde Wartung oder unsachgemäße Behandlung des Fahrzeugs zurückzuführen sind, kann sich das Unternehmen gegenüber dem Fahrzeugbenutzer schadlos halten. 5. Fahrzeugausstattung Grundsätzlich ist die Ausstattung eines Dienstwagens bei Fahrzeugwechsel/ -zuteilung mit dem Geschäftsführer zu vereinbaren. 6. Übertretung der Verkehrsordnung Der Fahrzeugbenutzer ist bei Übertretungen der Verkehrsordnung gegenüber der Behörde direkt haftbar. 7. Verkehrsunfälle und Beschädigungen 7.1 Der Fahrzeuglenker ist dafür verantwortlich, dass Verkehrsunfälle und Beschädigungen, gleichgültig, wer der Schuldtragende ist, unverzüglich mit einer Schadensanzeige dem Geschäftsführer gemeldet werden. Diese Schadensmeldung ist in allen Punkten ordnungsgemäß auszufüllen und sowohl vom Fahrzeuglenker als auch seinem Vorgesetzten/Kostenstellenverantwortlichen zu unterschreiben. 7.2 Die Identität des Gegners und die Schuldfrage sind prompt zu klären, um unverzüglich Regressansprüche an die Versicherung des Kontrahenten stellen zu können. 7.3 Sollte über die Verschuldensfrage Unklarheit herrschen, ist es empfehlenswert, die Polizei zur Unfallaufnahme zu holen. 7.4 Bei mehreren selbstverschuldeten Unfällen von Mitarbeitern innerhalb kürzerer Abstände behält sich das Unternehmen ein Regressrecht gegenüber dem Fahrzeugbenutzer vor. 00I-144.indd Abs1:126 04.08.2009 12:05:39 Uhr 20 Beispiele für Dienst- und Organisationsanweisungen 127 8. Versicherung 8.1 Außer der gesetzlich vorgeschriebenen Haftpflichtversicherung mit der Pauschalversicherungssumme von € …,– sind sämtliche Dienstwagen im Rahmen einer Kaskoversicherung versichert. 8.2 Zusätzlich ist für alle Dienstfahrzeuge eine Insassenversicherung mit folgenden Deckungssummen abgeschlossen: € …,– für den Todesfall € …,– für bleibende Invalidität. 8.3 Die Kasko- und Insassen-Unfallversicherung tritt aber nur in Kraft, wenn das Fahrzeug von einem befugten Betriebsangehörigen gelenkt wird. 9. Tanken 9.1 Sofern die Möglichkeit besteht, sollten zum Tanken die vom Einkauf genannten Tankstellen frequentiert werden. 9.2 Modellgerechtes Tanken Für den richtigen Betrieb der einzelnen Fahrzeuge ist es notwendig, alle Modelle mit dem Treibstoff zu betanken, der die erforderliche Oktanzahl aufweist. An allen Tankstellen liegen entsprechende Tabellen aus. 10. Privat- und Auslandsfahrten 10.1 Größere Privatfahrten (ab 100 km) sind vom Geschäftsführer zu genehmigen. 10.2 Für die private Nutzung der Dienstfahrzeuge gilt einheitlich folgende Regelung: Bei jedem Mitarbeiter, der einen Dienstwagen fährt, erfolgt für die Privatnutzung des Fahrzeugs ein monatlicher Gehaltsabzug von € …,–. 10.3 Es wird besonders darauf hingewiesen, dass bei Privatfahrten das Benzin grundsätzlich vom Fahrzeugbenutzer zu bezahlen ist. 11. Weitergabe des Dienstwagens Das Dienstfahrzeug ist dem Fahrzeugbenutzer zu persönlicher Verwendung anvertraut. Nur mit Zustimmung der Geschäftsleitung darf der Dienstwagen einem anderen Betriebsangehörigen länger als 14 Tage überlassen werden. 00I-144.indd Abs1:127 04.08.2009 12:05:39 Uhr 20 Beispiele für Dienst- und Organisationsanweisungen128 20.10 Organisationsanweisung für die Regelung von Bewirtungskosten, Anbahnungsspesen und Imagewerbung 1. Reine Repräsentationsaufwendungen sind steuerlich nicht abzugsfähige Betriebsausgaben. Aus diesem Grund müssen diese Angaben von der Geschäftsleitung speziell genehmigt werden. 2. Für die Geschäftsanbahnungs- und Bewirtungsspesen mit Werbecharakter sowie Imagewerbung gibt es folgende Regelung. 2.1 Derartige Ausgaben sind im jährlichen Kosten- und Ertragsbudget festzulegen. 2.2 Es muss ein direkter Zusammenhang mit einem konkreten Geschäftsabschluss (Behörden, Großabnehmer, u.a.) bestehen. 2.3 Bewirtung zu anderen Anlässen An die Teilnehmer von Seminaren, Konferenzen und Präsentationen von neuen Produkten und Modellen können Imbisse und Getränke, soweit sie den üblichen Rahmen nicht überschreiten, verteilt werden. In solchen Fällen sind die entstandenen Kosten als Schulungskosten oder Imagewerbung zu verrechnen. 2.4 Werbegeschenke Werbegeschenke müssen unbedingt eindeutig auf die vom Unternehmen erzeugten und/oder gehandelten Produkte oder auf das Unternehmen werbend hinweisen. 2.5 Freiwillige Sozialaufwendungen Ausgaben für Jubiläumsgeschenke, Betriebsausflüge und Feiern sind im Vorhinein von der Geschäftsleitung zu genehmigen. 3. Belege 3.1 Die Belege müssen den § 4 V Nr. 1+2 des EStG bzw. der R 21(5) der EStR entsprechen. Als Belege werden von der Finanzverwaltung nur ordnungsgemäß ausgefüllte Rechnungen anerkannt. Zur Glaubhaftmachung gegenüber der Finanzbehörde muss der Beleg eine detailliert Auskunft über den Verzehr aufweisen und darf nicht pauschal mit „Speisen und Getränke“ beschriftet sein. 00I-144.indd Abs1:128 04.08.2009 12:05:39 Uhr 20 Beispiele für Dienst- und Organisationsanweisungen 129 3.2 Belege sind entsprechend den steuerlichen Vorschriften auszustellen: Name und Anschrift der Gaststätte• Name und Anschrift des Empfängers• Datum• Detaillierter Ausweis des Verzehrs.• 3.3 Diese Rechnungen sind dem zuständigen kostenstellenverantwortlichen Vorgesetzten (mit Handlungsvollmacht i.V.) vorzulegen. Mit seiner Unterschrift dokumentiert der Vorgesetzte sein volles Einverständnis mit der Ausgabe. 3.4 Der Bewirtungsbeleg ist auf der Rückseite oder in einem Anhang um folgende Informationen zu ergänzen: Bewirtete Personen (z.B. „Bewirtung von Herrn XY der Firma XY“) Anlass der Bewirtung bzw. Grund für das Geschenk• das zu belastende Profit Center• Unterschrift des Verursachers und des anweisenden Vorgesetzten.• 20.11 Organisationsanweisung für die Eingangs- und Ausgangspost 1. Eingangspost Die Post wird täglich am Beginn eines Arbeitstages von einem Mitarbeiter in der Post abgeholt und in den Empfang gebracht. Dort wird die Eingangspost geöffnet und den Eingangspostmappen der verschiedenen Abteilungen zugeordnet. Alle Termine, die sich aus dem Posteingang ergeben, werden von den Sekretär(inn)en in den Terminkalender eingetragen. Anschließend wird die Postmappe an den Geschäftsführer und von diesem an die Abteilungsleiter weitergegeben. Der Abteilungsleiter teilt die Post an die zuständigen Sachbearbeiter aus. Eingangsstempel Die eingehenden Schriftstücke werden an einer freien Stelle mit dem Eingangsstempel versehen. Der Stempel muss eine Datumseinstellung aufweisen, die jeden Tag aktualisiert werden muss. 2. Ausgangspost Die Post wird im Laufe des Tages in der dafür vorgesehenen Postausgangskiste, die im Sekretariat steht, gesammelt. Nach Postschluss (Mo bis Do 15.00 Uhr, Fr 12.00 Uhr) wir die Post vom/von der Sekretär(in) mit einem passenden Kuvert in die Postausgangsmappe gelegt und dem Abteilungsleiter oder 00I-144.indd Abs1:129 04.08.2009 12:05:39 Uhr 20 Beispiele für Dienst- und Organisationsanweisungen130 Geschäftsführer vorgelegt. Nach der Kontrolle durch die Abteilungsleiter oder Geschäftsführer wir die gesamte Ausgangspost von einem/r Sekretär(in) in das EDV-mäßig geführte Postbuch eingetragen. Es wird von links nach rechts eingetragen, ob der Brief eingeschrieben und/oder per Express versendet wird, weiterhin der Name und die Postleitzahl des Empfängers in Klammer, und der Inhalt der Postsendung kurz beschrieben. Dann werden die Briefe vom/von der Sekretär(in) in das beiliegende Kuvert gesteckt und zugeklebt. Die Postsendungen werden vom/von der Sekretär(in) abgewogen und frankiert. Die gesamte Ausgangspost eines Tages wird von Montag bis Donnerstag spätestens ab 17.00 Uhr und am Freitag spätestens ab 13.00 Uhr zur Post gebracht. Für jeweils eine Woche hat abwechselnd ein(e) Sekretär(in) die Ausgangspost auf die Post zu bringen. Pakete werden gesammelt und am nächsten Wochentag bei der Abholung der Eingangspost zur Post mitgenommen und verschickt. 00I-144.indd Abs1:130 04.08.2009 12:05:39 Uhr

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References

Zusammenfassung

Für jeden Unternehmer ein Muss

Aus den Medien erfährt die Öffentlichkeit immer wieder über Aufsehen erregende Schadensfälle in der Wirtschaft, die durch Fehlmanagement, Fahrlässigkeit oder wirtschaftskriminelle Handlungen verursacht werden. Das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) verpflichtet aber die Geschäftsführung von Kapitalgesellschaften, alle den Fortbestand des Unternehmens gefährdende Entwicklungen durch ein Überwachungs- und Kontrollsystem frühzeitig zu erkennen und Schadensfälle zu vermeiden. Das vom KonTraG geforderte Überwachungssystem lässt sich nur durch ein planvoll installiertes und dauernd den Veränderungen des Unternehmens anzupassendes „Internes Kontrollsystem“ (IKS) erreichen.

* Gliederung und Aufbau eines Internen Kontrollsystems

* Das IKS in der Unternehmensplanung, der Aufbau- und Ablauforganisation

* Das IKS im Rechnungswesen und im Zahlungsverkehr

* Das IKS in der Personalabteilung, Produktion und im Vertrieb

* Einsatz von Checklisten zur Prüfung des IKS

* Beispiele für Organisationsanweisungen

Die Autoren

Dr. Michael A. Klinger ist Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Unternehmensberater sowie Lehrbeauftragter für Betriebswirtschaftslehre an der Universität Salzburg. Er ist Präsident des österreichischen Steuervereins, Vorstandsmitglied des Vereins IKS (Institut für Interne Kontrollsysteme) sowie Vizepräsident der Kammer der Wirtschaftstreuhänder, Salzburg.

Oskar Klinger war Leiter der Konzernvision der Porsche Holding Österreich und ist heute Vorstands-mitglied des Vereines IKS.