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2 Definition und Zielsetzung des Internen Kontrollsystems in:

Michael A. Klinger, Oskar Klinger

Das Interne Kontrollsystem im Unternehmen, page 10 - 13

Checklisten, Organisationsanweisungen, Praxisbeispiele und Muster-Prüfberichte

2. Edition 2009, ISBN print: 978-3-8006-3656-3, ISBN online: 978-3-8006-4430-8, https://doi.org/10.15358/9783800644308_10

Series: Controlling Competence

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2 Definition und Zielsetzung des Internen Kontrollsystems 2.1 Die Interne Kontrolle ist eine Managementfunktion Die klassischen Führungs- und Managementaufgaben für den VS/GF bestehen aus: 1. Zielsetzung und Planung = Willensbildung 2. Entscheiden, Organisieren, Durchführen = Willensdurchsetzung 3. Kontrollieren, Überwachen = Willenssicherung Man bezeichnet in der Betriebswirtschaft diesen sich immer wiederholenden Vorgang als Managementkreis. Demnach ist die oben angeführte 3. Phase – Kontrolle und Überwachung – die Feststellung, ob die Ergebnisse der Realisationsphase mit der Planung übereinstimmen (Soll-Ist-Vergleich). Die Kontrolle, ob die organisatorischen Regelungen wirksam waren und eingehalten wurden, ist ein unabdingbarer, nicht delegierbarer Teil der Führungsverantwortung. Nur durch Kontrolle und Überwachung können Verluste und Abweichungen rechtzeitig erkannt und Verluste vermieden und somit die Unternehmensziele realisiert werden. Leider wird diese letzte Managementaufgabe zu wenig wahrgenommen. Von den Geschäftsführungen werden dann gerne die Argumente vorgebracht, dass man überlastet sei und zuwenig Zeit für diese Managementaufgabe habe. Außerdem habe man jahrelang bewährte Mitarbeiter, die keine ständige Überwachung benötigen. Die Willensicherung funktioniere auch kraft der eigenen unternehmerischen Autorität. Eine Organisation ohne Sicherung und Kontrolle ist aber wie ein Eisenbahnnetz ohne Signalanlagen. In Wirklichkeit bevorzugen Unternehmer bzw. VS/GF den ihrer Meinung nach kreativeren Teil der Managementfunktion, nämlich die Planung und die Organisation der Durchführung. Für viele ist Kontrolle und Überwachung zu wenig schöpferisch und befriedigend. In Kleinbetrieben reicht für die interne Kontrolle mehr oder weniger die persönliche Überwachungstätigkeit der ständig anwesenden Geschäftsführung. Bei wachsender Größe eines Unternehmens und damit verbundener Arbeitsteilung wird jedoch eine Systematisierung der Kontrolle notwendig, die bewusst gestaltet und immer wieder auf ihre Effektivität überprüft und verbessert werden muss. Die Gesamtheit aller Methoden und Maßnahmen für diese Systematisierung der Kontrollfunktion wird als IKS bezeichnet. 00I-144.indd Abs1:3 04.08.2009 12:05:33 Uhr 2 Definition und Zielsetzung des Internen Kontrollsystems4 2.2 Definitionen des Internen Kontrollsystems Wie bereits in der Einleitung erwähnt, sind die Erläuterungen zum KonTraG nicht erschöpfend. Hier wird der Vorstand einer Aktiengesellschaft für ein angemessenes Risikomanagement und ein internen Überwachungssystem verantwortlich gemacht. Es sind geeignete Maßnahmen zu treffen, die die Erkennung von fortbestandgefährdenden Entwicklungen möglich machen. Der Begriff des IKS basiert auf dem im Angloamerikanischen entwickelten Begriff des „Internal Control“. Die Entstehung des Internal Control-Konzepts ist in starkem Maße als Reaktion auf Betrugs- und Unterschlagungsfälle in der amerikanischen Wirtschaft zu sehen. Es hatte auch die Aufgabe, menschliche Unzulänglichkeiten bei der Aufgabenerfüllung zu verhindern bzw. aufzudecken. Das Internal Control formuliert vier unterschiedliche Anforderungen: Sicherung des Vermögens• Maßnahmen zwecks Verlässlichkeit und Genauigkeit der Zahlen des Rech-• nungswesens Förderung der betrieblichen Effizienz• Unterstützung der Einhaltung der vorgeschriebenen Geschäftspolitik.• Die Problematik, dass keine einheitliche Begriffsbestimmung bezüglich des Internal Control vorhanden war, gab es bis zum September 1992 auch im angloamerikanischen Raum. Im September 1992 wurde in den USA von dem „Committee for Sponsoring Organizations of the Treadway Commissions“ unter dem Titel „Internal Control – Integrated Framework“ eine Studie veröffentlicht. Diese Studie hatte zum Ziel, die verschiedenen Internal Control Begriffe zu vereinheitlichen. Des Weiteren wurden Normen aufgestellt, mit denen die Unternehmen in die Lage versetzt werden sollten, ihre Internal Control-Systeme auf ihre Wirksamkeit hin zu beurteilen. Folgende Ziele sollten mit einer möglichst hohen Wahrscheinlichkeit erreicht werden: Wirksamkeit und Effizienz der betrieblichen Abläufe• Verlässlichkeit der finanziellen Berichterstattung• Einhaltung der einschlägigen Gesetze und Vorschriften.• Die Österreichische Arbeitsgemeinschaft Interne Revision (ARGE IR) definiert das IKS in ihren Grundsätzen der Internen Revision als eine von der Unternehmensleitung bewusst gestaltete Gesamtheit von Methoden und Maßnahmen, die dazu bestimmt sind, die Vermögenswerte zu sichern, die Wirtschaftlichkeit zu erhöhen, die Einhaltung der Geschäftspolitik und die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der betrieblichen Aufzeichnungen und des darauf basierenden Management-Informationssystem (MIS) zu gewährleisten. Auch das Wirtschaftsprüfer-Handbuch sieht die wesentlichen Aufgaben des IKS wie folgt: Sicherung und Schutz des vorhandenen Vermögens vor Verlusten aller Art• Gewinnung genauer, aussagefähiger und zeitnaher Aufzeichnungen• 00I-144.indd Abs1:4 04.08.2009 12:05:33 Uhr 2 Definition und Zielsetzung des Internen Kontrollsystems 5 Förderung des betrieblichen Wirkungsgrades durch Auswertung der Auf-• zeichnungen Unterstützung der Befolgung der vorgeschriebenen Geschäftspolitik.• Das American Institute of Certified Public Accountants nahm die vorgenannte Definition bereits im Jahre 1949 als Zielsetzung des „Internal Control“ auf. Die zuvor erwähnten Kriterien aus der einschlägigen Literatur lassen sich wie folgt zusammenfassen. Das IKS umfasst alle im Unternehmen planvoll gesetzten Methoden und Maßnahmen, die das Vermögen des Unternehmens sichern• die betriebliche Effizienz und somit die Wirtschaftlichkeit steigern• die Zuverlässigkeit des Rechnungs- und Berichtswesens gewährleisten • und die Einhaltung der vorgeschriebenen Geschäftsrichtlinien und gesetzli-• chen Vorschriften sicherstellen. 2.3 Merkmale eines Zweckentsprechenden Internen Kontrollsystems In jedem Unternehmen trifft man auf ein gewachsenes IKS. Diese gewachsenen Kontrollsysteme weisen die im vorigen Abschnitt geforderten Merkmale eines zweckentsprechenden IKS häufig nur teilweise auf und es ist daher geboten, sie durch entsprechende Reorganisationsmaßnahmen auf einen diesen Merkmalen entsprechenden Standard zu heben. Ein zweckentsprechendes bewusst gestaltetes, d.h. geplantes IKS sollte folgende Merkmale aufweisen: im Vordergrund sollte zunächst die Selbstkontrolle aller im Unternehmen • Beschäftigten stehen die Intensität und Periodizität der Kontrollen sollte sich nach der Größe der • jeweiligen Risiken bemessen bei der Risikeneinschätzung sollten nicht nur die in der Vergangenheit tat-• sächlich aufgetretenen, sondern auch die in Zukunft möglicherweise auftretenden Schäden berücksichtigt werden die Umgehungsmöglichkeiten von Kontrollen müssen minimiert werden• die Kontrollen durch Menschen müssen weitgehend durch Kontrollen mit-• tels technischer Einrichtungen ergänzt bzw. ersetzt werden es muss ein Management-Informations-System (MIS) vorhanden sein (Plan-• kostenrechnungen, kurzfristige Erfolgsrechnungen, Verkaufsstatistiken, Investitionsrechnungen, Kalkulationen etc.) die Dokumentation aller Kontrollvorgänge ist unverzichtbar• die Gewährleistung, dass jede Nachricht über ein Kontrollergebnis in hinrei-• chend kurzer Zeit zu entsprechenden Maßnahmen durch die dafür bestimmten Steuerungs-, Regelungs- oder Entscheidungsorgane führt 00I-144.indd Abs1:5 04.08.2009 12:05:33 Uhr 2 Definition und Zielsetzung des Internen Kontrollsystems6 die Gewährleistung, dass durch Kontrollfeststellungen Lernprozesse ausge-• löst werden und von ihnen Präventivwirkungen ausgehen eine genaue Festlegung, wo, in welchen Fällen, wann Vollkontrollen, Stich-• probenkontrollen, Plausibilitätskontrollen anzuwenden sind. Die Geschäftsführungen sollten überprüfen, ob das in ihrem Unternehmen vorhandene IKS vorstehende Merkmale aufweist. 2.4 Die Kontrollen Kontrollen sind prozessgebundene Einrichtungen und Maßnahmen zur laufenden Überwachung und Regelung von Abläufen nach vorgegebenen Normen. Jede Kontrolle ist ein Soll-Ist-Vergleich. Ohne Soll-Vorgabe (Norm) ist somit eine Kontrolle nicht durchführbar. Die Kontrollen sollten nicht unbedingt nebeneinander stehen, sondern nach Möglichkeit sinnvoll miteinander verknüpft sein. Nach Tunlichkeit sollte bei Ausfall eines bestimmten Kontrollvorgangs eine andere Kontrolle wirksam werden. In einem gut funktionierenden System sollte keine Arbeit ohne Kontrolle bleiben. Die Kontrolle geht in vier Einzelschritten vor sich: Erhebung des Ist-Zustandes/Ist-Daten• Soll-Ist-Vergleich• Analyse der Abweichungen• Korrektive Maßnahmen.• Die Kontrolle umfasst technische und kaufmännische Arbeitsvorgänge (Material-, Qualitäts-, Ausschuss-, Rechnungs-, Budgetkontrollen etc.). Sie sollte aber auch die Managementfunktionen erfassen. Eine ständige Überwachung z.B. der Unternehmensziele, der strategischen Unternehmensplanung, der Arbeitsergebnisse etc. sollte im internen Kontrollsystem eingebunden sein. Kontrollen sollten nach Möglichkeit zwangsläufig in den betrieblichen Abläufen eingebaut sein. Kontrollen können vorgeschaltet, gleich- oder nachgeschaltet sein. Wesentlich ist nur, dass ein Soll-Ist-Vergleich möglich wird. Insbesonders ist es möglich, bereits in der Software programmierte Kontrollen vorzusehen. Überhaupt ist die EDV ein wichtiges technisches Hilfsmittel zur Gestaltung des IKS. Wie oben beschrieben, ist die Kontrolle und Überwachung eine unabdingbare Führungsaufgabe des VS/GF. Er kann sich zwar beraten und helfen lassen (z.B. durch die interne und externe Revision), für die Funktionsfähigkeit des IKS ist er aber letztlich selbst verantwortlich. Der VS/GF handelt auf jeden Fall rechtswidrig, wenn er den ihm obliegenden Sorgfaltsstandard im IKS nicht einhält. 00I-144.indd Abs1:6 04.08.2009 12:05:33 Uhr

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Zusammenfassung

Für jeden Unternehmer ein Muss

Aus den Medien erfährt die Öffentlichkeit immer wieder über Aufsehen erregende Schadensfälle in der Wirtschaft, die durch Fehlmanagement, Fahrlässigkeit oder wirtschaftskriminelle Handlungen verursacht werden. Das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) verpflichtet aber die Geschäftsführung von Kapitalgesellschaften, alle den Fortbestand des Unternehmens gefährdende Entwicklungen durch ein Überwachungs- und Kontrollsystem frühzeitig zu erkennen und Schadensfälle zu vermeiden. Das vom KonTraG geforderte Überwachungssystem lässt sich nur durch ein planvoll installiertes und dauernd den Veränderungen des Unternehmens anzupassendes „Internes Kontrollsystem“ (IKS) erreichen.

* Gliederung und Aufbau eines Internen Kontrollsystems

* Das IKS in der Unternehmensplanung, der Aufbau- und Ablauforganisation

* Das IKS im Rechnungswesen und im Zahlungsverkehr

* Das IKS in der Personalabteilung, Produktion und im Vertrieb

* Einsatz von Checklisten zur Prüfung des IKS

* Beispiele für Organisationsanweisungen

Die Autoren

Dr. Michael A. Klinger ist Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Unternehmensberater sowie Lehrbeauftragter für Betriebswirtschaftslehre an der Universität Salzburg. Er ist Präsident des österreichischen Steuervereins, Vorstandsmitglied des Vereins IKS (Institut für Interne Kontrollsysteme) sowie Vizepräsident der Kammer der Wirtschaftstreuhänder, Salzburg.

Oskar Klinger war Leiter der Konzernvision der Porsche Holding Österreich und ist heute Vorstands-mitglied des Vereines IKS.