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16 Das Interne Kontrollsystem im Vertrieb in:

Michael A. Klinger, Oskar Klinger

Das Interne Kontrollsystem im Unternehmen, page 51 - 55

Checklisten, Organisationsanweisungen, Praxisbeispiele und Muster-Prüfberichte

2. Edition 2009, ISBN print: 978-3-8006-3656-3, ISBN online: 978-3-8006-4430-8, https://doi.org/10.15358/9783800644308_51

Series: Controlling Competence

Bibliographic information
16 Das Interne Kontrollsystem im Vertrieb Aufgabe des Vertriebs ist es, die Verwertung der erbrachten betrieblichen Leistungen durchzuführen. Es ist die letzte Phase des Betriebsprozesses, der zum Rückfluss der eingesetzten Werte führt und somit die Weiterführung der Produktionsfähigkeit ermöglicht. Das IKS verlangt vom VS/GF, dass er zunächst Marktforschung• Produkt- bzw. Leistungsgestaltung• Marketing, Preis- und Konditionengestaltung• Verkaufsförderung und Werbung• Kundendienst• Distribution, Warenausgang• plant und von den Gesellschaftern bzw. vom Aufsichtsrat genehmigen lässt. 16.1 Marktforschung Die vorliegenden Daten der Planung sind nach entscheidungsrelevanten Kriterien zusammenzufassen und zu strukturieren. Die Interpretation der Daten soll dann die Erkenntnisse für Marketingentscheidungen bringen. Der VS/GF hat die Pflicht, die Marktforschung im eigenen Unternehmen oder durch „out sourcing“ extern durchzuführen. Alle notwendigen internen und externen Daten müssen für die Marktforschung zur Verfügung gestellt werden. Die Analysen müssen zeitgerecht erstellt werden. Die mit der Marktforschung Beschäftigten müssen an allen Verkaufs- und Produktionsbesprechungen teilnehmen. 16.2 Produkt- und Sortimentgestaltung Die Produkt- und Sortimentgestaltung muss dem vorgenannten Marketing- Konzept, der Konkurrenzanalyse und der Absatzprognose angepasst sein. Systematisch muss an der Weiterentwicklung neuer Produkte gearbeitet werden. Der Lebenszyklus eines Produkts läuft in 5 Phasen (Einführungs-, Wachstums-, Reife-, Sättigungs- und Degenerationsphase) ab. Es ist daher im Sinne des IKS für entsprechende Maßnahmen zu sorgen (z.B. Herausnahme veralteter Produkte aus dem Sortiment, Abverkauf mit Preisnachlass etc.). 00I-144.indd Abs1:49 04.08.2009 12:05:36 Uhr 16 Das Interne Kontrollsystem im Vertrieb50 Das Sortiment sollte so gestaltet sein, dass es zwar möglichst viele Kundenwünsche befriedigt, aber aus wirtschaftlichen Gründen nicht aufgebläht wird. 16.3 Preis- und Konditionengestaltung Die Kalkulation der Preise, Rabatte, Boni und Skonti darf der VS/GF nicht allein in die Hände der Verkaufsleitung legen. Sie muss nach dem Vier-Augen- Prinzip durchgeführt werden (gemeinsam mit Finanzleiter). Das gleiche gilt für die Liefer- und Zahlungsbedingungen, Zahlungsziele und Kreditlimits. Wechselannahme ab einer bestimmten Höhe, Sonderangebote und Verkaufsaktionen sind mit der Finanzleitung zu besprechen. Das Provisionssystem mit dem Außendienst und den Vermittlern darf nicht vom Umsatz abhängig gestaltet werden, sondern muss auf erzielte Deckungsbeiträge abgestimmt sein. 16.4 Warenausgang Es muss sichergestellt sein, dass Auslieferungen nur gegen Versandauftrag/ Versandanzeige durchgeführt werden. Die Fakturierung muss unabhängig von der Buchhaltung und Versandabteilung sein. Unterlage für die Fakturierung muss die Versandanzeige sein. Die Kontrolle der Ausgangsrechnungen soll unabhängig von der Fakturierung durchgeführt werden (Vergleich mit Bestellung, Lieferschein und Versandanzeige). Keinesfalls sollten Gefälligkeits- oder fingierte Rechnungen toleriert werden, auch wenn Kunden darum ersuchen. Es muss eine Kontrollautomatik in der Fakturierung installiert sein, die sicherstellt, dass alle Lieferungen und Leistungen fakturiert werden. Für die innerbetrieblichen Lieferungen und Leistungen muss eine schriftliche Regelung für deren Verrechnung vorgegeben werden. Die Bonitätsprüfung neuer Kunden, die Festlegung von deren Kreditlimits, Konditionen und Zahlungsziele haben nach dem Vier-Augen-Prinzip zwischen Vertriebs- und Finanzleitung zu erfolgen. Folgende Verkäufe sollten besonders überwacht werden: an Mitarbeiter• Anlagenverkauf• obsolet gewordene Waren und Produkte• beschädigte Waren und Produkte• Ausstellungsstücke von Messen• Mustersendungen• so genannte Streckengeschäfte (Lieferungen an Kunden, die nicht über das • Lager laufen) Verschrottungen.• 00I-144.indd Abs1:50 04.08.2009 12:05:36 Uhr 16 Das Interne Kontrollsystem im Vertrieb 51 16.5 Reklamationen von und Gutschriften an Kunden Hier sind folgende Vorsorgen zu treffen: von Kunden reklamierte Ware muss zurückgesandt oder vor Ort vom Au-• ßendienst besichtigt werden Kundenreklamationen sind meistens mit einer Minderüberweisung des • Rechnungsbetrags durch den Kunden verbunden, es muss daher ein Meldesystem zwischen Buchhaltung und Verkaufsleitung installiert sein, das eine rasche Erledigung von Kundenreklamationen gewährleistet Massenausbuchungen von Minderüberweisungen über das Konto, „Un-• einbringliche Forderungen“ zum Bilanzstichtag sind ein Indiz für schlechte Reklamations-Bearbeitung der Debitorenbuchhaltung sollte verboten sein, Minderüberweisungen von • Kunden selbstständig auszubuchen, auch wenn die Verkaufsleitung die Reklamationen nicht oder nur schleppend abwickelt eine statistische Auswertung von Zahl und Art der Reklamationen kann • dazu beitragen, Produktionsmängel ausfindig zu machen. 16.6 Fuhrpark und Versand Der Fuhrpark des Unternehmens dient der Erfüllung der Transport-Erfordernisse des Unternehmens. Es empfiehlt sich daher, die IKS-Erfordernisse für die Aufgaben und Abläufe im Fuhrpark schriftlich in einer Fuhrparkordnung festzulegen. Folgende Regelungen sind zu treffen: Für den LKW-Fuhrpark: Regelung der Fahrpausen• Treibstoffkontrolle• Fahrzeitenkontrolle mittels Fahrtenschreiber• Sicherstellung der Pflege und Reparatur des LKW-Fuhrparks• Einholung von Kostenvoranschlägen für größere Reparaturen etc.• Der Versandleiter sollte verpflichtet werden, regelmäßig Auslastungskontrollen durchzuführen sowie Leerfrachten zu vermeiden. Regelmäßig sollte er Tourenoptimierungen vornehmen, die Beladungszeiten regeln und die Beladung überwachen. Der Einkauf des Fuhrparks ist über die Einkaufsstelle durchzuführen. Grundsätzlich sollte der VS/GF einen regelmäßigen Kostenvergleich über die Rentabilität des eigenen Fuhrparks zu den Kosten des outsourcing an fremde Frachtführer durchführen. Bei der Entscheidung Kauf oder Leasing von Fahrzeugen müssen vor der Entscheidung schriftliche Kostenvergleichsrechnungen angestellt werden. 00I-144.indd Abs1:51 04.08.2009 12:05:36 Uhr 16 Das Interne Kontrollsystem im Vertrieb52 Für den PKW-Fuhrpark: Grundsätze für den PKW-Einkauf (Marke, Größenordnung, Ausstattung)• Berechtigung für die Benutzung der Firmenfahrzeuge• Berechtigung für Privatfahrten (Urlaubsregelung)• Treibstoff-, Wartungs- und Reparaturregelung• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften• Fahrtenbuchführung.• 16.7 Verkaufsaußendienst – Reiseordnung und Bewirtung 16.7.1 Reiseordnung Mit dem Außendienst, aber auch bei Dienstreisen leitender Angestellter ist eine Arbeitszeitvereinbarung zu treffen. Der genannte Personenkreis ist bei der Arbeitszeiteinteilung mehr oder weniger selbstständig, daher können Arbeitszeiten im Außendienst nicht kontrolliert werden. Aus diesem Grund sollte eine Überstundenvergütung im Außendienst ausgeschlossen werden. Festzulegen ist außerdem, wann öffentliche Verkehrsmittel und wann der eigene Fuhrpark verwendet • werden soll die Benutzung von Vertragshotels• fristgerechte Abrechnung der Reisekosten• Anweisungsbefugnis für die Auszahlung der Reisekosten (Vier-Augen-Prin-• zip) Kontrolle der Reisekostenabrechnungen• Regelung Tagesspesen, Übernachtungspauschalen, Fahrtenbuchführung • etc. 16.7.2 Bewirtungs- und Geschäftsanbahnungsspesen Geschäftliche Bewirtungen sind gemäß § 4 V Nr. 1+2 EStG nur zu 70 % abzugsfähig. Die R21(5) der Einkommensteuerrichtlinien (EStR) sind zu beachten. Hinsichtlich der Belege für die Bewirtung von Kunden gibt es von Seiten der Finanzverwaltung umsatzsteuerliche Vorschriften. Für Geschäftsanbahnungs- und Bewirtungsspesen mit Werbecharakter sollten daher klare Regelungen herausgegeben werden: derartige Ausgaben sind pro Profit-Center zu budgetieren• es muss ein konkreter Zusammenhang mit einem Geschäftsabschluss beste-• hen anlässlich von Präsentationen neuer Produkte können Bewirtungen, soweit • sie den üblichen Rahmen nicht überschreiten, als Imagewerbung verrechnet werden 00I-144.indd Abs1:52 04.08.2009 12:05:36 Uhr 16 Das Interne Kontrollsystem im Vertrieb 53 Werbegeschenke müssen eindeutig auf die vom Unternehmen erzeugten/• gehandelten Produkte oder auf das Unternehmen selbst werbend hinweisen für die üblichen Weihnachtsgeschenke an Kunden sollte es eine Evidenzhal-• tung geben, die alljährlich aktualisiert werden muss der Verbrauch von Werbegeschenken, die auf Lager gehalten werden, muss • überwacht werden Bewirtungen von Kunden sollten im Einklang mit der Bedeutung des Ge-• schäftsfalles stehen. 00I-144.indd Abs1:53 04.08.2009 12:05:36 Uhr

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Zusammenfassung

Für jeden Unternehmer ein Muss

Aus den Medien erfährt die Öffentlichkeit immer wieder über Aufsehen erregende Schadensfälle in der Wirtschaft, die durch Fehlmanagement, Fahrlässigkeit oder wirtschaftskriminelle Handlungen verursacht werden. Das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) verpflichtet aber die Geschäftsführung von Kapitalgesellschaften, alle den Fortbestand des Unternehmens gefährdende Entwicklungen durch ein Überwachungs- und Kontrollsystem frühzeitig zu erkennen und Schadensfälle zu vermeiden. Das vom KonTraG geforderte Überwachungssystem lässt sich nur durch ein planvoll installiertes und dauernd den Veränderungen des Unternehmens anzupassendes „Internes Kontrollsystem“ (IKS) erreichen.

* Gliederung und Aufbau eines Internen Kontrollsystems

* Das IKS in der Unternehmensplanung, der Aufbau- und Ablauforganisation

* Das IKS im Rechnungswesen und im Zahlungsverkehr

* Das IKS in der Personalabteilung, Produktion und im Vertrieb

* Einsatz von Checklisten zur Prüfung des IKS

* Beispiele für Organisationsanweisungen

Die Autoren

Dr. Michael A. Klinger ist Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Unternehmensberater sowie Lehrbeauftragter für Betriebswirtschaftslehre an der Universität Salzburg. Er ist Präsident des österreichischen Steuervereins, Vorstandsmitglied des Vereins IKS (Institut für Interne Kontrollsysteme) sowie Vizepräsident der Kammer der Wirtschaftstreuhänder, Salzburg.

Oskar Klinger war Leiter der Konzernvision der Porsche Holding Österreich und ist heute Vorstands-mitglied des Vereines IKS.