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3 Verpflichtung des Vorstandes und des Geschäftsführers zur ordnungsgemäßen Geschäftsführung in:

Michael A. Klinger, Oskar Klinger

Das Interne Kontrollsystem im Unternehmen, page 14 - 15

Checklisten, Organisationsanweisungen, Praxisbeispiele und Muster-Prüfberichte

2. Edition 2009, ISBN print: 978-3-8006-3656-3, ISBN online: 978-3-8006-4430-8, https://doi.org/10.15358/9783800644308_14

Series: Controlling Competence

Bibliographic information
3 Verpflichtung des Vorstandes und des Geschäftsführers zur ordnungsgemäßen Geschäftsführung Das KonTraG 1998 und der § 91 II AktG sowie § 317 IV HGB verpflichten den VS bzw. GF die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes anzuwenden. Der VS/GF, der diese Obliegenheiten verletzt, haftet der Gesellschaft gegenüber für den daraus entstandenen Schaden. Schaden ist jede Vermögensminderung, die durch fehlerhaftes Handeln oder Unterlassen des VS/GF hervorgerufen wird. Aus der Pflicht des VS/GF zur umfassenden Wahrnehmung und Förderung der Gesellschaftsinteressen ergibt sich, dass er Schwachstellen und Fehler – immer im Rahmen des Zumutbaren und Möglichen – aufdecken und beseitigen muss. Er darf sich insofern weder Nachlässigkeit noch Gleichgültigkeit zu Schulden kommen lassen. Die Mitglieder des Aufsichtsrates haften nämlich nicht für die Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters, sondern nur für die Sorgfalt, die ein Organ, welches mit Überwachungsaufgaben betraut ist, aufzubringen hat. Anlässlich der Prüfung des Jahresabschlusses sollte mit dem VS/GF das Bewusstsein der Haftungsrisiken hinsichtlich eines mangelhaften IKS hinterfragt werden. So kann der Abschlussprüfer einen wesentlichen Beitrag zur Sensibilisierung und zu seiner eigenen Risikoverringerung leisten. Nachdem das KonTraG 1998 dem VS/GF die Verpflichtung zur Führung eines dem Unternehmen entsprechenden IKS gesetzlich vorschreibt und hierdurch die vorgenannten Sorgfaltspflichten verschärft wurden, ist anzunehmen, dass der VS/GF für eventuelle Schäden, die der Gesellschaft durch sein Verschulden aus einem mangelhaften IKS entstehen, haftet. Zu ordnungsgemäßer und erfolgreicher Unternehmensführung und damit verbundener Schadensverhütung ist ein entsprechendes IKS im Unternehmen nunmehr gesetzlich verpflichtend einzuführen. Das Arbeitsgeschehen verläuft nicht immer geradlinig nach Plan. Das IKS ist für die rasche Information solcher Soll-Ist-Abweichungen an den VS/GF unentbehrlich. Nur so können von ihr rasch korrigierende Maßnahmen umgehend gesetzt werden. Ein gut funktionierendes IKS dient auch als Frühwarnsystem für Unzulänglichkeiten und drohende Insolvenzen. Eine Auswertung des Kreditschutzverbandes 1870 von 5.800 Insolvenzursachen zeigte schon 1999 folgendes Bild: 36 % sind auf Verlustquellen im innerbetrieblichen Bereich zurückzuführen• 25 % sind auf Fahrlässigkeiten zurückzuführen und nur• 29 % sind auf andere Ursachen (Kapitalmangel, außerbetriebliche Ursachen • etc.) zurückzuführen. 00I-144.indd Abs1:7 04.08.2009 12:05:33 Uhr 3 Verpflichtung zur ordnungsgemäßen Geschäftsführung8 Wie in der Definition des IKS bereits festgestellt, geht es im IKS nicht nur um die Abwendung von Schadensfällen, nicht bloß um die Kontrolle der Einhaltung von Richtlinien und Vorschriften und der Richtigkeit des Rechnungs- und Berichtswesens. Das IKS muss vielmehr auch zur ständigen Verbesserung der betrieblichen Effizienz Methoden und Maßnahmen vorsehen, damit Verlustquellen rechtzeitig aufgespürt und Rationalisierungen, die zur Kostenoptimierung und Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit beitragen, vorgenommen werden können. Der VS/GF hat auch durch gezielte IKS-Maßnahmen dafür zu sorgen, dass dolose Handlungen von Mitarbeitern vermieden oder zumindest erschwert werden. Solche Handlungen sind vorsätzliche, geplante und durchgeführte geschäftsschädigende Handlungen mit der Absicht der persönlichen Bereicherung. Deshalb ist es Aufgabe des VS/GF, mit Hilfe des IKS dolose Handlungen zu vermeiden bzw. anzuhalten. Solange Menschen mit sensiblen Arbeitsabläufen beschäftigt sind, besteht immer ein latentes Risiko. Immer dann, wenn diese Gefahren aus mangelndem Kontrollbewusstsein, Vertrauensseligkeit oder Betriebsblindheit nicht erkannt oder unterschätzt werden, kommt es in den Unternehmen zu mehr oder weniger spektakulären Schadensfällen, die oft jahrelang unentdeckt bleiben. Immer häufiger betrügen Mitarbeiter ihr Unternehmen. Nach Angaben der Hamburger Hermes Kreditversicherung AG nahmen die Delikte Veruntreuung, Betrug und Unterschlagung durch Beschäftigte in den letzten Jahren stark zu. Die Wirtschaftskriminalität zählt mittlerweile zu den größten Geschäftsrisiken. Sicherheit gegen dolose Handlungen muss auch auf höchster Hierarchieebene gegeben sein. Oft werden diese Managementebenen von den Kontrollen des laufenden Geschäfts nicht erfasst. Andererseits verfügen gerade sie über eine Menge vertraulicher Informationen und Möglichkeiten für rechtswidrige Handlungen. Auch das Strafgesetzbuch sieht folgende Handlungen als strafbare Tatbestände an: StGB § 203 Verletzung von Berufsgeheimnissen § 242 Diebstahl § 266 Veruntreuung § 246 Unterschlagung § 263 Betrug § 263a Betrügerischer Datenmissbrauch (Computerbetrug) § 299 Bestechung § 303a Datenveränderung § 303b Datenbeschädigung Für ein durch Fahrlässigkeit entstandenes, mangelhaftes IKS, das dolose Handlungen erst möglich macht, kann der VS/GF haftbar gemacht werden. 00I-144.indd Abs1:8 04.08.2009 12:05:33 Uhr

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Zusammenfassung

Für jeden Unternehmer ein Muss

Aus den Medien erfährt die Öffentlichkeit immer wieder über Aufsehen erregende Schadensfälle in der Wirtschaft, die durch Fehlmanagement, Fahrlässigkeit oder wirtschaftskriminelle Handlungen verursacht werden. Das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) verpflichtet aber die Geschäftsführung von Kapitalgesellschaften, alle den Fortbestand des Unternehmens gefährdende Entwicklungen durch ein Überwachungs- und Kontrollsystem frühzeitig zu erkennen und Schadensfälle zu vermeiden. Das vom KonTraG geforderte Überwachungssystem lässt sich nur durch ein planvoll installiertes und dauernd den Veränderungen des Unternehmens anzupassendes „Internes Kontrollsystem“ (IKS) erreichen.

* Gliederung und Aufbau eines Internen Kontrollsystems

* Das IKS in der Unternehmensplanung, der Aufbau- und Ablauforganisation

* Das IKS im Rechnungswesen und im Zahlungsverkehr

* Das IKS in der Personalabteilung, Produktion und im Vertrieb

* Einsatz von Checklisten zur Prüfung des IKS

* Beispiele für Organisationsanweisungen

Die Autoren

Dr. Michael A. Klinger ist Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Unternehmensberater sowie Lehrbeauftragter für Betriebswirtschaftslehre an der Universität Salzburg. Er ist Präsident des österreichischen Steuervereins, Vorstandsmitglied des Vereins IKS (Institut für Interne Kontrollsysteme) sowie Vizepräsident der Kammer der Wirtschaftstreuhänder, Salzburg.

Oskar Klinger war Leiter der Konzernvision der Porsche Holding Österreich und ist heute Vorstands-mitglied des Vereines IKS.