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13 Das Interne Kontrollsystem im Zahlungsverkehr in:

Michael A. Klinger, Oskar Klinger

Das Interne Kontrollsystem im Unternehmen, page 40 - 41

Checklisten, Organisationsanweisungen, Praxisbeispiele und Muster-Prüfberichte

2. Edition 2009, ISBN print: 978-3-8006-3656-3, ISBN online: 978-3-8006-4430-8, https://doi.org/10.15358/9783800644308_40

Series: Controlling Competence

Bibliographic information
13 Das Interne Kontrollsystem im Zahlungsverkehr 13.1 Kasse Die Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit ist im Zahlungsverkehr besonders bedeutsam. Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften stellen hohe Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung. Der Grad der Ordnungsmäßigkeit im Kassenverkehr wird häufig als Maßstab für die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung angesehen. So kann es anlässlich einer finanzbehördlichen Betriebsprüfung zur Verwerfung der gesamten Buchführung kommen. Zum Beispiel, wenn die Kassenbucheintragungen nicht chronologisch durchgeführt werden und es dadurch wiederholt zu Kassenbuchminusbeständen kommt. Voraussetzungen für eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung sind, dass jeder Kassenbewegung ein Beleg zu Grunde liegt• alle Kassenbelege gut leserlich und inhaltlich so angefertigt sind, dass Irrtü-• mer ausgeschlossen sind die Eintragungen in das Kassenbuch, wenn keine Registrierkasse vorliegt, • chronologisch und tagfertig vorgenommen werden alle Eintragungen Zeile für Zeile erfolgen und keine Zeilen ausgelassen wer-• den und falsche Eintragungen so gestrichen werden, dass die Fehleintragung noch lesbar ist die vorgesehenen Vordrucke verwendet werden• die nochmalige Verwendung von Kassenbelegen (durch Nummerierung der • Belege) ausgeschlossen ist regelmäßige Kassenstürze vorgenommen werden.• Voraussetzungen für die Sicherheit sind: die Festlegung von Höchst- und Mindestbeständen der Kassen• der Abschluss einer Kassenbestandsversicherung• dass es eine Regelung für die Tresorschlüssel, Reserveschlüssel und • safe-codes gibt dass die Kassenführung nicht mit nicht zu vereinbarenden Tätigkeiten ge-• koppelt ist (Kasse mit Buchhaltung, Kasse mit Bankvollmacht, Kasse mit Einkauf) dass der Außendienst mit Inkassoberechtigung darauf hingewiesen wird, • dass nicht oder unbegründet verspätete Ablieferung von einkassierten Beträgen als Unterschlagung gelten dass eine vertrauliche Regelung für Bargeldtransporte besteht• dass keine privaten Gelder und so genannte Bons in der Kasse aufbewahrt • werden 00I-144.indd Abs1:37 04.08.2009 12:05:36 Uhr 13 Das Interne Kontrollsystem im Zahlungsverkehr38 dass alle Anweisungen für die Kassenausgänge nach dem Vier-Augen-Prin-• zip ausgestellt werden, bevor es zur Auszahlung kommt. Der VS/GF sollte die gewünschten IKS-Voraussetzungen in einer Kassenordnung schriftlich festlegen. 13.2 Bankenverkehr Für den Verkehr mit Banken müssen nicht nur die IKS-Voraussetzungen Sicherheit und Ordnungsmäßigkeit, sondern auch die Wirtschaftlichkeit gegeben sein. Die Bankvollmachten müssen nach dem Vier-Augen-Prinzip geregelt sein. Das gilt auch für das Electronic Banking (Regelung der Transaktions-Nummern). Allerdings sollen die Bankvollmachten nur so viel wie unbedingt nötig und so wenig wie möglich aufgeteilt sein. Es sollte eine Funktionstrennung zwischen Zahlungsanweisung und Kreditoren-Buchführung geben (Vier-Augen-Prinzip). Die Einhaltung der Zahlungstermine und die Ausnutzung der Skonti müssen gewährleistet sein. Die Prüfung der Lieferantenrechnungen vor Verbuchung und Zahlung muss zwingend vorgegeben sein. Für die Ausstellung von Wechseln gilt das Vier-Augen-Prinzip. Die Verfügungen über die Wertpapiere in den Bankdepots dürfen nur mit doppelter Unterschrift erfolgen. Zur Verbesserung der Wirtschaftlichkeit muss der Buchhaltung verbindlich vorgegeben werden, dass alle Zins- und Spesenbelastungen der Bank nachgerechnet werden. Auch sind die Bankkonditionen laufend mit anderen Bankinstituten zu vergleichen und gegebenenfalls neu zu verhandeln. Insbesonders sind hier die Spesen für die Deviseneingänge in Euro- und Nichteurowährungen, für die Devisenausgänge, für die Berechnung der Valutatage, für den Wechseldiskont, für die Scheckeinlösung und die Wechselkurse laufend zu beobachten. 00I-144.indd Abs1:38 04.08.2009 12:05:36 Uhr

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Zusammenfassung

Für jeden Unternehmer ein Muss

Aus den Medien erfährt die Öffentlichkeit immer wieder über Aufsehen erregende Schadensfälle in der Wirtschaft, die durch Fehlmanagement, Fahrlässigkeit oder wirtschaftskriminelle Handlungen verursacht werden. Das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) verpflichtet aber die Geschäftsführung von Kapitalgesellschaften, alle den Fortbestand des Unternehmens gefährdende Entwicklungen durch ein Überwachungs- und Kontrollsystem frühzeitig zu erkennen und Schadensfälle zu vermeiden. Das vom KonTraG geforderte Überwachungssystem lässt sich nur durch ein planvoll installiertes und dauernd den Veränderungen des Unternehmens anzupassendes „Internes Kontrollsystem“ (IKS) erreichen.

* Gliederung und Aufbau eines Internen Kontrollsystems

* Das IKS in der Unternehmensplanung, der Aufbau- und Ablauforganisation

* Das IKS im Rechnungswesen und im Zahlungsverkehr

* Das IKS in der Personalabteilung, Produktion und im Vertrieb

* Einsatz von Checklisten zur Prüfung des IKS

* Beispiele für Organisationsanweisungen

Die Autoren

Dr. Michael A. Klinger ist Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Unternehmensberater sowie Lehrbeauftragter für Betriebswirtschaftslehre an der Universität Salzburg. Er ist Präsident des österreichischen Steuervereins, Vorstandsmitglied des Vereins IKS (Institut für Interne Kontrollsysteme) sowie Vizepräsident der Kammer der Wirtschaftstreuhänder, Salzburg.

Oskar Klinger war Leiter der Konzernvision der Porsche Holding Österreich und ist heute Vorstands-mitglied des Vereines IKS.