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1.3 Beschaffungsprozess – Von der Bedarfsmeldung zum Bestellabruf in:

Peter Krampf

Beschaffungsmanagement, page 15 - 18

Eine praxisorientierte Einführung in Materialwirtschaft und Einkauf

2. Edition 2014, ISBN print: 978-3-8006-4848-1, ISBN online: 978-3-8006-4849-8, https://doi.org/10.15358/9783800648498_15

Series: Management Competence

Bibliographic information
Vahlen Competence Krampf – Beschaffungsmanagement (2. Auflage) Herstellung: Frau Brun Änderungdatum: 04.06.2014 Ausgabedatum: 04.06.2014 Status: Druckdaten Seite 6 1 Grundlagen der Beschaffung6 Automobil- oder Konsumgüterbereich, auf Grund von auftretenden Mängeln erhebliche Mehrkosten und Imageschäden hervorrufen können. Fehlende Bauteile oder fehlerhafte Fertigprodukte beeinträchtigen darüber hinaus den Verkaufserfolg eines Unternehmens, was insbesondere dann von großer Bedeutung ist, wenn eine schnelle Markteinführung für den Erfolg eines Produktes und die Amortisation von Forschungs- und Entwicklungs-Kosten notwendig ist, wie man dies z. B. in der Pharma- oder IT-Branche vorfindet. Die Qualität von Produkten wird im Wesentlichen durch die Exaktheit der Spezifikation, die Präzision von Zeichnungen, die Auswahl qualifizierter Lieferanten sowie die Durchführung von Eingangsprüfungen beeinflusst. Das Formalziel teilt die Kosten in die direkten, d. h. Anschaffungskosten und die indirekten, d. h. die Bestellabwicklungs-, Lagerhaltungs- und Fehlmengenkosten auf, die durch den Einkauf reduziert werden müssen. Daneben gibt es für den Einkauf unternehmensspezifische Nebenbedingungen, wie z. B. dass die Beschaffung schnell abgewickelt, durch Gegengeschäfte der Absatz erhöht und eigene Konzernbetriebe bei der Vergabe berücksichtigt werden. 1.3 Beschaffungsprozess – Von der Bedarfsmeldung zum Bestellabruf „Nur wenn man weiß, was der Kunde will, kann man gezielt und erfolgreich einkaufen und produzieren.“ Hildebrandt, in: Fröhlich, Lingohr, 2010, S. 59 Eine wesentliche Herausforderung ist es, die Beschaffungsaktivitäten im Unternehmen ausschließlich über den Einkauf zu organisieren. In vielen Unternehmen findet man noch eine hohe Anzahl an Fachbereichen, die ohne Einbindung des Einkaufs Aufträge an Lieferanten vergeben können. Dies wird als „Maverick Buying“ bezeichnet. Beschaffungstätigkeiten werden dabei ohne Befugnis oder entgegen den formalen Regeln von anderen Bereichen übernommen. Z. B. beauftragt der Rechtsbereich externe Anwaltskanzleien für Gutachten, Merger & Akquisition oder der Finanzbereich involviert direkt Banken für Transaktionen, die Marketingabteilung kauft Kreativleistungen bei Agenturen und der Finanzund Steuerbereich arbeitet mit Wirtschaftsprüfungsgesellschaften zusammen. Auch die Nichtnutzung von abgeschlossenen Rahmenvertragen zählt dazu. Dies kann vielfältige Ursachen haben. Beispielsweise könne die Rahmenverträge nicht bekannt sein, die Überzeugung vorliegen, dass die Konditionen nicht optimal sind, ein anderer Lieferanten präferiert sein oder ganz einfach Kompetenz- und Machtspiele vorliegen. So hat sich bei genauer Analyse der HypoVereinsbank AG herausgestellt, dass der Einkauf nur 25 % des Gesamtvolumens kennt und damit 75 % Formalziel 1.3 Beschaffungsprozess Maverick Buying Vahlen Competence Krampf – Beschaffungsmanagement (2. Auflage) Herstellung: Frau Brun Änderungdatum: 04.06.2014 Ausgabedatum: 04.06.2014 Status: Druckdaten Seite 7 1.3 Beschaffungsprozess 7 weder verantworten noch beeinflussen konnte.3 Letztendlich reicht es nicht aus, Maverick Buying durch Sanktionen oder Zwangsmaßnahmen unterbinden zu wollen, sondern es muss eine genauere Ursachenanalyse stattfinden, da in der Praxis häufig auch die geringe Dienstleistungsqualität der Beschaffung einen Grund darstellt, dass andere Unternehmensbereiche den Einkauf umgehen. Der Beschaffungsprozess kann vielfältig dargestellt werden und hängt ganz wesentlich davon ab, welche Aufgaben an den Einkauf delegiert werden. Insbesondere gibt es in der Theorie und Praxis keine Einigkeit, ob logistische Aktivitäten in die Aufgabenbeschreibung zu integrieren sind. Die Logistik beschäftigt sich dabei mit dem physischen Transport aller eingekauften Waren vom Lieferanten zur eigenen Produktion bzw. innerhalb des eigenen Unternehmens. Im Folgenden soll eine Übersicht des Beschaffungsprozesses anhand eines achtstufigen Vorgehens dargelegt werden.4 In den nachfolgenden Kapiteln dieses Buches werden auf dieser Basis einzelne Schritte bzw. Elemente vertieft und im sechsten Kapitel ein praxiserprobter Ansatz anhand eines Kosteneinsparungsprogramms aufgezeigt. Vom internen Kunden muss dem Einkauf das „Signal“ für den Start des Beschaffungsprozesses in Form einer Bedarfsmeldung gegeben werden. Dabei sollten im Projektgeschäft bereits auch entsprechende Budgetfreigaben vorliegen. Idealerweise geschieht die Bedarfsmeldung in einem Unternehmen über eine einheitliche IT-Plattform, um einen standardisierten Ablauf zu gewährleisten. Um die Anforderungen der Technik bzw. des anfordernden Bereiches richtig an den Lieferanten übermitteln zu können und um spätere Ungereimtheiten zu vermeiden, ist es erforderlich, dass vom internen Kunden entsprechende Spezifikationen erstellt werden, die das Anforderungsprofil an die Dienstleistung bzw. Material, Ausgestaltung, Beschaffenheit, Menge, Qualität, Lieferzeitpunkt etc. möglichst exakt beschreiben. Derartige Lastenhefte für das zu beschaffende Produkt bzw. die Dienstleistung werden dann der Anfrage als Basis beigelegt. Sollten die Beschreibungen nicht vorhanden sein, hilft es teilweise auch, Referenzteile mit in der Ausschreibung zu versenden. Mithilfe der Grobanforderungen kann dann eine sogenannte funktionale Ausschreibung erfolgen. Dies kann den Vorteil haben, dass Lieferanten zusätzlich ihre eigenen kreativen Ideen in den Lösungsansatz einbringen können. Je genauer jedoch die Produkte bereits in diesem frühen Stadium spezifiziert sind, desto einfacher ist später eine verursachungsgerechte Zuordnung bei Änderungen. Ansonsten drohen umfangreiche Diskussionen, wenn Lieferanten Mehrkosten einfordern und somit ihre Preise zu erhöhen versuchen. 3 Vgl. Pintz, in: Bergauer, Wierlemann, 2008, S. 143. 4 Eine ähnliche Unterscheidung und sehr ausführliche Beschreibung des Beschaffungsprozesses findet sich bei Arnolds et al., 2012, S. 161 ff. Achtstufiger Beschaffungs prozess 1. Bedarfs meldung 2. Erstellung Spezifikation Vahlen Competence Krampf – Beschaffungsmanagement (2. Auflage) Herstellung: Frau Brun Änderungdatum: 04.06.2014 Ausgabedatum: 04.06.2014 Status: Druckdaten Seite 8 1 Grundlagen der Beschaffung8 Aufgabe des Einkaufs ist es anschließend, das zu beschaffende Gut auf Basis der vom Kunden gelieferten Informationen auszuschreiben. Hierzu werden gemeinsam Lieferanten festgelegt. Viele Unternehmen nutzen dabei heute bereits elektronische Tools, die den gesamten Beschaffungsprozess deutlich verschlankt und vereinheitlicht haben. Der Einkauf nimmt nach der Ausschreibung die Angebote entgegen und versucht auf einer objektiven Ebene diese zu vergleichen, um eine Entscheidungsfindung vorzubereiten. Die fachliche Prüfung hat dabei durch den internen Kunden zu erfolgen. Die kaufmännische Analyse unterliegt dem Einkauf. Die Aufgabe des Beschaffungsbereiches ist es dann, eine entsprechende Verhandlungstaktik auszuarbeiten und abzustimmen. Je besser es ihm gelingt, die Interessen der Verkäufer zu verstehen und sich darauf einzustellen, desto eher wird der Einkäufer einen Lösungsansatz kreieren, der beide Seiten zufrieden stellt. Eine große Zahl an Seminaranbietern hat sich auf entsprechende Trainings spezialisiert und schlägt unterschiedliche Vorgehensweisen vor. Am bekanntesten ist sicherlich das „Harvard-Prinzip“5, welches das Ziel verfolgt, durch Ausgleich der Bedürfnisse eine Win-win-Situation zu schaffen. Generell ist es das Grundverständnis aller Ansätze, dass eine entsprechend gute Vorbereitung mit Lieferantenanalyse, Benchmarks etc. einen wesentlichen Garant für eine 5 Vgl. Fisher, Ury, Patton, 2013. 3. Anfrage/Aus schreibung 4. Angebots vergleich 5. Verhandlungs vorbereitung Schritte im Beschaffungsprozess in der Praxis ▪ Bedarfsanforderung an den Einkauf ▪ Information hinsichtlich Menge und Budget Interner Kunde Einkauf Bedarfsmeldung Erstellung Spezifikation Anfrage/ Ausschreibung Angebotsvergleich Verhandlungsvorbereitung Vergabeverhandlung Bestellschreibung Bestellabruf ▪ Spezifikation unter Berück sichtigung von Qualität, Funktion und Materialkosten ▪ Gemeinsame Lieferantenauswahl ▪ Erstellung Ausschreibung ▪ Versand Unterlagen ▪ Eingang Angebote ▪ Technische Freigabe durch Kunden ▪ Kaufmännische Freigabe durch Einkauf ▪ Gemeinsame Abstimmung der Strategie ▪ Planung Verhandlungsablauf ▪ Verhandlungsführung ▪ Technisch: Kunde ▪ Kaufmännisch: Einkauf ▪ Vergabe ▪ Bestellschreibung im Einkaufssystem ▪ Abrufe aus Rahmenverträgen Verantwortung D D M M M M M D M M D D D D D M D = Durchführung M = Mitwirkung Quelle: Eigene Darstellung Abb. 3: Beschaffungsprozess Vahlen Competence Krampf – Beschaffungsmanagement (2. Auflage) Herstellung: Frau Brun Änderungdatum: 04.06.2014 Ausgabedatum: 04.06.2014 Status: Druckdaten Seite 9 1.4 Herausforderungen im Einkauf 9 erfolgreiche Verhandlung darstellt. Am Ende muss die Verhandlungstaktik mit den involvierten Verhandlungspartnern des eigenen Unternehmens, so beispielsweise Technik, Logistik abgestimmt werden. Auf Basis der Vorbereitung findet anschließend die eigentliche Verhandlung statt. In der Praxis hat sich neben der persönlichen oder telefonischen inzwischen auch die elektronische Verhandlung etabliert. Dort finden sich verschiedene Vorgehensweisen, wie beispielsweise die holländische oder die Reverse Auction6, die teilweise auch im privaten Umfeld (z. B. Ebay) Einklang gefunden haben. Am Ende der Verhandlung stellt der Einkauf das Ergebnis zusammen und legt dies im Idealfall einem interdisziplinär besetzten Gremium als Vergabevorschlag dar. Zielsetzung ist es in der Regel, dem wirtschaftlich günstigsten Lieferanten den Auftrag für die Belieferung zu erteilen. Begann bis vor einigen Jahren erst mit der Bestellschreibung die Wertschöpfung des Einkaufs, so hat sich dies inzwischen weitestgehend verändert. Die Bestellschreibung stellt den Abschluss erfolgreicher Einkaufsaktivitäten dar. Nach der Vergabeentscheidung müssen die entsprechenden Daten in das IT-System eingepflegt und eine entsprechende Bestellung an den Lieferanten verschickt werden. Viele Firmen sind dazu übergegangen, dass nur mit der Angabe der Auftragsnummer, die mit der Bestellung automatisch vergeben wird, Rechnungen vergütet werden. Damit wird das Maverick Buying und die Vergabe „auf Zuruf“ im Unternehmen signifikant reduziert. Am Ende des Beschaffungsprozesses können bei Rahmenverträgen, die Aufträge über einen längeren Zeitraum beinhalten, auf Basis der eingegebenen Bestellung nun die anfallenden Mengenabrufe aus dem IT- System getätigt werden. Diese Aktivität entfällt in zahlreichen Unternehmen auch bereits auf den Bereich Disposition bzw. Logistik. 1.4 Herausforderungen im Einkauf „Die Beschaffung wurde … lange von vielen Firmen nur als notwendiges Übel und nicht als wertsteigernde Funktion angesehen.“ Hildebrandt, in: Fröhlich, Lingohr, 2010, S. 59 Zahlreiche Umwelt- und Umfeldveränderungen zwingen den Einkauf, seine Aktivitäten kontinuierlich zu überprüfen und anzupassen. So gewinnt bspw. die Internationalisierung immer mehr an Bedeutung und 6 Bei der holländischen Auktion nennt der Auktionator anfänglich einen niedrigen Preis, der sukzessive erhöht wird. Derjenige Lieferant, der als erstes das Gebot akzeptiert, erhält den Zuschlag. Bei der Reverse Auktion wird mit einem Maximalpreis (meist das günstigste Angebot der ersten Runde) gestartet und während eines fest definierten Zeitraums unterbieten sich die Zulieferer. Es erhält derjenige Lieferant den finalen Zuschlag, der am Ende das günstigste Angebot abgibt. 6. Vergabe verhandlung 7. Bestell schreibung 8. Bestellabruf 1.4 Herausforderungen im Einkauf Internationale Lieferantenbasis

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Zusammenfassung

Beschaffungsmanagement: Den Einkauf erfolgreich managen.

Dieses Buch beschreibt die Herausforderungen der Einkaufsabteilungen in den Unternehmen. Sie betreffen insbesondere die zukünftige Ausrichtung und Aufstellung der Beschaffung sowie den konsequenten Einsatz von Werkzeugen, um den Unternehmenswert nachhaltig steigern zu können. Dabei geht der Autor unter anderem folgenden Fragen nach:

Wie weit sollen die Aufgaben des Einkaufs innerhalb der Wertschöpfungskette gehen?

In welchen Ländern soll zukünftig verstärkt eingekauft werden und wie findet man für welche Warengruppe dort geeignete Lieferanten?

Wie kann die Auswahl und die Zusammenarbeit mit den Lieferanten gestaltet werden?

Wie sollte sich der Einkauf zukünftig aufstellen? Ist eher eine zentrale oder dezentrale Einkaufsorganisation erfolgreich?

Für diese und zahlreiche andere Fragestellungen werden in diesem Buch Antworten gegeben, die theoretisch fundiert und mit Beispielen aus der Unternehmenspraxis untermauert sind.