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IV. Ausgewählte Komponenten von Warenwirtschaftssystemen in:

Thomas Foscht, Bernhard Swoboda, Joachim Zentes

Handelsmanagement, page 716 - 730

3. Edition 2012, ISBN print: 978-3-8006-4265-6, ISBN online: 978-3-8006-4425-4, https://doi.org/10.15358/9783800644254_716

Series: Vahlens Handbücher der Wirtschafts- und Sozialwissenschaften

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674 Fünftes Kapitel: Die Gestaltung der Supply Chain Abbildung 5.53: Formen von Warenwirtschaftssystemen in Handelsunternehmen Quelle: in Anlehnung an Olbrich 1992, S. 54. IV. Ausgewählte Komponenten von Warenwirtschaftssystemen 1. Grundüberlegungen Die Aufgabenbereiche von Warenwirtschaftssystemen sind sehr umfangreich und wurden in den letzten Jahren – v.a. bedingt durch erhebliche Fortschritte der Informations- und Kommunikationstechnologie – noch erweitert. Insbesondere betrifft dies Erweiterungen i.S. einer unternehmensübergreifenden Vernetzung. Dabei erfolgt nicht nur die Einbeziehung der dem Handel vor- und nachgelagerten Stufen der Wertschöpfungskette, sondern auch eine Neudefinition oder zumindest Überarbeitung der Geschäftsprozesse innerhalb der gesamten Wertschöpfungskette, denn im Rahmen von unternehmensübergreifenden Supply Chain Management-Ansätzen bestehen Rationalisierungsbemühungen nicht nur hinsichtlich der Optimierung der Prozesse isoliert in den einzelnen Unternehmen, sondern es gilt, die Wertschöpfungskette als Ganzes zu optimieren. In den folgenden Abschnitten werden wesentliche Aufgabenbereiche von Warenwirtschaftssystemen vorgestellt.1 Beispielhaft zeigt Abbildung 5.54 die Komponenten des Warenwirtschaftssystems von Compex, einem deutschen Softwarehaus. Dieses Warenwirtschaftssystem ist in die operativen Module Einkauf, Logistik und Vertrieb, sowie Finanzbuchhaltung und Controlling strukturiert. Bei der Strukturierung eines Warenwirtschaftssystems kann grundsätzlich eine funktionsoder eine prozessorientierte Vorgehensweise gewählt werden. In den folgenden Abschnitten werden der funktionsorientierten Vorgehensweise folgend die unterschiedlichen Aufgabenbereiche von Warenwirtschaftssystemen vorgestellt. 1 Vgl. hierzu ausführlich Hertel/Zentes/Schramm-Klein 2011, S. 274ff. I: Isoliert-offenes System II: Isoliert-geschlossenesSystem III: Teilintegriertes System IV: VollintegriertesSystem Bestelldaten / Wareneingangsdaten I Bestandsführung / Warenausgangsdaten II Bestelldaten / Wareneingangsdaten Bestandsführung / Warenausgangsdaten III IV WWS der Zentrale WWS der Filialen E. Warenwirtschaftliche Informationsprozesse 675 Abbildung 5.54: Komponenten des Warenwirtschaftssystems von Compex Quelle: Compex 2004. 2. Einkauf/Beschaffung Beim Einkauf bzw. bei der Beschaffung handelt es sich um die zentrale Seite der Warenwirtschaft. Im Rahmen des Einkaufs bzw. der Beschaffung bestehen die zentralen Aufgaben in der Planung und Kontrolle der Einkaufsziele, der Lieferantenauswahl, der Artikellistung, dem Aushandeln der Einkaufskonditionen bzw. der Kontrakte, der Pflege der Einkaufsstammdaten u.Ä. Lieferantenverwaltung Die Hauptaufgaben, die im Rahmen der Lieferantenverwaltung von Warenwirtschaftssystemen unterstützt werden, sind die Auswahl, die Listung und die Pflege der Lieferanten. Eine Unternehmenseinheit steuert damit ihre Lieferanten, also z.B. ein Lager seine Lagerlieferanten oder die Verkaufsstellen ihre Streckenlieferanten und ihre Läger, denn in diesem Sinn lässt sich auch ein Lager als ein Lieferant seiner Verkaufsstellen interpretieren. Im Rahmen der Lieferantenverwaltung sind neben der operativen Unterstützung der Lieferantenkontakte auch Aspekte der Lieferantenauswahl und der Lieferantenbewertung zu berücksichtigen. Für eine Warenbestellung und -lieferung gibt es dabei nicht unbedingt genau einen zuständigen Lieferanten. Es sind vielmehr mehrere Varianten denkbar und auch üblich, z.B. ein Lieferant, bei dem die Ware bestellt wird, ein Lieferant, der die Ware liefert, ein Lieferant, der die Rechnung stellt, ein Lieferant, der mögliche Rückvergütungen gewährt. Strukturiert man diese unterschiedlichen Lieferantentypen, so gehören zu einer Bestellung somit i.d.R. ein Bestell-Lieferant, einer oder mehrere Versand-Lieferanten und einer oder mehrere Konditions-Lieferanten. Der Bestell-Lieferant ist derjenige Lieferant, bei dem die Ware bestellt wird, unter einem Versand-Lieferanten versteht man den Lieferanten, der die Ware liefert, und der Konditions-Lieferant ist derjenige, der eine Einkaufskondition gewährt und in Rechnung stellt. Oberfläche Datenmodell Bestands- / Wertesystematik Funktionsebene Workflow / Businessobjekte Oberfläche Einkauf Logistik Vertrieb B us in es s E ng in ee rin g E nv iro nm en t 676 Fünftes Kapitel: Die Gestaltung der Supply Chain Artikelverwaltung Die Artikelverwaltung umfasst in erster Linie die Listung neuer Artikel, die Pflege des vorhandenen Artikelsortiments sowie die Auslistung von Artikeln. Auch in diesem Subsystem spielt dieMandantenfähigkeit eine besondere Rolle, z.B.: Der Einkauf in der Zentrale listet für die Verkaufsstelle Artikel von Streckenlieferanten und übernimmt die Datenpflege. Der Einkauf übernimmt die Artikelpflege für Fremdunternehmen. Die Artikellistung in einer operativen Einheit erfolgt dadurch, dass für den betreffenden Artikel Stammdaten und insbesondere Einkaufskonditionen im Warenwirtschaftssystem angelegt werden. Unter der Auslistung eines Artikels versteht man, dass alle Einkaufskonditionen – es kann mehrere solcher Einkaufskonditionen bei unterschiedlichen Lieferanten geben – im System „inaktiv“ gesetzt werden. In der Handelspraxis tritt häufig der Fall auf, dass Handelsunternehmen bestimmte Artikel nur vorübergehend in ihr Sortiment aufnehmen. Andere Sortimente werden z.T. – aus unterschiedlichen Gründen – nicht mengenmäßig im System geführt. Diese Artikel können z.B. als sog. Warengruppenartikel geführt werden, also Artikel, die nur in Gruppen zusammengefasst erfasst und ausgewertet werden. Es wird dann lediglich eine wertmäßige Erfassung, also zu Einkaufs- und Verkaufswerten, vorgenommen. Dabei werden innerhalb der Warengruppe bestimmte Pauschalartikelnummern eingeführt, die – soweit erforderlich – nach bestimmten Kriterien noch weiter untergliedert werden können, z.B. in Aktionsartikel, Bestellartikel, Saisonartikel oder „sonstige Artikel“. Unter einem Bestellartikel wird dabei ein Artikel verstanden, den ein Kunde bestellt und der auch geliefert werden soll, ohne dass dieser Artikel im üblichen Sortiment enthalten ist. Abbildung 5.55: Sichten und Organisationseinheiten der Artikelpflege Quelle: Rawe 2008, S. 44. Grunddaten • Mengeneinheiten • EANs • Gruppierungen • interne Steuerungen • Texte Einkaufsdaten • Teilsortiment • Planlieferzeit • Bruttopreis • Konditionen • Einkäufergruppe Lieferant Einkaufsorganisation Artikel Listung • Listungsverfahren • Sortimentsstufe Logistikdaten • Daten zurDisposition • Prognosedaten • Lagerdaten Verkaufsdaten • Verkaufsstatus • Verkaufspreise PoS-Daten • Bon-Texte • diverse Kennungen Betriebe • Verteilzentrum • Verkaufsstelle Vertriebslinien ermittelt bestimmen Verkaufsinformationen interne Absatzwege externe Bezugswege interne Logistikdaten unternehmensweite Gültigkeit E. Warenwirtschaftliche Informationsprozesse 677 Beispielhaft zeigt Abbildung 5.55 die Artikelkonzeption des Warenwirtschaftssystems SAP Retail. Einkaufskonditionenmodell Innerhalb des Einkaufsmoduls kommt der Einkaufskonditionenverwaltung eine besondere Bedeutung zu. Die Verhandlungen um möglichst günstige Konditionen beinhalten entscheidende Gewinnpotenziale im Handel, was zu einem entsprechend „kreativen“ Verhalten der Einkäufer auf der Seite des Handels – aber auch der Verkäufer auf der Seite der Industrie – führt. Als Resultat dieses Verhaltens im Rahmen der Verhandlungen entstehen immer wieder neue Typen von Konditionen, Rabatten usw., was die Anforderungen an das Subsystem Einkaufskonditionen hinsichtlich dessen Flexibilität wesentlich erhöht. Abbildung 5.56: Datenmodell Konditionen in SAP Retail (vereinfachter Ausschnitt) Quelle: SAP AG 2004. Das Konditionensystem betrifft die gesamte Warenwirtschaft bzw. die gesamte Wertschöpfungskette vom Einkauf über die Disposition, den Wareneingang im Lager, die Rechnungsprüfung bzw. den Warenausgang – dies in allen operativen Einheiten sowie über die Unternehmensgrenzen hinweg. Änderungen oder Erweiterungen in diesem Bereich ziehen sich also durch das gesamte IT-System und bedeuten einen erheblichen operativen Aufwand. In der Praxis existiert eine Vielzahl unterschiedlicher Konditionen. Ergänzt werden diese unterschiedlichen Rabattformen häufig durch viele unterschiedliche Nebenbedingungen oder Sondervereinbarungen wie z.B.: Mindestabnahmemengen begrenzte Anzahl von Lieferungen, z.B. einmal pro Woche feste Liefertage, feste Bestelltage der Rabatt wird auf einen anderen Artikel angewendet, als den, für den er gilt; z.B. bei Abnahme von Artikel A gibt es Naturalrabatt von Artikel B Kondition Konditionsart Wertestaf fel Mengenstaf fel Einkaufs- Artikelpreis Preiskondition- Einkaufs- Kontraktposition Verkaufs- Artikelpreis Preis- Kunden individuell Preislisten- Preis Zu-/Abschlag- Kondition- Lieferant Zu-/Abschlag- Kondition- Lieferanten- Teilsortiment Zu-/Abschlag- Kondition- Einkaufsartikel Zu-/Abschlag- Einkaufs- Kontrakt Zu-/Abschlag- Einkaufskontraktposition Zu-/Abschlag- Kondition Kundengruppe Konditions- Staf fel Preis- Kondition Zu-/ Abschlags- Kondition- Ausgangs- Steuer- Kondition 678 Fünftes Kapitel: Die Gestaltung der Supply Chain zeitliche Befristung von Rabatten Rabatte für einzelne Artikel, für Warengruppen oder Untergruppen, für alle Artikel eines Lieferanten räumliche oder vertriebstypenbezogene Beschränkung von Rabatten. Als Beispiel dient das Konditionensystem von SAP Retail (siehe Abbildung 5.56). 3. Verkauf Das Sub-System Verkauf umfasst Aufgaben wie z.B. Sortimentsgestaltung, Regaloptimierung, Verkaufspreiskalkulation, Sonderaktionen, Kundeninformationssysteme und Konkurrenteninformationssysteme. Kundeninformationssysteme Während in der Industrie der Kunde traditionell eine auch informationstechnisch bedeutende Rolle spielt, steht die Erfassung des Kunden in den meisten Warenwirtschaftssystemen im filialisierenden (Einzel-)Handel noch am Anfang. Eine Vorreiterrolle haben hier Unternehmen wie Walmart, Tesco oder Metro, die bereits seit langem über ausgefeilte Kundeninformationssysteme verfügen. In vielen Handelsunternehmen werden jedoch vermehrt Anstrengungen unternommen, genauere Informationen über die Kunden zu erhalten. Ein weit verbreitetes Hilfsmittel hierzu sind z.B. Kundenkarten.1 Auf der Großhandelsstufe der filialisierenden Handelsunternehmen gestaltet sich die Situation anders. In diesem Fall sind die Kunden bekannt. Es handelt sich dabei i.d.R. um die eigenen Verkaufsstellen oder selbstständige Einzelhändler. Entsprechend sind die Kundenverwaltungs- oder Kundeninformationssysteme auch auf diese Zielgruppe zugeschnitten. Betrachtet man den Kunden aus der Sicht eines Warenwirtschaftssystems, so handelt es sich bei ihm um ein externes Objekt, also ein Objekt außerhalb des Handelsunternehmens, das einer operativen Einheit Ware abnimmt. Verallgemeinert man den Blickwinkel auf die gesamte Wertschöpfungskette, ist auch der Kunde eine operative Einheit. Allgemein könnte man auch von einem Abnehmer als dem allgemeineren Begriff sprechen. Ein Abnehmer nimmt einer operativen Einheit Ware ab. Ein Kunde als externer Abnehmer oder operative Einheit in der Wertschöpfungskette könnte z.B. sein: der Endverbraucher, der in der Verkaufsstelle Ware kauft (Standardfall) der Endverbraucher, der von einer Verkaufsstelle mit Ware beliefert wird, z.B. im Versand- oder Zustellhandel der Großabnehmer, der in der Verkaufsstelle – oft zu günstigeren Bedingungen – Ware kauft, z.B. Vereine, Großküchen usw. der Großabnehmer, der von einer Verkaufsstelle beliefert wird der selbstständige Einzelhändler, der von einem Lager mit Ware beliefert wird der selbstständige Großhändler, der von einem Lager mit Ware beliefert wird das Handelsunternehmen selbst, das von einem Hersteller Ware bezieht der Zulieferer eines Herstellers, der diesen im Rahmen der Wertschöpfungskette mit Rohprodukten versorgt. 1 Vgl. hierzu Abschnitt B.III. im Zweiten Kapitel. E. Warenwirtschaftliche Informationsprozesse 679 Sortimentsgestaltung Sortimentsgestaltung und -optimierung gehören zu den zentralen Aufgaben der Leistungsprogrammpolitik eines jeden Handelsunternehmens. Die organisatorische und informationstechnische Unterstützung dieser Aufgabe in den Warenwirtschaftssystemen ist bisher eher schwach ausgeprägt. Sie beschränkt sich i.d.R. auf die Abdeckung der Basisanforderungen wie v.a. die Definition der Sortimente für die einzelnen Unternehmensbereiche bzw. Vertriebsschienen und Verkaufsstellen. Eine weiter gehende Unterstützung, v.a. in Richtung der Entscheidungsunterstützung bei Listung und Auslistung durch die Warenwirtschaftssysteme, ist in den bestehenden Systemen bisher zumeist nur in Ansätzen vorhanden. Für diesen Bereich ist der Einsatz von Simulations- und Expertensystemen zur zielgruppen- und standortorientierten Sortimentsoptimierung geeignet. Im Folgenden erfolgt jedoch eine Beschränkung auf die Darstellung der Basiskonzeption. In herkömmlichen Systemen wird die Sortimentsgestaltung als eine Aufgabe der Zentrale für die Verkaufsstellen angesehen. In einem variablen Konzept, das ein Netzwerk operativer Einheiten vorsieht, kann diese Funktion auch dezentral angesiedelt werden. Jede Einheit kann ihre Sortimente und – optional – auch ihre Abnehmer selbst definieren (siehe Abbildung 5.57). Im Normalfall ist die Sortimentsgestaltung jedoch vornehmlich eine Aufgabe der Zentrale oder einer regionalen Niederlassung eines Unternehmens, die diese Aufgabe i.S. einer Mandantenabwicklung für die ihnen unterstellten operativen Einheiten durchführen. Abbildung 5.57: Strukturen der Sortimentszuordnung Verkaufspreisverwaltung Einkauf und Verkauf sind eng miteinander verbunden. In Abbildung 5.58 sind die Wechselwirkungen, die zwischen diesen beiden Bereichen bestehen, überblicksartig dargestellt. Zu erkennen ist dabei insbesondere der Gleichklang der Abläufe in Richtung Lieferant bei Lager und Verkaufsstelle. Erkennbar ist auch, dass aus Sicht der Verkaufsstelle das Lager nichts anderes als ein Lieferant ist. Hinsichtlich der Verkaufspreisgestaltung gilt, dass die Einkaufskonditionen der Verkaufsstelle beim Lager gleich den Verkaufskonditionen des Lagers für die Verkaufsstelle sind. Aus diesem Grund kann das Verkaufskonditionensystem in vollständiger Analogie zum Einkaufskonditionensystem gestaltet werden. Zentrale Sortimentsgestaltung Zentrale Artikel Sortiment Filiale Operative Einheit Artikel Sortiment Abnehmer Dezentrale Sortimentsgestaltung 680 Fünftes Kapitel: Die Gestaltung der Supply Chain Abbildung 5.58: Wechselwirkung der Einkaufs- und Verkaufskonditionen zwischen den operativen Einheiten Lager und Verkaufsstelle 4. Warenabwicklung Die Warenabwicklung umfasst das gesamte Warengeschäft von der Disposition über den Wareneingang bis zum Warenausgang, d.h. der Abgabe der Ware an den Abnehmer. Als Funktionsbereiche, die im Rahmen eines Warenwirtschaftssystems berücksichtigt werden müssen, sind insbesondere relevant: Disposition Wareneingang Lagerhaltung Bestellannahme Lagerverwaltung Warenausgang. Der Prozess der Warenabwicklung unter Einbeziehung der unterschiedlichen Bereiche lässt sich vereinfacht wie folgt charakterisieren: Von der Disposition werden Meldungen über ausgelöste Bestellungen an den Wareneingang übermittelt. Dieser erhält Ware von den Lieferanten, die vereinnahmte Ware wird zum einen über Einlagerungsanforderungen an die Lagerverwaltung bzw. direkt ins Verkaufsregal weitergeleitet, zum anderen in Form von Abrechnungsmeldungen an das Abrechnungssystem. Die Bestellannahme erhält Bestellungen von außen (den Abnehmern) und leitet sie zur Bearbeitung an den Warenausgang weiter. Eine Weiterleitung von Bestellungen an die Disposition erfolgt dann, wenn die bestellte Ware nicht vorhanden ist oder wenn Filialbestellungen nur gesammelt werden, um daraus später Sammelbestellungen beim Lieferanten zu generieren. Der Warenausgang umfasst die Kommissionierung und die Auslieferung der Ware an den Abnehmer. Die Lagerhaltung dient u.a. sonstigen Aufgaben wie z.B. der Stammdatenpflege, der Inventurabwicklung u.Ä. B es te llu ng Bestellung Bestellung VK-Kondition WareLieferant EK-Kondition Ware VK-Kondition Filiale EK-Kondition Ware VK-Kondition Lager VK-Kondition WareLieferant E. Warenwirtschaftliche Informationsprozesse 681 Disposition Durch die artikelgenaue Verkaufsdatenerfassung und die damit verbundene artikelgenaue Bestandsführung in allen operativen Einheiten, speziell aber in den Verkaufsstellen, eröffnen sich für die Disposition im Rahmen IT-gestützter Verfahren neue Möglichkeiten. Das Dispositionssystem im Rahmen eines Warenwirtschaftssystems sollte so allgemein ausgestaltet werden, dass u.a. die folgenden Fälle einheitlich abgedeckt werden können: Disposition eines Regionallagers beim Zentrallager Disposition einer Verkaufsstelle beim Regionallager Disposition einer Verkaufsstelle bei einem Streckenlieferanten Disposition einer Zentrale, eines Zentrallagers oder eines Regionallagers bei einem Lieferanten zur direkten Lieferung an untergeordnete operative Einheiten (i.d.R. an Verkaufsstellen, aber auch an Regionalläger) Abwicklung von Aktionsbestellungen (und Zentralzuteilungen). Auktionen und Bietverfahren Neben „klassischen“ Verfahren zur Beschaffung von Ware hat das Internet die Möglichkeiten in den Beschaffungsprozessen des Handels wesentlich ausgeweitet. Zu diesem Bereich zählen in erster Linie Auktionen und Bietverfahren. Am Beispiel des Systems „SAP Supplier Relationship Management“ können diese Beschaffungsprozesse illustriert werden: Bietverfahren/„Request for Quotation“ (RFQ): Mittels RFQ kann das Unternehmen qualifizierte Lieferanten dazu auffordern, Angebote zu Waren oder Dienstleistungen gemäß ausgeschriebener Anforderungen abzugeben. Die Angebote der Lieferanten im Rahmen eines solchen Prozesses sind i.d.R. endgültig und bindend, sodass diese Verfahren etwas weniger „wettbewerbsintensiv“ sind als die weiter unten beschriebenen „Reverse Auctions“. Im Rahmen des „SAP SRM“-Systems wird ein solcher RFQ-Prozess unterstützt, indem ein „Request for Quotation“ automatisch – z.B. aus einem bestehenden Kontrakt – generiert werden kann. Dabei kann nicht nur auf den Preis, sondern auch auf beliebige sonstige Attribute Bezug genommen werden. Die Lieferanten können „Self-Service-Optionen“ nutzen, um automatisch über anstehende Bietverfahren informiert zu werden und das gesamte Bietverfahren kann automatisiert werden. Zudem können abgegebene Angebote direkt in Bestellungen umgewandelt werden.1 „Reverse Auctions“: Anhand des „SAP SRM“-Systems können zudem „umgekehrte Auktionen“ online durchgeführt werden. Dabei werden potenzielle Lieferanten aufgefordert, online live an einer solchen Auktion teilzunehmen. Die Auktionen haben eine definierte Start- und Endzeit, innerhalb derer Gebote abgegeben werden können. Reverse Auctions sind dabei dadurch gekennzeichnet, dass sich die Lieferanten sukzessive „unterbieten“. Die Software ermöglicht es dabei, Lieferantenqualifikationen und Angebote zu analysieren und zu vergleichen. Kontraktmanagement Ein großer Teil aller Beschaffungen wird über Kontrakte abgewickelt. Entsprechend hat das Kontraktmanagement eine besondere Bedeutung innerhalb eines Warenwirtschaftssystems. Der typische Aufbau und die Möglichkeiten eines softwaregestützten Kontraktmanagements können wiederum am Beispiel von „SAP SRM“ dargestellt werden. 1 Hierbei handelt es sich um eine beispielhafte IT-Umsetzung des in den Abbildungen 5.39 und 5.40 dargestellten Beschaffungsprozesses. 682 Fünftes Kapitel: Die Gestaltung der Supply Chain Grundsätzlich kann das Kontraktmanagement in die Bereiche Vorbereitung, Verhandlung, Durchführung und Monitoring eingeteilt werden. In der Vorbereitungs- und Verhandlungsphase wird ein Kontrakt entworfen und verabschiedet. Diese Phasen werden im Rahmen des SAP-Systems durch Workflow-Prozesse unterstützt, alle Veränderungen werden kontrolliert und protokolliert. Beim Anlegen eines neuen Kontraktes kann im Unternehmen bereits vorhandenes Wissen einbezogen werden, indem der Anwender z.B. auf einem bereits vorhandenen Kontrakt oder auf einem Kontrakt-Template aufsetzen kann. Auch der gesamte Kontrakt-Entwicklungs-Prozess wird im Rahmen dieses Systems unterstützt, einschließlich regelbasierter Bestätigungs-Workflows und Kontrakt-Freigabe- Strategien. Im Entscheidungsprozess können Vergangenheitsdaten herangezogen werden und mittels vordefinierter Reports können die Key-Performance-Indicators des Lieferanten oder Umsatzanalysen für alternative Artikel oder Lieferanten online analysiert werden. Sind die Kontrakte ausgehandelt und freigegeben, können sie automatisch an alle betroffenen Subsysteme weitergeleitet werden. Soll Ware bestellt werden, unterstützt das System die Auswahl des bestmöglichen Kontraktes und Bestellungen werden automatisch entsprechend den Kontraktkonditionen generiert, wobei auch Rabatte und Mengenstaffeln berücksichtigt werden. Das Kontrakt-Monitoring dient schließlich der Überwachung aller aktiven Kontrakte. Sie werden dabei online hinsichtlich Status und Ausnutzung auf dem aktuellen Stand gehalten. Ebenso erfolgt eine Überwachung von Auslaufbedingungen und automatischen Kontraktverlängerungen. Wareneingang Im Subsystem Wareneingang werden alle Vorgänge abgewickelt, die notwendig sind, um in einer operativen Einheit beliebige Warenlieferungen zu vereinnahmen. Zu den notwendigen Aktivitäten zählen insbesondere: Identifizierung des Wareneingangs Kontrolle der Ware Vereinnahmung der Ware Meldung an das Abrechnungssystem. Als Formen von Warenlieferungen, die im Rahmen dieses Moduls zu berücksichtigen sind, kommen z.B. in Frage: Lieferungen von Lieferanten Lieferungen von anderen operativen Einheiten (z.B. von der operativen Einheit Lager an die operative Einheit Verkaufsstelle) Retouren vom Endverbraucher Retouren von anderen operativen Einheiten Umlieferungen von anderen operativen Einheiten Warenlieferungen zur direkten Weiterleitung an andere operative Einheiten, Lieferanten oder Abnehmer, die nicht von der operativen Einheit, an die sie geliefert werden, vereinnahmt, sondern an andere Stellen weitergeleitet werden sollen, wie z.B.: Retouren von einer Verkaufsstelle, die an den Lieferanten zurückgesandt werden sollen vorkommissionierte Ware, d.h. Ware, die der Lieferant vorkommissioniert an das Lager schickt, das diese Ware wiederum direkt an die Verkaufsstellen weiterleitet Umlieferungen, die von Verkaufsstelle A an Verkaufsstelle B gehen sollen, aus technischen Gründen aber einen „Umweg“ über das zuständige Lager machen. E. Warenwirtschaftliche Informationsprozesse 683 Grundsätzlich muss das Wareneingangsmodul auf zwei verschiedenen Ausgangssituationen aufsetzen können: Entweder liegt dem Wareneingang im IT-System eine Bestellung vor oder es liegt dem IT-System im Wareneingang keine Bestellung vor. Dabei kann es z.B. der Fall sein, dass alle angelieferten Artikel gelistet sind oder es gibt in der anstehenden Lieferung nicht gelistete Artikel. Lagerverwaltung Die Lagerverwaltung stellt das Bindeglied zwischen Wareneingang und Warenausgang dar. Aufgabe der Lagerverwaltung ist die Verwaltung der Ware während der Lagerung. In der Verkaufsstelle, die auch als „Lager“ interpretiert werden kann, schließt dies die Präsentation der Ware gegenüber dem Kunden im Verkaufsraum ein. Folgende funktionale Bereiche sind im Rahmen der Lagerverwaltung insbesondere zu berücksichtigen: Bestandsführung Einlagerung Auslagerung Umlagerung Inventur Lagerplatzverwaltung Präsentation der Ware. Der Begriff des „Lagers“ wird in diesem Zusammenhang in einer doppelten Bedeutung verwendet: zum einen als operative Einheit Lager, im Gegensatz zu den operativen Einheiten Verkaufsstelle oder Zentrale, zum anderen als Lagerraum zur Lagerung von Ware, wie er in jeder operativen Einheit vorkommen kann. Aus der Sicht der Lagerung kann ein so verstandenes Lager als eine Menge von Lagerplätzen definiert werden, denen bestimmte Eigenschaften zugewiesen werden. Solche Eigenschaften können z.B. sein: Lagertyp Greifzonenplatz Reservezonenplatz chaotische/feste Lagerplatzzuordnung verwendete Ladehilfsmittel (Paletten, Umkarton usw.) Position des Lagerplatzes (relativ zu anderen Lagerplätzen oder absolut) Länge, Breite, Höhe. Häufig wird ein Lager in verschiedene Lagermodule unterteilt, in denen unterschiedliche Sortimentsbereiche gelagert werden, wie z.B. Obstläger, Frischeläger, Trockensortimentsläger, Textilläger usw. Ein Lagermodul stellt somit eine Teilmenge von Lagerplätzen dar, die nach bestimmten Kriterien zusammengefasst sind. In der hier vorgestellten Konzeption gibt es die Lagerverwaltung und die Lagerung von Ware in allen operativen Einheiten, also nicht nur im Lager, sondern auch in den Verkaufsstellen. Während aber in einem Lager die Definition eines einzelnen Lagerplatzes i.d.R. kein Problem darstellt – zumeist ist es ein spezifischer Platz innerhalb eines Regalsystems, auf dem eine Palette mit Ware gelagert werden kann –, ist dies in der Verkaufsstelle komplizierter, da es im Verkaufsraum oftmals eine solche feste Zuordnung von Ware zu Lagerplatz nicht gibt. In der Verkaufsstelle muss ein Lagerplatz offener definiert werden, da solche festen Abgrenzungen zwischen verschiedenen Plätzen oftmals nicht möglich sind: Auf einem gegebenen Raum in einem Regal können ein einziger Artikel mit mehreren Frontstücken oder auch mehrere verschiedene Artikel mit jeweils weniger 684 Fünftes Kapitel: Die Gestaltung der Supply Chain Frontstücken gelagert werden. Mögliche Lagerplätze in der Verkaufsstelle sind also z.B. ein Regal, ein Regalboden oder ein fest definierter Teilbereich dieser Kategorien. Im Verkaufsraum einer Verkaufsstelle ist dabei auch möglich, dass ein Artikel auf mehreren Lagerplätzen gleichzeitig gelagert wird (z.B. Zweitplatzierung). Bestellannahme/Bestellweiterleitung Die Bestellannahme ist eine Funktion, die typischerweise in einem Lager, einem logistischen Zentrum oder der Zentrale eines Unternehmens angesiedelt ist. Die Bestellungen der zugeordneten operativen Einheiten, also z.B. der Verkaufsstellen oder der externen operativen Einheiten als Abnehmer, werden dort nach unterschiedlichen Kriterien zusammengefasst und an das Kommissioniersystem zur Weiterbearbeitung übergeben. Die eingehenden Bestellungen müssen dabei nicht notwendigerweise für die empfangende Einheit, also i.d.R. das Lager, sondern können auch für beliebige andere operative Einheiten bestimmt sein. Warenausgang Die Anforderungen der verschiedenen operativen Einheiten an das Warenausgangsmodul sind auf den ersten Blick sehr unterschiedlicher Natur. Wenn man versucht, die Aufgaben des Warenausgangs aus einer gemeinsamen Sicht aller operativen Einheiten zu sehen, lassen sich u.a. folgende Teilaufgaben separieren: Bereitstellung der Ware zumWarenausgang (Kommissionierung) Erfassung der ausgehenden Waren bzw. Erfassung der Korrekturen gegenüber Bestellung/Kommissionierung Bestandsveränderung Rechnungsstellung an den Abnehmer. 5. Abrechnungssysteme Aufgabe des Abrechnungssystems ist es, die von der Warenprozessebene – oder von der dispositiven Ebene – eingehenden Abrechnungsmeldungen, d.h. die Meldungen über Warenein- und Warenausgänge der einzelnen funktionalen Bereichen, zu verarbeiten. Darüber hinaus gibt es Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung und zu den Systemen der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie, auf Grund der Mandantenfähigkeit des Abrechnungssystems, auch zu über- und untergeordneten operativen Einheiten. Zudem enthält das Abrechnungssystem „operative“ Bereiche wie die Rechnungsprüfung, die Rechnungsschreibung oder die Inventurverarbeitung. Ziel eines Abrechnungsvorgangs ist es, die Tätigkeit einzelner betrieblicher Einheiten in wertmäßiger Form darzustellen. Dies betrifft sowohl die Kosten und Erlöse als auch die Bestandsgrößen. Die betrieblichen Einheiten, auf deren Basis Erfolgs- und Bestandsrechnungen durchgeführt werden, sind die Leistungsstellen. Die Struktur der Abrechnungsmeldungen ist in Abbildung 5.59 dargestellt. In dieser Form kommen die Meldungen, ausgelöst durch einen Vorgang auf der Warenprozessebene, in der Abrechnungsebene an. E. Warenwirtschaftliche Informationsprozesse 685 Abbildung 5.59: Typischer Aufbau einer Abrechnungsmeldung 6. Rechnungsschreibung und Rechnungsprüfung Die Rechnungsschreibung stellt einen weiteren relevanten Bereich im Rahmen eines Warenwirtschaftssystems dar. Im filialisierenden Handel spielt die Rechnungsschreibung an den Endverbraucher zwar häufig keine Rolle, in anderen Sektoren ist sie dagegen unabdingbar. Dies gilt z.B. für den Versandhandel, für den Großhandel und damit auch für die Großhandelsstufe der filialisierenden Handelsunternehmen. Die Rechnungsschreibung oder Fakturierung für die Warenlieferungen vom Lager an die Verkaufsstellen ist ein relativ komplexes Subsystem innerhalb eines Warenwirtschaftssystems. Dies gilt in noch stärkerem Ausmaß für die Streckenfakturierung, d.h., die Rechnungsschreibung für Warenlieferungen im Streckengeschäft, bei denen die Zentrale der Verkaufsstelle diese Streckenlieferungen in Rechnung stellt – bzw. „korrekter“ formuliert – die Verkaufsstelle entsprechend der Rechnungen der Streckenlieferanten belastet wird. Neben den Rechnungen für Warenlieferungen können den Abnehmern – oder den Lieferanten, die dadurch indirekt auch zu Abnehmern würden – auch Rechnungen über sonstige Dienstleistungen gestellt werden. Außer dieser „echten“ Rechnungsschreibung, also einer Ausgangsrechnungsschreibung, gibt es auch eine Eingangsrechnungsschreibung bzw. Sollrechnungsschreibung. Diese Eingangs- oder Sollrechnungsschreibung hat die Aufgabe, die eigentliche Lieferantenrechnung zu simulieren, um dann die Rechnungsprüfung auf der Basis des Vergleichs zwischen Soll- und Istrechnung durchzuführen. Im Sinne einer einheitlichen Konzeption können Eingangs- und Ausgangsrechnungsschreibung über dasselbe Subsystem realisiert werden. Die IT-gestützte oder automatische Rechnungsprüfung gehört zu den wichtigen Subsystemen eines Warenwirtschaftssystems, weil in diesem Bereich erhebliche Einsparungsmöglichkeiten stecken, so insbesondere in: Personaleinsparungen durch eine stärkere Automatisierung der Prüfungsabläufe Kosteneinsparungen durch eine umfassende Kontrolle der Einhaltung der ausgehandelten Einkaufskonditionen. Die Rechnungsprüfung ist in den meisten Handelsunternehmen eine personalintensive Aufgabe. Insbesondere bei solchen Unternehmen, die einen hohen Umsatzanteil im Streckengeschäft haben, verstärkt sich dies noch, da teilweise Einzelrechnungen pro Ver- Standard-Informationen Zusatz-Informationen - Warenbewegungsart -AbsenderderWare - EmpfängerderWare - bewegterArtikel - Menge des Artikels - Datum / Uhrzeit - Lieferscheinnummer - Preis & Konditionen - Bewertungsdatum - verbrauchterArtikel - Menge des verbrauchten Artikels - produzierterArtikel - Menge des produzierten Artikels 686 Fünftes Kapitel: Die Gestaltung der Supply Chain kaufsstelle das gesamte Volumen zu prüfender Rechnungen beträchtlich ausweiten und damit die Rechnungsprüfung auf Grund der Mengengerüste zum rechenintensivsten Subsystem innerhalb der Warenwirtschaft machen. Eine automatische oder halbautomatische Rechnungsprüfung birgt ein erhebliches Rationalisierungspotenzial für jedes größere Unternehmen – dies gilt insbesondere für Handelsunternehmen im Bereich der Konsumgüterbranche mit ihren traditionell sehr großen Rechnungsvolumina. Im Rahmen der Umsetzung eines Warenwirtschaftssystems liegt das Ziel in einer einheitlichen Rechnungsprüfung für alle Geschäftsarten. Ein grobes Ablaufschema für eine Rechnungsprüfungskonzeption ist in Abbildung 5.60 dargestellt. Der grundlegende Ablauf der Rechnungsprüfung beginnt mit der Erfassung der Rechnungsdaten im Dialog bzw. mit der automatischen Übernahme dieser Daten, z.B. über EANCOM. Im Falle der manuellen Erfassung, bei der i.d.R. nur Rechnungssummensätze ohne Einzelartikelinformationen erfasst werden, möglicherweise erweitert um verschiedene Mehrwertsteuerbeträge, müssen der eingegebenen Rechnung zusätzlich bestimmte Wareneingänge zugeordnet werden. Nach Eingabe der Rechnungsdaten erfolgt der automatische Rechnungsabgleich, bei dem die Ist-Rechnungsdaten mit den intern über das Abrechnungssystem erzeugten Soll- Rechnungsdaten verglichen werden. Stimmende Rechnungen werden als korrekt verbucht und an die Finanzbuchhaltung zur Zahlung weitergegeben. Nicht stimmende Rechnungen müssen korrigiert werden. Hierzu stehen meist entsprechende Dialogprogramme zur Verfügung, mit denen die Fehler gefunden und durch Verbuchen von Differenzsätzen korrigiert werden können. Nach den Korrekturen in den Stammdaten bzw. dem Verbuchen von Differenzsätzen steht die Rechnung für einen erneuten automatischen Rechnungsabgleich zur Verfügung. Abbildung 5.60: Ablaufplan einer Rechnungsprüfung EDI Datenerfassung Istwerte AbgrenzungderZuordnung Sollrechnung erzeugen automatischer Rechnungsabgleich Fehlerbehandlung Abrechnungsmeldungan Wertfortschreibung Auswahl oder automatische Folge der Rechnungen offenePostensätze erstellen Statistikdaten Sonstiges Sollrechnung und Rechnungsdifferenzen anzeigen st im m en d E. Warenwirtschaftliche Informationsprozesse 687 7. Inventur Grundsätzlich hat sich die Bedeutung der Inventur mit dem Einzug der Informationstechnologie in die Unternehmen verändert. War die körperliche Bestandsaufnahme aller Artikel früher die einzige Möglichkeit, Aussagen über den mengen- oder wertmäßigen Warenbestand zu erhalten, so hat zunächst die Einführung IT-gestützter nicht-geschlossener Warenwirtschaftssysteme dazu geführt, dass der Warenbestand wertmäßig vom Warenwirtschaftssystem fortgeschrieben wurde. Mit der Einführung geschlossener Warenwirtschaftssysteme konnte dann der Warenbestand artikelgenau auch mengenmäßig fortgeschrieben werden. Die Bedeutung der Inventur besteht in einem solchen Fall dann darin, dass zum einen den gesetzlichen Bilanzierungsvorschriften Rechnung getragen wird und zum anderen durch den Soll/Ist-Bestandsvergleich die Feststellung von Inventurdifferenzen möglich wird. Bei einer Inventur wird also der tatsächliche Ist-Bestand an Waren erfasst und mit dem i.d.R. im Warenwirtschaftssystem geführten Soll-Bestand verglichen. Bei Abweichungen wird der Soll-Bestand entsprechend angepasst. Grundsätzlich kann dabei die Bestandsführung mengen- und wertmäßig oder auch nur wertmäßig erfolgen. Bei nur wertmäßiger Bestandsführung sollte die Bestandsaufnahme zu Einkaufs- und Verkaufspreisen erfolgen, weil nur dann eine genaue Aussage über den im Lagerbestand enthaltenen Bruttoertrag möglich ist. Wird nur einer der beiden Werte erfasst, ist eine Annahme über den durchschnittlichen Aufschlag bzw. Abschlag erforderlich und damit eine Annahme über den im Lagerbestand enthaltenen Bruttoertrag. Inventurdifferenzen stellen eines der Kernprobleme des Handels dar. Die Analyse und Vermeidung solcher Inventurdifferenzen zählt deshalb zu den wichtigen Aufgaben eines Handelsbetriebs. Grundsätzlich werden drei Inventurarten unterschieden: Stichtagsinventur permanente Inventur Stichprobeninventur. Bei der Stichtagsinventur erfolgt die mengenmäßige Ermittlung des Ist-Bestandes zu einem bestimmten Stichtag, zumeist dem Bilanzstichtag. Gewisse Erleichterungen in der Gesetzgebung erlauben teilweise ein Ausdehnen des Inventurzeitraums – Voraussetzung dazu ist allerdings das mengenmäßige Fortschreiben bzw. Rückrechnen auf den Bilanzstichtag. Bei der permanenten Inventur wird die Bestandsaufnahme auf das ganze Jahr verteilt. Sichergestellt werden muss dabei nur, dass jeder Artikel mindestens einmal p.a. gezählt und anschließend mengenmäßig auf den Bilanzstichtag fortgeschrieben wird. Ziel der Stichprobeninventur ist es, die hohen Kosten der Inventur zu reduzieren. Bei dieser Methode wird nur noch eine per Zufallsstichprobe ermittelte Teilmenge aller Artikel gezählt. Anschließend wird mithilfe mathematisch-statistischer Verfahren auf den Gesamtbestand hochgerechnet. In den meisten heutigen Warenwirtschaftssystemen wird zwischen der Inventur im Lager und der in den Verkaufsstellen streng unterschieden. Der Grund dafür liegt darin, dass im Lager fast in allen Handelsunternehmen eine artikelgenaue Bestandsführung durchgeführt wird, während in den Verkaufsstellen die Bestände teilweise nur wertmäßig, häufig auf Warengruppenebene, geführt werden, wenn es dort keine artikelgenaue Warenausgangserfassung gibt. Es handelt sich dann also um eine Mischung von geschlossenen und nichtgeschlossenen Warenwirtschaftssystemen. Die Inventur im Lager – bei artikelgenauer Bestandsführung – ist relativ einfach. Es werden Zähllisten für die zu zählenden Bereiche genutzt, wobei ausgewählt werden kann, ob der Soll-Bestand mit angegeben werden soll 688 Fünftes Kapitel: Die Gestaltung der Supply Chain oder nicht. Auf diesen Zähllisten wird der tatsächliche Ist-Bestand eingetragen und später in das IT-System übertragen. Es gibt neben diesem Verfahren eine Vielzahl von Erweiterungen oder Hilfsmitteln, wie z.B. die Erfassung der Inventurbestände direkt am Regal. Dieses Verfahren ist v.a. deshalb sehr einfach, weil alle Bewertungsfragen zu Einkaufsund Verkaufspreisen der automatischen Auswertung des IT-Systems überlassen werden können. Es gibt auch nur einen möglichen Fehlertyp, nämlich den „echten“ Mengenfehler, einer mengenmäßigen Abweichung von Soll-Bestand und Ist-Bestand. Dies ist im Falle nicht-geschlossener Warenwirtschaftssysteme erheblich differenzierter. Auch hier erfolgt zwar die Erfassung zunächst mengenmäßig am Regal. Da aber in diesem Fall die Soll-Bestände nur wertmäßig – z.T. nur auf Warengruppenebene – vorliegen, müssen die erfassten Mengen in einem zweiten Schritt bewertet und ggf. zu Warengruppen verdichtet werden. Die Fehleranalyse ist entsprechend wesentlich komplexer. So führt z.B. der Verkauf eines Artikels mit einem falschen Preis zu einer Inventurdifferenz, obwohl Soll-Bestand und Ist-Bestand übereinstimmen und ohne dass diese nur wertmäßige Differenz als solche erkannt werden kann. Das Erfassen eines Artikels beim Verkaufsvorgang mit dem richtigen Preis, aber in der falschen Warengruppe führt zu einer positiven Inventurdifferenz in der einen Warengruppe und zu einer negativen Differenz in der anderen, obwohl auch hier wieder keine Mengenfehler vorliegen. Das nur wertmäßige Führen des Bestandes bedeutet aber auch Mehraufwand bei allen internen Warenbewegungen und Wertveränderungen, weil all diese Vorgänge mengenmäßig artikelgenau durchgeführt werden müssen, um die dadurch bedingten wertmäßigen Bestandsveränderungen nachvollziehen zu können. Eine Änderung des Verkaufspreises eines Artikels z.B. bedingt immer eine körperliche Bestandsaufnahme bei diesem Artikel, weil der Warenbestand neu bewertet werden muss und nicht bekannt ist, welche Menge des betroffenen Artikels noch im Bestand vorhanden ist. V. Business Intelligence 1. Data Warehouse Die Informationssysteme im Handel lassen sich im Grundsatz in zwei Ebenen unterteilen (siehe Abbildung 5.61). Zum einen dienen sie auf der operativen Ebene der Prozesssteuerung. Dabei stehen die warenbezogenen Prozesse im Vordergrund. Auf der dispositiven Ebene sind die „höherwertige“ Informationsanalyse und alle Arten von Entscheidungsunterstützung angesiedelt. In diesem Zusammenhang wird deshalb auch von Managementunterstützungssystemen (MUS) gesprochen (Fischer 1998, Diruf 1998). Die Basis der Informationslogistik im Einzelhandel bildet auf der Verkaufsseite die Scanning-Technologie. Sie dient der Gewinnung der notwendigen Informationen über die Warenströme. Die Warenwirtschaftssysteme auf der Ebene der Verkaufsstellen bzw. Filialen haben somit insbesondere informationsgenerierenden Charakter, indem die Abverkaufsdaten sowie ggf. Kundeninformationen erfasst werden. Die Warenwirtschaftssysteme in den Zentralen sind demgegenüber mit weiteren Funktionalitäten ausgestattet und dienen der Erfüllung von Planungs- und Dispositionsaufgaben. Während ursprünglich die Warenwirtschaftssysteme eher als operative Systeme aufgefasst wurden, in denen die Aufbereitung von Informationen zur Unterstützung von Entscheidungsprozessen zumeist nicht als ihre Aufgabe angesehen wurde, werden diese Aufgaben heute ebenfalls als Teilbereich der Warenwirtschaftssysteme betrachtet und sind i.d.R. als Funktionalitäten in den Systemen integriert. Auf Grund dieser engen Verzahnung zwischen Warenwirtschafts- und Ma-

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References

Zusammenfassung

Modernes Handelsmanagement.

Zentes/Swoboda/Foscht, Handelsmanagement

3. Auflage. 2012.

ISBN 978-3-8006-4265-6

Handelsmanagement komplett

Handelsunternehmen bauen ihre Wertschöpfungstiefe sowohl »up-stream« als auch »down-stream« aus. Auch Industrieunternehmen gestalten ihre Wertschöpfungsarchitekturen zunehmend um: Durch absatzmarktorientierte Vertikalisierung werden auch sie zu »Händlern«. Das Buch führt in die neuen Ansätze und Methoden des modernen Handelsmanagements ein und erklärt die Zusammenhänge in der Handelspraxis.

Handelsmanagement in der Praxis

Diese Ansätze und Methoden des Handelsmanagements werden vorgestellt:

* Strategien, Betriebs- und Vertriebstypen des Handels

* Optionen des Absatzmarketing

* Gestaltung der Supply-Chain

* Konzepte der Führung in Handelsunternehmen.