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4.1 Management Summary: Gestaltungsmöglichkeiten kurzfristiger Erfolgsrechnungen in:

Alexander Baumeister, Claudia Floren, Ulrike Sträßer

Controlling mit SAP Business ByDesign, page 67 - 72

Erfolgsmanagement im Mittelstand

1. Edition 2014, ISBN print: 978-3-8006-4739-2, ISBN online: 978-3-8006-4740-8, https://doi.org/10.15358/9783800647408_67

Series: Controlling Competence

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Wie SAP Business ByDesign Erfolgsanalysen unterstützt: Kapitel 4: Abbildung des Unternehmenserfolgs mit kurzfristigen Erfolgsrechnungen 4.1 Management Summary: Gestaltungsmöglichkeiten kurzfristiger Erfolgsrechnungen In der kurzfristigen Erfolgsrechnung werden die betrieblichen Kosten und Erlöse eines Abrechnungszeitraums einander gegenübergestellt (vgl. Brühl [Controlling] 230). Ihren Ausgangspunkt stellt daher die Verknüpfung von Kosten- und Erlösträgerrechnung dar. Entsprechend unterscheidet man stück- und zeitbezogene Erfolgsrechnungen (vgl. Schweitzer/Küpper [Systeme] 190 f.). Stückbezogene Erfolgsrechnungen zeigen an, welchen Beitrag eine Produkteinheit zum Erfolgsziel der Unternehmung leistet (vgl. auch im Weiteren Troßmann/Baumeister [Rechnungswesen] Kap. III f.). Zu diesem Zweck werden den Netto-Verkaufserlösen eines Produktes seine in der Kostenträgerstückrechnung (→ Kapitel 6) kalkulierten Kosten gegenübergestellt. Diese Differenz bezeichnet man als Stückerfolg, wenn vom Stückerlös die vollen Selbstkosten subtrahiert werden, und als Stückdeckungsbeitrag, wenn es sich um Teilkosten handelt. Der vollkostenrechnerisch ermittelte Stückerfolg ist allerdings wenig aussagekräftig und vor allem keine valide Entscheidungsgrundlage etwa für Anpassungsentscheidungen des Produktionsprogramms. So kann ein negativer Stückerfolg auch auf die willkürliche Zurechnung anteiliger Fixkosten auf die einzelne Produkteinheit zurückzuführen sein. Eine Elimination der scheinbar verlustbringenden Produktart würde dann bei Remanenz der Fixkosten den Periodenverlust u. U. noch erhöhen. Der Stückerfolg auf Teilkostenbasis verzichtet hingegen auf eine Verrechnung fixer Kosten auf die Kostenträger (vgl. Jung [Controlling] 72). Als produktorientierte Steuerungsgröße fungiert der Stückdeckungsbeitrag (vgl. Troßmann/Baumeister/Werkmeister [Controlling] 45). Er ist definiert als Differenz zwischen dem um etwaige Erlösschmälerungen verringerten Verkaufserlös und den Teilkosten, etwa im Fall der Grenzplankostenrechnung den va- Merkmal der Erfolgsrechnung Stückerfolg vs. Stückdeckungsbeitrag 52 4. Abbildung des Unternehmenserfolgs mit kurzfristigen Erfolgsrechnungen riablen Stückkosten und im Fall der relativen Einzelkostenrechnung die Einzelkosten des Bezugsobjekts (vgl. Troßmann [Rechnungswesen] 127). Auf der stückbezogenen Erfolgsrechnung baut die periodenbezogene Erfolgsrechnung auf (vgl. auch fortfolgend Troßmann/Baumeister [Rechnungswesen] Kap. III f.). Sie verbindet Kosten- und Erlösträgerzeitrechnung zu einer Betriebserfolgsrechnung, indem sie die Kosten und die Erlöse einer Abrechnungsperiode einander gegenüberstellt. Im Gegensatz zur Gewinn- und Verlustrechnung des externen Rechnungswesens kann sie je nach Gliederungsprinzip zusätzlich Aufschluss darüber geben, welchen Beitrag einzelne Produkte, Produktgruppen oder auch organisatorische Einheiten zum Unternehmenserfolg leisten. Zur Berechnung des Betriebserfolgs kommen Gesamtkosten- und Umsatzkostenverfahren in Frage. Beide Verfahren können in Kontenform dargestellt werden, liefern aufgrund ihrer Konzeption identische Ergebnisse und können wahlweise als Voll- oder Teilkostenrechnung ausgestaltet werden. Im Gesamtkostenverfahren stellt man zur Ermittlung des Periodenerfolgs den nach Kostenarten gegliederten periodenbezogenen Gesamtkosten die Netto-Erlöse der in der Periode realisierten Absatzleistungen gegenüber. Im Fall der Teilkostenrechnung werden variable und fixe Kosten in separaten Blöcken ausgewiesen. Verläuft die Produktion absatzasynchron, werden also nicht sämtliche in der Betrachtungsperiode produzierten Produkte auch in dieser abgesetzt, so müssen aufgrund der ungleichen Mengengrundlage Korrekturen vorgenommen werden. Dabei ist die Sollseite um die aktuellen Herstellkosten der Lagerentnahmen (Bestandsminderungen), die Habenseite um die aktuellen Herstellkosten der Lagerzunahmen (Bestandsmehrungen) zu ergänzen. In der Vollkostenrechnung werden Lagerbestandsveränderungen mit den vollen Herstellkosten der laufenden Periode angesetzt und im Vergleich zur Teilkostenrechnung somit höher bewertet. Die Vollkostenrechnung unterstellt damit im Fall von Lagerzunahmen (fälschlicherweise), dass nicht nur der betreffende Teil der variablen, sondern auch ein Teil der fixen Kosten in der laufenden Periode nicht relevant ist. Umgekehrt verrechnet sie im Fall von Lagerentnahmen höhere Fixkostenanteile als angefallen sind. Dieses Vorgehen führt bei Bestandsänderungen zu Erfolgsunterschieden zur Teilkostenrechnung durch die Fixkostendifferenz. Im Umsatzkostenverfahren stellt man in einer Absatzerfolgsrechnung den Netto-Erlösen der in der Periode realisierten Absatzleistungen die nach Produktarten gegliederten Kosten gegenüber. Die Notwendigkeit der Berücksichtigung von Bestandsänderungen entfällt entsprechend. In Umsatz- vs. Gesamtkostenverfahren Merkmale des Gesamtkostenverfahrens Merkmale des Umsatzkostenverfahrens 534.1 Management Summary: Gestaltungsmöglichkeiten kurzfristiger Erfolgsrechnungen der Teilkostenrechnung werden die variablen Selbstkosten angesetzt und die Fixkosten der Absatzperiode als Block separat ausgewiesen. Wenngleich die vorgestellten Ergebnisrechnungen bei entsprechender inhaltlicher Ausführung bereits erste Anhaltspunkte für die Erfolgssteuerung auf einer aggregierten Basis bieten, werden in der Unternehmenspraxis zur detaillierten Erfolgsanalyse und -steuerung ergänzend Deckungsbeitragsrechnungen eingesetzt. In ihrer einfachsten Form handelt es sich um eine einstufige Deckungsbeitragsrechnung (im Weiteren Troßmann/Baumeister [Rechnungswesen] Kap. IV). Bei ihr werden die Fixkosten der Unternehmung in einem Block vom Gesamtdeckungsbeitrag abgezogen. Allerdings lässt diese Gegenüberstellung keinen tieferen Einblick in die Erfolgsstruktur der Unternehmung zu, insbesondere lassen sich keine innerbetrieblichen Querverbindungen und Handlungsbedarfe erkennen. Um die Aussagekraft zu erhöhen, untergliedert die mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung den Fixkostenblock daher in verschiedene Stufen. Für die Fixkostenhierarchierung bieten sich je nach Entscheidungszweck unterschiedliche Gliederungsprinzipien an (vgl. auch folgend Lorson/Quick/Wurl [Grundlagen] 258; Troßmann/Baumeister [Rechnungswesen] Kap. IV): − Produktartfixkosten, etwas die Versicherungsprämie für eine Anlage, die nur von einer Produktart benutzt wird; − Produktgruppenfixkosten wie die Miete einer Lagerhalle, in der eine bestimmte Produktgruppe gelagert wird; − Produktbereichs- oder Spartenfixkosten, z. B. die Gebäudeabsicherung eines Call Centers, das nur der Information von Kunden zu einem Produktbereich dient; − Unternehmungsfixkosten bspw. die Gehälter von Mitarbeitern im Konzernrechnungswesen. Deckungsbeitragsrechnungen liefern je nach gewählter Fixkostenhierarchie entscheidungsrelevante Informationen für unterschiedliche Fragestellungen. Auf jeden Fall unterbleibt auch in mehrstufiger Ausprägung eine Schlüsselung einzelner Fixkostenpositionen; sie werden stets auf der detailliertesten Ebene der Fixkostenhierarchie zugewiesen, auf der sie direkt zuordenbar sind. In einer produktbezogenen Fixkostenhierarchie ermöglicht sie damit Aussagen zum Erfolg einzelner Produktarten oder Produktgruppen, bei kundenbezogener zur Vorteilhaftigkeit einzelner Kundengruppen und bei vertriebsbezogener zum Erfolg einzelner Absatzkanäle oder Vertriebsregionen. Aufbau von Deckungsbeitragsrechnungen Zuordnung zur Fixkostenhierarchie 54 4. Abbildung des Unternehmenserfolgs mit kurzfristigen Erfolgsrechnungen Die mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung wird mitunter auch als erweitertes Umsatzkostenverfahren auf Teilkostenbasis bezeichnet. Abb. 29 zeigt ihren schematischen Aufbau. Sparte I II Produktgruppen 1 2 3 4 Produkte A B C D E F Nettoerlös 25,00 €/Stk. 30,00 €/Stk. 47,50 €/Stk. 6,00 €/Stk. 2,75 €/Stk. 4,60 €/Stk. variable Stückkosten 10,00 €/Stk. 12,50 €/Stk. 27,50 €/Stk. 4,75 €/Stk. 2,80 €/Stk. 3,60 €/Stk. Stückdeckungsbeitrag 15,00 €/Stk. 17,50 €/Stk. 20,00 €/Stk. 1,25 €/Stk. -0,05 €/Stk. 1,00 €/Stk. Absatzmenge 25.000 Stk. 125.000 Stk. 45.000 Stk. 2.500.000 Stk. 1.500.000 Stk. 400.000 Stk. DB I 375.000 € 2.187.500 € 900.000 € 3.125.000 € -75.000 € 400.000 € Produktartfixkosten 450.000 € 625.000 € 750.000 € 500.000 € 125.000 € 250.000 € DB II -75.000 € 1.562.500 € 150.000 € 2.625.000 € -200.000 € 150.000 € Produktgruppenfixkosten 700.000 € 0 € 0 € 750.000 € DB III 787.500 € 150.000 € 2.625.000 € -800.000 € Bereichsfixkosten 1.000.000 € 1.250.000 € DB IV -62.500 € 575.000 € Unternehmensfixkosten 375.000 € DB V = Periodenerfolg 137.500 € Abb. 29: Beispiel einer mehrstufigen Deckungsbeitragsrechnung Im Fall einer produktbezogenen Fixkostengliederung in Abb. 29 erlaubt die mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung die Beurteilung von Teilbereichen der Produktion (vgl. Troßmann [Rechnungswesen] 130 f.). Im Gegensatz zur einstufigen Deckungsbeitragsrechnung wird hier sichtbar, dass besonderer Handlungsbedarf im Unternehmensbereich I, bei den Produkten A und E sowie in der Produktgruppe 4 besteht. Führen Maßnahmen zur Erhöhung der Absatzzahlen, zur Steigerung der Netto-Erlöse oder zur Senkung der variablen und fixen Kosten nicht zu positiven Deckungsbeiträgen, ist eine kurzfristige Einstellung der entsprechenden Produktarten, -gruppen und -bereiche zu prüfen. Dabei ist jedoch auf Vorzüge mehrstufiger Deckungsbeitragsrechnungen 554.1 Management Summary: Gestaltungsmöglichkeiten kurzfristiger Erfolgsrechnungen vielerlei Effekte zu achten (vgl. detailliert Troßmann/Baumeister [Rechnungswesen] Kap. IV). Besonders wichtig ist das Problem der Kostenremanenz, also die Frage der zeitlichen Abbaubarkeit von Fixkosten, da in der Regel nicht alle Kostenpositionen kurzfristig abbaubar sind (vgl. Jung [Betriebswirtschaftslehre] 445). Ohne weitere Informationen zur Fixkostendisponibilität ist daher nur die Empfehlung zur Streichung der Produktart E eindeutig, da durch den negativen Stückdeckungsbeitrag hier auf jeden Fall Verlustbeiträge vermieden werden können. In allen anderen Fällen droht bei Streichung und Remanenz der Fixkostenlast durch Wegfall noch teilweise positiver Deckungsbeiträge sogar eine Erhöhung der Verlustbeiträge. Auch bei Produktart E ist hingegen noch darauf zu achten, ob etwa Verbundbeziehungen, wie eine Komplementarität zu anderen Produkten, Imageeffekte o. ä. zu berücksichtigen sind, die doch insgesamt betrachtet für eine Beibehaltung sprechen. Neben einer Erfolgsanalyse nach produkt-, kunden- oder regionalbezogenen Kriterien kann auch interessieren, welchen Beitrag einzelne Organisationseinheiten zum Unternehmenserfolg leisten. Hierüber gibt die Profit- Center-Rechnung Auskunft (vgl. Varnholt/Lebefromm/Hoberg [Controlling] 376). Profit Center verantworten den Erfolg ihres wirtschaftlichen Handelns, der als Saldo aus den ihnen zugerechneten Kosten und Erlösen ermittelt wird (vgl. auch fortfolgend Jung [Controlling] 42 f.). Voraussetzung ist daher, dass diese Verantwortungsbereiche die Möglichkeit zur Erlösrealisierung gegenüber externen oder auch internen Kunden haben. Auch die Profit-Center-Rechnung selbst kann wiederum den Grundsätzen einer Deckungsbeitragsrechnung folgen. Da der Aufbau einer Kosten- und Erlösrechnung als eigenständiges betriebswirtschaftliches Instrument gerade im Klein- und Mittelbetrieb oft als zu aufwendig angesehen wird (→ Kapitel 3.1), kann die für derartige Erfolgsrechnungen benötigte Datenbasis zumindest hilfsweise im Einkreissystem durch eine differenzierte Finanzbuchhaltung geschaffen werden (vgl. auch fortfolgend Krey/Lorson [KMU-Controlling] 198 ff.). Die einfachste Form einer buchhaltungsbasierten Deckungsbeitragsrechnung erfolgt über eine Differenzierung der im Einkreissystem für das interne Rechnungswesen vorgesehenen Kosten- und Erlöskonten hinsichtlich der auswertungsrelevanten Bezugsobjekte. Dies erfordert daher einige Mindestanpassungen wie eine − periodengenaue Dokumentation von Bestandsänderungen, − Erfassung des Materialbestands und -verbrauchs nach Produktarten, − differenzierte Bebuchung von Debitoren- und Kreditorenkonten, Erfolgsverantwortungsbereiche Deckungsbeitragsrechnung in KMU 56 4. Abbildung des Unternehmenserfolgs mit kurzfristigen Erfolgsrechnungen − differenzierte Bebuchung von Erlöskonten nach Produktarten, − differenzierte Bebuchung von Personalaufwandskonten nach der Art des angefallenen Personalaufwands und − Einführung von Konten zur Erfassung kalkulatorischer Kosten. Wichtige Einstellungen der kurzfristigen Erfolgsrechnung in SAP Business ByDesign werden im Folgenden überblicksartig erläutert und in der Fallstudie exemplarisch umgesetzt. 4.2 Umsetzung kurzfristiger Erfolgsrechnungen in SAP Business ByDesign SAP Business ByDesign bezeichnet die kurzfristige Erfolgsrechnung als Ergebnisrechnung. Zur eindeutigen Abgrenzung wird im Folgenden im ByDesign-Kontext daher der Begriff Ergebnisrechnung, im Kontext des internen Rechnungswesens der Begriff Erfolgsrechnung verwendet. Aufgrund der Abbildung des Rechnungswesens innerhalb eines geschlossenen Rechnungskreises orientiert sich in SAP Business ByDesign die Ergebnisrechnung sehr stark an der abschlussorientierten Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Aufgrund der steigenden internationalen Bedeutung des Umsatzkostenverfahrens (vgl. Jurasek/Klein [SAP] 274) ist dieses systemseitig standardmäßig vorgesehen. Seine Verwendung ist zugleich Voraussetzung für die zweckmäßige Gestaltung einer Ergebnisrechnung in SAP Business ByDesign (→Kapitel 4.3). Zur näheren Charakterisierung der Ergebnisrechnung in SAP Business ByDesign können die folgenden Gestaltungsfragen herangezogen werden (vgl. Varnholt/Lebefromm/Hoberg [Controlling] 372): − Erfolgt die Ergebnisermittlung perioden- oder vorgangsbezogen? − Wird ein kalkulatorisches oder ein buchhalterisches Ergebnis ausgewiesen? − Werden fixe und variable Kostenbestandteile getrennt ausgewiesen? Während periodische Erfolgsrechnungen die in der Buchungsperiode auf den Konten der Finanzbuchhaltung gebuchten Werte aufgreifen, berücksichtigen vorgangsbezogene Erfolgsrechnungen hingegen zusätzlich ergebnisrelevante Informationen aus dem laufenden Vertriebsprozess, wie z. B. Auftragseingänge und Fakturen (vgl. Varnholt/Lebefromm/Hoberg [Controlling] 372). SAP Business ByDesign trägt beiden Varianten Rechnung, indem zu unterschiedlichen Zeitpunkten im Verkaufsprozess generierte Ergebnisarten als Auswertungsbasen zur Verfügung stehen: Auf- Merkmale der Erfolgsrechnung Ergebnisrechnung in SAP Business ByDesign

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References

Zusammenfassung

Der praxisorientierte Leitfaden. SAP Business ByDesignTM ist eine umfassende On-Demand-Software für die große Anzahl von kleinen und mittelständischen Unternehmen, die die deutsche Wirtschaft prägen. Dieses Buch ist die erste schrittweise Einführung in das Controlling mit SAP Business ByDesign.

Zahlreiche Abbildungen, Übungsaufgaben und eine integrierte Fallstudie sorgen für Praxisnähe und ein umfassendes Verständnis.

Aus dem Inhalt:

- Unternehmensplanung mit Absatz-, Kostenstellen- und Ergebnisplanung

- Gemeinkostencontrolling

- Produktkostencontrolling

- Markt- und unternehmensbezogene Erfolgsrechnungen

- Passgenaues Reporting

Die Autoren:

Professor Dr. Alexander Baumeister leitet den Lehrstuhl für Controlling an der Universität des Saarlandes. Claudia Floren und Ulrike Sträßer sind dort als wissenschaftliche Mitarbeiterinnen tätig.