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Informationssysteme und - technik in:

Ralf Dillerup, Roman Stoi

Unternehmensführung, page 760 - 772

4. Edition 2013, ISBN print: 978-3-8006-4592-3, ISBN online: 978-3-8006-4593-0, https://doi.org/10.15358/9783800645930_760

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755 77.3 Informationssysteme und -technik 7.3 Informationssysteme und -technik Leitfragen ▪ Was sind Informationssysteme und welche Informationstechnik verwenden sie? ▪ Welche Bedeutung haben Informationssysteme für das Informationsmanagement? ▪ Wie stellt das Informationsmanagement den anforderungsgerechten und effizienten Einsatz der Informationssysteme und -technik sicher? Die Informationswirtschaft benötigt zur Erfüllung ihrer Aufgaben Informationssysteme, die aus personellen, organisatorischen und technischen Elementen bestehen. Die technischen Bestandteile werden unter dem Begriff Informationstechnik zusammengefasst (vgl. Stahlknecht/Hasenkamp, 2005, S. 11 f.). In diesem Kapitel wird zunächst das Unterstützungspotenzial der Informationssysteme und -technik für das Informationsmanagement erläutert. Darauf aufbauend werden die Aufgaben des Informationsmanagements zur Sicherstellung eines anforderungsgerechten und wirtschaftlichen Einsatzes von Informationssystemen und -technik dargestellt. Die Einordnung von Informationssystemen und -technik in das Unternehmensführungssystem veranschaulicht Abb. 7.3.1. Abb. 7.3.1: Informationssysteme und -technik im System der Unternehmensführung In fo rm ati on normativ strategisch operativ Informationssysteme und -technik Informationswirtschaft OrganisationPlanung & Kontrolle Personal Informationsmanagement 756 7 7.3.1 Informationssysteme Informationssysteme bestehen aus Menschen und Maschinen, die Informationen erzeugen, nutzen und über Kommunikationsbeziehungen untereinander austauschen (Hansen/Neumann, 2009, S. 131 f.). ! Synonym wird hierfür auch der erweiterte Begriff der Informations- und Kommunikationssysteme (IuK-Systeme) verwendet (vgl. Krcmar, 2010, S. 28). Aus Gründen der Konsistenz mit dem Begriff Informationsmanagement wird hier ebenfalls nur von Informationssystemen gesprochen, auch wenn stets Informations- und Kommunikationssysteme gleichermaßen gemeint sind (vgl. Kap. 7.1.2). Da nicht alle Informationsverarbeitungsprozesse programmierbar sind, ist ein vollkommen automatisiertes Informationssystem (Maschine-Maschine-System) nicht realisierbar. Allerdings können Informationssysteme ausschließlich aus Personen bestehen (Mensch-Mensch-Systeme). Dies ist z. B. bei einer Strategietagung der Fall, bei der die Führungskräfte die strategischen Handlungsmöglichkeiten des Unternehmens diskutieren. Da diese Vorgänge sehr unternehmensspezifisch sind, werden im Folgenden nur weitgehend standardisierbare rechnergestützte Informationssysteme (Mensch-Maschine-Systeme) betrachtet. Diese nutzen Informationstechnik zur Erfassung, Verarbeitung, Speicherung und Übermittlung von Informationen (vgl. Hansen/Neumann, 2009, S. 133). Nach ihrem Verwendungszweck lassen sich unterscheiden (vgl. Hansen/Neumann, 2009, S. 138 ff.; Stahlknecht/Hasenkamp, 2005, S. 326): ◾ Administrationssysteme zur Speicherung und Verarbeitung von standardisierten und in großen Mengen anfallenden Massendaten wie z. B. ein Finanzbuchhaltungssystem. ◾ Dispositionssysteme unterstützen operative Tätigkeiten, indem sie kurzfristige Entscheidungen vorbereiten oder selbst treffen. Ein Beispiel sind Bestellvorschläge oder eine automatische Bestellung durch ein Beschaffungssystem. ◾ Führungssysteme übernehmen Analyse-, Planungs- und Kontrollfunktionen und dienen der Entscheidungsunterstützung der Unternehmensführung. Planungssysteme ermöglichen z. B. Simulationen, Szenarioanalysen oder Optimierungsrechnungen. Managementinformationssysteme (MIS) versorgen die Unternehmensführung mit entscheidungsrelevanten Informationen. Führungssysteme beziehen ihre Daten sowohl aus externen Quellen als auch aus betrieblichen Administrations- und Dispositionssystemen. ◾ Querschnittssysteme lassen sich unabhängig von der Unternehmenshierarchie an jedem Arbeitsplatz verwenden. Sie werden in Kombination mit Administrations-, Dispositions- und Führungssystemen eingesetzt. Im Vordergrund stehen Büroinformationssysteme zur Unterstützung von Verwaltungstätigkeiten. Hierunter fallen Endbenutzerwerkzeuge wie z. B. Tabellenkalkulationen oder Präsentationsprogramme, Kommunikationsdienste wie z. B. E-Mail, Systeme zur Unterstützung von Gruppenarbeit oder Vorgangsbearbeitungssysteme (Workflow-Management). Zu den Querschnittssystemen gehören auch wissensbasierte Systeme wie z. B. Expertensysteme. Administrations- und Dispositionssysteme werden als operative Informationssysteme bezeichnet, da sie der Abwicklung des laufenden Geschäftsbetriebs dienen. Sie können sowohl branchenneutral als auch branchenspezifisch sein. Branchenneutrale Informationssysteme werden z. B. in der Finanzbuchhaltung oder Fakturierung eingesetzt. IuK- Systeme Arten von Infor mations systemen Administrations-, Dispositions-, Führungs-, Querschnittssysteme Operative Informationssysteme 757 77.3 Informationssysteme und -technik Branchenspezifische Informationssysteme unterstützen spezielle Aufgaben wie z. B. die Kreditüberwachung bei Banken oder die Warendisposition im Handel. Informationssysteme können sowohl auf das Unternehmen begrenzt als auch unternehmensübergreifend sein (vgl. Stahlknecht/Hasenkamp, 2005, S. 328 f.). Die Gesamtheit der Informationssysteme lässt sich wie in Abb. 7.3.2 als Pyramide darstellen, bei der die operativen Systeme die betrieblichen Funktionsbereiche unterstützen. Die Führungssysteme greifen zu Zwecken der Analyse, Planung und Kontrolle auf die operativen Systeme zu (vgl. Gabriel/Beier, 2003, S. 174). Bei einem integrierten Informationssystem sind die einzelnen Teilsysteme inhaltlich aufeinander abgestimmt, über einheitliche Schnittstellen miteinander verbunden und bauen auf einer gemeinsamen Datenbasis auf (vgl. Stahlknecht/Hasenkamp, 2005, S. 329). Wie in der Pyramide der Informationssysteme zu sehen, kann die Integration dabei sowohl in vertikaler als auch in horizontaler Richtung erfolgen. Bei der horizontalen Integration sollen unterschiedliche operative Informationssysteme miteinander verbunden werden, um die ablaufenden Geschäftsprozesse besser zu unterstützen. Die vertikale Integration soll den Zusammenhang zwischen den operativen Systemen und den Führungssystemen sicherstellen. Sie ist erforderlich, damit die Führungssysteme auf die operativen Daten zugreifen und diese verdichten und analysieren können (vgl. Gabriel/ Beier, 2003, S. 174). Ein integriertes Informationssystem, das alle wesentlichen Funktionen der Administration, Disposition und Führung unterstützt, wird als Enterprise Resource Planning-System (ERP-System) bezeichnet (vgl. Stahlknecht/Hasenkamp, 2005, S. 327). Ein in der Praxis weit verbreitetes ERP-System ist SAP Business Suite. Informationssysteme dienen vor allem der Unterstützung und Automatisierung betrieblicher Abläufe. Hierfür müssen diese Prozesse zunächst formal beschrieben werden. Die im Prozessablauf anfallenden Daten werden gespeichert, verarbeitet und daraus Informationen zur Unterstützung betrieblicher Entscheidungen generiert. Wesentliche Aufgabenfelder des Informationsmanagements sind deshalb das Datenmanagement, die Prozessmodellierung und die betrieblichen Anwendungen. Integrierte Informationssysteme ERP- Systeme Abb. 7.3.2: Zusammenhang und Integrationsrichtung von Informationssystemen Administrations Qu er sc hn itt ssy st em e und Dispositionssysteme Horizontale Integration Ve rt ik al e In te gr at io n Führungssysteme Beschaffung Produktion Absatz Informationsmanagement 758 7 7.3.1.1 Datenmanagement und Prozessmodellierung Das Datenmanagement sorgt für die optimale Bereitstellung und Nutzung der Unternehmensdaten. Es sichert ihre Richtigkeit, Aktualität, Konsistenz sowie ihren Aufgabenbezug und Zusammenhang (vgl. Krcmar, 2010, S. 129). ! Das Datenmanagement legt fest, welche Daten für welche Aufgaben zur Verfügung gestellt werden sollen, wer für die Erfassung und Pflege der Daten verantwortlich ist und in welcher Form diese bereitzustellen sind (vgl. Krcmar, 2010, S. 129 f.). Da Unternehmensdaten für unterschiedliche Entscheidungen und Aufgaben genutzt werden, sollten sie zentral verwaltet werden. Ansonsten besteht die Gefahr, dass gespeicherte Daten inkonsistent, d. h. nicht vollständig, korrekt und widerspruchsfrei sind. In diesem Fall kann die Abfrage der gleichen Daten zu unterschiedlichen Ergebnissen führen. Werden z. B. Kundenadressdaten in mehreren Fachabteilungen getrennt erfasst, ist es möglich, dass für den gleichen Kunden verschiedene Adressen gespeichert sind. Außerdem sind in diesem Falle die Daten auch redundant, d. h. die gleiche Information ist in mehreren Datenbeständen enthalten. Deshalb werden Daten und Anwendungen voneinander getrennt. Die Datenbestände werden hierfür in einer zentralen Datenbank abgelegt. Die Verarbeitung und Auswertung der Daten erfolgt dann durch Anwendungen, die auf diese Datenbank zugreifen und die dort gespeicherten Daten verändern können. Durch die Datenintegration in einer zentralen Datenbank werden Daten nur einmal und damit konsistent und ohne Redundanz gespeichert. Mehrere Programme und Anwender können dieselben Daten zur gleichen Zeit nutzen (vgl. Hansen/Neumann, 2009, S. 1017 ff.). Ein Datenbankmanagementsystem verwaltet und steuert den Zugriff auf die Datenbasis. Auf diese Weise können Anwendungen geändert oder ausgetauscht werden, ohne dass eine Anpassung der Datenbank erforderlich ist. Ebenso lassen sich die Daten ohne Änderung der Anwendungen umorganisieren (vgl. Reichwald, 2005, S. 283 f.). Für Zwecke der Entscheidungsunterstützung werden relevante Daten aus internen Datenbanken und externen Quellen ausgewählt und in einem Data Warehouse („Datenlagerhaus“) zusammengefasst. Dies geschieht auch aus Zeitgründen, da ein direkter Zugriff auf die einzelnen Datenbanken und die anschließende Aufbereitung zu lange dauern würde. Das Data Warehouse ist eine speziell für die Anforderungen der Entscheidungsunterstützung dienende Datenbank, in der Daten in unterschiedlichen Verdichtungsstufen bereitgehalten werden. Ihre Aktualisierung erfolgt nicht laufend, sondern zu festen Zeitpunkten. Die Auswertung erfolgt mit Hilfe von OLAP-Anwendungen (Online Analytical Processing). Sie ermöglichen es, mehrdimensionale Datenbestände in Echtzeit nach verschiedenen Dimensionen zu betrachten und zusammenzufassen. Die Umsatzzahlen lassen sich damit z. B. nach Kunden, Vertriebsregionen und Produkten analysieren. Die systematische Sammlung, Auswertung und Darstellung der in einem Data Warehouse gespeicherten Unternehmensdaten zum Zwecke der Entscheidungsunterstützung wird als Business Intelligence bezeichnet. Business Intelligence Systeme verfügen über interaktive Benutzeroberflächen, mit denen die Entscheider z. B. auf OLAP-Anwendungen oder Systeme zur Datenmustererkennung (Data Mining) zugreifen und sich individuelle Berichte erstellen können (vgl. Hansen/Neumann, 2009, S. 1015 ff.; Krcmar, 2010, S. 91 f.; Stahlknecht/Hasenkamp, 2005, S. 387 f.). Im Rahmen geschäftlicher Transaktionen sammeln Unternehmen eine Vielzahl an Daten z.B. über Produkte, Kunden, Lieferanten oder Wettbewerber. Diese rasant wachsende Flut Datenmanagement Datenintegration Data Warehouse Business Intelligence 759 77.3 Informationssysteme und -technik an digitalen Daten wird mit dem Begriff „Big data“ umschrieben. Durch die Verknüpfung von statistischen Verfahren mit moderner Informationstechnik sollen aus diesen unstrukturierten Datenmassen unterschiedlichster Quellen neue Zusammenhänge erkannt und für das Unternehmen wirtschaftlich nutzbar gemacht werden. Die daraus gewonnenen Einblicke, z.B. in die Bedürfnisse der Kunden oder die Funktionsweise der Märkte, lassen sich für Prognosen verwenden oder ermöglichen sogar die Entwicklung neuer Dienstleistungen und Produkte (vgl. das Beispiel in Kap. 7.4.2.2). Auf Basis von Big data können Führungsentscheidungen fundierter als bislang üblich und damit langfristig vermutlich auch erfolgreicher getroffen werden (vgl. McAfee/Brynjolfsson, 2012, S. 24 ff.). Voraussetzung für die Nutzung einer Datenbank durch mehrere Anwendungen ist ein anwendungsunabhängiges Datenmodell. Die formale Beschreibung der logischen Struktur von Unternehmensdaten in einem Modell wird als Datenmodellierung bezeichnet. Dabei werden alle relevanten Datenobjekte wie z. B. Kundenname, Straße oder Postleitzahl und die zwischen diesen bestehenden Beziehungen erfasst. Dies geschieht meist in Form von Tabellen, die über gleiche Datenobjekte miteinander verknüpft sind. So erhält z. B. eine Tabelle Angaben über die Kundenadresse und eine andere Tabelle die Auftragsdaten des Kunden. Beide Tabellen sind über die Kundennummer miteinander verknüpft. Mit Hilfe dieser sog. relationalen Datenbanken lassen sich beispielsweise die Kundenaufträge nach bestimmten Verkaufsregionen auswerten. Die Datenmodellierung fördert die Transparenz und Kommunikation, vermeidet Redundanz in der Datenhaltung und schafft ein unternehmensweites, ganzheitliches Verständnis für die Unternehmensdaten (vgl. Stahlknecht/Hasenkamp, 2005, S. 163 f.). Viele Daten eines Unternehmens sind vertraulich und sollten deshalb nur von wenigen Mitarbeitern eingesehen und verändert werden können. Beispiele sind strategische Pläne, Entwicklungsprojekte oder Kundeninformationen. Darüber hinaus erfordert die Erfassung und Verarbeitung von Daten häufig einen hohen Arbeitsaufwand. Aus diesem Grund ist die Datensicherheit von zentraler Bedeutung. Sie soll den Verlust, Diebstahl oder die Verfälschung von Daten vermeiden. Die Datensicherheit kann z. B. durch defekte Geräte und Speichermedien, Brand- und Wasserschäden, Einbruch, Spionage oder Computerviren gefährdet sein. Aus diesem Grund sind betriebliche Maßnahmen zur Datensicherheit erforderlich (vgl. Hansen/Neumann, 2009, S. 384): ◾ Physikalische Maßnahmen sind z. B. Einbruchsicherung oder Brandschutz. ◾ Technische Maßnahmen sind z. B. Sicherungskopien, die Verschlüsselung von Daten oder Virenabwehrprogramme. ◾ Organisatorische Maßnahmen sind z. B. die Vergabe von Zugriffsberechtigungen, die festlegen, wer zu welchen Daten Zugang hat. Die Autorisierung wird durch Passwörter und verstärkt auch durch biometrische Daten wie z. B. einen Fingerabdruck sichergestellt. Maßnahmen zur Vermeidung des unberechtigten Zugriffs und Missbrauchs von personenbezogenen Daten fallen unter den Bereich des Datenschutzes. In Deutschland sind die Rechte auf die Vertraulichkeit personenbezogener Daten durch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) geregelt. Dort ist festgelegt, wer über wen welche Daten speichern darf (vgl. Reichwald, 2005, S. 288). Beispielsweise darf die Adresse und Telefonnummer eines Kunden nicht ohne dessen Zustimmung an Dritte weitergegeben werden. Informationssysteme dienen zur Automatisierung betrieblicher Abläufe. Sie beziehen sich vor allem auf gut strukturierte Aufgaben, da diese ausreichend standardisierbar sind (vgl. Kap. 7.2.1). Um betriebliche Abläufe zu automatisieren, sind sie formal zu Big data Datenmodellierung Relationale Datenbanken Datensicherheit Maßnahmen Datenschutz Automatisierung von Abläufen Informationsmanagement 760 7 beschreiben. Hierzu werden sie analysiert und in ihre Bestandteile zerlegt. Da es nicht sinnvoll ist, ineffiziente oder unwirksame Prozesse zu automatisieren, werden sie zuvor meist einem Prozessmanagement (vgl. Kap. 5.4) unterzogen. Auf diese Weise sollen sie ganzheitlich im Hinblick auf ihre Kosten, Zeit, Qualität und Kundenzufriedenheit optimiert werden. Die optimierten Prozesse werden im Anschluss modelliert und programmiert, um deren Planung, Durchführung und Kontrolle weitgehend dem Informationssystem zu überlassen (vgl. Reichwald, 2005, S. 272 ff.). Prozessmodellierung ist die formale Abbildung betrieblicher Abläufe, um diese im Anschluss durch ein Informationssystem unterstützen bzw. automatisieren zu können (vgl. Reichwald, 2005, S. 272 f.). ! Zur Prozessmodellierung dienen Beschreibungssprachen wie z. B. die Abbildung als sog. ereignisgesteuerte Prozesskette. Dabei wird bestimmt, aus welchen Aktivitäten die Prozesse bestehen und welche Ereignisse diese Aktivitäten auslösen und beenden. Die Darstellung des Prozessablaufs erfolgt durch standardisierte grafische Symbole. Abb. 7.3.3 zeigt ein Beispiel für eine ereignisgesteuerte Prozesskette. Ereignisgesteuerte Prozesskette Abb. 7.3.3: Beispiel für eine ereignisgesteuerte Prozesskette (in Anlehnung an Hansen/Neumann, 2009, S. 333) Kundenbestellung Bestellung annehmen Verkauf Bestellschein Lagerbestand prüfen Disposition XOR Artikel nicht auf Lager Artikel auf Lager Artikel nachbestellen Beschaffung Artikel Bestellung bestätigen Verkauf Bestätigung Bestellung bestätigt Organisationseinheit XOR Ereignis Funktion Information, Material, Ressource Verknüpfung zwischen Ereignis und Funktion Legende XOR 761 77.3 Informationssysteme und -technik Eine in der Praxis weit verbreitete Methode zur ganzheitlichen Modellierung von Geschäftsprozessen ist die von Scheer entwickelte Architektur Integrierter Informationssysteme (ARIS). Neben der Darstellung des Prozessablaufs als ereignisgesteuerter Prozesskette werden die ausführenden Organisationseinheiten und die erforderlichen Daten und informationstechnischen Ressourcen festgelegt. Die Prozessmodellierung erfolgt auf unterschiedlichen Ebenen. Ausgangspunkt ist die Fachkonzept- Ebene, auf der zunächst die betriebswirtschaftliche Problemstellung des Geschäftsprozesses beschrieben wird. Auf der DV-Konzept-Ebene wird das Informationssystem zur Umsetzung des Fachkonzepts erarbeitet und auf der Ebene der Implementierung die hierzu erforderliche Informationstechnik festgelegt (vgl. Gabriel/Beier, 2003, S. 107 f.; Hansen/Neumann, 2009, S. 279 ff.; Scheer, 2002). Die Erstellung von Prozessmodellen ist sehr aufwendig und erfordert fundiertes Knowhow. Aus diesem Grund werden von den Unternehmen häufig sog. Referenzmodelle verwendet. Dabei handelt es sich um allgemeine Beschreibungen typischer Bestandteile und Abläufe von betrieblichen Funktionen wie z. B. der Finanzbuchhaltung oder branchenbezogener Aufgabenfelder wie z. B. der Warendisposition im Großhandel. Referenzmodelle sind für Unternehmen nicht nur kostengünstiger und schneller verfügbar, sondern auch häufig qualitativ besser als selbst erstellte Prozessmodelle. Zudem sind für Referenzmodelle meist bereits standardisierte Anwendungen am Markt erhältlich. Die Verwendung eines Referenzmodells kann jedoch eine Neugestaltung der Geschäftsprozesse und Anpassungen der betrieblichen Ablauforganisation erforderlich machen (vgl. Curran/Ladd, 2000, S. 63; Krcmar, 2010, S. 122 f.). Dies kann zu Verbesserungen der Geschäftsprozesse beitragen. Der mit der Standardisierung verbundene Verzicht auf betriebsindividuelle Regelungen birgt aber bei strategischen Geschäftsprozessen die Gefahr des Verlusts von Wettbewerbsvorteilen. 7.3.1.2 Anwendungen Anwendungen bzw. Anwendungssoftware sind Programme zur Bearbeitung fachlicher Aufgaben (vgl. Hansen/Neumann, 2009, S. 36 f.). ! Zu den Anwendungen zählen technisch-wissenschaftliche Programme wie z. B. CAD- Software, Programme zur Unterstützung allgemeiner betrieblicher Funktionen wie z. B. Finanzbuchhaltungssoftware und Branchenprogramme wie z. B. ein Buchungssystem im Reisebüro. Das Informationsmanagement sorgt für die wirtschaftliche und anforderungsgerechte Entwicklung und Nutzung dieser betrieblichen Anwendungen. Die Anforderungen an eine Anwendung sind vielfältig und hängen von ihren Aufgaben ab. Die Anwendungsqualität lässt sich mit folgenden Kriterien beurteilen (vgl. Rauh, 1990, S. 110 ff.; Stahlknecht/Hasenkamp, 2005, S. 309 ff.) : ◾ Funktionalität: Erfüllung aller geforderter Funktionen. ◾ Zuverlässigkeit: Fehlerfreies und korrektes Arbeiten sowie dauerhafte Verfügbarkeit. ◾ Benutzerfreundlichkeit: Vom Benutzer leicht zu erlernen und zu bedienen. ◾ Effizienz: Vertretbare Beanspruchung der Hardwareressourcen sowie für den Benutzer befriedigende Antwort- und Laufzeiten. Referenzmodelle Qualitätskriterien Informationsmanagement 762 7 ◾ Zugriffsschutz vor unberechtigtem Zugang zu Daten und Programmen. ◾ Robustheit bei unsachgemäßer Bedienung oder Hardwaredefekten. ◾ Wartungsfreundlichkeit: Einfache Anpassung an geänderte Anforderungen. ◾ Übertragbarkeit: Einsetzbarkeit in anderen oder veränderten Systemumgebungen. Der Zeitraum von der Entwicklung bis zur Ablösung einer Anwendung wird als Anwendungslebenszyklus (Software Life Cycle) bezeichnet. Er wird in die beiden Abschnitte Systementwicklung und Systembetrieb unterteilt. Bei der Systementwicklung werden allgemein die Phasen Analyse, Entwurf/Design, Realisierung und Einführung unterschieden. Die Systementwicklung erfolgt in aller Regel als Projekt und erfordert deshalb ein entsprechendes Projektmanagement und -controlling (vgl. Kap. 5.3 und Kap. 7.4.3). Danach beginnt der Systembetrieb, der den größten zeitlichen Anteil am Anwendungslebenszyklus ausmacht. Während dieser Nutzungszeit unterliegt eine Anwendung ständiger Wartung, um sie an veränderte Anforderungen anzupassen, zu erweitern und qualitativ zu verbessern. Entspricht eine Anwendung nicht mehr den Anforderungen und ihre Wartung ist aus wirtschaftlichen und/oder technischen Gründen nicht mehr sinnvoll, dann wird sie abgeschafft bzw. durch eine neue Anwendung ersetzt (vgl. Stahlknecht/Hasenkamp, 2005, S. 213 ff.). Den typischen Verlauf von Kosten und Nutzen einer Anwendung in den Phasen Entwicklung, Einführung, Betrieb und Ablösung zeigt Abb. 7.3.4. Anwendungen können spezifisch für ein Unternehmen als Individualsoftware durch interne oder externe Mitarbeiter entwickelt werden. Alternativ dazu wird vor allem bei Administrations- und Dispositionssystemen häufig Standardsoftware eingesetzt. Diese Programme sind auf typische Anforderungen und mehrfache Nutzung ausgelegt. Sie decken entweder vollständige Geschäftsprozesse wie z. B. die Auftragsabwicklung ab oder umfassen abgeschlossene betriebliche Aufgabengebiete wie z. B. die Produktionsplanung und -steuerung (vgl. Stahlknecht/Hasenkamp, 2005, S. 295 ff.). Lebenszyklus Individualvs. Standard- Software Abb. 7.3.4: Kosten und Nutzen im Lebenszyklus einer Anwendung (in Anlehnung an Heinrich/Stelzer, 2011, S. 264; Krcmar, 2010, S. 191) K os te n un d N ut ze n de s In fo rm at io ns sy st em s Zeit Nutzen Kosten Entwicklung Einführung Betrieb Ablösung 763 77.3 Informationssysteme und -technik Für den Einsatz von Standardsoftware sprechen viele Vorteile (vgl. Hansen/Neumann, 2009, S. 260; Krcmar, 2010, S. 170; Reichwald, 2005, S. 281): ◾ Kostenersparnis: Da Standardsoftware an viele Abnehmer verkauft wird, kann der Softwareanbieter seine Entwicklungskosten umlegen. Die Anschaffungskosten einer Standardsoftware sind meist wesentlich günstiger als die Entwicklungskosten für Individualsoftware. ◾ Zeitersparnis: Die Zeit für die Anpassung der Standardsoftware an die Anforderungen des Unternehmens ist meist kürzer als die Entwicklungszeit für Individualsoftware. ◾ Qualitätsvorteil: Softwareanbieter sind aufgrund ihrer Erfahrung und ihrer spezialisierten Mitarbeiter besser in der Lage, eine hohe Anwendungsqualität zu realisieren. Bei der Eigenentwicklung sind auch aus Zeit- und Kostengründen meist nur weniger anspruchsvolle Lösungen möglich. Die Qualität der Standardsoftware wird zudem durch den Wettbewerb unter den Anbietern gefördert. ◾ Standardisierung: Der Einsatz einer Standardsoftware erleichtert die unternehmens- übergreifende Zusammenarbeit durch gemeinsame Schnittstellen und Datenstrukturen. ◾ Zukunftssicherheit: Die meisten etablierten Softwareanbieter bieten für ihre Anwendungen Servicedienstleistungen sowie eine laufende Wartung und Weiterentwicklung. Ein Unternehmen ist damit nicht von wenigen internen oder externen Mitarbeitern abhängig, die für die Eigenentwicklung verantwortlich waren. Ein Weggang dieser Mitarbeiter kann ein Unternehmen vor große Probleme stellen, da mit ihnen auch das Wissen über die Software verloren geht. Darüber hinaus ist das Unternehmen häufig nicht in der Lage, seine Individualsoftware an die rasche Entwicklung der Informationstechnik anzupassen. ◾ Personalunabhängigkeit: Qualifizierte Mitarbeiter zur Entwicklung von Individualsoftware sind knapp und entsprechend teuer. Mögliche Nachteile von Standardsoftware sind dagegen (vgl. Krcmar, 2010, S. 170; Reichwald, 2005, S. 282): ◾ Hoher Anpassungs- und Einführungsaufwand. ◾ Fehlende Abdeckung unternehmensspezifischer Anforderungen. ◾ Mangelnde Integration in vorhandene betriebliche Systeme. ◾ Gefahr der Abhängigkeit des Unternehmens vom Softwareanbieter, die zu unvorhergesehenen, kaum kalkulierbaren Zusatzkosten führen kann. ◾ Fehlendes internes Know-how zur Wartung und Anpassung der Systeme erzwingt den Einsatz teurer externer Experten. ◾ Verlust von Wettbewerbsvorteilen aus unternehmensindividuellen Lösungen. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Einführung der Standardsoftware auch eine Anpassung der Unternehmensorganisation erfordert. Die Entscheidung für eine Standardsoftware kann nur mit erheblichem Aufwand wieder rückgängig gemacht werden. Deshalb sollte die Auswahl sehr sorgfältig erfolgen. Insbesondere kleine Unternehmen stehen dabei vor dem Problem, dass sie nicht über das erforderliche Know-how für die Auswahl aus dem nahezu unüberschaubaren Angebot an Standardsoftware verfügen. Auswahlkriterien für die Anschaffung einer Standardsoftware richten sich generell nach den bereits beschriebenen Merkmalen der Anwendungsqualität. Ein Unternehmen sollte seine Anforderungen bezüglich dieser Merkmale Vorteile Standard- Software Nachteile Standard- Software Auswahlkriterien Informationsmanagement 764 7 vorab genau in einem Pflichtenheft festlegen und die Eignung der am Markt erhältlichen Anwendungen daraufhin gegebenenfalls mit Hilfe externer Experten überprüfen. Bei der Anschaffung einer Anwendung sollte das Unternehmen nicht nur auf deren Kaufpreis, sondern auf sämtliche über den Lebenszyklus entstehenden Einführungs-, Betriebs- und Ablösungskosten achten. Diese werden auch als Total Cost of Ownership (TCO) bezeichnet. Eine solch umfassende Betrachtung ist wichtig, weil gerade die Einführungs- und Betriebskosten häufig um ein Vielfaches über dem Kaufpreis der Software liegen. Beispielsweise ist die Anpassung der Software SAP Business Suite an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens und die dabei erforderliche Reorganisation von Geschäftsprozessen meist aufwendig und damit teuer (vgl. Stahlknecht/ Hasenkamp, 2005, S. 32, S. 472 f.). Um die Vorteile beider Alternativen zu nutzen, wird Standardsoftware häufig so konzipiert, dass sie über Programmparameter an die spezifischen Anforderungen der Kunden angepasst werden kann (Customizing). Die meisten Unternehmen beschränken heute die Eigenentwicklung auf strategisch bedeutsame Anwendungen und verwenden in allen anderen Fällen standardisierte Softwarekomponenten, die in das Unternehmen integriert werden (vgl. Reichwald, 2005, S. 282). Die Entwicklung einfacher Anwendungen kann auch durch die Anwender selbst erfolgen. Diese sog. individuelle Datenverarbeitung wird durch benutzerfreundliche Standardsoftware unterstützt. Ein Beispiel ist ein Controller, der eine Finanzplanung mit Hilfe von Microsoft Excel erstellt. Problematisch bei der individuellen Datenverarbeitung ist die Gefahr von Wildwuchs und Insellösungen. Dies kann zu ineffizienten Doppelentwicklungen für identische Problemstellungen und inkonsistenten Daten führen. Darüber hinaus sind die selbst entwickelten Programme bei Ausscheiden des betreffenden Mitarbeiters aufgrund mangelnder Dokumentation meist schwer zu pflegen oder anzupassen (vgl. Krcmar, 2010, S. 168 f.). Beim Cloud Computing werden Anwendungen und Daten nicht mehr lokal, sondern auf einer externen Infrastruktur (der sog. „Wolke“) bearbeitet und gespeichert. Die Ressourcen des Anbieters sind an einem oder mehreren Standorten zentralisiert. Darauf kann über ein Netzwerk jederzeit und überall bequem zugegriffen werden. Dies ermöglicht ein dynamisch an den Bedarf angepasstes Anbieten, Nutzen und Abrechnen von IT-Dienstleistungen wie z. B. Infrastruktur (Rechenleistung, Speicherplatz, etc.), Plattformen und Software (vgl. BSI, 2012, S. 14 ff.). 7.3.2 Informationstechnik Informationstechnik bezeichnet die zur Verarbeitung, Speicherung und Übermittlung von Informationen erforderlichen Anwendungen (Software), Rechner (Hardware) und Kommunikationstechniken (vgl. Krcmar, 2010, S. 30; Stahlknecht/Hasenkamp, 2005, S. 11 f.). ! Die Kommunikationstechniken umfassen u. a. die verwendeten Übertragungsverfahren, Geräte und Netze. Um Anwendungen betreiben zu können, muss eine entsprechende Infrastruktur im Unternehmen vorhanden sein. Die technische Infrastruktur besteht aus der erforderlichen Hard- und Software. Die Installation eines Programms benötigt z. B. einen dafür geeigneten Computer und ein bestimmtes Betriebssystem. Für die Installation und den Betrieb der Anwendungen ist darüber hinaus eine organisato- Total Cost of Ownership Individuelle Datenverarbeitung Cloud Computing Infra struktur 765 77.3 Informationssysteme und -technik rische Infrastruktur in Form von Menschen und Dienstleistungen erforderlich (vgl. Krcmar, 2010, S. 272). Dies könnte z. B. ein IT-Mitarbeiter sein, der ein Programm in einer Fachabteilung installiert und dem Benutzer die Programmfunktionen erklärt. Für eine detaillierte Beschreibung der Informationstechnik wird auf die Literaturempfehlungen am Ende dieses Kapitels verwiesen. Das Management der Informationstechnik betrifft die strategische und operative Ebene (vgl. Heinrich/Stelzer, 2011, S. 160 ff.; Krcmar, 2010, S. 278 ff.): ◾ Strategisch geht es um die Entwicklung einer informationstechnischen Strategie. Darin werden der langfristige Bedarf an Informationstechnik und ihr Einsatz im Unternehmen festgelegt. Hierfür sind Entwicklungen und Trends zu beobachten und ihr Potenzial für das Unternehmen zu beurteilen. Neue Informationstechniken können sich z. B. als teure Fehlinvestition erweisen, wenn deren zukünftige Weiterentwicklung und Unterstützung durch den Anbieter nicht sichergestellt ist. Darüber hinaus ist der Umfang und Zeitpunkt der Einführung neuer Informationstechniken festzulegen. ◾ Operativ ist die Funktionalität und effiziente Nutzung der Informationstechniken sicherzustellen. Hierzu zählen Anschaffung, Betrieb, Wartung und Ablösung von Hard- und Software sowie die Unterstützung und Schulung der Anwender. Der Einsatz der Informationstechnik wird durch Aufzeichnung und Auswertung der Nutzungsdaten wie z. B. Anzahl der Zugriffe, Häufigkeit von Systemabstürzen oder Programmlaufzeiten beurteilt. Dies liefert Hinweise auf den langfristigen Entwicklungsbedarf der Informationstechnik und geht in die strategische Planung ein. Wesentliche operative Aufgaben sind auch die Gewährleistung von Datenschutz und -sicherheit (vgl. Kap. 7.3.1.1). Die Informationstechnik dient der Verarbeitung, Speicherung und Übermittlung von Informationen. Das Management der Informationstechnik hat die Aufgabe, die informationstechnische Infrastruktur zu planen sowie deren effiziente und effektive Implementierung, Nutzung und Weiterentwicklung sicherzustellen. Das Management der Informationstechnik umfasst somit die folgenden Aufgabenbereiche (vgl. Krcmar, 2010, S. 307 ff.; Stahlknecht/Hasenkamp, 2005, S. 437 ff.): ◾ Verarbeitungsmanagement schafft einen Ausgleich zwischen den Anforderungen der Anwender und den technischen Möglichkeiten der Datenverarbeitung. Dies betrifft z. B. die zeitliche Abwicklung der Verarbeitung, die Herkunft der Daten sowie die gleichzeitige Nutzung durch mehrere Anwender. Dabei kann z. B. zwischen Stapel- und Dialogverarbeitung gewählt werden. Bei der Stapelverarbeitung muss der Verarbeitungsauftrag vollständig beschrieben sein, bevor er abgewickelt werden kann. Bei der Dialogverarbeitung erteilt der Anwender dagegen Teilaufträge, die vom Informationssystem sofort abgewickelt werden. Die Stapelverarbeitung wird überwiegend in Rechenzentren eingesetzt, während die Dialogverarbeitung die typische Verarbeitungsform an Bildschirmarbeitsplätzen ist. Für das Informationsmanagement sind insbesondere wirtschaftliche Aspekte der Datenverarbeitung von Bedeutung. Beispielsweise kann die höhere Auslastung kostenintensiver Hardware für eine Stapelverarbeitung sprechen. ◾ Speichermanagement stellt das Ablegen und Wiederfinden von Daten sicher. Hierfür ist zu klären, welche Speichertechnik eingesetzt werden soll, welche Daten wann und wo bereitgehalten werden müssen und wie die Datensicherheit zu gewährleisten ist. Die ansteigenden Datenmengen erfordern eine strukturierte Speicherung mit Management der Informations technik Verarbeitung Speicherung Informationsmanagement 766 7 schneller Zugriffsmöglichkeit, denn die physische Datenhaltung beeinträchtigt die Leistungsfähigkeit aller darauf basierenden Anwendungen. ◾ Kommunikationsmanagement zielt auf die wirtschaftliche und anforderungsgerechte Übermittlung von Daten und Informationen. Kommunikationstechnik ist erforderlich, wenn die Beteiligten an unterschiedlichen Orten oder zu unterschiedlichen Zeitpunkten miteinander kommunizieren wollen. Dies erfordert geeignete Kommunikationsmittel und eine entsprechende Infrastruktur. Im Vordergrund stehen dabei Netzwerke zur Sprach- und Datenkommunikation. Deren Gestaltung, Verwaltung und Betrieb sind operative Aufgaben des Kommunikationsmanagements. Im Netzwerkbetrieb hat es für die laufende Instandhaltung und den Benutzerservice zu sorgen. Die allumfassende Kommunikationsplattform für Unternehmen und private Nutzer ist heute das Internet. Viele Unternehmen verfügen auch über ein Intranet als unternehmensinterne, geschlossene Benutzergruppe für den innerbetrieblichen Informationsaustausch. Dieses lässt sich zu einem Extranet erweitern, in dem externe Gruppen wie z. B. Kunden oder Lieferanten darin integriert werden. Ihnen wird dabei der Zugriff auf bestimmte Inhalte wie z. B. Produktdatenbanken oder das Bestellwesen gewährt. In einer solchen teilgeschlossenen Benutzergruppe lassen sich vertrauliche Informationen austauschen, ohne dass unberechtigte Dritte diese einsehen können. Die rasante Entwicklung der Informationstechnik liefert den Unternehmen vielfältige Möglichkeiten zur Unterstützung eigener und unternehmensübergreifender Geschäftsprozesse. Daraus können auch, wie z. B. beim E-Business oder Cloud Computing, neue Geschäftsmodelle entstehen (vgl. Kap. 7.4.2.2). Management Summary ▪ Informationssysteme bestehen aus Menschen und Maschinen, die Informationen erzeugen, nutzen und untereinander austauschen. ▪ Bei rechnergestützten Informationssystemen erfolgt die Erfassung, Verarbeitung, Speicherung und Übermittlung von Informationen mit Hilfe der Informationstechnik. ▪ Nach dem Verwendungszweck lassen sich Administrations-, Dispositions-, Führungs- und Querschnittssysteme unterscheiden. ▪ Datenmanagement soll für die optimale Nutzung der Unternehmensdaten durch die Sicherstellung ihrer Richtigkeit, Aktualität, Konsistenz sowie ihres Aufgabenbezugs und Zusammenhangs sorgen. ▪ Prozessmodellierung ist die formale Abbildung betrieblicher Abläufe, die durch ein Informationssystem unterstützt bzw. automatisiert werden sollen. ▪ Anwendungen sind Programme zur Bearbeitung fachlicher Aufgaben. ▪ Der Zeitraum von der Entwicklung bis zur Ablösung einer Anwendung wird als Anwendungslebenszyklus bezeichnet, der sich aus Systementwicklung und -betrieb zusammensetzt. ▪ Kriterien der Anwendungsqualität sind Funktionalität, Zuverlässigkeit, Benutzerfreundlichkeit, Effizienz, Zugriffsschutz, Robustheit, Wartungsfreundlichkeit und Übertragbarkeit. Kommunikation 767 77.3 Informationssysteme und -technik ▪ Informationstechnik bezeichnet die zur Verarbeitung, Speicherung und Übermittlung von Informationen erforderlichen Anwendungen, Rechner und Kommunikationstechniken. ▪ Das Management der Informationstechnik hat die Aufgabe, die informationstechnische Infrastruktur zu planen sowie deren effiziente und effektive Implementierung, Nutzung und Weiterentwicklung sicherzustellen. Literaturempfehlungen Hansen, H.R./Neumann, G.: Wirtschaftsinformatik I, 10. Aufl., Stuttgart 2009. Krcmar, H.: Informationsmanagement, 5. Aufl., Berlin u. a. 2010. Stahlknecht, P./Hasenkamp, U.: Einführung in die Wirtschaftsinformatik, 11. Aufl., Berlin u. a. 2005. Empfehlenswerte Fallstudien zum Kapitel 7.3 aus Dillerup, R./Stoi, R. (Hrsg.) 7.2 Datenmanagement für die Projektorganisation der Informasoft GmbH (Roth, G.) 7.3 Prozessmanagement und Electronic Business bei der Informasoft GmbH (Roth, G.)

Chapter Preview

References

Zusammenfassung

Alles zur Unternehmensführung

Dieses Lehrbuch stellt das gesamte Spektrum der modernen Unternehmensführung in verständlicher und praxisorientierter Form dar. Mit zahlreichen Abbildungen, Merksätzen und Anwendungsbeispielen sowie Leitfragen und Management Summaries wird es höchsten didaktischen Ansprüchen gerecht.

Die Neuauflage

wurde um weitere Praxisbeispiele ergänzt. Zusätzlich integriert wurden die Themen Nachhaltigkeit und deren Umsetzung in der Unternehmensführung sowie Internationalisierung. Bei der "Strategischen Führung" wurden neue anwendungsbezogene Instrumente aufgenommen.

Die Autoren

Prof. Dr. Ralf Dillerup, Heilbronn, und Prof. Dr. Roman Stoi, Stuttgart.

Zielgruppe

Alle Studierende der betriebswirtschaftlichen Bachelor- und Master-Studiengänge. Für Praktiker ist das Buch aufgrund seines umsetzbaren Wissens eine wertvolle Ressource zur Unterstützung sämtlicher Führungsaufgaben.

»Wegen der überzeugenden inhaltlichen und der perfekten methodischen Konzeption zählt dieses Lehrbuch schon heute zu den Standardwerken...«

Prof. Bernd W. Müller-Hedrich zur 3. Auflage

"Verständlich, praxisorientiert und aktuell."

Dr. Andreas Brokemper, Mitglied der Geschäftsführung, Henkell & Co. Sektkellereien KG

»Dillerup und Stoi vertiefen das breite Themenspektrum ... anhand gut gewählter Praxisbeispiele - ein empfehlenswertes Standardwerk!«

Dr. Heinz-Walter Große, Vorstandsvorsitzender B. Braun AG

"Dieses Buch gibt einen sehr gut strukturierten und - mittels vieler Beispiele und Grafiken - anschaulichen Überblick über die hohe Schule der Unternehmensführung. Daneben erleichtern viele Hilfsmittel es dem Leser, sich in der komplexen Materie leicht zurechtzufinden."

Prof. Dr. Günter Müller-Stewens, Direktor des Instituts für Betriebswirtschaft an der Universität St. Gallen

"Die Verbindung von Theorie und Praxis wird durch Beispiele geschaffen, die Denkanstöße für die tägliche Arbeit bilden."

Dr. Dietmar Voggenreiter, President Audi China, Executive Vice President of Volkswagen Group China

"Die anschauliche und mit vielen Beispielen versehene Darstellung schlägt eine Brücke zwischen Theorie und Praxis."

Prof. Dr. Erich Zahn, Universität Stuttgart, Vorstand der Graduate School of Excellence