Effizient arbeiten – Ziele erreichen in:

Martin Buttenmüller, Claudia Kilian

Durchstarten als Freiberufler, page 103 - 129

Selbstbestimmt und erfolgreich arbeiten

1. Edition 2012, ISBN print: 978-3-8006-4245-8, ISBN online: 978-3-8006-4246-5, https://doi.org/10.15358/9783800642465_103

Series: Vahlen Praxis

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Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 107 5 Effizient arbeiten – Ziele erreichen In den vorherigen Kapiteln haben wir uns sehr stark mit der Marktseite beschäftigt und herausgefunden, wie Sie erste Kunden gewinnen und sich nach und nach einen Kundenstamm aufbauen. Dieses äußere Wachstum muss auch mit einem inneren Wachstum einhergehen, das mehr Sicherheit und Professionalität in den Abläufen bringt und die Voraussetzung dafür ist, dass Sie Ihre Ziele auch erreichen. 5.1 Disziplin: nicht altmodisch, sondern fruchtbar Freiberufler sein heißt – um einen Kalauer zu bringen – nicht, dass man ständig frei hat. Vielmehr heißt es, dass Sie sich die Arbeit relativ frei einteilen können, und zwar unter den Bedingungen, die Ihnen die Arbeit diktiert, und in Abhängigkeit von den Zielen, die Sie erreichen möchten. Diese „Freiheit“ heißt für viele Freiberufler in den Anfangsjahren nicht selten, täglich zehn bis zwölf Stunden zu arbeiten, Wochenende teilweise inklusive. Dies erfordert sehr viel Selbstdisziplin, vor allem dann, wenn es sich um Aufgaben handelt, die einen weit entfernten Fertigstellungstermin oder unter Umständen (wie die eigene Fortbildung, Ablage etc.) gar keinen bestimmten Erledigungstermin haben. Niemand sagt Ihnen, wie das zum Beispiel ein Vorgesetzter in einem Arbeitsverhältnis tut, wann Sie was erledigen sollen. Aber als Freiberufler tun Sie dies aus eigenem Antrieb und höherer Einsicht, einfach weil es Sie Ihren Zielen näher bringt oder aus äußerem Zwang heraus geschehen muss. Und: Sie arbeiten immer weiter, auch wenn Sie Misserfolge haben und beginnen, daran zu zweifeln, ob das alles überhaupt Sinn ergibt. Manche Menschen sind von Natur aus diszipliniert. Sie nicht? Macht nichts – man kann sich das antrainieren. Regeln geben Struktur Wie bitte, Regeln? Gerade haben Sie sich doch aus Ihrem Arbeitnehmerdasein oder anderen Zwängen befreit, und jetzt kommt man vom Regen in die Traufe? Aber es hilft ja nichts: Gerade in der Anfangsphase ist es gut, sich selbst einige Regeln aufzuerlegen, die einen geeigneten Rahmen für Ihren Erfolg bilden. Anwesenheitszeiten regeln In den meisten Fällen ist es gut, wenn Sie zu den üblichen Bürozeiten, also zwischen 9 und 16 Uhr, anwesend oder – über Ihr Mobiltelefon – zumindest erreichbar sind. Die meisten Kunden möchten eine Sicherheit haben, Hohe Motivation Gute Erreichbarkeit Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 109 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 108 5 Effizient arbeiten – Ziele erreichen108 dass sie Sie im Notfall zügig erreichen können. Für die Fälle, in denen das nicht der Fall ist, setzen Sie ein Büro-Callcenter (ebuero.de, telias.de) oder den Anrufbeantworter mit einer qualifizierten Ansage ein. Auf jeden Fall sollen Anrufer auch außerhalb der Bürozeiten erfahren, ab wann Sie hinterlassene Nachrichten zur Kenntnis nehmen: „Leider bin ich derzeit im Auftrag unserer Kunden unterwegs. Sie erreichen mich mobil unter 0178 345789, gegebenenfalls rufe ich Sie auch gerne zurück.“ Falls Sie Publikumsverkehr haben, ist auch ein Zettel an der Tür eine nützliche Sache. Checkliste beim Verlassen des Büros E-Mail-Autoresponder aktualisieren und aktivieren Callcenter bzw. Anrufbeantworter aktualisieren Telefone entsprechend umstellen Status im sozialen Netzwerk aktualisieren Mobiltelefon/Smartphone einstecken Unnötige Stromfresser ausschalten Alle E-Mails, Telefonanrufe und Briefe beantwortet? Ablage erledigt? Schreibtisch aufgeräumt hinterlassen? Mülleimer geleert? Terminkalender aktualisiert? Zur Erinnerung Zum Einüben der täglichen Routine schadet es nicht, einen Zettel mit dieser Checkliste an die Ausgangstür zu hängen und sich damit zu prüfen, ob Sie nichts vergessen haben. Zur Disziplin gehört auch eine Wochenstundenzahl, die Sie mindestens arbeiten möchten, zum Beispiel 40 Stunden. Ihre Freiheit besteht darin, wie Sie diese aufteilen. Aber Ihre Disziplin besteht darin, dass Sie außerhalb von Urlauben immer die kompletten Stunden arbeiten. Dies ist vor allem dann wichtig, wenn Sie Flaute haben und es „eigentlich“ nichts zu tun gibt, sprich: kaum Aufträge zu bearbeiten sind. In diesem Fall besteht der Großteil Ihrer Arbeit aus Akquisebemühungen. Auf Aufträge „warten“ gibt es nicht, es gibt bei der Akquise immer etwas zu tun. Arbeitsinhalte diszipliniert abarbeiten Selbstverständlich gibt es bei Ihnen Aufgaben, die Ihnen viel Spaß machen, zum Beispiel Softwareprogramme austüfteln, kreative Grafiken Immer aktiv Tagespläne Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 109 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 108 5.1 Disziplin: nicht altmodisch, sondern fruchtbar 109 erstellen oder was immer zu Ihren Lieblingsbeschäftigungen gehört. Undisziplinierte Freiberufler füllen ihre Arbeitszeit vorwiegend mit diesen „Spaßtätigkeiten“ und vermeiden andere, die Nerven kosten und als lästig oder gar ätzend empfunden werden. Stellen Sie dem als disziplinierter Freiberufler Tagespläne entgegen, in denen Sie Arbeitsinhalte definieren. Beginnen Sie den Tag damit, zusammenzustellen, was zu tun ist. Thema Heute zu erledigen Kunde Müller Rückruf wegen Terminierung des nächsten Treffens Website Neuen Text bei den News einfügen Kunde Meier Fertigstellung einer Vorlage Steuer Belege für die Umsatzsteuer vergangen Monat vorbereiten Büromaterial Zum Schreibwarengeschäft gehen und Papier kaufen Akquise Akquiseanruf tätigen Präsentation Termin für Ende der Woche vorbereiten und Fahrt planen Und so weiter und so fort. Sie werden nicht alles an einem Tag erledigen können, wichtig ist aber, dass Sie jeden Tag an jedem Thema arbeiten. Auf diese Weise bleiben keine wichtigen Aufgaben liegen. Wer mag, kann den Tagesplan natürlich auch digital führen – unter E-Mail-Systemen wie „Outlook“ gibt es meist eine Verknüpfung von Kalender und Erinnerungsfunktion, in die man die Aufgaben eintragen kann. Ein bisschen später werden wir diese Aufgaben noch priorisieren, aber für das Gewinnen einer disziplinierten Arbeitseinstellung soll diese einfache Aufstellung hier zunächst genügen. Arbeitsplanung abends? Manche erstellen den Tagesplan für den jeweils nächsten Tag kurz vor Feierabend. Dann haben sie noch frisch im Kopf, wie die unterbrochene Arbeit am nächsten Tag fortgesetzt werden kann. Am Morgen findet man die Arbeitsplanung dann gleich vor und geht „frisch“ ans Werk. Termine setzen – und einhalten! Termine haben eine sehr disziplinierende Wirkung – wenn sie denn verbindlich sind. Gewöhnen Sie sich unter allen Umständen an, Termine einzuhalten. Das bringt Ihnen bei den Kunden den Ruf eines zuverlässigen Dienstleisters ein. Vermeiden Sie die „Aufschieberitis“, eine spezielle Krankheit bei Freiberuflern, die bei Terminen immer schon gedanklich einen Nachschlag an Zeit hinzuaddieren, bis zu dem sie dann wirklich abliefern werden. Wenn Sie gedanklich einen Puffer einbauen (also schon Kein Aufschieben Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 111 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 110 5 Effizient arbeiten – Ziele erreichen110 bei der Terminfindung mit einer Zeitüberziehung rechnen), werden Sie ihn fast immer benötigen. Das Ergebnis: Sie sind immer zu spät dran. Setzen Sie sich auch Termine für Aufgaben, die eigentlich kein spezielles Erstellungsdatum haben, und behandeln Sie den Erledigungszeitpunkt genau wie Termine mit anderen – nämlich als verbindlich. Mit 50 Prozent der Zeit planen Planen Sie nur mit etwa 50 Prozent der Stunden, die Sie an einem Arbeitstag zur Verfügung haben. Erfahrungsgemäß´ „versickert“ die restliche Zeit durch Anrufe, E-Mail-Korrespondenz, Aufräumen und ungeplante, dringend zu erledigende Aufgaben. Qualitätsstandards setzen Zur Selbstdisziplin gehört auch, Aufgaben nicht einfach irgendwie zu erledigen, sondern möglichst vollständig in einer akzeptablen Qualität. Dies betrifft nicht nur Ihre Kernleistungen, sondern auch die ganz alltäglichen Aufgaben, zum Beispiel: •• E-Mails enthalten stets eine Anrede und die Signatur am Ende •• Aufträge werden mit einer Auftragsbestätigung (zum Beispiel als PDF oder Fax verschickt) bestätigt. •• Pakete (zum Beispiel verschickte Datenträger) enthalten Begleitschreiben. •• Daten werden regelmäßig auf unabhängigen Datenträgern gesichert. •• Eingangsrechnungen werden vor der Überweisung genau geprüft. •• Ausgangsrechnungen werden vor dem Versand mithilfe einer kleinen Checkliste begutachtet. Die sechs Beispiele zeigen, worum es geht: Alles würde „irgendwie“ in den meisten Fällen auch ohne die Standards funktionieren. Aber mit ihnen funktioniert es besser, macht auf Dritte einen attraktiveren Eindruck und verhindert unnötige Pannen. Deshalb gilt: Auch unter Zeitdruck nach Möglichkeit Standards einhalten. Auch für Freiberufler: die Prozessqualität In der Industrie versucht man mit Qualitätsstandards, sogenannte „Prozessqualität“ zu sichern. Damit wird versucht, alle Abläufe möglichst fehlerfrei zu halten. Als Freiberufler eifern Sie diszipliniert der Industrie nach und versuchen, durch Ihre Standards möglichst fehlerfrei zu arbeiten. Selbstverständlich gelten diese Qualitätsstandards auch für Ihre Kernarbeit. So lässt ein Rechtsanwalt Gutachten noch einmal von einem befreundeten Kollegen gegenlesen, diskutiert ein Grafiker seine Entwürfe stets mit einem anderen Grafiker und besuchen Lektoren regelmäßig Auffrischungskurse zur Grammatik und deutschen Sprache. Sorgfältig arbeiten Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 111 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 110 5.1 Disziplin: nicht altmodisch, sondern fruchtbar 111 Neigung gegen Pflicht Es scheint die Sonne, man sitzt gerade so schön im Café, und im Büro wartet nur die Steuererklärung? Da liegt es doch nahe, einfach noch ein „Viertelstündchen“ oder auch gleich zwei an die Pause dranzuhängen. Für dieses Verhalten gibt es ein schönes altes Wort: Schlendrian. Sie bewerten im Zweifel die Neigung höher als die Pflicht und verschwenden Arbeitszeit. „Richtig“, werden Sie sagen, „aber muss man immer so streng mit sich selbst sein?“ Die Antwort lautet „Ja, aber …“. Sie können ja Kompromisse mit sich selbst aushandeln, zum Beispiel „Ja, ich bleibe noch eine halbe Stunde länger im Café sitzen. Aber diese Zeit hänge ich dann aber abends dran.“ Und wenn Sie gar nicht so viel zu tun haben? Dann ist das, um Klartext zu reden, ein Grund, die Mittagspause gänzlich zu streichen und stattdessen Kunden zu akquirieren. Das Umfeld disziplinieren Alle Selbstdisziplin hilft Ihnen freilich gar nichts, wenn Ihr Umfeld einfach nach Lust und Laune arbeitet. Martin Walter, PR-Berater, mit unzuverlässigen Dienstleistern Der PR-Berater Martin Walter erstellt für einen Kunden eine Unternehmenspräsentation. Nach Rücksprache mit einem Drucker und einem Grafiker nennt er dem Kunden einen Liefertermin sowohl für die Entscheidungsvorlagen des Grafikers als auch für die fertig gedruckten Visitenkarten und Flyer. Der Grafiker liefert die Entwürfe zehn Tage zu spät, sodass nach Ausführung aller Korrekturen die Druckvorlagen erst zwölf Tage nach dem vereinbarten Termin beim Drucker eintreffen. Dieser wiederum hat zu diesem Termin einen Großauftrag für einen anderen Kunden zu erledigen, sodass es noch einmal drei Tage dauert, bis die Unternehmenspräsentation übergeben werden kann. Der Kunde hätte die Unterlagen für den Auftritt auf einer Fachmesse benötigt, die bei Eingang der Unterlagen aber schon vorbei war. Da diese für ihn nun wertlos sind, will er natürlich nicht bezahlen, der Drucker wiederum pocht auf seine Rechnung, da ja nicht er an der Verspätung schuld gewesen sei. Auch der Grafiker, Ursache aller Verspätungen, will sein Geld sehen – niemand hätte ihm klar gemacht, dass der Termin so wichtig und fix sei. An dem Beispiel kann man schön sehen, dass Selbstdisziplin nichts nützt, wenn das Umfeld undiszipliniert arbeitet. Und dass ein einziger in der Kette der Abläufe genügt, das gesamte Projekt zu Fall zu bringen. Wie aber kann es Martin Walter gelingen, sein Umfeld zu disziplinieren? Lesen Sie dazu auch Kapitel 9.3: Mit Partnern zusammenwachsen. •• Erste Voraussetzung, seine Dienstleister zu disziplinieren, ist die eigene Disziplin: Wenn er selbst nicht zuverlässig und pünktlich liefert, werden es die anderen auch nicht tun. Noch schlimmer, sie nehmen jede Terminplanung als „schauen wir mal“ und rechnen erst gar nicht mit einer pünktlichen Lieferung. Problem: Dienstleisten Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 113 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 112 5 Effizient arbeiten – Ziele erreichen112 •• Im zweiten Schritt macht er die Situation transparent. Er erläutert, wozu der Kunde die Unterlagen an diesem bestimmten Termin benötigt. Auf diese Weise ist jedem Beteiligten klar, was eine Verspätung bedeutet, und er ist motiviert, pünktlich zu sein. •• Was am Telefon gesagt wird, ist schnell vergessen. Martin Walter sollte sich deshalb angewöhnen, Aufträge schriftlich zu fixieren. Im vorliegenden Fall hätte er auch als Termin „Fix am 20. Februar 2012“ angeben können. •• Nette Menschen nerven nicht gerne. Deshalb war Martin Walter zurückhaltend damit, den Termin anzumahnen. Dieses Verhalten fördert geradezu die Disziplinlosigkeit von Zuarbeitern: Diese neigen bei Überlastung dazu, jene zuerst zu bedienen, die am lautesten reklamieren. Martin Walter hätte also schon zwei Tage vor dem Termin anrufen und an den Termin erinnern sollen („Sie denken noch daran, dass übermorgen die Vorlagen fällig sind?“). •• Last but not least muss Martin Walter nach dem System „Trial & Error“ versuchen, sich mit zuverlässigen Zuarbeitern zu umgeben. Das sind im Einzelfall vielleicht nicht die günstigsten oder besten, aber jene, mit denen er langfristig am besten fährt. Haben Sie Ihr Team an zuverlässigen Dienstleistern zusammen? Dann ist das einzige, was noch stört, Ihr Kunde. Denn die disziplinierteste Mannschaft kommt ins Schleudern, wenn der Kunde nicht das tut, was eigentlich abgesprochen wurde. Und anders als bei Ihrem Zuarbeiterteam sind die Möglichkeiten, Druck auszuüben, eher begrenzt – wer zahlt, schafft an, sagt der Volksmund. Martin Walter, PR-Berater, mit unzuverlässigen Kunden Die gleiche Situation: Martin Walter erhält den Auftrag, eine Unternehmenspräsentation zu erstellen mit der Maßgabe, dass die Unterlagen zur Fachmesse bereitstehen müssen. Es scheint noch viel Zeit bis dahin zu sein, deshalb lässt der Kunde sich mit dem Briefing Zeit. Auch dauert es lange, bis ein Termin zur Vorstellung der ersten Entwürfe gefunden ist. Dort stellt sich heraus, dass sich der Kunde doch etwas anderes vorstellt, als er im Briefing ausgeführt hatte. Weitere Entwürfe müssen erstellt, weitere Termine gefunden werden. Auch braucht der Kunde lange, bis er den Text liefert. Zuletzt fehlt noch eine wichtige Information, aber der zuständige Ansprechpartner ist einige Tage im Urlaub. Schließlich sind die Druckdateien fertig, man wartet wieder einige Tage auf die Druckfreigabe. Zwei Tage vor dem Termin muss Martin Walter das Ultimatum stellen – Druckfreigabe oder keine Unterlagen. Schließlich erhält er noch einige Korrekturen, und in großer Hektik wird alles noch fertig und per Eilkurier gerade noch rechtzeitig zugestellt. Sie sagen, so kann man doch nicht arbeiten? Sie haben recht, kann man eigentlich nicht. Und dennoch ist genau das die Realität von Freiberuflern, weil es ihnen nicht gelingt, ihre Kunden zu disziplinieren. „Kunden disziplinieren – das geht gar nicht“, sagen Sie? Geht doch: Termin begründen Anmahnen Problem: Kunde Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 113 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 112 5.1 Disziplin: nicht altmodisch, sondern fruchtbar 113 •• Bestehen Sie auf einem ordentlichen Briefing. Wenn Ihnen der Auftrag zwischen Tür und Angel erteilt wird, erstellen Sie eine Auftragsbestätigung und bitten um einen Termin für ein ausführliches Briefing. Alternativ stellen manche Freiberufler ihren Kunden ein Formular zur Verfügung, das die wesentlichen Punkte abfragt und in das Kunden ihre Informationen eintragen können. •• Anschließend erfolgt das, was Agenturen „Rebriefing“ und „Debriefing“ nennen. Im Rebriefing fassen Sie in eigenen Worten schriftlich und, wenn sich der Kunde die Zeit dazu nimmt, auch mündlich zusammen, wie Sie den Auftrag verstanden haben. Gerade unstrukturierte Gesprächspartner wissen das zu schätzen, hilft es ihnen doch, vergessene Informationen nachzutragen und eigene Fehler bei der Informationsübergabe zu korrigieren. Dieses Nachtragen und Fehlerkorrigieren nennt man „Debriefing“. Ist der Kunde kooperativ, können Sie das als offizielle Arbeitsweise einführen. Häufig aber werden Sie dabei auf Unmut stoßen – ein Dienstleister soll Probleme lösen, heißt es dann oft, und keine machen. In diesem Fall gehen Sie dennoch genau so vor, nennen es aber nicht so, sondern stellen in regelmäßigen Abstand Einzelfragen, die zusammen das gleiche Ergebnis bringen wie das Rebriefing- und Debriefing-Verfahren. •• Nehmen Sie bei Erreichen verschiedener Meilensteine Kontakt auf und lassen Sie sich das Erreichte jeweils absegnen: „Werfen Sie darauf mal einen Blick, ist das in Ordnung?“ Sehr chaotische Kunden scheuen sich zwar dennoch nicht, zum Schluss wieder alles anders zu wollen. Aber Sie können immerhin auf die erhaltene Zustimmung verweisen und den Zusatzaufwand in Rechnung stellen. •• Wenn es dringend ist, machen Sie es auch dringend. Stellen Sie dabei die Konsequenzen in Aussicht: „Wenn wir von Ihnen bis heute Abend kein „Go“ kriegen, werden die Unterlagen zur Fachmesse nicht zur Verfügung stehen.“ Zurückhaltung wird Ihnen hier später angekreidet – Sie hätten es nicht dringend genug gemacht, heißt es dann. •• Ihre Ansprechpartner sind nicht perfekt. Lernen Sie deren Schwächen kennen und betrachten Sie sich als Disziplin-Coach – strukturieren unstrukturierte Kunden, erinnern Vergessliche an Termine und unterstützen mit ihrem Wissen unerfahrene Anfänger. Am Schluss stimmt das Ergebnis – und Sie werden als kompetente Person wertgeschätzt. Vorsicht – Sandwich-Position Schnell finden Sie sich in einer Sandwich-Position zwischen Ihren Kunden und Ihren Dienstleistern wieder, wenn es auf einer der beiden oder auf beiden Seiten nicht diszipliniert abläuft. Jede Seite verlangt von Ihnen, die andere endlich zu disziplinieren. Ihr Gegenmittel: Finden Sie eine eigene Position, wie es laufen soll, und vertreten Sie diese nach beiden Seiten. Briefing einfordern Dringlichkeit betonen Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 115 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 114 5 Effizient arbeiten – Ziele erreichen114 5.2 Ziele setzen – Ziele erreichen Wer sich Ziele setzen und diese auch erreichen will, kann viel von einem Navigationsgerät lernen: Sobald Sie es einschalten, führt es eine Standortbestimmung durch – denn wie sonst soll es eine Route berechnen, wenn Ihre Position nicht bekannt ist. Dann will es Ihr Ziel wissen – entweder als feste Größe (Sie kennen es schon genau und möchten nur einen guten Weg dahin finden) oder als offene Suche (die nächsten Restaurants, Tankstellen) für eine Problemlösung (Hunger, leerer Treibstofftank). Aus den verschiedenen Vorschlägen entwickeln Sie dann die konkrete Routenplanung. Ganz ähnlich gehen Sie auch vor: Standortbestimmung, Zielfindung und Routenplanung sind die Meilensteine bei Ihrem Zielmanagement. Standortbestimmung: Geben Sie sich eine Überschrift Stellen Sie sich vor, Sie wären ein Journalist und würden einen Artikel über Ihre Person und Ihre freiberufliche Tätigkeit schreiben. Nachdem Sie fertig sind, schreiben Sie einen „Vorspann“. Das sind zwei oder drei Zeilen Inhaltszusammenfassung, die meist zwischen Überschrift und dem eigentlichen Text stehen. Und ganz zum Schluss geben Sie dem Beitrag eine Überschrift, die nichts anderes ist als Ihre Standortbestimmung: •• Frank Müller, Buchautor und Kommunikationsexperte •• Stefanie Maier, Illustratorin und Künstlerin •• Carsten Steffen, Anwalt für Familienrecht Wohlgemerkt geht es an dieser Stelle noch nicht darum, was Sie irgendwann einmal sein wollen, sondern was Sie heute tun beziehungsweise (zu Beginn der Freiberuflichkeit) in der nächsten Zukunft tun möchten. Das große Ziel finden Bei der routenorientierten Vorgehensweise prüfen Sie, welche Wege es gibt und zu welchen Zielen diese führen können. Frank Müller könnte sich zum Beispiel komplett auf das Buchschreiben verlegen und den Kommunikationsexperten weglassen. Als Kommunikationsspezialist könnte er auch Texter, Journalist, PR-Berater oder Dozent werden. Der Vorteil dieser Vorgehensweise liegt darin, dass Sie von Anfang an keine „Luftschlösser“ bauen, sondern unter jenen Zielen eines auswählen, zu dem auch (zumindest auf den ersten Blick) eine praktikable Route führt. Der Nachteil liegt darin, dass Sie vielleicht Ziele übersehen, weil die Wege dahin lang, unübersichtlich und sehr mühsam sind. Denken Sie deshalb alternativ auch ganz frei. In diesem Sinne könnte der Anwalt Carsten Steffen auch seine vielen Kontakte nutzen, ein Internetportal mit Rechtstipps eröffnen und sich in Zukunft auf diese Weise vermarkten. Er wäre Istzustand Realistisch sein Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 115 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 114 5.2 Ziele setzen – Ziele erreichen 115 dann „Carsten Steffen, Betreiber von www.Ihr-Familienrecht.de“ (oder so ähnlich). Das ist natürlich schon etwas anderes als „Anwalt für Familienrecht“, aber keineswegs abwegig, sondern unter Umständen folgerichtig. Beide Ansätze haben ihre Vorzüge, und es spricht auch nichts dagegen, in einem jeweiligen Brainstorming beide auszuprobieren und zu sehen, welche Ziele es gibt beziehungsweise sinnvoll erscheinen. Stefanie Maier, die oben vorgestellte Illustratorin und Künstlerin, hat sich nun einige Ziele überlegt: •• Stefanie Maier, Illustratorin für Fachverlage •• Stefanie Maier, Illustratorin für Zeitschriften •• Stefanie Maier, Künstlerin •• Stefanie Maier, Inhaberin einer Kunstgalerie •• Stefanie Maier, Gestalterin für Buchumschläge •• Stefanie Maier, Gutachterin für Gemälde •• Stefanie Maier, Angestellte eines Kunstauktionshauses •• Stefanie Maier, Inhaberin einer auf Kunst-Event-Agentur •• Stefanie Maier, Coach und Beraterin für Freiberufler der Kreativ- Wirtschaft Natürlich kann auch Ihr Ziel sein, in Zukunft das zu tun, was Sie heute schon machen – nur eben erfolgreicher. Bei der Auswahl der Ziele wird Stefanie Maier verschiedene Kriterien anwenden, deren Wichtigkeit sie nach ihren eigenen Präferenzen einschätzen muss: •• Ist es wirklich das, was ich mir am meisten wünsche? •• Traue ich mir den Weg zu diesem Ziel überhaupt zu (finanziell, Zeitaufwand)? •• Habe ich die notwendigen Voraussetzungen, um das Ziel zu erreichen? •• Werde ich bei Erreichen des Ziels mein Wunscheinkommen erzielen? •• Trägt mein privates und persönliches Umfeld diese Entscheidung mit? •• Wie wird sich mein sozialer Status verändern? In den meisten Fällen wird es sinnvoll sein, ein Ziel zu wählen, das mit Ihrer jetzigen Tätigkeit und/oder vorher erworbenem Wissen zu tun hat. Wenn Sie zum Beispiel mehrere Themen haben („Illustratorin und Künstlerin“), lassen Sie welche weg (zum Beispiel jene, bei denen Sie am wenigsten Erfolg hatten) und fokussieren sich auf die übrigen (bei denen Sie schon mehr Erfolge verbuchen konnten). Oder Sie versuchen einfach, in genau dem, was Sie jetzt schon tun, besser zu werden. Was immer es auch ist: Dieses große Ziel ist Ihre Vision, die Sie realisieren möchten. Aber wie erreichen Sie Ihr Ziel? Auswahlkriterien Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 117 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 116 5 Effizient arbeiten – Ziele erreichen116 Ziele verändern sich Viele glauben, dass sie ein einmal gesetztes Ziel unbeirrt verfolgen müssen, bis sie es erreicht haben. Das ist aber nur in seltenen Fällen sinnvoll, denn im Laufe der Zeit ergeben sich fast immer neue Erkenntnisse oder ungeplante Chancen, die Ihnen neue Wege zu anderen, ebenfalls erstrebenswerten Zielen zeigen. Es wäre unsinnig, das zu ignorieren, nur um am alten Ziel festzuhalten. Vielmehr benötigen Sie ein Ziel, um überhaupt eine Richtung zu haben, in die Sie starten können. Später passen Sie das Ziel immer wieder neuen Gegebenheiten an. Teilziele entwickeln Ihr großes Ziel ist natürlich immer präsent. Aber gehen Sie jeden Tag an Ihren Arbeitsplatz mit dem Ziel „Ich fokussiere mich auf Buchverlage“ oder „Ich baue ein Portal auf“? Nein, das würde nicht funktionieren, denn große Ziele beziehungsweise Ihre Visionen sind zu weit weg. Versuchen Sie, diese zu „operationalisieren“, was in diesem Fall einfach heißt, diesen weiten Schritt von heute zu Ihrem Ziel in viele Teilschritte zu zerlegen. Jeder dieser Teilschritte bringt Sie zu einem Teilziel, und wenn Sie alle Teilziele erreicht haben, haben Sie Ihr großes Ziel erreicht. Manche nennen diese Teilziele auch „Meilensteine“. Sebastian Meiers Plan, Großkunden zu gewinnen Sebastian Meier hat sich als Freiberufler auf die Anpassung von Software zur Bedienung von Websites (sogenannte CMS-Systeme) spezialisiert. Er arbeitet häufig für andere Freiberufler und sehr kleine Unternehmen. Sein großes Ziel ist es, für Großunternehmen zu arbeiten, weil diese besser bezahlen und regelmäßig Folgeaufträge zu erwarten sind. Er überlegt, wie er das erreichen kann, und beginnt zu recherchieren und zu planen. Er stellt in der Gruppe „Internet“ im sozialen Netzwerk XING die Anfrage nach den Voraussetzungen, die man gewöhnlich bei großen Unternehmen für ein Engagement mitbringen muss. Zusätzlich befragt er Bekannte und Freunde, die in großen Unternehmen arbeiten. Die Antworten ergeben, dass IT-Abteilungen großer Unternehmen viel Wert auf eine fachliche Ausbildung für die Programmierung der jeweils verwendeten Software legen. Zusätzlich wird verlangt, dass man sich bei dem Softwarehersteller zertifiziert, also eine Prüfung abgelegt hat. Wenn man diese Voraussetzungen erfüllt, wird man von den großen Unternehmen meist in einen Freiberufler-Pool aufgenommen, aus dem heraus geeignete Kandidaten für ein Engagement ausgewählt und angefragt werden. Nach dieser Recherche geht er an die Planung der Teilziele. Zunächst prüft er, welche Ausbildungen es gibt und was diese kosten. Er entscheidet sich für ein Online-Seminar eines Anbieters von CMS-Software, der Marktführer ist. Sein Plan ist es, den Abschluss innerhalb eines halben Jahres nebenberuflich zu erreichen. Seine Eltern sind nach einem Gespräch bereit, die Kosten zu übernehmen. Darüber hinaus streicht er seinen Urlaub in diesem Jahr, da er Zeit zum Lernen benötigt und darüber hinaus weniger Projekte annehmen kann, also Geld sparen muss. Da der Abschluss aus drei Teilprüfungen besteht, deren Zeitpunkt frei wählbar ist, legt er fest, dass er als Teilziel alle zwei Monate eine Prüfung ablegen will. Meilensteine festlegen Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 117 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 116 5.2 Ziele setzen – Ziele erreichen 117 Mit dem frisch bestätigten Zertifikat wird er dann eine Mailingaktion starten, um seine Wunschkunden aufmerksam zu machen und dort gelistet zu werden. Wie gefällt Ihnen der Plan von Sebastian Meier? Aus dem großen und eher abstrakten Ziel „Großkunden gewinnen“ hat er einen praktikablen Plan mit mehreren kleineren Teilzielen entwickelt – das hat gute Chancen, zu klappen! Und noch einmal: Es gibt nichts Gutes, außer: man tut es Planung ist gut, Ausführung ist mehr. Es gibt viele Freiberufler, die mit großer Ausdauer Aktivitäten planen, aber einfach nicht umsetzen. Nehmen Sie sich deshalb für die Planung ausreichend, aber begrenzt Zeit und fangen Sie parallel schon mit der Umsetzung an. Denn Planung ist für die Katz, wenn sie nicht umgesetzt wird. Krisen überwinden und dranbleiben Sie haben ein großes Ziel und einen realistischen Plan mit vielen Teilzielen – jetzt kann doch eigentlich nichts mehr schiefgehen, oder? Doch, natürlich – Sie können auf unerwartete Widerstände stoßen, zum Beispiel durch plötzlich eingegangene zeitintensive Aufträge abgelenkt werden oder ganz einfach den Glauben oder die Lust verlieren. Die Realität zeigt, dass die meisten Pläne immer mal wieder vom Scheitern bedroht sind und häufig genug auch wirklich scheitern. Was können Sie selbst unternehmen, um Ihre großen Ziele dennoch zu erreichen? Das beginnt schon bei der Auswahl Ihrer Ziele. Grundsätzlich gilt: Je länger es dauern wird, bis Sie ein Ziel erreichen können, desto anfälliger ist es für ein Scheitern. Entsprechend ist die Erfolgsquote bei kurz- und mittelfristigen Zielen deutlich höher als bei sehr fernen. Unterscheiden Sie auch Ziele von Träumen und fallen Sie nicht auf die Phrasen von Motivationskünstlern herein, die Sie nach dem Motto „Heute Hausmeister, morgen Hirnchirurg“ glauben machen wollen, dass alles möglich ist. Nehmen Sie das Machbare und Naheliegende in Angriff – und nach und nach werden Sie Ziele realisieren, die Sie sich selbst nicht zugetraut hätten. Fast immer gibt es unerwartete Hindernisse – das ist normal. Eine Krise wird erst dadurch daraus, wenn Sie die Probleme nicht lösen können. Hier ist wichtig, dass Sie immer wieder darüber nachdenken, wie es denn klappen könnte – und nicht, warum es nicht so klappt, wie Sie sich das vorgestellt haben. Denken Sie auch daran, dass es in der Regel nicht nur einen, sondern mehrere Wege zu Ihrem Ziel gibt. Grundsätzlich haben Sie als Stellschrauben zur Krisenbewältigung Zeit, Geld, Qualität und Kapazität zur Verfügung. Kurzfristige Ziele Lösungsorientiert denken Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 119 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 118 5 Effizient arbeiten – Ziele erreichen118 Sebastian Meiers Krisenbewältigung Kaum hat Sebastian Meier mit seiner Weiterbildung begonnen, wird sein Vater arbeitslos und kann ihm die Ausbildung nun doch nicht finanzieren. Gleichzeitig erhält er einen großen Auftrag angeboten, der ihm ausreichend Geld zur Finanzierung seiner Weiterbildung einbrächte, gleichzeitig aber keine Zeit zum Lernen auf die Prüfungen ließe. Was kann er tun? •• Stellschraube Finanzen: Er kann bei dem Weiterbildungsanbieter anfragen, ob er die Zahlungen strecken kann. Klappt dies nicht, kann er andere Verwandte oder Freunde fragen beziehungsweise bei seiner Bank für einen Kredit vorstellig werden und den großen Auftrag ablehnen. •• Stellschraube Zeit: Er kann die Prüfungen strecken, den Großauftrag ausführen und mit dem Geld die Prüfung später ablegen. Eventuell könnte er die Weiterbildung auch komplett verschieben und sie erst nach dem Großauftrag mit mehr Zeit und Geld durchführen. •• Stellschraube Qualität: Er kann versuchen, die Weiterbildung auf „Sparflamme“ durchzuführen und die Prüfungen irgendwie zu bestehen. Gleichzeitig kann er die Belastung durch den Großauftrag so steuern, dass er kurz vor den entscheidenden Prüfungen Zeit zum Lernen findet. •• Stellschraube Kapazität: Er kann sich für den Großauftrag einen anderen Freiberufler an die Seite holen, der ihn insgesamt, aber besonders im Zeitraum vor den Prüfungen entlasten kann. Sehen Sie? Es gibt eine Menge Stellschrauben, an denen Sebastian Meier drehen und seine Weiterbildung retten kann. Durststrecken aushalten Jeder, der jemals ein längerfristiges Ziel verfolgt hat, kennt das Phänomen der psychologischen Durststrecken: Phasen, in denen einem die Anstrengung zu viel wird, man von anderen Angelegenheiten abgelenkt ist oder einfach nicht mehr an den Erfolg glaubt. Solche „Durststrecken“ gilt es auszuhalten, indem Sie sich ständig wieder neu motivieren. Dazu gehört die Zeitmaschine: Reisen Sie in Gedanken in die Zeit, in der Sie Ihr Ziel erreicht haben werden. Stellen Sie sich intensiv die positiven Folgen vor, die Ihre jetzigen Anstrengungen haben werden. Was Ihnen auch bei Durststrecken hilft, sind Arbeitsroutinen: Gewöhnen Sie sich regelmäßige Arbeitszeiten und die Erledigung von bestimmten Arbeitsinhalten zur immer gleichen Zeit an. Solche Gewohnheiten helfen auch über Zeiten, in denen man überhaupt keine Lust hat, hinweg. Suchen Sie den Umgang mit positiv denkenden Menschen, die an Sie und Ihren Erfolg glauben. Umgekehrt können Sie Nörgler und Pessimisten jetzt am wenigsten gebrauchen – meiden Sie sie, wo Sie können. Eigenmotivation Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 119 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 118 5.3 Zeit ist knapp – nutzen Sie sie! 119 Projekte wirklich abschließen Erstaunlich viele Menschen haben das Ziel in Reichweite – und geben dann einfach auf. Nehmen Sie zum Beispiel Sebastian Meier: Er wird sich sehr anstrengen müssen, dass er seine Weiterbildung erfolgreich abschlie- ßen kann. Aber es besteht die Gefahr, dass er danach das eigentliche Ziel – nämlich mit dem erhaltenen Zertifikat Großkunden zu gewinnen – nicht mehr angeht. Denn die Weiterbildung war ja nur Mittel zum Zweck, ein Teilziel auf dem Weg zum großen Ziel. Weitere Beispiele sind •• eine mühsam erarbeitete attraktive Website, die nicht bekannt gemacht wird, •• toll gestaltete Flyer, die nicht für Werbung eingesetzt werden, oder •• Kontakte, die angebahnt, aber nicht weiter verfolgt werden. Der Grund für dieses „Steckenbleiben“ ist häufig das Bedürfnis nach einer Pause, sobald ein Teilziel erreicht worden ist. Das Erfolgsgeheimnis, dass man anschließend wieder in die Gänge kommt, ist das Verschieben der Pause um eine kurze Zeit: Sie gönnen sie sich nicht direkt nach dem Erreichen eines Teilziels, sondern steuern erst noch das Weitermachen an: •• Die Website ist fertig – Sie bitten Ihren Internetdienstleister um Vorschläge für Suchmaschinenmarketing und Internetanzeigen. Solange diese ausgearbeitet werden, machen Sie Pause – und starten wieder, wenn die Vorschläge auf dem Tisch liegen. •• Wenn die Flyer fertig sind, verschicken Sie einige an befreundete Freiberufler, Freunde und Kunden und bitten um Feedback. Dieses gibt Ihnen Impulse, wieder weiterzumachen. •• Schließen Sie Gespräche mit wichtigen Kontakten immer mit einem „Follow-up“ ab – zum Beispiel der Vereinbarung, wann man wieder miteinander kommuniziert. Dieser Termin ist wieder der Anlass, weiterzumachen. 5.3 Zeit ist knapp – nutzen Sie sie! Im Gegensatz zu großen Unternehmen können Sie es sich in der Regel nicht leisten, in großem Umfang Dienstleister zu beschäftigen. Sie sind bei der Bewältigung Ihrer Aufgaben auf sich allein gestellt. Da auch Ihr Tag nur 24 Stunden hat und Sie einen größeren Teil davon schlafen und sich Ihrem Privatleben widmen sollten, ist ein effizientes Zeitmanagement für Freiberufler ein absolutes Muss. Aber wie funktioniert das? Die Antwort auf diese Frage entdeckte Vilfredo Pareto bereits im 19. Jahrhundert. Er beschäftigte sich mit Fragen von Reichtum und Einkommen und entdeckte ein wiederkehrendes mathematisches Verhältnis zwischen dem Anteil von Personen und der Höhe des Einkommens oder Reichtums Pause verschieben Pareto- Prinzip Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 121 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 120 5 Effizient arbeiten – Ziele erreichen120 dieser Gruppe. Die berühmte 80/20-Regel nach Pareto war geboren, die sich in vielen Bereichen des Lebens inzwischen bewährt hat: 80 Prozent des Vermögens gehört 20 Prozent der Einwohner eines Landes. 80 Prozent des Umsatzes werden von 20 Prozent der Kunden gebracht. 80 Prozent des Gewinns kommen von 20 Prozent der Produkte. Auch für Ihr Zeitmanagement können Sie diese fruchtbare Regel anwenden. So widmen viele Freiberufler 80 Prozent Ihrer Arbeitszeit nebensächlichen Problemen oder Situationen, während nur 20 Prozent für die wirklich wichtigen Dinge bleiben. Umgekehrt ist es so, dass nur 20 Prozent der Entscheidungen, die Sie treffen, wirklich wichtig sind. Für Sie heißt das: Drehen Sie das Verhältnis um und versuchen Sie, 80 Prozent Ihrer Arbeitszeit für jene 20 Prozent der wirklich wichtigen Entscheidungen zu reservieren. Damit verbessern Sie die Qualität solcher Entscheidungen und kommen zu besseren Ergebnissen. Da Sie mit den restlichen 20 Prozent für die weniger wichtigen Entscheidungen nicht auskommen werden, müssen Sie unwichtige Aufgaben weglassen können. Wenn Sie das Pareto-Prinzip konsequent anwenden, können Sie dies leichten Herzens tun, denn die wirklich wichtigen Entscheidungen bleiben in Ihrer Hand. Technikprobleme nachhaltig lösen Ist Ihr Internet langsam, verschwinden E-Mails oder sorgt ein Virus für häufige Abstürze Ihrer Computerprogramme? Hören Anrufer häufiger mal ein Besetztzeichen, obwohl Sie gar nicht telefonieren, oder löscht Ihr Anrufbeantworter selbstständig Nachrichten? Finden Sie sich nicht damit ab, dass solche technischen Probleme Ihre Leistungsfähigkeit einschränken. Investieren Sie Zeit in nachhaltige Lösungen. Lassen Sie sich von begabten anderen Freiberuflern helfen oder bezahlen Sie zur Not einen Servicetechniker – Sparsamkeit ist hier fehl am Platz. Prüfen Sie auch, ob Sie anfällige Geräte nicht ersetzen können – gerade im Bereich IT und Telefonie sind die Preise in vielen Fällen erschwinglich. Ressourcen konsequent ausnutzen Lassen Sie keine ineffizienten Lösungen einreißen, wenn es bessere gibt. Finden Sie zum Beispiel heraus, welche Möglichkeiten Ihnen Ihre Software-Tools wirklich bieten. Gerade die Standard-Office-Anwendungen (zum Beispiel MS Word, MS Excel und MS PowerPoint) bieten viele Möglichkeiten, einmal erstellte Vorlagen und Informationen sinnvoll zu speichern und immer wieder zu nutzen. Auch moderne Telekommunikation bietet viele Möglichkeiten, gelegentlich reale Treffen durch ein Skype-Telefonat mit Videofunktion zu ersetzen. Über die entsprechende Technik (Kamera, Mikrofon) verfügt mittlerweile jeder Standard-Laptop, und Skype selbst kann man mit den meisten Anwendungen kostenlos nutzen (www.skype.com). Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 121 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 120 5.3 Zeit ist knapp – nutzen Sie sie! 121 Unsinnige Aufgaben eliminieren Manche Freiberufler haben viel Freude daran, für jede Woche ihre Durchschnittsstundensätze auszurechnen, Handbücher für bestimmte Problemstellungen zu erstellen oder ihre Telefonrechnung centgenau zu prüfen. In den meisten Fällen handelt es sich dabei um fahrlässige Vernichtung von Arbeitszeit – hören Sie einfach auf damit. Fragen Sie sich bei jeder Aufgabe: •• Bringt mich das meinen Zielen näher? •• Löst sie ein bestehendes Problem? •• Ist das bestehende Problem so wichtig, dass es gelöst werden muss? Zu den großen Zeitverschwendern gehören auch Maßnahmen, bei denen sich schon in der Vergangenheit gezeigt hat, dass sie nichts bringen. Ob es um Marketingaktionen, die Einführung von Ablagesystemen oder die Zusammenarbeit mit Dienstleistern geht: Lernen Sie aus schlechten Ergebnissen der Vergangenheit und sparen Sie sich die Zeit für andere Aufgaben, bei denen Sie gute Ergebnisse erzielen. Achtung: Vermeidungsverhalten Nicht nur wertlos, sondern geradezu gefährlich sind Tätigkeiten, die manche Freiberufler vorschützen, um unangenehme Aufgaben nicht erledigen zu müssen. Deshalb verfolgen erfolgreiche Freiberufler die Regel: Jeden Morgen zuerst das Unangenehme erledigen – dann macht der Rest des Tages Spaß. „Dienst ist Dienst“ Manche Menschen finden es toll, dass man Freiberufler auch tagsüber bei der Arbeit anrufen und private Angelegenheiten besprechen kann – schließlich gibt es ja keinen Chef, der darüber die Stirn runzeln könnte. Erklären Sie solchen Leuten aus Ihrem Freundes- und Bekanntenkreis, dass Sie Ihre Arbeit erledigen und private Anrufe auf das Nötigste beschränkt bleiben müssen. Signalisieren Sie dies, indem Sie schnell nach dem Grund eines Anrufs fragen und sich nicht auf Themen einlassen, die längere Zeit dauern können: „Entschuldige, ich muss weiterarbeiten. Können wir das heute Abend weiter diskutieren?“ Abgesehen vom reinen Zeitverlust werden Sie von privaten Angelegenheiten auch in Ihrer Konzentration gestört. Nicht umsonst sagt der Volksmund „Dienst ist Dienst und Schnaps ist Schnaps“. Schützen Sie also Ihre Arbeitszeit und widmen Sie sie Ihrem beruflichen Erfolg. Lesen Sie dazu auch Kapitel 5.1: Disziplin: nicht altmodisch, sondern fruchtbar. Zeit sinnvoll nutzen Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 123 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 122 5 Effizient arbeiten – Ziele erreichen122 5.4 Fit bleiben ist kein Luxus Vielleicht kennen Sie das Phänomen von manchen Freunden und Bekannten, die nach der Ausbildung oder dem Studium ins Berufsleben starten: Plötzlich ist keine Zeit mehr für Kino, Sport und Freizeit und fast unbemerkt geht der Kontakt verloren. Sehen Sie diese Person dann einige Jahre später wieder, sind Sie häufig erschrocken: Alt sieht die Person aus, dazu dick oder umgekehrt ausgemergelt, die einst flotte Kleidung ist erkennbar fantasielos ausgesucht. In schlimmeren Fällen leidet auch die Körperpflege und gibt es auch erste Anzeichen für allzu reichlichen Alkoholgenuss und einige tägliche Zigaretten zu viel. Auch Sie selbst werden durch den Übergang in die Welt der Freiberufler in eine ganz ähnliche Situation versetzt. Fast täglich sind neue Herausforderungen zu bewältigen, und egal wie lange Sie arbeiten, es wäre immer noch etwas zu tun. Aber im Gegensatz zu Ihren Freunden und Bekannten, die als Angestellte gestartet sind, gibt es bei Ihnen keine Arbeitszeitkultur. Niemand runzelt die Stirn, wenn Sie auch noch um 23 Uhr am Schreibtisch sitzen, und wenn Samstag und Sonntag zu normalen Arbeitstagen werden, stört das auch niemanden. In der ersten Phase ist das vielleicht notwendig – schließlich sind in kurzer Zeit viele Aufgaben zu erledigen. Fast logisch, dass dabei keine Zeit mehr für Sport, Freunde oder gar die Beziehung bleibt. Problematisch wird dies nur, wenn diese Situation zum Dauerzustand wird. Das passiert, wenn Sie so weitermachen Nehmen wir einmal an, dass Sie Jahr um Jahr jede Woche 70 Stunden mit hoher Belastung arbeiten. Die Folgen kann man sich leicht ausrechnen: •• Ihre sozialen Beziehungen gehen nach und nach verloren. Die wenigen verbliebenen beziehen Sie aus Ihrem Arbeitsumfeld, entsprechend wird grundsätzlich nur über die Arbeit gesprochen. •• Für Ihre Interessen bleibt keine Zeit mehr: Als Erstes „sterben“ die Vereinsmitgliedschaften, weil Sie die Termine für Trainings und Wettbewerbe nicht mehr einhalten können. Nach und nach werden Sie bemerken, dass Sie – abgesehen von Fachlektüre – keine Bücher mehr lesen und auch die tägliche Zeitung von einem flüchtigen Blick auf Spiegel Online abgelöst wird. Vielleicht schaffen Sie es noch spätabends ins Kino, meistens wird der Abend aber auch vor dem Fernseher beendet oder Sie gehen gleich nach dem Abendessen schlafen. •• Sport wird zum Fremdwort – schließlich erfordert auch einfaches Joggen eine gewisse Startenergie, die Sie nicht mehr aufbringen. Das gebuchte Fitnessstudio sorgt statt für Bewegung für ein permanent schlechtes Gewissen, bis Sie die Mitgliedschaft komplett verdrängt Wichtig: Auf sich achten Verlust sozialer Kontakte Ungesunder Lebensstil Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 123 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 122 5.4 Fit bleiben ist kein Luxus 123 haben. Auch das Fahrrad, mit dem Sie eigentlich jeden Tag zur Arbeit fahren wollten, steht den ganzen Sommer über im Keller. •• Wer so hart arbeitet, muss sich schließlich auch „mal“ etwas gönnen. Zwar bleibt zum Frühstück nicht genug Zeit und muss mittags der Schnellimbiss genügen, dafür gibt es dann spätabends noch lecker Pizza und – das braucht man ja schließlich zur Entspannung – einige Gläser Wein oder Flaschen Bier. Nicht gezählt werden Kuchen und Süßigkeiten „für die Nerven“. Diese Liste an schädlichen Verhaltensweisen können Sie gerne auf Ihre Lebenssituation übertragen und ergänzen. Klar ist: Wer es nicht schafft, als Freiberufler seine Arbeitszeit zu begrenzen und Energie für anderes als die Arbeit zu verwenden, geht viele Risiken ein. Dabei geht es nicht nur darum, dass Sie so Ihre Gesundheit aufs Spiel setzen und Ihre Lebensqualität flöten geht. Vielmehr setzen Sie Ihre Leistungsfähigkeit und Ihren gesamten beruflichen Erfolg aufs Spiel. Für diese Einsicht bedarf es nur einiger kurzer Überlegungen: •• Ihre Kunden erwarten, dass Sie im Rahmen der üblichen Arbeitszeiten, also Montag bis Freitag zwischen 9 und 17 Uhr, bis auf Ausnahmen erreichbar sind und Ihre Leistungen erbringen. Dazu passt es nicht, wenn Sie häufiger krank oder aus gesundheitlichen Gründen (Rückenprobleme, Knieprobleme, allgemeines Unwohlsein) nur eingeschränkt leistungsfähig sind. •• Wenn Sie nicht gut aussehen, ist das zumindest bei der Neukundengewinnung ein Problem: Schließlich kennen die Menschen bei der ersten Begegnung noch nicht Ihre Leistungsfähigkeit und Ihre sonstigen positiven Eigenschaften. Vielmehr schließen sie von Ihrem äußeren Erscheinungsbild darauf, ob sie gerne mit Ihnen zu tun haben wollen oder nicht. Gut aussehen heißt dabei nicht, dass Sie wie ein Model aussehen müssen. Aber unförmig dicke, ungesund ausgemergelte, humpelnde oder schief stehende Menschen machen auf den ersten Blick keinen guten Eindruck. Vielmehr vermitteln gesund aussehende Menschen den Eindruck von Erfolg und Leistungsfähigkeit. •• In den meisten (nicht allen) Branchen traut man jüngeren Menschen mehr zu als älteren. Man glaubt, sie seien flexibler, leistungsfähiger und hätten einen aktuelleren Stand an Wissen und Fertigkeiten als ältere. Das mag ungerecht sein und nicht stimmen – aber die Einstellung vieler Entscheider ist nun einmal so, und deshalb müssen Sie sich damit auseinandersetzen. Da Sie naturgemäß wie jeder Mensch älter werden, gilt es deshalb, sich eine Jugendlichkeit zu bewahren, indem man erkennbar fit, gesund, gepflegt und modisch gekleidet bleibt. Dies ist jetzt nur die Kundenperspektive, an der Sie sehen können, welche gravierenden Nachteile es haben kann, wenn Sie sich nicht gesund und fit halten. Wenn Sie Lust auf weitere Horrorszenarien haben, können Sie sich auch weitere Konsequenzen überlegen, zum Beispiel was die Qualität Schlecht fürs Geschäft Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 125 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 124 5 Effizient arbeiten – Ziele erreichen124 Ihrer Arbeit und die Zusammenarbeit mit anderen Freiberuflern betrifft. Diese Erkenntnis ist noch recht einfach, doch wie können Sie diese in nachhaltige Maßnahmen umsetzen? Ihre innere „Gesundheits-Software“ Damit das Thema Gesundheit die nötige hohe Priorität erhält, bilden Sie eine Analogie zu Ihrem Laptop oder Computer: Damit dieser gesund bleibt, gibt es eine Software, die Ihr Gerät vor Viren und anderen Schädlingen schützt und regelmäßig einen Check durchführt, ob alles in Ordnung ist. Wenn Maßnahmen zu treffen sind, erscheint auf Ihrem Bildschirm ein Fenster mit einem „Hallo, wir müssen da etwas unternehmen“. Führen Sie analog dazu Ihre innere Gesundheits-Software ein und überlegen Sie bei allem, was Sie tun, ob Ihnen das guttut: •• Jetzt ist Mittagessenszeit – welches Essen wird mir guttun? •• Jetzt muss ich zur Arbeit – welche Art der Fortbewegung wird mir guttun? •• Jetzt ist viel Stress – wo bringe ich noch eine Sporteinheit unter? •• Eine längere Reise steht an – wie kann ich die gesund gestalten? Wenn Sie diese Fragen immer stellen, entsteht ein Automatismus, den Alltag mit den richtigen Antworten gesund zu gestalten: •• „Heute Abend kocht Anja für mich, sie will Steaks mitbringen. Dann reicht für heute Mittag ja ein Salat mit Brot.“ •• „Ich bin heute Nachmittag bei einem Meeting eingeladen, dort gibt es immer etwas Süßes. Deshalb verzichte ich jetzt am Mittag auf den Nachtisch.“ •• „Ich habe heute Nachmittag zwischen zwei Terminen ein Zeitfenster. Kann ich das für Sport nutzen?“ •• „Ich schaue mal beim Seminarhotel, ob es da ein Schwimmbad in der Nähe gibt. Vielleicht kann ich am Abend des ersten Seminartages ein paar Bahnen schwimmen.“ •• „Heute Abend verzichte ich mal auf Alkohol, diese Woche war es schon recht viel.“ Klingt das nach Spaßbremse? Ein bisschen schon, denn Genuss wird auf diese Weise stets hinterfragt. Oft genug unterdrückt man dabei auch seine Wünsche und verzichtet auf etwas. Doch ist bewusster Genuss wichtig, um fit und gesund zu bleiben. Und: Je länger Sie diesen Weg gehen, desto mehr gewöhnen Sie sich einfach daran und desto weniger anstrengend oder unnatürlich empfinden Sie es. Was tut gut? Bewusster Genuss Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 125 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 124 5.4 Fit bleiben ist kein Luxus 125 Die Macht der Gewohnheit Im letzten Abschnitt fiel ganz zum Schluss ein sehr wichtiges Wort, das Sie vermutlich einfach überlesen haben: es lautet „gewöhnen“. Ob Nützliches oder Unnützes, ob Gesundes oder Schädliches: Man gewöhnt sich vieles im Leben an und wieder ab. Das Wesen einer Gewohnheit ist dabei, dass wir über unser Handeln gar nicht mehr nachdenken, sondern es einfach tun. Das können wir uns zunutze machen: Lassen wir doch einfach das schädliche Verhalten weg und gewöhnen wir uns unschädliches oder nützliches Verhalten an. Unnütz und schädlich Nützlich und unschädlich „In jede Tasse Kaffee werden zwei Löffel Zucker gerührt.“ „Kaffee gibt es nur mit Milch und ohne Zucker.“ „Um 10 und um 15 Uhr brauche ich etwas Süßes.“ „Ich nehme täglich nur drei Mahlzeiten zu mir. Halte ich das nicht aus, knabbere ich an einem Apfel.“ „Mittags brauche ich immer Fleisch oder zumindest eine Pizza.“ „Ich esse nur zweimal in der Woche Fleisch und betrachte auch einen Salat teller als vollwertige Mahlzeit.“ „Ich fahre immer mit dem Auto zur Arbeit.“ „Ich fahre grundsätzlich mit dem Fahrrad ins Büro und nur ausnahmsweise mit dem Auto.“ „Jeden Abend trinke ich eine Flasche Bier, um runterzukommen.“ „Ich trinke ein alkoholfreies Bier oder stelle gleich auf Tee um.“ Ihnen fällt noch mehr ein? Nur zu, führen Sie einmal zwei Wochen ein Tagebuch und gehen Sie dann durch, wie Sie Ihre Gewohnheiten ändern können. Sie werden erstaunt sein, wie viel gesünder und aktiver Sie Ihren Alltag gestalten können. Und das Beste dabei: Nach einigen Wochen werden Sie sich an die Umstellung gewöhnt haben und keine Anstrengung verspüren. Große Themen erfordern Konzentration Leider ist die „Umprogrammierung“ mittels Gewohnheiten nicht bei allen Themen möglich. Wer starker Raucher ist, schon sehr lange Zeit deutlich zu viel Alkohol trinkt oder an extremem Übergewicht leidet, leidet unter Umständen an Verhaltensmustern und Abhängigkeiten, die sich nicht so ohne Weiteres ändern lassen. Gehen Sie solche Themen in Lebensphasen an, in denen Sie Kraft verspüren, und konzentrieren Sie sich dann genau darauf, die Probleme zu lösen. Patentrezepte gibt es dafür nicht – außer dem einen (und das kennen Sie schon): „Es gibt nichts Gutes, außer: man tut es!“ Einfach umgewöhnen Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 127 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 126 5 Effizient arbeiten – Ziele erreichen126 Das soziale Umfeld ist wichtig Wenn Fitness- und Gesundheitsstrategien scheitern, dann sehr häufig daran, dass das soziale Umfeld dagegenarbeitet. Wenn alle Freunde und Bekannten sich grundsätzlich nur in der Kneipe treffen oder der Lebenspartner allabendlich tolle Süßspeisen bereitet und gerne auch die zweite Rotweinflasche aufmacht, ist es häufig nur eine Frage der Zeit, bis Sie dem sozialen Druck und dem schlechten Beispiel folgen. Verstärken Sie deshalb den Umgang mit Leuten, mit denen Sie gesunde Dinge tun können: •• Funktionieren Sie das Kaffeetrinken mit der besten Freundin oder dem besten Freund in einen gemeinsamen Spaziergang um. •• Treffen Sie Freunde aus der Nähe nicht zum gemeinsamen Bier, sondern zum Joggen. •• Geben Sie gemeinsamem Kochen am Abend eine gesunde Note, zum Beispiel „vegetarisch“ oder „Salat-und-Suppe“. •• Animieren Sie Freunde, mit Ihnen einem Verein beizutreten und sich auf diese Weise regelmäßiger zu treffen. Lesen Sie dazu auch Kapitel 1.3: Umfeld-Check: Wer wird mir helfen? Auch hier werden Ihnen sehr viel mehr Dinge einfallen, die Sie Ihrem sozialen Umfeld anbieten können. Sie werden überrascht sein, wie viele Ihre Vorschläge begeistert aufnehmen werden. Denn die meisten Menschen mit tendenziell ungesunden Lebensweisen möchten schon etwas verändern – aber es fehlt der Impuls. Und diesen können Sie ihnen geben. Im Rahmen von Lebenspartnerschaften und Familien stellt sich die Situation natürlich etwas anders dar: Ihre neuen Lebensgewohnheiten betreffen Partner und gegebenenfalls Kinder. Hier lautet das Motto: „Mitnehmen“. Sprechen Sie mit Ihrem Partner und erklären Sie ihm Ihre Ziele. Schließen Sie in bestimmten Teilbereichen Kompromisse: Kocht Ihr Partner zum Beispiel sehr gern, einigen Sie sich auf zwei Abende die Woche – und essen an den restlichen Abenden eher leicht. Machen Sie ihm auch klar, dass Sie ihn gerne in Ihre neue Lebensweise mitnehmen würden. Wenn hier allerdings Widerstand kommt, missionieren Sie nicht, sondern gehen bei diesem Thema Ihren eigenen Weg. Nach dem Prinzip „steter Tropfen höhlt den Stein“ trägt Ihr Beispiel vielleicht doch nach und nach Früchte. 5.5 Jeden Tag etwas Neues lernen Fast jeder kennt die Forderung, dass Lernen ein lebenslanger Prozess sei und niemals aufhören dürfe. Doch die meisten glauben, dass dazu teure Seminare besucht oder Ausbildungen durchlaufen werden müssen. Weit gefehlt. Denn Lernen ist ein täglicher Prozess, mit dem Sie mit wenig Aufwand Ihr Wissen aktuell halten können. Umfeld „anstecken“ Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 127 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 126 5.5 Jeden Tag etwas Neues lernen 127 Immer nur einmal: Effizientes Learning by Doing Sie werden im ersten Jahr Ihrer freiberuflichen Tätigkeit mehr lernen als in vielen Jahren als Angestellter zuvor – versprochen. Warum? Ganz einfach: weil Sie müssen. Sie werden fundierte Kenntnisse bei so unterschiedlichen Themen wie IT, Marketing, Werbung, Selbstmanagement, Verhandlungstechnik, Organisation und natürlich bei dem Kernthema Ihres Angebots (Design, Programmierung, Beratung etc.) erwerben. Dieses Learning bei Doing ist außerordentlich sinnvoll und praxisbezogen. Sorgen Sie jedoch dafür, dass Sie die meisten Dinge nur einmal und nicht immer wieder lernen müssen. •• Archivieren Sie Unterlagen in Ordnern und Dateien, die Sie aussagekräftig beschriften. •• Schreiben Sie sich nicht nur Passwörter, sondern auch, wofür diese gelten und wie die grobe Vorgehensweise ist, auf. •• Notieren Sie sich die Telefonnummern von Experten sowie Hotlines, die Ihnen geholfen haben oder helfen können. •• Hinterlegen Sie Informationen möglichst an jenem Ort, an dem Sie gebraucht werden. So sind Angaben zur Rechnungsstellung im Rechnungsordner vorhanden. •• Notieren Sie Kommunikationsdaten unmittelbar elektronisch, am besten direkt in Ihr Smartphone, und sichern Sie die Daten regelmäßig auf einer Festplatte. •• Entscheiden Sie sich nach sorgfältiger Prüfung für eine Vorgehensweise, die Sie einüben. Ist diese erfolgreich, behalten Sie sie solange bei, bis sich eine Veränderung aufdrängt. •• Keep it simple: ein Werkzeug, ein Fachbuch, ein Telefon genügen. Viel Auswahl erschwert das Lernen und führt zu Fehlern. Vermeiden Sie den Fehler vieler Freiberufler, die umfangreiche Listen und Ordner anlegen oder komplexe Dateistrukturen entwickeln. Der Grund ist häufig die Sehnsucht nach Ordnung und Sicherheit. Effizient sind solche zentralen Datenbanken selten, da der Pflegeaufwand sehr hoch ist. Stattdessen notieren Sie sich Ihr Wissen so pragmatisch wie möglich – falls Sie eine Information einmal nicht finden, können Sie diese in der Regel ja schnell wieder recherchieren. Von anderen lernen Das größte Problem für viele Freiberufler ist die Isolation: Sie „wurschteln“ vor sich hin, diskutieren selten mit anderen und lernen dadurch wenig. So ist ein „Fachsimpeln“ mit anderen auch dann sinnvoll, wenn diese nicht in der gleichen Branche sind. Man kann auch dabei eine Menge lernen, zum Beispiel über Projektmanagement, Verhandlungsstra- Wissen „greifbar“ machen Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 129 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 128 5 Effizient arbeiten – Ziele erreichen128 tegien und Marketingideen – über den Tellerrand zu schauen hat noch selten geschadet. Damit andere Ihnen gute Tipps geben, geizen Sie nicht mit eigenen. Erzählen Sie von Ihren Erfolgen, was gut funktioniert hat, und coachen Sie Freunde und Bekannte, wenn Sie ihnen helfen können. Sprechen Sie auch über Ihre Probleme und diskutieren Sie über mögliche Lösungen. Versuchen Sie bei der Schilderung Ihres Informationsbedarfs so konkret wie möglich zu sein, damit Sie auch passende nützliche Aussagen erhalten. •• Beginnen Sie dabei mit der groben Eingrenzung des Problems: „Ich habe bei einem Website-Programmierer eine Website in Auftrag gegeben.“ •• Grenzen Sie dann genauer ein mit der Phase, in der sich das Projekt befindet: „Das Layout ist fertig und Teile der Website sind auch programmiert.“ •• Nennen Sie dann das Problem: „Aber seit zwei Monaten geht überhaupt nichts mehr voran.“ •• Schildern Sie anschließend die Maßnahmen, die Sie selbst schon versucht haben. Damit vermeiden Sie es, Tipps zu erhalten, die Ihnen nichts bringen: „Ich habe ihn schon mehrfach gebeten, mir einen Abschlusstermin zu nennen. Auch habe ich gedroht, dass ich ihm den Auftrag entziehe, doch auch das hat nichts gebracht.“ •• Was waren die Ergebnisse? „Alle Diskussionen laufen immer auf dasselbe heraus: Er sagt, er habe gerade zu viel zu tun und könne nicht sagen, wann er fertig wird.“ Jetzt warten Sie auf konkretisierende Fragen – schon diese können Ihnen Hinweise geben, in welche Richtung Sie gehen können. Und natürlich können Sie auf Tipps hoffen, die Sie weiterbringen. Unverhofft kommt oft Auch wenn Sie keine konkrete Hilfestellung benötigen – das Zusammensein mit Freiberuflern bietet immer die Chance, zu Aufträgen, Tipps und Hintergrundinformationen zu gelangen. Chancen kommen oft unverhofft, wenn Sie ihnen eine Chance geben, sich Ihnen zu eröffnen. Schneller lesen – schneller lernen Wenn die meisten Informationen Sie in schriftlicher Form erreichen, verbessern Sie Lerneffekte dadurch, dass Sie lernen, schneller und effizienter zu lesen. Überfliegen Sie neues Material zunächst und suchen Sie nach Informationen, die Sie bereits kennen. Hierdurch wird Ihrem Gehirn ermöglicht, eine Basis aus bereits existierendem Wissen zu identifizieren, worauf neue Informationen aufgebaut werden können. Erhalten Sie zum Problem schildern Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 129 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 128 5.5 Jeden Tag etwas Neues lernen 129 Beispiel eine 30-seitige Broschüre, erhalten Sie durch das Überfliegen einen Gesamteindruck des Werkes und stellen fest, welche Informationen neu für Sie sind und welche nicht. Wenn es am Schluss der Broschüre eine Zusammenfassung gibt, lesen Sie diese zuerst, dann wissen Sie, welche Informationen Sie aufnehmen sollen. Fangen Sie anschließend damit an, die Kapitel zu lesen, die Sie vollständig verstehen. Lesen Sie dann die Abschnitte, von denen Sie etwas wissen, zum Schluss jene, die vollständig neu für Sie sind. Dadurch kann es natürlich geschehen, dass Sie die Broschüre nicht von vorne bis hinten, sondern die Seiten 4, 19, 25, 35, 3, 2, 8 usw. lesen. Das klingt chaotisch, ist aber am effizientesten, da Sie neues Wissen mit bereits vorhandenem Wissen verknüpfen. Mit allen Sinnen speichern Studien haben gezeigt, dass Sie neue Informationen zu mehr als 90 Prozent behalten, wenn Sie beim Aufnehmen des neuen Materials wenigstens drei Sinne benutzen. Lassen Sie uns annehmen, dass Sie eine Reihe von Zahlen im Gedächtnis behalten müssen. Wenn Sie die Zahlen zum ersten Mal lesen, nutzen Sie den ersten Sinn, das Sehvermögen. Schreiben Sie sodann die Zahlen auf ein Blatt Papier, womit der Tastsinn genutzt ist, und überlegen Sie dann, ob Sie den Hörsinn dadurch einbinden, dass Sie sich die Zahlen laut vorlesen oder von einer anderen Person vorlesen lassen. Jeder einzelne Sinn bildet eigene andersartige Verknüpfungen und Assoziationen, was zu einer starken Verbesserung Ihrer Fähigkeit zum Behalten der Zahlen führt. Gut strukturiert – gut gemerkt Das obige Beispiel mit einer Zahlenkolonne ist natürlich ein simples Beispiel. Machen wir es mal komplizierter: Wie können Sie Wissen speichern, das sehr unstrukturiert vorliegt und aus verschiedensten Quellen stammt? Eine Möglichkeit sind Gedächtniskarten. Überlegen Sie sich für die Informationen, die Sie verinnerlichen sollen, Wissensgebiete, zum Beispiel als Vorbereitung auf ein Meeting mit Kunden. Bewährt hat sich die Einteilung in unternehmensspezifisches Wissen, Wissen um beteiligte Personen, Wissen um Märkte und technisches Wissen. Legen Sie dann für jedes Wissensgebiet eine Gedächtniskarte an, am besten ein etwas steiferes DIN-A-5-Blatt. Studieren Sie nun die Quellen, aus denen Ihr Wissen stammt. Wenn Sie etwas entdecken, das Sie sich gerne merken möchten, notieren Sie es auf einer Ihrer Gedächtniskarten. Dadurch können Sie Wissen, das in verschiedensten Formen vorliegt, vereinheitlichen und gleichartig strukturieren. Wenn Sie ausreichend Zeit haben, beschäftigen Sie sich dann jeden Tag mit einer anderen Gedächtniskarte und nehmen Sie sie auch mit zum Meeting. Lesen – schreiben – hören Gedächtniskarten Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 131 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 130 5 Effizient arbeiten – Ziele erreichen130 Das Erste und das Letzte Wenn Sie eine Leseeinheit planen, sollten Sie beachten, dass Sie in der Regel das zuerst und das zuletzt Gelesene am besten behalten. Das legt nahe, möglichst viele Pausen zu machen, da Sie dann in jeder Lerneinheit recht viele Informationen zuerst oder zuletzt lesen. Jede davon sollte zwischen 30 und 45 Minuten haben. Diese Erkenntnis ist auch nützlich, wenn Sie Informationen weitergeben. Wenn es Ihnen gelingt, jemandem kurz vor seiner Mittagspause wichtige Informationen zukommen zu lassen, besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass diese beim Empfänger gut gespeichert sind (es sei denn, der Hunger plagt diesen Menschen schon so stark, dass er Ihnen nicht mehr richtig zuhört). Wenn Sie Material langfristig speichern wollen, sollten Sie die Wiederholungsintervalle immer weiter strecken, also die erste Wiederholung eine Stunde, die zweite einen Tag, die dritte eine Woche und die vierte vier Wochen später ansetzen. Nach der vierten Wiederholung sitzen die Inhalte. 5.6 Richtig verhandeln – und alle gewinnen Am Rande ist uns das Thema Verhandeln schon untergekommen. Erinnern Sie sich? Richtig, in Kapitel 3.4 haben wir es kurz bei der Angebotserstellung und der Suche nach dem richtigen Honorar erwähnt. Doch verhandeln ist nicht einfach nur die Auseinandersetzung um das richtige Honorar. Das geht viel weiter: Freiberufler verhandeln neben Kunden auch mit Bürovermietern, Web-Dienstleistern, Telekommunikationsunternehmen, Praktikanten und sogar mit dem eigenen Lebenspartner, wenn es darum geht, ob man am Wochenende arbeiten „darf“ oder nicht. Der Verhandlungsgegenstand ist dabei immer wieder anders, doch in den meisten Fällen geht es darum, ein Ergebnis zu finden, bei dem alle gewinnen. Geht nicht? Geht doch! Jedenfalls meistens. Was hinter dem Win-win-Ansatz steckt In irgendwelchen Zusammenhängen haben Sie sicher schon einmal davon gehört: Man soll „Win-win-Verhandlungen“ führen. Was heißt das? Letztlich leitet sich dieser Begriff von der wissenschaftlichen „Spieltheorie“ ab. Diese beschäftigt sich mit den Verhaltensweisen von Menschen („Spielern“), die in Verhandlungen miteinander stehen und ihre jeweils eigenen Interessen vertreten. Eine der zahlreichen wichtigen Aussagen dieser Theorie besagt, dass die „Spieler“ keineswegs bra chial ihren Vorteil suchen, sondern im Interesse einer langfristigen guten Zusammenarbeit kooperativ bleiben und den Ausgleich suchen. Aber warum ist das so? Verhandlungspartner Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 131 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 130 5.6 Richtig verhandeln – und alle gewinnen 131 Das Gefangenen-Dilemma Gefängnisstrafen, wenn Täter B leugnet Gefängnisstrafen, wenn Täter B gesteht Gefängnisstrafen, wenn Täter A leugnet Freispruch/Freispruch 6 Jahre/6 Monate Gefängnisstrafen, wenn Täter A gesteht 6 Monate/6 Jahre 4 Jahre/4 Jahre Die Spieltheorie zeigt mit dem sogenannten „Gefangenen-Dilemma“ die Vorteile einer Doppelgewinner-Strategie: Zwei Einbrecher werden getrennt verhört, die Polizei geht von einer gemeinsam begangenen Straftat aus, hat aber keine Beweise. Bestreiten beide die Tat, kommen sie also frei. Gesteht nur einer und der andere leugnet, erhält der Kronzeuge (also der Erste, der gesteht) eine verkürzte Strafe von sechs Monaten, der andere die Höchststrafe von sechs Jahren. Gestehen beide, bekommen beide je vier Jahre Haft. Kooperieren durch Schweigen lohnt sich also – eine klassische Win-win-Situation. Wenn beide sich aber misstrauen und glauben, dass der jeweils andere schnell gestehen wird, um in den Genuss der Kronzeugenregelung zu kommen, werden beide verlieren und vier Jahre absitzen müssen – eine ebenfalls klassische Loose-loose-Situation, in der beide verlieren. Man sieht an der Tabelle gleich, dass es – für beide zusammen genommen betrachtet – das Beste wäre zu schweigen. Dann würde jeder sofort freikommen. Herrscht gegenseitiges Misstrauen, werden beide sofort gestehen und sich damit vier Jahre Gefängnis einhandeln. Gesteht nur einer, kommt er mit sechs Monaten davon – „aber immer noch besser, als unter Umständen sechs Jahre abzusitzen“, denkt er vielleicht. Was ist nun die Voraussetzung dafür, dass es zu einer Win-win-Situation kommt und beide freigelassen werden? Zunächst muss Offenheit herrschen über die Auswirkungen des eigenen Verhaltens. Glaubt A zum Beispiel, dass er vielleicht ganz freikommt, wenn er B verrät, wird er dies wahrscheinlich tun – es wäre die günstigste Option für ihn, und er merkt vielleicht zu spät, dass er besser geschwiegen hätte. Die zweite Voraussetzung ist Vertrauen. Glaubt B zum Beispiel, dass A ihn verraten wird, wird er dies auch tun in der Hoffnung, A zuvorzukommen und wenigstens mit vier Jahren Haft oder vielleicht sogar nur mit 6 Monaten davonzukommen, statt sechs Jahre verbüßen zu müssen. Alles klar? Schön. Aber was hat das jetzt mit Ihren Verhandlungen zu tun? Lesen Sie dazu auch Kapitel 3.2: Gut vorbereitet zum ersten Kundentermin. In Vorleistung gehen Um die erste Bedingung (Offenheit) einer erfolgreichen Win-win-Verhandlung zu erfüllen, müssen Sie Ihren Verhandlungspartnern klarma- Gefangenen- Dilemma Klarer Standpunkt Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 133 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 132 5 Effizient arbeiten – Ziele erreichen132 chen, dass Sie nicht gewillt sind, unfaires Verhalten hinzunehmen. Dies gelingt Ihnen zum Beispiel mit einem Statement: „Ich bin jemand, der eine faire Geschäftsbeziehung sucht, von der beide Seiten profitieren können. Solange also jeder fair zu mir ist, bin ich es auch zu ihm.“ Das hört sich zunächst unspektakulär an, ist aber eine wesentliche Erkenntnis der Spieltheorie: Die besten Ergebnisse in Verhandlungen erzielt derjenige, der zunächst mit fairem Beispiel vorangeht und dabei klarmacht, dass er jedes Verhalten der anderen Seite mit dem gleichen Verhalten spiegeln wird. Was bedeutet dies für Ihren Verhandlungspartner? Wenn … dann … Julia Wagner verhandelt mit einem kleinen Verlag über den Auftrag, langfristig und immer wieder Texte von Autoren zu bearbeiten. Sie kennt den Verlag nicht und ist sich unsicher, ob dieser ihre Rechnungen auch bezahlen wird, möchte aber auf der anderen Seite das Verhältnis nicht durch die Forderung nach Vorkasse belasten. Deshalb sagt Sie zu Ihren Ansprechpartnern: „Das ist ein interessanter Auftrag, den ich gerne übernehmen möchte. Was ich noch fragen möchte, ist, wie lang der Zeitraum zwischen meiner Rechnungsstellung und Ihrer Überweisung ist. Grundsätzlich möchte ich bei meinen Kunden, dass der Zeitraum nicht länger als zwei Wochen ist.“ Damit hat Julia Wagner ein klares Signal gesendet: „Ich vertraue euch zunächst, möchte aber, dass die Rechnungen pünktlich bezahlt werden, sonst kann ich für den Verlag nicht arbeiten.“ Die andere Seite hat nun Klarheit über die Folgen ihres Verhaltens: Bezahlt der Verlag pünktlich, wird die Lektorin für ihn arbeiten. Wird nicht pünktlich bezahlt, wird sie dies nur einmal tun und dann so lange keinen Auftrag mehr annehmen, bis die Rechnung bezahlt ist. Nehmen wir an, der Verlag ist mit dem Zahlungsziel einverstanden, muss noch die zweite Komponente hinzukommen: Vertrauen auf beiden Seiten, dass die Aussagen ernst gemeint sind. Ist das der Fall, steht der Geschäftsbeziehung nichts mehr im Wege und beide haben gewonnen: Der Verlag hat eine fähige Lektorin und Julia Wagner einen neuen Kunden. Wie aber geht man praktisch in eine Verhandlung und führt sie zum Erfolg? Flagge zeigen Nur wenn Sie bei Verhandlungen den Nutzen nennen, den Sie suchen, kann Ihr Partner ihn bei seinen Forderungen berücksichtigen. Bitten Sie also Ihr Gegenüber, die „Karten auf den Tisch zu legen“. So könnte ein Web-Dienstleister formulieren: „Ich benötige für die Erstellung der neuen Website drei Monate länger.“ Hier ist es wichtig, dass Sie eine klare Position formulieren: „Ich habe in zwei Monaten eine Präsentation bei einem Kunden. Bis dahin muss die Website fertig sein.“ Versuchen Sie, für die Verhandlung ein gemeinsames Ziel festzulegen, indem Sie fragen: „Was können wir tun, um die Website in zwei Monaten online zu haben?“ Gemeinsames Ziel Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 133 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 132 5.6 Richtig verhandeln – und alle gewinnen 133 Basis finden, Wege suchen Suchen Sie eine gemeinsame Basis, auf der beide Seiten argumentieren können. Bitten Sie im Beispiel den Web-Dienstleister, Ihnen die einzelnen Schritte zur fertigen Website zu schildern. Damit bringen Sie sich auf den gleichen Kenntnisstand und finden eine Basis, auf der Sie gemeinsam verhandeln können. Suchen Sie bei den Informationen nach möglichen Wegen zu einer Lösung: „Sie setzen für die Lieferung unserer Texte bis zur Freigabe zwei Wochen an. Können wir hier Zeit sparen, wenn wir das in zwei Tagen erledigen? Etwaige kleinere Ungereimtheiten könnten wir dann auch noch online klären.“ Testen Sie weitere Verhandlungslösungen nach dem „Was-wäre-wenn-Prinzip“. Zögert Ihr Verhandlungspartner, Vorschläge zu machen, ermuntern Sie ihn: „Keine Angst, ich will Sie nicht gleich festlegen. Lassen Sie uns einfach mal brainstormen und herausfinden, was möglich ist.“ Klar bleiben Versuchen Sie, die Aussagen und Argumente stets zu klären, sobald Sie ihnen nicht mehr klar sind. Damit verhindern Sie, dass sich die andere Seite in allgemeine Aussagen festlegt und sich einer verbindlichen Abmachung entzieht. Wenn Sie an sich bemerken, dass Sie am Verlauf der Verhandlung etwas besonders stört, sprechen Sie es offen an. Das kann zum Beispiel sein, dass Sie bereits mehrere Male versucht haben, einen für Sie besonders wichtigen Punkt zu klären, aber stets nur allgemeine und unzufriedenstellende Erklärungen bekommen haben. Zum Ziel kommen Häufig gibt es nicht die eine richtige Lösung. Vereinbaren Sie vielmehr einzelne Maßnahmen, warten die Entwicklung ab und leiten gegebenenfalls weitere Schritte ein. Im Idealfall legen Sie einen Handlungskatalog fest, den Sie bei Bedarf nach und nach umsetzen. Entwickeln Sie gemeinsam einen Zeitplan mit Meilensteinen, an denen Sie kontrollieren, ob es in die richtige Richtung geht. Auf diese Weise bleiben Sie ständig im Gespräch und verhindern, dass sich durch unterschiedliche Interessenlagen Fronten aufbauen, die zu Gewinner-Verlierer- oder gar Loose-loose-Strategien führen. Letztere könnte zum Beispiel darin bestehen, dass der Web- Dienstleister den Auftrag „hinschmeißt“ und Sie ihm im Gegenzug kein Honorar bezahlen, dafür aber auch über keine Website verfügen. Zeitplan entwickeln

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References

Zusammenfassung

Wie Freiberufler erfolgreich Durchstarten.

Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler

2012.

ISBN 978-3-8006-4245-8

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