Content

14.4 CAFM-Systeme in:

Hanspeter Gondring, Thomas Wagner

Facility Management, page 487 - 513

Handbuch für Studium und Praxis

2. Edition 2012, ISBN print: 978-3-8006-3836-9, ISBN online: 978-3-8006-4182-6, https://doi.org/10.15358/9783800641826_487

Bibliographic information
Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 483 48314.4 CAFM-Systeme genwärtig und in absehbarer Zeit benötigten Daten, sowie die Form und der Inhalt der Auswertungen müssen bestimmt sein. Bei Abbildung der einzelnen Prozesse in einem Modell, können untergliedert die notwendigen Informationen lokalisiert werden. Die Daten müssen vollständig, richtig, kontinuierlich und konsistent sein. Bezüglich des gesamten Systems muss Klarheit bestehen, ob die Anforderungen an ein Informationssystem, das in der Lage sein muss, Prozesse abzubilden, erfüllt werden. Neben den vorhandenen Datenbankmanagementsystemen (DBMS), die für die Verwaltung und Manipulation von Daten genutzt werden, sind für das Management und die Ausführung von Prozessen sogenannte Workflowmanagementsysteme (WFMS) unentbehrlich. Im Gegensatz zu den bisherigen Anwendungsprogrammen, die aufgrund der Programmhierarchien nur die Lösung von Einzelaufgaben bewerkstelligen konnten, können Workflowmanagementsysteme der erforderlichen Prozessunterstützung gerecht werden.740 Um eine Optimierung der Prozesse zu erreichen, ist ein Soll-Ist-Vergleich notwendig. Aus diesem Vergleich können Maßnahmen abgeleitet werden, die dem angestrebten Sollzustand untergeordnet sind. Zielsetzung eines Informationsmanagementsystems ist die Umwandlung von Informationen und Wissen in Nutzen. Für die Umsetzung sind folgende Eigenschaften von Bedeutung: •• Das System muss datenbankgestützt sein; •• Daten müssen objektorientiert abrufbar sein; •• Die zu integrierenden Systeme müssen über Schnittstellen verbunden sein; •• Eine Verwaltung der Daten muss sichergestellt sein; •• Die Daten müssen in unterschiedlichen Zusammenhängen abrufbar sein, da die unterschiedlichsten Gruppen von Nutzern verschiedene Auswertungen abrufen. Strategischen Einfluss gewinnt das System durch Integration in das Managementinformationssystem (MIS). Für die Unternehmensführung bildet dieses System eine Basis zur strategischen Entscheidungsfindung. 14.4 CAFM-Systeme Ein CAFM-System kann aus einer in sich abgeschlossenen CAFM-Software oder einer Kombination aus verschiedenen Software-Werkzeugen bzw. standardisierter oder individueller Software bestehen. Das CAFM-System muss dabei bei Bedarf über vordefinierte Schnittstellen an die Unternehmenssoftware, Datenbanken und Gebäudeautomationssysteme verbunden werden können. 740 Vgl. Quadt, M./Görze, R., Geschäftsprozesse im Facility Management und ihre Abbildung in der IT, in: May, M. (Hrsg.), IT im Facility Management erfolgreich einsetzen – Das CAFM-Handbuch, Berlin Heidelberg 2004, S. 37–79, hier: S. 60. 14.4 CAFM-Systeme Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 484 14 DV-Unterstützung im Facility Management484 741 In der fortschreitenden Entwicklung von ganzheitlichen Konzepten für das Facility Management sind CAFM-Systeme nahezu ein unverzichtbarer Bestandteil geworden. Um die Entstehung dieser Systeme vorzustellen, muss auf der Zeitachse nicht weit zurückgegangen werden. In den sechziger Jahren wurden nur sehr einfache, jedoch die ersten ihrer Art in Betrieb genommen. Sie wurden durch CAD-Graphiken und nur zu einem geringfügigen Teil durch Datenbanken unterstützt. Zur damaligen Zeit wurde die Disziplin des Facility Managements, im Gegensatz zum heutigen Selbstverständnis, noch nicht einmal definiert oder gar ihr Nutzenpotential erahnt. Die anfänglichen Inhalte des CAFM haben sich parallel zu den Inhalten des Facility Managements herausgebildet. Im folgenden Zeitabschnitt haben die Entwicklungen der im Grunde übergeordneten Disziplin eine fortschreitende Unterstützung durch spezielle IT- Werkzeuge vorangetrieben. Der ursprüngliche Vorsprung der IT-Entwicklung konnte nicht weiter gehalten werden. Gegenwärtig definieren das Facility Management und die ihr übergeordneten Instanzen, wie die Führungsebene eines Unternehmens, die Anforderungen an CAFM-Systeme. Während die zu Anfang angebotenen Systeme hauptsächlich auf Flächenfunktionen beschränkt waren, sind inzwischen Erweiterungen wie Servicemanagement und eine stärkere Berücksichtigung strategischer Funktionalitäten durch die Verschmelzung von Facility Management und Immobilienmanagement notwendig und auch verfügbar.742 Von Beginn des Lebenszyklus an, d. h. bereits in der Planungsphase eines Gebäudes, sollte das Informations- und Wissensmanagement vorbereitet werden, um sämtliche Daten über und für die Immobilie, angefangen bei der Planung bis hin zur Verwaltung, sammeln, erfassen und strukturieren zu können. Diese Informationen bzw. das Wissen und die Erfahrung können entsprechend aufbereitet und für spätere FM-Prozesse oder auch für andere 741 Vgl. Marchionini, M. et al., a. a. O., S. 6. 742 Vgl. Schneider, H. (2004), S. 167. FM – Organisationsstruktur (Unternehmens- / Ablauforganisation / Betreiberkonzept / DV-Strukturen) Konzept • Vorstudie • Lastenheft • Pflichtenheft (Definition Ziel, Weg, Etappen, Aufwand, Nutzen, …) Software • CAFM-Software • Ergänzende Einzelkomponenten • Schnittstellen (ERP, GLT, …) Daten • Bestandsdaten • Prozessdaten • Sonstige Daten: – Leistungskataloge – Kaufmännische Daten CAFM –System Abb. 176: Basis des CAFM-Systems741 Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 485 48514.4 CAFM-Systeme Projekte genutzt werden.743 Nach dem heutigen Entwicklungsstand von CAFM- Systemen kann auf Grund ihrer verschiedenen Plattformen eine Unterteilung in drei Modelle erfolgen:744 Das erste Modell basiert auf CAD und kommt überwiegend bei Projekten zur Anwendung, die einen hohen Anteil an vielfältigen Graphiken erfordern. Dies ist der Fall wenn bauliche Aktivitäten im Mittelpunkt stehen. Da dieses Modell im Facility Management praktisch keine Rolle spielt, wird an dieser Stelle auf eine detaillierte Beschreibung verzichtet. Das Modell auf der Basis von Datenbanken ist das am weitesten verbreitete. Da es verschieden gestaltete Datenbanken gibt, muss eine Entscheidung für eine bestimmte Datenbankbasis getroffen werden. Große Unterschiede bestehen in den Nutzungen und Abhängigkeiten von den jeweiligen Datenbankfunktionalitäten. Alle Datenbanktypen besitzen Vor- und Nachteile, die präzise, angelehnt an den spezifischen Facility Management-Prozess gewichtet werden müssen. Die relationale Datenbank (RDB) legt die Daten unverknüpft in Tabellenform an. Eine Verknüpfung erfolgt durch die Abfrage, dabei werden die einzelnen Tabellenfelder in einer bestimmten vorgegebenen Reihenfolge miteinander verbunden. Als problematisch erweist sich die Standardisierung der Abfrage, die eine beliebige Änderung der Verknüpfung grundsätzlich ausschließt. Auch eine spätere Veränderung der einzelnen Verknüpfungen lässt sich nur aufwändig durchführen. Für eine effektive Verwendung ist daher bei der Erstellung des zugehörigen komplexen Datenmodells gewissenhaft auf die Richtigkeit der relationalen Beziehungen, sowie der Verknüpfungsanordnung und -reihenfolge zu achten. Der Stand der Softwareentwicklungen von CAFM-Systemen, die auf relationalen Datenbanken basieren, kann den stetig wachsenden Anforderungen des Facility Managements, hauptsächlich durch die fehlende Möglichkeit der Objektorientierung, nicht mehr gerecht werden. Aus der Anwendungserfahrung, sowohl im Facility Management als auch in anderen Unternehmensfunktionen, haben sich in der Vergangenheit andere Standarddatenbanken, die als relationale objektorientierte Datenbanken (OODB) bezeichnet werden, entwickelt. Einer notwendigen Verbindung von Graphik und Alphanumerik wird hier entsprechend Rechnung getragen. Jedoch steht exakt dasselbe Problem, das auch bei relationalen Datenbanken nicht überwunden werden kann – die nicht beliebig änderbaren Verknüpfungen – dieser Lösung entgegen. Die Ursache ist hierfür der anhaltend zu stark ausgeprägte relationale Bezug. Eine Lösung dieses Problems erfolgt durch einen rein objektorientierten Ansatz. Eine objektorientierte Datenbank (OODB) erfasst die jeweiligen alphanumerischen und graphischen Daten und verknüpft diese innerhalb des Systems, im Gegensatz zu einer relationalen Datenbank, die eine Kombination erst durch die spezifische Abfrage ermöglicht. In einer objektorientierten Datenbank werden alle Daten in einer gemeinsamen Datenbank gespeichert, wobei die Daten über eine Benutzeroberfläche dem Objekt entsprechend, d. h. nicht in Tabellen, 743 Vgl. Krimmling, J. et al (2005 a), S. 11. 744 Vgl. Schneider, H. (2004), S. 169ff. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 486 14 DV-Unterstützung im Facility Management486 sondern der ursprünglichen Form nach, eingegeben und abgelegt werden können. Erweiterungen und Veränderungen sind dabei nach Belieben möglich. Eine Abfrage der Daten hat nicht über festgelegte Masken zu erfolgen, da der Zugriff nicht unbedingt standardisiert ist, sondern ist über die in Explorern vorhandenen Strukturen möglich.745 Ausgehend von diesen überragenden Eigenschaften einer solchen Lösung, müsste sie gänzlich überzeugen. Die ersten Erfahrungen bei den Erprobungen hatten jedoch ergeben, dass das System bei einem hohen Datenaufkommen nicht stabil genug war und die Abfragungen innerhalb des Systems unbefriedigende Ergebnisse lieferten. Weiterhin gestaltete sich der Datentransfer in Verbindung mit anderen Systemen als problematisch. Zwischenzeitlich gibt es auf dem Markt Systeme, die diese Schwächen überwunden haben. Relationale und objektrelationale Datenbanksysteme bilden aktuell im Gegensatz zu objekt orientierten Datenbanksystemen die überwiegende Basis von CAFM- Software.746 Das dritte Modell liefert einen völlig neuen Ansatz. Die datenbankunabhängige CAFM-Software mit Middleware nimmt eine Trennung zwischen dem CAFM- Objektmodell und den eigentlichen Datenbankstrukturen vor. Die Middleware- Ebene fungiert als virtuelles Betriebssystem und sorgt dafür, dass Informationen aus verschiedenen Softwaretypen untereinander kompatibel sind und damit ein objektorientierter, direkter Datenaustausch stattfinden kann. Die Middleware steht dabei zwischen einer Anwendung und einem Datenbankmanagementsystem, einem Betriebssystem oder einem Netzwerkbetriebssystem, wobei es sich beim CAFM meist um ein Datenbankmanagementsystem handelt.747 Die Middleware ist eine Softwareergänzung, die auf dem physischen Datenmodell aufbauend ein logisches Datenmodell abbilden kann, das eine völlig neue Verknüpfung der Daten ermöglicht. Datenbanken werden nur als ein Medium, das Daten speichert, benötigt. Die jeweilige Datenmodellierung erfolgt völlig unabhängig von den Möglichkeiten des untergeordneten Datenbanksystems, daher kann eine objektorientierte Modellierung auf der Basis von relationalen Datenbanken umgesetzt werden. Die Aufgaben der Middleware sind u. a.:748 •• Die Datenbanken werden miteinander verbunden, dadurch ist eine permanente Datenkonsistenz in allen Systemen sichergestellt. •• Wird in einem Programm ein Prozessschritt ausgeführt, sendet dieses eine Nachricht an die Middleware, die daraufhin automatisch die notwendigen Schritte einleitet. Die zu erledigenden Maßnahmen können der inhaltlichen Interpretation der Nachricht entsprechend darin bestehen Daten zu holen, Daten zu verarbeiten und zu manipulieren oder Daten in allen von den Änderungen betroffenen Tools entsprechend zu aktualisieren. •• Anpassungen durch Parametrisierung an die unternehmensspezifischen Bedürfnisse sind i. d. R. ohne Programmieraufwand zu bewältigen. 745 Vgl. Schneider, H. (2004), S. 171. 746 Vgl. Jedlitzke, M. et al., a. a. O., S. 109. 747 Vgl. Schneider, H. (2004), S. 173. 748 Vgl. Jedlitzke, M. et al., a. a. O., S. 114. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 487 48714.4 CAFM-Systeme •• Vereinfachte Handhabung zeigt sich bei der Implementierung neuer Softwareversionen, sogenannten Releasewechseln, da nur eine Schnittstelle, nämlich die zur Middleware selbst, neu konfiguriert werden muss. Dies gilt ebenfalls für Erweiterungen, die ausschließlich eine Anpassung der Systemlogik und des Datenaustausches voraussetzen.749 14.4.1 Erstellung eines Anforderungsprofils Für den erfolgreichen Einsatz eines CAFM-Systems müssen einige allgemeine sowie unternehmensspezifische Anforderungen definiert werden. Nach der GEFMA-Richtlinie 400 dient eine CAFM-Software der Unterstützung von FM-Prozessen von der Objektplanung bis hin zur Verwertung, d. h. während des gesamten Lebenszyklus. Unter Berücksichtigung von individuellen Betreiberkonzepten und Organisationsstrukturen muss die CAFM-Software den Anwender bei der Abwicklung von Mehrschrittaufgaben unterstützen können. Für eine erfolgreiche Implementierung und einen Nutzeneffekt sollte die CAFM-Software zum Projekt- bzw. Gebäudekonzept passen. Die Auswahl des geeigneten Software-Produkts darf jedoch, trotz der Vielzahl angebotener Software am Markt, nicht der Fokus einer Systemeinführung werden, vielmehr entscheidet oft die Qualität des Konzepts über den Nutzen, Erfolg oder Misserfolg eines Projektes.750 Das Konzept muss auf das geplante Einsatzgebiet, die zu unterstützenden Prozesse und den hieraus entstehenden Nutzen angelegt werden. Der Nutzen liegt in der Optimierung der Prozesse. Aus diesen FM-Prozessen ergeben sich letztlich die Anforderungen, die ein CAFM-System erfüllen muss.751 Die Aufgaben, die den einzelnen Personenkreisen (FM-Team, Verwalter, Eigentümer, Call-Center, interne und externe Dienstleister, Nutzer, Interessenten usw.) innerhalb eines CAFM-Systems zukommen, müssen aufgestellt werden. Nach 749 Vgl. ebenda, S. 114. 750 Vgl. Weber, B. et al., S. 199. 751 Vgl. Koch, S. et al., a. a. O., S. 152. Daemon „Translator“ agiert als intelligenter „Agent“ zwischen den Systemen FM Software Gebäudeleittechnik GIS Software ERP Software z. B. SAP, BAAN, Oracle, Eigenentwicklung Abb. 177: Beispiel eines Middleware-Konzepts749 Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 488 14 DV-Unterstützung im Facility Management488 Fertigstellung dieses Profils können Aussagen bezüglich der Modellierung der Systemtechnik getroffen werden. Im Bezug auf die Gesamtanforderungen lassen sich zwei verschiedene Ansätze unterscheiden, der ganzheitliche und der iterative: 752 Im ganzheitlichen Ansatz werden Ausschreibungen bzw. sogenannte Lastenoder Pflichtfelder erstellt, die alle Systemanforderungen an das CAFM-System beschreibt. Beinhaltet sind dabei alle ausführlich definierten Prozesse für sämtliche Personenkreise, die an einem Projekt beteiligt sind. Bei der Einführung des CAFM wird dann das System als Gesamtheit mit allen detaillierten Anwendungen und Prozessschritten eingeführt. Im Gegensatz dazu werden im iterativen Ansatz die Prozesse nach Priorität beschrieben und zusammengefasst. Die Prozesse, die relevant für die Einführung, d. h. die erste Phase des CAFM-Systems sind, werden so schnell wie möglich umgesetzt, während die nachfolgenden Phasen dabei vorerst außer Acht gelassen werden. Erst nach der erfolgten Einführung und der daraus resultierenden 752 Vgl. Weber, B. et al., S. 200. Computer Aided Facility Management Datenbasis (Strukturierung der Bestandsdaten, Kennzeichnungssysteme, notwendige Detailtiefe) Bestandsdokumentation Flächenmanagement Umzug Vermietung Betriebskosten Reinigungsmanagement Schlüssel Energiecontrolling Instandhaltung Softwarearchitektur (modularer Aufbau, Client/Server, Internet/Intranet, …) Datenhaltung (DBMS, Mandantenfähigkeit, …) Visualisierung Schnittstellen Anwendungsspezifische Anpassungen Benutzerspezifische Anpassungen Funktionalitäten Technologien Customizing Anforderungen Abb. 178: Anforderungen an eine CAFM-Software752 Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 489 48914.4 CAFM-Systeme Ergebnisse werden, erneut nach Priorität, die nächsten Phasen bzw. Prozesse für den Systemaufbau determiniert.753 Der Vorteil des ganzheitlichen Ansatzes ist, dass ein geschlossenes Konzept erarbeitet wird und dadurch sowohl die Funktionsweise, als auch die gesamten Aufwände abgeschätzt werden können. Der zweite Ansatz kann diesen Ansprüchen keine Rechnung tragen, erspart jedoch eine aufwändige Ausarbeitung, die mit erheblichen Vorleistungen verbunden ist und sich durch  einen entsprechend weitreichenden Planungshorizont ohnehin als zu unpräzise erweisen kann. Unter betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten kann dem zweiten Ansatz Vorrang eingeräumt werden, da Input zu Output in einem zeitlich näheren Bezug steht und damit von Beginn an berechenbarer ist. In der Praxis gilt es eine Entscheidung entsprechend dem vorliegenden Einzelfall zu treffen, da die Voraussetzungen auf Unternehmensebene unterschiedlich sind. Eine Anforderungsdarstellung in Form eines Lastenhefts wird als übergeordnetes Modell erstellt. Darin enthalten sind die Beschreibungen der potentiellen Anwender des Systems aus der Perspektive der zu beschreibenden Einsatzszenarien. Die Aufführung kann verbal oder in graphischer Form von Flowcharts geschehen. Das Lastenheft dient der Übersicht der technischen und wirtschaftlichen Anforderungen an das System. Der regelmäßige Umfang der zu behandelnden Abschnitte des Lastenhefts lässt sich wie folgt charakterisieren:754 •• Hardware, Netzwerk, Arbeitsplätze, •• Betriebssystem und Grundsoftwareanforderungen, •• Anforderungen an Software für einzelne FM-Module (z. B. Umzugsmanagement, Energiemanagement, Instandhaltungsmanagement usw.), •• Systemabhängige Dienstleistungen, •• Systemunabhängige Dienstleistungen, d. h. die FM-Prozesse, •• Schnittstellen zu anderen Hard- und Softwareprodukten und •• Sonstige Anforderungen Da dem Lastenheft lediglich die Instanz für eine grobe Darstellung von Prozessabläufen untergeordnet wird, muss auf eine weitere detaillierte Zerlegung in Form des Pflichtenhefts verwiesen werden. Das Pflichtenheft dient inhaltlich der konkreten Umsetzung der aus den im Lastenheft definierten Anforderungen. Das Pflichtenheft enthält folgende Bestandteile: 755 753 Vgl. Koch, S. et al., a. a. O., S. 153. 754 Vgl. Krimmling, J. et al (2005 a), S. 44. 755 Vgl. ebenda, S. 44f. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 490 14 DV-Unterstützung im Facility Management490 •• Fortgeschriebene Funktionsbeschreibungen der wichtigsten Prozesse, •• Erläuterungen zu geplanten Datenbankstrukturen, •• Detaillierte und angepasste Beschreibungen der Software, •• Vorläufige Softwaredokumentationen, •• Bespiele für Parameterlisten und Textbibliotheken, •• Vorschläge zu Masken und Berichten, •• Programmierungskonzepte aller Schnittstellen, •• Datenblätter der einzusetzenden Komponenten, •• Fortgeschriebene Übersichten, Grundrisse und Aufstellungspläne, •• Ablaufdiagramme für Programme (Workflow für FM-Prozesse) und •• Fortgeschriebene Realisierungstermine Nach der GEFMA-Richtlinie 420 dient das Pflichtenheft der Erfassung derjenigen Aufgaben, die bei der Anwendung von Informationstechnologien als Prozessunterstützung einen Nutzen für den Anwender darstellen. Eine professionelle Computerunterstützung fordert eine priorisierte Auswahl der im Folgenden benannten Schwerpunkte: •• Ein schneller und gesicherter Zugriff auf digitale Bestandsdaten muss gewährleistet sein. •• Die Optimierung im Umzugs- oder Flächenmanagement kann durch die Erarbeitung von Nutzungs- und Raumkonzepten erfolgen. •• Werterhaltung und Wertsteigerung von Gebäuden und technischen Anlagen erfordern sowohl eine geeignete Instandhaltungsorganisation, als auch Strategien für wertsteigernde Instandsetzung und Modernisierung. •• Das Energiecontrolling stützt sich auf die gesicherte Erfassung, um zeitnah auf Verbrauchsabweichungen reagieren zu können. •• Die Überwachung der Kosten des Immobilienbetriebs wird durch Festlegung entsprechender Kennzahlen realisiert. •• Für die Vergabe von infrastrukturellen Leistungen ist eine präzise Mengenermittlung notwendig. •• Managemententscheidungen zur Budgetplanung basieren auf gesicherten Basiskennziffern. •• Das Immobilienportfoliomanagement lässt sich durch eine Unterstützung des CAFM-Systems besser steuern. Bei der Erstellung eines Rahmenkonzepts für das CAFM-System müssen die Anforderungen an die einzelnen CAFM-Module bestimmt werden. Inhaltlich beziehen sich diese auf deren Funktionalitäten und Prozessunterstützung, die notwendigen Schnittstellen zur IT-Systemumgebung, sowie der eventuellen Systemplattform und einzusetzender Technologien. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 491 49114.4 CAFM-Systeme 14.4.2 Wahl der richtigen Module CAFM-Software ist üblicherweise in Form von Modulen aufgebaut, wobei die Module anwenderfreundlich nach Themen strukturiert sein sollten. Auf diese Weise müssen nur die jeweils benötigten Module lizensiert werden. Um sich für ein CAFM-Softwaresystem zu entscheiden, ist eine Grundvoraussetzung die Bestimmung der sofort einzusetzenden Module und die möglichen später benötigten Module, die bei dem Anbieter der Software auch erhältlich sein sollten. Bei einem späteren Bedarfsfall ohne die Gewährleistung der Verfügbarkeit kann es zu kostenaufwändiger Einzelprogrammierung kommen, die durch eine vorangegangene umfassende Bedarfsanalyse, über einen entsprechenden Zeithorizont, ausgeschlossen werden kann. Auch der Funktionsumfang der Module von verschiedenen Herstellern ist i. d. R. nicht identisch. Die benötigten Funktionen der im Konzept bestimmten Module sollten ebenfalls vom Nutzer vorgegeben werden.756 Nachfolgend sind die Kernfunktionalitäten, die im Facility Management durch CAFM-Software-Module unterstützt werden sollen, aufgelistet: •• Bestandsdokumentation, •• Flächenmanagement, •• Umzugsmanagement, •• Vermietungsmanagement, •• Betriebskostenmanagement, •• Reinigungsmanagement, •• Schlüsselmanagement, •• Energiecontrolling, •• Instandhaltungsmanagement. Diese Aufzählung kann unter Verweis auf die GEFMA-Richtlinie 400 durch die Medienverbräuche, das Vertragsmanagement und das Controlling ergänzt werden. Die Effizienz des Gesamtsystems gründet auf Aufbau und Qualität der Bestandsdokumentation aller implementierten Module. Das Modul der Software für das Flächenmanagement besitzt eine Schlüsselstellung im CAFM, da sich der überwiegende Teil der ablaufenden Prozesse in Räumen und daher auf Flächen abspielt.757 14.4.3 Leistungsspektrum gängiger CAFM-Systeme Die Abb. 179–180 liefern eine Übersicht der aktuellen Leistungen, die ein gängiges CAFM-System bieten kann und die im konkreten Angebot tatsächlich erfüllt werden. Die Übersichten sind sowohl entsprechend der Dar- 756 Vgl. Schneider, H. (2004), S. 211. 757 Vgl. Reinecke, W./Böhm, G., a. a. O., S. 21. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 492 14 DV-Unterstützung im Facility Management492 Fi rm a So ft w ar e In te rn et ü b er g eo rd n et e Fu n kt io n en w ei te re L ei st u n g en Anlagenbuchhaltung Projektmanagement Aufgabenverwaltung Budgetverwaltung Dokumentenman. AVA-Unterstützung Vertragsverwaltung Qualitätssicherung Benchmarking FMA/CAFM-Beratung CAFM-Implement. Hardware Datenerfassung FM-Dienstleistung ASP Zert. GEFMA RL 444 ac ad G ra p h C A D S tu d io G -I n fo w w w .a ca d G ra p h .d e x x x x x x x x x x x x x A PE R TU R E A p er tu re 9 w w w .a p er tu re .d e x x x x x x x x x x A R C A D IS V ID A Sn et V 5 0 0 w w w .a rc ad is .d e x x x x x x x x x x x x x A R C H IB U S A R C H IB U S 19 w w w .a rc h ib u sfm .d e x x x x x x x x x x x x x x x A rc h ik ar t A R C H IK A R T 4. 3. 0 w w w .a rc h ik ar t. d e x x x x x A T+ C E D V A TC -F M .7 w w w .a tc -s ys te m e. d e x x x x x x x x x x x A xx er io n A xx er io n w w w .a xx er io n fs .d e x x x x x x x x x x x x B en tl ey B en tl ey F ac ili ti es 8 .1 1 w w w .b en tl ey .d e x x x x x x x x x x x B FM K ey Lo g ic Q 4 -2 01 0 w w w .k ey -l o g ic .d e x x x x x x x x x x x x x x x B yr o n B yr o n /B IS 4 .8 w w w .b yr o n .c h x x x x x x x x x x x C id eo n C ID EO N C A FM S u it e w w w .C A FM Su it e. d o m x x x x x x x x x x x C o m In co m .T R A D EN ET 4 w w w .c o m in .in fo x x x x x x x x x x x x co n je ct co n fe ct F M w w w .c o n je ct .c o m x x x x x x x x x x x x EB C so ft V IT R Ic o n 3 w w w .e b cs o ft .d e x x x x x x x x x x x x x x x x eT as k Et as k 2. 1 w w w .e ta sk .d e x x x x x x x x x x x x Fa ci W ar e Fa ci Pl an 2 01 0 w w w .f ac iw ar e. co m x x x x x x x x x FM C D V IO LA 4 .1 1 w w w .f m cd .e u x x x x x x x x x x x if fm if fm G IS 1 2 w w w .if fm .e u x x x x x x x x x x x x x x Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 493 49314.4 CAFM-Systeme 7 58 75 8 V gl . G E FM A -R ic ht li n ie 9 40 , M ar kt ü be rs ic ht C A FM -S of tw ar e 20 11 . A b b . 1 79 : L ei st u n g ss p ek tr u m C A FM -S ys te m e I ( al lg em ei n e A sp ek te )7 58 Fi rm a So ft w ar e In te rn et ü b er g eo rd n et e Fu n kt io n en w ei te re L ei st u n g en Anlagenbuchhaltung Projektmanagement Aufgabenverwaltung Budgetverwaltung Dokumentenman. AVA-Unterstützung Vertragsverwaltung Qualitätssicherung Benchmarking FMA/CAFM-Beratung CAFM-Implement. Hardware Datenerfassung FM-Dienstleistung ASP Zert. GEFMA RL 444 IM S IM Sw ar e 20 11 w w w .im sw ar e. d e x x x x x x x x x x x x x x in fa s en er m et ri c FM -T o o ls 5 .7 0 w w w .in fa sen er m et ri c. d e x x x x x x x x x x x IN FO M A n ew sy st em k o m m u n al w w w .in fo m a. d e x x x x x x x x x x x x x K eß le r So lu ti o n s FA M O S 3. 9 w w w .k es sl er so lu ti o n s. d e x x x x x x x x x x x x K M S G EB M an 4 .0 , 2 01 0 w w w .g eb m an .c o m x x x x x x x x x x x x x x Lo y & H u tz vi su al F M 1 0. 0 w w w .L o yH u tz .d e x x x x x x x x x x x x x x N + P SP A R TA C U S FM w w w .s p ar ta cu sfm .d e x x x x x x x x x x x x x N EM ET SC H EK A llp la n A llp la n A llf a 20 11 w w w .n em et sc h ek .d e x x x x x x x x x x x x x x O n eT o o ls O n e To o ls M o d . 2 01 1 (V 14 ) w w w .o n et o o ls .d e x x x x x x x x x x x x x x p it p it -F M 2 01 1 w w w .p it .d e x x x x x x x x x x x x x x x Pl an o n Pl an o n E n te rp r. S o l. 20 11 .A w w w .p la n o n -f m .d e x x x x x x x x x x x x x x SM B M O R A D A 4 .0 w w w .s m b A G .d e x x x x x x x x x x x x sM o ti ve sM o ti ve W eb P o rt al 9 .3 w w w .s m o ti ve .d e x x x x x x x x x x x x x x x sp ee d ik o n sp ee d ik o n F M 5 .0 w w w .s p ee d ik o n fm .c o m x x x x x x x x x x x x x sy sk o p la n IF M S 2. 6 w w w .s ys ko p la n .d e x x x x x x V o ig tm an n PR O LI S EA M 2 .x w w w .p ro lis -e am .v o m x x x x x x x x x x x x Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 494 14 DV-Unterstützung im Facility Management494 Fi rm a So ft w ar e Te ch n is ch es G M in fr as tr u kt u re lle s G M ka u fm än n is ch es G M Gebäudedokum. Komm./Netzverw. Leitungen/Kabel Energie Instandhaltung Betriebsdokument. Lagerverwaltung Mängel / Historie Gewährleistung Anlg. überwachen Anlg. stellen Flächendokum. Flächenanalyse Belegungsplanung Umzugsplanung (graph.) Reinigungsflächen Winterdienste Entsorgung Schließverwaltung Objektschutz Fluchtwege Brandschutz Empfangsdienst Fuhrpark Parkraum Raumreservierung Liegenschaft Objektbewertung Portfoliomanag. Hausverwaltung Betriebskosten Finanzbuchhaltung Personalbuchhaltung ac ad G ra p h C A D S tu d io G -I n fo x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x A PE R TU R E A p er tu re 9 x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x A R C A D IS V ID A Sn et V 5 0 0 x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x A R C H IB U S A R C H IB U S 19 x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x A rc h ik ar t A R C H IK A R T 4. 3. 0 x x x x x x x x A T+ C E D V A TC -F M .7 x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x A xx er io n A xx er io n x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x B en tl ey B en tl ey F ac ili ti es 8 .1 1 x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x B FM K ey Lo g ic Q 4 -2 01 0 x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x B yr o n B yr o n /B IS 4 .8 x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x C id eo n C ID EO N C A FM S u it e x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x C o m In co m .T R A D EN ET 4 x x x x x x x x x x x x x x co n je ct co n fe ct F M x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x EB C so ft V IT R Ic o n 3 x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x eT as k Et as k 2. 1 x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x Fa ci W ar e Fa ci Pl an 2 01 0 x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x FM C D V IO LA 4 .1 1 x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x if fm if fm G IS 1 2 x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 495 49514.4 CAFM-Systeme 7 59 75 9 V gl . G E FM A -R ic ht li n ie 9 40 , M ar kt ü be rs ic ht C A FM -S of tw ar e 20 11 . A b b . 1 80 : L ei st u n g ss p ek tr u m C A FM -S ys te m e II (s p ez if is ch e A sp ek te )7 59 Fi rm a So ft w ar e Te ch n is ch es G M in fr as tr u kt u re lle s G M ka u fm än n is ch es G M Gebäudedokum. Komm./Netzverw. Leitungen/Kabel Energie Instandhaltung Betriebsdokument. Lagerverwaltung Mängel / Historie Gewährleistung Anlg. überwachen Anlg. stellen Flächendokum. Flächenanalyse Belegungsplanung Umzugsplanung (graph.) Reinigungsflächen Winterdienste Entsorgung Schließverwaltung Objektschutz Fluchtwege Brandschutz Empfangsdienst Fuhrpark Parkraum Raumreservierung Liegenschaft Objektbewertung Portfoliomanag. Hausverwaltung Betriebskosten Finanzbuchhaltung Personalbuchhaltung IM S IM Sw ar e 20 11 x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x in fa s en er m et ri c FM -T o o ls 5 .7 0 x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x IN FO M A n ew sy st em k o m m u n al x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x K eß le r So lu ti o n s FA M O S 3. 9 x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x K M S G EB M an 4 .0 , 2 01 0 x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x Lo y & H u tz vi su al F M 1 0. 0 x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x N + P SP A R TA C U S FM x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x N EM ET SC H EK A llp la n A llp la n A llf a 20 11 x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x O n eT o o ls O n e To o ls M o d . 2 01 1 (V 14 ) x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x p it p it -F M 2 01 1 x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x Pl an o n Pl an o n E n te rp r. S o l. 20 11 .A x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x SM B M O R A D A 4 .0 x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x sM o ti ve sM o ti ve W eb P o rt al 9 .3 x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x sp ee d ik o n sp ee d ik o n F M 5 .0 x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x sy sk o p la n IF M S 2. 6 x x x x x x x x x V o ig tm an n PR O LI S EA M 2 .x x x x x x x x x x x x Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 496 14 DV-Unterstützung im Facility Management496 stellung, als auch dem Inhalt der GEFMA 940: Marktübersicht CAFM-Software 2011 entnommen. Bei Interpretation der Leistungsmerkmale der einzelnen CAFM-Systeme ist jedoch zu beachten, dass es sich dabei um Angaben der jeweiligen Software-Hersteller handelt. Ein Aussage zu Art und Qualität der Leistungserfüllung in den einzelnen Funktionsbereichen kann daher nicht objektiv getroffen werden. 14.4.4 Spektrum der FM-Prozesse, die eine CAFM-Unterstützung erfordern Die meisten im Facility Management ablaufenden Prozesse lassen sich in der CAFM-Software nicht in gleicher Weise wie in der Realität abbilden und nicht alle Prozessbeteiligten haben Zugriff auf das CAFM-System. Die Prozesse bzw. Prozessschritte, die im CAFM abgebildet werden können, unterscheiden sich durch eine reine Dokumentationsmöglichkeit und eine Unterstützung durch die Softwarefunktionalität.760 Im Detail sind die zu unterstützenden Prozesse unternehmensbezogen nicht einheitlich zu erfassen. Allerdings lassen sich in der Breite allgemeine Prozessstandards beschreiben. Die Prozesse, die eine Schaffung eines solchen Standards zulassen, sollen hier abgebildet werden. Die daraus resultierende Basis kann allgemein gültig im Bereich des Facility Managements angewendet werden. Bei der individuellen Prozessgestaltung kann auf dieser Basis wertvolle Zeit gespart und somit auch unnötig entstehende Kosten vermieden werden. Führungsprozesse, bei denen FM-Systeme Einfluss nehmen können, sind der Teil, der vom Immobilienmanagement maßgeblich bestimmt wird. Der Unternehmenserfolg wird durch eine Unterstützung der Kernziele gesteuert. In besonderem Maße erfolgt dies bei Commercials761 und Immobilienfonds, deren Hauptgeschäftsfeld darin besteht, Immobilienmanagement zu betreiben. Dem Portfoliomanagement kommt hierbei eine besondere Bedeutung zu, da es ein strategisches Instrument ist und der Entscheidungsfindung auf Managementebene dient. Marketing und Vertrieb von Immobilien gewinnen bei Großkonzernen zunehmend an Bedeutung, da die finanziellen Reserven einen beachtlichen Umfang darstellen und eine Nutzung dieses gebundenen Kapitals bedeutendes Potential schafft. Da Facility Management eine Optimierung der Prozesse rund um das Objekt beinhaltet, kann das Marketing und der Vertrieb allein durch diese Voraussetzung positiv unterstützt werden. Eine Beleuchtung der Zentralen Prozesse wird für mehrere Kernaufgaben und Teile der Bewirtschaftung, wie Instandhaltung, verlangt. Der Beschaffungsprozess nimmt immer größere Ausmaße an, da die Leistungen rund um ein Gebäude zunehmend weniger über eigenes Personal abgewickelt werden. Tangiert wird sowohl die Beschaffung von Dienstleistungen wie auch von Materialien, 760 Vgl. Quadt, M./Görze, R., a. a. O., S. 69. 761 ebenda, S. 38. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 497 49714.4 CAFM-Systeme die regelmäßig wiederkehrend (Serviceleistungen wie Instandhaltungen von technischen Anlagen, Catering, Sicherheitsdienste, Empfang etc.) oder von einmaliger Erbringung (Installation von technischen Anlagen, Modernisierung etc.) gekennzeichnet sind. I. d. R. ist dieser Prozess mit der Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung der Fremdleistung verbunden. Im Bereich des Rechnungswesens muss eine Unterteilung in internes Rechnungswesen, das den Bereich des Controllings in dieser Betrachtungsweise präsentiert und in externes Rechnungswesen erfolgen. Durch die erworbenen Daten aus dem Controlling, hinsichtlich der Kosten und Erlöse, kann anhand einer objektspezifischen Erfassung eine genaue Objektzuordnung erfolgen. Bei einer direkten Kostenzuordnung sind Auswertungen z. B. nach Flächennutzungsarten und Standorten leicht ausführbar. Werden zusätzlich Profitcenter-Strukturen genutzt, so sind mögliche Auswertungsperspektiven individuell anwendbar. Innerhalb des externen Rechnungswesens ist eine flexible Abbildung der Unternehmensstrukturen notwendig. Eine Verbindung zwischen den Funktionen des Rechnungswesens und den immobilienspezifischen Prozessen muss abgeleitet werden können. Das Bauprojektmanagement umfasst Neubaumaßnahmen und umfangreiche Umbauausführungen. Nach der Grundlagenermittlung, wie Art und Maß der baulichen Nutzung, wird die Bauplanung durchgeführt. Daraus resultiert ein Leistungsverzeichnis der umfassenden Baumaßnahmen. Diese müssen ausgeschrieben und beschafft werden. Das Bauprojektmanagement ist für die Durchführung der Bauausführung mit Verweis auf die Terminplanung und die Erfüllung der Plankosten verantwortlich. Sowohl Netzplantechniken als auch eine gekoppelte Budgetverwaltung erleichtern diesen, nur in seltenen Fällen stringent nach der Planung umsetzbaren, Prozess. Im Facility Management wird eine Vielzahl an Verträgen geschlossen, der überwiegende Teil ist den Abteilungen Vermietung/Anmietung und Instandhaltung/Service-Dienste untergeordnet. Die Bestandteile des Vertragsmanagements sind bspw. Vertragslaufzeiten, Verlängerungsoptionen, Mietkonditionen und Mietanpassungsverfahren. Das Vertragsmanagement ist ein unverzichtbarer Inhalt der Bewirtschaftung von Immobilien. CAFM kann besonders hinsichtlich der organisatorischen Tätigkeiten eine sinnvolle Unterstützung bieten. Im Vertragsmanagement werden die nachfolgenden Daten erfasst:762 •• Laufzeit von/bis, •• Kündigungstermin, •• Verlängerungsoptionen, •• Optionen, •• Adressen von Vertragspartnern, •• Standort und Verteiler des Vertrages, •• Leistungsinhalte des Vertrages 762 Vgl. Reinecke, W./Böhm, G., a. a. O., S. 23. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 498 14 DV-Unterstützung im Facility Management498 Für die effiziente Bewirtschaftung ist auch das Geschäftspartner-Management nicht von geringer Bedeutung. Geschäftsbeziehungen erstrecken sich weitestgehend über längere Zeiträume, da wiederkehrende Leistungen Bestandteil des Vertrags sein können und/oder mehrere Verträge der gleichen oder verschiedener Art, auf verschiedene Objekte bezogen, sowohl gleichzeitig als auch über sich unterschiedliche Zeiträume erstreckend, bestehen können. Eine zentrale Verwaltung der Partnerdaten in einer Datenquelle mit einer direkten Zuordnung zu anderen Objekten, wie Gebäuden oder Verträgen, erscheint als notwendig. Die im Bereich des Flächenmanagements notwendigen Stammdaten liefern eine wesentliche Grundlage für die Bewirtschaftung von Immobilien. Angaben zu Flächenmaßgrößen, Flächenart und der jeweiligen Nutzung müssen ständig miteinbezogen werden. Die hauptsächlich zu unterstützenden Prozesse mittels CAFM sind folgende:763 •• Flächenstrukturanalyse (z. B. nach DIN 277 (NN 1987): Hauptnutzfläche, Nebennutzfläche, Funktionsfläche …), •• Flächenbelegungsanalyse (flächen-, zeit- und raumteilig), •• Flächenbelegungsplanung (Größe, Geometrie, Anordnung), •• Flächennutzungsanalyse (z. B. Belegungs- und Nutzungsgrad), •• Flächennutzungsoptimierung (Variantenbildung, -bewertung), •• Interne Flächenkostenverrechnung (z. B. für Reinigungskosten), •• Mietflächenverwaltung (Mieter, Mietverträge, Nebenkosten nach Mietflächen), •• Ermittlung spezifischen Flächenbedarfs (z. B. Grundfläche je Büroarbeitsplatz) Die auf das Flächenmanagement selbst aufbauenden Prozesse sind die Belegungsplanung, die Einrichtungs- und Ausstattungsplanung und das Umzugsmanagement. Erstgenanntes zielt auf eine optimale Auslastung der zur Verfügung stehenden Flächen ab. Visualisierungen bieten diesem Aufgabengebiet meist notwendige Unterstützung. Eine enge Verbindung zum Umzugsmanagement ergibt sich aus der Tatsache, dass durch Umzüge Flächen neu belegt werden müssen. Der zweite Prozess beinhaltet die Planung der Ausstattung von Büros, Teeküchen, sanitären Anlagen, Konferenzräumen und Empfangsbereichen, um einige Beispiele zu nennen. Um hier ebenfalls eine optimale Flächenausnutzung zu ermöglichen, werden Visualisierungstools in Form von CAD verwendet. Ein direkter Einfluss wird durch die geschaffenen Einrichtungsstandards auf die Mietkonditionen ausgeübt. Das Umzugsmanagement kann in zwei Teilprozesse gegliedert werden, auf die Umzugsplanung folgt die Umzugsdurchführung. In der Planung ist festzulegen, wer, wann und wohin umzieht. Die Durchführung erstreckt sich von der logistischen Planung über die zu erbringenden Dienstleistungen bis hin zur Abrechnung des Umzugs. Alle Maßnahmen, die eine ordnungsgemäße Betriebsführung der technischen Anlagen ermöglichen, lassen sich wie folgt gliedern: 763 Vgl. ebenda, S. 21. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 499 49914.4 CAFM-Systeme Inspektionen müssen in regelmäßigen Zeitabständen durchgeführt werden. Sie dienen der Wahrung des Sollzustands, indem der Istzustand dokumentiert wird und bei Abweichungen vom Sollzustand entsprechend interveniert werden kann, um diesen wiederherzustellen. Die gesetzlichen Prüfvorgaben, wenn vorhanden, müssen eingehalten werden. Durch eine Integration der Gebäudeleittechnik können sowohl Störmeldungen (bspw. von Geräten) aufgezeichnet und übermittelt und Zugangskontrollsysteme gesteuert, als auch brandschutzrelevante Aufgaben bewältigt werden. Das Energiemanagement beeinflusst die Bewirtschaftungskosten eines Gebäudes. Erhebliche Einsparungen lassen sich durch eine sinnvolle Steuerung erzielen. Der Einsatz von neuen Methoden kann zur Erstellung von sogenannten Energiebilanzen verwendet werden. Eine maximale Transparenz über den Verbrauch und die Kosten muss erreicht werden. Die Auswertungen in diesem Bereich beziehen sich auf die Verbrauchsentwicklung und dienen einer möglichst frühen Erkennung von Schwankungen. Durch die in der CAFM-Software hinterlegten Informationen wie z. B. Flächen und den dazugehörigen Nutzern, können die Daten auch für Benchmarking und Kennzifferberechnungen verwendet werden.764 Das Segment Sicherheits- und Schließmanagement wird in zwei Bereiche unterteilt. Der erste befasst sich mit sicherheitsrelevanten und technischen Aufgabenstellungen. Eine Verbindung mit dem Gebäudeautomationssystem wird als sinnvoll erachtet. Die technischen Prozesse entsprechen überwiegend den Prozessen der Instandhaltung und Instandsetzung. Der zweite Bereich umfasst die Verwaltung von Schlüsseln und Schließkarten. Die Zuordnung von Mitarbeitern zu den entsprechenden Flächeneinheiten wird in einem Verwaltungssystem erfasst. Die zur Verwendung kommenden Schließelemente selbst müssen ebenfalls verwaltet, das heißt lokalisiert, bestellt, zugeordnet und ausgegeben werden. Der Prozess des Instandhaltungsmanagements ist von erheblicher Bedeutung, da hier ein großer Kostenblock verursacht wird. Für die Instandhaltung eines Gebäudes samt technischer Anlagen und die damit zusammenhängende Abwicklung, Terminierung und Koordination wird die IT mehr benötigt als für viele andere Anwendungen.765 Neben Instandhaltungsmodulen innerhalb einer CAFM-Software können klassische Instandhaltungsmanagementsysteme einer Unterstützung dienen. Werden beide Systeme integriert, kann ein Optimum dadurch erreicht werden, dass die Objekte sowohl mittels CAFM-Gebäudestruktur, als auch nach klassischer Anlagenstruktur, z. B. nach VDMA 24186 (NN 1996b) abgebildet werden können.766 Eine Unterteilung erfolgt hier in die störungsbedingten Instandhaltungen und in geplante Instandhaltungen, die aufgrund von Wartungsplänen durchgeführt werden müssen. Betroffen können technische Anlagen in oder am Gebäude sein, sowie das Gebäude selbst. Ein weiterer wichtiger Prozess ist das Mietmanagement, durch die erzielten Mieten werden immobilienbezogene Erlöse generiert. Das Mietmanagement umfasst die externen und internen Vermietungen, die Anmietungen, die Nebenkos- 764 Vgl. Reinecke, W./Böhm, G., a. a. O., S. 26. 765 Vgl. ebenda, S. 27. 766 Vgl. ebenda, S. 27. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 500 14 DV-Unterstützung im Facility Management500 tenabrechnungen, die Mietbuchhaltung, in der die Verträge verwaltet werden und die Leerstandsverwaltung. Alle angeführten Aufgabenfelder sind Teilprozesse des Mietmanagements. Besonders die Leerstandsverwaltung kann durch eine computergestützte Immobilienstammdaten- und Vertragspflege zu einem hohen Return on Investment (RoI) führen. Die vorhandenen Flächen können in vermietbar und vermietet, mit den entsprechenden Zeiträumen, die den Verträgen zu entnehmen sind, aufgeteilt werden. Services stehen mit dem Mietmanagement in einem engen Zusammenhang, zu erbringende Dienstleistungen beziehen sich auf die vermieteten bzw. vermietbaren Flächen. Da ein Teil der Dienstleistungen auch bei Leerstand erbracht werden muss, können die dafür anfallenden Kosten nicht auf einen Mieter umgelegt werden. Typische infrastrukturelle Dienstleistungen sind das Reinigungsmanagement, Postdienste, Catering, Sicherheitsdienste, Telefondienste und Pflege der Außenanlagen. Da die Dienstleistungen zunehmend von externer Hand erledigt werden, muss organisatorisch die Prozesseinheit der Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung optimiert werden.767 Für eine Unterstützung der aufgezählten Prozesse mittels eines CAFM-Systems sind technische Anforderungen an dieses System zu erfüllen. Die wichtigsten Anforderungen der modernen Informationsverarbeitungen sind nachfolgend aufgeführt:768 Das Workflowmanagement dient der Steuerung und Ablaufkontrolle von Prozessen, die auch in der IT-Abbildung als Workflows bezeichnet werden. Sowohl die zeitlichen, die logischen, als auch die an eine Auswertung verknüpften Abfolgen müssen koordiniert werden. Ein Workflowmanagementsystem (WFMS) basiert auf zwei wichtigen Komponenten. Die Modellierungskomponente beinhaltet die Definition der zu unterstützenden Prozesse. In der Laufzeitkomponente erfolgt die Umsetzung der definierten Prozessunterstützung. Die Prozessdaten werden an die aufeinander folgenden Aktivitäten weitergeleitet und die zu erfüllenden Aufgaben werden den verantwortlichen Mitarbeitern zugeteilt. Um durch diese Methode für die Prozessunterstützung im Facility Management einen hohen Nutzwert zu erzielen, sollte ein integriertes WFMS konzipiert werden. Ein klassisches WFMS in Verbindung mit CAFM-Systemen hingegen kann die notwendige Verflechtung von Applikationslogik und Prozesslogik nicht erfüllen. Der Zusammenhang zwischen Daten und Prozessen kann hierbei nicht hergestellt werden.769 Die Unterstützung einer Zeitraumverwaltung und Historisierung erfüllt bei einem CAFM-System eine unerlässliche Grundvoraussetzung. Prozesse lassen sich nur mittels Definitionen von Zeiträumen darstellen und die darin zu verwendenden Daten müssen ebenfalls zeitraumbezogen erfasst sein. Sowohl bezüglich der Objekte selbst müssen Zeiträume erfasst sein (Vertragslaufzeiten jeglicher Art), als auch Zeitpunkte für durchzuführende Prozessschritte (Instandhaltungsmaßnahme, Erstellung der Nebenkostenabrechnung etc.) bestimmt sein. 767 Vgl. Quadt, M./Görze, R., a. a. O., S. 40ff. 768 Vgl. ebenda, S. 58ff. 769 Vgl. ebenda, S. 78. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 501 50114.4 CAFM-Systeme Durch eine Zeitraumverwaltung wird auch die Erstellung von Historien im Blick auf die Objekte möglich. Auf dem Markt für CAFM-Software werden bereits Lösungen angeboten, die vollständige Historien von graphischen und alphanumerischen Daten erstellen können. Eine einheitliche Datenhaltung setzt voraus, dass die wesentlichen Teile des Datenbestands auf einer Datenbank im zentralen IT-System verwaltet werden. Die Daten, die für die Abarbeitung der einzelnen Prozessaufgaben notwendig sind, müssen in einer gemeinsamen Datenbank, ggf. sogar mit sämtlichen Dateien von allen Programmen eines CAFM-Systems, vorliegen, um eine durchgängige Prozessbearbeitung zu gewährleisten.770 Für dieses Erfordernis lassen sich drei verschiedene Lösungsansätze beschreiben:771 Der erste Ansatz sieht eine getrennte Datenhaltung mit prozessorientierten, direkten Zugriffen auf die Daten anderer Programme vor. Der Vorteil einer redundanzfreien Datenhaltung wird sowohl von hohen Programmanforderungen, bspw. der Verwendung einer Middleware, von problembehafteten Programmabhängigkeiten (sich äußernd durch eine Nicht-Verfügbarkeit) als auch von Performanceschwankungen, ausgelöst durch Programme mit geringer Performance, weit nach unten korrigiert. Diese Nachteile können entscheidend gegen den Einsatz einer solchen Lösung sprechen. Um die Nachteile zu verhindern hat sich ein weiterer Ansatz herausgebildet. Bewusst gesteuerte Redundanzen und die Vorhaltung eines Datenservice, der den automatischen Abgleich der Daten zeit- oder ereignisgesteuert organisiert, haben neben diesen Vorteilen den Nachteil, dass nach einer Zugriffsunterbrechung Änderungen der Daten nicht abgeglichen werden und somit verloren gehen können. Die Bereitstellung eines Data Warehouse (DWH) ist das aufwändigste und pflegeintensivste Lösungssystem. Darin werden alle Daten durch einen gemeinsamen und zentralen Datenpool zur Verfügung gestellt. Dieses System kann andere Systeme entlasten, da Auswertungen und Abfragen über das DWH abgewickelt werden können. Die wesentlichsten Gründe für eine Einrichtung sind: •• Ein System wird mit mehreren Programmen verbunden, •• Die Datenbasis von mehreren Programmen wird gleichzeitig benötigt, •• Die zu verbindenden Datenmengen sind sehr umfangreich, •• An die Auswertungen werden hohe Anforderungen gestellt (Systembelastung). 14.4.5 Vorteile und Potenziale im CAFM Durch eine höhere Qualität der Informationsbereitstellung und -verarbeitung profitieren die Prozesse im FM, da den immer komplexer werdenden Zusammenhängen, sich äußernd in der Vielfalt und Struktur, nur in dieser Weise Rechnung getragen werden kann.772 770 Vgl. Quadt, M./Görze, R., a. a. O., S. 63. 771 Vgl. ebenda, S. 64ff. 772 Vgl. Krimmling, J. et al (2005 a), S. 15. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 502 14 DV-Unterstützung im Facility Management502 Heutzutage kann nahezu jede Standardsoftware die Basisfunktionen, Prozesse und Strukturen verarbeiten, die für das Facility Management erforderlich sind. Durch den ständigen Fortschritt der Technik, wachsende Anforderungen der Systemnutzer und mehr Konkurrenzanbietern auf dem Markt werden CAFM-Systeme jedoch laufend weiterentwickelt. Verknüpfungen mit Internetplattformen, anderen Systemen oder weitere Funktionen sind die hauptsächlichen Weiterentwicklungen. Trotzdem werden sich die Anbieter künftig noch vermehrt an den Kundenwünschen orientieren müssen um konkurrenzfähig zu bleiben. Durch eine computergestützte Steuerung von Prozessen können Kostensenkungen, Qualitätsverbesserungen durch Prozessbeschleunigung, Verbesserung der Prozesstransparenz und der Prozessdokumentationen als Vorteile identifiziert werden.773 Der Einsatz von CAFM-Lösungen ermöglicht systemübergreifende Auswertungsmöglichkeiten, wodurch eine ganzheitliche Betrachtung bereichsübergreifend untermauert wird. Ein weiteres Potenzial begründet sich in der Ausweitung der Nutzbarkeit von CAFM-Systemen über die FM-Abteilungen hinaus, denn an den FM-Prozessen sind auch viele Interne und Externe beteiligt, die auf CAFM bis heute noch keinen Zugriff haben. Die Einbindung dieser Personengruppen, z. B. Eigentümer, Verwalter, Dienstleister und Nutzer, wird eine große Herausforderung darstellen. Die derzeitig angebotenen CAFM-Systeme sind weitgehend auf operative Funktionen ausgerichtet. Das FM muss sich z. B. in Verbindung mit dem Portfoliomanagement verstärkt strategischen Aufgaben widmen, daher werden sich die CAFM-Anbieter zunehmend mit der Unterstützung des strategischen Managements befassen müssen.774 Für die Einbeziehung einer notwendigen Strategie- Wirkungskette bietet sich das CAFM-Consulting an.775 Auch die Integration von Systemen muss weiter vorangetrieben werden, da die Prozesse in einem nicht unerheblichen Umfang systemübergreifend ablaufen. Im Bereich der Daten ist die geforderte Integration grundsätzlich in einem weitaus zufriedenstellenderen Maß erfolgt als in der Systemintegration. Wenn sichergestellt werden kann, dass ein Systemwechsel vermeidbar ist, hat dies eine erhebliche Leistungssteigerung zur Folge. CAFM-Systeme werden nicht umhin kommen, mehr die Funktionen eines Integrators und Steuerers auszufüllen.776 Neuere CAFM-Systeme sind auf eine hohe Flexibilität ausgerichtet. Durch Precustomizing777 kann der individuelle Anpassungsbedarf reduziert werden. Diese Systeme können günstiger angeboten werden als vergleichbare Systeme, 773 Vgl. Schneider, H. (2004), S. 175f. 774 Vgl. ebenda, S. 176. 775 Vgl. Warner, T./Hohmann, J./Marchionini, M./Prischl, P., in: May, M. (Hrsg.), IT im Facility Management erfolgreich einsetzen – Das CAFM-Handbuch, Berlin Heidelberg 2004, S. 219–232, hier: S. 231. 776 Vgl. Schneider, H. (2004), S. 177. 777 Precustomizing: Voreinstellung einer Software auf die Belange besonderer Kundengruppen. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 503 50314.4 CAFM-Systeme die einen hohen Individualanpassungsprozess erfordern. Das Precustomizing wird mittels Templates778 durchgeführt.779 Nachfolgend werden die Vorteile, die ein CAFM-Einsatz in der Praxis bringt, vorgestellt:780 •• Verhinderung von Informationsverlust über die Lebenszyklusphasen der Immobilie hinweg •• Verknüpfung und einheitliche Anwendung von heterogenen Altdaten •• Verringerung der Kosten für Beschaffung und Pflege von Daten •• Bestimmung zuverlässiger Entscheidungsgrundlagen in begreiflicher und nachvollziehbarer Form •• Verminderung von Entscheidungsprozessen •• Zusammenführung von Prozessen (z. B. Raumbelegung und Anlagenbuchhaltung) •• Qualitätsförderung von Arbeitsresultaten •• Kostentransparenz zur Senkung der Kosten(z. B. Instandhaltungsaufwand) •• Bessere Ausschöpfung von betrieblichen Ressourcen (z. B. Flächenoptimierung) •• Zugriff auf alternative Lösungsansätze in Form von Unternehmenssimulationen (z. B. Büro- und Arbeitsplatzgestaltung mit Einbeziehung der EU-Richtlinien und damit verbundener Rechtssicherheit) 14.4.6 Nachteile und aktuelle Problemstellungen im CAFM Noch heute ist die Eingliederung von Subsystemen (kaufmännisch und technisch) oder gängiger Bürosoftware in ein CAFM-System nicht, oder nur bedingt, möglich, ebenso verhält es sich mit bidirektionalen Schnittstellen zu ERP- Systemen.781 Grundsätzlich erweisen sich die direkte eins zu eins-Abbildung und Umsetzbarkeit der FM-Prozesse im CAFM-System als unmöglich. Die Gründe hierfür sind zum einen, dass nicht alle Prozessschritte durch Software unterstützt werden können und zum anderen, dass nicht alle Prozessbeteiligten Zugang zum System haben, bedingt durch fehlende technische Voraussetzungen, durch die Organisationsstruktur oder durch Sicherheitsanforderungen des Anwenders.782 Die häufigsten Probleme bei der Einführung von CAFM sind gekennzeichnet durch:783 778 Template: Gerüst von voreingestellten Funktionalitäten. 779 Vgl. Schneider, H. (2004), S. 182. 780 Vgl. May, M., CAFM Success Stories, in: May, M. (Hrsg.), IT im Facility Management erfolgreich einsetzen – Das CAFM-Handbuch, Berlin Heidelberg 2004, S. 233–314, hier: S. 250. 781 Vgl. Schneider, H. (2004), S. 175. 782 Vgl. Quadt, M./Görze, R., a. a. O., S. 69. 783 Vgl. May, M., a. a. O., S. 177. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 504 14 DV-Unterstützung im Facility Management504 •• das fehlende Know-how in Bereichen des Nutzens, der Umsetzung, der Einführungsstrategie etc., •• die ineffiziente Prozessgestaltung, z. B. bezüglich der Koordination, •• unzulängliche Eigenschaften der vorhandenen Ausgangsdaten (z. B. Heterogenität, Inkonsistenz), •• fehlende Standards, •• hohe Anfangsinvestitionen, denen kein realer Erlös gegenüber gestellt werden kann, •• Änderungen von bestehenden Strukturen, Abläufen und Arbeitsweisen, die ein aufwändiges Reengineering nach sich ziehen. Updates und Installationen neuer Versionen können zu Problemen hinsichtlich funktionsfähiger Schnittstellen führen, Schnittstellen zu anderer Software oder DV-Systemen könnten durch einen Update-Vorgang bspw. außer Betrieb gesetzt werden.784 Die Umsetzungsphase sollte einen nicht zu langen Zeitraum in Anspruch nehmen, da ansonsten der Erfolg der Einführung durch sich verändernde Ziele und Aufgabenstellungen, sowie eine Zunahme der Projektkomplexität, gefährdet wird.785 Der wirtschaftliche Nutzen eines CAFM-Systems wird oftmals bezweifelt, was von erheblichem Nachteil ist. Letztendlich sollte beachtet werden, dass ein CAFM-System einen wirtschaftlichen Nutzen bringen muss, der über den Kosten der Einführung liegt.786 14.4.7 DV-Systeme im Vergleich Eine Konkurrenz zu CAFM-Systemen bietet die Erweiterung von ERP-Systemen.787 Seit die Anforderungen an CAFM-Systeme sich auf wirtschaftliche Bereiche, wie die Kostenrechnung und das Controlling, ausgeweitet haben, können die ERP-Systeme sich dies zu nutzen machen. Sie unterstützen ohnehin die kaufmännischen Funktionen des Kerngeschäfts der jeweiligen Unternehmen. Die technischen Anforderungen für die FM-Unterstützung müssen von ERP-Systemen mit abgedeckt werden. Da bei der FM-Unterstützung mittels DV ein hoher Grad an Flexibilität, entgegen der Standardisierung, von großem Nutzen ist, sind die Voraussetzungen für einen ERP-Einsatz nicht optimal. Der hohe Grad an zu erfüllender Standardisierung von ERP-Systemen ist ein großer Nachteil für FM-Funktionen. Anforderungen des Facility Managements an die Systeme sind flexible Anpassungen an den (praktischen) Anwendungsfall ohne die jeweiligen Nachprogrammierungen zu benötigen, da diese weitere Kosten verursachen. Daran knüpfen die heutigen Entwicklungen von ERP-Systemen durch eine Änderung der Systemtechnik an. Für viele Unternehmen, die bereits mit ERP-Software in anderen Bereichen arbeiten, ist eine Erweiterung auf FM-Ebene durch entsprechende modulare Ergänzungen der bestehenden Software von Vorteil. Dieser Umstand unterstützt die Argumentationsweise 784 Vgl. Warner, T. et al., a. a. O., S. 226. 785 Vgl. ebenda, S. 226. 786 Vgl. ebenda, S. 229. 787 ERP: Enterprise-Resource-Planning. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 505 50514.4 CAFM-Systeme von ERP-Anbietern. Diverse Schnittstellenprobleme treten bei einer solchen Lösung nicht auf, da ein einheitliches Basissystem die Anforderungen des FM integrieren kann.788 Eine FM-Unterstützung auf ERP-Basis bietet sich für Unternehmen, die bisher ihre DV nicht über dieses System abbilden, nicht an, da die Anschaffungs- und Betriebskosten weit über denen einer CAFM-Lösung liegen. Weiter konnte bisher auch nicht das Maß an Flexibilität erreicht werden, wie es CAFM-Systeme liefern.789 788 Vgl. Schneider, H. (2004), S. 189. 789 Vgl. ebenda, S. 188f. 2) weitgehend graphisch orientierte Lösung 1) alphanumerische Lösungen, graphische Komponenten über CAD/CAFM- Kopplung ( ) Teilfunktionen Gebäudeunabhängige Dienste Gebäudeabhängige Dienste Management der allgemeinen Dienste Kaufmännisches Gebäudemanagement 2 1 1 Möbel und Betriebsmittel 2 1 1 Umzüge 1 1 Nutzungsanalysen 1 1 Flächenplanung 1 1 Flächenmanagement Objektrückbau 2( )1( )1 Objektbetrieb 2( )1 Objektmanagement Objekterstellung Objektplanung ( ) Technisches Gebäudemanagement ( ) LiegenschaftsmanagementFM ( )( ) Instandhaltung Materialwirtschaft ( )( )( ) Controlling Kostenrechnung Finanzbuchhaltung AnlagebuchhaltungAllg. Unternehmensführung 200520001990200520001990Funktionen CAFMERP Abb. 181: Entwicklungstrends von ERP- und CAFM-Software788 Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 506 14 DV-Unterstützung im Facility Management506 Im Folgenden sollen die Nachteile des Einsatzes von ERP-Software mit CAFM- Funktionen dargestellt werden:790 •• Anpassung an die Bedürfnisse einzelner Nutzer, •• Hohe Kosten für Customizing und Schulung, •• Schulungen sind oft sehr umfangreich, da die Vermittlung des Basiswissens viel Zeit in Anspruch nimmt, •• Hohe Laufkosten des Systems, •• Hoher Aufwand bei Releasewechsel, •• ERP-Berater haben meist Schwierigkeiten beim Zusammenspiel mehrerer Module und die Folge kann eine unzureichende modulübergreifende Systemanpassung sein. Im Zuge der Globalisierung ist bezüglich der Systemwahl nicht mehr nur auf deutsche System-Anbieter zu verweisen. Derzeit liegt der überwiegende Marktanteil von CAFM-Lösungen bei deutschen Anbietern. Die weiteren Entwicklungen sind vorerst nicht abzusehen, jedoch werden zunehmend die nationalen Rechtsregeln und technischen Standards durch die Vereinheitlichungen auf europäischer Ebene (Europäische Union) ersetzt.791 Das Anbietergefüge wird sich dann stark verändern und länderspezifische Lösungen werden an Bedeutung verlieren. Der internationale Vergleich von Systemlösungen wird zunehmen. 14.4.8 Vorgehensweise bei einer CAFM-Einführung im  Unternehmen Ziel dieses Punktes ist es, einen Katalog von zu erfüllenden Voraussetzungen zu verfassen, um eine funktionierende CAFM-Einführung und Nutzung im Unternehmen zu ermöglichen. „Die Anschaffung einer CAFM-Software bedeutet nicht automatisch die wesentlich komplexere Einführung des CAFM, da für dessen Einführung als Gesamtheit ausführliche Voruntersuchungen, strategische Konzepte, Strukturvorgaben und Zielstellungen notwendig sind.“792 Abb. 182 beschreibt die grundsätzliche Vorgehensweise bei einer CAFM-Einführung. Einige wichtige Punkte aus der Konzeptionsphase bezogen auf die Prozesse sollen zur Betrachtung herausgegriffen werden. In der Konzeptionsphase muss die Prozessanalyse vor allem dem Erkennen von Schwachstellen dienen. Bestehende Informationsdefizite müssen abgebaut werden und Teilprozesse optimiert werden. Die Zielprozesse für den CAFM-Einsatz müssen definiert werden und hinsichtlich ihrer Wichtigkeit und ihres Nutzenpotenzials analysiert und entsprechend berücksichtigt werden. 790 Vgl. Schneider, H. (2004), S. 197f. 791 Vgl. ebenda, S. 187. 792 Vgl. May, M. et al., a. a. O., S. 175. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 507 50714.4 CAFM-Systeme 793 Die Konzeptionsphase umfasst weit mehr als die reine Betrachtung von Prozessen. Die Optimierung von Prozessen ist jedoch ihrem Umfang nach der wesentlichste Teil der Konzeptionsphase. Weitere wichtige Voraussetzungen, die einer Analyse bedürfen, sind die Unternehmensstrategie, die FM-Organisation, die CAFM-Anwender, das IT-Umfeld und die FM-Datenbasis. Daraus lässt sich ein CAFM-Rahmenkonzept erstellen, dessen Umsetzung in Form eines Stufenplanes, der auf Basis des Rahmenkonzepts detailliert erfasst werden kann, erfolgt. Eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung kann aufgrund der Konzeption zur Einführung durchgeführt werden.794 793 Vgl. May, M. et al., a. a. O., S. 176. 794 Vgl. May, M. et al., a. a. O., S. 178ff. Abb. 182: Vorgehensweise bei der Einführung eines CAFM-Systems793 Nutzungs- und Amortisationsphase • Pflege und permanente Überprüfung (Qualitätsmanagement) • Weiterentwicklung und modulare Ergänzung des Gesamtsystems Implementierungsphase • Installation, Testlauf und Abnahme des CAFM-Systems • Anpassung an das Umfeld entsprechend Aufbau-und Ablauforganisation • Bestands- und Datenaufnahme sowie Datenübernahme in das CAFM-System • Benutzerschulung Auswahlphase (Ausschreibung / Vergabe) • Auswahl des CAFM-Lieferanten sowie der erforderlichen CAFM-Dienstleister • Bestimmung der unterstützenden Hard- und Software-Komponenten • Entscheidung „make-or-buy“oder Kombination beider Varianten Ablehnung oder Weiterführung Konzeptionsphase (Pflichtenheft) • Ist-Analyse (Aufbau-und Ablauforganisation, EDV-System, Datenstruktur, Informationsbedarf und -quellen) • Festlegung der nutzerspezifischen Anforderungen an das CAFM-System (Soll-Ansatz) • Kosten/Nutzen-Analyse Projektmanagement • Organisation des Projektes (Benennung Projektgruppe mit Projektleitung) • Projektsteuerung: Planung und Kontrolle der Projektparameter (Leistungen, Termine, Kosten, Ressourcen) Ablehnung oder Projektauftrag Vorstudie • Grundsätzliche Überlegungen zu Vor- und Nachteilen eines CAFM-Systems • Formulierung der Zielstellung • Managemententscheidung für ein mögliches CAFM-Projekt im Unternehmen Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 508 14 DV-Unterstützung im Facility Management508 Die Auswahlphase befasst sich im Wesentlichen mit der zum Konzept passenden Softwarelösung. Vor einer Ausschreibung muss abgewogen werden, ob auf bestehende Softwareangebote am Markt zurückgegriffen werden kann, oder es sinnvoller erscheint, eine individuell maßgeschneiderte Lösung anfertigen zu lassen. Der klassische Ansatz für die Wahl der Software ist: •• Analyse von Struktur und Ablauforganisation, •• Analyse von Daten und Auswertungsanforderungen •• Bedarfsdefinition, •• Entwicklung eines Bewertungskatalogs, Prüfung von Systemalternativen, •• Marktuntersuchung, •• Ausschreibung der Software, •• Prüfung von Angeboten und Anbietern, •• Bewertung der Preise, •• Untersuchung der Wirtschaftlichkeit, •• Worst-Case-Analyse, •• Vergabeentscheidung und Systemkauf, •• Vorbereitung der Systemeinführung, •• Testbetrieb, •• Produktivsetzung des Systems.795 795 Bei der Implementierung stehen der Umgang mit der Software, sowie deren Administration und die Bedienung der implementierten Schnittstellen im Vordergrund. Der Schulungsumfang für die Anwender muss festgelegt werden. Es gilt Informationsverluste zu vermeiden, um einen sicheren Umgang mit dem System zu erreichen. Die Durchführung eines Pilotprojektes bietet sich hierfür an. Die Ziele eines Pilotprojektes sind, die Unterstützung von Prozessen mittels IT-Werkzeugen und die Anpassbarkeit der Software zu demonstrieren, den notwendigen Unterstützungsumfang festzulegen, die Verwendungsfähigkeit der Daten zu prüfen, die notwendige Datennacherfassung zu ermitteln, die Integration in die umliegenden IT-Systeme zu überprüfen und Entscheidungsvorschläge für die weitere Vorgehensweise daraus ableiten zu können. Die Systemnutzung umfasst die Pflege und den Ausbau. Die Aktualität und Konsistenz der Daten muss gewährleistet sein und bedarf einer organisierten Pflege. Für eine Qualitätssicherung sind geeignete Controllinginstrumente einzusetzen. Der Ausbau ist die planmäßige Erweiterung des Systems mit Modulen sowie die Integration von bestehenden IT-Werkzeugen.796 795 Vgl. Schneider, H. (2004), S. 200. 796 Vgl. May, M. et al., a. a. O., S. 188ff. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 509 50914.5 Bewertung der Kosten-/Nutzen-Relation von FM-Systemen 14.5 Bewertung der Kosten-/Nutzen-Relation von FM-Systemen Durch IT-Erweiterungen im Facility Management fallen diverse Investitionskosten an, die in der Wirtschaflichkeitsprüfung der CAFM-Einführung beachtet werden müssen. Aufgrund dieser Prüfung scheitern viele CAFM-Einführungen bereits in der Konzeptionsphase.797 Kosteneinsparungen allein können den Nutzen von CAFM-Systemen nicht abbilden, da der Inhalt von Managementkonzepten wesentlich mehr umfasst. Die Betrachtung der gesamtwirtschaftlichen Effekte einer Investitionsentscheidung erscheint als notwendig. Als problematisch erweisen sich die zu häufig misslingenden Einführungen von CAFM-Systemen, denn um eine aussagekräftige Kosten-/Nutzen-Relation von CAFM durchführen zu können müssen erfolgreiche Implementierungen stattgefunden haben. Ein System das sich in der Praxis nicht bewährt hat kann hierfür keine Basis liefern. Eine geeignete Messgröße zur Bestimmung der Wirtschaftlichkeit ist der Return on Investment (RoI), der eine statische Methode (ohne Abzinsung) darstellt. Der zu erwartende Gewinn wird mit dem Investitionsvolumen ins Verhältnis gesetzt. Daraus resultiert der prozentuale Anteil des Gewinns an einer Investition, also der RoI. Bei Kaufentscheidungen für Computersysteme hat sich der RoI bewährt. Er sollte jedoch nicht als alleinige Entscheidungsgrundlage dienen, da durch ihn keine Aussagen über mögliche Risiken der Investition und über die Größenordnung der Rückflüsse gemacht werden können. Die Investitionsrechnung kann auch über die Kapitalwertmethode (Net Present Value), die eine dynamische Methode ist, erfolgen. Die Summe aller Ein- und Auszahlungen werden auf den Zeitpunkt bezogen durch eine Diskontierung berücksichtigt. Um die Erwartungshaltung der Investoren mit einzubeziehen ist eine weitere Messgröße zu integrieren. Eine Kennzahl, die versucht den Shareholder Value miteinzubeziehen, ist der Economic Value Added (EVA), entwickelt und eingeführt von der Unternehmensberatungsfirma Stewart. Der Gewinn eines Unternehmens wird in Beziehung zu Fremd- und Eigenkapitalkosten gesetzt.798 Ein Mehrwert für die Aktionäre wird nur geschaffen, wenn ihre Erwartungen an den Gewinn übertroffen werden. Für das RoI-Modell mit oder ohne Einbindung von EVA müssen für die Einführung des CAFM-Systems sogenannte Treiber identifiziert werden. Treiber sind die Potenziale, die durch die Investition geschaffen werden. Der GEFMA Arbeitskreis CAFM hat 17 Treiber identifiziert.799 Folgende ROI-Treiber wurden bei der Einführung von CAFM-Systemen identifiziert: Instandhaltung, Reinigung, Nutzungsgrad, Leerstand, Corporate- Identity-Beitrag für das Unternehmen, Standardisierung, Transparenz, Umzug, Integration, Service-Desk, Sicherheits- und Schließmanagement, Vertragsma- 797 Vgl. Quadt, M./Görze, R., a. a. O., S. 84. 798 Vgl. ebenda, S. 85. 799 Vgl. ebenda, S. 87. 14.5 Bewertung der Kosten-/Nutzen-Relation von FM-Systemen

Chapter Preview

References

Zusammenfassung

Vorteile

- Umfassender Einblick in Theorie und Praxis des Facility Managements

- Systematische Darstellung der relevanten Normen und Richtlinien

- Konkrete Beispiele zur Anwendung und Vertiefung der Inhalte

Zum Werk

Die Immobilie in ihrem Lebenszyklus erfordert ein Wertmanagement, das unter dem Begriff Facility Management zusammengefasst wird. Das Buch umfasst alle Aspekte einschließlich anschaulicher Praxisbeispiele.

Zur Neuauflage

Umfassende Aktualisierung und zusätzliche Fallbeispiele.

Inhalt

- Geschichte des FM; Vergleich mit anderen Ländern

- Facility Management im Lebenszyklus einer Immobilie

- Strategisches FM

- Inhalte des technischen, kaufmännischen und infrastrukturellen FM mit vielen Praxisbeispielen

- Rechtliche Aspekte und Normen

- Wertorientierung im FM und FM-Rating

- Outsourcing-Strategien

- EDV-technische Unterstützung

Autoren

Prof. Dr. Hanspeter Gondring, Duale Hochschule Stuttgart, Dipl.-Kfm. Thomas Wagner, Wagner Real Estate GmbH, Hamburg.

Zielgruppe

Studierende der Immobilienwirtschaft und immobiliennahe Studienfächer wie z.B. Architektur, Bauingenieurwesen, Stadt- und Regionalplanung, Studierende der Bank- und Finanzwirtschaft, Jura-Studierende mit der Vertiefung Immobilienrecht sowie interessierte Praktiker.