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13.4 Produkte und Vergütungen im Facility Management in:

Hanspeter Gondring, Thomas Wagner

Facility Management, page 466 - 472

Handbuch für Studium und Praxis

2. Edition 2012, ISBN print: 978-3-8006-3836-9, ISBN online: 978-3-8006-4182-6, https://doi.org/10.15358/9783800641826_466

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Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 461 46113.4 Produkte und Vergütungen im Facility Management 13.4 Produkte und Vergütungen im Facility  Management 13.4.1 Produktschwerpunkte, Produktstruktur und Produktdifferenzierung Das Facility Management hat zahlreiche Produkte und Dienstleistungen rund um die Planung, den Bau, die Bewirtschaftung, die Modernisierung bzw. den Abriss von Immobilien entwickelt. Die Produktschwerpunkte des Facility Managements liegen jedoch eindeutig in der Gebäudebewirtschaftung und der Unterstützung des Kerngeschäfts der Kunden. Die Palette der Produkte und Dienstleistungen die dabei auf dem Markt angeboten werden ist nahezu unbegrenzt. Die Produktpalette reicht bis hin zu Sportangeboten und Kinderbetreuung im verwalteten Objekt. Eine Strukturierung der Produktpalette lässt sich am besten anhand des Lebenszyklus einer Immobilie durchführen. Dieser Lebenszyklus, und somit auch die von Facility Management-Unternehmen angebotenen Produkte, beginnt mit der Planung einer Immobilie. Um die zukünftigen Betriebskosten bei der Nutzung einer Immobilie gering zu halten, ist es unverzichtbar, bereits bei der Planung der Immobilie einen Facility Management-Experten hinzuzuziehen. Folgende Dienstleistungsprodukte bieten FM-Unternehmen bei der Planung einer Immobilie an: •• Planung der technischen Gebäudeausstattung •• Auswahl der geeigneten Baumaterialien •• Senkung der zukünftigen Betriebskosten durch optimale Fassaden- und Raumgestaltung •• Einsatz von Gebäude-Simulationen zur Erfassung der zukünftigen Kosten •• Koordinierung der Architekten, Fachplaner und Ingenieure •• Planung unter Berücksichtigung der Nutzerinteressen •• Betriebsfreundliche Planung der wartungsintensiven Bereiche •• Senkung der Planungskosten Die nächste Stufe, in der Facility Management-Unternehmen ihre Produkte anbieten ist der eigentliche Bau der Immobilie. Auch wenn es hier weniger Betätigungsfelder für FM-Firmen gibt, so werden doch folgende Produkte angeboten: •• Vergabe und Ausschreibung von Bauleistungen •• Kontrolle der Bau- bzw. Herstellungskosten und der beteiligten Firmen •• Koordinierung der verschiedenen Ingenieure und Architekten •• Sicherstellung eines zeitlich reibungslosen Ablaufs •• Umsetzung der Anforderungen der Architekten und Fachplaner •• Logistische Versorgung der Baustelle Hauptsächlich aktiv wird der Facility Manager jedoch erst mit Fertigstellung der Immobilie und Beginn der Bewirtschaftung. Die Nutzungsphase des Gebäudes ist das eigentliche Betätigungsfeld des Facility Managers und stellt 13.4 Produkte und Vergütungen im Facility Management Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 462 13 Der Markt für Facility Management462 die operative Ebene des FM dar. In diesem Bereich werden mit Abstand die meisten Produkte angeboten. Aufgrund der Vielzahl der Produkte macht eine Differenzierung nach Kaufmännischem, Technischem und Infrastrukturellem Gebäudemanagement Sinn. Unterschiedlich werden die Dienstleistungen des Facility Managements im Bereich des Flächenmanagements strukturiert. Manche Experten zählen sie zum Bereich des Infrastrukturellen Facility Management und manche strukturieren sie als unabhängigen Teilbereich des FM während der Planungs- bzw. Nutzungsphase. Das Leistungsbild des Flächenmanagements wird in der Richtlinie  130 der GEFMA genau abgebildet.712 Das Flächenmanagement ist eng mit dem Infrastrukturellen Gebäudemanagement verzahnt und die Facility Management-Unternehmen bieten folgende Dienstleistungen an: •• Optimierung der genutzten Flächen •• Management der noch verfügbaren Flächen im Hinblick auf Nutzung oder Verwertung •• Steigerung der Flexibilität der Flächennutzung und Gestaltung •• Umzugsmanagement •• Ausstattung der Flächen mit Möbeln •• Überwachung der Flächenbelegung Bei der Modernisierung eines Gebäudes kann das Facility Management wieder ähnliche Dienste wie beim Planungs- und Bauprozess der Immobilie anbieten. Im Idealfall verfügt das FM-Unternehmen im Vorfeld einer Modernisierung über alle relevanten Daten eines Unternehmens, so dass die Modernisierung bzw. die Sanierung möglichst schnell und günstig abgewickelt werden kann. Kommt es zum Leerstand einer Immobilie, so bieten Facility Management- Unternehmen selbstverständlich auch ein Leerstandsmanagement für das betroffene Objekt an. Am Ende des Lebenszyklus einer Immobilie steht ggf. der Abriss. Auch hier bieten Facility Management-Unternehmen noch Produkte an. Dies sind Dienstleistungen wie: •• Umweltschonende Entsorgung der Baustoffe •• Wiederverwertung des Baumaterials •• Wiederverwertung der technischen Anlagen •• Organisation der Abrissarbeiten Neben diesen Produkten und Dienstleistungen, die sich nach dem Lebenszyklus einer Immobilie bzw. nach der klassischen Aufteilung in Kaufmännisches, Technisches und Infrastrukturelles Gebäudemanagement sowie Flächenmanagement strukturieren lassen, haben die FM-Dienstleistungsunternehmen auch komplett neue Produktpakete in ihr Angebot aufgenommen. Dies ist insbesondere das Healthcaremanagement, welches die klassischen FM-Leistungen auf die Bedürfnisse von Krankenhäusern zugeschnitten hat, um auch deren 712 Vgl. Gondring, H. (2004), S. 490. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 463 46313.4 Produkte und Vergütungen im Facility Management Effizienzsteigerungspotentiale zu nutzen und Prozesse im Gesundheitswesen zu optimieren. Eine weitere neue Bereicherung für die Produktpalette des Facility Management sind die Public Private Partnership-Modelle (kurz: PPP), welche dazu dienen, durch eine partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen öffentlichem und privatem Sektor, die Kosten für die Bereitstellung von öffentlicher Infrastruktur zu senken. Des Weiteren ist auch noch das „Computer Added Facility Management“ (kurz: CAFM) als Produkt zu nennen, das den Gesamtprozess des FM in einer Immobilie auf strategischer Ebene umfasst und entscheidend unterstützt, indem es alle relevanten Daten der Immobilie, der technischen Anlagen in dem Objekt, ihre Betriebs- und Verwaltungskosten sowie ihre Ausstattung in einem Computersystem erfasst. Das CAFM dient dem Facility Manager dazu, die richtigen strategischen, operativen und planerischen Entscheidungen für die optimale Betreuung eines Gebäudekomplexes zu treffen, in dem es ihm als Datenbasis für seine Entscheidungen zur Verfügung steht. Schließlich ist auch noch das Contracting als neues FM-Dienstleistungsprodukt zu nennen. Als Contracting-Dienstleistungen kommen die Bereitstellung von Wärme, Kälte, Strom, Licht, sonstiger Energie und Wasser in Betracht. Die Aufgabe der Bereitstellung und/oder Einsparung wird dabei im Rahmen des Contractings an ein darauf spezialisiertes Unternehmen der FM-Branche übertragen, das dann eigenständig und gewerblich Contractingprojekte durchführt. Charakteristisch für Contracting-Modelle ist, dass der Contractor die Energieerzeugungsanlagen entweder neu errichtet oder eine bereits bestehende Anlage übernimmt. Die mit der Bereitstellung verbundenen Aufgaben wie Konzeption, Finanzierung, Erstellung, Betriebsführung, Instandhaltung bis hin zur Abrechnung mit dem Kunden bzw. den Mietern übernimmt alle der Contractor. Dabei verfolgt er das Ziel, die vorhandenen Einspar- und Rationalisierungspotentiale zu mobilisieren, um dadurch Gewinne zu erzielen. Die erheblichen Anfangsinvestitionen holt das Contracting-Unternehmen im Laufe der Vertragslaufzeit nach und nach wieder herein. Positiver Nebeneffekt ist oftmals eine Modernisierung und damit verbunden die Schonung der Umwelt. Der Kunde hat den Vorteil, dass er sich voll auf das Kerngeschäft konzentrieren kann und keine technischen Anlagen unterhalten muss, er von fachkompetenter Betreuung durch den Contractor profitiert, die Effizienz seines Unternehmens gesteigert wird und seine Kosten besser planbar bzw. transparenter werden. Hauptvorteil für den Kunden ist jedoch, dass er sich den Bezug von Strom, Wärme oder Wasser ohne massive eigene Investitionen sichern kann.713 13.4.2 Vergütungsstruktur von FM-Dienstleistungen am deutschen Markt Die Vergütungs- bzw. Preisstruktur in einem Facility Management-Vertrag muss sich immer streng an der Leistungsvereinbarung orientieren. Sie gehören spiegelbildlich zusammen und unzureichende Leistungsvereinbarungen 713 Vgl. Gondring, H. (2004), S. 883. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 464 13 Der Markt für Facility Management464 führen oftmals zu intransparenten Preisvereinbarungen. Um Streitigkeiten zu vermeiden, sollte schon vor Vertragsbeginn eine lückenlose Leistungs- und Vergütungsbeschreibung erstellt werden. Ist das in Einzelfällen nicht möglich, dann muss zumindest geregelt sein, auf welcher Basis die noch fehlenden Preise zu vereinbaren sind. Die Verträge für einfache Einzeldienste des FM haben i. d. R. kurze Laufzeiten, etwa von einem Jahr. Dafür werden in der Praxis Festpreise vereinbart. Mit wachsenden Vertragslaufzeiten werden die Festpreise zunehmend durch andere Vergütungsfestlegungen ersetzt, die über verschiedene zeitliche Anpassungsmechanismen verfügen.714 Für die Vergütung von FM-Dienstleistungen am deutschen Markt gibt es zahlreiche verschiedene Vergütungsmodelle. Zunächst gibt es die Vergütung nach Erfolg, bei der der Kunde den vollen Preis erst zahlen muss, wenn der vereinbarte Erfolg eingetreten ist, selbst wenn er zuvor einen Teil der Vergütung als Abschlagszahlung leisten muss. Bei der Vergütung nach Zeitaufwand werden die erbrachten Facility Management-Dienstleistungen nach gewissen Stunden- oder Tagessätzen vergütet. Bei dieser Vergütungsart ist ein gewisses Vertrauensverhältnis zwischen Kunde und FM-Anbieter vonnöten. In der Praxis werden außerdem oftmals Pauschalpreise z. B. für Wartung und Instandsetzung der technischen Anlagen oder Dienstleistungen wie Renovierungsarbeiten vereinbart. Zudem gibt es das Modell der Vergütung nach Bereitstellung, wonach Flächen, Geräte oder Dienstleistungen nur vergütet werden müssen, wenn sie auch tatsächlich genutzt werden. Die Abrechnung der Vergütung von regelmäßig wiederkehrenden FM-Leistungen erfolgt in Deutschland überwiegend monatlich, entweder nach erfolgter Leistung oder in Form einer zuvor vereinbarten Abschlagszahlung. Unregelmäßig benötigte Einzelleistungen werden dagegen nach Erbringung und Abnahme, meist in Form einer Sammelrechnung fällig. Die Rechnungen sollten sich dabei, zur besseren Prüfbarkeit, wie die vorher vereinbarten Leistungsverzeichnisse aufbauen. Da FM-Dienstleister oftmals einen erheblichen Vorfinanzierungsaufwand haben, müssen diese bei Vertragsabschluss unbedingt darauf achten, dass die eingeräumten Zahlungsziele möglichst kurz sind. 13.4.3 Ausblick auf neue Produkte im Bereich FM Eine ganze Reihe neuer Produkte, die das Facility Management direkt betreffen liegen im Bereich „Public Private Partnership“. PPP-Projekte gibt es mittlerweile in einigen Formen, im Kern jedoch beinhalten alle, dass der Staat mit seinen Ländern und Kommunen Aufgaben und Objekte an Privatunternehmen vergibt, in der Hoffnung, dass diese eine gewisse Dienstleistung kostengünstiger und effizienter erbringen können. Die Entwicklung dieses Bereichs wurde vor allem durch die angespannte finanzielle Situation vieler Länder und Kommunen in den letzten Jahren unterstützt. Der Staat kann mit keinen zusätzlichen Einnahmen mehr rechnen, muss jedoch trotzdem investieren, um zu verhindern, dass es zu wachsenden Investitionsstaus kommt. Das Facility Manage- 714 Vgl. Schneider, H. (2004), S. 343ff. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 465 46513.4 Produkte und Vergütungen im Facility Management ment profitiert von dieser Entwicklung und hat zahlreiche neue Produkte entwickelt. Deutschland’s europäische Nachbarländer haben innerhalb der vergangenen Jahre bereits eine eigene PPP-Kultur entwickelt. Bis zu 20 % der öffentlichen Investitionen werden dort bereits durch Public Private Partnership Projekte realisiert. Die Kosten können bei diesen Projekten um bis zu 20 % niedriger sein als bei rein öffentlichen Lösungen.715 So bieten z. B. die privaten Dienstleistungsunternehmen mittlerweile den Bau, die Modernisierung und den Betrieb von Einrichtungen wie Brücken und Tunneln, Krankenhäusern, Bibliotheken, Schulen, Schwimmbädern, Gefängnissen oder auch kulturellen Einrichtungen an. Verträge zwischen den Unternehmen und den Dienstleistern laufen dabei über einen Zeitraum von mehreren Jahrzehnten. Für Kommunen bedeutet die Vergabe von Großaufträgen wie z. B. die Vergabe der Verwaltung von mehreren Schulen eine immense finanzielle und verwaltungstechnische Erleichterung. Tatsächlich haben bisher die größten und bekanntesten deutschen PPP-Projekte im Schulbereich stattgefunden. Für die Laufzeit der Verträge erkaufen sich die Kommunen Ruhe vor eventuell anstehenden Reparaturen und Modernisierungen und können sich wieder auf ihre Kernaufgaben konzentrieren. Private Unternehmen handeln i. d. R. ergebnisorientiert und führen Reparaturen nicht erst dann durch, wenn der Stadtkämmerer es zulässt. Gleichzeitig sind Privatunternehmen oftmals in der Lage, durch innovative Maßnahmen das Nutzerverhalten zu verbessern und sie verfügen über eine bessere Markt- und Fachkenntnis. Um auf Dauer als neues Produkt für die Facility Management-Unternehmen und vor allem für die Länder und Kommunen in Deutschland interessant zu sein, muss die öffentlich-private Partnerschaft einen absoluten Kostenvorteil bei konstanter Qualität oder einem Qualitätsvorteil bei konstanten Kosten für die öffentliche Hand bringen. Da die Verwaltungen kaum über Erfahrungen mit PPP verfügen, benötigen sie zunächst noch die Unterstützung externer Berater. Langfristig muss jedoch ein internes Beteiligungs- und Projektcontrolling aufgebaut werden, um die öffentliche Verwaltung durch das Dickicht aus PPP, Teilprivatisierungen und Privatisierungen zu führen. Um langfristig als Produkt interessant zu sein, müssen PPP-Projekte und Verträge transparent gestaltet werden und sich vor allem für die öffentliche Hand und auch die Facility Management-Unternehmen rechnen.716 Beispiele für erfolgreiche PPP-Projekte zwischen Kommunen und FM-Unternehmen sind die PPP-Verträge zwischen dem Kreis Offenbach und der SKE GmbH bzw. der Hochtief AG über die Betreuung von über 90  Schulen für 15  Jahre. Allein für diese beiden Verträge liegt das Investitionsvolumen bei knapp 800 Millionen €. Die Stadt Frankfurt am Main hat der Müller-Altvatter GmbH für 20 Jahre die Betreuung für das Bildungszentrum Ostend übertragen. Die Stadt Gladbeck und der Kreis Unna haben mit der Hochtief AG bzw. der Bilfinger Berger AG für 25 Jahre Verträge zur Verwaltung und Betreuung 715 Vgl. Financial Gates GmbH, Hypo Vereinsbank, Oppenhoff & Rädler, KPMG, PPP – Ein Stimmungsbarometer, Erfolgsfaktoren und Hindernisse aus Sicht öffentlicher Finanzentscheider, S. 4. 716 Vgl. Financial Gates GmbH, et al., S. 22. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 466 13 Der Markt für Facility Management466 ihrer Rathäuser geschlossen. Das Investitionsvolumen dieser beiden Verträge liegt bei je 20 Millionen €. Die Städte Rostock und Lübeck haben bereits in den 90er-Jahren PPP-Verträge über Tunnelprojekte mit Facility Management-Unternehmen bzw. Bauunternehmen abgeschlossen. Diese Verträge laufen sogar 30 Jahre und haben ein Investitionsvolumen von 160 bzw. 220 Millionen €.717 Diese Beispiele zeigen, dass PPP-Projekte in Deutschland möglich sind und sich die Produktidee anfängt durchzusetzen. 717 Vgl. ebenda, S. 25. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 467 14 DV-Unterstützung im Facility Management 14 DV-Unterstützung im Facility Management

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References

Zusammenfassung

Vorteile

- Umfassender Einblick in Theorie und Praxis des Facility Managements

- Systematische Darstellung der relevanten Normen und Richtlinien

- Konkrete Beispiele zur Anwendung und Vertiefung der Inhalte

Zum Werk

Die Immobilie in ihrem Lebenszyklus erfordert ein Wertmanagement, das unter dem Begriff Facility Management zusammengefasst wird. Das Buch umfasst alle Aspekte einschließlich anschaulicher Praxisbeispiele.

Zur Neuauflage

Umfassende Aktualisierung und zusätzliche Fallbeispiele.

Inhalt

- Geschichte des FM; Vergleich mit anderen Ländern

- Facility Management im Lebenszyklus einer Immobilie

- Strategisches FM

- Inhalte des technischen, kaufmännischen und infrastrukturellen FM mit vielen Praxisbeispielen

- Rechtliche Aspekte und Normen

- Wertorientierung im FM und FM-Rating

- Outsourcing-Strategien

- EDV-technische Unterstützung

Autoren

Prof. Dr. Hanspeter Gondring, Duale Hochschule Stuttgart, Dipl.-Kfm. Thomas Wagner, Wagner Real Estate GmbH, Hamburg.

Zielgruppe

Studierende der Immobilienwirtschaft und immobiliennahe Studienfächer wie z.B. Architektur, Bauingenieurwesen, Stadt- und Regionalplanung, Studierende der Bank- und Finanzwirtschaft, Jura-Studierende mit der Vertiefung Immobilienrecht sowie interessierte Praktiker.