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7.6 Kennzahlen im Flächenmanagement (Flächencontrolling) in:

Hanspeter Gondring, Thomas Wagner

Facility Management, page 260 - 265

Handbuch für Studium und Praxis

2. Edition 2012, ISBN print: 978-3-8006-3836-9, ISBN online: 978-3-8006-4182-6, https://doi.org/10.15358/9783800641826_260

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Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 247 2477.6 Kennzahlen im Flächenmanagement 7.6 Kennzahlen im Flächenmanagement (Flächencontrolling) 7.6.1 Kennzahlengruppen Wie in vorigem Kapitel definiert, gehören zum Inhalt des Flächenmanagements nicht nur die klassischen Felder der Flächenplanung, Flächenbewirtschaftung und Flächenverwaltung, sondern auch das Flächencontrolling, das mit Hilfe von Kennzahlen betrieben wird. Zum Thema Kennzahlen ist festzustellen, dass grundsätzlich sehr viele Kennzahlen in der Immobilienwirtschaft denkbar sind. Es muss jedoch geprüft werden ob sie auch aussagekräftig sind und für wen sie sinnvoll erscheinen. Immobilienwirtschaftliche Kennzahlen können grundsätzlich in vier Gruppen eingeteilt werden: Portfoliokennzahlen Sie geben Informationen über das jeweilige Immobilienportfolio und werden im CREM bzw. Portfoliomanagement eingesetzt. Beispiele hierfür wären: Fläche je m2 nach Nutzungsart oder Region sowie Eigen-/Fremdnutzungsverhältnis. Performancekennzahlen Sie liefern Informationen, die sich auf die jeweilige Performance des Immobilienbestandes beziehen und werden im CREM eingesetzt. Beispiele hierfür wären: Umsatz pro m2, Gesamtperformance einer Immobilie. 7.6 Kennzahlen im Flächenmanagement Abb. 85: Motivation in Abhängigkeit von der Büroform Motivation in Abhängigkeit von der Büroform Mittelwertdifferenz Motivation 1 = Überhaupt nicht motiviert 7 = Sehr stark motiviert u n m o ti vi er te r m o ti vi er te r + 0,40 + 0,30 + 0,20 + 0,10 MW 5,31 – 0,10 – 0,20 – 0,30 Δ = 0,54 +0,29 +0,14 +0,07+0,06 +0,01 –0,10 –0,19 –0,29 2- Pe rs o n en - B ü ro D o p p el - K o m b ib ü ro M eh rm en sc h en - B ü ro K o m b i- B ü ro Ei n ze l- B ü ro G ru p p en - B ü ro G ro ß ra u m - B ü ro B ü ro fo rm en - M ix Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 248 7 Flächenmanagement248 Kostenkennzahlen Sie geben Informationen über die Kosteneffizienz der erbrachten Leistungen und werden im operativen FM eingesetzt. Beispiele hierfür wären: Liegenschaftskosten je m2, in % des Umsatzes oder je Mitarbeiter. Flächenkennzahlen Sie geben Informationen über die Effizienz der Flächennutzung und werden im operativen und strategischen FM sowie im CREM eingesetzt. Bsp. hierfür: Fläche in m2 je Mitarbeiter, pro Arbeitsplatz oder pro Abteilung, Leerstand je m2. Von allen vier Kennzahlenbereichen besitzen jedoch die Flächenkennzahlen und Kostenkennzahlen für Kontroll- und Steuerungsaufgaben im Facility Management die größte Aussagekraft. Grundsätzlich muss bei der Kennzahlendefinition auf die Aussagefähigkeit geachtet werden. So darf das jeweilige Ergebnis bspw. nicht absolut betrachtet werden, sondern es muss relativ angesehen und zudem immer interpretiert werden.344 7.6.2 Mögliche Kennzahlenbildung In den meisten Fällen, in denen mit Flächenkennzahlen gearbeitet wird, steht die Kennzahlenbildung der Fläche je Mitarbeiter und der Fläche je Arbeitsplatz im Mittelpunkt. Neben diesen beiden Werten können jedoch auch andere Grö- ßen ermittelt werden: •• Grundflächenzahl (GRZ) Sie gibt den Anteil einer Grundstücksfläche (in Prozent) an, die mit einem Gebäude überbaut werden kann. Aufgrund der heutigen Grundstückskosten spielt die Ausnutzung des Grundstückes eine wichtige Rolle. Bsp.: Grundstück mit 800 m2 hat eine GRZ von 0,5 – dies bedeutet, dass mit dem jeweiligen Gebäude eine Grundstücksfläche von 400 m2 überbaut werden kann. •• Geschossflächenzahl (GFZ) Sie gibt an, wie hoch das Verhältnis der gesamten Geschossfläche aller Vollgeschosse des jeweiligen Gebäudes zu der dazugehörenden Grundstücksfläche maximal sein darf. Zu beachten ist hier, dass die GFZ nicht aus der BGF berechnet werden darf, sondern nur aus den Flächen aller Vollgeschosse. Somit dürfen nur die oberirdisch liegenden Flächen gerechnet werden und nicht unterirdische wie z. B. der Keller. Sowohl die GFZ als auch die zuvor genannte GRZ finden im Flächenmanagement allerdings keine große Bedeutung. •• Verhältnis Bruttorauminhalt zu Brutto-Grundfläche (BRI/BGF) Diese Kennzahl gibt das Verhältnis der Kubatur und der gesamten Geschossfläche eines Gebäudes an. Eine hohe Zahl bedeutet eine große Kubatur im Verhältnis zur Gesamtfläche. Dies drückt sich im Gebäude durch einen großzügigen Raumeindruck (hohe Decken) aus. Es bedeutet allerdings auch höhere 344 Vgl. Braun, H-P. et al (Hrsg.) (2004), S. 55. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 249 2497.6 Kennzahlen im Flächenmanagement Investitionskosten und vor allem höhere Betriebskosten (z. B. durch erhöhte Heizkosten). Auch diese Kennzahl wird jedoch selten hinzugezogen.345 •• Flächennutzungsgrad (NF/BGF) Der Flächennutzungsgrad ist ein Maß für die Ausnutzung der Gesamtfläche für den jeweiligen Nutzungszweck. Da dieser i. d. R. durch die Nutzfläche (NF) repräsentiert wird, lässt sich der Flächennutzungsgrad durch das Verhältnis NF/BGF errechnen. Er sollte bei Bürogebäuden (ohne Klima, ohne Berücksichtigung von Küche und Tiefgarage) bei mindestens 55 % liegen. Der Flächennutzungsgrad lässt allerdings keine Aussage darüber zu, inwieweit die Nutzfläche tatsächlich zweckentsprechend belegt ist oder evtl. teilweise leer steht (vgl. GEFMA-Richtlinie 130). •• Flächenbelegungsgrad Der Belegungsgrad gibt an, zu welchem Anteil eine Gesamtfläche belegt ist. Zudem gibt er Aufschluss über Reserveflächen in einem Gebäude. Bei dieser Kennzahl ist zu unterscheiden zwischen: •• Flächenanteiliger Belegungsgrad: Dieser gibt an, zu welchem Flächenanteil eine verfügbare Fläche zum Stichtag belegt ist, z. B. können an einem Stichtag 75 % der verfügbaren Mietfläche eines Gebäudes vermietet sein. •• Zeitanteiliger Belegungsgrad: Dieser Belegungsgrad gibt an zu welchem Zeitanteil eine verfügbare Fläche belegt ist. •• Raumanteiliger Belegungsgrad: Hier wird angegeben, zu welchem Anteil eine verfügbare Fläche belegt ist, bezogen auf alle verfügbaren Räume. Diese Kennzahl findet häufig im Hotelgewerbe ihre Anwendung. •• Gesamt-Belegungsgrad: Dieser gibt sowohl die Flächen- als auch den Zeitanteil wieder. Bsp.: In einem Bürogebäude mit 10.000 m2 Mietfläche waren sechs Monate 8.000 m2 belegt, die übrigen sechs Monate nur 7.000 m2. Der Belegungsgrad im Jahresmittel errechnet sich daraus wie folgt: (80 % x 6/12) + (70 % x 6/12) = 75 %. Bei der Ermittlung des Belegungsgrades werden nicht vermietete Flächen (Leerstand) nicht mit einbezogen. Die Belegung im Sinne des Belegungsgrades ist zudem zur tatsächlichen Nutzung zu unterschieden. Ein Mieter kann eine Mietfläche belegen (= anmieten), faktisch aber ungenutzt lassen. •• Spezifischer Flächenbedarf Diese Kennzahl gibt die Grundfläche je Nutzungseinheit wieder. Eine Nutzungseinheit kann dabei ein Arbeitsplatz in einem Büro sein oder auch eine Fertigungseinheit in einem Produktionsbetrieb. Übliche spezifische Flächenbedarfskennzahlen sind z. B.: 345 Vgl. Zechel, P. (2005), S. 64f. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 250 7 Flächenmanagement250 •• Kombibüro: 10–12 m2 NF/Büroarbeitsplatz •• Zellenbüro: 10–15 m2 NF/Büroarbeitsplatz •• Großraumbüro: 8–15 m2 NF/Büroarbeitsplatz Diese Zahlen sind jedoch nicht fix, denn es ergeben sich aufgrund von unternehmensspezifischen und standortbedingten Anpassungen enorme Schwankungsbreiten. Hier spielt zudem auch die unterschiedliche Art der Bürotätigkeit eine entscheidende Rolle. •• Verhältnis Nutzfläche zur Netto-Grundfläche (NF/NGF) Diese Kennzahl zeigt den Anteil der produktiven Nutzfläche im Verhältnis zur gesamten Netto-Grundfläche eines Gebäudes auf. Aufgrund der hohen Nutzungskosten eines Gebäudes ist dies eine entscheidende Kennzahl geworden. Bei einer optimalen Nutzung sollte diese Kennzahl zwischen 68 % und 78 % liegen.346 •• Verhältnis Nutzfläche zur Anzahl der Büroarbeitsplätze Diese Kennzahl ist vor allem für die Auswahl und den Vergleich zwischen Büroformen eine relevante Größe, denn sie differiert je nach Form des Büros enorm. Während die Bürofläche pro Arbeitsplatz bei Zellenbüros relativ hoch ist, nimmt sie zum Business Club hin immer mehr ab. Aufgrund dieser Gruppenbüros/Business Clubs gilt auch der Trend: „Je mehr Menschen in einem Unternehmen arbeiten, desto effizienter können die Flächen genutzt werden.“ •• Verhältnis der Nutzfläche zur Anzahl der Mitarbeiter Mit Hilfe dieser Kennzahl ist der Büroplatzbedarf der einzelnen Mitarbeiter ersichtlich. Außerdem lassen sich z. B. Vergleiche zwischen mehreren Abteilungen ziehen, um zu erkennen welche Abteilung einen besseren und günstigeren Belegungsgrad erreicht. Benötigt eine Abteilung A z. B. im Durchschnitt 20 m2/ Mitarbeiter und eine Abteilung B nur 14 m2/Mitarbeiter, so muss hinterfragt werden wie es zu so einer unterschiedlichen Verteilung kommen kann und welche Ursachen dafür vorliegen. In den meisten Fällen liegt es an einer unterschiedlichen Büroform in den jeweiligen Abteilungen. So könnten in diesem Beispiel die Mitarbeiter der Abteilung A in Einzelbüros untergebracht sein, die Mitarbeiter der Abteilung B jedoch in einem Gruppenbüro.347 Zudem ist in diesem Zusammenhang auch auffällig, dass ein ständig steigender Flächenbedarf dort vorhanden ist, wo keine interne Leistungsverrechnung (= internes Mietmodell) für genutzte Flächen erfolgt. Eine Reduzierung kann hier über Controlling und ein kostenstellenorientiertes Flächenmanagement erreicht werden.348 Werden im Flächenmanagement jedoch Kennzahlen benötigt, so wird meist die jeweilige Fläche je Mitarbeiter ausgegeben. 346 Vgl. Zechel, P. (2005), S. 64f. 347 Vgl. Braun, H-P. et al (Hrsg.) (2004), S. 54f. 348 Vgl. ebenda, S. 56. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 251 2517.6 Kennzahlen im Flächenmanagement 7.6.3 Büroflächenkennzahlen in der Praxis Je nach Art und Umfang der Unternehmung bestehen für die jeweiligen Mitarbeiter unterschiedliche Büroformen und somit auch unterschiedlich große Büroflächen. In der Praxis wird i. d. R. die Gesamtbürofläche einer Unternehmung ermittelt und diese dann durch die Anzahl der Mitarbeiter geteilt. Als Resultat lässt sich die individuelle Büroflächenkennziffer der Unternehmung – gemessen in m2 pro Person – erkennen. Im Praxismarktbericht von Jones Lang LaSalle wurden 210 Unternehmungen befragt, die über eine Bürogesamtfläche von mehr als 284.000 m2 verfügen. Im Mittelwert (Median) über alle befragten Unternehmungen ergibt sich eine relativ hohe Flächenkennziffer von 31,0 m2. Dies bedeutet, dass die Hälfte der Befragten ihren Beschäftigten mehr Fläche zur Verfügung stellen, die andere Hälfte dagegen weniger. Bei Vergleich dieser Flächenkennziffer mit den Vorjahren lässt sich jedoch eine Reduzierung der Bürofläche je Beschäftigtem erkennen, sodass sich das Niveau wieder auf dem Stand von Juli 2002 befindet. Zurückzuführen ist dies nach dem Marktbericht darauf, dass die Unternehmungen bei der Einstellung von neuen Mitarbeitern bereits bestehende und freie Flächenkapazitäten ausgenutzt haben, ohne zusätzliche Flächen anzumieten. Grundsätzlich gilt auch hier: Je mehr Menschen in einer Unternehmung beschäftigt sind, desto effizienter können Flächen genutzt werden. Dies liegt vor allem daran, dass in größeren Unternehmungen Büroformen wie der Business Club gelebt werden. Hinzu kommt, dass in diesen Unternehmungen der Pro-Kopf-Anteil an gemeinschaftlich genutzten Flächen geringer ausfällt. Der Marktbericht zeigt zudem, dass je größer eine Unternehmung ist, desto niedriger auch die Flächenkennziffer im Mittel ist. Bei Betrachtung ausgewählter Branchen zeigt der Marktbericht keine großen Unterschiede bei der Analyse des durchschnittlichen Flächenverbrauchs der typischen Dienstleistungsbranchen. Die gewählte Organisations- und Bürostruktur beeinflusst hingegen sehr stark die Flächenkennziffer. So haben Unternehmungen, die auf ihrer Bürofläche Einzelbüros untergebracht haben die höchste Flächenkennziffer. Eine dichtere Belegung ist dagegen in Großraumbüros und Business Clubs möglich und hier liegt die Kennziffer somit auch deutlich niedriger. Branche Anzahl Unternehmen Büroflächenkennziffer in m2 pro Mitarbeiter Banken, Finanzdienstleister 21 32,4 EDV 23 30,7 unternehmensbez. Dienstleister 50 29,7 Bau, Immobilien 23 28,5 Verlagswesen, Medien 11 27,9 Abb. 86: Büroflächenkennziffern ausgewählter Branchen Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 252 7 Flächenmanagement252 7.7 Prozessablauf eines effizienten Flächenmanagements 7.7.1 Hauptprozesse des Flächenmanagements Grundsätzlich ist es an dieser Stelle ratsam, den Prozessablauf des Flächenmanagements in einen Hauptprozess und mehrere Nebenprozesse zu unterteilen, um einen möglichst ganzheitlichen Überblick zu vermitteln. 7.7 Prozessablauf eines effizienten Flächenmanagements Abb. 87: Büroflächenkennziffer je Büroform Anzahl Unternehmen Das befragte Unternehmen hat u. a. … Flächenkennziffer in m2 pro Mitarbeiter Einzelbüros 174 31,2 Teambüros 139 30,3 Großraumbüros 50 26,7 Bürolandschaft 10 24,3 Abb. 88: Stark vereinfachter Hauptprozess im Flächenmanagement Neugründung der Firma xy Einstellung von 90 Büroangestellten, 9 Abteilungsleitern, 1 Geschäftsleiter Wie soll Fläche aufgeteilt werden? Stellwände? Anordnung der Arbeitsplätze? * Geschäftsleiter: 40 m2 Einzelbüro * Abteilungsleiter: 20 m2 Einzelbüro * Büroangestellte: 8–12 m2 Gruppenbüro Benötigte Gesamtfläche zum Zeitpunkt „null“ von z.B. 1.300 m2 Planungshorizont 2–3 Jahre: Es werden voraussichtlich 30 weitere Büroangestellte benötigt. Daraus folgt eine benötigte Flächenreserve von z.B. 300 m2 in den nächsten 2–3 Jahren, die jetzt aber schon eingeplant werden muss. Flächenbedarf gesamt: 1.600 m2 Bürofläche (Nutzfläche) Suche nach geeigneter Immobilie Frage nach Flächenbedarf und Büroform Frage nach der zukünftigen Planung Frage nach dem Flächenkonzept Einzug in die Räumlichkeiten

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Zusammenfassung

Vorteile

- Umfassender Einblick in Theorie und Praxis des Facility Managements

- Systematische Darstellung der relevanten Normen und Richtlinien

- Konkrete Beispiele zur Anwendung und Vertiefung der Inhalte

Zum Werk

Die Immobilie in ihrem Lebenszyklus erfordert ein Wertmanagement, das unter dem Begriff Facility Management zusammengefasst wird. Das Buch umfasst alle Aspekte einschließlich anschaulicher Praxisbeispiele.

Zur Neuauflage

Umfassende Aktualisierung und zusätzliche Fallbeispiele.

Inhalt

- Geschichte des FM; Vergleich mit anderen Ländern

- Facility Management im Lebenszyklus einer Immobilie

- Strategisches FM

- Inhalte des technischen, kaufmännischen und infrastrukturellen FM mit vielen Praxisbeispielen

- Rechtliche Aspekte und Normen

- Wertorientierung im FM und FM-Rating

- Outsourcing-Strategien

- EDV-technische Unterstützung

Autoren

Prof. Dr. Hanspeter Gondring, Duale Hochschule Stuttgart, Dipl.-Kfm. Thomas Wagner, Wagner Real Estate GmbH, Hamburg.

Zielgruppe

Studierende der Immobilienwirtschaft und immobiliennahe Studienfächer wie z.B. Architektur, Bauingenieurwesen, Stadt- und Regionalplanung, Studierende der Bank- und Finanzwirtschaft, Jura-Studierende mit der Vertiefung Immobilienrecht sowie interessierte Praktiker.