Grundlagen des Projektmanagements in:

Holger H. Stutzke

Projektmanagement mit Excel, page 15 - 32

1. Edition 2011, ISBN print: 978-3-8006-3806-2, ISBN online: 978-3-8006-3930-4, https://doi.org/10.15358/9783800639304_15

Series: Vahlen Praxis

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2 Grundlagen des Projektmanagements In diesem Abschnitt: • Grundlagen des Projektmanagements • Vor- und Nachteile der Projektarbeit • Wie Projekte entstehen • Projektvorbereitung • Excel als Projektwerkzeug Der Begriff „Projekte“ wird schnell und häufig verwendet, um beliebige Vorhaben zu bezeichnen; jeder hat schon in seinem beruflichen und/oder privaten Leben an „Projekten“ teilgenommen� Doch was zeichnet ein Projekt überhaupt aus? Im Wesentlichen sind dies die folgenden Merkmale: • Es gibt klar definierte Ziele� • Der Ablauf ist durch einen zeitlichen und finanziellen Rahmen bestimmt, und auch die personellen Kapazitäten sowie die sonstigen benötigten Ressourcen sind definiert� • Ein Projekt grenzt sich immer von anderen Vorhaben ab� • Es existiert eine projektspezifische Organisation oder diese wird für das Vorhaben aufgebaut� • Das Vorhaben weist eine gewisse Komplexität auf, die ohne die Projektarbeit nicht zu bewältigen wäre� • Einmaligkeit: Ein Projekt mit einem speziellen Schwerpunkt findet (normalerweise) immer nur einmal statt, denn danach sollten seine Ziele erreicht sein� Damit wird deutlich, dass ein Projekt niemals eine dauerhafte oder ständig laufende Routineaufgabe sein kann� Vielmehr wird unter anderem eine Zieldefinition, ein Zeitplan und vieles mehr benötigt – bis hin zur speziell eingerichteten Projektarbeitsgruppe und den Steuerungsorganen� Hierzu lesen Sie weitere Details in Kapitel 3� 2.1 Vor- und Nachteile der Projektarbeit Projekte sind eine temporäre Organisationsform, in der die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen fachbereichsübergreifend an einer gemeinsamen Aufgabenstellung arbeiten� Diese ist dabei normalerweise sowohl inhaltlich als auch zeitlich definiert, und in der Regel spielen auch die Kosten eine entscheidende Rolle� Gegenüber der Arbeit im „normalen Tagesge- Projekt: Definition Projekte sind nie Routine 2 Grundlagen des Projektmanagements16 schäft“ bietet die Umsetzung von Vorhaben in Form von „Projekten“ entscheidende Vorteile, hat aber auch Nachteile, wie Sie im Folgenden sehen: Vorteile von Projektarbeit: • Die Arbeit findet im Team statt und ist durch klare Strukturen und Verantwortlichkeiten geprägt� • Im Projektteam können entsprechend der Aufgabenstellung genau diejenigen Fachleute zusammengestellt werden, die am besten geeignet sind� • Die TeilnehmerInnen bringen unterschiedliche Erfahrungen und Kompetenzen mit und können so unterschiedliche Blickwinkel und Lösungsideen beisteuern� • Aufgabenstellung und mögliche Probleme können im Team besprochen werden� So werden auch gemeinsam neue Lösungen geschaffen� • Projekte sind im positiven Sinne eine Abwechslung vom Tagesgeschäft� • Bei unternehmenskritischen Vorhaben und bei zunächst nicht unternehmensöffentlichen Vorhaben ist durch eine geschlossene Projektgruppe eine leichtere Geheimhaltung möglich� Nachteile von Projektarbeit bzw. „belastende Faktoren“ sind: • der zumeist zusätzliche Aufwand an Planung und Organisation, • die ständig notwendige Projektadministration und -überwachung, • hoher Zeit- und Kostendruck, • Unsicherheiten hinsichtlich Aufwand und Kosten, aber auch bezüglich der möglichen Wege zur Erreichung der gesetzten Ziele, • ggf� Doppelbelastung oder Überlastung von MitarbeiterInnen, sofern für die Projektarbeit nicht andere Aufgaben zurück gestellt werden können� Bei IT-Projekten ergeben sich in der Regel sogar zusätzliche Anforderungen an die Projektbeteiligten, da in den entsprechenden Projekten sowohl das IT-fachliche Wissen benötigt wird als auch umfassende Kenntnisse der betrieblichen Abläufe� Schließlich beziehen sich die in solchen Vorhaben erwarteten Lösungen fast immer auf die Veränderung vorhandener Strukturen und Verfahren� Projektmanagement: Projektmanagement beschreibt die Zusammenfassung aller Führungsaufgaben, Organisationstechniken und -mittel für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten. Als Projektmanager bewegen Sie sich damit zwischen den Polen „Inhalt und Umfang des Projekts“, „Kosten“, „Zeitaufwand“, „Verfügbarkeit der Ressourcen“. Gemeinsam Lösungen schaffen Belastende Faktoren Zusatzanforderungen bei IT- Projekten 2.2 Wie Projekte entstehen: Die Auslöser 17 2.2 Wie Projekte entstehen: Die Auslöser Um die Größenordnung, den Aufwand sowie den Zeitrahmen und die Kosten einschätzen zu können, müssen Sie als Basis Ihrer Arbeit erst einmal wissen, wie sich das Projekt ergeben hat und was sein Auslöser war� Ohne diese Informationen fehlen Ihnen drei wichtige Grundlagen für Ihre Arbeit: warum, für wen und bis wann die Arbeit erledigt werden soll� Wichtig ist daher zunächst die Unterscheidung, „warum“ sich das Vorhaben ergeben hat, durch • interne Anforderungen, also Veränderungsprozesse, die direkt im Unternehmen angestoßen werden oder • externe Anforderungen� Diese liegen beispielsweise in gesetzlichen Anforderungen oder auch Prozessen, die aus Fusion oder Aufspaltung von Unternehmen resultieren� Aus dieser „Kategorisierung“ können Sie zum Teil bereits die Größenordnung ableiten und feststellen, ob beispielsweise Behörden oder andere externe Gremien einzubeziehen sind� 2.2.1 Planungsprozesse Da Projekte natürlich nicht unabhängig von den Unternehmensstrategien und der wirtschaftlichen Lage und Entwicklung sind, werden oft Planungsprozesse genutzt, um die Notwendigkeit von Vorhaben zu diskutieren und die groben Zielsetzungen und Inhalte zu beschreiben� Erkannt wird die Notwendigkeit, ein neues Projekt zu starten, wenn überlegt wird, „wie es weiter gehen soll“, welche Veränderungsnotwendigkeiten bereits bekannt sind oder wie auf bestimmte Markt- und Kundensituationen reagiert werden soll� Die Fragestellungen, die im Rahmen der Planungsprozesse auftauchen, sind vielfältig – die Ideen für neue Projekte entstehen wie folgt: • Durch die gezielte Ermittlung von Themen für neue Vorhaben im Rahmen der (strategischen) Jahresplanung� Hierzu zählt auch die regelmäßige Aufstellung und Überarbeitung der Konzernstrategie� • Durch die regelmäßig gelieferten Ergebnisse der Unternehmensentwicklungsabteilung, wenn beispielsweise Optimierungen durchgeführt werden sollen, Prozessänderungen anstehen oder auch organisatorische Veränderungen notwendig sind, um sich den Marktgegebenheiten anzupassen� • Themenstellungen ergeben sich auch aus den Fachabteilungen heraus� Diese beschreiben im Rahmen ihrer Fachgebietsplanungen Anforderungen, die zum Teil EDV-technisch gelöst werden können (oder müssen)� • Vor allem IT-Projekte ergeben sich oft direkt aus der Datenverarbeitung heraus, wenn die vorhandenen Systeme weiterentwickelt wer- In- und externe Auslöser Enstehung von Projektideen 2 Grundlagen des Projektmanagements18 den sollen bzw� müssen oder der Austausch bzw� Versionswechsel von Hard- und Software ansteht� Wie diese Übersicht zeigt, können die Auslöser für neue Projekte in verschiedene Kategorien eingeteilt werden: betriebswirtschaftliche, technische, organisatorische und gesetzliche Auslöser. Was diese im Einzelnen umfassen erfahren Sie in den folgenden Abschnitten. 2.2.2 Betriebswirtschaftliche Auslöser Die Durchführung von Projekten ist kein Selbstzweck, sondern im Unternehmen darauf ausgerichtet, betriebliche Anforderungen zu erfüllen� Diese können natürlich mit weiteren „auslösenden Faktoren“ verbunden sein, wenn beispielsweise gesetzliche Änderungen die Anpassung von Systemen und Organisation erfordern� Oft geht es aber darum, durch den Einsatz von Informationstechnologie (IT) gezielt betriebswirtschaftliche Fragestellungen und Aufgaben zu lösen� Folgende Übersicht gibt einen allgemeinen Überblick: • Veränderte Marktsituation bzw. Konkurrenz, wenn neue Anbieter auf den Markt kommen oder neue und verbesserte Produkte angeboten werden� • Erschließung neuer Märkte durch Nutzung neuer Vertriebsformen (z� B� Internetshops)� • Veränderte Kundenbeziehungen oder Einsatz neuer Wege zur Kommunikation mit den Kunden (z� B� über E-Mail-Newsletter)� Auch Datenbanken mit Kundendaten können von Umstellungen betroffen sein, wenn beispielsweise neue Auswertungen nötig sind oder auch die Datenbasis vergrößert werden soll� • Service-Verbesserungen (z� B� Bereitstellung von Bedienungsanleitungen, Handbüchern und Treibersoftware über das Internet)� Ebenso können Werbefilmchen oder auch Schulungsvideos über das Internet bereitgestellt werden� • Kosten-/Erlössituation bzw. Preise: Diese Faktoren sind in vielen Fällen die Hauptauslöser für Projekte – besonders für IT-Projekte� Verändert sich die Kosten- bzw� Erlössituation, wird zunächst nach „Automatisierungsmöglichkeiten“ gesucht, die durch IT-gestützte Lösungen umgesetzt werden sollen� • Damit zusammen hängen auch Effizienz- bzw. Produktivitätsverbesserungen und Rationalisierungsbemühungen: IT-Lösungen sind meistens die ersten Ansätze, um die Effizienz zu erhöhen, die Produktivität zu verbessern und auch Rationalisierungen durchzusetzen� PCs und Telefone an jedem Büroarbeitsplatz sind dafür das beste Beispiel: Wo früher Sekretärinnen Briefe aufnahmen und per Schreibmaschine schrieben, erledigen Sie dies heute selbst� Durch Telefon, Fax und Internet am Arbeitsplatz haben Sie die Möglichkeit, schnell auf umfang- Reaktion auf Marktsituation Rationalisierung oft im Vordergrund 2.2 Wie Projekte entstehen: Die Auslöser 19 reiche Informationen zuzugreifen bzw� diese selbst weiter zu geben� Durch die Verlagerung von Tätigkeiten auf „elektronische Hilfsmittel“ sind mittlerweile umfangreiche gesamtwirtschaftliche und betriebliche Effekte eingetreten� Und Effizienzverbesserungen und Rationalisierung sind auch weiterhin die Treiber für IT-Projekte� • Neue bzw. veränderte Produkte und Dienstleistungen: Die elektronischen Ausstattungen und die elektronisch verfügbaren Medien wie das Internet haben zu neuen Produkten und Dienstleistungen geführt� Ein aktuelles Beispiel für veränderte Produkte sind elektronisch über das Internet verfügbare Software-Updates: Heutzutage werden kaum noch CDs oder DVDs mit Software per Post versandt, vielmehr ist es üblich, die Dateien per Download bereitzustellen� Dies wird ebenso für kostenlose Sicherheits-Updates angeboten wie für „Kauf-Software“� Ein anderes Beispiel ist die elektronische Verfügbarkeit von Musik, die nur noch als abspielbare und speicherbare Datei angeboten wird� Eine neue Dienstleistung in Form des „virtuellen Plattenladens“ ist entstanden und bietet dem jeweiligen Anbieter völlig neue Möglichkeiten� Auch die zusätzliche Bereitstellung umfangreicher Steuerungsmöglichkeiten für die ISDN-Telefonanlage innerhalb des DSL- Routers gehört in diese Kategorie� • Die Produktqualität wird durch neue (IT-)Lösungen beeinflusst: Überall sind heute Hard- und Software enthalten, über die verschiedenste Funktionen zur Verfügung gestellt werden� IT-Technik bietet dabei die Möglichkeit, die Produktqualität nicht nur grundsätzlich zu ver- ändern – z� B� durch Fehlerbehebungen in der Software oder die Ergänzung um neue Features per Download –, sondern nachträglich zu verbessern, wie z� B� durch das Einspielen von Updates im Automobil, wenn die Motorsteuerung geändert oder die Bedienung der Radioanlage durch zusätzliche Funktionen verbessert werden soll� • Veränderungen in den Lieferketten� Gerade im logistischen Bereich geht ohne IT gar nichts mehr� Von der einfachen Tourenplanung bis hin zu komplexen Lagerhaltungs- und Just-in-Time-Lieferprozessen muss heutzutage alles per Computer überwacht und gesteuert werden� Veränderungen des Marktumfeldes, der Kundenstruktur und der weiteren Faktoren wirken sich dabei bis auf die Lieferketten aus und müssen regelmäßig in den elektronischen Systemen abgebildet werden� • Strategische Anforderungen kommen zum Tragen, wenn beispielsweise mittel- und langfristige Veränderungen geplant werden, um sich den zukünftigen Anforderungen anzupassen� IT- und betriebswirtschaftliche Projekte sind dann häufig die Mittel, mit denen Unternehmensprozesse umgestaltet und rationalisiert werden� Bei solchen Projekten ist es besonders wichtig, die langfristige Perspektive zu kennen, um entsprechende Vorbereitungen in Hard- und Software zu treffen oder Neue Dienstleistungen durch ITlösungen Umsetzen strategischer Anforderungen 2 Grundlagen des Projektmanagements20 um heute ein IT-Produkt auszuwählen, das auch in mehreren Jahren noch genutzt werden kann� • Personelle Veränderungen können insoweit Treiber für Projekte sein, als neue oder ausscheidende MitarbeiterInnen sowohl in den vorhandenen elektronischen Systemen abgebildet werden müssen als auch Auswirkungen auf die Leistungen und Angebote des Unternehmens haben� Wenn also die Personalverwaltungssoftware nicht mehr sinnvoll genutzt werden kann, weil zu viele MitarbeiterInnen damit verwaltet werden müssen, oder wenn Kapazitäten im Unternehmen fehlen, weil Personal eingespart wurde, werden Lösungen mit Hilfe der IT geschaffen, beispielsweise durch Automatisierung von Prozessen� • Werden Unternehmen zusammengeschlossen oder auch getrennt, muss die Verwaltung ebenso wie die IT-Landschaft betriebswirtschaftlich und organisatorisch vereinheitlicht oder aufgespalten werden, um den zukünftigen Betrieb bzw� das Weiterbestehen am Markt zu gewährleisten� Software, Hardware sowie betriebliche Prozesse sind anzupassen – die IT spielt auch hierbei eine wichtige Rolle� • Gleiches gilt für die Übernahme oder Abspaltung von Unternehmensteilen� • Selbstverständlich ist auch eine verstärkte Auslandsorientierung ein Auslöser für Projekte: Neue Märkte müssen betriebswirtschaftlich untersucht werden, Produkte sind umzugestalten und das Marketing zu organisieren� Ausländische Partner setzen außerdem zumeist andere Software ein, und erste Probleme entstehen bereits an der „eingebauten“ Sprachbarriere� Über entsprechende Projekte sind diese abzubauen� 2.2.3 Technische Auslöser Hierzu gab es gerade in den letzten Jahren einige Projekteauslöser, die riesige Projekte nach sich zogen: • Der Jahrtausendwechsel war einer der wenigen IT-Auslöser, der die gesamte Welt betroffen hat� Sämtliche Soft- und Hardware musste analysiert und im Hinblick auf die Nutzung von vierstelligen Jahreszahlen angepasst werden� • Der neue Personalausweis mit eingebautem, kontaktlos lesbarem Speicherchip� Durch ihn können neue Geschäftsprozesse im Internet aufgebaut und so zum Beispiel die Kommunikation mit Behörden vereinfacht werden� • Auch die Euro-Einführung war ein Projekt, das sowohl betriebswirtschaftliche als auch organisatorische Änderungen nach sich zog� Schließlich musste nicht nur die „Zwei-Währungsfähigkeit“ der betroffenen Software hergestellt werden, auch Abläufe änderten sich durch die temporäre Parallelbehandlung von zwei Währungen und die ggf� notwendige Neukalkulation von Preisen� Personalveränderungen auffangen Jahrtausendwechsel und Euro-Umstellung 2.2 Wie Projekte entstehen: Die Auslöser 21 • Hardware-Änderungen können ebenfalls umfangreiche Software-Anpassungen nach sich ziehen� Neue Betriebssysteme auf dem PC erfordern beispielsweise neue Hardware, da die alten Modelle nicht mehr mit passenden Treibern versorgt werden, und neue Treiber müssen zum Teil erst erstellt werden� Hardware-Änderungen entstehen aber auch durch ganz „greifbare“ Veränderungen: In der Vergangenheit war dies der Fall, als beispielsweise durch die neuen Euro-Scheine in den Geldautomaten und Zähleinrichtungen umfangreiche Einstellungen vorgenommen und Teile ausgetauscht werden mussten� Diese Veränderungen mussten als IT- Umstellungsprojekte geplant und durchgeführt werden, sonst hätte es hinterher große Probleme auch mit den Kunden gegeben� Dies ist ein gutes Beispiel für Dinge, die im Rahmen von IT-Projekten im Umfeld mit berücksichtigt werden müssen! Die immer stärkere Nutzung von Chipkarten im Bankbereich ist ebenso ein Auslöser für umfangreiche Veränderungen in Hard- und Software, aber auch im Bereich von Normen und Standards für den internationalen Datenverkehr� Solche „übergeordneten“ Prozesse dürfen Sie nicht vergessen! • Versionswechsel bei eingesetzten Betriebssystemen und Anwendungssoftware sind Dinge, die jeder PC-Nutzer kennt, und die zumeist durch Knopfdruck erledigt werden� Steht jedoch ein 24-Stunden-Betrieb im Hintergrund, sind recht aufwändige Planungen notwendig, um auf neue Software-Versionen umzustellen, ohne einerseits den Betrieb und andererseits die Datenbestände zu gefährden� • Veränderungen in der Hard- und Software-Administration: Werden Ver- änderungen eingeführt – wie beispielsweise eine zentrale Software- Verteilung –, ist dies ein IT-Projekt, das weitere IT-technische Ver- änderungen an den einzelnen Arbeitsplätzen nach sich ziehen kann� Sorgfältige Planung ist nötig, um den Tagesbetrieb nicht zu gefährden� 2.2.4 Organisatorische Auslöser Diese Art von Auslösern entwickelt sich direkt aus der Unternehmensstruktur heraus: • Veränderungen der Aufbau- und Ablauforganisation: Veränderungen von Zuständigkeiten, die Neuschaffung von Sachgebieten, personelle Veränderungen oder die bereits beschriebenen Veränderungen durch Rationalisierungen zählen oft als Verursacher für Projekte, da die vorhandenen betrieblichen Abläufe an die neuen Strukturen angepasst werden müssen� • Die Umstellung bisher manueller Verfahren auf technische Abläufe: Hierzu zählen beispielsweise die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsversand, die Nutzung elektronischer Briefe und anderes sein� In Software- Versionenwechsel Reaktion auf veränderte Abläufe 2 Grundlagen des Projektmanagements22 solchen Fällen geht es gezielt darum, bisherige von Personal durchgeführte Abläufe auf die elektronische Abwicklung umzustellen� 2.2.5 Gesetzliche Auslöser Gesetzliche Änderungen sind automatisch auch Auslöser von Projekten, die Änderungen bei Hard- und Software oder auch Ablaufänderungen im Unternehmen bedingen: • Die Umsetzung politischer Vorgaben und Strategien bzw. der Gesetze ist ein durchaus bedeutender Treiber für Projekte� Beispiele hierfür sind Meldevorschriften im Bankbereich, die Führung und Übermittlung von Statistiken in der Landwirtschaft und anderes� Für alle solche Vorgaben ist es notwendig, die EDV-technischen Systeme zu schaffen und vor allem miteinander kompatibel zu machen, um die aus verschiedenen Quellen stammenden Daten einheitlich verarbeiten zu können� Organisatorische Regelungen sind zu schaffen und umzusetzen� • Steuerliche Anforderungen, und wenn es „nur“ jährlich geänderte Steuerformeln sind, bewirken immer Anpassungen an der Software� Auch große Umstellungen in den Bilanzierungsregeln (z� B� IFRS) bewirken IT-Projekte, die meist zusätzlich durch zentrale Terminvorgaben reglementiert sind� • EU-weite Anforderungen wie z� B� die Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie („Einheitlicher Ansprechpartner“, s� Abb� 2) erfordern auch völlig neue Lösungen, die zum Teil erst zentral erarbeitet werden müssen� Nationale und regionale Anpassungen können zusätzlich notwendig sein, sodass europaweite Verfahren sich bis in die letzte Kommune hinein IT-technisch, betriebswirtschaftlich und organisatorisch auswirken� • Die Umsetzung der EU-Förderpolitik ist ein Projekttreiber, da die Fördermittel nur für exakt definierte Projekte vergeben werden� Dies betrifft den Bildungsbereich – beispielsweise die öffentlich geförderte Qualifizierung von MitarbeiterInnen in Unternehmen –, ebenso wie die Nutzung neuer Förderverfahren wie z� B� LEADER� • Auch politisch bedingte organisatorische Änderungen wie die Einrichtung der Optionskommunen bewirken das „Nachziehen“ der entsprechenden Software zusammen mit der Einführung der zugehörigen organisatorischen Regelungen auf der lokalen Ebene� Fazit: Wie Sie sehen, gibt es sehr viele verschiedene Auslöser für Projekte� Dabei wird deutlich, dass Sie bei den Vorhaben nicht davon ausgehen können, dass es sich um „reine“ IT-Projekte handelt� In der Regel sind weitere Bereiche wie Organisation, Betriebswirtschaft und speziell Lieferbzw� Abwicklungsketten betroffen� Auslöser umfangreicher Projekte 2.3 Allgemeiner Projektablauf 23 Abbildung 2: Die Einführung einer Internet-Plattform für den „Einheitlichen Ansprechpartner“ ist ein Beispiel für die zentrale IT-Umsetzung gesetzlicher Anforderungen. Für die Projektleitung bedeutet dies, dass sie sich mit verschiedensten Themenstellungen befassen muss, und die geeigneten Fachleute benötigt – bzw� durchaus auch externe Unterstützung einbeziehen muss –, um das jeweilige Vorhaben mit all seinen Facetten angemessen zu durchleuchten und umsetzen zu können� 2.3 Allgemeiner Projektablauf Projekte laufen fast immer in den gleichen Phasen ab: Eine Projektidee entsteht durch einen speziellen Auslöser, das Ganze wird beantragt, geplant und inhaltlich, zeitlich sowie kostenmäßig beschrieben� Danach findet die Umsetzung inklusive der begleitenden Projektsteuerung, Projektadministration und -abrechnung statt� Nach „Ende“ des Projekts, also nach der Übergabe in den laufenden Betrieb, muss die tägliche Arbeit gesteuert und überwacht werden� Ablauf oft gleich 2 Grundlagen des Projektmanagements24 Praxis-Hinweis Der Phasenaufbau ermöglicht es, einen Satz an Werkzeugen auf Excel-Basis bereitzustellen, der in verschiedensten Projekten genutzt werden kann. Der „allgemeine Ablauf“ von Projekten in der Praxis kann anhand eines einfachen Schemas abgebildet und erläutert werden (s� Abb� 3)� Abbildung 3: Der Phasenablauf von Projekten (schematisch) Bei vielen Projekten, besonders auch im IT-Bereich, wird vom so genannten Phasenkonzept ausgegangen� Das Projekt durchläuft mehrere definierte Schritte, bis es zum Abschluss kommt: Von der Projektidee über die Erfassung des Ist-Zustandes, die Konzeption der Lösung, die Realisierungsphase und schließlich die Einführung� Die anschließende „Wartungszeit“ – also die laufende Betreuung des Tagesbetriebes – wird in der Praxis oft vergessen oder nicht berücksichtigt� Dies liegt vielleicht daran, dass Projekte für die Beteiligten vielfach bedeuten, dass Sie eine Aufgabe erledigen müssen, von der sie sagen „So etwas habe ich vorher noch nie gemacht“ – dies hängt mit der Einmaligkeit der Vorhaben zusammen� Phasenkonzepte Wichtig: Projektwartung 2.4 Die Größenordnung des Projekts ist entscheidend 25 In den meisten Fällen mag diese Aussage verständlich sein, da im Projekt zunächst sehr viele technische und sonstige Größen unbekannt sind und auch die betriebswirtschaftlichen und organisatorischen Zusammenhänge erst untersucht und eingeordnet werden müssen� Vielfach wird auch die Aufmerksamkeit der Beteiligten mehr auf die unbekannten als auf die bekannten Größen gelegt� Praxis-Hinweis In der betrieblichen Praxis können Sie aber Folgendes feststellen: Obwohl technische Aspekte und weitere Dinge zu Beginn eines Projekts unbekannt sind, ist der Ablauf bzw. die Methode der Durchführung eines Projekts immer gleich – er orientiert sich in der Regel am gezeigten Ablaufplan (s. Abb. 3), der diejenigen Schritte vorgibt, die Sie auf jeden Fall gehen müssen. Gemeint sind hier die unterschiedlichen Projektphasen� Wenn Sie jede einzelne davon gezielt angehen und hinsichtlich ihrer Komplexität durchleuchten, kommen Sie gesichert zu den gewünschten Projektergebnissen� Ob Sie diese auch in der vorgesehenen Zeit oder mit dem geplanten Budget erzielen, ist damit aber nicht unbedingt gesagt, denn dazu lauern in jedem Projekt zu viele Unbekannte, die Sie zu Beginn erkennen und beseitigen müssen� In Kapitel 3�10 „Feinkonzept erstellen“ lesen Sie mehr zu diesem Thema� Vielleicht kennen Sie das: An das ein oder andere Projekt geht man von Anfang an mit einem gewissen Unbehagen heran� Dieses Gefühl sollten Sie als Projektmitarbeiter/In oder Projektleiter/In nicht ignorieren (nach dem Motto „Das kommt dann schon“), denn Ihr Bauch weiß ab und zu etwas mehr als Ihr Verstand: Aufgaben, die zu Beginn überschaubar erscheinen, erweisen sich schnell als Fass ohne Boden, in das Aufwand ohne Ende gesteckt werden muss� Und ein solcher unkalkulierbarer Zusatzaufwand kann den ganzen Projektplan durcheinander werfen! Schauen Sie sich also zunächst das Projekt und seine Größenordnung genau an� 2.4 Die Größenordnung des Projekts ist entscheidend Zunächst einmal ist die Größenordnung des Vorhabens entscheidend: Bei Projekten ist es notwendig, bereits in der ersten Betrachtung zu erkennen bzw� festzulegen, in welcher Dimension das Vorhaben sich bewegt, denn davon hängen die weiteren Schritte für die Umsetzungsplanung und Realisierung ab� Eine einfache Abgrenzungs- bzw� Unterscheidungsmöglichkeit ergibt sich bei Betrachtung der geographischen Dimension� Ordnen Sie die Grö- ßenordnung nach den folgenden Klassifizierungen ein: • Innerbetriebliches Projekt direkt am Unternehmensort • Innerbetriebliches Projekt, welches alle Filialen am Ort umfasst Aufgabenumfang prüfen Projektumfang einschätzen 2 Grundlagen des Projektmanagements26 • Innerbetriebliches Projekt, das mehrere Orte umfasst • Nationales Projekt • Transnationales Projekt • Internationales Projekt Je nachdem, welche Größenordnung das Vorhaben annimmt, sind in der Vorbereitungsphase mehr oder weniger umfangreiche Abstimmungen notwendig, was natürlich auch im Vorfeld bis hin zu Reisen, Konferenzen, Abstimmungen mit Mittelgebern und weiteren Aktivitäten gehen kann� Bei öffentlichen Vorhaben ist aus diesen Gründen manchmal auch bereits die Vorbereitungsphase förderfähig� Im Bereich der freien Wirtschaft bedeutet ein höherer Startaufwand aber eher, dass auch höhere Kosten sowie ein höherer Zeitaufwand berücksichtig werden müssen� 2.5 Projektvorbereitung: Projektantrag und Projektauftrag Jedes Projekt braucht eine offizielle Basis, und im Regelfall wird ein Projektantrag gestellt, um auch einen ebenso offiziellen Projektauftrag zu erhalten� Natürlich wollen die Entscheidungsträger an dieser Stelle den Projektinhalt und -umfang kennen� Für Sie bedeutet dies, dass Sie sich in dieser Phase bereits sehr genaue Gedanken darüber machen müssen, wie das Projekt ablaufen soll, wie die Projektarbeitsstruktur aussehen soll (also wen Sie dazu benötigen) und in welcher Höhe Ausgaben (und ggf� auch Einnahmen) entstehen werden� Bei Projekten kommt neben den reinen (EDV-)technischen Aspekten immer auch eine betriebswirtschaftliche Betrachtung hinzu: • Wie wirkt sich das Projekt aus? • Welche betrieblichen Zielsetzungen werden damit erreicht? Diese und weitere Fragen müssen aufbereitet und geklärt werden� Üblich ist, dafür einen formellen Projektantrag zu schreiben, in dem folgende Punkte dargestellt werden: • Ein verständlicher und nachvollziehbarer Projektname� • Die Begründung für das Vorhaben� Warum dieses überhaupt durchgeführt werden soll oder muss (siehe auch Kapitel 2�2 „Wie Projekte entstehen: Die Auslöser“)� • Ist-Situation in Form einer kurzen (!) Darstellung� • Zielsetzungen des Vorhabens inklusive zu erreichender Soll-Situation (ggf� Zielgruppe)� Unterteilen Sie die Ziele – wenn notwendig – nach technischen, organisatorischen und betriebswirtschaftlichen Zielen� Dies Basis: Projektauftrag Darstellung des Projekts 2.6 Projektanträge für öffentlich geförderte Vorhaben 27 ermöglicht Ihnen, die erwarteten Auswirkungen besser darzustellen� Nutzen Sie eine so genannte SWOT-Analyse� Mit dieser können Sie Stärken und Schwächen sowie Chancen und Risiken übersichtlich darstellen� Details zur SWOT-Analyse lesen Sie im Anhang unter Kapitel 8�2 „Erläuterungen zu Fachbegriffen“� • Beschreibung der Herangehensweise, d� h� der Problemstellungen und Lösungswege für das Vorhaben� Weisen Sie auf spezielle Veränderungen, die sich ergeben, gesondert hin, ebenso auf die sich Verbesserungen und Vorteile, die durch das Projekt entstehen� • Zeitbedarf/Termine/Laufzeit: Die Entscheidungsträger müssen schnell überblicken können, wie lange das Vorhaben voraussichtlich laufen wird� • Personal- und Kostenrahmen (ggf� einzubindende Partner): Hier kommt es darauf an, den Personalbedarf sowie die Projektkosten so genau wie möglich darzustellen� Diese Angaben stellen einen Schwerpunkt für die Entscheidung über das Projekt dar� • Finanzierungsplan: Dieser muss darstellen, in welcher Höhe finanzielle Mittel benötigt werden und wie sich der Finanzierungsbedarf über die Zeit verteilt� • Entscheidungsvorschlag inklusive einer Möglichkeit für den/die EntscheiderInnen, ihre Zustimmung bzw� Ablehnung zu signalisieren und/oder einen Kommentar anzugeben� Insgesamt legen Sie mit dem ausformulierten Projektantrag nicht nur fest, was inhaltlich gemacht werden soll, sondern Sie beschreiben ebenso den zeitlichen und finanziellen Rahmen� Dies bedeutet, dass Sie damit sowohl die Grundlage für die weitere Planung in der Hand haben als auch einen definierten Zeitrahmen, in dem alles umgesetzt werden und anschlie- ßend funktionieren muss� Der Auftrag für ein Projekt ergeht in diesem Sinne durch einen entsprechenden Beschluss der Entscheidungsgremien� Dies kann z� B� im Unternehmen ein Vorstandsbeschluss sein, der durch eine entsprechende Vorlage vorbereitet und per Unterschrift genehmigt wird� Aktueller Projektstand: Projektphase 1: Schreiben und Einreichen des Projektantrags ist abgeschlossen. Projektphase 2: Der Projektauftrag wurde erteilt. Sie können mit dem Beginn des Projekts beginnen. 2.6 Sonderfall: Projektanträge für öffentlich geförderte Vorhaben Im öffentlichen Bereich unterscheidet sich die Beantragung von Projekten sehr stark von der „freien Wirtschaft“� Viele öffentliche Projektanträge Projektrahmen beschreiben 2 Grundlagen des Projektmanagements28 oder solche, in denen öffentliche Mittel durch Unternehmen oder Privatpersonen beantragt werden, beginnen damit, dass für die Antragstellung bzw� die Einreichung aller erforderlichen Unterlagen genaue Fristen oder exakte Termine gesetzt sind� Dies geht so weit, dass die Unterlagen bis zu einer bestimmten Uhrzeit eingegangen sein müssen, um „gültig“ zu sein� Liegen die zugehörigen Richtlinien für den Antrag erst spät vor, so haben Sie ggf� nur relativ wenig Zeit, um alles vorzubereiten� Drei Tipps aus der Praxis: 1� Sofern Sie einen Antrag auf öffentliche Förderung stellen wollen: Bereiten Sie alles so schnell wie möglich vor und beziehen Sie vor allem alle notwendigen Beteiligten so früh wie möglich ein� 2� Wenn Sie Aufträge vergeben wollen oder müssen: Kümmern Sie sich rechtzeitig um die Vergaberegeln, denn im öffentlichen Bereich ist die Auftragsvergabe exakt geregelt, und es sind verschiedene Ausschreibungs- bzw� Vergabearten mit finanziellen Schwellenwerten vorgegeben, wie beispielsweise „Öffentliche Ausschreibung“, „Beschränkte Ausschreibung“, „freihändige Vergabe“, „öffentlicher Teilnahmewettbewerb“, „europaweite Ausschreibung“� Diese sind im Einzelnen definiert und zum Teil noch weiter aufgeteilt� Jedes Vergabeverfahren bedeutet einen anderen Aufwand, Abstimmungs- und auch Zeitbedarf� Planen Sie entsprechende Zeiten und auch den Personalbedarf mit ein� 3� Denken Sie an Urlaubszeiten, in denen entscheidende Personen nicht für Abstimmung und Unterschriften anwesend sind! Ein weiterer großer Unterschied zu Projektanträgen in der Privatwirtschaft liegt darin, dass viele verschiedene Ebenen eingebunden sind bzw� eingebunden werden müssen� In vielen Projekten geht dies bis hin zur EU-Ebene, die zum Teil für die Vergabe von Fördermitteln bzw� deren Abrechnung zuständig ist� Auf den Zwischenebenen sind kommunale/städtische Gremien, politische Entscheidungsträger und manchmal auch die Bürger einzubinden; hinzu kommt die Landesebene oder auch die Bundesebene� Auch Mittelgeber in Form von öffentlichen Institutionen wie der NBank (Investitions- und Förderbank des Landes Niedersachsen) können ins Spiel kommen und als zentrale Abwicklungs- und Kontrollorgane für die Fördermittel fungieren� Gesetzliche Regelungen bis hin zur Subventionsgesetzgebung sind zu beachten� Ebenso kommt der Aufteilung in so genannte „Förderperioden“ eine wichtige Rolle zu, da damit sowohl die Verfügbarkeit von Fördermitteln als auch die Laufzeit von Projekten begrenzt wird� Da es in öffentlichen Vorhaben oft um die Fortführung von Themen innerhalb der gerade laufenden Förderperiode geht, kann dies besonders Besondere Anforderungen Einbindung aller Beteiligten 2.6 Projektanträge für öffentlich geförderte Vorhaben 29 wichtig werden, wenn Vorhaben über längere Zeit fortgeführt und beispielsweise jährlich neu beantragt werden müssen� Durch die notwendige Freigabe von Mitteln auf EU-, Bundes- oder Landesebene kann es zu Verzögerungen kommen, die unvorhersehbar sind, aber durchaus gravierende Auswirkungen auf die Terminsituation von Projekten und auch besonders deren finanzielle und personelle Ausstattung haben können� Projektanträge gerade auch im technologischen Bereich sind durch vielfältige Vorschriften geregelt, die detailliert eingehalten werden müssen, um letztendlich eine formelle „Bewilligung“ zu erhalten und das Projekt starten zu können� Hilfreich in der Vor- bzw� Genehmigungsphase – die durchaus Monate dauern kann – können so genannte Ausnahmen vom Verbot des vorzeitigen Maßnahmebeginns sein, da es damit möglich ist, auch ohne vorliegende formelle Bewilligung das Vorhaben zu beginnen – allerdings auf eigenes finanzielles Risiko� Zumindest erlaubt es aber diese Konstruktion, bereits in der Bewilligungsphase am Projekt zu arbeiten und so die Terminplanung einzuhalten, wenn die Bewilligung später erteilt wird� Für Projekte mit umfangreichem IT-Bezug kann dies entscheidend sein! Aktueller Projektstand: Projektphase 1: Beantragung von Fördermitteln auf der Grundlage des eingereichten Projektantrags. Im öffentlichen Bereich ergibt sich der formelle Auftrag für ein Projekt in Form der Erteilung eines Zuwendungsbescheides (s� Abb� 4)� Sofern die offizielle Genehmigung des Vorhabens vorliegt, können Sie mit der weiteren Vorbereitung der Umsetzung des Projektes beginnen� Dies bedeutet, die Anforderungen genau zu analysieren, Aufgaben, Ressourcen und Termine zu planen, Gremien einzurichten, den Einsatz von Planungs- und Abrechnungshilfsmitteln vorzusehen und vieles mehr� Aktueller Projektstand: Projektphase 2: Der Projektauftrag wurde erteilt. Sie können mit dem Beginn des Projekts beginnen. Warum Microsoft Excel sich als Werkzeug für das nach dem Projektauftrag beginnende Projektmanagement anbietet, darüber informiert Sie das kommende Kapitel� Wichtig: Genehmigung abwarten Zuwendungsbescheide 2 Grundlagen des Projektmanagements30 Abbildung 4: Anonymisiertes Muster eines öffentlichen Zuwendungsbescheides. Dieser markiert die Genehmigung zum offiziellen Projektstart. 2.7 Microsoft Excel als Werkzeug für das Projektmanagement Microsoft Excel als Tabellenkalkulationsprogramm wird seit Jahren immer weiterentwickelt und bietet einen sehr großen Funktionsumfang� Dieser reicht von den einfachen Grundrechenarten über finanzmathematische Operationen bis hin zu komplexen statistischen Funktionen� Spezielle Auswertungsformen wie beispielsweise Pivot-Tabellen unterstützen die Arbeit� Tabellen können untereinander verknüpft werden, eine Formelberechnung in einer Zelle kann sich auf ein Ergebnis einer anderen Berechnung beziehen – komplexe Berechnungen und Sachverhalte können Sie anhand aussagestarker Diagramme klar herausarbeiten und Ihren Kollegen/Kolleginnen präsentieren� Excel ist ein sehr mächtiges Werkzeug� In der Projektarbeit und ganz besonders im hier behandelten Projektmanagement ist der zu leistende „Rechenaufwand“ in den meisten Fällen sehr überschaubar� Vielmehr geht es eher darum, Tabellen und Übersichten zu erstellen und zu pflegen, die einen guten und schnellen Überblick über die Projektsituation und die Kosten erlauben� Daher bietet sich Microsoft Excel mit seinen umfangreichen Funktionen an, diese Aufgabe zu unterstützen� Überschaubarer Rechenaufwand 2.7 Excel als Werkzeug für das Projektmanagement 31 Betrachten Sie Projekte nach allgemeinen Gesichtspunkten näher, so stellen Sie schnell fest, dass in der Projektadministration wichtige „Standardaufgaben“ abzuwickeln sind, die vielfach mit solchen Zahlen, Zusammenstellungen, Auswertungen und Berichten zusammenhängen: • Budgetplanung, • Kostenaufstellungen, • Personalplanung und -kosten, • Projektüberwachung: Soll-/Ist-Vergleiche, • Projektabrechnung, • Präsentationen, • Berichte� Insgesamt sind dies allesamt Aufgaben, die zum größten Teil durch Anwendung der vier Grundrechenarten erledigt werden können� In der Projektpraxis müssen Sie diese allerdings oft sehr „umfangreich“ einsetzen, wenn zum Beispiel die Projektzahlen übersichtlich und vor allem nachvollziehbar aufgestellt und präsentiert werden sollen oder wenn anschauliche Berichte erstellt werden müssen� Doch auch hierfür stellt Microsoft Excel mächtige Werkzeuge zur Verfügung: Tabellen können durch farbliche Unterlegungen, Rahmen, verschiedene Schriftgrößen, die bedingte Formatierung von Zellen, Diagramme und viele weitere Darstellungsformen in der Art aufbereitet werden, dass das Betrachten und Bearbeiten auch größerer Datenmengen übersichtlich möglich ist und Spaß machen kann� Für den planerischen und betriebswirtschaftlichen Teil von Projekten ist Microsoft Excel damit ein ideales Werkzeug� Und da die Funktionen ebenso für die Fortschrittsüberwachung und das Berichtswesen eingesetzt werden können, benötigen Sie bei durchschnittlich großen Projekten keine spezialisierten Projektmanagement-Werkzeuge� Excel- & Word-Mustervorlage auf Ihrer CD-ROM zum Buch: Damit Sie nicht jede benötigte Excel-Tabelle selbst „erfinden“ und erstellen müssen, stehen Ihnen auf der CD-ROM zum Buch zahlreiche interessante Excel-Tabellen für ein erfolgreiches Projektmanagement zur Verfügung. Diese sofort einsetzbaren Excel-Tools und auch Word-Vorlagen erleichtern Ihnen die Arbeit sehr – Sie sparen wertvolle Arbeitszeit! Einfach aufrufen und Projekte planen. Standardaufgaben der Administration Grundrechenarten meist ausreichend 2 Grundlagen des Projektmanagements32 Zusammenfassung Projekte entstehen durch betriebswirtschaftliche, technische, organisatorische oder gesetzliche Anforderungen. Erste Beschreibungen der Anforderungen bzw. Problemstellungen werden für die Entscheidungsgremien erstellt, die auf Basis einer ersten Vorstellung entscheiden, was durchgeführt werden soll. Erste grobe Ideen für Lösungen oder auch die Basis für einen offiziellen Projektantrag werden im Anschluss in einer ersten Projektgruppe erarbeitet und zur Genehmigung vorgelegt. Liegt diese vor, kann mit der Umsetzung des Vorhabens begonnen werden. Microsoft Excel eignet sich hervorragend als Instrument für Projektplanung, Projektadministration, Projektsteuerung und Projektbetriebswirtschaft, da es erlaubt, sowohl umfangreiche Tabellen anzulegen als auch Diagramme zu erzeugen. Außerdem ist Microsoft Excel an sehr vielen Arbeitsplätzen bereits vorhanden – muss also nicht separat erworben und aufwändig geschult werden.

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References

Zusammenfassung

Die wichtigsten Projekt-Werkzeuge für Praktiker.

Von der Projektskizze über die konkrete Kostenermittlung, die Aufgabenverteilung bis zur erfolgreichen Umsetzung: Ein Projekt zu managen verlangt viele fachliche, organisatorische und administrative Fähigkeiten. Oft gilt es, komplexe Abhängigkeiten zu überblicken, verschiedene Abteilungen zu koordinieren und Teilergebnisse auszuwerten. Dieses Buch liefert Ihnen die dafür geeigneten Werkzeuge: Denn das Projektziel muss natürlich im gesetzten Zeitrahmen und zu den kalkulierten Kosten erreicht werden! So macht Projektmanagement Spaß! Dieser Ratgeber bietet Ihnen einen kompletten Leitfaden für die Projektsteuerung und zeigt, wie Sie Ihre Projekte erfolgreich managen und umsetzen. Viele wertvolle Tipps aus der Praxis helfen Ihnen, den richtigen Schritt zur richtigen Zeit zu gehen. Dieses Buch liefert Ihnen bewährte Werkzeuge für die Planung, Administration und Betriebswirtschaft Ihrer Projekte:

* Tabellen für die Personaleinsatzplanung,

* Diagramme zur Präsentation

* Auswertungen für das Projektcontrolling

* Kostenplanung

* Gantt-Diagramme zur Visualisierung von Abläufen und Abhängigkeiten

So können Sie auf spezialisierte Projektmanagement-Software

vollständig verzichten!

Der Autor

Dr. Holger H. Stutzke hat Wirtschaftswissenschaft studiert und besitzt beruflich langjährige Erfahrungen als Projektleiter und Berater im Banken sowie öffentlichen Bereich. Als PC-Experte der ersten Stunde kennt und nutzt er MS Excel von der ersten Version an und setzt die vielfältigen Funktionen sowohl für umfangreiche betriebliche Projekte als auch für das private Controlling ein. Er hat als Fachautor mehrere Bücher und eine Vielzahl von Fachbeiträgen zu IT-, Organisations- und Wirtschaftsthemen veröffentlicht.