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Max Palm, Christian Scheinert, Projektmanagement am Beispiel einer Studienabschlussfeier in:

Ralf Dillerup, Roman Stoi (Ed.)

Fallstudien zur Unternehmensführung, page 325 - 334

2. Edition 2012, ISBN print: 978-3-8006-3832-1, ISBN online: 978-3-8006-4529-9, https://doi.org/10.15358/9783800645299_325

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5.6 Projektmanagement am Beispiel einer Studienabschlussfeier Fallstudie von Prof. Dr. Roman Stoi, Duale Hochschule Baden-Württemberg Stuttgart Florian Busch, Jan Schliephake, Max Palm und Christian Scheinert, Absolventen der Dualen Hochschule Baden-Württemberg Stuttgart Im Überblick Lernziel: Durchführung einer Projektplanung unter Nutzung der Instrumente des Projektmanagements Einordnung: Projektmanagement (Kap. 5.3) Stichworte: Projektmanagement, Projektplanung, Netzplan, Projektstrukturplan, Projektbudget, Gantt-Diagramm, Szenarios 5. Organisation318 In dieser Fallstudie soll am Beispiel einer Studienabschlussfeier die Durchführung einer Projektplanung und der Einsatz typischer Instrumente des Projektmanagements dargestellt werden. Im System der Unternehmensführung ist diese Fallstudie dem Themenfeld der operativen Organisation zuzuordnen. Abb. 5.6.1: Einordnung der Fallstudie in das System der Unternehmensführung Jedes Jahr beenden viele Studierende erfolgreich ihr Studium. Der Studienabschluss wird an vielen Hochschulen mit einer Zeremonie begangen, bei der die Abschlussurkunde überreicht wird. Dabei stellt sich die Frage, in welchem Rahmen dies geschehen und ob darauf eine weitere Abendveranstaltung der Studierenden folgen soll. Dieses Jahr werden Sie selbst Absolvent sein und das von Ihnen gewählte studentische Organisationskomitee hat sich dazu entschieden, einen Ball mit umfangreichem Programm auf die Abschlussfeier folgen zu lassen. Für den Abend soll ein Raum angemietet werden, der Platz genug für alle Absolventen (etwa 75 Studenten) und im Durchschnitt zwei Begleiter (z.B. Eltern) bietet. Zu Beginn ist für die Gäste ein abwechslungsreiches Abendessen vorgesehen, dass entweder vom Raumanbieter oder einem externen Cateringunternehmen bezogen werden kann. Für einen unvergesslichen Abend möchte das Projektteam ebenfalls ein entsprechendes Unterhaltungsprogramm bieten. Da die Urkundenvergabe meist mehrere Monate nach Abschluss des Studiums stattfindet, wohnen viele der Absolventen nicht mehr an ihrem Studienort. Deshalb wollen Sie mit dem örtlichen Nahverkehrsanbieter vereinbaren, dass die Buchungsbestätigung zur Abschlussfeier am Veranstaltungstag als Fahrschein für die öffentlichen Verkehrsmittel genutzt werden kann. Außerdem soll für die Absolventen und ihre Gäste ein Kontingent an Hotelzimmern bei einem ortsansässigen Hotel zur Verfügung stehen. Die Werbemaßnahmen beschränken sich auf das Versenden von Einladungen durch das Hochschulsekretariat sowie Mund-zu-Mund-Propaganda unter den Absolventen. Die Eintrittskarten sollen über eine hierfür einzurichtende Website verkauft werden. Beim Verkauf wird eine Buchungsbestätigung generiert, gegen deren Vorlage beim Einlass eine Eintrittskarte ausgegeben wird. Diese soll auch als Andenken an das Ereignis und den gemeinsamen Studienabschluss dienen. 5.6 Projektmanagement am Beispiel einer Studienabschlussfeier 319 Da Sie mit den Aufgaben des Projektmanagements vertraut sind, werden Sie gebeten, das Organisationsteam in der Projektplanung, -steuerung und -kontrolle zu unterstützen. Ihre Studienabschlussfeier soll direkt im Anschluss an die offizielle Urkundenübergabe an der Hochschule beginnen, die traditionell immer am 9. November stattfindet. Zur besseren Projektplanung schätzen Sie den Zeitaufwand der einzelnen Arbeitspakete. Als Mitglieder für das Projektteam können Sie sechs Ihrer Kommilitonen gewinnen. Da sich diese allerdings im Examensstress befinden, können alle beteiligten Studenten maximal fünf Stunden pro Woche für die Projektaufgaben opfern. Auch Fr. Maria Kleber vom Hochschulsekretariat erklärt sich nach etwas Überzeugungsarbeit dazu bereit, den Versand der Einladungen zu übernehmen. Am Wochenende stehen die Projektmitarbeiter allerdings nicht zur Verfügung. Sämtliche anstehenden Aufgaben werden von Ihnen in sog. Arbeitspakete unterteilt. Einen Überblick über den Zeitaufwand und die Verantwortlichen für die Arbeitspakete gibt Abb. 5.6.2. Im Anschluss erstellen Sie ein Projektbudget für die geplante Studienabschlussfeier, das in Abb. 5.6.3 dargestellt ist. Stunden Wochen Projektkonto eröffnen 5 1 Jutta Fleissig Raumplanung 30 3 Frank Fröhn & Eva Lieblich Einrichtung Projektdomain 10 2 Egon Emsig An-/Abreise organisieren 15 3 Jutta Fleissig Catering bestellen 10 2 Frank Fröhn Entertainment buchen 20 4 Eva Lieblich Hotelauswahl 30 3 Ruth Hiltohn & Max Maritimo Einladungen drucken 20 2 Frank Fröhn & Eva Lieblich Eintrittskarten drucken 10 2 Jutta Fleissig Einladungen verschicken 10 2 Maria Kleber Eintrittskarten verkaufen 45 9 Egon Emsig 205 33 Abb. 5.6.2: Verantwortlichkeiten und Zeitaufwand der Arbeitspakete Projektkonto eröffnen - Raummiete 1.000,00 Projektdomain 10,00 ÖPNV-Tagespauschale 450,00 Catering 5.625,00 Entertainment 1.000,00 Hotelauswahl - Einladungen drucken 50,00 Eintrittskarten drucken 50,00 Einladungen verschicken 24,00 Eintrittskarten verkaufen - 8.209,00 Abb. 5.6.3: Projektbudget 5. Organisation320 Führen Sie bitte folgende Aufgaben zur Unterstützung des Organisationsteams durch: Aufgabe 1: Erstellen Sie für die geplante Studienabschlussfeier unter Verwendung der aufgeführten Arbeitspakete einen Projektstrukturplan. Aufgabe 2: Erstellen Sie einen Netzplan und kennzeichnen Sie den kritischen Pfad. Wann müssen Sie spätestens mit dem Projekt beginnen? Verwenden Sie für Ihre Planung den in Abb. 5.6.4 dargestellten Kalender. Beachten Sie, dass zwischen den einzelnen Arbeitspaketen Abhängigkeiten bestehen. So müssen zunächst die Domain beantragt, das Konto eröffnet und der Raum gebucht sein, damit weitere Arbeitspakete in Angriff genommen werden können. Die Einladungen müssen rechtzeitig verschickt sein, damit ausreichend Zeit für den Verkauf der Eintrittskarten besteht. Auf den Einladungen soll unter anderem mit dem Veranstaltungsort und dem geplanten Unterhaltungsprogramm geworben werden. Der Verkauf kann erst beginnen, wenn die Einladungen verschickt sind. Aufgabe 3: Erstellen Sie für Ihr Projekt ein Balkendiagramm. Markieren Sie darin den regulären Start- und Endtermin der Arbeitspakete, den Zeitaufwand sowie die zu erreichenden Meilensteine. Aufgabe 4: Nachdem Sie die gesamte Projektorganisation übernommen haben, möchten Sie am Ende nicht auch noch selbst drauflegen . Welche Risiken sehen Sie in diesem Projekt und wie könnten Sie diesen begegnen? Welchen Preis würden Sie für eine Karte verlangen? Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So 22 1 2 3 26 1 31 1 2 3 4 5 23 4 5 6 7 8 9 10 27 2 3 4 5 6 7 8 32 6 7 8 9 10 11 12 24 11 12 13 14 15 16 17 28 9 10 11 12 13 14 15 33 13 14 15 16 17 18 19 25 18 19 20 21 22 23 24 29 16 17 18 19 20 21 22 34 20 21 22 23 24 25 26 26 25 26 27 28 29 30 30 23 24 25 26 27 28 29 35 27 28 29 30 31 31 30 31 Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So 35 1 2 40 1 2 3 4 5 6 7 44 1 2 3 4 36 3 4 5 6 7 8 9 41 8 9 10 11 12 13 14 45 5 6 7 8 9 10 11 37 10 11 12 13 14 15 16 42 15 16 17 18 19 20 21 46 12 13 14 15 16 17 18 38 17 18 19 20 21 22 23 43 22 23 24 25 26 27 28 47 19 20 21 22 23 24 25 39 24 25 26 27 28 29 30 44 29 30 31 48 26 27 28 29 30 J uni J uli August September Oktober November Abb. 5.6.4: Kalender des Veranstaltungsjahrs als Planungshilfe 5.6 Projektmanagement am Beispiel einer Studienabschlussfeier 321 Lösungsvorschlag Aufgabe 1: Projektstrukturplan Der Projektablauf ist das Ergebnis der Strukturplanung. Dabei wird das Projekt in kleinere Einheiten, Teilprojekte, Arbeitspakete und Vorgänge zerlegt und die Beziehung zwischen den Arbeitspaketen beschrieben. Neben den Aktivitäten werden auch die Ereignisse, wie z.B. Meilensteinentscheidungen, geplant. Der Projektstrukturplan bildet den Ausgangspunkt der Ablauf-, Termin- und Kostenplanung. Er wird meist grafisch in Form eines Baumdiagramms dargestellt (vgl. Dillerup/Stoi, 2011, S. 466f.). Für die Studienabschlussfeier könnte der Projektstrukturplan wie in Abb. 5.6.5 aussehen. Es wurden vier Teilprojekte gebildet, denen wiederum verschiedene Arbeitspakete zugeordnet sind. Studienabschlussfeier Teilprojekt 1 Projektaufbau Teilprojekt 2 Reiseorganisation Teilprojekt 3 Veranstaltungsorg. Teilprojekt 4 Vertrieb An-/ Abreise organisieren Hotelauswahl Catering bestellen Entertainment buchen Einladungen drucken Eintrittskarten drucken Einladungen verschicken Eintrittskarten verkaufen Raumplanung Projektkonto eröffnen Einrichtung Projektdomain Abb. 5.6.5: Projektstrukturplan zur Studienabschlussfeier Aufgabe 2: Netzplan und kritischer Pfad Der Projektstrukturplan wird im Anschluss hinsichtlich der Abhängigkeiten zwischen den Vorgängen bzw. Ereignissen analysiert. Daraus ergeben sich Anordnungsbeziehungen, die Reihenfolge sowie zeitliche Mindest- und Höchstabstände. Diese Projektstruktur wird häufig in Form eines Netzplans dargestellt. Er vereinfacht große Projekte durch Aufspaltung in kleinere Teilaufgaben, die in ihre chronologische Reihenfolge gebracht werden. Dies zwingt zum detaillierten Durchdenken des Projekts, so dass z.B. Abhängigkeiten oder Engpässe erkannt werden können (vgl. Dillerup/Stoi, 2011, S. 466f.). Er veranschaulicht, welche Arbeitsschritte parallel verlaufen und welche zwingend abgeschlossen sein müssen, um ein darauf folgendes Arbeitspaket beginnen zu können (vgl. Blazek/Zillmer, 2001, S. 116). Aufbauend auf der Strukturplanung wird die Terminplanung vorgenommen. Dazu werden die einzelnen Vorgangsdauern geschätzt. Unter Berücksichtigung der Anordnungsbeziehungen wird, ausgehend von einem Starttermin, das zeitliche Ende des Projekts errechnet (Vorwärtsterminierung). Alternativ kann, wie in diesem Fallbeispiel, von einem Projektendtermin der rechnerische Starttermin ermittelt werden (Rückwärtsterminierung). Für jedes Arbeitspaket wird der frühestmögliche Anfangszeitpunkt (FAZ), der frühestmögliche Endzeitpunkt (FEZ), der spätestmögliche Anfangszeitpunkt (SAZ) und der spätestmögliche Endzeitpunkt (SEZ) festgehalten. In Verbindung mit der jeweiligen Dauer eines Pakets kann damit auch eine freie Pufferzeit als Differenz aus SEZ und FEZ berechnet werden (vgl. Fiedler, 2005, S. 99f.). Die Arbeitspakete werden im Netzplan wie in Abb. 5.6.6 dargestellt. 5. Organisation322 Bezeichnung Arbeitspaket Puffer Dauer Frühestmöglicher Anfangszeitpunkt (FAZ) Spätestmöglicher Anfangszeitpunkt (SAZ) Frühestmöglicher Endzeitpunkt (FEZ) Spätestmöglicher Endzeitpunkt (SEZ) Abb. 5.6.6: Darstellung der Arbeitspakete im Netzplan Pufferzeiten sind rechnerische Größen, die sich aus den Abhängigkeiten der Aufgabenpakete ergeben. Sie sollten nicht bereits im Vorfeld eingeplant werden, da sie dann häufig von den Projektmitarbeitern als zusätzlich zur regulären Bearbeitungsdauer zur Verfügung stehende Zeiten angesehen werden (vgl. Fiedler, 2005, S. 104). Die Addition der einzelnen Zeitpuffer der Arbeitspakete führt nicht zur Höhe des gesamten Puffers, da die Inanspruchnahme der Pufferzeit bei einem Arbeitspaket andere Zeitpuffer reduzieren kann. Das in Abb. 5.6.7 bis 5.6.10 dargestellte Studienabschlussprojekt startet mit der Eröffnung eines Bankkontos, über das alle Zahlungen abgewickelt werden können. Parallel wird ein geeigneter Raum gesucht und fest gebucht. Auch die Domain für den Onlinevertrieb der Eintrittskarten wird gleich zu Beginn beantragt und eingerichtet. Anschließend wird die Anund Abreise organisiert sowie ein angemessenes Hotel ausgewählt. Abhängig vom gebuchten Raum kann nun auch das Entertainment und das Catering organisiert werden. Stehen alle genannten Punkte fest, können die Einladungen entworfen und gedruckt werden. Im Anschluss erfolgt der Versand der Einladungen über das Hochschulsekretariat und die Verkaufsplattform im Internet nimmt ihren Betrieb auf. Für den Verkauf wird ausreichend Zeit eingeplant, um ggf. eingreifen zu können, sollten die erhofften Verkaufszahlen nicht erreicht werden. Aus diesem Grund ist fünf Wochen nach Verkaufsstart auch eine Kontrolle des Verkaufsstands vorgesehen. Von besonderer Bedeutung bei der Projektplanung ist die Bestimmung der Vorgänge, von denen die Gesamtdauer des Projekts abhängt (kritische Vorgänge). Dies erleichtert bei Störungen während des Projekts die Bestimmung der Auswirkungen auf den Projektverlauf. Der kritische Pfad spiegelt jenen Weg durch das Projekt wider, an dem einzelne, von einander abhängige Arbeitspakete ohne Pufferzeit direkt aneinander anschließen. Verzögert sich ein Arbeitspaket auf dem kritischen Pfad, dann gefährdet dies den termingerechten Abschluss des Projekts (vgl. Blazek/Zillmer, 2001, S. 116). Ausgehend vom gewünschten Endtermin kann entlang des kritischen Pfades das Datum des spätesten Beginns errechnet werden. Um einen reibungslosen Ablauf bis zum 9. November sicherzustellen, müssen die ersten Arbeiten (Projektkonto, Raum und Projektdomain) somit spätestens am 25. Juni in Angriff genommen werden. Meilensteine stellen zu bestimmten Zeitpunkten im Projektablauf zu erreichende Zwischenergebnisse dar. Sie werden im Rahmen der Projektplanung festgelegt und liefern wichtige Orientierungspunkte im Projektablauf, an denen die bis dahin erzielte Projektleistung überprüft wird. Als Meilensteine können signifikante Projektergebnisse mit inhaltlicher oder zeitlicher Fixierung verwendet werden (vgl. Fiedler, 2005, S. 86; Demleitner, 2009, S. 147). Für das vorliegende Projekt werden vier Meilensteine definiert: Projektaufbau: Anmietung des Veranstaltungsraums, Einrichtung der Projektdomain und Eröffnung des Projektkontos. Organisation: Der Abschluss der Reise- und Veranstaltungsorganisation bildet den zweiten Meilenstein. 5.6 Projektmanagement am Beispiel einer Studienabschlussfeier 323 Kontrolle Verkaufsstand: Der dritte Meilenstein ist ein Statusmeilenstein. Am 15. Oktober soll eine Bestandsaufnahme über die Anzahl der bereits verkauften Eintrittskarten erfolgen. Sind weniger als 75% der Karten verkauft, dann sollten Werbemaßnahmen eingeleitet sowie nach Sponsoren gesucht werden (vgl. Aufgabe 4). Projektende: Der vierte und letzte Meilenstein ist die Studienabschlussfeier am 9. November, die den Projektabschluss bildet. Mit der Vergabe der Zeugnisse und der anschließenden Abendveranstaltung ist das Projektende terminlich fixiert. Fr 13.070 WoMo 25.06 Fr 13.073 WoMo 25.06 Raumplanung Fr 13.071 WoMo 02.07 Fr 06.072 WoMo 25.06 Einrichtung Projektdomain Fr 13.072 WoMo 09.07 Fr 29.061 WoMo 25.06 Projektkonto eröffnen Projektbeginn Mo 25.06 Meilenstein Projektaufbau Fr 13.07 Abb. 5.6.7: Netzplan der Studienabschlussfeier (Teil 1) Fr 10.081 WoMo 23.7 Fr 03.083 WoMo 16.7 An-/ Abreise organisieren Fr 10.082 WoMo 30.07 Fr 27.072 WoMo 16.07 Catering bestellen Fr 10.080 WoMo 16.07 Fr 10.084 WoMo 16.07 Entertainment buchen Fr 10.081 WoMo 23.07 Fr 03.083 WoMo 16.07 Hotelauswahl Meilenstein Projektaufbau Fr 13.07 Meilenstein Organisation Fr 10.08 Abb. 5.6.8: Netzplan der Studienabschlussfeier (Teil 2) Fr 24.080 WoMo 13.08 Fr 24.082 WoMo 13.08 Einladungen druckenMeilenstein Organisation Fr 10.08 Fr 09.1111 WoMo 29.10 2 WoMo 13.08 Eintrittskarten drucken Fr 07.090 WoMo 27.08 Fr 07.092 WoMo 27.08 Einladungen verschicken Meilenstein Kontrolle Verkauf Mo 15.10 Fr 12.100 WoMo 10.09 Fr 12.105 WoMo 10.09 Eintrittskarten verkaufen Fr 24.08 Abb. 5.6.9: Netzplan der Studienabschlussfeier (Teil 3) 5. Organisation324 Meilenstein Kontrolle Verkauf Mo 15.10 Projektende Studienabschlussfeier Fr 09.11 Fr 09.110 WoMo 15.10 Fr 09.114 WoMo 15.10 Werbung / Sponsorensuche Fr 09.110 WoMo 15.10 Fr 09.114 WoMo 15.10 Regulärer Kartenverkauf Fr 09.1111 WoMo 29.10 Fr 24.082 WoMo 13.08 Eintrittskarten drucken Verkaufsstand < 75% der Karten Abb. 5.6.10: Netzplan der Studienabschlussfeier (Teil 4) Aufgabe 3: Balkendiagramm Im Projektmanagement stellt ein Balkendiagramm ebenso wie der Netzplan ein Instrument der Terminplanung dar. Die logischen Abhängigkeiten der einzelnen Arbeitspakete werden hierbei in einer Vorgangsliste erfasst und in zeitlicher Reihenfolge untereinander geschrieben. Neben den zeitlichen Aspekten können dabei auch die Verantwortlichkeiten der jeweiligen Arbeitspakete dargestellt werden (vgl. Fiedler, 2005, S. 98). Anschließend werden die Bearbeitung der Arbeitspakete und deren logische Abhängigkeiten auf entsprechende Kalendertage zugeordnet. Für jedes Arbeitspaket wird dabei der frühestmögliche Anfangszeitpunkt, die jeweilige Dauer und der Endzeitpunkt als ein durchgehender Balken abgetragen. Das Balkendiagramm wird nach dessen Erfinder Henry L. Gantt auch als Gantt-Diagramm bezeichnet (vgl. Blazek/Zillmer, 2001, S. 123; Demleitner, 2006, S. 147). Es ist exemplarisch in Abb. 5.6.11 für das Beispiel der Studienabschlussfeier dargestellt. Aufgabe 4: Risikomanagement in Projekten Da Projekte einmalige Vorhaben sind, bergen sie eine Reihe von Risiken. So sind zunächst die Ausgangslage treffend zu erfassen und die Randbedingungen zu berücksichtigen. Risiken entstehen auch aus unzureichender Planung, z.B. bei unpräziser Zielformulierung, bei falscher Bewertung von Alternativen oder unklaren Planungsgrundlagen. Wichtig sind hierbei insbesondere die Planungsprämissen eines Projekts. Um diese später überwachen zu können, sind sie transparent zu machen. Der Schwerpunkt liegt auf den Annahmen, welche für die Erreichung der Projektziele wichtig sind. Die Überwachung dieser kritischen Annahmen ermöglicht frühzeitige Steuerungsmaßnahmen und verringert das Projektrisiko (vgl. Dillerup/Stoi, 2011, S. 470ff.). Bei der Planung der Projektrisiken sind folgende Aufgaben zu erfüllen (vgl. Burghardt, 2002, S. 299; Stern/Jaberg, 2003, S. 197): Risikoanalyse: Projektrisiken werden identifiziert und bewertet. Risikoabsicherung: Festlegung von Maßnahmen zur Risikoreduktion und Aufbau eines Risiko-Controllings. Risikoeintrittsmanagement: Planungen zur Reaktion auf Störungen und Krisen. 5.6 P rojektm anagem entam B eispieleinerS tudienabschlussfeier 325 A bb.5.6.11:G antt-D iagram m derS tudienabschlussfeier Nr. Vorgangsname Dauer Anfang Fertigstellen 1 Projektbeginn Mo 25.06. 2 Teilprojekt 1: Projektaufbau 3 Wochen Mo 25.06. Fr 13.07. 3 Raumplanung 3 Wochen Mo 25.06. Fr 13.07. 4 Projektkonto eröffnen 1 Woche Mo 25.06. Fr 29.06 5 Einrichtung Projektdomain 2 Wochen Mo 25.06. Fr 06.07. 6 Meilenstein 1 Fr 13.07. 7 Teilprojekt 2: Reiseorganisation 3 Wochen Mo 16.07. Fr 03.08. 8 An-/Abreise organisieren 3 Wochen Mo 16.07. Fr 03.08. 9 Hotelauswahl 3 Wochen Mo 16.07. Fr 03.08. 10 Teilprojekt 3: Veranstaltungsorganisation 4 Wochen Mo 16.07. Fr 10.08. 11 Catering bestellen 2 Wochen Mo 16.07. Fr 27.07. 12 Entertainment buchen 4 Wochen Mo 16.07. Fr 10.08. 13 Meilenstein 2 Fr 10.08. Fr 10.08. 14 Teilprojekt 4: Vertrieb 9 Wochen Mo 13.08. Mo 15.10. 15 Einladungen drucken 2 Wochen Mo 13.08. Fr 24.08. 16 Eintrittskarten drucken 2 Wochen Mo 13.08. Fr 24.08. 17 Einladungen verschicken 2 Wochen Mo 27.08. Fr 07.09. 18 Eintrittskarten verkaufen 5 Wochen Mo 10.09. Fr 12.10. 19 Meilenstein 3: Kontrolle Verkaufsstand Mo 15.10. Mo 15.10. 20 Teilprojekt Verkaufsphase 2 4 Wochen Mo 15.10. Fr 09.11. 21 Regulärer Kartenverkauf 4 Wochen Mo 15.10. Fr 09.11. 22 ev. zus. Werbung / Sponsorensuche 4 Wochen Mo 15.10. Fr 09.11. 23 Projektende Fr 09.11. 5. Organisation326 Der Mindestpreis von 36,48 Euro pro Eintrittskarte ergibt sich aus der Summe der Kosten in Höhe von 8.209 dividiert durch die geplanten 225 Teilnehmer (75 Studenten zzgl. je zwei Begleiter). Zur Vereinfachung der Abrechnung empfiehlt sich die Festlegung eines glatten Eintrittspreises, d.h. 37 Euro. Ein wesentliches Risiko der Studienabschlussfeier besteht jedoch darin, dass die geplante Besucherzahl nicht erreicht wird. Werden die Kosten nicht gedeckt, geht dies zu Ihren Lasten. Im Rahmen des Risikomanagements bietet sich hier die Betrachtung verschiedener Szenarien an (vgl. Schierenbeck/Lister, 2001, S. 347ff.). Als Best-Case-Szenario soll angenommen werden, die geplanten Verkaufszahlen können erreicht oder sogar übertroffen werden. Für diesen Fall wäre ein Eintrittspreis von 37 Euro angemessen. Im Worst-Case wird von einer um bis zu 20% geringeren Teilnehmerzahl ausgegangen. In diesem Fall können die entstehenden Kosten erst bei einem gerundeten Preis von 45 Euro pro Karte und mindestens 183 Teilnehmern (-19%) gedeckt werden. Dieses Szenario stellt eine risikoaverse Preisplanung dar. Sie kann jedoch aufgrund des hohen Unterschieds zwischen Eintrittspreis und geplanten Kosten auf Unverständnis bei den Kommilitonen stoßen und noch geringere Anmeldezahlen zur Folge haben. In einer optimistischeren Planung liegt der Eintrittspreis bei 40 Euro und kann einen Rückgang der prognostizierten Teilnehmerzahl um bis zu 8,5% abfedern. Als Entscheidungshilfe über den endgültigen Preis kann zum Beispiel eine Umfrage unter den Kommilitonen über deren Interesse an der Abschlussfeier durchgeführt und somit das Risiko eingegrenzt werden. Außerdem sollte der dritte Meilenstein am 15. Oktober als Orientierung dienen, wie hoch das Risiko während der Verkaufsphase tatsächlich ist. Um die Kommilitonen zu einer möglichst frühzeitigen Anmeldung zu bewegen, wäre ein Frühbucherrabatt für alle Anmeldungen bis zum 15. Oktober sinnvoll. Ebenso könnten die Karten an der Abendkasse mit einem Preisaufschlag versehen werden. Bleiben die Besucher aus, dann können die entstandenen Kosten nicht mehr allein durch die Eintrittserlöse gedeckt werden. Sind z.B. bis zum 15. Oktober weniger als 75% der Eintrittskarten verkauft, müssen Gegenmaßnahmen ergriffen werden. Beispielsweise können Werbemaßnahmen eingeleitet oder nach zusätzlichen Einnahmequellen (z.B. Unternehmen als Sponsoren) gesucht werden. Problematisch am aufgestellten Projektbudget ist insbesondere, dass mit den externen Dienstleistern (Catering, Raumanbieter, Unterhaltungsprogramm, ÖPNV) fixe Kostenpauschalen vereinbart werden sollen. Diese fallen unabhängig von der tatsächlichen Teilnehmerzahl an und bergen somit ein hohes Risiko. Deshalb sollte versucht werden, diese Kosten weitgehend variabel zu gestalten. Beispielsweise könnte mit dem Vermieter des Raumes ein flexibles Raumkonzept vereinbart werden. Veranstaltungsorte wie z.B. große Hotels verfügen meist über eine Reihe an Räumen mit unterschiedlichen Kapazitäten oder der Möglichkeit, die Raumgröße durch verrückbare Wände zu variieren. Je nach Buchungsstand am 15. Oktober (oder in Absprache mit dem Vermieter eventuell auch noch danach) könnte die Veranstaltung somit bei geringer Resonanz auf einen kleineren Veranstaltungsraum umgebucht werden. Falls der Vermieter darauf eingeht, könnte sogar neben einer fixen Grundmiete ein Mietzuschlag je Teilnehmer ausgehandelt werden. Auf diese Weise wäre ein Teil der Raumkosten variabel. Eine ähnliche Vertragsgestaltung ist auch mit dem Anbieter des Unterhaltungsprogramms anzustreben. Mit dem Cateringunternehmen und dem Nahverkehrsanbieter sollte die Abrechnung ausschließlich nach der Zahl der Veranstaltungsteilnehmer erfolgen. Auf diese Weise könnten die fixen Projektkosten variabler gestaltet und je nach Buchungsstand beeinflusst werden. Dadurch ließe sich das Projektrisiko erheblich reduzieren.

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Zusammenfassung

Praktische Fallstudien zur Unternehmensführung.

Praktische Unternehmensführung

Das Werk ist nach den Ebenen und Funktionen der Unternehmensführung gegliedert. Lernziele nennen die inhaltlichen Schwerpunkte und wesentlichen Fragestellungen der Fallstudien. Mit Hilfe der Lösungsvorschläge kann die eigene Argumentation überprüft werden, um daraus den bestmöglichen Lernerfolg zu erzielen.

Die Fallstudien zur Unternehmensführung

bieten erprobtes Praxiswissen u.a. zu:

* Normative Unternehmensführung

* Strategische Unternehmensführung

* Planung und Kontrolle

* Organisation

* Personal

* Informationsmanagement

* Risikomanagement.