Content

4.2 Umsetzung kurzfristiger Erfolgsrechnungen in SAP Business ByDesign in:

Alexander Baumeister, Claudia Floren, Ulrike Sträßer

Controlling mit SAP Business ByDesign, page 72 - 79

Erfolgsmanagement im Mittelstand

1. Edition 2014, ISBN print: 978-3-8006-4739-2, ISBN online: 978-3-8006-4740-8, https://doi.org/10.15358/9783800647408_72

Series: Controlling Competence

Bibliographic information
56 4. Abbildung des Unternehmenserfolgs mit kurzfristigen Erfolgsrechnungen − differenzierte Bebuchung von Erlöskonten nach Produktarten, − differenzierte Bebuchung von Personalaufwandskonten nach der Art des angefallenen Personalaufwands und − Einführung von Konten zur Erfassung kalkulatorischer Kosten. Wichtige Einstellungen der kurzfristigen Erfolgsrechnung in SAP Business ByDesign werden im Folgenden überblicksartig erläutert und in der Fallstudie exemplarisch umgesetzt. 4.2 Umsetzung kurzfristiger Erfolgsrechnungen in SAP Business ByDesign SAP Business ByDesign bezeichnet die kurzfristige Erfolgsrechnung als Ergebnisrechnung. Zur eindeutigen Abgrenzung wird im Folgenden im ByDesign-Kontext daher der Begriff Ergebnisrechnung, im Kontext des internen Rechnungswesens der Begriff Erfolgsrechnung verwendet. Aufgrund der Abbildung des Rechnungswesens innerhalb eines geschlossenen Rechnungskreises orientiert sich in SAP Business ByDesign die Ergebnisrechnung sehr stark an der abschlussorientierten Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Aufgrund der steigenden internationalen Bedeutung des Umsatzkostenverfahrens (vgl. Jurasek/Klein [SAP] 274) ist dieses systemseitig standardmäßig vorgesehen. Seine Verwendung ist zugleich Voraussetzung für die zweckmäßige Gestaltung einer Ergebnisrechnung in SAP Business ByDesign (→Kapitel 4.3). Zur näheren Charakterisierung der Ergebnisrechnung in SAP Business ByDesign können die folgenden Gestaltungsfragen herangezogen werden (vgl. Varnholt/Lebefromm/Hoberg [Controlling] 372): − Erfolgt die Ergebnisermittlung perioden- oder vorgangsbezogen? − Wird ein kalkulatorisches oder ein buchhalterisches Ergebnis ausgewiesen? − Werden fixe und variable Kostenbestandteile getrennt ausgewiesen? Während periodische Erfolgsrechnungen die in der Buchungsperiode auf den Konten der Finanzbuchhaltung gebuchten Werte aufgreifen, berücksichtigen vorgangsbezogene Erfolgsrechnungen hingegen zusätzlich ergebnisrelevante Informationen aus dem laufenden Vertriebsprozess, wie z. B. Auftragseingänge und Fakturen (vgl. Varnholt/Lebefromm/Hoberg [Controlling] 372). SAP Business ByDesign trägt beiden Varianten Rechnung, indem zu unterschiedlichen Zeitpunkten im Verkaufsprozess generierte Ergebnisarten als Auswertungsbasen zur Verfügung stehen: Auf- Merkmale der Erfolgsrechnung Ergebnisrechnung in SAP Business ByDesign 574.2 Umsetzung kurzfristiger Erfolgsrechnungen in SAP Business ByDesign tragsergebnis, Fakturaergebnis und realisiertes Ergebnis. Während Auswertungen auf Basis des realisierten Ergebnisses unmittelbar Ausschnitte der GuV zeigen, handelt es sich bei Auswertungen auf Basis der beiden anderen Ergebnisarten um auf Daten des Customer Relationship Managements gestützte Schätzungen zukünftiger Ergebnisse. Das Auftragsergebnis basiert auf Kunden- und Serviceaufträgen, das Fakturaergebnis auf Kundenrechnungen. Gemäß den oben genannten Kriterien kann die Ergebnisrechnung in SAP Business ByDesign in ihrer Standardkonzeption als eine perioden- und vorgangsbezogene, buchhalterische Erfolgsrechnung auf Vollkostenbasis gekennzeichnet werden. Durch die strikte Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung zeigt SAP Business ByDesign ein nach Marktsegmenten differenziertes buchhalterisches Ergebnis (vgl. auch fortfolgend Varnholt/Lebefromm/Hoberg [Controlling] 374). Aus Controllingsicht sind damit gravierende Nachteile für die Erfolgsanalyse verbunden. So können Anders- und Zusatzkosten nur insoweit berücksichtigt werden, wie es die in der Finanzbuchhaltung vorgenommene Kontendifferenzierung zulässt. Die Verwendung rein kalkulatorischer Wertansätze ist nicht möglich. Die Möglichkeiten zur Umsetzung einer Teilkostenrechnung sind zudem eingeschränkt, da die Finanzbuchhaltung bei der Verbuchung keine getrennte Erfassung variabler und fixer Aufwands- bzw. dann identischer Kostenbestandteile vorsieht. Zur Einrichtung der Ergebnisrechnung in SAP Business ByDesign ist ein Aktivieren des Berichtsverfahrens erforderlich. Voraussetzung hierfür ist, dass im Umfang des Implementierungsprojekts für das interne Rechnungswesen die Option Analyse und Berichtswesen für Vertriebs- und Ergebnisrechnung ausgewählt wird. Neben der Gewinn- und Verlustrechnung nach dem Umsatzkostenverfahren stehen Profit-Center- und Segment-Berichterstattung als Berichtsverfahren zur Auswahl. Die Implementierung der Ergebnisrechnung erfolgt in Einstellungen für die Ergebnisrechnung auf Basis der GuV der Fine-Tuning-Aufgabe in der Sicht Implementierungsprojekte des Work Centers Betriebswirtschaftliche Konfiguration. Zur Einrichtung eines Deckungsbeitragsschemas sind folgende Schritte zu durchlaufen: 1. Definition der Ergebnisrechnungsmerkmale; 2. Festlegung der Berichtsstruktur; 3. Zuordnung der Ergebnisrechnungsmerkmale zur Berichtsstruktur; 4. Zuordnung der Berichtsstruktur zum Rechnungslegungswerk. Nachteile von SAP Business ByDesign Umsatzkostenverfahren als Basis 58 4. Abbildung des Unternehmenserfolgs mit kurzfristigen Erfolgsrechnungen Der erste Schritt Definition der Ergebnisrechnungsmerkmale legt die Analysedimensionen der Ergebnisrechnung fest. Anhand dieser Merkmale erfolgt später ein differenzierter Ergebnisausweis. Ergebnisrechnungen auf Basis der Gewinn- und Verlustrechnung nach dem Umsatzkostenverfahren verwenden dazu z. B. Funktionsbereiche. Diese gliedern den Anfall von Kosten und Erlösen anhand der betrieblichen Kernfunktionen. SAP Business ByDesign bietet hierzu vordefinierte Funktionsbereiche an, die jederzeit modifiziert oder durch selbst definierte Funktionsbereiche ergänzt werden können. Funktionsbereiche lassen sich entweder bereits im Implementierungsprojekt festlegen oder aber zu einem späteren Zeitpunkt manuell hinzufügen. Bei hinreichender Spezifizierung können Funktionsbereiche in einer Deckungsbeitragsrechnung zur Differenzierung des Fixkostenblocks nach Produktarten, -gruppen oder Unternehmensbereichen eingesetzt werden, allerdings nur sofern gleichzeitig eine hinreichende Spezifizierung der Sachkonten der Finanzbuchhaltung vorgenommen wird (zur Realisierung von Deckungsbeitragsrechnungen in SAP Business ByDesign vgl. Kapitel 7.5.6). Im zweiten Schritt erfolgt die Festlegung einer Berichtsstruktur. Berichtsstrukturen geben den Aufbau von Berichten vor und legen fest, wie Berechnungen von Kennzahlen im konkreten Berichtsfall erfolgen und nach welchen Merkmalen Berichtspositionen gruppiert werden können. Inhaltlich ist die Berichtsstruktur eine Hierarchie aus Strukturzeilen, -elementen und -positionen. Abb. 30 verdeutlicht das Aufbau-Prinzip einer standardmäßig hinterlegten Berichtsstruktur zur Gewinn- und Verlustrechnung nach dem Umsatzkostenverfahren. Strukturzeilen repräsentieren die Kennzahlen des Berichts. Über die Buttons ZEILE HINZUFÜGEN ① bzw. ZEILE LÖSCHEN wird die Anzahl der Berichtszeilen variiert. In der Spalte Berichtsstruktur kann jede Zeile individuell benannt werden (z. B. Nettoumsatzerlös) ②. Um dem Ergebnisbericht den gewünschten logischen und rechnerischen Aufbau zu verleihen, werden die Strukturzeilen – ohne die Hierarchieebene zu ändern – nach oben oder unten verschoben und, um die Hierarchieebene zu ändern, einoder ausgerückt. Analysedimensionen der Ergebnisrechnung Struktur von Ergebnisberichten Deckungsbeitragsschema 594.2 Umsetzung kurzfristiger Erfolgsrechnungen in SAP Business ByDesign Abb. 30: Beispiel für den Aufbau einer Berichtsstruktur Im Lieferumfang von SAP Business ByDesign sind verschiedene Berichtsstrukturen enthalten (vgl. Abb. 31). Die Berichtsstrukturen können durch Anklicken der systemseitig vorgeschlagenen Strukturen ① unverändert übernommen, an die eigenen Erfordernisse angepasst ② oder individuell definiert werden ③. Während die Struktur von Berichten des externen Rechnungswesens durch die jeweiligen Rechnungslegungsvorschriften weitgehend vorgegeben wird, können Berichtsstrukturen im internen Rechnungswesen frei definiert werden. 1 2 Einsatz von Berichtsstrukturen 60 4. Abbildung des Unternehmenserfolgs mit kurzfristigen Erfolgsrechnungen Abb. 31: Überblick über Berichtsstrukturen Ein grundlegendes Steuerungselement ist der dem Bericht zugrunde liegende Strukturtyp (vgl. Abb. 32). Er bestimmt beim Anlegen einer neuen Berichtsstruktur, welche Berichtspositionen fest enthalten sein müssen und welche Merkmale (z. B. Sachkonten, Funktionsbereiche, Kostenarten etc.) zugeordnet werden können. Der Strukturtyp Kosten- und Erlösstruktur dient bspw. dem Ergebnisausweis ausschließlich auf Kostenstellenebene. Deckungsbeitragsrechnungen basieren auf dem Strukturtyp Gewinn- und Verlustrechnung nach dem Umsatzkostenverfahren. Der Aufbau orientiert sich entsprechend an der funktionsbereichsorientierten Gliederung der GuV nach dem Umsatzkostenverfahren. Im dritten Schritt erfolgt die Zuordnung der Ergebnisrechnungsmerkmale zur Berichtsstruktur sowie im vierten Schritt die Zuordnung der Berichtsstruktur zum Rechnungslegungswerk. Sie stellt sicher, dass in allen Unternehmen, die dem Rechnungslegungswerk zugeordnet sind, die Buchungen nach dem gewünschten Berichtsverfahren vorgenommen werden. In den Unternehmenseinstellungen des Rechnungslegungswerks kann dazu z. B. ein Standarddeckungsbeitragsschema festgelegt werden. Das Deckungsbeitragsschema kann in SAP Business ByDesign u. a. zur Marktsegmentanalyse eingesetzt werden. Zu diesem Zweck stehen im Work Center Kosten und Erlöse zwei Arten von Berichten zur Verfügung. Der Bericht Ergebnis nach Kennzahlen unterstützt den Vergleich mehrerer Segmente. Der Bericht Ergebnis nach Deckungsbeitragsschema hingegen lie- 1 23 Zuordnungsnotwendigkeit Zuordnung der Berichtsstruktur Einsatzzwecke 614.2 Umsetzung kurzfristiger Erfolgsrechnungen in SAP Business ByDesign fert eine Auswertung einzelner Marktsegmente (vgl. Abb. 33). Der Bericht kann durch Verschieben zusätzlich verfügbarer Merkmale in die Berichtsspalten oder -zeilen erweitert werden①. Abb. 32: Festlegen des Strukturtyps Trotz der Bezeichnung Deckungsbeitragsschema ist bei der Interpretation der Berichtsergebnisse Vorsicht geboten. Während eine Ausgestaltung des Umsatzkostenverfahrens als Vollkostenrechnung für Entscheidungszwecke zwar nicht zielführend, methodisch jedoch unproblematisch ist, handelt es sich bei einer Deckungsbeitragsrechnung definitionsgemäß stets um eine Teilkostenrechnung. Bei der in SAP Business ByDesign als Deckungsbeitragsrechnung bezeichneten Rechnung handelt es sich zunächst um eine nach bestimmten Merkmalen, z. B. nach Produktgruppen, gegliederte Gewinn- und Verlustrechnung. Diese kann jedoch gleicherma- ßen als Voll- wie als Teilkostenrechnung angelegt sein. Über die Zuführung ausschließlich variabler Kostenbestandteile der Produktkostenkalkulation (→Kapitel 6.2) in die Ergebnisrechnung kann jedoch eine "echte" mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung erreicht werden. Hierauf hat der Systemanwender selbst zu achten, da diese systemseitig nicht abgeprüft wird. Begründet liegt dies darin, dass sich in SAP Business ByDesign die interne aus der externen Ergebnisrechnung speist. Modifikationen wie die oben beschriebenen müssen damit bereits zuvor in der GuV, u. a. bei der Bewertung von Vorräten und Absatzleistungen, vorgenommen werden. Eine vorausgehende Prüfung der handels- und steuerrechtlichen Bewertungsvorschriften (vgl. z. B. Lüdenbach [IFRS] 189) ist daher empfehlenswert. Probleme der Erfolgsanalyse 62 4. Abbildung des Unternehmenserfolgs mit kurzfristigen Erfolgsrechnungen Abb. 33: Bericht Ergebnis nach Deckungsbeitragsschema Das zweite Instrumentarium zur Ergebnisauswertung in SAP Business ByDesign ist die Profit-Center- und Segment-Berichterstattung. Wenngleich die Profit-Center-Berichterstattung auf die interne Ergebnisanalyse von Unternehmensbereichen abzielt, ist ihr betrieblicher Einsatz zunehmend von externen Rechnungslegungsvorschriften getrieben. So erfordert z. B. eine Segment-Berichterstattung nach IFRS die Übernahme von Bilanzkonten und das Erstellen von Bilanzen auf Profit-Center-Ebene (Jurasek/Klein [SAP] 332). In SAP Business ByDesign ist das Berichtsverfahren daher dem externen Rechnungswesen zugeordnet. Zur Implementierung sind ebenfalls die zuvor beschriebenen Schritte zu durchlaufen. Nach der Aktivierung des Berichtsverfahrens ist den auszuwertenden Organisationseinheiten im Work Center Organisationsmanagement die Funktion Profit Center bzw. Segment zuzuordnen und abschließend dem Rechnungswerk das Berichtsverfahren. Im Falle einer Aktivierung der Profit- Center- und Segment-Berichterstattung muss mindestens eine Organisationseinheit als Profit Center bzw. als Segment gekennzeichnet werden. Das Ableitungsverfahren für Profit Center und Segmente basiert ebenfalls auf den in den Belegpositionen enthaltenen Informationen. SAP 1 Profit- Center- und Segmentberichterstattung 634.2 Umsetzung kurzfristiger Erfolgsrechnungen in SAP Business ByDesign Business ByDesign prüft zunächst auf Zuordnungen von Stammdaten, dann auf Zuordnungen von Produktkategorien und abschließend auf Zuordnungen innerhalb der Organisationsstruktur. Kann diese nicht ermittelt werden, greift das System auf das in der betriebswirtschaftlichen Konfiguration hinterlegte Standard-Profit-Center zurück. Die Ableitung von Segmenten basiert wiederum auf den abgeleiteten Profit Centern. 4.3 Schrittweise Einrichtung einer Ergebnisrechnung bei der Spielzeux GmbH Betriebswirtschaftliche Vorüberlegungen: Festlegen des Aufbaus des Umsatzkostenverfahrens. Die monatliche Ergebnisrechnung der Spielzeux GmbH soll nach dem Umsatzkostenverfahren durchgeführt werden, bei der die Kosten auf Grundlage der abgesetzten Produkte ermittelt werden. Die Spielzeux GmbH setzt dabei Selbstkosten ihrer Produkte an, die neben den Herstellkosten auch die Verwaltungs- und die Vertriebskosten umfassen. Die Berichtsstruktur der Ergebnisrechnung nach dem Umsatzkostenverfahren sieht für die Spielzeux GmbH zeigt Abb. 34. Umsatzkostenverfahren auf Vollkostenbasis Selbstkosten der Absatzleistung nach Produktarten gegliedert Netto-Erlöse der Absatzleistung nach Produktarten gegliedert Gewinn Verlust Summe Summe Abb. 34: Betriebsergebnisrechnung nach dem Umsatzkostenverfahren Da in SAP Business ByDesign standardmäßig eine Ergebnisrechnung nach dem Umsatzkostenverfahren (UKV) vorgesehen ist, kann auf eine vorhandene Berichtsstruktur zurückgegriffen werden. Um einen Ausweis eventueller Produktionsabweichungen zu ermöglichen, wird zusätzlich ein eigener Funktionsbereich angelegt. Abb. 35 zeigt die Zuordnung der Funktionsbereiche zu den Zeilen der Berichtsstruktur. Analyse der Fixkostenstruktur Ergebnisrechnung nach dem UKV

Chapter Preview

References

Zusammenfassung

Der praxisorientierte Leitfaden. SAP Business ByDesignTM ist eine umfassende On-Demand-Software für die große Anzahl von kleinen und mittelständischen Unternehmen, die die deutsche Wirtschaft prägen. Dieses Buch ist die erste schrittweise Einführung in das Controlling mit SAP Business ByDesign.

Zahlreiche Abbildungen, Übungsaufgaben und eine integrierte Fallstudie sorgen für Praxisnähe und ein umfassendes Verständnis.

Aus dem Inhalt:

- Unternehmensplanung mit Absatz-, Kostenstellen- und Ergebnisplanung

- Gemeinkostencontrolling

- Produktkostencontrolling

- Markt- und unternehmensbezogene Erfolgsrechnungen

- Passgenaues Reporting

Die Autoren:

Professor Dr. Alexander Baumeister leitet den Lehrstuhl für Controlling an der Universität des Saarlandes. Claudia Floren und Ulrike Sträßer sind dort als wissenschaftliche Mitarbeiterinnen tätig.