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2.2 Aufbau des Rechnungswesens in SAP Business ByDesign in:

Alexander Baumeister, Claudia Floren, Ulrike Sträßer

Controlling mit SAP Business ByDesign, page 29 - 33

Erfolgsmanagement im Mittelstand

1. Edition 2014, ISBN print: 978-3-8006-4739-2, ISBN online: 978-3-8006-4740-8, https://doi.org/10.15358/9783800647408_29

Series: Controlling Competence

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12 2. Entscheidungsunterstützung mit SAP Business ByDesign verursachungsgerechte Zurechnung variabler Gemeinerfolgsgrößen auf Erfolgsträger (Erfolgsträgerstückrechnung) sowie fixer Gemeinkosten und -erlösen in der Betriebserfolgsrechnung (Erfolgsträgerzeitrechnung) zu finden. Abb. 10 zeigt die Teilsysteme der Kosten- und Erlösrechnung. Die Kosten- und Erlösrechnung speist sich aus der Finanzbuchhaltung, die zwar um kalkulatorische Kosten und Erlöse zu ergänzen ist, jedoch mit kosten- oder erlösgleich übernommenen Zweckaufwand- oder ertragpositionen zum überwiegenden Teil gemeinsame Datengrundlage für externes und internes Rechnungswesen ist: Sie erfasst sämtliche Geschäftsvorfälle nach den gesetzlichen Vorgaben und bildet sie nach zeitlichen und sachlichen Kriterien gegliedert auf den Konten des betrieblichen Kontenrahmens ab, die in der Bilanz und der GuV-Rechnung abgeschlossen werden (vgl. Friedl/Hofmann/Pedell [Kostenrechnung] 8). Abb. 10: Teilrechnungen einer entscheidungsorientierten Kosten- und Erlösrechnung 2.2 Aufbau des Rechnungswesens in SAP Business ByDesign Kleine und mittelgroße Unternehmen (KMU) sehen ein eigenständiges internes Rechnungswesen aufgrund beschränkter personeller Ressourcen oft als zu aufwendig an (vgl. auch folgend Friedl/Hofmann/Pedell [Kostenrechnung] 8 f.). Anstelle dessen nutzen sie daher teilweise die Daten der Finanzbuchhaltung über die Zwecke der externen Rechnungslegung hinaus auch für eigentlich dem internen Rechnungswesen sinnvollerweise vorbehaltene betriebswirtschaftliche Auswertungen und eine Entscheidungsunterstützung. Inputseite Outputseite Kostenstellenrechnung Kostenträgerrechnung Erlösstellenrechnung Erlösträgerrechnung Absatzmenge xStückdeckungsbeitrag Betriebsergebnisrechnung Kostenartenrechnung Gemeinkosten Einzelkosten Einzelerlöse Gemeinerlöse Erlösartenrechnung Finanzbuchhaltung als Datengrundlage Rechnungswesen in KMU 132.2 Aufbau des Rechnungswesens in SAP Business ByDesign SAP Business ByDesign trägt dem Rechnung, indem es das Rechnungswesen als Einkreissystem abbildet (vgl. ausführlich zur Gestaltung von Einkreissystemen (vgl. Eisele/Knobloch [Technik] 734; Küting et al. [Rechnungswesen] 44 ff.). Es besteht aus einem formal geschlossenen Abrechnungskreis und verwendet ein einheitliches, integriertes Kontensystem (vgl. im Weiteren Eisele/Knobloch [Technik] 734 f.). Buchungszusammenhänge zwischen externem und internem Rechnungswesen werden nicht unterbrochen. So werden Geschäftsvorfälle einmalig im gemeinsamen Rechnungskreis erfasst: Der damit geschaffene einheitliche Datenbestand dient gleichermaßen als Grundlage für Auswertungen des externen und des internen Rechnungswesens, eine Abstimmung der Daten von Finanzbuchhaltung sowie Kosten- und Erlösrechnung ist entsprechend nicht erforderlich. In der betrieblichen Praxis dominiert das Prinzip des Einkreissystems gegenüber dem Zweikreissystem mit getrennter Buchführung und Kostenrechnung. SAP Business ByDesign setzt Controlling im Wesentlichen mit den im System bereitgestellten Instrumenten der Kosten- und Erlösrechnung gleich. Daneben bietet es unterschiedliche Informationswerkzeuge für die Entscheidungsunterstützung. Aus der Gestaltung seines Rechnungswesens als Einkreissystem und seiner Geschäftsprozessorientierung ergeben sich dabei einige Besonderheiten. So ist in SAP Business ByDesign die Einrichtung einer separaten Kostenartenrechnung etwa durch die Anlage von Kostenartenstammdaten nicht erforderlich. Anstelle dessen wird die Kostenstruktur der Unternehmung unmittelbar durch die Kontenstruktur der Finanzbuchhaltung abgebildet und anhand der dort generierten Buchungsbelege dokumentiert. Das Gemeinkosten-Controlling untersucht die Kostenverursachung in den unterschiedlichen Unternehmensbereichen und dient der Kostenverrechnung zwischen ihnen. Zentrales Instrument hierfür ist die Kostenstellenrechnung. SAP Business ByDesign unterstützt zudem Gemeinkostenverrechnungen mit Innenaufträgen. Das Produktkosten-Controlling dient der Kalkulation der Herstell- und Selbstkosten materieller oder immaterieller Güter wie Dienstleistungen und Projekte; daneben unterstützt es Analysen zur Wertschöpfung der Unternehmensprozesse. Die Ergebnisrechnung untersucht die Auswirkungen der Geschäftstätigkeit auf dem externen Markt. Sie gibt Auskunft darüber, wie sich der Unternehmenserfolg insgesamt und in einzelnen Marktsegmenten entwickelt hat. Die Profit-Center-Rechnung analysiert die Erfolgsbeiträge erfolgsverantwortlicher Unternehmensbereiche, etwa indem sie Abweichungen einzelner Unternehmensbereiche von ihren Planwerten aufzeigt. Abb. 11 zeigt schematisch die dem Controlling in SAP Business ByDesign zugewiesenen Bereiche. Einkreissystem Controlling mit SAP Business ByDesign 14 2. Entscheidungsunterstützung mit SAP Business ByDesign Abb. 11: Architektur des Controlling in SAP Business ByDesign Auch wenn im Sprachgebrauch von SAP Business ByDesign häufig der Controlling-Begriff auch bei ansonsten traditionell mit typischer Kostenund Erlösrechnungsterminologie belegten Instrumenten verwandt wird, existiert gleichwohl kein eigenständiger Controlling-Bereich im System. Vielmehr ist das Work Center Kosten und Erlöse hauptverantwortlich für die Abwicklung von Controlling-Aufgaben. Daneben sind sie vielfach den mit der operativen Geschäftsprozessabwicklung betrauten Work Centern zugeordnet. Abb. 12 zeigt controllingrelevante Work Center und Werteflüsse in SAP Business ByDesign. Die Pfeile zeigen den typischen Fluss von Kosten und Leistungen innerhalb und zwischen den jeweiligen Controlling-Komponenten an. Aufgrund des zugrunde liegenden Einkreissystems ist die Finanzbuchhaltung die Hauptdatenquelle des Controlling in SAP Business ByDesign. Die dort erfassten aufwandsgleichen Kosten gehen entweder in das Gemeinkosten- oder das Produktkosten-Controlling ein. So werden im Fertigungsprozess angefallene Materialkosten im Produktkosten-Controlling erfasst; umgekehrt lösen jedoch auch originär im Produktkosten-Controlling erfasste Kostenflüsse Buchungen in der Finanzbuchhaltung aus, etwa wenn Fertigerzeugnisse oder Ware in Arbeit mit Herstellkosten aktiviert werden. Vertriebsprozesse sind die Ursache für die Buchung von Fakturabelegen. Die damit verbundenen Grunderlöse gehen in die Ergebnis- Ergebnisrechnung Profit- Center- Rechnung Gemeinkosten-Controlling Produktkosten-Controlling Finanzbuchhaltung (Kostenartenrechnung) Bilanz GuV Projekt Fertigungsauftrag Kundenauftrag Innenauftrag welche Kosten? wo? Kostenstellenrechnung wie profitabel? wofür? in welchem Bereich? Bilanz GuV controllingrelevante Work Center Datenquellen und Integration 152.2 Aufbau des Rechnungswesens in SAP Business ByDesign bzw. die Profit-Center-Rechnung ein. In der Materialwirtschaft unter der Angabe eines Controlling-Objekts gebuchte Warenausgänge haben Kostenbuchungen zur Folge. Umgekehrt aktualisieren die im Produktkosten- Controlling angelegten Produktkalkulationen die Preisfelder im Materialstamm. Ein ebenfalls hoher Integrationsgrad besteht zur Fertigung: Dort angelegte Stücklisten bzw. Arbeitspläne werden im Produktkosten-Controlling zur Kalkulation von Material- bzw. Fertigungskosten verwendet. Das Personalmanagement erzeugt controllingrelevante Buchungen z. B. durch die Zurechnung von Lohnkosten auf verschiedene Controlling-Objekte. Ferner können Personalplankosten in die Unternehmensplanung übernommen werden. Abb. 12: Werteflüsse und Work-Center-Integration im Controlling von SAP Business ByDesign Im Zuge der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung des Gemeinkosten- Controlling können Kostenstellen entsprechend ihrer Leistungsabgaben Gemeinkosten an Innenaufträge oder von Vor- auf Endkostenstellen weitergeben. Zwischen dem Gemeinkosten-Controlling und dem Produktkosten-Controlling bestehen ebenfalls Kostenflüsse. Controlling-Objekte wie z. B. Fertigungsaufträge können direkte Buchungen aus der Finanzbuchhaltung sowie Kosten von Kostenstellen oder Innenaufträgen em- Geschäftsprozesse der Wertschöpfungskette Personalmanagement Hauptbuch Kosten und Erlöse Kosten und Erlöse Kosten und Erlöse Kreditor DebitorBilanz GuVAnlagen Ergebnisrechnung Profit-Center-Rechnung Gemeinkosten-Controlling Produktkosten-Contolling Bilanz GuV Bilanz GuV ProjektBestands-management Vertrieb Aufwendungen / Kosten Erträge / ErlöseBestandskonten Projekt Kostenstellen Kundenauftrag Fertigungsauftrag Innenauftrag Fertigung Werteflüsse im Controlling 16 2. Entscheidungsunterstützung mit SAP Business ByDesign pfangen. In die Ergebnisrechnung fließen wiederum Kosten aus dem Gemeinkosten-Controlling (Kostenstellenumlagen und Abrechnungen von Innenaufträgen) und aus dem Produktkosten-Controlling (Produktionsabweichungen von Fertigungsaufträgen) ein, wo sie gemeinsam mit den Erlösdaten aus dem Vertrieb oder der Finanzbuchhaltung zur Ermittlung des Betriebserfolgs verwendet werden. Die Voraussetzung für derartige Erfolgsrechnungen bilden in SAP Business ByDesign die sogenannten Ergebnisrechnungsmerkmale (z. B. Kunde, Produkt, Verkaufsorganisation etc.), mit denen die Buchungsbelege aller Geschäftsvorfälle versehen werden. Die Profit-Center-Rechnung kann sog. statistische Buchungen, bei denen immer das gleiche Gegenkonto belastet wird, aus allen anderen Controlling-Komponenten erhalten, sofern das bebuchte Controlling-Objekt einer als Profit Center gekennzeichneten Organisationseinheit zugeordnet ist. 2.3 Effiziente Geschäftsprozessverarbeitung mit SAP Business ByDesign 2.3.1 Leistungsmerkmale von SAP Business ByDesign im Überblick Klein- und Mittelbetriebe verfügen häufig über mit der Zeit gewachsene und entsprechend heterogene IT-Lösungen. So kann die eingesetzte Software, z. B. für das Rechnungswesen und die Warenwirtschaft, von unterschiedlichen Herstellern stammen (vgl. Schön [Mittelstand] 15), ggf. noch ergänzt um eigenentwickelte Systeme. Die Folge hiervon sind entweder Schnittstellenlösungen zur Anpassung oder im schlimmsten Fall ein unverbundenes Nebeneinander von Insellösungen. Eine durchgängige Geschäftsprozessverarbeitung wird oftmals hingegen nicht unterstützt (vgl. Hufgard/Krüger [Implementierung] 80). Entsprechend wahrscheinlich sind daher laufende Abstimmungsprobleme, nicht automatisierte Informationsweitergaben, Redundanz- und Inkonsistenzprobleme sowie ein hoher Aufwand des Informationssystems. SAP Business ByDesign versucht die damit verbundenen Hemmnisse als innovative und umfassende IT- Lösung für den Mittelstand zu überwinden. Um die Effizienz betrieblicher Prozesse im Klein- und Mittelbetrieb insgesamt zu erhöhen, orientiert sich die Gestaltung von SAP Business ByDesign an mehreren komplementären Leistungsmerkmalen: Kernvorteile von ByDesign

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Zusammenfassung

Der praxisorientierte Leitfaden. SAP Business ByDesignTM ist eine umfassende On-Demand-Software für die große Anzahl von kleinen und mittelständischen Unternehmen, die die deutsche Wirtschaft prägen. Dieses Buch ist die erste schrittweise Einführung in das Controlling mit SAP Business ByDesign.

Zahlreiche Abbildungen, Übungsaufgaben und eine integrierte Fallstudie sorgen für Praxisnähe und ein umfassendes Verständnis.

Aus dem Inhalt:

- Unternehmensplanung mit Absatz-, Kostenstellen- und Ergebnisplanung

- Gemeinkostencontrolling

- Produktkostencontrolling

- Markt- und unternehmensbezogene Erfolgsrechnungen

- Passgenaues Reporting

Die Autoren:

Professor Dr. Alexander Baumeister leitet den Lehrstuhl für Controlling an der Universität des Saarlandes. Claudia Floren und Ulrike Sträßer sind dort als wissenschaftliche Mitarbeiterinnen tätig.