Content

7.3 Schrittweise Einrichtung eines Beschaffungsprozesses bei der Spielzeux GmbH in:

Alexander Baumeister, Claudia Floren, Ulrike Sträßer

Controlling mit SAP Business ByDesign, page 198 - 210

Erfolgsmanagement im Mittelstand

1. Edition 2014, ISBN print: 978-3-8006-4739-2, ISBN online: 978-3-8006-4740-8, https://doi.org/10.15358/9783800647408_198

Series: Controlling Competence

Bibliographic information
184 7. Gestaltungsmöglichkeiten des Produktions- und Kundenauftragsmanagements gleichnamigen Sicht des Work Centers Kundenrechnungen an. Nach Prüfung der sachlichen Richtigkeit der Rechnungsanforderung wird die Kundenrechnung anlegt und freigegeben sowie die Daten an das Rechnungswesen übertragen. Dabei entsteht ein offener Posten auf dem Kundenkonto und eine Habenbuchung auf dem entsprechenden Erlöskonto. Der Prozessschritt Zahlungsabwicklung wird durch die Debitorenbuchhaltung im Work Center Zahlungsverwaltung überwacht. Bei Zahlung des Debitors wird der offene Posten im Kundenkonto ausgeglichen und die Zahlung im Hauptbuch erfasst. Die Ergebnisse der Geschäftstätigkeit stehen nicht sofort in der Ergebnisrechnung zur Verfügung. Zu ihrer Überleitung bedarf es einer Erlösabgrenzung. Als Erlösabgrenzung wird der Vorgang der Zuordnung von Umsatzerlösen zu den Buchungsperioden, in denen sie realisiert und erwirtschaftet wurden, bezeichnet. Sie wird im Work Center Kosten und Erlöse vorbereitet und ausgeführt. In der Sicht Verkaufsbelegpositionen wird den Positionen eines Kundenauftrags im ersten Schritt eine Erlösabgrenzungsmethode zugeordnet, z. B. die Realisierung von Erlösen zum Lieferzeitpunkt. Die eigentliche Erlösabgrenzung wird in der Sicht Periodische Aufgaben – Erlösabgrenzung durch einen Erlösabgrenzungslauf, der für eine oder mehrere Kundenauftragspositionen ausgeführt wird, vorgenommen. 7.3 Schrittweise Einrichtung eines Beschaffungsprozesses bei der Spielzeux GmbH 7.3.1 Anlegen von beschaffungsrelevanten Stammdaten Betriebswirtschaftliche Vorüberlegungen: – Analyse der Beschaffungsmöglichkeiten der Rohstoffe; – Analyse des Genehmigungsverfahrens der Spielzeux GmbH. Vor Produktionsbeginn ist zunächst eine Analyse möglicher Bezugsquellen notwendig. In diesem Rahmen sind potenzielle Lieferanten sowie die von ihnen angebotenen Konditionen zu evaluieren. Werden mit Lieferanten langfristige Geschäftsbeziehungen unterhalten, können sog. Kontrakte im System hinterlegt werden. Diese enthalten Informationen über die angebotenen Materialien und deren Preise. Zahlungsabwicklung Umsatzrealisation durch Erlösabgrenzung Analyse der Lieferanten 1857.3 Schrittweise Einrichtung eines Beschaffungsprozesses bei der Spielzeux GmbH Die Spielzeux GmbH bezieht ihre Rohstoffe ausschließlich bei dem Lieferanten Spielzeux. Mit diesem wurden in Einkaufsverhandlungen feste Bezugspreise ausgehandelt, die mit einem Kontrakt im System hinterlegt werden sollen. Dies bietet den Vorteil, dass die Stammsätze des Lieferanten und der Materialien miteinander verbunden werden können. Werden Bestellanforderungen für diese Materialien erzeugt, so kann das System direkt einen Lieferanten zuordnen. Abb. 86 zeigt den Umfang und die Konditionen des Kontraktes der Spielzeux GmbH. Um den Missbrauch bei Bestellungen oder die Überschreitung vorgegebener Budgets zu verhindern, können in SAP Business ByDesign Genehmigungsgrenzen eingerichtet werden. Übersteigt eine Bestellung diese Grenze, wird sie zunächst zur internen Bearbeitung dem zuständigen Vorgesetzten vorgelegt. Erst nach dessen Genehmigung wird sie an den Lieferanten gesendet. Im Fallbeispiel überschreitet der angelegte Kontrakt die systemseitig voreingestellte Genehmigungsgrenze in Höhe von 3.500 €. Material Einstandspreis Zielmenge M1000 – Holzblock 2,40 €/Stk. 10.000 Stk. M2000 – Metallkorpus 12,00 €/Stk. M3000 – Achse 0,10 €/Stk. M4000 – Reifen 0,25 €/Stk. M5000 – Motor 9,00 €/Stk. Abb. 86: Bestandteile des Kontrakts Arbeitsschritte in SAP Business ByDesign: – Anlegen eines Lieferanten; – Anlegen eines Kontraktes; – Genehmigen des Kontraktes. Arbeitsschritt 1: Anlegen eines Lieferanten Work Center: Lieferantenbasis Sicht: Lieferanten Starten Sie den Vorgang durch Drücken von NEU – LIEFERANT. Drücken Sie ALLES ANZEIGEN im rechten oberen Bildbereich. Management by Exeptions 186 7. Gestaltungsmöglichkeiten des Produktions- und Kundenauftragsmanagements Registerkarte: Allgemein Lieferant/Bieter Lieferantennummer: L1000 Lieferantenname: Lieferant Spielzeux Hauptadresse Straße/Hausnummer: Lieferweg 14 Postleitzahl/Ort: 66111 Saarbrücken Wechseln Sie zur Registerkarte EINKAUF. Registerkarte: Einkauf Kaufmännische Daten Zahlungsbedingungen: 14 Tage, 2 %, 30 Tage netto Wechseln Sie zur Registerkarte FINANZDATEN. Registerkarte: Finanzdaten Klicken Sie in der Rubrik ZAHLUNGSDATEN – UNTERNEHMEN auf ZEILE HINZUFÜGEN. Unternehmen: S1000 – Spielzeux Kontenfindungsgruppe: Inland, nicht verbundenes Unternehmen Kreditorennummer bei DATEV: 77777 SICHERN Sie Ihre Eingabe und SCHLIEßEN Sie die Anwendung. Beim Sichern wird eine Dublettenprüfung durchgeführt. Diese überprüft Daten bereits vorhandener Geschäftspartner mit dem anzulegenden Stammsatz. Ignorieren Sie den Vorschlag des Systems, das eine Ähnlichkeit zur Spielzeux GmbH feststellt. Arbeitsschritt 2: Anlegen eines Kontraktes Work Center: Ausschreibungen und Kontrakte Sicht: Allgemeine Aufgaben – Neuer Kontrakt Registerkarte: Allgemein Lieferant Lieferant: L1000 – Lieferant Spielzeux 1877.3 Schrittweise Einrichtung eines Beschaffungsprozesses bei der Spielzeux GmbH Allgemeine Daten Kontraktbeschreibung: Kontrakt Spielzeux GmbH Währung: EUR – Euro Gültig von/bis: 1.1. Aktuelles Geschäftsjahr/ 31.12. Aktuelles Geschäftsjahr Einkaufsabteilung: K1002_1 – Kostenstelle Material Zuständiger Einkäufer: Wählen Sie Ihre Nutzerkennung Unternehmen: S1000 – Spielzeux GmbH Wechseln Sie zur Registerkarte POSITIONEN. Registerkarte: Positionen Unterregisterkarte: Positionen Klicken Sie auf ZEILE HINZUFÜGEN. Positionstyp: Material Produktnummer: M1000 Zielmenge: 10.000 Stück Wechseln Sie zur Unterregisterkarte PREISE. Unterregisterkarte: Preise Klicken Sie auf ZEILE HINZUFÜGEN. Kontraktpreis: 2,40 € Gültig ab: 1.1. Aktuelles Geschäftsjahr Fügen Sie analog die weiteren Rohstoffe M2000 bis M5000 ein. Geben Sie jeweils eine Zielmenge von 10.000 Stück und die folgenden Preise ein: Material Preis pro Stück M2000 – Metallkorpus: 12,00 € M3000 – Achse: 0,10 € M4000 – Reifen: 0,25 € M5000 – Motor: 9,00 € An dieser Stelle können zudem Rabatte oder Zuschläge ermittelt werden. Wird eine Bezugsquellenfindung für die Materialien durchgeführt, so werden diese mit berücksichtigt. Wählen Sie PRÜFEN UND FREIGEBEN. Das System sichert automatisch die Eingaben und schließt Anwendung. 188 7. Gestaltungsmöglichkeiten des Produktions- und Kundenauftragsmanagements Der Kontraktumfang überschreitet die systemseitig eingestellte Genehmigungsgrenze. Grundlegende Einstellungen zu Genehmigungsgrenzen können im Work Center Anwendungs- und Benutzerverwaltung in der Sicht Aufgabenverteilung – Genehmigungsprozesse durchgeführt werden. Im vorliegenden Fall wurde beim Anlegen der Organisationseinheiten (→ Kapitel 3.3.1) Ihr Nutzer-Account als Vorgesetzter der Organisationseinheit eingetragen. Aus diesem Grund können Sie die Genehmigung des Kontraktes selbst durchführen. Arbeitsschritt 3: Genehmigen des Kontraktes Work Center: Startseite Sicht: Aufgaben – Eingang Wählen Sie aus der Liste den zu genehmigenden Kontrakt aus und drücken Sie BE- ARBEITEN. Überprüfen Sie die Daten und klicken Sie auf GENEHMIGEN①. Sollte Ihr Kontrakt nicht als zu genehmigende Aufgabe erscheinen, überprüfen Sie, welche Person als Genehmigungsberechtigter eingetragen ist. Gehen Sie hierzu im Work Center ORGANISATIONSMANAGEMENT in die Sicht ORGANISATIONSSTRUKTUREN. Rufen Sie Ihre Kostenstellen auf und überprüfen Sie, ob Ihr Nutzer-Account als Vorgesetzter in der Registerkarte Eigenschaften eingetragen ist (→Kapitel 3.2.1 und 5.3.1). SICHERN und SCHLIEßEN Sie die Anwendung. 1 1897.3 Schrittweise Einrichtung eines Beschaffungsprozesses bei der Spielzeux GmbH 7.3.2 Durchführen der Materialbedarfsplanung Betriebswirtschaftliche Vorüberlegungen: Analyse des Materialbedarfs. Bei den Produkten der Spielzeux GmbH handelt es sich um Standardprodukte, die keinen kundenspezifischen Modifikationen unterliegen. Es handelt sich daher um eine anonyme Lagerfertigung. Für den Folgemonat liegt die Planfertigungsmenge für Modell Classic bei 1.000 Stück und für Modell Racer bei 500 Stück. Zur Planung der entsprechenden Beschaffungsmengen werden die jeweiligen Stücklisten hinzugezogen. Zudem soll für jedes Material bis Monatsende ein Sicherheitsbestand von 200, für Reifen von 2.200 Stück vorhanden sein. Derzeit sind keine Materialien mehr auf Lager. Abb. 87 zeigt die Planung der Beschaffungsmenge. Durch die Freigabe der Planung werden die weiteren Prozessschritte angesto- ßen. So werden für die Endprodukte Planaufträge als Vorstufe der Fertigungsaufträge und für die Rohstoffe Bestellanforderungen als Vorstufe der Bestellungen erzeugt. Material Bezeichnung in ByDesign Faktor in Stückliste Brutto- Sekundärbedarf Netto-Sekundärbedarf = BestellmengeClassic Racer Holzblock M1000 1 0 1.000 Stk. 1.200 Stk. Metallkorpus M2000 0 1 500 Stk. 700 Stk. Achse M3000 2 2 3.000 Stk. 3.200 Stk. Reifen M4000 4 4 8.000 Stk. 8.200 Stk. Motor M5000 0 1 500 Stk. 700 Stk. Abb. 87: Berechnung der Materialbestellmengen Arbeitsschritte in SAP Business ByDesign: Durchführen der Materialbedarfsplanung. Materialbedarf 190 7. Gestaltungsmöglichkeiten des Produktions- und Kundenauftragsmanagements Arbeitsschritt 1: Durchführen der Materialbedarfsplanung Work Center: Beschaffungsplanung Sicht: Allgemeine Aufgaben – Neuer Planungsvorschlag Neuer Planungsvorschlag Starten Sie den Vorgang durch Drücken von ZEILE HINZUFÜGEN. Produkt: P1000 – Modell Classic Planungsbereichsnummer: BS1001 Menge: 1.000 Stück Verfügbarkeitsdatum: Aktuelles Tagesdatum Durch Drücken von ENTER wird ein Produktionsvorschlag ① angelegt. Durch Drücken von FREIGEBEN ② wird dieser in eine Produktionsanforderung umgewandelt. Klicken Sie auf ZEILE HINZUFÜGEN, um analog die Planmengen der anderen Materialien einzugeben. Planungsbereichsnummer und Verfügbarkeitsdatum bleiben dabei gleich. Im Fall der Rohstoffe werden durch Drücken von ENTER Bestellvorschläge anstelle von Produktionsanforderungen erzeugt. Produkt Menge P2000 – Modell Racer 500 Stk. M1000 – Holzblock 1.200 Stk. M2000 – Metallkorpus 700 Stk. M3000 – Achse 3.200 Stk. M4000 – Reifen 8.200 Stk. M5000 – Motor 700 Stk. 1 2 1 1917.3 Schrittweise Einrichtung eines Beschaffungsprozesses bei der Spielzeux GmbH Geben Sie die einzelnen Positionen FREI. Die Bestellvorschläge werden dadurch in Bestellanforderungen umgewandelt. SICHERN und SCHLIEßEN Sie die Anwendung. 7.3.3 Durchführen der Materialbeschaffung Betriebswirtschaftliche Vorüberlegungen: Analyse des Einkaufsprozesses. Wie in Kapitel 7.3.2 beschrieben, können Bestellungen aus internen Bestellanforderungen generiert oder alternativ manuell gepflegt werden. Im vorliegenden Beispiel wurden die Bestellanforderungen zuvor bereits generiert. Der Materiallieferant und die Materialpreise sind im Kontrakt fixiert (→ Kapitel 7.3.1) und können damit direkt in die Bestellung übernommen werden. Abb. 88 zeigt die Bestellpositionen. Material Bezeichnung in ByDesign Bestellmenge Bruttopreis Bestellwert Holzblock M1000 1.200 Stk. 2,40 €/Stk. 2.880 € Metallkorpus M2000 700 Stk. 12,00 €/Stk. 8.400 € Achse M3000 3.200 Stk. 0,10 €/Stk. 320 € Reifen M4000 8.200 Stk. 0,25 €/Stk. 2.050 € Motor M5000 700 Stk. 9,00 €/Stk. 6.300 € Gesamtbestellwert 19.950 € Abb. 88: Berechnung des Bestellwerts Im Anschluss an die Materiallieferung wird der Wareneingang gebucht. Hierzu werden zunächst die erforderlichen Strukturen in Form von Prozessmodellen im System hinterlegt. Prozessmodelle steuern den Ablauf des Wareneingangsprozesses und die dabei durchzuführenden Aufgaben. Typische Aufgaben sind z. B. das Buchen eines Wareneingangs oder das Anlegen einer Lageranforderung. Im vorliegenden Beispiel wird das Prozessmodell Buchen des Wareneingangs ohne Aufgaben verwendet. Dies stellt sicher, dass beim Buchen eines Wareneingangs automatisch eine entsprechende Lageranforderung angelegt wird. Zudem müssen Anlieferungen nicht separat bestätigt werden. Beschaffungsprozess Prozessmodelle beim Wareneingang 192 7. Gestaltungsmöglichkeiten des Produktions- und Kundenauftragsmanagements Arbeitsschritte in SAP Business ByDesign: – Anlegen der Bestellung; – Anlegen eines Prozessmodells für den Wareneingang; – Freigeben des Prozessmodells für den Wareneingang; – Buchen des Wareneingangs; – Überprüfen der Warenbestände. Arbeitsschritt 1: Anlegen der Bestellung Work Center: Bestellanforderungen und Bestellungen Sicht: Bestellanforderungen Drücken Sie auf Ihrer Tastatur die STRG-TASTE und markieren Sie mit Ihrer Maus die Positionen der zu bestellenden Rohstoffe①. Starten Sie den Vorgang durch Drücken von GRUPPIEREN UND BESTELLEN – NACH LIEFERANT②. Auf diese Weise werden alle offenen Positionen in die Bestellung kopiert und der Gesamtbestellwert in Höhe von 19.950 € wird angezeigt. 1 2 1937.3 Schrittweise Einrichtung eines Beschaffungsprozesses bei der Spielzeux GmbH Registerkarte: Gruppieren und Bestellen Klicken Sie auf BESTELLEN①. SICHERN und SCHLIEßEN ② Sie die Anwendung. Notieren Sie sich Ihre Bestellnummer. Bestätigen Sie die eventuelle Warnmeldung, dass die SPIELZEUX GMBH IN D NICHT FÜR STEUER REGISTRIERT ist. Arbeitsschritt 2: Anlegen eines Prozessmodells für den Wareneingang Work Center: Lager- und Logistikstammdaten Sicht: Prozessmodelle Starten Sie den Vorgang durch Drücken von NEU. Registerkarte: Eingabeparameter für „Neues Prozessmodell aus Vorlage“ Prozessmodellvorlage: INB_1STEP – Vorlage für einstufigen Wareneingangsprozess Neue Prozessmodellnummer: 1.000 Standortnummer: BS1001 – Betriebsstätte Saarbrücken Starten Sie den Vorgang durch Drücken von OK. Drücken Sie AKTUALISIEREN. Das Prozessmodell wird nun automatisch angelegt und erhält den Status ZU PRÜFEN. Arbeitsschritt 3: Freigeben des Prozessmodells für den Wareneingang Work Center: Lager- und Logistikstammdaten Sicht: Prozessmodelle 21 194 7. Gestaltungsmöglichkeiten des Produktions- und Kundenauftragsmanagements Markieren Sie das neu angelegte Prozessmodell in der Liste ANZEIGEN – ZU PRÜ- FENDEMODELLE und drücken Sie BEARBEITEN. Klicken Sie auf SICHERN UND FREIGEBEN, um das Modell vollständig anzulegen. SCHLIEßEN Sie die Anwendung. Wiederholen Sie den Vorgang und legen Sie das Prozessmodell 2.000 mit der INB_NO_TASK_RECEIVING – VORLAGE FÜRWARENEINGANGSPROZESS OHNEAUFGA- BEN für die Betriebsstätte Saarbrücken an und geben Sie dieses FREI. Arbeitsschritt 4: Buchen des Wareneingangs Work Center:Wareneingang Sicht: Bestellungen Wählen Sie Anzeigen: OFFENE BESTELLUNGEN und drücken Sie START①. Markieren Sie Ihre zuvor angelegte Bestellung und drücken Sie WARENEINGANG BUCHEN②. Registerkarte: Anlieferung und Wareneingang anlegen Lieferscheinnummer: 1.000 Unterregisterkarte: Positionen Markieren Sie die einzelnen Positionen und klicken Sie auf MENGEN VOR- SCHLAGEN①, um die Mengen aus der Bestellung als Istmengen zu übernehmen. Ziellagerbereich: BS1001_1 – Lagerbereich Saarbrücken Klicken Sie auf SICHERN und SCHLIEßEN ②, um die Lieferung anzulegen und den Wareneingang zu buchen. Notieren Sie sich Ihre Anlieferungsnummer. 1 2 1957.3 Schrittweise Einrichtung eines Beschaffungsprozesses bei der Spielzeux GmbH Arbeitsschritt 5: Überprüfen der Warenbestände Work Center:Wareneingang Sicht: Allgemeine Aufgaben – Bestandsübersicht Wählen Sie unter den organisatorischen Daten den Standort BS1001 als Selektionskriterium und drücken Sie START. Die Materialien wurden ordnungsgemäß dem Standort BS1001 ① zugeordnet. SCHLIEßEN Sie die Anwendung. 1 2 1 196 7. Gestaltungsmöglichkeiten des Produktions- und Kundenauftragsmanagements 7.4 Schrittweise Einrichtung eines Produktionscontrolling bei der Spielzeux GmbH 7.4.1 Anlegen von Produktionsaufträgen Im Anschluss an die Materialbeschaffung erfolgt die Produktion der Modelle Classic und Racer. Hierzu wird auf die Produktionsanforderung aus Kapitel 7.3.2 zurückgegriffen. Sie wird in einem ersten Schritt in einen Produktionsauftrag umgewandelt. Arbeitsschritte in SAP Business ByDesign: Freigabe des Produktionsauftrags. Arbeitsschritt 1: Freigabe des Produktionsauftrags Work Center: Produktionssteuerung Sicht: Produktionsaufträge Wählen Sie ALLE PRODUKTIONSAUFTRÄGE und suchen Sie nach P1000 – CLASSIC durch Drücken von START. Wählen Sie Ihren Produktionsauftrag aus der Liste und drücken Sie BEARBEITEN. 1 2 Fertigungsprozess

Chapter Preview

References

Zusammenfassung

Der praxisorientierte Leitfaden. SAP Business ByDesignTM ist eine umfassende On-Demand-Software für die große Anzahl von kleinen und mittelständischen Unternehmen, die die deutsche Wirtschaft prägen. Dieses Buch ist die erste schrittweise Einführung in das Controlling mit SAP Business ByDesign.

Zahlreiche Abbildungen, Übungsaufgaben und eine integrierte Fallstudie sorgen für Praxisnähe und ein umfassendes Verständnis.

Aus dem Inhalt:

- Unternehmensplanung mit Absatz-, Kostenstellen- und Ergebnisplanung

- Gemeinkostencontrolling

- Produktkostencontrolling

- Markt- und unternehmensbezogene Erfolgsrechnungen

- Passgenaues Reporting

Die Autoren:

Professor Dr. Alexander Baumeister leitet den Lehrstuhl für Controlling an der Universität des Saarlandes. Claudia Floren und Ulrike Sträßer sind dort als wissenschaftliche Mitarbeiterinnen tätig.