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7.2 Umsetzungsstand des Produktions- und Kundenauftragsmanagements in SAP Business ByDesign in:

Alexander Baumeister, Claudia Floren, Ulrike Sträßer

Controlling mit SAP Business ByDesign, page 185 - 198

Erfolgsmanagement im Mittelstand

1. Edition 2014, ISBN print: 978-3-8006-4739-2, ISBN online: 978-3-8006-4740-8, https://doi.org/10.15358/9783800647408_185

Series: Controlling Competence

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1717.2. Umsetzungsstand des Produktions- und Kundenauftragsmanagements Aufgabe der Kundenauftragsabwicklung ist die Übermittlung, Verarbeitung und Kontrolle von Kundenaufträgen (vgl. Schulte [Logistik] 484). Das Kundenauftragsmanagement beginnt mit dem Auftragseingang einschließlich ggf. erfolgter Vorverkaufsaktivitäten und umfasst die Schritte Auslieferung, Transport, Kommissionierung, Erfassung des Warenausgangs, Fakturierung und Zahlungsabwicklung. Mit Blick auf die Komplexität der beschriebenen Kerngeschäftsprozesse kann ihr Umsetzungsstand in SAP Business ByDesign im Folgenden nicht vollumfänglich dargestellt werden, vielmehr liegt der Fokus auf den Controlling-relevanten Sachverhalten. 7.2 Umsetzungsstand des Produktions- und Kundenauftragsmanagements in SAP Business ByDesign 7.2.1 Abbildung von Lagerfertigungsprozessen in SAP Business ByDesign Kundenauftragsanonyme Lagerfertigungsprozesse werden in SAP Business ByDesign mit einem im System hinterlegten Make-to-Stock-Geschäftsprozess abgebildet. Abb. 78 zeigt die Phasen des Geschäftsprozesses. Abb. 78: Lagerfertigungsprozess in SAP Business ByDesign Work Center: Stammdaten Planung und Produktion zuständig: Beschaffungsplanung Beschaffung planen Work Center: Beschaffungsplanung zuständig: Beschaffungsplanung Erstellen von Prognosen Work Center: Beschaffungsplanung zuständig: Beschaffungsplanung Starten einer MRP Erstellen eines Produktionsauftrags Work Center: Produktionsauftrag zuständig: Beschaffungsplanung Bestätigen der Produktionsaufgaben Work Center: Ausführung zuständig: Produktionsmitarbeiter/in Buchen des Wareneingangs Work Center: Wareneingang zuständig: Lagerleitung Anlegen von Stücklisten Prüfen des Produktionsauftrags Work Center: Produktionssteuerung zuständig: Beschaffungsplanung Prüfen des Buchungsbelegs Work Center: Hauptbuch zuständig: Buchhaltung Auftragsabwicklung Lagerfertigungsprozess 172 7. Gestaltungsmöglichkeiten des Produktions- und Kundenauftragsmanagements Die Grunddaten liefern neben Materialstammdaten vor allem Stücklisten und Arbeitspläne. Auf diese originär produktionsspezifischen Stammdaten greift die Kostenrechnung etwa in der Materialvorkalkulation (→ Kapitel 6.2) zurück. Lagerfertigungsrelevante Materialstammdaten werden im Work Center Produktdaten in der Sicht Materialien angelegt. Im Materialstammsatz werden auf der Registerkarte Planung grundlegende Einstellungen zur Materialplanung auf der jeweiligen Planungsbereichsebene getroffen (vgl. Abb. 79). Hier können u. a. Planbeschaffungszeiten, Sicherheitsbestände sowie Parameter zum anzuwendenden Planungsverfahren ① wie bedarfsgesteuerte, manuelle oder verbrauchsgesteuerte Disposition hinterlegt werden. Der Beschaffungsvorschlag richtet sich nach dem festgelegten Losgrößenverfahren (exakte oder feste Losgröße ②). Hinsichtlich der Beschaffungsart wird zwischen Eigenproduktion und Fremdbeschaffung unterschieden ③ . Die Endprodukte des Lagerfertigungsprozesses werden in der Regel im Unternehmen produziert, Rohstoffe und Bauteile können jedoch sowohl einem Eigen- als auch einem Fremdbezug unterliegen. Abb. 79: Registerkarte Planung Der Lagerfertigungsprozess beginnt mit der Bedarfsvorplanung, die auf Basis von Prognosen der Vertriebs- und Absatzplanung z. B. am Monatsbeginn zu Endprodukten durchgeführt wird. Realistische und konsistente Vorplanungen bilden die Grundlage für alle weiteren Prozesse und stellen einen wesentlichen Erfolgsfaktor der Unternehmensplanung dar (vgl. Hoppe [Bestandsoptimierung] 53). Die Bedarfsvorplanung erfolgt im 1 2 3 Materialplanung Planungsgrundlagen 1737.2 Umsetzungsstand des Produktions- und Kundenauftragsmanagements gleichnamigen Work Center. Hierbei wird auf die zuvor angelegten Stücklisten zurückgegriffen. Die Kernaufgabe der Bedarfsvorplanung ist die Erstellung von Bedarfsplänen, die mit der Freigabe der Bedarfsprognosen abgeschlossen ist. Die Freigabe markiert gleichzeitig den Übergang in die Beschaffungsplanung. Die Beschaffungsplanung im gleichnamigen Work Center dient der Abstimmung von Bedarfen und Beständen innerhalb der unternehmensinternen Supply Chain. Um die Produktverfügbarkeit in einer bestimmten Menge und zu einem bestimmten Termin sicherzustellen, werden manuell oder in einem automatisierten Planungslauf, auch als MRP-Lauf (Material Requirements Planning) bezeichnet, Planungsvorschläge erzeugt. Dazu werden die zu produzierenden Stückzahlen des Endprodukts mit dem bestehenden Lagerbestand abgeglichen und im Falle einer Unterdeckungssituation Beschaffungsvorschläge für die Fehlteile generiert. Einstufige Planungen berücksichtigen lediglich Primärbedarfe, mehrstufige Planungen auch Sekundärbedarfe. Bereits feststehende zukünftige Lagerabgänge und -zugänge können in den Planungsumfang ebenfalls einbezogen werden. Die erzeugten Planungsvorschläge basieren auf der im Materialstammsatz hinterlegten Bezugsquellenart. Ermittelt das System eine externe Bezugsquelle, z. B. einen Einkaufskontrakt oder einen Listenpreis, wird ein Bestellvorschlag generiert (→Kapitel 7.2.2). Ermittelt das System hingegen eine interne Bezugsquelle, wird ein Produktionsvorschlag generiert. Die Produktionsvorschläge laufen im Work Center Beschaffungssteuerung in der Sicht Produktionsvorschläge bearbeiten auf und werden dort nach Weiterverarbeitung und Prüfung durch den zuständigen Mitarbeiter freigegeben und automatisch in Produktionsanforderungen umgewandelt. Produktionsanforderungen werden im Work Center Produktionssteuerung in der gleichnamigen Sicht angezeigt. Sie stellen formale Anforderungen an die Produktion dar, eine bestimmte Menge eines Materials zu einem bestimmten Termin zu fertigen. Produktionsanforderungen können später zur Mengen- und Terminüberwachung in der Produktion eingesetzt werden. Das Anlegen von Produktionsanforderungen leitet den eigentlichen Produktionsprozess ein, führt jedoch nicht unmittelbar zum Produktionsstart. Zunächst unterteilt der zuständige Produktionsplaner die Produktionsanforderung in einen oder mehrere Produktionsaufträge. Produktionsaufträge dienen der Fertigungsplanung auf Ausführungsebene und fordern die Produktion auf, Materialien bzw. Leistungen zu einem bestimmten Termin in einer bestimmten Menge zu erbringen (vgl. Abb. 80). Generieren von Planungsvorschlägen Produktionsanforderung Festlegung der Produktionsanforderungen 174 7. Gestaltungsmöglichkeiten des Produktions- und Kundenauftragsmanagements Produktionsaufträge enthalten neben den aus den Vorgängerbelegen stammenden allgemeinen Mengen-, Termin- und Verwaltungsdaten u. a. Informationen zur Auftragsstruktur sowie zu Produkten und Ressourcen ①. Die Auftragsstruktur ② enthält die zur Auftragsdurchführung erforderlichen Arbeitsvorgänge und -aktivitäten sowie Ressourcenbedarfe. Sie wird aus dem freigegebenen Produktionsmodell des Endprodukts abgeleitet (→Kapitel 6.2.3). Die Registerkarte Produkte ③ enthält u. a. die zur Produktionsausführung erforderlichen Einsatzmaterialien unter Angabe ihrer Menge. Im Register Ressourcen ④ erfolgt eine Ressourcenzuordnung zu den Arbeitsaktivitäten unter Berücksichtigung der Ressourcenverfügbarkeit. Zur Berechnung des Kapazitätsangebots bzw. -bedarfs gleicht das System die im Arbeitsplan angegebenen Kapazitätsinanspruchnahmen einer Ressource mit der Ressourcenauslastung zum geplanten Produktionszeitpunkt ab. Abb. 80: Produktionsauftrag in der Übersicht Zur Verarbeitung von Produktionsaufträgen stehen unterschiedliche Optionen zur Verfügung. Die Bestands-/Bedarfsübersicht verwendet z. B. ein Ampelsystem, um Auskunft darüber zu geben, ob alle zur Produktion erforderlichen Einsatzprodukte in ausreichender Anzahl vorhanden sind. Nach Abschluss der Detailplanung werden der Produktionsauftrag ganz oder teilweise freigegeben und Produktionslose angelegt. Sie enthalten die zur Produktion freigegebenen Teile von Produktionsaufträgen und 1 2 3 4 Inhalt von Produktionsaufträgen Funktionen von Produktionslosen 1757.2 Umsetzungsstand des Produktions- und Kundenauftragsmanagements dienen der Erfassung von Istdaten im Produktionsprozess. Unter Rückgriff auf das freigegebene Produktionsmodell werden die Arbeitsvorgänge und -aktivitäten sowie die Plandaten des Produktionsauftrags in das Produktionslos kopiert und so die Produktionsaufgaben zur Auftragsausführung ermittelt. Die Produktionsaufgaben können in der Sicht Aufgabensteuerung des Work Centers Produktionssteuerung manuell oder nach vordefinierten Regeln Ressourcen zugeordnet werden. Die Ausführung von Produktionsaufgaben wird systemseitig anhand von Rückmeldungen erfolgreich ausgeführter Arbeitsaktivitäten unter Angabe der Istproduktionszeiten im Work Center Ausführung sowie anhand von Lagerbestandsveränderungen dokumentiert und überwacht. Wareneingänge dokumentieren die Istproduktionsmenge des Absatzmaterials, Warenausgänge bilden die Istverbrauchsmengen der Einsatzmaterialien ab. Die Rückmeldung des letzten Arbeitsvorgangs im Arbeitsplan leitet den Abschluss des Lagerfertigungsprozesses ein. Im Falle einer erfolgreichen Prüfung setzt der Beschaffungsplaner den Status des Produktionsloses auf abgeschlossen. Erst nach Abschluss des Produktionsloses können die korrespondierenden Buchhaltungsbelege im Rechnungswesen erfasst werden. Die im Produktionsprozess erfassten Daten bilden die Grundlage für eine Ermittlung der Periodenproduktionskosten und darauf aufbauende Abweichungsanalysen. Anhand der rückgemeldeten Istarbeitszeiten der eingesetzten Ressourcen bzw. Services werden die Fertigungseinzelkosten, anhand der in den Materialbelegen dokumentierten Istverbrauchsmengen der Einsatzmaterialien die Materialeinzelkosten ermittelt. Die Istverbrauchsmengen werden mit den Kostensätzen der Ressourcen/Services bzw. den Bestandspreisen der Einsatzmaterialien bewertet. Die so ermittelten Einzelkosten bilden gemeinsam die Grundlage für die Gemeinkostenbezuschlagung des Produktionsloses. Eine Möglichkeit zur näheren Analyse der Periodenproduktionskosten bietet SAP Business ByDesign im Work Center Bestandsbewertung mit dem Bericht Produktionsabweichungen. SAP Business ByDesign ermittelt für alle Produktionslose, die den Status Beendet tragen, Produktionsabweichungen als Differenz zwischen den tatsächlich angefallenen Kosten der Produktionsperiode und den bewerteten Wareneingängen in das Endproduktlager. Der Wert der Wareneingänge aus der Produktion ergibt sich aus der Zahl der rückgemeldeten Gutstücke des Endprodukts multipliziert mit dem im Materialstammsatz hinterlegten Bewertungspreis. Produktionsverfolgung Ermittlung der Periodenproduktionskosten Ermittlung von Produktionsabweichungen 176 7. Gestaltungsmöglichkeiten des Produktions- und Kundenauftragsmanagements Die Periodenproduktionskosten erfasst SAP Business ByDesign als Summe der innerhalb der Produktion anfallenden Verbräuche unmittelbar auf dem Sachkonto Ware in Arbeit. Als Ware in Arbeit (WIP) werden alle im Fertigungsprozess befindlichen Erzeugnisse oder Leistungen bezeichnet, die noch nicht zu einem Wareneingang an das Endproduktlager geführt haben. Die Salden dieser noch nicht abgerechneten Produktionslose bilden den sog. WIP-Bestand. Die Differenz aus der Ware in Arbeit der aktuellen und der vorausgegangenen Produktionsperiode entspricht der Bestandsveränderung an unfertigen Erzeugnissen. Aufgrund der zugrunde liegenden Buchungslogik werden auch eventuell vorhandene Produktionsabweichungen zunächst als Ware in Arbeit ausgewiesen. Zur Korrektur des WIP-Bestandes ist daher am Periodenende im Work Center Bestandsbewertung ein sog.WIP-Abrechnungslauf auszuführen. Er dient der Ermittlung von auf beendeten Produktionslosen verbliebenen WIP-Salden. Diese Salden werden durch die WIP-Abrechnung vollständig aufgelöst, im Bericht Produktionsabweichungen als Periodenproduktionsabweichung ausgewiesen und in Abhängigkeit des in SAP Business ByDesign hinterlegten Bewertungsverfahrens verbucht. Für Materialien, die dem Bewertungsverfahren Standard unterliegen, also einen festen Bewertungspreis besitzen, werden die Produktionsabweichungen auf Preisdifferenzkonten, z. B. Aufwendungen für Preisdifferenzen aus der Produktion, verbucht. Bei Materialien, die dem Bewertungsverfahren Gleitender Durchschnitt unterliegen, führen die Produktionsabweichungen zu einer Neubewertung des Materialbestands. 7.2.2 Abbildung von Beschaffungsprozessen in SAP Business ByDesign In enger Verbindung mit dem Produktionsprozess steht der Beschaffungsprozess (Procure-to-Pay-Prozess). Im Zuge einer planungsgesteuerten Beschaffung werden die zur Leistungserstellung benötigten Materialund Personalressourcen bereitgestellt (vgl. Abb. 81). Der Beschaffungsprozess umfasst alle Aktivitäten von der Beschaffungsplanung (vgl. Jung [Betriebswirtschaftslehre] 385) über die Bestellentwicklung bis hin zur Regulierung von Lieferantenverbindlichkeiten. Die Materialbeschaffung ist Voraussetzung für die Produktion und die dort interessierenden Ist-Leistungsströme. Die weiteren Ausführungen konzentrieren sich auf die Prozessschritte bis zumWareneingang. Bedeutung von Ware in Arbeit Abrechnung von Ware in Arbeit Prozessschritte in ByDesign Aktivitäten im Beschaffungsprozess 1777.2 Umsetzungsstand des Produktions- und Kundenauftragsmanagements Die Grundlage für eine Beschaffungsabbildung in SAP Business ByDesign bilden die Material- und die Lieferantenstammdaten. Beschaffungsrelevante Materialstammdaten werden für Eigenfertigungs- und Fremdbezugsmaterialien gleichermaßen in der Registerkarte Planung gepflegt (→Kapitel 7.2.1). Für Fremdbezugsmaterialien können in der Registerkarte Einkauf weitere Informationen zur Unterstützung des Einkaufsprozesses hinterlegt werden. Abb. 81: Beschaffungsprozess in SAP Business ByDesign In der Sicht Lieferanten werden die Lieferantenstammdaten für die unterschiedlichen Unternehmensstandorte angelegt und verwaltet. Die Sicht Lieferanten ist über die Work Center Geschäftspartnerpflege, Lieferantenbasis oder Verbindlichkeiten aufrufbar. Durch Wählen der Option Neu – Lieferant wird ein Lieferantenstammsatz angelegt. Dort werden grundlegende Informationen wie Name, Adresse und Kommunikationsdetails des Lieferanten sowie weitere lieferantenspezifische Einkaufs- und Zahlungsdaten erfasst (vgl. Abb. 82). Die Beschaffungsplanung erzeugt Produktionsvorschläge für Eigenfertigungsmaterialien (→ Kapitel 7.2.1) und Bestellvorschläge für Fremdbezugsmaterialien. In der Sicht Bestellvorschläge bearbeiten im Work Center Beschaffungsplanung werden Bestellvorschläge durch eine Freigabe in Bestellanforderungen umgewandelt und an die Beschaffungsabteilung weitergeleitet. Bestellanforderungen sind interne Aufforderungen an die Work Center: Beschaffungsplanung zuständig: Beschaffungsplanung Beschaffung planen Work Center: Beschaffungssteuerung/ Produktionssteuerung zuständig: Beschaffungsplanung Einkauf anlegen und vorbereiten Work Center: Bestellanforderungen und Bestellungen zuständig: operativer Einkauf Bestellanforderungen bearbeiten Ausschreibungen bearbeiten Work Center: Ausschreibungen und Kontrakte zuständig: strategischer Einkauf Bestellungen bearbeiten Work Center: Bestellanforderungen und Bestellungen zuständig: operativer Einkauf Lieferscheine bearbeiten Work Center: Wareneingang zuständig: Lagerleitung Bes fung l en Anlieferungen bearbeiten Work Center: Wareneingang zuständig: Lagerleitung Lieferantenrechnungen bearbeiten Work Center: Liquiditätsmanagement zuständig: Kreditorenbuchhaltung Verbindlichkeiten und Zahlungen bearbeiten Work Center: Verbindlichkeiten zuständig: Zahlungsverwaltung Materialstammdaten Lieferantenstammdaten Aufgabe von Bestellanforderungen 178 7. Gestaltungsmöglichkeiten des Produktions- und Kundenauftragsmanagements Einkaufsabteilung, ein bestimmtes Material oder eine bestimmte Dienstleistung zu einem festen Termin in einer vorgegebenen Menge bereitzustellen. Bestellanforderungen werden in einem separaten Prozessschritt in Bestellungen, d. h. in formale Aufforderungen an einen Lieferanten zur Material- oder Dienstleistungsbereitstellung, umgewandelt. Dazu werden sie in der Sicht Bestellanforderungen des Work Centers Bestellanforderungen und Bestellungen überwacht und weiterverarbeitet. Die zentralen Aufgaben der Bestellanforderungsbearbeitung bestehen im Gruppieren von Bestellanforderungen, im Anlegen von Bestellungen und in der Bezugsquellenzuordnung. Im Rahmen der Bezugsquellenfindung prüft das System automatisch, ob auf gültige Bezugsquellen, z. B. Kontrakte, zurückgegriffen werden kann. Auch eine manuelle Bezugsquellenzuordnung ist möglich. Beim Anlegen von Bestellungen können manuelle Anpassungen, wie z. B. Änderungen der Bestellmenge, vorgenommen werden. Abb. 82: Beispiel eines Lieferantenstammsatzes Die Bestellbearbeitung dient der Verarbeitung, Aktualisierung und Überwachung von Bestellungen. Ihre Kernaufgaben liegen im manuellen Anlegen von Bestellungen, sofern keine Bestellanforderung vorausgegangen ist, im Hinzufügen von Preiskonditionen, im Anlegen von Bestellbestätigungen und Lieferzeitplänen, im Stornieren von Bestellungen, im Erfassen von Wareneingangsbelegen und in der Überwachung der internen und externen Geschäftskommunikation im Bestellbereich. Es besteht die Verarbeitung von Bestellungen 1797.2 Umsetzungsstand des Produktions- und Kundenauftragsmanagements Option, Genehmigungsgrenzen für Bestellungen im System zu hinterlegen. Wird eine Bestellung angelegt, deren Gesamtnettowert einen vordefinierten Toleranzwert überschreitet, so wird diese nicht unmittelbar an den Lieferanten übermittelt, sondern erhält zunächst den Status In Genehmigung① (vgl. Abb. 83). Abb. 83: Genehmigungsmanagement im Bestellprozess Erst nach Freigabe durch den zuständigen Vorgesetzten kann die Bestellung an den Lieferanten übermittelt werden. Dies erfolgt im Work Center Mein Verantwortungsbereich in der Sicht Genehmigungen. Standardmäßig werden genehmigungspflichtige Bestellungen dem unmittelbar Vorgesetzten der Organisationseinheit vorgelegt. Es besteht jedoch die Möglichkeit, Genehmigungsintervalle festzulegen: Überschreitet der Bestellbetrag die obere Intervallgrenze, wird die Bestellung dem Vorgesetzten der nächst übergeordneten Organisationseinheit zur Genehmigung vorgelegt. Beim Wareneingang werden im Lager eingegangene Produkte erfasst. Lieferungen von Produkten, die bei Lieferanten bestellt wurden, werden in SAP Business ByDesign als Standardanlieferungen bezeichnet. Zur Modellierung von lagerinternen Logistikprozessen verwendet ByDesign Prozessmodelle. Sie umfassen sämtliche Arbeitsschritte, die zur Ausführung von Materialbewegungen notwendig sind. Im Lieferumfang von By- Design sind verschiedene Standardprozessmodelle enthalten, die im Work Center Lager- und Logistikstammdaten in der Sicht Prozessmodelle den unternehmensspezifischen Logistikeinheiten (Standorten) zugewiesen werden müssen. Mit Bezug zum Wareneingang werden ein- und zweistufige Prozessmodelle sowie Prozessmodelle mit und ohne Aufgaben unterschieden. Zweistufige Wareneingangsprozesse setzen sich z. B. aus zwei Vorgängen zusammen, etwa dem Entladen der Ware und dem Einlagern in Lagerplätzen. Aufgaben werden verwendet, um Vorgänge in beliebige Teilschritte zu untergliedern. Wareneingangsprozesse ohne Aufgaben fassen Wareneingänge und alle damit verbundenen Folgeaufgaben in einem Arbeitsschritt zusammen. So werden z. B. Lieferscheine beim Buchen des Wareneingangs automatisch angelegt. 1 genehmigungsabhängige Bestellungen Prozessmodelle des Wareneingangs 180 7. Gestaltungsmöglichkeiten des Produktions- und Kundenauftragsmanagements Wareneingangsbuchungen, die der Standardanlieferungsbearbeitung ohne Aufgaben unterliegen, werden in der Sicht Bestellungen im Work Center Wareneingang erfasst. Beim Wareneingang wird die gelieferte Ware mit der Bestellmenge und -spezifikation abgeglichen und im Warenbestand verbucht. Wareneingänge von Lagermaterialien führen neben einer mengenmäßigen auch zu einer wertmäßigen Bestandserhöhung. Erstere wird anhand eines Materialbelegs dokumentiert, Letztere anhand eines separaten Finanzbuchhaltungsbelegs. Voraussetzung für das Buchen von Wareneingängen ist, dass die aktuelle Buchungsperiode im Finanzwesen ge- öffnet ist. Dies erfolgt im Work Center Hauptbuch in der Sicht Allgemeine Aufgaben – Perioden öffnen und schließen. Die abschließenden Tätigkeiten des Beschaffungsprozesses beinhalten die Rechnungsprüfung und die Zahlung von Lieferantenrechnungen. Dabei umfasst die Rechnungsprüfung u. a. die sachliche und rechnerische Prüfung von Lieferantenrechnungen. Die sachliche Rechnungsprüfung fällt in den Aufgabenbereich des operativen Einkaufs. Der zuständige Einkäufer startet den Prüfvorgang im Work Center Rechnungsprüfung. Das System prüft anhand eines Abgleichs der Rechnungsdaten mit den Vorgängerbelegen u. a., ob die Liefermenge der Bestellmenge und die gewährten Preise und Konditionen den vereinbarten entsprechen. Nach erfolgreicher sachlicher Prüfung wird die Lieferantenrechnung gebucht und zur Zahlungs- oder Entlastungsfreigabe an das Finanzwesen weitergeleitet. 7.2.3 Abbildung von Kundenauftragsabwicklungsprozessen in SAP Business ByDesign Sind Beschaffung und Lagerfertigung abgeschlossen, können eingehende Kundenaufträge aus dem Lagerbestand bedient werden. Abb. 84 zeigt die Schritte des Kundenauftragsabwicklungsprozesses in einer Order-to- Cash-Sicht in SAP Business ByDesign. Der Prozess umfasst alle Verkaufsaktivitäten einschließlich etwaiger Vorverkaufsaktivitäten, wie z. B. die Bearbeitung von Anfragen oder die Erstellung von Angeboten, über die Auslieferung von Produkten bis hin zur Bearbeitung von Kundenforderungen und der Prüfung und Verbuchung von Zahlungseingängen. Kundenaufträge fungieren in SAP Business By- Design als Erlösquelle der Erfolgsrechnung. Da in SAP Business ByDesign für die Ergebnisrechnung unterschiedliche Auswertungsbasen zur Verfügung stehen (→Kapitel 4.2), wird hier exemplarisch der Aufbau einer Ergebnisrechnung anhand des Auftragsergebnisses erläutert. Bestandsveränderungen Prüfung der Lieferantenrechnungen Abwicklung von Kundenaufträgen Aktivitäten im Verkaufsprozess 1817.2 Umsetzungsstand des Produktions- und Kundenauftragsmanagements Abb. 84: Prozess der Kundenauftragsabwicklung in SAP Business ByDesign Im Geschäftsprozess wird auf Material-, Kunden- und Konditionsstammdaten zurückgegriffen. In einem ersten Schritt muss das Verkaufsprodukt für den Verkauf aktiviert werden. ImMaterialstammsatz sind die Einstellungen auf den Registerkarten Verfügbarkeitsprüfung und Verkauf für den Vertrieb von Bedeutung. Mit einer Verfügbarkeitsprüfung wird bei der Angebotserstellung oder beim Auftragseingang geprüft, ob und zu welchem Zeitpunkt das gewünschte Produkt lieferbar ist. Es stehen verschiedene Methoden der Verfügbarkeitsprüfung zur Auswahl, die sich in ihrem Prüfumfang unterscheiden. Bestandteil der Prüfung können z. B. ausschließlich der aktuelle Lagerbestand oder zusätzlich die im Prüfzeitraum stattfindenden Zu- und Abgänge sein. Auch können zur Ermittlung von Lieferterminen Informationen zur Versand- und Transportdisposition hinterlegt werden. Auf der Registerkarte Verkauf können Details für die Vertriebslinien des Unternehmens hinterlegt werden. Vertriebslinien werden durch eine Kombination aus Verkaufsorganisation und Vertriebsweg eindeutig beschrieben. Verkaufsorganisationen sind die für den Vertrieb zuständigen Organisationseinheiten; ihre Anzahl variiert in Abhängigkeit der Vertriebsstruktur des Unternehmens (zentrale oder dezentrale Organisation). Vertriebswege geben an, auf welchen Kanälen (Großhandel oder Direktvertrieb) die Waren zum Kunden gelangen. Sie repräsentieren die Absatzstrategie des Unternehmens. Work Center: Kundenmanagement zuständig: Vertrieb, Kundenberatung Eingehende Kundenanfrage bearbeiten Work Center: Neugeschäft zuständig: Vertrieb, Kundenberatung Angebote anlegen Work Center: Kundengeschäft zuständig: Vertrieb, Kundenberatung Kundenaufträge anlegen Auslieferung anlegen und vorbereiten Work Center: Auslieferungssteuerung zuständig: Lagerleitung Auslieferung bearbeiten Work Center: Warenausgang zuständig: Lagermitarbeiter/in Kundenrechnungen anlegen Work Center: Kundenrechnungen zuständig: Debitorenbuchhaltung Forderungen und Zahlungen bearbeiten Work Center: Zahlungsverwaltung zuständig: Liquiditätsmanagement Organisation durch Stammdaten 182 7. Gestaltungsmöglichkeiten des Produktions- und Kundenauftragsmanagements Die Sicht Kunden verschafft Zugriff auf alle Kundenstammdaten. Sie ist über die Work Center Geschäftspartnerpflege und Kundenmanagement erreichbar. Durch Wählen der Option Neu – Kunde werden Firmen- und Geschäftskunden angelegt. Dort werden grundlegende Informationen wie Name, Adresse und Kommunikationsdetails des Kunden ① sowie weitere kundenspezifische Verkaufs- und Finanzdaten erfasst② (vgl. Abb. 85). Konditionsstammdaten dienen der automatisierten Preisfindung bei der Verarbeitung von Kundenaufträgen. Es werden Materialpreise und Kundenrabatte unterschieden. Beide werden im Work Center Produkt- und Serviceportfolio in der Sicht Preisfindung angelegt. Abb. 85: Beispiel zur Anlage von Kundenstammdaten Der Verkaufsprozess beginnt mit der Entgegennahme von Kundenaufträgen. Kundenaufträge sind Dokumente, in denen die Waren- oder Dienstleistungsanforderungen eines Kunden aufgezeichnet werden. Beim Pflegen von Kundenaufträgen lädt das System die relevanten Daten zu Kunden, Produkten und Konditionen aus den zuvor hinterlegten Stammdaten und führt weitere Funktionen, etwa Verfügbarkeitsprüfung und Versandterminierung, aus. Zur Durchführung einer Verfügbarkeitsprüfung im Kundenauftrag greift das System auf die logistischen Stammdaten Transportzone und Transportbeziehung zurück. Transportzonen sind geografische Regionen zur Gruppierung von Kunden nach lieferungsrelevanten 1 2 Kundenstammdaten Konditionsstammdaten Verfügbarkeitsprüfung und Transportbeziehungen 1837.2 Umsetzungsstand des Produktions- und Kundenauftragsmanagements Informationen wie z. B. der Anlieferungsadresse. Zur Versandstellenfindung muss im System mindestens eine Transportzone angelegt werden. Transportbeziehungen verbinden die Auslieferungsstandorte des Unternehmens mit seinen Transportzonen. Transportbeziehungen enthalten Informationen über die Versanddauer, die ihrerseits Grundlage für die Durchführung einer Versandterminierung im Kundenauftrag ist. Die Stammdaten werden im Work Center Stammdaten Supply Chain Design in den gleichnamigen Sichten angelegt. Ist die Dateneingabe abgeschlossen, kann der Kundenauftrag freigegeben werden. Die Freigabe stellt die Schnittstelle zur Materialwirtschaft dar; der Kundenauftrag steht für eine Weiterverarbeitung durch andere Work Center zur Verfügung. Im nächsten Prozessschritt erfolgt die Auslieferung, die zugleich eine Vorsteuerungsfunktion für die nachfolgenden Prozessschritte Transport und Warenausgang ausübt. Für die Auslieferung werden Belege erstellt, die diejenigen Kundenauftragspositionen enthalten, die gemeinsam an einen Warenempfänger geliefert werden. Dazu werden die freigegebenen Positionen eines Kundenauftrags im Work Center Auslieferungssteuerung in der Sicht Kundenbedarfe angezeigt. Die Sicht Kundenbedarfe bietet eine Übersicht über alle Bedarfe, die u. a. aus Kundenaufträgen resultieren und dient der Überwachung sowie der Steuerung der Bedarfsdeckung. Durch die Bestätigung von Auftragspositionen und die Freigabe an die Logistikausführung wird die Lieferung der bestellten Produkte in Gang gesetzt. Das Anlegen einer Auslieferung bereitet den nächsten Prozessschritt Warenausgang vor. Wie bereits im Beschaffungsprozess beschrieben, ist das Vorhandensein eines Prozessmodells – hier mit Bezug zum Warenausgang – Voraussetzung (→Kapitel 7.2.2). Das Vorgehen bei der Anlage ist identisch und erfolgt im Work Center Lager- und Logistikstammdaten in der Sicht Prozessmodelle. Der Prozessschritt Warenausgang dient der Bearbeitung der aus einem Lager ausgegebenen Produkte. Durch das Bestätigen einer Auslieferung bzw. der darin enthaltenen Positionen wird eine Versandanforderung erstellt. Diese wird im Work Center Warenausgang in der Sicht Versandsteuerung und dort in der Untersicht Versandanforderungen angezeigt. Nach der Bestätigung der Mengen der Lieferpositionen wird der Warenausgang gebucht. Die damit einhergehenden mengenmäßigen Änderungen im Bestand an Fertigerzeugnissen werden in einem Materialbeleg, die wertmä- ßigen Bestandsänderungen in einem Finanzbuchhaltungsbeleg erfasst. Im Anschluss an die Warenausgangsbuchung wird eine Kundenrechnung erstellt. Nach der Freigabe der Auslieferungsanforderung im Work Center Warenausgang legt das System eine Rechnungsanforderung in der Freigabe von Auslieferungen buchhalterische Erfassung Rechnungsanfertigung 184 7. Gestaltungsmöglichkeiten des Produktions- und Kundenauftragsmanagements gleichnamigen Sicht des Work Centers Kundenrechnungen an. Nach Prüfung der sachlichen Richtigkeit der Rechnungsanforderung wird die Kundenrechnung anlegt und freigegeben sowie die Daten an das Rechnungswesen übertragen. Dabei entsteht ein offener Posten auf dem Kundenkonto und eine Habenbuchung auf dem entsprechenden Erlöskonto. Der Prozessschritt Zahlungsabwicklung wird durch die Debitorenbuchhaltung im Work Center Zahlungsverwaltung überwacht. Bei Zahlung des Debitors wird der offene Posten im Kundenkonto ausgeglichen und die Zahlung im Hauptbuch erfasst. Die Ergebnisse der Geschäftstätigkeit stehen nicht sofort in der Ergebnisrechnung zur Verfügung. Zu ihrer Überleitung bedarf es einer Erlösabgrenzung. Als Erlösabgrenzung wird der Vorgang der Zuordnung von Umsatzerlösen zu den Buchungsperioden, in denen sie realisiert und erwirtschaftet wurden, bezeichnet. Sie wird im Work Center Kosten und Erlöse vorbereitet und ausgeführt. In der Sicht Verkaufsbelegpositionen wird den Positionen eines Kundenauftrags im ersten Schritt eine Erlösabgrenzungsmethode zugeordnet, z. B. die Realisierung von Erlösen zum Lieferzeitpunkt. Die eigentliche Erlösabgrenzung wird in der Sicht Periodische Aufgaben – Erlösabgrenzung durch einen Erlösabgrenzungslauf, der für eine oder mehrere Kundenauftragspositionen ausgeführt wird, vorgenommen. 7.3 Schrittweise Einrichtung eines Beschaffungsprozesses bei der Spielzeux GmbH 7.3.1 Anlegen von beschaffungsrelevanten Stammdaten Betriebswirtschaftliche Vorüberlegungen: – Analyse der Beschaffungsmöglichkeiten der Rohstoffe; – Analyse des Genehmigungsverfahrens der Spielzeux GmbH. Vor Produktionsbeginn ist zunächst eine Analyse möglicher Bezugsquellen notwendig. In diesem Rahmen sind potenzielle Lieferanten sowie die von ihnen angebotenen Konditionen zu evaluieren. Werden mit Lieferanten langfristige Geschäftsbeziehungen unterhalten, können sog. Kontrakte im System hinterlegt werden. Diese enthalten Informationen über die angebotenen Materialien und deren Preise. Zahlungsabwicklung Umsatzrealisation durch Erlösabgrenzung Analyse der Lieferanten

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References

Zusammenfassung

Der praxisorientierte Leitfaden. SAP Business ByDesignTM ist eine umfassende On-Demand-Software für die große Anzahl von kleinen und mittelständischen Unternehmen, die die deutsche Wirtschaft prägen. Dieses Buch ist die erste schrittweise Einführung in das Controlling mit SAP Business ByDesign.

Zahlreiche Abbildungen, Übungsaufgaben und eine integrierte Fallstudie sorgen für Praxisnähe und ein umfassendes Verständnis.

Aus dem Inhalt:

- Unternehmensplanung mit Absatz-, Kostenstellen- und Ergebnisplanung

- Gemeinkostencontrolling

- Produktkostencontrolling

- Markt- und unternehmensbezogene Erfolgsrechnungen

- Passgenaues Reporting

Die Autoren:

Professor Dr. Alexander Baumeister leitet den Lehrstuhl für Controlling an der Universität des Saarlandes. Claudia Floren und Ulrike Sträßer sind dort als wissenschaftliche Mitarbeiterinnen tätig.