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Das Analyse-Synthese-Konzept in:

Manfred Schulte-Zurhausen

Organisation, page 53 - 59

6. Edition 2013, ISBN print: 978-3-8006-4689-0, ISBN online: 978-3-8006-4690-6, https://doi.org/10.15358/9783800646906_53

Series: Vahlens Handbücher der Wirtschafts- und Sozialwissenschaften

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4. Das Analyse-Synthese-Konzept Das Analyse-Synthese-Konzept hat einen hohen Stellenwert in der traditionellen betriebswirtschaftlichen Organisationslehre und wurde von Kosiol (1976) umfassend dargestellt. Das Konzept beschreibt in groben Zügen die Organisationsarbeit und verdeutlicht die beiden Dimensionen Ablauf- und Aufbauorganisation (Abb. 1-16). Aufgrund seiner hohen Bedeutung innerhalb der betriebswirtschaftlichen Organisationslehre wird das Analyse-Synthese-Konzept im Folgenden in seinen wesentlichen Merkmalen beschrieben. Abb. 1-16: Modell organisatorischer Gestaltung Quelle: nach Bleicher 1991, S. 49 4.1 Aufgabenanalyse und -synthese Die traditionelle deutschsprachige betriebswirtschaftliche Organisationslehre stellt die Aufgabe in den Mittelpunkt ihrer Betrachtungen. Neben der Definition der Aufgabe als Handlungsziel (Kosiol 1976, S. 43) lässt sich eine Aufgabe auch allgemein als „Aufforderung zum wiederholten Handeln“ (Bleicher 1991, S. 35) oder auch als „Verpflichtung, Verrichtungen an Objekten durchzuführen“ (Krüger 1992, Sp. 223) umschreiben. In der angelsächsischen Literatur entspricht der Ausdruck „task“ weitgehend diesem Aufgabenbegriff. Als wesentliche Instrumente zur organisatorischen Gestaltung wurden die Aufgabenanalyse und die Aufgabensynthese von Krüger (1980) zur Anwendungsreife Aufgabe Aufgabenanalyse Arbeitsanalyse Stellen Abteilungen oder Gruppen Aufbauorganisation Ablauforganisation Organisation der Unternehmung Aufgabensynthese Arbeitssynthese Arbeitselemente Personale Synthese Räumliche (lokale) Synthese Zeitliche (temporale) Synthese Teilaufgaben 40 1. Teil: Einführung entwickelt. Wittlage (1993, S. 108 ff.) und REFA (1985c, S. 13 ff.) beschreiben die praktische Anwendung der Aufgabenanalyse und -synthese. 4.1.1 Die Aufgabenanalyse Damit die Gesamtaufgabe eines Unternehmens geordnet erfüllt werden kann, muss sie zunächst inhaltlich definiert, geordnet und in verteilungsfähige Teilaufgaben zerlegt werden. Dieser Vorgang wird als Aufgabenanalyse bezeichnet. Die Aufgabenanalyse beinhaltet das geordnete Zerlegen einer Oberaufgabe in Teilaufgaben. Die Teilaufgaben lassen sich dabei nach Kosiol (1976, S. 49 ff.) anhand folgender Gliederungskriterien aus der jeweiligen Oberaufgabe ableiten: • Das Merkmal Verrichtung beschreibt die Art der Leistung, die zu erbringen ist. Sie konkretisiert sich in durchzuführenden Veränderungen am Objekt. • Das Merkmal Objekt, auf das sich die Verrichtungen beziehen, kann sowohl materieller als auch informationeller Art sein. • Die Gliederung der Aufgabe nach dem Rang trennt Entscheidungs- und Ausführungsaufgaben. Diese Trennung ist von Bedeutung, wenn in der anschließenden Aufgabensynthese eine personelle Trennung von Entscheidung und Ausführung vorgenommen werden soll. Mit der Aufgabenanalyse nach dem Merkmal Rang wird die Gestaltung von hierarchischen Beziehungen vorbereitet. • Bei der Gliederung nach Phasen wird zwischen Teilaufgaben der Planung, der Realisation und der Kontrolle unterschieden. • Unter dem Gesichtspunkt der Zweckbeziehung wird nach primären und sekundären Teilaufgaben differenziert. Primäre Teilaufgaben werden unmittelbar aus dem Leistungsprogramm des Unternehmens abgeleitet. Sekundäre Teilaufgaben werden durch die primären Aufgaben mittelbar hervorgerufen. Sekundäre Teilaufgaben haben eine unterstützende Funktion – ohne sie wäre die Erfüllung der primären Teilaufgaben nicht möglich. Primäre Teilaufgaben werden bisweilen auch als Zweckaufgaben, die sekundären als Verwaltungsaufgaben bezeichnet. Das klassische Verfahren der Aufgabenanalyse wird – ausgehend von der Gesamtaufgabe des Unternehmens – stufenweise durchgeführt, wobei mit jeder weiteren Gliederungsstufe eine immer feinere Beschreibung und Gliederung der ursprünglichen Gesamtaufgabe erfolgt. Auf einer Analysestufe wird immer nur nach einem Gliederungsmerkmal analysiert. Während hierbei beliebig oft nach den Merkmalen Verrichtung oder Objekt gegliedert werden kann, ist eine mehrfache Anwendung der einzelnen Merkmale Rang, Phase und Zweckbeziehung nicht möglich. Eine eindeutige Verfahrensvorschrift, in welcher Reihenfolge die fünf Merkmale anzuwenden sind, existiert nicht. Mit der Ableitung verteilungsfähiger Teilaufgaben ist die Aufgabenanalyse beendet. Das Ergebnis wird im Aufgabengliederungsplan dokumentiert, der einen Überblick über die vorhandenen und zu verteilenden Einzelaufgaben liefert (Abb. 1-17). 4. Das Analyse-Synthese-Konzept 41 Aufgabenanalyse MARKETING und VERTRIEB Marktforschung Absatzmöglichkeiten analysieren Konkurrenten analysieren Absatzprogrammplanung Life cycle untersuchen Substitutionsprodukte ermitteln Sortiment planen Absatzmengenplanung Zeitreihen untersuchen Absatzmengen prognostizieren Werbung / Verkaufsförderung Werbeträger analysieren Werbemaßnahmen konzipieren Werbemaßnahmen durchführen Auftragsbearbeitung Aufträge erfassen schriftliche Aufträge erfassen mündliche Aufträge erfassen Aufträge prüfen Vollständigkeit prüfen Bonität prüfen Lieferfähigkeit prüfen Auftrag bestätigen Rechnung erstellen Versand Versand disponieren Transportmittel planen Versandpapiere erstellen Route planen Versand durchführen Reklamationsbearbeitung Vertriebscontrolling Deckungsbeitragsrechnung durchführen Vertriebsergebnisrechnung durchführen Abb. 1-17: Beispiel eines Aufgabengliederungsplans 4.1.2 Die Aufgabensynthese In der Aufgabensynthese werden in der Aufgabenanalyse abgeleiteten Teilaufgaben anhand bestimmter Merkmale so zusammengefasst, dass sie Aufgabenträgern zugeordnet werden können. Die Aufgabensynthese beinhaltet die Zusammenfassung der durch die Aufgabenanalyse gewonnenen Teilaufgaben zu verteilungsfähigen Aufgabenkomplexen. Neben den in der Aufgabenanalyse bereits verwendeten Gliederungsmerkmalen werden hierbei zusätzlich die Merkmale Aufgabenträger, Sachmittel, Raum und Zeit herangezogen (Kosiol 1976, S. 82 ff.). 42 1. Teil: Einführung • Der Aufgabenträger wird zum Merkmal der Zusammenfassung verschiedener Teilaufgaben, wenn die besondere Eignung und Sachkenntnis der zur Verfügung stehenden Personen ausgenutzt werden soll. • Bei der Synthese nach dem Sachmittel handelt es sich um einen Sonderfall der Stellenbildung nach dem Funktionsprinzip, da die meisten Sachmittel auf eine bestimmte Funktion spezialisiert sind. • Eine Aufgabensynthese nach Raum oder Zeit spielt nur selten eine Rolle. Jede Aufgabe kann demnach durch die in Abbildung 1-18 aufgeführten Bestimmungsmerkmale umfassend beschrieben werden. Verrichtung: Was ist zu tun? Art der Tätigkeit Objekt: Woran ist etwas zu tun? Gegenstand der Tätigkeit Aufgabenträger: Wer soll es tun? ausführende Person Sachmittel: Womit ist etwas zu tun? Hilfsmittel zur Ausführung Zeit: Wann ist etwas zu tun? Zeitpunkt / Zeitraum der Ausführung Raum: Wo ist etwas zu tun? Ort der Ausführung Abb. 1-18: Bestimmungsmerkmale von Aufgaben Die Zentralisation und Dezentralisation von Teilaufgaben in Hinblick auf diese Merkmale stellt dabei das Grundprinzip der Aufgabensynthese dar. Zentralisation (Dezentralisation) bedeutet dabei Zusammenfassung (Trennung) von Teilaufgaben, die hinsichtlich eines Merkmals gleichartig sind. Bei der Zentralisation nach einem bestimmten Merkmal sind alle anderen Merkmale untergeordnet. Die Zentralisation nach einem Merkmal (zum Beispiel nach Objekten) bedeutet gleichzeitig die Dezentralisation nach allen übrigen Merkmalen (Kosiol 1976, S. 81). Als Folge ergibt sich eine spezifische Form der Arbeitsteilung. Die Fragestellung Zentralisation – Dezentralisation wird in der deutsch- und englischsprachigen Organisations- und Managementliteratur ausführlich diskutiert. Dabei überwiegt die globale Gegenüberstellung von Vor- und Nachteilen (vgl. u. a. Grochla 1972, S. 58 ff.; Schwarz 1983, S. 55 ff.; Bleicher 1992, S. 48 ff; Bühner 2004, S. 121 ff.). „Über die Wörter „Zentralisierung“ und „Dezentralisierung“ ist von dem Tage an heftig herumgestritten worden, an dem sich jemand die Mühe gemacht hat, über Organisation zu schreiben. Dennoch bleibt die Thematik wahrscheinlich die wohl konfuseste in der Organisationstheorie. Die Begriffe werden auf so unterschiedliche Weise benutzt, dass sie beinahe aufgehört haben, eine nützliche Bedeutung zu haben“ (Mintzberg 1979, S. 181). Da die Zentralisierung nach einem Merkmal immer die Dezentralisierung nach allen anderen Merkmalen mit sich führt, genügt es in der Tat, lediglich einen der beiden Begriffe zu benutzen. Ziele einer Zentralisation und Dezentralisation sind die durch eine Aufgabenverteilung entstehenden Organisationseinheiten. Die Zusammenfassung von Teilaufgaben zu personenbezogenen Aufgaben vollzieht sich als Stellenbildung, die Zusammenfassung von Stellen zu größeren Einheiten als Abteilungsbildung. Die Bildung und Verknüpfung dieser organisatorischen Einheiten stellt die eigentliche organisatorische (Aufbau-)Strukturierung dar. Die Aufgabensynthese ist im Vergleich zur Aufgabenanalyse kaum standardisiert. Persönliche Erfahrung und Intuition sind hierbei wichtige Einflussgrößen. 4. Das Analyse-Synthese-Konzept 43 4.2 Arbeitsanalyse und -synthese Mit der anschließenden Arbeitsanalyse und Arbeitssynthese findet der Übergang von der Aufbau- zur Ablauforganisation statt. Der Übergang von der Aufgaben- zur Arbeitsanalyse ist dabei nicht absolut fixierbar, sondern grundsätzlich entsprechend den Erfordernissen seitens des Unternehmens und den Eigenschaften der untersuchten Aufgaben vorzunehmen. Der Übergang ist prinzipiell immer da zu sehen, wo die Frage nach dem Aufgabeninhalt (was) in die Frage nach der Aufgabenerfüllung (wie) übergeht (vgl.Wittlage 1993b, S. 204). 4.2.1 Die Arbeitsanalyse Die im Rahmen der Aufgabenanalyse ermittelten Teilaufgaben niedrigster Ordnung, die Elementaraufgaben, bilden den Ausgangspunkt für die Arbeitsanalyse (Abb. 1-19); sie stellen als Arbeitsgänge die Arbeitsteile höchster Ordnung der Arbeitsanalyse dar. Durch eine sukzessive Zerlegung dieser Arbeitsteile kommt man zu den Arbeitsteilen niedrigster Ordnung, den Gangelementen. Wie bei der Aufgabenanalyse kann hierbei nach den Gesichtspunkten Objekt, Verrichtung, Rang, Phase und Zweckbeziehung gegliedert werden. Die Anzahl der Gliederungsstufen, wie sie in der Literatur vorgeschlagen werden, ist dabei sehr unterschiedlich. So schlägt beispielsweise Wittlage (1993b, S. 206) eine dreistufige Gliederung vor, während Nordsieck (1934, S. 40 ff.) sieben Stufen in seinem Aufgabengliederungsplan unterscheidet. Abb. 1-19: Zusammenhang zwischen Aufgaben- und Arbeitsanalyse 4.2.2 Die Arbeitssynthese Die Gestaltung der Arbeitsprozesse (häufig auch als Prozesse der Aufgabenerfüllung bezeichnet) vollzieht sich in der Arbeitssynthese. Diese nimmt Kosiol unter drei Gesichtspunkten vor (1976, S. 212 ff.): Gesamtaufgabe 1. Ordnung Teilaufgaben 2. Ordnung Teilaufgaben 3. Ordnung Teilaufgaben n-ter Ordnung = Elementaraufgaben Arbeitsteile m-ter Ordnung = Arbeitsgänge Arbeitsteile 3.Ordnung Arbeitsteile 2.Ordnung Arbeitsteile 1.Ordnung = Gangelemente Arbeitsanalyse Aufgabenanalyse 44 1. Teil: Einführung 1. Bei der personalen Synthese werden in einem ersten Schritt die Elementararbeiten zu Arbeitsgängen zusammengefasst. Der Arbeitsgang oder auch eine gewisse Anzahl von Arbeitsgängen werden dabei unter dem Gesichtspunkt gebildet, sie einer Arbeitsperson übertragen zu können. In einem zweiten Schritt wird die Arbeitsmenge (Arbeitspensum) bestimmt, die bei optimalem Leistungsvermögen von Mensch und Sachmittel einer Person zugeteilt werden kann. „So entspricht der synthetischen Bildung von Aufgaben und ihrer Verteilung auf Aufgabenträger die synthetische Bildung von Arbeitsgängen und ihre Verteilung auf Arbeitssubjekte (Arbeitsverteilung). Die Funktion eines Aufgabenträgers besteht aus den zu seiner Aufgabe (Stellenaufgabe) gehörigen Arbeitsgängen“ (Kosiol 1976, S. 211). 2. Die temporale Synthese stimmt die Leistung der einzelnen Arbeitspersonen so aufeinander ab, dass für jedes Arbeitsobjekt die optimale Durchlaufzeit erreicht wird. Die Reihung von Arbeitsgängen zu Arbeitsgangfolgen, die Taktbestimmung für jede Arbeitsgangfolge sowie die Abstimmung der Durchschnittstakte mehrerer Arbeitsgangfolgen sind Teilprobleme der zeitlichen Synthese. Als Gestaltungsziel gilt hierbei die Minimierung der Lagerbestände, die als „organisatorische Lagerbestände“ infolge der Leistungsabstimmung zwischen den einzelnen Arbeitsgangfolgen entstehen. „Nur bei niedrigsten organisatorischen Lagerbeständen kann jedes Produkt die höchste Durchlaufgeschwindigkeit erreichen, die unter den gegebenen Umständen möglich ist“ (Kosiol 1976, S. 215). 3. Im Rahmen der lokalen Synthese wird über die räumliche Anordnung und die Ausstattung der Arbeitsplätze entschieden. Die räumliche Anordnung soll vor allem dem Ziel einer Minimierung der innerbetrieblichen Transportwege genügen. Die quantitative und qualitative Sachmittelausstattung erfolgt unter dem Gesichtspunkt, dass alle Arbeitsplätze in jedem Zeitpunkt ihr geplantes Leistungspotenzial anbieten können. Arbeitswissenschaftlichen Erkenntnissen soll dabei „im weitesten Umfange Rechnung getragen werden, um die Leistungskraft der menschlichen Arbeitsträger in einer Unternehmung zu erhalten“ (Kosiol 1976, S. 238 f.). Die Ergonomie als Teilgebiet der Arbeitswissenschaft befasst sich mit der Ermittlung von Grundlagen einer menschbezogenen Arbeitsgestaltung. Sie schafft die Voraussetzungen für eine Anpassung der Arbeit an den Menschen und umgekehrt des Menschen an die Arbeit. Insbesondere REFA (z. B. 1985 a, S. 161 ff.) hat sich intensiv mit ergonomischen Fragestellungen auseinandergesetzt. Die personale, temporale und lokale Synthese sind nur partielle Aspekte des einheitlichen Tatbestands der Arbeitssynthese; sie beeinflussen sich gegenseitig. „Der Arbeitsprozess als Gegenstand gestaltender Synthese zeigt sich damit als ein Komplex wechselseitiger Beziehungen“ (Kosiol 1976, S. 212) zwischen diesen Aspekten. 4.3 Stellenwert des Analyse-Synthese-Konzepts Die Eignung des traditionellen Analyse-Synthese-Konzepts für die praktische Organisationsgestaltung ist nicht unumstritten: • Die vorgenommene Trennung in Aufbau- und Ablauforganisation ist nicht eindeutig möglich (vgl. hierzu auch Bellmann 1989, S. 77 ff.). 4. Das Analyse-Synthese-Konzept 45 • Aufgrund der fehlenden Verbindlichkeit der Methodik sind die Ergebnisse der Analyse umso subjektiver, je größer die Anzahl der Analysestufen ist. Unterschiedliche Anwendungsreihenfolgen der Analysemerkmale führen zu verschiedenen Gliederungsplänen mit differierenden Teilaufgaben und Arbeitsteilen auf der untersten Gliederungsebene. • Diese Kritik gilt analog auch für die Synthese: In der praktischen Anwendung sind bei gleicher Ausgangslage infolge der unvollständig beschriebenen Methode nicht die gleichen Ergebnisse verbürgt (vgl. Berg 1980, S. 45). Die Relevanz des Analyse-Synthese-Konzepts für die praktische Organisationsarbeit ist darin zu sehen, dass mithilfe einer Aufgabenanalyse vorhandene Aufgabenkomplexe systematisch und übersichtlich erfasst und beschrieben werden können.

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References

Zusammenfassung

Prof. Dr. Manfred Schulte-Zurhausen lehrt Betriebswirtschaftslehre, insbesondere Organi­sation und Projektmanagement an der FH Aachen.

Das bewährte Standardwerk zur Organisation stellt das breite Spektrum der modernen Organisationsgestaltung in verständlicher und praxisorientierter Form vor. Somit vermittelt das Buch nicht nur ein solides Basiswissen, sondern auch ein umfassendes Instrumentarium für die praktische Organisationsarbeit.

Aus dem Inhalt:

• Organisationstheoretische Ansätze

• Prozessorganisation

• Organisationseinheiten

• Leitungsorganisation

• Organisationsmanagement

• Management von Organisationsprojekten

• Techniken des Organisationsmanagements

Das Buch ist ein Grundlagenwerk für Dozenten und Studierende betriebswirtschaftlicher Bachelor- und Masterstudiengänge. Aber es ist auch für Praktiker, die zur Erhaltung und Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit ihres Unternehmens Organisationsstrukturen verändern wollen, eine wertvolle Hilfe.