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Unternehmen als soziotechnische Systeme in:

Manfred Schulte-Zurhausen

Organisation, page 47 - 52

6. Edition 2013, ISBN print: 978-3-8006-4689-0, ISBN online: 978-3-8006-4690-6, https://doi.org/10.15358/9783800646906_47

Series: Vahlens Handbücher der Wirtschafts- und Sozialwissenschaften

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3. Unternehmen als soziotechnische Systeme Aufgrund der sehr hohen Komplexität von organisatorischen Strukturen hat der systemtheoretisch-kybernetische Ansatz mit seiner generalisierten, abstrakten Betrachtungs- und Denkweise eine besondere Bedeutung für das Organisationsmanagement. Die Anwendung des Systemdenkens erleichtert die Gestaltung organisierter soziotechnischer Systeme. 3.1 Grundbegriffe des Systemdenkens Das Systemkonzept beinhaltet ein Hilfsmittel zur Beschreibung und Erklärung komplexer Sachverhalte und Zusammenhänge. Es umfasst insbesondere eine disziplin- übergreifende, einheitliche Terminologie, eine ganzheitliche Denkweise in Wirkungszusammenhängen sowie Modelle und Methoden zur Erklärung vielschichtiger Situationen und Sachverhalte. Die Anwendung des Systemdenkens zwingt dazu, komplizierte Problemstellungen abzugrenzen und zu strukturieren, damit sie besser überschaubar und lösbar sind. Der Systemansatz erlaubt dabei eine interdisziplinäre Betrachtungsweise und die gleichzeitige Berücksichtigung unterschiedlichster Einflussgrößen. Das Systemdenken kam ursprünglich vor allem bei der Beschreibung und Lösung von naturwissenschaftlichen und technischen Fragestellungen zur Anwendung. Die allgemeinen Grundbegriffe und Strukturmodelle des Systemansatzes können jedoch auch für nichttechnische Fragestellungen übernommen werden. Es ist in erster Linie Hans Ulrich zu verdanken, der im Jahre 1968 in seinem Buch „Die Unternehmung als produktives soziales System“ das Systemdenken auch auf die Betriebswirtschaftslehre übertragen hat. Eine handlungsorientierte Operationalisierung des Systemansatzes zur Lösung betrieblicher Problemstellungen wurde von Haberfellner u. a. (1997) vorgenommen. Hierfür wurde der amerikanische Begriff des Systems Engineering (Systemtechnik) übernommen, da dieser „wie kein zweiter zum Ausdruck (bringt), dass – auf der Basis einer ganzheitlichen (System-)Betrachtung – nach sachgerechten, realisierbaren und operationalen Lösungen gestrebt wird“ (Haberfellner u. a. 1997, S. X f.). Die Methoden, Vorgehensweisen und Verfahren des Systems Engineering können dabei auch bei der Gestaltung von organisatorischen Systemen sehr hilfreich sein, so beispielsweise zur Abgrenzung und Analyse des Gestaltungsbereichs oder zur systematischen Entwicklung von organisatorischen Lösungen. Stark vereinfacht können Systeme entsprechend der Abbildung 1-12 mit einigen wenigen Grundbegriffen beschrieben werden (vgl. u. a. Ulrich 1970, S. 105 ff.; Haberfellner u. a. 1997, S. 4 ff.). Ganz allgemein besteht ein System aus Elementen und Beziehungen; darüber hinaus ist es von seiner Umwelt abzugrenzen, um überhaupt als System definiert werden zu können. Ein System ist eine gegenüber der Umwelt abgegrenzte Gesamtheit von Elementen, die durch Beziehungen miteinander verknüpft sind. 34 1. Teil: Einführung Die Begriffsbestimmungen des Systemdenkens sind dabei rein formaler Natur und müssen je nach Disziplin und Untersuchungsgegenstand mit Inhalt gefüllt werden. Systeme werden immer problembezogen durch Übereinkunft der Beteiligten definiert. Abb. 1-12: Grundbegriffe zur Systemdefinition (1) Elemente und Beziehungen Als Elemente werden die einzelnen Teile eines Systems verstanden, die nicht mehr weiter zerlegt werden. Die Zerlegung ist dabei eine Frage der Zweckmäßigkeit. Elemente stellen somit die kleinsten betrachteten Einheiten dar, deren interne Struktur nicht mehr weiter interessiert. Beziehungen (Relationen) sind Verbindungen zwischen den Elementen. In dynamischen Systemen, wie es Organisationen darstellen, bewirken die Beziehungen, dass die Aktivitäten der einzelnen Elemente eines Systems nicht unabhängig voneinander sind, sondern sich gegenseitig in ihrem Verhalten beeinflussen. Das Verhalten des Systems als Gesamtheit der Elemente und Beziehungen ist somit vom Verhalten aller seiner Elemente abhängig. (2) Strukturen und Prozesse Das im Zeitablauf relativ konstante Beziehungs- und Anordnungsmuster eines Systems repräsentiert seine Struktur. Durch die Struktur wird die Position der einzelnen Elemente im System bestimmt und damit auch ihre Wirkungsmöglichkeiten. In künstlichen Systemen kann die Struktur bewusst beeinflusst oder gestaltet werden; wenn man ein bestimmtes Systemverhalten erreichen will, muss man dem System eine bestimmte Struktur geben. Eine Reihe zusammenhängender Aktivitäten von Elementen bezeichnet man als Prozess. Durch die Aktivitäten der Systemelemente werden Eingangsgrößen in Ausgangsgrößen transformiert. Die zeitliche Abfolge zusammenhängender Aktivitäten stellt die Struktur des Prozesses (Prozessstruktur) dar, die in künstlichen Systemen ebenfalls beeinflusst und gestaltet werden kann. Umwelt System Umweltelement Element Systemgrenze Beziehungen interne Beziehung externe Beziehung Schnittstelle 3. Unternehmen als soziotechnische Systeme 35 Prozess und Struktur sind eng miteinander verwandt, so dass keine scharfen Grenzen gezogen werden können. So ist Struktur Voraussetzung für Prozesse, während andererseits durch die Prozesse auch Änderungen der Struktur verursacht werden können. (3) Teilsysteme und Untersysteme Elemente können ihrerseits wiederum als System betrachtet werden, indem man sie weiter auflöst und Elemente auf einer tieferen Ebene bildet, die wiederum durch Beziehungen miteinander verknüpft sind; man spricht hier von einem Untersystem (Abb. 1-13). Die Zusammenfassung mehrerer Systeme zu einem umfassenderen System ergibt ein Übersystem. Untergliedert man ein System über mehrere Stufen, so ergibt sich eine Systemhierarchie: Übersystem – System – Untersystem. Jedes System lässt sich unter ganz bestimmten Aspekten betrachten; dadurch treten bestimmte Eigenschaften (Merkmale von Elementen und Beziehungen) in den Vordergrund. Elemente und Beziehungen, die unter einem ganz bestimmten Aspekt zusammengefasst werden, heißen Teilsysteme. Die Strukturen eines Systems können je nach Fragestellung oder Sichtweise geordnet werden. Die Konzentration auf bestimmte Aspekte bei gleichzeitiger Vernachlässigung aller übrigen Aspekte ermöglicht die Konzentration auf das Wesentliche einer bestimmten Problemstellung. Die verschiedenen Strukturen der einzelnen Teilsysteme überlagern sich und wirken auch aufeinander ein. Teil- und Untersysteme werden gemeinsam auch als Subsysteme bezeichnet. Abb. 1-13: Untersysteme und Teilsysteme (4) Geschlossene und offene Systeme Jedes Untersystem und das gesamte System kann durch seine Systemgrenze von seiner Umgebung (Umwelt) abgegrenzt und durch seinen Input (Eingang), seinen Output (Ausgang) und seine Funktion beschrieben werden. Ein System ohne Eingangs- und Ausgangsgrößen wird als geschlossenes System bezeichnet, andernfalls handelt es sich um ein offenes System. Die Übergänge an den Nahtstellen zwischen den einzelnen Untersystemen oder zwischen dem System und seiner Umwelt werden als Schnittstellen bezeichnet; hier werden die Beziehungen „zerschnitten“. Beziehungen zwischen dem System und seiner Umwelt werden als externe Systembeziehungen bezeichnet. Eine interne Systembeziehung zwischen einzelnen Systemelementen liegt vor, wenn der Output eines Elements zum Input eines anderen Elements wird. TeilsystemA Teilsystem B Untersystem 2 Untersystem 1 36 1. Teil: Einführung (5) Komplexität eines Systems Die Unterscheidung zwischen Struktur- und Verhaltenskomplexität eines Systems geht auf Ulrich/Probst (1988, S. 57) zurück: Zur Charakterisierung eines Systems wird einerseits die Anzahl und Verschiedenheit (Varietät) der Elemente und deren Beziehungen (strukturbezogene Dimension), andererseits die Veränderlichkeit im Zeitablauf (verhaltensbezogene Dimension) herangezogen. Abb. 1-14: Klassifikation der Systemkomplexität Quelle: in Anlehnung an Ulrich/Probst (1988, S. 61) Somit lassen sich vier grundsätzliche Systemtypen definieren (Abb. 1-14): • Einfache Systeme bestehen aus einer übersichtlichen Anzahl an Elementen und Beziehungen; sie weisen nur geringe Veränderungsmöglichkeiten bei meist gleichen Wirkungsverläufen aus. Durch analytisch-methodisches Vorgehen lässt sich ihre Komplexität beherrschen. • Komplizierte Systeme setzen sich zwar aus vielen Elementen zusammen, die in einer Vielzahl von verschiedenartigen Beziehungen zueinanderstehen, sind aber in ihrem Verhalten vorwiegend determiniert. Durch Modellbildung oder Entwicklung von Algorithmen mit den Methoden der Statistik und Wahrscheinlichkeitsrechnung sowie der Informatik ist es möglich, derartige Systeme zu beschreiben und abzubilden. Komplizierte Systeme sind deshalb beherrschbar. • Komplexe Systeme sind zwar durch eine relativ geringere Anzahl von Elementen und Beziehungen sowie deren Varietät charakterisiert, zeigen aber ein hohes Potenzial an Verhaltensmöglichkeiten. Aufgrund der geringeren Strukturkomplexität sind sie in ihrer formalen Anordnung zwar auch umfassend beschreibbar, die gleichzeitige hohe dynamische Verhaltenskomplexität macht aber eine verlässliche Voraussage über das künftige Verhalten des Systems praktisch unmöglich. Somit ist die vollständige Beherrschbarkeit dieser Systeme nicht mehr gegeben. Strukturkomplexität (Vielfalt) Verhaltenskomplexität (Dynamik) gering hoch gering hoch äußerst komplexes System kompliziertes System einfaches System komplexes System 3. Unternehmen als soziotechnische Systeme 37 • Äußerst komplexe Systeme weisen sowohl in der Struktur als auch im Verhalten eine hohe Komplexität. Folglich lässt sich weder die formale Zusammensetzung des Systems vollkommen beschreiben noch der künftige Systemzustand sicher vorhersehen. 3.2 Das System Unternehmen Ein Unternehmen kann in Anlehnung an den instrumentalen Organisationsbegriff als zweckorientiertes, offenes, dynamisches, soziotechnisches System gekennzeichnet werden (Abb. 1-15): Abb. 1-15: Elemente des Systemansatzes • Zweckorientiert, weil es durch seine Aktivitäten eine Funktion im Interesse der Umwelt ausübt. Es wird ein Output erwartet, den das Unternehmen seiner Umwelt als Systemleistung zur Verfügung stellt. • Offen, weil einzelne Elemente mit der Umwelt des Unternehmens in Verbindung stehen, indem sie Ressourcen (Inputs) aus seiner Umwelt beziehen, sie in Produkte (Güter oder Dienstleistungen) transformieren und als Output wieder an die Umwelt abgeben. • Dynamisch, weil durch das Zusammenwirken von Systemelementen Aktivitäten ausgelöst werden, mit denen der Input in den Output umgewandelt wird (Transformationsprozesse). Unabhängig von der Größe des Unternehmens geht es immer um die Umwandlung von Inputs in Outputs. Inputs verursachen Kosten, Outputs schaffen Erlöse. • Soziotechnisch, weil die Durchführung der betrieblichen Prozesse durch personelle (soziale) Handlungen in Kombination mit technischen Sachmitteln (Werkzeuge, Maschinen und Vorrichtungen) erfolgt. Organisieren heißt strukturieren; Organisationsgestaltung bedeutet das Schaffen von organisatorischen Strukturen. Die Organisationsstruktur des Systems Unternehmen umfasst dabei die Gesamtheit aller formellen Regeln, die der Arbeitsteilung, der Steuerung der betrieblichen Prozesse sowie des Verhaltens der daran beteiligten Menschen dienen. Die Organisationsstruktur stellt somit ein Teilsystem des Unternehmens dar. Die Bestimmung der Einheiten, die als Elemente eines Systems zu betrachten sind, hängt dabei von der jeweiligen organisatorischen Aufgabenstellung ab. Die betriebswirtschaftliche Organisationslehre sieht Aufgaben, Menschen, Informationen Umwelt Zweck Strukturen Prozesse Inputs Outputs 38 1. Teil: Einführung und Sachmittel als kleinste Bestandteile, als Elemente der Unternehmensorganisation (vgl. Grochla 1972, S. 16; Krüger 1993, S. 13). Bezüglich der Beziehungen zwischen den Systemelementen in Organisationen hat sich eine generelle Unterscheidung in materielle und informationelle Beziehungen durchgesetzt (vgl. Grochla 1972, S. 76): • Materielle Beziehungen konkretisieren sich im Austausch körperlicher Objekte zwischen den Systemelementen. • Informationelle Beziehungen beinhalten den Austausch von Informationen. Energetische Beziehungen sind in erster Linie für die Untersuchung technischer Systeme von Interesse; für organisatorische Fragestellungen sind sie in der Regel von untergeordneter Bedeutung oder nicht relevant. Leitungsbeziehungen stellen eine besondere Form von Kommunikationsbeziehungen dar und sind deshalb den informationellen Beziehungen zuzuordnen. Im Rahmen der organisatorischen Gestaltung sind die Elemente so miteinander zu verknüpfen, dass die betrieblichen Prozesse zielgerecht und effizient durchgeführt werden können. Eine hierzu erforderliche Zerlegung des Systems Unternehmen in ganz bestimmte Subsysteme (Teil- und Untersysteme) kann nur problembezogen vorgenommen werden. Systemgrenzen sind bei der praktischen Organisationsgestaltung nur selten vorgegeben; die problemorientierte Festlegung der Systemgrenzen ist deshalb eine wesentliche Teilaufgabe bei der Organisationsgestaltung. Hierbei kann zwischen funktionalen und strukturellen Untersystemen unterschieden werden: • Strukturelle Untersysteme einer Organisation sind konkrete Organisationseinheiten wie beispielsweise Abteilungen oder Gruppen von Stellen. • Funktionale Untersysteme sind gedankliche Zusammenfassungen von bestimmten Teilaufgaben, die innerhalb einer Organisation zu erfüllen sind. So unterscheidet beispielsweise Bleicher (1970, S. 168 ff.) zwischen dem Operationssystem (mit dem Erzeugungs-, Finanz- und Informationssystem), dem Innovationssystem (zur Anpassung an Umweltveränderungen) und dem Politiksystem (zur Bestimmung des Verhaltens der Organisation). Die Klassifikation der Unternehmensumwelt kann auf verschiedenen Abstraktionsebenen und nach unterschiedlichen Kriterien erfolgen. In der Literatur beschränkt man sich auf die sogenannte Aufgabenumwelt mit den vier großen Umweltsystemen (Dill 1958) Kunden (customers, clients), Lieferanten (suppliers), Wettbewerber und Konkurrenten (competitors) sowie öffentliche Verwaltungen und Behörden (regulatory agencies).

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Zusammenfassung

Prof. Dr. Manfred Schulte-Zurhausen lehrt Betriebswirtschaftslehre, insbesondere Organi­sation und Projektmanagement an der FH Aachen.

Das bewährte Standardwerk zur Organisation stellt das breite Spektrum der modernen Organisationsgestaltung in verständlicher und praxisorientierter Form vor. Somit vermittelt das Buch nicht nur ein solides Basiswissen, sondern auch ein umfassendes Instrumentarium für die praktische Organisationsarbeit.

Aus dem Inhalt:

• Organisationstheoretische Ansätze

• Prozessorganisation

• Organisationseinheiten

• Leitungsorganisation

• Organisationsmanagement

• Management von Organisationsprojekten

• Techniken des Organisationsmanagements

Das Buch ist ein Grundlagenwerk für Dozenten und Studierende betriebswirtschaftlicher Bachelor- und Masterstudiengänge. Aber es ist auch für Praktiker, die zur Erhaltung und Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit ihres Unternehmens Organisationsstrukturen verändern wollen, eine wertvolle Hilfe.