Content

Grundlagen in:

Ralf Dillerup, Roman Stoi

Unternehmensführung, page 721 - 728

4. Edition 2013, ISBN print: 978-3-8006-4592-3, ISBN online: 978-3-8006-4593-0, https://doi.org/10.15358/9783800645930_721

Bibliographic information
7. Informationsmanagement 7.1 Grundlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 717 7.1.1 Bedeutung von Information und Kommunikation . . . . . . . . . . 718 7.1.2 Aufgabenbereiche des Informationsmanagements . . . . . . . . . 720 7.2 Informationswirtschaft . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 724 7.2.1 Informationsbedarfsermittlung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 726 7.2.2 Informationsbeschaffung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 728 7.2.3 Informationsübermittlung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 734 7.2.4 Informationsverwendung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 750 7.3 Informationssysteme und -technik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 755 7.3.1 Informationssysteme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 756 7.3.2 Informationstechnik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 764 7.4 Koordination des Informationsmanagements . . . . . . . . . . . . . 768 7.4.1 Organisation und personelle Verantwortung . . . . . . . . . . . . . . 769 7.4.2 Strategische Rolle des Informationsmanagements . . . . . . . . . 771 7.4.3 IT-Controlling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 776 In fo rm ati on normativ strategisch operativ OrganisationPlanung & Kontrolle Personal 717 77.1 Grundlagen 7.1 Grundlagen Leitfragen ▪ Welche Rolle spielen Information und Kommunikation für die Unternehmensführung? ▪ Welche Aufgaben hat das Informationsmanagement? ▪ Wie wird das Informationsmanagement im Unternehmensführungssystem eingeordnet? Informationen sind das Rohmaterial für die Entscheidungen der Unternehmensführung. Führungsentscheidungen sind nur so gut, wie die Informationen, auf denen sie beruhen. Informationen werden auf allen Ebenen und in allen Phasen der Unternehmensführung benötigt (vgl. Kap. 1.3.2.3). Sie ermöglichen, verbinden und koordinieren die Führungsfunktionen Personal, Planung und Kontrolle sowie Organisation. Zudem verknüpfen sie das Führungssystem mit dem Ausführungssystem. Im Führungskreislauf werden Informationen aufgenommen, zur Entscheidungsfindung interpretiert und verarbeitet sowie in Form von Zielen, Plänen und Anweisungen weitergegeben. Erfolgreiche Unternehmensführung zeichnet sich durch systematisches Erkennen und konsequentes Ausnutzen von Informationsvorsprüngen im Wettbewerb aus (vgl. Kemper et al., 2011, S. 448 ff.). Unternehmensführung ist somit ohne Informationsversorgung nicht möglich. Führungsinformationen sollen in der richtigen Menge, in der richtigen Qualität, zum richtigen Zeitpunkt und am richtigen Ort vorliegen. Dies ist Aufgabe des Informationsmanagements als zentraler Unterstützungsfunktion der Unternehmensführung. Das Informationsmanagement ist für den Informationsfluss verantwortlich, der im Führungssystem als umlaufender Kreis symbolisiert wird (vgl. Abb. 7.1.1). Informationen Informationsmanagement Abb. 7.1.1: Der Informationsfluss im System der Unternehmensführung In fo rm ati on normativ strategisch operativ OrganisationPlanung & Kontrolle Personal Informationsmanagement 718 7 Im Folgenden werden zunächst die Bedeutung von Information und Kommunikation sowie die Aufgaben des Informationsmanagements beschrieben. Danach werden die Informationswirtschaft (Kap. 7.2) und die Informationssysteme und -technik (Kap. 7.3) als wesentliche Aufgabenbereiche des Informationsmanagements dargestellt. Abschlie- ßend wird in Kap. 7.4 auf die Koordination des Informationsmanagements durch die Unternehmensführung eingegangen. 7.1.1 Bedeutung von Information und Kommunikation Obwohl häufig von Information und Kommunikation gesprochen wird, sind diese Begriffe nicht eindeutig definiert. Nachfolgend wird deshalb zunächst erläutert, was unter Information und Kommunikation verstanden werden soll. Im Anschluss wird auf deren Bedeutung für die Unternehmensführung eingegangen. Informationen können je nach Kontext und Interpretation von unterschiedlicher Bedeutung sein. In einem umgangssprachlichen Verständnis ist Information eine Mitteilung, die in einem bestimmten Moment vom jeweiligen Adressaten als wichtig angesehen wird (vgl. Seiffert, 1971, S. 24). Für eine führungsorientierte Betrachtung ist die in Abb. 7.1.2 dargestellte schrittweise Annäherung an den Informationsbegriff besser geeignet (vgl. Hopfenbeck, 2002, S. 111 ff.; North, 2011, S. 36 ff.; Probst et al., 2010, S. 22 ff.): ◾ Zeichen sind zusammenhanglose Elemente einer Gesamtmenge, die Zeichenvorrat genannt wird. Sie dienen zur Darstellung und Beschreibung von Daten. Beispiele für Zeichen sind Buchstaben und Ziffern. ◾ Daten bestehen aus Zeichen, die nach bestimmten Regeln (Syntax) angeordnet sind. Sie entstehen bei allen betrieblichen Aktivitäten, haben aber ohne die Einbindung in einen Kontext keine Bedeutung für unternehmerische Entscheidungen. Daten lassen sich speichern, bearbeiten und übermitteln. Sie sind der Rohstoff für Informationen. ◾ Informationen sind Daten, die als Grundlage von Entscheidungen dienen und damit einen Verwendungszweck oder Problembezug erhalten. Werden Informationen miteinander verknüpft und vom Entscheidungsträger bewusst interpretiert, dann entsteht daraus Wissen. Hierzu muss der Entscheidungsträger die Informationen verstehen, d. h. mit seinem Entscheidungskontext, seinen individuellen Erfahrungen und den verfolgten Zielen verknüpfen. Ansonsten sind die Informationen Informationsbegriff Wissen Abb. 7.1.2: Zusammenhang von Zeichen, Daten, Informationen und Wissen (vgl. North, 2011, S. 36) Zeichen Daten Wissen + Syntax + Bedeutung + VernetzungInformationen 719 77.1 Grundlagen für die Entscheidungsfindung wertlos. Im Gegensatz zu Informationen ist Wissen an Personen gebunden und verbessert deren Kenntnisse und Fähigkeiten, Probleme zu lösen. Wissen ist allgemein die Gesamtheit von Kenntnissen und Fähigkeiten zur Lösung von Problemen (vgl. Probst et al., 2010, S. 22). Durch Wissensmanagement soll das intern vorhandene Wissen zum Nutzen des Unternehmens verwendet und gesteigert werden. Das in einem Unternehmen verfügbare Wissen stellt zunehmend einen bedeutenden Wettbewerbsfaktor dar. Da Wissen personenbezogen ist, bezieht sich das Wissensmanagement insbesondere auf die Mitarbeiter des Unternehmens. Das Wissensmanagement wird ausführlich in Kap. 8.2 dargestellt. Eine weit verbreitete Definition bezeichnet Informationen als „zweckbezogenes Wissen“ (vgl. Wittmann, 1993, S. 14). Als Zweck wird dabei die Vorbereitung von Handlungen oder Entscheidungen angesehen. Da Wissen aber erst durch die Vernetzung von Informationen entsteht, ist die Beschreibung der Information als zweckbezogener Anteil des Wissens nicht sinnvoll. Darüber hinaus ist Wissen an Menschen gebunden, während Informationen z. B. auch in schriftlichen Aufzeichnungen oder Datenbanken enthalten sein können. Informationen sind deshalb die Bausteine menschlichen Wissens. Informationen sind immaterielle Güter, die aber nicht kostenlos zur Verfügung stehen (vgl. Witte, 1972, S. 64). Es sind Wirtschaftsgüter, wenn sie (vgl. Bode, 1993, S. 61 f.) ◾ entsprechend der Zielsetzung des Unternehmens für den Zweck geeignet, ◾ im Wirkungsbereich des Unternehmens vorhanden und verfügbar, ◾ zwischen verschiedenen Wirkungsbereichen übertragbar und ◾ relativ knapp sind sowie ◾ nachgefragt werden. Für ein Unternehmen können Informationen zugleich Rohstoff, Betriebsmittel oder Endprodukt sein. Die Verarbeitung von Informationen ist für das Unternehmen wertschöpfend (vgl. Reichwald, 2005, S. 249 ff.). Deshalb lassen sich Informationen auch als Produktionsfaktor ansehen (vgl. Pietsch et al., 2004, S. 39). Aufgrund ihres immateriellen Charakters verfügen Informationen über besondere Eigenschaften (vgl. Picot/Franck, 1988b, S. 608 ff.; Pietsch et al., 2004, S. 46 f. sowie Kap. 8.3): ◾ Sie werden durch ihre Nutzung nicht verbraucht, ◾ Sie lassen sich in digitaler Form ohne Wertverlust und fast beliebig teilen, ◾ Ihre Vervielfältigung und Weitergabe verursacht keine oder nur geringe Kosten, ◾ Ihr Wert ist nur schwer bestimmbar und von Zeit und Kontext abhängig, ◾ Ihre Sicherheit und ihr Schutz ist problematisch, ◾ Sie können gleichzeitig im Besitz mehrerer Personen sein und ◾ das Erweitern, Weglassen, Auswählen und Verdichten verändert ihre Qualität. Der Austausch und die Übermittlung von Informationen erfolgt durch Kommunikation. Diese kann zwischen Personen, zwischen Personen und Computern (Mensch-Maschine- Kommunikation) oder zwischen Computern stattfinden. Bei der Kommunikation werden Informationen in Form von Nachrichten ausgetauscht. Der Adressat empfängt die Nachricht, welche für seine Zwecke relevante Daten enthält und dementsprechend für ihn eine Information darstellt (vgl. Reichwald, 2005, S. 257). Wissensmanagement Wirtschaftsgüter Produktionsfaktor Immaterielles Gut Kommunikation Informationsmanagement 720 7 Kommunikation ist der Austausch von Informationen zur aufgabenbezogenen Verständigung (vgl. Reichwald, 2005, S. 257).! Für die Unternehmensführung ist Kommunikation die Basis für die Koordination arbeitsteiliger Prozesse. Ohne Kommunikation können weder innerhalb des Unternehmens noch über die Unternehmensgrenzen hinweg Leistungen ausgetauscht werden. Darüber hinaus dient sie auch dem Aufbau und der Pflege zwischenmenschlicher Beziehungen, wobei teilweise der Informationsinhalt in den Hintergrund tritt. Ein Beispiel ist eine Unterhaltung über das Wetter. Besonders im Rahmen der Personalfunktion (vgl. Kap. 6) gestaltet die Unternehmensführung durch die Kommunikation das Betriebsklima und nimmt damit Einfluss auf die Arbeitszufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter (vgl. Reichwald, 2005, S. 249 ff.). Die Tätigkeit der Unternehmensführung besteht somit zu einem wesentlichen Teil aus Kommunikation. Führungskräfte nehmen z. B. Informationen in Form von Ergebnisberichten oder Marktstudien entgegen, diskutieren diese mit Kollegen und Fachleuten z. B. aus dem Marketing oder Controlling und treffen daraufhin Entscheidungen, die sie an die nachgeordneten Ebenen kommunizieren. Information und Kommunikation bilden die Grundlage für die Führung eines Unternehmens als arbeitsteilige Organisation. Sie sind zentrale Bestandteile wirtschaftlichen Handelns (vgl. Reichwald, 2005, S. 249). ! 7.1.2 Aufgabenbereiche des Informationsmanagements Aus der Bedeutung der Information und Kommunikation für die Unternehmensführung folgt, dass die betrieblichen Informationsflüsse und Kommunikationsprozesse innerhalb und zwischen den Führungsfunktionen und -ebenen aktiv zu gestalten sind. Dies ist Gegenstand des Informationsmanagements. Es soll die Entscheidungsprozesse der Unternehmensführung durch organisatorische, personelle und technische Maßnahmen der Informationsversorgung unterstützen. Das Informationsmanagement stellt somit selbst keine Funktion der Unternehmensführung dar. Es dient vielmehr auf allen Führungsebenen der Unterstützung der grundlegenden Führungsfunktionen Personal, Planung und Kontrolle sowie Organisation. Informationsmanagement umfasst die Planung, Steuerung und Kontrolle der Information und Kommunikation in einem Unternehmen sowie der hierzu erforderlichen Informationssysteme und -technik (vgl. Heinrich/Stelzer, 2011, S. 1; Krcmar, 2010, S. 1). ! Diese Unterstützungsfunktion umfasst nicht nur Aspekte der Information, sondern bezieht stets die Kommunikation mit ein. Sie soll eine effektive und effiziente Gestaltung und Verwendung von Informationen und der dazugehörigen Informationsund Kommunikationsinfrastruktur im Unternehmen sicherstellen (vgl. Horton, 1981). Richtigerweise müsste deshalb vom Informations- und Kommunikationsmanagement Rolle der Kommunikation Informationsmanagement 721 77.1 Grundlagen gesprochen werden. Da die Bezeichnung Informationsmanagement jedoch allgemein gebräuchlich ist, wird sie auch im Folgenden verwendet. Bei der Beschreibung des Aufgabenspektrums lassen sich drei Ansätze des Informations managements unterscheiden (vgl. Krcmar, 2010, S. 31 ff.): ◾ Problem- und aufgabenorientierte Ansätze (vgl. Benson/Parker, 1985; Cash et al., 1992; Griese, 1990; Heinrich/Stelzer, 2011; Seibt, 1990) sind an den Problemen bzw. Aufgaben des Informationsmanagements ausgerichtet. Sie verzichten meist auf zusammenhängende Darstellungen betriebswirtschaftlicher und technischer Aspekte. Stattdessen beinhalten sie überwiegend Aufzählungen und detaillierte Beschreibungen der zu lösenden Probleme bzw. Aufgaben. Durch ihre in der Regel geringe Strukturierung sind sie für eine ganzheitliche Darstellung des Informationsmanagements kaum geeignet. Die darauf aufbauenden prozessorientierten Konzepte (vgl. Österle et al., 1992) fassen deshalb Aufgaben zu Informationsmanagementprozessen zusammen. ◾ Architekturorientierte Ansätze (vgl. Scheer, 2002; Zachman, 1987) beschäftigen sich mit der technischen Gestaltung von Informationssystemen. Der Aufbau des betrieblichen Informationssystems soll ganzheitlich erfasst und strukturiert werden. Besonders bekannt ist das Architekturmodell ARIS (Architektur integrierter Informationssysteme) von Scheer. ◾ Ebenenorientierte Ansätze beschreiben den hierarchischen Zusammenhang zwischen den Aufgaben des Informationsmanagements und der hierfür eingesetzten Informations- und Kommunikationstechnik. Das von Wollnik (1988) entwickelte Referenzmodell unterscheidet die drei Ebenen Informations- und Kommunikationsinfrastruktur, Informationssysteme und Informationseinsatz. Im Folgenden wird das Informationsmanagement nach seinen Aufgabenschwerpunkten in zwei Bereiche unterteilt (in Anlehnung an Krcmar, 2010, S. 50 ff.; Wollnik, 1988, S. 38 ff.): ◾ Die Informationswirtschaft beinhaltet die fachlichen Aufgaben der Informationsversorgung der Unternehmensführung. Die Informationswirtschaft bedient sich zur Erfüllung ihrer Aufgaben der Informationssysteme und -technik. ◾ Informationssysteme und -technik umfasst die technischen Aufgaben der Gestaltung der Informationsinfrastruktur und der darauf aufbauenden Informationssysteme. Aufgrund ihrer technischen Ausrichtung werden die von Wollnik unterschiedenen Ebenen Informations- und Kommunikationsinfrastruktur und Informationssysteme hierunter zusammengefasst. Die Aufgabenbereiche des Informationsmanagements betreffen alle Führungsfunktionen und -ebenen. Es ist somit wie in Abb. 7.1.3 als unterstützende Querschnittsfunktion in das System der Unternehmensführung einzuordnen. Darin sind die zwei Bereiche des Informationsmanagements als dritte Dimension dargestellt, die sich auf alle Ebenen und Funktionen der Unternehmensführung bezieht. Aufgrund des Stellenwertes der Information und der daraus resultierenden Bedeutung des Informationsmanagements muss es auf die Anforderungen der Unternehmensführung abgestimmt sein. Der Unternehmensführung kommen folgende Aufgaben der Koordination des Informationsmanagements zu: ◾ Organisatorische Gestaltung des Informationsmanagements zur Abstimmung der Informationssysteme und -technik auf die Anforderungen der Informationswirtschaft sowie zur Festlegung der hierarchischen Stellung, Strukturierung und personellen Verantwortung des Informationsmanagements. Ansätze Aufgabenbereiche Koordinationsaufgabe Informationsmanagement 722 7 ◾ Strategische Ausrichtung des Informationsmanagements im Bezug auf die Unternehmensstrategie. Dabei ist insbesondere die strategische Rolle der Informationssysteme und -technik für das Unternehmen zu bestimmen. ◾ IT-Controlling zur Sicherstellung der Effektivität und Wirtschaftlichkeit des Informationsmanagements. Die Aufgabenbereiche des Informationsmanagements und deren Koordination werden in den folgenden Kapiteln dargestellt. Management Summary ▪ Information und Kommunikation sind für die Aufgaben der Unternehmensführung unverzichtbar. Sie sind zentrale Bestandteile wirtschaftlichen Handelns. ▪ Informationen sind Daten, die zur Grundlage von Entscheidungen dienen und damit einen Verwendungszweck oder Problembezug haben. ▪ Kommunikation ist der Austausch von Informationen zur aufgabenbezogenen Verständigung. ▪ Informationsmanagement umfasst die Planung, Steuerung und Kontrolle der Information und Kommunikation sowie der hierzu erforderlichen Informationssysteme und -technik eines Unternehmens. Abb. 7.1.3: Informationsmanagement als unterstützende Querschnittsfunktion der Unternehmensführung In fo rm ati on normativ strategisch operativ Informationssysteme und -technik Informationswirtschaft OrganisationPlanung & Kontrolle Personal 723 77.1 Grundlagen ▪ Informationswirtschaft betrifft die fachlichen Aufgaben der Informationsversorgung. ▪ Informationssysteme und -technik umfassen die technischen Aufgaben der Gestaltung der Informationsinfrastruktur und der darauf aufbauenden Informationssysteme. ▪ Die Koordination des Informationsmanagements beinhaltet die Festlegung der Strategie und Organisation sowie die Sicherstellung der Wirtschaftlichkeit durch das Controlling. Literaturempfehlungen Heinrich, L.J./Stelzer, D.: Informationsmanagement, 10. Aufl., München u. a. 2011. Krcmar, H.: Informationsmanagement, 5. Aufl., Berlin u. a. 2010. Empfehlenswerte Fallstudien zum Kapitel 7.1 aus Dillerup, R./Stoi, R. (Hrsg.) 7.1 Kommunikationskultur der Technohype AG (Griesfelder, R.) 7.2 Datenmanagement für die Projektorganisation der Informasoft GmbH (Roth, G.) 7.3 Prozessmanagement und Electronic Business bei der Informasoft GmbH (Roth, G.) 7.4 Online-Marketing bei der epubli GmbH (Dörnemann, J.)

Chapter Preview

References

Zusammenfassung

Alles zur Unternehmensführung

Dieses Lehrbuch stellt das gesamte Spektrum der modernen Unternehmensführung in verständlicher und praxisorientierter Form dar. Mit zahlreichen Abbildungen, Merksätzen und Anwendungsbeispielen sowie Leitfragen und Management Summaries wird es höchsten didaktischen Ansprüchen gerecht.

Die Neuauflage

wurde um weitere Praxisbeispiele ergänzt. Zusätzlich integriert wurden die Themen Nachhaltigkeit und deren Umsetzung in der Unternehmensführung sowie Internationalisierung. Bei der "Strategischen Führung" wurden neue anwendungsbezogene Instrumente aufgenommen.

Die Autoren

Prof. Dr. Ralf Dillerup, Heilbronn, und Prof. Dr. Roman Stoi, Stuttgart.

Zielgruppe

Alle Studierende der betriebswirtschaftlichen Bachelor- und Master-Studiengänge. Für Praktiker ist das Buch aufgrund seines umsetzbaren Wissens eine wertvolle Ressource zur Unterstützung sämtlicher Führungsaufgaben.

»Wegen der überzeugenden inhaltlichen und der perfekten methodischen Konzeption zählt dieses Lehrbuch schon heute zu den Standardwerken...«

Prof. Bernd W. Müller-Hedrich zur 3. Auflage

"Verständlich, praxisorientiert und aktuell."

Dr. Andreas Brokemper, Mitglied der Geschäftsführung, Henkell & Co. Sektkellereien KG

»Dillerup und Stoi vertiefen das breite Themenspektrum ... anhand gut gewählter Praxisbeispiele - ein empfehlenswertes Standardwerk!«

Dr. Heinz-Walter Große, Vorstandsvorsitzender B. Braun AG

"Dieses Buch gibt einen sehr gut strukturierten und - mittels vieler Beispiele und Grafiken - anschaulichen Überblick über die hohe Schule der Unternehmensführung. Daneben erleichtern viele Hilfsmittel es dem Leser, sich in der komplexen Materie leicht zurechtzufinden."

Prof. Dr. Günter Müller-Stewens, Direktor des Instituts für Betriebswirtschaft an der Universität St. Gallen

"Die Verbindung von Theorie und Praxis wird durch Beispiele geschaffen, die Denkanstöße für die tägliche Arbeit bilden."

Dr. Dietmar Voggenreiter, President Audi China, Executive Vice President of Volkswagen Group China

"Die anschauliche und mit vielen Beispielen versehene Darstellung schlägt eine Brücke zwischen Theorie und Praxis."

Prof. Dr. Erich Zahn, Universität Stuttgart, Vorstand der Graduate School of Excellence