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6 Verwaltung von Immobilien in:

Hanspeter Gondring

Immobilienwirtschaft, page 492 - 540

Handbuch für Studium und Praxis

3. Edition 2013, ISBN print: 978-3-8006-4572-5, ISBN online: 978-3-8006-4573-2, https://doi.org/10.15358/9783800645732_492

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Vahlen Handbücher – Gondring, Immobilienwirtschaft, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 11.02.13 Status: Druckdaten Seite 445 6 Verwalten 445 Einrede der Verjährung entgegengesetzt werden und ist damit praktisch nicht mehr durchsetzbar.220 Bei der Berechnung der Frist ist aber zu beachten, dass die Drei-Jahres-Frist erst am Schluss des Jahres, in welchem der Provisionsanspruch entstanden ist, beginnt. Klagt der Makler seine Provision ein und wird dem Klagegegner nach den Maßnahmen der Rechtsverfolgung gem. § 204 BGB die Klage zugestellt, wird die Verjährung des Provisionsanspruches gehemmt. Das bedeutet, dass die Verjährung ab dem Zeitpunkt der Zustellung der Klage nicht mehr weiter läuft.221 Wird dem Makler die Provision richterlich zugesprochen, hat er sie sich, unter Berücksichtigung aller Hindernisse, redlich verdient. 6 Verwaltung von Immobilien 6.1 Abgrenzung Die Verwaltung von Immobilien umfasst alle Tätigkeiten, die zur substanziellen Erhaltung des Objekts beitragen und dessen bestmögliche wirtschaftliche Nutzung gewährleisten. Dazu zählt neben der kaufmännisch-wirtschaftlichen und rechtlichen Verwaltung auch die technische Verwaltung der betreffenden Immobilien. In der wohnungswirtschaftlichen Verwaltung, d. h. der Miet- und Wohnungseigentumsverwaltung, kommt darüber hinaus der sozialen Komponente eine besondere Bedeutung zu. Über die rein wirtschaftliche, technische und juristische Objektverwaltung hinaus steht damit auch der Umgang mit den Mietern und Wohnungseigentümern, und deren Bedürfnisse, Erwartungen und Vorstellungen zum Wohnen im Mittelpunkt der Verwaltung. Die Bestätigung einer ernst genommenen Verwaltung liegt häufig in den immensen Einsparungspotentialen, die sich aus der Synergie Kosten sparender Bewirtschaftung und optimaler Instandhaltung einer Immobilie ergeben. In den Planungen eines effizienten und optimalen Verwaltungsvorgehens muss unter anderem der jeweilige Immobilientyp des betreffenden Objekts Berücksichtigung finden. Die Vielzahl der verschiedenen Immobilientypen kann in drei Haupttypen unterteilt werden: Wohnimmobilien, Gewerbeimmobilien und Sonderimmobilien. Hierbei zählen zu den Wohnimmobilien sowohl die Luxusvilla als auch die 1-Zimmer-Wohnung in einem Studentenwohnheim. Bei Gewerbeimmobilien können Fabrikanlagen genauso wie auch Kioske hinzuzählen. Als Sonderimmobilien (single use) werden beispielsweise Krankenhäuser, Kirchen, Schulen oder Kasernen bezeichnet,222 also solche Immobilien, die nur eine bestimmte Nutzung zulassen und demnach nicht drittverwendungsfähig sind. Alle diese Immobilien müssen auf irgendeine Weise verwaltet werden. Dies geschieht teilweise durch die Eigentümer oder Nutzer selbst, kann aber auch durch professionelle Verwaltungsunternehmen ausgeführt werden. Eine professionelle Verwaltung erfolgt meist dann, wenn der Eigentümer die Bedeutung seiner Immobilie erkennt. Eine Unterteilung kann und sollte auch hier vorgenommen werden. Zunächst kann die Einteilung grob in die Verwaltung von eigenen Immobilien und die Verwaltung von fremden Immobilien – der so genannten Verwaltung für Dritte – vorgenommen werden. Ob sich 220 Vgl. Henssler, M. et al. (2005), S. 2421 221 Vgl. Seydel, H. (2005), S. 103 222 Vgl. Hauff, M. (2001), S. 32 f. 6 Verwalten Vahlen Handbücher – Gondring, Immobilienwirtschaft, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 11.02.13 Status: Druckdaten Seite 446 446 IV. Vermarktung, Verwaltung und Bewirtschaftung ein Eigentümer für eine Eigenverwaltung oder eine Fremdverwaltung entscheidet, hängt in hohem Maße von der Art und Komplexität seiner Immobilie ab. Handelt es sich um eine anspruchsvollere Managementimmobilie reicht eine herkömmliche Verwaltung oftmals nicht aus, da diese erhöhte Anforderungen an den Eigentümer bzw. Betreiber stellen.223 Hierauf wird später noch eingegangen. 223 Vgl. Falk, B. (2004), S. 893 Abb. IV 17 Einteilung der Immobilientypen Abb. IV 18: Abgrenzung der verschiedenen Verwaltungsformen Vahlen Handbücher – Gondring, Immobilienwirtschaft, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 11.02.13 Status: Druckdaten Seite 447 6 Verwalten 447 6.1.1 Verwaltung von eigenen Immobilien Die Verwaltung von eigenen Immobilien kann zum einen in die Verwaltung von selbst genutzten Immobilien, wie z. B. ein Einfamilienhaus oder eine Produktionshalle, die dem Unternehmenszweck dient, zum anderen in die Verwaltung von eigenen Immobilien als Kerngeschäft, z. B. durch die Vermietung und Verwaltung von Wohn- und Gewerbeimmobilien eingeteilt werden. Handelt es sich bei der selbst genutzten Immobilie beispielsweise um eine reine Wohnimmobilie wie ein Einfamilienhaus, so „verwalten“ die Eigentümer ihre Immobilie meist selbst. Aufwand und Kosten einer Verwaltung durch Dritte stehen in der Regel in keinem Verhältnis zu der ersparten Arbeit, die dem selbst nutzenden Eigentümer entsteht. Auch selbst genutzte Gewerbeimmobilien werden meistens von dem Eigentümer oder der Eigentümergemeinschaft selbst verwaltet. Handelt es sich zum Beispiel um ein kleines oder mittelständisches Unternehmen, welches sein geringes Immobilieneigentum (Bürohaus, Produktionshalle, Werkstatt, Lagerhalle, Laden etc.) dazu benötigt, um sein Kerngeschäft zu betreiben, dann ist der Immobilienbestand meist so überschaubar, dass es keiner Fremdverwaltung bedarf, um diese Immobilien beiläufig zu bewirtschaften. Anders ist es jedoch, wenn das Unternehmen einen sehr großen Immobilienbestand benötigt, um sein Kerngeschäft zu betreiben. Dies ist beispielsweise bei der Deutschen Bahn AG oder der Telekom AG der Fall. Bei der Vielzahl und Komplexität der Immobilien, die sowohl aus großen Brachflächen, Bahnhöfen, Büros und Wartungs-/Lagerhallen, aber auch aus kleinen Verteilerhäuschen und Schuppen bestehen, ist eine Verwaltung, die „nebenbei“ erfolgt, bei weitem nicht ausreichend. Der Wert dieser großen Zahl an Immobilien macht einen nicht unerheblichen Teil des Unternehmensvermögens aus und stellt gleichzeitig einen der größten Kostenblocks, nach den Personalkosten, dar.224 Aus diesem Grund ist es wichtig, den eigenen Immobilienbestand genau zu kennen, die Potentiale wahrzunehmen und die Immobilien entsprechend der Ziele des Unternehmens optimal zu nutzen. Anhand der Komplexität und Vielzahl der Immobilien ist erkennbar, dass eine einfache Verwaltung nicht ausreicht und vieles für ein externes Immobilienmanagement spricht, so dass sich das Unternehmen voll und ganz dem Kerngeschäft widmen kann. Besser ist es jedoch, wenn das Unternehmen eine eigene Abteilung aus qualifizierten Immobilienfachleuten aufbaut, die sich ausschließlich und umfassend mit dem strategischen und operativen Management dieser Immobilien befasst und im Sinne der Unternehmensziele und der Geschäftspolitik handelt. Dabei ist es nicht ausgeschlossen, sich von erfahrenen Fachleuten außerhalb des Unternehmens unterstützen zu lassen, jedoch sollten die Entscheidungen im Unternehmen getroffen werden, damit sich diese auf bestmöglichem Weg nach der Unternehmenspolitik und den Unternehmenszielen richten. Bei der Verwaltung von eigenen Renditeobjekten als Kerngeschäft hingegen, wie es beispielsweise öffentliche und private Wohnungsunternehmen handhaben, kann von einer Verwaltung durch Dritte in der Regel abgesehen werden. Diese Unternehmen betreiben die Verwaltung ihrer (Vermietungs-) Immobilien professionell und mit der Absicht, einen möglichst hohen Ertrag zu erwirtschaften. Würden sie ihre große Zahl von Immobilien durch Dritte verwalten lassen, so würde dies extrem den eigenen Gewinn mindern. Außerdem sind die Wohnungsunternehmen nicht selten von einer Größe, die eine Verwaltungsgesellschaft voll auslasten würde, so dass diese ausschließlich nur für einen Auftraggeber tätig wäre. In diesem Fall kann die Verwaltungsgesellschaft als verbundenes Unternehmen des Wohnungsunternehmens bezeichnet werden, da eine totale Abhängigkeit besteht. 224 Vgl. ebenda, S. 209 Vahlen Handbücher – Gondring, Immobilienwirtschaft, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 11.02.13 Status: Druckdaten Seite 448 448 IV. Vermarktung, Verwaltung und Bewirtschaftung 6.1.2 Verwaltung von Immobilien für Dritte Die Verwaltung von Immobilien für Dritte ist in erster Linie als Dienstleistung für den Eigentümer zu verstehen, auch wenn zugleich der Nutzer hierdurch einen Vorteil genießt. Kommt es aber zu Differenzen zwischen dem Eigentümer und dem Nutzer, beispielsweise, wenn der Nutzer mit dem „fremden Eigentum“ nicht ganz so pfleglich umgeht, wie es der Eigentümer machen würde, dann tritt der Verwalter in erster Linie als Interessenvertreter des Eigentümers auf. Dies kann auch der Fall sein, wenn ein Mieter schon über mehrere Jahre hinweg eine Immobilie nutzt, ohne dass jemals Instandhaltungsmaßnahmen durchgeführt wurden. Trotz des Verschleißes und damit der Minderung der Nutzungsqualität begehrt der Eigentümer ein gleich bleibendes oder gar erhöhtes Nutzungsentgelt. Dies wiederum widerstrebt dem Nutzer. Aber auch hier hat der Verwalter die Interessen des Eigentümers zu vertreten und in dessen Sinne zu handeln. Aber die Verwaltung von Immobilien für Dritte ist nicht nur die reine Mietverwaltung, auch hier muss unterschieden werden. Auf der einen Seite handelt es sich um die Verwaltung von Immobilienbeständen, die dem Eigentümer als Renditeobjekte dienen, so zum Beispiel große Wohnungsbestände. Auf der anderen Seite handelt es sich um die Verwaltung von kleineren Einheiten, wie zum Beispiel die Verwaltung von Wohnungseigentum. Außerdem kann es auch zu einer Verwaltung durch Dritte kommen, wenn es sich dabei um eine Zwangsverwaltung wegen Insolvenz des Eigentümers handelt. Zu einer Fremdverwaltung von Renditeobjekten kommt es meist dann, wenn der Eigentümer Dritte mit der Verwaltung beauftragt, weil beispielsweise mehrere Standorte, mehrere Mieter, häufiger Mieterwechsel, kaufmännische, bautechnische und rechtliche Fragestellungen, sich wandelnde Marktsituationen sowie angestrebte Optimierung der Rentabilität die Eigenverwaltung zu aufwendig machen oder sie lieber in erfahrene Hände gegeben werden soll.225 Auch Wohnungseigentumsgemeinschaften nehmen überwiegend die Dienstleistung einer Fremdverwaltung in Anspruch, um ihr Wohnungseigentum in qualifizierten Händen zu wissen. Die Beauftragung eines außen stehenden Dritten erscheint hier besonders sinnvoll, um die Objektivität und die Gleichbehandlung gegenüber allen Eigentümern zu gewährleisten. Die Beauftragung eines unabhängigen Dritten als Verwalter des gemeinschaftlichen Eigentums ist zwar nach dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) nicht zwingend vorgeschrieben, wird aber von den meisten Eigentümergemeinschaften so gehandhabt bzw. teilweise sogar schon in der Gemeinschaftsordnung der Eigentümergemeinschaft als vereinbart vorgegeben. Die Beauftragung eines Verwalters kann gemäß § 20 (2) WEG jedoch nicht ausgeschlossen werden, womit der einzelne Wohnungseigentümer einen Anspruch auf Bestellung eines Verwalters sogar gerichtlich durchsetzen kann. 6.2 Wohnungseigentumsverwaltung 6.2.1 Begriffsbestimmung des Wohnungseigentums Um den Begriff des Wohnungseigentums kreisen viele weitere Begriffe, wie Sondereigentum, Alleineigentum, Teileigentum, Gemeinschafts- oder Miteigentum (bzw. Eigentumsanteil). Alle diese Begriffe gemeinsam umschreiben das Eigentum an einer Wohnung oder an nicht zu Wohnzwecken dienenden Räumen, denn sie alle kommen bei jeder Eigentümergemeinschaft vor. 225 Vgl. ebenda, S. 893 Vahlen Handbücher – Gondring, Immobilienwirtschaft, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 11.02.13 Status: Druckdaten Seite 449 6 Verwalten 449 Zunächst sollte jedoch darauf hingewiesen werden, dass Wohnungseigentum nur durch eine Ausnahme des in §§ 93, 94 BGB beschriebenen Akzessionsprinzips entstehen kann, nach welchem das Eigentum an Gebäuden grundsätzlich nur dem Eigentum an Grundstücken folgen kann.226 Bei Wohnungseigentum ist das Alleineigentum an Räumen und Gebäudeteilen jedoch mit einem Miteigentumsanteil am Grundstück und am Gemeinschaftseigentum verbunden. Weitere Ausnahmen vom Akzessionsprinzip der §§ 93, 94 BGB sind beispielsweise bei Erbbaurechten und einigen Immobilien in den neuen Bundesländern vorhanden, wo vor der Wiedervereinigung einige Staatsbürger der ehemaligen DDR ihre Häuser auf dem Grund und Boden ihres Landes errichteten. Durch die Wiedervereinigung fiel der gesamte Besitz der DDR an die BRD. In der BRD war die Trennung von Eigentum am Grundstück und Eigentum am Gebäude jedoch nicht bekannt. Demnach wären die Immobilien, die die DDR-Bürger auf dem Grund und Boden der DDR errichtet hatten, in das Eigentum der BRD übergegangen. Deshalb musste auch hier eine Sonderregelung getroffen werden, die das Eigentum von Grundstücken und Gebäuden nicht zwingend verbindet. 6.2.1.1 Sondereigentum Wie oben bereits erwähnt, definiert das WEG um das Wohnungseigentum vielerlei Begriffe. Zu diesen Begriffen zählt auch das „Sondereigentum“. Als Sondereigentum wird schlechthin das Alleineigentum an abgeschlossenen Räumen, wie Wohnungen oder an nicht zu Wohnzwecken dienenden Räumen eines Gebäudes, bezeichnet, jedoch nur in Verbindung mit dem Miteigentumsanteil an dem gemeinschaftlichen Eigentum, zu dem es gehört. Das Sondereigentum gilt als unselbständig (§ 6 (1) WEG) und kann ohne den Miteigentumsanteil, zu dem es gehört, nicht veräußert oder belastet werden. Bei dem Sondereigentum kann unterschieden werden zwischen dem • Wohnungseigentum (nach § 1 (2) WEG) Sondereigentum (Alleineigentum) an einer Wohnung, in Verbindung mit dem Miteigentumsanteil an dem gemeinschaftlichen Eigentum, zu dem es gehört. und dem • Teileigentum (nach § 1 (3) WEG) Sondereigentum (Alleineigentum) an nicht zu Wohnzwecken dienenden Räumen eines Gebäudes in Verbindung mit dem Miteigentumsanteil an dem gemeinschaftlichen Eigentum, zu dem es gehört. Für das Teileigentum gelten laut § 1 (6) WEG die Vorschriften über das Wohnungseigentum entsprechend. Es sollte auch festgehalten werden, dass nicht nur Räume als Sondereigentum bezeichnet werden, sondern dass auch Gebäudebestandteile zum Sondereigentum gehören, die verändert, beseitigt oder eingefügt werden können, ohne dass dadurch das gemeinschaftliche Eigentum oder ein auf das Sondereigentum beruhendes Recht eines anderen Wohnungseigentümers beeinträchtigt werden (§ 5 (1) WEG). Voraussetzung für das Sondereigentum ist die nach § 3 (2) WEG vorgegebene Abgeschlossenheit des betreffenden Raumes227 oder das betreffende Gebäudeteil (z. B. Balkon oder Dachterrasse) muss mit den zum Sondereigentum gehörenden Räumen tatsächlich verbunden sein. Dies ergibt sich aus der Bauzeichnung. An den Räumen oder Flächen, welche zum Gemeinschaftseigentum gerechnet werden, kann auch ein Sondernutzungsrecht begründet werden. Hierbei handelt es sich um die Einräumung eines alleinigen Nutzungsrechts an Gemeinschaftsflächen oder Gebäudeteilen zugunsten eines oder 226 Vgl. Röll, L. (2005), S. 876 227 Vgl. Bärmann, J./Pick, E. (2005), S. 70 ff. Vahlen Handbücher – Gondring, Immobilienwirtschaft, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 11.02.13 Status: Druckdaten Seite 450 450 IV. Vermarktung, Verwaltung und Bewirtschaftung mehrerer Miteigentümer(s), während gleichzeitig alle anderen Miteigentümer von diesem Recht ausgeschlossen sind. Dies ist jedoch nicht mit einem Sondereigentum zu verwechseln. Es handelt sich lediglich um ein Nutzungsrecht. Es wird in den meisten Fällen dann von der Einräumung eines Sondernutzungsrechts Gebrauch gemacht, wenn Sondereigentum nicht begründet werden kann (z. B. wenn keine Abgeschlossenheit vorliegt). Die Einräumung eines solchen Sondernutzungsrechtes erfolgt oftmals schon bei der Teilung. Aber auch für die spätere Einräumung, Änderung oder Aufhebung von Sondernutzungsrechten ist zu beachten, dass diese ausschließlich im Wege einer Vereinbarung, also mit der erforderlichen Zustimmung aller Wohnungs-/Teileigentümer, nicht aber per Beschluss zustande kommen kann. Da die Einräumung von Sondernutzungsrechten unter Umständen auch den Inhalt des Sondereigentums gem. §§ 877, 876 BGB ändert, ist in Fällen der Begründung von Sondernutzungsrechten zu Gunsten anderer Wohnungseigentümer, sowie deren Aufhebung, Änderung oder Übertragung die Zustimmung der nachteilig betroffenen Grundpfandrechtsgläubiger erforderlich (§ 5 (4) S. 2 WEG). Dieser hierfür zu betreibende Aufwand und das damit verbundene Risiko der fehlenden Zustimmung lassen es sinnvoll erscheinen, die Sondernutzungsrechte von Anfang an, also mit der Teilung zu fixieren und in das Grundbuch eintragen zu lassen. Beispielsweise kann dem Eigentümer einer Parterrewohnung das Sondernutzungsrecht an einem Teil des Grundstückes eingeräumt werden, welches direkt an seine Wohnung grenzt, so dass er diesen Grundstücksteil als private Terrasse nutzen kann. Auch Sondernutzungsrechte an Tiefgaragenstellplätzen oder Außenstellplätzen sind üblich. 6.2.1.2 Gemeinschaftseigentum Das Gesetz umschreibt das Gemeinschaftseigentum im § 1 (5) WEG als das Grundstück, die Teile, Anlagen und Einrichtungen des Gebäudes, die nicht im Sondereigentum oder im Eigentum eines Dritten stehen. Wird hierzu § 5 (2) WEG betrachtet, dann sind Teile des Gebäudes, die für dessen Bestand und Sicherheit erforderlich sind, sowie Anlagen und Einrichtungen, die dem gemeinschaftlichen Gebrauch der Wohnungseigentümer dienen, nicht Gegenstand des Sondereigentums und damit Gegenstand des Gemeinschaftseigentums. Dies ist auch der Fall, wenn sich diese Teile, Anlagen oder Einrichtungen im Bereich des Sondereigentums befinden. Auch beim Gemeinschaftseigentum Abb. IV 19: Zum Sondereigentum gehörende Räume und Gebäudebestandteile Vahlen Handbücher – Gondring, Immobilienwirtschaft, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 11.02.13 Status: Druckdaten Seite 451 6 Verwalten 451 kann zwischen dem Gemeinschaftseigentum an (nicht zwingend abgeschlossenen) Räumen und dem Gemeinschaftseigentum an Gebäudebestandteilen unterschieden werden (vgl. Abb. IV 20). Außerdem ist auch das Grundstück immer Bestandteil des Gemeinschaftseigentums.228 Das Gemeinschaftseigentum gehört allen Eigentümern der Gemeinschaft jeweils zu Bruchteilen gemäß § 1008 BGB, den so genannten Miteigentumsanteilen. Hierbei handelt es sich jedoch nicht um Bruchteile an der Sache, z. B. an dem Grundstück, sondern um Bruchteile am Eigentum. Wie groß diese Bruchteilsquoten jeweils ausfallen, welche Sondereigentumseinheit also mit wie vielen Miteigentumsanteilen verbunden wird, kann der Teilende nach Belieben entscheiden. Eine gesetzliche Vorgabe, nach der z. B. das Verhältnis der Wohn-/Nutzflächen der Sondereigentumseinheiten die Verteilung der Miteigentumsanteile bedingt, besteht nicht. Zum Gemeinschaftseigentum gehören alle konstruktiven und konstitutiven Teile einer Wohnanlage, insbesondere: 6.2.2 Begründung des Wohnungs- und Teileigentums Wohnungs- und Teileigentum kann in der Regel durch zwei verschiedene Arten begründet werden. Zum einen durch die vertragliche Einräumung von Sondereigentum gemäß § 3 WEG und zum anderen durch Teilung gemäß § 8 WEG. Hierbei ist es nicht wichtig, ob es sich um einen Neubau oder um ein bereits seit längerem bestehendes Gebäude handelt, denn Sondereigentum kann auch im Nachhinein noch begründet werden. Auch kann ein Grundstück schon in Sondereigentum und die dazugehörigen Miteigentumsanteile aufgeteilt werden, wenn das Gebäude noch gar nicht vorhanden ist. Da es aber einer Bausubstanz bedarf, um einen abgeschlossenen Raum nachweisen zu können, welcher für die Begründung von Sondereigentum unabdingbar ist, können die Eigentümer lediglich eine Anwartschaft auf den Erwerb von Sondereigentum beanspruchen, so lange, 228 Vgl. Röll, L. (2005), S. 877 Abb. IV 20: Zum Gemeinschaftseigentum gehörende Räume und Gebäudebestandteile Vahlen Handbücher – Gondring, Immobilienwirtschaft, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 11.02.13 Status: Druckdaten Seite 452 452 IV. Vermarktung, Verwaltung und Bewirtschaftung bis das Gebäude erstellt ist und die jeweiligen Räume in sich abgeschlossen sind.229 Sobald die abgeschlossene Wohnung erstellt wurde, kann an ihr das Eigentum begründet werden, auch wenn die gesamte Wohnanlage noch nicht fertig gestellt ist. Der Baufortschritt ist maßgebend. Ursprünglich sollte die Begründung von Wohnungseigentum nach § 3 WEG als Regelfall angesehen werden. Mehrere Bauherren schließen sich zusammen, um ein Grundstück zu erwerben, ein Gebäude darauf zu errichten und sich gegenseitig Sondereigentum einzuräumen. Zunächst fand diese Methode bei den Bauherren großen Anklang, doch durch Abschaffung von Steuervorteilen ging die vertragliche Einräumung von Sondereigentum nach § 3 WEG zurück und die Begründung von Sondereigentum durch Teilung gemäß § 8 WEG rückte in den Vordergrund. Hierbei errichtet oder erwirbt in der Regel ein Alleineigentümer ein Gebäude, teilt die Immobilie durch Teilungserklärung in Miteigentumsanteile auf, verbindet die Miteigentumsanteile mit Sondereigentum und veräußert diese dann als Eigentumswohnungen. 6.2.2.1 Begründung von Sondereigentum durch Teilungsvertrag Hat ein Grundstück zwei oder mehr Miteigentümer, deren Eigentum gemäß § 1008 BGB nach Bruchteilen aufgeteilt ist, können sich diese Eigentümer durch einen dinglichen Vertrag gegenseitig Sondereigentum an Räumen des auf dem Grundstück errichteten oder noch zu errichtenden Gebäudes einräumen. Über die gegenseitige Einräumung von Sondereigentum müssen sich alle Miteigentümer einig sein, denn dabei werden die Verfügungsrechte aller Miteigentümer an den Miteigentumsanteilen, die zugunsten eines einzelnen Miteigentümers zu Sondereigentum erklärt werden, erheblich eingeschränkt. Handelt es sich bei der Eigentümergemeinschaft nicht um Miteigentümer zu Bruchteilen gemäß § 1008 BGB, sondern beispielsweise um eine Erbengemeinschaft, eine Gütergemeinschaft oder um Gesellschafter einer Gesellschaft, wie GbR, OHG oder KG, bei der die Immobilie in Gesamthandseigentum liegt, so muss diese Beteiligungsform zunächst aufgehoben und Miteigentum nach § 1008 BGB gebildet werden. Andernfalls kann nur Wohnungseigentum durch Teilung (§ 8  WEG) begründet werden, indem beispielsweise die Erbengemeinschaft als Alleineigentümer auftritt. Zur Begründung von Wohnungseigentum sind drei Dinge unverzichtbar: Der Aufteilungsplan Er ist eine von der Baubehörde mit Unterschrift und Siegel oder Stempel versehene Bauzeichnung. Aus ihr geht die Aufteilung des Gebäudes sowie die Lage und Größe der im Sondereigentum und der im gemeinschaftlichen Eigentum stehenden Gebäudeteile hervor. Dabei sind alle Einzelräume mit der jeweils gleichen Nummer gekennzeichnet, wenn sie zu demselben Wohnungseigentum gehören (§ 7 (4) S. 1 Nr. 1 WEG). Der Aufteilungsplan ist vergleichbar mit den Bauvorlagen, die für die Erteilung der Baugenehmigung verwendet werden. Dazu gehören Grundrisszeichnungen, Ansichten, Schnitte und ein Lageplan. Dabei wird der Lageplan zur Bestimmung der Grundstückgrenzen und der Standorte der Gebäude benötigt. Gemäß § 7 (4) S. 3 WEG können die Landesregierungen durch Rechtsverordnung bestimmen, dass anstatt der bisherigen und ausschließlichen Verantwortlichkeit der Baubehörden, der Aufteilungsplan und die Abgeschlossenheit von einem öffentlich bestellten oder anerkannten Sachverständigen für das Bauwesen ausgefertigt und bescheinigt werden können. Die Abgeschlossenheitsbescheinigung Sie ist die Bescheinigung der Baubehörde, dass die Voraussetzungen des § 3 (2) WEG vorliegen. In diesem Paragraphen wird die so genannte Abgeschlossenheit des Sondereigentums verlangt. Das Sondereigentum darf also nur eingeräumt werden, wenn die Wohnungen oder die sonstigen Räume 229 Vgl. ebenda Vahlen Handbücher – Gondring, Immobilienwirtschaft, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 11.02.13 Status: Druckdaten Seite 453 6 Verwalten 453 in sich abgeschlossen sind. Hierzu muss die eigenständige Haushaltsführung in jeder Wohnung möglich sein, also eine Küche oder ein Raum mit Kochgelegenheit, und eine Wasserversorgung und Abwasserentsorgung für WC und Bad/Dusche vorhanden sein. Außerdem gilt eine Wohnung nur als abgeschlossen, wenn eine eindeutige räumliche Trennung vom anderen Wohnungseigentum vorhanden ist und die Wohnung durch einen separaten, abschließbaren Zugang über das gemeinschaftliche Eigentum (z. B. einen Hausflur) erreichbar ist. Nach § 3 (2) S. 2 WEG gelten als abgeschlossene Räume ausnahmsweise auch Garagenstellplätze, wenn ihre Flächen durch dauerhafte Markierungen ersichtlich sind.230 Die Abgeschlossenheitsbescheinigung wird von der Baugenehmigungsbehörde erteilt. Der Teilungsvertrag Er ist eine dingliche Vereinbarung zwischen den Miteigentümern, nach der sie sich gegenseitig Sondereigentum an Räumen des auf dem Grundstück errichteten oder noch zu errichtenden Gebäudes einräumen. Aus ihm gehen die Anzahl, die Lage und (nicht zwingend) die Größe der zum Sondereigentum gehörenden Räume hervor sowie deren vorgesehene Nutzung. Soll später eine Umnutzung erfolgen, muss hierfür der Teilungsvertrag geändert werden. Die Einleitung sollte allgemeine Angaben über die Gesamtanlage enthalten. Hierzu zählen beispielsweise Art, Charakter und Zweckbestimmung der Wohnanlage sowie die Beschreibung des Grundstücks und die Aufteilung des Gesamtobjekts in Haupt- und Nebengebäude, Tiefgarage, Abstell- und Gartenflächen usw., sofern diese vorhanden sind. Außerdem sollten im Teilungsvertrag Zuordnungsprobleme geklärt werden, z. B. bei Gebäudebestandteilen, bei denen es fraglich ist, ob sie zum Sonder- oder dem Gemeinschaftseigentum gehören. Werden jedoch zwingend dem Gemeinschaftseigentum zuzuordnende Gebäudeteile, wie z. B. Fenster- oder Balkonaußenseiten, im Teilungsvertrag dem Sondereigentum zugeordnet, ist eine solche Zuordnung als nichtig anzusehen. Durch gerichtliche Auslegung kann in solchen Fällen allenfalls die Pflicht zur Tragung der Instandhaltungskosten an diesen Gebäudeteilen dem Sondereigentümer auferlegt werden, dem die alleinige Nutzung zusteht. Das jeweilige Sondereigentum ist im Teilungsvertrag unter einer laufenden Nummer aufgeführt. Diese laufende Nummer muss der Nummer, die das Sondereigentum auf dem Aufteilungsplan kennzeichnet, entsprechen. Daneben wird auch in einer Auflistung der einzelnen Eigentumseinheiten der dazugehörige Miteigentumsanteil des Gemeinschaftseigentums konkret beschrieben (siehe Abb. IV 22). Welche Flächen und Räume genau zum Gemeinschaftseigentum gehören, kann dem Aufteilungsplan entnommen werden, eine reale Abgrenzung der einzelnen Miteigentumsanteile vom Gemeinschaftseigentum ist jedoch unzulässig. 230 Vgl. Bärmann J./Pick E. (2005), S. 71 • Angaben über die Art, den Charakter und die Zweckbestimmung der Wohnanlage • Beschreibung des Grundstücks (Grundbuchblatt, Flurstück(e), Größe, Lage) • Auflistung der einzelnen Eigentumseinheiten in fortlaufender Nummerierung gem. dem Aufteilungsplan • Angaben über die dingliche Aufteilung des Gesamtobjekts in Haupt- und Nebengebäude, Tiefgarage, Gartenflächen, Abstellflächen etc. • Klare Abgrenzung von Gemeinschafts- und Sondereigentum in schwierigen Zuordnungsfragen, z. B. bei Balkonen, Fenstern, Rollläden und Dachterrassen • Ausweisung von Sondernutzungsrechten Abb. IV 21: Wesentliche Inhaltspunkte eines Teilungsvertrages Vahlen Handbücher – Gondring, Immobilienwirtschaft, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 11.02.13 Status: Druckdaten Seite 454 454 IV. Vermarktung, Verwaltung und Bewirtschaftung Um Streitigkeiten und Missverständnisse zu vermeiden, sollte verstärkt darauf geachtet werden, dass die als Sondereigentum beschriebenen Räume auch mit dem Inhalt des behördlich anerkannten Aufteilungsplanes sowie mit der Bauausführung exakt übereinstimmen. Deshalb gestaltet es sich oftmals als schwierig, wenn die Aufteilung schon erfolgt ist, bevor das Gebäude errichtet wird, denn durch unvorhersehbare Komplikationen bei der Errichtung des Gebäudes kann es passieren, dass das fertig gestellte Gebäude nicht hundertprozentig mit den vorgesehenen Plänen übereinstimmt. In diesem Fall sollte der Teilungsvertrag so schnell wie möglich geändert werden, bevor es zu Unstimmigkeiten zwischen den Eigentümern kommt. Soll auf mehreren selbständigen Grundstücken gleichzeitig eine Eigentumswohnanlage errichtet werden, so müssen diese Grundstücke zunächst miteinander verbunden werden. Dies kann durch eine Vereinigung der Grundstücke gemäß § 890 (1) BGB geschehen oder indem ein Grundstück als Bestandteil einem anderen Grundstück zugeschrieben wird (§ 890 (2) BGB). Auf einer Teilfläche eines Grundstückes kann jedoch kein Sondereigentum begründet werden. Die Festlegung der Miteigentumsanteile ist ein wichtiger Bestandteil des Teilungsvertrags. Bei der vertraglichen Begründung können die Eigentümer des Grundstücks die Höhe ihrer Miteigentumsanteile neu bestimmen oder deren Anzahl durch Zusammenlegung oder Aufspaltung der bisherigen Lfd. Nr. 1. Miteigentumsanteil von 25,6/1.000 verbunden mit dem Sondereigentum an der im Aufteilungsplan mit der Nr. 001 bezeichneten Wohnung in Gebäude: Musterstraße 123, Erdgeschoss, rechts bestehend aus: 3 Zimmer, Küche, Bad, WC, Flur, Diele, 1 Abstellraum außerhalb der Wohnung, 1 offener Kfz-Stellplatz (Nr. 21) in der Tiefgarage Die Wohnfläche beträgt ca. 76 m2. Zum Inhalt dieses Sondereigentums gehört das Sondernutzungsrecht an folgenden Teilen des gemeinschaftlichen Eigentums: 2 Terrassen, 1 Wohngarten im anliegenden Untergeschossplan mit SR 1 bezeichnet. 2. Miteigentumsanteil von 15,3/1.000 verbunden mit dem Sondereigentum an der im Aufteilungsplan mit der Nr. 002 bezeichneten Wohnung in Gebäude: Musterstraße 123, 1. Obergeschoss, rechts bestehend aus: 1 Zimmer, Schlafraum, Küche, Dusche/WC, Diele, Abstellraum, Loggia, 1 Abstellraum im UG Die Wohnfläche beträgt ca. 43 m2. 3. … Abb. IV 22: Im Teilungsvertrag aufgelistete Eigentumseinheiten und Miteigentumsanteile Vahlen Handbücher – Gondring, Immobilienwirtschaft, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 11.02.13 Status: Druckdaten Seite 455 6 Verwalten 455 Miteigentumsanteile verändern. Dabei können die neu entstandenen Anteile auch dem Sondereigentum zugeordnet werden. Wie bereits oben erwähnt, ist die Höhe des Miteigentumsanteils nicht abhängig von der Größe oder vom Wert des ihm zugeordneten Sondereigentums. Bei der quotalen Zuteilung der Miteigentumsanteile sind die Eigentümer also frei von Vorschriften und können diese frei vereinbaren. Von Bedeutung ist die Höhe des Miteigentumsanteils jedoch, wenn es um die Beschlussfähigkeit bei einer Eigentümerversammlung geht (vgl. § 25 (3) WEG) oder wenn vereinbart wird, dass sich das Stimmrecht nach den Miteigentumsanteilen richtet. Insbesondere aber bei der Kostenverteilung nach § 16 (2) WEG, die sowohl für Betriebs- und sonstigen Verwaltungskosten als auch für die Zuführung zur Instandhaltungsrücklage gilt, hat die Höhe des Miteigentumsanteil für den jeweiligen Wohnungs-/Teileigentümer eine erhebliche Bedeutung. Hierauf wird zu einem späteren Zeitpunkt noch eingegangen werden. In der Regel werden die Miteigentumsanteile in 1.000stel aufgeteilt (siehe Abb. IV 22), damit gerade bei größeren Eigentümergemeinschaften die Genauigkeit der, zum jeweiligen Sondereigentum gehörenden Anteilsquote erhöht wird. Soll die Teilung bzw. die Begründung von Sondereigentum vollzogen werden, ist es notwendig, dass sich die Miteigentümer dinglich darüber einigen, d. h. den Teilungsvertrag schließen. Da es hierzu gemäß § 4 (2) WEG aber der für die Auflassung notwendigen Form bedarf, muss dies notariell und in Anwesenheit aller Beteiligten geschehen (§ 925 (2) BGB). Damit die beurkundete Rechtsänderung auch wirksam wird, ist eine Eintragung im Grundbuch erforderlich (§ 4 (1) WEG). Dies kann wiederum formlos, durch einen Eintragungsantrag und die Eintragungsbewilligungen der Beteiligten, geschehen. Daraufhin wird für jeden Miteigentumsanteil ein eigenes Grundbuchblatt (Wohnungsgrundbuch, Teileigentumsgrundbuch) angelegt (§ 7 (1) S. 1 WEG) und das Grundbuchblatt des Grundstückes von Amts wegen geschlossen (§ 7 (1) S. 3 WEG). Auf den neuen Wohnungs- oder Teileigentumsgrundbuchblättern ist das zum Miteigentumsanteil gehörende Sondereigentum und als Beschränkung des Miteigentums die Einräumung der zu den anderen Miteigentumsanteilen gehörenden Sondereigentumsrechte eingetragen (§ 7 (1) S. 2). Außerdem werden die auf dem Grundstück eingetragenen Belastungen gesamt in alle neuen Grundbücher übernommen. Nach der Eintragung im Grundbuch ist die Umwandlung vollzogen und Wohnungsbzw. Teileigentum entstanden. 6.2.2.2 Begründung von Sondereigentum durch Teilungserklärung Wie bereits erwähnt, kann Wohnungseigentum nicht nur durch einen Teilungsvertrag aller Miteigentümer begründet werden. Die Begründung von Wohnungseigentum ist auch möglich, wenn das Grundstück im Eigentum einer natürlichen oder juristischen Person oder mehrerer Berechtigten in Bruchteilsgemeinschaften oder Gesamthandsgemeinschaft (z. B. Personengesellschaft oder Erbengemeinschaft) steht. In diesem Fall muss der Eigentümer gegenüber dem Grundbuchamt erklären, dass er sein Grundstück in Miteigentumsanteile aufteilt und diese Miteigentumsanteile mit dem Sondereigentum an Wohnungen oder nicht zu Wohnzwecken dienenden Räumen verbindet (§ 8 (1) WEG). Das bisher für das Grundstückseigentum maßgebliche Rechtsverhältnis setzt sich an sämtlichen neugebildeten Wohnungs- bzw. Teileigentumseinheiten fort. Die Teilungserklärung entspricht im Wesentlichen dem Teilungsvertrag zwischen Miteigentümern, wie es bereits beschrieben wurde. Auch für die Begründung von Wohnungseigentum nach § 8 WEG müssen neben der Teilungserklärung eine Abgeschlossenheitsbescheinigung sowie ein Aufteilungsplan vorliegen. Soll die Teilung vollzogen werden, so muss der Grundstückseigentümer die Teilungserklärung beim Grundbuchamt einreichen. Hierfür ist keine Form vorgeschrieben, jedoch muss auch hier eine Eintragungsbewilligung abgegeben werden, ohne die das Grundbuchamt nicht tätig wird. Diese Bewilligung ist jedoch nach § 29 GBO durch öffentliche oder öffentlich beglaubigte Urkunden Vahlen Handbücher – Gondring, Immobilienwirtschaft, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 11.02.13 Status: Druckdaten Seite 456 456 IV. Vermarktung, Verwaltung und Bewirtschaftung nachzuweisen. Mit Blick auf die große Bedeutung, die eine Teilungserklärung hat, ist jedoch eine notarielle Beurkundung auf jeden Fall zu empfehlen, auch wenn sie nicht zwingend vorgeschrieben ist. Damit kann bei späteren Wohnungsverkäufen auch uneingeschränkt auf die Teilungserklärung Bezug genommen werden, indem sie zum Bestandteil des Kaufvertrags wird. 6.2.3 Die Gemeinschaftsordnung Alle Wohnungs- und Teileigentümer bilden eine unauflösliche Gemeinschaft. Die Gemeinschaftsordnung regelt die Benutzung des Gemeinschaftseigentums und des Sondereigentums sowie die Rechtsbeziehungen der Wohnungseigentümer untereinander und die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums. Obwohl eine Gemeinschaftsordnung vom Gesetz her nicht vorgeschrieben ist, ist eine Regelung der Rechtsverhältnisse in den meisten Fällen notwendig, denn die Vielseitigkeit der unterschiedlichsten Gemeinschaften ist sehr groß, was z. B. auch die Bandbreite der Anforderungen von Doppelhäusern, kleineren Wohnungseigentümergemeinschaften bis hin zu großen Wohnanlagen mit mehreren hundert Wohnungen, zeigt. Hier haben die Gemeinschaften oftmals individuelle Bedürfnisse, die nicht alle gesetzlich geregelt werden können. Die Gemeinschaftsordnung wird in der Regel in Verbindung mit der Begründung von Wohnungseigentum erstellt, da hierbei ohnehin alle Miteigentümer anwesend sind. Es bedarf bei der Erstellung der Gemeinschaftsordnung keiner bestimmten Form, jedoch ist die Schriftform zu empfehlen. Nur wenn die Gemeinschaftsordnung schriftlich festgehalten und ebenfalls im Grundbuch eingetragen wird, ist sie auch für alle Rechtsnachfolger verbindlich (§ 10 (3) WEG). Hierfür ist, um die Formvorschrift des § 29 GBO zu erfüllen, Unterschriftsbeglaubigung erforderlich. Diese aufwendigen Maßnahmen können umgangen werden, wenn die Gemeinschaftsordnung mit der dinglichen Aufteilung gemeinsam notariell beurkundet wird. Wenn der alleinige Eigentümer eines Grundstücks die Teilung vornimmt, dann kann auch er eine Gemeinschaftsordnung aufstellen. Damit kann er auch die Rechte und Pflichten aller zukünftigen Eigentümer festlegen. Bei der Errichtung der Gemeinschaftsordnung herrscht weitestgehend Gestaltungsfreiheit. Die Wohnungseigentümer können von den Vorschriften des WEG abweichende Vereinbarungen treffen, soweit nicht etwas anderes ausdrücklich bestimmt ist (§ 10 (2) WEG). Da die meisten der ohnehin wenigen Vorschriften des WEG dispositiv sind, können die Eigentümer also bei der Gestaltung ihrer Gemeinschaftsordnung in vielerlei Hinsicht selbst entscheiden. Hier kommen meist Regelungen bezüglich der Benutzung von Gemeinschaftseigentum und Sondereigentum sowie Regelungen der Lastentragung, des Stimmrechts, Regelungen über die Befugnisse des Verwalters und des Verwaltungsbeirates, aber auch über Instandhaltungs- und In- • Benutzung von Gemeinschafts- und Sondereigentum • Pflichten und Einschränkungen der Eigentümer • Einräumung von Sondernutzungsrechten (auch im Teilungsvertrag möglich) • Abgrenzung von Verantwortlichkeiten • Lastentragung, insb. Kostenverteilungsschlüssel • Beitragshöhe, Zahlungsmodalitäten • Bewirtschaftungs-/Wohngeldfragen • Verpflichtung zur Zahlung von Verzugszinsen • Stimmrechte • Regelungen zur Verwalterbestellung Abb. IV 23: Möglicher Gegenstand der Gemeinschaftsordnung Vahlen Handbücher – Gondring, Immobilienwirtschaft, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 11.02.13 Status: Druckdaten Seite 457 6 Verwalten 457 standsetzungsmaßnahmen, bauliche Veränderungen und schließlich Regelungen zur Durchführung der Wohnungseigentümerversammlungen in Betracht.231 Es sollte noch einmal ausdrücklich klargestellt werden, dass die Gemeinschaftsordnung die individuellen Beziehungen zwischen den einzelnen Eigentümern regelt, z. B. die Festlegung des Kostenverteilungsschlüssels, die Haftungsbeschränkungen oder die Verpflichtungen zur Zahlung von Verzugszinsen bei Beitragsrückständen. Im Teilungsvertrag jedoch werden insbesondere die Teilung, die Verbindung des Sondereigentums mit dem Miteigentumsanteil und die Zuordnung zum Sonder- oder Gemeinschaftseigentum geregelt. Soll die Gemeinschaftsordnung geändert werden, so ist im Hinblick auf die Jahrhundertentscheidung des BGH vom 20.09.2000,232 wonach gesetzes- oder vereinbarungsändernde Beschlüsse für nichtig erachtet und die damit lange Zeit geduldeten „Zitterbeschlüsse“ aufgegeben wurden, eine Vereinbarung und damit die Zustimmung aller Eigentümer notwendig. Die keinem Formzwang unterliegende Vereinbarung, die nur dann zustande kommt, wenn alle Wohnungs-/Teileigentümer zugestimmt haben, bindet zwar alle Beteiligten. Jedoch wirkt die formfrei getroffene Vereinbarung nicht gegenüber dem Sonderrechtsnachfolger, also dem Wohnungs- oder Teileigentümer, der erst nach dieser Vereinbarung sein Eigentum erwirbt und in die Gemeinschaft eintritt. Nur dann, wenn die Vereinbarung nach § 10 (3) WEG im Grundbuch eingetragen wurde, muss sich auch der Sonderrechtsnachfolger an diese Vereinbarung halten. Insbesondere aus der o.g. höchstrichterlichen Rechtsprechung wurden in die nach diesem Zeitpunkt erstellten Gemeinschaftsordnungen so genannte Öffnungsklauseln aufgenommen, die es den Gemeinschaften erlaubt, vereinbarungsändernde Beschlüsse zu fassen und damit z. B. das Stimmrecht oder Kostenverteilerschlüssel dauerhaft zu ändern. Für die Rechtsgültigkeit von Beschlüssen auf der Grundlage solcher Öffnungsklauseln ist jedoch erforderlich, dass hierfür ein sachlicher Grund vorliegt und einzelne Wohnungseigentümer gegenüber dem früheren Rechtszustand nicht unbillig benachteiligt werden. Zumeist werden diese Voraussetzungen bereits in den Text der Öffnungsklausel in der Gemeinschaftsordnung aufgenommen, und üblicherweise die Gültigkeit entsprechender Beschlüsse von der Zustimmung einer qualifizierten Mehrheit (z. B. ¾ Mehrheit aller Wohnungs-/Teileigentümer) abhängig gemacht. Im Gegensatz zu einer Vereinbarung, die nur bei Eintragung ins Grundbuch gegenüber den Sonderrechtsnachfolger wirksam wird (§ 10 (3) WEG), gilt der Beschluss, auch der nach der Öffnungsklausel wirksam zustande gekommene vereinbarungsändernde Beschluss, allein durch seine Verkündung in der Wohnungseigentümerversammlung gegen alle Sonderrechtsnachfolger (§ 10 (4) WEG). Die Verkündung hat dabei nach der Entscheidung des BGH vom 23.08.2001233 konstitutive Wirkung, lässt demnach also erst den Beschluss entstehen. Ältere Gemeinschaften, bei denen keine Öffnungsklausel in der Gemeinschaftsordnung enthalten ist, waren somit an den einmal festgelegten Kostenverteilungsschlüssel gebunden, sofern dieser nicht durch Vereinbarung der Gemeinschaftsordnung unter Mitwirkung aller Miteigentümer geändert wurde. In § 16 (3) WEG wird nunmehr allen Gemeinschaften, somit auch den Älteren, mittels einer gesetzlichen Öffnungsklausel die Möglichkeit eröffnet, bei Vorliegen eines sachlichen Grundes und soweit dies ordnungsgemäßer Verwaltung entspricht, die Kostenverteilerschlüssel für Betriebskosten und den Kosten der Verwaltung per einfachem Mehrheitsbeschluss zu ändern. Darüber hinaus regelt § 16 (4) WEG, dass die Wohnungseigentümergemeinschaft im Einzelfall für Maßnahmen der Instandhaltung, der Instandsetzung, bei baulichen Veränderungen oder bei Modernisierungsmaßnahmen, mit qualifiziertem Mehrheitsbeschluss (in diesem Fall: mit drei 231 Vgl. Röll, L. (2005), S. 922 f. 232 Vgl. BGH 2000, AZ: V ZB 58/99 233 Vgl. BGH 2001, AZ: V ZB 10/01 Vahlen Handbücher – Gondring, Immobilienwirtschaft, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 11.02.13 Status: Druckdaten Seite 458 458 IV. Vermarktung, Verwaltung und Bewirtschaftung Viertel aller stimmberechtigten Wohnungseigentümer) die Kostenverteilung derart ändern kann, dass diese dem Gebrauch oder der Möglichkeit des Gebrauchs Rechnung trägt. 6.2.4 Die Eigentümergemeinschaft und ihre Rechte und Pflichten 6.2.4.1 Die Gemeinschaft der Eigentümer Die Eigentümergemeinschaft entsteht automatisch mit der Anlegung der Wohnungs- oder Teileigentumsgrundbücher, es sei denn, die Teilung wurde nach § 8 WEG vollzogen. In diesem Fall ist eine Eigentümergemeinschaft erst entstanden, wenn das Sondereigentum in Verbindung mit dem dazugehörigen Miteigentumsanteil im Eigentum von mehr als einer Person, die nicht zu den teilenden Personen gehört, steht. Kein Wohnungseigentümer kann die Aufhebung der Gemeinschaft verlangen, auch nicht, wenn ein wichtiger Grund vorliegt. Sollte das Gebäude jedoch ganz oder teilweise zerstört werden und eine Verpflichtung zum Wiederaufbau nicht bestehen, so ist eine Aufhebung der Wohnungseigentümergemeinschaft möglich (§ 11 (1) WEG). Vorschriften, die eine Eigentümergemeinschaft betreffen, finden sich primär im WEG (insbesondere §§ 20–29 WEG) und subsidiär im BGB (§§ 741 ff. BGB). Die Eigentümergemeinschaft übt ihr Selbstverwaltungsrecht aber in erster Linie durch die Fassung von Beschlüssen, die in der ganz überwiegenden Zahl als Mehrheitsbeschlüsse in Eigentümerversammlungen getroffen werden, aus. Die Fälle des schriftlichen Beschlusses sind dagegen in der Praxis selten zu finden, was sich allein schon daraus erklären lässt, dass ein schriftlicher Beschluss zwingend nur dann zustande kommen kann, wenn diesem alle Wohnungs-/Teileigentümer zugestimmt haben. Über die Fassung von Beschlüssen hinaus kann die Eigentümergemeinschaft für die grundlegenden Entscheidungen Vereinbarungen treffen, z. B. dauerhaft für die Zukunft das Stimmrecht, einen Kostenverteilerschlüssel oder die erforderliche Zustimmung bei baulichen Veränderungen ändern. Wegen der grundlegenden Bedeutung sind Vereinbarungen ausschließlich durch Zustimmung aller Wohnungs-/Teileigentümer zu fassen; dabei ist aber der rechtliche Charakter zwischen der Vereinbarung und dem einstimmigen Beschluss – also dem Beschluss, dem alle Wohnungs-/Teileigentümer zugestimmt haben – streng zu unterscheiden. Um die Vereinbarung gegenüber Sonderrechtsnachfolgern wirksam werden zu lassen, müssen diese gemäß § 10 (3) WEG grundsätzlich ins Grundbuch eingetragen werden. Handelt es sich jedoch um gesetzes- oder vereinbarungsändernde Beschlüsse, welche aufgrund einer entsprechend ermächtigenden Vereinbarung (sog. Öffnungsklausel) gefasst wurden, wirken diese – in der Wohnungseigentümerversammlung zu verkündenden – Beschlüsse gegen Sonderrechtsnachfolgern auch ohne Eintragung im Grundbuch (§ 10 (4) WEG). Die Gemeinschaftsordnung ist in diesem Sinne die erste Sammlung aller Vereinbarungen einer Eigentümergemeinschaft. Im Hinblick auf die gegenseitige Abhängigkeit von Regelungen des WEG, der Gemeinschaftsordnung und der Beschlüsse ist zu beachten, dass Vereinbarungen die dispositiven Vorschriften des WEG abändern können, nicht aber die zwingenden Vorschriften des WEG. Beispielsweise kann eine Vereinbarung nicht regeln, dass die maximale Bestellungsdauer eines Verwalters 5 Jahre überschreiten darf, da dies eine Änderung des § 26 (1) WEG wäre, dieser Paragraf aber eine der wenigen zwingenden Vorschriften des WEG ist, und somit eine dennoch durch Vereinbarung vorgenommene Änderung nichtig wäre. Dem gegenüber kann die Gemeinschaftsordnung vorgegeben, dass anstatt des gesetzlich vorgegebenen Kopfprinzips (§ 25 (2) WEG) das Stimmrecht nach dem Objektprinzip erfolgen soll; da es sich bei dieser Vorschrift des WEG um eine dispositive, also abdingbare Vorschrift handelt, gilt diese nur dann, wenn eine Gemeinschaftsordnung oder sonstige Vereinbarung nichts anderes vorgibt. Beschlüsse dürfen sich dagegen nur im Rahmen der Vereinbarungen und des WEG bewegen, Vahlen Handbücher – Gondring, Immobilienwirtschaft, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 11.02.13 Status: Druckdaten Seite 459 6 Verwalten 459 damit also nichts regeln, was entgegen einer Vereinbarung oder des WEG wäre. So kann in dem Beispiel des Stimmrechts ein Beschluss nicht regeln, dass für die künftigen Versammlungen anstatt des gesetzlichen Kopfprinzips das Objektprinzip gelten solle (gesetzesändernder Beschluss), oder zum Beispiel anstatt des in der Gemeinschaftsordnung verankerten Kostenverteilerschlüssels nach Miteigentumsanteilen bestimmte Positionen nach der Wohnfläche oder der Anzahl der Wohnungen verteilt werden (vereinbarungsändernder Beschluss). Beide Beschlüsse wären nichtig, damit von Anfang an unwirksam, und bräuchten daher noch nicht einmal angefochten zu werden. Nur dann, wenn in der Gemeinschaftsordnung oder in der Vereinbarung selbst ausdrücklich geregelt wird, dass ein Beschluss ändernd einwirken kann, ist ein entsprechender Beschluss zulässig. Typischer Fall hierfür ist die Öffnungsklausel. 6.2.4.2 Rechte der Miteigentümer Jeder Eigentümer ist berechtigt, über sein Sondereigentum frei zu verfügen. Er darf es insbesondere bewohnen, vermieten, verpachten, belasten, veräußern, vererben oder es in sonstiger Weise nutzen und andere von Einwirkungen ausschließen (vgl. § 13 (1) WEG). Beim Verkauf von Sondereigentum ist häufig jedoch zusätzlich die Zustimmung des Verwalters oder anderer Eigentümer erforderlich, wenn dies so vereinbart wurde (§ 12 (1) WEG). Hierdurch soll verhindert werden, dass Personen in die Gemeinschaft eintreten, die den anderen Eigentümern Schwierigkeiten machen könnten und damit den Frieden der Gemeinschaft nachhaltig stören. Eine Zustimmung kann jedoch nur versagt werden, wenn hierfür ein wichtiger Grund vorliegt. Ein wichtiger Grund könnte z. B. die schlechte Bonität des Käufers sein, also z. B. dann, wenn im Hinblick auf die Verteilung gemeinschaftlicher Lasten und Kosten nach § 16 (2) WEG wirtschaftliche Bedenken gerechtfertigt sind. In bestimmten Fällen hat der Eigentümer auch einen Anspruch auf Erteilung der Zustimmung (§ 12 (2) WEG). Während früher eine per Gemeinschaftsordnung oder sonstiger Vereinbarung vorgegebene Ver- äußerungsbeschränkung auch nur per Vereinbarung wieder aufgehoben werden konnten, regelt nunmehr § 12 (4) WEG, dass die Wohnungseigentümergemeinschaft schon mit einfacher Stimmenmehrheit die Aufhebung einer solchen Beschränkung beschließen kann. Nach entsprechendem Beschluss wird die zumeist den Wohnungseigentumsverwaltern obliegende Verpflichtung, einem Wohnungsverkauf formell zustimmen zu müssen oder aus Gründen, die allein im Erwerber zu suchen sind, dem Wohnungsverkauf zu widersprechen, aufgehoben. Hiermit zusammenhängend kann die Veräußerungsbeschränkung im Grundbuch gelöscht werden. Weil das Sondereigentum immer untrennbar mit einem Miteigentumsanteil in Verbindung steht, ist gemäß § 13 (2) WEG auch jeder Wohnungs- oder Teileigentümer zum Mitgebrauch des gemeinschaftlichen Eigentums unter Beachtung der §§ 14 und 15 WEG berechtigt. Außerdem hat auch jeder Eigentümer einen Anspruch auf die Gültigkeit der Vereinbarungen, die mit im Grundbuch eingetragen sind. Ferner hat jeder Eigentümer das Recht auf sachenrechtlichen Bestandsschutz. Das heißt, dass er sich darauf verlassen kann, dass das Gebäude auf unbegrenzte Dauer Bestand hat und auch • Gemeinschaftsbeschlüsse (wie z. B. auf Eigentümerversammlungen) • Vereinbarungen der Wohnungseigentümer (z. B. Teilungsvertrag und Gemeinschaftsordnung) • Bürgerliches Gesetzbuch (§§ 741 ff. und §§ 1008 ff. BGB) • Wohnungseigentumsgesetz (§§ 20 bis 29 WEG) Abb. IV 24: Regelungen die Gemeinschaft betreffend Vahlen Handbücher – Gondring, Immobilienwirtschaft, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 11.02.13 Status: Druckdaten Seite 460 460 IV. Vermarktung, Verwaltung und Bewirtschaftung sein Wert dauerhaft beständig ist. Die dafür nötigen Reparatur- und Instandhaltungsmaßnahmen tragen alle Eigentümer gemeinsam je nach Anteilen. Diese Instandhaltungspflichten werden nach § 27 (1) Nr. 2 und 3 WEG auf den Verwalter übertragen. Um sein Eigentum vor unrechtmäßigen Besitzern zu schützen, kann ein Wohnungseigentümer den Anspruch auf Herausgabe gemäß § 985 BGB geltend machen. Ebenso hat er auch einen Anspruch auf Unterlassung von Störungen und Beeinträch tigungen gemäß § 1004 BGB. Da alle Eigentümer ein Recht auf Mitgebrauch des gemeinschaftlichen Eigentums haben, ist es auch selbstverständlich, dass eventuelle Erträge, die durch die Vermietung von Teilen des Gemeinschaftseigentums erwirtschaftet werden, auf alle Eigentümer, entsprechend ihres Eigentumsanteils, aufgeteilt werden. Dies wird in § 13 (2) S. 2 WEG in Verbindung mit dem § 16 (1) WEG bestimmt. Kommt es wider Erwarten zu Streitigkeiten in der Gemeinschaft, die auf das Verhalten eines einzelnen Miteigentümers zurückzuführen sind, so besteht die Möglichkeit, von diesem Miteigentümer die Veräußerung seines Wohnungseigentums zu verlangen, wenn den anderen Eigentümern die Fortführung der Gemeinschaft sonst nicht mehr zugemutet werden kann. 6.2.4.3 Pflichten der Miteigentümer Die Verpflichtungen, die die Miteigentümer eingehen, werden grundlegend in § 14 WEG geregelt. Hier nennt das Gesetz einige allgemeine Beispiele, wobei die Pflichten oftmals das Gegenstück der Berechtigungen darstellen. So sind beispielsweise alle Miteigentümer dazu verpflichtet, den Bestand und den Wert der Gesamtanlage zu erhalten und die dafür nötigen Instandhaltungsmaßnahmen durchzuführen. Wie oben bereits erwähnt, hat jeder Miteigentümer ein Recht auf die  Beteiligung aller Eigentümer bei der Durchführung dieser Maßnahmen. Demnach besteht also zwischen den einzelnen Eigentümern ein Schuldverhältnis. Wenn es sich hierbei auch nicht um  ein  Leistungsaustauschverhältnis handelt, so handelt es sich doch um ein Gemeinschafts verhältnis, bei welchem gegenseitige Verhaltens- oder Rücksichtnahmepflichten durchaus einklagbar sind. Neben den in § 14 WEG stehenden Pflichten, wie beispielsweise die Pflicht von Sonder- und Gemeinschaftseigentum nur in solcher Weise Gebrauch zu machen, dass dadurch keinem der anderen Miteigentümer über das bei einem geordneten Zusammenleben unvermeidliche Maß hinaus ein Nachteil erwächst, bestehen auch Verpflichtungen, die aus Beschlüssen und Vereinbarungen der Gemeinschaft hervorgehen. Diese werden erfahrungsgemäß bei Eigentümerversammlungen getroffen. Wenn hierbei ein Mehrheitsbeschluss ausreichend war, so gilt dieser auch verbindlich für alle überstimmten Miteigentümer sowie alle Eigentümer, die nicht an der Abstimmung teilgenommen haben (§ 10 (4) WEG). Auch bzw. gerade Vereinbarungen, die die Eigentümer vertraglich • Recht auf Gültigkeit aller im Grundbuch eingetragenen Vereinbarungen • Recht auf Unterstützung durch die Gemeinschaft bei der Erhaltung des Gebäudes und seines Wertes • Recht auf freie Verfügung über das eigene Sondereigentum, z. B. vermieten, verpachten, belasten, verkaufen, verschenken usw. (§ 13 (1) WEG) • Recht auf Mitgebrauch des gemeinschaftlichen Eigentums, sofern nicht die Rechte der anderen Eigentümer tangiert werden (§ 13 (2) WEG) • Recht auf Mitbegünstigung an erwirtschafteten Erträgen (durch Vermietung von Gemeinschaftseigentum) gemäß der Höhe des eigenen Anteils (§ 13 (2) S. 2 WEG) • Recht auf Herausgabe der Wohnung gegenüber nicht rechtmäßigen Besitzern (§ 985 BGB) und Anspruch auf Unterlassung von Beeinträchtigungen oder Störungen (§ 1004 BGB) Abb. IV 25: Berechtigungen der Miteigentümer Vahlen Handbücher – Gondring, Immobilienwirtschaft, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 11.02.13 Status: Druckdaten Seite 461 6 Verwalten 461 schließen, wie z. B. in der grundbuchrechtlich eingetragenen Gemeinschaftsordnung, sind für alle Eigentümer verbindlich. Die aus ihnen entstandenen Rechte und Pflichten müssen von allen eingehalten werden, so zum Beispiel, wenn sich die Eigentümer darüber einigen, dass in der gesamten Wohnanlage keine gewerbliche Nutzung erlaubt ist. Diese Vereinbarungen sind aber – wie ebenfalls bereits oben dargestellt – nur dann auch für den Sondernachfolger gültig, wenn sie im Grundbuch eingetragen werden (§ 10 (2) WEG). Die einzelnen Eigentümer müssen laut § 22 (1) WEG auch bauliche Veränderungen und Aufwendungen dulden, wenn dadurch ihre Rechte nicht übermäßig beeinträchtigt werden. Darüber hinaus können nach § 22 (2) WEG Modernisierungsmaßnahmen entsprechend § 559 (1) BGB (Maßnahmen zur Anpassung des gemeinschaftlichen Eigentums an den Stand der Technik), mit qualifiziertem Mehrheitsbeschluss (in diesem Fall: drei Viertel aller stimmberechtigten Wohnungseigentümer, die gleichzeitig mehr als die Hälfte aller Miteigentumsanteile ausmachen) beschlossen werden. Die Nennung des § 559 (1) BGB verweist auf beschlussfähige Maßnahmen, die der nachträglichen Erhöhung des Gebrauchswertes oder der dauerhaften Verbesserung der Wohnverhältnisse, oder schließlich der Einsparung von Energie oder Wasser dienen. Die in der Rechtsprechung entwickelte und nunmehr ausdrücklich genannte modernisierende Instandsetzung kann gemäß § 22 (3) WEG mit einfachem Mehrheitsbeschluss ebenfalls eine Modernisierung, die über die Instandsetzung des ursprünglichen Zustandes hinausgeht, bewirken. Jedoch setzt dies stets einen vorhandenen Instandsetzungsbedarf voraus. Bei allen darüber hinaus gehenden Beeinträchtigungen kann eine bauliche Veränderung nur dann wirksam beschlossen werden, wenn alle hierdurch beeinträchtigten Wohnungs-/Teileigentümer dieser Maßnahme zugestimmt haben. Allerdings kann eine Vereinbarung etwas anderes bestimmen. Hat ein Wohnungseigentümer einer solchen Maßnahme jedoch nicht zugestimmt, sondern duldet diese nur, so ist er später nicht berechtigt, einen Anteil an Nutzungen, die auf einer solchen Maßnahme beruhen, zu beanspruchen. Demgegenüber ist er auch nicht an den Kosten beteiligt, die durch diese Maßnahme entstehen. Alle Eigentümer sind dazu verpflichtet, die Lasten des gemeinschaftlichen Eigentums anteilig im Verhältnis ihres Miteigentumsanteils zu tragen. Dies können u. a. auch Kosten der Instandsetzung, der Instandhaltung, der sonstigen Verwaltung und des gemeinschaftlichen Gebrauchs des gemeinschaftlichen Eigentums sein. Die anteilige Tragung der Kosten ist eine der wesentlichsten Pflichten eines Miteigentümers und damit auch oftmals einer der Streitpunkte zwischen den Eigentümern. Deshalb ist die Lastentragungspflicht auch zwingend in § 16 (2) WEG vorgeschrieben und gewährleistet die ordnungsgemäße Verwaltung und Versorgung der Wohnanlage. Für einige anfallende Bewirtschaftungskosten ist es jedoch sinnvoll, diese nicht nach Miteigentumsanteil auf die Eigentümer zu verteilen. So bietet sich z. B. bei der Verwaltervergütung eine Kostenverteilung nach (Wohn-/Teileigentums-)Einheiten an, da in der Regel die Verwaltertätigkeit im gleichen Umfang für kleine und größere Wohn-/Teileigentumseinheiten erbracht wird, und somit eine Kostenverteilung nach deren Miteigentumsanteilen nicht sachgerecht wäre. Solche Fälle sollten bei der Erstellung der Gemeinschaftsordnung berücksichtigt und dabei beachtet werden, dass die nachträgliche Änderung eines Kostenverteilerschlüssels nur per Vereinbarung und damit nur mit Zustimmung aller Wohnungs-/Teileigentümer erfolgen kann, wenn nicht zumindest die Gemeinschaftsordnung selbst vorgibt, dass auch per Beschluss (Öffnungsklausel) der Kostenverteilerschlüssel dauerhaft geändert werden kann. Vahlen Handbücher – Gondring, Immobilienwirtschaft, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 11.02.13 Status: Druckdaten Seite 462 462 IV. Vermarktung, Verwaltung und Bewirtschaftung 6.2.4.4 (Teil-)Rechtsfähigkeit / Insolvenzfähigkeit Der Wohnungseigentümergemeinschaft wurde mit der Entscheidung des V. Zivilsenats des BGH vom 02.06.2005, entgegen der bis dahin herrschenden Meinung in der Rechtsprechung und entgegen der überwiegend im Schrifttum vertretenen Ansicht, eine (Teil-)Rechtsfähigkeit zuerkannt. Demzufolge kann auch bei einer Wohnungseigentümergemeinschaft, bei der auf der sachenrechtlichen Seite Sonder- und Bruchteilseigentum kombiniert sind, ein überindividueller Personenverband bestehen, der als solcher am Rechtsverkehr bei der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums teilnimmt und dadurch eigene Verbindlichkeiten begründet. Der BGH stellte dabei insbesondere darauf ab, dass die Wohnungseigentümergemeinschaft über eine eigene organisatorische Struktur verfüge. Dieser Entscheidung des BGH ist der Gesetzgeber gefolgt und hat die Rechtsfähigkeit der Gemeinschaft normiert und bestimmt, dass die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer im Rahmen der gesamten Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums gegenüber Dritten und Wohnungseigentümern selbst Rechte erwerben und Pflichten eingehen kann (§ 10 (6) S. 1 WEG) und Inhaberin der gesetzlich begründeten und rechtsgeschäftlich erworbenen Rechte und Pflichten ist (§ 10 (6) S. 2 WEG) sowie vor Gericht klagen und verklagt werden kann (§ 10 (6) S. 5 WEG). Die Rechtsfähigkeit der Wohnungseigentümergemeinschaft bezieht und beschränkt sich auf den Bereich, der durch die Verwaltung des gemeinschaftlichen Vermögens abgegrenzt ist. Dieses Verwaltungsvermögen ist nach der Entscheidung des BGH und der ihr folgenden gesetzlichen Regelung nicht länger den Wohnungseigentümern zur gesamten Hand, sondern der rechtlich selbstständigen Gemeinschaft zugeordnet (§ 10 (7) S. 1 WEG). Von einer „Teilrechtsfähigkeit“ der Gemeinschaft zu sprechen, ist nur insoweit zutreffend, als die Individualrechte der Wohnungseigentümer nicht einbezogen sind; vielmehr bleiben das Sonder- und das Gemeinschaftseigentum jeweils allein in den Händen der einzelnen Miteigentümer. Für die Insolvenzfähigkeit von entscheidender Bedeutung ist dabei, dass die Wohnungseigentümergemeinschaft über das Verwaltungsvermögen als ein eigenes Verbandsvermögen verfügt, das als einheitliches Vermögen den Gläubigern der Wohnungseigentümergemeinschaft unter Ausschluss anderer, nämlich der persönlichen Gläubiger der einzelnen Wohnungseigentümer haftungsrechtlich zugewiesen ist. Eigenständiges Vermögen der Wohnungseigentümergemeinschaft stellt dabei nur das Verwaltungsvermögen dar, das neben den für die Verwaltung erforderlichen Mitteln aus Zahlungen der Wohnungseigentümer auch die Forderungen gegen die Wohnungseigentümer gemäß § 16 (2) WEG sowie gegen Dritte und Verbindlichkeiten der Gemeinschaft umfasst. Nach diesen Kriterien ist die Insolvenzfähigkeit der Wohnungseigentümergemeinschaft an sich zu bejahen. Dies folgt grundsätzlich auch aus der Anerkennung ihrer Rechtsfähigkeit. Der Gesetzgeber hat aber bestimmt, dass ein Insolvenzverfahren über das Verwaltungsvermögen der Gemeinschaft nicht stattfindet (§ 11 • Verpflichtungen des § 14 WEG • Verpflichtung alle Vereinbarungen, die die Gemeinschaft vertraglich getroffen hat, einzuhalten • Verpflichtung alle Beschlüsse, die die Mehrheit der Eigentümer getroffen hat, einzuhalten • Verpflichtung bauliche Veränderungen und Aufwendungen zu dulden (auch wenn sie nicht zu Instandhaltung oder Reparatur dienen), wenn dadurch die Rechte des betroffenen Eigentümers nicht übermäßig beeinträchtigt werden (§ 22 (1) WEG) • Verpflichtung die Lasten des gemeinschaftlichen Eigentums sowie die Kosten der Instandhaltung, Instandsetzung, sonstigen Verwaltung und eines gemeinschaftlichen Gebrauchs des gemeinschaftlichen Eigentums nach dem Verhältnis des jeweiligen Anteils zu tragen (§ 16 (2) WEG) Abb. IV 26: Verpflichtungen der Miteigentümer Vahlen Handbücher – Gondring, Immobilienwirtschaft, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 11.02.13 Status: Druckdaten Seite 463 6 Verwalten 463 (3) WEG). Damit entfällt auch die Sorge der Wohnungseigentumsverwalter, mit einer womöglich bejahten Insolvenzfähigkeit die Verantwortung für einen Insolvenzantrag zu tragen. Nach dem gesetzlichen Ausschluss eines Insolvenzverfahrens über das Vermögen der Wohnungseigentümergemeinschaft steht den Gläubigern aus Ansprüchen gegen die Gemeinschaft der Zugriff auf deren Vermögen und gegen die Wohnungseigentümer auf Grund derer Haftung nach dem Verhältnis ihrer Miteigentumsanteile (§ 10 (8) WEG) nach dem Prioritätsgrundsatz frei. Nicht den Gläubigern der Wohnungseigentümergemeinschaft, sondern den persönlichen Gläubigern der einzelnen Wohnungseigentümer haftungsrechtlich zugewiesen bleibt dagegen das Sonder- und Bruchteilsvermögen der Wohnungseigentümer selbst, das nicht Teil des Verwaltungsvermögens ist. Die Eröffnung des Insolvenzverfahrens über das Verwaltungsvermögen lässt die Wohnungseigentümergesellschaft im Übrigen unberührt und führt insbesondere nicht zu deren Auflösung (§ 11 (2) WEG). 6.2.5 Die Wohnungseigentumsverwaltung 6.2.5.1 Allgemeines Die Wohnungseigentumsverwaltung sollte zunächst einmal in die Verwaltung von Sondereigentum und die Verwaltung von Gemeinschaftseigentum unterteilt werden. Bei der Verwaltung von Sondereigentum unterliegt der Eigentümer keinen weiteren Verpflichtungen oder Beschränkungen. Meist verwalten die Eigentümer ihr vermietetes Sondereigentum selbst. Die zum Sondereigentum gehörenden Miteigentumsanteile, die von jedem Miteigentümer anteilig miterworben und mitbenutzt werden, müssen jedoch qualifiziert und einheitlich von der gesamten Eigentümergemeinschaft verwaltet werden. Dies gilt ebenso für sämtliches Vermögen, das im Eigentum der Gemeinschaft steht. Dies können unter anderem auch liquide Mittel sein, die zum Zweck der Instandhaltungsmaßnahmen angespart wurden. Im Wesentlichen sind drei Organe für die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums zuständig: In erster Linie sind die Eigentümer selbst für die Verwaltung ihres Eigentums verantwortlich. Als Haupt- bzw. Weisungsorgan und damit als Kopf der Verwaltung tritt die Eigentümergemeinschaft selbst, handelnd in der Eigentümerversammlung, auf.234 Daneben ist der Verwalter, dessen Bestellung gemäß § 20 (2) WEG nicht ausgeschlossen werden kann, das ausführende Organ und damit die Hand der Verwaltung. Der Verwaltungsbeirat, der nicht zwingend gebildet werden muss, entspricht dem Hilfsorgan. Der Verwaltungsbeirat besteht laut § 29 (1) S. 2 WEG aus einem Wohnungseigentümer als Vorsitzendem und zwei weiteren Wohnungseigentümern als Beisitzern. Er unterstützt den Verwalter bei dessen Tätigkeit, stellt auch stets das koordinierende Bindeglied zwischen ihm und den Eigentümern dar. Aber auch Kontroll- und Prüfungsfunktionen kommen dem Verwaltungsbeirat zu. So soll er z. B. nach § 29 (3) WEG den Wirtschaftsplan, aber auch die jährliche Hausgeldabrechnung und Kostenvoranschläge prüfen und mit einer Stellungnahme versehen, bevor die Wohnungseigentümergemeinschaft hierüber entscheidet. Des Weiteren ergibt sich aus § 24 (3) und § 24 (6) WEG, dass der Verwaltungsbeirat unter Umständen berechtigt ist, eine Wohnungseigentümerversammlung einzuberufen, und auch ausdrücklich als Protokollzeuge für das Beschlussprotokoll benannt ist. Aus diesen bedeutenden Aufgaben und Berechtigungen begründet sich auch, dass insbesondere größere Wohnanlagen ohne Verwaltungsbeirat kaum noch auskommen können.235 234 Vgl. Bärmann, J./Pick, E. (2005), S. 306 235 Vgl. Deckert, W.-D. (2001), S. 201 ff. Vahlen Handbücher – Gondring, Immobilienwirtschaft, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 11.02.13 Status: Druckdaten Seite 464 464 IV. Vermarktung, Verwaltung und Bewirtschaftung Jeder Wohnungseigentümer hat gemäß § 21 (4) WEG das Recht, eine interessengerechte und ordnungsgemäße Verwaltung zu verlangen. Dieser Anspruch richtet sich gegen einen bestellten Verwalter, aber auch gegen andere, ablehnende Miteigentümer. Die Bestellung eines fachkundigen, objektiven und professionell arbeitenden Verwalters ist bei Eigentumswohnanlagen nicht nur dringend erforderlich, sondern liegt oftmals auch im Interesse aller Eigentümer, da viele Eigentümer, die eine laienhafte und unorganisierte Selbstverwaltung praktizieren, mit dieser häufig hoffnungslos überfordert sind. Auch weil die Miteigentümer jeweils nur Berechtigungen über ihre eigenen Gemeinschaftsanteile haben, bietet sich eine Verwaltung durch einen Dritten an, welcher dann von allen Eigentümern eine bestimmte Handlungsvollmacht erhält. Zunächst sind die Eigentümer selbst für die Verwaltung ihres Eigentums gemäß § 21 WEG zuständig. Allen Eigentümern steht die Verwaltung ihres Eigentums gemeinsam zu. Es kann zwar jeder Eigentümer ohne Zustimmung der anderen Eigentümer Maßnahmen durchführen, die zur Abwendung eines Schadens am Gemeinschaftseigentum notwendig sind (§ 21 (1) und (2) WEG), mehr aber auch nicht. Wenn die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums noch nicht durch Vereinbarung geregelt wurde, so können die Eigentümer eine ordnungsgemäße Verwaltung mit Stimmenmehrheit beschließen (§ 21 (3) WEG). Was hierunter fällt, ist zum Teil in § 21 (5) WEG geregelt. 6.2.5.2 Bestellung des Verwalters Der bereits erwähnte Grundsatz der Eigentümerselbstverwaltung, welcher in § 21 WEG geregelt wird, ist jedoch dahingehend umgestaltet worden, dass der Eigentümergemeinschaft die Pflicht zur Bestellung eines Verwalters auferlegt wurde. Dieser Verwalter hat die Aufgabe, das Gemeinschaftseigentum und das gemeinschaftliche Vermögen im Interesse der Eigentümer fachgerecht zu verwalten. Hierauf wird später noch genauer eingegangen. Die Bestellung des Verwalters kann auch durch Beschluss, Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung nicht ausgeschlossen werden. Lautet eine Eigentümerentscheidung anders, ist sie deshalb von vornherein nichtig. Zwischen der Bestellung des Verwalters und dem Abschluss des Verwaltervertrages ist ein Unterschied zu machen, da es sich hierbei um zwei rechtlich verschiedene Vorgänge handelt.236 Die Bestellung des Verwalters ist in § 26  WEG ausdrücklich geregelt. Es handelt sich hierbei um 236 Vgl. Bärmann, J./Pick, E. (2005), S. 420 • die Eigentümergemeinschaft, handelnd in der Eigentümerversammlung (§ 20 (1) und §§ 21–25 WEG) • der üblicherweise bestellte Verwalter (§§ 26–28 WEG) • ein eventuell bestellter Verwaltungsbeirat (§ 20 (1) und § 29 WEG) Abb. IV 27: Verwaltungsorgane 1. Bestellung des Verwalters durch Beschluss der Eigentümer mit Stimmenmehrheit 2. Ermächtigung des Verwaltungsbeirats durch alle Eigentümer zwecks Interessenvertretung bei den Vertragsverhandlungen und dem Vertragsabschluss mit dem Verwalter 3. Vertragsverhandlungen und Vertragsabschluss zwischen dem zukünftigen Verwalter und dem bevollmächtigten Verwaltungsbeirat 4. Aufnahme der Tätigkeit des Verwalters zum vereinbarten Zeitpunkt Abb. IV 28: Ablauf von der Bestellung bis zur Tätigkeitsaufnahme des Verwalters Vahlen Handbücher – Gondring, Immobilienwirtschaft, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 11.02.13 Status: Druckdaten Seite 465 6 Verwalten 465 einen konstitutiven Akt. Bei dem Abschluss eines Verwaltervertrags handelt es sich um einen zivilrechtlich entgeltlichen Geschäftsbesorgungsvertrag, worauf später noch eingegangen wird. Nur weil eine Eigentümergemeinschaft einseitig einen Verwalter bestellt hat, ist nicht gleichzeitig ein Vertragsverhältnis zwischen den Eigentümern und dem Verwalter zustande gekommen. Ein Verwaltervertrag, in welchem die Aufgaben und Befugnisse des Verwalters, seine Amtszeit, Kündigungsmöglichkeiten, Vergütung, Vollmachten usw. geregelt werden, ist zusätzlich abzuschließen. Hierbei bedarf es einer separaten Entscheidung der Eigentümer und der Vertragsannahme des bestellten Verwalters. Im Ausnahmefall kann der Bestellungsbeschluss auch als Vertragsabschluss angesehen werden, wenn bereits zum Zeitpunkt der Beschlussfassung ein konkretes Vertragsangebot eines bestimmten Verwalters besteht. Üblicherweise erfolgen heute jedoch eine Beschlussfassung und der Abschluss eines Verwaltervertrags separat voneinander. Meist wird der Verwaltungsbeirat von allen Eigentümern ermächtigt, in ihrem Namen, auf der Grundlage des Bestellungsbeschlusses und unter Einbeziehung der Gemeinschaftsordnung einen branchenüblichen Vertrag mit dem Verwalter auszuhandeln und abzuschließen. Bis ein wirksamer Vertrag zwischen den Eigentümern und dem Verwalter abgeschlossen wurde, gelten die Vorschriften des WEG, der §§ 675 ff. BGB sowie die akzeptierten Rahmendaten des Bestellungsbeschlusses als Handlungsmaßgabe des Verwalters. Sollte nur ein Verwaltervertrag abgeschlossen worden sein, so wird damit jedoch nicht der Bestellungsbeschluss ersetzt. Solange keine Bestellung stattgefunden hat, besteht für den Verwalter noch keine Verwalterrechtsstellung. Die Bestellung eines Verwalters kann höchstens auf fünf Jahre erfolgen, wobei die Bestellung des Erstverwalters, d. h. mit der Begründung von Wohnungseigentum, auf drei Jahre beschränkt wird. Nachvollziehbar ist zwar das Ansinnen des Gesetzgebers, dass einer neuen Wohnungseigentümergemeinschaft nicht für fünf Jahre der vom Teilenden ausgewählte Verwalter aufgebürdet werden soll, sofern dieser nicht das Vertrauen der Gemeinschaft genießt. Umgekehrt werden gerade Verwalter von Neubauten wenig glücklich mit dieser Regelung sein und einwenden, dass sie den typischen Auseinandersetzungen über Gewährleistungsmängel zwischen Bauträger und Erwerber, und den hiermit zusammenhängenden häufig überzogenen Anforderungen zum Opfer fallen werden. Eine erneute Bestellung des Verwalters ist jederzeit möglich. Hierzu bedarf es allerdings wieder eines Bestellungsbeschlusses, welcher aber frühestens ein Jahr vor Ablauf der Bestellungszeit gefasst werden kann (§ 26 (1) S. 2 1. Alt. und (2) WEG). Zur Bestellung eines Verwalters bedarf es gesetzlich einer Stimmenmehrheit der Eigentümer. Der Verwalter kann mit einfachem Mehrheitsbeschluss ohne Angabe von Gründen jederzeit abberufen werden. Abgesehen von dem eigenständigen Anfechtungsrecht des Verwalters über den Beschluss seiner Abberufung, kann er bei einer unberechtigten Abberufung eine Regulierung seines Vergütungsanspruches bis zum Ablauf der regulären Bestellungszeit verlangen, abzüglich der ersparten Aufwendungen. Um dieser einfachen Abberufungsmöglichkeit vorzubeugen, ist in der Praxis üblich, die Abberufung auf einen sogenannten wichtigen Grund zu beschränken. Eine solche Beschränkung ist nach § 26 (1) S. 3–5 WEG zulässig, und kann per einfachem Beschluss erfolgen; häufig wird eine solche Regelung daher auch im Verwaltervertrag fixiert, mit deren genehmigendem Beschluss sie dann auch in Kraft tritt. Ein wichtiger Grund liegt zum Beispiel dann vor, wenn der Verwalter die Eigentümergemeinschaft über eine bestehende Vorstrafe o. ä. getäuscht hat oder die Beschluss- Sammlung nicht ordnungsgemäß führt (§ 26 (1) S. 4 WEG).237 Weitere Beschränkungen der Bestellung und Abberufung des Verwalters sind ausdrücklich ausgeschlossen (§ 26 (1) S. 5 WEG), es sei denn, dass die Aufhebung des Verwaltervertrags einvernehmlich verläuft.238 Ob eine Person zum Verwalter bestimmt wurde und damit eine Verwaltereigenschaft vorliegt, kann durch die Vorlage 237 Vgl. ebenda, S. 428 f. 238 Vgl. ebenda, S. 364 f. Vahlen Handbücher – Gondring, Immobilienwirtschaft, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 11.02.13 Status: Druckdaten Seite 466 466 IV. Vermarktung, Verwaltung und Bewirtschaftung der Niederschrift des Bestellungsbeschlusses nachgewiesen werden. Der Bestellungsbeschluss ist, wie auch die gesamte Niederschrift der Beschlüsse, von den Protokollzeugen, d. h. einem Wohnungseigentümer und – sofern ein Verwaltungsbeirat bestellt ist – von dessen Vorsitzendem sowie dem Versammlungsleiter zu unterzeichnen. Ist aber die öffentliche Beglaubigung erforderlich, dann müssen die erforderlichen Unterschriften vor entsprechenden beglaubigungsfähigen Stellen, z. B. bei Notaren, erfolgen (§ 26 (3) WEG). 6.2.5.3 Verwaltervertrag Wird durch Teilungserklärung eines Bauträgers das Wohnungseigentum geschaffen, so bestimmt dieser Bauträger meist auch den ersten Verwalter in der Teilungserklärung oder in der Gemeinschaftsordnung. In solchen Fällen wird häufig auch der Verwaltervertrag als Bestandteil des Kaufvertrages vorgegeben und damit für die Wohnungseigentümer verbindlich. Erst mit Beendigung der vereinbarten Laufzeit können die neuen Wohnungseigentümer einen neuen Verwalter bestimmen. Dies sollte dann jedoch unbedingt mit einem schriftlichen Verwaltervertrag verknüpft werden, so dass die unter Umständen notwendige Beweisführung erleichtert wird. Bei dem Verwaltervertrag handelt es sich meist um einen Geschäftsbesorgungsvertrag nach § 675 BGB, welcher Elemente aus dem Auftrags-, Dienstvertrags- und Werkleistungsrecht beinhaltet. Welche gesetzlichen Aufgaben, Befugnisse und Verpflichtungen der Verwalter hat, kann in erster Linie den §§ 27 und 28 WEG entnommen werden. Die sich hieraus ergebenden Rechte und Verpflichtungen können in dem gesondert zu schließenden Verwaltervertrag nicht eingeschränkt, wohl aber ergänzt werden (§ 27 (4) WEG). Durch die gesetzlich zwingenden Verwalterpflichten sind ohnehin keine restriktiven Vertragsregelungen zulässig. In erster Linie dient der Verwaltervertrag zur Regelung von Umfangsund Grenzfragen zu den ausführbaren Nebenpflichten, zur Festlegung des Verwalterhonorars (Pauschal- und Sonderhonorierungen) und zur Regelung von Haftungsausschlüssen. Zwischen den Vertragsparteien herrscht grundsätzlich Vertragsfreiheit, soweit nicht zwingende gesetzliche Vorschriften dagegenstehen. Wird jedoch ein Vertragsformularmuster verwendet, so ist dieses Muster als gleich lautender „Bündelvertrag“ zwischen dem Verwalter und jedem einzelnen Eigentümer anzusehen. Formularmuster kann der Verwalter beim Dachverband Deutscher Immobilienverwalter e.V. (www.ddiv.de) bestellen. Wie bereits erwähnt, sollte im Verwaltervertrag nicht langatmig der Gesetzestext abgeschrieben werden. Es ist besonderes Augenmerk hauptsächlich auf die Sonderabsprachen zu legen. Die Regelungen des Wohnungseigentumsgesetzes zur Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums bedürfen im Verwaltervertrag keiner Wiederholung. Es ist daher auch zweckmäßig, die Regelungen des Verwaltervertrages auf die nicht im WEG geregelten, hier bereits benannten Punkte zu beschränken. Diese sollten auch besonders aus Beweisgründen schriftlich im Vertrag aufgenommen • Bestellung des Verwalters auf maximal fünf Jahre; bei der ersten Bestellung maximal drei Jahre • eine wiederholte Bestellung ist zulässig, kann aber frühestens ein Jahr vor Ablauf der Bestellungszeit neu beschlossen werden • Einfache Stimmenmehrheit der Eigentümer zur Bestellung ausreichend • Beschränkung der vorzeitigen Abberufung auf das Vorliegen eines wichtigen Grundes zulässig • die Verwaltereigenschaft kann durch eine öffentlich beglaubigte Urkunde nachgewiesen werden (z. B. die Niederschrift des Bestellungsbeschlusses) Abb. IV 29: Wesentliche Inhalte des § 26 WEG Vahlen Handbücher – Gondring, Immobilienwirtschaft, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 11.02.13 Status: Druckdaten Seite 467 6 Verwalten 467 werden. In der Praxis sind oftmals mehr oder weniger umfangreiche Leistungskataloge in den Vertrag eingearbeitet, zu dessen Einhaltung sich der Verwalter verpflichtet hat. Der Verwaltervertrag regelt allein das Innenverhältnis zwischen Eigentümern und Verwalter, jedoch soll der Verwalter die Eigentümer in der Regel auch nach außen hin vertreten. Deshalb wird meist gleichzeitig mit Abschluss des Verwaltervertrags eine Vollmacht für den Verwalter ausgestellt, die dem Zweck des Handlungslegitimationsnachweises dient (§ 27 (6) WEG). Wie bereits erwähnt, wird zum Abschluss des Vertrages meist ein Miteigentümer aus der Gemeinschaft – z. B. der Verwaltungsbeirat – beauftragt und ermächtigt. Die Rahmendaten, wie beispielsweise die Bestimmung über die Verwaltung, die Laufzeit der Bestellung und des hieran geknüpften Vertrages, aber auch Vergütungsfragen, wurden vorab bei der Bestellung des Verwalters von den Eigentümern festgelegt. An diese Vorgaben hat sich der Bevollmächtigte selbstverständlich zu halten, will er nicht durch Überschreiten dieser Vorgaben in die Haftung gegenüber der Wohnungseigentümergemeinschaft geraten. Aus diesen Gründen heraus lehnen in der Praxis auch viele Verwaltungsbeiräte die Ermächtigung zur Aushandlung des Verwaltervertrages mit all seinen Vertragsklauseln ab, und beschränken sich auf die Bevollmächtigung zur reinen Vertragsunterzeichnung des vorher allen Wohnungseigentümern bekannt gemachten Vertrages. Eine Bevollmächtigung zur Vertragsverhandlung mit dem Verwalter und dem folgenden Vertragsabschluss ist aber dann zu empfehlen, wenn der hierzu ermächtigte Wohnungseigentümer sachkundig ist, wie z. B. einen Rechtsanwalt. In größeren Wohnungseigentümergemeinschaften kommt es hingegen oft vor, dass mit der Bestellung des Verwalters ebenfalls beschlossen wird, einen externen Rechtsanwalt mit der Prüfung und Bewertung, ggf. sogar mit der Erstellung eines den Wünschen der Wohnungseigentümer entsprechenden Verwaltervertrages beauftragt wird.239 6.2.5.4 Aufgaben und Befugnisse des WEG-Verwalters Dem Verwalter obliegt gemäß § 20 WEG die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums der Wohnungseigentümergemeinschaft, soweit nicht die Wohnungseigentümer selbst durch Beschluss oder Vereinbarung zu entscheiden haben. Die Rechte und Pflichten des Verwalters gegenüber der teilrechtsfähigen Wohnungseigentümergemeinschaft als auch den einzelnen Wohnungseigentümer als Mitglieder einer Bruchteilsgemeinschaft sind primär in den §§ 27, 28 WEG aufgeführt. Der Verwalter muss dabei stets unterscheiden, ob es Geschäftsführungs- und Vertretungsorgan der rechtsfähigen Wohnungseigentümergemeinschaft oder in Angelegenheiten, die das Innenverhältnis 239 Vgl. Deckert, W.-D. (2001), S. 281 ff. In einem Verwaltervertrag sollten folgende Dinge erwähnt bzw. geregelt werden: • Vertragsdauer, • ordentliche Kündigung, • Fristlose Kündigung/vorzeitige Abberufung, • Aufgaben und Befugnisse, • Haftung des Verwalters und Haftungsbegrenzungen, • Vertretung des Verwalters, • Vergütung, • Vertragsänderungen sowie • Vermögensschadensversicherungen. Abb. IV 30: Inhalt eines Verwaltervertrages Vahlen Handbücher – Gondring, Immobilienwirtschaft, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 11.02.13 Status: Druckdaten Seite 468 468 IV. Vermarktung, Verwaltung und Bewirtschaftung der Wohnungseigentümer betreffen, tätig wird. Von diesen Rechten und Pflichten kann der Verwalter weder per Beschluss noch durch Vereinbarung der Eigentümergemeinschaft entbunden werden.240 Neben den vorgenannten Hauptpflichten des Verwalters können zahlreiche Nebenpflichten vertraglich vereinbart werden. Auch die zusätzliche Vergütung für die übernommenen Nebenpflichten sollte im Vertrag festgehalten werden. Für die Hauptpflichten des WEG-Verwalters kann jedoch nur eine Pauschale, ohne Sonderhonorarabsprachen, erhoben werden. Die Aufgaben, Rechte und Pflichten des Verwalters werden also einerseits gesetzlich vorgeschrieben und andererseits zusätzlich vertraglich vereinbart. Neben den in §§ 27, 28 WEG beschriebenen Hauptpflichten finden sich insbesondere in den §§ 23, 24, und 25 WEG weitere Vorgaben, die sich jedoch ausschließlich auf die Wohnungseigentümerversammlung beziehen. Nach § 27 (1) Nr. 1 WEG ist der Verwalter berechtigt und verpflichtet, Beschlüsse der Wohnungseigentümer durchzuführen. Der Beschlussdurchführung geht jedoch voraus, dass ein Beschluss wirksam zustande gekommen ist. Wie bereits dargestellt, kommt ein Beschluss erst dann wirksam zustande, wenn der Verwalter – sofern er der Versammlungsleiter ist – das Beschlussergebnis verkündet. Dabei kann es durchaus vorkommen, dass der Verwalter in fehlender Rechtskenntnis einen Beschluss fehlerhaft für zustande gekommen oder für abgelehnt erklärt. Ein typisches Beispiel hierfür sind z. B. Beschlüsse, die nach der Gemeinschaftsordnung einer qualifizierten Mehrheit (z. B. ¾ Mehrheit aller Wohnungseigentümer) bedürfen, diese Mehrheit in der Wohnungseigentümerversammlung nicht erreichen und der Verwalter irrig annimmt, dass für den entsprechenden Beschluss eine einfache Mehrheit ausreicht. Verkündet der Verwalter einen Beschluss als zustande gekommen, bedarf es – trotz fehlerhafter Verkündung – der ausdrücklichen Beschlussanfechtung durch einen Wohnungseigentümer, um einen solchen Beschluss gerichtlich aufheben zu können. Dies gilt nicht, wenn der Verwalter einen nichtigen Beschluss verkündet, also ein Beschluss wirksam werden soll, für den der Gemeinschaft die Beschlusskompetenz fehlt. Zeitliche Vorgaben für die Umsetzung der verkündeten Beschlüsse macht das WEG nicht; spätestens jedoch in der nächsten ordentlichen Eigentümerversammlung wird der Verwalter erklären müssen, dass er alle Beschlüsse der letzten Versammlung umgesetzt hat bzw. erläutern müssen, warum er den einen oder anderen Beschluss nicht umsetzen konnte. Ferner ist es die Aufgabe des Verwalters, die notwendigen Maßnahmen zur Instandhaltung und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums zu treffen. Handelt es sich gemäß § 27 (1) Nr. 3 WEG um eine dringende Maßnahme, z. B. um eine Verkehrssicherungspflicht, dann muss der Verwalter unverzüglich die erforderlichen (Instandsetzungs-) Aufträge erteilen. Z. B. kann der Verwalter im Falle eines Wasserrohrbruchs nicht darauf warten, eine eilig einberufene Versammlung durchzuführen und sich per Beschluss legitimieren zu lassen, den akuten Schaden beheben zu lassen; in diesem Fall muss der Verwalter sofort – im Namen der Wohnungseigentümergemeinschaft – handeln und alles daran setzen, einen größeren Schaden abzuwenden. Eine weitere Aufgabe des Verwalters ist die Verwaltung der gemeinschaftlichen Gelder. Zu diesen Geldern zählen die Vorschüsse auf das Hausgeld, die Instandhaltungsrücklagen und die Einnahmen aus der Vermietung und Verpachtung von gemeinschaftlichem Eigentum. Die Verfügung des Verwalters über die Gelder der Gemeinschaft kann von der Zustimmung eines Wohnungseigentümers oder eines Dritten abhängig gemacht werden. Über diese Gelder kann der Verwalter verfügen, es besteht jedoch auch Rechnungslegungspflicht. Der Verwalter hat schließlich dafür Sorge zu tragen, dass die Hausordnung von allen Eigentümern eingehalten bzw. durchgeführt wird.241 Als Befugnis wird dem Verwalter, wie bereits erwähnt, die Vertretungsbefugnis erteilt. Da der Verwalter im Zuge der Anerkennung der Teilrechtsfähigkeit der Wohnungseigentümergemeinschaft 240 Vgl. Röll, L. (2005), S. 887 241 Vgl. Falk, B. (2004), S. 936 f. Vahlen Handbücher – Gondring, Immobilienwirtschaft, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 11.02.13 Status: Druckdaten Seite 469 6 Verwalten 469 auch diese selbst als Organ eigener Art vertritt, ist der Verwalter insbesondere dazu befugt, Willenserklärungen und Zustellungen entgegenzunehmen, die an alle Wohnungseigentümer (§ 27 (2) Nr. 1 WEG) oder aber an die teilrechtsfähige Wohnungseigentümergemeinschaft (§ 27 (3) S. 1 Nr. 1 WEG) gerichtet sind, entgegenzunehmen. Der Gesetzgeber hat jedoch bewusst darauf verzichtet, den Verwalter mit umfassenden Befugnissen für die von ihm vertretene teilrechtsfähige Wohnungseigentümergemeinschaft auszustatten. Der Verwalter kann die Wohnungseigentümergemeinschaft mithin nur dann vertreten, wenn ihm das Gesetz oder die Wohnungseigentümer dazu Vertretungsmacht einräumen. Sofern die Wohnungseigentümer den Verwalter mit weiteren Rechten ausstatten wollen, erfordert dich nach § 27 (3) S. 1 Nr. 7 WEG eine Vereinbarung oder einen Beschluss. 242 Die Vielzahl der Aufgaben des WEG-Verwalters, welche auch noch weit über das gesetzlich vorgeschriebene Maß hinausgehen, erstreckt sich über weite Gebiete, von denen die Eigentümer oft gar nichts erfahren. Was der Eigentümer von den Tätigkeiten des Verwalters mitbekommt, ist ein verschwindend geringer Anteil, wie beispielsweise die Einladung zur und Durchführung der Wohnungseigentümerversammlung, die Hausgeldabrechnung, der Wirtschaftsplan, Rundschreiben und Aushänge sowie Beratungen und Informationen, die die Wohnanlage betreffen. Dies macht jedoch nur die Spitze der Verwalterpyramide aus. Der breite Sockel, das Fundament der Verwalterpyramide bleibt dem Eigentümer verborgen. Allenfalls der Verwaltungsbeirat bekommt einen etwas tieferen Einblick in die Leistungen des Verwalters. Um die Vielzahl der Aufgaben und Leistungen des Verwalters übersichtlich zu machen, werden diese in drei Kategorien eingeteilt. Der Verwalter muss sich demnach auf diesen drei weit verzweigten Terrains sicher bewegen können. Dies spricht wiederum dafür, die Wohnungseigentumsverwaltung in professionelle Hände zu geben. In folgenden Beispielen wird ein kleiner Einblick gegeben, was sich hinter diesen drei Säulen verbirgt. Diese Aufzählungen haben jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit, da eine detaillierte Auflistung den Rahmen überschreiten würde. 242 Vgl. ebenda, S. 937 Abb. IV 31: Aufgaben und Befugnisse des Wohnungseigentumsverwalters242 Vahlen Handbücher – Gondring, Immobilienwirtschaft, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 11.02.13 Status: Druckdaten Seite 470 470 IV. Vermarktung, Verwaltung und Bewirtschaftung 243 244 243 Vgl. Hauff, M. (2001), S. 45 244 Vgl. ebenda Abb. IV 32: Die drei Säulen der WEG-Verwaltung • Überwachen und Verbuchen sämtlicher Geldeingänge und -ausgänge • Monatliche Sollstellung der Hausgeldbeiträge • Verwalten und Disponieren von Geldmitteln auf Giro-, Festgeld- und Sparkonten • Rechnungskontrolle • Erstellen von Wirtschaftsplänen und Abrechnungen • Erfassen von Verbrauchswerten (Öl, Strom, Wasser etc.) • Anweisen und Veranlassen von Zahlungen • Errechnen und Anfordern beschlossener Sonder umlagen • Kennen und Beachten von den wichtigsten Steuer- und Abgabengesetze • Veranlassen von Heizkostenabrechnungen • Erstellung von erforderlichen Meldungen an das Finanzamt • Bearbeiten von Lastschriftbuchungen Abb. IV 33:Wirtschaftliche/kaufmännische Säule243 Abb. IV 34: (Bau-)technische Säule244 • Vorbereiten und Veranlassen von Handwerkerangeboten, Ausschreibungen und Angebotsspiegeln • Einweisung und Einarbeitung der Hausmeister • Abschluss von Wartungs- und Versicherungsverträgen • Vorbereitung und Organisation von TÜV-, Brandschutz- und Blitzschutzprüfungen • Bearbeitung von Schlüsselbestellungen • Schadensmeldungen bei Versicherungsfällen • Veranlassen der Schadensbeseitigung durch Handwerker • Vergeben, Überwachen und Abrechnen von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen • Beauftragung von Sachverständigen bei Versicherungsschäden oder bei Wertschätzungen • Beschaffung von öffentlich-rechtlichen Genehmigungen (Fernsehantenne) Vahlen Handbücher – Gondring, Immobilienwirtschaft, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 11.02.13 Status: Druckdaten Seite 471 6 Verwalten 471 6.2.5.4.1 Die Aufstellung des Wirtschaftsplanes 245 Die Aufstellung eines Wirtschaftsplanes gehört zu den wesentlichsten Aufgaben eines Wohnungseigentumsverwalters. Der Wirtschaftsplan ist ein Einnahme- und Ausgabevoranschlag mit Aufteilung der zur Ausgabendeckung notwendiger Beiträge auf die Wohnungseigentümer. Mit Blick in die Zukunft richtet sich die anteilig zu zahlende Höhe des Hausgeldes nach dem Wirtschaftsplan. Der Verwalter stellt für jeweils ein Kalenderjahr einen Wirtschaftsplan auf (§ 28 (1) S. 1 WEG), in welchem er • die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben bei der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums (§ 28 (1) Nr. 1 WEG), • die anteilsmäßige Verpflichtung der Wohnungseigentümer zur Lasten- und Kostentragung (§ 28 (1) Nr. 2 WEG) und • die Beitragsleistung der Wohnungseigentümer zu der vorgesehenen Instandhaltungsrückstellung (§ 28 (1) Nr. 3 WEG) darlegt. Stellt der Verwalter nicht freiwillig einen Wirtschaftsplan auf, so kann jeder Wohnungseigentümer dies, auch ohne Ermächtigung der Gemeinschaft, erzwingen. Der vom Verwalter aufgestellte Wirtschaftsplan wird in der Regel von dem Verwaltungsbeirat geprüft, sofern ein Verwaltungsbeirat benannt wurde. Daraufhin wird in einer Eigentümerversammlung über den Wirtschaftsplan beschlossen. Hierfür ist eine einfache Mehrheit ausreichend (§ 28 (5) WEG). Sobald der Wirtschaftsplan durch die Eigentümer beschlossen wurde, werden von dem Verwalter entsprechende Vorschüsse abgerufen, welche dann unverzüglich von den Eigentümern zu leisten sind (§ 28 (2) WEG). In dem Beschluss über die Genehmigung des Wirtschaftsplans werden nur die vorläufigen Beiträge jedes einzelnen Eigentümers zur Lasten- und Kostendeckung des gemeinschaftlichen Eigentums bestimmt. Den endgültigen Beitrag bestimmt erst die Jahresabrechnung, welche ebenfalls von der Eigentümergemeinschaft mehrheitlich beschlossen werden muss. Ob die Eigentümer ihre monatlichen Hausgeldbeiträge im Wirtschaftsplan knapp oder reichlich festlegen, liegt in ihrem Ermessensspielraum, jedoch ist zu beachten, dass der Beschluss über einen Wirtschaftsplan anfechtbar ist, wenn dieser zu außerordentlich hohen Überzahlungen oder Nachzahlungen führen kann. 245 Vgl. ebenda Abb. IV 35: Allgemeine und rechtliche Säule245 • Einziehung und nötigenfalls Beitreibung der Wohngelder, ggf. durch gerichtliches Mahnverfahren • Abschluss von Verträgen mit Hausmeistern, Versicherungen und Handwerkern • Mitwirkung bei Gerichtsterminen, Beschlussanfechtungen und Hausgeldklagen • Insbesondere die Beachtung des WEG, BGB, der Rechtsprechung, der GrundbuchVO und dem Nachbarschaftsrecht • Korrespondenz mit Eigentümern • Bearbeiten von Beschwerden und Verstößen gegen die Hausordnung • Verhandeln mit Behörden, Eigentümern, Hausmeistern und Lieferanten • Organisation der Eigentümerversammlung • Erstellung der Tagesordnungspunkte und der Beschlussentwürfe • Erstellung und Versand des Eigentümerversammlungsprotokolls • Beratung von Eigentümern und Hausmeistern Vahlen Handbücher – Gondring, Immobilienwirtschaft, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 11.02.13 Status: Druckdaten Seite 472 472 IV. Vermarktung, Verwaltung und Bewirtschaftung 6.2.5.4.2 Die Abrechnung des Wohngelds und Rechnungslegung Die Abrechnung über das Hausgeld erfolgt einmal jährlich (§ 28 (3) WEG), spätestens sechs Monate nach Ablauf des Wirtschaftsjahres, durch den Verwalter. Bei dem Hausgeld handelt es sich um die regelmäßigen monatlichen Vorauszahlungen auf die durch das Gemeinschaftseigentum entstehenden Kosten und Lasten. Hiermit sind in erster Linie die Betriebskosten, die Instandhaltungskostenbeiträge und die sonstigen Verwaltungskostenbeiträge gemeint. Die Vorauszahlungen gehen auf ein Treuhandkonto des Verwalters ein. Der Verwalter ist verpflichtet, die Konten der Eigentümergemeinschaft von seinen privaten Konten und Geschäftskonten strikt getrennt zu halten. Am Ende des Kalenderjahres wird dann die Abrechnung des Hausgeldes erstellt, welche aus • der Summe der Betriebskosten (nach dem Gesamtbetrag und den Einzelbeträgen für die Wohnungseigentümer aufgeteilt), • dem Instandhaltungskostenbeitrag sowie • dem Verwaltungskostenbeitrag einschließlich der Umsatzsteuer besteht. Von diesen Summen werden die geleisteten monatlichen Vorauszahlungen abgezogen. Auch alle Einnahmen, z. B. durch die Vermietung von Gemeinschaftseigentum, werden abgerechnet. Was mit diesen Einnahmen geschehen soll, legen die Eigentümer jedoch separat fest, entweder nach jeder Abrechnungsperiode oder grundsätzlich. In Betracht kommt hierbei eine Auszahlung an jeden Eigentümer im Verhältnis der Größe seines Miteigentumsanteils oder eine Anrechnung auf die noch zu leistenden Hausgeldbeiträge bzw. die Investition in eine Instandhaltungsmaßnahme bzw. die Zuführung zur Instandhaltungsrücklage. In der Abrechnung ist ebenfalls die Entwicklung der Instandhaltungsrückstellung anzugeben. Neben der jährlichen Gesamtabrechnung für die Eigentümergemeinschaft erstellt der Verwalter zusätzlich für jeden Eigentümer eine Einzelabrechnung. In dieser Abrechnung werden die Gesamtkosten und -lasten nach dem gesetzlichen oder dem vereinbarten Verteilungsschlüssel auf alle Eigentümer umgelegt. Deshalb ist der Verteilungsschlüssel ein notwendiger Bestandteil jeder Abrechnung. Hegen die Eigentümer eventuell Zweifel daran, dass der Verwalter seine Abrechnung korrekt durchführt, so können die Eigentümer den Verwalter durch Mehrheitsbeschluss zur Rechnungslegung, also einer geordneten Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben anhand von Rechnungsbelegen, verpflichten (§ 28 (4) WEG). Diese Verpflichtung besteht jedoch nur gegenüber der Wohnungseigentümergemeinschaft, nicht gegenüber jedem einzelnen Eigentümer. Die Eigentümer können keine Rechnungslegung mehr fordern, wenn sie bereits über die Abrechnung beschlossen haben. 6.2.6 Die Eigentümerversammlung 6.2.6.1 Die Vorbereitung Die Regelungen bezüglich der Eigentümerversammlung sind im Wohnungseigentumsgesetz unter den §§ 23 bis 25 WEG zu finden. Diese sind teils zwingend und teils dispositiv. Die Versammlung der Eigentümer ist mindestens einmal jährlich einzuberufen. Es können auch mehr als einmal im Jahr Versammlungen abgehalten werden, wenn hierfür eine Notwendigkeit besteht oder mehr als ein Viertel der Eigentümer dies schriftlich und unter Angabe des Zwecks und der Gründe verlangt (§ 24 (2) WEG). In der Regel werden die Versammlungen von den Verwaltern einberufen. Dies kann aber auch von dem Vorsitzenden des Verwaltungsbeirates oder seinem Stellvertreter getan Vahlen Handbücher – Gondring, Immobilienwirtschaft, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 11.02.13 Status: Druckdaten Seite 473 6 Verwalten 473 werden, wenn kein Verwalter bestellt ist oder dieser sich weigert, eine Versammlung einzuberufen (§ 24 (3) WEG). Ist kein Verwaltungsbeirat bestellt, so kann das Gericht einen Wohnungseigentümer zur Einberufung der Versammlung ermächtigen. Ohne eine solche Ermächtigung darf kein Eigentümer die Versammlung einberufen. Beschlüsse, die auf einer solchen, nicht ordnungsgemäß einberufenen Versammlung gefasst werden, gelten zwar nicht als nichtig, sind aber durchaus anfechtbar, es sei denn, alle Eigentümer waren beteiligt und haben abgestimmt. Die Einberufung der Eigentümerversammlung hat in Textform zu erfolgen (§ 24 (4) S. 1 WEG) und sollte mit einer Unterschrift des Verwalters versehen sein. Die Frist von der Einberufung bis zur Versammlung sollte mindestens zwei Wochen betragen. Üblicherweise laden professionelle Verwalter in einem Zeitraum von drei bis vier Wochen vor der Versammlung ein. Wird die Frist kürzer angesetzt, sollte ein Fall besonderer Dringlichkeit dies rechtfertigen (§ 24 (4) WEG). Ist die Frist in einem dringlichen Fall auf unter zwei Wochen verkürzt worden, so sind die gefassten Beschlüsse nur dann anfechtbar, wenn Wohnungseigentümer konkret an der Abstimmung gehindert und das Abstimmungsergebnis dadurch beeinflusst wurde.246 Im Vorwege ist in den Einladungen auch anzukündigen, was der Gegenstand der zu fassenden Beschlüsse ist, damit die dann später gefassten Beschlüsse auch Gültigkeit erlangen (§ 23 (2) WEG). Dies soll die Eigentümer vor Überraschungen schützen und ihnen genug Zeit für Vorbereitungen und Überlegungen geben. Tagesordnungspunkte wie beispielsweise Fragen oder Geschäftsordnungen, die nicht Beschlussinhalte betreffen, müssen nicht vorab angekündigt werden. Es empfiehlt sich jedoch, den Eigentümern eine möglichst genaue und detaillierte Tagesordnung vorab zukommen zu lassen, so dass jeder für sich genug Zeit hat, sich auf diese Punkte einzustellen, und damit zu entscheiden, ob er selbst an der Versammlung teilnehmen möchte oder statt dessen eine Vollmacht zur Stimmrechtsvertretung erteilt. Auch Formalien einer solchen Versammlung, wie beispielsweise die Wahl eines Versammlungsvorsitzenden, wenn dies nicht, wie in § 24 (5) WEG vorgesehen, der Verwalter sein soll, müssen nicht zwingend auf der Tagesordnung vorab angekündigt werden. Neben den Tagesordnungspunkten muss die Einladung/Einberufung auch die weiteren wesentlichen Informationen beinhalten, aus denen sich der Zeitpunkt der Versammlung, der Versammlungsort und die betreffende Wohnungseigentümergemeinschaft ergeben. Erläuternde Hinweise, wie z. B. die erforderliche Beschlussfähigkeit und ggf. aus der fehlenden Beschlussfähigkeit resultierende – kostenpflichtige – Wiederholungsversammlung, aber auch mögliche Bevollmächtigungen mit 246 Vgl. Röll, L. (2005), S. 897 1. Begrüßung und Eröffnung 2. Feststellung der Beschlussfähigkeit 3. Erläuterung der Teilungserklärung und des WEG 4. Erläuterung der Gemeinschaftsversicherungen 5. Hausgeld/Abrechnung: Beschluss über Abrechnungsperiode und Verteilerschlüssel 6. Wahl eines Verwaltungsbeirats 7. Bestellung eines Verwalters/Verwaltervertrag/Verwaltervollmacht 8. Entlastung des Verwalters 9. Instandhaltungs-/Instandsetzungsmaßnahmen am gemeinschaftlichen Eigentum 10. Genehmigungen für Sonderumbauten Abb. IV 36: Mögliche Tagesordnungspunkte einer Eigentümerversammlung Vahlen Handbücher – Gondring, Immobilienwirtschaft, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 11.02.13 Status: Druckdaten Seite 474 474 IV. Vermarktung, Verwaltung und Bewirtschaftung entsprechendem beiliegenden Formular, sollten in einer Einladung/Einberufung ebenfalls nicht fehlen.247 6.2.6.2 Beschlussfähigkeit Die Versammlung ist dann beschlussfähig, wenn durch die erschienen oder vertretenen und stimmberechtigten Mitgliedern mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile vertreten sind (§ 25 (3) WEG). Dies wird nach den im Grundbuch eingetragenen Größen der Miteigentumsanteile berechnet. Die Beschlussfähigkeit muss während der gesamten Versammlung, zumindest während aller Beschlussfassungen, gewahrt sein. Sie muss allerdings nicht immer erneut festgestellt werden, sondern nur dann, wenn der Versammlungsleiter berechtigte Zweifel daran haben muss, dass – z. B. weil mehrere Wohnungs-/Teileigentümer die Versammlung verlassen haben – die Beschlussfähigkeit nicht mehr gegeben ist. In Einzelfällen werden bestimmte Eigentümer vom Stimmrecht ausgeschlossen. Diese dürfen hinsichtlich der Beschlussfähigkeit nicht erfasst werden, es sei denn, dass die Eigentümer nur für einzelne Tagesordnungspunkte vom Stimmrecht ausgeschlossen sind. Sind aber mehr als die Hälfte der Eigentümer generell vom Stimmrecht ausgeschlossen, würde die Beschlussfähigkeit überhaupt nicht erreichbar sein, wodurch in solchen Fällen auf die Voraussetzung der Beschlussfähigkeit verzichtet werden kann. Da die Beschlussfähigkeit nach § 25 (3) WEG dispositiv ist, also durch eine Vereinbarung der Wohnungs-/Teileigentümer abbedungen werden kann, empfiehlt sich insbesondere für den Teilenden Eigentümer die Überlegung, in der Gemeinschaftsordnung von Anfang an alle Versammlungen – unabhängig von den erschienen und vertretenen Miteigentumsanteilen – beschlussfähig werden zu lassen. Beispiel: Überprüfung der Beschlussfähigkeit der Eigentümerversammlung: Eigentümer Miteigentumsanteil E1 340/1.000 E2 260/1.000 E3 160/1.000 E4 240/1.000 Eigentumsanteile von Ex Eigentumsanteile von Ey Summe der Eigentumsanteile (Ex + Ey) Ergebnis E1 E1 E1 E2 E2 E3 E2 E3 E4 E3 E4 E4 600/1.000 500/1.000 580/1.000 420/1.000 500/1.000 400/1.000 beschlussfähig nicht beschlussfähig beschlussfähig nicht beschlussfähig nicht beschlussfähig nicht beschlussfähig 6.2.6.3 Abstimmungen Werden bei der Wohnungseigentümerversammlung Abstimmungen vorgenommen, so hat nach dem gesetzlich vorgegebenen, aber dispositiven Kopfprinzip jeder Eigentümer eine Stimme (§ 25 (2) S. 1 WEG). Dies ist unabhängig davon, wie groß seine Wohnung ist oder ob er nur eine oder mehrere Wohnungen besitzt. In der Praxis wird diese Regelung meist in der Gemeinschaftsordnung durch das Objektprinzip ersetzt, wonach jedem Wohnungseigentum eine Stimme zugeschrieben 247 Vgl. ebenda, S. 898 Vahlen Handbücher – Gondring, Immobilienwirtschaft, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 11.02.13 Status: Druckdaten Seite 475 6 Verwalten 475 wird. Hat ein Eigentümer beispielsweise drei Wohnungen in der Wohnanlage, so hat er auch drei Stimmen. Dies kann vorkommen, wenn beispielsweise der Bauträger noch nicht alle Wohnungen verkauft hat. Auch das Wertprinzip, bei dem sich das Stimmrecht nach der Größe der Miteigentumsanteile berechnet, ist eine Möglichkeit, eine Abstimmung vorzunehmen, jedoch ist dies in der Praxis meist zu kompliziert, da die Mehrheit erst mühsam ausgerechnet werden muss. Außerdem wird hierbei die Möglichkeit einer geheimen Abstimmung automatisch ausgeschlossen, zumindest dann, wenn durch die Miteigentumsanteile Rückschlüsse auf die abstimmenden Wohnungs-/ Teileigentümer ermöglicht würden.“ Wenn von den Eigentümern in der Gemeinschaftsordnung nichts anderes bestimmt wird, so entscheidet die Versammlung in der Regel mit Stimmenmehrheit, wie es in § 21 (3) WEG vorgesehen ist. Eine einfache Stimmenmehrheit liegt dann vor, wenn mehr Ja-Stimmen als Nein-Stimmen abgegeben wurden; im günstigsten Fall liegt damit bei einer Gemeinschaft mit 10 Eigentümern, von denen 8 Eigentümer in der Versammlung vertreten sind, bei einer Ja-Stimme, 0 Nein-Stimmen und 6 Enthaltungen ein wirksamer Mehrheitsbeschluss vor. Bei der Berechnung der Mehrheit werden nur die Stimmen der Eigentümer berücksichtigt, die auch bei der Versammlung anwesend sind oder sich vertreten lassen. Stimmenthaltungen werden bei der Mehrheitsberechnung nicht mit berücksichtigt. Beispiel: Berechnung nach dem Kopfprinzip, ob „ja“ oder „nein“ beschlossen wurde bzw. werden konnte: Gesamtzahl der Wohnungseigentümer: 20 Zahl der anwesenden Wohnungseigentümer: 16 Stimmen für „ja“:  4 Stimmen für „nein“:  2 Enthaltungen: 10 Die Mehrheit der anwesenden Eigentümer hat sich ihrer Stimme enthalten, jedoch gilt „ja“ als beschlossen, denn von den abgegebenen Stimmen war die Mehrzahl für „ja“. Nicht die Mehrheit aller Eigentümer ist maßgebend, sondern die Mehrheit der bei der Versammlung abgegebenen Stimmen. Es gibt eine Ausnahme von dieser Verfahrensregelung. Diese tritt ein, wenn über die Entziehung eines Wohnungseigentums nach § 18 (3) WEG beschlossen werden soll. In diesem Falle bedarf es einer Mehrheit von mehr als der Hälfte der stimmberechtigten Wohnungseigentümer, nach Kopfteilen gerechnet.248 Kommt es bei einer Abstimmung zu einer Stimmengleichheit, so gilt der Antrag als abgelehnt. 248 Vgl. ebenda, S. 914 • Kopfprinzip Jedem Wohnungseigentümer steht eine Stimme zu, unabhängig von der Größe und der Anzahl der Wohnungen. • Objektprinzip Jeder Wohnung wird eine Stimme zugeschrieben. Besitzt ein Eigentümer mehrere Wohnungen, so stehen ihm bei den Abstimmungen so viele Stimmen zu, wie er Wohnungen besitzt. • Wertprinzip Die Bedeutung der Stimme wird an der Größe der Miteigentumsanteile gemessen. Besitzt ein Eigentümer mehr Miteigentumsanteile als andere Eigentümer, so fällt seine Stimme mehr ins Gewicht. Abb. IV 37: Prinzipien zur Mehrheitsberechnung Vahlen Handbücher – Gondring, Immobilienwirtschaft, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 11.02.13 Status: Druckdaten Seite 476 476 IV. Vermarktung, Verwaltung und Bewirtschaftung Neben der einfachen Stimmenmehrheit kennt das WEG die Einstimmigkeit, die in der Praxis häufig auch als „Allstimmigkeit“ (wegen des Erfordernisses, dass alle Wohnungs-/Teileigentümer einer Gemeinschaft zustimmen müssen) bezeichnet wird, und die relative Mehrheit, die in einer Gemeinschaftsordnung für besonders gewichtige Beschlüsse – wie z. B. für die Änderung von Kostenverteilerschlüssel oder die Genehmigung von Baulichen Veränderungen – vereinbart werden kann. Oftmals problembehaftet ist in der Praxis der Umstand, dass in einer Gemeinschaftsordnung nicht deutlich zwischen den Zuständigkeitsbereichen von Wohnungs- und Teileigentümer unterschieden wird und von daher auch die Stimmenverteilung nicht immer den praktischen Bedürfnissen entspricht. Besteht z. B. eine Wohnungseigentümergemeinschaft aus 20 Wohneinheiten (mit z. B. insgesamt 900/1.000 Miteigentumsanteilen) und 35 Tiefgaragenstellplätzen (mit z. B. insgesamt 100/1.000 Miteigentumsanteilen), enthält aber die Gemeinschaftsordnung keine Regelung zur Stimmenverteilung, könnten nach dem gesetzlich geregelten Kopfprinzip die Stellplatzeigentümer die Beschlusslage dominieren. Das wird dann ganz besonders deutlich, wenn es in einer solchen Gemeinschaft reine Stellplatzeigentümer gibt, die ihr Wohneigentum in einer benachbarten Anlage haben. Um solche gravierenden Konfliktfälle zu vermeiden, muss sich auch hier der Teilende Eigentümer über die Konsequenzen der Stimmrechtsverteilungen in einer Gemeinschaft im Klaren sein. 6.2.6.4 Ablauf der Eigentümerversammlung Eine Eigentümerversammlung ist grundsätzlich nicht öffentlich, um die Vertraulichkeit der nur die Wohnungs-/Teileigentümer betreffenden Belange zu wahren. Die öffentlich zugänglichen Räumlichkeiten einer Gastwirtschaft sind demnach nicht als Versammlungsort geeignet. Die dort gefassten Beschlüsse können angefochten werden. Die Versammlung muss einen Vorsitzenden bestimmen. Üblicherweise ist dies der Verwalter, jedoch können die Eigentümer auch jemand anderen zum Vorsitzenden wählen, der in der Regel aber auch für die Erstellung der Niederschrift der Beschlüsse verantwortlich ist. Über die Form der Abstimmungen bei einer Eigentümerversammlung sind im Gesetz keine Vorschriften zu finden. Deshalb kann bei Bedarf der Vorsitzende zunächst entscheiden, wenn die Gemeinschaftsordnung nichts anderes bestimmt, wie abgestimmt werden soll und lässt dies im Rahmen eines spontanen Geschäftsordnungsbeschlusses durch die Gemeinschaft beschließen. Um möglichen Streitigkeiten und Zweifeln vorzubeugen, sollte der Vorsitzende den Beschlussinhalt den Eigentümern noch einmal laut und deutlich vortragen, bevor es zur Abstimmung kommt. Nach der Abstimmung und der Auszählung der Stimmen muss das Beschlussergebnis, wie bereits dargestellt, vom Vorsitzenden festgestellt mit konstitutiver Wirkung verkündet werden. Die Versammlung wird von dem Vorsitzenden eröffnet und geschlossen. Haben sich aber einzelne Eigentümer schon entfernt, so können keine Beschlüsse mehr gefasst werden, ebenso wenn der Vorsitzende die Versammlung verlassen hat und alle Tagesordnungspunkte abgehandelt wurden. Die Versammlung gilt sodann als geschlossen. Über die Eigentümerversammlung wird ein Protokoll erstellt, in welches alle gefassten Beschlüsse aufgenommen werden (§ 24 (6) WEG). In der Regel wird kein Ablaufprotokoll erstellt, in welchem nicht nur die Beschlusstexte, sondern auch weitere Aussagen, Meinungen und Diskussionen festgehalten würden. Ein reines Ergebnis- bzw. Beschlussprotokoll, das ausschließlich die gefassten Beschlüsse protokolliert, ist ausreichend. Ein Protokollführer ist gesetzlich nicht vorgesehen, deshalb wird ein solcher von der Gemeinschaft bestimmt. In der Regel übernimmt der Vorsitzende diese Aufgabe. Das Protokoll sollte möglichst zeitnah fertig gestellt und den Eigentümern zugegangen sein oder zumindest zur Einsichtnahme beim Verwalter bereit liegen, damit den Wohnungs-/ Teileigentümern eine rechtzeitige Beschlussanfechtung möglich ist. Verzögert der Verwalter die Protokollerstellung und resultiert daraus, dass ein Wohnungs-/Teileigentümer in Ermangelung Vahlen Handbücher – Gondring, Immobilienwirtschaft, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 11.02.13 Status: Druckdaten Seite 477 6 Verwalten 477 eines Protokolls alle Beschlüsse vor dem zuständigen Amtsgericht anficht, muss der Verwalter – unabhängig vom Ausgang der tatsächlichen Beschlussbeurteilung – mit der Übernahme der Verfahrenskosten rechnen, da er womöglich die Beschlussanfechtung zu vertreten hat. Nach Fertigstellung des Protokolls ist dieses noch von dem Vorsitzenden und einem Wohnungseigentümer zu unterzeichnen (§ 24 (6) WEG). Ist ein Verwaltungsbeirat bestellt, so ist das Protokoll auch von dessen Vorsitzenden zu unterzeichnen. Durch die Unterschrift bestätigen alle drei Organe die Richtigkeit des Protokolls. Seit der zum 01.07.2007 in Kraft getretenen Novelle des Wohnungseigentumsgesetzes, ist der Verwalter nach § 24 (7) und (8) WEG verpflichtet, eine Beschluss-Sammlung zu führen, die den Wortlaut der in der Versammlung verkündeten Beschlüsse mit Angabe von Ort und Datum der Versammlung, der schriftlichen Beschlüsse, und der Urteilsformeln der gerichtlichen Entscheidungen beinhalten soll. Mit der Beschlusssammlung will der Gesetzgeber dem Bedürfnis Rechnung tragen, dass durch die mit der WEG-Novelle erfolgende erweiterte Beschlusskompetenz auch ein höheres Interesse von Wohnungseigentümern oder bevollmächtigten Dritten entstehen dürfte, sich insbesondere über die dauerhaft wirkenden Beschlüsse zu informieren. Zumindest für die professionellen Verwaltungen, die über jede Versammlung eine Beschlussniederschrift erstellen und diese in aller Regel auch allen Wohnungseigentümern zusenden, darf der praktische Nutzen der Beschlusssammlung aber bezweifelt werden. 6.3 WEG-Streitigkeiten Verfahren in Wohnungseigentumssachen, egal ob diese aus der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, ihrem Verhältnis zur teilrechtsfähigen Wohnungseigentümergemeinschaft oder aus der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums und den sich daraus ergebenden Rechten und Pflichten der Eigentümer untereinander und des Verwalters resultieren, werden nach den Regeln der Zivilprozessordnung (ZPO) entschieden. Was Wohnungseigentumssachen sind, bestimmt ausschließlich § 43 WEG, wobei dann die Bestimmungen der §§ 44 bis 50 WEG als Sondervorschriften zur ZPO Anwendung finden. Der Gesetzgeber hat zum 01.07.2008 teilweise die Ansprüche der Wohnungseigentümergemeinschaft gegen einen einzelnen Wohnungseigentümer auf Zahlung von Wohngeld und Abrechnungsergebnissen in der Zwangsvollstreckung privilegiert und diese in der Zwangsvollstreckung bis zu 5 % des Verkehrswerts in Rang-Klasse 2 angesiedelt. Voraussetzung ist, dass der Schuldner bereits im Grundbuch als Eigentümer eingetragen ist; die Mitgliedschaft in einer werdenden Wohnungseigentümergemeinschaft genügt nach einem Urteil des BGH249 nicht. Die Zwangsversteigerungsmöglichkeit aus Rang-Klasse 2 stellt für die dinglichen Gläubiger jedoch die Gefahr dar, dass spätestens im dritten Termin die Versteigerung zum geringsten Gebot, in das auch die 5 %-ige Forderung der Eigentümergemeinschaft fällt, möglich ist. Um einer solchen Gefahr des Totalausfalls zu begegnen, löste eine Bank in einem vom BGH250 zu entscheidenden Fall die betreibende Wohnungseigentümergemeinschaft in Höhe von 5 % des Verkehrswertes ab. Der BGH vertritt in der vorgenannten Entscheidung die Auffassung, dass das Vorrecht der Eigentümergemeinschaft nur einmal besteht und nach seiner Ablösung nicht – auch nicht für andere Beträge – wieder auflebt. 249 BGH, NJW-RR 2010, 16; NZM 2009, 912; NJW 2010, 449 L 250 BGH, NJW 2010, 3169 Vahlen Handbücher – Gondring, Immobilienwirtschaft, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 11.02.13 Status: Druckdaten Seite 478 478 IV. Vermarktung, Verwaltung und Bewirtschaftung Zu den privilegierten Forderungen zählen auch die Verfahrenskosten zur Beschaffung des Titels. Diese sind als Nebenleistungen im Sinne von § 10 (1) Nr. 2 S. 3 ZVG zu verstehen. Diese Nebenleistungen sind aber bei der Prüfung, ob die Voraussetzungen des § 10 (3) ZVG, § 18 (2) Nr. 2 WEG erfüllt sind (Mindestverzugsbetrag von 3 % des Einheitswertes), unberücksichtigt zu lassen. Daher kann die privilegierte Zwangsvollstreckung nach § 10 (1) Nr. 2 ZVG nicht aus den Nebenleistungen betrieben werden, wenn die Hauptforderung erfüllt wurde.251 6.4 Corporate Real Estate Management (CREM) 6.4.1 Definition, Entstehung und Notwendigkeit des CREM Der Begriff Corporate Real Estate (Unternehmensimmobilien) beinhaltet den gesamten Immobilienbestand von Unternehmen, deren Kerngeschäft nicht in der Immobilienwirtschaft liegt. Diese Unternehmen werden als Non-Property Companies bezeichnet. Corporate Real Estate Management (CREM) wird als ein Management-Ansatz für den Immobilienbereich von Non-Property Companies verstanden, mit dem eine zielorientierte Planung, Organisation und Kontrolle der immobilienspezifischen Aktivitäten ausgeführt werden kann. Er ist, im Gegensatz zu der in der Praxis immer noch anzutreffenden funktionserhaltenden Immobilienverwaltung, als eine aktive und strategisch orientierte Auseinandersetzung mit den Unternehmensimmobilien zu verstehen. CREM beschäftigt sich mit dem wirtschaftlichen Beschaffen, Betreuen und Verwerten der betrieblichen Immobilien von Produktions-, Handels- und Dienstleistungsunternehmen. CREM bezweckt die optimale Nutzung der Immobilien und den Einsatz der Immobilienressourcen als strategischen Erfolgsfaktor. Dies geschieht, um einen positiven Beitrag zum Gesamtergebnis zu leisten und um die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmung sicherzustellen. Das CREM hat sich etwa zeitgleich zum Facility Management als eine weitere Forschungsrichtung auf dem Gebiet des Immobilienmanagements in den USA entwickelt. Vor ca. 10–15 Jahren haben internationale Konzerne wie IBM, ABB etc. als Pioniere mit ihren Ansätzen zur aktiven Steuerung von Unternehmensimmobilien agiert. Sie waren es, die das CREM auch in die deutsche Immobilienwelt eingeführt haben. Seit Mitte der 90er Jahre ist ein Paradigmenwechsel im deutschen Immobilien-Management festzustellen. Wiederum haben Großkonzerne wie z. B. die Deutsche Telekom AG und die Deutsche Bahn AG den Wechsel vom traditionellen zum strategischen Immobilienmanagement eingeläutet. Aber auch Industrie- und Dienstleistungsunternehmen wie z. B. DaimlerChrysler oder die Metro AG haben eigene Immobilien-Tochtergesellschaften gegründet, um so die verborgenen Potentiale ihrer Immobilienbestände auszuschöpfen.252 Während sich das technisch orientierte Facility Management auf die effiziente Bewirtschaftung von Unternehmensimmobilien mit hauptsächlich technischen Aufgaben konzentriert, widmet sich das betriebswirtschaftlich orientierte CREM der strategischen und renditeorientierten Ausrichtung von Immobilien.253 Das technische Immobilienmanagement beinhaltet vor allem die Bereitstellung und Verfügbarkeit von Maschinen und Anlagen. In der heutigen Praxis ist eine zunehmende Vergabe des technischen 251 Vgl. LG Berlin, ZMR 2010, 629 252 Vgl. Scheins, J. (2002), S. 66 253 Vgl. Grünert, L. (1999), S. 20 f. Vahlen Handbücher – Gondring, Immobilienwirtschaft, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 11.02.13 Status: Druckdaten Seite 479 6 Verwalten 479 Immobilienmanagements nach außen festzustellen. Durch die Übertragung der Verantwortung an professionelle Facility Management Unternehmen werden Synergieeffekte genutzt und Kosten transparent gemacht. So werden fixe Personalkosten zu variablen Sachkosten. Unterscheiden lassen sich diese beiden Management-Ansätze anhand ihrer disziplinären Grundorientierung. Der strategisch finanzwirtschaftliche Ansatz des CREM bringt Themen der Standortanalyse, des Immobilienmarketing und der Disposition von Flächen hervor und beschäftigt sich mit der Anpassung der Immobilienstrategie an die Unternehmungsstrategie. Die Gebäudebewirtschaftung, die u. a. die Organisation, die Planung und die Kontrolle aller Gebäudedienste mit einschließt, wird, da ihre Grundorientierung auf ingenieurwissenschaftlicher, architektonischer Basis beruht, dem Facility Management Ansatz zugeordnet (siehe dazu Abb. IV 38). Im Zuge der betrieblichen Wertschöpfung hat sich der Immobilienbestand von Non-Property Companies mit der Zeit aufgebaut. Neben Produktionshallen, Verwaltungsgebäuden und Lagern befinden sich auch Mitarbeiterwohnungen im Bestand. Hier zeigt sich die Notwendigkeit eines CREM, denn diese müssen kostengünstig bewirtschaftet werden. Sowohl die rapide Entwicklung neuer Technologien wie z. B. Mikroprozessoren, als auch markt- und gesellschaftliche Entwicklungen bieten den Unternehmen vor allem auch im Hinblick auf ihren Immobilienbestand unbekannte Chancen der Effektivitätssteigerung. Nicht mehr benötigte Flächen können durch ein umfassendes Immobilienmanagement entweder verkauft, neu disponiert oder entwickelt werden, um Wettbewerbsvorteile zu schaffen. Die Immobilien-Geschäftseinheit einer Unternehmung ist in starkem Maße von Informationen, die sowohl von außen wie auch von innen kommen können, angewiesen. So müssen Informationen über Märkte und Konkurrenten, aber auch Informationen über die interne Flächenbelegung und Gebäudewerte vorhanden sein, um strategisch planen zu können. Die benötigten Informationen müssen beschafft, selektiert, aufbereitet und weitergeleitet werden. Auch hier wird die Notwendigkeit des CREM ersichtlich, denn die Unternehmensführung will mit allen relevanten Informationen rund um das Immobilienportfolio versorgt werden. Die Ausarbeitung strategischer Ziele Abb. IV 38: Betriebswirtschaftliches und technisches Immobilienmanagement Vahlen Handbücher – Gondring, Immobilienwirtschaft, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 11.02.13 Status: Druckdaten Seite 480 480 IV. Vermarktung, Verwaltung und Bewirtschaftung von der Führungsebene sollte durch das CREM unterstützt werden, so dass durch die Integration der Immobiliensparte in die strategischen Ziele eine Sicherung des Erfolges der Unternehmung gewährleistet ist. Gerade im Zuge der Globalisierung sind Unternehmenszusammenschlüsse immer häufiger zu beobachten. Sei es für einmalige Projekte in Ländern, in denen zur Abwicklung des Projektes eine Joint-Venture-Bildung vorgeschrieben wird, oder für nachhaltige Unternehmensexpansionen, die Formulierung und Standardisierung von Gemeinschaftsregeln für die Nutzung eines Standortes und dessen Infrastruktur- und Service-Einrichtungen wird hier empfohlen. Zur erfolgreichen Wahrnehmung dieser Aufgaben ist ein CREM vorteilhaft, dessen Handlungen mit den strategischen Überlegungen der Unternehmung abgestimmt wurden. CREM soll dabei einen wertvollen Beitrag zur Erreichung der Unternehmensziele beisteuern.254 6.4.2 Klassifizierung betrieblicher Immobilien Immobilien lassen sich in drei Kategorien einteilen (siehe Abb. IV 39). Dies sind Betriebliche Immobilien von Non-Property Companies, Immobilien von Property Companies, d. h. Immobilien von Unternehmen der Immobilienwirtschaft und Immobilien von Privatpersonen. Den Unternehmensimmobilien gilt in dieser Arbeit eine besondere Betrachtung. Diese betrieblichen Immobilien lassen sich in zwei Typen einteilen: dem Betriebszweck zuzuordnende Immobilien: Zu diesem Typus von betrieblichen Immobilien gehören betriebsnotwendige und nicht betriebsnotwendige Immobilien. Als betriebsnotwendige Immobilien werden Immobilien bezeichnet, ohne die eine Produktion von Gütern oder Dienstleistungen undenkbar wäre. Sie sind genauso wie Mensch und Maschine 254 Vgl. Preugschat, F. (2001), S. 371 Abb. IV 39: Klassifizierung betrieblicher Immobilien Vahlen Handbücher – Gondring, Immobilienwirtschaft, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 11.02.13 Status: Druckdaten Seite 481 6 Verwalten 481 ein Produktionsfaktor. Die Bereitstellung dieser Immobilien bringt Kosten mit sich, die es unter Berücksichtigung der geforderten Verfügbarkeit und der vorgegebenen Qualität zu optimieren gilt. Um den Mitarbeitern einer Unternehmung in unmittelbarer Nähe des Produktionsstandortes Wohnraum zur Verfügung zu stellen, haben viele Großunternehmen eigene Mitarbeiterwohnungen in ihrem Bestand. Diese werden als nicht betriebsnotwendige Immobilien kategorisiert. Sie dienen zwar auch indirekt der Erfüllung des Unternehmenszwecks, da durch sie die Produktivität anderer Produktionsfaktoren beeinflusst wird, doch leisten sie keinen eigenständigen Beitrag zum Unternehmensergebnis.255 Liegenschaften: Immobilien, die zur Bildung stiller Reserven dienen, aus steuerlichen Gründen gehalten werden oder als Anlagemöglichkeit überschüssiger finanzieller Mittel in Betracht gezogen worden sind (z. B. zur Absicherung von Pensionsrückstellungen), werden im Folgenden als Liegenschaften deklariert. Liegenschaften unterscheiden sich von den dem Betriebszweck zuzuordnenden Immobilien dadurch, dass sie einen eigenständigen Beitrag zum Unternehmensergebnis leisten und in keinem Zusammenhang mit der Erfüllung des eigentlichen Kerngeschäfts der Unternehmung stehen. Sie können als Anlageobjekt von Finanzanlagen oder als Anlage für Pensionsrückstellungen dienen. Im Vergleich zu Finanzanlagen bringen sie allerdings ein höheres Risiko der Liquidierbarkeit mit sich. Versicherungen sind z. B. gesetzlich verpflichtet, einen Teil ihrer Geldanlagen in Immobilien zu investieren.256 6.4.3 Das Fünf-Stufen Modell im Immobilienmanagement Ein Forschungsbericht aus dem Jahre 2002 brachte zu Tage, dass in großen deutschen Unternehmen die Verknüpfung der Immobilienstrategie mit der Unternehmensstrategie nur in der Hälfte der Unternehmen vorhanden ist. Dies ist ein klarer Beweis, dass den Immobilien, als ein Vermögenswert der Unternehmung, eine zu geringe Aufmerksamkeit von Seiten des Managements geschenkt wird. Um diese Verknüpfung zu erreichen, wird das Fünf-Stufen Modell vorgeschlagen und vorgestellt. Den Entwicklungsprozess des CREM hat die Forschungsabteilung des Massachusetts Institute of Technology (MIT) in fünf Stufen eingeteilt (siehe Abb. IV 40). Die Stufen bauen hierbei aufeinander auf.257 Jede weitere Stufe beinhaltet auch weitere Aufgaben, so dass die Immobilie Stufe für Stufe mehr in die Strategie der Unternehmung implementiert wird, bis letztendlich eine Anpassung des Immobilienbestands an die Konzernstrategie erfolgt ist. Den einzelnen Stufen sind bestimmte Funktionen zugewiesen, wobei die ersten drei Stufen asset-orientiert und die Stufen vier und fünf portfolioorientiert einzustufen sind. Ist der Fokus des CREM auf einzelne Immobilienassets gerichtet, wird von einer asset-orientierten Ausrichtung gesprochen. Wird der Focus hingegen auf das gesamte Immobilienportfolio gerichtet, ist es eine portfolioorientierte Ausrichtung. In Abb. A IV 40 werden die einzelnen Stufen des Modells erläutert. Aufgabenerfüller: Die erste Stufe hat die bedarfsgerechte Flächenbereitstellung und -instandhaltung als Aufgabe. Ein Denken in strategischen Dimensionen ist nicht vorhanden. Vielmehr stehen hier die technischen Aufgaben im Mittelpunkt. Benötigt eine Geschäftseinheit Fläche, wird sie bei der Immobilien-Geschäftseinheit angefordert. Die Immobilien-Geschäftseinheit reagiert somit auf 255 Vgl. Grünert, L. (1999), S. 17 256 Vgl. ebenda, S. 15 ff. 257 Vgl. Schäfers, W. (1997), S. 83 f. Vahlen Handbücher – Gondring, Immobilienwirtschaft, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 11.02.13 Status: Druckdaten Seite 482 482 IV. Vermarktung, Verwaltung und Bewirtschaftung Flächenanforderungen und kann deshalb als reaktiv bezeichnet werden. Die Immobilienkosten werden als Gemeinkosten auf die gesamte Unternehmung umgelegt. Controller: In der zweiten Entwicklungsstufe wird die Aufmerksamkeit auf ein effizientes Immobilien-Kostenmanagement gerichtet. Durch Kooperation mit den strategischen Geschäftseinheiten wird eine effiziente Flächenbereitstellung durch Ermittlung des kurz- und langfristigen Flächenbedarfs anvisiert. In Form von internen Mieten werden die Geschäftseinheiten mit Nutzungsentgelten belastet. Bei der Einführung der Internen-Flächen-Verrechnung (IFV) können Nutzungsentgelte in Höhe der jährlichen Abschreibungen verrechnet werden.258 Manager: Die Generierung von Einsparungspotentialen und die damit einhergehende Minimierung der Nutzungskosten werden in der dritten Stufe als Ziele definiert. Durch die Umgestaltung betriebsnotwendiger Immobilien und der aktiven Verwertung nicht betriebsnotwendiger Immobilien werden Wertschöpfungspotentiale verwirklicht. Da die Immobilien-Geschäftseinheit den Flächenbedarf gedanklich vorwegnimmt, wird in dieser Stufe von einem proaktiven Handeln gesprochen. Unternehmer: In der vierten Entwicklungsstufe ist die Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit der einzelnen Geschäftseinheiten der Unternehmung oberstes Ziel. Dieses Ziel soll durch die Einbindung der Flächenplanung in die strategische Vorausplanung unterstützt werden. Die Immobilien- Geschäftseinheit wird in dieser vierten Stufe des Modells schon als selbständiges Profit-Center geführt. Die Interne-Flächen-Verrechnung (IFV) sieht als Verrechnungspreise ortsübliche Marktmieten vor, die je nach Gebäudezustand zu variieren sind. Stratege: Die Aufgabe, Erfolgspotentiale langfristig zu entwickeln, ist in der höchsten Entwicklungsstufe des Modells angesiedelt. Dafür müssen technologische und ökonomische Trends rechtzeitig erkannt und auf die Planung des Immobilienportfolios abgestimmt werden. Dies geschieht durch die enge Zusammenarbeit von Top-Management, den strategischen Geschäftseinheiten und der Immobilien-Geschäftseinheit. 258 Vgl. ebenda Abb. IV 40: Das Fünf-Stufen Modell Vahlen Handbücher – Gondring, Immobilienwirtschaft, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 11.02.13 Status: Druckdaten Seite 483 6 Verwalten 483 Wenn Immobilienmanager in den strategischen Planungsprozess eingebunden werden sollen, müssen sie Strategen und kreative Problemlöser werden, die über einen langen Zeitraum hinweg mit dem Weitblick eines Managers die Immobilien im Auge behalten. Wichtig ist, dass der Immobilienmanager die Fähigkeit und die Ausbildung besitzen sollte, die Änderungen in der Geschäftswelt zu verstehen und deren Einfluss auf den Bedarf an Grundstücken und Gebäuden zu antizipieren. Das Verständnis, dass Standortwahl, Außen- und Innenarchitektur der Immobilien das Unternehmensergebnis und den Profit beeinflussen, wird vorausgesetzt. Sie sollen mit in das Entwerfen von neuen Räumen einbezogen werden und sollten es verstehen, bereits existierende Räume an die sich ändernde Technik anzupassen. Um effektiv zu sein, muss der Immobilienmanager sich mit Informations- und Kommunikationstechnologien auskennen, um durch deren Integration die Produktivität der Angestellten zu verbessern. Es werden also wirtschaftliche und ingenieurtechnische Fähigkeiten vorausgesetzt, die mit dem Verständnis über das eigentliche Kerngeschäft der Unternehmung, dem Verhandlungsgeschick, der Vertragsabschlusssicherheit und der Fähigkeit, strategisch zu planen, zum gewünschten Erfolg der Unternehmung führen sollen. Der Schlüssel, um sich von der Stufe des Aufgabenerfüllers zur obersten Stufe des Entwicklungsmodells zu entwickeln, liegt in der Einbeziehung der Immobilienplanung in den strategischen Planungsprozess. Eine Studie des International Development Research Center (IDRC) ergab, dass der strategische Planungshorizont der meisten Unternehmen nicht über fünf Jahre hinausgeht, wobei die meisten nur einen Zwei- oder Dreijahresplan zugrunde legten. Ein auf so kurze Zeit ausgerichteter Blickwinkel schwächt die Fähigkeit der Unternehmung, sich einem Engagement auf längere Zeit hin, so wie es von einer Immobilie gefordert wird, in einer strategischen Art und Weise zu nähern. Schließlich sollten Immobilienmanager erkennen, dass jede Geschäftseinheit, die Fläche belegt, im „real estate business“ ist, und den Mythos „we are not in the real estate business“, der im immobilienbezogenen Denken und Handeln zahlreicher Unternehmen weiterlebt, ausmustern.259 6.5 Aufgabenfelder und Ziele des betrieblichen Immobilienmanagements Es hat sich gezeigt, dass anhand des Lebenszyklus von Immobilien eine sinnvolle Strukturierung der Aufgabenfelder des Immobilienmanagements in der Unternehmung möglich ist.260 Durch Führungsprinzipien sollen die unternehmerische Leistung und die Anpassungsfähigkeit an veränderte Umweltbedingungen im Hinblick auf den langfristigen Erfolg der Unternehmung optimal aktiviert werden.261 Diese Führungsprinzipien werden den Aufgaben des betrieblichen Immobilienmanagements zugrunde gelegt. 6.5.1 Immobilienbeschaffung Da sich in der Phase der Immobilienbeschaffung zwei verschiedene Möglichkeiten der Flächenbereitstellung anbieten, wird im Folgenden zwischen einer passiven und einer aktiven Beschaffungsmethodik unterschieden. Unter der ersten Möglichkeit wird die Bereitstellung von Immobilien durch Anmietung, durch Kauf oder in Form von Leasing verstanden. Die aktive Beschaffungsmethodik, als Alternative, wird auch als nutzerorientierte Projektentwicklung verstanden.262 259 Vgl. Pfnür, A. (2002a), S. 59–69 260 Vgl. Grünert, L. (1999), S. 23 261 Vgl. Wöhe, G. (2010), S. 145 ff. 262 Vgl. Isenhöfer, B./Väth, A. (2000a), S. 144 Vahlen Handbücher – Gondring, Immobilienwirtschaft, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 11.02.13 Status: Druckdaten Seite 484 484 IV. Vermarktung, Verwaltung und Bewirtschaftung 6.5.1.1 Passive Beschaffungswege Anmietung: Grundlage eines jeden Mietverhältnisses ist der Mietvertrag. Gesetzliche Verankerung findet dieser im BGB §§ 535 ff. Da im Gewerbemietrecht weder Kündigungsschutzvorschriften (§ 573  BGB), noch die Sozialklausel (§ 574  BGB), noch die Regelungen über die Miethöhe (§§ 557–559b BGB) gelten, bedarf es bei der Zeichnung eines Gewerbemietvertrages der sorgfältigen Prüfung. Nebenabreden, die separat vom Mietvertrag zwischen den Vertragspartnern vereinbart werden, können die Wirtschaftlichkeit dieser Immobilienbeschaffungsform aus Sicht des Mieters positiv beeinflussen. Gerade in Zeiten von Angebotsüberhängen auf dem Immobilienmarkt hat sich die aus Mietersicht attraktive Gestaltung des Mietvertrages in Form von mietfreien Zeiten oder von Finanzierung der Umbaukosten durch den Vermieter etabliert. Die kurzfristige Verfügbarkeit der Immobilien, die geringe Kapitalbindung und die Risikoabwälzung auf den Vermieter, die mit der Errichtung und dem Eigentum dieser Immobilie einhergeht, stellen Pluspunkte für diese Art der Immobilienbeschaffung dar. Negativen Einfluss übt der nur sehr bedingt auszuübende Einfluss auf die Gestaltung der Immobilie aus. Wie oben schon erwähnt, kann durch eine ungünstige Vertragsgestaltung das Risiko der unkalkulierten Mieterhöhung die Wirtschaftlichkeit negativ beeinflussen.263 Leasing: Charakteristisch für Immobilien als Leasingobjekt sind die relativ langen Vertragslaufzeiten, die sich im Regelfall zwischen 15 und 22 Jahren bewegen.264 Die Unternehmung als Leasingnehmer hat dem Leasinggeber für das, in dessen Eigentum befindliche, Immobilienobjekt Leasingraten und die Nebenkosten des Objektes zu bezahlen. Diese setzten sich aus der Abschreibung der Immobilie, der Verzinsung des Investitionskapitals und den Verwaltungskosten, den Risikokosten und aus der Gewinnmarge zusammen. Im Unterschied zur Miete werden bei Leasingverträgen die Pflichten des Vermieters nach § 536 BGB auf den Leasingnehmer übertragen. So ist der Leasingnehmer für die Aufrechterhaltung der Gebäudefunktionen selbst verantwortlich und verzichtet auf seinen Anspruch auf Minderung der Leasingrate, falls ein Mangel auftreten sollte oder eine vertraglich zugesicherte Eigenschaft im Laufe der Zeit nicht mehr vorhanden ist. Der Leasingnehmer ist durch seine eigentümerähnliche Verantwortung für die Nutzung des Objektes zur Weiterzahlung der vereinbarten Leasingrate verpflichtet. Durch vertraglich vereinbarte zusätzliche Dienstleistungen, gegen entsprechende Bezahlung, kann diese Verantwortung jedoch wieder auf den Leasinggeber abgegeben werden. Kauf: Für die Unternehmung hat der Kauf einer Immobilie erhebliche steuerliche Konsequenzen. Die an das Finanzamt abzuführenden Steuern sind im Einzelnen: Die Grunderwerbsteuer, die Grundsteuer (GrSt), die Körperschaftsteuer (KöSt) und die Gewerbesteuer (GewSt). Es ist zu berücksichtigen, dass die Beschaffung einer Immobilie in Form eines Kaufes sehr zeitintensiv ist. Sale-and-lease-back: Bei der Sale-and-lease-back-Methode wird eine betriebliche Immobilie nicht auf Dauer veräußert. Sale-and-lease-back bedeutet, dass eine Unternehmung ein in ihrem Eigentum befindliches Objekt zur Liquiditätsbeschaffung an eine Leasinggesellschaft verkauft, um es anschließend wieder zurück zu leasen. Dieses Verfahren schließt aber i. d. R. auch eine Ankaufsoption für die Unternehmung ein. Durch die Leasingraten wird das Gebäude bis auf einen Restbuchwert nach einem bestimmten Zeitraum (häufig 20–25 Jahre) entschuldet und kann dann zu einem vertraglich vereinbarten Restbuchwert erworben werden. 263 Vgl. Pfnür, A. (2002b), S. 226 264 Vgl. Schäfers, W. (1997), S. 157 Vahlen Handbücher – Gondring, Immobilienwirtschaft, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 11.02.13 Status: Druckdaten Seite 485 6 Verwalten 485 6.5.1.2 Aktiver Beschaffungsweg Projektentwicklung: Die Schaffung von genau auf die Bedürfnisse der Unternehmung zugeschnittener Immobilien steht hier im Vordergrund. „Durch Projektentwicklung sind die Faktoren Standort, Projektidee und Kapital so miteinander zu kombinieren, dass einzelwirtschaftlich wettbewerbsfähige, arbeitsplatzschaffende und -sichernde sowie gesamtwirtschaftlich sozial- und umweltverträgliche Immobilienobjekte geschaffen und dauerhaft rentabel genutzt werden können.“265 Ist die Projektidee von der Unternehmung definiert, bleiben die beiden unbekannten Faktoren Standort und Kapital noch offen. Mittels Standortanalysen wird in Abstimmung mit der Geschäftsführung die Standortwahl getroffen. Die Bereitstellung des Faktors Kapital erfolgt durch Finanzierungsinstrumente, die sich von der Cashflow-Finanzierung über die Mezzanine-Finanzierung bis hin zu hypothekarisch gesicherten Schuldverschreibungen (Mortgage Backed Securities) erstrecken.266 Projektentwicklung kann nicht nur bei Neubauten, sondern auch auf Immobilienbestände angewendet werden, deren Nutzung und Infrastruktur überdacht werden soll. Es ist zu kritisieren, dass bei neuen Projekten extreme Anstrengungen in der Planung und Ausführung stattfinden, während Bestandsobjekte meist vernachlässigt werden. Ein Vorgehen der Unternehmen wie beim Portfoliomanagement würde helfen, die gerade im Bestand verborgenen Nutzungs- und Flächenpotentiale als weitere Erfolgsfaktoren für eine erstklassige Performance zu mobilisieren. 6.5.2 Immobilienbestandsbetreuung/-bestandspflege Ein Konzept zur ganzheitlichen Bestandspflege von Gebäuden stellt das Facility Management dar. Mit seinen technischen, infrastrukturellen und kaufmännischen Dienstleistungen dient es dem effizienten Betreiben einer Immobilie. Auf eine ausführliche Darstellung des Facility Managements wird an dieser Stelle verzichtet. Grundvoraussetzung für eine wirtschaftliche Bestandsbetreuung ist die Erstellung einer systematischen Übersicht über die in der Unternehmung befindlichen Grundstücke und Flächen, die Ermittlung der Grundstücks- und Flächenwerte und die Erstellung eines Nutzungskonzepts für die ermittelten Properties. Die Erstellung eines geeigneten Nutzungskonzepts ist hierbei als Kernaufgabe zu sehen. Beim traditionellen Immobilienmanagement wird meist die Wirtschaftlichkeitsprüfung der Immobilie vernachlässigt. Das Kernproblem bei der Nutzung von betrieblichen Immobilien besteht darin, dass kein Anreiz zur wirtschaftlichen Nutzung gegeben wird. Abhilfe kann durch die Einführung der internen Flächenverrechnung geschaffen werden. Für die Entwicklung eines kostenorientierten Kennzahlensystems, das zur Optimierung der Schnittstelle des betriebliches Immobilienmanagements zum Top-Management der Unternehmung beitragen soll, lassen sich folgende Kennzahlen integrieren: • Bewirtschaftungsquote, • Instandhaltungskosten pro m2, • Quote des Instandhaltungsstaus, • Verwaltungskosten pro m2 und Verwaltungskostenquote, 265 Schulte K.-W./Bone-Winkel, S./Rottke, N. (2002), S. 32 266 Vgl. Pfnür, A. (2002b), S. 284 Vahlen Handbücher – Gondring, Immobilienwirtschaft, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 11.02.13 Status: Druckdaten Seite 486 486 IV. Vermarktung, Verwaltung und Bewirtschaftung • Betriebskosten pro m2, • Quote nicht umgelegter Nebenkosten und • Quote nicht umgelegter Bewirtschaftungskosten. Die marktfähige, nachhaltige und kosteneffiziente Nutzung einer Immobilie lässt sich vorab, ohne auf die Unterscheidung der verschiedenen Kostenarten einzugehen, durch die Bewirtschaftungsquote überprüfen. Die Quote für den Instandhaltungsstau beziffert den Anteil der unterlassenen Instandhaltung an der geplanten Sollinstandhaltung, die für den effizienten Gebäudebetrieb notwendig gewesen wäre. Die Wirtschaftlichkeit des Verwaltungsapparats wird durch die Verwaltungsquote und den Verwaltungskosten pro m2 ausgedrückt. Um die Effizienz der Fläche zu berechnen, werden die Betriebskosten pro m2 herangezogen.267 Zu den Aufgaben des betrieblichen Immobilienmanagements gehört auch das Flächenmanagement.268 Hierbei muss ein Immobilien-Portfolio werthaltig gemanagt und eine aktive Bodenpolitik betrieben werden. Es müssen Objektreserven aufgespürt und Nutzungskonzepte ausgearbeitet werden. Auch das Tauschen von Grundstücken oder eine gemeinsame Nutzung kann Vorteile mit sich bringen. Ziel des Flächenmanagements ist die Maximierung der Flächenproduktivität durch optimale Ausnutzung der Flächen einer Immobilie unter quantitativen und zeitlichen Aspekten.269 Anders ausgedrückt soll die Leistungsfähigkeit der belegten Flächen gesteigert werden, wobei bei der Nutzung von Flächen jeder Art der Nutzen gemehrt und der Aufwand verringert werden soll. Der Nutzen der Fläche, insbesondere der Arbeitsplatzfläche, besteht darin, als Ort des produktiven Handelns eine Lokalität bereitzustellen, die in Größe und Beschaffenheit geeignet ist, Arbeitsprozesse zu unterstützen. Fläche gilt dabei als Produktivität und Wertschöpfung. Der Aufwand besteht in den Kosten der Flächenbereitstellung und Flächenbewirtschaftung. Das Streben nach Optimierung des Verhältnisses zwischen Wertschöpfung und Flächenkosten bedeutet eine Verbesserung der wirtschaftlichen Effizienz. Diese kann zum einen durch Erhöhung der Produktivität auf gleich bleibender Fläche, z. B. durch effektivere Nutzung bisher brachliegender Flächen oder Anpassung der Flächenausstattung an den aktuellen Bedarf, oder zum anderen durch Verringerung der Fläche bei gleichbleibender Produktivität, z. B. durch Flächenverdichtung oder Weggabe bisher belegter, aber ungenutzter Flächen, oder durch eine Kombination aus beidem, erreicht werden. Die strategische Entscheidung, ob und mit welchen Zielvorgaben Flächenmanagement eingesetzt werden soll, wird von der Unternehmung in Abstimmung mit der Immobilien-Geschäftseinheit getroffen. Ob eine Verringerung oder Verdichtung der Arbeitsplätze, andere Büroformen oder Desk Sharing270 in Betracht kommen, muss vor der Entscheidung analysiert werden. Flächenmanagement ist eine Aufgabe, die von der Unternehmung entweder selbst wahrgenommen oder unter Vorgabe von Zielen und Randbedingungen einem externen Dienstleister übertragen werden kann. 6.5.3 Immobilienverwertung In der Literatur wird zwischen einer aktiven und einer passiven Verwertungsstrategie unterschieden.271 Die Sanierung, auch als Redevelopment bezeichnet, wird als aktive Verwertungsstrategie bezeichnet, wohingegen die Vermietung und der Verkauf als passive Verwertungsstrategie gelten. Die Identifizierung nicht betriebsnotwendiger Immobilien und die sich daraus generierenden Entscheidung über Revitalisierung oder Flächenrecycling wird in dieser Phase des Lebenszyklus einer Immobilie als 267 Vgl. Pfnür, A. (2002a), S. 121 268 Vgl. ebenda, S. 69 ff. 269 Vgl. Pierschke, B./Pelzeter, A. (2005), S. 345 ff. 270 Vgl. Pfnür, A. (2002b), S. 186 271 Vgl. Schäfers, W. (1998), S. 850 Vahlen Handbücher – Gondring, Immobilienwirtschaft, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 11.02.13 Status: Druckdaten Seite 487 6 Verwalten 487 zentrales Thema deklariert. Bei der Revitalisierung bleibt im Gegensatz zum Flächenrecycling der ursprüngliche Nutzungszweck bestehen.272 Werden Immobilien zur Vermietung oder zum Verkauf angeboten, dann sollte dies unter Zugrundelegung zukunftsfähiger Nutzungskonzepte geschehen. 6.5.4 Ziele des betrieblichen Immobilienmanagements In der Ökonomie werden monetäre und nicht-monetäre Ziele unterschieden.273 Als monetäre Ziele können zum einen unter leistungswirtschaftlicher Hinsicht die Funktionalität, die Flexibilität, die Optimierung der Nutzung und die Optimierung der Bewirtschaftungskosten (zur Minimierung der Immobilienkosten) gesehen werden, unter finanzwirtschaftlicher Hinsicht zählen zum anderen die langfristige Gewinnmaximierung, die Risikostreuung und die Werterhaltung. Nicht monetäre Ziele führen zu Nutzerzufriedenheit, Image und Prestige, wobei die Ökologie als soziologische Zielsetzung nicht vergessen werden sollte. Dadurch, dass Eigentümer und Nutzer von Gebäuden und Grundstücken unterschiedliche Ziele verfolgen, sind häufig Entscheidungskonflikte vorprogrammiert. Die ganzheitliche Sichtweise des Immobilienmanagements wird oft vermisst, da betriebliche Immobilien häufig mehr verwaltet als strategisch entwickelt werden. Um diese Problemfelder aufzulösen, sind Zieldefinition, Strategieentwicklung sowie Steuerung und Controlling erforderlich. Die Ziele und Aufgaben des betrieblichen Immobilienmanagements lassen sich anhand der Lebenszyklusphasen darstellen (siehe Abb. IV 41). Dabei werden jeder Phase im Immobilienlebenszyklus Ziele und Aufgaben zugeordnet, wobei die Optimierung des Immobilienportfolios sich als Zieldefinition über alle Phasen hinweg erstreckt. 272 Vgl. Pfnür, A. (2002b), S. 259 273 Vgl. Wöhe, G. (2010), S. 525 Abb. IV 41: Ziele und Aufgaben des betrieblichen Immobilienmanagements Vahlen Handbücher – Gondring, Immobilienwirtschaft, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 11.02.13 Status: Druckdaten Seite 488 488 IV. Vermarktung, Verwaltung und Bewirtschaftung 6.6 Strategisches CREM Strategie ist ein Aktionsplan, der sich mit gegenwärtigen und zukünftigen Entwicklungen im Umfeld einer Unternehmung befasst und Entscheidungen über finanzielle und menschliche Ressourcen darstellt, um Leistungen zu steigern und langfristige Ziele zu erreichen. In den Wirtschaftswissenschaften wurde die Bedeutung des Produktionsfaktors Boden bislang weitgehend vernachlässigt, obwohl die Wertschöpfung in den Unternehmen die Nutzung des Bodens voraussetzt. Forschen, Produzieren, Verkaufen, Verwalten und andere betriebliche Tätigkeiten erfordern spezifische Immobilien. Die Immobilienökonomie hilft, immobilienbezogene Entscheidungen zu erklären. Sie ist in Deutschland eine recht junge wissenschaftliche Disziplin, die Erkenntnisse aus andern Forschungsbereichen wie Betriebswirtschaft, Volkswirtschaft, Recht, Soziologie, Raumplanung und Architektur sowie Bauingenieurwesen beinhaltet. Diese Interdisziplinarität ist nötig, da das Erkenntnisobjekt Immobilie viele Dimensionen hat. Zu bedenken ist, dass Gebäude oder Grundstücke reale Werte in einem dynamischen Umfeld darstellen. Veränderungen in den Mikro- und Makro-Lagen, Konjunkturzyklen, neue oder modifizierte Rechts- und Steuervorschriften beeinflussen den Wert der Immobilie. Bestimmt wird dieser Wert nicht nur durch die Substanz (Beton etc.), sondern auch durch die nachhaltig erzielbare Miete. Häufig bleiben Liegenschaften nach Erwerb einfach „liegen“. Immobilien brauchen aber eine betriebswirtschaftliche Führung samt unternehmerischen Entscheidungen. Sobald an einer Stellschraube gedreht wird, ändern sich Kosten oder Erträge und damit auch der aktuelle und zukünftige Wert. Um Synergieeffekte und Kostenvorteile zu erzielen, sollte der Immobilienbesitz in Form eines Portfolios einheitlich gesteuert werden. Die Planungs-, Steuerungs- und Kontrollsysteme beinhalten im immobilienwirtschaftlichen Wertschöpfungsprozess die Beschaffung, die Bestandsbetreuung und die Verwertung. Oder anders ausgedrückt, das Suchen und Realisieren von Standorten, das Anfertigen von Bestandsanalysen sowie die ständige Anpassung der Immobilien an die wirtschaftlichen, technischen und menschlichen Erfordernisse. 6.6.1 Portfoliomanagement als strategisches Instrument Das Immobilien-Portfoliomanagement soll Möglichkeiten und Wege aufzeigen, wie das CREM das ihm anvertraute Immobilienvermögen kontinuierlich bewerten und auf strategische Weise steuern kann.274 Die entscheidenden Aufgaben sind die Bewertung von Bestand und dessen Kosten sowie der Vergleich von Kennzahlen. Ohne diese quantitativen Messzahlen können keine fundierten und zukunftsfähigen Entscheidungen gefällt werden. Zur aktiven Portfoliosteuerung und Umschichtung von starken und schwachen Objekten dienen Kennzahlen als Grundlage. In jeder Lebenszyklusphase müssen Objekte so ausgerichtet sein, dass sie in Verkaufs- und Vermietungsverhandlungen bestens platziert werden können. Als Ratinginstrumentarium ermöglicht die Portfolioanalyse Aussagen zur Kapitaldienstfähigkeit einer Unternehmung. 274 Vgl. Wellner, K. (2003), S. 35 f. Vahlen Handbücher – Gondring, Immobilienwirtschaft, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 11.02.13 Status: Druckdaten Seite 489 6 Verwalten 489 6.6.2 Reformschritte zur Optimierung der Ressource Immobilie Die betrieblichen Immobilien stellen einen beträchtlichen Wert dar und benötigen dafür ein eigenes Handlungsfeld. Zur Optimierung des betrieblichen Immobilienbestandes wird von den Unternehmen wirtschaftliches Denken und Handeln verlangt. Die folgenden Reformschritte zur Bündelung von Leistungen orientieren sich an bewährten Modellen aus der Perspektive der Werterhaltung und Wertverbesserung. • Modernisierung der Immobilien-/Liegenschaftsverwaltung durch Einführung eines wertorientierten Immobilienmanagements.275 • Durch Hinzuziehen von externen Beratern findet ein Erfahrungsaustausch statt und neue Sichtweisen können gewonnen werden. Dadurch ist eine schnellere Implementierung möglich. Die Vermeidung von Fehlern und das Faktum, dass Dritte unbelastet an die Umsetzung gehen, sind weitere Aspekte, die es zu beachten gilt. Gegen das Hinzuziehen von externen Beratern spricht, dass Dritte zu wenig über die Erfordernisse und Bedürfnisse der Unternehmung wissen und dass das Know-how der Berater teuer eingekauft werden muss. • Outsourcing von Dienstleistungen: Mit der Beauftragung professioneller Gebäudebewirtschaftungs-Unternehmen können Synergieeffekte realisiert und somit Kosten eingespart werden. • Implementierung von computergestütztem Immobilienmanagement: Mit der Installation von Datenbanken und eines CAFM-Programms können Immobilien-Bestandsdaten effektiver aufgenommen werden. Für die Nebenkostenabrechnung wird ebenfalls ein Computerprogramm empfohlen. • Einführung von Interner Flächen-Verrechnung (IFV): Eine Verrechnung von Nutzflächen auf die Kostenstellen der einzelnen Geschäftseinheiten, einschließlich Nebenkosten, schafft Anreize für den sparsamen Umgang mit Fläche. Damit wird eine Gleichstellung mit externen Mietern erreicht und eine Sensibilisierung des Kostenbewusstseins der Nutzer erlangt. Mit der Einführung von datenbankkonformen Kennzahlen werden Vergleiche ermöglicht und Schwachstellen aufgedeckt. Die Kosten- und Leistungsrechnung enthält festgelegte Verrechnungspreise für die Immobiliennutzung in Form der ortsüblichen Marktpreise. Durch ein klares Umlagesystem können Betriebs- und Nebenkosten den Nutzern zugeordnet werden. Die Verrechnungssätze gelten nicht generell für alle Objekte, sondern gestalten sich je nach Gebäudezustand, Ausstattung, Funktion und betrieblichen Nutzern. 6.6.3 Make or Buy Leistungen (Bestandserfassung, Analyse, Bewirtschaftung etc.) können selbst oder durch Dritte (Dienstleister, Berater etc.) erbracht werden. Eine Fremdvergabe (Outsourcing) von Leistungen ermöglicht die Konzentration auf das Kerngeschäft. Die Umwandlung von fixen Personalkosten in variable Stückkosten bringt eine Kostenreduzierung mit sich. Bei einer weltweit tätigen Unternehmung fehlt oft die genaue Kenntnis der regionalen Märkte, so dass die Einbeziehung eines Beraters oder eines sonstigen Dienstleisters sinnvoll sein kann. Es wird erwartet, dass diese eingekaufte Leistung schneller, kostengünstiger, flexibler und innovativer erbracht wird. 275 Vgl. Grünert, L. (1999), S. 40 f. Vahlen Handbücher – Gondring, Immobilienwirtschaft, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 11.02.13 Status: Druckdaten Seite 490 490 IV. Vermarktung, Verwaltung und Bewirtschaftung Grundsätzlich muss bei den einzelnen Aufgaben des CREM in der Frage Make or Buy zwischen operativen und strategischen Aufgaben unterschieden werden. Strategische, globale und ortsunabhängige Aufgaben sollten intern (make) bearbeitet werden. Operative, lokale und standortbezogene Aufgaben, die standardisierbar, kontrollierbar und optimierbar sind, können extern (buy) erledigt werden.276 6.6.4 Finanzierung im CREM In der Beschaffungsphase wird über die Finanzierung nachgedacht. Wie schon erwähnt, bieten sich in dieser Phase die Alternativen Anmietung, Leasing, Kauf und Projektentwicklung an. Während bei der Anmietung und beim Leasing von Immobilien die Frage der Finanzierungsvariante nicht zur Debatte steht, muss beim Kauf und bei der Projektentwicklung über die optimale Finanzierungsvariante nachgedacht werden. Zur Auswahl stehen innovative Finanzierungsvarianten und die klassische Finanzierungsvariante in Form von einem Hypothekendarlehen. Diese grundpfandrechtlich gesicherten Darlehen werden mit einer annuitätischen Tilgungsvereinbarung und einer mehrjährigen Zinsfestschreibung vergeben. Die Höhe des erstrangigen Darlehens wird in der Praxis nicht mehr als 60 % des Beleihungswertes übersteigen. Für Projekte, die den oben genannten Fremdfinanzierungsgrad von 60 % übersteigen, müssen Nachrangdarlehen aufgenommen werden. Um diese nachrangigen Darlehen abzusichern, werden andere Quellen als das Immobilienprojekt benötigt. Hier spielt die Bonität und Kredithistorie des Kreditnehmers eine bedeutende Rolle. Als innovative Finanzierungsformen werden z. B. die Mezzanine-Finanzierung, die Participating Mortgage-Finanzierung und die Projektfinanzierung bezeichnet. Alle Modelle haben gemeinsam, dass der Kreditgeber einen Anspruch auf Gewinnbeteiligung hat. Eine weitere Möglichkeit der Finanzierung stellt die Securitisation oder Mortgage Backed Securities dar. Bei dieser Finanzierungsart überträgt der Projektentwickler das Immobilieneigentum einer Besitzgesellschaft, die ausschließlich zur Abwicklung des Projektes gebildet worden ist. Diese Gesellschaft gibt entweder Aktien oder Schuldverschreibungen zur Refinanzierung aus. 6.7 Operatives CREM Die wirtschaftliche Lage lenkt den Blick des Managements auf Aufgabenfelder, in denen Kosten reduziert werden können. Immobilien sind Wirtschaftsgüter, die Ertragspotentiale bergen, aber auch Kosten verursachen. Durch Neuorganisation der betrieblichen Immobilienbewirtschaftung können Einsparungspotentiale realisiert werden. Wird das Budget für die Gebäudeinstandhaltung zu niedrig angesetzt, führt das zu einem progressiv ansteigenden Instandhaltungs- und Sanierungsstau, d. h. zur heimlichen Verschuldung. Kleine Budgets fördern mehr eine Reparaturmentalität als die strategische Planung von Wartungsplänen durch das betriebliche Immobilienmanagement. In der Praxis können Mängel beim Immobilienmanagement in folgenden Punkten vorliegen: • Bestandsdaten: Die Informationen über Anzahl, Nutzung und vor allem über den Zustand der Gebäude sind unvollkommen. 276 Vgl. Preugschat, F. (2001), S. 370 Vahlen Handbücher – Gondring, Immobilienwirtschaft, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 11.02.13 Status: Druckdaten Seite 491 6 Verwalten 491 • Zuständigkeiten: Die Verwaltung der Gebäudenutzung und die Bewirtschaftung der Immobilien werden nicht von einer einzigen Immobilien-Geschäftseinheit gesteuert, sondern die Werke oder Niederlassungen entscheiden und organisieren individuell, ohne sich untereinander abzustimmen. • Gebäudewerte: Der Wert der Gebäude ist nicht bekannt oder nicht aktuell. • Kennzahlen: Grundlegende und aussagefähige betriebswirtschaftliche Kennzahlen werden nicht erhoben oder verwertet. Für das Immobiliencontrolling und für die Abrechnung mit den einzelnen Geschäftseinheiten werden diese aber dringend benötigt. Außerdem werden Anreize zur Einsparung ohne Kostentransparenz nicht gegeben. Diese immobilienspezifischen Mängel können sich negativ auf die Unternehmensentwicklung auswirken. Unzureichende oder versäumte Sanierungen an Gebäuden hinterlassen Spuren am Unternehmensbild. Dieser Verlust an Attraktivität schädigt das Image der Unternehmung sowohl bei den Kunden als auch bei den Investoren. Soll der Wert des Immobilienbestandes erhalten werden, ist die Einführung eines professionellen Gebäudemanagements bzw. Facility Managements zu empfehlen. Experten des Deutschen Verbandes für Facility Management e.V. (GEFMA) schätzen das Kosten-Reduktionspotential bei professioneller Bewirtschaftung auf 15–25 %. So werden im Unternehmen Gelder frei, die einer Unternehmung Investitionen in das meistens renditestärkere Kerngeschäft ermöglichen. 6.7.1 Positive Effekte durch Einführung von Facility Management (FM) Korrekter wäre der englische Begriff „Facilities“, da es sich um eine Vielzahl von Grundstücken, Gebäuden, Einrichtungen und anderen Teilen der Infrastruktur handelt. Der Deutsche Verband für Facility Management (GEFMA) versteht darunter den „unternehmerischen Prozess, der durch die Integration von Planung, Kontrolle und Bewirtschaftung von Gebäuden, Anlagen und Einrichtungen … eine verbesserte Nutzungsflexibilität, Arbeitsproduktivität und Kapitalrentabilität zum Ziel hat“. Schon in den 50er Jahren wurde Facility Management in den USA zur Produktivitätssteigerung eingesetzt, da Immobilien als betriebliche Produktionsfaktoren gelten. Heute wird ein ganzheitlicher Ansatz bevorzugt, der die Liegenschaftsverwaltung nicht isoliert betrachtet, sondern die Immobilie über den gesamten Lebenszyklus hinweg einbezieht. Alle Leistungen werden aus einer Hand erbracht. Dabei spielen die Kosten und Leistungen einer Immobilie über den gesamten Lebenszyklus (Beschaffung – Bestandsbetreuung – Verwertung) hinweg eine wichtige Rolle. Denn bereits bei der Konzeption und Planung der Immobilie werden ca. 70 % der Baunutzungskosten festgelegt. Vorrangig wird bei betrieblichen Gebäuden wie Produktionshallen, Werkstätten und Bürogebäude an die bedarfsgerechte Bereitstellung dieser Einrichtungen gedacht und weniger an die hohen Kosten. Mit der Einführung eines Facility Management können sich Nutzer auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Weil sie kein echter Mieter sind, sondern als ein Teil der Unternehmung angesehen werden, können diese Nutzer eine Teilverantwortung für den Flächenbedarf und den daraus folgenden Kosten übernehmen. Die Zentralisierung der immobilienbezogenen Aufgaben führt zu einer Kostensenkung; außerdem werden die Schnittstellen reduziert und die Abläufe optimiert. Wichtige Informationen über den Immobilienbestand werden gebündelt; eine kompetente Stelle plant, steuert und trägt die Verantwortung. Die Kosten werden transparenter und können den Budgets der Abteilungen gerechter zugeordnet werden. Ziel ist es, die Leistungsangebote wettbewerblich zu gestalten. Nicht nur die Vermögenswerte, sondern auch finanzielle und personelle Ressourcen können durch eine professionelle Gebäude- und Grundstücksbewirtschaftung sichtbar gemacht werden. Vahlen Handbücher – Gondring, Immobilienwirtschaft, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 11.02.13 Status: Druckdaten Seite 492 492 IV. Vermarktung, Verwaltung und Bewirtschaftung 6.7.2 Energiemanagement Nach einer Schwachstellenanalyse aller in Frage kommenden betrieblichen Immobilien sind die wichtigsten energietechnischen Parameter zu ermitteln, wie etwa die bau-, heiz- und regeltechnische Ausstattung der Gebäude und Räume. Darüber hinaus erfolgt eine Auswertung der Strom-, Gas- und Wärmerechnungen. Ebenfalls sollten Bestandsaufnahmen hinsichtlich der Beleuchtungsstandards geplant werden. Ein weiterer wesentlicher Punkt ist die Überprüfung der Vertragsverhältnisse für den Energiebezug, um nachhaltige Betriebskostensenkungen zu erzielen. Im Folgenden werden Maßnahmen aufgeführt, die zu einem wirtschaftlichen Umgang mit Energie führen: • Verwendung von Energiesparlampen; • Installation von Bewegungsmeldern; • Wahrnehmung von Contracting-Modellen.277 Hierbei werden die gesamten Leistungen im Energiebereich von einem zentralen externen Dienstleister durchgeführt und finanziert; • Planung und Anbringung von Wärmedämmung. Energiekosten können mit optimaler Wärmedämmung und einem optimierten Heizsystem auch in alten Gebäuden um bis zu 30 % gesenkt werden;278 • Sanierung alter Technik. Der Stand der Technik in der Technischen Gebäudeausstattung ermöglicht oftmals eine wirtschaftlich vorteilhafte Erneuerung vor Ende der Anlagenlebensdauer. Die Wirtschaftlichkeit eines Neubaus hängt von seinem Energiespar- sowie seinem Umweltkonzept ab. Folgende Einsparpotentiale sind hierbei zu berücksichtigen: • Ermittlung einer optimalen Grundrisslösung; überflüssige Neben- und Verkehrsflächen sind zu vermeiden; • Räume mit niedrigen Innentemperaturen (Verkehrsflächen) sind nach außen zu legen, Räume mit höheren Temperaturen nach innen; • Bauweise, Bauelemente und Baustoffe sind unter dem Gesichtspunkt der Energieeinsparung auszuwählen; • Einbau von Wärmespeichersystemen, die zu einer erheblichen Verbesserung der Energienutzung führen; • Schaffung aller Voraussetzungen für eine aktive und passive Solarenergienutzung, wie z. B. Dachneigung, südliche Ausrichtung der Hauptnutzflächen; • Räume mit besonderen Anforderungen an den Energiebedarf sollten nicht nur im Hinblick auf die zu verlegenden Medien, sondern auch zur Minimierung des Nutzenergiebedarfes zusammengelegt werden; • notwendige technische Systeme müssen einfach eingebaut, genutzt und gewartet werden können und • für Energieversorgungs- sowie Energieverwendungssysteme, die heute zwar noch nicht wirtschaftlich sind, deren Einsatz aber bei weiterer technologischer Entwicklung sinnvoll sein könnte, sind bauliche und technische Vorsorgemaßnahmen zu treffen. 277 Vgl. Diederichs, C. J. (2006), S. 560. 278 Vgl. Pütter, J. (2007), S. 106 ff. Vahlen Handbücher – Gondring, Immobilienwirtschaft, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 11.02.13 Status: Druckdaten Seite 493 7 Entwicklung und Grundlagen des Facility Managements 493 7 Entwicklung und Grundlagen des Facility Managements „Facilities have traditionally been a backwater in organizational life; their effect on productivity and effectiveness has been ignored … People are also beginning to realize that facilities can be used as a tool to implement organizational goals, objectives and policies. Companies make chances in their organizations and in their facilities in hopes of increasing productivity … Facility Management is a program, a catalyst, that would help further and understanding of this very critical, captive and complex issue.“279 (November 1979, Herman Miller Research Corporation) 7.1 Entwicklung und Idee des Facility Management Die deutsche Wirtschaft und ihre agierenden Unternehmen befinden sich derzeit in einem Wechselspiel an zu bewältigenden Herausforderungen. Dieser Strukturwandel hält ebenso Einzug in die jüngste Wirtschafts- und Wissenschaftsdisziplin Deutschlands: die Immobilienwirtschaft. Das Interesse ausländischer Investoren am deutschen Immobilienmarkt, die Globalisierung sowie weltweit vertretene Kunden prägen aktuell die Immobilienunternehmen. Marktstrukturen ebenso wie Kundenwünsche und -anforderungen passen sich internationalen Standards an. Heute werden kompakte und komplette Produkt- und Systemangebote vom Markt gefordert, die trotz der immer kürzer werdenden Immobilienlebenszyklen und der zunehmenden Komplexität Stand halten können. Aufgabe des Immobilienmanagement ist demnach, die Ablauf- und Aufbauorganisationen der Unternehmen zu verschlanken, um schneller und effizienter am Markt auftreten zu können.280 Die Fach- und Wissenschaftsdisziplin Facility Management ist die Philosophie des modernen Immobilienmanagements, welches sich aus (general-)dienstleistenden Marktteilnehmern zusammensetzt und sich mit der Bewirtschaftung der Immobilie aus kaufmännischer, technischer und infrastruktureller Sicht widmet. Ziel ist, alle kostenrelevanten Prozesse, die nicht zur Kernkompetenz der Immobilienunternehmen gehören, in Bezug auf Zeit, Mobilität, Flexibilität, Qualität und Funktionalität zu analysieren, zu betrachten und zu optimieren, um den Wert und die Rendite der Immobilie quantifizieren zu können. Dabei werden alte Lösungen der Bewirtschaftung durch neue, intelligente und arbeitsteilige ersetzt, mit Konzentration auf die Kernkompetenz.281 Außerdem fordert der heterogene und differenzierte Markt Professionalisierung und neue innovative Ideen. 7.1.1 Die historische Entwicklung des Facility Managements Mitte der 1950er Jahre wurde in den USA der gedankliche Grundstein für Facility Management (aus dem Lateinischen: facilis = leicht und manus = Hand, also mit leichter Hand)282 gelegt mit dem Ziel, die Produktivität der Betriebsführung und die Instandhaltungsmaßnahmen zu verbessern.283 Ursprünglich befassten sich erstmals 1952 die Fluggesellschaft Pan-American-World-Services mit dem Thema, die von der US-Air Force den Auftrag erhielt, die Facilities der Eastern-Test-Range zu 279 Kahlen, H. (2001), S. 39 280 Vgl. Reents, M. (2007), S. 43 f. 281 Vgl. Gondring, H./Wagner, T. (2012), S. 7 ff. 282 Vgl. ebenda, S. 3 283 Vgl. Nävy, J. (2006), S. 40 7 Entwicklung und Grundlagen des Facility Managements

Chapter Preview

References

Zusammenfassung

Alles zur Immobilienwirtschaft.

Immobilienwirtschaft komplett

Gondrings Lehr- und Nachschlagewerk umfasst alle wesentlichen Bereiche der Immobilienwirtschaft und eignet sich als allgemeine Einführung in einen bislang von der Betriebswirtschaftslehre vernachlässigten Wissenschaftszweig. Es berücksichtigt sowohl traditionelle als auch für die Zukunft richtungsweisende Themengebiete.

Der „Gondring“

orientiert sich am Lebenszyklus einer Immobilie, wobei ein besonderer Schwerpunkt auf das ganzheitliche Management von Immobilien in allen Bereichen gelegt wird. Die Schwerpunkte:

– Allgemeiner Teil

– Rechtlicher Teil

– Planen, Bauen, Betreiben

– Vermarktung, Verwaltung und Bewirtschaftung

– Die Immobilie als Asset im Portfolio

– Klassische Finanzierung

– Strukturierte Instrumente und Real Estate Investment Banking

– Bilanzierung und Basel II/Basel III

– Bewertung

– Immobilienmarkt und Ausbildung

Der Autor

Prof. Dr. Hanspeter Gondring, Studiengangsleiter Immobilienwirtschaft an der DHBW Stuttgart.

Zielgruppe

Studierende der Immobilienwirtschaft und immobiliennaher Studienfächer sowie Praktiker.