1 Grundlagen der Buchführung und Abschlussvorbereitung nach HGB in:

Michael Beyer, Reinhard Heyd, Daniel Zorn

Bilanzierung nach HGB in Schaubildern, page 10 - 14

Die Grundlagen von Einzel- und Konzernabschlüssen

1. Edition 2013, ISBN print: 978-3-8006-4502-2, ISBN online: 978-3-8006-4503-9, https://doi.org/10.15358/9783800645039_10

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Grundlagen der Buchführung und Abschlussvorbereitung nach HGB 1 1.1 Buchführungspflicht nach §238 HGB Nach dem Willen des Gesetzgebers sind Kaufleute, für die das HGB einschlägig ist, zur Buchführung verpflichtet. Nach §1 HGB ist Kaufmann, wer ein Handelsgewerbe betreibt. Nicht-Kaufleute sind grundsätzlich nicht zur Buchführung verpflichtet. Sie sind unter Umständen nach anderen Gesetzen (z.B. §141 AO) zur Buchführung verpflichtet. Mit der Buchführungspflicht wird die geordnete, vergleichbare und in monetären Größen dargestellte Abbildung der getätigten Geschäftsvorfälle eines Kaufmanns innerhalb einer Rechnungsperiode gesetzlich verankert. Dies dient neben der Eigen- und Fremdinformation insbesondere der Rechenschaftspflicht sowie der Steuer- und der Zahlungsbemessung. Durch die Aufzeichnung innerhalb der Handelsbücher muss sich ein Sachverständiger Dritter innerhalb einer angemessenen Zeitspanne einen Überblick über die wirtschaftliche Lage des Unternehmers verschaffen können. Die Buchführungspflicht legt die Kaufmannseigenschaft zu Grunde. Daher ist jeder Kaufmann der ein Handelsgewerbe betreibt, zur Buchführung verpflichtet (Ist-Kaufmann §1 Abs.1 HGB). Ist der Gewerbebetrieb nicht in kaufmännischer Art und Weise eingerichtet, entfällt nach § 1 Abs.2 HGB die Vorliegen der Kaufmannseigenschaft (§§ 1–3 und 6 HGB) Buchführungspflicht nach §§ 238 ff. HGB Keine Buchführungspflicht nach §§ 238 ff. HGB Gegebenenfalls Buchführungspflicht nach anderen Bestimmungen Abbildung des getätigten Geschäftes in Bezug auf Entstehung und Abwicklung z.B. Steuerrecht (§ 141 AO) Kann mittels der Bücher einen Überblick über die Lage des Unternehmens bekommen Sachverständiger Dritter Handelsrechtliche Buchführungspflicht Befreiung von der Buchführungspflicht (Einzelkaufmännische Kleinstunternehmen, § 241a HGB) - -+ Abb.1: Buchführungspflicht nach §238 HGB 1 Grundlagen der Buchführung und Abschlussvorbereitung nach HGB2 Buchführungspflicht. Des Weiteren können sich auch Kaufleute, die keinen Gewerbebetrieb unterhalten, durch Eintragung in das Handelsregister der Buchführungspflicht unterwerfen (Kann-Kaufmann). Darüber hinaus sind u.a. Kapitalgesellschaften aufgrund ihrer Rechtsform zur Buchführung verpflichtet (Form-Kaufmann gemäß §6 HGB). Diese Form-Kaufleute können die Buchführungspflicht selbst dann nicht abbedingen, wenn sie keinen in kaufmännischer Art und Weise eingerichteten Gewerbebetrieb unterhalten. §238 HGB stellt die zentrale Norm der Buchführungspflicht dar. Ihr obliegt hohe Praxisrelevanz, da die Buchführungspflicht maßgeblich durch sie determiniert und gesetzlich verankert wird. 1.2 Führung der Handelsbücher §239 HGB Der Kaufmann ist verpflichtet, sogenannte Handelsbücher (oder Journale) zu führen. In diesen hat der Kaufmann seine getätigten Geschäfte zeitnah, geordnet, nachvollziehbar und unveränderlich aufzuzeichnen. Im Wesentlichen werden die Handelsbücher in sogenannte Haupt- und Nebenbüchern unterschieden. Die Hauptbücher der Finanzbuchhaltung bestehen insbesondere aus der Bilanz und der GuV. Diese Hauptbücher werden durch die Nebenbücher näher und detaillierter erläutert. Zu den Nebenbüchern zählen insbesondere die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, das Anlagengitter sowie die diversen Spiegel, welche insbesondere für den Anhang große Relevanz haben. Führung der Handelsbücher E I N T R A G U N G E N vollständig richtig zeitgerecht geordnet Abbildung der Geschäftsvorfällen in kaufmännischer Art und Weise auf Konten lebende Sprache eindeutige Bedeutung Änderungen nur, wenn diese nachvollziehbar sind Anwendung verschiedener Methoden und Systeme möglich Verfügbarkeit und Lesbarkeit innerhalb von 10 Jahren muss gewährleistet sein Abb.2: Führung der Handelsbücher nach §239 HGB 31.3 Inventar § 240 HGB Um eine nachvollziehbare Eintragung in die unterschiedlichen Bücher zu gewährleisten, hat der Gesetzgeber innerhalb der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung diverse Anforderungen gestellt. Neben einer lebendigen Sprache und einer eindeutigen Bezeichnung sind alle Eintragungen in die Bücher vollständig und richtig sowie zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Dazu werden die Geschäftsvorfälle regelmäßig in kaufmännischer Art und Weise auf den Konten verzeichnet. Das Prinzip der Doppik verdeutlicht hierbei den Zusammenhang zwischen den einzelnen Büchern. Jede Buchung erfolgt auf mindestens zwei Konten. Auch die Führung der Handelsbücher knüpft an die Kaufmannseigenschaft nach den §§ 1 ff. HGB an. Handelsbücher sind daher nur von den in den Schaubildern 8 bis 12 bezeichneten Kaufleuten zu führen. In der Praxis werden die Handelsbücher regelmäßig durch systemgestützte Buchführungsprogramme geführt. Die Salden zwischen den einzelnen Büchern werden dabei automatisiert übergeben und es kommt zu keinen Differenzen. Fehlerpotenzial liegt aus praktischer Sicht insbesondere bei getrennten Buchführungssystemen (Haupt- und Nebenbücher werden auf unterschiedlichen Programmen geführt) vor, die keine Schnittstellen aufweisen. Hier erfolgt ggf. eine Abstimmung per Hand. 1.3 Inventar §240 HGB Zu Beginn seines Handelsgewerbes sowie zum Schluss eines jeden Geschäftsjahrs hat der Kaufmann sämtliche Vermögensgegenstände und Schulden seines Unternehmens aufzunehmen und in einem Verzeichnis (Inventar) zu verzeichnen. Während körperliche Gegenstände wie bspw. Grundstücke, Fahrzeuge oder Barvermögen durch Inaugenscheinnahme und Zählen relativ einfach aufgenommen werden können, müssen Verbindlichkeiten, Forderungen, Sichteinlagen etc. aufgrund ihres Nominalwertcharakters verstärkt anhand von Verträgen und Dokumenten verzeichnet und aufgenommen werden. Auch Bestätigungsaktionen mit Kreditinstituten, Schuldnern und Gläubigern sind hier gängige Aufnahmeverfahren. Das Zählen der Vermögensgegenstände sowie der Schulden und das verzeichnen dieser in ein Inventar dient der Kontrolle der in den Büchern (fort-) geführten Werte. Einmal im Geschäftsjahr, welches nicht länger als zwölf Monate andauern darf, sind die Bestände aufzunehmen und mit der Buchführung abzugleichen. Die Bücher sind auf eventuelle Fehlbestände oder falsche Aufzeichnungen (Sollbestand), die durch das Inventar offenkundig werden (Istbestand), zu korrigieren (Kontrollfunktion der Inventur). Mögliche Differenzen zwischen den Ist- und den Sollbeständen resultieren zumeist aus natürlichen Schwund, falscher Lagerbuchführung oder Diebstahl. Kaufleute haben einmal jährlich die Inventur durchzuführen und das Inventar zu erstellen. Durch Aufnahmehandlungen wie Zählen, Messen, Wiegen 1 Grundlagen der Buchführung und Abschlussvorbereitung nach HGB4 oder plausibles Schätzen sind auf dafür vorbereiteten Inventuraufnahmebelegen (die regelmäßig in Entsprechung mit der Inventurrichtlinie erstellt werden) sämtliche Bestände des Unternehmens lückenlos aufzunehmen. Dies erfolgt zumeist in zeitlicher Nähe zum Jahresabschlussstichtag. In der Praxis wird für die Inventur der laufende Geschäftsbetrieb für Zwecke der Inventurhandlungen unterbrochen. Die Inventur erfolgt regelmäßig 10 Tage vor bzw. nach dem Jahresabschlussstichtag. Entsprechende Bestandsveränderungen auf den Jahresabschlussstichtag sind durch Mengenfortschreibungen zu korrigieren. 1.4 Inventurvereinfachungsverfahren §241 HGB Inventurvereinfachungsverfahren dienen aufgrund der komplexen Geschäftsmodelle und Lagerhaltungssysteme sowie umfangreicher Bestände mancher Unternehmen der kostengünstigen Vereinfachung der Inventur. Mit ihnen soll dem Kosten-/Nutzenpostulat der Rechnungslegung Rechnung getragen werden. Durch enumerativ gesetzlich niedergelegte Vereinfachungsregelungen werden die Inventurhandlungen auf ein für das aufnehmende Unternehmen verträgliches Maß reduziert. Dies bedeutet, dass nicht mehr sämtlich Vermögensgegenstände und Schulden durch das Unternehmen 1:1 aufgenommen werden müssen. Die Inventurhandlungen wie Zählen, Messen und Wiegen werden beispielsweise durch plausible Schätzverfahren oder Stichprobenmethoden ergänzt bzw. ersetzt. Kaufleuten ist es grundsätzlich freigestellt, Inventurvereinfachungsverfahren anzuwenden, wenn sie den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung Abb.3: Inventar nach §240 HGB Grundstücke Dauer des Geschäftsjahres maximal 12 Monate Aufzeichnung (Ansatz) und Wertangabe (Bewertung) des Kaufmanns Schulden Forderungen Sonstige VermögensgegenständeBares Geld Zu Beginn seines Handelsgewerbes Zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres Bilanz (baut auf Buchführung und Inventur auf) Buchführung (zunächst Soll-, dann Istbestände nach Abstimmung mit der Inventur) Inventar (Istbestände )Inventur Kontrollzahlen führt zum Zusammenhang zwischen Inventur, Inventar, Buchführung und Bilanz 1.4 Inventurvereinfachungsverfahren § 241 HGB 5 entsprechen. So zählen beispielsweise zu den klassischen Inventurvereinfachungsverfahren die zeitlich vor- und nachgelagerte sowie die permanente Inventur. Immer stärkere Relevanz bekommt die Stichproben-Inventur, die auf mathematisch-statistisch anerkannten Verfahren beruht. So muss aufgrund der Stichproben mit 95 %iger Wahrscheinlichkeit ausgesagt werden können, dass die Lagerbestandsabweichungen unter einem Prozent liegen. Insbesondere die Stichprobenverfahren bei der Inventuraufnahme benötigen in der Praxis entsprechende EDV-generierte Unterstützung. Nur wenn diese Systeme den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen (und dies von einem Wirtschaftsprüfer bestätigt wurde), können sie als Vereinfachungsverfahren herangezogen werden. Aber auch das plausible Schätzen ist in der Praxis von großer Bedeutung. Inventurverfahren/ Inventurhandlungen Grundsätzliche Inventurhandlungen bzw. Inventurverfahren Grundsätzliche Inventurhandlungen bzw. Inventurverfahren Zählen Messen Wiegen Schätzen Stichprobenverfahren auf Basis anerkannter mathematischstatistischer Verfahren Klassische Inventurvereinfachungsverfahren Zeitlich vor- und nachgelagerte Inventur Permanente Inventur Stichtagsinventur Abb.4: Inventurvereinfachungsverfahren nach §241 HGB

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Zusammenfassung

Ziel dieses Buches ist es, Ihnen eine strukturierte Durchdringung der doch sehr komplexen gesetzlichen Regelungen der einzelnen Bilanzierungsnormen des Einzel- und Konzernabschlusses zu ermöglichen. Dabei soll ein Grundverständnis für den Gesamtkontext der Rechnungslegung nach HGB geschaffen werden mit dem Ziel, einen sicheren Umgang mit den gesetzlichen Bilanzierungsregeln zu ermöglichen.

Die „Übersetzung“ der Bilanzierungsnormen in 260 Schaubilder hilft Ihnen, sich auf anschauliche Art und Weise einfach und schnell den Inhalt einer Bilanzierungsnorm zu erschließen. Um das Gesamtverständnis zu schärfen, wird jede grafische Darstellung zusätzlich mit einem Begleittext unterlegt, der anwendungsorientiert die illustrierten Sachverhalte beschreibt.

Aus dem Inhalt: Grundlagen der Bilanzierung nach HGB, Jahresabschluss und Jahresabschlusserstellung, Bilanzinhalt, Ansatz- und Bewertungsvorschriften, Gliederung der Bilanz und Bilanzpositionen, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang, Lagebericht, spezielle Bilanzsachverhalte, Konzernabschluss, Offenlegung und Corporate Governance

Zielgruppe: Leser ohne Vorkenntnisse als auch erfahrenere Anwender, wie Bilanzbuchhalter oder Abschlussprüfer, erhalten mit diesem kompakten Band einen visuell orientierten Einstieg und Überblick über die zentralen Bilanzierungsnormen zur Einzel- und Konzernabschlusserstellung sowie zur Abschlussprüfung und Corporate Governance nach HGB.

Die Autoren: Prof. Dr. Reinhard Heyd ist Professor für Betriebswirtschaftslehre, insbesondere Rechnungswesen und Bilanzierung an der Hochschule für Technik und Wirtschaft Aalen und Honorarprofessor an der Universität Ulm. Dr. Michael Beyer ist Leiter Finanzen der Sparda-Bank Berlin. Daniel Zorn LL.M. (WSU) arbeitet als Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsassistent bei der H/W/S Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft GmbH & Co. KG in Stuttgart und ist Lehrbeauftragter an der Hochschule Nürtingen-Geislingen.