8 Personalverwaltungsmanagement in:

Andreas Huber

Personalmanagement, page 190 - 204

1. Edition 2010, ISBN print: 978-3-8006-3534-4, ISBN online: 978-3-8006-4471-1, https://doi.org/10.15358/9783800644711_190

Series: Vahlens Kurzlehrbücher

Bibliographic information
8 Personalverwaltungsmanagement 8.1 Struktur und Lernziele 8.1.1 Administrationsdimensionen des Personalmanagements Mit den Administrationsdimensionen des Personalmanagements werden notwendige Verwaltungsaufgaben beschrieben, die einen Support oder eine Serviceleistung im Rahmen des Personalmanagements auf der Basis eines Systems der Personalverwaltung oder durch Personalinformationssysteme in Verbindung mit dem Personalrechnungswesen erbringen. Durch Personalinformationssysteme lassen sich Personalverwaltungsaufgaben systematisch integrieren und sowohl effizienter als auch nutzerfreundlicher bewältigen. Die Interaktionsqualität von Personalinformationssystemen erreicht durch den Einsatz von Multimedia, Mitarbeiterportalen oder durch die Integration eines Wissensmanagements eine erhebliche Leistungssteigerung. Im Personalrechnungswesen werden Systeme der Kosten- und Leistungsrechnung prinzipiell auf das Personalmanagement übertragen und die daraus gewonnenen Informationen als Serviceleistung an alle servicegebundenen Bereiche des Unternehmens zurückgegeben. Struktur von Kapitel 8 Administration Dokumentation Personalverwaltungsmanagement Personalverwaltung und Personalinformationssysteme Personalrechnungswesen ß System der Personalverwaltung ß Personalinformationssysteme und Datenschutz ß Multimedia, Mitarbeiterportale, Wissensmanagement ß Lohn- und Gehaltsabrechnung ß Personalkostenrechnung ß Personalstatistik 8 8 Personalverwaltungsmanagement 182 Das Personalverwaltungsmanagement hat in hohem Maße dem Anspruch einer Funktionalität der Aufgabenerfüllung gerecht zu werden. Dies resultiert aus der effektiven und effizienten Nutzung des unternehmensnotwendigen und auch verfügbaren Datenmaterials. Die Gewährleistung der optimalen Aufgabenerfüllung der Personaladministration wird insbesondere durch die systemische Integration eines Personalinformationssystems erreicht, das unter Berücksichtigung von Datenschutzmaßnahmen informatorische Grundfunktionen erfüllt. Im Personalrechnungswesen erfolgt grundsätzlich sowohl ein Transfer von Systemen der Kosten- und Leistungsrechnung in das Personalmanagement als auch umgekehrt ein Informationsfluss von Daten zurück in das Unternehmen auf der Basis entwicklungsfähiger Rechenwerke. 8.1.2 Lernziele Im Rahmen der Lernziele dieses Kapitels sollen sich die Studierenden sowohl einen grundlegenden Überblick über Personalverwaltungsaufgaben und Personalinformationssysteme verschaffen als auch Fähigkeiten erwerben, Aufgaben der Personalverwaltung zu erfüllen, die Anwendung von Personalinformationssystemen nachzuvollziehen sowie neuere Varianten zu nutzen. Weiterhin sollen Teilbereiche des Personalwesens bzw. dessen Rechenwerke in Grundzügen nachvollziehbar sein und im Systemverbund erfasst werden. Folgende Verständnisaspekte stehen dabei im Vordergrund: Verständnis ● von Systemen der Personalverwaltung und wichtiger Personalverwaltungsaufgaben mit Anwendung für alle Funktionsbereiche des Personalmanagements Lernziele von Kapitel 8 £Systeme der Personalverwaltung verstehen und unter dem Aspekt von Personalverwaltungsaufgaben und Bereichen des Datenverwaltungsmanagements darstellen können sowie Outsourcing-Potenziale berücksichtigen lernen £Grundfunktionen von Personalinformationssystemen unterscheiden und Komponenten einer computergestützten Personalinformationsverarbeitung erläutern können £Dimensionen des Datenschutzes unter dem Aspekt von Datenschutzbeauftragten und Datenschutzmaßnahmen erfassen können £Multimedia, Mitarbeiterportale und Wissensmanagement kennen und profiliert anwenden können £Dimensionen des Personalrechnungswesens mit Unterscheidungen von Abrechnungs- und Darstellungssystemen wie Lohn- und Gehaltsbuchhaltung, Personalkostenrechnung und Personalstatistik beschreiben können£ Le rn zi e le 8.2 Personalverwaltung und Personalinformations systeme 183 Verständnis ● für personalwirtschaftliches Datenverwaltungsmanagement unter Anwendung auf die Instrumente der Datenverwaltung, wie Personalakte, Personalkartei oder einer Personaldatei bzw. eines Personalhandbuchs Verständnis ● für Grundlagen der Personalinformationssysteme und des Datenschutzes sowie für Kenntnisse von Anwendungsbezügen im Falle von Datenschutzbeauftragten und Datenschutzmaßnahmen Verständnis ● für die Nutzung von Personalinformationssystemen unter dem Aspekt einer Anwendung auf Multimedia Management, Mitarbeiterportale und Wissensmanagement Verständnis ● für wichtige Teilbereiche des Personalrechnungswesens unter dem Aspekt einer Anwendung auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung, auf die Personalkostenrechnung und auf die Personalstatistik Literaturhinweise: Zur Vorbereitung auf die Inhalte des 8. Kapitels können ergänzend folgende Lehrwerke und Internetadressen als relevante Quellen herangezogen werden: Olfert (2006), Kapitel I: Personalverwaltung Jung (2008), Teil 4: Informationssysteme der Personalwirtschaft, Abschnitt 2, 3 und 6 www.personalverwaltung.com, Dokumentationsplattform für administratives Personalmanagement 8.2 Personalverwaltung und Personalinformationssysteme 8.2.1 System der Personalverwaltung Personalverwaltung stellt die Gesamtheit aller personalwirtschaftlich orientierten, administrativen Aufgaben dar, die zum Zwecke einer organisationalen und operationellen Gestaltung des Personalwesens erbracht werden. Das System der Personalverwaltung dient vorrangig dem Informationsmanagement bezüglich aller Daten, die in der Personalabteilung von Bedeutung sind und für Zwecke der personalwirtschaftlichen Steuerung verwendet werden oder die wegen der Erbringung von Serviceleistungen zur Verfügung gestellt und erhoben werden. Dazu gehören Informationen, wie etwa personenbezogene, stellen- oder arbeitsplatzbezogene Daten, produktions- oder entgeltbezogene Informationen sowie marktorientierte Auskünfte. Personalverwaltungsaufgaben ergeben sich für alle personalwirtschaftlichen Funktionen von der Personalbeschaffung bis zur Personalfreistellung und lassen sich jeweils einzelnen Teilaufgabenbereichen dieser Funktionen zuordnen, wobei die gesetzlichen oder tarifvertraglichen Regelungen, Betriebsvereinbarungen und Arbeitsverträge von Mitarbeitern zu beachten sind. Administrative Aufgaben der Personalverwaltung erstrecken sich hauptsächlich sowohl auf die 8 Personalverwaltungsmanagement 184 gesamte Abwicklung personalbezogener Vorgänge als auch auf die Abrechnung sämtlicher Vergütungen. Aufgaben der Personalverwaltung lassen sich wie folgt klassifizieren (Olfert 2008, 211 ff.): Zu den ● personalbeschaffungsbezogenen Aufgaben der Personalverwaltung gehören die Bereitstellung von Daten für die Personalbestandsplanung, die Personalbedarfsplanung sowie die Personalbeschaffungsplanung. Weiterhin werden diesbezüglich Aufgaben der Personalverwaltung übernommen, wie z. B. Stellenausschreibungen und Stellenanzeigen, die Bearbeitung von Bewerbungsunterlagen sowie die administrative Abwicklung des Einstellungsprozesses von Mitarbeitern. Zu den ● personaleinsatzbezogenen Aufgaben der Personalverwaltung gehören die gesamte Personaleinsatzplanung in Form der Bearbeitung des Eintritts und des Einsatzes neuer Mitarbeiter bzw. die Terminierung einer entsprechenden Einarbeitung, die administrative Betreuung des Arbeitszeitmanagements, die Abwicklung von Versetzungen, Beförderungen und Fortbildungsmaßnahmen, die Betreuung der Arbeitsplatzgestaltung sowie die Betreuung eines Auslandseinsatzes. Zu den ● vergütungsbezogenen Aufgaben der Personalverwaltung gehören die Abwicklung der Gehaltszahlung, einschließlich einer Personalkosten planung, die Ermittlung von Brutto- und Nettoentgelten sowie die Administration der Einkommensbesteuerung und die Abrechnung der Sozialversicherungsbeiträge. Zu den ● personalfreistellungsbezogenen Aufgaben der Personalverwaltung gehört die Verwaltung sämtlicher Daten, die im Rahmen der Personalfreistellungsplanung und -abwicklung anfallen, wie die Administration von Stellenver- änderungen, Abmahnungen, Kündigungen und von Aufhebungsverträgen Abbildung 8.1: Aufgaben und Instrumente der Personalverwaltung System der Personalverwaltung Personalverwaltungsaufgaben Personalverwaltungsinstrumente Personalbeschaffungsbezogene Aufgaben Personaleinsatzbezogene Aufgaben Vergütungsbezogene Aufgaben Personalfreistellungsbezogene Aufgaben Personalakte Personalkartei Personaldatei Personalhandbuch Sozialverwaltungsbezogene Aufgaben 8.2 Personalverwaltung und Personalinformations systeme 185 sowie die Erstellung abschließender Dokumente (z. B. Arbeitszeugnisse, Arbeitspapiere, etc.). Zu den ● sozialverwaltungsbezogenen Aufgaben zählen die Aufgaben einer Betreuung der Sozialeinrichtungen sowie die Abrechnung der Sozialleistungen. Häufig werden Verwaltungsaufgaben im Zusammenhang mit der Betriebskrankenkasse, Kantinenbetreuung oder dem Management zu Partnern des Subcontractings von Mitarbeitern der Personalabteilung übernommen. Explizite Sozialleistungsaufgaben (z. B. Altersruhegelder, Fahrtkostenzuschüsse, Firmendarlehen, etc.) werden von der Personalverwaltung betreut. Im Rahmen eines allgemeinen, personalwirtschaftlichen Datenverwaltungsmanagement s werden sämtliche Personaldaten als Grundlage jeder Personalverwaltung geführt und die Instrumente der Personaldatenverwaltung wie Personalakte, Personalkartei, Personaldatei und das Personalhandbuch angelegt und betreut (Olfert 2008, 215 ff.; Albert 2009, 217 ff.): (a) Die Personalakte stellt ein umfassendes Informationsinstrument über jeden Mitarbeiter dar, die meist folgende Unterlagen enthält: Bewerbung, Personalbogen, Arbeitsvertrag, mitarbeiterspezifische Mitteilungen, Beurteilungen sowie ergänzenden Schriftverkehr. (b) Die Personalkartei stellt in der Regel die komprimierte Fassung der Personalakte dar, welche die persönlichen Unterlagen, vertraglichen Vereinbarungen, Unterlagen zu Tätigkeit und Vergütung in konzentrierter, übersichtlicher Form aufnimmt. (c) Die Personaldatei, die Personalkarteien abgelöst hat, speichert und verwaltet die Daten der Mitarbeiter (EDV). Man unterscheidet hier eine Personalstammdatei, die ein Verzeichnis aller erforderlichen Daten der Mitarbeiter darstellt, eine Arbeitsplatzstammdatei, die alle für einen Arbeitsplatz relevanten Informationen aufnimmt und schließlich eine Führungsdatei, die Daten über die Gesamtheit der Belegschaft oder über einzelne Mitarbeitergruppen zum Zwecke statistischer Auswertungen beinhaltet. Personaldateien stellen insgesamt den bedeutsamsten Bestandteil von Personalinformationssystemen dar. (d) Das Personalhandbuch wird teilweise unter dem Aspekt einer Mitarbeitermotivation, teilweise aus rechtlichen Gründen geführt und profiliert ein einheitliches Personalkonzept in Unternehmen, das Rules and Regulations im Sinne von betriebsinternen Richtlinien und Regeln darlegt und auch den Handlungsspielraum der Personalabteilung konkretisiert. Teilweise werden darin auch Arbeitsanweisungen, Entscheidungsgrundlagen und allgemeine Informationen über das Unternehmen bzw. seine Kultur vermittelt. Ob Personalverwaltungsaufgaben ausgelagert werden sollten, weil sie etwa keinen direkten Beitrag zum Kerngeschäft leisten und somit ein Outsourcing- Potenzial darstellen, lässt sich nicht pauschal beurteilen. Vielmehr sind sowohl monetäre Aspekte, also etwa Kostensenkungspotenziale, als auch entstehende Abhängigkeiten zu externen Dienstleistern zu berücksichtigten. In jedem Fall ist die Beziehungsqualität zu externen Dienstleistern über Gütekriterien nachhaltig zu prüfen. (Berthel/Becker 2007, 512 f.) 8 Personalverwaltungsmanagement 186 8.2.2 Personalinformationssysteme und Datenschutz Zur Abwicklung der Aufgaben der Personalverwaltung werden Personalinformationssysteme zur Verfügung gestellt, welche die administrativen Aufgaben, wie Personaldatenverwaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Personalstatistik erfüllen. Dispositive Aufgaben der Personalinformationssysteme sind die Personalplanung, das Personalcontrolling und die Personalbetreuung. Personalinformationssysteme bestehen in der Regel aus unterschiedlichen Datenbanken, die miteinander verknüpft sind, wie eine Personaldatenbank zur Speicherung aller Informationen über Mitarbeiter, eine Arbeitsplatzdatenbank zur Speicherung aller Informationen über Arbeitsplätze bzw. Stellen, eine Methodendatenbank zur Speicherung aller notwendigen Informationen zu Programmen, Verarbeitungs- und Auswertungsmethoden sowie eine Unternehmensdatenbank, welche zusätzliche Informationen aus dem Unternehmen (Stakeholder) bereitstellt. Prinzipiell lassen sich im Rahmen der Personalinformationswirtschaft folgende vier informatorische Grundfunktionen unterscheiden (Olfert 2006, 472 ff.; Albert 2009, 218 ff.): (1) Planungs- und Entscheidungsunterstützung, d. h. die Versorgung der Entscheidungsträger mit Informationen (2) Steuerungsunterstützung, d. h. eine Gewährleistung der Strategieentwicklung mit einer möglichen Modifikation oder Korrektur (3) Kontrollunterstützung, d. h. die Ermittlung von Abweichungen zwischen Sollund Ist-Zuständen (4) Dokumentation von zweckorientierten Informationen mit dem Ziel, Informationspotenziale für weitere Entscheidungen zur Verfügung zu stellen, um damit die Informationsinfrastruktur als umfassendes Instrument für personalwirtschaftliche Informationsprozesse nutzen zu können Eine computergestützte Personalinformationsverarbeitung integriert systematisch folgende Komponenten (Jung 2008, 701 ff.): (a) Datenbanksysteme dienen dem Zweck, einen Datenbestand meist zentral zu verwalten und ihn gleichzeitig über anwendungsunabhängige Zugriffsverfahren nutzbar zu machen. Im Personalmanagement werden Datenbanksysteme zur Speicherung, Aufbereitung und Auswertung von Personalinformationen genutzt. (b) Elektronische Archivierungssysteme dienen einer systematischen Erfassung, Ablage und Wiedergewinnung von Informationen auf Schrift-, Bild- oder Tonträgern in Form von Dokumenten. Meist werden diese digital erfasst und gespeichert sowie attribuiert bzw. indexiert. (c) Wissensbasierte Systeme/Expertensysteme bezeichnen Applikationen, die Wissen und Inferenzverfahren zu Problemlösungen nutzen, um auf der Basis von Wissensrepräsentationen Entscheidungsprozesse beeinflussen zu können. (d) Workflow-Management-Systeme steuern den Arbeitsfluss und den Transport von Aufgaben, einschließlich der erforderlichen Informationen, in Form 8.2 Personalverwaltung und Personalinformations systeme 187 von Dokumenten. Unter der Zielsetzung von Effektivität können damit einzelne Prozesse auf hohem Abstraktionsniveau unter Zeit-, Kosten- und Qualitätsaspekten modelliert werden. Als Datenverarbeitungsaufgabe, mit der die Personalverwaltung betraut ist, werden durch die Speicherung und Bearbeitung personalbezogener Daten zahlreiche Probleme aufgeworfen, welche den Datenschutz betreffen. Unter Datenschutz werden sämtliche Maßnahmen zum Schutz des Missbrauchs personenbezogener Daten verstanden, mit dem Ziel einer Sicherung der Privatsphäre der Mitarbeiter, einer Wahrung der Vertraulichkeit entsprechender Daten sowie der Verhinderung des Missbrauchs persönlicher Daten. Institutionell und instrumentell werden im Rahmen des Datenschutzes Datenbeauftragte und Datenschutzmaßnahmen unterschieden (Jung 2008, 814 ff.): Datenschutzbeauftragte (§ 28 Bundesdatenschutzgesetz/BDSG) sollen die Ausführungen der Gesetzesbestimmungen sicherstellen und sind in Unternehmen zu beschäftigen, die Daten automatisch verarbeiten und ständig mindestens fünf Arbeitnehmer beschäftigen oder personenbezogene Daten konventionell bearbeiten und mindestens zwanzig Mitarbeiter beschäftigen. Betriebliche Datenschutzbeauftragte haben folgende Aufgaben: Schaffung von Transparenz über Arten und Prozesse gespeicherter, personenbezogener Daten, Überwachung einer ordnungsgemäßen Anwendung von Datenverarbeitungsprogrammen und Datenveränderungsprozessen sowie Informationsaufgaben bezüglich derjenigen Mitarbeiter, die selbst vom Datenschutz betroffen sind oder Datenschutzgeheimnisse wahren müssen. Datenschutzmaßnahmen sind nach § 6 Abs. 1 BDSG zu leisten, bezüglich einer Zugangs-, Abgangs- und Speicherkontrolle, einer Benutzer-, Zugriffs-, Übermittlungs- und Eingabekontrolle sowie weiteren Kontrollmaßnahmen, welche die gesamte Handhabung des Datenbestandes betreffen. Abbildung 8.2: Personalinformationssysteme und Datenschutz Lohn- und Gehaltsabrechnung Personalkostenrechnung Personalstatistik Personalinformationswirtschaft Information der Belegschaft Information externer Stellen Information für Entscheidungsprozesse Kosten- und Wirtschaftlichkeitskontrolle Aufgaben Instrumente Beauftragter Maßnahmen zur Kontrolle von: ß Zugang ß Abgang ß Speicher Datenschutz 8 Personalverwaltungsmanagement 188 8.2.3 Multimedia, Mitarbeiterportale und Wissensmanagement Der Einsatz von Multimedia im Personalmanagement erfolgt simultan oder sukzessive über mediengestützte Informationssysteme, die in Form von Schrift, Bild oder Ton zur Verfügung gestellt werden. Informationen, die über Multimedia verteilt werden, können von mehreren dezentral lokalisierten oder zeitlich entkoppelten Mitarbeitern konstruktiv zu gemeinsamer Arbeit oder in Teilkooperationen genutzt werden. Klassische Beispiele hierfür sind die Nutzung von Videokonferenzsystemen, vernetzte IT-Systeme zur effizienten Anwendung in nationalen und internationalen Konferenzen, die virtuelle Beschaffung und Auswahl von Bewerbern oder programmierbare, lineare Lernsysteme, E-Learning-Prozesse oder Gruppenarbeit mit CSCW-Systemen (Computer Supported Cooperative Work). Mitarbeiterportale werden in der Regel im Intranet in Form von unternehmensinternen IT-Netzwerken eingesetzt, um Informationen, Wissensmodule oder andere Gebrauchspakete für das Personal in einem einzigen System zur Verfügung zu stellen und abrufbar zu machen. Mit Mitarbeiterportalen kann eine – auch für spezifische Zugriffe – planbare Ausgestaltung des Zugangs zu prinzipiell allen Informationen und methodischen Konzepten eines Unternehmens erfolgen. Unter Zuhilfenahme einheitlicher Benutzeroberflächen können mitarbeiterspezifische, persönliche und unternehmensbezogene Informationen zusammengeführt werden und unterschiedlichen Nutzern mit oder ohne Zugangsberechtigung zur Verfügung gestellt werden. Als ESS (Employee Self Service) werden insbesondere Datensysteme bezeichnet, die es Mitarbeitern, Managern oder Bewerbern erlauben, personenbezogene Daten selbst zu verwalten und zu pflegen. Damit werden Verwaltungskosten erheblich reduziert Abbildung 8.3: Neuere Nutzung von Personalinformationssystemen Nutzung von Personalinformationssystemen Multimedia ß E-Learningsysteme ß CSCW- Systeme ß ... Mitarbeiterportale ß IT-Netzwerke ß Informationspools ß Intranet-Tools ß ... Wissensmanagement ß IT-Wissensmodule ß Datenaustausch ß Potenzialnutzung ß ... 8.3 Personalrechnungswesen 189 und Komponenten eines Wissensmanagements ausgebaut. Vorzüge von Mitarbeiterportalen bestehen vor allem im vereinfachten Zugriff auf unterschiedliche Dateien, Nachteile ergeben sich möglicherweise durch die Gefährdung der Datensicherheit und des Datenschutzes, welche durch die Nutzung entstehen kann. Unmittelbar aus den Informationssystemen der Personalwirtschaft abgeleitet wird die Bedeutung von Wissensmanagement. Zunächst bezeichnet Wissen Kenntnisse und Fähigkeiten von Entscheidungsträgern, die diese zur Lösung von Problemen einsetzen. In mittleren und großen Unternehmen spielen aufgrund der hohen Wettbewerbsintensität Wissensnutzung und Wissenstransfer eine herausragende Rolle. Neue Technologien eignen sich besonders für gut kodifizierbares Wissen/explizites Wissen, wie z. B. zur Verwaltung von Berichten und Handbüchern, E-mails und elektronischem Datenaustausch. Demgegenüber stellt schlecht kodifizierbares Wissen/implizites Wissen, wie z. B. Personaltransfer, interne Beratung und informeller Austausch nach wie vor ein Problem für den Wissenstransfer dar. (Drumm 2008, 142 ff.) 8.3 Personalrechnungswesen 8.3.1 Lohn- und Gehaltsabrechnung Zum Personalrechnungswesen zählen insgesamt folgende Teilbereiche: Lohnund Gehaltsabrechnung, Personalkosten rechnung, Personalstatistik sowie sonstige Bereiche mit personalwirtschaftlicher Relevanz, teilweise unternehmensbezogener Rechnungslegung oder Humanvermögensrechnung. Die Lohnund Gehaltsabrechnung beinhaltet die Ermittlung der Vergütung sowie alle Maßnahmen und Zahlungen, die im Rahmen der Bringschuld dieser Vergütung an die Mitarbeiter zu leisten sind und im Ergebnis (Verdienstbescheinigung) ausgewiesen werden. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung beinhaltet demnach mehrere Unterrechnungen, im Einzelnen eine Bruttorechnung, eine Nettorechnung, eine Zahlungsrechnung sowie eine Auswertungsrechnung (Olfert 2006, 476 ff.; Jung 2008, 669 ff.): Mit der ● Bruttorechnung wird das Bruttoentgelt eines Mitarbeiters für eine Zahlungsperiode ermittelt. Dieses besteht entweder aus dem Bruttolohn (z. B. Zeitlohn, Akkordlohn, Prämienlohn, etc.), dem Bruttogehalt, das auf der Grundlage von Datenstammsätzen ermittelt wird (z. B. Monatsgehalt, Jahresgehalt, etc.) sowie den Provisionen, die z. B. Außendienstmitarbeitern aufgrund ihrer Leistungserbringung zustehen, schließlich der Sonderzuwendungen, die wie z. B. Urlaubsgeld zusätzlich gezahlt werden. Mit der ● Nettorechnung wird die Nettovergütung eines Mitarbeiters ermittelt. Bei der Errechnung des Nettoentgelts sind in der Regel gesetzliche Vorschriften und Bestimmungen zu berücksichtigen, deren Beträge vom Bruttoentgelt abgezogen werden, wie z. B. die Lohnsteuer, der Solidaritätszuschlag, die 8 Personalverwaltungsmanagement 190 Kirchensteuer sowie der Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherungsbeitrag. Mit der ● Zahlungsrechnung wird jener Betrag ermittelt, welcher dem Arbeitnehmer auszuzahlen ist. In Bezug auf das Nettoentgelt werden hier persönliche Erstattungen oder Zuwendungen (z. B. Reisekostenerstattung, Kindergeld, etc.) oder persönliche Abzüge (z. B. Lohnpfändungen, vermögenswirksame Leistungen, etc.) berücksichtigt, die dann den Auszahlungsbetrag ergeben. Weitere Zahlungen sind zu leisten an das Finanzamt über die Lohnsteueranmeldung (z. B. die abzuführende Lohnsteuer, der Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer), weiterhin zu zahlen sind an die zuständigen Sozialversicherungsträger einzubehaltende Beiträge der Sozialversicherung (Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil) sowie Beiträge der Unfallversicherung. Mit der ● Auswertungsrechnung werden Informationen erstellt, die potenziellen Interessenten im Unternehmen, d. h. anderen Bereichen zur Verfügung gestellt werden können. Adressaten sind das Rechnungswesen, welches die Ergebnisse der Lohn- und Gehaltsabrechnung weiter verarbeitet, die Kostenrechnung, welche die Personalkosten in der Kostenarten-, Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung verwendet und eine Darstellung der Kostenentwicklung vornimmt; schließlich das Controlling, welches die ihm zur Verfügung gestellten Informationen zum Zwecke der Unternehmenssteuerung nutzt. Die Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnung und entsprechend weiterer Arbeiten kann in Unternehmen organisatorisch entweder innerhalb der Personalverwaltung oder im Rechnungswesen angesiedelt sein, da es sich in der Regel um eine Nebenbuchhaltung handelt. Abbildung 8.4: Bereiche des Personalrechnungswesens Personalwirtschaftliches Rechnungswesen Lohn- und Gehaltsabrechnung ß Bruttorechnung ß Nettorechnung ß Zahlungsrechnung ß Auswertungsrechnung Personalkostenabrechnung ß Personalkostenverrechnung ß Personalkostenplanung ß Personalkostenkontrolle Personalstatistik ß Personalstruktur ß Personalbewegungen ß Arbeitszeitenerfassungen 8.3 Personalrechnungswesen 191 8.3.2 Personalkostenrechnung Innerhalb der Personalkostenrechnung wird eine Differenzierung nach Personalkostenverrechnung, Personalkostenplanung sowie Personalkostenkontrolle vorgenommen. Die Personalkostenrechnung beschäftigt sich mit der Erfassung und Verrechnung aller Kosten für personalbezogene Aktivitäten. Im Wesentlichen dient sie der Planung und Kontrolle personalwirtschaftlicher Maßnahmen und weist die Gesamtkosten der Personalwirtschaft aus, außerdem schafft sie die Basis für Plankostenrechnung, Soll-Ist-Kostenvergleiche sowie Betriebsvergleiche. (Olfert 2006, 480 ff.) Mit der ● Personalkostenverrechnung werden Personalkostenarten, die in der Kostenartenrechnung festgestellt werden, auf Kostenstellen umgelegt und schließlich auf Kostenträger weiter verrechnet. Während sich Einzelkosten hier verursachungsgerecht direkt zurechnen lassen, müssen Gemeinkosten über Schlüsselungen bzw. Verrechnungssätze auf Kostenträger umgelegt werden. Im Rahmen von Methoden der Gemeinkostensenkung kommen pauschale Kürzungen der Kostenvorgaben/Budgets, die Gemeinkostenwertanalyse, das Zero-Base-Budgeting oder die administrative Wertanalyse in Frage. Mit der ● Personalkostenplanung erfolgt die Feststellung der Personalkosten der Personalbedarfsermittlung, die Kosten für Personalbeschaffung, Personalwerbung, Personalauswahl und Personalentwicklung, weiterhin die Kosten des Personaleinsatzes und der Personalfreistellung. Prinzipiell werden hier alle Kosten, die im Bereich der Personalwirtschaft anfallen, geplant. Mit der ● Personalkostenkontrolle werden über einen kontinuierlichen Soll-Ist- Vergleich Abweichungsanalysen ermittelt. Somit stellt die Personalkostenkontrolle einen Teilbereich des umfassenden Personalkostencontrollings dar. Im Rahmen sonstiger Personalverwaltungsaufgaben werden als neuere Konzepte der Personalkostenrechnung eine Personalkostengesamtrechnung mit Erfolgsrechnung und Beständebilanz sowie eine Teilrechnung als Sozialrechnung, Wertschöpfungsrechnung, etc. erstellt. Personalkosten bzw. Personalkostenkategorien werden im Zusammenhang mit Standortdiskussionen, aber auch zwischen und innerhalb einzelner Branchen diskutiert und stellen somit eine herausragende Wettbewerbskomponente dar. Personalkosten zeigen Bezüge zu Leistungen eines Unternehmens auf, die den Mitarbeitern direkt oder indirekt, monetär oder nicht-monetär gewährt werden. Personalkosten, die auch als Arbeitskosten bezeichnet werden, setzen sich zusammen aus einem Basisanteil und weiteren Aufschlägen. Man unterscheidet infolgedessen zwischen Personalbasiskosten und Personalzusatzkosten (Albert 2009, 57 ff.): Personalbasiskosten ● stellen jenen Teil der Personalkosten dar, der in unmittelbarem Zusammenhang mit der betrieblichen Leistungserstellung steht. Zu den Personalbasiskosten gehören die direkte Vergütung oder der direkte 8 Personalverwaltungsmanagement 192 Lohn, also Löhne für geleistete Arbeitszeit, die unmittelbar der unternehmerischen Leistungserstellung zuzurechnen sind. Personalzusatzkosten ● bilden darüber hinaus jenen Teil der Personalkosten ab, der über die Personalbasiskosten hinausgeht und der nicht in unmittelbarem Zusammenhang mit der Leistungserstellung steht. Personalzusatzkosten beziehen sich auf bestimmte Zusatz- bzw. Sozialleistungen und sind entweder gesetzlich bedingt (z. B. Lohnfortzahlungen, Sozialabgaben, etc.) oder sie sind tariflich bedingt (z. B. Urlaubsgeld, Gratifikationen, etc.). Sie können darüber hinaus freiwillig gewährt werden (z. B. Fahrgeld- und Kantinenzuschüsse, etc.). Insbesondere unter dem Aspekt von internationalen Standortdiskussionen werden Personalkostenniveaus und Bestandteile von Personalzusatzkosten herangezogen, um Vorteile oder Nachteile von einzelnen Regionen und Ländern kenntlich zu machen. 8.3.3 Personalstatistik Im Rahmen der Personalstatistik werden schließlich auf der Basis von unternehmensinternen und unternehmensexternen Quellen Informationen mithilfe von Kennzahlen über die Personalstruktur, Personalbewegungen, Arbeitszeiten und sonstige, die Mitarbeiter eines Unternehmens betreffenden Tatbestände ermittelt (Jung 2008, 672 ff.): Personalstruktur ● beschreibt Informationen über die Zusammensetzung des Personals durch strukturbezogene Kennzahlen, wie z. B. die Arbeiter- und Angestellte nquote, die Führungs- und Frauenquote oder die Schwerbehinderten- und Ausländerquote, die Quote für ältere Arbeitnehmer oder die durchschnittliche Altersquote, schließlich Quoten für eine Betriebszugehörigkeit und Qualifizierung. Personalbewegungen ● , die über entsprechende Kennzahlen erfasst werden, betreffen den Ein- bzw. den Austritt von Mitarbeitern des Unternehmens sowie innerbetriebliche Veränderungen. Personalbewegungsbezogene Kennziffern sind z. B. Vorstellungs- und Einstellungsquote, Fluktuations- oder Versetzungsquote. Arbeitszeiterfassungen ● ergeben sich durch den Umstand bezahlter oder unbezahlter Ausfallzeiten sowie durch geleistete Überstunden. Arbeitszeitstatistiken werden über Kennziffern (z. B. Fehlzeitenquote, Krankheitsquote, Überstundenquote sowie Quoten der effektiven Arbeitszeit, etc.) ermittelt. Neben den vorbezeichneten Abrechnungswerken werden in der Personalverwaltungsarbeit folgende weitere Rechenwerke erstellt: Ein Sozialbericht , eine Humanvermögensrechnung und eine Sozialbilanz. Der Sozialbericht gibt Auskunft über freiwillige, betriebliche Leistungen und ein betriebliches Engagement im Sozialbereich, wie z. B. über den Umfang der betrieblichen Altersversorgung und Weiterbildung, über Betriebsveranstaltungen sowie Maßnahmen der Freizeitgestaltung der Mitarbeiter. Im Rahmen der Humanvermögensrechnung werden inputorientierte Konzepte, d. h. Aufwendungen des Unternehmens 8.4 Trends und Aufgaben 193 für Personal, sowie outputorientierte Konzepte, d. h. Anteile der menschlichen Leistungsfähigkeit am unternehmerischen Zielsystem, ermittelt. Mit einer Humanvermögensrechnung wird versucht, eine wertschöpfungsorientierte Rechnungslegung menschlicher Ressourcen eines Unternehmens vorzunehmen. Damit soll gleichzeitig auf das Humanvermögen als einem potenziellen, strategischen Erfolgsfaktor hingewiesen werden. Mit der Sozialbilanz schließlich wird die sozialpolitische Rolle eines Unternehmens dokumentiert. Mithilfe von Kosten-Nutzen-Relationen, bei denen der gesellschafts- und sozialpolitische Aspekt im Vordergrund steht, werden etwa soziale Kosten mit gesellschaftlich negativen Auswirkungen in Verbindung gebracht (z. B. Luftverschmutzung, Wasserverunreinigung, Lärmbelästigung, etc.) und dem sozialen Nutzen und seinen gesellschaftlich positiven Auswirkungen (z. B. Sozialleistungen, Kulturprogramme, Behindertenhilfe, etc.) gegenübergestellt. (Holtbrügge 2007, 228 ff.) 8.4 Trends und Aufgaben 8.4.1 Trends Im Zeichen eines umfassenden Wertschöpfungsmanagements und einer Orientierung an effektiver und effizienter Verwaltungsaufgabenerfüllung steht auch die Zukunft einer innovativen Administration des Personalmanagements. Zukunftsfähiges Personalverwaltungsmanagement bezieht deshalb Kalküle aus der Personalökonomik in die Gestaltung der Personalverwaltungselemente mit ein, um das Dienstleistungs- und Serviceverständnis der Personalverwaltungsabteilung zu optimieren und damit Kundennutzenerhöhungspotenziale und Trends im Personalverwaltungsmanagement ËVirtualisierung von Aufgaben der Personalverwaltung und Ausbildung von Service-Center-Funktionen ËOutsourcing von standardisierbaren Personalverwaltungsaufgaben Ë Integrationsorientierung im Personalcontrolling unter Berücksichtigung von selbstständigem Unternehmertum ËDienstleistungs- und Serviceverständnis im strategischen Personalverwaltungsmanagement Ë Transparenz und Kommunikation neuer Rechenwerke im Personalverwaltungsmanagement mit Fokus auf Humanvermögens- und Humanwertschöpfungsrechnungen ËUnternehmerische Orientierung im Personalverwaltungsmanagement überlagert die reine Ökonomisierung von Personalverwaltungsaufgaben Ë Kommunikation von KernverwaltungsleistungenË T re n d s 8 Personalverwaltungsmanagement 194 Kostensenkungspotenziale gleichermaßen realisieren zu können. Dies bedeutet eine Optimierung von Outsourcingprozessen der Personalverwaltung und eine Installierung bzw. Implementierung neuer bedarfsorientierter Rechenwerke, wie z. B. eine Wertschöpfungsrechnung. Ebenfalls wird die Implementierung eines integrierten Personalcontrollings sowie eine Virtualisierung funktionaler Personalaufgaben z. B. in Form von Self Service Centern erfolgen. 8.4.2 Aufgaben Nachfolgend werden einige Lösungshinweise zur umfassenden Bearbeitung der Aufgaben gegeben: Zunächst sollte bei der Bearbeitung der Aufgaben für das System der Perso- ● nalverwaltung und für Personalinformationssysteme die Struktur von Verwaltungsaufgaben und die Elemente des Verwaltungsmanagements interdependent und ganzheitlich aufgezeigt werden. Zweckmäßig ist es dann – unter Berücksichtigung informatorischer Grund- ● funktionen – das Problem des Datenschutzes aus unterschiedlichen Perspektiven zu beleuchten. Schließlich sollte die konstruktive Nutzung von Personalinformationssyste- ● men unter dem Aspekt mediengestützter Informationssysteme und einer Berücksichtigung innovativer Entwicklungen herausgearbeitet werden. Ergänzend sollten dann, unter Rekurs auf ein Grundlagenwissen aus der ● Kosten- und Leistungsrechnung sowie aus dem Fundus quantitativer Methoden, Transferbetrachtungen zum Personalmanagement, einschließlich neuerer Aufgaben zu Kapitel 8 [1] Nennen Sie allgemeine Ziele und Zwecke eines Systems der Personalverwaltung unter Berücksichtung von Personalinformationssystemen und unter dem Aspekt von Outsourcing-Potenzialen. [2] Welche Grundfunktionen und welche Komponenten kennzeichnen ein Personalinformationssystem? Skizzieren und diskutieren sie dabei das Problem von Datenschutz und verpflichtende Maßnahmen für ein Unternehmen. [3] Beschreiben Sie die Implementierung von Multimedia- Systemen, Mitarbeiterportalen und eines Wissensmanagements in Personalinformationssysteme. [4] Stellen Sie die Komponenten einer allgemeinen Lohnund Gehaltsabrechnung als Element des Personalrechnungswesens dar, ergänzend Personalkostenkategorien und die Struktur einer Personalkostenrechnung. [5] Erläutern Sie Form und Inhalt der Personalstatistik. A u fg a b e n 8.4 Trends und Aufgaben 195 Entwicklungen aus dem Rechnungswesen und dem Controlling, angestellt werden. Stichworte zu konkreten Lösungshinweisen für die Aufgaben von Kapitel 8 finden Sie auf Seite 204 f.

Chapter Preview

References

Zusammenfassung

Die komprimierten Darstellungen des Bandes nehmen den grundlegenden Lehrstoff des Personalmanagements auf und berücksichtigen aktuelle Entwicklungen in Personalwirtschaft und Personalarbeit. Neben den klassischen Personalfunktionen, wie Personalplanung, Personalbeschaffung, klassische und innovative Formen des Personaleinsatzes und Personalfreistellung, behandelt es neuere personalwirtschaftlich relevante Themen wie normatives und internationales Personalmanagement, Personalmarketing, Personalcontrolling und Outsourcing Management von Personalfunktionen.

- Personalmanagement: Begriffe, Aufgaben, Dimensionen

- Strategisches betriebliches Personalmanagement

- Personalplanung und Personalbeschaffung

- Personaleinsatz und Personalentlohnung

- Personalführung, Personalentwicklung und Personalförderung

- Personalfreistellung und Outsourcing Management

- Personalverwaltungsmanagement

Für Dozenten und Studierende der Wirtschaftswissenschaften in Bachelor- und Masterstudiengängen an Universitäten, Fachhochschulen und Berufsakademien.