39313.3 Leistungsprofil in der Bestandsphase 13.3.5 Vertragsverhandlung und Vertragsmonitoring Vertragsverhandlung Der Begriff des Verhandelns umfasst nicht nur den Kern rechtlich relevanter Verträge, sondern jede Art kommunikativer Strategie, die zu einem von beiden Seiten akzeptiertem Ergebnis führen soll. Vertragsverhandlungen erfordern oft unmittelbares und schnelles Eingehen auf neue Situationen da sie oft eine überraschende Wendung nehmen. Gerade in schwierigen Mietvertragsverhandlungen zählen oft rechtliche Argumente nur zu einem geringen Anteil, sodass Persönlichkeit und Verhandlungsgeschick oft ausschlaggebend für eine positive Einigung. Schwierigen Vertragsverhandlungen werden oft erst zu einer gemeinsamen Richtung gestaltet wenn, nicht nur mit logischen Argumenten an die Sache herangegangen wird, sondern die Befindlichkeiten aller Beteiligten ernst genommen werden und versucht wird damit zu arbeiten.75 Voraussetzungen sind somit neben dem juristischen und kaufmännischen Sachverstand, dass man sich in die Gegenpartei versetzt und Szenarien bildet. Leitlinien der Vertragsverhandlung, Vertragsdesign und Vertragsdurchführung werden durch die Vertragsorganisation bestimmt. Bei Vertragsverhandlungen in der Praxis gilt es vor allem, Verhandlungsmacht auszutarieren und Wissensüberlegenheit mit den langfristigen Vertragszielen in Einklang zu bringen. Bei geschickter Verhandlung wird austariert wie weit der Vertragspartner gehen kann ohne dass es ihm aus wirtschaftlichen Gründen unmöglich wird, den Vertrag zu erfüllen.76 Um erfolgreiche Vertragsverhandlungen zu führen sollten vor allem die eigenen Ziele definiert und bekannt sein sowie die Vorbereitung einer Verhandlungsstrategie. Dazu kommen Fähigkeiten die Perspektive wechseln zu können und die eigene Position und das Verständnis für die Perspektiven der anderen überzeugend darstellen zu können.77 Gute Vorbereitung und genügend Know-how helfen dabei einschätzen zu können: Wo besteht Verhandlungsspielraum? • Welche Positionen sind umstritten, dass an ihnen der Vertrag scheitern könnte? • Welche Positionen lohnen keine weitere Verhandlung? • Wie war der Verhandlungsverlauf bisher? • Ist es an der Zeit, die Vertrauensbasis dadurch auszubauen, dass man die eigene Verhand- • lungsposition schützen muss? In Bezug auf Mietverträge sind gerade in Zeiten professioneller Vermietung und Vermarktung Handelsregisterauszüge einzuholen um erste Informationen über den potenziellen Mieter zu bekommen, beispielsweise ob dieser überhaupt berechtigt ist den Vertrag zu schließen. Internetdienste bieten an, Informationen über die Bonität des Mieters zu erhalten. Internetauftritte von Firmen können ebenfalls Aufschluss über gesetzliche und wirtschaftliche Verfassung geben.78 Vertragsmonitoring Die systematische Erfassung aller Arten von Verträgen dient dazu, festzustellen, welche Leistungen zu welchen Kosten und Qualitätsvereinbarungen erbracht werden.79 Allerdings muss vor der Archivierung geprüft werden, welche Informationen für noch folgende Projekte von Nutzen sein können. Diese Informationen gehören dann in eine so genannte Wissensdatenbank. Vorher sind noch Aufbewahrungsfristen zu prüfen, da bei manchen rechtlich relevanten Sachverhalten unterschiedliche Fristen gelten.80 Verträge häufen sich im Laufe der Jahre an, 75 Vgl. Heussen, B. (1997), S. 20 ff. 76 Vgl. Hellerforth, M. (2006), S. 128 f. 77 Vgl. Heussen, B. (1997), S. 29. 78 Vgl. Schmidt, J. (2006), S. 157. 79 Vgl. ebenda, S. 123. 80 Vgl. Gondring, H./Wagner T. (2007), S. 101. 394 13 Real Estate Asset Management in der Bestandsphase sie sind teilweise mehrere Jahre alt und mit Preisklauseln ausgestattet. Zudem kann sich die Vertragsbasis geändert haben oder Leistungen mittlerweile doppelt vergeben worden oder überflüssig geworden sein. Unter diesen Umständen bietet es sich an Verträge unmittelbar nach Abschluss mit Hilfe von EDV Lösungen zu sammeln und zu strukturieren, sodass jeder Mitarbeiter Zugang hat und die Überwachung einfacher fällt. Hierzu sind zu beachten: die Differenzierung der vereinbarten Leistungen der Vertragspartner, • die Aufnahme der erforderlichen Leistungen, • die Durchführung eines Soll-/Ist Abgleichs der Leistungen, • die Prüfung der Qualität der gegenwärtigen Leistungen sowie • der Check der Einhaltung der Leistungszyklen. • 81 Dies alles dient dem Vergleich der Bewertung der unterschiedlichen Verträge in Bezug zur Qualität und Quantität der durchgeführten Leistungen und daraus resultierend dem Aufzeigen möglicher Optimierungspotenziale.82 13.3.6 Koordination der Dienstleister und Berater Innerhalb der Gesamtverantwortung des Real Estate Asset Management als Eigentümervertreter müssen klare Regelungen für Verantwortlichkeiten im Zusammenspiel mit den übrigen Dienstleistern und Beratern geregelt sein. Gerade bei Vertragsabschlüssen in denen es um komplexe Dienstleistungspakete geht, müssen Kündigungsfristen beziehungsweise Endfristen der Verträge mit anderen Dienstleistern beachtet werden wie auch die Tatsache dass eine Kontinuität der Leistung gegeben sein muss.83 Das Budget ist der maßgebliche Limitierungs faktor für die Vergabe von Leistungspaketen im Rahmen des Real Estate Asset Management. In diesem Zusammenhang sollte beispielsweise Zeitdauer der Bindung und Summe der entstehenden Verbindlichkeit die Zuweisung von immobilienspezifischen Entscheidungskompetenzen regeln.84 Denkbar wäre, dass Entscheidungen, die über gewissen Budgetvereinbarungen liegen, durch den Property Manager vorbereitet werden und dem Real Estate Asset Managements zur Entscheidung vorgelegt werden.85 Diese Regelungen gelten sowohl für technische, wirtschaftliche, rechtliche und steuerrechtliche Lösungen. Zudem werden die Regelungen für Verantwortlichkeiten die dem Real Estate Asset Management von Eigentümerseite übertragen wurden, auf unterstützende Berater oder Dienstleister wie beispielsweise Makler übertragen und angepasst mit der Absicht, im Haftungsfall klare Strukturen, Zuweisungen und eben Verantwortlichkeiten zu erreichen. Im Rahmen des Real Estate Asset Managements werden somit Regelungen und Vereinbarungen herausgegeben die bei der Arbeit mit Verträgen vor allem im Bereich Vertragsabschluss klare Strukturen schaffen. Um vorbereitende Vertragsarbeiten zu strukturieren, bietet es sich an Meilensteine zu setzen. Sie helfen dabei den Mitarbeitern die Ziele des Vertrags und den Weg dorthin bekannt und nachvollziehbar zu machen. Meilensteine können beispielsweise sein eine Programmerstellung für den Vertrag, Vertragsvorbereitung, Vertragsdurchführung, Vertragscontrolling, etc.86 Neben der übersichtlichen Darstellung des Vertragsvorhabens helfen Budgetvereinbarungen sowie Zeitdauerbegrenzungen abzuschließender Verträge, 81 Vgl. Hellerforth, M. (2006), S. 123. 82 Vgl. ebenda, S. 123. 83 Vgl. ebenda, S. 122. 84 Vgl. Straßheimer, P. (1999), S. 271. 85 Vgl. ebenda, S. 331. 86 Vgl. Hellerforth, M. (2006), S. 130 f.