39313.3 Leistungsprofil in der Bestandsphase
13.3.5 Vertragsverhandlung und Vertragsmonitoring
Vertragsverhandlung
Der Begriff des Verhandelns umfasst nicht nur den Kern rechtlich relevanter Verträge, sondern
jede Art kommunikativer Strategie, die zu einem von beiden Seiten akzeptiertem Ergebnis führen
soll. Vertragsverhandlungen erfordern oft unmittelbares und schnelles Eingehen auf neue Situationen da sie oft eine überraschende Wendung nehmen. Gerade in schwierigen Mietvertragsverhandlungen zählen oft rechtliche Argumente nur zu einem geringen Anteil, sodass Persönlichkeit und Verhandlungsgeschick oft ausschlaggebend für eine positive Einigung. Schwierigen
Vertragsverhandlungen werden oft erst zu einer gemeinsamen Richtung gestaltet wenn, nicht
nur mit logischen Argumenten an die Sache herangegangen wird, sondern die Befindlichkeiten
aller Beteiligten ernst genommen werden und versucht wird damit zu arbeiten.75
Voraussetzungen sind somit neben dem juristischen und kaufmännischen Sachverstand, dass
man sich in die Gegenpartei versetzt und Szenarien bildet. Leitlinien der Vertragsverhandlung,
Vertragsdesign und Vertragsdurchführung werden durch die Vertragsorganisation bestimmt.
Bei Vertragsverhandlungen in der Praxis gilt es vor allem, Verhandlungsmacht auszutarieren und Wissensüberlegenheit mit den langfristigen Vertragszielen in Einklang zu bringen.
Bei geschickter Verhandlung wird austariert wie weit der Vertragspartner gehen kann ohne
dass es ihm aus wirtschaftlichen Gründen unmöglich wird, den Vertrag zu erfüllen.76 Um
erfolgreiche Vertragsverhandlungen zu führen sollten vor allem die eigenen Ziele definiert
und bekannt sein sowie die Vorbereitung einer Verhandlungsstrategie. Dazu kommen Fähigkeiten die Perspektive wechseln zu können und die eigene Position und das Verständnis für
die Perspektiven der anderen überzeugend darstellen zu können.77 Gute Vorbereitung und
genügend Know-how helfen dabei einschätzen zu können:
Wo besteht Verhandlungsspielraum? •
Welche Positionen sind umstritten, dass an ihnen der Vertrag scheitern könnte? •
Welche Positionen lohnen keine weitere Verhandlung? •
Wie war der Verhandlungsverlauf bisher? •
Ist es an der Zeit, die Vertrauensbasis dadurch auszubauen, dass man die eigene Verhand- •
lungsposition schützen muss?
In Bezug auf Mietverträge sind gerade in Zeiten professioneller Vermietung und Vermarktung
Handelsregisterauszüge einzuholen um erste Informationen über den potenziellen Mieter zu
bekommen, beispielsweise ob dieser überhaupt berechtigt ist den Vertrag zu schließen. Internetdienste bieten an, Informationen über die Bonität des Mieters zu erhalten. Internetauftritte von
Firmen können ebenfalls Aufschluss über gesetzliche und wirtschaftliche Verfassung geben.78
Vertragsmonitoring
Die systematische Erfassung aller Arten von Verträgen dient dazu, festzustellen, welche Leistungen zu welchen Kosten und Qualitätsvereinbarungen erbracht werden.79 Allerdings muss
vor der Archivierung geprüft werden, welche Informationen für noch folgende Projekte von
Nutzen sein können. Diese Informationen gehören dann in eine so genannte Wissensdatenbank. Vorher sind noch Aufbewahrungsfristen zu prüfen, da bei manchen rechtlich relevanten
Sachverhalten unterschiedliche Fristen gelten.80 Verträge häufen sich im Laufe der Jahre an,
75 Vgl. Heussen, B. (1997), S. 20 ff.
76 Vgl. Hellerforth, M. (2006), S. 128 f.
77 Vgl. Heussen, B. (1997), S. 29.
78 Vgl. Schmidt, J. (2006), S. 157.
79 Vgl. ebenda, S. 123.
80 Vgl. Gondring, H./Wagner T. (2007), S. 101.
394 13 Real Estate Asset Management in der Bestandsphase
sie sind teilweise mehrere Jahre alt und mit Preisklauseln ausgestattet. Zudem kann sich die
Vertragsbasis geändert haben oder Leistungen mittlerweile doppelt vergeben worden oder
überflüssig geworden sein. Unter diesen Umständen bietet es sich an Verträge unmittelbar
nach Abschluss mit Hilfe von EDV Lösungen zu sammeln und zu strukturieren, sodass jeder
Mitarbeiter Zugang hat und die Überwachung einfacher fällt. Hierzu sind zu beachten:
die Differenzierung der vereinbarten Leistungen der Vertragspartner, •
die Aufnahme der erforderlichen Leistungen, •
die Durchführung eines Soll-/Ist Abgleichs der Leistungen, •
die Prüfung der Qualität der gegenwärtigen Leistungen sowie •
der Check der Einhaltung der Leistungszyklen. • 81
Dies alles dient dem Vergleich der Bewertung der unterschiedlichen Verträge in Bezug zur
Qualität und Quantität der durchgeführten Leistungen und daraus resultierend dem Aufzeigen möglicher Optimierungspotenziale.82
13.3.6 Koordination der Dienstleister und Berater
Innerhalb der Gesamtverantwortung des Real Estate Asset Management als Eigentümervertreter müssen klare Regelungen für Verantwortlichkeiten im Zusammenspiel mit den übrigen
Dienstleistern und Beratern geregelt sein. Gerade bei Vertragsabschlüssen in denen es um
komplexe Dienstleistungspakete geht, müssen Kündigungsfristen beziehungsweise Endfristen
der Verträge mit anderen Dienstleistern beachtet werden wie auch die Tatsache dass eine Kontinuität der Leistung gegeben sein muss.83 Das Budget ist der maßgebliche Limitierungs faktor
für die Vergabe von Leistungspaketen im Rahmen des Real Estate Asset Management.
In diesem Zusammenhang sollte beispielsweise Zeitdauer der Bindung und Summe der
entstehenden Verbindlichkeit die Zuweisung von immobilienspezifischen Entscheidungskompetenzen regeln.84 Denkbar wäre, dass Entscheidungen, die über gewissen Budgetvereinbarungen liegen, durch den Property Manager vorbereitet werden und dem Real Estate
Asset Managements zur Entscheidung vorgelegt werden.85 Diese Regelungen gelten sowohl
für technische, wirtschaftliche, rechtliche und steuerrechtliche Lösungen. Zudem werden die
Regelungen für Verantwortlichkeiten die dem Real Estate Asset Management von Eigentümerseite übertragen wurden, auf unterstützende Berater oder Dienstleister wie beispielsweise
Makler übertragen und angepasst mit der Absicht, im Haftungsfall klare Strukturen, Zuweisungen und eben Verantwortlichkeiten zu erreichen.
Im Rahmen des Real Estate Asset Managements werden somit Regelungen und Vereinbarungen herausgegeben die bei der Arbeit mit Verträgen vor allem im Bereich Vertragsabschluss
klare Strukturen schaffen. Um vorbereitende Vertragsarbeiten zu strukturieren, bietet es sich
an Meilensteine zu setzen. Sie helfen dabei den Mitarbeitern die Ziele des Vertrags und den
Weg dorthin bekannt und nachvollziehbar zu machen. Meilensteine können beispielsweise
sein eine Programmerstellung für den Vertrag, Vertragsvorbereitung, Vertragsdurchführung,
Vertragscontrolling, etc.86 Neben der übersichtlichen Darstellung des Vertragsvorhabens
helfen Budgetvereinbarungen sowie Zeitdauerbegrenzungen abzuschließender Verträge,
81 Vgl. Hellerforth, M. (2006), S. 123.
82 Vgl. ebenda, S. 123.
83 Vgl. ebenda, S. 122.
84 Vgl. Straßheimer, P. (1999), S. 271.
85 Vgl. ebenda, S. 331.
86 Vgl. Hellerforth, M. (2006), S. 130 f.
Chapter Preview
References
Zusammenfassung
Asset Management ist das beherrschende Thema der immobilienwirtschaftlichen Fachöffentlichkeit seit Anfang 2006. Grund für diese beachtliche Entwicklung ist die dominierende Präsenz ausländischer Investoren auf dem deutschen Immobilienmarkt in der jüngeren Vergangenheit. Diese Investoren - zumeist aus dem angelsächsischen Raum - importierten gleichermaßen ein neues Anspruchsdenken, was die professionelle Betreuung von Immobilien betrifft. Ausgehend von dem Asset Management-Ansatz aus der Finanzwirtschaft wird das aktive Wertmanagement der Immobilien nach international kompatiblen Standards erwartet. Diese Entwicklung bedeutet auch einen kontinuierlichen Reifeprozess der Assetklasse Immobilie als kapitalmarktfähige Anlage. Die immer stärkeren Auswirkungen der globalen Finanzmärkte (vgl. Subprime-Krise) erfordern ein professionelles Asset Management für Immobilien auch in Deutschland.
Dieses Handbuch stellt das komplexe Thema in übersichtlicher und umfassender Form dar.
- Begriffsdefinition und Einordnung
- Ziele und Aufgaben
- Der Wertschöpfungsprozess
- Theoretische Grundlagen
- Immobilien und Kapitalmarkt
- Aspekte der Bewertung und Bilanzierung
- Performancemessung für Immobilienportfolios
- Investment- und Wertschöpfungsstrategien
- Risikomanagement für Immobilien
- Controlling und Reporting
- Informationsmanagement und Informationstechnologie
- Real Estate Asset Management in der Investment-Phase
- Real Estate Asset Management in der Bestandsphase
- Real Estate Asset Management in der Exit-Phase
- Markt und Wettbewerb im Real Estate Asset Management
- Anbieter Real Estate Asset Management
- Immobilienkennzahlen und Formeln
Prof. Dr. oec. Hanspeter Gondring FRICS, Studiengangsleiter Immobilienwirtschaft im Institut für Finanzwirtschaft an BA Stuttgart/University of Cooperative Education und wissenschaftlicher Leiter der ADI Akademie der Immobilienwirtschaft.
Dipl.-Kfm. Thomas Wagner, MRICS war über 8 Jahre Leiter des Bestands- und Portfoliomanagements bei der Union Investment
Real Estate AG. Seit 2005 betreut er internationale Investoren in den Bereichen Asset Management und Investment Management.
Das Buch richtet sich in erster Linie an Praktiker, die ihr Wissen in diesem Bereich erweitern wollen. Hier kommen insbesondere Mitarbeiter und Führungskräfte von Unternehmen in Betracht, die mittelbar oder unmittelbar mit Asset Management Themen konfrontiert sind, d.h. Immobilienverwalter, Projektentwickler, Immobilien-Berater, Makler, Fonds, Immobilien-AGs etc.
Es richtet sich aber auch an Studenten immobilienwirtschaftlicher Studiengänge und Teilnehmer von Aufbaustudiengängen bzw. Weiterbildungslehrgängen.