386 13 Real Estate Asset Management in der Bestandsphase Maßnahmen getroffen werden, um das Gesamtbudget einhalten zu können. Zum Teil können Auswirkungen auf das Budget sogar ganz vermieden werden, denn Änderungen einzelner Prämissen bei der Szenariokonstruktion im Laufe der Bestandsphase sind schon rechtzeitig, bevor sie ihre Wirkung entfalten, erkennbar. Typisches Beispiel hierfür sind gesetzliche Änderungen der Rahmenbedingungen. 13.3.4 Vertragsmanagement 13.3.4.1 Verträge mit Asset Managern oder Maklern im Rahmen der Vermietung Bei der Beauftragung eines Asset-Managers bzw. Maklers, die grundsätzlich schriftlich erfolgen sollte, gilt es in einem Vertrag folgende Sachverhalte zu regeln, um eine erfolgreiche Vermietung des Objektes sicherzustellen. Auch die Beauftragung eines Asset-Managers enthält zumeist einen Maklervertrag. 53 Vgl. Radke, M. (1989), S. 291 ff. Net Opera?ng Income Actual 07/2007-06/2008 Budget 07/2008-06/2009 Budget 3rd Q 2008 Budget 4th Q 2008 Budget 1st Q 2009 Budget 2nd Q 2009 Comment Rent 1.094.918 1.127.766 273.730 273.730 290.153 290.153 Index escala?on 6% from Jan. 2009 Other Income 0 0 0 0 0 0 (1) Total Income 1.094.918 1.127.766 273.730 273.730 290.153 290.153 Real Estate Tax 14.820 14.820 3.705 3.705 3.705 3.705 Street Cleaning 0 0 0 0 0 0 Drainage Charges 0 0 0 0 0 0 Other Public Charges 0 0 0 0 0 0 Subtotal Public Charges 14.820 14.820 3.705 3.705 3.705 3.705 Building Insurance 7.409 7.409 1.852 1.852 1.852 1.852 Liablity Insurance 0 1.513 0 1.513 0 0 Subtotal Insurance 7.409 8.922 1.852 3.365 1.852 1.852 Water 0 0 0 0 0 0 Electricity 0 0 0 0 0 0 Subtotal U?li?es 0 0 0 0 0 0 Minor Building Works 0 10.000 2.500 2.500 2.500 2.500 Facade cleaning and repairs Maintenance Other 0 0 0 0 0 0 Subtotal Maintenance & Repair 0 10.000 2.500 2.500 2.500 2.500 Major Building Works 0 65.000 0 0 65.000 0 Roof repairs as recommended CAPEX Other 0 0 0 0 0 0 Subtotal CAPEX 0 65.000 0 0 65.000 0 Property Management 15.000 13.303 3.750 3.750 2.902 2.902 Change of property management agent from Jan. 2009 Cleaning Services 0 0 0 0 0 0 Subtotal Services 15.000 13.303 3.750 3.750 2.902 2.902 Other Non Recoverables 0 0 0 0 0 0 Subtotal Other Non Recoverables 0 0 0 0 0 0 (2) Total Non Recoverable Costs 37.229 112.045 11.807 13.320 75.959 10.959 (3) Net Opera?ng Income 1.057.689 1.015.720 261.922 260.409 214.194 279.194 Retail Scheme XYZ - Budget 07/2008 - 06/2009 Amounts in EUR net without VAT Rental Income Non Recoverable Costs Musterbudget NOI eines EinzelhandelsobjektsAbbildung 179: 38713.3 Leistungsprofil in der Bestandsphase Im Folgenden wird im Wesentlichen auf die kaufmännisch relevanten Punkte abgestellt. Hierzu gehört die Erarbeitung eines Vermietungskonzeptes, insbesondere die Darstellung der Objektpositionierung, der angestrebten Mieterstruktur, des Makro- und Mikromarktes und der Akquisitionsmaßnahmen. Des Weiteren muss durch den Auftragnehmer dargestellt werden, welche Miethöhe er für die jeweiligen Flächen für marktgerecht und erzielbar hält.54 Sofern der Auftragnehmer auch für die Anwendung der Kommunikationsinstrumente und Durchführung sämtlicher Werbemaßnahmen verantwortlich sein soll, ist dies auch im Leistungsbild festzuhalten, ebenso wenn dieser für die Erstellung von Vermietungsunterlagen verantwortlich ist. Wesentlich ist die Darstellung der eigentlichen Aufgaben des Auftragnehmers, nämlich die Anbahnung von Kontakten zu potenziellen Mietern, die Durchführung der Besichtigung sowie – insbesondere beim Asset-Manager – das unterschrifts reife Verhandeln der Mietverträge. Beim Asset-Manager kommt dann als wesentliche Aufgabe noch die Maklerkoordination hinzu. Der Auftragnehmer sollte darüber hinaus auch für die Begleitung des Mieters bis zu seinem Erstbezug verantwortlich sein. Ebenso sollte er Informationen zur Bonität des potenziellen Mieters beschaffen. Eine wesentliche Aufgabe des Auftragnehmers sollte auch darin bestehen, die Ausbauwünsche des Mieters mit den Vorstellungen des Vermieters übereinzubringen und mögliche Umbaumaßnahmen zu begleiten. Der Auftraggeber muss im Vertrag verpflichtet 54 Vgl. Vogel, L., Wittkop, C. (2006), S. 415. Service Charge Balance Actual 07/2007-06/2008 Budget 07/2008-06/2009 Budget 3rd Q 2008 Budget 4th Q 2008 Budget 1st Q 2009 Budget 2nd Q 2009 Comment 000000xaT etatsE laeR 07070707082082gninaelC teertS 007.3007.3007.3007.3008.41009.41segrahC eganiarD 000000segrahC cilbuP rehtO Subtotal Public Charges 15.180 15.080 3.770 3.770 3.770 3.770 Building Insurance 0 0 0 0 0 0 Liablity Insurance 0 0 0 0 0 0 Subtotal Insurance 0 0 0 0 0 0 Water 2.750 2.200 550 550 550 550 Electricity 5.200 4.800 1.200 1.200 1.200 1.200 Subtotal U?li?es 7.950 7.000 1.750 1.750 1.750 1.750 Minor Building Works 0 0 0 0 0 0 Maintenance Other 0 0 0 0 0 0 Subtotal Maintenance & Repair 0 0 0 0 0 0 Major Building Works 0 0 0 0 0 0 CAPEX Other 0 0 0 0 0 0 Subtotal CAPEX 0 0 0 0 0 0 Property Management 0 0 0 0 0 0 Cleaning Services 0 0 0 0 0 0 Subtotal Services 0 0 0 0 0 0 Other Recoverables 0 0 0 0 0 0 Subtotal Other Recoverables 0 0 0 0 0 0 (1) Total Recoverable Costs 23.130 22.080 5.520 5.520 5.520 5.520 (2) Service Charge Adv. Paymts. 17.793 17.793 4.448 4.448 4.448 4.448 Balance Service Charges / Adv. Paymts. -5.337 -4.287 -1.072 -1.072 -1.072 -1.072 Advance Payments from Tenants Recoverable Costs Retail Scheme XYZ - Budget 07/2008 - 06/2009 Amounts in EUR net without VAT Musterbudget Service Charge Balance eines EinzelhandelsobjektsAbbildung 180: 388 13 Real Estate Asset Management in der Bestandsphase werden, dem Auftragnehmer die benötigten Unterlagen zur Verfügung zu stellen, und insbesondere bedarf es der Honorarregelung. Weitere wichtige Aspekte sind hier: Kostentragung: In diesem Zusammenhang ist auch zu regeln, wer die Kosten für die Wer- • bemaßnahmen trägt. In der Regel wird dies der Auftraggeber sein. Haftung: Darüber hinaus gilt es eine Regel zu treffen für die Haftung des Auftragnehmers • gegenüber dem Auftraggeber (bei Pflichtverletzung). Ein wesentlicher zu regelnder Punkt ist darüber hinaus die Vertragsdauer bzw. Kündigungsmöglichkeit des Vermietungsvertrages. Hier empfiehlt es sich, auf einer Regelung zu bestehen, die ein kurzfristiges Agieren des Auftraggebers, ohne eine Schadenersatzpflicht auszulösen, ermöglicht. Die relativ kurze Vertragsdauer bzw. kurzfristige Kündigungsmög lichkeit ist wichtig, um die Motivation des Asset-Managers bzw. Maklers hoch zu halten. Sowohl der Asset-Manager als auch der Makler muss registrieren, dass das ausschließliche „Mitführen“ des Objektes in seiner Kartei und das Hoffen auf Zufallserfolge zu einer kurzfristigen Vertragsbeendigung führen wird. Des Weiteren ist dies insofern von Bedeutung als ein bereits gekündigter Vertrag immer zu einer suboptimalen Bearbeitung seitens des Auftragnehmers führen wird. Daher sollte die Kündigungsfrist nicht zu lang gewählt werden. Auf der anderen Seite sollte die Vertragsdauer lang genug sein, damit der Auftragnehmer die Chance hat, sich ordentlich einzuarbeiten und er keine Bedenken haben muss, dass der Auftrag bereits abgelaufen ist, wenn das Objekt dann ordentlich durch ihn am Markt positioniert worden ist.55 13.3.4.2 Gewerbemietverträge In diesem Abschnitt werden beispielhaft wesentliche Regelungen dargestellt, die in Mietverträgen für Büro- und Einzelhandelsflächen zu treffen sind. Wesentliche Regelungen für Mietverträge im Allgemeinen Nach Nennung der korrekten Mietvertragsparteien und deren unterschriftsberechtigten Vertretern sollte der Gegenstand des Mietvertrages möglichst genau im Vertrag definiert sein. Bei der ausgewiesenen Mietfläche ist darauf zu achten, dass die gewählte Berechnungsmethode vermerkt ist. In der Praxis wird immer stärker auf die gif-Richtlinie Bezug genommen. Anders als im Wohnraummietrecht, für das das Miethöhegesetz (MHG) gilt, sieht das gewerbliche Mietrecht keine Regelungen für Mietzinssteigerung für den Vermieter vor, es sei denn, hierfür existiert eine ausdrückliche Vereinbarung im Mietvertrag. Üblich sind Mietzinssteigerungen in Form von Staffelmieten, z. B. eine 5 %ige Mieterhöhung alle drei Jahre, die bereits betragsmä- ßig im Mietvertrag ausgewiesen ist, sowie Wertsicherungsklauseln (Preisklauseln). Bei einer Wertsicherungsklausel verändert sich der Mietzins automatisch, wenn sich der Wertmesser (z. B. Lebenshaltungskostenindex) verändert hat. Bei diesen Wertsicherungs klauseln besteht sowohl die Möglichkeit der Anpassung des Mietzinses um 100 % bei Veränderung des Wertmessers als auch unterproportionale Anpassungen, z. B. in Höhe von 70 % der Indexveränderung. Im Bürobereich sind 70 bis 100 % Mietanpassung bezogen auf die Indexveränderung üblich. Die Miete wird dabei jährlich oder erst bei Erreichen bestimmter Grenzen der Indexveränderungen (z. B. fünf oder zehn Prozent oder Punkte) angepasst.56 Die im angelsächsischen Raum üblichen Anpassungen an die jeweilige Marktmiete sind in Deutschland noch nicht sehr häufig zu finden, sind aber insbesondere für unter Marktniveau 55 Vgl. Vogel, L., Wittkop, C. (2006), S. 416. 56 Vgl. ebenda, S. 417. 38913.3 Leistungsprofil in der Bestandsphase vermietete Objekte sehr interessant. Gerade diese haben dann gutes Wertsteigerungspotenzial bei Umsetzung der Marktanpassung – jedenfalls bei steigenden Märkten. In recht volatilen Märkten, wie z. B. Frankfurt, können solche Anpassungen wesentliche Wertänderungen zur Folge haben. Wird keine explizite Regelung im Mietvertrag getroffen, hat der Vermieter die Nebenkosten zu tragen. Daher ist eine genaue Regelung im Mietvertrag notwendig, die definiert, welche Nebenkosten der Mieter zu tragen hat. Häufig werden wesentliche Nebenkostenarten, soweit sie nicht vom Mieter unmittelbar beglichen oder nach Verbrauch ermittelt werden, im Verhältnis der angemieteten Fläche zur gesamten Fläche auf die Mieter umgelegt. Insbesondere von Großmietern wird häufig verlangt, dass die umlegbaren Nebenkosten der Höhe nach begrenzt werden. Für Büroimmobilien sollte darauf geachtet werden, dass die Hausverwaltungskosten in der tatsächlich anfallenden Höhe umlegbar sind.57 In Abhängigkeit von der Marktlage sind mehr oder weniger Nebenkosten auf den Mieter umlegbar. In der neueren Rechtsprechung sind allerdings die Umlagemöglichkeiten der Vermieter bei Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten eingeschränkt worden. Ein sog. Triple-Net- Mietvertrag, der alle Nebenkosten sowie insbesondere auch Instandhaltungskosten an „Dach und Fach“ umlegbar macht, gibt es eher selten und wenn dann meist nur bei längerfristigen Sale-and-Leaseback-Transaktionen. Zur Absicherung der Ansprüche des Vermieters kann dieser die Stellung einer Barkaution oder einer Bürgschaft im Vertrag vereinbaren. Darüber hinaus ist zu erwähnen, dass der Vermieter als Sicherheit für seine Ansprüche auch ein Anrecht auf die vorn Mieter angebrachten Gegenstände hat (Vermieterpfandrecht). Die Höhe der Kaution, die in der Regel bei drei Monatsbruttomieten liegt, ist im Wesentlichen Ergebnis der Verhandlungsstärken der Vertragspartner. Grundsätzlich sind die Parteien frei in der Bestimmung der Vertragslaufzeit. Wird ein Mietvertrag für eine längere Laufzeit als 30 Jahre abgeschlossen, so kann jede Partei nach 30 Jahren das Mietverhältnis unter Beachtung der gesetzlichen Kündigungsfrist kündigen. Wertsicherungsklauseln sind nur wirksam, wenn der Vermieter im Mietvertrag mindestens zehn Jahre gebunden ist, entweder über einen 10-Jahresvertrag oder einen 5-Jahresvertrag mit einer mieterseitigen Verlängerungsoption mit mindestens gleicher Laufzeit. Die fest vereinbarte Laufzeit liegt im Büro- und Einzelhandelsimmobiliensektor zumeist zwischen fünf und 15 Jahren. Besonders vorteilhaft sind für Mieter Regelungen, dass Optionen auch nur für Teilflächen ausübbar sind. Aus Vermietersicht ist hier zu beachten, dass keine Flächenzuschnitte dadurch entstehen, die die leer gezogenen Flächen für eine Nutzung unmöglich machen.58 Im BGB ist ebenfalls das so genannte Pachtverhältnis geregelt. Ein Pachtvertrag kann sich auf Sachen und Rechte beziehen und dem Pächter wird zum Gebrauch der Sache auch die Fruchtziehung überlassen. In Pachtverträgen können auch mietrechtliche Regelungen Anwendung finden, beispielsweise zur Erhaltung und Übernahme des Inventars. Die Kündigungsfrist ist (gesetzlich) gemäß § 584 Abs. 1 BGB nur für den Schluss eines Pachtjahrs zulässig; schließlich besitzt der Pächter das in § 540 Abs. 1 BGB bestimmte Sonderkündi gungs rechte für den Fall der rechtswidrigen Verweigerung der Zustimmung zur Unterverpachtung nicht zu.59 Typisches Beispiel für einen Pachtvertrag ist die Nutzung einer Gaststätte mit Inventar. Das Inventar beim Immobilienpachtvertrag kann beispielsweise eine Maschine, Küche oder Möbel sein. 57 Vgl. Vogel, L., Wittkop, C. (2006), S. 417. 58 Vgl. ebenda, S. 418. 59 Vgl. Schmidt, J. (2006), S. 183. 390 13 Real Estate Asset Management in der Bestandsphase Als wesentliche Unterschiede zur Miete kann man die Instandhaltungspflichten und die oben genannten Kündigungsfristen nennen.60 Im Gegensatz zur Betriebspflicht hat der Gesetzgeber für den Konkurrenzschutz entschieden, dass ein gewerblicher Mieter Anspruch darauf hat, dass der Vermieter auf dem gleichen Grundstück oder falls es ihm gehört auch auf dem Nachbargrundstück keinen Konkurrenzbetrieb zulässt.61 Dieser aus dem Gesetz abgeleitete Konkurrenzschutz nennt sich „immanenter Konkurrenzschutz“ und bezieht sich nur auf das Hauptsortiment des Mieters. Die beiden Vertragsparteien können jederzeit vertraglich eine andere Vereinbarung treffen. Artikel die einen Anteil am Gesamtumsatz von 5 % nicht übersteigen gehören nicht zum Hauptsortiment und sind somit Nebenartikel für die kein Konkurrenzschutz besteht.62 Für den Fall, dass der Vermieter dem Mieter keinen immanenten Konkurrenzschutz geboten hat, somit dagegen verstößt entstehen Forderungen gegenüber dem Vermieter. Der Mieter kann den Mietvertrag fristlos, außerordentlich kündigen, wenn die dortigen Voraussetzungen eines erfolglosen Ablaufs einer zur Abhilfe bestimmten angemessenen Frist oder einer erfolglosen Abmahnung gegeben sind. Des Weiteren kann er Schadensersatz geltend machen, dieser Schaden richtet sich dann grundsätzlich nach den Umsatzeinbußen.63 Normalerweise wird der Mietzins ohne Ausweisung der Mehrwertsteuer erhoben, da nach § 4 Nr. 12 a UStG Mieteinkünfte grundsätzlich umsatzsteuerfrei sind. Dennoch ist es für den Vermieter möglich nach § 9 (1) UstG zur Umsatzsteuer zu optieren.64 Dies eröffnet den Weg zum Vorsteuerabzug nach § 15 UstG. Dieser Vorsteuerabzug ist wiederum abhängig davon, dass die Vermietungsleistungen steuerpflichtig sind und dies auch für die nächsten zehn Jahre bleiben. Im Falle, dass innerhalb dieser zehn Jahre maßgebliche Änderungen in den Vermietungsverhältnissen und beispielsweise ein Wechsel zur vollständigen oder teilweisen steuerfreien Vermietung stattfindet, ist der Vorsteuerabzug für bestimmte bezogene Leistungen des Immobilieneigentümers (zum Beispiel Herstellungskosten oder Erhaltungsaufwand) nachträglich zeitanteilig zu kürzen. Die genannten Vorgänge sind zwar ebenso wie die oben genannte laufende Vermietung grundsätzlich steuerfrei nach § 4 Nr. 9a UstG, jedoch kann zur Steuerpflicht optiert werden. Nun aber mit der Folge, dass nicht der Verkäufer als Leistender Steuerschuldner wird, sondern der Käufer gemäß § 13b UstG. Somit schuldet der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer, wenn er entweder Unternehmer oder eine juristische Person des öffentlichen Rechts ist. Die Anforderungen an den Unternehmensstatus sind gering. Somit können Steuerschuldnerin Einzelfällen auch Unternehmer sein, die ausschließlich umsatzsteuerfrei Leistungen erbringen wie zum Beispiel Ärzte oder private Wohnungsvermieter oder unter die Kleinunternehmerregelung fallen.65 Diese zuvor genannten zu beachtenden Punkte nach Abschluss von Mietverträgen gelten allgemein für Gewerbeimmobilienmietverträge und somit auch für die Büroflächenvermietung. Für die Einzelhandelsvermietung, insbesondere Shoppingcenter-Vermietung, gibt es einige zusätzliche Besonderheiten, die im nachfolgenden Abschnitt aufgezeigt werden. Besonderheiten bei Abschluss von Mietverträgen für Einzelhandelsflächen Zur Vereinbarung eines Chancen- und Risikoausgleichs zwischen Mieter und Vermieter wird im Einzelhandelsbereich häufig eine Umsatzmietklausel im Mietvertrag fixiert. Der Mieter 60 Vgl. Gondring, H. (2004), S. 567. 61 Vgl. Kippes, S./Sailer, E. (2005), S. 184 f. 62 Vgl. Gondring, H. (2004), S. 596 f. 63 Vgl. Schmidt, J. (2006), S. 232 f. 64 Vgl. Gondring, H. (2009), S. 585. 65 Vgl. Schmidt, J. (2006), S. 46. 39113.3 Leistungsprofil in der Bestandsphase zahlt einen bestimmen Prozentsatz des Umsatzes, den diese Ladeneinheit erwirtschaftet, als Mietzins. Der Vermieter sichert sich durch einen bestimmten Mindestmietzins nach unten hin ab. Vertragliche Begrenzungen des Mietzinses nach oben sind rechtlich möglich jedoch nicht Standard. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, den Umsatzbegriff eindeutig zu definieren.66 In der Praxis wird häufig vom Nettoumsatz (ohne Mehrwertsteuer) der entsprechende Mietzins berechnet. Die so genannte Betriebspflicht gilt nicht automatisch bei Vereinbarung einer Umsatzmiete, daher herrscht, falls nichts anderes geregelt wurde die Gefahr des Mietausfalls, wenn der Mieter sein Geschäft nicht weiter betreibt. Das Risiko liegt somit beim Vermieter, denn falls der Mieter keinen Umsatz generiert kann er auch keine Miete fordern.67 Umsatzmietzinsklauseln sind nur dann sinnvoll zu vereinbaren, wenn die Berechnungsgrundlage seitens des Mieters nicht ohne weiteres manipuliert werden kann. Zudem muss der Mieter verpflichtet werden, seine Umsätze regelmäßig offen zu legen. Dem Vermieter muss darüber hinaus das Recht eingeräumt werden, diese z. B. durch einen Wirtschaftsprüfer überprüfen lassen zu können. Der Vermieter erhält durch eine Vereinbarung einer Umsatzmiete und die damit zusammenhängenden Umsatzmeldungen darüber hinaus den Vorteil, dass er neben einer Umsatzmiete die Geschäftsentwicklung seines Mieters gut verfolgen kann und so auch Schwächen des Geschäftskonzeptes, die sich mittelfristig auf die Bonität des Mieters auswirken, frühzeitig erkennen und dementsprechend vorbereitende Maßnahmen ergreifen kann. Hier werden dem Vermieter umfangreiche Kontrollrechte eingeräumt.68 Eine Modifizierung einer vereinbarten Umsatzmiete ist die zusätzliche Regelung einer Mindestmiete (Sockel) oder auch hybride Miete genannt, die der Mieter unabhängig von der Höhe des Umsatzes zu entrichten hat. Sie besteht somit aus zwei Teilen, zum einen eine fixe Miete, die in jedem Fall entrichtet werden muss und zum anderen den flexiblen Teil, der den Vermieter prozentual am Umsatz beteiligt. Nicht unüblich ist auch die Vereinbarung einer Höchstmiete um der Gefahr entgegenzuwirken, dass der Mieter bei einem hohen Umsatz seine geschäftliche Tätigkeit einschränkt.69 Bei „Stand-alone-Supermärkten“ sind Mietanpassungen von 50 bis 70 % der Indexänderungen häufig anzutreffen. In Shoppingcentern hingegen sind 100 % Anpassung entsprechend des Verlaufes des Indexes üblich. Gehört dem Eigentümer eine Laden-Agglomeration, so sollte eine Betriebspflicht mit dem jeweiligen Mieter vereinbart werden. Diese sollte den Mieter verpflichten, zu den üblichen Ladenöffnungszeiten bzw. den im Center vorgeschriebenen Zeiten seine Mietfläche zu betreiben. Oftmals, wenn der Mieter weitere Objekte zum selben Vertragszweck angemietet hat, besteht die Gefahr, dass er Umsätze dorthin verlagert, wo für ihn die Mietbelastung erträglicher erscheint.70 Dadurch besteht die Gefahr, dass wiederum die anderen Mieter durch die Abnahme der Gesamtattraktivität der Anlage an Umsatz verlieren. Verstößt der Mieter gegen diese Betriebspflicht, so kann der Vermieter auf Erfüllung der Betriebspflicht klagen und gegen den Mieter Zwangsgeld festsetzen lassen. Alternativ kann der Vermieter gegen den Verstoß mit einer einstweiligen Verfügung vorgehen. Ferner kann der Vermieter das Mietverhältnis fristlos kündigen. Alternativ bietet es sich noch an, bereits im Mietvertrag eine Vertragsstrafenregelung hierzu mit aufzunehmen.71 Im Mietvertrag sollte das Sortiment des Mieters/Betreibers definiert sein. Die Definition muss entsprechend der Zielkundengruppe des Shoppingcenters erfolgen. Bei Mietverträgen für 66 Vgl. Vogel, L., Wittkop, C. (2006), S. 418. 67 Vgl. Gondring, H. (2009), S. 585 f. 68 Vgl. Schmidt, J. (2006), S. 276. 69 Vgl. Vogel, L., Wittkop, C. (2006), S. 418. 70 Vgl. Schmidt, J. (2006), S. 276. 71 Vgl. Vogel, L., Wittkop, C. (2006), S. 419. 392 13 Real Estate Asset Management in der Bestandsphase Shoppingcenter werden die Mieter i. d. R. verpflichtet, Mitglied der Werbegemeinschaft zu werden und entsprechende Beiträge an diese zu entrichten. Die Beiträge werden dafür verwendet, entsprechende Marketingmaßnahmen für das Center im Allgemeinen durchzuführen. Strukturierung von Mietverträgen sowie Heilung von Vertragsschwachstellen In den letzten Jahren gab es insbesondere zu drei Mietrechtsthemen intensivere Diskussionen. Dies waren die Bestimmbarkeit des Mietbeginns, die Bestimmbarkeit des Mietgegenstandes sowie die ,,feste Vertragsverbindung“. Bestimmbarkeit des Mietbeginns: Hier war strittig, ob die Formulierung „das Mietverhältnis beginnt mit Übergabe der Mietsache“ der gesetzlich vorgeschriebenen Form genügte. Der BGH hat 2003 entschieden, dass diese Formulierung den gesetzlich vorgeschriebenen Anforderungen entspricht. Hier ist entscheidend, dass der Mietgegenstand exakt bestimmbar ist. So hat der BGH entschieden, dass die Nennung der Quadratmeterzahl und die Angabe der Lage im Gebäude nicht hinreichend war. Ein Grundrissplan jedoch stellt die genaue Bestimmbarkeit her.72 Zusammengehörigkeit einer aus mehreren Blättern bestehenden Urkunde (Formerfordernis): Hier war strittig, ob dies notwendigerweise eine feste körperliche Verbindung voraussetzt. Hier ist klargestellt worden, dass dieses nicht zwingend die feste körperliche Verbindung voraussetzt, sondern dieses auch durch eine Gestaltung der Urkunde mit fortlaufender Paginierung, fortlaufender Nummerierung der einzelnen Bestimmungen, einheitlicher graphischer Gestaltung und dem inhaltlichen Zusammenhang des Textes oder vergleichbaren äußeren Merkmalen möglich ist. Solche möglichen Mängel werden häufig im Rahmen der Ankaufs- Due-Diligence identifiziert. In diesem Zusammenhang stellt sich dann die Frage, wie hiermit umzugehen ist. So könnte vom Verkäufer verlangt werden, dass dieser die Mängel heilt oder aber das Risiko der Unwirksamkeit einzelner Klauseln könnte durch eine Einpreisung im Kaufpreis berücksichtigt werden.73 Nach Übernahme des Objektes ins eigene Management stellt sich bei der Variante der Einpreisung in den Kaufpreis erneut die Frage, wie hiermit im weiteren Verlauf umgegangen werden soll. Hier ist hohe Sensibilität im Umgang mit dem Mieter gefordert. Denn der Mieter kann dies als Werkzeug benutzen, um aus dem Mietvertrag vorzeitig auszusteigen, sollte er heute nicht mehr seinen Interessen entsprechen. So lässt sich die fehlende Bestimmbarkeit des Mietbeginns z. B. dadurch später heilen dass bei einem Nachtrag, der aus einem anderen Grund geschlossen wird, noch einmal dargelegt wird, wann die Übergabe stattgefunden hat: Somit werden in diesem Fall die bei allen Heilungen notwendigen Unterschriften von beiden Seiten ohne „schlafende Hunde zu wecken“ eingeholt. Nicht eindeutig zu beantworten ist die Frage, ob Mängel, die nur über eine eindeutige Ansprache beim Mieter zu heilen sind, auch auf diese Welse geheilt werden sollten oder ob es sinnvoller ist, darauf zu setzen, „keine schlafenden Hunde zu wecken“. Die Entscheidung wird insbesondere davon abhängig sein, welche Forderungen seitens eines späteren Käufers gestellt werden. Das Vorgehen ist natürlich darüber hinaus auch davon abhängig, ob der Mietvertrag bis zu dem geplanten Verkaufszeitpunkt ausläuft und welche Gesamtbedeutung er für dieses Investment hat. Je größer die Gesamtbedeutung für das Investment sein wird desto wahrscheinlicher ist, dass ein späterer Investor hier einen zweifelsfrei rechtswirksamen Mietvertrag verlangen wird.74 72 Vgl. Vogel, L., Wittkop, C. (2006), S. 419. 73 Vgl. ebenda, S. 419. 74 Vgl. ebenda, S. 419. 39313.3 Leistungsprofil in der Bestandsphase 13.3.5 Vertragsverhandlung und Vertragsmonitoring Vertragsverhandlung Der Begriff des Verhandelns umfasst nicht nur den Kern rechtlich relevanter Verträge, sondern jede Art kommunikativer Strategie, die zu einem von beiden Seiten akzeptiertem Ergebnis führen soll. Vertragsverhandlungen erfordern oft unmittelbares und schnelles Eingehen auf neue Situationen da sie oft eine überraschende Wendung nehmen. Gerade in schwierigen Mietvertragsverhandlungen zählen oft rechtliche Argumente nur zu einem geringen Anteil, sodass Persönlichkeit und Verhandlungsgeschick oft ausschlaggebend für eine positive Einigung. Schwierigen Vertragsverhandlungen werden oft erst zu einer gemeinsamen Richtung gestaltet wenn, nicht nur mit logischen Argumenten an die Sache herangegangen wird, sondern die Befindlichkeiten aller Beteiligten ernst genommen werden und versucht wird damit zu arbeiten.75 Voraussetzungen sind somit neben dem juristischen und kaufmännischen Sachverstand, dass man sich in die Gegenpartei versetzt und Szenarien bildet. Leitlinien der Vertragsverhandlung, Vertragsdesign und Vertragsdurchführung werden durch die Vertragsorganisation bestimmt. Bei Vertragsverhandlungen in der Praxis gilt es vor allem, Verhandlungsmacht auszutarieren und Wissensüberlegenheit mit den langfristigen Vertragszielen in Einklang zu bringen. Bei geschickter Verhandlung wird austariert wie weit der Vertragspartner gehen kann ohne dass es ihm aus wirtschaftlichen Gründen unmöglich wird, den Vertrag zu erfüllen.76 Um erfolgreiche Vertragsverhandlungen zu führen sollten vor allem die eigenen Ziele definiert und bekannt sein sowie die Vorbereitung einer Verhandlungsstrategie. Dazu kommen Fähigkeiten die Perspektive wechseln zu können und die eigene Position und das Verständnis für die Perspektiven der anderen überzeugend darstellen zu können.77 Gute Vorbereitung und genügend Know-how helfen dabei einschätzen zu können: Wo besteht Verhandlungsspielraum? • Welche Positionen sind umstritten, dass an ihnen der Vertrag scheitern könnte? • Welche Positionen lohnen keine weitere Verhandlung? • Wie war der Verhandlungsverlauf bisher? • Ist es an der Zeit, die Vertrauensbasis dadurch auszubauen, dass man die eigene Verhand- • lungsposition schützen muss? In Bezug auf Mietverträge sind gerade in Zeiten professioneller Vermietung und Vermarktung Handelsregisterauszüge einzuholen um erste Informationen über den potenziellen Mieter zu bekommen, beispielsweise ob dieser überhaupt berechtigt ist den Vertrag zu schließen. Internetdienste bieten an, Informationen über die Bonität des Mieters zu erhalten. Internetauftritte von Firmen können ebenfalls Aufschluss über gesetzliche und wirtschaftliche Verfassung geben.78 Vertragsmonitoring Die systematische Erfassung aller Arten von Verträgen dient dazu, festzustellen, welche Leistungen zu welchen Kosten und Qualitätsvereinbarungen erbracht werden.79 Allerdings muss vor der Archivierung geprüft werden, welche Informationen für noch folgende Projekte von Nutzen sein können. Diese Informationen gehören dann in eine so genannte Wissensdatenbank. Vorher sind noch Aufbewahrungsfristen zu prüfen, da bei manchen rechtlich relevanten Sachverhalten unterschiedliche Fristen gelten.80 Verträge häufen sich im Laufe der Jahre an, 75 Vgl. Heussen, B. (1997), S. 20 ff. 76 Vgl. Hellerforth, M. (2006), S. 128 f. 77 Vgl. Heussen, B. (1997), S. 29. 78 Vgl. Schmidt, J. (2006), S. 157. 79 Vgl. ebenda, S. 123. 80 Vgl. Gondring, H./Wagner T. (2007), S. 101.