31711.7 Der Entwurf eines Datenverarbeitungssystems für das REAM Ein IT-System, das für ein effektives Asset Management geeignet ist, sollte sowohl die Möglichkeit des Umgangs mit dynamischen, als auch standardisierten Informationen beherrschen.14 Auch die verfügbare Datenverarbeitungs- und Informationsstruktur muss im Planungsprozess des Datenverarbeitungssystems genau geprüft werden. 11.7 Der Entwurf eines Datenverarbeitungssystems für das REAM Beim Entwurf eines IT-Systems muss geklärt werden, auf welcher Plattform das System basiert, aus welchen anderen Systemen Informationen gezogen werden, wo die Schnittstellen liegen und wie sie zu benutzen sind, die Orte an denen das System gespeichert und ausgeführt wird, die Zugänglichkeit des Systems durch Dritte und die Art, wie das System Daten speichert und verarbeitet. Ein funktionell gestaltetes Datenverarbeitungssystem schafft es den Informationsfluss, die Informationsspeicherung und die Informationszugänglichkeit relevanter Informationen innerhalb des Real Estate Asset Managements, zwischen Asset Management und Kunde und umgekehrt zu vereinfachen. Da die Grundstruktur eines Real Estate Asset Managements sich in der Regel ähnelt, kann auch eine einheitliche Strukturierung des Grundgerüsts eines Datenverarbeitungssystems erfolgen. Ein für das Real Estate Asset Management geeignetes Datenverarbeitungssystem sollte u. a. folgende Funktionen beinhalten: 14 Vgl. Soens, M. et al. (1994), S. 241 f. 15 Vgl. Pfnür, A. (2004), S. 133. Bereitstellung Nutzung Verwertung Informationsbedarf im Immobilienlebenszyklus Informationsnachfrage Informationsangebot Immobilieninformationssystem Prozessorientierte Systementwicklung Informationsinfrastruktur Immobiliendatenbank Grundzüge eines ImmobilieninformationssystemsAbbildung 157: 15 318 11 Informationsmanagement und Informationstechnologie Vertragsmanagement • Korrespondenzfunktion • Reportingmanagement und -verarbeitung • Speicherung, Management und Verfügbarkeit dynamischer Information • Speicherung, Management und Verfügbarkeit von Standardinformation • Finanzbuchhaltungsfunktion mit Cashflow Kontrolle • Datenaustausch innerhalb des Managements • Steuerfunktion • Möglichkeit zur Auswertung interner Reports • Hierbei sollte das System unter der Beachtung von Ressourcen, Nutzen für das Management, Zugriffshäufigkeit, Relevanz der Informationen und Menge an Informationen oder Informationsfluss gestaltet werden.16 Da die Datenverarbeitungssysteme des Real Estate Asset Management auch einen Teil der Buchführungssysteme beinhalten, sind bei der Planung dieser Systeme insbesondere die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme zu beachten. Bei den GoBS stehen, aufgrund ihrer Abstammung von den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung, ebenso die Kriterien der Ordnungsmäßigkeit im Mittelpunkt der Betrachtung. Im Gegensatz zu den GoB wird in den GoBS auf eine reine Aufzählung der reinen Buchführungsgrundsätze verzichtet und anstelle dessen näher auf die Anforderungen der EDV eingegangen.18 16 Vgl. Soens, M. et al. (1994), S. 242 ff. 17 Vgl. Pfnür, A. (2004), S. 130. 18 Vgl. F. Thießen (Hrsg.) (2007), S. 723 ff. REAM Fachkonzept DV-Konzept Implementierung Informationstechnologie A nf or de ru ng en d es R EA M a n di e IT E in flu ss d er IT a uf d as R EA M Stufenweise Informationssystemplanung im REAMAbbildung 158: 17 31911.8 Auswertungsmöglichkeiten Im Kern bestehen die GoBS aus Ordnungsmäßigkeitskriterien als zu erfüllende Forderungen und Regelungen zur Sicherstellung, dass diese Ordnungsmäßigkeitskriterien erfüllt werden. Die Buchführung muss, auch wenn sie zur heutigen Zeit nahezu vollständig elektronisch erfasst wird, nach wie vor nachvollziehbar, vollständig, formell und zeitlich richtig alle Geschäftsvorfälle beleghaft abbilden. Die Protokollierung der beleghaften Buchungen hat lückenlos durch das interne Journalsystem zu erfolgen. Beleg- und Kontenfunktion garantieren die Nachvollziehbarkeit der Buchungsvorfälle. Es muss ein internes Kontrollsystem vorliegen, das die rechnungsrelevanten Geschäftsprozesse abdeckt. Die Kontrollen sollen lückenlos, ohne Überschneidungen und mit Dokumentation aller Arbeitsabläufe erfolgen. Neben Einbindung von Plausibilitäts- und Vollständigkeitskontrollen sind im Zweifelsfall auch manuelle Kontrollen durchzuführen. Zur Vermeidung des Datenverlusts müssen die Daten in regelmäßigen, kurzen Abständen gesichert und an zweiter Stelle dupliziert aufbewahrt werden.19 Es bestehen die Möglichkeiten die Software im Unternehmen selbst zu entwickeln, oder ein externes Unternehmen dafür zu beauftragen und so eine vorgefertigte, jedoch individuell zugeschnittene Software einzukaufen. Bei beiden Optionen verbleibt jedoch die Verantwortung für die Funktionalität der Software und für das Ergebnis beim Buchführungspflichtigen.20 11.8 Auswertungsmöglichkeiten In direkter Verbindung mit der Entwicklung des technischen Grundsystems der Datenverarbeitung steht die Planung eines ganzheitlichen Systems, das die Planung, Analyse, Betrachtung und Steuerung von Immobilienobjekten beherrscht. Die Umsetzung hat auf der Basis geeigneter technischer Plattformen zu erfolgen. Da die Funktionalität des Systems über den gesamten Lebenszyklus der Immobilien bestehen muss, stellt dessen Planung hohe Anforderungen an den Aufbau der Software. Trotz der Schwierigkeiten, die sich hierbei inhaltlich, technisch und organisatorisch ergeben, steigt der Bedarf, besonders bei größeren Property und non Property Unternehmen, ein EDV gestütztes Portfoliomanagementsystem zu konzipieren, oder entwickeln zu lassen. Meist geben hier Unzulänglichkeiten der bisherigen Systeme bezüglich der Auswertungs- und Analysemöglichkeiten den Ausschlag.21 11.8.1 Entscheidungsunterstützung Um ein Immobilienportfolio als Asset Manager verwalten zu können, werden strukturierte Informationen über den zu steuernden Immobilienbestand benötigt, die mit Plan- und Prognosedaten ergänzt werden können. Diese Daten können über ein geeignetes DV gestütztes Datenmanagementsystem zur Verfügung gestellt werden. Ziel ist es, diesem System die Möglichkeit zu geben, die dem Immobilienbestand zugrunde liegenden Chancen und Risiken dauerhaft und frühzeitig bezüglich der zugrunde liegenden Daten offen zu legen und hieraus die Planung und Verfolgung einer Strategie systematisch zu ermöglichen.22 19 Vgl. GoBS, 1995. 20 Vgl. F. Thießen (Hrsg.) (2007), S. 723 ff. 21 Vgl. Vollrath, J./Schulte, K. (2007), S. 304 f. 22 Vgl. ebenda, S. 305 f.