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17 Das Interne Kontrollsystem im Personalwesen in:

Michael A. Klinger, Oskar Klinger

Das Interne Kontrollsystem im Unternehmen, page 56 - 57

Checklisten, Organisationsanweisungen, Praxisbeispiele und Muster-Prüfberichte

2. Edition 2009, ISBN print: 978-3-8006-3656-3, ISBN online: 978-3-8006-4430-8, https://doi.org/10.15358/9783800644308_56

Series: Controlling Competence

Bibliographic information
17 Das Interne Kontrollsystem im Personalwesen Die Aufgabe der Personalwirtschaft besteht in der Gewährleistung der erforderlichen Personalkapazität, der Erhaltung und Förderung der Leistungsfähigkeit sowie der Leistungsbereitschaft der im Unternehmen tätigen Menschen. Die vorgenannten Aufgaben unterteilen sich wie folgt: die Planung von Personalbedarf und Personaleinsatz• die Personalrekrutierung• die Personalentwicklung • die Gestaltung der Arbeitsbedingungen und• die Personalverwaltung (Lohn- und Gehaltsverrechnung etc.).• Gerade im jetzigen Zeitalter der globalen Wirtschaft werden die Anforderungen an die Qualität der Mitarbeiter immer größer, weil man sich dem internationalen Wettbewerb zu stellen hat. Ein IKS ist somit auch im Personalwesen notwendig. 17.1 Neueinstellungen Die Kompetenz für Personaleinstellungen, Kündigungen und Entlassungen muss eindeutig vorgegeben sein. Die Personalabteilung bzw. Personalstelle sollte sich nur auf die Beratung, Verwaltung und Steuerung beschränken. Das Entscheidungsgewicht für Ein- und Ausstellungen muss bei den Linienstellen (Profit-Centers) und bei der Geschäftsführung liegen. Verlangen sollten die Unternehmen, dass bei Neueinstellungen ein screening (Auskunftseinholung bei Vordienstgebern oder Vorstrafenregister) vorgenommen wird. Bei der Festlegung der Bezüge sollte immer versucht werden, die Entlohnung, soweit es möglich ist, erfolgsabhängig zu gestalten. 17.2 Beendigung von Dienstverhältnissen Bei Austritt eines Mitarbeiters muss IKS-mäßig abgesichert sein, dass der Mitarbeiter das von ihm benutzte Firmeneigentum zurückgibt. Zum Beispiel: Werkzeug, Arbeitskleidung, Arbeitsschutzvorrichtungen, ordnungsgemäße Übergabe des Dienstfahrzeugs und Abwicklung des Firmendarlehens. Es ist sicherzustellen, dass die Lohn- oder Gehaltsabrechnung von während des Monats ausgetretenen Dienstnehmern richtig in die monatliche EDV-Abrechnung einfließt. 00I-144.indd Abs1:55 04.08.2009 12:05:36 Uhr 17 Das Interne Kontrollsystem im Personalwesen56 17.3 Zeiterfassung Hier muss der VS/GF das IKS so gestalten, dass die Gleitzeiterfassung überwacht wird• keine Mitarbeiter von der Anwesenheitskontrolle ausgenommen sind• eine Kontrolle zwischen in der Lohnverrechnung zu verrechnenden und tat-• sächlich geleisteten Arbeitsstunden gegeben ist nur angeordnete Überstunden zur Verrechnung gelangen• die geleisteten Überstunden auch betriebsnotwendig waren.• Nebenbeschäftigungen insbesondere von leitenden Angestellten sind dem VS/ GF zu melden und von ihm zu genehmigen. 17.4 Personalentwicklung Sie muss von der Geschäftsführung gefördert werden, weil sich das Unternehmen laufend an sich ändernde Bedingungen anpassen muss. Aus- und Weiterbildung ist zu systematisieren. Instrumente hierfür wären professionell durchgeführte Mitarbeiterbeurteilungen, job rotation und cross training. 17.5 Absenzen Es muss sichergestellt sein, dass Urlaubs- und Krankheitstage vollständig erfasst und dokumentiert werden. Ständig steigende Urlaubsguthaben von Mitarbeitern müssen limitiert sein. Krankheiten an so genannten Fenstertagen sollten überprüft werden. 17.6 Lohn und Gehaltsverrechnung Besonderer Überwachung bedarf die Lohn- und Gehaltsverrechnung. Zunächst ist die Stellvertretung für die Lohn- und Gehaltsverrechnung zu regeln. Auf das Prinzip der Funktionstrennung ist zu achten. Die Lohn- und Gehaltsverrechnung ist nicht vereinbar mit der Kassenführung, Führung von Anwesenheitslisten, Festsetzung und Auszahlung der Bezüge. Die Festsetzung der Bezüge muss in der Lohnverrechnung schriftlich vorliegen und nachvollziehbar sein. Es muss sichergestellt sein, dass Löhne, Gehälter oder Provisionen nicht an Unberechtigte oder in falscher Höhe bezahlt werden. Es ist zu überwachen, dass die Lohn- und Gehaltslisten dem tatsächlichen Personalstand entsprechen (z.B. ob Mitarbeiter, die wegen Karenzierung oder längerer Krankheit keinen Anspruch auf Entgelt haben, erscheinen). Auch Aushilfslöhne müssen ordnungsgemäß erfasst und Werkverträge im Sinne der steuerlichen Bedingungen abgefasst sein. 00I-144.indd Abs1:56 04.08.2009 12:05:36 Uhr

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Zusammenfassung

Für jeden Unternehmer ein Muss

Aus den Medien erfährt die Öffentlichkeit immer wieder über Aufsehen erregende Schadensfälle in der Wirtschaft, die durch Fehlmanagement, Fahrlässigkeit oder wirtschaftskriminelle Handlungen verursacht werden. Das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) verpflichtet aber die Geschäftsführung von Kapitalgesellschaften, alle den Fortbestand des Unternehmens gefährdende Entwicklungen durch ein Überwachungs- und Kontrollsystem frühzeitig zu erkennen und Schadensfälle zu vermeiden. Das vom KonTraG geforderte Überwachungssystem lässt sich nur durch ein planvoll installiertes und dauernd den Veränderungen des Unternehmens anzupassendes „Internes Kontrollsystem“ (IKS) erreichen.

* Gliederung und Aufbau eines Internen Kontrollsystems

* Das IKS in der Unternehmensplanung, der Aufbau- und Ablauforganisation

* Das IKS im Rechnungswesen und im Zahlungsverkehr

* Das IKS in der Personalabteilung, Produktion und im Vertrieb

* Einsatz von Checklisten zur Prüfung des IKS

* Beispiele für Organisationsanweisungen

Die Autoren

Dr. Michael A. Klinger ist Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Unternehmensberater sowie Lehrbeauftragter für Betriebswirtschaftslehre an der Universität Salzburg. Er ist Präsident des österreichischen Steuervereins, Vorstandsmitglied des Vereins IKS (Institut für Interne Kontrollsysteme) sowie Vizepräsident der Kammer der Wirtschaftstreuhänder, Salzburg.

Oskar Klinger war Leiter der Konzernvision der Porsche Holding Österreich und ist heute Vorstands-mitglied des Vereines IKS.