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14 Das Interne Kontrollsystem in der Materialwirtschaft in:

Michael A. Klinger, Oskar Klinger

Das Interne Kontrollsystem im Unternehmen, page 42 - 48

Checklisten, Organisationsanweisungen, Praxisbeispiele und Muster-Prüfberichte

2. Edition 2009, ISBN print: 978-3-8006-3656-3, ISBN online: 978-3-8006-4430-8, https://doi.org/10.15358/9783800644308_42

Series: Controlling Competence

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14 Das Interne Kontrollsystem in der Materialwirtschaft Die Materialwirtschaft ist die Gesamtheit der materialbezogenen Versorgungskette bis zum Verkaufsprodukt. Sie beginnt mit einem Bestellauftrag an die Einkaufsstelle durch den Bedarfsträger. Sie setzt sich fort über die Einkaufs-, Wareneingangs- und Rechnungsprüfungsstelle zum Lager und zur Produktion. 14.1 Der Einkauf Die Materialwirtschaft im Unternehmen beginnt mit der Beschaffung für die im Unternehmen benötigten Rohstoffe, Waren, Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens und Dienstleistungen. Für die Beschaffung ist die Einkaufsstelle oder -abteilung zuständig und verantwortlich. Sie soll alle benötigten Güter und Dienstleistungen in der erforderlichen Qualität • in der richtigen Menge• zur rechten Zeit• zu optimalen Einkaufspreisen und Bedingungen• unter Bedacht eines wirtschaftlich vertretbaren Aufwands• beschaffen und herstellen. Das Geschäftsergebnis wird unmittelbar durch einen wirtschaftlichen Einkauf beeinflusst. So schlägt sich z.B. eine Senkung der Einkaufspreise in voller Höhe auf das Unternehmensergebnis durch. Schon deshalb muss der VS/GF die drei Säulen des IKS, Wirtschaftlichkeit – Sicherheit – Ordnungsmäßigkeit, im Einkauf sicherstellen. Eine schriftliche Regelung durch Herausgabe einer Einkaufsanweisung ist bei Unternehmen mit einer eigenen Einkaufsstelle/abteilung zweckmäßig, wie aus folgendem hervorgeht. 14.1.1 Organisationsmittel Die Einkaufsstelle oder -abteilung benötigt Organisationsmittel um wirtschaftlich einkaufen zu können. Dazu gehört eine Lieferanten-, Artikel- und Bestelldatei, die Auskunft gibt über Bezugsquellen• Lieferprogramm/Lieferfristen• Konditionen• Preisentwicklung• Gegengeschäftsvereinbarungen• 00I-144.indd Abs1:39 04.08.2009 12:05:36 Uhr 14 Das Interne Kontrollsystem in der Materialwirtschaft40 erteilte Bestellungen in den letzten drei Jahren• Qualitätsbeurteilung.• Der VS/GF muss daher den Einkauf überwachen, damit dieser eine entsprechende Marktforschung und -beobachtung betreibt. 14.1.2 Die Bedarfsträger-Bedarfsmeldungen Die Unternehmensleitung sollte zunächst sicherstellen, dass die Beschaffung ausschließlich von den für den Einkauf vorgesehenen Mitarbeitern durchgeführt wird. Wenn Bereiche oder Personen die vorgesehene Beschaffungsstelle/Einkaufsabteilung umgehen oder sich einmischen, entspricht das nicht dem IKS-Postulat der Sicherheit, Wirtschaftlichkeit und Ordnungsmäßigkeit und kann zu geschäftsschädigenden/dolosen Handlungen führen. Die Bedarfsmeldungen sollten in größeren Unternehmen von den Bedarfsträgern auf vornummerierten Formblättern vorgenommen werden, damit sich Kontrollmöglichkeiten ergeben. Die Einkäufer ihrerseits sollten vor Durchführung der Bestellung prüfen ob nur autorisierte Personen die Bedarfsmeldungen abgegeben und unter-• schrieben haben ob eventuell notwendige Genehmigungsverfahren eingehalten wurden.• Der Einkauf sollte für den angeforderten Bedarf eine Wertanalyse durchführen (nicht der Bestellwunsch des Bedarfsträgers sollte der Maßstab für das einzukaufende Gut sein, sondern die niedrigste notwendige Qualität und Funktion). Vor dem Einkauf von Investitionsgütern sollte der Einkauf prüfen, ob das erforderliche Investitionsverfahren (Investitionsantrag, Investitions-Rechnungen, Genehmigungen) eingehalten wurde. 14.1.3 Angebotseinholung durch die Einkaufsstelle Der VS/GF sollte Wertgrenzen für die Anzahl der einzuholenden Angebote festlegen. Die Gültigkeitsdauer von Angeboten muss limitiert sein. Auch sollten immer neue Lieferanten bei Angeboten und Anfragen einbezogen werden. Wenn dem Einkäufer Preissenkungen bekannt werden, müssen sofort neue Angebote (auch bei neuen Lieferanten) eingeholt werden. Das gleiche gilt, wenn Preiserhöhungen bei Lieferanten (besonders bei Stammlieferanten) vorgenommen werden. Die Entscheidungsgrundlagen für die dann folgenden Bestellungen sollten nachvollziehbar sein. Zweckmäßig wäre die Dokumentation der eingeholten Angebote auf einem Angebotsvergleichsblatt. 00I-144.indd Abs1:40 04.08.2009 12:05:36 Uhr 14 Das Interne Kontrollsystem in der Materialwirtschaft 41 14.1.4 Die Bestellung Es sollte vorgesehen sein, dass jede Bestellung nach dem Vier-Augen-Prinzip abgewickelt wird (2 Unter-• schriften auf dem Bestellschein) nur vornummerierte Bestellvordrucke, deren Einkaufsbedingungen rechtlich • abgesichert sind, verwendet werden, auf keinen Fall sollte die Möglichkeit bestehen, dass der Lieferant mit seinen Verkaufsbedingungen die Einkaufsbedingungen außer Kraft setzen kann bei Auslandsgeschäften das Währungsrisiko abgesichert ist• eine Bestellüberwachung installiert ist, damit Liefertermine, Eilbestellungen • etc. überwacht werden können. 14.1.5 Sonstiges Geschäftsreisen Inlandsreisen (z.B. Messebesuche) und Auslandsreisen sollten geregelt werden. Einladungen Aus dem geschäftlichen Kontakt sich ergebende Einladungen zu Geschäftsessen können im angemessenen Rahmen ohne besondere Genehmigung akzeptiert werden. Einladungen zu kostenlosen Wochenendaufenthalten oder Urlaube auf Kosten von Lieferanten sind abzulehnen. Geschenkannahmen Geschenkartikel, die ein Lieferant in größeren Stückzahlen an Kunden verteilt (give aways) sind angemessene Werbegeschenke. Es muss an der Selbsteinschätzung des Mitarbeiters liegen, ob durch ein Geschenk Objektivitätsverlust entsteht bzw. die Grenze des Angemessenen überschritten wird. Die Annahme von Geld oder vergleichbaren Werten (Schmuck, Theaterkarten) ist selbstverständlich verboten und wäre nach dem Angestelltengesetz ein Entlassungsgrund. Einkauf durch Mitarbeiter Einkäufe für Betriebsangehörige über die Einkaufsstelle des Unternehmens müssen geregelt sein. 14.2 Der Wareneingang Im Sinne des Unvereinbarkeitsprinzips sollte der Wareneingang vom Einkaufsbereich örtlich und disziplinär getrennt sein. Die Mengen- und Qualitätskontrolle muss entweder von der separat vorhandenen Wareneingangsstelle, auf jeden Fall aber vom Bedarfsträger lückenlos durchgeführt werden. Mängelrügen sind am Lieferschein oder Warenein- 00I-144.indd Abs1:41 04.08.2009 12:05:36 Uhr 14 Das Interne Kontrollsystem in der Materialwirtschaft42 gangsschein zu vermerken und an die Einkaufsstelle weiterzuleiten. Aus IKS- Gründen sollte der Bedarfsträger nicht selbst beim Lieferanten reklamieren. Eventuelle Naturalrabatte sind in die Bestandsführung aufzunehmen und dürfen keine Lieferantengeschenke an Mitarbeiter darstellen. Einer besonderen Überwachung bedarf es der Emballagenverwaltung und deren Verrechnung. Transportschäden sind über den Einkauf dem Lieferanten oder dem Frachtführer unverzüglich zu melden. 14.3 Die Rechungskontrolle Der VS/GF muss nach dem Unvereinbarkeitsprinzip dafür sorgen, dass nicht die gesamte Rechnungsprüfung in der Hand des Einkäufers liegt. Der Einkäufer sollte nur die Richtigkeit der Einheitspreise auf der Eingangsfaktura bestätigen. Menge und Qualität bestätigt entweder die Wareneingangsstelle oder der Bedarfsträger. Die eventuell notwendige rechnerische Prüfung (bei nicht EDVgestützten Rechnungslegungen) kann z.B. im Rechnungswesen erfolgen. 14.4 Lagerwirtschaft Das Produktions- und das Verkaufslager haben die Aufgabe, die von der Produktion und vom Vertrieb benötigten Güter und Waren in erforderlicher Art, Menge und Qualität• zum richtigen Zeitpunkt• und am richtigen Ort• unter Beachtung des Prinzips der Wirtschaftlichkeit bereitzustellen.• Um diese Aufgabe optimal zu erfüllen ist im Lagerwesen ein gut funktionierendes IKS von besonderer Bedeutung. Informationen und Daten aus dem Bereich der Lagerwirtschaft sind wichtig für die Wahrnehmung und Beurteilung der Effizienz der Lagerwirtschaft. Um wirksame Konsequenzen aus diesen Informationen zu ziehen, müssen diese richtig, vollständig, aktuell und laufend den Geschäftsleitungen zur Verfügung stehen. 14.4.1 Das IKS Prinzip der Wirtschaftlichkeit erfordert daher die Sicherstellung einer hohen Lieferbereitschaft; es müssen daher program-• mierte Kontrollen für Höchst- und Mindestbestände in der EDV-gestützten Bestandsführung eingebaut sein eine geringe Kapitalbindung; das Programm für die Lagerbestandsführung • muss daher für jede Position Umschlagshäufigkeit und Lagerdauer errechnen und ausweisen 00I-144.indd Abs1:42 04.08.2009 12:05:36 Uhr 14 Das Interne Kontrollsystem in der Materialwirtschaft 43 geringe Kosten der Ablauforganisation im Lager; die Kennzahlen wie Kosten • pro Bestellung bzw. Lagerbewegung, Lagerdauer, durchschnittlicher Bestellwert müssen laufend beobachtet werden, wenn möglich sollte der VS/GF Vergleichskennziffern aus seiner Branche beschaffen, um seine eigene Wirtschaftlichkeit im Lagerwesen besser beurteilen zu können. Eine Regelung zur Vermeidung von Lagerhütern, verdorbenen und obsoleten Waren ist vorzugeben. 14.4.2 Das IKS Prinzip der Sicherheit Das IKS Prinzip der Sicherheit verlangt, dass alle gelagerten Güter gegen zufällige, fahrlässige oder dolose Ereignisse, die zu einer Zerstörung, Beschädigung oder Entwendung führen, geschützt werden. Das verlangt eine Regelung und Überwachung des Lagerzutritts, eine Schlüssel- und Verschlussorganisation und einen Versicherungsschutz. Der Lagerleiter oder seine Stellvertretung hat eine permanente Anwesenheitspflicht. Die Anwesenheitszeit des Lagerpersonals ist mit Zeitnahmegeräten zu erfassen. Für die Überwachung diebstahlgefährdeter Güter sind, zusätzlich zur EDV-Bestandsführung, händisch geführte Lagerfachkarten bei den gelagerten Artikeln zu führen. Unter Umständen sollte für solche sensiblen Güter eine permanente Inventur angeordnet werden. Für folgende Funktionen gilt das Prinzip der Unvereinbarkeit: Wareneingang und Rechnungsfreigabe• Einlagerung und Verkauf von Waren• Verrechnung und Inkasso• Bestandsführung (Lagerbuchhaltung und Wareneingang).• Bei Einstellung von Lagerpersonal sollten Informationen hinsichtlich der Verlässlichkeit beim früheren Dienstgeber eingeholt werden. Für Warenvernichtung, Verschrottung und verbilligten Abverkauf obsolet gewordener Güter muss der GF Regelungen nach dem Vier-Augen-Prinzip vorgeben. Torkontrollen sollten stichprobenweise für ausgehende Transporte und Personal vorgesehen sein. 14.4.3 Das IKS Prinzip der Ordnungsmäßigkeit Dieses Prinzip sollte für das Lager definiert sein. Die Einführung einer schriftlichen Lagerordnung (Ablaufanweisung) wäre daher sinnvoll. Hinsichtlich der Ordnungsmäßigkeit existieren für die Lagerbewertung und Inventur Vorschriften: Gemäß § 240 II HGB muss jeder Kaufmann am Schluss eines jeden Geschäfts-• jahres ein Inventar aufstellen § 141 AO sieht jährliche Bestandsaufnahmen vor• 00I-144.indd Abs1:43 04.08.2009 12:05:36 Uhr 14 Das Interne Kontrollsystem in der Materialwirtschaft44 § 5 I EStG bestimmt, dass die handelsrechtlichen Grundsätze für die Gewinn-• ermittlung maßgebend sind § 6 I Z2 EStG behandelt die Bewertung und Wertberichtigung der Lagergü-• ter. Die Ordnungsmäßigkeit hängt nicht zuletzt von der Effektivität der EDV ab, soweit diese die Lagerwirtschaft betrifft. Folgende Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit müssen geregelt sein: die Befugnis Bestandskorrekturen und Preisänderungen in der Bestandsfüh-• rung (Lagerbuchhaltung) vorzunehmen es muss sichergestellt sein, dass keine Ware das Lager verlassen kann, wenn • nicht ein Beleg ausgestellt wird (sicherheitshalber ein vornummerierter Lieferschein, interner Entnahmeschein, Barverkaufsschein etc.) innerbetriebliche Entnahmebelege sollten nach dem Vier-Augen-Prinzip ge-• handhabt werden, um den betrieblichen Zweck sicherzustellen für außerhalb des Lagers gelagerte Güter muss es eine Kontrollevidenz ge-• ben (Außenlager, Vertreterkollektionen, Fahrverkäuferbestände, gelieferte Kommissionswaren etc.) bei der Emballagenverrechnung muss sichergestellt sein, dass bezahltes • Leergut ordnungsgemäß retourniert und verrechnet wird die buchmäßige und körperliche Vereinnahmung von Warenretouren muss • gesichert sein. 14.5 Inventuren Wie unter P 14.4.3 beschrieben ist zum Bilanzstichtag eine Bestandsaufnahme an Roh- und Hilfsstoffen sowie Fertig- und Handelswaren durchzuführen. Die Ordnungsmäßigkeit einer Bestandsaufnahme ist abhängig von einer klaren Inventuranweisung durch einen designierten Inventurleiter. Letzterer hat dafür zu sorgen, dass die Aufnahmeblätter folgende Angaben enthalten: laufende Nummer der Aufnahmeblätter• Lagerort• Zeitpunkt der Bestandsaufnahme• Mengenangabe der gezählten Positionen• Verpackungseinheit• Unterschrift des Aufnehmers• Unterschrift des Helfers/Kontrolleurs.• Zur Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit der Bestandsaufnahmen gehören noch folgende Richtlinien: bei einer vor- oder nachverlegten Stichtagsinventur sind die Bewegungen bis • zum Stichtag durch eine ordnungsgemäße Bestandsführung nachzuweisen die Sollbestände dürfen dem Aufnahmeteam nicht bekannt sein• die rollende Ware ist abzugrenzen• 00I-144.indd Abs1:44 04.08.2009 12:05:36 Uhr 14 Das Interne Kontrollsystem in der Materialwirtschaft 45 Waren, die in fremdem Eigentum stehen (noch nicht gutgeschriebene Kun-• denretourware, erhaltene Lieferungen zur Ansicht, Kommissionsware etc.) sind vor der Zählung auszusondern es ist sicherzustellen, dass alle Inventurorte auch außerhalb des Hauptlagers • erfasst werden der Rücklauf der ausgegebenen Zähllisten muss lückenlos sein• Bestände, die nur geschätzt werden können (Schüttgüter) sind nach dem • Vier-Augen-Prinzip aufzunehmen eine ordnungsgemäße Inventur setzt voraus, dass vor der Zählung das La-• ger in einen ordnungsgemäßen Zustand versetzt wird (Zusammenlegung identischer Waren, geordnetes Stapeln, Bezeichnen und Zugänglichmachen, Aufräumen etc.) nicht nur die Reinschriften der Bestandsaufnahmen, sondern auch die Origi-• nalzähllisten unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. 00I-144.indd Abs1:45 04.08.2009 12:05:36 Uhr

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References

Zusammenfassung

Für jeden Unternehmer ein Muss

Aus den Medien erfährt die Öffentlichkeit immer wieder über Aufsehen erregende Schadensfälle in der Wirtschaft, die durch Fehlmanagement, Fahrlässigkeit oder wirtschaftskriminelle Handlungen verursacht werden. Das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) verpflichtet aber die Geschäftsführung von Kapitalgesellschaften, alle den Fortbestand des Unternehmens gefährdende Entwicklungen durch ein Überwachungs- und Kontrollsystem frühzeitig zu erkennen und Schadensfälle zu vermeiden. Das vom KonTraG geforderte Überwachungssystem lässt sich nur durch ein planvoll installiertes und dauernd den Veränderungen des Unternehmens anzupassendes „Internes Kontrollsystem“ (IKS) erreichen.

* Gliederung und Aufbau eines Internen Kontrollsystems

* Das IKS in der Unternehmensplanung, der Aufbau- und Ablauforganisation

* Das IKS im Rechnungswesen und im Zahlungsverkehr

* Das IKS in der Personalabteilung, Produktion und im Vertrieb

* Einsatz von Checklisten zur Prüfung des IKS

* Beispiele für Organisationsanweisungen

Die Autoren

Dr. Michael A. Klinger ist Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Unternehmensberater sowie Lehrbeauftragter für Betriebswirtschaftslehre an der Universität Salzburg. Er ist Präsident des österreichischen Steuervereins, Vorstandsmitglied des Vereins IKS (Institut für Interne Kontrollsysteme) sowie Vizepräsident der Kammer der Wirtschaftstreuhänder, Salzburg.

Oskar Klinger war Leiter der Konzernvision der Porsche Holding Österreich und ist heute Vorstands-mitglied des Vereines IKS.