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10 Das Interne Kontrollsystem in der Anlagenverwaltung in:

Michael A. Klinger, Oskar Klinger

Das Interne Kontrollsystem im Unternehmen, page 30 - 31

Checklisten, Organisationsanweisungen, Praxisbeispiele und Muster-Prüfberichte

2. Edition 2009, ISBN print: 978-3-8006-3656-3, ISBN online: 978-3-8006-4430-8, https://doi.org/10.15358/9783800644308_30

Series: Controlling Competence

Bibliographic information
10 Das Interne Kontrollsystem in der Anlagenverwaltung Für die Anlagenverwaltung empfiehlt sich schon bei mittleren Unternehmensgrößen eine eindeutige schriftliche Regelung für die Anschaffung von Anlagegütern. Das sollte schon mit einem Investitionsplan, einer Investitionsrechnung, einem Investitionsantrag und dem vorgeschriebenen Genehmigungsverfahren beginnen. Der VS/GF muss Pläne für die Wartung und Instandhaltung der Anlagen, insbesondere der präventiven Instandhaltung aufstellen lassen und darauf achten, dass diese auch eingehalten werden. Bei Ausscheidung eines Anlagegutes ist folgendes zu beachten: die Zuständigkeit, wer über die Ausscheidung der Anlage entscheiden darf, • ist festzulegen die bestmögliche Verwertung (Verkauf, Eintausch, Verschrottung) der auszu-• scheidenden Anlagen ist sicherzustellen; hierbei ist das Vier-Augen-Prinzip zu beachten die vollständige Erfassung von Anlagenabgängen kann vom IKS dadurch • gewährleistet werden, dass Abläufe installiert werden, die zur zwingenden Meldung an das Rechnungswesen führen die Erfassung von Gewinnen und Verlusten aus Anlagenabgängen müssen • in der Finanzbuchhaltung separat und somit ersichtlich verbucht werden. Es muss sichergestellt sein, dass die zugekauften oder hergestellten Anlagegüter zeitgerecht und vollständig in das Anlagenverzeichnis aufgenommen werden. Periodische Bestandsaufnahmen der Anlagegegenstände mit anschließendem Soll-Ist-Vergleich müssen aus IKS-Gründen vorgenommen werden. Auch wenn die geringwertigen Wirtschaftsgüter mit einem niederen Anschaffungswert im Jahr der Anschaffung voll abgeschrieben werden können, sind diese aus Gründen des IKS zu registrieren. Damit kann Diebstahl und ungerechtfertigtes Ausleihen hintangehalten werden. Selbst hergestellte Anlagen müssen mit den Herstellungskosten bewertet und aktiviert werden, die den Selbstkosten entsprechen. Bereits abgeschriebene Anlagen, die jedoch noch genutzt werden, sollten sicherheitshalber mit einem Erinnerungswert in der Anlagendatei evident gehalten werden, der erst bei Ausscheiden des Anlagegutes eliminiert werden soll. Wertmäßig müssen die Summen des Anlagenverzeichnisses selbstverständlich mit jenen der Finanzbuchhaltung übereinstimmen. 00I-144.indd Abs1:27 04.08.2009 12:05:35 Uhr 10 Das Interne Kontrollsystem in der Anlagenverwaltung28 Unklar ist auch immer wieder der Unterschied zwischen aktivierungspflichtigen Leistungen und Instandhaltungen. Das Unternehmen sollte dazu Richtlinien ausarbeiten. 00I-144.indd Abs1:28 04.08.2009 12:05:35 Uhr

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Zusammenfassung

Für jeden Unternehmer ein Muss

Aus den Medien erfährt die Öffentlichkeit immer wieder über Aufsehen erregende Schadensfälle in der Wirtschaft, die durch Fehlmanagement, Fahrlässigkeit oder wirtschaftskriminelle Handlungen verursacht werden. Das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) verpflichtet aber die Geschäftsführung von Kapitalgesellschaften, alle den Fortbestand des Unternehmens gefährdende Entwicklungen durch ein Überwachungs- und Kontrollsystem frühzeitig zu erkennen und Schadensfälle zu vermeiden. Das vom KonTraG geforderte Überwachungssystem lässt sich nur durch ein planvoll installiertes und dauernd den Veränderungen des Unternehmens anzupassendes „Internes Kontrollsystem“ (IKS) erreichen.

* Gliederung und Aufbau eines Internen Kontrollsystems

* Das IKS in der Unternehmensplanung, der Aufbau- und Ablauforganisation

* Das IKS im Rechnungswesen und im Zahlungsverkehr

* Das IKS in der Personalabteilung, Produktion und im Vertrieb

* Einsatz von Checklisten zur Prüfung des IKS

* Beispiele für Organisationsanweisungen

Die Autoren

Dr. Michael A. Klinger ist Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Unternehmensberater sowie Lehrbeauftragter für Betriebswirtschaftslehre an der Universität Salzburg. Er ist Präsident des österreichischen Steuervereins, Vorstandsmitglied des Vereins IKS (Institut für Interne Kontrollsysteme) sowie Vizepräsident der Kammer der Wirtschaftstreuhänder, Salzburg.

Oskar Klinger war Leiter der Konzernvision der Porsche Holding Österreich und ist heute Vorstands-mitglied des Vereines IKS.