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9 Das Interne Kontrollsystem in der Ablauforganisation in:

Michael A. Klinger, Oskar Klinger

Das Interne Kontrollsystem im Unternehmen, page 29 - 29

Checklisten, Organisationsanweisungen, Praxisbeispiele und Muster-Prüfberichte

2. Edition 2009, ISBN print: 978-3-8006-3656-3, ISBN online: 978-3-8006-4430-8, https://doi.org/10.15358/9783800644308_29

Series: Controlling Competence

Bibliographic information
9 Das Interne Kontrollsystem in der Ablauforganisation Die Wirksamkeit des IKS ist besonders von der Art und dem Umfang der betrieblichen Ablauforganisation abhängig. Die Ablauforganisation regelt folgende Probleme: Aneinanderreihen geeigneter Arbeitsschritte bis eine Aufgabe gelöst ist• Unterstützung des Arbeitsablaufs mit Geräten und Hilfsmitteln• Zuordnung der Aufgaben zu bestimmten Stellen (Personen)• Herausfinden des günstigsten Verfahrens für bestimmte Aufgaben (z.B. • Organisation des Materialflusses, Steuerung von Fertigungsprozessen, Einkaufsanweisung etc.). Darstellungsmittel der Ablauforganisation sind Ablaufdiagramme, Datenflusspläne, Balkendiagramme, Netzpläne. Als erstes sollte bei mehreren VS/GF ein Geschäftsverteilungsplan vorliegen, der die Aufgaben- und Verantwortungsbereiche klar abgrenzt. In weiterer Folge sollten die Handlungs- und Unterschriftsvollmachten schriftlich dokumentiert sein. Hierbei ist zu beachten, dass bei den Unterschriftsvollmachten das Vier-Augen- und das Unvereinbarkeits-Prinzip eingehalten werden (P 5.2.1 und 5.2.6). Das Vier-Augen-Prinzip bei der Unterschriftsregelung setzt voraus, dass der zweite Unterschriftleistende einer hierarchisch höheren oder gleichen Ebene angehört. Wenn ein Vorgesetzter einen Unterstellten zur zweiten Unterschrift auffordert, ist diese kontrolltechnisch wertlos. Vollmachten sollten auf dem neuesten Stand gehalten und im erforderlichen Umfang den betreffenden Mitarbeitern bekannt gegeben werden. Zumindest für Führungskräfte sollten Stellenbeschreibungen vorliegen (P 5.1.2). Diese sollten wiederum keine nicht miteinander zu vereinbarende Tätigkeiten enthalten und den Grundsätzen der Kontrollspanne (P 5.2.2), Übereinstimmung von Kompetenz, Befugnis und Verantwortung (P 5.2.3) und der Kontrollautomatik (P 5.2.6) entsprechen. Es ist darauf zu achten, dass die Arbeits-, Ablauf-, Organisations- und Dienstanweisungen immer auf dem neuesten Stand gehalten und laufend bekannt gemacht werden. Wenn die schriftlichen Regelungen und Anweisungen schon sehr umfangreich sind, ist eine Sammlung in einem Organisationshandbuch zweckmäßig. 00I-144.indd Abs1:25 04.08.2009 12:05:35 Uhr

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Zusammenfassung

Für jeden Unternehmer ein Muss

Aus den Medien erfährt die Öffentlichkeit immer wieder über Aufsehen erregende Schadensfälle in der Wirtschaft, die durch Fehlmanagement, Fahrlässigkeit oder wirtschaftskriminelle Handlungen verursacht werden. Das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) verpflichtet aber die Geschäftsführung von Kapitalgesellschaften, alle den Fortbestand des Unternehmens gefährdende Entwicklungen durch ein Überwachungs- und Kontrollsystem frühzeitig zu erkennen und Schadensfälle zu vermeiden. Das vom KonTraG geforderte Überwachungssystem lässt sich nur durch ein planvoll installiertes und dauernd den Veränderungen des Unternehmens anzupassendes „Internes Kontrollsystem“ (IKS) erreichen.

* Gliederung und Aufbau eines Internen Kontrollsystems

* Das IKS in der Unternehmensplanung, der Aufbau- und Ablauforganisation

* Das IKS im Rechnungswesen und im Zahlungsverkehr

* Das IKS in der Personalabteilung, Produktion und im Vertrieb

* Einsatz von Checklisten zur Prüfung des IKS

* Beispiele für Organisationsanweisungen

Die Autoren

Dr. Michael A. Klinger ist Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Unternehmensberater sowie Lehrbeauftragter für Betriebswirtschaftslehre an der Universität Salzburg. Er ist Präsident des österreichischen Steuervereins, Vorstandsmitglied des Vereins IKS (Institut für Interne Kontrollsysteme) sowie Vizepräsident der Kammer der Wirtschaftstreuhänder, Salzburg.

Oskar Klinger war Leiter der Konzernvision der Porsche Holding Österreich und ist heute Vorstands-mitglied des Vereines IKS.