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6 Gestaltung und Aufbau eines Internen Kontrollsystems in:

Michael A. Klinger, Oskar Klinger

Das Interne Kontrollsystem im Unternehmen, page 25 - 26

Checklisten, Organisationsanweisungen, Praxisbeispiele und Muster-Prüfberichte

2. Edition 2009, ISBN print: 978-3-8006-3656-3, ISBN online: 978-3-8006-4430-8, https://doi.org/10.15358/9783800644308_25

Series: Controlling Competence

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6 Gestaltung und Aufbau eines Internen Kontrollsystems Die Schaffung eines IKS verlangt eine planmäßige Vorgangsweise. Wenngleich in jedem Unternehmen ein gewachsenes IKS und ein Informationssystem bestehen, sind derart unorganisch gewachsene Systeme meist unvollständig. Es befriedigt meistens nur einzelne spezielle Bedürfnisse, ist aber für eine umfassende Managementinformation nicht brauchbar. Um das IKS im Unternehmen neu zu gestalten oder zu verbessern, sollten die Risiken in den sensiblen Unternehmensbereichen überprüft werden. 6.1 Risikoprüfung Für die Gestaltung eines IKS empfiehlt es sich, das Unternehmen nicht nach der hierarchischen Aufbauorganisation, sondern nach Funktions-Bereichen zu gliedern. D.h. nicht nach Abteilungen und Stellen, sondern nach Ablaufbereichen (z.B. der Ablaufbereich Materialwirtschaft wird bestimmt durch die Abteilungen Einkauf, Wareneingang, Produktion, Rechnungsprüfung, Lager. Der Ablaufbereich Rechnungswesen umfasst die Abteilungen EDV, Finanzbuchhaltung, Betriebsabrechnung, Kasse, Bank, Archiv). Die so ermittelten Funktionsbereiche werden sodann auf die Wahrscheinlichkeit und die Möglichkeiten eines Schadeneintritts untersucht, die durch Verstö- ße gegen die drei Säulen des IKS, nämlich Sicherheit, Wirtschaftlichkeit, Ordnungsmäßigkeit hervorgerufen werden könnten. Die Risikobereiche liegen im Unternehmen dort, wo verwertbare oder verwendbare Güter vorhanden sind (Geld, geldähnliche Werte, Handelswaren, Produktionsmaterial, Werbegeschenkartikel, aber auch bewegliche Anlagegüter wie Werkzeuge, Kleinmaschinen). Gefährdet sind auch Forderungen an Kunden, Geschäftsgeheimnisse, Kundenadressen, Know-how, Software. Vorwiegend kommen dolose Handlungen in folgenden Unternehmensbereichen vor: Kasse• Einkauf• Wareneingang• Produktion• Lager- und Materialwirtschaft• Buchhaltung und EDV• Verkauf• überall wo fakturiert und verrechnet wird (Gutschriften, Reklamationen, in-• terne Lieferungen und Leistungen, Hauswerkstätten, Reisekosten- und Spesenabrechnungen). Der VS/GF sollte die Risiken in diesen sensiblen Bereichen besonders prüfen. 00I-144.indd Abs1:19 04.08.2009 12:05:35 Uhr 6 Gestaltung und Aufbau eines Internen Kontrollsystems20 6.2 Aufstellung eines Risikokatalogs Nach der Risikoprüfung und Erstellung der Risikoliste sollten die Kontrollen und präventiven Maßnahmen entwickelt werden. Diese sollten jedoch vor ihrer Einführung dahingehend geprüft werden, ob die entwickelten oder vorhandenen Kontrollen alle Gefahren der Risikoliste abdecken. 6.3 Verwendung von Checklisten oder Internal Control Questionnaires (ICQ) In der Praxis werden zur Aufstellung des Risikokatalogs bzw. zur Feststellung des Ist-Zustandes des IKS sehr häufig Internal Control Questionnaires (ICQs) verwendet, die aber nur als Hilfe für die Einschätzung der Risiken dienen sollten. Die ICQs sind eine Zusammenstellung von sachlich zusammengehörigen Fragen, welche die Erhebung, Dokumentation und die Beurteilung des IKS in den einzelnen Abteilungen und Bereichen unterstützen sollen. Die Checklisten können als offene Fragebögen, die keinerlei Antwortalternativen zur Auswahl vorgeben, abgefasst sein. Die Antwort muss vielmehr frei ausgeführt werden. Ein geschlossener Fragebogen enthält dagegen zu jeder Frage bestimmte, vorformulierte Antwortalternativen. Häufig werden die Fragen so gestellt, dass sie mit „Ja“, „Nein“ oder ergänzend mit „Nicht anwendbar“ beantwortet werden können. In der Praxis sind die ICQs in Form geschlossener Fragebögen konzipiert, in die aber häufig zur Abrundung auch offene Fragen eingebaut werden. Bei der Verwendung solcher ICQs müssen sich die Prüfer einer besonderen Interview-Technik bedienen. Die Fragen sollten aus den ICQs nicht vorgelesen, sondern sinngemäß gestellt werden. Suggestivfragen sind zu vermeiden, weil die Antworten dann nicht objektiv sein können. Unklarheiten und Widersprüche müssen sofort geklärt werden. Zahlenangaben müssen gesondert überprüft werden. Unterlagen zu den Antworten sollten kopiert und den ausgefüllten ICQs angeheftet werden. Eigene Prüfungen, Beobachtungen und Tests sind der Interview-Technik mit ICQs vorzuziehen. Bei bloßer Verwendung von Fragebögen besteht die Gefahr, dass die Erhebung der Risiken und des Ist-Zustandes zu sehr schematisiert wird. Außerdem kann der Interview-Partner rasch erfassen, dass Ja- Antworten stets positiv besetzt sind. Hierdurch können Mängel und Fehler bewusst oder unbewusst vertuscht werden. 00I-144.indd Abs1:20 04.08.2009 12:05:35 Uhr

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Zusammenfassung

Für jeden Unternehmer ein Muss

Aus den Medien erfährt die Öffentlichkeit immer wieder über Aufsehen erregende Schadensfälle in der Wirtschaft, die durch Fehlmanagement, Fahrlässigkeit oder wirtschaftskriminelle Handlungen verursacht werden. Das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) verpflichtet aber die Geschäftsführung von Kapitalgesellschaften, alle den Fortbestand des Unternehmens gefährdende Entwicklungen durch ein Überwachungs- und Kontrollsystem frühzeitig zu erkennen und Schadensfälle zu vermeiden. Das vom KonTraG geforderte Überwachungssystem lässt sich nur durch ein planvoll installiertes und dauernd den Veränderungen des Unternehmens anzupassendes „Internes Kontrollsystem“ (IKS) erreichen.

* Gliederung und Aufbau eines Internen Kontrollsystems

* Das IKS in der Unternehmensplanung, der Aufbau- und Ablauforganisation

* Das IKS im Rechnungswesen und im Zahlungsverkehr

* Das IKS in der Personalabteilung, Produktion und im Vertrieb

* Einsatz von Checklisten zur Prüfung des IKS

* Beispiele für Organisationsanweisungen

Die Autoren

Dr. Michael A. Klinger ist Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Unternehmensberater sowie Lehrbeauftragter für Betriebswirtschaftslehre an der Universität Salzburg. Er ist Präsident des österreichischen Steuervereins, Vorstandsmitglied des Vereins IKS (Institut für Interne Kontrollsysteme) sowie Vizepräsident der Kammer der Wirtschaftstreuhänder, Salzburg.

Oskar Klinger war Leiter der Konzernvision der Porsche Holding Österreich und ist heute Vorstands-mitglied des Vereines IKS.