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5 Gliederung des Internen Kontrollsystems in:

Michael A. Klinger, Oskar Klinger

Das Interne Kontrollsystem im Unternehmen, page 19 - 24

Checklisten, Organisationsanweisungen, Praxisbeispiele und Muster-Prüfberichte

2. Edition 2009, ISBN print: 978-3-8006-3656-3, ISBN online: 978-3-8006-4430-8, https://doi.org/10.15358/9783800644308_19

Series: Controlling Competence

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5 Gliederung des Internen Kontrollsystems Das IKS lässt sich wie folgt gliedern: Die vorstehende Gliederung zeigt deutlich, dass aus wirtschaftlichen Überlegungen (Kosten/Nutzen) der selbsttätigen Sicherung der Vorzug gegenüber der Überwachung durch Personen zu geben ist. Die selbsttätige Sicherung muss, wie bereits erwähnt, aus zwangsläufig wirksamen Kontrollmaßnahmen bestehen. Diese können einerseits in die betrieblichen Organisationsabläufe eingebaut sein und/oder durch Verwendung von Organisationsmitteln erreicht werden. INTERNE KONTROLLE (Gesamtheit der Sicherungsmittel im Inneren der Organisation des Betriebes) Überwachung durch Vor- Selbsttätige Kontrolle gesetzte und Beauftragte - durch Geschäftsleitung und durch durch Ver- - Führungskräfte Organisation wendung von - durch interne Revision selbst Organisations- - durch Aufsichtsrat mitteln - durch Wirtschaftsprüfer - Trennung der - Funktionen - Regelung der - Arbeitsabläufe - systematisch - eingebaute - Kontrollen - (Kontroll- - automatik) - mechanisch/techn. - Organisationsmittel - Formulare und - Belege - Schließ- und - Sperrvorrichtungen 00I-144.indd Abs1:13 04.08.2009 12:05:33 Uhr 5 Gliederung des Internen Kontrollsystems14 5.1 Zwangsläufige Sicherung durch organisatorische Maßnahmen Das wird erreicht durch: Regelung der Arbeitsabläufe Vorgänge, die täglich in anderer Form, von anderen Personen und mit anderen Hilfsmitteln erledigt werden, bieten wesentlich mehr Möglichkeiten für unbewusste oder bewusste Fehler als Vorgänge, deren Bearbeitung im Einzelnen durch die betriebliche Ordnung vorgegeben ist. Das IKS muss daher darauf abzielen, die individuelle und häufig wechselnde Bearbeitung gleichartiger Sachverhalte durch eine fest gefügte Ablauforganisation zu ersetzen. Alle Arbeitsgänge, die für die Bearbeitung eines Vorgangs innerhalb der Gesellschaft erforderlich sind, müssen in ihrer Reihenfolge geordnet, durch detaillierte Organisations- und Arbeitsanweisungen schriftlich geregelt und durch Vorgabe gedruckter Belege und Formulare möglichst schematisiert sein, so dass ein zwangsläufiger Arbeitsablauf entsteht. Jedes Verlassen dieses Zwangsablaufes muss dann notwendigerweise zu Störungen führen, die einer Kontrollinstanz zu melden und von ihr zu beseitigen sind. Ablaufregelungen können z.B. Dienstanweisungen zur Kassenführung, Einkaufsabwicklung, Inventurabwicklung, Bankvollmachten etc. sein. Jede Richtlinie und Arbeitsanweisung muss notgedrungen gewisse Abweichungen akzeptieren. Diese Abweichungstoleranzen müssen jedoch eindeutig festgelegt und bekannt gemacht sein (z.B. tolerierte Inventurdifferenzen, Kassenmankos, Ladenhüteranteil etc.). 5.1.1 Stellenbeschreibung Ziel, Kompetenz, Aufgaben und Verantwortung einer Stelle im Unternehmen regelt man sinnvoll durch Stellenbeschreibungen. Besonders für Führungskräfte sollten Stellenbeschreibungen vorhanden sein. 5.1.2 Vollmachten und Befugnisse Wenn entsprechende Stellenbeschreibungen im Unternehmen fehlen oder als nicht notwendig erachtet werden, sollten wenigstens die Vollmachten und Befugnisse der einzelnen Stelleninhaber schriftlich festgehalten sein. 5.1.3 Bewilligungen Für sensible Geschäftsfälle oder gefahrvolle Arbeitsabläufe sollten besondere Bewilligungen und Verfahren in Schriftform vorgesehen sein. Das gilt z.B. für Geld- und gefährliche Transporte, Investitionen, Lagerung wertvoller bzw. diebstahlgefährdeter Produkte und Waren etc. 00I-144.indd Abs1:14 04.08.2009 12:05:35 Uhr 5 Gliederung des Internen Kontrollsystems 15 5.2 Organisationsgrundsätze Eine ordnungsgemäße Geschäftsführung setzt voraus, dass das Unternehmen entsprechend organisiert ist. Die Organisation des Unternehmens ist die Grundlage dafür, dass die Aufgaben und Unternehmensziele möglichst optimal wahrgenommen werden können. Bei der Schaffung von konkreten Verantwortungsbereichen gelten jedoch die Grundsätze der Organisationslehre, die eingehalten werden müssen, damit sie den Anforderungen des IKS entsprechen. Das sind die folgenden Kriterien: 5.2.1 Trennung von Funktionen, die unvereinbar sind Dieser Grundsatz besagt, dass Funktionen, die im Sinne der Aufgabenstellung des IKS nicht miteinander vereinbar sind, nicht in einer Person (bzw. Abteilung) vereinigt sein dürfen. Dieser Grundsatz verlangt, dass folgende Funktionen unvereinbar sind: Genehmigung• Durchführung• Verbuchung• Kontrolle.• Diese Funktionstrennung ist ein wichtiger Grundsatz des IKS. Kein Geschäftsvorfall sollte nach Tunlichkeit von seinen Anfängen bis zur endgültigen Erledigung in einer Hand liegen. Je mehr Personen sich gegenseitig kontrollieren und in die Abwicklung eines Vorgangs eingeschaltet sind, desto größer ist die Gewähr für Fehlerlosigkeit und Sicherheit. Beispiele von nicht zu vereinbarenden Funktionen sind: Kasse und Buchhaltung• Einkauf und Wareneingang• Lohnverrechnung und Kasse• Verkauf und Bonitätsprüfung• Verkauf und Auszahlung von Vermittlungsprovisionen• Ein- oder Verkauf und Buchhaltung.• Eine solche Trennung von nicht zu vereinbarenden Funktionen lässt sich im Arbeitsablauf nicht immer einhalten. In solchen Fällen muss aber die persönliche Überwachung verstärkt werden. Auch können die Sachbearbeiter im Wege der job rotation ausgewechselt werden. Auch die Wirtschaftspolizei hat die Erfahrung gemacht, dass einer der Hauptgründe für Wirtschaftskriminalität die Missachtung der Funktionstrennung ist. Der eklatanteste Fall von Nichttrennung der Funktionen war der „Fall Lettmüller“, der seinem Unternehmen einen Schaden von damals rund € 22,0 Mio. zufügte. In diesem Fall waren die Funktionen Kasse, Bankvollmacht und Buchhaltung in einer Hand vereint. 00I-144.indd Abs1:15 04.08.2009 12:05:35 Uhr 5 Gliederung des Internen Kontrollsystems16 5.2.2 Kontrollspanne Die Kontrollspanne eines jeden Vorgesetzten ist begrenzt. Wirkungsvoll führen und überwachen kann ein Leitender nur im Ausmaß der ihm zur Verfügung stehenden Arbeitszeit. Auch die Art der Aufgaben seines zu überwachenden Bereiches begrenzen seine Kontrollspanne. Arbeiten mit Routinecharakter sind leichter zu überwachen als kreative Tätigkeiten. 5.2.3 Übereinstimmung von Kompetenz – Befugnis – Verantwortung Es ist zu beachten, dass jede Organisationseinheit für ihre Aufgabenerfüllung nur eine verantwortliche Person haben kann. Des Weiteren müssen für jede Funktion Kompetenz, Befugnis und Verantwortung übereinstimmen. Niemand kann Verantwortung für eine Funktion übernehmen, wenn ihm die Kompetenz hierfür fehlt. Andererseits muss jeder, der eine Aufgabe und die Kompetenz hierfür hat, in die Verantwortung eingebunden sein. 5.2.4 Koordination Zweckmäßig ist eine Organisation auch nur, wenn alle Tätigkeiten koordiniert ablaufen. Die Koordination und somit die Kooperation ergibt sich nicht immer von selbst, sondern muss zwingend in den Organisationsabläufen vorgesehen sein. Organisiert werden sollte aber nur so viel wie nötig und so wenig wie möglich, damit die Eigeninitiative und Motivation der Mitarbeiter so groß wie möglich gehalten werden kann. 5.2.5 Kontinuität Eine organisatorische Einheit muss möglichst langfristig besetzt sein. Eine starke Fluktuation bedeutet höhere Personalkosten und geringere Effizienz. Auch die Stellvertretung jedes Stelleninhabers muss fixiert sein. Die Information und Einarbeitung des Stellvertreters muss gesichert sein. 5.2.6 Kontrollautomatik Der systematische Einbau von zwangsläufig wirksam werdenden Kontrollen im Arbeitsablauf, auch Kontrollautomatik genannt, ist insbesondere in EDV-gestützten Arbeitsabläufen vorzusehen. Das wird z.B. durch alle Prüfprogramme, Vollständigkeitskontrollen, Kontrollen von Abstimmkreisen, Kontrollsummen und automatische Belegnummernvergabe erreicht. Durch eine automatische Protokollierung muss sichergestellt sein, dass bei jeder Veränderung von Daten die Ursache und der Verursacher nachträglich festgestellt werden kann. 00I-144.indd Abs1:16 04.08.2009 12:05:35 Uhr 5 Gliederung des Internen Kontrollsystems 17 Aber auch bei manuellen Arbeitsabläufen kann eine Kontrollautomatik vorgesehen werden. Durch das Vier-Augen-Prinzip bei der Unterschrifts-Regelung, bei Genehmigungs- und Bestätigungsverfahren kann eine (allerdings umgehbare) Kontrollautomatik erreicht werden. Auch angeordnete Parallelarbeiten und Arbeitswiederholungen können, wenn sie systematisch im Arbeitsablauf eingebaut sind, ein Mittel zur Kontrollautomatik sein. Eine Kontrollautomatik kann auch durch vorgedruckte Belege und einen dadurch vorgegebenen Belegfluss erreicht werden. Hierdurch werden die Bearbeiter zur Einhaltung einer bestimmten Schrittfolge gezwungen und der Arbeitsablauf gesichert. Belege, die ihrerseits das Ausstellen weiterer Belege auslösen oder Wertab- und -zuflüsse bewirken, müssen vornummeriert und verrechenbar sein. 5.3 Organisationsmittel 5.3.1 Mechanisch-technische Organisationsmittel Hierbei kommen vorwiegend in Betracht: Hard- und Software der EDV-Systeme• Registrierkassen, Warencodierung• Zeitnahmegeräte für Arbeitszeitverrechnung• Fahrtenschreiber für LKW und Transporter• Wiege- und Messeinrichtungen im Warenein- und -ausgang• Zufallsgeneratoren für Torkontrollen in Fabriken und Lagerhäusern• automatische Löschapparaturen, Rauchwarnanlagen• Alarmsysteme und Schutzvorrichtungen gegen Einbruch.• 5.3.2 Schließ- und Sperrvorrichtungen Die Sicherheit der materiellen und immateriellen Werte des Unternehmens hängt nicht zuletzt von den Schließ- und Sperrvorrichtungen ab. Aber auch ausgeklügelte Schlüsselsysteme, automatische Schließvorrichtungen und Code karten, die Zutrittsberechtigungen regeln, können die persönlichen Verschlusskontrollen besonders gefährdeter Stellen nicht ersetzen. Unerlässlich ist auch die Zutrittssicherung in der EDV durch Passwörter. Auch das automatische sign-off der Terminals, damit niemand die Möglichkeit des unberechtigten Einblicks, der Manipulation oder des unbeabsichtigten Eingriffs haben kann, ist ein Sicherungsmittel. 00I-144.indd Abs1:17 04.08.2009 12:05:35 Uhr 5 Gliederung des Internen Kontrollsystems18 5.4 Überwachung durch Vorgesetzte und Beauftragte Eine persönliche Überwachung durch den Vorgesetzten ist auch dann laufend erforderlich, wenn er den Mitarbeitern voll vertraut. Die Führungskraft muss allerdings die Schwerpunkte der Tätigkeit seiner Mitarbeiter kennen und wissen, wo entscheidende Fehlerquellen und besondere Gefahren liegen können. Die persönliche Überwachung ist nicht so zu verstehen, dass die Führungskraft den Mitarbeitern ständig über die Schulter sieht. Sie sollte sich darauf beschränken, zu wechselnden und den Mitarbeitern nicht bekannten Zeiten zu prüfen, ob sich diese fachlich und führungsmäßig richtig verhalten. Beispielsweise kann sie einen Geschäftsfall herausgreifen und von Anfang bis Ende überprüfen. Darüber hinaus ist eine laufende Überwachung aller in Verwendung befindlicher Organisationsmittel auf ihre Effizienz und Manipulationssicherheit notwendig. Die Unternehmensleitung kann sich für Prüfung und Gestaltung des IKS dauernd oder fallweise verschiedener externer Prüfer oder Gutachter bedienen. Das kann der Wirtschaftsprüfer, der Aufsichtsrat oder ein Unternehmensberater sein. In größeren Unternehmen, wo es eine Stabsstelle Interne Revision (IR) gibt, ist diese für die Prüfung der Funktionsfähigkeit des IKS heranzuziehen. Die IR ist eine der obersten Leitung unterstellte, vom laufenden Arbeitsprozess losgelöste Stabstelle zur unternehmerischen Überwachung aller Bereiche, insbesondere des IKS. Sie ist eine Stabsfunktion und die so genannte „Kontrolle der Kontrolle“. 00I-144.indd Abs1:18 04.08.2009 12:05:35 Uhr

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Zusammenfassung

Für jeden Unternehmer ein Muss

Aus den Medien erfährt die Öffentlichkeit immer wieder über Aufsehen erregende Schadensfälle in der Wirtschaft, die durch Fehlmanagement, Fahrlässigkeit oder wirtschaftskriminelle Handlungen verursacht werden. Das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) verpflichtet aber die Geschäftsführung von Kapitalgesellschaften, alle den Fortbestand des Unternehmens gefährdende Entwicklungen durch ein Überwachungs- und Kontrollsystem frühzeitig zu erkennen und Schadensfälle zu vermeiden. Das vom KonTraG geforderte Überwachungssystem lässt sich nur durch ein planvoll installiertes und dauernd den Veränderungen des Unternehmens anzupassendes „Internes Kontrollsystem“ (IKS) erreichen.

* Gliederung und Aufbau eines Internen Kontrollsystems

* Das IKS in der Unternehmensplanung, der Aufbau- und Ablauforganisation

* Das IKS im Rechnungswesen und im Zahlungsverkehr

* Das IKS in der Personalabteilung, Produktion und im Vertrieb

* Einsatz von Checklisten zur Prüfung des IKS

* Beispiele für Organisationsanweisungen

Die Autoren

Dr. Michael A. Klinger ist Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Unternehmensberater sowie Lehrbeauftragter für Betriebswirtschaftslehre an der Universität Salzburg. Er ist Präsident des österreichischen Steuervereins, Vorstandsmitglied des Vereins IKS (Institut für Interne Kontrollsysteme) sowie Vizepräsident der Kammer der Wirtschaftstreuhänder, Salzburg.

Oskar Klinger war Leiter der Konzernvision der Porsche Holding Österreich und ist heute Vorstands-mitglied des Vereines IKS.