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4 Die drei Säulen des Internen Kontrollsystems in:

Michael A. Klinger, Oskar Klinger

Das Interne Kontrollsystem im Unternehmen, page 16 - 18

Checklisten, Organisationsanweisungen, Praxisbeispiele und Muster-Prüfberichte

2. Edition 2009, ISBN print: 978-3-8006-3656-3, ISBN online: 978-3-8006-4430-8, https://doi.org/10.15358/9783800644308_16

Series: Controlling Competence

Bibliographic information
4 Die drei Säulen des Internen Kontrollsystems Sicherheit, Wirtschaftlichkeit und Ordnungsmäßigkeit aller betrieblichen Abläufe sollen durch das IKS gewährleistet sein. 4.1 Sicherheit Die Sicherheit von geschäftlichen Abläufen ist nur dann gegeben, wenn von der Geschäftsleitung alle wirtschaftlich vertretbaren Maßnahmen gesetzt wurden, um die Wahrscheinlichkeit eines Schadens im Vermögen zu minimieren. In allen betrieblichen Abläufen gibt es Risikofaktoren für einen Schadenseintritt. Diese Risiken müssen nicht durch bewusst geschäftsschädigende Handlungen gegeben sein. Sie können auch durch technisches oder menschliches Versagen oder durch höhere Gewalt auftreten. Der VS/GF kann nicht immer alle Maßnahmen zur Sicherheit der Geschäftsabläufe setzen, wie er im Detail nicht alle Abläufe kennen muss. Er hat aber durch Delegation dafür zu sorgen, dass auch Sicherheitsmechanismen in den unteren Ebenen eingeführt und eingehalten werden. So hat er zum Beispiel sicherzustellen, dass jede Lieferung und Leistung zu einer Verrechnung (Faktura) führt, dass die Datensicherheit und die Sicherheit gegen Brand, Einbruch, Beraubung und Unfallschutz gegeben ist. 4.2 Wirtschaftlichkeit Die betrieblichen Abläufe sind regelmäßig auf die Wirtschaftlichkeit zu überprüfen. Dazu gehört eine systematisierte Kosten- und Ertragskontrolle (z.B.: Überwachung des Energieverbrauches, präventive Instandhaltungspläne der Produktionsmittel, Überwachung der Lagerumschlagshäufigkeit und Bevorratungshöhe sowie eine Marktanteilüberwachung). Nicht alle Kontrollen können aus Kosten-Nutzenüberlegungen durchgeführt werden. Die Kosten einer Kontrolle dürfen nicht höher als der mögliche Schaden sein. Allerdings gilt dieses ökonomische Prinzip nur, wenn die Ordnungsmäßigkeit nicht gefährdet wird. Ein Restrisiko wird jedoch immer bleiben. 4.3 Ordnungsmäßigkeit Die Ordnungsmäßigkeit in den Geschäftsabläufen ist nur dann gegeben, wenn folgendes gewährleistet ist: 00I-144.indd Abs1:9 04.08.2009 12:05:33 Uhr 4 Die drei Säulen des Internen Kontrollsystems10 sachliche Richtigkeit• formelle Richtigkeit• Vollständigkeit• termingerechte Durchführung• Dokumentation• Nachvollziehbarkeit• Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften.• Beispiel: Ordnungsmäßigkeit für den Geschäftsablauf „empfangene Lieferungen und Leistungen“ Bedarfsmeldung• Angebotseinholung• Bestellung• Wareneingang• 1. Sachliche Richtigkeit: Wareneingang bestätigt, Rechnungsprüfung durchgeführt, Einhaltung Genehmigungsverfahren bei der Bedarfsmeldung. 2. Formelle Richtigkeit: Umsatzsteuergerechte Eingangsrechnungen. 3. Vollständigkeit: Wenn für alle erhaltenen Lieferungen und Leistungen Eingangsfakturen vorhanden sind. 4. Termingerecht: Die Rechnungslegung durch die Lieferungen, der Wareneingang und die Rechnungsprüfung sollen den termingerechten Vorsteuer- und Skontoabzug gewährleisten. 5. Dokumentation: Ablage des gesamten Beschaffungsvorganges muss vollständig, systematisch übersichtlich und leicht auffindbar sein. 6. Nachvollziehbarkeit: Die Vorgänge von der Bedarfsmeldung über die Angebotseinholung über die Bestellung zum Wareneingang müssen von einem sachverständigen Dritten in zumutbarer Zeit nachvollzogen werden können. 7. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Die Beschaffung darf sich keiner illegalen Quellen bedienen (z.B. so genannter bedenklicher Ankauf, Pfuscherleistungen). Beispiel: Ordnungsmäßigkeit bei EDV-Verbuchungen 1. Materielle Richtigkeit: Programmierte Sicherstellung, dass nur sachlich und rechnerisch richtige Belege verarbeitet werden. 2. Formelle Richtigkeit 2.1 Belegentwertung 2.2 Zuordnungsmerkmale Konto/Kostenstelle• Gegenkonto• Beleghinweis• Buchungsraffungen• 3. Vollständigkeit der Verarbeitung der Belege: ist durch programmierte Kontrollen zu erbringen 00I-144.indd Abs1:10 04.08.2009 12:05:33 Uhr 4 Die drei Säulen des Internen Kontrollsystems 11 Beispiel: Ordnungsmäßigkeit bei EDV-Verbuchungen 4. Chronologien der Verarbeitung = termingerecht 5. Dokumentation: Beschreibung und Regelung der Datenerfassung• Dateneingabe• Abstimmverfahren• Datensicherung• Überleitung der Daten an den Schnittstellen zu anderen Verfahren• Freigabeverfahren der Programme• 6. Nachvollziehbarkeit 6.1 Nachweis des ursprünglichen Inhalts bei Veränderungen 6.2 Richtigkeit der Verarbeitung; muss durch sachverständigen Dritten in zumutbarer Zeit prüfbar sein. 7. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Sichere und dauerhafte Speicherung der Daten im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. 00I-144.indd Abs1:11 04.08.2009 12:05:33 Uhr

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Zusammenfassung

Für jeden Unternehmer ein Muss

Aus den Medien erfährt die Öffentlichkeit immer wieder über Aufsehen erregende Schadensfälle in der Wirtschaft, die durch Fehlmanagement, Fahrlässigkeit oder wirtschaftskriminelle Handlungen verursacht werden. Das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) verpflichtet aber die Geschäftsführung von Kapitalgesellschaften, alle den Fortbestand des Unternehmens gefährdende Entwicklungen durch ein Überwachungs- und Kontrollsystem frühzeitig zu erkennen und Schadensfälle zu vermeiden. Das vom KonTraG geforderte Überwachungssystem lässt sich nur durch ein planvoll installiertes und dauernd den Veränderungen des Unternehmens anzupassendes „Internes Kontrollsystem“ (IKS) erreichen.

* Gliederung und Aufbau eines Internen Kontrollsystems

* Das IKS in der Unternehmensplanung, der Aufbau- und Ablauforganisation

* Das IKS im Rechnungswesen und im Zahlungsverkehr

* Das IKS in der Personalabteilung, Produktion und im Vertrieb

* Einsatz von Checklisten zur Prüfung des IKS

* Beispiele für Organisationsanweisungen

Die Autoren

Dr. Michael A. Klinger ist Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Unternehmensberater sowie Lehrbeauftragter für Betriebswirtschaftslehre an der Universität Salzburg. Er ist Präsident des österreichischen Steuervereins, Vorstandsmitglied des Vereins IKS (Institut für Interne Kontrollsysteme) sowie Vizepräsident der Kammer der Wirtschaftstreuhänder, Salzburg.

Oskar Klinger war Leiter der Konzernvision der Porsche Holding Österreich und ist heute Vorstands-mitglied des Vereines IKS.