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21 Durchführung von IKS Prüfungen in:

Michael A. Klinger, Oskar Klinger

Das Interne Kontrollsystem im Unternehmen, page 132 - 134

Checklisten, Organisationsanweisungen, Praxisbeispiele und Muster-Prüfberichte

2. Edition 2009, ISBN print: 978-3-8006-3656-3, ISBN online: 978-3-8006-4430-8, https://doi.org/10.15358/9783800644308_132

Series: Controlling Competence

Bibliographic information
21 Durchführung von IKS Prüfungen 1. Prüfungsvorbereitung Vor Prüfung eines internen Kontrollsystems sollte dem Prüfer vom Auftraggeber eine Kontaktperson (z.B. Controller) aus dem Unternehmen genannt werden, der in der Lage ist, dem Prüfer die Aufbau- und Ablauforganisation zunächst • grob darzustellen; Organigramme und Ablaufdiagramme sind hierzu hilfreich; mit ihm eine Betriebsbesichtigung durchführt.• Unter Verwendung allgemeiner IKS-Checklisten (auch Internal Control Questionnaires – ICQ genannt) muss vom Prüfer eine auf das Unternehmen spezifische Liste von Prüfungspunkten aufgestellt werden. Danach sollte eine Vorbesprechung mit dem Auftraggeber und der namhaft gemachten Kontaktperson stattfinden. Hierbei sollte vom Auftraggeber und den genannten Kontaktpersonen die Prüfliste ergänzt und weiter spezifiziert werden. Die voraussichtliche Dauer der Prüfung muss gleichfalls abgesprochen werden. Eine Ausdehnung der Prüfung auf weitere Punkte muss während der Prüfung vorher mit dem Auftraggeber abgesprochen werden. Für die erste, nicht ins Detail gehende Systemprüfung des IKS ist durchschnittlich eine Arbeitswoche vorzusehen. Die Prüfung von internen Kontrollsystemen setzt eine betriebswirtschaftliche und organisatorische Praxis voraus. Viele Prüfungspunkte der Checkliste lassen sich jedoch auch von Revisionsassistenten mit weniger Praxis durchführen. 2. Prüfungsablauf Wie bei jeder Kontrolle erfasst der Prüfer zunächst den Ist-Zustand und vergleicht diesen mit dem Soll-Zustand. Letzterer ist entweder vorgegeben (Organisations-, Arbeits- und Dienstanweisungen, etc.) oder ist von ihm modellhaft zu entwickeln. Ein vorgegebener Soll-Zustand ist auf seine Effektivität hin kritisch zu beurteilen. Alle Prüfungsfeststellungen sind ausreichend durch Fakten zu erhärten. Der vorgefundene Sachverhalt ist unter Berücksichtigung aller wesentlichen Zusammenhänge kritisch zu analysieren und zu bewerten. Dabei sind die Ursachen für die festgestellten Mängel und Abweichungen nicht nur darzustellen sondern auch Lösungs- bzw. Verbesserungsmöglichkeiten aufzuzeigen. 00I-144.indd Abs1:131 04.08.2009 12:05:39 Uhr 21 Durchführung von IKS Prüfungen132 2.1 Arbeitspapiere Während der Prüfung sind über die gemachten Feststellungen schriftliche Aufzeichnungen auf hierfür vorgesehenen Arbeitspapieren zu führen. Zahlenangaben sind zu überprüfen, Aufstellungen und sonstige Unterlagen sollten kopiert den Arbeitspapieren beigefügt werden. Die Arbeitspapiere sind als Dokumentation so zu erstellen, dass ein sachkundiger Dritter in der Lage ist, den Prüfungsablauf nachzuvollziehen. 2.2 Einbeziehen der geprüften Stellen in den Prüfungsvorgang Der Prüfer muss einen möglichst vollständigen Überblick erhalten. Alle erforderlichen Aufklärungen und Nachweise müssen von den geprüften Stellen zur Verfügung gestellt werden. Es ist daher zielführend während der gesamten Prüfung die involvierten Mitarbeiter der geprüften Stellen einzubeziehen. Diese Mitarbeiter sind so zu motivieren, dass sie durch ihre konstruktive Mitarbeit zur Verbesserung der Wirtschaftlichkeit, der Sicherheit und der Ordnungsmäßigkeit beitragen. Zum Prüfungserfolg gehören auch Verbesserungsvorschläge, die von Seiten der Mitarbeiter kommen. 2.3 Hinzuziehung von Spezialisten Zur besseren Beurteilung spezieller Probleme wird es fallweise notwendig sein, im Einvernehmen mit dem Auftraggeber einen weiteren Berater (EDV-, technische Prüfungen) heranzuziehen. 2.4 Vollständige Prüfung bzw. Stichprobenprüfung Die Entscheidung darüber ob eine vollständige oder eine stichprobenweise Kontrolle durchgeführt wird, ist vom Prüfer nach Maßgabe der einzelnen Risikogrößen zu entscheiden. 2.5 Zwischenbesprechungen Nach Abschluss eines jeden Prüfungsabschnittes ist mit den betroffenen Mitarbeitern eine Zwischenbesprechung abzuhalten. Hierbei sollte über die Prüfungspunkte möglichst Einvernehmen erzielt werden und nur die Probleme für die keine einvernehmliche Lösung gefunden wurde, sollten zur Diskussion in der Schlussbesprechung führen. Am Ende der Prüfung ist ein Berichtsentwurf zu erstellen, der als Gesprächsunterlage für die Schlussbesprechung verwendet wird. Dem Bericht beigelegt ist eine Prüfliste aller durchgeführten Prüfungspunkte. Im Bericht selber erscheinen nur jene Prüfungspunkte, die zur Kritik bzw. zu Verbesserungsvorschlägen Anlass gegeben haben. Alle nicht im Bericht kommentierten Prüfungspunkte gelten somit als in Ordnung befunden (negative reporting). Der Bericht darf nur objektive Feststellungen, Empfehlungen und vereinbarte Maßnahmen enthalten. Es ist nicht Aufgabe des Prüfers persönliche Belobigungen bzw. Tadel auszusprechen, was ausschließlich Aufgabe der Führungsorgane des Unternehmens ist. 00I-144.indd Abs1:132 04.08.2009 12:05:39 Uhr 21 Durchführung von IKS Prüfungen 133 Selbstverständlich ist der Prüfer zur Objektivität und strengster Verschwiegenheit verpflichtet. 2.6 Schlussbesprechung Nach Abschluss der Prüfung ist mit dem Auftraggeber und von ihm erwünschten Mitarbeitern eine Schlussbesprechung abzuhalten, in welcher an Hand des Berichtsentwurfes allen Beteiligten Gelegenheit gegeben wird zum Prüfungsergebnis Stellung zu nehmen. In der Regel werden aber schon im Verlauf der Prüfung bzw. Zwischenbesprechungen die meisten Feststellungen bei den betroffenen Stellen abgeklärt sein. Die Prüfungsergebnisse sind genau, objektiv, klar, kurz, konstruktiv und aktuell darzustellen und zu beurteilen. Auch die Vorschläge für notwendige Verbesserungen sowie Stellungnahmen der geprüften Bereiche sind im Bericht anzuführen. Grundsätzlich gilt nur das als berichtet, was in schriftlicher Form weitergegeben wurde. Auf Wunsch des Auftraggebers kann den detaillierten Prüfungsfeststellungen zweckmäßigerweise eine kurze Zusammenfassung vorangestellt werden. Diese kann auch in Form eines Inhaltsverzeichnisses dargestellt werden. 3. Follow up Es sollte mit dem Auftraggeber vereinbart werden, dass der Prüfer nach einer angemessenen Zeitspanne überprüft ob die gemeinsam vereinbarten Maßnahmen tatsächlich eingeleitet wurden• ob die im Bericht ausgesprochenen Empfehlungen, über die kein Einverneh-• men erzielt wurde, inzwischen geprüft und gegebenenfalls realisiert werden konnten. Eine Prüfung ist nur erfolgreich, wenn die vereinbarten Maßnahmen und Empfehlungen zu einer nachhaltigen Veränderung geführt haben. 00I-144.indd Abs1:133 04.08.2009 12:05:39 Uhr

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Zusammenfassung

Für jeden Unternehmer ein Muss

Aus den Medien erfährt die Öffentlichkeit immer wieder über Aufsehen erregende Schadensfälle in der Wirtschaft, die durch Fehlmanagement, Fahrlässigkeit oder wirtschaftskriminelle Handlungen verursacht werden. Das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) verpflichtet aber die Geschäftsführung von Kapitalgesellschaften, alle den Fortbestand des Unternehmens gefährdende Entwicklungen durch ein Überwachungs- und Kontrollsystem frühzeitig zu erkennen und Schadensfälle zu vermeiden. Das vom KonTraG geforderte Überwachungssystem lässt sich nur durch ein planvoll installiertes und dauernd den Veränderungen des Unternehmens anzupassendes „Internes Kontrollsystem“ (IKS) erreichen.

* Gliederung und Aufbau eines Internen Kontrollsystems

* Das IKS in der Unternehmensplanung, der Aufbau- und Ablauforganisation

* Das IKS im Rechnungswesen und im Zahlungsverkehr

* Das IKS in der Personalabteilung, Produktion und im Vertrieb

* Einsatz von Checklisten zur Prüfung des IKS

* Beispiele für Organisationsanweisungen

Die Autoren

Dr. Michael A. Klinger ist Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Unternehmensberater sowie Lehrbeauftragter für Betriebswirtschaftslehre an der Universität Salzburg. Er ist Präsident des österreichischen Steuervereins, Vorstandsmitglied des Vereins IKS (Institut für Interne Kontrollsysteme) sowie Vizepräsident der Kammer der Wirtschaftstreuhänder, Salzburg.

Oskar Klinger war Leiter der Konzernvision der Porsche Holding Österreich und ist heute Vorstands-mitglied des Vereines IKS.