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Titelei/Inhaltsverzeichnis in:

Michael A. Klinger, Oskar Klinger

Das Interne Kontrollsystem im Unternehmen, page 1 - 7

Checklisten, Organisationsanweisungen, Praxisbeispiele und Muster-Prüfberichte

2. Edition 2009, ISBN print: 978-3-8006-3656-3, ISBN online: 978-3-8006-4430-8, https://doi.org/10.15358/9783800644308_1

Series: Controlling Competence

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Zum Inhalt:    Aus den Medien erfährt die Öffentlichkeit  immer wieder über  Aufsehen erregende Schadensfälle in der Wirtschaft, die durch  Fehlmanagement,  Fahrlässigkeit  oder  wirtschaftskriminelle  Handlungen verursacht werden. Das Gesetz zur Kontrolle und  Transparenz  im  Unternehmensbereich  (KonTraG)  verpflichtet  aber die Geschäftsführung  von Kapitalgesellschaften,  alle den  Fortbestand  des  Unternehmens  gefährdende  Entwicklungen  durch ein Überwachungs‐ und Kontrollsystem frühzeitig zu er‐ kennen und Schadensfälle zu vermeiden. Das vom KonTraG ge‐ forderte Überwachungssystem lässt sich nur durch ein planvoll  installiertes  und  dauernd  den  Veränderungen  des  Unterneh‐ mens  anzupassendes  „Internes  Kontrollsystem“  (IKS)  errei‐ chen.    Gliederung und Aufbau eines Internen Kontrollsystems  Das IKS in der Unternehmensplanung, der Aufbau‐ und  Ablauforganisation  Das IKS im Rechnungswesen und im Zahlungsverkehr  Das  IKS  in  der  Personalabteilung,  Produktion  und  im  Vertrieb  Einsatz von Checklisten zur Prüfung des IKS  Beispiele für Organisationsanweisungen    Vahlens Online Materialien:  Leser  finden auf der Website zum Buch unter www.vahlen.de  die Checklisten aus dem Buch zum kostenlosen Download.    Mit den  in diesem Buch  enthaltenen Checklisten  für  alle Unterneh‐ mensbereiche  können Sie  Ihr  eigenes  IKS  auf Sicherheit, Ordnungs‐ mäßigkeit  und Wirtschaftlichkeit  überprüfen,  den  Ist‐Zustand  fest‐ stellen und notwendige Anpassungen vornehmen.      Zu den Autoren:    Dr. Michael A. Klinger ist Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und  Unternehmensberater sowie Lehrbeauftragter  für Betriebswirt‐ schaftslehre an der Universität Salzburg. Er ist Präsident des ös‐ terreichischen  Steuervereins,  Vorstandsmitglied  des  Vereins  IKS  (Institut  für  Interne Kontrollsysteme)  sowie Vizepräsident  der Kammer der Wirtschaftstreuhänder, Salzburg.  Oskar Klinger war Leiter der Konzernvision der Porsche Hol‐ ding Österreich und  ist heute Vorstands‐mitglied des Vereines  IKS.  Das Interne Kontrollsystem im Unternehmen Checklisten, Organisationsanweisungen, Praxisbeispiele und Muster-Prüfberichte von Dr. Michael A. Klinger Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Unternehmensberater Oskar Klinger Unternehmensberater Verlag Franz Vahlen München 00I-144.indd III 04.08.2009 12:05:32 Uhr 00I-144.indd IV 04.08.2009 12:05:32 Uhr               ISBN 978‐3‐8006‐4430‐8    © 2011 Franz Vahlen GmbH  Wilhelmstraße 9, 80801 München  Satz: Fotosatz Buck, Kumhausen  Umschlaggestaltung: Ralph Zimmermann – Bureau Parapluie  eBook‐Produktion: hgv publishing services    Dieser Titel ist auch als Printausgabe beim  Verlag und im Buchhandel erhältlich.  Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Knappe Worte vorab zu diesem Buch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 2 Definition und Zielsetzung des Internen Kontrollsystems . . . . . . . 3 2.1 Die Interne Kontrolle ist eine Managementfunktion . . . . . . . . . 3 2.2 Definitionen des Internen Kontrollsystems . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 2.3 Merkmale eines Zweckentsprechenden Internen Kontrollsystems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 2.4 Die Kontrollen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 3 Verpflichtung des Vorstandes und des Geschäfts führers zur ordnungsgemäßen Geschäftsführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 4 Die drei Säulen des Internen Kontrollsystems . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 4.1 Sicherheit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 4.2 Wirtschaftlichkeit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 4.3 Ordnungsmäßigkeit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 5 Gliederung des Internen Kontrollsystems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 5.1 Zwangsläufige Sicherung durch organisatorische Maßnahmen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 5.2 Organisationsgrundsätze . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 5.3 Organisationsmittel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 5.4 Überwachung durch Vorgesetzte und Beauftragte. . . . . . . . . . . 18 6 Gestaltung und Aufbau eines Internen Kontrollsystems . . . . . . . . . 19 6.1 Risikoprüfung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 6.2 Aufstellung eines Risikokatalogs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 6.3 Verwendung von Checklisten oder Internal Control Questionnaires (ICQ). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 7 Das Interne Kontrollsystem und die Unternehmensplanung . . . . . 21 8 Das Interne Kontrollsystem in der Aufbauorganisation. . . . . . . . . . 23 9 Das Interne Kontrollsystem in der Ablauforganisation . . . . . . . . . . 25 10 Das Interne Kontrollsystem in der Anlagenverwaltung . . . . . . . . . . 27 11 Das Interne Kontrollsystem im Versicherungswesen . . . . . . . . . . . . 29 00I-144.indd V 04.08.2009 12:05:32 Uhr InhaltsverzeichnisVI 12 Das Interne Kontrollsystem im Rechnungswesen . . . . . . . . . . . . . . . 31 12.1 Zielsetzung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 12.2 Allgemeine Anforderungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 12.3 Ordnungsmäßigkeit des Rechnungswesens . . . . . . . . . . . . . . . . 31 12.4 Sicherheit im Rechnungswesen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 12.5 Sicherheit bei der Dateneingabe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 12.6 Datensicherheit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 13 Das Interne Kontrollsystem im Zahlungsverkehr . . . . . . . . . . . . . . . 37 13.1 Kasse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 13.2 Bankenverkehr . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 14 Das Interne Kontrollsystem in der Materialwirtschaft . . . . . . . . . . . 39 14.1 Der Einkauf. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 14.2 Der Wareneingang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 14.3 Die Rechungskontrolle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 14.4 Lagerwirtschaft . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 14.5 Inventuren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 15 Das Interne Kontrollsystem in der Produktion. . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 15.1 Überwachung der Wirtschaftlichkeit der Produktion . . . . . . . . 47 15.2 Sicherheit in der Produktion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 16 Das Interne Kontrollsystem im Vertrieb. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 16.1 Marktforschung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 16.2 Produkt- und Sortimentgestaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 16.3 Preis- und Konditionengestaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 16.4 Warenausgang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 16.5 Reklamationen von und Gutschriften an Kunden . . . . . . . . . . . 51 16.6 Fuhrpark und Versand . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 16.7 Verkaufsaußendiensr – Reiseordnung und Bewirtung . . . . . . . 52 17 Das Interne Kontrollsystem im Personalwesen . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 17.1 Neueinstellungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 17.2 Beendigung von Dienstverhältnissen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 17.3 Zeiterfassung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 17.4 Personalentwicklung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 17.5 Absenzen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 17.6 Lohn und Gehaltsverrechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 18 Das Interne Kontrollsystem in der EDV & Sicherheit. . . . . . . . . . . . 57 18.1 Die Anlagen Sicherheit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 18.2 Systemsicherheit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 18.3 Programmsicherheit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 18.4 Daten Sicherheit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 00I-144.indd VI 04.08.2009 12:05:32 Uhr Inhaltsverzeichnis VII 19 Der Einsatz von Checklisten zur Prüfung des Internen Kontrollsystems in den einzelnen Unternehmensbereichen. . . . . . . . . . . . . . 61 20 Beispiele für Dienst- und Organisationsanweisungen . . . . . . . . . . . 101 20.1 Kassenordnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 20.3 Organisationsanweisung zur Verbesserung der Sicherheit in den Handelswaren- und Fertigwarenlagern . . . . . . . . . . . . . . . . 104 20.4 Organisationsanweisung Einkauf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108 20.5 Organisationsanweisung Rechungswesen. . . . . . . . . . . . . . . . . . 113 20.6 Zielsetzungs- und Aufgabenbeschreibung für einen Leiter des Rechnungswesens (Stellenbeschreibung). . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 20.7 Organisationsanweisung: Handlungsvollmachten und Unterschriftsberechtigungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119 20.8 Vorschlag für eine Reiseordnung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 20.9 Organisationsanweisung: Benutzung von firmeneigenen Kraftfahrzeugen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125 20.10 Organisationsanweisung für die Regelung von Bewirtungskosten, Anbahnungsspesen und Imagewerbung . . . . . . . . . . . . 128 20.11 Organisationsanweisung für die Eingangs- und Ausgangspost. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129 21 Durchführung von IKS Prüfungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131 22 Beispiel eines Prüfberichts zum IKS: Vertrieb . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135 23 Abkürzungsverzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139 24 Literaturverzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141 Über die Autoren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143 00I-144.indd VII 04.08.2009 12:05:32 Uhr

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Zusammenfassung

Für jeden Unternehmer ein Muss

Aus den Medien erfährt die Öffentlichkeit immer wieder über Aufsehen erregende Schadensfälle in der Wirtschaft, die durch Fehlmanagement, Fahrlässigkeit oder wirtschaftskriminelle Handlungen verursacht werden. Das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) verpflichtet aber die Geschäftsführung von Kapitalgesellschaften, alle den Fortbestand des Unternehmens gefährdende Entwicklungen durch ein Überwachungs- und Kontrollsystem frühzeitig zu erkennen und Schadensfälle zu vermeiden. Das vom KonTraG geforderte Überwachungssystem lässt sich nur durch ein planvoll installiertes und dauernd den Veränderungen des Unternehmens anzupassendes „Internes Kontrollsystem“ (IKS) erreichen.

* Gliederung und Aufbau eines Internen Kontrollsystems

* Das IKS in der Unternehmensplanung, der Aufbau- und Ablauforganisation

* Das IKS im Rechnungswesen und im Zahlungsverkehr

* Das IKS in der Personalabteilung, Produktion und im Vertrieb

* Einsatz von Checklisten zur Prüfung des IKS

* Beispiele für Organisationsanweisungen

Die Autoren

Dr. Michael A. Klinger ist Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Unternehmensberater sowie Lehrbeauftragter für Betriebswirtschaftslehre an der Universität Salzburg. Er ist Präsident des österreichischen Steuervereins, Vorstandsmitglied des Vereins IKS (Institut für Interne Kontrollsysteme) sowie Vizepräsident der Kammer der Wirtschaftstreuhänder, Salzburg.

Oskar Klinger war Leiter der Konzernvision der Porsche Holding Österreich und ist heute Vorstands-mitglied des Vereines IKS.