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8.1 Anforderungen an ein modernes IT-Controlling in:

Matthias Sure

Moderne Controlling-Instrumente, page 248 - 250

Bewährte Konzepte für das operative und strategische Controlling

1. Edition 2009, ISBN print: 978-3-8006-3616-7, ISBN online: 978-3-8006-4373-8, https://doi.org/10.15358/9783800643738_248

Series: Controlling Competence

Bibliographic information
8 Gestaltungsprinzipien und Werkzeuge eines modernen IT-Controllings Dieses Kapitel beschreibt den praktischen Entwicklungsstand des IT-Controllings auch vor dem Hintergrund von dessen rasant gestiegenen Anforderungen, die sich aus den Fortschritten der zugrunde liegenden IT-Technologien ergeben haben. In diesem Kontext werden sowohl strategische Instrumente (z.B. IT-Portfolioanalyse) als auch operative Instrumente (z.B. IT-Prozessmanagement oder Projektfortschrittsanalyse) des IT-Controllings beschrieben und mit praktischen Beispielen graphisch unterlegt. Dabei wechseln sich ältere und bewährte Werkzeuge (z.B. ITIL-Clusterung oder TCO-Modell) mit neueren Tools (z.B. Earned Value-Methode oder IT-Balanced Scorecard) ab. Auch der Aspekt der erforderlichen, stärkeren Wertorientierung im IT-Controlling wird im Rahmen der Diskussion zusammenhängender, übergreifender IT-Kennzahlensysteme beleuchtet. Darüber hinaus werden Rollen und deren Aufteilung in der praktischen IT-Organsiation beschrieben und analysiert vor dem Hintergrund der möglichst effektiven organisatorischen Einrichtung eines IT-Controllings. 8.1 Anforderungen an ein modernes IT-Controlling Informationstechnologie ist aus dem heutigen Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken. Sie hat sich durch die insbesondere in den letzten 10 bis 15 Jahren rasant fortgeschrittene Entwicklung etwa bei ERP-Systemen, in der Server- Technolgie, in der Datenbankgestaltungs- und -auswertungstechnologie oder bei Web- und Portallösungen zu einem funktionsübergreifenden, integrierten Unterstützungsmedium auf allen Geschäftsprozessebenen entwickelt. Aufgrund der damit verbundenen wachsenden Komplexität und Ressourcenbeanspruchung erwachsen zunehmende Anforderungen an eine koordinierte und an den gesamtunternehmerischen Zielen ausgerichtete Gestaltung des IT-Einsatzes. Ein modernes IT-Controlling hat in diesem Kontext die Aufgabe, den effektiven und effizienten Einsatz von Informationstechnologie bei der Unterstützung sämtlicher unternehmerischer Geschäftsprozesse und der übergeifenden Unternehmensorganisation zu gewährleisten und zu steuern. Dem IT-Controlling kommt aber nicht nur die Aufgabe zu, sicherzustellen, dass IT seinen (Unterstützungs-) Beitrag zur Optimierung der Geschäftsprozesse leistet. Vielmehr gehören zu den Anforderungen an das IT-Controlling auch die Gewährleistung einer effektiven Informationsversorgung bei gleichzeitiger hoher Informationssicherheit, die Herstellung von Kostenwirtschaftlichkeit in der IT-Unterstützung bei gleichzeitiger Transparenz der Unterstützungsleistung und optimierter Kapitalbindung sowie die grundsätzliche Sicherung der Leistungsqualität in der IT-Versorgung. Allerdings stehen diese Anforderungen teilweise miteinander in Konflikt. Im Rahmen des IT-Controllings stellt die Ausbalancierung dieser unterschiedlichen Buch.indb 237 16.01.2009 9:33:26 Uhr 238 8.1 Anforderungen an ein modernes IT-Controlling Anforderungen und damit korrespondierenden Interessen eine große Herausforderung dar. Daraus abgeleitet erfüllt das IT-Controlling eine Reihe von Funktionen, die im Folgenden näher betrachtet werden sollen97. Wie bei jedem anderen funktionalen Controlling-Baustein bietet auch das IT-Controlling eine solide Basis für Planungen im IT-Bereich. Dies betrifft die IT-Beschaffungsplanung, den Ausbau und die Weiterentwicklung der zugrunde liegenden IT-Infrastrukturen. Ferner hilft das IT-Controlling bei der Bereitstellung von Argumentationsgrundlagen für Budgetverhandlungen und bei der Evaluierung von Projektanträgen und -bewertungen im Rahmen des IT-Portfolio-Controllings sowie der Planung von IT-Projekten im Kontext der unternehmerischen Gesamtplanung. Darüber hinaus stellt das IT-Controlling Entscheidungshilfen bereit. Es stellt Vergleichsrechnungen zwischen Insourcing und Outsourcing für Ressourcenmanagement- Entscheidungen zur Verfügung. Des weiteren hilft es bei der Zuordnung von Personalkapazitäten für IT-Projekte und IT-Service-Prozesse. Es steuert und überwacht die Infrastrukturentwicklung im Unternehmen und überwacht bzw. misst kontinuierlich die IT-Leistung. Außerdem unterstützt es bei der Herstellung von Leistungstransparenz durch Bereitstellung von marktgerechten Preisen. IT-Controlling schafft Transparenz über Kosten im IT-Bereich und liefert die Grundlage und das Handwerkszeug für eine Steuerung und Optimierung der zugrunde liegenden Kostenstrukturen. Es stellt zugleich die notwendigen Mechanismen zur IT-projektbegleitenden Kostensteuerung bereit und leistet Unterstützung bei der Einleitung von Kostensenkungsmaßnahmen beispielsweise mittels Identifikation von entsprechenden Kostentreibern. Zusätzlich stellt es Abweichungsanalysen bereit inklusive der Identifikation von Ursachen und Prognosen über den Grad der Zielerreichung. Insgesamt verbessert es die Wirtschaftlichkeit des IT-Bereichs. Neben der Kosteneffizienz trägt das IT-Controlling auch zur Leistungssicherung der IT bei. In diesen Funktionsbereich fallen Kosten-Nutzenanalysen und Erfolgskontrollen hinsichtlich IT-Investitionen bzw. -Ausgaben. Außerdem zählt hierzu die Qualitätssicherung von IT-Leistungen und die entsprechende Darstellung von IT-Leistungs- und -Produktkatalogen. Zusätzlich bietet das IT-Controlling Leistungskennzahlen zur Mitarbeiterführung und -motivation im IT-Bereich an. Eine Verknüfpung dieser mit vereinbarten individuellen Zielen trägt zur Verhaltenssteuerung etwa im Hinblick auf qualitätsorientiertes und kostenbewusstes Handeln bei. Schließlich nimmt das IT-Controlling auch eine Funktion im Rahmen der Zukunftssicherung der Unternehmung wahr, indem es die strategischen Zielsetzungen durch geeignete und kompetitive IT-Strukturen unterstützt, die einen sinnvollen und praktikablen Kompromiss darstellen zwischen den Anforderungen der Unternehmensfachbereiche sowie den Kapazitäten und der Leistungsfähigkeit der IT. IT-Controlling bestimmt in diesem Zusammenhang die strategische Rolle der IT. 97 vgl.: Tiemeyer (2005), S. 7–9 Buch.indb 238 16.01.2009 9:33:26 Uhr 8 Gestaltungsprinzipien u. Werkzeuge eines modernen IT-Controllings 239 8.2 Organisatorische Einbindung des IT-Controllings 8.2.1 Einflussfaktoren auf die Organisation des IT-Controllings Vor dem Hintergrund der oben in Einzelanforderungen und -aufgaben aufgefächerten allgemeinen Schwerpunktfelder des IT-Controllings, IT-Wertbeitrag zum Unternehmenswert, Wirtschaftlichkeit der IT-Leistungserstellung und Nutzen der IT-Verwendung, erhebt sich die Frage, wie dieses optimal in die Gesamtunternehmensorganisation eingebunden werden kann. Wann etwa ein eigenständiges IT-Controlling etabliert werden sollte, ist abhängig von mehreren Faktoren. Dazu zählt sicherlich zunächst die Größe der Organisation, wobei dieser Faktor im Hinblick auf die Stärke seines Einflusses oftmals überschätzt wird. Viel entscheidender ist jedoch die Intensität des IT-Einsatzes, die näherungsweise mit der Anzahl der IT-Arbeitsplätze oder Benutzer ggfs. in Kombination mit deren Produktivität bzw. aktiver Nutzung bestimmt werden kann98. Tendenziell wird die Intensität des IT-Einsatzes und damit zugleich auch dessen Sensibilität in einem Finanzdienstleistungs- oder Telekommunikationsunternehmen wesentlich höher sein als in einem Bergbauunternehmen, unabhängig von deren jeweiliger Betriebsgröße. Ein weiterer Einflussfaktor auf die organisatorische Gestaltung ist die Abhängigkeit des unternehmerischen Geschäftsmodells von der IT. Ist die IT ein zentraler kritischer Erfolgsfaktor für das Erreichen der strategischen Ziele des Unternehmens, dann wird das Controlling derselben dort logischerweise weitaus intensiver organisiert sein als das normalerweise der Fall wäre. Ebenso spielt die Form der IT-Leistungserstellung eine Rolle bei der Ausgestaltung des IT- Controllings. Während Umfang und Organisation des IT-Verwendungscontrollings (aus Sicht des nachfragenden Fachbereichs, der bereitgestellte IT-Services in seine Prozesse integriert, muss deren Verwendungsnutzen höher sein als die Kosten der IT-Leistungserstellung bzw. der Preis der gekauften IT-Leistung) von dem benötigten IT-Leistungsvolumen abhängig ist, wird das Controlling der IT-Leistungserstellung nur bei Selbsterstellung der Wartungs-, Konfigurations-, Programmier- oder Helpdesk-Leistungen ein dem IT-Verwendungscontrolling gleichwertiges Controlling nebst entsprechender organisatorischer Repräsentanz benötigen. Im heutzutage immer häufiger vorkommenden Fall fremdbezogener Leistungen durch einen IT-Outsourcing-Dienstleister wird dies dagegen nicht nötig sein, weil das Controlling-Erfordernis wegfällt. Außerdem hat natürlich die Controlling-Tradition im Unternehmen einen entsprechenden Einfluss auf die Organisation des IT-Controllings. Ist die Controlling-Organisation traditionell stark ausgebaut und präsent, wird das in der Regel auch auf das IT-Controlling zutreffen und umgekehrt. 8.2.2 Funktionen und Positionen im IT-Controlling Im Rahmen dieser Kontextfaktoren stellt sich also die Frage, wo das IT-Controlling organisatorisch angesiedelt sein sollte und ob dies in einer eigenständigen Funktion geschehen sollte. Vom Selbstverständnis des Controllings her ist dieses 98 vgl.: Kütz (2005), S. 66 Buch.indb 239 16.01.2009 9:33:26 Uhr

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References

Zusammenfassung

Die acht effektivsten Methoden im Controlling

Ein zielorientiertes und effektives Controlling ist für eine nachhaltig erfolgreiche Unternehmensführung unerlässlich, zumal der Anpassungsdruck der Unternehmen an neue Herausforderungen ihrer Umwelt stetig steigt. Wichtig ist dabei, dass die Konsequenzen dieser Anpassungen zeitnah erfasst und ihre Wirkungen überprüft werden, sodass Korrekturen oder Nachjustierungen vorgenommen werden können, sobald sich eine ursprünglich eingeleitete Maßnahme als nicht erfolgreich herausstellt.

Eine zeitnahe Überprüfung eingeleiteter Veränderungsaktivitäten ist nur durch den Einsatz wirksamer Controlling-Instrumente möglich. Dieses Buch stellt Ihnen effektive, und in der Unternehmenspraxis erfolgreiche Methoden für das operative und strategische Controlling vor.

* Activity Based Management

* Liquiditäts- und Kostencontrolling mittels Working Capital Management

* Planung, Steuerung und Kontrolle von Outsourcing-Geschäftsbeziehungen

* Balanced Scorecard

* Beyond Budgeting und Advanced Budgeting

* Logistik- und Supply-Chain-Controlling

* Personal-Controlling

* Werkzeuge eines modernen IT-Controllings

Dieses Buch orientiert sich nicht nur an den Herausforderungen zentraler Controlling-Stabsstellen, sondern geht auch auf die Kontroll- und Steuerungsprobleme in den Bereichen Unternehmensfinanzen, Personal- und IT-Management sowie Logistik ein.

Der Autor

Matthias Sure ist Direktor in einem internationalen Beratungsunternehmen. Er hat in seiner langjährigen Beratungspraxis internationale Unternehmen in den Bereichen Performance-, Prozess- und Kostenmanagement beraten, darunter eine Vielzahl börsennotierter Unternehmen. Darüber hinaus hat er über 30 betriebswirtschaftliche Fachartikel veröffentlicht und ist Lehrbeauftragter für Betriebswirtschaftslehre, insbesondere Controlling, an der Fachhochschule der Wirtschaft in Bergisch Gladbach.