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15.5 Techniken der Buchführung in:

Wolfgang Eisele, Alois Paul Knobloch

Technik des betrieblichen Rechnungswesens, page 685 - 737

Buchführung und Bilanzierung, Kosten- und Leistungsrechnung, Sonderbilanzen

8. Edition 2011, ISBN print: 978-3-8006-3784-3, ISBN online: 978-3-8006-4350-9, https://doi.org/10.15358/9783800643509_685

Series: Vahlens Handbücher der Wirtschafts- und Sozialwissenschaften

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15.5 Techniken der Buchführung 665 Vahlens Handbücher – Eisele/Knobloch – Technik des betrieblichen Rechnungswesens (8. Aufl.) – Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Seite 665 Status: Imprimatur abschlüsse, so hat bei deren Übernahme in die Bilanz des Hauptbetriebs eine Konsolidierung zu erfolgen, welche die Zwischengewinne aus Transaktionen zwischen Filial- und Zentralbetrieb eliminiert (Vgl. hierzu auch Anlage zu Teil A: Übungsaufgabe 3; S. 753 ff.). 15.5 Techniken der Buchführung Die Unterscheidung nach den bei der Buchführung verwendeten Hilfsmitteln führt zu einer Systematik der Buchführungstechniken in der unten dargestellten Form. Es lassen sich dabei vor allem manuelle und maschinelle Techniken unterscheiden, die teilweise auch kombiniert eingesetzt werden können. Überragende Bedeutung kommt heute der EDV-Buchführung zu, weshalb diese im Weiteren auch ausführlicher dargestellt wird (zur historischen Entwicklung der Techniken vgl. Teil A, Abschn. 15.1, S. 645 ff.). 15.5.1 Die Übertragungsbuchführung Die ältesten Buchführungstechniken sind die manuell durchgeführten Übertragungsbuchführungen. Dabei werden die durch Belege dokumentierten Geschäftsvorfälle zunächst chronologisch im Grundbuch erfasst und von dort sachlich geordnet ins Hauptbuch übertragen. Je nach Zahl und Ausgestaltung der Grundbücher lassen sich unterschiedliche Formen der Übertragungsbuchführung unterscheiden, die als italienische, englische, deutsche, französische, amerikanische und kombinierte Methode bezeichnet werden (vgl. S. 657 ff.). Buchführungstechniken manuelle Technik maschinelle Technik Übertragungsbuchführung Durchschreibebuchführung ältere Techniken EDV-Buchführung – Konto-Original- Methode – Journal-Original- Methode – maschinelle Durchschreibebuchführung – Lochkartenbuchführung – Magnetkontenbuchführung – konventionelle EDV-Buchführung – Speicherbuchführung – integrierte Buchführung Techniken der Finanzbuchführung 15 Organisation der Buchführung666 Vahlens Handbücher – Eisele/Knobloch – Technik des betrieblichen Rechnungswesens (8. Aufl.) – Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Seite 666 Status: Imprimatur 15.5.2 Die manuelle Durchschreibebuchführung Das Wesen dieser Buchführungsform besteht in der direkten Verbindung von chronologischer Buchung im Grundbuch und systematischer Buchung im Haupt- und Kontokorrentbuch. Durch gleichzeitiges ein- oder mehrmaliges „Durchschreiben“ der Buchungsniederschrift wird die Buchungs- und Kont rollarbeit wesentlich reduziert, werden Übertragungsfehler vermieden und die Kontenabschlussbereitschaft erhöht. Die manuelle Durchschreibebuchführung setzt die Zulässigkeit der Lose-Blatt-Buchführung voraus (vgl. Teil A, Abschn. 15.4.2.3, S. 662), da die Kontenblätter bei jeder Buchung auszuwechseln sind, während der in der Buchungsanlage verbleibende Durchschlag (Konto- Original-Verfahren) das Journal darstellt. Es gibt mehrere Varianten der Durchschreibebuchführung: Nach der Zahl der Durchschreibevorgänge werden Zweiblatt- und Dreiblattverfahren, nach der Zahl der für die Buchungsniederschrift im Journal erforderlichen Journalzeilen werden Einzug- und Zweizugbuchführung, hinsichtlich der Urschrift- bzw. Durchschriftvornahme werden Konto-Original-Verfahren und Journal-Original-Verfahren, und bezüglich der Zahl der im Journal eingerichteten Doppelspalten werden Ein-, Zwei-, Drei- und Vierspaltenverfahren unterschieden. In der Praxis am häufigsten anzutreffen ist die Konto-Original-Methode (Urschrift auf Sachkontenblatt), die durch zweifache Durchschrift auf Journal- und Kontokorrentkonto (Dreiblattverfahren) die beiden durch Soll- und Habenbuchung angesprochenen Hauptbuchkonten getrennt auf das Journal durchschreibt (Zweizugbuchführung). Jeder Geschäftsvorfall beansprucht somit zwei Journalzeilen: eine für die Lastschrift und eine für die Gutschrift des betreffenden Postens. Die Journaleinteilung erfolgt zumeist nach dem Dreispaltenverfahren, indem Doppelspalten für die Kunden, die Lieferanten und die Sachkonten eingerichtet werden. Beim ebenfalls praktizierten Vierspaltenverfahren werden die Sachkonten zusätzlich nach Bestands- und Erfolgskonten getrennt. Beispiel: Konto Original-Methode mit Dreiblattverfahren im Dreispaltenjournal mit Zweizugbuchführung Geschäftsvorfall: Warenverkauf am 10. 4. mit Ausgangsrechnung (AR) Nr. 624 über Rechnungsbetrag 440; der Geschäftsvorfall wird entsprechend der Abbildung auf Seite 668 erfasst. Die beiden Sachkonten werden getrennt in zwei Zügen (Zweizugverfahren) auf das Journal durchgeschrieben. Die Einlage der Kontenblätter in den Buchungsautomaten erfolgt nacheinander und führt im Journal zur jeweils doppelten textlichen Niederschrift desselben Geschäftsvorfalls. Zur Vermeidung der wiederholten Buchungsniederschrift auf zwei Grundbuchzeilen dienen die analog dem amerikanischen Journal gebildeten Nachspalten (sog. Nachspaltenverfahren), indem die dort erfassten Beträge periodisch aufsummiert außerhalb des Durchschriftverfahrens auf die entsprechenden Hauptbuchkonten übertragen werden. Diese Vorgehensweise entspräche dann dem Einzug- oder Einschriftverfahren. 15.5 Techniken der Buchführung 667 Vahlens Handbücher – Eisele/Knobloch – Technik des betrieblichen Rechnungswesens (8. Aufl.) – Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Seite 667 Status: Imprimatur 15.5.3 Die maschinelle Durchschreibebuchführung (Maschinenbuchführung) Bei der maschinellen Durchschreibebuchführung erfolgt die ansonsten manuell durchzuführende Aufzeichnungstätigkeit durch Automaten. Die heute wegen der Verbreitung der EDV-Buchführung nur noch selten praktizierten Techniken der Maschinenbuchführung bedienen sich rechnender Schreibmaschinen (Schreibbuchungsmaschinen) bzw. schreibender Rechenmaschinen (Addierbuchungsmaschinen). Die Kapazität dieser Buchungsanlagen hängt von der Anzahl ihrer Zähl- und Saldierwerke ab (Simplex-, Duplex-, Triplex-, Multiplexanlagen); sie determinieren damit die Buchungsspaltenbildung und die Einrichtung von Buchungskreisen. Die maschinelle Buchführung stellt hohe Anforderungen an die Belegorganisation. Die Geschäftsvorfälle sind maschinengerecht zu schematisieren. Als wichtigste Voraussetzungen kommen in Betracht: systematischer Kontenplan, Vorkontierung der Belege durch Kontrollstreifen mit Belegnummer, Konto, Gegenkonto und Betrag. Wie die manuelle, so setzt auch die maschinelle Durchschreibebuchführung eine Lose-Blatt-Buchführung voraus. 15.5.4 Die Lochkartenbuchführung Das Medium Lochkarte fungiert als Datenzwischenträger und ermöglicht- über den eingestanzten Datensatz die Steuerung der Buchungsmaschine. Die Lochkartenbuchführung gewährleistet damit die ausschließlich maschinelle Durchführung der bei umfangreichem Buchungsanfall erforderlichen Sortier-, Schreib- und Rechenarbeit. Die eigentliche Buchungsarbeit ist stärker am dispositiven Einsatz der Lochkarte und an deren zweckmäßiger Gestaltung orientiert. Die wesentlichen Schritte des Buchungsablaufs sind wie folgt zu skizzieren: – Übertragung der Belegdaten über Kartenlocher auf die Lochkarte unter Verwendung ihrer Zeilenziffern für die Erfassung der Buchungsbeträge (Zahlen) und eines Codes für den Buchungstext (Buchstaben und Sonderzeichen); – Kontrolle der Datenübertragung durch besonderen Prüfvorgang; – Zuordnung der Lochkarten entsprechend verschiedener Geschäftsbedürfnisse (nach Lochkartenvervielfältigung mittels Summen- oder Kartendoppler) durch Sortieranlage; – Auswertung der Daten mittels schreibender und rechnender Tabelliermaschine; Letztere ermöglicht den jederzeitigen Ausdruck von Kontoauszügen bzw. anderer erwünschter Daten. Der hohe Arbeitsaufwand des Loch- und Prüfvorgangs kann durch Koppelung von Loch- und Buchungsvorgang oder durch Verwendung von Original- bzw. Verbund-Lochkarten teilweise vermieden werden. Im ersten Fall wird bei Bedienung der Buchungsanlage gleichzeitig ein Lochstreifen bzw. eine Lochkarte angefertigt; im zweiten Fall wird der Beleg unmittelbar in Lochkartenform ausgestellt, wobei der Geschäftsvorfall auf der Lochkarte zusätzlich in Klarschrift angegeben ist. 15 O rg an isatio n d er B u ch fü h ru n g 668 V ah len s H and bücher – E isele/K nobloch – Tech n ik des betrieblichen R ech nu ngsw esen s (8. A u fl.) – H ersteller: Frau D eu ringer Stand: 05.07.2011 Seite 668 Statu s: Im prim atu r Datum Seite … Beleg AR 624 Text Lieferanten Journal April 19… Seite … Seite … Gegenkonto Konto Vorsteuer MwSt 10. 10. 10. 10. 10. 440 440 101/5 801 801 40 101/5Wa.-Verkauf S H Kunden S H Sachkonto S H S H Wa.-VerkaufAR 624 Datum Beleg AR 624 Text Gegenkonto 10. 440 801Wa.-Verkauf Kunde A. Schneider Konto-Nr. 101/5 Übertrag: S H Seite … Datum Beleg AR 624 Text Gegenkonto 10. 440 101/5Wa.-Verkauf Sachkonto: Warenverkauf Konto-Nr. 801 Übertrag: Durchschreibebuchführung 15.5 Techniken der Buchführung 669 Vahlens Handbücher – Eisele/Knobloch – Technik des betrieblichen Rechnungswesens (8. Aufl.) – Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Seite 669 Status: Imprimatur Organisatorisch kann die Lochkarte Buchung und Gegenbuchung sowohl auf einer Karte (Einkartenverfahren mit Soll- und Habenbuchungsspalten) als auch auf getrennten Karten (Zweikartenverfahren mit je einer Soll- und einer Habenbuchungskarte) unterbringen. Darüber hinaus steht die Aufnahmekapazität der Lochkarte für eine Vielzahl weiterer Daten bereit, so u. a. im Rahmen der Kontokorrentaufzeichnungen für Hinweise bezüglich Fälligkeiten, Zielüberschreitungen und Kreditlimits, worauf ein maschinelles Mahnwesen aufgebaut werden kann. Der mechanisch-konventionellen Datenverarbeitung der Lochkartenbuchführung ist heute praktisch nur noch historische Bedeutung beizumessen. Der mit begrenzter Arbeitsgeschwindigkeit, relativ hoher Störanfälligkeit und vor allem begrenzter Speicherfähigkeit verbundene Sukzessivablauf der Buchungsarbeit ist nahezu vollständig durch den Einsatz moderner elektronischer Datenverarbeitungstechniken abgelöst worden. Die Lochkartenbuchführung ist daher als Vorläufer der heutigen EDV-Buchführungssysteme zu verstehen. 15.5.5 Die EDV-Buchführung Wie der historische Abriss in Abschnitt 15.1 verdeutlicht, ist die Entwicklung der Buchführungstechniken ständig von dem Bemühen gekennzeichnet, den Aufwand der Buchungsarbeiten zu rationalisieren, Fehlerquellen zu reduzieren und gleichzeitig die Informationsfunktion des Rechnungswesens den laufend gestiegenen Anforderungen anzupassen sowie die Dokumentationsfunktion sicherzustellen. Die diesbezüglich am weitesten entwickelte Technik stellt die EDV-gestützte Finanzbuchführung (kurz: EDV-Buchführung) dar, welche die heute vorherrschende Methodik ist. Da elektronische Datenverarbeitungsanlagen in der Lage sind, große Datenmengen exakt zu erfassen, zu speichern und zu verarbeiten, bietet sich die Übertragung der sehr personal- und zeitintensiven, häufig mit Rechen- und Übertragungsfehlern verbundenen Buchungsarbeiten auf EDV geradezu an. Angesichts der Fülle im Rechnungswesen zu verarbeitender Daten ist eine ordnungsgemäße, zeitnahe und hinsichtlich des notwendigen Aufwandes angemessene Durchführung der Finanzbuchführung heute in aller Regel nicht nur in Groß-, sondern auch in Mittel- und Kleinbetrieben nur noch mit Hilfe der EDV möglich. Entscheidender Vorteil der EDV-Buchführung ist dabei die Einmalerfassung, Einmalspeicherung und Mehrfachauswertung nach vielen verschiedenen Gesichtspunkten: Ist ein Geschäftsvorfall durch einen Buchungssatz einmal in den Computer eingegeben, so können alle weiteren Arbeitsgänge darauf zurückgreifen. Alle Daten werden dabei so gespeichert, dass sie später jederzeit wieder direkt vom Datenträger in den Computer übernommen und hinsichtlich verschiedener Zwecke aufbereitet und sichtbar gemacht werden können (z. B. chronologisch im Journal, sachlogisch im Kontenausdruck, bezüglich Termin- überschreitung in der Mahnliste etc.). Während es bei konventionellen Buchführungstechniken üblich ist, dass Urbelege für die unterschiedlichsten Verarbeitungs-, Auswertungs- und Abstimmzwecke in einem langwierigen Prozess von Abteilung zu Abteilung weitergereicht werden, kann bei EDV-Buchführung 15 Organisation der Buchführung670 Vahlens Handbücher – Eisele/Knobloch – Technik des betrieblichen Rechnungswesens (8. Aufl.) – Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Seite 670 Status: Imprimatur jederzeit direkt auf die gespeicherten Informationen zugegriffen werden, die sodann hinsichtlich verschiedener Zwecke aufbereitbar und auswertbar sind. Da das Rechnungswesen zunehmend nicht nur als Instrument der Dokumentation, sondern vielmehr auch als dispositive Entscheidungshilfe verstanden wird, wächst ihm eine zusätzliche Aufgabe zu, die ohne neue technische Hilfsmittel nicht bewältigbar wäre: Unternehmerische Planungen und Entscheidungen erfordern Informationen, die in kürzester Zeit einen Überblick über die bestehenden Verhältnisse und zukünftigen Erwartungen zu vermitteln vermögen. Die älteren Buchführungstechniken sind jedoch in aller Regel nicht in der Lage, derartige Entscheidungsgrundlagen zeitnah und zuverlässig zur Verfügung zu stellen. Der Einsatz von EDV dagegen kann die Entscheidungsorientierung des betrieblichen Rechnungswesens vor allem durch die Schnelligkeit der Aufgabenbewältigung, die große Menge gespeicherten und zugreifbaren Datenmaterials sowie durch die Vielseitigkeit und Genauigkeit der Nutzung fördern (z. B. durch zeitnahen Abschluss der Buchführung (Zwischenabschlüsse), betriebswirtschaftliche Auswertungen des gespeicherten Datenmaterials, selektive Listings, Mahnwesen, Offene-Posten-Auswertung, Zahlungsvorschläge etc.). Die Informationsverarbeitungsgeschwindigkeit und -kapazität von EDV- Anlagen gewinnt angesichts der ständig wachsenden Flut von Geschäftsvorfällen und Belegen für die Finanzbuchhaltung auch dadurch an Bedeutung, dass die Aufstellung des Jahresabschlusses und die damit verbundene aufwendige Abschluss arbeit innerhalb der einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entsprechenden Zeit vorgeschrieben ist (§ 243 Abs. 3 HGB). Im Rahmen dieser Entwicklung ist auch der Jahresabschluss durch das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) vom 10. 11. 2006 nach § 325 HGB beim Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers elektronisch einzureichen (vgl. Teil A, Abschn. 1.2, S. 17 ff.). Dabei kann zwischen den Dateiformaten Word, RTF, PDF, Excel und einem XML-Format auf der Grundlage der deutschen XBRL-Taxonomie (German GAAP Version 2.0) gewählt werden. Für kleine Gesellschaften (im Sinne von § 267 Abs. 1 HGB) stehen alternativ Eingabeformulare zur Verfügung. 15.5.5.1 Arbeitsgang computergestützter Finanzbuchführung Der Einsatz elektronischer Datenverarbeitungsanlagen im Rechnungswesen ändert grundsätzlich nichts an den fundamentalen Prinzipien der Buchführung. Die computergestützte Finanzbuchführung folgt daher prinzipiell den Arbeitsschritten traditioneller Buchführungstechniken mit der Besonderheit, dass bestimmte Arbeitsgänge elektronisch erfolgen und sichtbare Aufzeichnungen auf Papier durch spezielle, nicht direkt lesbare Speicherformen ersetzt werden. Die manuellen Tätigkeiten bei der Buchführung, die mit herkömmlichen Techniken erheblich Zeit und Personal beanspruchen, können daher – sofern die Arbeitsanweisung in Form eines Erfassungs- und Buchungsprogramms einmal erstellt ist – auf die einmalige Eingabe des entsprechenden Buchungssatzes und den Aufruf der gewünschten Funktion reduziert werden. Die Abbildungen auf S. 672 f. verdeutlichen die prozessualen Unterschiede zwischen manueller und EDV-gestützter Finanzbuchführung. 15.5 Techniken der Buchführung 671 Vahlens Handbücher – Eisele/Knobloch – Technik des betrieblichen Rechnungswesens (8. Aufl.) – Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Seite 671 Status: Imprimatur Hinsichtlich des Arbeitsganges besteht die Eigenart EDV-gestützter Finanzbuchführung im Wesentlichen darin, dass der bei herkömmlichen Verfahren sukzessiv und manuell durchzuführende Buchungsvorgang in drei, quasi parallel abarbeitbare Schritte zerlegt wird: Vereinfacht dargestellt vollzieht sich die EDV-Buchführung – wie jede computergestützte Informationsverarbeitung – in den Phasen Dateneingabe, Datenverarbeitung und Datenausgabe (vgl. Abb. S. 674). Bei der Dateneingabe wird der durch einen Beleg dokumentierte, reale Geschäftsvorfall (z. B. Wareneinkauf, Banküberweisung oder Materialentnahme) in einen maschinenlesbaren Buchungsfall transformiert. Die dazu notwendigen Vorarbeiten der sachlogischen Aufbereitung (Belegerstellung, -sammlung, -prüfung und Vorkontierung) sind bei konventioneller und computergestützter Finanzbuchführung grundsätzlich identisch. Unterschiede existieren dagegen hinsichtlich der buchmäßigen Erfassung: Während bei Anwendung von Übertragungs- und Durchschreibetechniken eine direkt-schriftliche Übertragung vom Urbeleg auf Journal und Konto erfolgt, werden die Buchungsdaten bei EDV-Einsatz zunächst in maschinenlesbarer Form auf elektronischen oder magnetischen Datenträgern erfasst und erst bei Bedarf nach Freigabe buchhalterisch verarbeitet. Bei manueller Dateneingabe werden die aufbereiteten Buchungsdaten mittels peripherer Datenerfassungsgeräte (Terminal) in die EDV-Anlage eingegeben. In der Regel ist dies beim Online- bzw. Dialog-System, bei dem eine Direktverbindung vom Bildschirmarbeitsplatz zum Datenbestand besteht, unmittelbar durch das Terminal möglich. Systemabhängig erfolgt die Eingabe aber gegebenenfalls noch über separate, maschinenlesbare Zwischendatenträger (z. B. Magnetband, Magnetplatte oder Diskette), die sich zwischen Urbeleg und EDV- Verbuchung schieben. Die automatische Datenerfassung erfolgt im Gegensatz zur manuellen über direkt maschinenlesbare Urbelege, durch den Austausch magnetischer Datenträger oder durch so genannte Dauerbuchungen. Maschinenlesbare Belege (z. B. Markierungs- und Formschriftbelege) enthalten die jeweiligen Buchungsdaten nicht nur in Klarschrift, sondern auch in maschinengerecht codierter Form, so dass diese unmittelbar von der EDV-Anlage eingelesen und verarbeitet werden können. Beim Datenträgeraustausch werden die Buchungsdaten nicht durch visuell lesbare Belege (z. B. Eingangsrechnungen) dokumentiert, sondern in unmittelbar maschinenlesbarer und -verarbeitbarer Form auf magnetischen Datenträgern (z. B. Magnetbändern, Magnetplatten oder Disketten) ausgegeben und übermittelt. Sie können dann von der EDV unverändert eingelesen und verarbeitet werden. Im Rahmen dieses vor allem bei Post-, Bank- und Versicherungsdiensten üblichen Datenaustausches gewinnt die direkte Rechner- Rechner-Koppelung (Vernetzung) immer mehr an Bedeutung, da sie die relativ einfache Übermittlung ganzer Datenbestände über Leitungsnetze erlaubt. Wichtig ist bei dieser Art der Datenübertragung allerdings, dass die Datensicherheit lückenlos gewährleistet ist, d. h. dass die Daten jederzeit vor unbefugtem Zugriff und Manipulation geschützt sind. 15 Organisation der Buchführung672 Vahlens Handbücher – Eisele/Knobloch – Technik des betrieblichen Rechnungswesens (8. Aufl.) – Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Seite 672 Status: Imprimatur Arbeitsschritte der Finanzbuchführung bei Anwendung konventioneller Übertragungs- bzw. Durchschreibetechnik 15.5 Techniken der Buchführung 673 Vahlens Handbücher – Eisele/Knobloch – Technik des betrieblichen Rechnungswesens (8. Aufl.) – Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Seite 673 Status: Imprimatur Arbeitsschritte der Finanzbuchführung mit EDV 15 Organisation der Buchführung674 Vahlens Handbücher – Eisele/Knobloch – Technik des betrieblichen Rechnungswesens (8. Aufl.) – Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Seite 674 Status: Imprimatur Zur Erhöhung des Automatisierungsgrades enthalten die meisten der heutigen Softwaresysteme zur Finanzbuchhaltung auch sog. Dauerbuchungsfunktionen, die es erlauben, ständig wiederkehrende Buchungen periodengerecht der Datenverarbeitung zuzuführen. Dabei können aus einem einmal eingegebenen Sachverhalt aufgrund vorgegebener Programme verschiedene Buchungen automatisch abgeleitet werden: Im einfachsten Fall wird durch einen gespeicherten Dauerbeleg maschinell eine pro Periode gleich bleibende Buchung veranlasst (z. B. Anlagenabschreibung, Zinsverbuchung, Versicherungs- und Mietaufwand, Tilgungsverrechnung etc.). Darüber hinaus können – vor allem bei integrierter Datenverarbeitung – aber auch durch programmgemäße logische Entscheidungen automatisch Buchungsfälle veranlasst und erfasst werden (z. B. im Rahmen des Bestellwesens und der Lagerhaltung). Insbesondere bei der manuellen Dateneingabe ist zur Absicherung des Buchungsinhalts grundsätzlich eine maschineninterne Vorprüfung des Buchungsstoffes vorzusehen. Die eingegebenen und zu verarbeitenden Buchungssätze werden dabei auf sachliche und formelle Richtigkeit kontrolliert und im Falle aufgedeckter Fehler per Bildschirm oder Fehlerlisting angezeigt. Je nach Komfortabilität des jeweiligen Softwareprogramms kann sich die Prüfung auf einfache Vollständigkeitskontrollen oder aufwendige logische Abfragen erstrecken. Systemseitig können damit frühzeitig Fehler im Buchungsablauf erkannt, angezeigt und infolgedessen auch korrigiert werden (vgl. BMF v. 7. 11. 1995, BStBl. I 1995, S. 738). Gleichzeitig mit der Dateneingabe wird in aller Regel ein Erfassungs-Kontrollblatt (sog. Primanota) erstellt, das alle Buchungsdaten in chronologischer Reihenfolge aufnimmt. Die Primanota dient der Eingabeperson zur Kontrolle der eingegebenen Daten und unterliegt daher – sofern ein Journal verfügbar ist – nicht den Aufbewahrungspflichten des § 257 Abs. 4 HGB bzw. § 147 Abs. 3 AO (erfüllt also nicht Grundbuchfunktion). Mit der Eingabe der Buchungsdaten und der Erstellung des maschinenlesbaren Datenträgers ist die Buchung noch nicht vollzogen. Dies ist erst dann der Fall, wenn die Daten maschinell nach Konten sortiert und gespeichert wurden und die Konten somit fortgeschrieben sind. Dieser maschinelle Verarbeitungsprozess besteht aus der Ausführung einzelner Instruktionsfolgen innerhalb eines Programms, die bewirken, dass die eingegebenen Daten gelesen, sortiert, zusammengefasst, gespeichert, gelöscht oder ausgegeben werden. Die Verar- Dateneingabe (= Umwandlung des Buchungsvorfalles in Maschinencode) Datenverarbeitung (= maschinelle Sortierung der Daten nach Konten und Fortschreibung der Konten) Datenausgabe (= Niederschrift der Buchungsergebnisse) Grundstruktur der computergestützten Buchführung 15.5 Techniken der Buchführung 675 Vahlens Handbücher – Eisele/Knobloch – Technik des betrieblichen Rechnungswesens (8. Aufl.) – Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Seite 675 Status: Imprimatur beitung erfolgt in der Zentraleinheit der EDV-Anlage. Diese besteht aus Hauptspeicher (= Speicher für Programm und zu verarbeitende Daten), Rechenwerk (= Funktionseinheit, die arithmetische und logische Operationen ausführt) und Steuerwerk (= Leitstelle, die den Informationsfluss steuert). Die Speicherung der eingegebenen Daten, die innerhalb der Karenzfrist des R 5.2 Abs. 1 EStR sowie des H 5.2 EStH (bei Barzahlungsverkehr: tägliche Aufzeichnung, bei Kreditgeschäften: bis zum Ablauf des Folgemonats) zu erfolgen hat, erfüllt die Grundbuchfunktion, obgleich direkt lesbare Unterlagen zunächst nicht existieren. Auch die Übernahme der Daten auf Konten erfolgt maschinenintern und erfüllt dennoch Hauptbuchfunktion. Es ist daher nicht erforderlich, dass sämtliche Buchungsdaten vollständig ausgedruckt vorliegen. Es genügt, wenn die Informationen – mit Ausnahme der Jahresabschlüsse und der Eröffnungsbilanz – während der Dauer der Aufbewahrungsfristen (i. d. R. 10 Jahre) auf Datenträgern verfügbar sind und auf Anforderung jederzeit in angemessener Frist lesbar gemacht werden können (§§ 239 Abs. 4, 257 Abs. 3 und 4 HGB; §§ 146 Abs. 5, 147 Abs. 2 AO). Da die umfangreichen Datenbestände, die in einer EDV-Anlage verarbeitet und gespeichert werden, die Kapazität eines zentralen Hauptspeichers in der Regel übersteigen und auch aus Gründen der Datensicherheit erfolgt die Speicherung auf externen bzw. peripheren Datenträgern. Die Ergebnisse der Finanzbuchführung werden entweder sichtbar ausgedruckt (konventionelle EDV-Buchführung) oder, mit Ausnahme des Jahresabschlusses, auf externen Speichern (Magnetbändern oder -platten bzw. Disketten, CDs o. Ä.) für einen Ausdruck bereitgehalten (Speicherbuchführung). Soweit die Unterlagen der Buchführung originär auf Datenträgern hergestellt worden sind, kann ein Ausdruck derselben die Aufbewahrung der Datenträger zwar noch nach Handelsrecht (§ 257 Abs. 3 HGB), jedoch nicht mehr wie bisher auch nach Steuerrecht (§ 147 Abs. 2 AO a. F.) ersetzen. Der Ausdruck von Speicherinhalten ist letztlich nichts anderes als eine reine Übertragung bzw. Übersetzung von maschinenlesbarem in visuell lesbares Datenmaterial. Daher kommt dem Ausdruck der Buchungsergebnisse (Datenausgabe) bei EDV-Buchführung nicht mehr Dokumentations-, sondern nur noch Kontrollfunktion zu. Besonders die erstmalige Auflistung der Geschäftsvorfälle in der Primanota dient der Kontrolle sachlich richtiger Übernahme des Geschäftsvorfalles vom Urbeleg auf elektronische bzw. magnetische Datenträger. Vor allem bei der Organisationsform der „Außer-Haus-Verarbeitung“ gibt es in der Regel zwei Protokolle, die den Buchungsstoff in chronologischer Reihenfolge erfassen und damit Grundbuch- bzw. grundbuchähnliche Funktion erfüllen: Die Primanota entsteht automatisch bei der Eingabe der Buchungsdaten und dient dem Anwender zur Kontrolle richtiger und vollständiger Datenerfassung. Gemäß BFH-Urteil v. 10. 8. 1978 (BStBl. II 1979, S. 22) erfüllt sie Grundbuchfunktion, da sie die Geschäftsvorfälle der zeitlichen Reihenfolge nach festhält, deren Unverlierbarkeit sichert und eine Verbindung zwischen Beleg und Konto herstellt (vgl. auch FAMA 1/87, WPg 1987, S. 4). Dennoch kann sie überschrieben bzw. gelöscht werden, wenn Primanota und Journal übereinstimmen. Demgegenüber entsteht das Journal bei der Datenverarbeitung (im Fall der Außer- 15 Organisation der Buchführung676 Vahlens Handbücher – Eisele/Knobloch – Technik des betrieblichen Rechnungswesens (8. Aufl.) – Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Seite 676 Status: Imprimatur Haus-Buchführung im externen Rechenzentrum) und dokumentiert, welche Buchungsdaten von der EDV erfasst und verarbeitet wurden. Demzufolge ist die eigentliche Grundbuchaufzeichnung im Journal erfasst und muss – wie alle Bücher, die der Kaufmann zu führen hat – 10 Jahre aufbewahrt werden (§ 257 Abs. 4 HGB und § 147 Abs. 3 AO). Natürlich kann neben dem Journal auch der übrige Buchungsstoff wie bei herkömmlichen Buchungsverfahren in lesbarer Schrift auf Bildschirm oder Ausdruck sichtbar gemacht werden. Sowohl Einzelkonten, Gesamtkontenentwicklung und Jahresabschluss als auch andere gespeicherte Buchungsunterlagen müssen innerhalb angemessener Frist in Klartext auszugeben sein (§ 239 Abs. 4 HGB und § 146 Abs. 5 AO). Es muss dabei jederzeit ohne große Schwierigkeiten möglich sein, anhand der Auflistung sowohl den der Buchung zugrunde liegenden Urbeleg aufzufinden als auch die Zusammenfassung einzelner Buchungen zu Kontensummen und -salden sowie deren Übertrag in den Jahresabschluss nachzuvollziehen (§ 238 Abs. 1 HGB und § 145 Abs. 1 AO). Die EDV-Buchführung erfordert daher ebenso wie die konventionellen Buchführungstechniken eine geordnete Belegablage. Anzahl, Umfang und Aufbau der einzelnen Ausdrucke und Auswertungen ist jeweils vom eingesetzten Softwareprogramm abhängig. Zu den Standardausdrucken gehören neben der bereits genannten Primanota und dem Journal in aller Regel das Fehlerprotokoll, der Kontenausdruck, die Summen- und Saldenlisten, Hauptabschlussübersicht und Jahresabschluss. Ein Fehlerprotokoll wird programmgemäß dann ausgegeben, wenn im Rahmen der maschineninternen Plausibilitätsprüfung systemseitig Eingabefehler aufgedeckt wurden. Da es nur die von der Maschine als fehlerhaft erkannten Buchungssätze und nicht den gesamten Buchungsstoff beinhaltet, kann es keine Grundbuchfunktion erfüllen. Es ist dennoch Bestandteil einer ordnungsmäßigen Buchführung und daher mindestens bis zum Ende der Jahresabschlussprüfung aufzubewahren. Auf den Konten sind die eingegebenen Buchungen systematisch geordnet. Sie sind das Kernstück jeder Buchführung, aus der Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie Zusatzauswertungen abgeleitet werden. Eine Übersicht über den Stand (= Saldo) und die Bewegungen (= Verkehrszahlen) aller Konten bietet die Summen- und Saldenliste, die auf Wunsch angefertigt und ausgedruckt werden kann. Die Hauptabschlussübersicht beinhaltet demgegenüber die Er- öffnungsbilanzwerte, die Jahresverkehrszahlen und die Endsalden einer Rechnungsperiode und bildet damit die Grundlage für Abschlussbuchungen und Abschlusserstellung. Neben den genannten Standardausdrucken ist in aller Regel auch der Abruf weiterer Zusatzauswertungen möglich, deren Werte programmgemäß ohne gro- ßen Arbeitsaufwand aus den bereits eingegebenen Buchungsdaten ableitbar sind. Eine in der Praxis sehr wichtige (da bei herkömmlicher Buchungstechnik recht arbeitsintensive) Zusatzauswertung ist die Umsatzsteuervoranmeldung und -erklärung, die periodisch automatisch ermittelt und auf amtlichen Formularen ausgedruckt werden kann. Als Informations- und Planungsgrundlage für die Unternehmensleitung dienen sog. betriebswirtschaftliche Auswertungen, die aus den Zahlen des Kontensystems bzw. des Jahresabschlusses abgeleitet 15.5 Techniken der Buchführung 677 Vahlens Handbücher – Eisele/Knobloch – Technik des betrieblichen Rechnungswesens (8. Aufl.) – Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Seite 677 Status: Imprimatur und graphisch, tabellarisch oder in Form von Kennzahlen aufbereitet werden. Dazu gehören die vielfältigsten Formen der Bilanzanalyse, Kostenstatistik und Liquiditätsrechnung etc. Neben dem Ausdruck auf direkt lesbaren Unterlagen kommt aus Zweckmäßigkeitsgründen auch die „Wiedergabe auf einem Bildträger“ (§ 239 Abs. 4 HGB und § 147 Abs. 2 und 5 AO), d. h. Mikrofilm-Aufnahmen in Betracht. Mikrofilm-Abschnitte (Mikrofiches) sind kleine, wenige Zentimeter große Bildaufzeichnungen, welche die Ursprungsdaten bzw. -unterlagen um das 50fache gegenüber der Originalgröße verkleinert, jedoch bildlich-inhaltlich identisch beinhalten. Aufgrund ihrer Größe (ein Mikrofiche von ca. 3,5 × 7,5 cm Größe beinhaltet ungefähr 30 Journalseiten) reduzieren sie das Ablageproblem beim Anwender. Beim sog. COM-Verfahren (= Computer Output on Microfilm) werden die entsprechenden Informationen direkt von der EDV-Anlage auf Mikrofiches übertragen, die dann Platz sparend archiviert und bei Bedarf mittels spezieller Vergrößerungsgeräte lesbar gemacht werden können. Entsprechend § 239 Abs. 4 HGB und § 147 Abs. 2 AO können mit Ausnahme der Jahresabschlüsse und der Eröffnungsbilanz alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen als Mikrofilmaufnahmen aufbewahrt werden, sofern sie den GoB entsprechen, mit dem Original übereinstimmen, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist (§ 239 Abs. 4 HGB) bzw. unverzüglich (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO) lesbar gemacht werden können. Die Originale können sodann vernichtet werden (vgl. auch die Mikrofilm-Grundsätze, BMF v. 1. 2. 1984, BStBl. I 1984, S. 155 ff.). Ab dem 1. 1. 2002 ist die Archivierung von originär auf Datenträgern erstellten Unterlagen auf Mikrofilm (COM-Verfahren) allerdings wegen der durch das Steuersenkungsgesetz vom 23. 10. 2000 (BGBl. I 2000, S. 1433 ff.) bewirkten Streichung des bis dato geltenden § 147 Abs. 2 Satz 2 AO a. F. steuerrechtlich nicht mehr zulässig. 15.5.5.2 Datenfluss und Programmkonzeption bei EDV-Buchführung Die Durchführung der Verbuchung vollzieht sich bei Einsatz der EDV grundsätzlich analog zu den (optisch wahrnehmbaren und damit direkt kontrollierbaren) Arbeitsschritten traditioneller Buchführungstechniken. Der maschineninterne Verarbeitungsprozess kann vereinfacht mit dem auf der folgenden Seite oben dargestellten Ablaufdiagramm wiedergegeben werden, wobei der buchmäßige Verarbeitungsdurchsatz im Detail von der Systemarchitektur (Aufbau von Hardware und Betriebssystem) sowie der Art der Programmierung abhängig ist. Die zu verbuchenden Daten werden in der Regel vom Buchhalter bzw. Sachbearbeiter über ein Terminal der EDV-Anlage eingegeben oder aufgrund gespeicherter Dauerbelege bzw. logischer Entscheidungen vom Programm automatisch generiert. Da die eingegebenen Buchungsdaten mit Fehlern behaftet sein können, die nach Freigabe der Buchung nachträglich nicht (bzw. nur durch Korrekturbuchung) korrigierbar sind, ist zur Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Buchführung bei der Eingabe, d. h. auf Belegebene, eine Fehlerprüfung durchzuführen (Belegverprobung). Die Wirksamkeit derartiger maschineller 15 Organisation der Buchführung678 Vahlens Handbücher – Eisele/Knobloch – Technik des betrieblichen Rechnungswesens (8. Aufl.) – Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Seite 678 Status: Imprimatur Kontrollen ist Voraussetzung für ein ordnungsgemäßes Buchführungssystem (vgl. hierzu auch die GoBS, Teil A, Abschn. 15.5.5.4.2, S. 701 ff.). Auch die folgenden Programmschritte nach Eingabe der Buchungsdaten unterliegen zur Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung weiteren manuellen und maschinellen Kontrollen (z. B. Belegstapelabstimmung, Kontensaldenkontrolle etc.). Naturgemäß kann das Programm nicht sämtliche Fehler (wie z. B. nicht belegidentische Buchungssätze) aufdecken, sondern nur die Fehler erkennen, die sich aufgrund der Buchungsregeln oder aufgrund logischer Abfragen ergeben (Plausibilitätsprüfungen). Je nach Komfortabilität des jeweiligen Softwareprogramms werden dabei mehr oder weniger umfangreiche Kontrollen der eingegebenen Daten vorgenommen. Grundsätzlich gibt es drei Arten solcher Plausibilitätskontrollen: 1. Vollständigkeitskontrollen: Buchungen werden nur durchgeführt, sofern sämtliche erforderlichen Daten (z. B. Konto, Betrag, Gegenkonto) eingegeben wurden. 2. Zulässigkeitskontrollen: Die eingegebenen Buchungsdaten werden mit vorgegebenen Werten bzw. Unter- und Obergrenzen verglichen und nur bei Zulässigkeit akzeptiert (z. B. muss der Buchungsbeleg numerisch und mit Vereinfachte chronologische Darstellung des Datenflusses bei EDV-Buchführung 15.5 Techniken der Buchführung 679 Vahlens Handbücher – Eisele/Knobloch – Technik des betrieblichen Rechnungswesens (8. Aufl.) – Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Seite 679 Status: Imprimatur einer maximalen Länge von 10 Stellen eingegeben werden; Kontennummern bzw. -bezeichnungen müssen mit dem Kontenplan übereinstimmen). 3. Logische Kontrollen: Buchungsdaten, die den Buchungsregeln bzw. der Logik widersprechen, werden abgelehnt (z. B. müssen der Soll- und der Habenbetrag übereinstimmen; bestimmte Konten dürfen nicht direkt bzw. nicht mit Mehrwertsteuer bebucht werden; das Belegdatum muss beim Tag kleiner oder gleich 31, beim Monat kleiner oder gleich 12 sein). Systemseitig aufgedeckte Fehler werden samt Fehlerursache am Bildschirm bzw. durch Fehlerlistung angezeigt, die Buchungen somit nicht gespeichert. Die Buchung ist sodann zu korrigieren und erneut einzugeben. Diese sofortige Korrektur schon während der Eingabe, die den ursprünglichen Inhalt der Buchung überschreibt und damit nicht mehr nachvollziehbar macht, entspricht den GoBS (vgl. Teil A, Abschn. 15.5.5.4.2.3, S. 705 ff.) und ist daher auch steuerlich anerkannt, wogegen jede andere Art der Datenveränderung nach Speicherung die Erhaltung des ursprünglichen Inhalts und dessen Nachvollziehbarkeit bedingt. Nachdem sämtliche Daten eines Belegstapels eingegeben wurden und die Kontrollen ohne Fehlermeldung durchlaufen haben, werden sie in einer Datei verarbeitungsfähig gespeichert. Eine „verarbeitungsfähige Speicherung“ erfüllt Grundbuchfunktion und liegt dann vor, wenn die Buchungsdaten jederzeit ausgedruckt, lesbar gemacht und für eine sach- und personenkontenmäßige Verbuchung weiterverarbeitet werden können sowie gegen eine unbefugte und unkontrollierbare Veränderung gesichert sind. Da für den Grundsatz der zeitgerechten Erfassung von Geschäftsvorfällen als Teil der GoB (§ 239 Abs. 2 HGB; H 5.2 EStH) regelmäßig entscheidend ist, wann der einzelne Geschäftsvorfall in den Grundbüchern aufgezeichnet ist (BFH v. 26. 3. 1968, BStBl. II 1968, S. 527 ff.), folgt aus der Grundbuchfunktion der verarbeitungsfähigen Speicherung bzw. des Journals, dass die weitere Verarbeitung der Buchungsdaten nicht sofort erfolgen muss, sondern zeitlich hinausgeschoben werden kann. So kann bei der Speicherbuchführung die endgültige Datenverarbeitung z. B. auf den Zeitpunkt der Abschlusserstellung oder steuerlichen Außenprüfung verlegt werden, so dass die einzelnen Geschäftsvorfälle nur verarbeitungsfähig, nicht aber bereits verarbeitet gespeichert werden können. Die maschineninterne Weiterverarbeitung erfolgt auf entsprechenden Befehl, indem die gespeicherten Buchungsdaten entsprechend den Konten des Kontenplanes sortiert und getrennt nach Soll und Haben in sachlicher Ordnung gespeichert werden (Übernahme auf Konten). Sowohl zur Aktualisierung der einzelnen Kontenstände als auch zur Vorbereitung des Abschlusses ist eine Saldierung der Konten notwendig, die programmtechnisch durch Gegenüberstellung der einzelnen Soll- und Habensummen realisiert wird. Die zwischengespeicherten Kontensalden bilden zusammen mit den sachlich geordneten Buchungsdaten (Kontenbewegungen) das Hauptbuch, das gem. § 239 Abs. 4 HGB und § 146 Abs. 5 AO während der Dauer der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren verfügbar sein und jederzeit innerhalb angemessener Frist durch Kontenlisting (Einzelkontenausdruck bzw. Kontenübersicht) lesbar zu machen ist. 15 Organisation der Buchführung680 Vahlens Handbücher – Eisele/Knobloch – Technik des betrieblichen Rechnungswesens (8. Aufl.) – Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Seite 680 Status: Imprimatur Die einzelnen zwischengespeicherten Kontensalden werden je nach Kontenplan zu Gruppen zusammengefasst (Zuordnung von Unterkonten) und entsprechend der Bilanz- und GuV-Gliederung einzelnen Jahresabschlusspositionen zugewiesen. Die den Gliederungsvorschriften der §§ 266 und 275 HGB entsprechende bzw. daran angelehnte Aufbereitung der einzelnen Positionen erlaubt dann den Ausdruck von Bilanz und Erfolgsrechnung, die gemäß § 257 Abs. 4 HGB sowie § 147 Abs. 3 AO in direkt lesbarer Form zehn Jahre aufzubewahren sind. Die Durchführung der Verbuchung wird – wie jede Verarbeitung bzw. Ein- und Ausgabe von Daten bei einem EDV-Rechner – mit Hilfe von Software, d. h. einer Folge maschinenlesbarer Anweisungen gesteuert. Jeder einzelne Schritt der Verbuchung muss dabei in Form eines Maschinenbefehls vom Programmierer festgelegt und der Datenverarbeitungsanlage eingegeben werden. Mehrere sukzessiv aufeinander folgende Befehle (Anweisungsfolgen), die eine bestimmte Reihenfolge von Maschinenoperationen vorgeben, werden als Programm bezeichnet. In aller Regel werden komplexe Aufgabenstellungen – wie sie die Finanzbuchführung darstellt – in Teilaufgaben zerlegt, für die jeweils ein spezielles Programm formuliert wird. Ein Programmpaket (Softwarepaket, Softwaresystem), das einen gesamten Aufgabenkomplex wie z. B. die Finanzbuchführung zu lösen vermag, besteht daher aus mehreren Programmen, die jeweils unterschiedliche Teilaufgaben ausführen. Programmpakete zur Finanzbuchführung bestehen i. d. R. aus einzelnen Programmen für die Funktionen Einlesen, Kontrolle, Speichern und Sortieren der Buchungsdaten sowie Saldieren und Ordnen der verschiedenen Kontenwerte. Darüber hinaus können je nach Umfang und Komfort des einzelnen Softwaresystems noch viele zusätzliche Teilprogramme implementiert sein, welche die Arbeit des Buchhalters unterstützen sollen (z. B. automatische Bedienerführung, Matchcode, Auswertungsprogramme etc.). Die Erfassung und Speicherung sowohl der zu bearbeitenden als auch der bereits bearbeiteten Buchungsdaten erfolgt auf jeweils spezifisch dafür eingerichteten Dateien. Informationen, die bei jedem Programmlauf in derselben Weise wieder gebraucht und abgerufen werden und die ihren Inhalt i. d. R. nicht oder sehr selten ändern, werden als Stammdaten bezeichnet und in sog. Stammdateien gespeichert. Diese Stammdateien dienen der Steuerung und Prüfung der eigentlichen Buchungsabwicklung. Zu ihnen gehören in der Buchführung vor allem die Kontenstämme bzw. der Kontenplan, die Jahresabschlussgliederung sowie die Stammdaten einzelner Kunden und der Lieferantenfirmen. Die kleinste logische Einheit einer Stammdatei ist eine Stamminformation, die beim Kontenplan z. B. ein einzelnes Konto beinhaltet. Die spezifischen Merkmale und Ausprägungen einer solchen Stamminformation sind im sog. Stammdatensatz definiert und zusammengefasst. Dieser Datensatz besteht bei den Konten mindestens aus der Kontonummer als Ordnungs- und Suchbegriff, der Kontobezeichnung und gegebenenfalls weiteren Kontenmerkmalen (wie z. B. Kennungen bezüglich Umsatzsteuerpflicht, Zugriffsberechtigung, Zuordnung zu einzelnen Auswertungsinstrumenten etc.). Jene Informationen, die bei jedem Geschäftsvorfall bzw. Programmlauf unterschiedlich und daher jeweils erneut zu erfassen sind, werden als Bewegungs- 15.5 Techniken der Buchführung 681 Vahlens Handbücher – Eisele/Knobloch – Technik des betrieblichen Rechnungswesens (8. Aufl.) – Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Seite 681 Status: Imprimatur daten bezeichnet und in sog. Bewegungsdateien gespeichert. Zu ihnen gehören vor allem die eingelesenen Buchungssätze und Kontenbewegungen, die – je nach Konzeption des Softwarepakets – in speziellen Bewegungsdateien für Grundbuch (Speicherung der eingelesenen Buchungsdaten in chronologischer Reihenfolge) und Hauptbuch (Speicherung der Buchungsdaten nach sachlichen Konten geordnet) angelegt werden. Da die Bewegungsdaten nach Abschluss des Buchungsvorgangs nur noch Bedeutung für dessen spätere Nachvollziehbarkeit haben, können sie auf den zentralen Datenträgern gelöscht und auf separaten, externen Datenträgern (z. B. Magnetband, -platte, CDs o. Ä.) archiviert werden, sobald die Buchungsperiode abgeschlossen ist. Für die Zwecke der Dokumentation und Überprüfbarkeit muss jedoch jede Datei während der Dauer der Aufbewahrungsfristen verfügbar sein und in angemessener Zeit auf Bildschirm oder Drucker lesbar gemacht werden können (§ 239 Abs. 4 HGB und § 146 Abs. 5 AO). Neben den Stamm- und Bewegungsdateien sind in verschiedenen Softwarepaketen auch Umsatzdateien üblich, die verdichtete Umsätze (vor allem Kontensalden) erfassen und periodengerecht fortschreiben. Sie erleichtern statistische Auswertungen (z. B. Liquiditätskennzahlen, Soll-Ist-Vergleiche, Kreditoren- und Debitorenübersichten etc.) und bilden die Grundlage zur maschinellen Erstellung von Bilanz und Erfolgsrechnung. Mitunter werden auch sog. Abstimmdateien geführt, die ausschließlich der internen Kontrolle und der Überprüfung des Buchungsvorgangs dienen. Für die allgemeingültigen Aufgabenstellungen der Finanzbuchführung, die von einer Vielzahl von Buchführungspflichtigen in derselben Weise durchzuführen sind, braucht dabei nicht jeweils ein unternehmensspezifisches Programm (Individualsoftware) konzipiert und erstellt zu werden; vielmehr kann auf vollständig ausgearbeitete und damit relativ kostengünstige, universell einsetzbare Standardsoftware zurückgegriffen werden, welche gegebenenfalls an die unternehmensindividuellen Gegebenheiten bzw. Bedarfe angepasst wird (Customizing). Die marktmäßig verfügbaren Standardsoftwarepakete zur Finanzbuchführung unterscheiden sich hinsichtlich Programmumfang, Komfortabilität, Programmiersprache und vielerlei systemtechnischer Details. Sie lassen sich jedoch – da sie grundsätzlich dieselben Funktionen zu erfüllen haben – jeweils auf ein einheitliches Grundmuster zurückführen, das im Detail je nach Hersteller unterschiedlich ausgestaltet und realisiert werden kann. Die Abbildung auf Seite 682 gibt die Grundkonzeption und die sachliche Verknüpfung der Programme und Dateien innerhalb eines beispielhaften Softwarepakets zur Finanzbuchführung vereinfacht wieder. Der Markt für Standard-Anwendungssoftware zur Finanzbuchhaltung weist ein so breites und heterogenes Angebot auf, dass er kaum vollständig überschaubar ist. Eine Vielfalt unterschiedlicher Programmpakete wird von Hardware-Herstellern, Softwarehäusern und Unternehmensberatungsgesellschaften angeboten und vertrieben. Heutzutage sind mehrere hundert verschiedene Standard- Softwaresysteme für sämtliche Größenklassen von EDV-Anlagen verfügbar; das Marktvolumen wird dabei infolge sinkender Hard- und Softwarekosten sowie aufgrund steigenden Bedarfs an integrierten Gesamtlösungen vor allem 15 Organisation der Buchführung682 Vahlens Handbücher – Eisele/Knobloch – Technik des betrieblichen Rechnungswesens (8. Aufl.) – Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Seite 682 Status: Imprimatur auch im Bereich vernetzter PCs weiterhin wachsen. Die auf aktuellen Anbieterangaben beruhenden Tabellen der Seiten 683 ff. geben eine stark komprimierte Übersicht über einige aktuelle Programmpakete zur Finanzbuchführung und deren jeweilige Systemmerkmale. Bei moderner Buchungssoftware werden Daten nicht in physisch separaten Dateien, sondern in Datenbanken gespeichert, die durch ein Datenbankverwaltungssystem (data base management system) zugeordnet und kontrolliert werden. Die Besonderheiten von Datenbanken im Vergleich zu Dateien sind die verminderte bzw. fehlende Redundanz sowie die stärkere Datenverarbeitungsunterstützung bei der maschineninternen Verwaltung. Der gemeinsame Datenpool für alle Benutzer erlaubt dabei eine multifunktionale Verwendbarkeit der Daten durch beliebige Datenverknüpfung (im Einzelnen Hansen/Neumann, Wirtschaftsinformatik, S. 1055 ff. und Hanisch, EDV-Prüfung, S. 405 ff.). So ist bei datenbankorientierten Softwarepaketen zur Finanzbuchführung keinesfalls Vereinfachte sachliche Darstellung eines Softwarepakets zur Finanzbuchführung 15.5 Tech n iken d er B u ch fü h ru n g 683 V ah len s H and bücher – E isele/K nobloch – Tech n ik des betrieblichen R ech nu ngsw esen s (8. A u fl.) – H ersteller: Frau D eu ringer Stand: 05.07.2011 Seite 683 Statu s: Im prim atu r Produktbezeichnung Zentrale Funktionsbereiche Schnittstellen Systemkonfiguration Installation a) Jahr b) Anzahl Anbieteradresse adata-Finanzbuchhaltung Sachkonten, Debitoren und Kreditoren, Offene Posten, automatisches Zahlungswesen, Zinsrechnung und Mahnwesen, Währungsrechnen, Hauptabschlussübersicht, Abschluss, Konsolidierung, Provisionsabrechnung, Kostenstellen- und Trägerauswertung, betriebswirtschaftliche Auswertung Debitoren-/Kreditorenstammdaten aus Fremd systemen, Sachkontenbuchungen aus Fremdsystemen, Ein- und Ausgangsrechnungen aus Fremdsystemen, Stammdatenausgabe in ASCII, Schnittstelle Betriebs prüfung/ GDPdU-Ausgabe, ODBC PC: Windows 7/ Windows Vista/ Windows XP/ Windows 2000/ Netware UNIX: Unix/ Linux a) 1981 b) > 2.000 adata Software GmbH Windmühlenstr. 15 DE – 27283 Verden eMail: fibuhotline@adata. de eMail: vertrieb@adata.de www.adata.de GDI-Finanzbuchhaltung Bedienerkontrollsystem, Prüf- und Korrekturroutinen; Anzeige von Statistikwerten; Budgetierung, Liquiditätsplanung, Kostenarten- und Kostenstellenrechnung; Debitoren/ Kreditoren Anzahlungsbuchungen, Fremdwährungsrechnung; anpassbare betriebswirtschaftliche Auswertung, frei definierbare Formulare und Listen; Kassenbuch je Kassenkonto; automatische Skontoverbuchung; Mahnwesen; Konsolidierung; DATEV-Modul ASCII, Schnittstellen zu vorgelagerten Rechenkreisen, GDI- Anlagenbuchhaltung, GDI-Lohn & Gehalt, GDI-Baulohn, GDI- Auftrag & Warenwirtschaft. Schnittstellen zu nachgelagerten Rechenkreisen: GDI-Kostenrechnung, Fremdsoftware PC: Windows 7/ Windows Vista/ Windows XP/ Windows 2000/ Windows NT/ Windows 9x a) 1991 b) 12.000 Gesellschaft für Datentechnik und Informationssysteme mbH Klaus-von-Klitzing- Straße 1 D-76829 Landau in der Pfalz eMail: info@gdi.de www.gdi.de HS-Finanzbuchhaltung Buchen mit unterschiedlichen Belegarten, Offene-Posten-Verwaltung mit automatischem Mahnwesen, mehrere Wirtschaftsjahre gleichzeitig bebuchbar, digitale Betriebsprüfung gemäß §147 AO, für die Teilnahme am SEPA-Verfahren, die Ist-Versteuerung und das EU-Mehrwertsteuerpaket 2010, elektronische Übermittlung von Umsatzsteuer-Voranmeldungen (ELSTER) ODBC, Abgabenordnung (mitgeliefertes Dienstprogramm), DATEV (Erweiterungsmodul) PC: Windows 7/ Windows Vista/ Windows XP/ a) 1984 b) 24.700 HS – Hamburger Software GmbH & Co. KG Überseering 29 22297 Hamburg eMail: info@hamburgersoftware.de www.hamburger-software.de 15 O rg an isatio n d er B u ch fü h ru n g 684 V ah len s H and bücher – E isele/K nobloch – Tech n ik des betrieblichen R ech nu ngsw esen s (8. A u fl.) – H ersteller: Frau D eu ringer Stand: 05.07.2011 Seite 684 Statu s: Im prim atu r Produktbezeichnung Zentrale Funktionsbereiche Schnittstellen Systemkonfiguration Installation a) Jahr b) Anzahl Anbieteradresse Microsoft Dynamics Nav (Modul Finanzmanagement) Verwaltung von Sachkonten, Personenkonten, Bankkonten; Steuerung von Kontenplänen, Buchungsblättern und Budgets; Automatische Berechnung von Mehrwertsteuersätzen, Rabatten, Skonti; Abbildung von mehreren Buchhaltungsdimensionen für spätere Auswertungen; Nutzung wiederkehrender Buchungsroutinen; Konsolidierungsfunktionen und individuelle Buchhaltungsperioden Microsoft Office System, Microsoft Windows, Microsoft Office SharePoint Server, Microsoft BizTalk Server, Microsoft Commerce Server, Microsoft SQL, eigene Adapter von Microsoft Dynamics NAV, Module: Marketing und Vertrieb, Supply Chain Management PC: Windows XP, Windows 2003 oder Windows Vista (X86 oder 32-bit auf X64) a) Keine Angabe b) Keine Angabe Microsoft Deutschland GmbH Konrad-Zuse-Straße 1 85716 Unterschleißheim eMail: kunden@microsoft. com www.microsoft.de Oracle E-Business Suite (Modul Finanz- und Rechnungswesen) Kontierungsstruktur, Buchungseingabe und -kontrolle, Fremdwährungsbuchhaltung, Abschluss, Berichtsgenerator, Kostenrechnung, Budgetierung, Debitoren, Kreditoren, Bankabstimmung, Liquiditätsvorausschau und -planung Module: Marketing, Vertriebssteuerung, Telefonmarketing und -vertrieb, Verkauf, Finanz- und Rechnungswesen, Personalwirtschaft, Controlling, Beschaffung und Einkauf, Produktionsplanung und -steuerung, Warenwirtschaft, Produktion, Service, Logistik, Konfiguration, Qualitätsmanagement, Projektmanagement, Kennzahlen, Analysen und Auswertungen auf allen gängigen Plattformen lauffähig a) 1987 b) > 13.000 ORACLE Deutschland B.V. & Co. KG Hauptverwaltung und Geschäftsstelle München Riesstraße 25 D-80992 München info_de@oracle.com www.oracle.de Sage Classic Line 2010 (Modul Rechnungswesen) Sachkonten, Statistikkonten, Sammelkonten für Debitoren und Kreditoren, Automatisches Konsolidieren der Unterbuchhaltungen, Verwendung mehrerer Steuersätze, fremdwährungsfähig, Kostenvergleiche, automatisches Mahnen, Verwaltung von Einmalkunden- und Lieferanten, Kostenrechnung DATEV-Exportschnittstelle, Module Warenwirtschaft, Lohn- und Gehalt, Produktion, Business Intelligence auf allen gängigen Plattformen lauffähig a) 1983 b) ca. 180.000 Sage Software GmbH Emil-von-Behring-Straße 8–14 60439 Frankfurt am Main eMail: info@sage.de www.sage.de 15.5 Tech n iken d er B u ch fü h ru n g 685 V ah len s H and bücher – E isele/K nobloch – Tech n ik des betrieblichen R ech nu ngsw esen s (8. A u fl.) – H ersteller: Frau D eu ringer Stand: 05.07.2011 Seite 685 Statu s: Im prim atu r Produktbezeichnung Zentrale Funktionsbereiche Schnittstellen Systemkonfiguration Installation a) Jahr b) Anzahl Anbieteradresse SAP ERP Financials Finanz- und internes Rechnungswesen: zentrale Buchhaltungs- und Berichtsfunktionen, Hauptbuch mit paralleler Rechnungslegung (nationale RLV, IFRS, US-GAAP) und Steuerverwaltung, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung Financial Supply Chain Management: Optimierung der Prozesse der Debitorenbuchhaltung und des Inkassomanagements Corporate Governance: Cash-Management-, Liquiditätsmanagement- und Finanzrisikomanagemenfunktionen, Treasury-Anwendungen Nahtlose unternehmensübergreifende Zusammenarbeit durch my SAP Workplace über gemeinsame Verzeichnisse, Diskussionsforen und unternehmensübergreifende Anwendungen; Schnittstellen zu allen wichtigen Unternehmensbereichen auf allen gängigen Plattformen lauffähig a) 2001 b) > 26.000 SAP Deutschland AG & Co. KG Hasso-Plattner-Ring 7 69190 Walldorf info.germany@sap.com www.sap.de SelectLine Rechnungswesen Fremdwährungen, Konten und Kontenplan, diverse Buchungsmasken und Eingabehilfen, Umsatzsteuervoranmeldung, Offene-Posten-Verwaltung, Zahlungsverkehr, Auswertungen, Import/Export Zusatzmodule: Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung,Kontierungsassistent, Konsolidierungstool DATEV, IDEA, TAPI, PDF, COM, ELO, Stampit PC: Windows 7/ Windows Vista/ Windows XP a) Keine Angabe b) ca. 10.000 SelectLine Software GmbH Otto-von-Guericke-Str. 67 39104 Magdeburg eMail: info@selectline.de: http://www.selectline.de DATEV-Programme Bspw.: Rechnungswesen compact plus (Buchführung) (nur über und in Zusammenarbeit mit dem Steuerberater bzw. Rechtsanwalt erhältlich) Betriebswirtschaftliche Auswertungen, Debitorenbuchhaltung, Finanzbuchhaltung, Fremdwährung, Kreditorenbuchhaltung, Offene-Posten-Verwaltung Auswertung: DATEV-ELSTER- Client (Telemodul DÜ Rechnungswesen), Microsoft Excel und Word; Bewegungs- und Stammdatenausgabe in ASCII- Format (indiv. konfigurierbar), GDPdU-Format und Postversandformat (DATEV-Standard); Bewegungs- und Stammdateneingabe in ASCII-Format (indiv. konfigurierbar) und Postversandformat (DATEV-Standard) Windows 2000, Windows 2000 Server, Windows 7, Windows Server 2003, Windows Server 2008 X64, Windows Small Business Server 2003, Windows VISTA, Windows XP, Windows XP Professional a) Keine Angabe b) Keine Angabe DATEV eG Palmgartnerstraße 6–14 90329 Nürnberg e-Mail: info@datev.de www.datev.de Standard-Anwendersoftware zur Finanzbuchführung 15 Organisation der Buchführung686 Vahlens Handbücher – Eisele/Knobloch – Technik des betrieblichen Rechnungswesens (8. Aufl.) – Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Seite 686 Status: Imprimatur eine dem herkömmlichen Grund- und Hauptbuch entsprechende, fortlaufend geordnete Speicherung des Buchungsstoffes auf Magnetspeichern notwendig. Vielmehr definieren festgelegte Suchpfade bzw. Kettadressen oder Sortier- und Auswahloptionen den jeweils sachlogisch richtigen Zusammenhang zu Journal, Konto, Jahresabschluss und betriebswirtschaftlicher Auswertung. Die detaillierte buchungstechnische Erfassung und Bearbeitung sämtlicher einzelner Geschäftsvorfälle innerhalb des gesamten Komplexes der Finanzbuchführung stellt ein sehr umfangreiches Arbeitsgebiet dar. Infolgedessen wird die Buchhaltung in aller Regel in einzelne Teilbereiche (Buchungskreise) aufgeteilt, die aus der Hauptkontenbuchhaltung ausgegliedert und als so genannte Nebenbuchhaltung separat geführt werden. Die verbleibende Hauptbuchhaltung wird dann als Sachkontenbuchhaltung bezeichnet. Die Daten der Nebenbuchhaltung fließen über verdichtete Buchungen (sog. Sammelbuchungen) in die Hauptbuchhaltung ein und gewähren so den interdependenten Zusammenhang innerhalb des Systems der Doppik. Welche Bereiche zweckmäßigerweise auszugliedern und als Nebenbuchhaltung einzurichten sind, ist primär vom zu verbuchenden Datenvolumen abhängig und damit meist eine Frage der Unternehmensgröße. Bei sämtlichen auf dem Markt verfügbaren Standard-Anwendungsprogrammen zur Finanzbuchführung ist jedoch eine Trennung in die vorwiegend genutzten Bereiche „Kreditoren“ (Beziehungen zu Lieferanten), „Debitoren“ (Beziehungen zu Kunden) sowie die übrig bleibenden „Sachkonten“ zu beobachten. Üblicherweise werden diese drei Buchungskreise daher zur Finanzbuchhaltung gezählt. Demgegenüber reichen die mitunter ebenfalls als Nebenbuchhaltungen konzipierten Arbeitsgebiete der Lohn- und Gehaltsabrechnung, der Anlagenbuchhaltung (bzw. Anlagenrechnung) sowie der Materialbuchhaltung (bzw. Materialabrechnung) über das buchhalterische System der Doppik hinaus und werden daher im Allgemeinen nicht unter den Begriff der Finanzbuchhaltung im engeren Sinne subsumiert. Gegenstand der Debitorenbuchhaltung sind die Forderungen und Verbindlichkeiten, die eine Unternehmung gegenüber ihren Kunden hat. Diese werden auf einzelnen Personenkonten verwaltet. Hauptaufgabe der Debitorenbuchhaltung ist die Verbuchung von Rechnungsausgängen und Gutschriften (Bildung offener Posten) sowie die Erfassung von Zahlungseingängen und Verrechnungen (Ausgleich offener Posten). Daneben obliegt ihr in der Regel die Überwachung und Kontrolle des Bestandes offener Posten (Mahnwesen) sowie die Pflege der Debitoren-Stammdaten. In der Kreditorenbuchhaltung werden die Forderungen und Verbindlichkeiten einer Unternehmung gegenüber ihren Lieferanten verwaltet. Bezüglich des EDV-technischen Verarbeitungsprinzips ähnelt die Kreditorenbuchhaltung stark der Debitorenbuchhaltung: Forderungen und Verbindlichkeiten werden als Offene-Posten geführt, die durch Bezahlung oder Anlieferung auszugleichen sind. Dementsprechend sind die zentralen Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung die Erfassung und Verbuchung von Eingangsrechnungen und Gutschriften (Bildung offener Posten) sowie die Rechnungsregulierung und Zahlungsverbuchung (Ausgleich offener Posten). Darüber hinaus fällt auch die Pflege des Bestandes offener Posten und der Stammdaten in ihren Aufgabenbereich. 15.5 Techniken der Buchführung 687 Vahlens Handbücher – Eisele/Knobloch – Technik des betrieblichen Rechnungswesens (8. Aufl.) – Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Seite 687 Status: Imprimatur Da sämtliche Buchungen aus den Kontokorrent-Nebenbuchhaltungen Debitoren und Kreditoren, in denen die weitaus überwiegende Mehrzahl der Geschäftsvorfälle zu verzeichnen ist, automatisch in den Sachkontenbereich übergeleitet werden, reduziert sich der verbleibende, manuell zu erfassende Buchungsstoff erheblich. In der Sachkontenbuchhaltung sind daher nur noch wenige reine Sachbuchungen, wie z. B. Abschreibungen oder Umbuchungen, vorzunehmen. Die Hauptaufgabe der Sachkontenbuchhaltung besteht somit in den periodischen Abschlussarbeiten sowie in den laufenden Auswertungen der Finanzbuchführung. Da sich aus den Daten der Finanzbuchführung weitere Auswertungen zur Deckung des Informationsbedarfs der Unternehmensleitung ableiten lassen, können über die genannten hinaus noch zahlreiche weitere Schnittstellen zu anderen Funktionsbereichen der Unternehmung bestehen. Enge Verbindungen sind dabei vor allem zur Kosten- und Leistungsrechnung, insbesondere beim Informationsaustausch bezüglich Beständebewertung und kalkulatorischer Kosten, zu beobachten. Darüber hinaus kann auf den Daten der Finanzbuchführung z. B. ein System der Liquiditäts- und Finanzplanung, der Auftrags-, Bestellabwicklung und -überwachung, des Controlling etc. aufgebaut werden. Letztlich ergibt sich ein integriertes Gesamtmodell betrieblicher Informationsund damit Datenverarbeitung, bei dem computergestützte Management-Informationssysteme baukastenartig zusammengestellt und vernetzt werden und in dem die Finanzbuchführung ein integrierter Bestandteil der betrieblichen Datenverarbeitung ist. 15.5.5.3 Organisationsformen computergestützter Finanzbuchführung Für die zeitlich-verfahrenstechnische Abstimmung zwischen manueller und maschineller Verarbeitung der Buchungsdaten sowie für den Ablauf des Informationsaustausches zwischen Anwender und EDV-Anlage bieten sich mehrere verschiedene Organisationsalternativen an. Welche Organisationsalternative dabei jeweils zweckmäßig ist, hängt von den unternehmensindividuellen Gegebenheiten, insbesondere dem Datenvolumen, dem Belegfluss, den spezifischen Auswertungsanforderungen sowie den jeweiligen hard- und softwaretechnischen Möglichkeiten ab: Durch den Einsatz kommerzieller Standard-Software werden zunächst die Rahmenbedingungen für die technisch-organisatorischen Gestaltungsmöglichkeiten der Rechnernutzung geschaffen (Abschn. 15.5.5.3.1). Darüber hinaus sind aber auch zahlreiche unterschiedliche Formen der Arbeitsorganisation und Arbeitsteilung innerhalb der computergestützten Finanzbuchführung zu unterscheiden (Abschn. 15.5.5.3.2). 15.5.5.3.1 Formen der EDV-Nutzung Unabhängig vom jeweiligen Einsatzgebiet lassen sich zwei grundsätzliche Formen der Rechnernutzung unterscheiden: Stapelverarbeitung und Dialogverarbeitung. Die technische Einsatzmöglichkeit der beiden Nutzungsformen ist im Einzelfall jeweils vollständig von den zur Verfügung stehenden Programmen 15 Organisation der Buchführung688 Vahlens Handbücher – Eisele/Knobloch – Technik des betrieblichen Rechnungswesens (8. Aufl.) – Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Seite 688 Status: Imprimatur abhängig. Die technologische Entwicklung bei kommerzieller Standardsoftware verlief dabei historisch betrachtet von der reinen stapel- zur dialogorientierten Verarbeitung. Heute sind sämtliche verfügbaren Anwendungsprogramme zur Finanzbuchführung dialogorientiert, wobei einige (vor allem für mittelgroße und große Anlagen) Wahlmöglichkeiten zwischen beiden Nutzungsformen bieten. Bei der ursprünglich vorherrschenden Stapelverarbeitung (batchprocessing) sind personelle und maschinelle Aufgabenverrichtung zeitlich getrennt, so dass die manuelle Bearbeitung gesammelt und vollständig durchgeführt werden muss, bevor die maschinelle Verarbeitung zu bestimmten Zeitpunkten schubweise ablaufen kann (s. nachfolgende Abb.). Im Rechnungswesen wird die Stapelverarbeitung vor allem dann realisiert, wenn die anfallenden Buchungsdaten aller Unternehmensabteilungen von einem Rechenzentrum zentral erfasst und Beleg-Transport Belegstapel auf Datenträger erfassen Erfassung prüfen, korrigieren Beleg-Rücktransport Belegablage Urbeleg und Protokoll abstimmmen Dateneingabe fehlerhaft richtig Datenträger-Transport Fehlerprotokoll Datenverarbeitung Auswertung, Ablage Belegstapel abstimmen Belege sammeln, vorprüfen, kontieren Buchhaltungsabteilung Rechenzentrum Ausdruck Informationsfluss bei Stapelverarbeitung 15.5 Techniken der Buchführung 689 Vahlens Handbücher – Eisele/Knobloch – Technik des betrieblichen Rechnungswesens (8. Aufl.) – Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Seite 689 Status: Imprimatur verarbeitet werden. Dies erlaubt zwar eine relativ störungsfreie und wirtschaftliche Nutzung der EDV-Anlage, bringt jedoch erhebliche Restriktionen der arbeitsorganisatorischen Gestaltung mit sich: Die gespeicherten Daten sind wenig aktuell und gezielte Rechnerauskünfte, -abfragen und -lösungsvorschläge sind kaum möglich. Darüber hinaus verursacht die mehrfache Datenübertragung zusätzlichen Arbeitsaufwand und birgt Fehlergefahren in sich. Die zentrale Stapelverarbeitung ist im Rechnungswesen daher nur dort sinnvoll, wo sehr umfangreiche Datenbestände ohne Entscheidungsfreiräume, Korrektureingriffe und manuelle Vor- und Nachbearbeitung zu verarbeiten sind (z. B. bei der Übernahme fertiger Buchungssätze aus der Fakturierung, beim Druck der Zahlungsanweisungen etc.) oder eine räumliche Trennung von Anwender und Hardware die direkte Kommunikation nicht ermöglicht (vor allem bei der sog. Außer-Haus-Buchhaltung). Im Gegensatz zur Stapelverarbeitung besteht bei der Dialogverarbeitung über Bildschirmterminal eine direkte Verbindung zwischen Anwender und Programm, so dass die maschinelle Verarbeitung gleichzeitig mit der Eingabe erfolgen und visuell kontrolliert werden kann (vgl. die Abbildung S. 690). Daher besteht hier auch die Möglichkeit, dass der Anwender im Dialog vom Programm geführt (Anzeige möglicher Folgemaßnahmen am Bildschirm) oder mittels Bildschirmmaske (formularähnliche Bildschirmanzeige für die Eingabe) unterstützt wird. Sowohl die Dateneingabe (z. B. Erfassen eines Geschäftsvorfalls), die Datenabfrage (z. B. Kontenauskunft, Matchcode-Abfrage) als auch die Bearbeitung operativer Entscheidungssituationen (z. B. Offene-Posten-Zuordnung, Mahnwesen, Zahlungsregulierung) ist im interaktiven Betrieb sukzessive möglich. Während die Stapelverarbeitung zeitlich unabhängig von der Datenerfassung über Sekundärdatenträger möglich ist (sog. Off-Line-Betrieb), setzt die Dialogverarbeitung voraus, dass eine direkte Verbindung der peripheren EDV- Geräte – i. d. R. Bildschirm-Terminals – mit der Zentraleinheit besteht (sog. On- Line-Betrieb). Der direkte Zugriff auf Stamm- und Bewegungsdateien erlaubt jedoch, dass bei Dialogverarbeitung nicht mehr alle Belegdaten vorgegeben und eingegeben werden müssen, sondern auch automatisch ergänzt oder abgefragt werden können (bei Kundenzahlungen z. B. die entsprechenden offenen Posten, Konten und Adressen). Daher lässt sich im Dialogverfahren der bei Stapelverarbeitung notwendigerweise stark arbeitsteilige Prozess der Belegverarbeitung mit der Konsequenz der Fehlerreduzierung in einen Arbeitsgang zusammenfassen. Erfolgt die Datenverarbeitung beim Dialogbetrieb sofort vollständig und simultan mit der Dateneingabe, so spricht man von Echtzeit- oder Realtime- Verarbeitung. Da eine solche Realtime-Verarbeitung infolge der sofortigen Aktualisierung aller Bewegungsdateien fehlerträchtig und störanfällig ist, werden in der Praxis der Finanzbuchführung i. d. R. Mischformen zwischen vollständiger Dialogverarbeitung und Stapelverarbeitung realisiert: Bei der Dialogerfassung beschränkt sich der Dialog auf die Eingabe mittels Bedienerführung und Bildschirmmasken sowie auf die Vorprüfung der eingegebenen Belegdaten, während die eigentliche Verbuchung in einem späteren Stapellauf automatisch durchgeführt wird. Bei der teilweisen Dialogverarbeitung werden 15 Organisation der Buchführung690 Vahlens Handbücher – Eisele/Knobloch – Technik des betrieblichen Rechnungswesens (8. Aufl.) – Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Seite 690 Status: Imprimatur darüber hinaus die offene Posten betreffenden Daten direkt und sofort bei der Dialogeingabe aktualisiert, während die Verbuchung im Sachkontenbereich einem späteren Stapellauf vorbehalten bleibt. Um dabei dennoch jederzeit aktuelle Bewegungsdaten abrufen zu können, werden die Konsequenzen eines Geschäftsvorfalles mitunter durch eine so genannte Pseudobuchung simuliert. Man gelangt damit zu der in der Abbildung auf S. 691 oben dargestellten Unterscheidung der Nutzungsformen von EDV in der Finanzbuchführung. 15.5.5.3.2 Praktische Organisationsalternativen Unabhängig von der jeweiligen Rechnernutzung (Stapel- oder Dialogverarbeitung) können unterschiedliche organisatorische Formen EDV-gestützter Finanzbuchführung realisiert werden. Als grundlegende Alternativen stehen dabei die Im-Haus-Verarbeitung (gesamte EDV-Verbuchung im Unternehmen) und die Außer-Haus-Verarbeitung (gesamte EDV-Verbuchung bei externen Trägern) zur Disposition. Zwischen den beiden Extremalternativen existiert eine Reihe unterschiedlicher Mischformen, die den jeweiligen unternehmensindividuellen Gegebenheiten angepasst sind. Die verschiedenen Varianten der Arbeitsteilung können selbst wiederum organisatorisch unterschiedlich ausgestaltet sein, so dass keine abschließende und vollständige Darstellung aller Organisationsmöglichkeiten präsentiert werden kann. Im Folgenden sollen daher drei repräsentative Beispiele, die in der Praxis die häufigsten Anwendungsfälle darstellen, die Bandbreite möglicher EDV-Organisationsalternativen wiedergeben. Buchhaltungsabteilung Beleg vorprüfen, vorkontieren Anzeige der aktualisierten Bewegungsdaten Eingabe erneute Eingabe maschinelle Prüfung, Ergänzung, Korrektur Verbuchung Verbuchung Fehleranzeige fehlerfrei fehlerhaft Informationsfluss bei Dialogverarbeitung 15.5 Techniken der Buchführung 691 Vahlens Handbücher – Eisele/Knobloch – Technik des betrieblichen Rechnungswesens (8. Aufl.) – Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Seite 691 Status: Imprimatur Nutzungsformen der EDV in der Finanzbuchführung zentrale Stapelverarbeitung Mischformen vollständige Dialogverarbeitung (Realtime-Verarbeitung) Dialogerfassung teilweise Dialogverarbeitung ohne Pseudobuchung mit Pseudobuchung Nutzungsformen der EDV Beispiel 1: Im-Haus-Verarbeitung Die Organisationsform der „Im-Haus-Verarbeitung“ ist infolge ihrer EDV-mäßigen und personellen Voraussetzungen typisch für große und zunehmend auch mittelgroße Unternehmen, gewinnt aber auch in Kleinbetrieben immer mehr an Bedeutung: Die gesamte EDV-Anlage, bestehend aus Zentraleinheit, Bildschirmarbeitsplatz bzw. -arbeitsplätzen, Drucker und einem externen Speichersystem, ist im Unternehmen implementiert und mit direkten Datenleitungen verbunden (On-Line-System). Als Software stehen neben der vom EDV-Hersteller bezogenen Systemsoftware in aller Regel von Software-Häusern bezogene Standardprogramme für die Finanzbuchführung (u. a. Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Anlagenrechnung sowie weitere integrierte Programmpakete) und spezielle, auf den Produktionsprozess zugeschnittene Individualprogramme für die Betriebsbuchführung zur Verfügung, die zumeist alle eine Nutzung im Dialogbetrieb ermöglichen. Die grundsätzliche Hardwarekonfiguration kann der Abbildung auf Seite 692 entnommen werden. Um beispielsweise einen bestimmten Geschäftsvorfall in der Finanzbuchführung zu erfassen, ist das Programm „Finanzbuchführung“ vom Buchhalter aufzurufen, die Buchungsdaten sind einzugeben und der codierte Befehl zum Verbuchen ist zu erteilen. Der Programmaufruf sowie die Daten- und Befehlseingabe werden über ein Terminal durchgeführt, der Buchungsvorgang läuft dann automatisch ab (Realtime- oder Dialogverarbeitung). Die Zentraleinheit ist dabei in der Lage, Bewegungs- und Stammdaten vom externen Speicher per Programmbefehl zu lesen, automatisch zu ergänzen und per Programm zu verarbeiten. Im Dialogbetrieb wird jeder Satz einzeln eingelesen, geprüft, rückgemeldet und verarbeitet. Fehler werden für jeden einzelnen Buchungssatz sofort gemeldet (per Bildschirm ausgabe oder Listing) und können so noch vor der eigentlichen Verbuchung sofort korrigiert werden. Über Listabrufe ist es möglich, die aktuellen Salden verschiedener Konten, Journale oder Kontenblätter sowie Stammdaten abzurufen bzw. sich ausdrucken zu lassen. Beispiel 2: Im-Haus-Erfassung und -Teilverarbeitung Sämtliche Mischformen zwischen vollständiger Im-Haus- und Außer-Haus-Verarbeitung sind typisch für den breiten Bereich der Mittelbetriebe. Hierbei werden bestimmte EDV-Dienstleistungen von externen Stellen fremdbezogen. Auch Großbetriebe überlassen vielfach die letzten Teilschritte der Finanzbuchführung (vor allem Abschlusserstellung und Steuererklärung) einem externen Steuerberater und realisieren damit eine Mischform der Buchhaltungsorganisation. Je nachdem, wieviele und welche der Arbeitsschritte innerhalb der Finanzbuchhal- 15 Organisation der Buchführung692 Vahlens Handbücher – Eisele/Knobloch – Technik des betrieblichen Rechnungswesens (8. Aufl.) – Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Seite 692 Status: Imprimatur tung ausgegliedert werden, kann man eine Vielzahl unterschiedlicher organisatorischer Mischformen differenzieren. Als typische Organisationsalternativen können aber die „Im-Haus-Erfassung“ und die „Im-Haus-Teilverarbeitung“ unterschieden werden. Bei der „Im-Haus-Erfassung“ werden sämtliche Geschäftsvorfälle im Unternehmen selbst auf maschinenlesbaren Datenträgern erfasst, d. h. die Datenerfassung wird (i. d. R. mittels eines Terminals) betriebsintern ausgeführt. Die Datenträger werden vom Anwender per Bote, Post oder auch mittels Datenfernübertragung (DFÜ) an ein Rechenzentrum weitergeleitet, wo die eigentlichen Buchungsarbeiten maschinell durchgeführt werden. Die Auswertungen und Ausdrucke (Buchungsjournal, Kontenblätter, Übersichten, Abschlüsse) werden sodann an den Betrieb zurückgesandt. Bei der „Im-Haus-Teilverarbeitung“ werden über die Datenerfassung hinaus noch weitere Teilverarbeitungsschritte innerhalb des Betriebes durchgeführt. So kann z. B. die Belegverprobung, die Belegstapelabstimmung, die Prüfung der Buchungssätze, die Verwaltung des Bestandes offener Posten, das Mahnwesen und/oder die Zahlungsregulierung (teilweise) intern abgewickelt werden, während die übrigen Buchungsarbeiten (vor allem Sachkonten-Buchführung und Zentraleinheit Bildschirm – Eingabe Geschäftsvorfall – Abruf aktueller Kontensalden Tastatur Bildschirm Drucker – Eingabe Materialzu-/ abgang – Abruf aktueller Bestand – Ausgangsrechnungen – Journale – Kontenstand – OP-Übersicht – Abschluss usw. – Buchungs-Datei – Kunden-Stamm – Artikel-Stamm usw. Tastatur Produktion Ein-/Verkauf Lager Buchhaltung EDV-Abteilung externer Speicher Unternehmen Im-Haus-Datenverarbeitung 15.5 Techniken der Buchführung 693 Vahlens Handbücher – Eisele/Knobloch – Technik des betrieblichen Rechnungswesens (8. Aufl.) – Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Seite 693 Status: Imprimatur Abschlusserstellung) extern durchgeführt werden. Da aber die Datenerfassung in aller Regel mit einer Vorprüfung der Eingabedaten verbunden ist und die Abschlusserstellung in praxi üblicherweise unter Heranziehung externer Stellen (z. B. Steuerberater) geschieht, gibt es fließende Übergänge der „Im-Haus-Teilverarbeitung“ mit der „Im-Haus-Erfassung“ einerseits sowie der „Im-Haus-Verarbeitung“ andererseits. Eine klare, klassifikatorische Einteilung der Mischformen ist daher nicht möglich; vielmehr sind unzählig viele verschiedene Zwischenformen organisatorischer Gestaltung denkbar. Sie lassen sich jedoch grundsätzlich auf das oben abgebildete Organisationsschema zurückführen. Beispiel 3: Außer-Haus-Verarbeitung Die Außer-Haus-Verarbeitung ist auch heute noch bei Kleinbetrieben eine häufig anzutreffende Form der EDV-gestützten Finanzbuchführung: Die gesamte Finanzbuchführung einschließlich Lohn- und Gehaltsabrechung, Anlagenrechnung und evtl. weiteren Dienstleistungen wird in der Regel aus Kostengründen an einen externen Steuerberater oder eine zentrale Buchungsstelle übertragen. Im Betrieb selbst werden lediglich Kassenbücher für die täglichen Einnahmen und Ausgaben geführt sowie die jeweils anfallenden Belege der Geschäftsvorfälle gesammelt. Der Steuerberater bzw. die Buchungsstelle erhält die gesammelten und geprüften Belege, die Kassenbücher sowie die notwendigen Informationen vom Inhaber des Betriebes, die sodann bearbeitet, kontiert und über ein Datenerfassungsgerät auf maschinenlesbaren Datenträgern gespeichert werden. Die Buchungsdaten werden dann per Datenfernübertragung (DFÜ) bzw. Internet Im-Haus-Erfassung/Im-Haus-Teilverarbeitung CD o.ä. Bote, Post, DFÜ Bildschirm Belege – sammeln – prüfen – kontieren – ablegen – Primanota Tastatur Datenerfassung/ Teilverarbeitung Drucker Unternehmen Auswertungen CD o.ä. Drucker Rechenzentrum Computer – Datenverarbeitung externer Speicher Bote, Post, DFÜ – Buchungsjournal – Kontenblätter – Abschluss Abstimmung 15 Organisation der Buchführung694 Vahlens Handbücher – Eisele/Knobloch – Technik des betrieblichen Rechnungswesens (8. Aufl.) – Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Seite 694 Status: Imprimatur zur Verarbeitung an ein externes Rechenzentrum geschickt (häufig auch in Personalunion mit dem Steuerberater bzw. der Buchungsstelle). Das Rechenzentrum leitet nach der Datenverarbeitung die Ausdrucke und die Auswertungen (Journal, Konten usw.) an den Steuerberater zurück, der die Verarbeitung prüft und erforderlichenfalls Korrekturen veranlasst. Die Auswertungen werden dann einschließlich zugrunde liegender Belege an den Betrieb zurückgesandt. 15.5.5.4 Ordnungsmäßigkeit der EDV-Buchführung 15.5.5.4.1 Anwendung und Übertragung der GoB auf die EDV-gestützte Buchführung Grundsätzlich sind die Kriterien zur Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit einer Buchführung unabhängig von der jeweils angewandten Buchführungsform anzuwenden. Demzufolge gibt es zunächst keinen Anlass, die allgemein verbindlichen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) im Fall der Anwendung elektronischer Datenverarbeitungsanlagen zu modifizieren bzw. zu ergänzen (vgl. Teil A, Abschn. 1.2.2, S. 26 ff.). Gleichwohl wirft die Nutzung der Datenverarbeitung mit ihren spezifischen Verarbeitungsverfahren und den dadurch eröffneten Einsatzmöglichkeiten eine Vielzahl offener Fragen auf, die allein durch die herkömmlichen GoB nicht abschließend beantwortet werden können. Während bei konventioneller Buchführung die Verarbeitung der Buchungsfälle stets durch lesbare Aufzeichnungen nachgewiesen ist, kann sich die Verbuchung innerhalb der EDV-Buchführung insoweit dokumentationslos vollziehen, d. h. der lesbare Nachweis der Verbuchung ergibt sich nicht zwangsläufig, sondern muss im Bedarfsfall erstellt werden. Dies wiederum bedingt spezielle Vorkehrungen und Anforderungen an die ordnungsmäßige Dokumentation der Bote, Post Belege – sammeln – prüfen Unternehmen Belege, Ausdrucke – ablegen Belege – kontieren Drucker Steuerberater Buchungsstelle Rechenzentrum Computer – Datenverarbeitung Speicher Bote, Post – Journal – Listen – Konten – Auswertungen Datenerfassung Außer-Haus-Verarbeitung 15.5 Techniken der Buchführung 695 Vahlens Handbücher – Eisele/Knobloch – Technik des betrieblichen Rechnungswesens (8. Aufl.) – Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Seite 695 Status: Imprimatur EDV-Buchführung. Nicht zuletzt ist es aber auch die Einfachheit, mit der Daten in EDV-Anlagen ggf. unkontrollierbar verändert werden können, die besondere Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der EDV-Buchführung stellt. Die Kriterien zur Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit einer konventionellen Buchführung sind somit nur begrenzt auf die EDV-Buchführung übertragbar, so dass eigene Ordnungsmäßigkeitsgrundsätze zu entwickeln sind, die die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) ergänzen. Diese Ordnungsmäßigkeitsgrundsätze sind, nicht zuletzt wegen des andauernden Innovationsprozesses im Bereich der EDV, nur in wenigen Gesetzesvorschriften kodifiziert (vor allem §§ 238 ff. HGB, §§ 140 ff. AO, R 5.2 EStR). Deshalb sind ständig revidierte Erlasse der Finanzverwaltung und berufsständische Empfehlungen in diesem Zusammenhang von zentraler Bedeutung. Explizite Erwähnung findet die Buchführung „auf Datenträgern“ beispielsweise in § 239 Abs. 4 HGB und § 146 Abs. 5 AO, demgemäß bei automatischer Buchführung insbesondere sichergestellt sein muss, dass die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit in angemessener Frist bzw. unverzüglich lesbar gemacht werden können. Gemäß § 257 Abs. 3 HGB und § 147 Abs. 2 und 5 AO können Belege, Handelsbücher und Inventare, Arbeits- und Organisationsanweisungen (nicht jedoch Bilanzen) auf Bildträgern (Mikrofilm) oder anderen Datenträgern (z. B. Lochstreifen, Magnetbändern, -platten, CDs o. Ä.) aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und die Übereinstimmung mit dem Original, die Verfügbarkeit sowie die Lesbarkeit jederzeit sichergestellt sind. Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) stellt – da es den Schutz personenbezogener Daten vor Missbrauch bezweckt – keine Rechtsnorm zur Regelung der Rechnungslegung dar (FAMA 1/79 WPg 1979, S. 441). Es kann lediglich durch die in der Anlage zu § 9 Satz 1 BDSG geforderten Sicherungsmaßnahmen indirekt Hinweise für die Datensicherheit bei EDV-Buchführung liefern. Außer den oben genannten, recht pauschalen Ausführungen finden sich keinerlei gesetzlich fixierte Vorschriften speziell zur Regelung der EDV-Buchführung. Dies bleibt vielmehr den flexibleren und daher technologische Neuerungen besser erfassenden Urteilen der Finanzgerichte, Schreiben und Erlassen der Finanzverwaltungen sowie Stellungnahmen, Empfehlungen, Normen und Verlautbarungen berufsständischer Organisationen vorbehalten. Die wichtigsten dieser Publikationen sind: • Arbeitskreis 3.4 der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. (AWV) – Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS); neben der Abgrenzung des Anwendungsbereiches beinhalten sie GoB-konform abgeleitete, EDV-spezifische Grundsätze hinsichtlich der Beleg-, Journal- und Kontenfunktion, der Verbuchung, des internen Kontrollsystems, der Datensicherheit, der Dokumentation und Prüfbarkeit, der Aufbewahrungsfristen, der Wiedergabe von auf Datenträgern geführten Unterlagen und der Regelung der Verantwortlichkeit (vgl. Teil A, Abschn. 15.5.5.4.2, S. 701 ff.). Am 21. 7. 2004 hat der Arbeitskreis 3.4 15 Organisation der Buchführung696 Vahlens Handbücher – Eisele/Knobloch – Technik des betrieblichen Rechnungswesens (8. Aufl.) – Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Seite 696 Status: Imprimatur zur „Auslegung der GoB beim Einsatz neuer Organisationstechnologien“ eine Projektgruppe zur Überarbeitung der GoBS gebildet, deren Ziel die Aktualisierung der GoBS ist. Diese sollen vor dem Hintergrund des aktuellen Stands der IT und des rechtlichen Umfelds zukünftig durch die „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim IT-Einsatz“ (GoBIT) abgelöst werden. Die GoBS sind bisher sowohl durch den Fachausschuss für moderne Abrechnungssysteme (FAMA) des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) (vgl. AWV, Grundsätze, S. 56) als auch durch die Finanzbehörden, für die das Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 7. 11. 1995 (BStBl. I 1995, S. 738 ff.) die Anwendung regelt, anerkannt und ersetzen die vormals angewendeten Grundsätze ordnungsmäßiger Speicherbuchführung (GoS). • BMF-Schreiben – Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 1. 2. 1984 (BStBl. I 1984, S. 155 ff.) betreffend die Verwendung von Mikrofilmaufnahmen zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (Mikrofilm-Grundsätze); keine unmittelbare Anwendung auf COM-Verfahren, dennoch grundsätzliche Bedeutung für die Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit von Mikroverfilmungen. – Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 7. 11. 1995 (BStBl. I 1995, S. 738 ff.) betreffend Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS); enthält die grundlegenden Anforderungen für die Anwendung der vom Arbeitskreis 3.4 der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. (AWV) erarbeiteten Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und tritt an die Stelle des Schreibens des Bundesministers der Finanzen vom 5. 7. 1978 (BStBl. I 1978, S. 250 ff.), das die Grundsätze ordnungsmäßiger Speicherbuchführung (GoS) betraf. – Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 16. 7. 2001 (BSt- Bl. I 2001, S. 415 ff.) betreffend die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarbeit digitaler Unterlagen (GDPdU); regelt den den Finanzbehörden nach § 147 Abs. 6 AO im Rahmen der steuerlichen Außenprüfung zustehenden Zugriff auf die Daten der mit Hilfe von Datenverarbeitungssystemen erstellten Buchführungen sowie die sich in diesem Zusammenhang hinsichtlich der Prüfbarkeit und Archivierung digitaler Unterlagen ergebenden Anforderungen. Vor einer steuerlichen Außenprüfung erhalten Unternehmen in den meisten Fällen von der Finanzverwaltung einen „Fragebogen zum EDV-System“, der in den Bundesländern bezüglich Umfang und Detaillierung erheblich variieren kann. Im Rahmen einer Verfahrensdokumentation, die nach den GoBS für jedes Unternehmen verpflichtend ist, sollte daher jedes Unternehmen überprüfen, inwieweit es derartige Fragen beantworten kann. Dabei ist zu bedenken, dass der Prüfungszeitraum bei Betriebsprüfungen teilweise viele Jahre zurückliegt (vgl. Schmidt, Verfahrensdokumentation S. 183). Die Ausführungen des BMF-Schreibens zur Prüfbarkeit der digitalen Unterlagen beziehen sich hierbei insbesondere auf elektronische Abrechnungen im Sinne des § 14 15.5 Techniken der Buchführung 697 Vahlens Handbücher – Eisele/Knobloch – Technik des betrieblichen Rechnungswesens (8. Aufl.) – Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Seite 697 Status: Imprimatur Abs. 3 UStG und die sich diesbezüglich durch das Signaturgesetz vom 16. 5. 2001 (BGBl. I 2001, S. 876) ergebenden Anpassungen sowie auch auf die sonstigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. Hinsichtlich der Archivierung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen wird auf originär digitale sowie auf originär in Papierform angefallene Unterlagen Bezug genommen, wobei originär digital erstellte Unterlagen ab dem 1. 1. 2002 nur noch digital archiviert werden dürfen, da die diesbezüglich bislang bestehenden Alternativen einer Archivierung in ausgedruckter Form oder auf Mikrofilm (COM-Verfahren, vgl. S. 677) aufgrund der Streichung des bisherigen § 147 Abs. 2 Satz 2 AO künftig entfallen. Ergänzend zu den GDPdU hat das BMF in einem Fragenkatalog zu einer Vielzahl von Fragen Stellung genommen. Dieser wurde erstmals am 1. 7. 2002 veröffentlicht und zuletzt am 22. 1. 2009 aktualisiert. Die Bekanntmachung erfolgt über das Internet auf der Homepage des BMF (www.bundesfinanzministerium. de) in der Abteilung Abgabenordnung unter dem Stichwort Datenzugriff (GDPdU). – Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 29. 1. 2004 (BStBl. I 2004, S. 258 ff.) betreffend die Umsatzsteuer; Umsetzung der Richtlinie 2001/115/EG (Rechnungsrichtlinie) und der Rechtsprechung des EuGH und des BFH zum unrichtigen und unberechtigten Steuerausweis durch das Zweite Gesetz zur Änderung steuerlicher Vorschriften (Steueränderungsgesetz 2003 – StÄndG 2003): erläutert die Voraussetzungen der Berechtigung zum Vorsteuerabzug bei elektronisch übermittelten Rechnungen. Seit dem 1. 1. 2002 berechtigen grundsätzlich auch elektronische Rechnungen zum Vorsteuerabzug. Allerdings müssen diese zur umsatzsteuerrechtlichen Anerkennung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein oder im EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) ausgetauscht werden, wenn zusätzlich eine zusammenfassende Rechnung (Sammelrechnung) in Papierform oder in elektronischer Form, wobei diese mindestens mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen ist, übermittelt wird. Voraussetzung für die Anerkennung der im EDI-Verfahren übermittelten Rechnungen ist, dass über den elektronischen Datenaustausch eine Vereinbarung nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches (ABl. EG Nr. L 338, S. 98) besteht, in der der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten (§ 14 Abs. 3 Nr. 1 u. 2 UStG). Das BMF-Schreiben enthält dazu allgemeine Anforderungen an Rechnungen und Gutschriften. Im BMF-Schreiben wird beispielsweise auch bestimmt, was für per E-Mail übermittelte Rechnungen im PDF-Format gilt; ferner wird festgelegt, dass Rechnungen per Telefax nur zulässig sind, wenn die Übertragung von Standard-Telefax zu Standard-Telefax erfolgt und der Rechnungsaussteller einen Ausdruck in Papierform aufbewahrt. Zur Nachprüfbarkeit des bei der elektronischen Übermittlung einer Rechnung angewandten Verfahrens durch das Finanzamt ist eine Dokumentation notwendig, die den GoBS und den GDPdU entspricht. Sowohl der Absender als auch der Empfänger sind zur 15 Organisation der Buchführung698 Vahlens Handbücher – Eisele/Knobloch – Technik des betrieblichen Rechnungswesens (8. Aufl.) – Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Seite 698 Status: Imprimatur Aufbewahrung der Rechnung verpflichtet. Die Dokumente sind während der Aufbewahrungsfrist nach dem Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit an einem gesetzlich zulässigen Aufbewahrungsort aufzubewahren. Dieser ist in Abhängigkeit vom Sitz des Unternehmers unterschiedlich bestimmt. – Erlass des Bundesministeriums der Finanzen vom 28. 11. 2007 (Az.: III A 3 – S 1445/06/0029) betreffend die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen für den Zuständigkeitsbereich der Zollverwaltung (GDPdUZ); gelten analog zu den GDPdU für die Außenprüfungen, die in den Zuständigkeitsbereich der Zollverwaltung fallen. – Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 19. 1. 2010 (BStBl. I 2010, S. 47 ff.) betreffend § 5b EStG – Elektronische Übermittlung von Bilanzen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen; regelt die materiell-rechtlichen Grundlagen, die Härtefallregelung, die Folgen fehlender Datenübermittlung und die zeitliche Anwendung im Rahmen des § 5b EStG. Mit dem Steuerbürokratieabbaugesetz vom 20. 12. 2008 (StBürokratAbG) wurde § 5b EStG eingeführt, wonach Steuerpflichtige den Inhalt der Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung in dem amtlich vorgeschriebenen Datenformat durch Datenfernübertragung zu übermitteln haben. § 5b EStG ist erstmals für Wirtschaftsjahre anzuwenden, die nach dem 31. 12. 2010 beginnen. Im Jahr 2011 ist somit erstmals eine Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung auf elektronischem Wege zu übermitteln. Als Datenformat ist XBRL (eXtensible Business Reporting Language) vorgeschrieben. • BFH-Urteil – BFH-Urteil vom 10. 8. 1978 (BStBl. II 1979, S. 20 ff.) zur Ordnungsmäßigkeit einer computergestützten Fernbuchhaltung; Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit, insbesondere der zeitgerechten Buchung und der Grundbuchfunktion bei Außer-Haus-Buchhaltung durch Steuerberater und DATEV. • FAMA-Stellungnahmen Das Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e. V. (IDW) hat eine Reihe von Arbeitsergebnissen seines Fachausschusses für moderne Abrechnungssysteme (FAMA) publiziert, die die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit EDV-gestützter Buchführung präzisieren: – FAMA 1/79: Stellungnahme zum Datenschutzgesetz und Jahresabschlussprüfung (WPg 1979, S. 440 f.); Übersicht, welche im BDSG vorgeschriebenen Sachverhalte Gegenstand einer Abschlussprüfung sind. – Die Stellungnahme FAMA 1/87 betreffend die Grundsätze ordnungsmä- ßiger Buchführung bei computergestützten Verfahren und deren Prüfung wurde durch IDW RS FAIT 1 sowie den IDW PS 330 ersetzt. IDW RS FAIT 2 trat an die Stelle der Stellungnahme FAMA 1/95 betreffend die Aufbewahrungspflichten beim Einsatz von EDI (Electronic Data Interchange). • FAIT-Stellungnahmen Der Fachausschuss für Informationstechnologie (FAIT) des IDW hat verschiedene Stellungnahmen zu Rechnungslegung veröffentlicht: 15.5 Techniken der Buchführung 699 Vahlens Handbücher – Eisele/Knobloch – Technik des betrieblichen Rechnungswesens (8. Aufl.) – Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Seite 699 Status: Imprimatur – IDW RS FAIT 1 vom 24. 9. 2002: IDW Stellungnahme zur Rechnungslegung über die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei Einsatz von Informationstechnologie (vgl. FAIT, Informationstechnologie), die eine Konkretisierung der aus den §§ 238, 239 und 257 HGB resultierenden Anforderungen an die Führung der Handelsbücher mittels IT-gestützter Systeme sowie eine Verdeutlichung der sich hierbei möglicherweise ergebenden Risiken beinhaltet und Abschnitt A und B der Stellungnahme FAMA 1/87 ersetzt. – IDW RS FAIT 2 vom 29. 9. 2003: IDW Stellungnahme zur Rechnungslegung über die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei Einsatz von Electronic Commerce (vgl. FAIT, Electronic Commerce), die eine Konkretisierung der im IDW RS FAIT 1 dargestellten Ordnungsmäßigkeits- und Sicherheitsanforderungen im Bereich von E-Commerce vornimmt und, um den besonderen IT-Risiken im Zusammenhang mit dem Einsatz von E-Commerce-Systemen zu begegnen, darüber hinausgehende Anforderungen aufstellt. Die Stellungnahme zur Rechnungslegung ersetzt die Stellungnahme FAMA 1/95. – IDW RS FAIT 3 vom 11. 7. 2006: IDW Stellungnahme zur Rechnungslegung über die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren (vgl. FAIT, Archivierungsverfahren), die eine Konkretisierung der aus § 257 HGB resultierenden Anforderungen an die Archivierung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen und der in IDW RS FAIT 1 dargestellten Aufbewahrungspflichten beim Einsatz von elektronischen Archivierungssystemen zum Gegenstand hat. • IDW Prüfungsstandards – IDW PS 330 zur Abschlussprüfung bei Einsatz von Informationstechnologie (vgl. HFA, Informationstechnologie) vom 24. 9. 2002 behandelt die Durchführung von Systemprüfungen bei Einsatz von Informationstechnologie (IT) im Rahmen von Abschlussprüfungen und basiert auf den allgemeinen Anforderungen an die Prüfung des internen Kontrollsystems durch den Abschlussprüfer. Der IDW Prüfungsstandard ersetzt die Abschnitte C und D der Stellungnahme FAMA 1/87. Der IDW PS 330 entspricht dem International Standard on Auditing (ISA) 401 unter Berücksichtigung neuer Entwicklungen und ergänzender Anforderungen, die sich aus der Rechtslage und Berufsausübung in Deutschland ergeben. – IDW PS 331 zur Abschlussprüfung bei teilweiser Auslagerung der Rechnungslegung auf Dienstleistungsunternehmen (vgl. HFA, Auslagerung der Rechnungslegung) vom 1. 7. 2003 behandelt die Vorgehensweise bei einer Abschlussprüfung, wenn Teile der Rechnungslegung des zu prüfenden Unternehmens auf ein Dienstleistungsunternehmen ausgelagert wurden. Darüber hinaus erfolgt eine Verdeutlichung der Besonderheiten für Abschlussprüfungen in derartigen Situationen und es werden Grundsätze für die Berichterstattung eines externen Prüfers des Dienstleistungsunternehmens gegenüber dem Abschlussprüfer des zu prüfenden Unternehmens beschrieben. Der IDW PS 331 entspricht dem International Standard on Auditing (ISA) 402. 15 Organisation der Buchführung700 Vahlens Handbücher – Eisele/Knobloch – Technik des betrieblichen Rechnungswesens (8. Aufl.) – Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Seite 700 Status: Imprimatur – IDW PS 951 zur Prüfung des internen Kontrollsystems beim Dienstleistungsunternehmen für auf das Dienstleistungsunternehmen ausgelagerte Funktionen (vgl. HFA, Ausgelagerte Funktionen) vom 19. 9. 2007 behandelt die Prüfung der Angemessenheit des internen Kontrollsystems des Dienstleisters hinsichtlich ausgewählter, gegenüber dem zu prüfenden Unternehmen erbrachter IT-Dienstleistungen, sog. IDW PS 951 Typ A-Zertifizierung. Wird darüber hinaus auch die Wirksamkeit des internen Kontrollsystems geprüft, so erfolgt eine sog. IDW PS 951 Typ B-Zertifizierung. In Ergänzung zu IDW PS 331, der Grundsätze für die Verwertung der Prüfungsergebnisse eines externen Prüfers eines Dienstleistungsunternehmens durch den Abschlussprüfer des auslagernden Unternehmens beschreibt, erläutert der IDW PS 951 somit, inwieweit Abschlussprüfer auslagernder Unternehmen auf die Berichterstattung über die Prüfung des dienstleistungsbezogenen internen Kontrollsystems beim Dienstleister zurückgreifen können. – IDW PS 850 zur projektbegleitenden Prüfung bei Einsatz von Informationstechnologie (vgl. HFA, Projektbegleitende Prüfung) vom 2. 9. 2008 behandelt die während der Durchführung eines Projekts vorgenommene Beurteilung der Entwicklung, Einführung, Änderung oder Erweiterung IT-gestützter Rechnungslegungssysteme in Bezug auf die für die Buchführung bestehenden Ordnungsmäßigkeits-, Sicherheits- und Kontrollanforderungen durch den Prüfer. – IDW PS 880 zur Prüfung von Softwareprodukten (vgl. HFA, Softwareprodukte) vom 11. 3. 2010 ersetzt den IDW PS 880 i. d. F. vom 25. 6. 1999 und behandelt die Prüfung von Softwareprodukten unabhängig von deren Implementierung und Produktivsetzung beim Softwareanwender. Dar- über hinaus beschreibt der IDW PS 880, wie die Ergebnisse der Prüfung von Softwareprodukten im Rahmen einer Abschlussprüfung beim Softwareanwender zu verwenden sind, um die Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit der Buchführung zu beurteilen. • Arbeitskreis Revision bei elektronischer Datenverarbeitung des Deutschen Instituts für Interne Revision e. V. (DIIR) – Revisionsaspekte beim Einsatz von Personal Computern (DIIR, 1986); Erörterung der Problemkreise, die mit dem Einsatz von PCs verbunden sind. • Arbeitskreise „IT-Revision der Datenverarbeitung“ und „IT-Revision der Datenverarbeitung in Kreditinstituten“ des Deutschen Instituts für Interne Revision e. V. (DIIR) – IT-Revision: ergänzbarer Leitfaden zur Durchführung von Prüfungen der Informationsverarbeitung (DIIR, Loseblattsammlung, hrsg. 2000); umfasst kommentierte Prüfungsfragen für die Revisionspraxis zur Überprüfung der IT. 15.5 Techniken der Buchführung 701 Vahlens Handbücher – Eisele/Knobloch – Technik des betrieblichen Rechnungswesens (8. Aufl.) – Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Seite 701 Status: Imprimatur 15.5.5.4.2 Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) Die Entwicklung der elektronischen Datenverarbeitung hat in den letzten Jahren zu einer veränderten Betrachtungsweise der EDV-Buchführung geführt. Von wesentlicher Bedeutung ist hierbei, dass der Bereich Buchführung heute nicht mehr ohne weiteres eindeutig von den anderen Unternehmensbereichen abgrenzbar ist. Beim Einsatz integrierter Datenverarbeitungssysteme können im Rahmen der Betriebsdatenerfassung (BDE) oder der elektronischen Datenübermittlung (z. B. Electronic Data Interchange (EDI)) für die Buchführung relevante Daten, die bei Arbeitsabläufen im Unternehmen außerhalb der eigentlichen Buchführung entstehen, unmittelbar direkt in das Buchführungssystem einfließen. Die Buchführung ist dadurch stärker als bisher in den allgemeinen Bereich der datenverarbeitungsgestützten Verfahren, die nicht immer direkt dem Buchführungssystem zuzuordnen sind, integriert. Die bisher eher isolierte EDV-Buchführung hat sich damit zum DV-gestützten Buchführungssystem weiterentwickelt. Bei der DV-Buchführung sind wie bei jeder anderen Buchführung die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und damit insbesondere die Regelungen der §§ 238, 239 und 257 HGB sowie die §§ 145 und 146 AO zu beachten. Danach gilt vor allem Folgendes: – Die buchungspflichtigen Geschäftsvorfälle müssen richtig, vollständig und zeitgerecht erfasst sein und sich in ihrer Entstehung sowie Abwicklung verfolgen lassen (Beleg- und Journalfunktion). – Die Geschäftsvorfälle sind so zu verarbeiten, dass sie geordnet darstellbar sind und ein Überblick über die Vermögens- und Ertragslage gewährleistet ist (Kontenfunktion). – Die Buchungen müssen einzeln und geordnet nach Konten und diese fortgeschrieben nach Kontensummen oder Salden sowie nach Abschlusspositionen dargestellt und jederzeit lesbar gemacht werden können. – Ein sachverständiger Dritter muss sich in dem jeweiligen Verfahren der Buchführung in angemessener Zeit zurechtfinden und sich einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen können. – Das Verfahren der DV-Buchführung muss durch eine Verfahrensdokumentation, die sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte nachweist, verständlich und nachvollziehbar gemacht werden. – Es muss gewährleistet sein, dass das in der Dokumentation beschriebene Verfahren dem in der Praxis eingesetzten Programm voll entspricht (Programmidentität). Auch die DV-gestützte Buchführung muss dem Prinzip, dass ein sachlicher und zeitlicher Nachweis über sämtliche buchführungspflichtigen Geschäftsvorfälle zu erbringen ist, entsprechen. Die Nachvollziehbarkeit des einzelnen buchführungspflichtigen Geschäftsvorfalls ist dabei durch die Beachtung der Beleg-, Journal- und Kontenfunktion zu gewährleisten. Der Zusammenhang zwischen einem Geschäftsvorfall und seiner Verbuchung bzw. dessen DV-gestützter Ver- 15 Organisation der Buchführung702 Vahlens Handbücher – Eisele/Knobloch – Technik des betrieblichen Rechnungswesens (8. Aufl.) – Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Seite 702 Status: Imprimatur arbeitung ist durch eine aussagekräftige Verfahrensdokumentation – ergänzt durch den Nachweis ihrer ordnungsmäßigen Anwendung – darzustellen. Hierbei sind die Grundsätze zur Dokumentation und Prüfbarkeit (vgl. Teil A, Abschn. 15.5.5.4.2.6, S. 711 ff.) zu berücksichtigen. Der Buchführungspflichtige muss daher im Einzelfall durch Hinzuziehung der Verfahrensdokumentation die Erfüllung der Beleg-, Journal- und Kontenfunktion (vgl. Teil A, Abschn. 15.5.5.4.2.2, S. 703 ff.) sicherstellen, um damit einem sachverständigen Dritten gegenüber in angemessener Zeit den ausreichend sicheren, eindeutigen und verständlichen Nachweis der Geschäftsvorfälle und deren Verarbeitung zu erbringen. Die Anwendung von DV-gestützten Buchführungssystemen wirft hinsichtlich der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung eine Reihe von Fragen auf, die sich nicht immer direkt und abschließend aus den GoB beantworten lassen. Es besteht daher die Notwendigkeit, auf Basis der GoB einheitliche und verbindliche Grundsätze zu entwickeln, aus denen sich eindeutige Anforderungskriterien für die Ordnungsmäßigkeit DV-gestützter Buchführungssysteme ergeben. Aufgrund der schnellen technischen Entwicklung im Bereich der EDV und der zunehmenden Vernetzung und Integration der Buchführung mit den anderen Bereichen der betrieblichen Datenverarbeitung ergibt sich ein kontinuierlicher Wandel der Datenerfassungs-, -übermittlungs-, -speicherungs- und -verarbeitungsverfahren, der laufend neue Fragen bezüglich der Ordnungsmäßigkeit aufwirft. Die Grundsätze für eine ordnungsgemäße DV-gestützte Buchführung sind daher immer wieder an die veränderten aktuellen Erfordernisse anzupassen. Seit der erstmaligen Veröffentlichung der Grundsätze ordnungsmäßiger Speicherbuchführung (GoS) im Jahr 1978 hat sich die Technik und Anwendung der Datenverarbeitung so umfassend weiterentwickelt und zu so weitreichenden Veränderungen im Bereich des kaufmännischen Rechnungswesens und seinen Arbeitsabläufen geführt, dass der Arbeitskreis 3.4 der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. (AWV) zur Anpassung der Grundsätze an heute bestehende und zukünftige Datenverarbeitungs- und Informationssysteme 1995 die grundlegend neu gefassten Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) vorgelegt hat. Seit 2004 arbeitet die Projektgruppe an einer Aktualisierung der GoBS, die zukünftig durch die GoBIT ersetzt werden sollen (vgl. Teil A, Abschn. 15.5.5.4.1, S. 690). Die GoBS stellen keinen Ersatz der GoB dar, sondern sind eine Präzisierung derselben im Hinblick auf die DV-gestützte Buchführung. Die GoBS beschreiben die Maßnahmen, die der Buchführungspflichtige umzusetzen hat, um sicherzustellen, dass die DV-gestützten Buchungen und sonstigen erforderlichen Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. In den GoBS werden explizit die folgenden interdependenten Bereiche geregelt: 1. Anwendungsbereich 2. Beleg-, Journal- und Kontenfunktion 3. Buchung 4. Internes Kontrollsystem 5. Datensicherheit 15.5 Techniken der Buchführung 703 Vahlens Handbücher – Eisele/Knobloch – Technik des betrieblichen Rechnungswesens (8. Aufl.) – Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Seite 703 Status: Imprimatur 6. Dokumentation und Prüfbarkeit 7. Aufbewahrungsfristen 8. Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen 9. Verantwortlichkeit Anerkannt sind die GoBS sowohl durch die Finanzbehörden, für die das Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 7. 11. 1995 die Anwendung regelt (vgl. BStBl. I 1995 S. 738 ff.), als auch durch die berufsständischen Organisationen, wie z. B. den Fachausschuss für moderne Abrechnungssysteme (FAMA) des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e. V. (IDW) (vgl. AWV, Grundsätze, S. 56). 15.5.5.4.2.1 Anwendung Der Anwendungsbereich der GoBS umfasst alle Buchführungen, die insgesamt oder in Teilbereichen, kurzfristig oder auf Dauer, unter Nutzung von Hardund Software auf DV-Datenträgern geführt werden. Zu den DV-Datenträgern gehören neben magnetischen insbesondere auch elektro-optische Datenträger. Die Erstellung von Mikrofilmen mit Hilfe des Computer-Output-on-Microfilm- Verfahrens (COM) unterliegt als integrierte Fortsetzung des EDV-Verfahrens ebenfalls den GoBS. Darüber hinaus sind innerhalb der DV-gestützten Buchführungssysteme auch alle diejenigen Prozesse zu berücksichtigen, in denen außerhalb des eigentlichen Buchführungsbereichs buchführungsrelevante Daten erfasst, erzeugt, übermittelt oder verarbeitet werden. 15.5.5.4.2.2 Beleg-, Journal- und Kontenfunktion Die Basis für die Beweiskraft der Buchführung stellt die Belegfunktion dar, indem sie den nachvollziehbaren Nachweis über den Zusammenhang zwischen den realen unternehmensexternen und -internen buchungspflichtigen Vorgängen einerseits und dem gebuchten Inhalt in den Geschäftsbüchern andererseits sicherstellt. Diese Belegfunktion muss selbstverständlich auch von DV-gestützten Buchführungssystemen erfüllt werden. Grundlage für die Belegfunktion bilden die die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage beeinflussenden buchführungspflichtigen Geschäftsvorfälle; sie können sich unternehmensextern aus dem Geschäftsverkehr mit Kunden, Lieferanten, Banken, Versicherungen und Behörden etc. oder unternehmensintern durch den innerbetrieblichen Leistungsprozess und die Abgrenzung von Abrechnungsperioden ergeben. Die durch die buchführungspflichtigen Geschäftsvorfälle notwendigen Buchungen werden bei der DV-gestützten Buchführung nicht nur aufgrund vorliegender konventioneller Papierbelege, sondern zunehmend auch durch automatische Datenerfassung (z. B. Betriebsdatenerfassung (BDE)), durch programminterne Routinen sowie durch den Austausch maschinell lesbarer Datenträger oder durch Datenfernübertragung (z. B. EDI) ausgelöst, wobei dann für diese Verfahren die Erfüllung der Belegfunktion jeweils sicherzustellen ist. Unabhängig von der Art der Erfüllung der Belegfunktion müssen zum Buchungsvorgang immer folgende Beleginhalte dokumentiert werden: 15 Organisation der Buchführung704 Vahlens Handbücher – Eisele/Knobloch – Technik des betrieblichen Rechnungswesens (8. Aufl.) – Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Seite 704 Status: Imprimatur – die hinreichende Erläuterung des Vorgangs (Geschäftsvorfalls), – der zu buchende Betrag oder Mengen- und Wertangaben, aus denen sich der zu buchende Betrag ergibt, – der Zeitpunkt des Vorganges (Bestimmung der Buchungsperiode), – Bestätigung des Vorganges (Autorisation) durch den Buchführungspflichtigen. Bei Vorliegen konventioneller Belege müssen aus diesen die einzelnen zu buchenden Angaben eindeutig erkennbar sein. Darüber hinaus ist eine erfassungsgerechte Aufbereitung der Belege sicherzustellen. Die Aufbereitung der Belege ist insbesondere bei Fremdbelegen von Bedeutung, da der Buchführungspflichtige im Allgemeinen keinen Einfluss auf die Gestaltung der ihm zugesandten Handelsbriefe, wie z. B. Rechnungen, hat. Mit dem Ziel einer effizienteren Archivierung haben bereits viele Unternehmen ihre Papierarchive auf elektronische Speichermedien umgestellt oder planen einen derartigen Schritt. Die Hauptgründe für die Einführung von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) liegen in der besseren Bewältigung der Papierflut, der Senkung der hohen Verwaltungskosten und insbesondere in der Steigerung der Effizienz von Bearbeitungsprozessen. Bei dezentral organisierten Unternehmen ist durch die gleichzeitige Bereitstellung von Dokumenten an verschiedenen Bedarfsorten eine wesentlich kürzere Reaktions- und Bearbeitungszeit zu realisieren. Hinsichtlich der Ordnungsmäßigkeit unterliegen Dokumenten-Management-Systeme, sofern sie Bereiche der Buchführung umfassen, den GoBS und hierbei insbesondere den Grundsätzen zur Belegfunktion und zur Wiedergabe von auf Datenträgern geführten Unterlagen (vgl. Teil A, Abschn. 15.5.5.4.2.8, S. 715 f.). Obwohl aus Sicht der Buchführung eine Aufbewahrung der Originale zumeist nicht erforderlich ist, verlangen die Finanzverwaltungen zum Teil auch in Übereinstimmung mit dem Bundesfinanzhof, die Vorlage von Originalen insbesondere für den Vorsteuerabzug (Eingangsrechnungen), die Vergütung von Umsatzsteuer im Vergütungsverfahren, die Anrechnung der Kapitalertragsteuer, die Anrechnung ausländischer Steuern, Spendenbestätigungen, Investitionszulagen sowie die Anerkennung von Bewirtungskosten als Betriebsausgaben. Die gespeicherte bildliche Reproduktion des Originals genügt nach der zum Teil in der Finanzverwaltung vertretenen Auffassung in diesen Fällen selbst dann nicht, wenn gewährleistet ist, dass die Reproduktion bei und nach der Übertragung auf die elektronischen Medien nicht verändert wurde. Es empfiehlt sich daher gerade in diesen Bereichen, den Einsatz von Dokumenten-Management-Systemen zuvor mit den zuständigen Finanzbehörden abzustimmen. Im Unterschied zur Abwicklung von Geschäftsvorfällen mit konventionellen Belegen muss die Belegfunktion bei programminternen Buchungen oder bei Buchungen auf der Basis der automatischen Betriebsdatenerfassung (BDE) sowie bei Buchungen auf der Basis elektronischer Datentransfers (EDI, Datenträgeraustausch) durch das jeweilige Verfahren erfüllt werden, wobei das jeweilige Verfahren in diesem Zusammenhang als Dauerbeleg zu betrachten ist. Die Erfüllung der Belegfunktion ist in diesen Fällen durch die ordnungsge- 15.5 Techniken der Buchführung 705 Vahlens Handbücher – Eisele/Knobloch – Technik des betrieblichen Rechnungswesens (8. Aufl.) – Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Seite 705 Status: Imprimatur mäße Anwendung des jeweiligen Verfahrens nachzuweisen: Hierzu sind die Verfahrensdokumentation und die Nachweise über die Durchführung der in dem jeweiligen Verfahren vorgesehenen Kontrollen heranzuziehen. Durch die Verfahrenskontrollen, die den das Interne Kontrollsystem betreffenden Grundsätzen (vgl. Teil A, Abschn. 15.5.5.4.2.4, S. 707 ff.) entsprechen müssen, muss die Vollständigkeit und Richtigkeit der Geschäftsvorfälle sowie deren Bestätigung, d. h. Autorisation durch den Buchführungspflichtigen, gewährleistet sein. Die Journalfunktion, d. h. der Nachweis über die vollständige, zeitgerechte und formal richtige Erfassung, Verarbeitung und Wiedergabe eines Geschäftsvorfalls muss während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist innerhalb eines angemessenen Zeitraumes darstellbar sein. Die Geschäftsvorfälle müssen dabei in ihrer zeitlichen Abfolge, in übersichtlicher und verständlicher Form, sowohl vollständig als auch auszugsweise dargestellt werden können. Der Nachweis für die vollständige, zeitgerechte und formal richtige Erfassung der Geschäftsvorfälle ist durch eine entsprechende Protokollierung zu erbringen. Diese kann auf verschiedenen Stufen des Verarbeitungsprozesses sowohl bei der Datenerfassung bzw. -übernahme als auch im Verlauf oder am Ende der Verarbeitung vorgenommen werden. Erfolgt die Protokollierung nicht bereits bei der Datenerfassung oder -übernahme (z. B. Primanote), sondern erst auf einer nachfolgenden Verarbeitungsstufe (z. B. durch maschineninterne Buchungsprotokolle), dann muss durch verfahrensinterne Maßnahmen bzw. Kontrollen die Vollständigkeit der Geschäftsvorfälle von deren Entstehung bis zur Protokollierung sichergestellt werden. Die Protokollierung kann sowohl auf Papier als auch auf einem Bildträger oder einem anderen Datenträger erfolgen, wobei dann die Grundsätze zur Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen (vgl. Teil A, Abschn. 15.5.5.4.2.8, S. 715 f.) zu beachten sind. Zur Erfüllung der Kontenfunktion müssen die Geschäftsvorfälle nach Sachund Personenkonten geordnet dargestellt werden können. Bei der Buchung verdichteter Zahlen auf Sach- und Personenkonten erfordert die Ordnungsmäßigkeit die Schaffung der Möglichkeit eines getrennten Nachweises der in den verdichteten Zahlen enthaltenen Einzelposten. Die Darstellung der Konten kann auf Papier, per Bildschirmanzeige sowie auf einem anderen Bild- oder Datenträger erfolgen. Soweit eine Darstellung per Bildschirmanzeige oder anderem Datenträger erfolgt, ist bei berechtigter Anforderung eine ohne Hilfsmittel lesbare Wiedergabe bereitzustellen, wobei auch hier wiederum die Grundsätze für die Wiedergabe von auf Datenträgern geführten Unterlagen (vgl. Teil A, Abschn. 15.5.5.4.2.8, S. 715 f.) zu berücksichtigen sind. 15.5.5.4.2.3 Buchung Bei der Buchung von Geschäftsvorfällen im Rahmen eines DV-gestützten Buchführungssystems ist auch bei stapel- bzw. dialogorientierten Verfahren sicherzustellen, dass die buchungsrelevanten Daten der Geschäftsvorfälle nach einem Ordnungsprinzip zeitgerecht, formal richtig, vollständig und verarbeitungsfähig erfasst und gespeichert werden: 15 Organisation der Buchführung706 Vahlens Handbücher – Eisele/Knobloch – Technik des betrieblichen Rechnungswesens (8. Aufl.) – Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Seite 706 Status: Imprimatur – Das Ordnungsprinzip bei DV-gestützten Buchführungssystemen setzt die Erfüllung der Beleg- und Kontenfunktion voraus. Für die Speicherung der Geschäftsvorfälle ist kein bestimmtes Ordnungsmerkmal vorgeschrieben. Die Forderung nach einem Ordnungsprinzip ist erfüllt, wenn auf die gespeicherten Geschäftsvorfälle und/oder Teile von diesen gezielt zugegriffen werden kann. – Die zeitgerechte Verbuchung erfordert die zeitnahe und periodengerechte, d. h. der richtigen Abrechnungsperiode zugeordnete Erfassung der Geschäftsvorfälle. Der für eine zeitnahe Verbuchung wesentliche Zeitpunkt des Vollzugs der Buchung ist in der Regel vom jeweils angewandten Buchungsverfahren abhängig. Er muss in der Verfahrensdokumentation (z. B. im Anwenderhandbuch) eindeutig definiert sein. – Die formale Richtigkeit der Buchungen muss durch Erfassungskontrollen sichergestellt werden. Sie haben zu gewährleisten, dass alle für die unmittelbar oder zeitlich versetzt nachfolgende Verarbeitung erforderlichen Merkmale einer Buchung vorhanden und plausibel sind. Insbesondere die Merkmale für eine zeitliche Darstellung und eine Darstellung nach Sach- und Personenkonten müssen gespeichert sein. – Durch geeignete Kontrollen ist sicherzustellen, dass alle Geschäftsvorfälle vollständig erfasst werden und nach erfolgter Buchung nicht unbefugt, d. h. nicht ohne Zugriffsschutzverfahren (vgl. Teil A, Abschn. 15.5.5.4.2.5, S. 709 ff.) und vor allem nicht ohne Dokumentation des vorausgegangenen Zustandes, verändert werden können. Der Nachweis über die Durchführung der Kontrollen hat in Form von Buchungsprotokollen oder anderen protokollierten, verfahrensabhängigen Darstellungsweisen, wie beispielsweise maschinell erstellten Erfassungs-, Übertragungs- und Verarbeitungsprotokollen, zu erfolgen. Die angewendeten Kontrollverfahren müssen dabei den Grundsätzen für das interne Kontrollsystem (vgl. Teil A, Abschn. 15.5.5.4.2.4, S. 707 ff.) entsprechen. Wenn die Merkmale einer erfolgten Buchung, wie beispielsweise Belegbestandteile oder Kontierung, verändert werden, so muss der Inhalt der ursprünglichen Buchung feststellbar bleiben. Dies kann durch Aufzeichnungen über die durchgeführten Änderungen wie Storno- oder Neubuchungen erfolgen. Diese Änderungsnachweise sind Bestandteil der Buchführung und daher ebenfalls aufzubewahren. Werden erfasste Daten hingegen vor dem Buchungszeitpunkt, z. B. wegen offensichtlicher Unrichtigkeit korrigiert, braucht der ursprünglich gespeicherte Inhalt nicht mehr feststellbar sein. – Die Buchungen müssen bei DV-gestützten Buchführungssystemen von der maschinellen Erfassung über alle weiteren Bearbeitungsstufen durchgängig verarbeitungsfähig sein. Dies setzt voraus, dass neben den Daten des Geschäftsvorfalls auch die für die Verarbeitung erforderlichen Tabellendaten und Programme gespeichert sind. 15.5 Techniken der Buchführung 707 Vahlens Handbücher – Eisele/Knobloch – Technik des betrieblichen Rechnungswesens (8. Aufl.) – Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Seite 707 Status: Imprimatur 15.5.5.4.2.4 Internes Kontrollsystem Unvollständige, falsche oder nicht zeitgerechte Aufzeichnungen in der Buchführung müssen bei modernen DV-gestützten Buchführungssystemen im Rahmen automatisierter Verfahren durch technische, organisatorische und/ oder programminterne Überprüfungen selbsttätig aufgedeckt werden. Bedingt durch die wachsende Komplexität der Datenverarbeitungssysteme ergeben sich immer mehr Fehlerquellen, die bei einer bloßen Einzelprüfung der Verfahren und Datenbestände häufig schwer erkennbar sind und sogar unentdeckt bleiben können. Das gilt besonders für jene Fehlerquellen, die nur gelegentlich auftreten und nicht immer direkt zu einer Datenverfälschung führen, sondern beispielsweise eine ungewollte Manipulierbarkeit durch Dritte oder einen Datendiebstahl ermöglichen. Daher ist gerade bei den DV-gestützten Buchführungssystemen durch entsprechende integrierte Kontrollmaßnahmen mit laufenden Prüf- und Abstimmschritten sicherzustellen, dass die Buchungsstofferfassung, -verarbeitung und -wiedergabe vollständig, ordnungsgemäß und nachprüfbar ist. Ein umfassendes, integriertes Kontrollsystem ist deshalb von zentraler Bedeutung für die Ordnungsmäßigkeit der DV-gestützten Buchführung. Als internes Kontrollsystem wird in diesem Zusammenhang die Gesamtheit aller aufeinander abgestimmten und miteinander verbundenen Kontrollen, Maßnahmen und Regelungen bezeichnet, die darauf abzielen, – die vorhandenen Informationen und das vorhandene Vermögen vor Verlusten und Manipulationen aller Art zu sichern und zu schützen, – vollständige, genaue und aussagefähige sowie zeitnahe Aufzeichnungen bereitzustellen, – die betriebliche Effizienz durch Auswertung und Kontrolle der Aufzeichnungen zu fördern und – die Befolgung der vorgegebenen Geschäftspolitik zu unterstützen. Ziel des internen Kontrollsystems ist es, den Buchführungspflichtigen dahingehend zu unterstützen, die Gesetz- und Satzungsmäßigkeit von Buchführung und Jahresabschluss sicherzustellen und den Überblick über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens zu gewährleisten. Die Bereitstellung vollständiger, genauer, aussagefähiger und zeitgerechter Aufzeichnungen und die Sicherung der vorhandenen Informationen und des vorhandenen Vermögens vor Verlusten und Manipulationen aller Art sind hierbei die beiden zentralen Aufgaben des internen Kontrollsystems und wesentliche Voraussetzung für die Erfüllung der GoBS. Wegen der komplexen Abläufe und Strukturen moderner Buchführungssysteme reichen für den Nachweis der Ordnungsmäßigkeit einzelne, voneinander isolierte Kontrollmaßnahmen keinesfalls aus. Vielmehr bedarf es einer planvollen und lückenlosen Vorgehensweise, um ein effizientes internes Kontrollsystem im Unternehmen zu erstellen. Bei den DV-gestützten Verfahren sind in diesem Zusammenhang insbesondere die folgenden vier Punkte zu beachten: (1) Die buchungsrelevanten Arbeitsabläufe müssen eindeutig definiert und in ihrer Reihenfolge festgelegt sein. 15 Organisation der Buchführung708 Vahlens Handbücher – Eisele/Knobloch – Technik des betrieblichen Rechnungswesens (8. Aufl.) – Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Seite 708 Status: Imprimatur (2) Die Zuständigkeit und Verantwortung für betriebliche Funktionen muss eindeutig geregelt sein. Hierbei ist das Prinzip der Funktionstrennung zu beachten. Wenn eine Funktionstrennung nicht möglich bzw. wirtschaftlich nicht zumutbar ist, so müssen weitere organisatorische Kontrollen in angemessener Form implementiert werden. (3) Die komplexen, integrierten Buchungssysteme erfordern sowohl maschinelle als auch manuelle Kontrollen zur Vollständigkeit und Richtigkeit, wobei manuelle und maschinelle Kontrollen aufeinander abgestimmt sein müssen. Die durchgeführten manuellen und maschinellen Kontrollen, wie beispielsweise Abstimmungs- und Plausibilitätskontrollen oder Freigabeverfahren, müssen dokumentiert werden. Bei den Kontrollmaßnahmen ist zu beachten, dass manuelle Kontrollen unter Umständen umgangen werden können oder gegebenenfalls nicht mit der gebotenen Sorgfalt ausgeführt werden. Sie bedürfen daher grundsätzlich einer nachträglichen Überwachung. Maschinelle Kontrollen sind in Programmabläufe integrierte Prüfbedingungen, die verhindern sollen, dass nicht plausible und unvollständige Daten verarbeitet werden. Sie können sowohl auf den Ebenen der Betriebssysteme und der betriebssystemnahen Software als auch auf der Ebene der Anwendungsprogramme eingerichtet werden. (4) Die Programmidentität ist sicherzustellen, indem periodenbezogen geprüft wird, ob die eingesetzte DV-Buchführung auch tatsächlich mit dem in der Verfahrensdokumentation beschriebenen System übereingestimmt hat. Hierbei ist entsprechend der nach den Grundsätzen der Dokumentation und Prüfbarkeit (vgl. Teil A, Abschn. 15.5.5.4.2.6, S. 711 ff.) in der Verfahrensdokumentation niedergelegten Vorgehensweise zu verfahren. Die Notwendigkeit der Sicherstellung der Programmidentität besteht unabhängig von der Art der eingesetzten Rechnersysteme (d. h. vom Großrechner bis zum Stand-alone-PC). Eine wichtige Voraussetzung für die Sicherstellung der Programmidentität ist insbesondere das Vorhandensein und das abgestimmte Zusammenwirken der folgenden, den aktuellen unternehmensspezifischen Besonderheiten Rechnung tragenden Komponenten: – Richtlinien für: Programmierung, Programmtests, Programmfreigaben, Programmänderungen, Änderungen von Stamm- und Tabellendaten, Zugriffsund Zugangsverfahren, den ordnungsgemäßen Einsatz von Datenbanken, Betriebssystemen und Netzwerken, – Einsatz von Testdatenbeständen und -systemen sowie – Programmeinsatzkontrollen. Darüber hinaus hat das interne Kontrollsystem entsprechend den generellen Anforderungen an Transparenz, Kontrollierbarkeit und Verlässlichkeit maschineller Verarbeitungssysteme zu gewährleisten, dass jedes eingesetzte Programm autorisiert für den richtigen Zweck eingesetzt wird. Dabei muss die jeweils aktuelle Programmversion feststellbar und dokumentiert sein. Im Rahmen der Verfahrensdokumentation ist das gesamte interne Kontrollsystem unter Beachtung der Grundsätze der Dokumentation und Prüfbarkeit (vgl. Teil A, Abschn. 15.5.5.4.2.6, S. 711 ff.) zu beschreiben, wobei den „Mensch-Maschine- Schnittstellen“ besondere Beachtung beizumessen ist. 15.5 Techniken der Buchführung 709 Vahlens Handbücher – Eisele/Knobloch – Technik des betrieblichen Rechnungswesens (8. Aufl.) – Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Seite 709 Status: Imprimatur 15.5.5.4.2.5 Datensicherheit Für die Ordnungsmäßigkeit DV-gestützter Buchführungssysteme ist gerade die Gewährleistung der Datensicherheit von zentraler Bedeutung. Die elementare Abhängigkeit DV-gestützter Buchführungen von gespeicherten Informationen macht ein umfassendes Datensicherheitskonzept für das Erfüllen der GoBS unabdingbar. Ziel eines solchen Datensicherungskonzeptes ist die Herstellung und dauerhafte Gewährleistung der Datensicherheit. Voraussetzung hierfür ist, dass vorab festgestellt wird, was, wogegen, wie lange und auf welche Weise gesichert werden soll. Zu sichern sind neben den auf Datenträgern gespeicherten, buchführungsrelevanten Informationen auch alle anderen Informationen, an deren Sicherung und Schutz das Unternehmen ein Eigeninteresse hat oder dies aufgrund anderer Rechtsgrundlagen erforderlich ist. Unter dem Oberbegriff Informationen sind in diesem Zusammenhang nicht nur die Tabellen- und Stammdaten sowie die Bewegungsdaten, wie beispielsweise die Daten eines Geschäftsvorfalles, zu verstehen, sondern auch die jeweilige Software (Betriebssystem, Anwendungsprogramme) und die sonstigen Aufzeichnungen. Darüber hinaus sind auch alle Belege und sonstigen Aufzeichnungen, die vom Buchführungspflichtigen in konventioneller Form (Papier) aufbewahrt werden, zu sichern. Sämtliche derartigen Informationen müssen gegen Verlust und unberechtigte Veränderung gesichert werden, wobei über die Anforderungen der GoBS hinaus sensible Informationen des Unternehmens auch gegen unberechtigte Kenntnisnahme zu schützen sind. Bei buchhalterisch relevanten Informationen muss die Datensicherheit zumindest für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (vgl. Teil A, Abschn. 15.5.5.4.2.7, S. 714 ff.) gewährleistet sein. Darüber hinaus obliegt es dem Unternehmen, festzulegen, ob und gegebenenfalls für welche Informationen aus unternehmensinternen Gründen längere Aufbewahrungsfristen gelten sollen. Innerhalb der Aufbewahrungsfristen müssen die buchhalterisch relevanten Informationen entsprechend den Grundsätzen zur Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen jederzeit in angemessener Frist lesbar gemacht werden können. Hierfür ist nicht nur die Sicherstellung der Verfügbarkeit von Daten und Software, sondern auch die entsprechende Hardware notwendig. Das Datensicherungskonzept muss daher im weiteren Sinne auch die Bereitstellung der für eine Wiedergabe erforderlichen EDV-technischen Installationen (Hardware, Leitungen etc.) gewährleisten. Wie die erforderliche Datensicherheit im einzelnen Unternehmen hergestellt und auf Dauer gewährleistet werden kann, ist von den im Einzelfall gegebenen technischen Bedingungen und den sich daraus ergebenden Möglichkeiten abhängig. Unabhängig von der jeweiligen Verfahrensweise muss jedoch in jedem Fall sichergestellt sein, dass die Informationen vor unberechtigten Veränderungen und Verlusten geschützt sind. Bei DV-gestützten Buchführungen sind die Buchführungsdaten überwiegend magnetisch gespeichert und können daher zunächst ohne größere Schwierigkeiten gelöscht oder verändert werden. Durch technische und organisatorische Maßnahmen kann jedoch das ungewollte Löschen oder Verändern der Buchführungsdaten zumindest wesentlich erschwert werden. Die Gefahr der zufälligen oder fahrlässigen Vernichtung oder Veränderung von Daten in 15 Organisation der Buchführung710 Vahlens Handbücher – Eisele/Knobloch – Technik des betrieblichen Rechnungswesens (8. Aufl.) – Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Seite 710 Status: Imprimatur DV-Buchführungen ist daher bei einer entsprechenden Sicherung nicht größer als bei herkömmlichen Buchführungsverfahren. Der Schutz der Informationen gegen unberechtigte Veränderungen ist hierbei durch wirksame Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen zu gewährleisten. Durch geeignete Zugangskontrollen muss verhindert werden, dass unberechtigte Personen Zugang zu Datenträgern haben. Sie sind für alle Räume vorzusehen, in denen die Informationen in Form von Datenträgern aufbewahrt werden. Dies trifft insbesondere auch für die Räumlichkeiten zu, in die im Rahmen der Datensicherung Datenträger ausgelagert sind. Darüber hinaus muss durch effiziente Zugriffsberechtigungskontrollen sichergestellt werden, dass nur berechtigte Personen in dem ihrem Aufgabenbereich entsprechenden Umfang auf Programme und Daten zugreifen können. Bei der Vergabe der Zugangsberechtigungen ist das Prinzip der minimalen Berechtigung zu beachten. Danach soll ein Benutzer entsprechend dem Prinzip der Kongruenz von Aufgabenzuständigkeit und Berechtigungsumfang nur über die Berechtigungen im DV-System verfügen, die er zur Wahrnehmung der ihm übertragenen Aufgaben unmittelbar benötigt. Die Berechtigungen eines Benutzers sind jedoch grundsätzlich nicht nach seiner hierarchischen Stellung festzulegen. So kann beispielsweise ein Vorstand sicher die Berechtigung zum Lesen aller Daten beanspruchen, seine Vorstandsfunktion wird aber nicht dadurch beeinträchtigt, dass er keine Berechtigung zum Erfassen oder Ändern von Daten für die DV-Anwendung Finanzbuchhaltung besitzt. Die Abschottung der Informationen vor unberechtigtem Zugriff ist gerade bei den modernen integrierten und vernetzten DV-Systemen eine wesentliche Schwerpunktaufgabe der Datensicherungskonzepte, denn bei der integrierten Informationsverarbeitung erstreckt sich die Notwendigkeit eines wirksamen Zugriffsschutzes nicht nur auf die Buchführung i. e. S., sondern auf die gesamte rechnungslegungsrelevante DV des jeweiligen Unternehmens und daher auch auf alle Bereiche, aus denen direkt oder indirekt Daten für die Buchhaltung bereitgestellt werden. Um die Informationen vor Verlust zu schützen, sind für die auf DV-Systemen geführten Programme und Daten in einem ersten Schritt geeignete und verbindlich durchzuführende Datensicherungsverfahren zu implementieren. Hierbei ist es zweckmäßig, neben einer automatischen periodischen Datensicherung auch Ad-hoc-Sicherungen durchzuführen. Diese sind insbesondere dann geboten, wenn im Zeitraum zwischen zwei automatischen Datensicherungsläufen in besonders großem Umfang Programme bzw. Daten geändert oder verarbeitet werden. Von aufbewahrungspflichtigen oder anderen sensiblen Daten und Programmen sollten zusätzlich Sicherungskopien erstellt und an einem anderen Standort, möglichst in einem anderen Sicherheitsbereich mit entsprechenden Zugangskontrollen, aufbewahrt werden. In einem zweiten Schritt ist dann das Risiko, dass es bei gesicherten Programmen und Datenbeständen durch Unauffindbarkeit, Diebstahl oder Vernichtung zu einem Verlust von Informationen kommt, zu reduzieren. Das Risiko der Unauffindbarkeit ist durch das Führen eines systematischen Verzeichnisses über die gesicherten Programme und Datenbestände zu reduzieren, aus dem sich für jeden einzelnen Datenträger der jeweilige Standort, der Inhalt, das Datum der Sicherung und das Datum der frühest zulässigen Löschung des Inhaltes des Datenträgers ergibt. Dem Risiko des 15.5 Techniken der Buchführung 711 Vahlens Handbücher – Eisele/Knobloch – Technik des betrieblichen Rechnungswesens (8. Aufl.) – Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Seite 711 Status: Imprimatur Diebstahls ist wie bei der Gefahr der unbefugten Veränderung von Informationen durch geeignete Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen Rechnung zu tragen. Zur Verringerung des Diebstahlrisikos sind die Datenträger daher in verschlossenen und ausreichend gegen Einbruch gesicherten Räumen bzw. Tresoren aufzubewahren. Die Gefahr der Vernichtung von Datenträgern ist dadurch zu reduzieren, dass an den Aufbewahrungsstandorten Bedingungen geschaffen werden, die eine Beeinträchtigung oder Vernichtung der gesicherten Informationen durch Feuer, Temperatur, Feuchtigkeit oder Magnetfelder etc. weitestgehend ausschließen. Um bei der Langzeitspeicherung der aufbewahrungspflichtigen Informationen die Lesbarkeit der Datenträger sicherzustellen, muss unter Berücksichtigung der jeweils benutzten Speicherungstechnik verbindlich festgelegt werden, in welchen Zeitabständen die Lesbarkeit der Datenträger zu überprüfen ist. Da die Verfahren und Vorgehensweisen zur Gewährleistung der Datensicherheit vom Stand der jeweils angewendeten DV-Systeme abhängen, ergibt sich aus der fortschreitenden technischen und wirtschaftlichen Entwicklung für das Unternehmen die Notwendigkeit, das Datensicherheitskonzept den jeweils aktuellen Anforderungen und Möglichkeiten anzupassen. Die hieraus resultierende laufende Weiterentwicklung der jeweiligen unternehmensbezogenen Datensicherungskonzeption macht es daher erforderlich, dass zur Nachvollziehbarkeit des Vorgehens der Aufbau, die Veränderung und der Vollzug des Datensicherungskonzepts vom Unternehmen unter Berücksichtigung der Grundsätze der Dokumentation und Prüfbarkeit (siehe nachfolgenden Abschnitt) zu dokumentieren ist. 15.5.5.4.2.6 Dokumentation und Prüfbarkeit Zur Erfüllung der Dokumentationsfunktion ist neben der Dokumentation der einzelnen Geschäftsvorfälle auch für das angewendete DV-gestützte Abrechnungsverfahren eine spezifische Verfahrensdokumentation zu erstellen. Aus ihr muss nicht nur der Inhalt, der Aufbau und der Ablauf des Abrechnungsverfahrens vollständig ersichtlich sein, sondern auch hervorgehen, inwieweit das Verfahren entsprechend seiner Beschreibung durchgeführt worden ist. Darüber hinaus muss sich aus der Verfahrensdokumentation die Einhaltung und Umsetzung der GoBS bezüglich des Anwendungsbereiches, der Beleg-, Journal- und Kontenfunktion, der Buchung, des internen Kontrollsystems und der Datensicherheit bei dem jeweiligen Abrechnungsverfahren (vgl. Teil A, Abschn. 15.5.5.4.2.1–15.5.5.4.2.5, S. 703 ff.) ergeben. Die Anforderungen an die Verfahrensdokumentation sind unabhängig von der Größe oder der Kapazität der genutzten EDV-Anlage zu erfüllen. Daher ist sowohl bei Großrechnersystemen als auch bei PC gestützten Systemen jeweils für eine entsprechende Verfahrensdokumentation zu sorgen. Die formale Gestaltung und technische Durchführung der Verfahrensdokumentation kann vom Buchführungspflichtigen entsprechend den jeweiligen Gegebenheiten des Unternehmens individuell entschieden und vorgenommen werden. Dabei muss jedoch sichergestellt sein, dass die Verfahrensdokumentation für einen sachverständigen Dritten verständlich und lückenlos nachvollziehbar ist. Der Umfang der Verfahrensdokumentation richtet sich nach 15 Organisation der Buchführung712 Vahlens Handbücher – Eisele/Knobloch – Technik des betrieblichen Rechnungswesens (8. Aufl.) – Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Seite 712 Status: Imprimatur der jeweiligen Komplexität der DV-Buchführung (z. B. Anzahl und Größe der Programme, Struktur ihrer Verbindungen untereinander, Nutzung von Tabellen etc.). In jedem Fall ist jedoch eine Beschreibung der folgenden fünf Bereiche erforderlich, wobei in der Beschreibung jedes dieser Bereiche der Umfang und die Wirkungsweise des internen Kontrollsystems erkennbar gemacht werden muss: (1) Die Sachlogische Lösung enthält die Darstellung der fachlichen Aufgabe des angewendeten Abrechnungsverfahrens aus der Sicht des Anwenders und geht insbesondere auf die generelle Aufgabenstellung des jeweiligen Verfahrens, die Beschreibung der Anwenderoberfläche für Ein- und Ausgabe einschließlich der manuellen Arbeiten, die Beschreibung der Datenbestände, der Verarbeitungsregeln, des Datenaustausches (Datenträgeraustausch bzw. Datentransfer), der maschinellen und manuellen Kontrollen, der Fehlermeldungen und der sich aus den Fehlern ergebenden Maßnahmen sowie auf die Schlüsselverzeichnisse und die Schnittstellen zu anderen Systemen ein. (2) Die Programmtechnische Lösung hat zu zeigen, wo und wie die sachlogischen Forderungen in den Programmen umgesetzt sind. In diesem Zusammenhang sind Tabellen, durch die Funktionen der Programme beeinflusst werden können, wie eigenständige Programme zu behandeln. Programmänderungen müssen dokumentiert werden. Soweit dies nicht automatisch erfolgt, muss durch zusätzliche organisatorische Maßnahmen gewährleistet werden, dass sowohl der Alt- als auch der Neuzustand eines geänderten Programms nachweisbar sind. Änderungen von Tabellen mit Programmfunktion sind so zu dokumentieren, dass für die Dauer der Aufbewahrungsfrist (vgl. Teil A, Abschn. 15.5.5.4.2.7, S. 714 f.) der jeweilige Inhalt einer Tabelle festgestellt werden kann. (3) Bei der Beschreibung der Gewährung der Programmidentität hat der Buchführungspflichtige nachzuweisen, dass die sachlogischen Forderungen durch die eingesetzten Programme erfüllt werden bzw. erfüllt worden sind. Hierzu gehört eine genaue Beschreibung des Freigabeverfahrens mit den Regelungen über die Freigabekompetenzen, eine Darstellung der durchzuführenden Testläufe und der dabei zu verwendenden Daten sowie die Niederlegung der Anweisungen für die Programmeinsatzkontrollen. Einen wesentlichen Bestandteil für den Nachweis der Programmidentität bildet die Freigabeerklärung in Verbindung mit den zugehörigen Testdatenbeständen. In der Freigabeerklärung muss der Zeitpunkt, ab dem die jeweilige Programmversion zum Einsatz kommt, eindeutig festgelegt sein. (4) Die Wahrung der Datenintegrität: Hierfür sind alle Maßnahmen zu beschreiben, durch die erreicht wird, dass Daten und Programme nicht von Unbefugten geändert werden können. Dazu gehört neben einer genauen Beschreibung des Zugriffsberechtigungsverfahrens auch der Nachweis der sachgerechten Vergabe von Zugriffsberechtigungen. (5) Unter den Anwenderbezogenen Arbeitsanweisungen sind alle Arbeitsanweisungen, die für den Anwender zur sachgerechten Erledigung und Durchführung seiner Aufgaben vorhanden sein müssen, schriftlich niederzulegen. Hierzu gehört insbesondere die Beschreibung der im Verfahren vorgesehenen manuellen Kontrollen und Abstimmungen sowie eine Darstellung der Schnittstellen zu den vor- und nachgelagerten Systemen. 15.5 Techniken der Buchführung 713 Vahlens Handbücher – Eisele/Knobloch – Technik des betrieblichen Rechnungswesens (8. Aufl.) – Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Seite 713 Status: Imprimatur In jedem Fall ist es der Buchführungspflichtige, der für die Vollständigkeit und den Informationsgehalt der Verfahrensdokumentation verantwortlich ist. Dies gilt auch bei der Anwendung fremdbezogener Software, bei der die Dokumentation vom Softwareanbieter erstellt wird. Der Buchführungspflichtige muss in diesem Fall bei Bedarf auch dafür sorgen können, dass es möglich ist, Teile der Verfahrensdokumentation einzusehen, die ihm vom Softwareanbieter nicht direkt ausgehändigt worden sind. Wie jede Buchführung, so muss auch die DV-Buchführung von einem sachverständigen Dritten hinsichtlich ihrer formellen und sachlichen Richtigkeit in angemessener Zeit prüfbar sein. Dabei bezieht sich die Prüfbarkeit sowohl auf den einzelnen Geschäftsvorfall (Einzelprüfung) als auch auf das jeweils zur Anwendung kommende Abrechnungsverfahren (Verfahrens- oder Systemprüfung). Näheres hierzu regeln die vom IDW verabschiedeten Prüfungsstandards IDW PS 330 (HFA, Informationstechnologie) und IDW PS 331 (HFA, Auslagerung der Rechnungslegung) bezüglich einer Systemprüfung, IDW PS 330 (HFA, Informationstechnologie) und IDW PS 880 (HFA, Softwareprodukte) im Rahmen einer Verfahrensprüfung und Letzterer sowie IDW PS 850 (vgl. HFA, Projektbegleitende Prüfung) bei einer Softwareprüfung. Für eine Outsourcingprüfung im Falle der Auslagerung von Teilen der Rechnungslegung sind wiederum IDW PS 331 (vgl. HFA, Auslagerung der Rechnungslegung) sowie darüber hinaus IDW PS 951 (vgl. HFA, Ausgelagerte Funktionen) heranzuziehen (vgl. Schuppenhauer, Datenverarbeitung, S. 187 ff.; vgl. zu den Prüfungsstandards Teil A, Abschn. 15.5.5.4.1, S. 699 f.). Einen DV-spezifischen Schwerpunkt bei der Prüfung von DV-gestützten Buchführungssystemen bildet die Prüfung der Datensicherheit und hierbei speziell die Prüfung des Zugriffsschutzes (Zepf, Prüfung des Zugriffsschutzes, S. 277 ff.). Gegenstand der Prüfung sind hier insbesondere die Prüfung der im DV-System eingerichteten Benutzer, die Prüfung der an die Benutzer vergebenen Zugangsberechtigungen sowie die Prüfung der flankierenden organisatorischen Maßnahmen zum Zugriffsschutz. Durch die Prüfung der Benutzer soll beurteilt und sichergestellt werden, dass auf das jeweilige DV-System nur die vorgesehenen, erforderlichen Benutzer zugreifen können. Hierbei ist insbesondere auch den folgenden Fragestellungen nachzugehen: – Werden die Benutzer anhand einer vorgegebenen Benutzerkennung (Benutzer-ID) identifiziert? – Werden die Benutzer anhand eines Passwortes oder mit Hilfe einer Chipkarte verifiziert? – Wie oft werden Sicherungscodes, wie z. B. Passwörter, ausgetauscht? – Welche Personen haben mehr als eine Benutzer-ID und warum? – Hinter welcher Benutzeridentifikation stehen keine natürlichen Personen? Warum werden diese Benutzeridentifikationen benötigt? – Ist zu den einzelnen Benutzern ihre jeweilige Stellung zum Unternehmen bekannt (z. B. Mitarbeiter der Fachabteilung X; Mitarbeiter des DV-Bereiches; externer Mitarbeiter)? – Aus welchem Grund ist ein Externer als Benutzer im DV-System eingerichtet? 15 Organisation der Buchführung714 Vahlens Handbücher – Eisele/Knobloch – Technik des betrieblichen Rechnungswesens (8. Aufl.) – Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Seite 714 Status: Imprimatur Die Prüfung der Zugangsberechtigung der Benutzer dient dem Ziel, festzustellen, ob bei der Vergabe der Berechtigungen (z. B. Erfassen, Ändern, Löschen oder Lesen in bestimmten DV-Anwendungen, wie z. B. Auftragsabwicklung und Finanzbuchhaltung) das Ziel der minimalen Berechtigung beachtet wird. Bei der Zugangsberechtigungsprüfung sind daher die folgenden Fragen zu bearbeiten: – Welche Zugangsberechtigungen sind einem bestimmten Benutzer zugeordnet? – Welche Benutzer haben eine bestimmte Zugangsberechtigung? – Entsprechen die Zugangsberechtigungen eines Benutzers der Forderung nach Funktionstrennung? – Wie viele hochprivilegierte Benutzer mit großem bzw. unbeschränktem Zugangsberechtigungsumfang gibt es? Wer sind sie und sind es nur sehr wenige? Bei der Prüfung der flankierenden organisatorischen Maßnahmen stehen die folgenden Fragestellungen im Mittelpunkt: – Wie ist die Zuständigkeit für die Einrichtung von Benutzern und die Vergabe von Zugangsberechtigungen an diese geregelt? – Wie wird die Aktualität der eingerichteten Benutzer und der diesen jeweils zugeordneten Zugangsberechtigungen kontrolliert? – Wie wird das Beachten der „Spielregeln“, wie z. B. die Geheimhaltung der Passwörter oder das Beenden des Dialoges beim Verlassen des Arbeitsplatzes kontrolliert? – Wie werden Zugangsfehlversuche zum DV-System zur Begrenzung des Hacker-Risikos überwacht? Zentrale Voraussetzung und Ausgangsbasis für die Beantwortung dieser Fragen und die Prüfbarkeit DV-gestützter Buchführungssysteme insgesamt ist die umfassende Dokumentation nicht nur aller Geschäftsvorfälle, sondern insbesondere auch der verfahrenstechnischen Vorgehensweise. 15.5.5.4.2.7 Aufbewahrungsfristen Die Aufbewahrungsfristen ergeben sich bei der DV-gestützten Buchführung wie bei jeder anderen Buchführung aus § 257 Abs. 4 HGB und § 147 Abs. 3 AO. Daher sind Daten oder sonstige erforderliche Aufzeichnungen mit Grundbuch- oder Kontenfunktion sowie auch Daten mit Belegfunktion grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren. Auch die Verfahrensdokumentation zur DV-Buchführung gehört zu den Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen i. S. d. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB bzw. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO und ist daher ebenfalls zehn Jahre aufzubewahren. Auch die Teile der Verfahrensdokumentation, denen ausschließlich Belegfunktion zukommt, wie z. B. die Dokumentation zur DV- Verkaufsabrechnung, aus der sich die Buchungen zu den Forderungen ergeben, sind gleichermaßen zehn Jahre aufzubewahren. Die Verfahrensdokumentation kann auch auf Bildträgern oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wobei originär digital erstellte Unterlagen nur noch digital archiviert werden 15.5 Techniken der Buchführung 715 Vahlens Handbücher – Eisele/Knobloch – Technik des betrieblichen Rechnungswesens (8. Aufl.) – Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Seite 715 Status: Imprimatur dürfen (vgl. Teil A, Abschn. 15.5.5.4.1, S. 696 f.). Die Aufbewahrungsfristen für die Verfahrensdokumentation beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem buchhaltungsrelevante Daten in Anwendung des jeweiligen Verfahrens erfasst wurden, entstanden sind oder bearbeitet wurden. 15.5.5.4.2.8 Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen Hinsichtlich der Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen hat der Buchführungspflichtige zu gewährleisten, dass die gespeicherten Buchungen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen jederzeit innerhalb angemessener Frist (§ 239 Abs. 4 HGB) bzw. unverzüglich (§§ 146 Abs. 5 und 147 Abs. 5 AO) lesbar gemacht werden können. Er muss die dafür erforderlichen Daten, Programme sowie Maschinenzeiten und sonstigen Hilfsmittel, wie z. B. Personal, Bildschirmplätze oder Lesegeräte, bereitstellen. Auf Verlangen eines berechtigten Dritten, wie beispielsweise der Finanzbehörde oder des Abschlussprüfers, hat er in angemessener Zeit bzw. unverzüglich die gespeicherten Buchungen lesbar zu machen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen vorzulegen und auf Anforderung auch ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen (§ 147 Abs. 5 AO). Die inhaltliche Übereinstimmung der Wiedergabe mit den auf den maschinell lesbaren Datenträgern geführten Unterlagen muss durch das jeweilige Archivierungsverfahren sichergestellt sein. Soweit eine bildliche Übereinstimmung der Wiedergabe mit der Originalunterlage gefordert ist, wie dies nach § 257 Abs. 3 Nr. 1 HGB und § 147 Abs. 2 Nr. 1 AO bei empfangenen Handelsbriefen und Buchungsbelegen der Fall ist, sofern diese ursprünglich bildlich vorgelegen haben, muss das jeweilige Archivierungsverfahren eine originalgetreue bildliche Wiedergabe sicherstellen. Die Anforderung nach bildlicher Wiedergabe ist erfüllt, wenn alle auf der Originalunterlage enthaltenen Angaben zur Aussageund Beweiskraft des Geschäftsvorfalles originalgetreu bildlich wiedergegeben sind. Das Verfahren für die Wiedergabe der auf Bildträgern und auf anderen Datenträgern geführten Unterlagen ist in einer Arbeitsanweisung des Buchführungspflichtigen (z. B. Druckanweisung, COM-Anweisungen, Anweisungen für den Dialogverkehr zur Selektion und Darstellung der gespeicherten Unterlagen auf Sichtgeräten, z. B. beim Einsatz optischer Speichersysteme) schriftlich niederzulegen. In dieser Arbeitsanweisung muss das Ordnungsprinzip für die Wiedergabe beschrieben und das Verfahren zur Feststellung der Vollständigkeit und der Richtigkeit der Wiedergabe geregelt sein. Die Wiedergabe muss der Rechnungslegung des Buchführungspflichtigen eindeutig zugeordnet werden können. Darüber hinaus muss die inhaltliche Übereinstimmung der selektiven Wiedergabe mit den auf maschinell lesbaren Datenträgern geführten Unterlagen nachprüfbar sein. 15 Organisation der Buchführung716 Vahlens Handbücher – Eisele/Knobloch – Technik des betrieblichen Rechnungswesens (8. Aufl.) – Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Seite 716 Status: Imprimatur 15.5.5.4.2.9 Verantwortlichkeit Für die Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) – und damit auch der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) – ist bei einer DV-gestützten Buchführung entsprechend § 238 Abs. 1 HGB allein der Buchführungspflichtige verantwortlich. Die Verantwortlichkeit erstreckt sich auf den Einsatz von selbst- und fremderstellten Buchführungssystemen. Auch wenn die Buchführung im Auftrag durch eine Fremdfirma durchgeführt wird, obliegt die Einhaltung der GoB und gegebenenfalls GoBS gleichwohl dem auftraggebenden Buchführungspflichtigen. Durch die Trennung zwischen dem Buchführungspflichtigen einerseits und der Institution, welche die organisatorische und technische Erfüllung dieser Buchführungspflicht übernimmt andererseits, ergibt sich in diesem Fall folgender Regelungsbedarf: Da die Verantwortung für den Inhalt der Buchführung nach den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften ausschließlich beim Buchführungspflichtigen liegt, muss er dafür sorgen, dass durch entsprechende Vertragsgestaltungen mit der Fremdfirma (i. d. R. ein Rechenzentrum) sowie durch regelmäßige Kontrollen die Erfüllung seiner eigenen Buchführungspflichten umfassend gewährleistet ist. Durch die vertragliche Gestaltung muss die Fremdfirma daher insbesondere verpflichtet werden, die Buchungsvorgänge und die Abschlusserstellung nach Maßgabe der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) durchzuführen (vgl. Teil A, Abschn. 15.5.5.4.1, S. 694). Entsprechende Haftungsvereinbarungen sind für den Fall zu treffen, dass sich aus der Nichtbeachtung der vorstehenden Vereinbarung für den Auftraggeber Risiken ergeben. Die diesbezüglich relevanten, aber recht unübersichtlichen und wenig praktikablen gesetzlichen Vorschriften zum Werkvertragsrecht haben in der Datenverarbeitungsbranche zur Entwicklung einer vertraglichen Sonderregelung in Form von Formularverträgen und allgemeinen Geschäftsbedingungen geführt. Darin wird i. d. R. die erneute Durchführung einer zunächst fehlerhaften Berechnung zugesagt, eine weitergehende Haftung in praxi dagegen zumeist ausgeschlossen. Durch die Kontrolle der Außer-Haus-Verarbeitung hat der Auftraggeber (Buchführungspflichtige) anhand von Abstimmsummen, Primanota, Belegen etc. zu überprüfen und sicherzustellen, dass die vom Rechenzentrum erstellten Auswertungen vollständig und richtig sind. Die Originalbelege sollten daher zweckmäßigerweise beim Auftraggeber verbleiben. Werden diese beispielsweise zur Erfassung vorübergehend den Rechenzentren zur Verfügung gestellt, so sind beim Auftraggeber Grundaufzeichnungen vorzunehmen, anhand derer die Vollständigkeit der zurückgegebenen Belege zu kontrollieren ist. Diese Aufzeichnungen können gleichzeitig auch Grundbuchfunktion übernehmen. 15.6 Kontenrahmen und Kontenpläne 717 Vahlens Handbücher – Eisele/Knobloch – Technik des betrieblichen Rechnungswesens (8. Aufl.) – Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Seite 717 Status: Imprimatur 15.6 Kontenrahmen und Kontenpläne 15.6.1 Begriffsabgrenzung und historische Entwicklung Mit der Zunahme des Geschäftsumfangs eines Unternehmens wird der Buchungsstoff und damit auch die Zahl der im betrieblichen Rechnungswesen verwendeten Konten sehr rasch so umfangreich, dass eine systematische Kontenordnung unerlässlich wird. Das betriebliche Rechnungswesen muss daher in einen Gliederungs- und Organisationsplan gekleidet werden, dessen Grundlage der Kontenrahmen bildet. Kontenrahmen stellen eine systematische Übersicht der im betrieblichen Rechnungswesen der Unternehmen möglicherweise auftretenden Konten dar. Sie werden als überbetriebliches Beschreibungs- oder Erfassungsmodell (deskriptives Aussagensystem) im Wege der generalisierenden Abstraktion entwickelt und liefern als nach bestimmten Prinzipien strukturiertes Ordnungsgerüst der Kontengruppierung das Grundkonzept für die Ausgestaltung der Buchführungen in den Unternehmen eines bestimmten Wirtschaftszweiges. Aus dem Kontenrahmen entwickelt die einzelne Unternehmung ihren, an den unternehmensspezifischen Bedürfnissen ausgerichteten Kontenplan. Im Kontenplan sind alle Konten systematisch zusammengestellt, die in der Geschäfts- und Betriebsbuchführung des Unternehmens Verwendung finden. Im unternehmensindividuellen Kontenplan werden die Konten weggelassen, die im Kontenrahmen zwar vorgesehen sind, im betrieblichen Rechnungswesen der betreffenden Unternehmung jedoch nicht benötigt werden; andererseits wird der Kontenrahmen an den Stellen ergänzt oder erweitert, wo dies aufgrund der speziellen Verhältnisse des Unternehmens erforderlich ist. Die mit der Entwicklung der Kontenrahmen einhergehende Diskussion besitzt in Deutschland eine lange Tradition: Sie beginnt mit J. F. Schär, der 1890 und 1911 auf der Grundlage einer Zweikontentheorie die ersten Organisationspläne der Buchhaltung als „Kontensysteme“ vorstellte (Schär, Buchhaltung). Die eigentliche Entwicklung des Kontenrahmens in seiner heutigen Bedeutung leitete 1927 E. Schmalenbach mit der Veröffentlichung seines Artikels „Der Kontenrahmen“ in der Zeitschrift für handelswissenschaftliche Forschung (Schmalenbach, Kontenrahmen) ein. Hauptziel dieses Ansatzes war die Schaffung einer allgemeingültigen, einheitlichen Kontengliederung, auf deren Grundlage betriebsindividuelle Kontenpläne ausgearbeitet werden konnten. Schmalenbachs Vorstellungen, die – ausgehend vom Prozessgliederungsprinzip (vgl. S. 719 ff.) – stark auf die Belange der Betriebsbuchhaltung zugeschnitten waren, beeinflussten entscheidend die in der Folgezeit entwickelten Vorschläge. Unter Mitwirkung Schmalenbachs kam es in den Jahren 1927–1930 zur Erstellung so genannter Einheitsbuchführungen, die vom Reichskuratorium für Wirtschaftlichkeit (RKW) herausgegeben wurden und die eine Darstellung des gesamten Rechnungswesens einzelner Geschäftszweige umfassen sollten und dabei als Kernstück branchenspezifische Kontenrahmen zum Inhalt hatten. In der Folgezeit wurde im Zuge einer stärkeren Reglementierung der Wirtschaft

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References

Zusammenfassung

Ein wahrer Klassiker zum betrieblichen Rechnungswesen.

"Der 'Eisele/Knobloch' gehört mit Sicherheit zum besten, was es auf dem Lehrbuchmarkt zu diesem Thema gibt."

in: Studium 90/2012

Die »Technik des betrieblichen Rechnungswesen« war und ist ein Gesamtwerk:

Es umfasst das betriebliche Rechnungswesen in der Breite ausgehend vom handels- und steuerrechtlichen Einzelabschluss und den dafür einschlägigen internationalen Rechnungslegungsgrundsätzen (IFRS), über die Grundlagen der Kosten- und Leistungsrechnung bis hin zu den Sonderfällen der Bilanzierung und in der Tiefe von der Auslegung der abstrakten Bilanzierungsnormen durch Rechtsprechung, Verwaltung und Schrifttum bis hin zum grundlegenden Buchungssatz.

"Das Werk vermittelt umfassendes anwendungsbezogenes Grundlagenwissen und fordert die Fähigkeit zur selbstständigen Problemlösung."

in: Controller Magazin 1/2012

"Das knapp 1.500 Seiten dicke Lehrbuch ist auch in der 8. Auflage ein Gesamtwerk: Es deckt konsequent alles ab, was man als Student wissen muss, wenn man sich auf das betriebliche Rechnungswesen spezialisiert. [...] Am bewährten didaktischen Konzept hat sich auch bei der Neuauflage nichts geändert: Durch die anwendungs- sowie praxisbezogene Wissensvermittlung wird der Leser schnell zum Profi auf dem Gebiet des betrieblichen Rechnungswesens."

in: Studium 90/2012

Beste Autoren-Kompetenz

Prof. Dr. Wolfgang Eisele war Inhaber des Lehrstuhls für Rechnungswesen und Finanzierung an der Universität Hohenheim. Prof. Dr. Alois Paul Knobloch ist Inhaber des Lehrstuhls für Betriebswirtschaftslehre, insbesondere Rechnungswesen und Finanzwirtschaft, an der Universität des Saarlandes.