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9.2 Verfahren der IT-Leistungsverrechnung in:

Ralf Kesten, Arno Müller, Hinrich Schröder

IT-Controlling, page 204 - 209

IT-Strategie, Multiprojektmanagement, Projektcontrolling und Performancekontrolle

2. Edition 2013, ISBN print: 978-3-8006-4534-3, ISBN online: 978-3-8006-4348-6, https://doi.org/10.15358/9783800643486_204

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9.2 Verfahren der IT-Leistungsverrechnung 195 Status der IT. Eine Fakturierung von Leistungen erhöht nicht nur den Druck, wirtschaftlich zu agieren, sondern kann auch dazu führen, dass der Leistungserbringer selbst höhere Maßstäbe an die Qualität seiner Leistungen anlegt. Wenn der Kunde „bezahlt“, soll er auch eine ordentliche Leistung dafür erhalten. Verbesserung der Gewinnsituation im Gesamtunternehmen Aus verbesserter Kostenverteilung, -transparenz und -vergleichbarkeit kann das Gewinnstreben nachhaltig unterstützt werden: Es werden wesentliche Voraussetzungen für Leerkostenanalysen, Make-or-Buy-Entscheidungen, verbesserte Angebotspreiskalkulationen für die jeweiligen Produkte am Absatzmarkt, steueroptimale Abrechnungen bei internationalen Leistungsbeziehungen im Konzernverbund sowie für Gewinnverlagerungen in andere Abrechnungsperioden im Rahmen von vollkostenbasierten Kalkulationen von Eigenleistungen und dergleichen mehr geschaffen. Gestaltungsfreiheiten liegen in der Wahl des grundlegenden Verfahrens, in der Festlegung von Leistungen bzw. Leistungsbündeln, in der Kalkulation von Preisen bzw. Ermittlung von Kostensätzen, die wiederum davon abhängen, welche Kosten in welchem Umfang überhaupt berücksichtigt werden sollen. Als wesentliches Hemmnis der Einführung einer Leistungsverrechnung ist sicherlich der damit verbundene Aufwand zu nennen. Als nachteilig kann ebenfalls die zunehmende „Bürokratisierung“ empfunden werden, die sich in der Notwendigkeit von genauen Stundennachweisen, dem Erstellen von Abrechnungen oder erhöhten Reportinganforderungen niederschlägt. Gerade in Organisationen, die einen ausgesprochen kooperativen Umgang zwischen IT-Bereich und Fachabteilungen gepflegt haben, kann dies zu erheblichen Akzeptanzproblemen führen. 9.2 Verfahren der IT-Leistungsverrechnung Für die Weiterverrechnung von IT-Kosten an die jeweiligen Leistungsempfänger können unterschiedliche Verfahren genutzt werden, die sich weitgehend an den bekannten Methoden der Kostenrechnung anlehnen. Neben Umlageverfahren und der direkten Leistungsverrechnung werden prozess- und produktorientierte Ansätze in der Literatur diskutiert und in der Praxis eingesetzt. 9.2.1 Umlageverfahren Die reine Kostenumlage zeichnet sich vor allem durch eine einfache und schnelle Umsetzbarkeit aus. Über geeignete Bezugsgrößen wie die „Anzahl der Arbeitsplatzrechner“ oder „Anzahl der Anwender“ wird eine pauschale Verteilung der IT-Kosten vorgenommen. Es ist unmittelbar ersichtlich, dass die Einfachheit des Verfahrens damit erkauft wird, dass nur wenige der o.g. Zielsetzungen tatsächlich erfüllt werden können. 9.2 Verfahren der IT-Leistungsverrechnung Vahlen – Competence Reihe – Kesten/Müller/Schröder – IT-Controlling, 2. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Status: Druckdaten Stand: 30.11.2012 Seite 195 9. Kalkulation und Verrechnung von IT-Leistungen196 Die Verursachergerechtigkeit hängt maßgeblich von dem verwendeten Verteilungsschlüssel ab. Häufig spiegeln die verwendeten Schlüssel allerdings nicht die reale Inanspruchnahme der Leistungen wider, sodass auch das Ziel der Kostentransparenz nur bedingt erfüllt wird. So kann mit einer pauschalen Umlage von Entwicklungskosten über die Anzahl der Anwender nicht berücksichtigt werden, dass einzelne Bereiche überdurchschnittlich viele Anforderungen an die Änderung oder Weiterentwicklung der genutzten Anwendungssysteme formulieren und somit IT-Kapazitäten in deutlich höherem Maße in Anspruch nehmen als andere. Im Vergleich zu einem kompletten Verzicht auf eine Leistungsverrechnung, kann zumindest dem Eindruck, dass IT-Leistungen gratis bezogen werden können, entgegengewirkt und das Kostenbewusstsein der Fachabteilungen somit tendenziell gesteigert werden. Unmittelbare Wirkungen auf die Kostenverursachung und -höhe in den IT-Bereichen sowie auf die Kundenorientierung sind jedoch nicht anzunehmen, vor allem dann, wenn die IT-Kostenstellen stets komplett entlastet werden. 9.2.2 Direkte Leistungsverrechnung Im Gegensatz zum Umlageverfahren wird mit der direkten Leistungsverrechnung der Versuch unternommen, Größen zu finden, die die tatsächliche Inanspruchnahme von IT-Leistungen repräsentieren. In Kostenrechnungssystemen werden diese Größen zumeist als sog. „Leistungsarten“ bezeichnet, denen neben einer Mengeneinheit zur Messung des jeweiligen Outputs ein Preis bzw. „Tarif“ je leistender Kostenstelle zugeordnet wird. Beispiele aus dem IT-Bereich sind Servicestunden, Programmierstunden oder Anzahl Druckseiten. Die Mengen und Preise können entweder als Planwerte im Rahmen einer Plankostenrechnung angesetzt werden oder die realen Gegebenheiten ex post im Rahmen einer Istkostenrechnung abbilden. Der Preis einer Leistung je Kostenstelle errechnet sich aus den dafür angefallenen bzw. geplanten Kosten, die auf die gesamte erbrachte bzw. geplante Menge je Leistungsart in einer Berichtsperiode verteilt werden. Während dies für Projekte, z. B. bei der Softwareentwicklung, und Servicetätigkeiten über Arbeitszeitnachweise recht gut umgesetzt werden kann, fällt die Verwendung von Leistungsarten in den technisch orientierten Bereichen der IT sehr schwer. Die Inanspruchnahme von CPU-Zeiten oder Speicherkapazitäten lässt sich i. d. R. technisch zwar messen, kann aber den Kunden gegenüber häufig nur schwer vermittelt werden. Mit zunehmender Genauigkeit steigt zudem auch der Aufwand, der für die Leistungsmessung zu betreiben ist. Eine sehr detailliert ausgebaute Kostenarten- und -stellenrechnung im IT-Bereich ist auf jeden Fall eine unabdingbare Voraussetzung.4 Bei einem gut ausgebauten Verfahren werden die Zielsetzungen der Verursachergerechtigkeit und Kostentransparenz erfüllt. Das Kostenbewusstsein bei den Empfängern kann, ähnlich dem Umlageverfahren, in begrenztem Maße 4 Vgl. dazu Gadatsch, A./Mayer, E. (IT-Controlling 2010), S. 205 ff. Vahlen – Competence Reihe – Kesten/Müller/Schröder – IT-Controlling, 2. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Status: Druckdaten Stand: 30.11.2012 Seite 196 9.2 Verfahren der IT-Leistungsverrechnung 197 gesteigert werden. Problematisch bleibt die Auswirkung auf das Verhalten der Beteiligten: Wenn alle anfallenden Kosten auf die erbrachten Leistungseinheiten verteilt und weiterverrechnet werden, führen Unwirtschaftlichkeiten seitens der IT-Abteilung lediglich zu einer Preiserhöhung. Ein Verzicht auf nicht zwingend benötigte IT-Leistungen durch die Fachabteilungen würde sich ebenfalls nur in einem Preiseffekt niederschlagen, so dass für keine Seite eine Motivation gegeben ist, wirtschaftlicher zu agieren. 9.2.3 Prozessorientierte Leistungsverrechnung Eine Variante, mit der die Kundenorientierung und Transparenz gegenüber kostenstellen-bezogenen Umlagen verbessert werden soll, besteht in der Verrechnung von IT-Kosten auf Prozesse.5 Der elementare Unterschied zu den vorgenannten Verfahren besteht darin, dass als Leistungsempfänger keine Kostenstellen, sondern Geschäftsprozesse definiert werden, um somit eine höhere Transparenz bezüglich der Kostenverursachung zu erreichen. Gegenüber den rein technisch orientierten Bezugsgrößen der direkten Leistungsverrechnung liegt die Basis für die Kostenverrechnung hier in der Anzahl der durchgeführten Geschäftsprozesse und somit auf der Kundenseite. Voraussetzung dafür ist eine umfassende Analyse zur Identifikation der kundenseitig relevanten Prozesse. Über eine Zuordnung von IT-Leistungen, die entsprechend der direkten Leistungsverrechnung bepreist werden, lassen sich dann die IT-Kosten je Prozess ermitteln (vgl. Abb. 9-2). Problematisch erscheint auch in diesem Verfahren die begrenzte Möglichkeit zur Kostenbeeinflussung bzw. Verhaltensänderung auf Seiten des IT-Bereiches und der jeweiligen Leistungsempfänger. Eine Reduktion der Kosten durch Ver- 5 Vgl. Gerlinger, A./Buresch, A./Krcmar, H. (IV-Leistungsverrechnung 2000), S. 128 ff. 6 Ennemoser, H. (IV-Dienstleistungskatalog 2000), S. 518. K un de n- P ro ze ss -S ic ht Gehaltsabrechung Buchungsvorgang Angebotserstellung PC Betreuung Standard Software Benutzerservice Rechen- Zeit Speicher- Platz Rechenzentrum LAN WAN Netzdienste Wartung Vertriebs- SW Wartung SAP-FiBu Software vom Kundenprozess beansprucht vom Kundenprozess nicht beansprucht IT-Leistungen [Quelle: Ennemoser 2000, S. 518] Abb. 9‑2 : Prozessorientierte Leistungsverrechnung6 Vahlen – Competence Reihe – Kesten/Müller/Schröder – IT-Controlling, 2. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Status: Druckdaten Stand: 30.11.2012 Seite 197 9. Kalkulation und Verrechnung von IT-Leistungen198 änderung der Abnahmemengen auf Empfängerseite ist nicht sinnvoll, da die Prozesse naturgemäß geschäftsgetrieben sind und daher zwingend ausgeführt werden müssen. Auf den Leistungserbringer kann Druck zur Kostenreduktion ausgeübt werden, indem ein externes Benchmarking der Prozesskosten durchgeführt wird, was jedoch nur bei standardisierten Prozessen sinnvoll umsetzbar ist. In einem System der Plankostenrechnung könnte durch die Verrechnung mit Plan-Prozesskostensätzen eine klare Vorgabe für die IT-Abteilung definiert werden, die im Rahmen des Periodenabschlusses den Ist-Kosten gegenübergestellt werden kann. 9.2.4 Produktorientierte Leistungsverrechnung Die Vergleichbarkeit mit externen Anbietern und die damit verbundene Herstellung marktähnlicher Verhältnisse stellt eine wesentliche Zielsetzung der produktorientierten Leistungsverrechnung dar. Für eine Öffnung der IT in Richtung externer Kunden, wie es z. B. im Zusammenhang mit einer Ausgliederung der IT-Abteilung häufig angestrebt wird, ist dieses Verfahren eine unabdingbare Voraussetzung. Die Grundidee besteht in einer Zusammenführung der unterschiedlichen IT- Leistungen wie Bereitstellung von Netzwerkressourcen, Serverkapazitäten oder Supportleistungen zu vordefinierten Produkten (bspw. PC-Arbeitsplatz), die mit einem festen Preis versehen den Kunden angeboten werden.7 In der praktischen Umsetzung wird die Definition „richtiger“ Produkte stets als zentrales Problem herausgestellt. Folgende Kriterien sollten dabei berücksichtigt werden:8 Kundenorientierung IT-Produkte müssen für den Kunden verständlich, vom Kunden akzeptiert und die Abnahme durch den Kunden beeinflussbar sein. Eindeutigkeit IT-Produkte müssen klar voneinander abgegrenzt werden, jeweils standardisiert sein und in gleicher Qualität wiederholt angeboten werden können. Zielorientierung IT-Produkte müssen so definiert werden, dass sie Unternehmensziele und -strategien bestmöglich unterstützen. Messbarkeit Die Kosten für ein IT-Produkt sollten möglichst einfach messbar und kalkulierbar sein. Vergleichbarkeit IT-Produkte sollten so gestaltet werden, dass sie möglichst gut sowohl innerhalb des Unternehmens als auch mit externen Angeboten bzw. Marktpreisen verglichen werden können. 7 Zur Definition von IT-Produkten vgl. auch Zarnekow, R./Brenner, W./Pilgram, U. (Integriertes Informationsmanagement 2005), S. 20 ff., Herzwurm, G./Pietsch, W. (IT- Produkte 2009), S. 149 ff. 8 Vgl. Kütz, M. (IT-Controlling 2005), S. 125 ff.; Spitz, M./Kammerer, C. (IT-Kostenmanagement 2006), S. 333. Vahlen – Competence Reihe – Kesten/Müller/Schröder – IT-Controlling, 2. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Status: Druckdaten Stand: 30.11.2012 Seite 198 9.2 Verfahren der IT-Leistungsverrechnung 199 Die Produktdefinition unterliegt dabei einem Spannungsfeld: Einerseits erwartet der Kunde der IT eine gewisse Individualität, die sich durch spezielle, mit ihm abgestimmte IT-Leistungen ergibt. Andererseits wird seitens der IT aus Effizienzgründen eine Standardisierung des Leistungsspektrums angestrebt. Der Kompromiss liegt darin, aus einem Katalog einzelner standardisierter Bausteine die jeweils aus Kundensicht benötigten auszuwählen und somit ein passendes Portfolio zusammenzustellen. Je kleinteiliger die einzelnen Bausteine angeboten werden, desto besser kann der individuelle Bedarf einzelner Kunden getroffen werden, die auf besondere IT-Leistungen zur Erreichung der Geschäftsziele angewiesen sind. Die Bereitstellung umfassender „Pauschalangebote“, die viele Teilleistungen bereits beinhalten, kann dagegen für Kunden sinnvoll sein, die sich nicht intensiv mit einzelnen IT-Leistungen auseinandersetzen wollen und diese Individualität auch nicht benötigen.9 Die Preisermittlung erfolgt alternativ auf Basis der mit der Leistungserbringung verbundenen Kosten oder in Anlehnung an die Preise vergleichbarer Produkte externer Anbieter. Bezugsgröße für die Kostenverrechnung ist somit die Anzahl der abgenommenen Produkte. Gegenüber einer direkten Leistungsverrechnung auf Basis technischer Bezugsgrößen, die im IT-Bereich gemessen werden, ist dies für den Kunden insgesamt besser nachvollziehbar und im Abstimmungsprozess zwischen IT und Fachbereichen einfacher zu kommunizieren. Durch die Bündelung der Leistungen tritt die Verursachergerechtigkeit gegen- über einer direkten oder prozessorientierten Leistungsverrechnung zwar etwas zurück, der Produktgedanke stellt aber den Aspekt der Kundenorientierung stark in den Vordergrund. Wenn die Produkte marktgerecht gebildet werden, lässt sich über externe Benchmarks Druck auf den IT-Bereich erzeugen, selbst auch marktgerecht und wirtschaftlich zu agieren. Bei einer kostenorientierten Preisermittlung wird über externe Vergleiche schnell deutlich, wenn die interne IT teurer ist als vergleichbare Anbieter. Bei der Vorgabe von Marktpreisen zeigen sich interne Kostenprobleme durch eine Unterdeckung in der IT-Kostenstelle. Auch wenn gewisse Abstriche hinsichtlich der exakten Vergleichbarkeit interner und externer IT-Dienstleister gemacht werden müssen, lassen sich durch ein solches Verfahren die auf Kostenbewusstsein und Kundenorientierung ausgerichteten Ziele bestmöglich erreichen. 9 Zum Spannungsfeld zwischen individuellen Leistungen und Pauschalangeboten im IT-Bereich vgl. Müller, A./ Schröder, H./ von Thienen, L. (Lean IT-Management 2011), S. 35 ff. Zu unterschiedlichen Ansätzen des Aufbaus von Servicekatalogen in der IT vgl. Scholderer, R. (Service Level Agreements 2011), S. 101 ff. Vahlen – Competence Reihe – Kesten/Müller/Schröder – IT-Controlling, 2. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Status: Druckdaten Stand: 30.11.2012 Seite 199 9. Kalkulation und Verrechnung von IT-Leistungen200 9.3 Kombination einer produkt- und prozessorientierten Leistungsverrechnung Eine zusammenfassende Bewertung der vorgestellten Verfahren zeigt, dass die produktorientierte Variante im Hinblick auf die oben vorgestellten Zielsetzungen zu präferieren ist (vgl. Abb. 9-3). Zu Gunsten der Kundenorientierung wird bei einem produktorientierten Ansatz auf eine genaue, verursachergerechte Leistungsabrechnung verzichtet, was aus Gründen der Praktikabilität zu rechtfertigen ist. Für die interne Kalkulation der Produktpreise sowie die Ermittlung und Überwachung von Kostentreibern ist eine detaillierte Erfassung von IT-Leistungen im Sinne einer direkten oder prozessorientierten Leistungsverrechnung jedoch hilfreich. Als ideal wäre daher ein Verfahren anzusehen, das beide Aspekte vereint und sowohl eine externe, kundenbezogene Betrachtungsweise erlaubt, als auch eine interne, IT-bezogene Sicht anbietet. Im Folgenden wird ein entsprechender Ansatz vorgestellt, der sich auf ein Fallbeispiel stützt. 9.3.1 Kostenstellen- und Prozessanalyse Grundlage des Verfahrens ist eine Kostenstellenstruktur, die es erlaubt, die innerhalb des IT-Bereichs anfallenden Kosten den jeweiligen Verantwortungsbereichen zuzuordnen. Zur Aufnahme und Abrechnung IT-spezifischer Kostenarten (z. B. Lizenzen für Software) sind separate Kostenstellen zu bilden. In dem einfachen Fallbeispiel ist eine Aufteilung in die Bereiche „Equipment“ (Server, Netzwerk, Arbeitsplätze), „Service“ sowie „Software“ vorgesehen (vgl. Abb. 9-5). 9.3 Kombination einer produkt- u. prozessorient. Leistungsverrechnung Verursachergerechtigkeit Kostentransparenz Kostenbewusstsein beim Kunden Kostenbewusstsein in der IT Verbesserung der Kundenorientierung Verbesserung der Gewinnsituation Prozessorientierte Leistungsverrechnung + + _ Direkte Leistungsverrechnung + + _ Produktorientierte Leistungsverrechnung + + + + Umlageverfahren _ _ _ _ _ Ziele der Leistungsverrechnung Ve rr ec hn un gs m et ho de n Im plem entierungsaufw and Abb. 9‑3 : Bewertung der Leistungsverrechnungsverfahren Vahlen – Competence Reihe – Kesten/Müller/Schröder – IT-Controlling, 2. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Status: Druckdaten Stand: 30.11.2012 Seite 200

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Zusammenfassung

Instrumente zur Messung und Steuerung des Wertbeitrages der IT

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IT-Investitionen entscheiden heute maßgeblich über die Wettbewerbsfähigkeit und den Erfolg eines Unternehmens. Sie stehen deshalb zurecht im Fokus des Managements. Die hohe Änderungsdynamik von IT-Ressourcen sowie steigender Kostendruck führen jedoch dazu, dass IT-Manager den Wertbeitrag und Nutzen der IT gerade vor dem Hintergrund reduzierter Budgets darstellen müssen. In kompakter Form und mit zahlreichen Fallbeispielen stellt dieses praxisorientierte Buch Führungskräften aus den Bereichen IT-Controlling und IT-Management in Unternehmen aller Branchen die Methoden vor, die für die Planung, Steuerung und Kontrolle des IT-Bereichs notwendig sind.

Aus dem Inhalt

• Die strategische Bedeutung der IT im Unternehmen und die Analyse des IT-Reifegrades

• Prozessorientierte Planung von IT-Systemen

• Multiprojektmanagement zur Steuerung des IT-Projektportfolios

• Projektcontrolling und Wirtschaftlichkeit von IT-Projekten

• Performancekontrolle von IT-Projekten

• Kalkulation und Verrechnung von IT-Leistungen

• Controlling im Prozess des IT-Outsourcings

• Performance Measurement der IT

Die Autoren

Dr. Ralf Kesten ist Professor für Rechnungswesen und Corporate Finance an der Nordakademie - Hochschule der Wirtschaft in Elmshorn, an der auch Prof. Dr. Arno Müller die Fachgebiete Prozessmanagement und e-Business sowie Prof. Dr. Hinrich Schröder die Fachgebiete IT-Controlling und Informationsmanagement lehren.