322 6 Technik der Aufstellung des Jahresabschlusses Gewinn- und Verlustkonto: GuV-Konto an Eigenkapital 1.160,–– Bestandskonten: Schlussbilanzkonto an Grundstücke und Gebäude 24.166,–– Schlussbilanzkonto an Betriebs- und Geschäftsausstattung 910,–– Schlussbilanzkonto an Fuhrpark 36.500,–– Schlussbilanzkonto an Gem. f. Gewerbesteuer 2.700,–– Schlussbilanzkonto an Kasse 1.565,–– Schlussbilanzkonto an Aktiver RAP 400,–– Schlussbilanzkonto an Damnum 880,–– Schlussbilanzkonto an Dubiose 5.880,–– Eigenkapital an Schlussbilanzkonto 46.440,–– Wertberichtigung auf Anlagen an Schlussbilanzkonto 16.900,–– Gewerbesteuerrückstellung an Schlussbilanzkonto 900,–– Darlehensverbindlichkeiten an Schlussbilanzkonto 12.080,–– Bank an Schlussbilanzkonto 19.428,–– Passiver RAP an Schlussbilanzkonto 2.000,–– Garantierückstellung an Schlussbilanzkonto 6.000,–– 6.10 Die Abschlussübersicht Wenn sämtliche Geschäftsvorfälle einer Abrechnungsperiode verbucht und die im Rahmen der Jahresabschlussvorbereitung erforderlichen Verbuchungen erfolgt sind, lassen sich das Gewinn- und Verlustkonto und das Schlussbilanzkonto erstellen. In der Praxis macht man jedoch in der Regel vor Abschluss aller Einzelkonten zunächst einen so genannten Probeabschluss (vorläufiger Abschluss) in Form einer Abschlussübersicht (Hauptabschlussübersicht; Betriebsübersicht; Abschlusstabelle; Bilanzübersicht) außerhalb der eigentlichen Buchführung. Mit Hilfe einer Abschlussübersicht versucht man vor allem, vier Zielen gerecht zu werden:336 Die Abschlussübersicht 336 Vgl. dazu auch Wöhe, G., Bilanzierung und Bilanzpolitik, a. a. O., S. 129 ff. sowie in ähnlicher Weise Eisele, W., Knobloch, A. P., Technik des betrieblichen Rechnungswesens, a. a. O., S. 575 ff. und Schöttler, J., Spulak, R., Technik des betrieblichen Rechnungswesens, a. a. O., S. 144. 6.10 Die Abschlussübersicht 323 ? Bei der großen Zahl von Geschäftsvorfällen während einer Abrechnungsperiode und der Zahl der davon berührten Einzelkonten sind Fehler bei der Verbuchung und bei den Abschlussarbeiten häufig anzutreffen. Die Korrektur bereits abgeschlossener Konten bereitet dann große Schwierigkeiten, vor allem wenn sich Fehler auf mehrere Einzelkonten auswirken. Deshalb wird die Abschlussübersicht dazwischengeschaltet, damit Fehler vor dem Abschluss der Konten berichtigt werden können. ? Während die Verbuchung der laufenden Geschäftsvorfälle im Wesentlichen Routinearbeit ist, erfordern viele vorbereitende Abschlussbuchungen eine Entscheidung der Unternehmensführung, so z. B. bei der Festlegung der Höhe der Abschreibungen, bei der Bildung von Rückstellungen, bei der Bewertung von Forderungen, bei der Bildung von Rechnungsabgrenzungsposten u. dgl. Aus diesem Grunde ist es zweckmäßig, diese Abschlussbuchungen zunächst außerhalb der Buchführung vorzunehmen und der Geschäftsleitung zur endgültigen Entscheidung vorzulegen. ? Die Abschlussübersicht vermittelt dem Unternehmer bzw. der Geschäftsführung und anderen Interessenten (Finanzamt; Kreditgeber) zusätzliche Informationen über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens, da sie neben den Endbeständen bzw. Salden der Bestands- und Erfolgskonten auch die Veränderungen dieser Konten, d. h. die dort erfolgten Bruttoveränderungen, während der Abrechnungsperiode aufzeigt. ? Die Abschlussübersicht kann auch dazu dienen, aus der Handelsbilanz die Steuerbilanz abzuleiten; ferner kann sie es dem externen Abschlussprüfer (i. d. R. ein Wirtschaftsprüfer) ermöglichen, Veränderungen an der von der Unternehmung selbst getätigten Verbuchung vorzunehmen. Gerade der letzte Punkt lässt erkennen, dass durch Verwendung einer Abschlussübersicht vorläufige Verbuchungen rückgängig gemacht werden können, ohne dass in jedem Fall die jeweiligen Konten korrigiert werden müssen. In der Abschlussübersicht stehen die Konten untereinander; jedem Konto sind mehrere Spalten zugeordnet, deren Funktionen im Folgenden aufgezeigt werden. Eine Abschluss- übersicht kann je nach Erfordernis eine verschiedene Anzahl von Spalten aufweisen (i. d. R. liegt sie zwischen vier und acht), wobei die Kontenspalte nicht mitgezählt wird. Eine Abschlussübersicht mit acht Spalten ist auf Seite 324 dargestellt. In die Spalte „Konten“ werden die Bezeichnungen für sämtliche Bestands- und Erfolgskonten aufgenommen. In die Spalte „Anfangsbestände“ werden die Endbestände der letztjährigen Bilanz eingetragen. Unter den „Summenzugängen“ wird die Summe der jeweiligen Soll- und Habenbuchungen auf den betreffenden Konten registriert. Addiert man die jeweiligen Soll- und Habenbeträge der Spalten „Anfangsbestände“ und „Summenzugänge“, dann erhält man die Werte der Summenbilanz. Da auf den Konten allen aktiven Anfangsbeständen in gleicher Höhe passive Anfangsbestände gegenüberstehen, und da bei der Verbuchung der Geschäftsvorfälle jeder Sollbuchung eine Habenbuchung entspricht, muss in der Summenbilanz eine Wertgleichheit von Soll- und Habenseite gegeben sein. 324 6 Technik der Aufstellung des Jahresabschlusses Erfolgs- übersicht S H Ge- Verwinn lust S = H Abschlussbilanz S H Ver- Gelust winn S = H Saldenbilanz II S H S = H Vorbereitende Abschluss- und Korrekturbuchungen S H S = H Saldenbilanz I S H S = H Summenbilanz S H S = H Summenzugänge S H S = H Anfangsbestände (Eröffnungsbilanz) S H S = H Konten Summe 6.10 Die Abschlussübersicht 325 In die Saldenbilanz I werden die Salden der einzelnen Konten aus der Summenbilanz übernommen. Dort erscheinen die Salden jeweils auf der größeren Kontenseite. Auch hier muss die Sollsumme wiederum gleich der Habensumme sein. Die Spalte „Vorbereitende Abschlussbuchungen und Korrekturbuchungen“ beinhaltet einerseits all jene Vorgänge, die vorhergehend als „vorbereitende Abschlussbuchungen“ bezeichnet wurden, also z. B. den Abschluss von Unterkonten auf Hauptkonten, die Verbuchung der Abschreibungen, der Rückstellungsbildung und der Rechnungsabgrenzungsposten.337 Andererseits werden in dieser Spalte Korrekturbuchungen vorgenommen, wenn z. B. ein Geschäftsvorfall auf den falschen Konten oder gar nicht verbucht worden war. Da die Buchungen nach dem System der doppelten Buchführung vorgenommen werden, ist auch in dieser Spalte die Summe der Soll- und Habenseite wertgleich. Die Spalte „Saldenbilanz II“ enthält die nach Vornahme der vorbereitenden Abschlussbuchungen und Korrekturbuchungen veränderten Werte der einzelnen Konten. Folglich ist die Summe der Soll- und Habenseite wertgleich. Ausgehend von dieser Saldenbilanz II werden die Spalten „Abschlussbilanz“ und „Erfolgsübersicht“ erstellt. Die Abschlussbilanz übernimmt aus der Saldenbilanz II die Bestandskonten. Der Aufbau dieser Abschlussbilanz entspricht grundsätzlich dem Aufbau des Schlussbilanzkontos. Eine Ausnahme bildet das Eigenkapitalkonto, das noch nicht um den erzielten Gewinn verändert ist, da dieser erst durch die Saldierung der Erfolgsübersicht ermittelt wird. Auf diese Weise drückt die Differenz zwischen Soll- und Habenseite der Abschlussbilanz den erzielten Erfolg des Geschäftsjahrs aus. Ist die Sollseite größer als die Habenseite, dann ist ein Gewinn, ist die Habenseite größer als die Sollseite, dann ist ein Verlust erzielt worden. Die Erfolgsübersicht übernimmt die Salden der Erfolgskonten aus der Saldenbilanz II. Als Saldo aus Soll- und Habenseite ergibt sich der Erfolg, der der Differenz der Sollsumme und der Habensumme der Abschlussbilanz entsprechen muss. Auf Seite 326 wird die Funktionsweise der Abschlussübersicht anhand von zwei Konten gezeigt. Anfangsbestand des Kontos „Fuhrpark“: 30.000 € Zugänge an Pkw und Lkw: 22.000 € Abgänge an Pkw und Lkw: 3.000 € Abschreibungen (direkt) auf Pkw und Lkw: 9.000 € Sonstige Abschreibungen auf Anlagevermögen: keine 337 Vgl. ausführlicher auf S. 233 ff. 326 6 Technik der Aufstellung des Jahresabschlusses Er fo lg s- üb er si ch t S H 9 .0 00 A bs ch lu ss bi la nz S H 40 .0 00 Sa ld en bi la nz II S H 40 .0 00 9 .0 00 V or be re ite nd e A bs ch lu ss un d K or re kt ur bu ch un ge n S H 9 .0 00 9. 00 0 Sa ld en bi la nz I S H 49 .0 00 Su m m en bi la nz S H 52 .0 00 3 .0 00 Su m m en zu gä ng e S H 2 2. 00 0 3 .0 00 A nf an gs be stä nd e S H 30 .0 00 K on te n Fu hr pa rk . . . A bs ch re ib . au f A V . . . Der nachfolgenden Abschlussübersicht liegen die Angaben des Übungsfalls 5 (vgl. Seite 311 ff.) zugrunde.338 338 (1) Im Unterschied zur sonstigen Verbuchung wird ein eigenes Konto „Wareneinsatz“ geführt; (2) da die Umsatzsteuerschuld erst nach Umbuchung des Vorsteuerkontos auf das Umsatzsteuerkonto ermittelt werden kann, wird die Bezahlung der Umsatzsteuerschuld im Rahmen der vorbereitenden Abschlussbuchungen berücksichtigt; (3) im Rahmen der Abschlussübersicht wird das Konto „Sonstige Verbindlichkeiten“ in seine beiden Bestandteile „Umsatzsteuer“ und „Sonstige Verbindlichkeiten“ (als Restposition) aufgeteilt; (4) der Gewinn wird nicht wie bei der Verbuchung direkt dem Eigenkapital zugeschlagen, sondern als eigene Position am Ende der Bilanz ausgewiesen. 6.10 D ie Abschlussübersicht 327 Haben Erfolgsübersicht Soll Haben 45.280 16.900 900 12.080 19.428 2.000 Abschlussbilanz Soll 24.166 910 36.500 30.747 2.700 1.565 400 880 5.880 Haben 45.280 16.900 900 12.080 19.428 2.000 Saldenbilanz II Soll 24.166 910 36.500 30.747 2.700 1.565 400 880 5.880 Haben 800 500 32.550 14.280 220 8.400 9.280 4.900 900 2.489 12.255 2.000 3.200 12.480 Vorbereitende Abschluss- und Korrekturbuchungen Soll 400 14.280 14.744 12.480 12.480 Haben 36.000 12.000 12.080 16.939 14.744 12.480 Saldenbilanz I Soll 24.966 910 37.000 63.297 14.280 2.700 1.565 1.100 12.255 3.200 Haben 3.500 95.200 3.200 1.000 4.800 880 36.000 12.000 2.500 8.000 18.100 129.783 27.680 95 2.000 180 12.480 77.350 2.850 Summenbilanz Soll 24.966 910 37.000 3.500 63.297 109.480 5.900 1.000 6.365 880 1.100 2.500 8.000 6.020 112.844 12.936 12.350 2.000 180 3.200 77.350 2.850 Haben 3.500 95.200 3.200 1.000 4.800 880 10.100 120.545 15.200 95 12.480 77.350 2.850 Summenzugänge Soll 25.000 40.000 95.200 2.700 1.100 2.500 8.000 6.020 112.844 12.936 12.350 2.000 180 3.200 77.350 2.850 Haben 36.000 12.000 2.500 8.000 8.000 9.238 12.480 2.000 180 Anfangsbestände Soll 24.966 910 12.000 3.500 23.297 14.280 3.200 1.000 6.365 880 Konten Grundstücke u. Gebäude Betriebs- und Geschäftsausstattung Fuhrpark Wertpapiere des AV Wareneinkauf Kundenforderungen Gem. f. Gew.steuer Sonstige Forderungen Kasse Aktiver RAP Damnum Dubiose Eigenkapital Wertber. auf Anlagen Gewerbesteuerrückstellung Prozessrückstellung Darlehensverbindlichkeiten Bank Umsatzsteuer Vorsteuer Sonstige Verbindlichkeiten Passiver RAP Privatentnahmen Privateinlagen Privat Lieferantenverbindlichk. NaA 328 6 Technik der Aufstellung des Jahresabschlusses Haben 6.180 77.600 2.500 86.280 Erfolgsübersicht Soll 32.550 880 2.190 2.500 2.400 20.000 3.600 5.700 8.400 900 6.000 85.120 1.160 Gewinn 86.280 Haben 6.000 102.588 1.160 Gewinn 103.748 Abschlussbilanz Soll 103.748 Haben 6.000 6.180 77.600 2.500 188.868 Saldenbilanz II Soll 32.550 880 2.190 2.500 2.400 20.000 3.600 5.700 8.400 900 6.000 188.868 Haben 6.000 400 2.400 113.054 Vorbereitende Abschluss- und Korrekturbuchungen Soll 32.550 220 5.700 8.400 900 6.000 2.000 500 2.400 113.054 Haben 8.180 500 80.000 2.500 195.423 Saldenbilanz I Soll 880 1.970 2.500 2.800 2.400 20.000 3.600 195.423 Haben 8.180 500 80.000 2.500 528.778 Summenbilanz Soll 880 1.970 2.500 2.800 2.400 20.000 3.600 528.778 Haben 8.180 500 80.000 2.500 438.380 Summenzugänge Soll 880 1.970 2.500 2.800 2.400 20.000 3.600 438.380 Haben 90.398 Anfangsbestände Soll 90.398 Konten Garantierückstellung Wareneinsatz Kfz-Versicherung Zinsaufwand Sonstige betr. Aufwendungen Mietaufwand Skontoaufwand LuG-Aufwand Gesetzl. Sozialaufwand Abschr. auf AV Abschr. auf Forderungen Gewerbesteueraufwand Garantieaufwand Mieterträge Skontoerträge Warenverkauf Sonstige betr. Erträge Summe 7 Von der Rechtsform des Unternehmens abhängige Verbuchung des Eigenkapitals und der Ergebnisverwendung Die buchtechnische und bilanzielle Behandlung des Erfolges ist von der Rechtsform des Unternehmens abhängig. Unterschiede in der Erfolgsbeteiligung und -verteilung entstehen z. B. dadurch, dass bei Kapitalgesellschaften zwingende Vorschriften über die Gewinnverteilung und den Ausweis der Eigenkapitalpositionen in der Bilanz (Nominalkapital, verschiedene Rücklagenkategorien) bestehen, während bei Personengesellschaften von den Gewinnverteilungsvorschriften des HGB durch gesellschaftsvertragliche Regelungen abgewichen werden kann; außerdem hängt hier der Ausweis des Eigenkapitals von der Zahl der Gesellschafter ab. Die folgende Darstellung beschränkt sich auf die wichtigsten buchtechnischen Probleme. Von der Rechtsform des Unternehmens abhängige Verbuchung 7.1 Die buchtechnische Behandlung der Ergebnisverwendung bei Einzelunternehmen und stillen Gesellschaften Bei der bisherigen Darstellung der Buchungs- und Bilanztechnik und den dabei verwendeten Beispielen wurde grundsätzlich von einem Einzelunternehmen ausgegangen. Ein Einzelunternehmen ist dadurch charakterisiert, dass ein Kaufmann seinen Betrieb ohne Gesellschafter oder nur mit einem stillen Gesellschafter betreibt. Der Einzelunternehmer haftet für die Verbindlichkeiten seines Unternehmens grundsätzlich allein und unbeschränkt, d. h. nicht nur mit dem in seinen Betrieb eingelegten Teil seines Vermögens, sondern auch mit seinem sonstigen „Privatvermögen“. Der Gewinn steht dem Einzelunternehmer allein zu, entsprechend treffen ihn auch eingetretene Verluste allein. Bei dieser Rechtsform ist nur ein Konto erforderlich, das den Bestand und die Veränderungen des Eigenkapitals wiedergibt. Dieses Eigenkapitalkonto nimmt einerseits die Veränderungen auf, die sich durch Privatentnahmen und Privateinlagen ergeben, andererseits verändert es sich durch den erzielten Gewinn oder Verlust. Der Buchungssatz, der zur Übernahme des erzielten Erfolges in das Eigenkapitalkonto führt und somit die Brücke vom Gewinn- und Verlustkonto zum Schlussbilanzkonto darstellt, ist stets – wie bereits wiederholt gezeigt – bei erzieltem Gewinn nach dem Muster „Gewinn- und Verlustkonto an Eigenkapital“ bzw. bei erzieltem Verlust nach dem Muster „Eigenkapital an Gewinn- und Verlustkonto“ zu bilden. Ist das Eigenkapital aufgebraucht, dann erscheint ein aus einem Verlust resultierender Fehlbetrag auf der Aktivseite der Bilanz als Verlustvortrag. Die folgenden drei Fälle zeigen schematisch den Einfluss von Gewinn- oder Verlustvorgängen auf das Eigenkapitalkonto. Ergebnisverwendung bei Einzelunternehmen und stillen Gesellschaften