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6.1 Überblick über die Jahresabschlussvorbereitungen in:

Günter Wöhe, Heinz Kußmaul

Grundzüge der Buchführung und Bilanztechnik, page 254 - 257

8. Edition 2012, ISBN print: 978-3-8006-4276-2, ISBN online: 978-3-8006-4277-9, https://doi.org/10.15358/9783800642779_254

Series: Lernbücher für Wirtschaft und Recht

Bibliographic information
6 Die Technik der Aufstellung des Jahresabschlusses 6.1 Überblick über die Jahresabschlussvorbereitungen Damit der Jahresabschluss seine Aufgaben der Rechenschaftslegung, der Information und der Ausschüttungsbemessung erfüllen kann, müssen aus den Zahlen der Buchführung die am Bilanzstichtag vorhandenen Bestände an Vermögensgegenständen und Schulden ermittelt und durch Gegenüberstellung der Erträge und der Aufwendungen der Abrechnungsperiode der Periodenerfolg festgestellt werden. Diese Aufgaben erfordern einerseits die Ermittlung der Endbestände aller Bestandskonten, andererseits die Ermittlung aller Aufwendungen und Erträge. Formal geschieht das in der Weise, dass alle Salden der Aufwandsund Ertragskonten auf das Gewinn- und Verlustkonto übertragen und der Saldo des Gewinnund Verlustkontos und des Privatkontos auf das Kapitalkonto abgeschlossen werden. Ferner werden alle Salden der Bestandskonten über das Schlussbilanzkonto auf die Schlussbilanz übertragen. Überblick über die Jahresabschlussvorbereitungen Bevor diese Buchungsarbeiten durchgeführt werden können, müssen sowohl an den sich aus den laufenden Aufzeichnungen am Bilanzstichtag ergebenden Buchbeständen als auch an dem sich aus der Gewinn- und Verlustrechnung ergebenden Erfolg gewisse Korrekturen vorgenommen werden. So können sich z. B. zwischen den sich buchmäßig ergebenden Beständen und den tatsächlich durch körperliche Bestandsaufnahme (Inventur) ermittelten Beständen Differenzen ergeben. Ferner muss im Interesse einer periodenrichtigen Erfolgsabgrenzung einerseits der Erfolg um solche Auszahlungen und Einzahlungen bzw. Aufwendungen und Erträge korrigiert werden, die nicht das laufende, sondern ein späteres Geschäftsjahr betreffen (z. B. für das kommende Jahr vorausbezahlte Versicherungsprämien: Auszahlung jetzt – Aufwand später), andererseits müssen solche Aufwendungen verbucht werden, die nicht im Laufe des Geschäftsjahrs, sondern erst bei der Erstellung des Jahresabschlusses erfasst werden, wie z. B. Abschreibungen auf Anlagen, Vorräte oder Forderungen zur Erfassung von während des Geschäftsjahrs eingetretenen Wertminderungen, die sowohl eine Minderung der Bestände als auch des Erfolgs bewirken. Technik der Aufstellung des Jahresabschlusses Die wichtigsten Tätigkeiten bei der Jahresabschlussvorbereitung sind: ? Feststellung der Endbestände durch körperliche Bestandsaufnahme (Inventur): Sie dient der Ermittlung mengenmäßiger Abweichungen zwischen den Buchbeständen (Sollbeständen) und den tatsächlich vorhandenen Beständen (Istbeständen). Wurden die Bestände auch buchhalterisch durch Fortschreibung erfasst,280 dann ist das Inventurergebnis mit dem buchmäßigen Bestand zu vergleichen. Dazu müssen Mengen- 280 Bei der Ermittlung des Warenbestands und -einsatzes wurde zwischen inventurabhängigen und inventurunabhängigen Verfahren unterschieden (vgl. S. 107 ff.); bei den inventurabhängigen Verfahren kann der Endbestand nur mittels Inventur ermittelt werden, bei den inventurunabhängigen Verfahren ist die Inventur für Vergleichszwecke erforderlich. 234 6 Technik der Aufstellung des Jahresabschlusses differenzen geklärt und buchhalterisch berücksichtigt werden. Treten z. B. bei den Vorräten oder beim Kassenbestand nicht zu klärende Mengendifferenzen auf, so ist eine Korrektur vorzunehmen, durch die die buchmäßige Behandlung der tatsächlichen Situation angepasst wird. Bei negativen Abweichungen (Fehlbeständen) erfolgt diese Anpassung über das Konto „Sonstige betriebliche Aufwendungen“, bei positiven Abweichungen (Überbeständen) über das Konto „Sonstige betriebliche Erträge“. Bei größeren negativen Differenzen ist steuerlich unter Umständen eine erfolgswirksame Ausbuchung nicht möglich.281 ? Erfassung wertmäßiger Abweichungen zwischen den in den Konten enthaltenen Bestandswerten und den Werten dieser Bestände am Bilanzstichtag durch Abschreibungen:282 Der Wert bestimmter Vermögensgegenstände, die nicht in einer Periode verbraucht werden, sondern in der Lage sind, über eine Reihe von Jahren Nutzungen abzugeben (z. B. Gebäude, Maschinen, Werkzeuge, Geschäftseinrichtungen), mindert sich im Laufe der Abrechnungsperiode entweder aus technischen Gründen (z. B. Abnutzung durch Gebrauch) oder aus wirtschaftlichen Gründen (z. B. technischer Fortschritt). Im ersten Fall nimmt der Nutzungsvorrat, der in den Gütern enthalten ist, ab, im zweiten Fall bleibt der Nutzungsvorrat zwar mengenmäßig erhalten, er mindert sich aber in seinem wirtschaftlichen Wert. Diese Wertminderungen müssen bei der Feststellung des wertmäßigen Endbestandes am Bilanzstichtag durch Abschreibungen erfasst werden. Da eine exakte Feststellung der Wertminderungen einer Periode in der Regel nicht möglich ist, verteilt man buchtechnisch die Anschaffungs- oder Herstellungskosten auf die Jahre der geschätzten Nutzungsdauer. Abschreibungen können auch bei Wertpapieren, die im Kurs gesunken sind, oder bei Forderungen wegen mangelnder Zahlungsfähigkeit des Schuldners erforderlich werden. Forderungen, deren volle Bezahlung zweifelhaft ist, werden auf ein entsprechendes Konto (zweifelhafte Forderungen) umgebucht und in dem Umfang abgeschrieben, in dem sie für uneinbringlich gehalten werden. ? Periodenrichtige Zuordnung von Aufwendungen und Erträgen sowie Auszahlungen und Einzahlungen (Rechnungsabgrenzungsposten):283 Während des Geschäftsjahrs werden einerseits Zahlungen empfangen oder getätigt, deren Leistungen erst in einem folgenden Geschäftsjahr bewirkt werden (z. B. Mietvorauszahlungen), andererseits werden Leistungen empfangen oder getätigt, für die Zahlungen erst in einem folgenden Geschäftsjahr erfolgen. Eine exakte Ermittlung des in der Abrechnungsperiode tatsächlich verursachten Periodenerfolgs ist deshalb nur möglich, wenn durch besondere vorbereitende Abschlussbuchungen mit Hilfe sog. Rechnungsabgrenzungsposten eine genaue Abgrenzung zwischen den einzelnen Abrechnungsperioden erfolgt, durch die alle 281 Vgl. mit weiteren Verweisen Eisele, W., Knobloch, A. P., Technik des betrieblichen Rechnungswesens, a. a. O., S. 153 f. 282 Zu Einzelheiten bei der Vornahme von Abschreibungen vgl. S. 243 ff. 283 Zu Einzelheiten bei der Bildung von Rechnungsabgrenzungsposten vgl. S. 281 ff. 6.1 Überblick über die Jahresabschlussvorbereitungen 235 im Geschäftsjahr verbuchten Leistungen und Zahlungsvorgänge dem Geschäftsjahr zugerechnet werden, das sie betreffen. ? Erfassung von Aufwendungen der Periode, die erst in einer späteren Periode zu Auszahlungen oder Mindereinzahlungen führen, durch Rückstellungen:284 Droht dem Betrieb in einer späteren Periode eine Inanspruchnahme durch einen Dritten, die ihren wirtschaftlichen Grund in der Abrechnungsperiode hat, deren Höhe und Fälligkeitstermin aber noch nicht feststehen, so ist ein Aufwand in der Abrechnungsperiode entstanden, der erst später zu einer Auszahlung führt. Es muss eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten passiviert werden, da sonst der Periodengewinn zu hoch ausgewiesen würde (z. B. Rückstellungen für Steuern, Pensionen, schwebende Prozesse, Garantiezusagen). Droht dem Betrieb ein Verlust, der seinen wirtschaftlichen Grund in der Abrechnungsperiode hat, der aber in seiner Höhe am Bilanzstichtag noch nicht genau feststeht, so ist ebenfalls eine Rückstellung zu bilden (z. B. Rückstellungen für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften; steuerlich seit 1997 nicht mehr erlaubt). Wurden in der abgelaufenen Periode – quasi innerbetriebliche – Aufwendungen für Instandhaltungen bzw. für Abraumbeseitigung verursacht, deren Nachholung erst in den ersten drei bzw. zwölf Monaten des folgenden Geschäftsjahrs erfolgt, so müssen ebenfalls Rückstellungen gebildet werden. ? Minderung des Jahreserfolgs durch Bildung steuerfreier Rücklagen: Rücklagen sind grundsätzlich aus dem versteuerten Gewinn zu bilden. Zur Realisierung wirtschaftspolitischer Ziele lässt das Steuerrecht in besonderen Fällen die Bildung von Rücklagen aus dem unversteuerten Gewinn zu, verlangt jedoch in späteren Perioden eine Auflösung und Nachversteuerung dieser Rücklagen. Da die steuerfreien Rücklagen noch eine Verpflichtung gegenüber dem Finanzamt enthalten, können sie nicht in voller Höhe dem Eigenkapital zugerechnet werden, sondern sind in dem sog. „Sonderposten mit Rücklageanteil“ in der Bilanz auszuweisen.285 Seit In-Kraft-Treten des BilMoG jedoch ist die Bildung von steuerfreien Rücklagen nur noch in der Steuerbilanz möglich, in der Handelsbilanz ist der Ansatz hingegen verboten. ? Korrektur von Erfolgskonten: Werden während des Geschäftsjahrs bestimmte Auszahlungen in voller Höhe als betrieblicher Aufwand verbucht, obwohl sie zum Teil privaten Zwecken dienen, dann muss – sofern dies nicht unmittelbar bei der Verbuchung des Geschäftsvorfalls erfolgte – im Rahmen der Jahresabschlussvorbereitung vor allem für steuerliche Zwecke der private Anteil herausgerechnet und entsprechend verbucht werden. Die Abgrenzung zwischen Betriebs- und Privatsphäre ist vor allem bei kleinen und mittelständischen Betrieben von Bedeutung und betrifft z. B. - die anteilige private Nutzung von Betriebsfahrzeugen, - die anteilige private Nutzung bei gemischt genutzten Grundstücken286 und 284 Zu Einzelheiten bei der Bildung von Rückstellungen vgl. S. 294 ff. 285 Zu Einzelheiten vgl. S. 307 ff. 286 Vgl. dazu ausführlicher Eisele, W., Knobloch, A. P., Technik des betrieblichen Rechnungswesens, a.a.O., S. 571 ff. 236 6 Technik der Aufstellung des Jahresabschlusses - die Lebenshaltungskosten nach § 12 EStG. Im Folgenden werden derartige Sachverhalte unmittelbar bei der Verbuchung der Geschäftsvorfälle nach dem Buchungssatztyp „Privatentnahmen an (jeweiliges) Aufwandskonto“ verbucht. Ansonsten wird auf dieses vorwiegend steuerliche Problem im Rahmen der vorbereitenden Abschlussbuchungen nicht mehr eingegangen. ? Abschluss von Unterkonten auf Hauptkonten: Bevor die einzelnen Aufwands- und Ertragskonten in das Gewinn- und Verlustkonto und die einzelnen Bestandskonten in das Schlussbilanzkonto übertragen werden, müssen solche Konten, deren Saldo in bestimmte andere Konten zu übertragen ist, abgeschlossen werden. Auf diese Konten und die erforderliche Verbuchung wurde oben jeweils hingewiesen. Zu nennen sind insbesondere - der Abschluss des Bezugskostenkontos, des Kontos „Skontoerträge“ sowie des Kontos „Lieferantenboni“ im Wareneinkaufskonto (bzw. dem jeweiligen sonstigen Bestandskonto), - der Abschluss des Kontos „Skontoaufwendungen“ und des Kontos „Kundenboni“ im Warenverkaufskonto (bzw. im Konto „Umsatzerlöse“), - der Abschluss des Vorsteuerkontos im Umsatzsteuerkonto, - der Abschluss des Kontos „Privatentnahmen“ und des Kontos „Privateinlagen“ im Privatkonto sowie der Abschluss des Privatkontos im Eigenkapitalkonto. Die Aufstellung des Jahresabschlusses erfolgt in drei Schritten: ? Abschluss der Erfolgskonten (Aufwands- und Ertragskonten) im Gewinn- und Verlustkonto; ? Abschluss des Gewinn- und Verlustkontos im Eigenkapitalkonto; ? Abschluss der Bestandskonten (Aktiv- und Passivkonten) im Schlussbilanzkonto. Bevor die Salden der einzelnen Konten in das Gewinn- und Verlustkonto bzw. in das Schlussbilanzkonto übertragen werden, wird in der Praxis eine sog. Abschlussübersicht (Hauptabschlussübersicht) aufgestellt, mit deren Hilfe eventuell vorhandene Fehler vor der endgültigen Aufstellung des Jahresabschlusses eliminiert werden können.287 6.2 Beachtung von Gliederungsvorschriften für die Bilanz Der Gesetzgeber hat kein für Unternehmen aller Rechtsformen geltendes Mindestgliederungsschema für die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung erlassen. Zum Inhalt der Bilanz ist aus § 242 Abs. 1 HGB lediglich zu entnehmen, dass jeder Kaufmann „zu Beginn seines Handelsgewerbes und für den Schluss eines jeden Geschäftsjahrs einen das Verhältnis seines Vermögens und seiner Schulden darstellenden Abschluss (Er- öffnungsbilanz, Bilanz) aufzustellen“ hat. § 247 Abs. 1 HGB konkretisiert diese Vorschrift lediglich dahingehend, dass „das Anlage- und das Umlaufvermögen, das Eigenkapital, die 287 Die Abschlussübersicht wird auf S. 322 ff. dargestellt.

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References

Zusammenfassung

Der Klassiker zur Buchführung und Bilanztechnik.

Der Wöhe/Kußmaul zur Buchführung und Bilanztechnik

führt fundiert in das System der doppelten Buchführung und in die Technik der Erstellung der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresabschluss) ein.

Schwerpunkte sind die verrechnungstechnischen Grundlagen, die buchtechnische Behandlung der wichtigsten Geschäftsvorfälle bei Handels- und Industriebetrieben sowie die Technik der Aufstellung des Jahresabschlusses. Zusätzlich bietet das Werk einen fundierten Überblick über die gesetzlichen Vorschriften zur Führung von Büchern und zur Aufstellung des Jahresabschlusses sowie über die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Bilanzierung.

Die 8. Auflage

berücksichtigt die Änderungen durch die Einführung der elektronischen Lohnsteuerkarte sowie die Modifikationen bei den Sozialversicherungsbeiträgen. Leser finden zudem unter www.kussmaul.woehe-portal.de einen auf das Buch abgestimmten Multiple-Choice-Test.