Los geht's mit den ersten Kunden in:

Martin Buttenmüller, Claudia Kilian

Durchstarten als Freiberufler, page 37 - 67

Selbstbestimmt und erfolgreich arbeiten

1. Edition 2012, ISBN print: 978-3-8006-4245-8, ISBN online: 978-3-8006-4246-5, https://doi.org/10.15358/9783800642465_37

Series: Vahlen Praxis

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Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 39 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 38 3 Los geht’s mit den ersten Kunden 3.1 Die Nadel im Heuhaufen: der erste Kunde In den meisten Branchen gibt es für Freiberufler unzählige potenzielle Kunden. Das ist einerseits gut, weil das Potenzial für Aufträge groß ist. Auf der anderen Seite aber gleicht die Suche nach dem ersten Kunden der berühmten Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Dazu gibt es sehr ausgefeilte Methoden. Doch bevor wir darauf eingehen, versuchen Sie vielleicht erst einmal die ganz einfachen Dinge, mit denen Freiberufler am Start häufig verblüffende Erfolge erzielen. Beziehungen nutzen In Kapitel 1.3 finden Sie den Umfeld-Check, bei dem Sie auflisten konnten, wer Ihnen helfen kann. Gehen Sie diesen nun erneut durch und prüfen Sie, wer vielleicht selbst ein Auftraggeber sein kann oder jemanden kennt, der bei Ihnen Kunde werden könnte. Rufen Sie an (keine E-Mails, keine Briefe – suchen Sie fernmündlich den persönlichen Kontakt) und fragen Sie: „Ich habe mich gerade selbstständig gemacht. Darf ich Ihnen/ dir einmal mein Angebot vorstellen?“ Wenn jemand aus Ihrem Umfeld selbst ein Kunde werden könnte, belassen Sie den Schwerpunkt bei „vorstellen“ und versuchen nicht, konkret zu verkaufen. Ansonsten kann das im privaten Bereich für Unmut sorgen. Ist das Angebot für diese Person interessant, wird sie von selbst „anspringen“ und ein Angebot verlangen. Kennt die Person aus Ihrem Umfeld jemanden, der als Kunde infrage kommen könnte, bitten Sie um eine Empfehlung: „Sag mal, du kennst doch Herrn Müller von der Dromberg GmbH. Ich glaube, er leitet die Presseabteilung. Meinst du, du könntest mich einmal empfehlen?“ Wenn diese Person dazu bereit ist (und die meisten sind es, also keine Scheu zu fragen), belassen Sie es nicht im Ungefähren, sondern konkretisieren Sie: „Meinst du, du kannst das noch diese Woche machen? Dann würde ich ihm auch gleich meine Unterlagen schicken.“ Ehemaliger Arbeitgeber – neuer Auftraggeber? Die eleganteste Möglichkeit, den ersten Kunden zu finden, ist die letzte Arbeitsstelle. Wenn Sie aus einem Arbeitsverhältnis heraus gründen, überlegen Sie sich eine Taktik, wie Sie Aufträge mitnehmen können. Stellen Sie dazu Vorüberlegungen an: •• Welche Projekte könnten sich grundsätzlich dafür eignen, von einem „Freien“ betreut zu werden? Wesentliche Merkmale solcher Projekte Vorstellen, empfehlen lassen Lage analysieren Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 41 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 40 3 Los geht’s mit den ersten Kunden40 sind, dass sie vor allem von einer Person betreut werden können und nicht jeden Tag Kommunikation mit dem Auftraggeber/ehemaligen Arbeitgeber notwendig ist. •• Wenn es keine solchen Projekte gibt, eignen sich vielleicht Teilaufgaben von Projekten, die Sie übernehmen können, dazu. •• Je vertrauter Sie mit Projekten und Aufgaben sind, desto größer ist die Chance, dass Sie einen Auftrag erhalten. Schließlich ersparen Sie dem ehemaligen Arbeitgeber, einen neuen Mitarbeiter einarbeiten zu müssen. Entwickeln Sie für die Entscheider in Ihrem bisherigen Unternehmen konkrete Vorschläge. Legen Sie dar, wie Sie sich die Abläufe und die Kommunikation vorstellen und welche Vergütung Sie dafür beanspruchen werden. Versteifen Sie sich aber nicht auf Ihre Ideen, sondern bleiben Sie offen für Gegenvorschläge. Sehr viele Freiberufler haben einen sehr guten Start gehabt, indem Sie Ihren ehemaligen Arbeitgeber zum Kunden gemacht haben. Überlegen Sie auch, ob Sie weitere frühere Arbeitgeber, bei denen Sie einen guten Eindruck hinterlassen haben, auf ähnliche Weise ansprechen können. Beispiel Lutz Wiegand hat in einem mittelständischen Bauunternehmen mehrere Jahre lang in der Marketingabteilung die Messestände für Fachmessen konzipiert, den gesamten Messeauftritt organisiert und war während der Fachmesse auch Teil der Standbesatzung. Einen Großteil der Aufgaben hat er völlig selbstständig durchgeführt und sich dabei nur in regelmäßigen längeren Abständen mit den Fachabteilungen abgesprochen. Als er sich nun als freiberuflicher Marketing- Experte selbstständig machen will, schlägt er dem Marketingleiter vor, die Aufgaben als „Freier“ weiter zu übernehmen. Er erstellt eine Liste mit seinen bisherigen konkreten Tätigkeiten und überlegt, ob es bei einer externen Betreuung Probleme geben könnte. Tatsächlich würde es nötig sein, Abrechnungen mit Dienstleistern in die Finanzbuchhaltung zu verlagern. Hierzu überlegt er sich ein PDF-Formular, das er ausfüllen und der zuständigen Sachbearbeiterin in der Buchhaltung mailen könnte. Sein ehemaliger Arbeitgeber prüft das Angebot und einigt sich mit ihm, bis Ende des Jahres einen Versuch zu wagen. Dann wird man sich festlegen, ob man mit Lutz Wiegand langfristig zusammenarbeitet oder ob man seine Stelle neu besetzen wird. In der Praxis wird es nicht immer so glatt laufen. Machen Sie sich auf viele Widerstände und Bedenken gefasst. Im Beispiel von Lutz Wiegand möchte der Marketingleiter vielleicht keine Stelle gestrichen und durch einen Freiberufler ersetzt bekommen – die Bedeutung einer Abteilung wird allzu häufig immer noch mit der Zahl der Mitarbeiter gleichgesetzt. Um dem vorzubeugen, könnte Lutz Wiegand von vornherein den Geschäftsführer, dem dies egal sein dürfte, in seine Überlegungen einweihen. Mit ihm als Befürworter könnte es also dennoch klappen. In größeren Unternehmen fürchtet man Einsprüche des Betriebsrats, wenn feste Stellen durch Freiberufler ersetzt werden. Wiegand müsste hier vorab mit dem Betriebsrat Konkrete Vorschläge unterbreiten Bedenken zerstreuen Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 41 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 40 3.1 Die Nadel im Heuhaufen: der erste Kunde 41 sprechen und betonen, dass der Wechsel in die Freiberuflichkeit absolut freiwillig geschieht und keine verdeckte Maßnahme des Arbeitgebers zur Kostensenkung ist. Last but not least steht die Befürchtung im Raum, dass Sie als Freiberufler deutlich teurer kämen. Wirken Sie dem entgegen, indem Sie mit Pauschalen arbeiten und diese so kalkulieren, dass der Arbeitgeber nicht teurer fährt als vorher. Klinken putzen Im ungünstigsten Fall haben Sie keine oder zu wenig Kontakte, um damit beim Anlauf ausreichend Geschäft zu generieren. Da hilft nur eines: die Kunden „kalt“ ansprechen. „Kalt“ meint, dass Sie potenzielle Kunden ohne Vorbereitung kontaktieren. Dabei geht es vor allem darum, nicht im ersten Anlauf etwas verkaufen zu wollen – das geht in der Regel schief und ist auf Dauer sehr frustrierend. Statt also kalt zu verkaufen, geht es vor allem darum, kalt zu kontaktieren. Stellen Sie sich dabei geschickt an, steigen Ihre Chancen auf spätere Verkäufe. Kundenakquise Machen Sie es sich zum Grundsatz, beim ersten Kontakt Ihre Person und nicht Ihr Angebot in den Vordergrund zu stellen. „Mein Name ist Walter Meier. Ich habe in diesem Gebiet freiberuflich die Marktverantwortung für die Marke Fischer-Maschinen übernommen und möchte mich gerne vorstellen.“ Damit signalisieren Sie, dass Sie nicht gekommen sind, um sofort etwas zu verkaufen. Folgerichtig präsentieren Sie diesmal auch noch kein Werbematerial, sondern beschränken sich darauf, sich selbst als Vertreter Ihres Unternehmens einzuführen. Ein Ansatz für die erfolgreiche Kontaktaufnahme sind potenzielle Auftraggeber ganz in Ihrer Nähe. Viele Entscheider wollen ihre Dienstleister und Lieferanten nämlich gerne schnell erreichen können. Die Vorstellung dabei ist, dass man sich bei Problemen schnell treffen und diese im direkten Gespräch besser lösen kann, als wenn der Freiberufler am anderen Ende Deutschlands sitzt. Diese Vorstellung mag im Zeitalter von problemloser Videotelefonie und schnellem Datenaustausch per Internet angreifbar sein, aber sie ist dennoch immer noch weit verbreitet. Nutzen Sie dies für Ihre Akquise und scannen Sie Ihre direkte räumliche Umgebung ab. Dabei helfen Ihnen vor allem die sozialen Netzwerke: In XING zum Beispiel können Sie über die Mitgliedersuche (Eingabe der ersten drei Ziffern Ihrer Postleitzahl und Angabe der Branche) interessante Unternehmen in Ihrer Nähe filtern. Senden Sie diesen einen netten Brief, stellen Sie sich vor und kündigen Sie an, dass Sie sich erlauben werden, in einigen Tagen anzurufen. Wer es schneller und einfacher haben will, wählt die direkte XING-Kontaktierung mit einem höflichen Text: Erst vorstellen Nachbarschaft scannen Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 43 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 42 3 Los geht’s mit den ersten Kunden42 Nachbarschaftlicher Gruß im sozialen Netzwerk Sehr geehrte Frau Steiner, ich bin Fachjournalist für Wirtschaft und habe mich gerade mit meinem Redaktionsbüro selbstständig gemacht. Da Ihr Unternehmen ganz in meiner Nähe seinen Sitz hat und Sie als Leiterin der Öffentlichkeitsarbeit ebenfalls im Bereich Text und Wirtschaft arbeiten, würde ich mich gerne mit Ihnen vernetzen. Kapitel 11.9 zeigt den erfolgreichen Umgang mit XING. Sie erkennen natürlich das Prinzip: Bei einer Kontaktaufnahme geht es darum, so viele Überschneidungen wie möglich zu finden. Im Beispiel ist es die räumliche Nähe sowie die Tätigkeit in der gleichen Branche. Suchen Sie im Profil Ihrer Zielperson nach weiteren Übereinstimmungen. So schadet es sicher nicht zu erwähnen, dass man die gleiche Schule oder Universität besucht oder schon einmal beim gleichen Arbeitgeber gearbeitet hat. Was wird nun das Ergebnis dieser Kontaktaufnahme sein? In der Regel werden die Kontaktierten den Kontakt bestätigen. Auf diese Weise haben Sie für spätere Verkaufsbemühungen einen Aufhänger: „Wir sind ja über XING vernetzt, deshalb erlaube ich mir …“. Und wer weiß, vielleicht springt sogar schon bei dieser ersten Kontaktaufnahme ein Auftrag heraus: Den Autoren dieses Buches ist es nicht selten passiert, dass allein durch die Tatsache, zufällig im richtigen Moment auf der Bildfläche eines potenziellen Auftraggebers erschienen zu sein, zu einem Auftrag geführt hat. Wenn Sie es sich zutrauen, brauchen Sie auch keinen Umweg über die sozialen Netzwerke, Brief oder Telefon zu nehmen: Gehen Sie einfach das Viertel, in dem sich Ihr Büro befindet, ab und prüfen Sie die Firmenschilder an den Eingangstüren. Ist ein interessantes Unternehmen dabei, klingeln Sie und versuchen, einen Ansprechpartner zu bekommen. Das Risiko einer mehr oder weniger brüsken Abweisung ist allerdings hoch – viele mögen solche „Überfälle“ nicht. Also doch vielleicht die Firmennamen notieren und über die vorher geschilderten Wege Kontakt aufnehmen? Anker setzen – die Ernte vorbereiten Damit Ihre Kontaktaufnahme später Früchte trägt, müssen Sie mit einem Anker dafür sorgen, dass Sie in Erinnerung bleiben. Überlegen Sie sich deshalb vorher, welche interessanten Fakten Sie über sich erzählen können. Sprechen Sie über Ihren Entschluss, freiberuflich zu arbeiten, Ihren beruflichen Werdegang und, wenn sich das im Gespräch ergibt, über spannende Hobbys und Reisen. Eine weitere gute Gelegenheit zur Kontaktaufnahme bieten Regional- und Fachmessen, die Sie zum Beispiel unter www.auma.de recherchieren können. Auf den Websites finden Sie in der Regel die Aussteller. Stellen Sie eine Mappe mit Ihren wichtigsten Unterlagen zusammen und überlegen Sie sich eine kurze, prägnante Zusammenfassung Ihrer Tätigkeit, zum Beispiel: „Ich bin Florian Meyer und erstelle Werbematerialien für die Soziale Netzwerke Messen Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 43 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 42 3.1 Die Nadel im Heuhaufen: der erste Kunde 43 Unternehmenskommunikation.“ Das ist ganz klar ausgedrückt – diesen Satz wird jeder verstehen. Doch etwas fehlt noch: eine Eigenschaft, die Sie von anderen abhebt und Sie besonders interessant macht. Vielleicht geht es so: „Ich bin Florian Meyer und biete •• Werbematerialien für die Kommunikation aus einem Guss!“ •• Werbematerialien für den schmalen Geldbeutel!“ •• die gesamte Abwicklung von Marketingprojekten!“ •• Flyer innerhalb von 24 Stunden gedruckt auf den Tisch!“ Was immer Sie besonders und einzigartig macht – nennen Sie es, denn Sie haben auf der Messe nur wenige Sekunden, Ihren Gesprächspartner zu interessieren. Dabei müssen Sie vorher noch einen Stolperstein aus dem Weg räumen: Wie finden Sie am Messestand denn Ihren Ansprechpartner? Dazu sollten Sie sich überlegen, welche Funktion denn der relevante Entscheider hat. Werfen Sie vorher einen Blick auf die Website des Unternehmens und recherchieren Funktion und am besten auch gleich den Namen. Auf diese Weise können Sie die Standbesatzung konkret fragen: „Ist Ihr Werbeleiter da?“ oder noch besser „Ist Herr Silbereisen anwesend?“ Testen Sie auch aus, ob die Unternehmen in Ihrer Branche bereit sind, mit Freiberuflern wie Ihnen Termine zu vereinbaren. Dies ist nicht immer der Fall, ganz einfach aus dem Grund, weil das Unternehmen ja eigentlich mit Kunden sprechen will. Auch wenn Sie einen Termin haben, nehmen Sie diesen nicht allzu ernst – seien Sie pünktlich am Treffpunkt, aber nicht böse, wenn der Ansprechpartner durch Abwesenheit glänzt. Entscheider müssen auf Messen flexibel mit ihrer Zeit umgehen. Notieren Sie sich deshalb im Vorfeld die Mobilfunknummer und versuchen Sie gegebenenfalls auf der Messe, einen neuen Termin zu vereinbaren. Weitere Ideen zur Erstakquise von Kunden: Werbebriefe erstellen: Dazu schreiben Sie sich aus Branchenbüchern Adressen ab, kaufen diese über Adresshändler wie www.schober.com oder selektieren welche mit den richtigen Ansprechpartnern aus den sozialen Netzwerken. Der Werbebrief kann und soll kurz Ihr Angebot schildern, die wichtigsten Argumente, die für Sie sprechen, nennen und um einen Termin für eine persönliche Vorstellung bitten. Grundsätzlich gilt: Briefe ohne telefonisches Nachfassen bringen nur selten die gewünschten Ergebnisse. Kündigen Sie deshalb im Schlusssatz des Briefes an, dass Sie sich erlauben werden, in einigen Tagen anzurufen. Der Vorteil von Werbebriefen ist die relativ einfache und zeitsparende Realisierung – Sie können mit der Word-Serienbrieffunktion schnell viele Hundert Empfänger anschreiben. Viele Ihrer Briefe werden jedoch unbeachtet bleiben, rechnen Sie es sich als großen Erfolg an, wenn sich 0,2 Prozent der Empfänger bei Ihnen melden. Auch bei Ihren Anrufen werden Sie feststellen, dass viele Werbebriefe Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 45 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 44 3 Los geht’s mit den ersten Kunden44 den Brief nicht gelesen haben, einfach weil er bereits von der Assistenz als unwichtig eingestuft wurde und den Entscheider nie erreicht hat. Lesen Sie dazu auch Kapitel 11.8 zur Word-Serienbrieffunktion. Telefonieren: Statt einen Brief zu senden und hinterher zu telefonieren, können Sie auch erst telefonieren, den Entscheider erfragen und diesem ankündigen, dass Sie einen Brief (oder in diesem Fall auch eine E-Mail) senden und Ihr Angebot vorstellen werden. Dies hat den Vorteil, dass Ihr Schreiben den Entscheider auch erreichen wird, weil Sie auf das Telefonat eingehen können: „Wie telefonisch mit Ihnen besprochen …“ – kaum eine Assistenz wird es mit diesem Hinweis wagen, Ihr Schreiben als unwichtig einzustufen oder Ihre E-Mail einfach zu löschen. Und Sie können im ersten Gespräch auch schon ankündigen, dass Sie nach der Zusendung noch einmal anrufen und die Meinung des Entscheiders abfragen werden. Kapitel 4.6 berichtet von der erfolgreichen telefonischen Kontaktaufnahme. Werbung ist Lernen durch Erfahrung Schon der berühmte Autobauer Henry Ford wusste: „Fünfzig Prozent bei der Werbung sind immer rausgeworfen. Man weiß aber nicht, welche Hälfte das ist.“ In diesem Sinne grämen Sie sich nicht, wenn Ihre ersten Versuche erfolglos geblieben sind. Nehmen Sie das als Lernerfahrung, die Sie künftig vor Fehlern bewahren wird, und versuchen Sie es weiter. Daraus folgt eine weitere Erkenntnis: Setzen Sie nicht alles auf eine Karte beziehungsweise stecken Sie nicht Ihr gesamtes Werbebudget in eine einzige Maßnahme. Sonst haben Sie zwar unter Umständen gelernt, was nichts bringt, aber kein Geld mehr, um das zu tun, was Ihnen tatsächlich Kunden bringen könnte. 3.2 Gut vorbereitet zum ersten Kundentermin Die gute Nachricht: Ein potenzieller Kunde vereinbart mit Ihnen einen Termin, um sich Ihr Angebot anzuhören und zu prüfen, ob Sie für einen Auftrag geeignet sind. Die schlechte Nachricht: Jetzt müssen Sie auch wirklich hin, noch mehr: Sie müssen sich jetzt gut verkaufen. Natürlich werden Sie bei Ihren ersten Terminen sehr nervös sein und unter Umständen schwerwiegende Fehler machen. Aber vergeblich wird keiner dieser Termine sein: Immer können Sie etwas über Menschen und Situationen lernen und dies dafür nutzen, es beim nächsten Mal besser zu machen. Telefonieren Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 45 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 44 3.2 Gut vorbereitet zum ersten Kundentermin 45 Einfache Fehler einfach ausschalten Schnell steckt man im Stau und kommt zu spät, hat die Unterlagen zu Hause vergessen oder weiß am Empfang des Unternehmens den Namen des Gesprächspartners nicht mehr. Es gibt zahlreiche Pannen, die schlimm sind, aber durch gute Vorbereitung vermieden werden können. Checkliste: Alles parat für den Kundentermin? ü Visitenkarten eingesteckt? Werbeunterlagen eingepackt? Anfahrt zeitlich großzügig geplant? Aktuellen Schriftverkehr ausgedruckt dabei? Passend gekleidet? Mobiltelefon/Smartphone dabei? An den Termin am Vortag noch einmal erinnert? Die meisten Punkte dieser Checkliste sind selbsterklärend. Den aktuellen Schriftverkehr (also Ausdrucke der gewechselten E-Mails sowie die Notizen über die geführten Telefonate) nehmen Sie mit, um sich kurz vor dem Gespräch noch einmal in Erinnerung zu rufen, wer die Person, mit der Sie sich treffen, ist und was sie will. Bei der Kleidung machen Sie bitte keine Weltanschauung daraus: Ob Sie einen Anzug beziehungsweise ein Kostüm tragen oder nicht, hängt einfach davon ab, ob dies in Ihrer Branche üblich ist oder nicht. „Ja“ wird die Antwort lauten, wenn Sie als Unternehmensberater tätig sind. Eher „Nein“, wenn Sie als freiberuflicher Programmierer arbeiten – hier tun es in vielen Fällen auch ein Hemd bzw. eine Bluse und schwarze Jeans. Bei der Anfahrt lassen Sie auf jeden Fall großzügig „Luft“. Besser, Sie vertreiben sich die eine oder andere Stunde in einem Café, weil Sie zu früh dran sind, als dass Sie gehetzt sind oder gar zu spät kommen. Wenn es doch passiert, setzen Sie alles daran, von unterwegs Bescheid zu geben: „Es tut mir leid, mein Zug ist ausgefallen. Ich werde es erst eine Stunde später schaffen. Ist das für Sie in Ordnung?“ Entschuldigen Sie sich nur einmal – Sie machen es durch wiederholte Beteuerungen und Erklärungen nicht besser, sondern verschlimmern den ungünstigen Eindruck nur noch. Klären Sie im Falle des Zuspätkommens den Zeitplan ab: „Wir sind jetzt eine Stunde später dran als gedacht, deshalb die Frage: Wie viel Zeit haben wir zur Verfügung?“ Pannen vermeiden Zeitplan Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 47 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 46 3 Los geht’s mit den ersten Kunden46 Manchmal ist es auch zu früh Kommen Sie nicht zu früh nach dem Motto „Die sind ja sowieso im Büro“. Häufig bereiten Ihre Ansprechpartner den Termin mit Ihnen erst kurz vorher vor, haben andere Termine oder sind ganz einfach in ihrem Arbeitsrhythmus auf den vereinbarten Termin fixiert und nicht auf eine halbe oder gar eine ganze Stunde vorher. Der richtige Zeitpunkt für Ihr Eintreffen ist 15 bis 5 Minuten vor der vereinbarten Zeit. Ein weiterer einfacher, aber dennoch häufig vorkommender Fehler ist das Überlesen von wichtigen Einzelheiten im Schriftverkehr. „Haben Sie die gewünschten Unterlagen mitgebracht?“ sollte eine souveräne Reaktion Ihrerseits (nämlich das Überreichen des Gewünschten) hervorrufen und nicht die Frage „Was für Unterlagen?“ Lesen Sie die Einladung zu einem Termin sorgfältig: •• Stimmt der Termin mit dem vorherigen Schriftwechsel überein? Gibt es bei der Zusage überraschende Abweichungen (Sie haben vorher die ganze Zeit über einen anderen Termin gesprochen), haken Sie noch einmal nach: „Wir haben bis jetzt immer über den 17. Juni gesprochen, aber selbstverständlich ist auch der 27. Juni möglich.“ Damit weisen Sie elegant auf einen möglichen Irrtum hin und geben Ihrem Kommunikationspartner die Chance, diesen zu korrigieren. •• Nehmen Sie bei der konkreten Absprache Bezug auf den Ort: „Ich bin also am 27. Juni um 14 Uhr bei Ihnen in der Stellmann-Straße 14 und melde mich beim Portier an der Pforte.“ Mit letzterem Hinweis vermeiden Sie ein Herumirren auf dem Firmengelände. Nehmen Sie stets auch die Telefon- und wenn möglich auch die Mobilfunknummer Ihres Gesprächspartners mit, damit Sie im Zweifel nachfragen können: „Ich stehe jetzt bei Ihnen vor dem Hauptgebäude I, aber ich sehe den Kundenempfang nicht.“ •• Ist vor dem Termin noch etwas zu tun? Werden Unterlagen verlangt, senden Sie diese vorher (zum Beispiel als PDF-Dokument), auch wenn es heißt „zum Termin mitbringen“. Auf diese Weise können sich Ihre Gesprächspartner vorbereiten. Selbstverständlich bringen Sie alles noch einmal als Papiervorlage mit, falls man keine Zeit hatte, die PDF zu lesen. Einen Tag vor dem Termin schreiben Sie noch eine kurze Erinnerungs-E-Mail: „Ich bin dann zur vereinbarten Uhrzeit bei Ihnen und freue mich auf unser Kennenlernen.“ Der Grund: Nicht selten vergessen vielbeschäftigte Ansprechpartner Termine, insbesondere wenn der Vorlauf länger ist. Und falls diese einmal krank sein sollten, erfahren Sie es von der Vertretung noch rechtzeitig und sparen sich die Reise. Termin abgleichen Weg sichern Unterlagen dabei? Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 47 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 46 3.2 Gut vorbereitet zum ersten Kundentermin 47 Das Gespräch vorbereiten Bei den Gesprächen können Sie natürlich nach dem Prinzip „Learning by Doing“ vorgehen: einfach mal hingehen und aus den Fehlern lernen. Das funktioniert meistens, aber Sie „verbrennen“ dabei natürlich eine Menge guter Kontakte, bis Sie so weit sind. Gerade aber zu Beginn Ihrer Freiberuflichkeit ist jeder Kontakt und möglicher Auftrag wichtig. Bereiten Sie Gespräche deshalb gezielt vor. Small Talk – eine sehr nützliche Kunst Meist werden Sie an der Tür abgeholt oder vom Portier gebeten, kurz zu warten, bis Sie vom Gesprächspartner abgeholt werden. Gibt es eine Sitzgelegenheit, nutzen Sie diese – Stehen wird oft als Nervosität ausgelegt. Kommt Ihr Gesprächspartner auf Sie zu, gehen Sie ihm ein oder zwei Schritte entgegen und schütteln Sie seine Hand. Warten Sie, bis er seinen Namen nennt und nennen Sie Ihren. So gut wie immer kommt es dann zu einem Small Talk. •– „Guten Tag, Herr Meier.“ •– „Guten Tag, Frau Müller.“ •– „Wir gehen hier entlang, darf ich vorgehen?“ •– „Gerne.“ •– „Ich hoffe, Sie hatten eine gute Anfahrt?“ •– „Ja, von Köln aus fährt ja direkt die S-Bahn.“ •– „Das war sicher besser als mit dem Auto.“ •– „Haben Sie hier viel Stau?“ •– „Das kommt auf die Tageszeit an. Jetzt um diese Zeit ist immer viel los.“ Und so weiter und so weiter. Natürlich dient dieser Small Talk vor allem dazu, die Zeit zu überbrücken, bis die eigentliche Besprechung beginnt. Die klassischen Themen sind neben der Anfahrt das Wetter, die Parkplatzsituation oder auch ein Ereignis auf der Strecke: „Ich habe gesehen, dass über die Rheinstraße eine neue Brücke gebaut wird?“ Wenn das Vorgespräch so läuft und Sie es damit ohne peinliche Pausen bis ins eigentliche Gespräch schaffen, ist das super. Noch besser ist es aber, wenn es Ihnen gelingt, interessantere Themen in den Mittelpunkt zu stellen: •– „An den Bildern in der Empfangshalle sehe ich, dass sich jemand in Ihrem Unternehmen für moderne Kunst interessiert.“ •– „Ja – Herr Müller, der Gründer des Unternehmens, ist sehr kunstinteressiert.“ •– „Sind das lokale Künstler?“ •– „Das weiß ich jetzt gar nicht. Herr Müller reist sehr viel und bringt immer mal wieder etwas Neues mit. Manchmal stellen sogar Künstler hier aus.“ •– „Das ist interessant. Nur für die Mitarbeiter oder auch für Kunden?“ Klassische Themen Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 49 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 48 3 Los geht’s mit den ersten Kunden48 •– „Beides. Es gibt bei so etwas immer eine Eröffnungsveranstaltung, zu der alle eingeladen sind. Zu einem späteren Termin gibt es dann meist eine Führung nur für die Mitarbeiter.“ Auch hier gilt: und so weiter und so weiter. Aber der Unterschied ist, dass dieser Small Talk sowohl für Sie als auch für Ihren Gesprächspartner interessant und einzigartig sein kann – anders als beim Thema Anfahrt, das der Gesprächspartner in Variationen vermutlich fast jedes Mal führen muss. Wenn es keine Kunst gibt, dann vielleicht ausgelegte Prospekte, einen ungewöhnlich gestalteten Teppich oder vielleicht die Architektur des ganzen Hauses, die einen Gesprächsanlass gibt. Aber erzwingen Sie nichts: besser bei den „Klassikern“ bleiben als ein an den Haaren herbeigezogenes Thema, mit dem Ihr Gesprächspartner nichts anfangen kann. Small-Talk-Thema getroffen oder nicht? Ob Sie ein passendes Thema gefunden haben oder nicht, erkennen Sie daran, ob Ihr Gegenüber einen eigenen Inhalt beisteuert. Erinnern Sie sich noch an das letzte Gespräch mit der Kunst in der Empfangshalle? Sagt Ihr Gesprächspartner „Das weiß ich jetzt gar nicht“ und nichts weiter, heißt das: „Das ist nicht mein Thema, ich möchte das nicht vertiefen.“ Durch die Fortsetzung („Herr Müller reist sehr viel …“) aber erkennen Sie, dass er das Thema für den Small Talk geeignet hält und fortsetzen will. Denken Sie bei der Anfahrt zu Ihrem potenziellen Kunden bereits darüber nach, was ein Small-Talk-Thema sein könnte. Gelingt Ihnen dies, übermitteln Sie Ihrem Gesprächspartner die Botschaft, dass Sie sich angenehm unterhalten, ein kommunikativer Mensch sind und interessante Gedanken und Ideen formulieren können. Vielleicht gelingt es Ihnen, auch noch andere Botschaften im Small Talk rüberzubringen: •• Ihren Familienstand (Manche halten Menschen mit Familie für gefestigter als solche ohne. Nutzen Sie dieses – unhaltbare – Vorurteil. •• Dass Sie eine eigene Website haben und in den sozialen Netzwerken Zuhause sind (das zeigt Modernität). •• Dass Sie vorher bei einem interessanten Arbeitgeber eine interessante Aufgabe hatten (und damit entsprechend qualifiziert sind). •• Sie arbeiten gerade an einer Aufgabe mit hohem Schwierigkeitsgrad (und können also grundsätzlich auch für diesen potenziellen Kunden ähnliche Aufgaben übernehmen). Übertreiben Sie es damit nicht, aber wenn es eine Gelegenheit gibt, an der Sie etwas über sich erzählen können, tun Sie es ruhig. Ungewöhnliche Themen Informationen einstreuen Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 49 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 48 3.2 Gut vorbereitet zum ersten Kundentermin 49 Bedarf klären In der Regel werden Sie eingeladen, weil das Unternehmen einen konkreten Bedarf hat und sich grundsätzlich vorstellen kann, mit Ihnen zusammenzuarbeiten. Der Fall, dass man sich „nur mal so“ mit Ihnen unterhalten will, kommt äußerst selten vor – schließlich ist Zeit für fast alle Arbeitnehmer (und auch Freiberufler) eine kostbare Ressource, die in der Regel nicht durch ziellose Gespräche verschwendet wird. Für Sie bedeutet das: erst einmal Zuhören und in Erfahrung bringen, was man eigentlich konkret von Ihnen will. Vorsicht – Abseitsfalle! Simone Altheim ist Grafikerin und prescht bei ihrem ersten Kundengespräch forsch voran: „Ich nenne mich ‚Foto-Grafikerin‘. Das heißt, dass ich vor allem Bilder und Fotos retuschiere und optimiere.“ Pech für sie, dass der Kunde eigentlich jemanden will, der vor allem Texte in Form bringt und druckfertige Dateien erstellt. Mit ihrem Vorpreschen ist sie in die Abseitsfalle geraten – sie wird den Auftrag vermutlich nicht erhalten, weil Ihre Kernkompetenzen nicht dem Bedarf des Kunden entsprechen. Stattdessen hätte sie einfach abwarten sollen, was der Gesprächspartner sagt. Dann hätte sie immer noch überlegen können, ob sie den Auftrag annimmt (weil sie den Umsatz dringend benötigt) oder nicht (weil sie sich auf ihre Kernkompetenz konzentrieren will). Grundsätzlich ist es natürlich an Ihrem Gastgeber, vom Small Talk zum eigentlich Gespräch zu wechseln. Wenn Sie den Eindruck haben, dass dieser Zeitpunkt gekommen ist, halten Sie Ihre Aussagen kürzer und stellen Sie keine Fragen mehr. Wenn Ihr Gesprächspartner keine Anstalten macht, zum Thema überzugehen, senden Sie selbst Signale aus: Holen Sie Ihre Gesprächsunterlagen aus der Tasche, setzen Sie Ihre Brille auf oder setzen Sie sich einfach nur gerade hin und blicken Sie Ihrem Gegenüber in die Augen. Üblicherweise stellt der Gastgeber sich und sein Unternehmen vor. Firmengröße, Branche, Kunden und Vertriebswege sind die Themen, mit denen Sie einen Eindruck vom Geschäft des Unternehmens erhalten sollen. Hören Sie aktiv zu, sagen Sie „hm“, „ja“, „interessant“ und ähnliche Dinge, die zeigen, dass Sie bei der Sache sind. Wenn es sich ergibt, können Sie auch eine konkretisierende Zwischenfrage stellen. Im Zweifel stören Sie den Redefluss besser nicht – schließlich geht es ja erst einmal um das Große und Ganze, da können Einzelheiten auch später noch geklärt werden. Nutzen Sie die Zeit besser, aus den Informationen Bezüge zu sich herzustellen, die Sie später im Gespräch zu Ihrem Vorteil nutzen können: •• Sie haben schon in einer ähnlichen Branche gearbeitet. •• Sie kennen Kunden des Unternehmens. •• Sie kennen ähnliche Unternehmen. •• Sie haben mit Produkten und Dienstleistungen ähnlicher Art schon Erfahrung (Referenzen). Wichtig: Zuhören Informationen filtern Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 51 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 50 3 Los geht’s mit den ersten Kunden50 •• Sie kennen Menschen, die in irgendeiner Form Berührung mit dem Kundenunternehmen, seiner Branche oder seinen Angeboten haben. Macht der Kunde eine längere Pause, können Sie versuchen, eine Zusammenfassung des Gehörten zu geben: „Wenn ich Sie richtig verstehe, erstellt Ihr Unternehmen Verpackungsanlagen und verkauft diese weltweit. Im Moment sind Sie dabei, eine neue Software zu installieren, auf die alle Vertriebspartner international zugreifen können.“ Diese Zusammenfassung hat zwei Funktionen: Einmal zeigen Sie, dass Sie gut zugehört und das Gesagte verstanden haben. Zum anderen kann Ihr Gesprächspartner noch wichtige Ergänzungen hinzufügen – und vor allem zu dem Punkt überleiten, der Sie am meisten interessiert. Und das ist die Frage, welche Aufgaben Sie übernehmen können. Die Bedarfsermittlung: Was darf’s denn sein? Vielleicht denken Sie, dass der Kunde genau wissen müsste, was er von Ihnen haben will. Die Erfahrung zeigt, dass dem oft nicht so ist. Vielmehr gibt es natürlich eine mehr oder minder präzise Beschreibung des Problems, vielleicht auch eine mehr oder minder konkrete Vorstellung von dessen Lösung. Und dann gibt es in der Regel eine diffuse Vorstellung davon, wie Sie als Freiberufler zur Erreichung der Lösung beitragen können. •– Kunde: „Wir benötigen jemanden, der die erstellen Softwareanwendungen testet, bevor wir sie freischalten.“ •– Sie: „Ihr Ziel ist es also, möglichst alle Fehlerquellen auszuschalten?“ •– Kunde: „Wir haben die einzelnen Komponenten von unterschiedlichen Anbietern gekauft und von einem IT-Unternehmen anpassen lassen. Aufgrund dessen sind wir uns nicht sicher, ob alles miteinander harmoniert.“ •– Sie: „Wir würden diese Tests konkret ablaufen?“ •– Kunde: „Die Programmierer geben in den nächsten Wochen nach und nach die einzelnen Module frei. Nach jeder Freigabe sollten Sie hereinkommen und die Tests durchführen.“ •– Sie: „Sie legen also Wert darauf, dass ich hier im Unternehmen arbeite.“ •– Kunde: „Offen gestanden habe ich darüber nicht wirklich nachgedacht. Sie würden also lieber von extern arbeiten?“ •– Sie: „Beides ist möglich, das können wir so handhaben, wie es für Sie am besten passt.“ •– Kunde: „Ja, das können wir später noch klären.“ •– Sie: „Soll auch ein ausführliches Testprotokoll erstellt werden?“ •– Kunde: „Gute Frage. Ja, das wäre wünschenswert, weil wir Fehler natürlich kostenlos von der Softwarefirma beseitigt haben möchten. Dazu brauchen wir das Protokoll als Nachweis eines Programmierfehlers.“ •– Sie: „Die Aufgabe interessiert mich sehr. Ich habe so etwas schon einmal bei meiner letzten Anstellung gemacht und auch die reibungslose Übernahme verantwortet.“ Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 51 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 50 3.2 Gut vorbereitet zum ersten Kundentermin 51 Verlassen wir das Gespräch an dieser Stelle und betrachten einmal, was hier passiert ist. Entgegen dem ersten Eindruck eine ganze Menge. Der Kunde hatte immerhin eine allgemeine Vorstellung davon, was Sie für ihn tun können, nämlich eine neue Software zu testen. Ihre erste Frage zielt darauf ab, diese Vorstellung zu konkretisieren – Sie fragen nach dem hinter der Aufgabe stehenden Ziel. Damit schaffen Sie Klarheit, was letztlich von Ihnen erwartet wird, nämlich ein reibungsloses Funktionieren nach der Freischaltung. Und Sie erfahren auch noch etwas über die Befürchtungen des Kunden, die der tiefere Grund für Ihren Auftrag sind. Im nächsten Schritt haben Sie die konkreten Umstände des Auftrags geklärt und Alternativen aufgezeigt. Vielleicht können Sie auch ganz oder teilweise von Ihrem eigenen Büro aus zuarbeiten. Wichtig dabei ist, dass Ihr Gesprächspartner nicht den Eindruck gewinnt, dass mit Ihrem Engagement Probleme auftreten können: „So wie es für Sie am besten passt“ stellt klar, dass Sie hier flexibel sind. Wenn Sie für eine bestimmte Vorgehensweise eine bestimmte Priorität haben, können Sie das an späterer Stelle noch aushandeln. Im weiteren Gespräch bringen Sie Aspekte ein, an die Ihr Gesprächspartner noch nicht gedacht hat (Erstellung eines Protokolls). Damit zeigen Sie, dass Sie nicht einfach einen Auftrag abarbeiten, sondern helfen möchten, das gesteckte Ziel des Kunden auch wirklich zu erreichen. Dazu genügen aber ein oder zwei solcher Aspekte – schließlich möchten Sie ja keine Grundsatzdiskussion über das gesamte Projekt anzetteln, sondern als Freiberufler engagiert werden. Last but not least kommt wie bei einer Hochzeit von Ihnen das feierliche Bekenntnis: „Ja, ich will.“ Dies ist keineswegs banal, denn viele Unternehmen machen die Erfahrung, dass Freiberufler „Ja“ sagen und „Nein“ meinen oder erst einmal einen Auftrag annehmen und später wieder aus ungeklärten Gründen abspringen. Das ist für die betroffenen Unternehmen nicht einfach nur ärgerlich, sondern bedeutet Zeitverlust und kann ganze Projekte in Schwierigkeiten bringen. So ist ein deutliches, begründetes Interesse an dem Auftrag ein klarer Pluspunkt für Sie. Im Beispiel haben Sie das sehr elegant gelöst, indem Sie Ihr Interesse mit Ihrer Eignung begründen und damit zum wohl wichtigsten Punkt im Gespräch kommen: dem Verkaufsgespräch. Verkaufen Sie sich – und zwar gegen Geld! Eigenartigerweise haben viele Freiberufler an dieser Stelle im Verkaufsgespräch die größten Probleme. Ihre Arbeit wird, so schrecklich diese Wahrheit auch sein mag, Geld kosten. Und Sie werden früher oder später damit herausrücken müssen, wie viel Geld das ist. Aber, und das ist die gute Nachricht, das muss nicht sofort und nicht einmal bei diesem ersten Gespräch geschehen. Denn vorher zeigen Sie noch mal, dass Sie den Preis, den Sie nennen werden, auch wirklich wert sein werden. Auftrag konkretisieren Vorschläge machen Interesse signalisieren Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 53 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 52 3 Los geht’s mit den ersten Kunden52 Mit Win-win-Verhandlungen zum Ziel Wenn Sie sich jetzt anpreisen, haben Sie stets das Idealbild der Win-win-Verhandlungen vor Augen: Sie werden dann den Auftrag erhalten, wenn dieser für Sie und für den Kunden vorteilhaft ist. Führen Sie deshalb nicht nur aus, was für Sie spricht, sondern auch, welche Vorteile der Auftrag Ihnen bringt. Wenn Sie Ihrem Gesprächspartner gut zugehört haben, können Sie jetzt einige Argumente vorbringen, die für Sie sprechen. Nennen Sie Ausbildungen, Erfahrungen, technische Ausrüstungen und alle Argumente, die Sie in einen Zusammenhang mit dem möglichen Auftrag stellen können. Dies ist für Ihren Gesprächspartner neben der Preisverhandlung die wichtigste Phase, hier entscheidet sich, ob er den richtigen Mann bzw. die richtige Frau vor sich sitzen hat. Bringen Sie Ihre Argumente selbstbewusst vor, aber seien Sie sich bewusst, dass jederzeit konkretisierende Fragen folgen können: •• Wo war das? •• Was haben Sie da genau gemacht? •• Wann war das genau? •• Was war genau die Aufgabe? Stützen Sie, wo immer es geht, Ihre Schilderungen durch Fakten, die die oben genannten Fragen überflüssig machen. Denn Fakten sind für Kunden klar nachvollziehbar und stärken Ihre Überzeugungskraft. Erfinden Sie nichts, aber machen Sie sich auch nicht selbst „klein“. Vermeiden Sie Worte wie „nur“, „wenig“, „am Rande“ oder „untergeordnet“. Falsch Richtig Ich habe da aber nur am Rande mitgearbeitet. Meine Aufgabe war, die Projektleiter bei Arbeitsspitzen zu unterstützen. Das war nur ein kleines Projekt. Dieses Projekt haben wir innerhalb kurzer Zeit erfolgreich beenden können. Die Firma, bei der ich gearbeitet habe, war sehr klein. Bei der Firma, bei der ich gearbeitet habe, handelt es sich um eine Spezialagentur für Online-Kommunikation. Achten Sie bei der Präsentation Ihres Könnens auch auf Ihre Körpersprache und Ihre Mimik und Gestik. So kommt es häufig zu unbewussten Aussagen durch wegwerfende Handbewegungen, ausweichenden Blick, eingezogene Schultern, entschuldigendes Lächeln, Hände vor dem Mund oder ein Zusammensinken im Stuhl. Tun Sie genau das Gegenteil und machen Sie Ihre Schultern breit, halten Sie den Kopf hoch und schauen Sie Ihrem Gesprächspartner in die Augen (natürlich ohne zu starren). Seien Sie stolz auf das, was Sie zu bieten haben! Eignung belegen Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 53 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 52 3.2 Gut vorbereitet zum ersten Kundentermin 53 Was darf es denn kosten? „Angenommen, wir kommen zusammen. Was würde uns das kosten?“ Wie schon eingangs geschildert, müssen Sie auf diese Frage nicht unbedingt eine Zahl zur Hand haben. Nehmen Sie das Beispiel des vorangegangenen IT-Projekts – es ist völlig klar, dass zu diesem Zeitpunkt niemand sagen kann, wie viel Arbeit dahintersteckt und wie hoch letztlich das Honorar sein wird. Weichen Sie hier auf den Berechnungsmodus aus: „Mein Honorar beträgt pro Stunde 70 Euro zuzüglich der Mehrwertsteuer.“ Häufig kommt in dieser Situation der Einwand, dass man einen festen Gesamtpreis haben wolle, um die Kosten kalkulieren zu können. In unserem Fall wäre das wohl kaum möglich, weil der Aufwand kaum abzuschätzen ist. Lesen Sie hierzu auch Kapitel 3.4 zum richtigen Honorar. Nehmen Sie aber einen anderen Fall: Beispiel: Festpreis für Lektoratsarbeit Ilonka Maier bearbeitet als freiberufliche Lektorin für Verlage Manuskripte und redigiert die Texte, bis diese druckfähig sind. Wenn Verlage einen Festpreis möchten, lässt sie sich das Manuskript zunächst schicken, prüft die Qualität der Texte, schätzt die Arbeitszeit und nennt dann eine Summe, die Sie möglichst konkret mit dem vermutlich benötigten Aufwand begründet. Sie fährt gut damit, sagt sie: „Am Anfang habe ich andere Lektoren um Rat gefragt. Heute kann ich den Aufwand schon ziemlich gut abschätzen, meist kommt es hin. Und bei einem Festpreis fahre ich meist besser als bei der Abrechnung pro Stunde, weil ich bei Ersterem immer noch einen kleinen Risikoaufschlag unterbringen kann.“ Läuft ein Projekt doch mal komplett aus dem Ruder, muss sie das eben hinnehmen oder, wenn das Verhältnis zum Auftraggeber gut ist, nachverhandeln. „Das ist aber alles andere als einfach“, sagt Ilonka Maier. Kehren wir aber zurück zu unserem Gespräch. Wenn Sie einen Festpreis nennen möchten, einigen Sie sich darauf, dass Sie einige Tage später ein Angebot senden werden. Nun nähern Sie sich dem Ende der Unterhaltung. Natürlich lassen Sie Ihre Visitenkarte zurück und bedanken sich für die Gelegenheit, sich vorstellen zu dürfen. Wie beim Kennenlernen gibt es noch einmal einen kurzen Small Talk. „Fahren Sie jetzt gleich wieder zurück?“ und „Einen Taxistand gibt es gleich um die Ecke“, dann noch ein „Auf Wiedersehen“, und Ihr erster Kundentermin ist überstanden. War doch gar nicht so schlimm, oder? Eine erste wichtige Erkenntnis haben Sie so bereits mitgenommen: Die meisten Menschen, denen Sie etwas verkaufen möchten, sind sehr nett. Denn diese sind bei Ihrem Besuch in einer sehr ähnlichen Position: Stundenpreis nennen Angebot senden Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 55 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 54 3 Los geht’s mit den ersten Kunden54 Sie Ihr Gesprächspartner Was wird man fragen? Was kann ich fragen? Sind die nett? Ist der/die nett? Was soll ich anziehen? Was soll ich anziehen? Welche Gesprächsstrategie ist die richtige? Welche Gesprächsstrategie ist die richtige? Ist dieser Auftrag etwas für mich? Ist dieser Freiberufler etwas für uns? Hoffentlich ist der Auftrag gut. Hoffentlich ist der Freiberufler gut. Sie sehen, dass beide Seiten ihre Befürchtungen haben und erleichtert sind, wenn das Gespräch gut gelaufen ist. Auf der Rückfahrt wird das genau die Frage sein – war das ein gutes Gespräch oder nicht? Da Sie nicht in den Kopf Ihres Gesprächspartners hineinsehen können, werden Sie das nicht wissen. Aber es gibt Anhaltspunkte, die dafür oder dagegen sprechen. •• Die Dauer des Gesprächs. Je länger sich jemand Zeit für Sie nimmt, desto besser natürlich. Ist alles schon nach 20 Minuten vorbei, ist das jedenfalls kein gutes Zeichen. •• Hatten Sie auf alle Fragen eine aussagefähige Antwort, mit der Ihr Gesprächspartner etwas anfangen konnte? •• Gab es Peinlichkeiten, lange Pausen oder unangenehme Situationen? •• Gab es konkrete Vereinbarungen, wie es weitergeht (zum Beispiel bis wann Sie ein Angebot senden werden)? •• War die Stimmung beim Gehen gut? Gab es persönliche Abschiedsworte („Grüßen Sie mir Ihre Heimatstadt“)? All diese Aspekte können Hinweise sein, ob Sie überzeugt haben oder nicht. Lassen Sie sich von einem schlechten Gefühl nicht allzu sehr in die Irre führen. Gerade am Anfang neigen die meisten Freiberufler dazu, sich zu kritisch einzuschätzen. Andere kochen auch nur mit Wasser! Um das Gesprächsergebnis zu objektivieren, nutzen Sie für Ihre Selbsteinschätzung folgende Checkliste: Checkliste: Selbsteinschätzung Kundentermin ü Alle Unterlagen dabeigehabt? Anfahrt wie geplant geklappt? Begrüßung flüssig und freundlich? Small-Talk-Phase gut bewältigt? Gute Fragen gestellt? Gut gelaufen? Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 55 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 54 3.3 Den Aufwand richtig einschätzen 55 Checkliste: Selbsteinschätzung Kundentermin ü Überzeugende Selbstdarstellung geliefert? Ausblick für die weitere Verfahrensweise vereinbart? Verabschiedung flüssig und freundlich? Drucken Sie sich diese kleine Checkliste aus und füllen Sie sie aus, bevor Sie zum nächsten Schritt übergehen: Ein förmliches Angebot zu schreiben und dabei den richtigen Preis zu finden. Je mehr Aussagen Sie positiv beantworten können, desto selbstbewusster können Sie diese Aufgabe angehen. Und wo Sie Defizite feststellen, wissen Sie beim nächsten Mal, worauf Sie besonders achten müssen. 3.3 Den Aufwand richtig einschätzen Angebote sind förmlicher Natur und deshalb in der Regel schriftlich zu halten. Das hat vor allem rechtliche Gründe, denn es ist niemals auszuschließen, dass die Geschäftsbeziehung im Streit endet und der Kunde ausstehende Honorare nicht bezahlen will. Und sich im Streitfall auf mündliche Absprachen zu berufen, ist wenig Erfolg versprechend. Deshalb gilt als erstes wichtiges Gesetz bei Aufträgen: Das Angebot soll möglichst ausführlich alle Eventualitäten, die im Verlauf eines Auftrags auftreten können, berücksichtigen. Sie ahnen schon, was das Problem dabei ist: Der potenzielle Kunde muss sehr viel lesen, und dazu hat er unter Umständen wenig Lust. Auch bergen umfangreiche Angebotstexte die Gefahr von Missverständnissen und inneren Widersprüchen, die in mühseligen Telefonaten zu klären sind und den Erfolg Ihres Angebots untergraben können. Deshalb gilt als zweites wichtiges Gesetz der Angebotserstellung: Fassen Sie sich kurz. Diese beiden Gesetze widersprechen sich natürlich, lassen sich aber auf einen einfachen Nenner bringen: so ausführlich wie nötig, so kurz wie möglich! Lesen Sie dazu auch Kapitel 10.6: Ich arbeite einfach zu viel. Wie hoch ist der Aufwand? Aus den Informationen, die Ihnen der potenzielle Kunde zur Verfügung gestellt hat und die Sie durch eigene Recherchen ergänzt haben, erstellen Sie die Inhalte des Auftrags: •• Zielbestimmung: Welche Ziele verfolgt der potenzielle Kunde mit dem Einsatz eines Freiberuflers? Ist der Auftraggeber ein Buchverlag, ist die Erwartung an einen Lektor, dass dieser aus einem Manuskript Schriftform angebracht Auftragsinhalt Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 57 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 56 3 Los geht’s mit den ersten Kunden56 ein druckfähiges Werk macht. Ein IT-Dienstleister wird engagiert, um Fehlerquellen einer neuen Software auszuschalten, und ein Finanzberater, um lukrative und sichere Anlagemöglichkeiten zu finden. •• Einstieg: Wie werden Sie als Freiberufler an die Aufgabe herangeführt? In fast jedem Fall werden Sie sich einarbeiten müssen. Für Ihre Kalkulation ist wichtig, wie hoch dieser Aufwand ist und ob dieser von Ihnen selbst bewältigt werden muss (zum Beispiel die Einarbeitung in eine neue Software oder in neue Themen) oder ob dieser Aufwand vom Arbeitgeber mit bezahlt wird. •• Praktische Umstände: Die grundlegendste Frage ist, ob Sie im Unternehmen oder in Ihrem eigenen Büro arbeiten. Im ersten Fall fällt die Kalkulation leichter, weil Sie sich um Ausstattung (zum Beispiel hochauflösende Scanner und Drucker, notwendige Software, Verbrauch von Büromaterialien und ähnliche Dinge) nicht zu kümmern brauchen – das stellt alles Ihr Kunde. Arbeiten Sie vom eigenen Büro aus, müssen Sie das alles selbst beschaffen und in Ihrer Kalkulation berücksichtigen. Ist das Unternehmen räumlich weiter weg, sind im ersten Falle noch die Kosten für Fahrten sowie die Zeit, die Sie dafür benötigen, zu berücksichtigen. •• Zeitbedarf: Ihr Aufwand sind die Tage und Stunden, die Sie in das Kundenprojekt einbringen müssen. Das kann unter Umständen ganz einfach sein, wenn zum Beispiel jemand von Donnerstag bis Samstag für eine Fachmesse eine Standbesatzung sucht und die Anfangs- und Schlusszeiten klar vorgegeben sind. Wenn es aber um Langzeitprojekte geht, die Abgrenzung der Aufgaben nicht geklärt ist oder einfach nach einer grundsätzlichen Mitarbeit bei bestimmten Themen ohne genaues Ende gefragt wird, können Sie den Zeitbedarf im Prinzip nur schätzen und im Verlauf der Zusammenarbeit nach und nach genauer bestimmen. In diesen Fällen können Sie natürlich nur Kosten pro Stunde, Tag, Woche oder Monat angeben, keinesfalls verbindliche Gesamtkosten. Im Laufe der Zeit können Sie Ihren Aufwand immer besser abschätzen. Aber was machen Sie bei Ihren ersten Aufträgen? In diesem Fall suchen Sie das Gespräch mit jemandem, der das wissen könnte – am besten natürlich einen Freiberuflerkollegen, den Sie persönlich oder über Ihr soziales Netzwerk kennen. Auch Gründerberater oder Informationen Ihres Berufsverbands können Ihnen helfen. 3.4 Welches Honorar ist richtig? Während es für einige freie Berufe (zum Beispiel Rechtsanwälte oder Ärzte) Honorarbestimmungen gibt, stellt sich für andere Freiberufler zu Beginn die Frage: Wie viel Geld kann ich für meine Arbeit verlangen? Die Einarbeitungszeit Materialaufwand Zeitaufwand Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 57 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 56 3.4 Welches Honorar ist richtig? 57 meisten tendieren wohl dazu, die Stundensätze erst einmal etwas niedriger anzusetzen. Schließlich kann man ja nicht gleich so viel verlangen wie die „alten Hasen“ in der Branche. Und man muss erst einmal ein paar Kunden ködern. Andererseits ist es schwierig, bei einem Kunden, der öfter Aufträge vergibt, von einem niedrigen Preisniveau auf ein höheres zu kommen – wie soll man schließlich begründen, dass man 2013 ein (zum Beispiel) doppelt so hohes Honorar haben möchte wie 2012? Das wird keinem Kunden einleuchten. Zum Einstieg umsonst? Fast jeder, der schon länger Freiberufler ist, kann sich noch an ihn erinnern: den ersten Kunden. Gemeint ist dabei der erste „echte“ Kunde, der eine Leistung nicht nur in Anspruch nimmt, sondern auch dafür bezahlt. So ganz selbstverständlich ist das nicht, zu weit ist die unselige Praxis verbreitet, Freiberufler mit „Probeaufträgen“ und „Einarbeitungszeiten“ umsonst arbeiten zu lassen. Deshalb vorneweg: Es ist nur in sehr speziellen Fällen sinnvoll, umsonst zu arbeiten. Und für alle, die diesen ersten Ratschlag in den Wind schlagen, haben wir noch einen zweiten: Arbeiten Sie nur umsonst, wenn es einen klaren Meilenstein gibt, ab dem Sie bezahlt werden. Bei einem Übersetzer kann das ein Text sein, der in ähnlicher Form regelmäßig zu übersetzen ist. Der Auftraggeber kann Ihre Arbeit anhand dieses Probeauftrags beurteilen und entscheiden, ob er für diese Qualität bereit ist, Sie zu bezahlen. Als Freiberufler in der IT-Branche macht man bei Neukunden einige Schnuppertage, um dessen IT-Architektur und die fest angestellten Mitarbeiter kennenzulernen. Danach werden die Stunden und Tage berechnet und aufgeschrieben. Versuchen Sie aber zumindest, einen kleinen Betrag für Probeaufträge und Probezeiten in Rechnung zu stellen. Damit testen Sie die Zahlungsbereitschaft des Kunden – wer sich dem verweigert, wird vermutlich auch später kein guter Zahler sein. Lesen Sie dazu auch Kapitel 10.9: Ich werde ausgenutzt. Eine Sonderform der Probe stellt das „Pitching“ dar. Vor allem Grafiker und Illustratoren kennen diese Wettbewerbe, bei denen Freiberufler mit Entwürfen gegeneinander antreten und der beste den Auftrag erhält. Ob Sie hier mitmachen oder nicht, hängt von vielen Faktoren ab. •• Vielleicht haben Sie jetzt am Start noch nicht sehr viele Projekte, die Sie bei der Akquise vorweisen können? Dann kann es sinnvoll sein, sich an einem „Pitch“ zu beteiligen und das Ergebnis Ihrer Arbeit unabhängig davon, ob daraus ein Auftrag entstanden ist oder nicht, als Referenz vorweisen zu können. •• Die Zahl der Teilnehmer sollte begrenzt sein. Wenn zum Beispiel im Freiberuflermarkt auf XING alle registrierten Mitglieder zur Teilnah- In Ausnahmen umsonst Pitching Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 59 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 58 3 Los geht’s mit den ersten Kunden58 me aufgerufen werden, sind Ihre Chancen denkbar gering. Fragen Sie nach, wie viele angesprochen wurden. Je weniger, desto besser. •• Je konkreter die Auswahlprozedur beschrieben ist, desto seriöser ist der Pitch. Abgabedatum und der Zeitraum, in dem die eingereichten Arbeiten geprüft werden, müssen angegeben sein. •• Seriöse Pitchs wählen oft in zwei Stufen aus: Relativ viele werden zur Einreichung von Projektskizzen und Entwürfen aufgefordert. Dafür wird nichts bezahlt. Aus diesen Einreichungen werden zwei oder drei ausgewählt mit der Bitte, diese weiter auszuarbeiten – gegen Entgelt. Viele Experten raten, überhaupt nicht umsonst zu arbeiten, egal, wie die Umstände sind und was man Ihnen verspricht. Das mag zwar der grundsätzlich richtige Gedanke sein, aber gelegentlich muss man am Start „geschmeidig“ sein und Kompromisse eingehen, die Sie später so nicht mehr machen müssen. Vorsicht vor Ideenklau! So mancher „Kunde“ lässt sich die Ideen geben und arbeitet dann selbst damit weiter. Bevor Sie sich also auf kostenloses Arbeiten einlassen, fragen Sie den Kunden, welche bezahlten Aufträge in der Folge denn „in der Pipeline“ seien und wie diese bezahlt würden. Nur wenn Sie darauf eine konkrete und glaubwürdige Antwort erhalten, sind Sie dabei. Zum Einstieg günstiger Vielleicht haben Sie den Standpunkt, Ihre Leistung auch bei Pitchs und Probeaufträgen auf keinen Fall unentgeltlich erbringen zu wollen? Dann empfiehlt sich die Überlegung, ob Sie im Rahmen Ihres Berufseinstiegs mit einem ermäßigten Honorar leben können. Vom Einstiegs- zum Markthonorar Stefanie Grewel, Fotografin: „Ich bin seit ca. zehn Jahren freie Fotografin. Gerade die Honorargestaltung hat mir am Anfang Sorgen bereitet. Zum einen fehlte mir ein berufliches Netzwerk, um sich über das Thema auszutauschen. Zum anderen waren die bestehenden Honorarempfehlungen nur für bereits etablierte Fotografen sinnvoll, bei denen sich das Honorar erheblich von denen eines ‚Anfängers’ unterscheidet. Zunächst habe ich mich daher mit meinen Studienkollegen, später dann mit Fotografen, denen ich assistierte, ausgetauscht. Das Gefühl für das richtige Honorar kommt dann mit der Zeit. Und mittlerweile weiß ich auch, was meine Arbeit wert ist. Ich kann mir daher auch die Freiheit nehmen, bei der Honorargestaltung auf die Art des Kunden einzugehen, das heißt, bei Großkunden einen anderen Maßstab anzulegen als etwa bei kleinen Unternehmen.“ Was man von der Fotografin lernen kann: Es geht bei der Honorarfindung immer auch um die spezielle Situation: Wer ist der Kunde? Wie hart ist der Wettbewerb? Was ist man in den Augen des Kunden wert? Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 59 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 58 3.4 Welches Honorar ist richtig? 59 Der Vorteil eines (im Verhältnis zum Markthonorar) niedrigeren Einstiegshonorars liegt auf der Hand: Sie gleichen aus Sicht des Kunden eine niedrigere Berufserfahrung mit geringeren Kosten aus. Paradoxerweise müssen Sie das niedrige Honorar genauso gut begründen wie ein hohes: Die Gefahr besteht nämlich, dass der potenzielle Kunde das geringe Honorar mit schlechter Qualität gleichsetzt – und lieber jemanden nimmt, der mehr Geld verlangt. Formulieren Sie also: •• „Ich bin in dem Thema sehr gut drin, deshalb kann ich Ihnen einen günstigen Preis machen.“ •• „Das passt zeitlich sehr gut, deshalb bin ich an dem Auftrag sehr interessiert und biete Ihnen ein interessantes Honorar.“ •• „Bei dem Projekt kann ich wichtige Erfahrungen machen, deshalb kann ich Ihnen beim Preis entgegenkommen.“ Aber was heißt „entgegenkommen“ und „günstig“? Um dies berechnen zu können, benötigen Sie eine konkrete Vorstellung, wie viel Sie durchschnittlich verdienen möchten, um vernünftig „über die Runden zu kommen“. In der kurzfristigen Perspektive (und um die geht es beim Berufseinstieg) sind drei Punkte wichtig: •• Welche privaten Fixkosten müssen Sie jeden Monat zahlen (zum Beispiel Miete, Versicherungen)? •• Was brauchen Sie für den täglichen Bedarf? •• Wie viel müssen Sie für die Einkommensteuer zurücklegen? Natürlich werden Sie langfristig mit dieser Betrachtung nicht weiterkommen. Schließlich ist immer mal wieder ein neuer PC fällig, Urlaube und private Anschaffungen wollen finanziert und auch für Krankheit und Alter muss Vorsorge getroffen werden. Dem widmen wir uns aber erst in Kapitel 4, wenn es darum geht, einen Kundenstamm aufzubauen und dabei langfristig unter Betrachtung aller Ausgaben und Einnahmen profitabel zu arbeiten. Hier soll es aber nur darum gehen, den Berufseinstieg zu meistern und sich als Freiberufler zu etablieren. Was gibt der Markt her? Sie haben jetzt einen Stundensatz ermittelt, bei dem sich Ihre Arbeit lohnt. Doch sind Ihre Kunden auch bereit, diesen Preis zu zahlen? Gerade in wirtschaftlich kritischen Zeiten schauen sowohl Privatkunden als auch Unternehmen genau aufs Geld. Die Folge: Kosten werden gesenkt, weniger Aufträge werden vergeben, die Preise werden gedrückt. Sie als Auftragnehmer sollten sich genau überlegen: Wie weit komme ich dem Kunden entgegen, sodass ich davon und damit leben kann? Nicht selten werden Sie feststellen, dass es im Markt informelle Preisunter- und Preisobergrenzen gibt. Diese variieren je nach Marktlage – in schwierigen Zeiten nach unten, in besseren nach oben. Wer außerhalb dieser Bandbreite (zu Honorar begründen Mindesthonorar Übliche Honorare ermitteln Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 61 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 60 3 Los geht’s mit den ersten Kunden60 weit unten oder oben) ist, bekommt auch bei sehr guten Qualifikationen keine Chance. Es lohnt sich deshalb, Fachzeitschriften und Blogs zu lesen und mit Kollegen und anderen Freiberuflern der Branche im Gespräch zu bleiben, um bezüglich der Marktlage auf dem Laufenden zu bleiben. Lesen Sie dazu auch Kapitel 2.2: Der Businessplan. Welches Potenzial hat der Kunde? Preise hängen auch davon ab, wie zahlungskräftig und -willig ein Kunde ist. So vermuten Sie in der Regel richtig, wenn Sie davon ausgehen, dass ein Einmannunternehmen sehr viel stärker auf den Preis achtet als ein Konzern, für den Qualität und Zuverlässigkeit der Leistung die wesentliche Rolle spielen. Eine Sonderrolle nehmen Staatsunternehmen ein: Hier haben Sie in der Regel niedrige Honorare und müssen meist sehr lange auf Ihr Geld warten – aber letztlich werden Sie bezahlt. Bei Kleinunternehmen bündeln sich die Nachteile häufig: Sie erzielen niedrige Honorare, müssen lange auf Ihr Geld warten und können oft nicht sicher sein, dass Sie es überhaupt erhalten. Fazit: Große Unternehmen sind tendenziell lukrativer als kleine, hier können Sie durchaus auch versuchen, mit einem hohen Gewinnaufschlag zu kalkulieren (und damit wieder andere Aufträge mit niedrigen Honoraren ausgleichen). Kleine Unternehmen, die niedrige Honorare bezahlen, können dann sinnvoll sein, wenn Sie nicht ausgelastet sind und unbezahlter Leerlauf damit vermieden wird. Selbstschutz mit Preisuntergrenze Sie müssen für sich eine absolute Preisuntergrenze festlegen! Das kann Sie zwar den einen oder anderen Kunden kosten – auf lange Sicht werden Sie damit jedoch glücklicher sein. Bedenken Sie: Sind Sie ununterbrochen damit beschäftigt, schlecht bezahlte Aufträge abzuarbeiten, fehlt Ihnen die Zeit, nach lukrativen Jobs Ausschau zu halten. 3.5 Überzeugend: Ihr erstes Angebot Nun haben Sie alles zusammen: Sie haben Ihre Aufgabe abgegrenzt, wissen, wie hoch Ihr Aufwand ist und wie viel Geld Sie für Ihre Leistung haben möchten. Jetzt gilt es, aus diesen Informationen ein attraktives Paket zu schnüren: Ihr Angebot. Dieses liefert nicht nur die Information „Was kostet das?“, sondern •• ruft dem Empfänger noch einmal die Details der Vorbesprechung in Erinnerung, •• zeigt ihm, dass Sie die Aufgabe richtig verstanden haben, Funktion Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 61 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 60 3.5 Überzeugend: Ihr erstes Angebot 61 •• grenzt die Aufgabe zeitlich und sachlich ab und •• stellt dem Preis die Qualität Ihrer Leistung gegenüber. Sie können es auch so ausdrücken: Ihr schriftliches Angebot ist eine Verkaufsmaßnahme und soll den Empfänger nicht nur informieren, sondern ihn davon überzeugen, Sie zu engagieren. Formale Bestandteile Gehen Sie davon aus, dass der Empfänger Ihren Brief (oder gegebenenfalls die PDF als Anhang Ihrer E-Mail) öffnet und zunächst kurz überfliegt. In dieser ersten Phase haben Sie die Chance zu punkten, indem Sie in der Betreffzeile und durch Hervorhebungen Ihre wichtigsten Argumente nennen. Schreiben Sie in der Betreffzeile noch einmal genau, worum es geht – im Zweifel hat der Entscheider viele Projekte in Arbeit und kann Sie nicht gleich zuordnen. Helfen Sie ihm mit einer klaren Nennung der Tätigkeit, verbunden mit einem Argument: „Angebot für Ihre Pressearbeit – alles aus einer Hand“ oder „Angebot für die Durchführung von lückenlosen Tests für Ihre sichere Software“ könnte Ihre Betreffzeile lauten. Vermeiden Sie das Wort „günstig“ oder andere Attribute, die sich auf einen niedrigen Preis beziehen. Denn wenn andere günstiger sind, haben Sie schon verloren. Preise sind relativ Ihre Preise können nur relativ zu Ihrer Leistung günstig sein, niemals absolut. Ansonsten wirken Sie wie ein Discounter, der „Preisknüller“ verkauft, darüber hinaus aber keine Vorteile für sich zu nennen weiß. Sie dagegen argumentieren, dass Sie zwar nicht absolut der billigste sind, dafür aber mit Ihrer Qualität punkten und das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bieten. Nach der Betreffzeile sprechen Sie Ihren Ansprechpartner mit „Sehr geehrte Frau Müller“ oder „Sehr geehrter Herr Meier“ an. Diese förmliche Anrede nutzen Sie auch dann, wenn Sie Ihren Ansprechpartner schon von der Grundschule her kennen. Der Grund: Dieser wird Ihr Angebot noch anderen Personen zeigen (müssen), die die intime Anrede unter Umständen irritierend finden. Falls Ihnen das zu unpersönlich wirkt, können Sie ja noch einen Klebezettel mit der Aufschrift „Hallo Simone, geht das so?“ anbringen. Der Empfänger kann diesen Gruß vor der Weitergabe entfernen, sodass Sie zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen: Der Empfänger wird persönlich angesprochen, die Weitergabe des Angebots ist dennoch kein Problem. Beginnen Sie dann mit der Vorgeschichte des Angebots. Beziehen Sie sich auf den letzten Besuch, das Telefonat oder die E-Mail, in der Sie zur Abgabe eines Angebots aufgefordert wurden. Bedanken Sie sich noch einmal für die Möglichkeit, sich gegenüber dem potenziellen Kunden präsentieren zu dürfen, und starten Sie dann mit der Leistungsbeschreibung. Verwen- Betreffzeile Förmliche Anrede Leistungsbeschreibung Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 63 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 62 3 Los geht’s mit den ersten Kunden62 den Sie hierauf große Sorgfalt, denn Fehler oder Unklarheiten können dazu führen, dass Sie einzelne Positionen nicht abrechnen können oder Leistungen umsonst erbringen müssen, weil der Kunde davon ausging, dass sie in anderen Leistungen integriert sind. Stellen Sie sich dazu die berühmten W-Fragen: •• Was ist genau zu tun? •• Wann ist die Leistung zu erbringen (Beginn, Ende, Intervalle)? •• Wo ist die Leistung zu erbringen (eigenes Büro oder in den Räumen des Auftraggebers)? •• Welche Voraussetzungen/Rahmenbedingungen liegen dem Angebot zugrunde (der Auftraggeber stellt notwendige Informationen und einen Arbeitsplatz zur Verfügung, Zahl der notwendigen Fahrten, Anzahl von Korrekturläufen, Anzahl der Tage etc.)? •• Wie ist die Leistung zu erbringen (verabredete Vorgehensweise, Nutzung von bestimmten Tools, Zusammenarbeit mit anderen Personen)? Haben Sie nichts vergessen? Prüfen Sie das, indem Sie sich negative Szenarien bezüglich des Projektverlaufs überlegen. •• Der Start des Projekts verzögert sich immer wieder. •• Im Verlauf des Projekts kommt es immer wieder zu größeren Zwangspausen, weil andere den benötigten Input nicht liefern. •• Es werden fehlerhafte Daten geliefert, sodass Sie Aufgaben mehrere Male erledigen müssen. •• Es kommen vergessene oder unvorhersehbare Aufgaben hinzu. •• Das Unternehmen trifft wichtige Entscheidungen nicht. •• Der Auftraggeber überlegt es sich mittendrin anders und stoppt das Projekt. Und so weiter und so fort – die Realität bietet schier unendlich viele Möglichkeiten, die ein Projekt negativ beeinflussen können. Als Grundgedanke hilft Ihnen hier vielleicht Murphys Gesetz, dass im Wesentlichen sagt: „Was schiefgehen kann, wird auch schiefgehen.“ Für all diese Eventualitäten müssen Sie Vorsorge treffen. Aber wie soll das gehen, ohne den Empfänger mit seitenlangen Ausführungen zu verwirren und/oder zu langweilen? Ganz einfach, indem Sie sich überlegen, was eigentlich die Stellschrauben Ihres Aufwands sind. Die wichtigste heißt „Zeit“ – je mehr Sie davon für die Erledigung des Auftrags benötigen, desto schlechter. Schreiben Sie also in das Angebot hinein: „Dem Angebot liegt ein Zeitaufwand von 15 Tagen zugrunde. Entsteht durch Veränderungen am Projekt, die ich nicht zu vertreten habe, Mehraufwand, wird dieser mit 700 Euro am Tag zusätzlich vergütet.“ Damit haben Sie fast alle möglichen Fälle, die auftreten können, „erschlagen“ und können sich bei Ihren Nachforderungen stets darauf berufen. Das ist die gute Nachricht. Die schlechte: Ein solcher Passus wird den Auftrag- Unvorhersehbares einkalkulieren Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 63 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 62 3.5 Überzeugend: Ihr erstes Angebot 63 geber auf den Plan rufen und Nachfragen auslösen. Kommen hier eventuell ungeplante Mehrkosten auf ihn zu? Schreiben Sie deshalb noch: „Der Auftraggeber wird selbstverständlich zeitnah über Mehrkosten informiert, sobald diese absehbar sind.“ Sicherheitsbewusste Auftraggeber werden diese Formulierung dennoch diskutieren, weil sie das Kostenrisiko nicht eingehen möchten. Bei größeren Unternehmen geht es dabei vor allem um den formalen Aspekt, eine gemachte Kalkulation nicht zu überschreiten. Häufig können Sie sich hier auf ein Budget einigen, das 10 oder 20 Prozent über Ihrem Angebot liegt, dafür aber unbedingt einzuhalten ist. Bei kleineren Unternehmen spielen die wirklichen Kosten eine große Rolle, da die finanziellen Möglichkeiten beschränkt sind. Gehen Sie hier in die Diskussion, wie der Auftraggeber dazu beitragen kann, dass Sie im Rahmen des Angebots bleiben können, zum Beispiel durch schnelle und nachhaltige Entscheidungen und pünktliche Zuarbeit der anderen beteiligten Personen. Eine weitere Stellschraube, die zu einer höheren Rechnung führen kann, ist der sachliche Aufwand. Beispiele dafür sind deutlich mehr Fahrten als geplant oder wenn sich die Anschaffung einer teuren Software als notwendig erweist. Hier kann man sich meist auf folgenden Passus einigen: „Fahrten und notwendige zusätzliche Anschaffungen, die sich im Verlauf des Projektes als notwendig erweisen, werden nach vorheriger Absprache mit dem Auftraggeber zusätzlich berechnet.“ Die atmende Kundenbeziehung Lassen Sie Ihrer Kundenbeziehung Luft zum Atmen – letztlich weiß auch Ihr Kunde nicht, wie sich das Projekt, das er mit Ihnen durchführen will, entwickeln wird. Versuchen Sie also nicht, ihn bis auf die letzten Details festzulegen – diese kennt er oft selbst nicht genau und kann Ihnen deshalb auch keine entsprechenden Zusagen machen. Ein letztes Risiko wird sich auch durch ein noch so ausgeklügeltes Angebot nicht aus der Welt schaffen lassen – gehen Sie es ein und vertrauen Sie darauf, dass Sie mit allen Eventualitäten schon fertig werden. Nachverhandeln – aber wie? Überlegen Sie selbst: Wenn jemand mit Ihnen eine feste Abmachung trifft und Sie sich darauf verlassen, sind Sie nicht besonders erfreut, wenn der andere plötzlich die Vereinbarung ändern will. Das gilt für die Vereinbarungen mit Ihren Kunden natürlich ganz genau so: Vermeiden Sie Nachverhandlungen, wo immer es geht. Gibt es Aussicht auf Folgeaufträge, kann es unter Umständen sogar sinnvoll sein, ein Projekt mit einem Minus abzuschließen, sich den zufriedenen Kunden zu erhalten und das nächste Mal besser zu kalkulieren. Zur Vorbeugung führen Sie bei Verhandlungen Bremsklötze ein. Anstatt also impulsiv am Telefon zu sagen „Ja, super, vielen Dank“, gewinnen Sie etwas Zeit zum Nachdenken: „Ja, das hört sich sehr gut an. Kann ich Ihnen morgen Früh Bescheid geben?“ Auf diese Weise geben Sie sich selbst Möglichst vermeiden Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 65 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 64 3 Los geht’s mit den ersten Kunden64 Zeit, noch einmal alle Punkte des Auftrags durchzugehen oder die Sache mit einem befreundeten Freiberufler zu besprechen. Ist es dann doch passiert und Sie entdecken, dass die getroffene Abmachung mit dem Kunden nicht so toll war, definieren Sie zunächst die Erfolgslücke. Diese besteht aus dem Unterschied zwischen einer sinnvollen Vereinbarung und dem Fehler, den Sie gemacht haben. Ist der Unterschied und damit der Nachteil nicht allzu groß, lohnt sich ein Nachverhandeln unter Umständen nicht. Sparen Sie sich das in diesem Fall für wichtigere Fälle auf. Ist die Erfolgslücke groß, planen Sie die Nachverhandlungen. Zunächst geht es darum, wirksame Argumente für den Einstieg in Nachverhandlungen zu finden. Gute Argumente sind jene, an denen Sie keine oder nur geringe „Schuld“ trifft. Vielleicht waren Sie zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe nicht über alle Einzelheiten informiert, oder der Kunde interpretiert bestimmte Inhalte anders als Sie? Oder es sind Umstände eingetreten, die beide Seiten nicht vorhersehen konnten? In diesem Fall schildern Sie als Einstieg in die Nachverhandlungen die Sachlage und bitten Sie dann um einen „Nachschlag“: „Diese Kosten habe ich in meinem Angebot leider nicht berücksichtigt, bitte aber dennoch darum, dass Sie diese übernehmen.“ Wenn ansonsten die Zusammenarbeit gut läuft, wird man Ihnen zumindest ein Stück weit entgegenkommen. Schlechte Argumente sind jene, die Ihnen den Anschein von unprofessionellem Arbeiten geben. Dazu gehören Aussagen wie „Diese Position habe ich vergessen“ oder „Das war ein Tippfehler“. Das macht natürlich keinen guten Eindruck, und auf solche Argumente sollten Sie verzichten, den Verlust als Lehrgeld betrachten und das nächste Mal sorgfältiger arbeiten. Und so könnte Ihr Angebot aussehen Hier ein Beispiel, bei dem die Preisfindung und das Angebot sehr schwierig waren. Der potenzielle Kunde ist ein Verlag, der ein Forum im Rahmen seines Portals aufbauen möchte und nach redaktioneller Unterstützung sucht. Es ist bekannt, dass der Kunde sehr preissensibel ist. Deshalb werden im Angebot die Vorgehensweise und die Leistung ausführlich beschrieben, um den Kosten einen angemessenen Nutzen gegenüberzustellen. Firmenname, Adresse und Hintergrund des Angebots werden in einem beigefügten Brief erläutert, sodass es hier nur noch um den reinen Angebotstext geht: Angebot Was Sie jetzt lesen werden: •• Das wollen Forumsmitglieder •• So aktivieren wir die Mitglieder •• So finden wir neue Mitglieder •• Meine Expertise •• Meine Konditionen Argumente zurechtlegen Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 65 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 64 3.5 Überzeugend: Ihr erstes Angebot 65 Das wollen Forumsmitglieder Ob ein Forum angenommen wird oder nicht, hängt meiner Erfahrung nach von dem Nutzwert ab, den es bietet: •• Antworten und Lösungen finden (und keine Fragen beantworten müssen) •• Impulse erhalten, von Chancen erfahren •• Kunden finden oder von Kunden gefunden werden •• Mitarbeiter und Azubis finden (oder von diesen gefunden werden) •• Emotionaler Nutzen: Hier sind Leute, die denken wie ich. Gerade in Ihrer Branche ist die Neigung, in Foren zu „stöbern“ und diese ohne konkreten Anlass häufiger aufzusuchen, außerordentlich gering ausgeprägt. So aktivieren wir die Mitglieder Ein Forum muss eine Konsumhaltung bedienen: Mit einem regelmäßigen Newsletter („Forum aktuell“) müssen die Mitglieder immer wieder zum Besuch des Forums aktiviert werden. Konkret passiert dies mit Textanrissen – für den kompletten Text muss man das Forum betreten. Möglich ist auch die Kombination mit Ihrem Newsletter-Angebot (Rubrik „Aus dem Forum“). Wichtig ist nur, dass Forumsmitglieder eigenen, abgegrenzten Content erhalten, auf den Nicht-Mitglieder keinen Zugriff haben. Damit das funktioniert, muss immer wieder neuer, interessanter Content geboten werden, zum Beispiel: •• Kunde sucht nach Handwerker •• Handwerker sucht Kooperationspartner •• Stellenangebote und Stellengesuche •• Hinweise auf neue Websites •• neue Förderprogramme •• Kurztipps zur Unternehmensführung (Kostenspartipps etc.) •• gelegentliche Interviews mit Mitgliedern •• das Handwerk in der Presse Damit die Mitgliederzahl wächst, müssen immer wieder Handwerker im Netz angesprochen werden. Das kann „halbautomatisch“ durch Postings über Twitter, Facebook und XING erfolgen. Konkret stelle ich mir vor: •• Neue Inhalte werden „getwittert“. Der Twitter-Account wird parallel zum Forum gemanagt, d. h. wer sich ins Forum einträgt, wird auf Twitter gesucht und eingeladen, sich zusätzlich betwittern zu lassen. •• In XING habe ich selbst über 600 Kontakte sowie eine Gruppe aus dem Bereich Wirtschaft mit etwa 4.400 Mitgliedern, über die wir News posten und Interessenten anlocken können. •• Direkteinladungen in Facebook und XING •• Partnerschaften mit Mittelstandsgruppen in Facebook und XING •• Hinweise in Ihren anderen Publikationen Meine Expertise •• seit zehn Jahren Journalist zu allen Themen der Unternehmensführung •• Aufbau einer eigenen XING-Gruppe •• Affinitäten zu allen Möglichkeiten des Web 2.0 •• durch Beiträge und Reportagen fundierte Kenntnisse über die Lebens- und Arbeitswelten der Handwerker •• Weiteres unter meine Website.de Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 67 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 66 3 Los geht’s mit den ersten Kunden66 Meine Konditionen Im Krankheits- und Urlaubsfall kann ich jederzeit Vertretung stellen, sodass eine durchgängige Betreuung des Forums gewährleistet ist. •• weniger als 40 Stunden pro Monat: 60 Euro pro Stunde •• mindestens 40 Stunden pro Monat: 50 Euro pro Stunde Ich würde mich sehr freuen, wenn ich bei diesem interessanten Projekt Ihr Dienstleister sein dürfte. Für Rückfragen stehe ich selbstverständlich gerne zur Verfügung. 3.6 Erfolgreich nachfassen – und gewinnen! Erstaunlich viele Freiberufler drücken sich nach Abgabe des Angebots selbst die Daumen – und tun ansonsten nichts. Häufig wird dieses Nichtstun mit diffusen Aussagen wie „Man will nicht aufdringlich wirken“, „Sonst denken die, man hätte den Auftrag dringend nötig“ oder „Die werden sich schon melden“ begründet. Der wirkliche Grund besteht in der Angst vor einer Ablehnung und den damit verbundenen Aussagen im Schriftverkehr oder den Telefonaten. Kein Risiko, keine Chance, kein Erfolg Dabei ist der konstruktive und emotionsfreie Umgang mit Absagen und negativen Aussagen über Sie, Ihr Angebot und Ihre Leistungen eine der wichtigsten Grundvoraussetzungen für Ihren Erfolg. Wer Angst vor Ablehnung und Kritik hat, wird Chancen automatisch und unbewusst ausweichen. Denn jede Chance beinhaltet natürlich immer auch das Risiko zu scheitern – aber wer dieses Risiko meidet, meidet natürlich auch die Chance und damit den Erfolg. Gewöhnen Sie sich an, das Nachfassen als völlig selbstverständlichen Bestandteil der Angebotsabgabe zu betrachten. Dazu gehört schon ein entsprechender Passus im Begleitschreiben des Angebots: „Ich werde mir erlauben, Sie in den nächsten Tagen zu kontaktieren für den Fall, dass noch offene Punkte zu klären sind.“ Dies zeigt dem Empfänger, dass Sie wirklich interessiert sind, und wird ihn dazu bewegen, das Angebot zumindest zu überfliegen, um auf Ihren Anruf vorbereitet zu sein. Achten Sie bereits in den Vorgesprächen auf Meilensteine bei der Entscheidungsfindung: „Der Einkaufsleiter wird nächste Woche aus dem Urlaub zurück sein. Dann werden wir zügig die Entscheidung treffen.“ Äußert sich Ihr Gesprächspartner nicht zu diesem Thema, schadet es nicht, nach dem Termin zu fragen: „Bis wann werden Sie eine Entscheidung treffen?“ Gibt es dazu eine eindeutige Aussage, bitten Sie gleich um Erlaubnis für Ihre Nachfassaktion: „Darf ich mich dann Ende nächster Woche melden und nach dem Stand der Dinge fragen?“ Kaum jemand wird etwas dagegen haben. Nachfassen ankündigen Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 67 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 66 3.6 Erfolgreich nachfassen – und gewinnen! 67 Bevorzugen Sie zum Nachfassen stets das Telefon. Sie erhalten die gewünschte Information schnell, können Fragen sofort abschließend klären und eventuell auf ungünstige Entwicklungen reagieren. Ein Nachfassanruf könnte zum Beispiel so aussehen: •– Sie: „Guten Tag, Frau Müller. Hier spricht Janine Schubert, wir haben letzte Woche darüber gesprochen, ob ich das neue Layout für Ihre Kundenzeitschrift erstelle.“ •– Kunde: „Ja, ich erinnere mich.“ •– Sie: „Ich hatte Ihnen dazu letzte Woche mein Angebot geschickt und möchte fragen, ob Sie schon Gelegenheit hatten, einen Blick hinein zu werfen.“ Hand aufs Herz: Wer sollte sich durch eine solche Nachfrage belästigt fühlen? Wohl niemand. Gibt es also einen Grund, eine solche Nachfassaktion nicht durchzuführen? Keinen – jedenfalls keinen objektiven. Im einfachsten Fall erhalten Sie auf Ihre Frage eine Antwort: •– Kunde: „Wir haben uns bereits entschieden und möchten Ihnen gerne die Aufgabe übertragen.“ Das ist natürlich erfreulich. In diesem Fall bedanken Sie sich und bringen in Erfahrung, wie es konkret weitergeht. •– Sie: „Das freut mich wirklich. Ich hatte auch von Anfang an das Gefühl, dass das Projekt zu mir passt. Wie gehen wir jetzt weiter vor?“ So einfach ist die Welt natürlich nicht immer oder meistens nicht, leider. Wie geht es weiter, wenn sich der Kunde noch gar nicht entschieden hat? Hier gibt es mehrere Varianten, je nachdem, wie kommunikativ Ihr Ansprechpartner ist. •– Kunde: „Wir werden uns nächste Woche entscheiden und melden uns dann bei Ihnen.“ •– Sie: „Ich danke Ihnen für diese Auskunft. Konnten Sie mit den Angaben in meinem Angebot etwas anfangen?“ •– Kunde: „Ja, da war alles in Ordnung.“ War dem nicht so, ist jetzt der Moment für den Kunden, noch etwas nachzufragen oder anzumerken. Solche Nachfragen sind äußerst positiv zu bewerten – offensichtlich hat man sich mit Ihrem Angebot tatsächlich beschäftigt. •– Sie: „Kann ich dann übernächste Woche mit dem Bescheid rechnen?“ •– Kunde: „Ja, ich denke schon.“ Am besten per Telefon Zusage Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 69 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 68 3 Los geht’s mit den ersten Kunden68 Verzichten Sie nicht auf diese Konkretisierung – sie gibt Ihnen, wenn die Frist überschritten ist, den Anlass, um eventuell noch einmal nachzuhaken. Achten Sie auf Signale, die Ihnen zeigen, wie die Chancen für Sie stehen. Neben Nachfragen zu Ihrem Angebot sind das auch Fragen zu Ihrer Erreichbarkeit. In vielen Fällen ist es nämlich so, dass Kunden nach einer Entscheidung möglichst schnell „Nägel mit Köpfen“ machen, also den Vertrag schließen und mit den Arbeiten beginnen möchten. Ein weiterer einfacher Fall bei Ihrer Nachfassaktion ist die klare Absage: •– Kunde: „Wir haben uns für einen anderen Freiberufler entschieden.“ Manchmal wird noch eine Nettigkeit vorangestellt, zum Beispiel: •– Kunde: „Ihr Angebot hat uns sehr gut gefallen. Aber wir haben uns für einen Wettbewerber entschieden.“ Seien Sie sich in diesem Fall darüber im Klaren, dass die Entscheidung gegen Sie in diesem Moment unumstößlich ist. Es nützt nichts, jetzt mit Aussagen wie „Ich kann Ihnen beim Preis noch etwas nachgeben“ zu versuchen, das Ruder herumzureißen. Sie zeigen damit nur, dass Sie nicht hinter Ihrem Angebot stehen, und machen sich unglaubwürdig. Argumentieren Sie also nicht dagegen, sondern bringen Sie Ihr Bedauern zum Ausdruck, fragen Sie nach möglichen Gründen und halten Sie die Tür für spätere Zeiten offen. Denn es kommt häufiger vor, als man denkt, dass der Kunde mit seiner Entscheidung nicht froh wird und sich dann an den netten Menschen erinnert, der auf die Absage so freundlich und konstruktiv reagiert hat. •– Sie: „Das finde ich schade, ich hätte gerne mit Ihnen zusammengearbeitet. Aber vielleicht gibt es ja später einmal eine Gelegenheit dazu. Gab es spezielle Gründe, die gegen mich gesprochen haben?“ In den meisten Fällen werden Sie nur ausweichende Antworten erhalten, weil in den Unternehmen die diffuse Angst besteht, dass abgelehnte Bewerber aus konkreten Aussagen Forderungen für Schadenersatzansprüche ableiten. Sie werden also nur selten zu hören bekommen, dass man jemanden älteren oder jüngeren beziehungsweise lieber eine Frau oder einen Mann wollte. Auch dass man lieber einen preisgünstigeren Anbieter engagiert hat als Sie, wird man Ihnen nur selten sagen. Aber manchmal gibt es dennoch Aussagen, mit denen Sie etwas anfangen können: •– Kunde: „Wir haben uns für jemanden entschieden, der hier aus der Region ist.“ Dies könnte für Sie ein Hinweis sein, sich bei Ihren Angeboten mehr auf den näheren Umkreis zu konzentrieren, weil auch andere Kunden diese Präferenz haben könnten. Absage Gründe erfragen Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 69 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 68 3.6 Erfolgreich nachfassen – und gewinnen! 69 •– Kunde: „Wir haben uns für einen Grafiker entschieden, der nicht nur die Software InDesign beherrscht, sondern auch viel Erfahrung in der Bildbearbeitung hat.“ Das könnte ein Hinweis darauf sein, dass Sie Ihr Angebotsspektrum erweitern und sich entsprechend qualifizieren müssen. •– Kunde: „Wir haben uns für einen IT-Dienstleister entschieden, der schon länger am Markt ist.“ Das Los des Anfängers: Wer keine Erfahrung hat, bekommt keine Aufträge. Und wer keine Aufträge hat, kann keine Erfahrung erwerben. Immerhin können Sie diese Aussage als Anlass nehmen, doch noch die eine oder andere Referenz (zum Beispiel von früheren Arbeitgebern) aufzutreiben. Leider gibt es neben denen, die Ihr Angebot annehmen, nicht annehmen oder sich demnächst entscheiden werden, auch Auftraggeber, die Sie monatelang im Ungewissen lassen. Der Grund ist häufig, dass Projekte bei Kunden intern nicht freigegeben werden. Die Ursachen bleiben Ihnen in der Regel verborgen, die Ansprechpartner halten Sie mit ausweichenden Aussagen hin. Verwenden Sie auf solche Schwebezustände nicht allzu viel Energie – erfahrungsgemäß können Sie nichts tun, um die Sache zu klären. Rufen Sie sich alle sechs Wochen mit einer E-Mail oder einem kurzen Anruf in Erinnerung und bewahren Sie damit die kleine Chance, dass doch noch etwas aus der Sache wird.

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References

Zusammenfassung

Wie Freiberufler erfolgreich Durchstarten.

Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler

2012.

ISBN 978-3-8006-4245-8

Freiberuflich – darauf kommt es an

Dieser Ratgeber bietet eine Fülle an nützlichen Informationen, Tipps und Tricks zu allen wichtigen Themen eines Freiberuflers, so z.B. zu Werbung, Kundengewinnung, Auftragskalkulation, Steuern und Verträgen. Darüber hinaus werden praktische Anwendungen wie e-Büro, Dashboard sowie die Grundregeln des Suchmaschinenmarketing und Blogging erklärt. Damit können Freiberufler mit wenig Aufwand große Erfolge erzielen.

Experten Know-how für Freiberufler

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