Da liegt ein Brief vom Finanzamt in:

Martin Buttenmüller, Claudia Kilian

Durchstarten als Freiberufler, page 130 - 147

Selbstbestimmt und erfolgreich arbeiten

1. Edition 2012, ISBN print: 978-3-8006-4245-8, ISBN online: 978-3-8006-4246-5, https://doi.org/10.15358/9783800642465_130

Series: Vahlen Praxis

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Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 135 6 Da liegt ein Brief vom Finanzamt Das „böse Finanzamt“ wird in den Medien immer wieder aufgegriffen. Kein Wunder, dass viele Freiberufler beim ersten Kontakt mit dem Finanzamt ein leichtes Unwohlsein überkommt. Die Behörde will in der Regel Geld sehen, und das ist im Anfangsjahr eher rar. Fakt ist: Das deutsche Steuerrecht gilt aufgrund seiner unzähligen Sonder- und Spezialregelungen als eines der kompliziertesten und umfangreichsten überhaupt. Umso wichtiger ist es für Sie, die grundsätzlichen Anforderungen in puncto „Umgang mit dem Finanzamt“ zu kennen, damit Sie kein unnötiges Lehrgeld zahlen. Dies beginnt bereits bei der richtigen Rechnungsstellung und bei der gewissenhaften Prüfung der eingehenden Rechnungen. Ein weiterer Punkt, der auf Sie zukommen wird, sofern Sie auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet haben, ist die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung. Und überhaupt, wie geht das mit der Buchführung? Sollte man das selbst machen oder doch lieber einen Steuerberater beauftragen? Welche Ausgaben können Sie steuerlich geltend machen und wo sagt das Finanzamt Nein? Was müssen Sie bei der Steuererklärung beachten und was ist eine EÜR? Und schließlich: Wie lange müssen Sie die Unterlagen aufheben? 6.1 Rechnungen korrekt stellen Damit das Finanzamt ein Geschäftsdokument als Rechnung anerkennt, sind folgende Bestandteile erforderlich: •• Ihr Name und Ihre Anschrift •• Name und Anschrift des Rechnungsempfängers •• Termin der Leistung •• Rechnungsdatum •• eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer •• Bezeichnung von Art und Umfang der Dienstleistung •• Ihre Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (erhältlich beim Bundeszentralamt für Steuern) •• Nettobetrag (evtl. nach Steuersätzen aufgeschlüsselt) •• die (jeweils) darauf entfallende Umsatzsteuer (7 % oder 19 %) •• Bruttobetrag Kleinunternehmer, die umsatzsteuerbefreit sind, dürfen in ihren Rechnungen natürlich keine Umsatzsteuer ausweisen. Sie sind hingegen verpflichtet, den Rechnungsempfänger darauf hinzuweisen. Formale Anforderungen Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 137 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 136 6 Da liegt ein Brief vom Finanzamt136 Muster: Hinweis auf Kleinunternehmerreglung Wenn Sie umsatzsteuerbefreit sind, verwenden Sie in Ihren Rechnungen folgende Formulierung: „Der Leistungserbringer ist Kleinunternehmer nach § 19 UStG und damit umsatzsteuerbefreit.“ Die Bezeichnung „Rechnung“ als solche ist entbehrlich. Das Gleiche gilt im Übrigen auch für die eigenhändige Unterschrift (Ausnahme: Rechtsanwälte und Steuerberater), da die Gefahr besteht, dass jemand den Vermerk „Betrag in bar erhalten“ darüber setzen kann. Vergessen Sie Ihre Kontodaten nicht und schreiben Sie ein „Danke für den erteilten Auftrag“ oder „Vielen Dank für die gute Zusammenarbeit“ dazu – das gibt der Rechnung eine persönliche Note. Muster für Ihre Rechnung Grafikbüro Sauber Landshuter Allee 39 80637 München Topi Kindermode Landsberger Straße 360 81241 München Steuernummer: 148/183/00124 Rechnungsdatum: 1. März 2012 Rechnungsnummer: LG 2010038 Rechnung Wir erlauben uns, Ihnen für unsere Leistungen im Februar 2012 auf der Basis unseres Angebots vom 25.01.2012 folgende Beträge in Rechnung zu stellen: Entwicklung einer Wort-Bild-Marke 500 Euro Entwicklung von CD-Basiselementen 500 Euro Gesamt netto 1.000 Euro + 19 Prozent Umsatzsteuer 190 Euro Gesamt brutto 1.190 Euro Wir danken Ihnen für den Auftrag. Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag bis zum 1. April 2012 auf unser Konto bei der Total-Bank, BLZ: 300 700 25, Kontonummer: 720 323 103. Freundliche Grüße Sabine Sauber Vielleicht noch ein Hinweis in Sachen Rechnungsnummer: Gerade bei den ersten Rechnungen befürchten viele Anfänger, dass Sie mit „Rechnung Nr. 1“ ihren Kunden gegenüber preisgeben, dass sie gerade erst am Anfang ihrer Tätigkeit stehen. Eine „fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 137 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 136 6.1 Rechnungen korrekt stellen 137 Rechnungsnummer“ bedeutet jedoch nicht, dass Sie auch mit der Nummer 1 beginnen müssen. Eine zahlenmäßige Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend notwendig. Wichtig ist allein, dass die Rechnungsnummer einmalig vergeben wurde. Beispiel für komplexere Rechnungsnummern Wenn Ihre Rechnungsnummer nicht auf den ersten Blick Rückschlüsse auf die Anzahl der von Ihnen geschriebenen Rechnungen zulassen soll, dann verwenden Sie doch einfach das Datum, zum Beispiel so: 2012-0218-001. Es handelt sich somit um Ihre erste Rechnung am 18.02.2012. Dann führen Sie die Rechnungen mit 0218-002 fort. Auch wenn Liefer- bzw. Leistungstermin und Rechnungsdatum übereinstimmen, kann man nicht auf die explizite Erwähnung des Lieferdatums verzichten. Da sind die Bundesfinanzbehörden eisern. Allerdings genügt die Angabe des Leistungsmonats. Sie haben zwei Möglichkeiten: Sie können zum einen beides zusammenfassen: „Leistungs-/Rechnungsdatum: 18.2.2012“. Alternativ belassen Sie es oben beim Rechnungsdatum und formulieren im Text den Liefertermin zum Beispiel so: „… für das Erstellen von vier Online-Texten im Zeitraum vom 1.12. bis 31.12.2012 erlaube ich mir, folgenden Betrag in Rechnung zu stellen …“. Bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer 150  Euro nicht übersteigt (sogenannte Kleinbetragsrechnungen), sind die Mindestangaben nicht so streng – auf Leistungsempfänger, Leistungszeitpunkt und Umsatzsteuerbetrag kann verzichtet werden. Ein Auftragsbuch führen Wenn Sie die Rechnungen mittels Word oder anderer Textprogramme erstellen, sollten Sie gleichzeitig eine Art Auftrags- oder Rechnungsbuch (Excel) führen, in das Sie alle für Sie wichtige Daten eintragen können. Auf diese Weise gewährleisten Sie, dass Sie keinen Auftrag übersehen, aber auch keine Rechnung vergessen. Die folgende Aufzählung soll Ihnen nicht nur dazu dienen, Ihre eigenen Rechnungen zu prüfen – Sie können damit auch sämtliche eingehenden Rechnungen kontrollieren, damit Sie nicht Gefahr laufen, dass Ihnen das Finanzamt den Vorsteuerabzug streitig macht. Checkliste: Rechnung vollständig und richtig? Sind Name, Firma und Anschrift des Rechnungsstellers korrekt und vollständig? Ist die Adresse des Kunden korrekt und vollständig? Ist bei größeren Unternehmen der Auftraggeber notiert? Ist die Rechnung als solche gekennzeichnet? Enthält die Rechnung das richtige Ausstellungsdatum? Datumsangaben Kleinbetragsrechnungen Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 139 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 138 6 Da liegt ein Brief vom Finanzamt138 Checkliste: Rechnung vollständig und richtig? Enthält die Rechnung eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer? Wurde die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer richtig angegeben? Ist die Bankverbindung korrekt und vollständig? Wird der Zeitpunkt der Leistung genannt? Sind Umfang und Art der Leistung genau bestimmt? Entspricht die Rechnungssumme (auch Stundenzahl/ Stundensatz) der Vereinbarung? Werden im Voraus vereinbarte Minderungen wie etwa Rabatte, Boni oder Skonti berücksichtigt? Freiwillig, aber sinnvoll: Gibt es einen Fälligkeitshinweis? Stimmt der Umsatzsteuersatz (bei verschiedenen Leistungen gegliedert nach den einzelnen Beträgen): 7 oder 19 Prozent? Wenn der Rechnungsaussteller umsatzsteuerbefreit ist: Wurde darauf geachtet, dass in Rechnungen keine Umsatzsteuer auswiesen werden darf? Und enthält die Rechnung einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung? Für den Fall, dass eine eingehende Rechnung nicht korrekt ist, sollten Sie Ihren Geschäftspartner schnellstmöglich um eine Berichtigung bitten. Bedenken Sie, dass ein Vorsteuerabzug aufgrund einer berichtigten Rechnung erst zu dem Zeitpunkt geltend gemacht werden kann, an dem die neue Rechnung auch tatsächlich vorliegt. Muster: Bitte um Rechnungsberichtigung Sehr geehrter Herr Schmidt, vielen Dank für Ihre Rechnung vom 5. März 2012 (Rechnungsnummer: LG/123456). Leider entspricht der Ausweis Ihrer Mehrwertsteuer nicht den gesetzlichen Vorgaben. Außerdem fehlt der Leistungszeitraum. Bitte schicken Sie mir bis zu dem von Ihnen genannten Zahlungstermin eine korrekte Rechnung, sonst kann ich Ihnen nur den Nettobetrag überweisen. Freundliche Grüße Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 139 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 138 6.2 Buchhaltung: Worauf Sie achten müssen 139 Die Rechnung per E-Mail senden Wenn etwas für Erleichterung am Arbeitsplatz steht, dann sind es die schnellen Übertragungswege, die E-Mails heute bieten. Doch einfach Rechnung schreiben und als PDF via E-Mail verschicken, geht das? Achtung Bei auf elektronischem Weg übermittelten Rechnungen war bislang Vorsicht geboten. Aus steuerlicher Sicht wurden Rechnungen, die als E-Mail-Anhang eingegangen, ausgedruckt und in Papierform abgeheftet wurden, nicht als gültige Eingangsrechnung anerkannt. Die Folge: Der Anspruch auf Vorsteuerabzug gemäß § 15 Abs. 1 UStG war dahin. Nur wenn die „Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts“ durch eine qualifizierte digitale Signatur gewährleistet war, war der Vorsteuerabzug möglich. Klingt kompliziert? War es auch! Doch es gibt gute Neuigkeiten für die, die ihre Rechnungen einfach und schnell per E-Mail versenden wollen: Der Gesetzgeber hat mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 die Anforderungen an elektronisch übermittelte Rechnungen erheblich herabgesetzt. Eine elektronische Signatur ist künftig nicht mehr vorgeschrieben, um in puncto Vorsteuerabzug auf der sicheren Seite zu sein. Auch ein elektronisches Datenaustauschverfahrens (EDI) soll für die elektronische Übermittlung einer Rechnung keine Pflicht mehr sein. Der Rechnungsaussteller ist vielmehr frei in seiner Entscheidung, in welcher Weise er Rechnungen übermittelt (zum Beispiel per E-Mail), sofern der Rechnungsempfänger dem zugestimmt hat. Beide – also Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger – müssen jedoch während der jeweils für sie geltenden Aufbewahrungsfrist die Echtheit der Herkunft der Rechnung (Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers), die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleisten. Daraus folgt ganz klar: Entsprechende E-Mails mit Rechnungen müssen für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist archiviert werden! (Das Steuervereinfachungsgesetz 2011 ist rückwirkend zum 01.07.2011 in Kraft getreten.) 6.2 Buchhaltung: Worauf Sie achten müssen Als Freiberufler müssen Sie keine doppelte Buchhaltung führen und auch nicht bilanzieren, hier genügt unabhängig von Ihrem Gewinn und Umsatz eine sogenannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Hierfür müssen Sie „nur“ Ihre Betriebseinnahmen und -ausgaben einander gegenüberstellen, um Ihren steuerlichen Gewinn oder auch Ihren Verlust zu ermitteln. Klingt eigentlich ganz einfach, oder? Mithilfe einer guten Buchhaltungssoftware, die speziell für Einnahmen-Überschuss-Rechner ausgelegt ist, dürfte dies auch machbar sein. Eine Alternative wäre die (vielleicht auch nur gelegentliche) Beauftragung eines Steuerberaters. Pflicht: E-Mail archivieren EÜR Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 141 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 140 6 Da liegt ein Brief vom Finanzamt140 Do it yourself oder Steuerberater? Eine schwierige Entscheidung: Was wohl die meisten am Anfang davon abhält, die Buchhaltung in die Hände eines Steuerberaters zu geben, ist die Tatsache, dass ein Steuerberater für seine Arbeit Geld verlangt, und das ist zu Beginn vielleicht nicht immer in ausreichendem Maße vorhanden. Außerdem gibt es ja Programme und kostenlose Informationen im Internet. Von der Einstellung „Selbst ist der Mann bzw. die Frau“ kommen viele jedoch recht schnell wieder ab, wenn sie merken, wie komplex – und oft auch unverständlich – die Materie ist. Besonders zu Beginn kostet es ziemlich viel Zeit, um sich mit allen Einzelheiten vertraut zu machen. Aber auch später, wenn das Tagesgeschäft läuft, müssen Sie regelmäßig Zeit aufwenden, um die Buchhaltung zu erledigen. Was können Sie als Betriebsausgabe von der Steuer absetzen und wo meckert das Finanzamt? „Do it yourself“ bedeutet auch, dass Sie stets über die neusten Steueränderungen auf dem Laufenden sein müssen. Den richtigen Steuerberater finden Jens Seiler, Gedächtniskünstler: „Ein sehr großes Problem zu Beginn meiner Selbstständigkeit war die Suche nach einem geeigneten Steuerberater. Ich sprach bei einem nach dem anderen vor – ohne Erfolg. Die häufigste Begründung für eine Ablehnung: ‚Wir sind ausgelastet, wir nehmen keine weiteren Mandanten an.‘ Einige wenige teilten mir mit, dass sie sich in meinem zu erwartenden Steuerumfeld nicht auskennen würden. Nach zahlreichen Ablehnungen übergab ich das Mandat dem ersten Steuerberater, der überhaupt bereit war, mich zu vertreten. Schnell stellte sich heraus, dass dieser viele meiner Fragen nicht zufriedenstellend beantworten konnte, weil sie zu spezifisch waren. Insbesondere bei Auslandsauftritten oder bei der Abrechnung mit der Künstlersozialkasse kam es zu Irritationen. Erst nach langem Suchen fand ich einen richtig guten Steuerberater – leider auch mit entsprechend hohen Honorarvorstellungen. Er kam mir entgegen, indem er die Jahresabschlussrechnung gegen einen Auftritt im Rahmen seiner Weihnachtsfeier eintauschte. Nach einigen Jahren im Beruf war ich erneut auf der Suche – mittlerweile hatte ich mir eine solide Basis aufgebaut und einen gewissen Bekanntheitsgrad geschaffen. So fiel es mir wesentlich leichter, einen geeigneten Berater zu finden. Die Frage ist also: Geld- oder Zeitaufwand? Wenn Ihnen die Entscheidung schwerfällt, lassen Sie doch Zahlen sprechen. Wie lange benötigen Sie, um sich einzuarbeiten und die Buchhaltung regelmäßig zu erledigen? Diese Zahl multiplizieren Sie mit Ihrem Stundensatz. Und welches Honorar würde der Steuerberater für seine Leistung verlangen? Vielleicht gehen Sie aber auch einen Mittelweg und nehmen nur einzelne Leistungen in Anspruch. Wie finden Sie nun den für Sie richtigen Steuerberater? Ein sehr guter Weg sind Empfehlungen von Personen, die ähnliche Tätigkeiten wie Sie ausüben. Diese können Ihnen mit Sicherheit Auskunft darüber geben, wie gut die Zusammenarbeit klappt und worauf Sie achten müssen. Nehmen Sie auf jeden Fall ein Erstberatungsgespräch in Anspruch. Wie viel Zeit nimmt sich der Steuerberater, um Ihre Situation zu analysieren? Wenn bei Auswahlkriterien Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 141 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 140 6.2 Buchhaltung: Worauf Sie achten müssen 141 Ihnen spezielle Umstände vorliegen, zum Beispiel Auslandsgeschäfte – kennt er sich damit aus? Hören Sie aber auch auf Ihr Bauchgefühl, schließlich werden Sie ihm ja Ihre Zahlen anvertrauen. Stimmt die Chemie? Abheften, abheften und nochmals abheften Wie schön wäre es, wenn Sie Ihrem Steuerberater Ihre Belege einfach in einem Schuhkarton überreichen könnten! Doch er wird sich in den wenigsten Fällen auf so etwas einlassen. Eine gewisse Vorarbeit müssen Sie schon leisten, und zwar durch organisiertes Abheften Ihrer Belege und Rechnungen in einem Ordner. Zunächst werden die einzelnen Monate durch Trennstreifen abgegrenzt: Jeder Monat sollte folgende Sparten enthalten: •• Bankgeschäfte: Den Ausgangspunkt für diesen Bereich bilden Ihre Kontoauszüge. Ob Telefon, Büromaterial oder Web-Hosting-Kosten – hinter jedes Blatt werden die Eingangsrechnungen in der zeitlichen Reihenfolge des Zahlungsausgangs einsortiert. Auch Geschäfte, die Sie über Ihre EC-Karte abgewickelt haben, finden in dieser Rubrik entsprechend dem Kontoauszug ihren Platz. Dazwischen heften Sie – je nach Zahlungseingang – die Kopien Ihrer Ausgangsrechnungen. Das Abheften ist gleichzeitig eine gute Gelegenheit, um zu prüfen, ob die Eingangsrechnungen den formalen Kriterien entsprechen, und um Ihre Zahlungsausstände im Auge zu behalten. Notieren Sie auf den Rechnungen, an welchem Tag der Betrag bei Ihnen eingegangen ist, gegebenenfalls auch, warum ein eventueller Differenzbetrag fehlt oder später eingeht. •• Sicherlich haben Sie für bestimmte monatliche Zahlungen, wie zum Beispiel Krankenkassenbeiträge oder Autoraten, keine monatlichen Belege. Entsprechende Verträge oder Benachrichtigungen werden in einem Extraordner oder in einer Extrarubrik aufbewahrt. •• Bargeschäfte: Fachzeitschriften, Parkgebühren, das Geschäftsessen – viele Dinge werden bar gezahlt und erhalten eine eigene Sparte in der monatlichen Buchhaltung. Heften Sie die einzelnen Kassenbons der Reihe nach ab, der älteste liegt unten. Diese Barzahlungen werden als sogenannte Privateinlagen verbucht. Belege nicht mehr lesbar? Viele Kassenbesitzer verwenden heute sogenanntes Thermodruckpapier. Diese Belege verblassen mit der Zeit und sollten daher kopiert und zusammengeheftet werden. •• Kreditkarte: Die Kreditkartenabrechnung sowie die entsprechenden Belege bilden eine weitere Sparte. •• Sammeln Sie alle Belege sorgfältig – sie müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Natürlich kann es auch mal vorkommen, dass ein Beleg Ordnerstruktur Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 143 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 142 6 Da liegt ein Brief vom Finanzamt142 verloren geht. In diesen Fällen akzeptiert das Finanzamt einen sogenannten Eigenbeleg. Dieser sollte neben den üblichen Rechnungsangaben auch den Grund für den Eigenbeleg und, wenn möglich, einen Beleg für die Höhe des Preises enthalten (zum Beispiel Preisliste). Ein Eigenbeleg sollte jedoch nur eine Notlösung und nicht die Regel sein. Achtung: Vorsteuer dürfen Sie aus diesen Belegen nicht ziehen. •• Viele beginnen mit dem Sortieren der Belege immer dann, wenn die Umsatzsteuervoranmeldung fällig ist. Je nach Menge der Belege kann das richtig viel Zeit in Anspruch nehmen. Gewöhnen Sie sich daher besser an, die Belege sofort abzuheften, damit Sie bei Fälligkeit der Voranmeldung alles parat haben. Die wichtigsten Betriebsausgaben von A bis Z Nicht nur nach, sondern auch schon vor Ihrer Existenzgründung haben Sie vielleicht Ausgaben, zum Beispiel für Büroausstattung, für Schulungen oder für die Beratung beim Steuerberater. Auch diese Gründungskosten können Sie steuerlich geltend machen. Betriebsausgabe Besonderheiten Akquisekosten Ob Flyer, Zeitungsinserate, die Kosten für die eigene Homepage o. Ä. – alle diese Aufwendungen sind Betriebsausgaben. Bürokosten Haben Sie ein Büro angemietet, so können Sie alle Kosten (Miete, Strom, Heizung, Reinigung etc.) steuerlich geltend machen. Befindet sich das Büro in Ihrer eigenen Wohnung, so gelten einige Besonderheiten, damit Sie die Kosten für das Zimmer – anteilig im Verhältnis zur Grundfläche der Wohnung – geltend gemacht können: •• Das Büro muss von der übrigen Wohnung abgetrennt sein (also kein Durchgangszimmer und keine Arbeitsecke). •• Ist das Arbeitszimmer Mittelpunkt Ihrer Tätigkeit, zum Beispiel bei Lektoren oder Journalisten, so können Sie die Kosten in voller Höhe geltend machen. Es darf allerdings kein weiterer Büroraum zur Verfügung stehen. •• Ist das Arbeitszimmer nicht der Mittelpunkt Ihrer gesamten beruflichen oder geschäftlichen Tätigkeit, weil Sie zum Beispiel einen Teil Ihrer Leistungen direkt beim Kunden oder Auftraggeber erbringen oder als Coach für Ihre Seminare spezielle Räumlichkeiten angemietet haben und nur die Vorbereitung im häuslichen Arbeitszimmer erledigen, so dürfen Sie die Kosten hierfür nur mit bis zu 1.250 Euro jährlich absetzen. Die Büroeinrichtung (Schreibtisch, Stuhl, Aktenschrank) ist voll absetzbar. (Achtung: Abschreibung für Abnutzung – siehe unten) Regelmäßig abheften Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 143 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 142 6.2 Buchhaltung: Worauf Sie achten müssen 143 Betriebsausgabe Besonderheiten Büroschmuck Auch in Ihrem Büro müssen Sie sich wohlfühlen. Kosten für Blumen, Kerzen oder sonstigen Schmuck sind steuerlich absetzbar. Computer & Co. Alle technischen Geräte (Telefonanlage, Drucker, Reißwolf etc.), die Sie benötigen, gelten als Betriebsausgabe. (Achtung: Abschreibung für Abnutzung – siehe unten) Fachbücher/ zeitschriften Sie müssen die berufliche Nutzung nachweisen können. Der Titel des Buches muss auf dem Beleg stehen. Bei Tageszeitungen wird oft eine private Mitnutzung unterstellt (Journalisten könnten hier eine Ausnahme bilden). Fortbildung Teilnahmegebühr plus Reisekosten und Spesen sind absetzbar. Geschäftsessen 70 % einschließlich des eigenen Verzehrs können geltend gemacht werden. Achten Sie darauf, dass die Bewirtungsbelege vollständig ausgefüllt werden. Kosten für einen Empfang in Ihren Räumen sind voll absetzbar. (Achtung: Ein Geburtstagsfest zu Hause wird eher kritisch beäugt – auch wenn Sie nur Geschäftsfreunde einladen.) Geschenke Blumen für den Geschäftspartner, ein Buch, eine Einladung ins Theater – wollen Sie Ihren Kunden eine Freude machen, die Kosten dafür aber absetzen, dürfen 35 Euro nicht überschritten werden. Kontoführung Gebühren für das Geschäftskonto können Sie ebenso geltend machen wie die Zinsen für beruflich bedingte Darlehen. Pkw-Kosten Wird das Fahrzeug ausschließlich beruflich genutzt, so sind alle Aufwendungen vollständig absetzbar. Bei Freiberuflern dürfte dies jedoch seltener vorkommen – hier ist eher eine gleichzeitig private und berufliche Nutzung die Regel. Die Kosten sind entsprechend zu splitten – und das ist nicht ganz einfach (siehe unten). Reisekosten Ob Messe oder Kundenbesuch, beruflich bedingte Reisekosten (öffentliche Verkehrsmittel oder Auto) inklusive Hotel und Verpflegungsaufwand (Inland: 8–14 Stunden: 6 Euro, 14–24 Stunden: 12 Euro, 24 Stunden: 24 Euro) sind Betriebsausgaben. Steuerberaterund Rechtsanwaltskosten Die Beratungskosten müssen beruflich bedingt sein, Kosten für die persönliche Steuererklärung sind nicht mehr abzugsfähig. Telefon, Handy, Internet Ausschließlich beruflich genutzte Anschlüsse sind voll absetzbar. Besteht eine teilweise private Mitnutzung, so muss ein überdurchschnittlicher Umfang betrieblich veranlasster Gespräche von diesem Gerät aus glaubhaft gemacht werden. Sie können die Kosten pauschal (20 % der Gesamtkosten) geltend machen oder aber eine stärkere Nutzung mittels Einzelverbindungsnachweis vorbringen. Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 145 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 144 6 Da liegt ein Brief vom Finanzamt144 Fahrtenbuch oder Ein-Prozent-Regel Wie bereits in der Übersicht angedeutet, ist das Thema: Pkw-Kosten nicht ganz so einfach. Zunächst gilt es, erst einmal festzulegen, ob das Fahrzeug ein Privat- oder ein Firmenwagen ist. Wird es zu mehr als 50 Prozent beruflich genutzt, gilt es als Firmenwagen. Nutzen Sie das Fahrzeug zu mehr als zehn Prozent beruflich, können Sie es zum Betriebsvermögen erklären. Beides hat zur Folge, dass Sie alle Kosten für das Auto wie den Kaufpreis (Achtung: AfA), Benzin, Versicherung oder Reparaturen als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen können. Im Gegenzug müssen Sie sämtliche Kosten, die auf eine private Nutzung zurückzuführen sind, als Betriebseinnahmen verbuchen. Vorteile bei Ihrem Fahrzeug nutzen Haben Sie sich entschlossen, das Fahrzeug zu Ihrem Betriebsvermögen zu rechnen, dann hat das durchaus Vorteile. Zum Beispiel können Sie sich die Mehrwertsteuer (19 Prozent) zurückerstatten lassen. Auf der anderen Seite: Verkaufen Sie das Auto wieder, wird der Verkaufspreis Ihrem Gewinn zugerechnet. Für die Ermittlung des privaten Nutzungsanteils haben Sie zwei Möglichkeiten: •• Ein-Prozent-Regel: Hierbei setzen Sie monatlich eine Pauschale in Höhe von einem Prozent des Bruttolistenpreises (Neupreis des Fahrzeugs inklusive Mehrwertsteuer) an. Der Listenpreis ist im Übrigen auch bei Gebrauchtwagen maßgeblich. Sie dürfen die Ein-Prozent- Regel nur anwenden, wenn Sie den Pkw zu mindestens 50 Prozent betrieblich nutzen. Das müssen Sie jedoch belegen können, zum Beispiel mithilfe Ihres Terminkalenders. Andernfalls müssen Sie auf das Fahrtenbuch zurückgreifen oder den Pkw als privat deklarieren. •• FahrtenbuchHier müssen Sie jede einzelne Privatfahrt mit Kilometerangabe genau erfassen, jede Geschäftsfahrt muss mit Zeitangaben und Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt, mit Ziel, Route und dem Zweck der Fahrt notiert werden. Wenn Sie das Fahrzeug nur sehr selten privat benutzen, dürfte ein Fahrtenbuch oftmals günstiger sein. Allerdings ist der Aufwand nicht gerade unerheblich, da Sie es zeitnah und fortlaufend führen müssen. Die Finanzbehörden sind da relativ pingelig. Eine Computerdatei (Excel) geht zum Beispiel nicht. Haben Sie sich entschieden, dass der Pkw Privatvermögen sein soll, dann gelten sowohl die Anschaffungs- als auch die laufenden Kosten zunächst als private Aufwendungen. Fahrten, die Sie beruflich bedingt mit dem Fahrzeug unternehmen, müssen Sie einzeln nachweisen – zum Beispiel anhand eines Terminkalenders. Die hierfür anfallenden Kosten können Sie mit 30 Cent pro Kilometer steuerlich geltend machen. Kfz einordnen 1-%-Regel Fahrtenbuch Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 145 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 144 6.2 Buchhaltung: Worauf Sie achten müssen 145 Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) Jedes Wirtschaftsgut, bei dem die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten den Betrag von 410 Euro (ohne Mehrwertsteuer) nicht übersteigen, wird als „geringwertiges Wirtschaftsgut“ bezeichnet – vorausgesetzt, es handelt sich um ein bewegliches, abnutzbares und selbstständig nutzbares Gut. Typische Beispiele für geringwertige Wirtschaftsgüter sind etwa Kaffeemaschinen, Geschirr fürs Büro, Lampen und andere Kleinmöbel und Werkzeug. Vorsicht – Irrtum Ein typischer Irrtum, dem viele Gründer unterliegen: Computerzubehör wie zum Beispiel Drucker, Scanner oder externe Festplatten gelten, auch wenn ihr Anschaffungspreis unter 410 Euro liegt, nicht als geringwertige Wirtschaftsgüter, da sie nicht selbstständig nutzbar sind. Seit 2010 haben Sie im Hinblick auf die steuerliche Geltendmachung von GWG ein Wahlrecht: Zum einen können Sie Güter mit einem Wert von mehr als 150 Euro bis 410 Euro im Jahr der Anschaffung (oder Herstellung) sofort steuerlich geltend machen. Oder aber Sie nehmen die GWG in einen Sammelposten auf und schreiben ihn über fünf Jahr linear ab. Ob Sie nun die Sofortabschreibung oder den Sammelposten wählen, die Entscheidung gilt für alle in einem Wirtschaftsjahr angeschafften GWG. Denken Sie an das GWG-Verzeichnis Alle GWG mit einem Wert zwischen 150 und 410 Euro müssen in einem speziellen GWG-Verzeichnis angelegt werden, in dem der Tag der Anschaffung, Herstellung oder Einlage ins Betriebsvermögen sowie die Anschaffungs- oder Herstellungskosten ersichtlich sind. Wenn sich diese Daten jedoch ohne Weiteres aus Ihrer Buchhaltung ergeben, etwa durch ein eigenes Buchungskonto für GWG, können Sie auf das GWG-Verzeichnis verzichten. Absetzung für Abnutzung (AfA) Während Sie normale Betriebsausgaben wie eben beschrieben im Jahr der Anschaffung in voller Höhe geltend machen können, müssen größere Anschaffungen, wie etwa ein Fahrzeug, Computer oder andere technische Geräte, deren Kaufpreis über 410 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer liegt, über mehrere Jahre verteilt abgeschrieben werden. Hier spricht man von einer „Absetzung für Abnutzung“, kurz AfA. Über welchen Zeitraum die einzelnen Wirtschaftsgüter abzuschreiben sind, legen die Finanzbehörden in der sogenannten „AfA-Tabelle“ fest. Diese finden Sie unter anderem auf den Seiten des Bundesfinanzministeriums. Wert: bis 410 € Abschreibungsart Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 147 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 146 6 Da liegt ein Brief vom Finanzamt146 Beispiele für Abschreibungsdauer •• Computer + Peripheriegeräte (Drucker, Scanner): 3 Jahre •• Pkw: 6 Jahre •• Faxgeräte: 6 Jahre •• Büromöbel: 13 Jahre •• Foto-, Film-, Video- und Audiogeräte: 7 Jahre •• Kopierer: 7 Jahre 6.3 Die EÜR: Einnahmen versus Ausgaben Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ist die Grundlage für die Besteuerung: Um Ihre jährliche Einkommensteuererklärung abgeben zu können, müssen Sie Ihren Gewinn im entsprechenden Jahr ermitteln. Doch die Aufstellung Ihrer Einnahmen und Ausgaben ist auch wichtig für Ihre Umsatzsteuervoranmeldung. Gleichzeitig haben Sie folgende Vorteile: •• Sie haben Überblick über Ihren geschäftlichen Erfolg. •• Sie können Investitionsentscheidungen besser treffen. •• Sie können rechtzeitig geeignete Maßnahmen treffen, um den Gewinn zu erhöhen oder auch zu senken. Wie erstellt man nun eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung? Es ist einfacher, als es klingt, erst recht, wenn Sie die notwendige Vorarbeit geleistet und alle Geldeingänge (Betriebseinnahmen) und -ausgänge (Betriebsausgaben) wie besprochen sortiert und in ein Buchhaltungsprogramm oder alternativ in eine Excelliste eingetragen haben. Ein Buchhaltungsprogramm verfügt in der Regel bereits über die entsprechenden Funktionen, um eine EÜR zu generieren. Im Wesentlichen geht es bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung darum, Ihre Betriebseinnahmen den getätigten -ausgaben gegenüberzustellen. Das Ergebnis ist der zu versteuernde Gewinn oder der Verlust. Die Betriebsausgaben sollten nach den wichtigsten Kostenarten, die bei Ihnen anfallen (siehe Tabelle Seite 142), gegliedert sein. Am besten orientieren Sie sich dabei an dem amtlich vorgeschriebenen Formular „Einnahmen- Überschuss-Rechnung – EÜR“, das Ihrer Einkommensteuererklärung beigefügt werden muss. Liegen Ihre Betriebseinnahmen unter 17.500 Euro, genügt anstellte des Formulars auch eine formlose Gewinnermittlung. Auf Seite  1 des EÜR-Formulars werden zunächst Ihre Einnahmen abgefragt. Beachten Sie, dass hierzu neben Ihrem Umsatz auch die oben besprochenen Privatanteile gehören – zum Beispiel wenn Sie Telefon oder Firmenwagen auch privat nutzen. Zudem müssen Sie hier angeben, in welcher Höhe Sie Anlagevermögen, etwa ein Auto veräußert haben (Zeile 16) oder das Finanzamt Ihnen Umsatzsteuer erstattet hat. (Zeile 15). Anlage EÜR Einnahmen Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 147 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 146 6.3 Die EÜR: Einnahmen versus Ausgaben 147 2011 1 Name/Gesellschaft/Gemeinschaft/Körperschaft Anlage EÜR Vorname Bitte für jeden Betrieb eine gesonderte Anlage EÜR einreichen! (Betriebs-)Steuernummer 77 11 1 99 15Einnahmenüberschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG für das Kalenderjahr 2011 Beginn Ende davon abweichend 131 MMTT 2 0 1 1 132 JJJJMMTT Zuordnung zur Einkunfts- Art des Betriebs art (siehe Anleitung) 100 105 Wurde im Kalenderjahr/Wirtschaftsjahr der Betrieb veräußert oder aufgegeben? (Bitte Zeile 67 beachten) 111 Ja = 1 Wurden im Kalenderjahr/Wirtschaftsjahr Grundstücke/grundstücksgleiche Rechte entnommen 120 Ja = 1 oder Nein = 2 oder veräußert ? 1. Gewinnermittlung 99 20 Betriebseinnahmen EUR Ct Betriebseinnahmen als umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer (nach § 19 Abs. 1 UStG) 111 . . , davon nicht steuerbare Umsätze sowie 119 (weiter ab Zeile 15) Umsätze nach § 19 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 . . , und 2 UStG Betriebseinnahmen als Land- und Forstwirt, soweit die Durchschnittssatzbesteuerung nach § 24 UStG angewandt wird 104 . . , Umsatzsteuerpflichtige Betriebseinnahmen 112 . . , Umsatzsteuerfreie, nicht umsatzsteuerbare Betriebseinnahmen sowie Betriebseinnahmen, für die der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer nach § 13b UStG schuldet 103 . . , davon Kapitalerträge 113 . . , Vereinnahmte Umsatzsteuer sowie Umsatzsteuer auf unentgeltliche Wertabgaben 140 . . , Vom Finanzamt erstattete und ggf. verrechnete Umsatzsteuer 141 . . , Veräußerung oder Entnahme von Anlagevermögen 102 . . , Private Kfz-Nutzung 106 . . , Sonstige Sach-, Nutzungs- und Leistungsentnahmen 108 . . , Auflösung von Rücklagen, Ansparabschreibungen für Existenzgründer und/oder Ausgleichsposten (Übertrag aus Zeile 77) . . , Summe Betriebseinnahmen 159 . . , 99 25 Betriebsausgaben EUR Ct Betriebsausgabenpauschale für bestimmte Berufsgruppen und/oder Freibetrag nach § 3 Nr. 26, 26a und/oder 26b EStG 190 . . , Sachliche Bebauungskostenpauschale (für Weinbaubetriebe)/ Betriebsausgabenpauschale für Forstwirte 191 . . , Waren, Rohstoffe und Hilfsstoffe einschl. der Nebenkosten 100 . . , Bezogene Fremdleistungen 110 . . , Ausgaben für eigenes Personal (z.B. Gehälter, Löhne und Versicherungsbeiträge) 120 . . , Absetzung für Abnutzung (AfA) AfA auf unbewegliche Wirtschaftsgüter (ohne AfA für das häusliche Arbeitszimmer) 136 . . , AfA auf immaterielle Wirtschaftsgüter (z.B. erworbene Firmen-, Geschäfts- oder Praxiswerte) 131 . . , AfA auf bewegliche Wirtschaftsgüter (z.B. Maschinen, Kfz) 130 . . , Übertrag (Summe Zeilen 21 bis 28) . . , 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 2011AnlEÜR801 – Nov . 2011 – 2011AnlEÜR801 Abbildung 2: Anlage EÜR – Seite 1. Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 149 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 148 6 Da liegt ein Brief vom Finanzamt148 Mehr Liquidität mit dem Investitionsabzugsbetrag Sonja Schuster, Steuerberaterin: „Um sich in den ersten Jahren Liquidität zu verschaffen, können Sie die Bildung eines Investitionsabzugsbetrags ins Auge fassen. Das heißt konkret: Sie planen eine Rücklage für die künftige Anschaffung eines abnutzbaren beweglichen Wirtschaftsguts (zum Beispiel für ein Auto). Damit können Sie 40 Prozent der Anschaffungskosten bereits im Vorfeld in Abzug bringen – zum Beispiel wenn Sie einen hohen Gewinn versteuern müssen. Haben Sie das Fahrzeug im Folgejahr (oder später) erworben, müssen Sie in der EÜR entweder die Anschaffungskosten um diesen Betrag mindern oder den Betrag Ihrem Gewinn hinzurechnen. Achtung: Wenn Sie den geplanten Pkw nicht innerhalb der nächsten drei Jahre kaufen, wird der Abzug im Jahr der Bildung rückgängig gemacht und die hierauf entfallende Steuer wird zudem mit sechs Prozent verzinst!“ Weiter geht es im EÜR-Formular mit Ihren Ausgaben, zum Beispiel: •• Waren inklusive Nebenkosten (Zeile 23) •• Fremdleistungen (Zeile 24) •• Kraftfahrzeugkosten (ab Zeile 54) •• Fortbildungskosten (Zeile 40) •• Raumkosten (ab Zeile 36) oder Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer (Zeile 51) •• Rechts- und Steuerberatung, Buchführung (Zeile 41) Neben den üblichen Aufwendungen müssen Sie auch die „Absetzung für Abnutzung“ dokumentieren – also die Beträge für Güter, die Sie über einen längeren Zeitraum abschreiben müssen. Hierzu ist ein gesondertes Anlageverzeichnis mit sämtlichen beweglichen Wirtschaftsgütern (Auto, Computer, Schreibtisch) beizufügen. Auf Seite 3 des Formulars wird schließlich der Gewinn ermittelt. Hierzu greift das Formular in Zeile 61 auf die Summe der Betriebseinnahmen (Übertrag aus Zeile 20) zurück. Von diesem Wert werden sämtliche Betriebsausgaben (Summe laut Zeile 57) abgezogen. 6.4 Die Umsatzsteuervoranmeldung Wenn Sie auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet haben, sind Sie verpflichtet, in Ihren Rechnungen Umsatzsteuer auszuweisen. Diese müssen Sie regelmäßig – als Existenzgründer zunächst monatlich – an das Finanzamt weitergeben. Hierzu müssen Sie eine sogenannte Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Dafür existiert ein gleichnamiges Formular, in das Sie im Wesentlichen folgende Daten eingeben müssen: •• steuerpflichtige Umsätze mit 19 Prozent Umsatzsteuer (Summe Ihrer Ausgangsrechnungen zu diesem Steuersatz – Achtung: nur die Beträge ohne Umsatzsteuer): Zeile 51 Ausgaben Gewinn Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 149 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 148 6.4 Die Umsatzsteuervoranmeldung 149 •• steuerpflichtige Umsätze mit sieben Prozent Umsatzsteuer (Summe Ihrer Ausgangsrechnungen zu diesem Steuersatz – Achtung: nur die Beträge ohne Umsatzsteuer): Zeile 86 •• abziehbare Vorsteuerbeträge (Summe der Umsatzsteuerbeträge aus Ihren Belegen): Zeile 66 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 (Betriebs-)Steuernummer EUR Ct Übertrag (Summe Zeilen 21 bis 28) . . , Sonderabschreibungen nach § 7g EStG Herabsetzungsbeträge nach § 7g Abs. 2 EStG (Erläuterung auf gesondertem Blatt) 134 138 . . . . , , Aufwendungen für geringwertige Wirtschaftsgüter nach § 6 Abs. 2 EStG 132 . . , Auflösung Sammelposten nach § 6 Abs. 2a EStG 137 . . , Restbuchwert der ausgeschiedenen Anlagegüter 135 . . , Raumkosten und sonstige Grundstücksaufwendungen (ohne häusliches Arbeitszimmer) Miete/Pacht für Geschäftsräume und betrieblich genutzte Grundstücke 150 . . , Miete/Aufwendungen für doppelte Haushaltsführung Sonstige Aufwendungen für betrieblich genutzte Grundstücke (ohne Schuldzinsen und AfA) 152 151 . . . . , , Sonstige unbeschränkt abziehbare Betriebsausgaben Aufwendungen für Telekommunikation (z.B. Telefon) 280 . . , Fortbildungskosten 281 . . , Rechts- und Steuerberatung, Buchführung Schuldzinsen zur Finanzierung von Anschaffungs- und Herstellungskosten von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens 194 232 . . . . , , Übrige Schuldzinsen 234 . . , Gezahlte Vorsteuerbeträge 185 . . , An das Finanzamt gezahlte und ggf. verrechnete Umsatzsteuer 186 . . , Rücklagen, stille Reserven und/oder Ausgleichsposten (Übertrag aus Zeile 77) . . , Übrige unbeschränkt abziehbare Betriebsausgaben 183 . . , Beschränkt abziehbare Betriebsausgaben und Gewerbesteuer nicht abziehbar EUR Ct abziehbar EUR Ct Geschenke 164 . . , 174 . . , Bewirtungsaufwendungen 165 . . , 175 . . , Verpflegungsmehraufwendungen Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer (einschl. AfA und Schuldzinsen) Sonstige beschränkt abziehbare Betriebsausgaben 162 168 . . . . , , 171 172 177 . . . . . . , , , Gewerbesteuer 217 . . , 218 . . , Kraftfahrzeugkosten und andere Fahrtkosten Tatsächliche Kraftfahrzeugkosten und andere Fahrtkosten (laufende und feste Kosten ohne AfA und Zinsen) Kraftfahrzeugkosten für Wege zwischen Wohnung und Betriebsstätte; Familienheimfahrten (pauschaliert oder tatsächlich) Mindestens abziehbare Kraftfahrzeugkosten für Wege zwischen Wohnung und Betriebsstätte (Pendlerpauschale); Familienheimfahrten 140 142 – 176 + . . . . . . , , , Summe Betriebsausgaben 199 . . , 2011AnlEÜR802 2011AnlEÜR802 Abbildung 3: Anlage EÜR – Seite 2. Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 151 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 150 6 Da liegt ein Brief vom Finanzamt150 Mittlerweile gibt die Finanzverwaltung für die Umsatzsteuervoranmeldung den elektronischen Übermittlungsweg vor, d. h. Sie müssen am sogenannten ELSTER-Verfahren teilnehmen. Alle gängigen Buchhaltungsprogramme enthalten inzwischen eine entsprechende Schnittstelle, ELSTER Abbildung 4: Anlage EÜR – Seite 3. (Betriebs-)Steuernummer Ermittlung des Gewinns 61 Summe der Betriebseinnahmen (Übertrag aus Zeile 20) 62 abzüglich Summe der Betriebsausgaben (Übertrag aus Zeile 57) zuzüglich 63 – Hinzurechnung der Investitionsabzugsbeträge nach § 7g Abs. 2 EStG (Erläuterung auf gesondertem Blatt) 64 – Gewinnzuschlag nach § 6b Abs. 7 und 10 EStG abzüglich 65 – erwerbsbedingte Kinderbetreuungskosten nach § 9c EStG – Investitionsabzugsbeträge nach § 7g Abs. 1 EStG 66 (Erläuterung auf gesondertem Blatt) – 188 + 123 + 184 – 187 – . . . . . . EUR . . . . . . , , , , , , Ct 67 Hinzurechnungen und Abrechnungen bei Wechsel der Gewinnermittlungsart 68 Korrigierter Gewinn/Verlust Gesamtbetrag Bereits berücksichtigte Beträge, 69 für die das Teileinkünfte- 261 . . , verfahren bzw. § 8b KStG gilt 250 290 262 . . . . . Korrekturbetrag . , , , 70 Steuerpflichtiger Gewinn/Verlust vor Anwendung des § 4 Abs. 4a EStG 71 Hinzurechnungsbetrag nach § 4 Abs. 4a EStG 72 Steuerpflichtiger Gewinn/Verlust 2. Ergänzende Angaben Rücklagen, stille Reserven und Ansparabschreibungen Bildung/Übertr agung EUR Rücklagen 73 nach § 6c i.V.m. § 6b EStG, R 6.6 EStR 187 . . , Übertragung von stillen Reserven nach 74 § 6c i.V.m. § 6b EStG, R 6.6 EStR 170 . . , Ansparabschreibungen für Existenzgründer 75 nach § 7g Abs. 7 und 8 EStG a.F. 76 Ausgleichsposten nach § 4g EStG 191 . . , 77 Gesamtsumme 190 . . , Übertrag in Zeile 46 Entnahmen und Einlagen 293 271 + 219 Ct 120 122 125 124 . . . . . . . . . . Auflösung EUR . . . . Übertrag in Zeile 99 19 99 , , , , , , , 27 Ct 29 EUR Ct 78 Entnahmen einschl. Sach-, Leistungs- und Nutzungsentnahmen 122 . . , 79 Einlagen einschl. Sach-, Leistungs- und Nutzungseinlagen 2011AnlEÜR803 123 . 2011A . nlEÜR803 , Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 151 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 150 6.5 Der Stichtag droht: die Steuererklärung 151 andernfalls können Sie auch das ELSTER-Online-Portal (www.elster.de) nutzen. Hilfe durch ELSTER Wenn Sie das ELSTER-Formular verwenden, dann rechnet das Programm automatisch nach Eingabe Ihrer Daten die verbleibende Umsatzsteuervorauszahlung (also das, was Sie an das Finanzamt überweisen müssen) oder gegebenenfalls den verbleibenden Überschuss (was Ihnen die Behörde erstattet) aus. Sie sind verpflichtet, die Umsatzsteuervoranmeldung jeweils bis zum 10. des Folgemonats abzugeben – auch wenn Sie in einem Anmeldezeitraum überhaupt keine Einnahmen (also keinen Umsatz) hatten. In diesem Fall tragen Sie bei den steuerpflichtigen Umsätzen eine Null ein. Auch in einem solchen Fall können Sie die Umsatzsteuer aus Ihren Ausgaben geltend machen, das heißt, Sie erhalten eine Erstattung vom Finanzamt. Vorsicht: Mit dem Termin ist nicht zu spaßen – das Finanzamt ist schnell mit Säumniszuschlägen, auch wenn es sich nur um wenige Tage handelt. Um das zu umgehen, können Sie eine Dauerfristverlängerung beantragen, damit wird der Abgabetermin auf den 10. des übernächsten Monats verschoben. Weniger Umsatz – weniger Abgabetermine Wenn die Finanzbehörde feststellt, dass Sie weniger als 6.136 Euro eingenommen haben, müssen Sie die Voranmeldung nur noch quartalsweise abgeben. Bei weniger als 512 Euro ist die Voranmeldung nur noch am Ende des Jahres fällig. Generell liegt der Umsatzsteuersatz in Deutschland bei 19 Prozent, für verschiedene Produkte und Dienstleistungen gilt jedoch ein ermäßigter Steuersatz von sieben Prozent, zum Beispiel bei Lebensmitteln, Büchern oder öffentlichen Verkehrsmitteln. Und dann gibt es auch noch die Briefmarke – für die fällt überhaupt keine Umsatzsteuer an. 6.5 Der Stichtag droht: die Steuererklärung Nun ist es also so weit: Die erste Steuererklärung kommt auf Sie zu – und damit unter Umständen vielleicht auch die erste Ernüchterung. Während bei Festangestellten die Lohnsteuer zusammen mit dem Arbeitslohn eingezogen wird, müssen Selbstständige ihre Einkommensteuer entsprechend ihrem Gewinn – und damit nachträglich – zahlen. Wenn Sie also in Ihrem ersten Jahr recht gut Umsatz gemacht haben, kann nun eine ordentliche Nachzahlung auf Sie zukommen. Wichtig ist daher stets, dass Sie diese Pflicht nicht aus den Augen verlieren und bereits im Laufe des Jahres etwas Geld zurücklegen. Darüber hinaus kann das Finanzamt festlegen, dass Sie künftig Vorauszahlungen auf die Einkommensteuer zahlen müssen. Wenn Sie Ihren Termin einhalten Nachzahlung Vorauszahlung Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 153 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler, Hersteller: Frau Hilgendorff Stand: 05.03.2012 Status: Druckdaten Seite 152 6 Da liegt ein Brief vom Finanzamt152 Umsatz in dieser Höhe halten können, dann ist das vielleicht gar nicht so schlecht – dann müssen Sie im nächsten Jahr nicht wieder eine größere Summe aufbringen. Was ist jedoch, wenn das Geschäft schlechter läuft? Mit einem Antrag auf Herabsetzung der Einkommensteuer-Vorauszahlungen können Sie in einem solchen Fall Abhilfe schaffen. Muster: Antrag auf Herabsetzung Sehr geehrte Damen und Herren, mit Bescheid vom … haben Sie Einkommensteuer-Vorauszahlungen in Höhe von … Euro festgelegt. Aufgrund eines erheblichen Auftragsrückgangs wird sich jedoch mein zu versteuernder Gewinn im laufenden Jahr von … Euro auf voraussichtlich … Euro verringern. Aus diesem Grund bitte ich Sie, meine Einkommensteuer- Vorauszahlungen entsprechend herabzusetzen. Die Einkommensteuerbelastung steigt mit der Höhe Ihres zu versteuernden Einkommens (Ihres Gewinns) an; dabei gibt es einen Grundfreibetrag in Höhe von 8.004 Euro (bei Eheleuten: 16.008 Euro), auf den keine Steuern anfallen. Neben der Einkommensteuer aus selbstständiger Tätigkeit fallen Solidaritätszuschlag (fünf Prozent) und gegebenenfalls Kirchensteuer an. Wenn Sie zusätzliche Einnahmen haben, zum Beispiel aus nicht selbstständiger Tätigkeit oder aus Vermietung, müssen diese ebenfalls hinzugerechnet werden. Abgabenrechner nutzen Mit dem Online-Rechner unter www.abgabenrechner.de können Sie schon mal ermitteln, welche Abgaben auf Sie zukommen werden. Auch für die Einkommensteuererklärung stehen Ihnen amtliche Formulare zur Verfügung, die Sie verwenden müssen. Ihre Erklärung hat insgesamt folgende Bestandteile: •• Formular Einkommensteuererklärung (Mantelbogen) •• Anlage S (Einkünfte aus selbstständiger Arbeit), eventuell weitere Anlagen, wenn andere Einkünfte vorliegen •• Anlage EÜR + Anlagespiegel •• Formular Umsatzsteuererklärung Der Termin zur Abgabe der Einkommensteuererklärung ist in der Regel der 31. Mai des Folgejahres – wenn sie von Ihrem Steuerberater erstellt wird, der 31. Dezember. In begründeten Ausnahmefällen, zum Beispiel wenn Sie im Moment einen erhöhten Auftragsanfall haben, kann das Finanzamt eine Fristverlängerung gewähren. Dafür muss rechtzeitig ein formloser Antrag gestellt werden. Freibeträge Abgabetermin

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References

Zusammenfassung

Wie Freiberufler erfolgreich Durchstarten.

Buttenmüller/Kilian, Durchstarten als Freiberufler

2012.

ISBN 978-3-8006-4245-8

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