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4.2 Objektbuchhaltung in:

Hanspeter Gondring, Thomas Wagner

Facility Management, page 89 - 100

Handbuch für Studium und Praxis

2. Edition 2012, ISBN print: 978-3-8006-3836-9, ISBN online: 978-3-8006-4182-6, https://doi.org/10.15358/9783800641826_89

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Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 71 4.1 Einführung Die Leistungen eines Facility Managers beschränken sich nicht mehr nur auf die technischen Gegebenheiten eines Gebäudes. Die kaufmännischen Aspekte des FM gewinnen immer mehr an Bedeutung. Die Dienstleistung an der Immobilie, deren Verwaltung, Kosten- und Nutzungsoptimierung und die professionelle Bewirtschaftung sind sowohl für Immobilienunternehmen als auch für Non Property Companies von zentraler Bedeutung. Vor diesem Hintergrund ist es erforderlich, die relevanten betriebswirtschaftlichen Diszi pli nen wie bspw. Kostenrechnung und Controlling auf das FM zu übertragen. Die Funktionen und Prozesse des kaufmännischen Facility Managements unter besonderer Beachtung der Objektbuchhaltung, der darauf aufbauenden Kostenund Leistungsrechnung und des sich dieser Elemente bedienenden Controllings sollen definiert werden, insbesondere das Betriebskosten-Management, das Benchmarking sowie das Vertragsmanagement. Diese drei Management- Prozesse sind aus heutiger Sicht für ein effizientes FM unumgänglich geworden. Zur Hauptaufgabe des kaufmännischen Gebäudemanagements gehört die Sicherstellung der Wirtschaftlichkeit des Gebäudebetriebs. Die Wirtschaftlichkeit wird verstanden als Maximierung des Nutzens oder Minimierung der Kosten bezüglich der Immobilie. Zur Erreichung dieser Ziele bedarf es folgender Instrumente: •• Gebäudebezogene Objektbuchhaltung •• Kostenrechnung •• Vertragsmanagement •• Controlling Zwischenziele für das Erreichen der Hauptziele sind Kosten- und Kontentransparenz in der Objektbuchhaltung und der Kostenrechnung, Optimierung und Standardisierung der Prozesse im Vertragsmanagement von der Verhandlung bis zur Vergabe, Leistungskontrolle und gegebenenfalls vertragliche Anpassungen an neue Leistungsspektren während der Nutzung. Weitere Zwischenziele im Bereich des Controlling sind die Feststellung von Abweichungen, die Umsetzung strategischer Ziele und die Unterstützung sämtlicher Zwischenziele der Objektbuchhaltung, der Kostenrechnung und des Vertragsmanagements. 4.2 Objektbuchhaltung 4.2.1 Allgemeine Grundlagen der Objektbuchhaltung Das betriebliche Rechnungswesen ist gesetzlich zwingend vorgeschrieben. Durch systematische Erfassung der einzelnen Geschäftsvorfälle und deren 4.1 Einführung 4.2 Objektbuchhaltung Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 72 4 Kaufmännisches Gebäudemanagement72 Buchungen bildet das Rechnungswesen das Unternehmensgeschehen wertmäßig ab.87 Auf dem buchhalterischen Rechnungswesen, respektive den Soll- und Haben- Konten, der Gewinn- und Verlustrechnung und der Bilanz, bauen die Kostenrechnung und das anschließende Controlling auf. Soll- und Haben-Konten In der Buchhaltung müssen sämtliche Ausgaben, Abschreibungen und Bestandsreduzierungen auf der Soll-Seite und Bestandserhöhungen und alle Einnahmen auf der Haben-Seite ausgewiesen werden.88 Innerhalb des Kontenrahmens wird zwischen Konten und Kontenklassen unterschieden, d. h. Umsatzerlöse aus der Hausbewirtschaftung, andere aktivierte Eigenleistungen und sonstige betriebliche Erträge sind bspw. in der Kontenklasse Erträge erfasst. Die Gewinn- und Verlustrechnung Zum Abschluss eines Geschäftsjahres muss laut Steuergesetzgebung aus den gebuchten Soll- und Haben-Konten eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) aufgestellt werden. In der GuV wird durch Gegenüberstellung der Soll- und Haben-Konten das Geschäftsergebnis, der Gewinn oder Verlust der berechneten Periode ermittelt89. Die Bilanz Die Bilanz stellt zum Abschluss eines Geschäftsjahres die Vermögens- und Kapitalzusammensetzung dar und besteht aus einer Aktiv- und einer Passiv-Seite. Die Aktiv-Seite beinhaltet: •• Anlagevermögen In der Immobilienwirtschaft sind dies meist Grundstücke und Gebäude, technische Anlagen und Maschinen, andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung; sämtliche Vermögensgegenstände, die nicht zum Verkauf bestimmt sind (im Kontenrahmen Kontenklasse 0). •• Umlaufvermögen In der Immobilienwirtschaft sind dies meist zum Verkauf bestimmte Grundstücke und Gebäude und sämtliche Vermögensgegenstände, die zum Weiterverkauf bestimmt sind, ebenso wie offene Kundenforderungen (im Kontenrahmen Kontenklasse 1). •• Barvermögen Branchenübergreifend beinhaltet das Barvermögen den Kassenbestand und das Bankguthaben (im Kontenrahmen Kontenklasse 2). 87 Vgl. Joos-Sachse, T.(2004), S. 8f. 88 Vgl. Erk, W. (2004), S. 15. 89 Vgl. ebenda, S. 17f. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 73 734.2 Objektbuchhaltung Die Passiv-Seite besteht aus: •• Eigenkapital (EK) Hier werden die Veränderungen des EK gegenüber dem Vorjahr in der GuV ermittelt. •• Verbindlichkeiten Hier werden alle aufgenommenen Kredite und sonstigen Verbindlichkeiten Kapitalgebern gegenüber, sowie noch nicht beglichene Rechnungen von bspw. Lieferanten erfasst. Die gebuchten Aufwendungen und Erträge sind die Erfolgsgrößen des externen Rechnungswesens und werden in der Finanzbuchhaltung erfasst. Sie münden in die Bilanz und in die GuV. Die Kosten und Erlöse dagegen sind die Erfolgsgrößen des internen Rechnungswesens, der Kostenrechnung und bewerten die Rentabilität betriebswirtschaftlich „korrekt“90. 4.2.2 Prozessablauf Objektbuchhaltung Miete/Nebenkosten Die Mietenbuchhaltung bei Immobilienunternehmen wird i. d. R. als Nebenbuchhaltung der Finanzbuchhaltung geführt. Im Rahmen der Mietenbuchhaltung werden die periodischen (monatlichen) Forderungen gegenüber den Mietern generiert, eingehende Zahlungen gebucht, Nebenkosten und Mietervorauszahlungen auf die Mieterkonten belastet, sowie bei Rückständen Mahnungen gegenüber den Mietern erstellt. 90 Vgl. Joos-Sachse, T. (2004), S. 10. Nebenkosten Miete Er fa ss un g O bj ek td at en So lls te llu ng M ie te Au sb uc hu ng Le er st an d M ie te in zu g (L as ts ch rif t) Bu ch un g Za hl un gs ei ng an g Er fa ss un g M ie td at en Rg .-E rf as su ng Rg .-P rü fu ng Rg .-F re ig ab e Ko nt ie ru ng Za hl un gs ab la uf Ko st en ab gr en zu ng Du rc hf üh ru ng NK -A br ec hn un g Be ar be itu ng Ei ns pr üc he Bu ch un g Ab r.- Er ge bn is Ve rw al tu ng O ff en e Po st en M ah nl au f Ak tu al isi er un g St am m da te n St at ist ik M ie te n/ Ne be nk os te n Erläuterung ausgewählter Prozess-Stationen* Erfassung Objektdaten ■ Einpflege der Stammdaten zum Objekt (Grundstücksgröße, Lage, Nutzung etc.) aus den Bestandsunterlagen in das EDV-System. Sollstellung Miete ■ Generierung einer Forderung gegenüber dem Mieter zum Fälligkeitszeitpunkt der Miete auf Basis der Mieterdaten. Verwaltung Offene Posten ■ Forderungen aus Miete oder Nebenkostenabrechnung, die zum Fälligkeitszeitpunkt nicht ausgeglichen sind, werden in Offenen Posten erfasst. Die sorgfältige Pflege der OP ist die Basis des Mahnwesens. Aktualisierung Stammdaten ■ Aus Rückmeldungen von Mietern, Einsprüchen bei Mahnungen und Nebenkostenabrechnungen ergibt sich ggf. die Notwendigkeit die Stammdaten (Miethöhe, Nebenkostenvorauszahlung etc.) anzupassen. Statistik Mieten/Nebenkosten ■ Regelmäßige (monatliche) Auswertungen zu Mieten, Forderungen, Abschreibungen, Leerstand, Nebenkosten etc., bilden die Grundlage für effizientes Controlling und Kostenmanagement * Standardprozess ohne Vorbereitung Jahresabschluss Objektbuchhaltung Vertragsmanagement Reporting Kostenmanagement Mieteinzug (Lastschrift) ■ Bei Mietern, die eine Genehmigung zum Lastschrifteinzug erteilt haben, wird die Miete auf Basis der Sollstellung vom Konto eingezogen. Buchung Zahlungseingang ■ Bei Mietern ohne Lastschriftverf. werden die Zahlungseingänge gegen die Forderung gebucht Erfassung Mieterdaten ■ Erfassung der relativen Daten aus dem Mietvertrag (Mietfläche, Mieten, Laufzeit, Index, MWSt.-Option etc.) im EDV- System Abb. 11: Prozessablauf Objektbuchhaltung Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 74 4 Kaufmännisches Gebäudemanagement74 Nach Abb. 11 basiert die Objektbuchhaltung Miete/Nebenkosten auf den Stammdaten (Mietvertragsdaten etc.), die im Rahmen des Vertragsmanagements erfasst werden. Korrekte Stammdaten sind also die Voraussetzung für korrekte Buchungen in der Objektbuchhaltung. Erkenntnisse aus der Objektbuchhaltung (Widersprüche von Mietern bzgl. Mahnungen oder Nebenkostenabrechnungen) führen wiederum zu einer entsprechenden Aktualisierung der Stammdaten des Mietverhältnisses. Die im Rahmen des Vertragsmanagements und der Objektbuchhaltung generierten Stamm- und Bewegungsdaten sind die Basis für eine weitergehende Auswertung im Rahmen der Kosten- und Leistungsrechnung bzw. des Controllings. 4.2.3 Abrechnung der Betriebs- und Heizkosten 4.2.3.1 Grundlagen Die Betriebskosten stellen eine der fünf Positionen der Bewirtschaftungskosten einer Immobilie dar. Bewirtschaftungskosten sind gem. der Definition nach § 24 Abs. 1 II. BV: •• Abschreibungen, •• Verwaltungskosten, •• Betriebskosten, •• Instandhaltungskosten, •• Mietausfallwagnis. „Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer (Erbbauberechtigten) durch das Eigentum am Grundstück (Erbbaurecht) oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes oder der Wirtschaftseinheit, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.“ (§ 27 Abs. 1 II. BV) In der Wohnungswirtschaft sind Betriebs- und Nebenkosten kraft Betriebskostenverordnung (BetrKV) identisch und können damit als synonyme Begriffe gelten. Bei der Vermietung von Gewerberaum können die Betriebskosten (die sich sachlich definieren) und Nebenkosten (die sich durch Vertrag definieren) im Einzelfall mehr oder weniger differieren (vgl. Abb. 12). Den Abrechnungsmaßstab können die Parteien bei Abschluss des Mietvertrages festlegen. Fehlt eine solche Vereinbarung, sind die Betriebskosten, die von einem erfassten Verbrauch oder einer erfassten Verursachung abhängen, nach Verbrauch, ansonsten gem. § 556a Abs. 1 BGB nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen. Der Vermieter/Eigentümer/Verwalter kann auch bei anderer vertraglicher Regelung zu Beginn eines Abrechnungszeitraumes einseitig bestimmen, dass Betriebskosten nach Verbrauch abgerechnet werden (§ 556a Abs. 2 BGB). Die Heizkostenverordnung gilt für die Verteilung der zentralen Heizungs- und Warmwasserkosten. Darunter fallen z. B. die Brennstoffkosten, die Prüf- und Wartungskosten für Heizanlagen, die Kosten der Reinigung der Anlage und die Kosten der Verbrauchserfassung. Diese Kosten sind zu mindestens 50 %, Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 75 754.2 Objektbuchhaltung maximal 70 % nach dem erfassten Verbrauch, die übrigen nach der Wohnfläche zu verteilen. Diese Erfassung erfolgt meist durch die so genannten Heizkostenverteiler. Die Vorauszahlungen sind jährlich, nicht notwendig kalenderjährlich, spätestens aber 12 Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraumes, über die Betriebskostenvorauszahlungen vom Vermieter abzurechnen (§ 556 Abs. 3 BGB).91 Sollte der Vermieter die Abrechnung innerhalb einer Frist von 12 Monaten nicht vorgelegt haben, ist dieser nicht mehr berechtigt eine Nachforderung geltend zu machen, es sei denn, er hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Folgende auf den Mieter umlegbaren Betriebskosten, die im wohnungswirtschaftlichen Bereich bei einem normalen Gebäudebetrieb anfallen, können nach der BetrKV auf den Mieter umgelegt werden: •• Laufende, öffentliche Lasten •• Kosten der Wasserversorgung •• Kosten der Entwässerung •• Heizkosten •• Warmwasserkosten •• Kosten für verbundene Heiz- und Warmwasserversorgungsanlagen •• Aufzugskosten •• Straßenreinigungskosten und Müllgebühren •• Kosten für Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung •• Kosten der Gartenpflege •• Kosten der Beleuchtung •• Schornsteinreinigungskosten •• Kosten für Sach- und Haftpflichtversicherung 91 Vgl Gondring, H. (2004), S. 492. Betriebskosten Kosten, die definitionsgemäß als Betriebskosten gelten, deren Umlage vertraglich aber nicht vereinbart ist, sind: – Betriebskosten – keine Nebenkosten Nebenkosten Kosten, die definitionsgemäß nicht als Betriebskosten gelten, deren Umlage vertraglich aber vereinbart ist, sind: – keine Betriebskosten – Nebenkosten Kosten, die definitionsgemäß als Betriebskosten gelten und deren Umlage vertraglich vereinbart ist, sind: – Betriebskosten – Nebenkosten A Abb. 12: Abgrenzung zwischen Betriebs- und Nebenkosten nach GEFMA/gif 210-1 Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 76 4 Kaufmännisches Gebäudemanagement76 •• Hauswartkosten •• Kosten für Gemeinschaftsantenne und Breitbandkabel •• Kosten für die maschinelle Wascheinrichtung •• Sonstige Betriebskosten Im Bereich der gewerblichen Immobilien gibt es keine bestimmte Regelung, welche Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden dürfen. In Gewerbemietverträgen werden daher meist die Kosten der BetrKV zuzüglich weiterer Kostenarten vereinbart. Dies beinhaltet zusätzlich die Umlage der Kosten für Instandhaltung der Immobilie, der Kosten der Verwaltung sowie sonstige Sonderkosten auf den Mieter. Jedoch wird häufig, um Flächenleerstand zu vermeiden, auf die Umlage der Instandsetzung verzichtet. Im Wohnraummietrecht wird diese Umlage gem. BetrKV ausgeschlossen.92 Im gewerblichen Mietbereich können u. a. zusätzlich zu den 17 Kostenarten der BetrKV folgende Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden: •• Bewachungskosten •• Brandschutzprüfung •• Brandschutztechnik (Prüfung der Feuerlöscher etc.) •• Dachrinnenreinigung •• Druckerhöhungsanlage für die Frischwasserversorgung •• Erbbauzinsen •• Instandhaltungsrücklage •• Notstromanlagen für die Sicherheitsbeleuchtung von Rettungswegen •• Öltankdichtigkeitsprüfung •• Öltankreinigung •• Pflege des Gründachs •• Verwaltungskosten •• Wartung der Hebeanlage für die Entwässerung •• Wartung und Prüfung der Blitzschutzanlagen und Rückstausicherung etc. 92 Vgl. Gondring, H. (2004), S. 493. Abb. 13: Umlegbarkeit der Kosten der Instandhaltung92 Instandhaltung nach DIN 31051 Inspektion Wartung Instandsetzung Auf den Wohnungsmieter umlegbar gem. BetrKV Auf den gewerblichen Mieter umlegbar gem. „BetrKV +“ Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 77 774.2 Objektbuchhaltung Hinsichtlich der rechtlichen Grundlagen für die Definition und Aufstellung von Betriebskosten oder für die Umlage von Betriebskosten als Mietnebenkosten bei gewerblichen Mietverhältnissen gilt nach GEFMA/gif-Richtlinie 210-1:93 •• Aus dem Mietrecht des BGB finden die Allgemeinen Vorschriften für Mietverhältnisse (§§ 535–548) Anwendung. Aussagen über Betriebskosten finden sich im BGB jedoch nur für Wohnraummietverhältnisse: „Die Vertragsparteien können vereinbaren, dass der Mieter Betriebskosten im Sinne des § 19 Abs. 2 des Wohnraumförderungsgesetzes trägt. Bis zum Erlass der Verordnung nach § 19 Abs. 2 Satz 2 des Wohnraumförderungsgesetzes ist hinsichtlich der Betriebskosten nach Satz 1 § 27 der Zweiten Berechnungsverordnung anzuwenden.“ (§ 556 Abs. 1 BGB). „Eine zum Nachteil des Mieters von Absatz 1, Absatz 2 Satz 2 oder Absatz  3 abweichende Vereinbarung ist unwirksam.“ (§ 556 Abs. 4 BGB). Über Betriebskosten in gewerblichen Mietverhältnissen sind im BGB keinerlei Aussagen enthalten. •• Der Begriff „Nebenkosten“ ist im Gesetz nicht definiert. •• Das Wohnraumförderungsgesetz (WoFG), die Zweite Berechnungsverordnung (II. BV) sowie die Betriebskostenverordnung (BetrKV) finden bestimmungsgemäß keine Anwendung für gewerblichen Mietraum. Gleiches gilt für die Neubaumietenverordnung (NMV) sowie das Wohnungsbindungsgesetz (WoBindG). •• Mangels anderer zwingend anzuwendender gesetzlicher Bestimmungen gilt der Grundsatz der Vertragsfreiheit. Die Vertragsparteien können in einem gewerblichen Mietvertrag Nebenkostenregelungen vereinbaren, die von der BetrKV/II.BV gänzlich abweichen oder diese in wesentlichen Punkten ergänzen. •• Für die Rangfolge der Regelungen gilt: – Bei Mietverhältnissen über Wohnraum gelten die Bestimmungen der BetrKV vorrangig gegenüber dem Mietvertrag. Im Mietvertrag abweichende Regelungen sind nichtig. – Bei Mietverhältnissen über Gewerberaum gilt der Mietvertrag vorrangig gegenüber der BetrKV. Im Mietvertrag abweichende Regelungen sind gültig. •• Für die Verteilung der Kosten der Beheizung und/oder Warmwasserversorgung findet die Heizkostenverordnung (HeizkostenV) Anwendung. 93 Vgl. Richtline GEFMA/gif 210-1 (2006), S. 2. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 78 4 Kaufmännisches Gebäudemanagement78 94 4.2.3.2 Verteilungsschlüssel der Nebenkostenumlage Umlage nach Mietfläche Der Mietflächenanteil ist der häufigste Verteilungsschlüssel für die Umlage von Betriebs- und Nebenkosten. Bei der Anwendung müssen die Vertragsparteien darauf achten,95 •• dass ein sachlicher Zusammenhang zwischen Kostenart, -höhe und Flächenanteil tatsächlich gegeben ist, •• dass die einzelne Fläche nicht als zu hoch angesetzt wird, •• dass die Gesamtbezugsfläche nicht als zu niedrig angesetzt wird, z. B. durch das Weglassen von Teilflächen mit dem Argument, diese hätten an den Aufwendungen keinen Anteil, •• dass für die Abrechnung einheitliche Flächenmaßstäbe verwendet werden.95 Für die Ermittlung der Mietfläche wird deshalb einheitlich die Richtlinie MF-G der Gesellschaft für immobilienwirtschaftliche Forschung (gif e. V.) zur Anwendung empfohlen. Eine weitere Grundvoraussetzung für die korrekte Anwendung der Kostenverteilung nach Mietfläche ist die gleichmäßige Verteilung der den Kosten zugrunde liegenden Aufwendungen über die Gesamtfläche. Sollte dies nicht der Fall sein, z. B. weil innerhalb der Gesamtfläche sehr unterschiedliche Teilflächennutzungen auftreten, so sollen diese zunächst (ggf. mittels zusätzlicher Zahleinrichtungen) getrennt erfasst und erst danach unter ähnlich genutzten Teilflächen verteilt werden (Voraufteilung). 94 Vgl. Richtline GEFMA/gif 210-1 (2006), S. 2. 95 Vgl. ebenda, S. 7. Geltungsbereich gesetzlicher Vorschriften bei Betriebskosten Wohnraum Gewerberaum BGB §§ 535, 556, 556a, 560 § 535 WoFG sofern gefördert nein II. BV sofern gefördert sofern gefördert BetrKV in vollem Umfang nein WoBindG sofern gefördert nein NMV 1970 sofern preisgebunden nein HeizkostenV in vollem Umfang in vollem Umfang Abb. 14: Geltungsbereich rechtlicher Grundlagen für Betriebskosten94 Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 79 794.2 Objektbuchhaltung Umlage nach Raumvolumen Die Flächenumlage stößt an ihre Grenzen bzw. führt zu falschen Ergebnissen, wenn die zu verteilenden Aufwendungen stark durch das Raumvolumen beeinflusst werden (z. B. bei Belüftung und Klimatisierung) und •• innerhalb der Gesamtflache starke Unterschiede der Raumhöhen auftreten, •• innerhalb der Gesamtfläche Vollgeschosse und Dachgeschosse mit schrägen Wänden vorkommen. In solchen Fällen soll die Umlage entweder vollständig nach Raumvolumen erfolgen oder die unterschiedliche Raumhöhe durch Korrekturfaktoren berücksichtigt werden. Wegen des zusätzlichen Berechnungsaufwandes kommt die Umlage nach Raumvolumen aber nur in berechtigten Ausnahmefällen zur Anwendung. Umlage nach Zahl der Mieteinheiten Bei einigen Betriebskostenarten ist die Höhe der Aufwendungen nicht von der Größe der einzelnen Mieteinheiten abhängig, sondern von deren Anzahl. In diesen Fällen ist eine Umlage nach Anzahl der Mieteinheiten das richtige Umlageverfahren mit den geringsten Fehlerrisiken. Gemischte Verteilungsschlüssel Gemischte Verteilungsschlüssel haben sich für solche Betriebskostenarten bewährt, bei denen eine direkte und alleinige Abhängigkeit der Aufwendungen von einer einzelnen Messgröße nicht gegeben ist. In diesen Fällen werden die Aufwendungen zunächst gesplittet und die beiden Teile anschließend nach verschiedenen Schlüsseln umgelegt Eine solche Vorgehensweise ist in der Heizkostenverordnung (HeizkostenV) für die Umlage von Heizkosten gesetzlich vorgeschrieben: (1) Von den Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage sind mindestens 50 vom Hundert, höchstens 70 vom Hundert nach dem erfassten Wärmeverbrauch der Nutzer zu verteilen. (2) Die übrigen Kosten sind nach der Wohn- oder Nutzfläche oder nach dem umbauten Raum zu verteilen; es kann auch die Wohn- oder Nutzfläche oder der umbaute Raum der beheizten Räume zugrunde gelegt werden (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV). Eine analoge Regelung gilt für Warmwasser: Von den Kosten des Betriebs der zentralen Warmwasserversorgungsanlage sind mindestens 50 vom Hundert, höchstens 70 vom Hundert nach dem erfassten Warmwasserverbrauch, die übrigen Kosten nach der Wohn- oder Nutzfläche zu verteilen (§ 8 Abs. 1 HeizkostenV). Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 80 4 Kaufmännisches Gebäudemanagement80 Umlage bei Teil-Leerständen Anteilige Betriebs- und Nebenkosten für leerstehende Flächen gehen zu Lasten des Vermieters. Eine Reduzierung der Gesamtbezugsfläche um leerstehende Flächen zwecks Umlage sämtlicher Nebenkosten ausschließlich auf die genutzten, vermieteten Flächen ist unzulässig.96 4.2.3.3 Fallbeispiel Nebenkostenabrechnung Im kaufm. Gebäudemanagement eines Facility Management-Dienstleisters ist die Nebenkostenabrechnung für ein gemischt genutztes Objekt für das Kalenderjahr 2011 vorzubereiten. Es liegen die folgenden Daten vor: Gesamtmietfläche: Wohnfläche: Gewerbefläche: 1.000 m2 200 m2 (zwei Mieter mit je 100 m2) 800 m2 (ein Büromieter) Angefallene Kosten in 2011: Grundsteuer: Reinigung d. Allgemeinflächen: Betrieb u. Wartung d. Aufzugs: Betrieb u. Wartung d. Sprinklers: Umlegbare Hauswartdienste: Heizung/Warmwasser: Kaufm. Verwaltungskosten: Gesamtkosten: 6.000 EUR 3.000 EUR 1.800 EUR 1.200 EUR 3.600 EUR 4.800 EUR 3.600 EUR 24.000 EUR Während mit den Wohnungsmietern die Abrechnung der Betriebskosten nach der Betriebskostenverordnung (BetrKV) vereinbart wurde und diese eine Vorauszahlung von 1,50 EUR/m2 und Monat geleistet haben, ist mit dem Büromieter eine Nebenkostenvorauszahlung i.H.v. 2,00 EUR/m2 und Monat bzgl. aller o.g. Kostenpositionen vereinbart. Die Gesamtkosten für Heizung und Warmwasser betrugen 2011 4.800 EUR. Eine verbrauchsabhängige Messung ergab folgende Kostenanteile: Verbrauch Wohnungsmieter 1: Verbrauch Wohnungsmieter 2: Verbrauch Büromieter: 20,8 % 14,6 % 64,6 % 96 Vgl. Richtlinie GEFMA/gif 210-1 (2006), S. 7. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 81 814.2 Objektbuchhaltung Fragestellung: (1) Berechnen Sie die Betriebs- bzw. Nebenkosten, die auf die einzelnen Mieter umlegbar sind, sowie die daraus entstehenden Nachzahlungen bzw. Gutschriften für die einzelnen Mieter in 2011! (2) In welcher Höhe muss der Eigentümer angefallene Betriebs- bzw. Nebenkosten selbst tragen? (3) Wohnungsmieter 1 macht geltend, er sei durch seine Lage im Erdgeschoss benachteiligt und möchte deswegen eine 25 %ige Reduzierung der Heizkostenumlage erreichen. Wie argumentieren Sie als Facility Manager? (4) Was ist zu beachten, wenn statt der lfd. Abrechnung der Nebenkosten eine Nebenkostenpauschale i.H.v. 1.250  EUR pro Monat mit dem Büromieter vereinbart ist? Lösungsansatz: (1) Die Verteilung der Kosten ermittelt sich für die Wohnungsmieter nach der BetrKV und für den Büromieter nach der entsprechenden Vereinbarung im Mietvertrag. Für die Verteilung der Heizkosten ist für alle Mieter gleichermaßen die Heizkostenverordnung maßgeblich. (2) Der Eigentümer hat Kosten i.H.v. 24.000 EUR – 23.040 EUR = 960 EUR selbst zu tragen. (3) Durch den gemischten Verteilungsschlüssel bei der Verteilung der Heizkosten soll u. a. solchen Fällen Rechnung getragen werden. Dem Wohnungsmieter kann leider keine Ermäßigung zugestanden werden. (4) Die Pauschale sollte zukünftig auf den aktuellen Abrechnungswert von 1.570 EUR pro Monat angepasst und die Abrechnungsdifferenz von 18.830 – (1.250 x 12 = 15.000) = 3.830 EUR sollte rückwirkend für das Kalenderjahr 2011 gegenüber dem Büromieter geltend gemacht werden. Die Möglichkeit Abb. 15: Lösungsvorschlag Nebenkostenabrechnung Mieter Wohnung 1 Wohnung 2 Büro Umlage Gesamt Fläche (m2) 100 100 800 1000 Flächenanteil 0,1 0,1 0,8 1,0 Kostenverteilung (EUR p.a.) Grundsteuer 600 600 4.800 6.000 6.000 Reinigung 300 300 2.400 3.000 3.000 Aufzugswartung 180 180 1.440 1.800 1.800 Sprinklerwartung 0 0 960 960 1.200 Hauswart 360 360 2.880 3.600 3.600 Heizung 50% nach Verbrauch 500 350 1.550 2.400 2.400 Heizung 50% nach Fläche 240 240 1.920 2.400 2.400 Verwaltung 0 0 2.880 2.880 3.600 Gesamt 2.180 2.030 18.830 23.040 24.000 Ermittlung Gutschrift/Nachzahlung (EUR) Erhaltene Vorauszahlung 1.800 1.800 19.200 22.800 Umgelegte Kosten 2.180 2.030 18.830 23.040 Gutschrift (+) / Nachzahlung (-) 380 – 230 370 – 240 Keine Betriebskosten gem. BetrKV – Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 82 4 Kaufmännisches Gebäudemanagement82 zur (rückwirkenden) Anpassung einer Pauschale muss dafür jedoch im Mietvertrag vereinbart worden sein. 4.3 Vertragsmanagement 4.3.1 Gewerbemietvertragsmanagement In der Mietverwaltung orientiert sich der Aufgabenbereich zunächst an dem durch den Verwaltervertrag bestimmten Leistungskatalog, der sich auf die kaufmännischen, technischen und infrastrukturellen Aspekte des Facility Managements bezieht. 4.3.1.1 Einpflege in die EDV Die DV-technische Erfassung und die Dokumentation von relevanten Mietvertragsdaten erfolgen zu Beginn eines Mietvertrages mit vordefinierten Eckdaten, z. B.: allgemeine Angaben zum Mieter (Name des Mieters, Anschrift, Telefonnummer, Kontoverbindung, etc.), allgemeine Angaben zum Objekt (Straße, Hausnummer, Stadt/Ort, Stadt-/Ortsteil, Stockwerk, Mietfläche, etc.), die Laufzeit des Vertrages in Verbindung mit Kündigungsfristen, die exakte Flächenzuordnung, Mietkonditionen für die Grundmiete, die vereinbarten Betriebskosten, Umsatzsteuer-Optionssätze, die Vertragshistorie und ggf. das Vertragsdokument in digitaler Form. Der Prozess des Mietvertragsabschlusses sollte von der Angebotserstellung bis hin zur Beendigung des Vertrages durch Nutzung von CAFM- oder anderen Vertragsmanagement-Systemen unterstützt und dokumentiert werden. Kommt es während der Vertragslaufzeit zu Änderungen im Mietvertrag, so müssen diese im EDV-System geändert werden. Ein Beispiel hierfür ist die Änderung der Fläche aufgrund eines neuen Aufmaßes. Dadurch können Auswertungen in Bezug auf die Überwachung von Kündigungsfristen, die Übersicht über die Leerstände sowie die auslaufenden Verträge und die Vorschau auf Erlöse aus bestehenden Mietverhältnissen erstellt werden. 4.3.1.2 Elemente des Mietvertragsmanagements Der Vermieter verpflichtet sich durch Abschluss eines Mietvertrages dem Mieter die vermietete Sache in einem Zustand zu überlassen, der für den im Vertrag geregelten Verbrauch geeignet ist und diesen Zustand während der Vertragslaufzeit zu erhalten. Im Gegenzug ist der Mieter verpflichtet, einen im Mietvertrag bestimmten Mietzins an den Vermieter zu entrichten. Objekte eines Mietvertrages können Räume, wie z. B. Wohn- oder Gewerberäume, oder bewegliche Sachen sein. Abschluss eines Mietverhältnisses Wie beim Wohnraummietrecht ist der Abschluss eines Gewerberaummietvertrages grundsätzlich formlos möglich. Wenn der Vertrag jedoch für länger als ein Jahr abgeschlossen werden soll, schreibt das Gesetz die Schriftform vor. 4.3 Vertragsmanagement

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References

Zusammenfassung

Vorteile

- Umfassender Einblick in Theorie und Praxis des Facility Managements

- Systematische Darstellung der relevanten Normen und Richtlinien

- Konkrete Beispiele zur Anwendung und Vertiefung der Inhalte

Zum Werk

Die Immobilie in ihrem Lebenszyklus erfordert ein Wertmanagement, das unter dem Begriff Facility Management zusammengefasst wird. Das Buch umfasst alle Aspekte einschließlich anschaulicher Praxisbeispiele.

Zur Neuauflage

Umfassende Aktualisierung und zusätzliche Fallbeispiele.

Inhalt

- Geschichte des FM; Vergleich mit anderen Ländern

- Facility Management im Lebenszyklus einer Immobilie

- Strategisches FM

- Inhalte des technischen, kaufmännischen und infrastrukturellen FM mit vielen Praxisbeispielen

- Rechtliche Aspekte und Normen

- Wertorientierung im FM und FM-Rating

- Outsourcing-Strategien

- EDV-technische Unterstützung

Autoren

Prof. Dr. Hanspeter Gondring, Duale Hochschule Stuttgart, Dipl.-Kfm. Thomas Wagner, Wagner Real Estate GmbH, Hamburg.

Zielgruppe

Studierende der Immobilienwirtschaft und immobiliennahe Studienfächer wie z.B. Architektur, Bauingenieurwesen, Stadt- und Regionalplanung, Studierende der Bank- und Finanzwirtschaft, Jura-Studierende mit der Vertiefung Immobilienrecht sowie interessierte Praktiker.