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14.3 Anforderungen an Datenerhebung, Datenpflege und Datenauswertung in:

Hanspeter Gondring, Thomas Wagner

Facility Management, page 478 - 487

Handbuch für Studium und Praxis

2. Edition 2012, ISBN print: 978-3-8006-3836-9, ISBN online: 978-3-8006-4182-6, https://doi.org/10.15358/9783800641826_478

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Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 474 14 DV-Unterstützung im Facility Management474 gänge, auch bekannt als Workflowprozesse, wie Auftragsbearbeitung, Bestellungen und Ressourcenplanung oder Prozesse, die eine bessere Gruppenarbeit ermöglichen, wie bspw. Terminvereinbarungen, gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, schnelles Übermitteln von Arbeitsergebnissen oder Abhalten von Besprechungen.728 14.3 Anforderungen an Datenerhebung, Datenpflege und Datenauswertung Bereits in der Planungsphase eines geeigneten IT-Systems, welches auch ein CAFM-System darstellen kann, muss für die Nutzungsphase die Datenerhebung, die Datenpflege und die Auswertung der Daten besonders beleuchtet werden. Der Umfang der selektierten Daten bildet das Fleisch des Systems und die Struktur bildet das Knochengerüst.729 Übersteigt der Umfang der Datenerfassung die tatsächliche Notwendigkeit, so wird ein System auf Dauer träge. Redundante Datenerfassung, die u. U. bewusst gewählt wird und somit bei dieser Erläuterung ausgeschlossen werden kann, erfordert auch die jeweilig mehrfache Pflege, die erhöhte Kosten verursacht, zeitpunktbezogen zu Nicht- übereinstimmungen führen kann und somit unrichtig arbeitende Prozessausführungen zur Folge hat. Eine aussagekräftige Datenauswertung basiert auf der Annahme der Richtigkeit ihrer Zusammensetzung. Der Aufbau der Datenbasis, also der einzugebenden Bestandsdaten, ist ein besonders kostenintensiver Bestandteil der Datenverarbeitung, daher sollte die Genauigkeit der Erfassung von Bestandsdaten nicht die höchste realisierbare Präzision besitzen, sondern diejenige, die für die spätere Bewirtschaftung und Umplanung gerade ausreicht.730 Eine Aussage bezüglich des geschätzten Umfangs der auflaufenden Kosten, die durch Daten entstehen, soll an dieser Stelle getroffen werden: „Das wertvollste und teuerste einer IT-Lösung sind die Daten. Die Kosten werden zu 70–80 % durch Orgware731 und Daten bestimmt.“732 Anhand dieser Dimension werden einem auch die Folgen für den weiteren Umgang, während des Bestehens eines solchen implementierten Systems, vor Augen geführt. Eine Entscheidung im Hinblick auf die ausführenden Personen der Datenerfassung ist zu treffen, sowohl interne Mitarbeiter, als auch externe Dienstleister können hierfür in Betracht gezogen werden, eine Mischung ist gegebenenfalls auch praktizierbar. Entscheidungsgrundlage ist hierbei der 728 Vgl. Jedlitzke, M. et al., a. a. O., S. 102. 729 Vgl. Krimmling, J. et al (2005 a), S. 9. 730 Vgl. Nävy, J. (2002), S. 241. 731 Unter Orgware wird die Abbildung von Rahmenbedingungen für den IT-Einsatz verstanden, dargestellt in Organisationsstrukturen, Datengrundlagen, Vorschriften, inklusive aller Unterlagen und Methoden, damit Hard- und Software effizient genutzt werden kann (Vgl. Def. Jörn Krimmling, Technisches Gebäudemanagement). 732 Vgl. Krimmling, J. et al (2005 a), S. 41. 14.3 Anforderungen Datenerhebung/Datenpflege/ Datenauswertung Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 475 47514.3 Anforderungen Datenerhebung/Datenpflege/Datenauswertung Umfang. Weiterhin ist zu ermitteln, ob eine vertikale oder horizontale Informationsdichte zu Beginn bevorzugt wird. Da beide Verfahren Vor- und Nachteile besitzen, ist hier keine allgemein gültige Empfehlung möglich, sondern spezifisches Abwägen gefordert. Beim vertikalen Ansatz werden die Daten bezüglich der einzelnen Liegenschaften detailliert erfasst, jedoch benötigt die gesamte Erfassung aller Liegenschaften erheblich mehr Zeit, als bei der horizontalen Methode, die erst einmal die Grunddaten erfasst. Eine ordnungsgemäße Datenpflege sichert permanent die Richtigkeit der zu verwendenden Informationen. Der Umgang mit der Datenpflege sollte zu einem frühstmöglichen Zeitpunkt geplant werden. Im Fall einer Vernachlässigung der Pflege können bereits kurze Zeit nach der Einführung zur Verwendung keine gesicherten Aussagen über die Aktualität einer großen Anzahl von Daten getroffen werden. Dieses Problem ist besonders bei Grundrissplänen zu beobachten, innerhalb der ersten zehn Monate nach der Bestandsaufnahme wurden an 1,9 % der BGF geometrische Änderungen durchgeführt. Sind Daten in redundanter Form gespeichert, die keine einseitige Verknüpfung zueinander haben und somit Änderungen im vorangestellten Datenbaustein nicht automatisiert im Nachgestellten angepasst werden, so muss eine vorgenommene Änderung im anderen System zeitnah manuell oder per Datenimport sichergestellt werden. Die Prozesse der laufenden Datenpflege lassen sich gem. GEFMA-Richtlinie 430 wie folgt gliedern: Technische Unterlagen Wirtschaftliche Unterlagen Öffentlich-rechtliche Unterlagen • Baupläne (Grundrisse, Schnitte, Fassaden) • Technische Bestandsund Revisionspläne • Umbaupläne • Berechnung der Nutzflächen • Berechnung der Baumassen • Bau-/ Umbaugenehmigung • Stellplatznachweis • Geprüfte Statik • Beschreibung der technischen Anlagen (Hersteller, Kapazität, Modell, Baujahr, Wartungsunterl.) • Messprotokoll Schornsteinf. • Firmenliste Baufirmen, Umbaufirmen, Wartungsfirmen • Aktueller Grundbuchauszug • Veränderungsnachweise für noch nicht eingetragene Vorgänge • Auszug aus dem Baulastenverzeichnis bzw. Negativbescheinigung • Kopie der Bescheinigung über Erschließungskosten • Angaben zu baurechtlichen Beschränkungen oder Auflagen aus dem B-Plan • Angaben zu unerledigten behördlichen oder baubehördlichen Auflagen • Angaben zu lfd. Verfahren bzw. Einsprüchen • Akt. Bodenrichtwertauskunft • Akt. Katasterauszug • Mietverträge, Nutzungsvereinbarungen, Nachträge • Angaben zu Mietanpassungen • Untermietverträge • Ggf. Erbbaurechtsverträge • Ggf. Unterlagen zu Betriebsund Bewirtschaftungskosten • Angaben zu Grundsteuern und Grundbesitzabgaben • Angaben zu Kontaminierung/ Altlasten • Wartungs- und Objektmanagementverträge • Versicherungspolicen für das Gebäude • Gutachten/ Wertermittlungen Abb. 172: FM-Datenbasis bei Übernahme von Bestandsobjekten Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 476 14 DV-Unterstützung im Facility Management476 •• Aktualisierung der Bestandsdaten •• Ergänzung von Zustands- und Prozessdaten •• Aktualisierung der Zustandsdaten •• Aktualisierung der Prozessdaten Die Datenauswertung stellt letztendlich die Position dar, in deren Dienst die beiden vorangegangenen Punkte stehen. Die Auswertung soll Ergebnisse liefern und stellt den wesentlichen Nutzen eines DV-Systems dar. Ziel ist dabei die Erschließung von Kostensenkungs- und Nutzensteigerungspotenzialen. Diese können durch eine verbesserte Transparenz in allen Bereichen erreicht werden, wobei die Hauptvoraussetzung hierfür eine fundierte Informationsverarbeitung ist. Die Instrumente der Datenaufbereitung dienen als Basis für die Datenauswertung. Dabei muss definiert werden, welche Instrumente benötigt werden. Raum- und Gebäudedaten sollten in digitalisierter Form vorliegen. Dabei werden die Papierbestandspläne in CAD-Dateien übertragen. Zur Archivierung von Dokumenten wird ein Dokumentenmanagementsystem verwendet. Die Datenauswertung wird anhand von Listen, Berichten, Diagrammen etc. vorgenommen. Im Facility Management sind die strategischen Methoden zur Datenauswertung die SWOT-Analyse, die zur Einschätzung der gegenwärtigen und zukünftigen Situation verwendet wird, das Benchmarking, wobei hier eine Unterteilung in internes und externes Benchmarking erfolgt und die Balanced- Scorecard-Analyse. Die Kennzahlenanalyse ist als ein Beispiel einer operativen Methode zur Auswertung ergänzend erwähnt. Eine Verlässlichkeit der daraus resultierenden Ergebnisse kann nur durch ein funktionierendes geographisches Informationssystem und ein Data Warehouse, das als zentraler Datenpool fungiert, abgeleitet werden. 14.3.1 Analyse der Systemanforderung Eine der größten Herausforderungen stellt die Entscheidung bezüglich der Erstellung der spezifischen Software dar. Denn bereits bei dem Aufbau der Software wird der Rahmen des späteren Nutzeffekts weitgehend festgelegt. Diese Aussage bezieht sich sowohl auf die fachspezifischen Funktionen, als auch auf die Möglichkeit bereits bestehende IT zu integrieren. Grundsätzlich können im Hinblick auf die Softwarearchitektur vier verschiedene Ansätze unterschieden werden:733 1. Hostanwendungen sind Softwarelösungen, die mittels Terminals bedient werden. Über die Terminals wird auf die Software zugegriffen, die auf einem entsprechend eingerichteten Computer hinterlegt ist. Als problematisch zeigt sich in der Praxis eine große Herstellerabhängigkeit durch zu spezielle verwendete Betriebssysteme. Für FM eignet sich dieser Ansatz nicht und ist nahezu ohne Bedeutung. 733 Vgl. Jedlitzke, M. et al., a. a. O., S. 107. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 477 47714.3 Anforderungen Datenerhebung/Datenpflege/Datenauswertung 2. Desktopanwendungen sind Einzelplatzsysteme. Sie benötigen für ihren Einsatz keine Netzwerkverbindung und die genutzte Datenmenge beschränkt sich folglich auch auf die direkt implementierte. Für Prozessüberlagerungen innerhalb verschiedener Arbeitsstätten wäre ein solches System ausgeschlossen. 3. Mit den Client-Server-Anwendungen wird ein System verwendet, das komplexen Inhalten gerecht werden kann. Alle gemeinsam benötigten Komponenten, wie Daten und Programmteile zur Steuerung und Logik, werden zentral auf einem Server hinterlegt. Die Clients bedienen sich ihrer bedarfsentsprechend. Vorteile bestehen hinsichtlich der Vermeidung von Redundanzen bei der Installation und Pflege der Software, die Hardwareressourcen der Clients werden geschont und die Kommunikation mit Fremdsoftware ist über integrierte Schnittstellen möglich. 4. Die Anwendung mittels verteilter Objekte stellt eine Erweiterung der Client- Server-Anwendungen dar. Die Softwarekomponenten werden als Objekte im Netzwerk verteilt. Die Objekte sind nicht mehr abhängig von einem Betriebssystem und sind also allgemein plattformunabhängig. Eine Softwareerweiterung wird durch diese Eigenschaft erheblich erleichtert. Als problematisch zeigen sich die allgemein steigenden Anforderungen an die Standardisierung der Kommunikationsschnittstellen und die höheren Anforderungen an Rechnerleistung und Netzverfügbarkeit. Zweifelsohne gestaltet sich dieser Ansatz bisweilen in seinen Nachteilen zu komplex, jedoch beinhaltet er auch großes Potential für die Zukunft. Der Einfluss des Internets wird weiter wachsen und Entwicklungen innerhalb dieses Ansatzes fördern. 14.3.2 Datenstandards 734 Die Schaffung von Datenstandards ist ein aktuelles Thema, dessen Prozess noch lange nicht abgeschlossen sein dürfte. In diesem Bereich liegt ein großer Umfang an Wirtschaftlichkeitspotential brach. Innerhalb eines Unternehmens ist auf verschiedene Standards für das Datenmanagement nicht zu verzichten. 734 Vgl. Schneider, H. (2004), S. 149. Abb. 173: Standards für das Datenmanagement734 Standards für das Datenmanagement Standards für Informationsinhalte I Standards für Informationsinhalte II Standards für Informationsinhalte III Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 478 14 DV-Unterstützung im Facility Management478 Die Standards für Informationsinhalte bilden eine wichtige Grundlage für eine unmissverständliche Kommunikation. Jeder zu verwendende Begriff muss mit einem allgemein gültigen Inhalt definiert sein. So ist bspw. der Begriff „Wartung (Maßnahmen zur Verzögerung des Abbaus des vorhandenen Abnutzungsvorrats)“ anhand dieser Zuordnung zu verwenden. Aus der jeweiligen Erläuterung können sich weitere notwendige detaillierte Definitionen ergeben, die ebenfalls den entsprechenden Richtlinien zu entnehmen sind. Nicht alle Begriffszuordnungen sind in Gesetzen oder feststehenden Normen erfasst. Diese Begriffe müssen im Unternehmen selbst oder besser noch unternehmensübergreifend, in Form von Kollaborationen wie der IAI (Industrie Allianz für Interoperabilität), die 1995 in den USA gegründet wurde, definiert werden. An der Aufgabe, die computergestützte Bauplanung, Bauausführung und Gebäudeverwaltung in eine weltweit gültige und einheitliche Objektsprache aufzugliedern, arbeiten mehr als 650 Firmen. Im Falle eines Informationsaustausches mit Externen ist dieser Standard ebenso Grundvoraussetzung wie unternehmensinterne Standards. Der Vorteil liegt in der Vermeidung der mehrmaligen Datenerfassung, die mit erheblichen Kosten, einem enormen Zeitaufwand und möglichen höheren Fehlerquoten verbunden ist. Standards für Datenformatierung können den Austausch von Informationen in der Weise unterstützen, dass eine einheitlich notwendige Softwareanforderung ermittelt werden kann. Ist die Formatierung unterschiedlich, ist es Abb. 174: Datenstandard – Dokumentationsvorgabe für Projektbeteiligte Datenstandard Die verbindliche Vorgabe eines Datenstandards seitens des Bauherrn an die Projektbeteiligten stellt eine einheitliche Struktur und Qualität der Daten sicher, die von den Projektbeteiligten an den Bauherrn nach Abschluss der Planungs-und Bauphase übergeben werden. 1. Allgemeine Vorgaben • Projektverantwortlicher • Eingesetzte Programme • Dokumentation • Bestandsdokumentation nach Projektabschluss 2. Projektbezogene Vorgaben • Projektgliederung • Begriffe • Erstellung CAD-Daten • Datenablage • Koordinatensystem • Achsbezeichnungen • Raumcodierung • Raumbezeichnungen • Geschossbezogene Flächenarten • Geschossübergreifende Flächenarten 3. Dateibez./ Datenaustausch • Bestandteile des Dateinamens • Bauteil • Ebene • Fachsparten • Projektphase • Index • Dateierweiterung / Format 4. Vorgaben alphanum. Daten • Bestandteile des Geräteschlüssels – Bauteil – Mietbereich – Ebene – Raumachse – Gewerk – Anlagen Nummer – Datenpunktart – Kürzel Beschreibung – Lfd. Nummer 5. Vorgaben graph. Daten • 3D-/2D-Modell • Layerstruktur • Blöcke • Texte • Bemaßung • Objekteigenschaften • Modellbereich • Papierbereich • Farben • Linientypen • Schraffuren • Maßstäbe • Externe Referenzen (Xref) • Polygone / Attribute Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 479 47914.3 Anforderungen Datenerhebung/Datenpflege/Datenauswertung möglich, dass die Systeme nicht kompatibel sind und eine Übertragung der Daten von User zu User mittels EDV ausgeschlossen werden muss. In diesem Fall steht entweder eine kosten- und zeitintensive Umformatierung oder eine manuelle Eingabe zur Disposition. Ein weiterer geforderter Standard bezieht sich auf die Systemschnittstellen. Eine übereinstimmende Strukturierung der Daten und vordefinierte Datenschnittstellen müssen für die reibungslose Verständigung zwischen Organisationseinheiten und Systemen vorliegen.735 Werden diese einheitlichen Voraussetzungen geschaffen, können alle am Lebenszyklus einer Immobilie beteiligten Dienstleister und Bauausführende über den gesamten Prozess, beginnend mit der Entwurfsplanung bis hin zum Abriss, ihre Daten austauschen. Die einzelnen Abläufe können vereinfacht, beschleunigt, kostenreduziert und hinsichtlich ihrer Qualität verbessert werden. 14.3.3 Vernetzung mit anderen Datenbeständen Im Hinblick auf die Verwendung von Daten müssen die verschiedenen Datenquellen (Datenbanken, Strukturierte Daten, Dokumente, graphische Komponenten, Fotos) und Software-Komponenten miteinander verknüpft werden. Alle Daten eines Objekts, bspw. eines Raums, müssen für eine Einsichtnahme und Auswertung verfügbar sein. Dies geschieht über die Integrationsebene. Sie erstellt quellenübergreifend die Beschreibung des Objekts. Finanzielle Daten werden üblicherweise aus kaufmännischer Software exportiert, Größenangaben eines Objekts stammen aus infrastrukturellen Datenbanken, Technische Ausstattungen z. B. aus einem XML-basierten Inventarmodell, die Verträge aus dem Mietbereich oder Serviceleistungen aus eingescannten Dokumenten und ein allgemeiner Objekteindruck kann über ein Foto vermittelt werden.736 Daten, die in einem System verwendet werden, jedoch nicht ursprünglich auf dieses zurück zu führen sind und darin gepflegt werden, müssen über Schnittstellen zueinander verbunden werden. Besonders wichtig ist diese Verknüpfung bei „Bewegungsdaten“ (vgl. GEFMA-Richtlinie 410), deren Austausch ständig erfolgt. Im Facility Management gibt es viele Daten, die nicht originär in dieser Disziplin generiert werden und doch einen hohes Nutzenpotential für diesen Bereich darstellen. Die Systeme, die diese Informationen liefern, werden als „Partnersysteme“ bezeichnet. In einem CAFM-System gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten für den Austausch von Daten, die erste und häufiger angewandte Möglichkeit wird über eine Schnittstellenintegration mit speziellen Schnittstellenprogrammen durchgeführt. Das Programm hat die Aufgabe, die Daten am Ursprungsort oder in einer Transferdatei auszulesen, dann die Daten im Zielsystem an Hand eines vorgegebenen Regelwerks zu prüfen. Die Daten werden am Zielort eingelesen 735 Vgl. ebenda, S. 151. 736 Vgl. Koch, S./May, M./Redlein, A./, CAFM-Systeme, in: May, M. (Hrsg.), IT im Facility Management erfolgreich einsetzen – Das CAFM-Handbuch, Berlin Heidelberg 2004, S. 151–174, hier: S. 168. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 480 14 DV-Unterstützung im Facility Management480 und abschließend wird Rückmeldung über den Transfer erstattet. Ggf. muss ergänzend die Löschung von temporären Transferdateien vorgenommen werden. Die zweite Möglichkeit des Austausches ist der direkte Zugriff auf Datenbanken. Daraus ergeben sich folgende zwei Vorteile: 1. die Umgehung der Datenredundanz und 2. die Reduzierung von Schnittstellenprogrammen. Eine sinnvolle Abwägung lässt sich an Hand sich ergebender Nachteile nicht ausschließen. Die CAFM- Software muss entsprechend modifiziert werden, um die Integrität und Datenkonsistenz des Gesamtsystems zu gewährleisten. Bezüglich der Klassifizierung der Schnittstellen muss gem. GEFMA-Richtlinie 410 Folgendes unterschieden werden: •• Offline- bzw. Batch-Schnittstellen tauschen ihre Daten zu festgelegten Zeitpunkten oder Ereignissen aus. •• Online-Schnittstellen ermöglichen einen Direktzugriff und vermeiden dadurch die redundante Datenhaltung. Zusätzlich kann eine direkte Verarbeitung erfolgen. Eine weitere Untergliederung der Schnittstellen nimmt Bezug auf die Richtung der Datenübertragung. Unidirektionale Schnittstellen sind zugleich Einbahnstraßen und Sackgassen ohne Wendemöglichkeit. Die bidirektionale Eigenschaft lässt den Gegenverkehr zu, wodurch sich die Systeme gegenseitig bedienen können. Die Aktualisierung kann synchron oder asynchron erfolgen. In der Praxis hat sich überwiegend die Festlegung eines herrschenden Systems durchgesetzt, auch im Fall einer eingerichteten Bidirektionalität. Für eine CAFM-Software stellen die möglichen Schnittstellenausprägungen eine hohe Anforderung dar. Je nach Umfang, der sich von einer integrierten Lösung über eine abteilungs- bis hin zur unternehmensübergreifenden Lösung steigert, erweist sich die Einbeziehung unterschiedlicher Sichtweisen als unerlässlich. Besonders gilt dies für die Auswertungen, die Datenpflege sowie die administrativen Zwecke. Gerade im Falle der Vermeidung von Redundanzen in Punkto Datenhaltung kann es zu Zugriffskonflikten kommen (vgl. GEFMA- Richtlinie 410). Notwendige Verfügungen über abteilungsübergreifende Daten stehen im Zielkonflikt mit Sicherheitsauflagen, nicht nur hinsichtlich der internen Unternehmensebene, sondern auch im Blick auf mögliche externe Zugriffe. Wenn Verwender eines Systems aus einem anderen, nicht ihrer Abteilung unterstellten System Daten abrufen, bedürfen besonders sensible Daten, die nicht für eine externe Einsicht bestimmt sind, einer außerordentlichen Sicherung. Am stärksten betroffen ist die Datenübertragung über das Internet, hierbei sind entsprechende Sicherungsmechanismen zu veranlassen. 14.3.4 Integration ergänzender Softwarelösungen Zu Beginn dieses Punktes soll der Begriff „Software“ definiert werden. Die Gesamtheit aller verwendeten Computerprogramme eines Computersystems stellt die Software dar. Eine Unterteilung erfolgt in System- und Anwendungssoftware, wobei Systemsoftware zur Steuerung der Hardware-Komponenten dient Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 481 48114.3 Anforderungen Datenerhebung/Datenpflege/Datenauswertung und Anwendungssoftware zur Lösung von Fachaufgaben verwendet wird.737 Betriebssysteme sind ein typisches Beispiel für die Systemsoftware. Einige Beispiele für Anwendungssoftware sind die CAFM-Software, CAD-Software, Kaufmännische Software und Office-Produkte wie Word, Excel etc. In einem Unternehmen, in dem bestehende Software eingesetzt wird und zur Unterstützung des Facility Managements ergänzende Softwarelösungen implementiert werden sollen, müssen diese dem System angepasst werden. Die Herausforderung beim Aufbau eines CAFM-Systems besteht häufig in der angemessenen Kombination und Integration der erforderlichen CAFM-Softwarekomponenten auch verschiedener Hersteller. Da sich das Facility Management nicht nur mit der Ausführung regelmäßig wiederkehrender Aufgaben befasst, sondern auch stetig mit der Anpassung an sich ändernde Anforderungen beschäftigt, muss die Softwareunterstützung flexibel gestaltbar sein.738 Die Schaffung einer brancheneinheitlichen Lösung der Software ist ein nicht umsetzbarer Ansatz. Der umfassende Leistungskatalog des Facility Managements ist unternehmensspezifisch so unterschiedlich, dass allein dieser Umstand eine solche Möglichkeit ausschließt. Ein weiterer Aspekt ist, dass die IT-Systeme, die im Facility Management vorgefunden werden, auch individuell ausgearbeitete Systeme sind. Sogar im Fall einer kompletten Neukonzeption des IT-Systems wird es immer eine Individualausarbeitung geben, da eine allgemein gültige Vorgabe nicht existiert. Die meisten CAFM-Systeme basieren heute auf Datenbanken. Die graphischen Komponenten spielen in diesen Systemen nur eine untergeordnete Rolle. Für 737 Vgl. Jedlitzke, M./Hohmann, J./Redlein, A./Reinecke, W., IT-Grundlagen für Facility Manager, in: May, M. (Hrsg.), IT im Facility Management erfolgreich einsetzen – Das CAFM-Handbuch, S. 101–121, hier: S. 105. 738 Vgl. Schneider, H. (2004), S. 167. Abb. 175: CAFM im Umfeld ergänzender Software CAD ERP weitgehend alphanumerische Orientierung starke graphische Orientierung Zentrale Systeme Subsysteme Netzwerkmanagement Gebäudeautomaten Schließsysteme LogistikCatering u.a. CAFM Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 482 14 DV-Unterstützung im Facility Management482 die Unterstützung der Prozesse im Facility Management sind die graphischen Informationen unverzichtbar und müssen daher integriert werden. Um die notwendigen Daten aus den CAD-Systemen für das CAFM nutzbar zu machen, kann entweder ein reduziertes CAD-System in das CAFM-System integriert werden, das Zugriff auf das externe CAD-System hat, oder die erforderlichen graphischen Daten können in eine relationale Datenbank übernommen werden. Zu Beginn der Entwicklung von CAFM-Systemen wurden diese als Insellösungen konzipiert. Die Insellösungen konnten aber nicht alle Funktionen abdecken. Dieses Problem hat sich bis heute nicht vollständig lösen können. Einfach handhabbare bidirektionale Schnittstellen zu ERP-Systemen und qualifizierte Integrationen von Bürosoftware, technischen und kaufmännischen Subsystemen sind noch nicht entwickelt.739 Wird der Einsatz einer neuen CAFM-Software geplant, so kann in bestimmten Fachbereichen die Verwendung zusätzlicher Softwareprodukte nicht ausgeschlossen werden. Diese Fachapplikationen sind für spezielle Teildisziplinen vorgesehen, die nicht in die Standardsoftware integriert werden können. Beispiele hierfür sind das Personalwesen, die Gebäudeautomation und einige kaufmännische Bereiche, wie die Objektbuchhaltung und das Vertragsmanagement. Sowohl für die Wahl der CAFM-Software, als auch für die Wahl der ergänzenden Softwaresysteme ist die Schnittstellentechnologie entscheidend, da eine reibungslose Kommunikation, je nach den definierten Eigenschaften, zwischen den verbundenen Systemen sichergestellt werden muss. Ausreichend Standardschnittstellen, um alle möglichen Fachapplikationen mit dem System zu verbinden, sind in CAFM-Systemen i. d. R. nicht vorhanden. Fehlt im spezifisch vorliegenden Fall eine Standardschnittstelle, so muss die Einrichtung spezieller Schnittstellen sowie deren zugehörige Schnitt stellenprogramme vorgenommen werden (vgl. Abschnitt 14.3.3). Die Einführung von paralleler Software sollte ausschließlich zeitgleich mit der Einführung eines Gesamtsystems erfolgen, wenn sie unumgänglich mit diesem in Verbindung steht, da ansonsten sowohl finanziell als auch zeitlich die Gesamtsystemeinführung negativ beeinflusst wird. In jedem Fall muss ein später erwarteter Wunsch zur Erweiterung bereits in der Planungsphase berücksichtigt werden. 14.3.5 Umsetzung in ein Informationsmanagement Gem. GEFMA-Richtlinien muss das Facility Management Transparenz in Unternehmensbereichen schaffen, in denen häufig weder klare Ziele noch Fakten existieren. Durch Verfolgung dieses Anspruchs können fundierte Unternehmensentscheidungen getroffen werden (vgl. GEFMA-Richtlinie 100–1). Transparenz kann nur erreicht werden, wenn ein umfassendes Informationssystem aus dem CAFM-System generiert werden kann. Dadurch muss definiert werden, welcher Umfang an Informationen benötigt wird. Qualifizierte Informationen setzen eine detaillierte Prozessabbildung voraus. Eine Beschreibung der ge- 739 Vgl. Schneider, H. (2004), S. 174f. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 483 48314.4 CAFM-Systeme genwärtig und in absehbarer Zeit benötigten Daten, sowie die Form und der Inhalt der Auswertungen müssen bestimmt sein. Bei Abbildung der einzelnen Prozesse in einem Modell, können untergliedert die notwendigen Informationen lokalisiert werden. Die Daten müssen vollständig, richtig, kontinuierlich und konsistent sein. Bezüglich des gesamten Systems muss Klarheit bestehen, ob die Anforderungen an ein Informationssystem, das in der Lage sein muss, Prozesse abzubilden, erfüllt werden. Neben den vorhandenen Datenbankmanagementsystemen (DBMS), die für die Verwaltung und Manipulation von Daten genutzt werden, sind für das Management und die Ausführung von Prozessen sogenannte Workflowmanagementsysteme (WFMS) unentbehrlich. Im Gegensatz zu den bisherigen Anwendungsprogrammen, die aufgrund der Programmhierarchien nur die Lösung von Einzelaufgaben bewerkstelligen konnten, können Workflowmanagementsysteme der erforderlichen Prozessunterstützung gerecht werden.740 Um eine Optimierung der Prozesse zu erreichen, ist ein Soll-Ist-Vergleich notwendig. Aus diesem Vergleich können Maßnahmen abgeleitet werden, die dem angestrebten Sollzustand untergeordnet sind. Zielsetzung eines Informationsmanagementsystems ist die Umwandlung von Informationen und Wissen in Nutzen. Für die Umsetzung sind folgende Eigenschaften von Bedeutung: •• Das System muss datenbankgestützt sein; •• Daten müssen objektorientiert abrufbar sein; •• Die zu integrierenden Systeme müssen über Schnittstellen verbunden sein; •• Eine Verwaltung der Daten muss sichergestellt sein; •• Die Daten müssen in unterschiedlichen Zusammenhängen abrufbar sein, da die unterschiedlichsten Gruppen von Nutzern verschiedene Auswertungen abrufen. Strategischen Einfluss gewinnt das System durch Integration in das Managementinformationssystem (MIS). Für die Unternehmensführung bildet dieses System eine Basis zur strategischen Entscheidungsfindung. 14.4 CAFM-Systeme Ein CAFM-System kann aus einer in sich abgeschlossenen CAFM-Software oder einer Kombination aus verschiedenen Software-Werkzeugen bzw. standardisierter oder individueller Software bestehen. Das CAFM-System muss dabei bei Bedarf über vordefinierte Schnittstellen an die Unternehmenssoftware, Datenbanken und Gebäudeautomationssysteme verbunden werden können. 740 Vgl. Quadt, M./Görze, R., Geschäftsprozesse im Facility Management und ihre Abbildung in der IT, in: May, M. (Hrsg.), IT im Facility Management erfolgreich einsetzen – Das CAFM-Handbuch, Berlin Heidelberg 2004, S. 37–79, hier: S. 60. 14.4 CAFM-Systeme

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References

Zusammenfassung

Vorteile

- Umfassender Einblick in Theorie und Praxis des Facility Managements

- Systematische Darstellung der relevanten Normen und Richtlinien

- Konkrete Beispiele zur Anwendung und Vertiefung der Inhalte

Zum Werk

Die Immobilie in ihrem Lebenszyklus erfordert ein Wertmanagement, das unter dem Begriff Facility Management zusammengefasst wird. Das Buch umfasst alle Aspekte einschließlich anschaulicher Praxisbeispiele.

Zur Neuauflage

Umfassende Aktualisierung und zusätzliche Fallbeispiele.

Inhalt

- Geschichte des FM; Vergleich mit anderen Ländern

- Facility Management im Lebenszyklus einer Immobilie

- Strategisches FM

- Inhalte des technischen, kaufmännischen und infrastrukturellen FM mit vielen Praxisbeispielen

- Rechtliche Aspekte und Normen

- Wertorientierung im FM und FM-Rating

- Outsourcing-Strategien

- EDV-technische Unterstützung

Autoren

Prof. Dr. Hanspeter Gondring, Duale Hochschule Stuttgart, Dipl.-Kfm. Thomas Wagner, Wagner Real Estate GmbH, Hamburg.

Zielgruppe

Studierende der Immobilienwirtschaft und immobiliennahe Studienfächer wie z.B. Architektur, Bauingenieurwesen, Stadt- und Regionalplanung, Studierende der Bank- und Finanzwirtschaft, Jura-Studierende mit der Vertiefung Immobilienrecht sowie interessierte Praktiker.