Content

12.2 Vergabeprozess bei Facility Management-Dienstleistungen in:

Hanspeter Gondring, Thomas Wagner

Facility Management, page 420 - 436

Handbuch für Studium und Praxis

2. Edition 2012, ISBN print: 978-3-8006-3836-9, ISBN online: 978-3-8006-4182-6, https://doi.org/10.15358/9783800641826_420

Bibliographic information
Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 413 12.1 Einführung Die gegenwärtige Marktsituation für Facility Management-Dienstleistungen ist in Deutschland sehr dynamisch. Sie ist gekennzeichnet durch starke Konzentrationsprozesse, Kosten- und Leistungsdruck. Viele Anbieter sind auf dem globalen Markt präsent. Daraus resultiert ein erheblicher Verdrängungswettbewerb. Vor dem Hintergrund eines stetig wachsenden Dienstleistungssektors sowie der Komplexität der Aufgabenbereiche und Anforderungen ist eine professionelle Ausschreibung ein sinnvolles Hilfsmittel, um aus einer Vielzahl von Anbietern den idealen Vertragspartner ausfindig zu machen. Die Ausschreibung dient dazu, die Vergabe von Bau- und Dienstleistungen auf Grundlage des Wettbewerbs zu erstellen. Die Zielsetzung der Ausschreibung seitens des Auftraggebers ist es, die auszulagernden Teilprozesse an einen wirtschaftlich starken Kooperationspartner zu vergeben, der ein optimales Verhältnis zwischen Leistungsqualität und Kosten bietet. Mit Blick auf das Ziel der Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit und Rentabilität der Immobilie sollten bei der Vergabe nicht ausschließlich Kostenaspekte im Vordergrund stehen. Insbesondere wenn eine längerfristige Zusammenarbeit angestrebt wird, treten Aspekte der Leistungsqualität, Zuverlässigkeit und Professionalität des Auftragnehmers in den Vordergrund. Im mittel- und langfristigen Kontext hat eine Strategie der Partnerschaft, die in regelmäßigen Abständen an Marktkonditionen gemessen wird, positive Auswirkungen auf die Wertschöpfungsprozesse beider Vertragspartner. 12.2 Vergabeprozess bei Facility Management-Dienstleistungen 12.2.1 Festlegung der Vergabestrategie Die Festlegung der Vergabestrategie beeinflusst den gesamten Vergabeprozess maßgeblich. Im Vorfeld hat die Führungsebene grundsätzlich zu entscheiden, ob Leistungen im Unternehmen durch Eigenleistung oder Fremdleistung erbracht werden sollen (vgl. Kapitel 11). Die Entscheidung ist deshalb so zu treffen, dass in Abhängigkeit des Leistungsumfangs eine einheitliche Ausführung und eine zweifelsfreie, umfassende Gewährleistung erreicht werden kann. 12.2.1.1 Leistungsvergabe nach Losen Umfangreiche Leistungen können in Teilabschnitte (Lose) gegliedert vergeben werden. Eine weitere Möglichkeit ist die Vergabe nach Fachlosen. Dabei werden alle technisch zusammenhängenden Arbeiten verschiedener Gewerbezweige 12.1 Einführung 12.2 Vergabeprozess bei Facility Management- Dienstleistungen Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 414 12 Ausschreibung und Vergabe von Facility Management-Leistungen414 zusammengefasst und in Fachlosen vergeben.658 Durch die Gliederung in Teillose und Fachlose sollen gem. § 97 Abs. 3 GWB insbesondere mittelständische Unternehmen bei der Vergabe von Aufträgen berücksichtigt werden. Beispiel: Ein Unternehmen plant die Vergabe des EDV-Services und der Reinigungsdienste an einen externen FM-Dienstleister. Zur Strukturierung des Angebots wird die Gesamtleistung in das Los „Technisches Gebäudemanagement“ und das Los „Infrastrukturelles Gebäudemanagement“ gegliedert. 12.2.1.2 Einzel-/Generalvergabe Bei der Einzelvergabe wird für jede Leistung im Bereich Facility Management ein einzelnes Unternehmen beauftragt. Bei der Generalvergabe werden alle Leistungen zusammen an ein Unternehmen vergeben. Einzelleistungsträger: Bei Einzelanbietern handelt es sich meist um kleine mittelständische Unternehmen mit regionalem Tätigkeitsumfeld und i. d. R. einem Aufgabenschwerpunkt. Im Gegensatz zur Generalvergabe steht der Auftraggeber einem Leistungspartner gegenüber. Die Verantwortung für die Koordination der Leistungspakete obliegt allein dem AG. Generalunternehmer: Der Generalunternehmer bietet die Leistungen meist in einem Paket zu einer Pauschalsumme an. Gegenüber dem AG tritt er als einziger Vertragspartner auf. Ein Teil der Leistungen wird von ihm selbst erbracht und einzelne Leistungen vergibt er auf eigene Rechnung an Sub-/ Nachunternehmen. Der Generalunternehmer übernimmt die Koordination und Gewährleistung sämtlicher an ihn übertragenen Leistungen. 658 Vgl. Busch A./Rösel W., S. 18f. Ablauf von Ausschreibung und Vergabe bei FM-Leistungen ■ Festlegung Vergabestrategie (Buy or Make, Definition Lose etc.) ■ Anforderung Grundlagen für Ausschreibung (Pläne, Flächen etc.) ■ Erstellung Leistungsverzeichnisse (Selektion möglicher Bieter) ■ Versand Ausschreibungsunterlagen mit Fristsetzung für Angebotsabgabe ■ Auswertung Angebote / Erstellung Preisspiegel ■ Durchführung Vergaberunde(n) / Dokumentation im Vergabeprotokoll ■ Auswahl eines bevorzugten Bieters ■ Verhandlung FM-Vertrag mit bevorzugtem Bieter ■ Unterzeichnung FM-Vertrag Abb. 155: Ablauf von Ausschreibung und Vergabe von FM-Leistungen Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 415 41512.2 Vergabeprozess bei Facility Management-Dienstleistungen Generalübernehmer: Der Generalübernehmer schließt mit dem AG einen Vertrag über alle Leistungen. Ohne selbst Leistungen zu erbringen, übernimmt er die Rolle des Auftraggebers gegenüber den Subunternehmen. Darüber hinaus übernimmt er zahlreiche Nebenverpflichtungen, wie bspw. Managementfunktionen, Garantien sowie die Gewährleistung für alle vergebenen Leistungen.659 Totalübernehmer und Totalunternehmer übernehmen neben den Ausführungsleistungen auch Planungsleistungen. An diese Art von Leistungsträgern werden insbesondere Leistungen des technischen und infrastrukturellen Gebäudemanagement vergeben. 12.2.2 Grundlagen der Ausschreibung Nachdem die Vergabestrategie sowie der Umfang der zu vergebenden Leistungen festgelegt wurden, ist in einem nächsten Schritt das richtige Vergabeverfahren auszuwählen. Im Hinblick auf die Rechtssicherheit ist die Einhaltung des richtigen Vergabeverfahrens unerlässlich. Ein Nachweis der Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen gem. GEFMA 710 schützt sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer bei öffentlichen Aufträgen im Haftungsfall.660 12.2.2.1 Rechtliche Grundlagen Neben der Konkretisierung des bereits geltenden Rechts des BGB verfolgen die Verdingungsordnungen weitere Ziele. Die Chancengleichheit soll sowohl für nationale als auch für internationale Anbieter unabhängig von Herkunft, Staatsangehörigkeit und Unternehmenssitz gewährleistet werden. Insbesondere im Rahmen öffentlicher Aufträge sind alle Waren, Bau- und Dienstleistungen im Wettbewerb und im Wege transparenter Vergabeverfahren zu beschaffen. Gem. § 99 Abs. 1 GWB sind öffentliche Aufträge alle entgeltlichen Verträge, die zwischen einem öffentlichen Auftraggeber und Unternehmen, die Liefer-, Bau-, und Dienstleistungen zum Gegenstand haben, geschlossen werden. Darunter fallen auch Vergabeverfahren, die zu Dienstleistungsaufträgen führen. Der Begriff des öffentlichen Auftraggebers ist in § 98 GWB definiert. Bei der Gestaltung von Bauverträgen sollte die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) zugrunde gelegt werden. Es handelt sich um Allgemeine Geschäftsbedingungen des Bauwesens im Sinne der §§ 305 ff. BGB.661 Die VOB weist in der heutigen Form (Ausgabe 2009) folgende Gliederung auf: 659 Vgl. Grabener H./Sailer E., S. 173f. 660 Vgl. GEFMA-Richtlinie 710 „Rechtssicherheit bekommt einen Namen“, in: Immobilien Zeitung Nr. 11 vom 11. Mai 2006, S. 18. 661 Vgl. Busch A./Rösel W., S. 6f. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 416 12 Ausschreibung und Vergabe von Facility Management-Leistungen416 •• VOB Teil A: Allgemeine Bestimmungen über die Vergabe von Bauleistungen •• VOB Teil B: Allgemeine Bestimmungen über die Ausführung von Bauleistungen •• VOB Teil C: Allgemeine Technische Vertragsbedingungen für Bauleistungen Die Verdingungsordnung für Leistungen (VOL) gilt für alle Lieferungen und Leistungen, die nicht unter die VOB fallen. Die VOL ist wie die VOB für die Durchführung der Verdingung und die Auftragsabwicklung bestimmt. Sie umfasst jedoch keine technischen Bestimmungen im Sinne der VOB/Teil C. Bezüglich der rechtlichen Bedeutung gilt jedoch das gleiche wie bei der VOB. Die VOL besteht aus zwei Teilen: •• VOL Teil A: Allgemeine Bestimmungen für die Vergabe von Leistungen •• VOL Teil B: Allgemeine Bestimmungen für die Ausführung von Leistungen Technische Bestimmungen im Sinne der VOB/C sind nicht Bestandteil der VOL. Die VOB und die VOL sind keine Rechtsnormen. Sie sind weder Gesetz noch Rechtsverordnung, auch nicht Gewohnheitsrecht. Es handelt sich um Allgemeine Geschäftsbedingungen im Sinne des BGB. Wenn sie Gültigkeit erlangen sollen, müssen sie zwischen den Vertragspartnern ausdrücklich vereinbart werden. Falls die VOB oder die VOL dem Vertrag nicht zugrunde gelegt werden, gilt uneingeschränkt das BGB. Grundsätzlich wird mit der Vereinbarung der VOB/B auch die VOB/C Vertragsbestandteil. Die VOB/A und die VOL/A sind nicht Vertragsbestandteil, weil sie nur die Vergabe regeln und bis zum Abschluss des Vertrages gelten. Private Auftraggeber können den Teil B der VOB oder VOL jedoch auch in geringem Umfang durch Gesetze des BGB ersetzen.662 In diesem Fall ist jedoch Vorsicht geboten. In der Praxis wird empfohlen, bereits bei geringfügigen inhaltlichen Abweichungen von der VOB/B oder VOL/B zu prüfen, ob sie als Ganzes vereinbart wurden und damit gegebenenfalls kritische Bestimmungen nichtig werden (BGH-Urteil vom 15. April 2004, VII ZR 419/02). 12.2.2.2 Vergabeverfahren Auftraggeber des öffentlichen Rechts sind verpflichtet bei Vergaben von Bauoder Dienstleistungen die VOB/A oder die VOL/A anzuwenden. Für den privaten Bereich gilt diese Verpflichtung nicht. Es ist aber zu empfehlen die Verdingungsordnungen auch in diesem Fall zu vereinbaren. Wenn nichts ausdrücklich vereinbart wurde gelten die Bestimmungen des BGB. Die Vergabeverordnung (VgV) enthält Bestimmungen über die Vergaberegelungen bei öffentlichen Aufträgen oder Auftragsvolumen ab bestimmten Schwellenwerten. Die VOB/A regelt das Vergabeverfahren bis zum Abschluss des Vertrages für die Bereiche 662 Vgl. Busch A./Rösel W., S. 6f. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 417 41712.2 Vergabeprozess bei Facility Management-Dienstleistungen Rohbau, Ausbau und Haustechnik. Die VOL/A erfasst Lieferungen und Dienstleistungen, bei denen die handwerkliche Leistung ausschließlich die Montage umfasst, wie z. B. Gebäudereinigung und Hausverwaltung. Darüber hinaus ist zu beachten, dass beide Verordnungen nicht gleichzeitig und gleichrangig gelten können. Bedingt durch die grenzüberschreitenden Erfordernisse des europäischen Raumes wurden die Bestimmungen für die Ausschreibungsverfahren in den Teilen A der VOB und der VOL ergänzt. Neben den Basisparagraphen gelten die a- Paragraphen gem. der EG-Baukoordinationsrichtlinie für öffentliche Aufträge, deren Nettowert 5 Mio. € überschreitet. Die b-Paragraphen gelten für Aufträge in den Bereichen Wasser-, Energie-, Verkehrsversorgung und Telekommunikation, die einen Nettowert von 5 Mio. € überschreiten. In den Sektorenrichtlinien des Abschnitt 4 „VOB/A-SKR“ werden neben den öffentlichen auch private Auftraggeber der Wasser-, Energie-, Verkehrsversorgung und Telekommunikation, deren Auftragsvolumen einen Nettowert von 5  Mio.  € überschreitet, zur Einhaltung der Vergabevorschriften verpflichtet. Jedoch handelt es sich hinsichtlich der Vertragsverhandlungen um ein großzügigeres Vergaberecht. Abb. 156 gibt einen Überblick über die Bereiche und die zu beachtenden Schwellenwerte. Die Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF) kommt bei freiberuflich erbrachten Dienstleistungen zur Anwendung, deren geschätzter Nettoauftragswert mind. 200.000 € beträgt. Ist die zu vergebende Leistung nicht beschreibbar, führt dies wiederum zur Anwendung der VOL. Nationale Vergabeverfahren: Das nationale Vergabeverfahren wird auf Grundlage der Basisparagraphen gem. Abschnitt 1 VOB/A und VOL/A durchgeführt und ist von öffentlichen Auftraggebern anzuwenden, deren Auftragsvolumen einen Nettowert von 5 Mio. € nicht überschreitet. Öffentliche Ausschreibung: Das Regelausschreibungsverfahren ist die öffentliche Ausschreibung. Dabei wird eine unbeschränkte Zahl von Unternehmen zur Abgabe eines Angebots aufgefordert. Beschränkte Ausschreibung: Bei der Beschränkten Ausschreibung wird eine beschränkte Zahl von ausgewählten Unternehmen zur Abgabe eines Angebots aufgefordert. Freihändige Vergabe: Insbesondere bei Spezialgebieten, Patentschutz oder strenger Geheimhaltung erfolgt die Vergabe ohne förmliches Verfahren auf Grundlage eines Angebots. Internationale Vergabeverfahren: Ergänzend zu den Basisparagraphen ist das europaweite Vergabeverfahren auf Grundlage der a-Paragraphen, b-Paragraphen und der Sektorenrichtlinien in den Abschnitten 2–4 VOB/A und VOL/A bei öffentlichen Aufträgen über einem Nettowert von 5 Mio. € anzuwenden. Offenes Verfahren: Entspricht der öffentlichen Ausschreibung. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 418 12 Ausschreibung und Vergabe von Facility Management-Leistungen418 Nicht offenes Verfahren: 663 Entspricht der beschränkten Ausschreibung Verhandlungsverfahren: Entspricht der freihändigen Vergabe 12.2.2.3 Ausschreibungsbasis Der Prozess der Ausschreibung und Vergabe ist im Dienstleistungsbereich oft mit einem enormen Zeitaufwand verbunden und kann bei großen Dienstleistungspaketen bis zu ein Jahr in Anspruch nehmen. Um das Verfahren weitestgehend zu vereinfachen, sind Pläne, Flächenberechnungen und Baubeschreibungen den Ausschreibungsunterlagen beizulegen. Jedoch sind die Kosten der Datenbeschaffung und der Bearbeitung von Bestandsdaten für 663 Vgl. Horn, L., Ausschreibung und Vergabe durch die öffentliche Hand, in: Usinger, W. (Hrsg.), Immobilien Recht und Steuern, S. 711–762. Nationale Vergabeverfahren Internationale Vergabeverfahren Ablauf Öffentliche Ausschreibung Offenes Verfahren Nicht offenes Verfahren Verhandlungsverfahren 1. Ausschreibung 2. Angebotsauswertung 3. Vergabe Beschränkte Ausschreibung Freihändige Vergabe 1. Bietervorauswahl über Teilnahmewettbewerb 2. Ausschreibung 3. Angebotsauswertung 4. Vergabe 1. Bieterauswahl (direkt oder Teilnahmewettbewerb) 2. Ausschreibung 3. Angebotsauswertung 4. Vergabe Abb. 157: Vergabeverfahren Abb. 156: Übersicht über die Vergaberichtlinien der EU663 Geregelte Bereiche des öffentlichen Auftragswesens Bauleistungen Lieferungen Dienstleistungen 5 Mio. € 5 Mio. € 200 000 € 200 000 €400 000 € Telekommunikation 600 000 € 400 000 € Telekommunikation 600 000 € Für allgemeine öffentliche AG RL 93/97/ EWG/BKR Für allgemeine öffentliche AG RL 93/97/ EWG/LKR Wasser, Energie, Telekommunikation RL 93/38/ EWG/SKR Wasser, Energie, Telekommunikation RL 93/38/ EWG/SKR Für allgemeine öffentliche AG RL 92/50/ EWG/DKR Wasser, Energie, Telekommunikation RL 93/38/ EWG/SKR VOB/A a-§§ Abschnitt 2 VOB/A b-§§ SKR-§§ Abschnitt 3 Abschnitt 4 VOB/A a-§§ Abschnitt 2 VOB/A b-§§ SKR-§§ Abschnitt 3 Abschnitt 4 gewerbl. und vorab abschließend beschreibbare freiberufl. DL nach VOL/A a-§§; vorab nicht abschließend beschreibbare freiberufl. DL nach VOF gewerbl. und vorab abschließend beschreibbare freiberufl. DL nach VOL/A b-§§ und SKR-§§; Abschnitt 3 und 4 vorab nicht abschließend beschreibbare freiberufl. DL Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 419 41912.2 Vergabeprozess bei Facility Management-Dienstleistungen den Auftraggeber nicht unerheblich. Bei sehr alten Gebäuden kann sich die Datenerfassung sehr mühsam und aufwändig gestalten. Bei Neubauten liegen alle Informationen und Daten i. d. R. bei den Planungsbeteiligten und Ausführungsfirmen. Wenn es gelingt dieses Potential verfügbar zu machen, dann ist eine wesentliche Grundvoraussetzung für die Realisierung von FM-Leistungen erfüllt. Als Basis zur Erstellung der Ausschreibungsunterlagen dienen vorhandene Unterlagen, Bestandsaufnahmen oder CAFM-Systeme. In Abb. 158 sind alle Vor- und Nachteile dieser verschiedenen Datengrundlagen übersichtlich dargestellt. Die Ausschreibung erfolgt auf der Datenbasis der bisherigen Gebäudenutzung. Vorhandene Unterlagen wie Zeichnungen, Berechnungen und Objektbeschreibungen werden aus unterschiedlichsten Quellen zusammengetragen. Falls beim Bauherrn keine Unterlagen vorliegen, können diese bei den zuständigen Ämtern eingesehen und gegebenenfalls vervielfältigt werden. Häufig kommt es vor, dass die Unterlagen unvollständig sind oder Abweichungen zur baulichen Altsubstanz aufweisen. Aus diesem Grund sind die vorhandenen Unterlagen auf ihre Vollständigkeit und ihre Aktualität zu prüfen.664 Darüber hinaus können störende Einflüsse durch Gespräche mit Nutzern aufgedeckt werden. Der Zeitaufwand für die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen ist beim Vorliegen der notwendigen Unterlagen sehr gering. Jedoch können zwischen den Daten der Ausschreibung und den Daten der Abrechnung Abweichungen auftreten. Die sicherste Variante der Datenerfassung ist die Bestandsaufnahme vor Ort. Jedoch ist dies mit einem hohen zeitlichen und finanziellen Aufwand verbunden. Die Daten müssen vor Ort aufgenommen werden, in Programme eingegeben und analysiert werden. Die Erstellung des Leistungsverzeichnisses erfolgt in 664 Vgl. Schneider, H. (2004), S. 229f. Abb. 158: Vor- und Nachteile von Ausschreibungsgrundlagen Vorhandene Unterlagen Bestandsaufnahmen CAFM-System Vorteile Nachteile – Anklagenkataster nur bedingt real – Abweichungen zw. LV und Anlagenbestand – LV-Bezug zur realen Anlage nur schwer herstellbar – hoher Aufwand für Datenpflege – Aufwand für Datenerhebung sehr hoch – Zeitbedarf für LV-Generierung in Abhängigkeit der Aufnahmequalität – Ausschreibung früh möglich – Dienstleistungsbeginn mit Gebäudenutzung – Daten nur kurzfristig – geringer Zeitaufwand für LV-Erstellung – Daten im System vorhanden – LV-Generierung ohne Erhebungsaufwand – Ausschreibungsstand = Abrechnungsstand – Kennzeichnungssystematik vorhanden – Daten zu 90–95% zutreffend – geringer Aufwand zur Erstellung der Abrechnungsbasis – Vergabe eines Kennzeichnungsschlüssels als Bindeglied zwischen LV-Position und realer Anlage Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 420 12 Ausschreibung und Vergabe von Facility Management-Leistungen420 Abhängigkeit der aufgenommenen Daten. Folglich kann der Ausschreibungsprozess bei großen Objekten sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Es besteht jedoch die Möglichkeit mit Hilfe von geeigneten EDV-Programmen die CAD- Zeichnungen an ein Ausschreibungsprogramm zu koppeln. Seit einigen Jahren erleichtern CAFM-Systeme die Verwaltung der Objektdaten und Zeichnungen. Mit Hilfe dieser Systeme entfällt die Bestandsaufnahme. Alle Daten werden an einem Ort gepflegt und auf diese Weise wird die Redundanzenfreiheit gewahrt. Voraussetzung ist jedoch die Aktualität der Daten, darum werden alle CAD-Pläne in numerischer Form gespeichert. Eine CAD-Zeichnung kann jederzeit gelöscht und aus der Datenbank neu generiert werden. Die Integration der Daten in die Ausschreibungs- und CAFM-Systeme erfordert viel Zeit, wobei dieser zeitliche Aufwand dadurch kompensiert wird, dass die Abrechnungsdaten den Ausschreibungsdaten entsprechen. Neben der Leistung sind vor allem die Bezugsgrößen genau zu definieren. Bspw. führen unklare Flächenbezeichnungen zu Missverständnissen, woraus folgt, dass die Angebote nicht mehr vergleichbar sind. Beispiel: Ein Unternehmen hat Ausschreibungsunterlagen für ihre Büroimmobilie einschließlich Pläne des gesamten Gebäudes mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe an vier Reinigungsfirmen versandt. Nach 20 Kalendertagen sind alle Angebote eingetroffen. Bei der Prüfung stellt sich heraus, dass die Angebotssummen um bis zu 125 % differieren. Die Ursache war, dass die Angebote zum Teil auf verschiedenen Datengrundlagen erstellt wurden. Ein Anbieter hat seinen Angebotspreis auf Grundlage der Bruttogeschossfläche nach DIN 277 ermittelt. Zwei weitere Anbieter haben ihre Preise auf Grundlage der Nettogeschossfläche nach DIN 277 berechnet. Der vierte Anbieter hat sein Angebot auf Grundlage der Mietfläche nach gif erstellt. 12.2.3 Erstellung der Ausschreibung für FM- Dienstleistungen Trotz des enormen Vorbereitungs- und Arbeitsaufwandes ermöglichen Ausschreibungen auch im Bereich des Facility Managements einen fairen Preisund Leistungswettbewerb. Die Bearbeitung von Ausschreibungsunterlagen erfordert sowohl auf der Seite des Auftraggebers als auch auf der Seite des Auftragnehmers große Sorgfalt. Erfahrungsgemäß können sich Ausschreibungsergebnisse je nach Leistungsumfang erheblich unterscheiden. Handelt es sich um sehr umfangreiche und detaillierte Ausschreibungen werden u. U. einzelne Positionen oder ganze Fachlose von einzelnen Anbietern aufgrund des fehlenden Know-hows oder zur Arbeitsersparnis nicht angeboten. Funktionale Ausschreibungen erschweren mangels Transparenz die Vergleichbarkeit einzelner Leistungen sowie die Prüfung der Angebote. Eine weitere Alternative zu den ursprünglichen Formen stellen Ausschreibungen auf der Grundlage eines Service-Level-Agreements dar. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 421 42112.2 Vergabeprozess bei Facility Management-Dienstleistungen 12.2.3.1 Ausschreibungsformen Aufgrund der derzeitigen Marktsituation des Facility Managements in Deutschland besteht die Gefahr, dass der Preis zum ausschlaggebenden Argument bei der Vergabe dieser Dienstleistungen wird. Dies hat laut GEFMA zur Folge, dass eine langfristige und faire Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Dienstleistungsunternehmen aufgrund von intransparenten Kosten und Leistungen erschwert wird. Der Auftraggeber kann aus subjektiven Gesichtspunkten zwischen den Ausschreibungsformen frei wählen. Unterschiede zeichnen sich hinsichtlich Detaillierungsgrad und Erfassungsaufwand, Ausschreibungskosten, Vergleichbarkeit und Nachtragspotential ab. Die Ausschreibungsform wird jedoch in der Praxis vor allem in Abhängigkeit des Leistungsumfangs und des Erfassungsaufwandes gewählt.665 Massenbezogene Ausschreibung Die massenbezogene Ausschreibung enthält eine detaillierte Aufstellung aller im Leistungsumfang enthaltenen Tätigkeiten und Massen, folglich werden alle Leistungen in Einzelpreisen ausgewiesen. Auf dieser Grundlage wird eine detaillierte Leistungsverrechnung erleichtert. Die massenbezogene Ausschreibung bedarf einer umfangreichen Bestandsaufnahme durch den Auftraggeber, dessen Ausschreibungskosten folglich steigen. Den Anbietern wird auf dieser Grundlage eine Kalkulation der Preise erleichtert. Eine detaillierte Ausschreibung bedarf kaum einer nachträglichen Änderung des Leistungsumfangs. Sollten sich dennoch Leistungsänderungen als notwendig erweisen, wird eine detaillierte Nachtragsprüfung auf Grundlage von Einheitspreisen erleichtert. Funktionale Ausschreibung Bei der funktionalen Ausschreibung wird nur das Ziel, d. h. das vom Auftraggeber erwartete Ergebnis der Leistung beschrieben. Diese Ausschreibungsart kommt ausschließlich bei abgeschlossenen globalen Leistungsbezügen zur Anwendung. Sie ist mit einem geringen Erfassungsaufwand und geringen Ausschreibungskosten verbunden. Die funktionale Ausschreibung ermöglicht einen Ideenwettbewerb. Die individuellen Angebote sind jedoch nur schwer vergleichbar. Die Zusammensetzung des Gesamtpreises ist nicht in jedem Fall nachvollziehbar, da i. d. R. keine Einzelpreise ausgewiesen werden. Aus diesem Grund weist die funktionale Ausschreibung ein hohes Leistungsänderungspotenzial auf. Eine Prüfung der Nachträge sowie eine detaillierte Leistungsverrechnung sind kaum möglich. Der Vorteil einer funktionalen Ausschreibung liegt für den AG darin, dass ein mögliches Kalkulationsrisiko vollständig auf den Auftragnehmer abgewälzt werden kann. Massenbezogene funktionale Ausschreibung In der massenbezogenen funktionalen Ausschreibung werden die für die Kalkulation und die Leistungsabrechnung benötigten Massen detailliert und die 665 Vgl. Rotermund, U., o.S. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 422 12 Ausschreibung und Vergabe von Facility Management-Leistungen422 Qualität der Leistungserbringung funktional beschrieben. Diese Art der Ausschreibung ermöglicht ein optimales Kosten-Nutzen-Verhältnis. Entsprechend der benötigten Datentiefe wird die Leistung detailliert ausgeschrieben. Das Leistungsänderungspotenzial ist somit sehr gering. Aufgrund des Detaillierungsgrades eignen sich massenbezogene funktionale Ausschreibungen für CAFM-Systeme. Auf diese Weise können die Ausschreibungskosten für den AG gesenkt werden. Service-Level-Agreement Der Begriff Service-Level-Agreement (engl. für Serviceebenenvereinbarung) oder Dienstgütervereinbarung bezeichnet eine Vereinbarung zwischen Auftraggeber und Dienstleister bezüglich der Mindestqualität (Verfügbarkeitsgrad von Anlagen, Präsenzzeiten des Sicherheitsdienstes etc.) der zu erbringenden Leistung. Wiederkehrende Dienstleistungen können auf diese Weise für den AG in den Kontrollmöglichkeiten, wie z. B. Umfang, Kosten und Zeit transparent aufgeführt werden. Der Schwerpunkt des Service-Level-Agreements liegt auf der Qualität der zu erbringenden FM-Leistung. Qualität in diesem Zusammenhang misst jedoch nicht die beste Leistung, sondern die Leistung in der vom AG gewünschten Art und dem dafür festgelegten Preis.666 Folglich ist darauf zu achten, dass AG und AN das gleiche Qualitätsverständnis verbindet und die zu erbringende Leistung umfassend beschrieben ist. Bei der Bestimmung der Qualitätsstandards kann auf entsprechende Richtlinien von DIN, GEFMA, VDI etc. zurückgegriffen werden. Ein Service-Level-Agreement wird einem Leistungsverzeichnis zugrunde gelegt, mit dem Ziel, ergebnis- und leistungsorientierte Angebote anzufordern. Der potentielle Auftragnehmer bietet die verschiedenen Dienstleistungspositionen oder Lose unaufgefordert in unterschiedlichen Gütestufen (engl. für Levels) an. Die Entscheidung über die Gütestufen obliegt dem AG, der sich in Anbetracht betriebswirtschaftlicher Aspekte entscheidet. Objektiv messbare Qualitätskriterien sind:667 •• Erfüllung aller beschriebenen Anforderungen der Leistungsverzeichnisse •• Einhaltung der gültigen/relevanten Gesetze, Verordnungen und Bestimmungen •• Unterstützung des Kernprozesses des Unternehmens •• Kostensenkung im FM-Bereich •• Werterhaltung des Objektes •• Umweltschonende Tätigkeiten und Techniken Subjektive Qualitätskriterien sind: •• Zufriedenheit des Auftraggebers •• Zufriedenheit der Mitarbeiter und der Kunden des Auftraggebers 666 Vgl. Schneider, H. (2004), S. 114. 667 Vgl. ebenda, S. 111f. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 423 42312.2 Vergabeprozess bei Facility Management-Dienstleistungen Zielgedanke einer Ausschreibung auf Grundlage eines Service-Level-Agreements ist die Schaffung von Transparenz und Kompetenz sowie die Optimierung der Kommunikation zwischen den Verhandlungspartnern. Ein Service-Level-Agreement bietet die Chance, das Kostenargument einer Vergabeentscheidung zu relativieren und ein Preisdumping insbesondere auf EU- Ebene zu verhindern. Diese Absicht zeigt sich u. a. in den EU-Richtlinien für Dienstleistungen. Grundsätzlich sind die Dienstleistungsanforderungen des EU-Landes, in dem die Leistung ausgeführt wird, einzuhalten. 12.2.3.2 Bieterauswahl In Abhängigkeit der Dauer und Intensität der geschäftlichen Verbindung erfordert die Auswahl geeigneter Kooperationspartner eine große Sorgfalt. In der Praxis werden Unternehmen häufig aufgrund von Image, Bekanntheitsgrad oder Marktstellung zur Angebotsabgabe aufgefordert. Als besonders zuverlässige Arbeitsgemeinschaften erweisen sich Vertragspartner, die eine jahrelange Zusammenarbeit verbindet. I. d. R. erfolgt die Auftragsakquisition intuitiv durch Bestandspflege der Kontakte und den Aufbau von Neukunden.668 Öffentliche Ausschreibungen sind gem. § 17 Abs. 1 Satz 1 VOB/A in Tageszeitungen oder Amtsblättern öffentlich bekannt zu machen. Wie in Abb. 159 dargestellt, lässt sich die Bieterauswahl in 5 Teilschritte untergliedern. 669 In einem ersten Schritt definiert der Auftraggeber seine Zielvorstellungen. Zunächst wird jeder Unternehmensbereich bezüglich seiner Aufgaben und dem damit verbundenen Arbeitsaufwand definiert. Anhand von Untersuchungen und Analysen, wie z. B. einem Soll-Ist-Vergleich, kann die Wirtschaftlichkeit einzelner Tätigkeitsfelder und Arbeitsabläufe transparent dargestellt werden. Insbesondere durch Gespräche mit Unternehmensmitarbeitern können die Aufgabenbereiche praxisgetreu aufgenommen und die damit verbundenen Schwierigkeiten aufgezeigt werden. Abschließend wird durch die Führungsebene die Entscheidung bezüglich der auszulagernden Arbeitsbereiche und des Auslagerungsumfangs getroffen. Als Grobauswahl wird eine Entscheidung bezüglich Einzelanbieter oder Generalvergabe angestrebt. Es erfolgt eine Prüfung der so genannten harten Faktoren, d. h. ob die Anbieter in der Lage sind den Auftrag operativ, finanziell und rechtlich zu übernehmen. Darüber hinaus ist bei einer Generalvergabe neben dem Hauptanbieter auch die Kompetenz der Subunternehmer zu prüfen. Als Qualifikationskriterien der Anbieter lassen sich ausreichendes fachliches 668 Vgl. Hellerforth, M. (2004), S. 110. 669 Vgl. ebenda, S. 84–95. Zielvorgabe Grobauswahl Short-List Ausschreibung und Vergabe Vertragsverhandlungen Abb. 159: Schritte der Anbieterauswahl669 Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 424 12 Ausschreibung und Vergabe von Facility Management-Leistungen424 Know-how, lokale Unternehmenspräsenz, Gewährleistung des Kosten- und Zeitrahmens sowie eine kontrollierbare Leistungsqualität anführen. Anhand von Empfehlungen anderer Unternehmen, Branchenbüchern, den Medien wie z. B. Internet oder Fachzeitschriften sowie den Mitgliederlisten von Verbänden wie z. B. GEFMA oder VDMA kann eine große Bieterauswahl zusammengestellt werden. Informationen über die potentiellen Anbieter können auf Nachfrage bei anderen Unternehmen, über Zertifikate, Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Finanzämter und Krankenkassen, der Berufsgenossenschaft und aus Versicherungsnachweisen gewonnen werden.670 Im dritten Schritt wird die Auswahl der möglichen Anbieter auf eine Gruppe von bis zu max. fünf Anbietern, der so genannten „Short List“, verkleinert. In dieser Phase wird der kulturelle Hintergrund des Unternehmens geprüft. Entscheidende Auswirkung hat die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit und Unternehmensgröße des zukünftigen Kooperationspartners. Ist das Unternehmen des Anbieters im Vergleich zum Auftraggeber wesentlich größer, wird es für den AG schwierig, seine eigenen Interessen zukünftig durchsetzen zu können. Ist der AN auf dem Markt ein sehr kleines Unternehmen, werden voraussichtlich auf lange Sicht Kapazitätsengpässe auftreten. Darüber hinaus muss die Firmenphilosophie von Auftraggeber und Auftragnehmer zusammenpassen. Der AG erwartet vom AN Leistungsbereitschaft, Leistungsfähigkeit und Loyalität.671 Der Anbieter sollte ausreichend über finanzielle und personelle Kapazitäten, Innovation, Flexibilität und branchenübergreifendes Know-how verfügen. Darüber hinaus beeinflussen vor allem subjektive Attraktivitätsmerkmale die Entscheidung einer möglichen Zusammenarbeit beide Verhandlungsseiten maßgeblich. Objektive Ausprägungen, die die Attraktivität des potentiellen Kooperationspartners steigern sind bspw. Marktanteil und lokale Unternehmenspräsenz, Kundenbeziehungen, Konzentrationsgrad, internationales Netzwerk usw.672 Ist der Bieterkreis ausgewählt, werden die potentiellen Auftragnehmer auf Grundlage der zusammengestellten Ausschreibungsunterlagen zur Angebotsabgabe aufgefordert. Nach Ablauf der Angebotsfrist werden alle eingegangenen Angebote geprüft und bewertet. Obwohl das Kostenargument vor allem für private AG von großer Bedeutung ist, versucht die GEFMA durch Verordnungen und Richtlinien die Qualität der angebotenen Leistung in den Fokus der Angebotswertung zu rücken. Gem. VOB, VOL und GWB ist jedoch letztendlich das wirtschaftlichste Angebot zu wählen. Ausschreibungsunterlagen Die Ausschreibungsunterlagen dienen dazu, die Bieter über die technischen, qualitativen und rechtlichen Bedingungen der geforderten Leistung zu informieren.673 Darüber hinaus wird in den Verdingungsunterlagen die Basis für das 670 Vgl. ebenda, S. 91. 671 Vgl. Preugschat, F., a. a. O., S. 367. 672 Vgl. Hellerforth, M. (2004), S. 92. 673 Vgl. Busch A./Rösel W., S. 21. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 425 42512.2 Vergabeprozess bei Facility Management-Dienstleistungen später einzugehende Vertragsverhältnis begründet. Um eventuellen Konflikten und allen unkalkulierbaren Risiken vorzubeugen, sind alle Leistungen gem. § 9 Abs. 1 VOB/A, VOL/A eindeutig und erschöpfend zu beschreiben, so dass alle Bewerber die Beschreibung im gleichen Sinne verstehen und ihre Preise sicher und ohne umfangreiche Vorarbeiten berechnen können. Beim Versand der Vergabeunterlagen ist vor allem darauf zu achten, dass sie vollständig sind. Sie bestehen gem. § 10 Abs. 1 VOB/A, VOL/A aus dem Anschreiben und den Verdingungsunterlagen. Das Anschreiben ist die Aufforderung des Auftraggebers an die Bieter zur Angebotsabgabe. Die Verdingungs unterlagen bestehen i. d. R. aus der Leistungsbeschreibung, dem Leistungsverzeichnis oder Leistungsprogramm einschließlich der notwendigen Pläne sowie den Vertragsbedingungen. Bei der Ausschreibung von FM-Dienstleistungen können die zugrunde liegenden Vertragsbedingungen sehr umfangreich sein, da es sich bei FM-Verträgen um keinen eigenständigen Vertragstyp handelt. Es handelt sich i. d. R. um einen gemischten Vertrag. Die rechtlichen Grundlagen können von den Vertragspartnern frei gewählt und gestaltet werden, was jedoch ein umfassendes rechtliches Wissen erfordert. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, juristischen Rat einzuholen. Leistungsbeschreibung Die Leistungsbeschreibung ist der wichtigste Bestandteil der Verdingungsunterlagen. Darüber wird sie wichtigster Bestandteil des späteren Vertrages, da sie die Grundlage der Leistungserstellung und der Preisermittlung darstellt. Es werden drei Arten von Leistungsbeschreibungen unterschieden: 1. Leistungsbeschreibung mit Leistungsprogramm 2. Leistungsbeschreibung mit B.I.L.D-Methode (vgl. GEFMA-Richtlinie 733) 3. Leistungsbeschreibung mit Leistungsverzeichnis Bei einer Leistungsbeschreibung mit Leistungsprogramm handelt es sich um einen umfassenden Wettbewerb. Dem Anbieter wird ausschließlich eine allgemeine Leistungsbeschreibung zur Verfügung gestellt, anhand der das Angebot ggf. einschließlich Ausführungs- und Ablaufpläne zu erstellen und abzugeben ist. Die Erstellung eines Leistungsprogramms erfordert beim Anbieter eine planerische Kompetenz sowie einen enormen zeitlichen Aufwand. Darüber hinaus wird die Vergleichbarkeit der Angebote erschwert. Aus diesem Grund sollte diese Form nur in Ausnahmefällen angewandt werden.674 Eine Leistungsbeschreibung anhand der B.I.L.D-Methode wird im Rahmen einer Vergabe des kompletten immobilienspezifischen Prozesses an ein Dienstleistungsunternehmen angewandt. Diese Art der Leistungsbeschreibung gewährt den Anbietern Freiheiten in ihrer Fachkompetenz und Kreativität, ermöglicht aber dennoch eine einheitliche Strukturierung des Leistungsumfangs. Alle Leistungen eines Teilprozesses werden grundsätzlich in vier Gruppen unterteilt. 674 Vgl. Busch A./Rösel W., S. 27f. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 426 12 Ausschreibung und Vergabe von Facility Management-Leistungen426 Leistungsbestandteil ist die gesamte Betreuung der Teilprozesse, die Inganghaltung der Maschinen, Ausrüstungen, Anlagen und Einrichtungen, die Lieferung eines messbaren Ergebnisses an den Verbraucher sowie die Erbringung von Nachweisen über alle übertragenen Aufgabenbereiche. Das Leistungsverzeichnis wird auch als so genanntes Pflichtenheft oder Lastenheft bezeichnet. Bei einer Leistungsbeschreibung mit Leistungsverzeichnis wird jede einzelne Leistung (Position) genau beschrieben und die dazugehörige Menge festgelegt. Abb. 161 zeigt beispielhaft die Gliederung eines Leistungsverzeichnisses. Diese Art der Leistungsbeschreibung ermöglicht einen Preiswettbewerb mit hoher Rechtssicherheit bezüglich Qualität und Umfang. Probleme während der Ausführung und der Abrechnung können vorweg weitestgehend minimiert werden. Darüber hinaus kommt es erfahrungsgemäß zu wenigen Leistungsänderungen.675 Eine umfassende Leistungsbeschreibung beinhaltet neben der Bestimmung der Hauptpflichten eine Beschreibung der in den Preisen enthaltenen Neben- 675 Vgl. ebenda, S. 21f. Gesamtleistung a) Betreuen b) Inganghalten c) Liefern d) Dokumentieren Abb. 160: Bestandteile der B.I.L.D-Methode Gesamtleistung Infrastrukturelles GM Technisches GM Hausmeisterdienste Reinigungsdienste Betätigen Unterhaltsreinigung Fenster gängig machen Reinigung von Böden Gesamtleistung Lose Leistungsbereiche Gewerke Titel Positionen Abb. 161: Gliederungsschema eines Leistungsverzeichnisses Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 427 42712.2 Vergabeprozess bei Facility Management-Dienstleistungen pflichten, wie z. B. die Mitwirkungspflicht des Auftragnehmers, Lizenzen und Schutzrechte, Kosten für die Flächennutzungen, Maschinen, Geräte, Material und Energie, soweit sie der Auftragnehmer nicht kostenlos bereitstellt. Eine allgemeine Leistungsbeschreibung wird grundsätzlich vorangestellt. Dazu gehören Übersichts- und Lagepläne, Nutzungsangaben zum Gebäude, Gebäudeart und Größe sowie eventuell Angaben über Ver- und Entsorgungsleitungen. Ein wichtiger Aspekt ist, dass die einzelnen Leistungsbereiche klar voneinander getrennt sind, aber dennoch keine Bedarfslücken entstehen. Leistungsänderungen Es ist nicht ungewöhnlich, dass vor oder während der Ausführungsphase unvorhergesehene Änderungen eintreten. Derartige Arbeiten werden dann auf Grundlage der bestehenden Vereinbarungen angeboten. Bei Mengenmehrungen und Mengenminderungen werden Vergütungsanpassungen vorgenommen.676 Nachträge sind Regelleistungen, die zum Vertragsabschluss nicht im Leistungsumfang des Auftragnehmers enthalten waren.677 Sie erfordern eine separate Vergütung. Aus diesem Grund verursachen Nachträge häufig Probleme bei der Leistungsabrechnung sowie der Einhaltung der vereinbarten Termine. Dies macht die Notwendigkeit von sorgfältig erarbeiteten Ausschreibungsunterlagen deutlich. 12.2.4 Durchführung der Vergabe Mit Versendung der Angebotsunterlagen an den Anbieterkreis beginnt die Angebotsfrist. Die Angebotsfrist ist die Zeit, die dem Bieter zur Verfügung steht um die vom AG erhaltenen Ausschreibungsunterlagen zu prüfen, sich für oder gegen eine Angebotsabgabe zu entscheiden und das Angebot gegebenenfalls zu bearbeiten und einzureichen. In Abhängigkeit vom gewählten Vergabeverfahren und den sich daraus ergebenden Bestimmungen gelten unterschiedliche Angebotsfristen. 12.2.4.1 Eröffnungstermin Bei Ausschreibungen der öffentlichen Hand findet nach Beendigung der Angebotsfrist ein Eröffnungstermin, die sogenannte Submission statt. Die Submission dient der Feststellung, ob alle Angebote ordnungsgemäß verschlossen und gekennzeichnet fristgerecht eingegangen sind. Die Angebote werden in Gegenwart der anwesenden Bieter oder deren Bevollmächtigten geöffnet und verlesen. Mit dem Verlesen der Angebote ist das Zurücknehmen des Angebotes nicht mehr möglich und die Bindefrist gem. § 19 VOB/A und VOL/A beginnt. Preisverhandlungen sind in diesem Fall nicht zugelassen. Aus diesem Grund wird dieses formale Verfahren im privaten Bereich seltener angewandt. 676 Vgl. Rotermund, U., o.S. 677 Vgl. Busch A./Rösel W., S. 40. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 428 12 Ausschreibung und Vergabe von Facility Management-Leistungen428 12.2.4.2 Prüfung der Angebote Gem. § 23 ff. VOB/A und VOL/A sind die eingegangenen Angebote formal, rechtlich, technisch und preislich zu prüfen. Die Angebote müssen die Vollständigkeit aller geforderten Angaben, Unterlagen sowie eine rechtsverbindliche Unterschrift des Anbieters aufweisen. Technisch sind die Angebote auf Alternativen zur ausgeschriebenen Leistung und eventuelle Vorbehalte gegenüber der ausgeschriebenen Leistung zu prüfen. Die Preise müssen rechnerisch richtig sein. Mit Hilfe eines Preisspiegels, wie in Abb. 162 dargestellt, können die Angemessenheit der Preise festgestellt und die Angebote verglichen werden. 12.2.4.3 Wertung der Angebote Die Wertung der Angebote umfasst einen Vergleich und eine Gegenüberstellung aller Angebotspreise. Der niedrigste Angebotspreis ist nicht entscheidend. Bei der Wertung der Angebote kommt es vor allem darauf an, dass diejenigen Bieter ausgewählt werden, die für die Erfüllung der einzugehenden vertraglichen Verpflichtungen die notwendige Sicherheit bieten. Dazu gehören die erforderliche Fachkundigkeit, Zuverlässigkeit sowie eine ausreichende technische und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit. Die Preise dürfen nicht zu hoch und nicht zu niedrig sein. Es ist das wirtschaftlichste Angebot mit einem angemessenen Preis zu wählen. Die Methoden und Kriterien der Angebotswertung sind gem. § 25 VOB/A, VOL/A sowie §§ 16, 24 VOF festgelegt. Ist eine Wertung der Angebote nicht möglich, kann u. U. die Ausschreibung sogar aufgehoben werden. 4 000,00 3 500,00 3 000,00 2 500,00 2 000,00 1 500,00 1 000,00 500,00K o st en in € /m 2 B G F/ a Preisspiegel Hausmeisterausschreibung Angebotssumme netto geprüfte Angebotssumme netto Bieter 1 vorher 0,36 €/m2 Bieter 2 0,30 €/m2 Bieter 3 0,25 €/m2 Bieter 4 0,18 €/m2 Bieter 5 0,28 €/m2 3 00 0, 00 2 85 0, 00 2 50 0, 00 2 55 0, 00 2 80 0, 00 2 87 5, 00 1 80 0, 00 1 81 0, 003 60 0, 00 3 65 5, 00 Abb. 162: Beispiel Preisspiegel Hausmeisterausschreibung Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 429 42912.3 Vertragsgestaltung von FM-Dienstleistungen 12.2.4.4 Verhandlungen mit den Bietern (Vergabeverhandlung) Gem. den Allgemeinen Vergabebedingungen sind Verhandlungen mit den Bietern über eventuelle Preisänderungen im Zeitraum der Angebotsöffnung bis zur Zuschlagserteilung grundsätzlich unstatthaft. Im privaten Bereich sind solche Verhandlungen jedoch durchaus üblich. Im Rahmen einer Vergabeverhandlung können Verständnisfragen zu den Massengrundlagen, zum Leistungsverzeichnis und zur Preiskalkulation geklärt und Missverständnisse zwischen AG und AN bereinigt werden. Bei größeren Ausschreibungsvolumina kommt es nicht selten zu mehreren Vergabeverhandlungen bis die Leistungsanforderungen des AG in den Angeboten adäquat berücksichtigt sind. Die Festlegungen in den Vergabeverhandlungen werden i. d. R. im Vergabeprotokoll festgehalten und später bei der Formulierung des FM-Vertrags berücksichtigt. 12.2.4.5 Zuschlag und Auftragserteilung Der Zuschlag sollte grundsätzlich auf das wirtschaftlichste Angebot erfolgen. Die Zuschlags- und Bindefrist beträgt gem. § 19 VOB/A, VOL/A max. 30 Kalendertage. Die Zuschlagserklärung muss dem Bieter jedoch vor Ablauf der Frist zugehen und nicht berücksichtigte Bewerber sind zu informieren. Anschlie- ßend wird die Auftragserteilung öffentlich bekannt gegeben. 12.3 Vertragsgestaltung von FM-Dienstleistungen Facility Management umfasst die Planung, Bearbeitung und Nutzung einer Immobilie mit dem Ziel der Ertragssteigerung, der Senkung der Bewirtschaftungskosten und der effizienten Nutzung. Um diese Ziele erreichen zu können werden verschiedene Verträge abgeschlossen. Grundsätzlich ist ein Vertrag ein zweiseitiges Rechtsgeschäft, das durch die Annahme eines Angebots zustande kommt. D. h. der Auftraggeber erklärt dem Bieter, dass er sein Angebot annimmt. Einer besonderen Form bedarf es dazu nicht. Aus Beweisgründen ist jedoch die Schriftform zu empfehlen. 12.3.1 Vertragsarten Ein Facility Management-Vertrag ist als solcher nicht im Gesetz geregelt und kann auch keinem der „klassischen“ Vertragstypen zugeordnet werden. Vielmehr ist er als typengemischter Vertrag anzusehen, der in Abhängigkeit der zu erbringenden Leistung zusammengesetzt und angepasst wird.678 Abb. 163 zeigt die möglichen Gestaltungsformen eines Facility Management Vertrages. Beispiel: Ein FM-Dienstleister wird mit der Übernahme der gesamten Speiseverpflegung beauftragt. Dazu gehören alle Leistungen, die für eine Verpflegung der Mitarbeiter notwendig sind, bauliche Aufwendungen für die Küche, 678 Vgl. Schneider, H. (2004), S. 297ff. 12.3 Vertragsgestaltung von FM-Dienstleistungen

Chapter Preview

References

Zusammenfassung

Vorteile

- Umfassender Einblick in Theorie und Praxis des Facility Managements

- Systematische Darstellung der relevanten Normen und Richtlinien

- Konkrete Beispiele zur Anwendung und Vertiefung der Inhalte

Zum Werk

Die Immobilie in ihrem Lebenszyklus erfordert ein Wertmanagement, das unter dem Begriff Facility Management zusammengefasst wird. Das Buch umfasst alle Aspekte einschließlich anschaulicher Praxisbeispiele.

Zur Neuauflage

Umfassende Aktualisierung und zusätzliche Fallbeispiele.

Inhalt

- Geschichte des FM; Vergleich mit anderen Ländern

- Facility Management im Lebenszyklus einer Immobilie

- Strategisches FM

- Inhalte des technischen, kaufmännischen und infrastrukturellen FM mit vielen Praxisbeispielen

- Rechtliche Aspekte und Normen

- Wertorientierung im FM und FM-Rating

- Outsourcing-Strategien

- EDV-technische Unterstützung

Autoren

Prof. Dr. Hanspeter Gondring, Duale Hochschule Stuttgart, Dipl.-Kfm. Thomas Wagner, Wagner Real Estate GmbH, Hamburg.

Zielgruppe

Studierende der Immobilienwirtschaft und immobiliennahe Studienfächer wie z.B. Architektur, Bauingenieurwesen, Stadt- und Regionalplanung, Studierende der Bank- und Finanzwirtschaft, Jura-Studierende mit der Vertiefung Immobilienrecht sowie interessierte Praktiker.