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8.5 Facility Management im Immobilienlebenszyklus in:

Hanspeter Gondring, Thomas Wagner

Facility Management, page 293 - 306

Handbuch für Studium und Praxis

2. Edition 2012, ISBN print: 978-3-8006-3836-9, ISBN online: 978-3-8006-4182-6, https://doi.org/10.15358/9783800641826_293

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Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 281 2818.5 Facility Management im Immobilienlebenszyklus zifische Prognose möglich, ohne dass empirische Erhebungen unberücksichtigt bleiben. Das Verfahren ermöglicht Variabilität und durch die vorhandenen Stellschrauben ebenso eine Sensitivitätsanalyse. Da die Methode auf den empirischen Daten basiert, ist hier dieselbe Kritik wie auch beim statistischen Verfahren anzubringen.387 Beim technisch-analytischen Verfahren werden die Einflussgrößen und das Gebäudeverhalten auf der Basis physikalischer und mutmaßlicher Gesetzesmä- ßigkeiten mathematisch dargestellt. Dieses Verfahren hat den Charakter einer Simulation mit allen möglichen Eventualitäten und kann das Verhalten des Gebäudes wirklichkeitsnah abbilden. Das hängt jedoch davon ab, wie realistisch die eingespeiste Datengrundlage ist. Dieses Verfahren ist sehr mittel- und zeitaufwändig und zeichnet sich durch hohe Komplexität aus.388 8.4.4 Kritische Betrachtung der Lebenszykluskostenermittlung Die wissenschaftliche Auseinandersetzung mit dem Life-Cycle-Costs-Ansatz bringt zunehmend anwendbare Verfahren und Methoden hervor. Jedoch bestehen in der praktischen Anwendung im Facility Management Barrieren, die durch das Risiko der abnehmenden Informationsdichte und Entscheidung unter Unsicherheit erschwert werden. Die große und insgesamt heterogene Anzahl von Einflussfaktoren erschweren die Erarbeitung allgemein geltender Berechnungsverfahren mit Hilfe eines Modells. Der finanzmathematische Ansatz bringt durch die Annahme des vollkommenen Kapitalmarktes einen weiteren Risikoaspekt. Nichtsdestotrotz zeigt die praktische und wissenschaftliche Auseinandersetzung die Potenziale und Bedeutung der Berechnung von Lebenszykluskosten.389 Problematisch für eine zutreffende Prognose wirkt sich der permanente technische Fortschritt aus, der den Wahrheitsgehalt der Prämissen durch Innovationen relativieren kann.390 8.5 Facility Management im Immobilienlebenszyklus Das Erfolgspotenzial einer Immobilie kommt durch den Erhalt und die Bereitstellung der geforderten Objekteigenschaften zur Geltung. Diese ermöglichen eine signifikante Überlegenheit und langfristig überdurchschnittliche Ergebnisse aus der Immobilie heraus. Dem Wirtschaftlichkeitsprinzip zufolge sind die Bereitstellung des Flächennutzungspotenzials, die professionelle Betreuung sowie die Herausbildung spezifischer Objekteigenschaften notwendig, um über 387 Vgl. ebenda, S. 16, 41. 388 Vgl. Graubner, C., a. a. O., S. 55f. 389 Vgl. Glauche, U. (2003), S. 18f. 390 Vgl. Friedrichs, K. (2000), a. a. O., S. 60. 8.5 Facility Management im Immobilienlebenszyklus Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 282 8 Facility Management im Immobilien-Lebenszyklus282 die bloße Überlebensfähigkeit hinaus den wirtschaftlichen Erfolg der Immobilie zu gewährleisten.391 Das Facility Management als ganzheitlicher Ansatz geht noch über die Betrachtung des Gebäudes hinaus. Das Projektziel erstreckt sich auf die Verbesserung von Strategien, Organisationen, Prozessen, Methoden und Werkzeugen zur Steigerung der Leistungsfähigkeit und Produktivität. Um diese Ziele verfolgen zu können, müssen dazu zunächst die Bedingungen geschaffen werden.392 Das Facility Management weist ein breites Leistungsfeld innerhalb der einzelnen Lebenszyklusphasen auf und kann eine Immobilie dementsprechend über den gesamten Zyklus begleiten. In den frühen Phasen des Lebenszyklus bieten sich mehr Ansatzpunkte für eine entscheidende Beeinflussung der Immobilie und ihrer Eigenschaften im Sinne der Optimierung über die gesamte Lebensdauer. Abb. 102 greift hier wesentliche Meilensteine heraus an denen das Facility Management den wirtschaftlichen Erfolg einer Immobilie beeinflussen kann. 8.5.1 Einflussmöglichkeiten in der Entstehungsphase Im Laufe des Immobilienlebenszyklus werden zahlreiche Entscheidungen im Zusammenhang mit Gebäuden, Grundstücken, Infrastruktur sowie in deren Bewirtschaftung getroffen. Um dies konkret planen und ausführen zu können, muss das Facility Management bereits in der Projektentwicklungsphase konzeptionell miteinbezogen werden. Hier ist die strategische Komponente des Facility Managements gefordert, um in der Betriebsphase die Potenziale entsprechend lokalisieren und heben zu können.393 Die Einbeziehung des Facility Managers ist insofern wichtig, weil der lebenszyklusorientierte Ansatz über 391 Vgl. Homann, K., a. a. O., S. 396f. 392 Vgl. Schneider, H. (2004), S. 18f. 393 Vgl. Preuß, N./Schöne, L. (2003), S. 23. ENTSTEHUNGSPHASE NUTZUNGSPHASE VERWERTUNGSPHASE Planung Realisierung Vergabe Vermietung Nutzung Instandhaltung Verkauf Re-Development Abriss ■ Datenstandard ■ CAFM-System ■ Effiziente Grundrisse ■ Wärmedämmung, Fassadengestaltung ■ TGA-Konzept ■ Sicherheitskonzept ■ Reinigungskonzept ■ Betriebskonzept ■ Vorkalkulation NK ■ Vergabe- Strategie ■ Servicelevel ■ Nutzung Synergien ■ Zeitpunkt d. Vergabe ■ Auswahl d. Dienstleister ■ FM-Vertrag ■ Flächenaufteilung ■ NK-Umlage im Mietvertr. ■ Instandhaltungsklausel ■ Rückgabe d. Mietfläche ■ Energiesparkonzept ■ NK-Abrechnung ■ NK-Optimierung, Benchmarking ■ Wartungskonzept ■ Versicherungsfälle ■ Gewährleistungsverfolgung ■ Gebäudedokumentation für Due Diligence, Sanierung bzw. Abriss FM -M ei le n st ei n e Abb. 102: Ausgewählte Meilensteine des FM innerhalb des Immobilien-Lebenszyklus Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 283 2838.5 Facility Management im Immobilienlebenszyklus die üblichen Planungsanforderungen hinaus geht und das Leistungsbild nach der HOAI nicht ausreicht um das FM-Konzept umzusetzen.394 Hinzu kommt die Interessensdiskrepanz zwischen dem Architekten und Facility Manager in einigen Bereichen. Während der Entstehungsphase bieten u. a. folgende Methoden und Instrumente des Facility Managements Ansätze, die Lebenszykluskosten einer Immobilie zu optimieren: •• Implementierung von konsistenten, digitalen Standards für die Daten bzw. Dokumentationen, die von Architekten, Fachplanern und ausführenden Firmen erstellt werden •• Einführung eines CAFM-Systems zur Optimierung der Datenhaltung und Bewirtschaftungseffizienz während des gesamten Lebenszyklus •• Mitgestaltung der Grundrissplanung unter den Gesichtspunkten der Effizienz und Nutzungsflexibilität •• Mitgestaltung der Fassadenplanung unter dem Blickwinkel der Energieeffizienz und der Minimierung von Reinigungskosten •• Mitgestaltung des TGA-Konzepts unter den Gesichtspunkten der Optimierung von Nutzungsqualität und Betriebskosten •• Definition eines angemessenen Sicherheitskonzepts und Identifikation der entsprechenden Auswirkungen auf die Planung •• Definition eines angemessenen Betriebskonzepts (Gebäudebetrieb, Reinigung, Ver- und Entsorgung) und Identifikation der relevanten Auswirkungen auf die Planung •• Vorkalkulation der zu erwartenden Nebenkosten als Basis für Planungsentscheidungen und Instrument für die frühzeitige Vermarktung der Mietflächen •• Frühzeitige Definition einer Strategie für die Vergabe der Leistungen des Gebäudemanagements und Erstellung einer detaillierten Funktionsbeschreibung der erwarteten Leistungen 8.5.1.1 Facility Management während der Planung Grundlage einer Aufgabenstellung an das Facility Management ist die Zielformulierung des Entscheidenden. Das Repertoire des Facility Managements ist breit gefächert und kann in unterschiedlichem Maße in Anspruch genommen werden. Erst wenn die Zielvorgabe formuliert ist, kann das Instrument entsprechend angewandt werden.395 Es wird dabei auch von einem Facility Management Konzept gesprochen, welches für eine planmäßige und optimierende Vorgehensweise über den gesamten Zyklus, notwendig ist.396 394 Marchtaler,. A., Die Rolle des Architekten bei der lebenszyklusorientierten Planung, in: Kippes, S./Sailer, E. (Hrsg.) (2005), S. 366f. 395 Vgl. Nävy, J. (2002), S. 28. 396 Vgl. Stadloeder, P., Implementierung des Facility Management in der Planungsphase, in: Kippes, S./Sailer, E. (Hrsg.) (2005), S. 354. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 284 8 Facility Management im Immobilien-Lebenszyklus284 Um die Zielsetzung auch tatsächlich erreichen zu können, müssen in der Planungsphase die Kompetenzen und Verantwortung entsprechend verteilt werden. Es genügt nicht den Facility Manager als eine „kritische Stimme’‘ im Hintergrund innerhalb der Beteiligten zu platzieren. Die Widerstände der konventionellen Organisation sind zu stark, um in dieser Weise ein entsprechendes FM-Konzept in vollem Umfang zu realisieren. Daher ist die Organisation der Beteiligten am Planungsprozess auf die Zielkongruenz zu überprüfen. Für die vollständige Umsetzung des FM-Konzeptes ist eine entsprechende Stellung des Facility Managers erforderlich.397 Der Planungsprozess ist der erste Schritt bei der Erstellung eines Gebäudes. In der Planung werden Entscheidungen getroffen, die den Lebenszyklus bedeutend beeinflussen. Damit wird hier der Grundstein gelegt für die Höhe der Lebenszykluskosten. Das Facility Management gehört damit auf der strategischen Ebene in die Planungsphase, da in der Planungsphase die wichtigen Aspekte in punkto Funktionalität, Flexibilität, Behaglichkeit und Gesamtkosten festgelegt werden. Um den maximalen Erfolg zu gewährleisten, kann der zukünftige Nutzer bzw. der Betreiber in die Planungsphase einbezogen werden. In dieser Phase werden die Folgekosten maßgeblich bestimmt, denn nach der Fertigstellung nimmt die Beeinflussbarkeit der Bewirtschaftungskosten ab (vgl. Abb.  103). Die höheren Erstkosten, die durch eine FM-Maßnahme entstehen, werden auf Vorteilhaftigkeit überprüft, denn die Folgekosten übersteigen i. d. R. nach wenigen Jahren die Erstkosten.398 Die Fokussierung auf den Ressourcenverbrauch löst sich im Rahmen des Facility Managements vom Gedanken, ein möglichst technisiertes Gebäude zu erstellen. Die Aufgabe des Facility Managements liegt darin, das Notwendige vom Möglichen zu unterscheiden und die Gestaltung der Immobilie nutzungsadäquat zu realisieren.399 397 Vgl. Krimmling, J. (2005), S. 26. 398 Vgl. Krimmling, J. et al (2005 a), S. 23f. 399 Vgl. ebenda, S. 55. kumulierte Kosten Beeinflussbarkeit der Kosten Kostenverlauf Zeit Planung Erstellung 1. Nutzung 2. Nutzung AbbruchRevitalisierung Abb. 103: Kostenverlauf und seine Beeinflussbarkeit im Zeitstrahl Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 285 2858.5 Facility Management im Immobilienlebenszyklus Aufgrund der zahlreichen Beteiligten und der komplexen Aufgabe ist eine Datendurchgängigkeit und -integrität für den erforderlichen Informationsaustausch notwendig. Gerade bei komplexen und größeren Neubauvorhaben setzt sich die CAD-Anwendung zunehmend durch.400 Um die CAD-Anwendung optimal in den Lebenszyklus integrieren zu können, muss dafür Sorge getragen werden, dass die Objektdokumentation bereits in der Planung CAFMkompatibel umgesetzt wird, um später an den Schnittstellen Datenverluste zu vermeiden.401 402 In die Planung sollte auch die Überlegung und Identifikation der Kostentreiber mit einfließen. Die Unterteilung nach den Kostenverursachern in der Nutzungsphase ermöglicht dementsprechend die Würdigung der Hauptkostenstellen. Die Hauptkostenblöcke eines Verwaltungsgebäudes liegen bspw. in der Reinigung, dem technischen Betrieb und der Sicherheit. Damit sind die Punkte, die die Priorität des Facility Managers in der Planung mit Blick auf den Betrieb haben sollten, deutlich zu erkennen. Aufgrund dieser Informationen können jetzt Überlegungen zur Ausstattung, Technik und Materialauswahl 400 Vgl. Nävy, J. (2002), S. 29. 401 Vgl. Hellerforth, M. (2002), Optimierung erwünscht!, in: Facility Manager, 2002 Nr. 5, S. 22. 402 Vgl. Hellerforth, M. (2006), Handbuch Facility Management für Immobilienunternehmen, S. 98. Abb. 104: FM-Leistungsbild während der HOAI-Phasen (I)402 FM-Leistungsbild in den HOAI-Phasen (I) ■ Begleitung des Architektenwettbewerbs ■ Architekturbewertung unter FM-Gesichtspunkten ■ FM-Inhalte für Architekten- und Ingenieurverträge ■ Entwurf eines Gebäude- und Anlagenkennzeichnungssystems (AKS) ■ Entwurf von Dokumentationsrichtlinien ■ Aufbau entsprechender Online-Systeme Grundlagenermittlung ■ Bewertung des Vorentwurfs (Flächeneffizienz, Nutzungskonz. etc.) ■ Ermittlung der Lebenszykluskosten ■ Berechnung möglicher Mieten und Nebenkosten ■ Definition angebotener Dienstleistungen und Service-Level ■ Einführung eines Kostensteuerungssystems ■ Erstellung von Bewirtschaftungskostenprognosen ■ Bewertung des technischen Gebäudekonzepts ■ Einführung der Dokumentationsrichtlinien ■ Einführung Raumbuch Vorplanung ■ Gebäudebewirtschaftungsstrategie ■ Prüfung der Möglichkeiten zur Investitionskostenoptimierung ■ Schätzung der Nebenkosten ■ Prüfung des Immobilienwirkungsgrads ■ Fertigstellung AKS und Dokumentationsrichtlinien ■ Einführung des Online-Planungssystems ■ Einsatz Online-AKS und Online-Raumbuch Entwurfsplanung Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 286 8 Facility Management im Immobilien-Lebenszyklus286 in der Planungsphase beginnen.403 04 Dabei bietet sich sowohl für die Simulation des thermischen Verhaltens als auch des Energiebedarfs eine Software an, die dabei unterstützend wirkt.405 Aufgrund der Kostenintensität für Energie muss dieser Bereich bereits in der Planung in die ganzheitliche Betrachtung miteinbezogen werden. Dabei geht es nicht nur um die Energie, die zum Betrieb der Immobilie benötigt wird, sondern auch um Energie, die für die betriebliche Leistungserstellung benötigt wird. Entscheidend ist die frühzeitige Implementierung des Energiemanagements in das Projekt, besonders bei größeren und technisch komplexen Bauvorhaben (vgl. GEFMA-Richtlinie 124, Energiemanagement – Leistungsbild). Um Kosten und Qualitäten frühzeitig beeinflussen zu können, sollte es bereits bei der Projektentwicklung mit integriert werden. Auch bedingt durch Energieeinsparmaßnahmen (z. B. Energieeinsparverordnung), die gesetzlich vorgegeben sind, können Energiekosten niedrig gehalten werden. Der Energieverbrauch wird bereits bei der Auswahl von Materialien, Architektur und Grundrissen 403 Vgl. ebenda, S. 99. 404 Vgl. Stadloeder, P., Implementierung des Facility Management in der Planungsphase, in: Kippes, S./Sailer, E. (Hrsg.) (2005), S. 355f. 405 Vgl. Gondring, H. (2004), S. 478. FM-Leistungsbild in den HOAI-Phasen (II) ■ Variantendiskussion in Bezug auf die Ausstattung (Kosten, Qualitäten) ■ Review der Entwurfsplanung ■ Definition Grundstruktur der IT-Systeme ■ Erstellung Gebäudebewirtschaftungskonzept ■ Personalbedarfsermittlung ■ Vorkalkulation der Nebenkosten ■ Vorgaben für die Betriebsführungssysteme (GLT, EIB, Zutritt, Sicherheit) Ausführungsplanung ■ Formulierung LV-Inhalte in Bezug auf die Dokumentationsrichtl. und das AKS ■ Formulierung LV-Inhalte in Bezug auf Betriebsführungs- und Instandhaltungsverträge Vorbereitung der Vergabe ■ Aufbau einer Organisation zur Betriebsführung ■ Definition von Service-Levels ■ Einführung eines CAFM-Systems ■ Aufbau der Schnittstellen zu den gebäudetechn. Systemen ■ Wirtschaftlichkeitsberechnung Eigen- und Fremdbewirtschaftung ■ Zwischenanforderung der Dokumentation und Erstellung LV für Fremdleistungen ■ Ausschreibung und Vergabe der Fremdleistungen ■ Anpassung der Nebenkostenkalkulation ■ Aufbau eines Kosten- und Leistungscontrollings Objektüberwachung Mitwirkung b. d. Vergabe ■ Prüfung der Angebote auf FM-Konformität ■ Systemtests Objektdokumentation ■ Einarbeitung der Mitarbeiter und Dienstleister ■ Verfolgung Gewährleistung und Fehlerbehebung Abb. 105: FM-Leistungsbild während der HOAI-Phasen (II)403 Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 287 2878.5 Facility Management im Immobilienlebenszyklus um grundlegende Voraussetzungen für den Energieverbrauch miteinbezogen. In dieser Phase ist das Energiemanagement auf Kennzahlen angewiesen, wobei innovative oder besonders ausgefallene Architektur die Aussagefähigkeit dezimiert, da es dazu keine Erfahrungswerte gibt. In solchen Fällen bietet sich der Einsatz von Computer gestützten Simulationen an. Eine sensitive Betrachtung einzelner Energiekonzepte kann bei der Entscheidungsfindung eine wesentliche Grundlage bieten.406 I. d. R. ist die optimale Vermarktung für den Projektentwickler der entscheidende Punkt, sei es die Vermietung oder der Verkauf.407 Dennoch darf die Höhe der Investitionen und die der Betriebskosten nicht außer Acht gelassen werden. Anhand des folgenden Beispiels soll eine Lebenszykluskostenbetrachtung für Bodenbeläge angestellt werden. Es handelt sich hier um ein geplantes Bürogebäude, das 25  Jahre lang durch den Eigentümer selbst genutzt wird. Für die Berechnung laufender Kosten wird von einer Wochenanzahl von 50 p.a. ausgegangen. Würden an dieser Stelle in der Entstehungsphase allein die Erstkosten betrachtet werden, würde möglicherweise eine Entscheidung zu Gunsten des textilen Bodenbelags fallen. Bei Berücksichtigung der Folgekosten über den Zeitraum von 25 Jahren wird deutlich, dass dieser Belag betriebswirtschaftlich gesehen unvorteilhaft ist. Bei dieser Betrachtung müssen jedoch auch die spezifischen Präferenzen des Nutzers im Hinblick auf Inneneinrichtung und Corporate Design berücksichtigt werden. Darüber hinaus führt die Diskrepanz zwischen 406 Vgl. Schwan, S., Energiemanagement, in: Zehrer, H./Sasse, E. (Hrsg.) (2005), S. 21–23. 407 Vgl. ebenda, S. 21. Textiler Bodenbelag Linoleumbelag Holzbelag Bodenbeschichtung Anschaffungskosten 15 €/m2 30 €/m2 50 €/m2 28 €/m2 Lebensdauer (Jahre) 7 28 55 23 Unterhaltsreinigung 0,04 €/m2 2x pro Woche 0,05 €/m2 1x pro Woche 0,06 €/m2 1x pro Woche 0,04 €/m2 1x pro Woche Zwischenreinigung 0,10 €/m2 10 x p.a. 0,15 €/m2 4 x p.a. 0,10 €/m2 10 x p.a. Grundreinigung 2,10 €/m2 2 x p.a. 1,05 €/m2 2 x p.a. 0,40 €/m2 4 x p.a. 1,08 €/m2 2 x p.a. Instandsetzung 28 €/m2 Austausch nach 7 J. 25 €/m2 Abschleifen nach 15 J. 25 €/m2 Erneuerung nach 20 J. Gesamtkosten (LCC) 304 €/m2 170 €/m2 205 €/m2 182 €/m2 Abb. 106: Beispiel: Lebenszykluskosten von Bodenbelägen Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 288 8 Facility Management im Immobilien-Lebenszyklus288 technischer und wirtschaftlicher Lebensdauer möglicherweise zu einem vorzeitigen Austausch des Bodenbelags. Einen weiteren wichtigen Aspekt während der Planungsphase stellt das Flächenmanagement dar. Ein effizientes Flächenmanagement beginnt in der Planungsphase mit den Überlegungen einzelner Arbeitsprozesse und einer optimalen Flächenproduktivität. Mit Hilfe eines CAFM-Systems können Flächenstrukturen und Bürokonzepte bereits in der Planung simuliert und erarbeitet werden. Je nach Zielvorgabe kann die Flächenplanung gesteuert werden. Die Prioritätensetzung zu Gunsten der Produktivität bzw. Großzügigkeit und Image der Räumlichkeiten können so besser umgesetzt werden. Damit werden die Flächendaten erfasst, um später bei der Schaffung von Kennzahlen verwendet zu werden aber auch als Grundlage für die weiteren Aktivitäten in der Realisierungsphase.408 8.5.1.2 Facility Management während der Realisierung In der Realisierungsphase besteht die Aufgabe des Facility Managements in der Fortsetzung der Dokumentation gebäuderelevanter Daten. Wichtig ist, dass die Informationen logisch aufgebaut sind und für die Nutzungsphase verwendbare Strukturen aufweisen. So kann die mehrmalige Bestandsaufnahme bewirtschaftungsrelevanter Daten verhindert werden. Ansonsten müssen die Daten (Flächenpolygone, Reinigungsflächen, wartungsrelevante Aggregate etc.) vor der Inbetriebnahme des Gebäudes aufwändig ermittelt werden.409 Während der Bauphase kann der Facility Manager die Funktion des Controllers übernehmen. Diese Aufgabe fällt ferner dem Architekten bzw. dem Projektmanagement zu, wird jedoch durch einen inneren Interessenskonflikt gerade beim erstgenannten oft vernachlässigt. Denn das Honorar des Architekten orientiert sich an den anrechenbaren Herstellungskosten. Hinzu kommt noch ein geringes Honorar für die Leistungen des Baustellencontrollings. Wegen der Aufgabenstellung eines Facility Managers kommt ihm vor allem diese Rolle zu, da es in seinem Interesse liegt, die Erstellungs- und Nutzungskosten zu optimieren und eine Grundlage für einen möglichst reibungslosen Betrieb zu legen. Zusätzlich kommt die Überprüfung der Umsetzung der FM gerechten Planung und die Informationskontinuität im Zusammenhang mit möglichen Änderungen hinzu, die während der Realisierung nicht vernachlässigt werden dürfen.410 Die Phasen der Planung und Realisierung überschneiden sich permanent bis zur Fertigstellung. Daher ist es wichtig, dass die Zielvorgaben bei Planungsänderungen permanent angepasst werden.411 In der Realisierungsphase sollen aber auch sämtliche Facility Management Dienstleistungen vergeben werden, die für den späteren Betrieb erforderlich sind. Instandhaltungsrahmenverträge, Reinigungsarrangements sowie Baustellen- und später auch die Gebäudeüberwachung und Sicherheit. Solche 408 Vgl. Preuß, N./Schöne, L. (2003), S. 235f. 409 Vgl. ebenda, S. 23. 410 Vgl. Hellerforth, M. (2001), S. 90f. 411 Vgl. Nävy, J. (2002), S. 30f. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 289 2898.5 Facility Management im Immobilienlebenszyklus Leistungen müssen frühzeitig integriert werden, um bei der Inbetriebnahme Anfangsschwierigkeiten durch mangelnde Koordination zu vermeiden. So hat der Betreiber genügend Zeit, um ein entsprechendes Arrangement zu erwirken, ohne dass er unter Zeitdruck zu suboptimalen Lösungen gezwungen ist. Erst eine Bündelung von Leistungen zu einem Paket schafft die Voraussetzung für eine langfristige und strategische Zielformulierung. Durch solche Maßnahmen werden Bedingungen geschaffen, die notwendig sind um mittel- bis langfristig das FM als einen dynamischen Prozess der Verbesserung gestalten zu können. Durch eine langfristig ausgelegte Zusammenarbeit auf einer breiten Leistungsbasis kann eine nur an kurzfristigen Zielen orientierte Denk- und Handlungsweise der Vertragspartner vermieden werden. So kann die Qualität des Gebäudebetriebs besser sichergestellt werden, als in einem kurzfristigen Preis- und Konkurrenzkampf. Eine gewerkeübergreifende Vergabe von Paketleistungen und die stärkere Einbeziehung des Facility Managements in die strategischen Überlegungen können zu einem besseren Verständnis und einer effizienteren Zusammenarbeit verhelfen. Neben der reinen Kostenfixierung hilft es die Gesamtheit der Ressourcen zu betrachten und ein optimales Zusammenspiel zwischen Personal, Immobilie und Prozessen zu gewährleisten.412 Allerdings sollten Leistungsspektrum und Konditionen des Facility Managers am marktüblichen Niveau überprüft und ggf. entsprechend angepasst werden. 8.5.2 Facility Management in der Nutzungsphase Die Ansatzpunkte des Facility Managements während der Nutzungsphase beziehen sich schwerpunktmäßig auf die Optimierung von bestehenden Wartungs- bzw. Dienstleistungsverträgen, Maßnahmen zur Energieoptimierung, Optimierung von Instandhaltungsprozessen, etc. Im Einzelnen können die nachfolgenden Maßnahmen des Facility Managements einen Beitrag zur Optimierung der Immobilien-Lebenszykluskosten und des Gebäudebetriebs leisten: •• Optimierung der Betriebskosten durch Benchmarking (Anpassung von Wartungs- und Dienstleistungsverträgen etc.) •• Optimierung der Energiekosten durch Energiemanagement, Contracting etc. •• Verlängerung der Nutzungsdauer von Bauteilen und technischen Anlagen durch angemessene Instandhaltung •• Erhöhung der Mieterbindung durch angemessene Servicequalität der Facility Management Leistungen •• Minimierung der Eigentümerkosten durch effizientes Vertragsmanagement und Gewährleistungsverfolgung 8.5.2.1 Instandhaltung/Modernisierung/Umbau Die Instandhaltung ist ein wichtiger Bestandteil des Technischen Gebäudemanagements innerhalb der Nutzungsphase. Sie tritt wiederkehrend auf und 412 Vgl. Pfnür, A. (2004), S. 378. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 290 8 Facility Management im Immobilien-Lebenszyklus290 ist aufgrund der betriebswirtschaftlichen Bedeutung und Kostenintensität entscheidend für die Rentabilität einer Immobilie. Je nach Objekt kann der Aufwand jährlich bis zu 10 % der Erstellungskosten ausmachen. Wie auch der Lebenszyklus der gesamten Immobilie, kann die Intensität der Instandhaltung bereits in der Planungs- und Realisierungsphase wesentlich beeinflusst werden.413 Dabei ist es wichtig, je nach Strategie entsprechende Maßnahmen einzuleiten. Das kann z. B. bei der Präventivstrategie die Gewährleistung günstiger Ablesbarkeit oder Messung und Feststellung von Ist-Zuständen durch technische Vorkehrungen sein. Durch die drei Bestandteile der Instandhaltung ergeben sich verschiedene Instandhaltungsstrategien, die im Einzelnen im Kapitel zum TGM beschrieben werden. Eine Verlängerung der technischen Nutzungsdauer muss stets im Einklang mit der wirtschaftlichen Nutzungsdauer stehen. Das Instandhaltungsmanagement integriert die Instandhaltung in die Gesamtbetrachtung der Immobilie. Die Instandhaltung ist nicht nur als eine isolierte technische Maßnahme zu betrachten, sondern als ein optimierendes Instrument für Prozesse und die Bewirtschaftung der Immobilie innerhalb der Nutzungsphase. Die Kostenintensität der Instandhaltung erfordert eine organisierte und zielorientierte Handhabung. Es gilt aber auch die Prozesse und Abläufe innerhalb der Instandhaltung zu optimieren. Zur Organisation der Instandhaltung ist eine Zielvorgabe notwendig. Durch die Vielzahl von Komponenten ergibt sich eine Zielstruktur. Aus dieser Zielstruktur heraus wird das Gebäude einer Potenzialanalyse unterzogen. Die Potenziale werden identifiziert und somit kann eine entsprechende Instandhaltungsplanung erfolgen.414 Nur eine lebenszyklusübergreifende Instandhaltungsstrategie kann die darin verborgenen Potenziale heben und zu einer positiven Wertentwicklung der Immobilie beitragen.415 Im Normalfall weist eine Heizungsanlage eine kürzere Lebensdauer auf als das Gebäude selbst oder sie wird im Laufe der Zeit unwirtschaftlich, da der technische Fortschritt den wirtschaftlichen Lebenszyklus mit beeinflusst. Im nachfolgenden Beispiel wird eine Betrachtung zur optimalen Ersatzinvestition einer Heizungsanlage angestellt. Dabei ist neben der Lebensdauer der Heizungsanlage auch die wirtschaftliche und technisches Lebensdauer des Gesamtgebäudes zu berücksichtigen. In dem Beispiel wird angenommen, dass eine bestehende Heizungsanlage ersetzt werden muss. Als Investitionsalternativen kommen zwei Heizungsanlagen in Betracht, die den Anforderungen gleichermaßen genügen. Anlage A hat höhere Anschaffungskosten als Anlage B, ist aber in den Energie- und lfd. Betriebskosten günstiger. Es wird zunächst untersucht, welche Anlage sich – unter Gesamtbetrachtung der Anschaffungs- und Betriebskosten – am schnellsten amortisiert. Prämisse: Nachschüssige konstante ganzjährige Zahlungsströme, Kalkulationszinssatz 5 %. 413 Vgl. Werner, G.-W., Instandhaltungsmanagement, in: Zehrer, H./Sasse, E. (Hrsg.) (2005), S. 1. 414 Vgl. Preuß, N./Schöne, L. (2003), S. 220f. 415 Vgl. Gänßmantel, J., u. a., Sanierung und Facility Management, S. 42 f. u. 38. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 291 2918.5 Facility Management im Immobilienlebenszyklus ➩ A: (17 900) ∙ (1+0,05)-1 +…+(17 900) ∙ (1+0,05)-12 = 158 652 Daraus folgt: Die Einsparungen übersteigen im 12. Jahr die Ausgaben. ➩ B: (14 000) ∙ (1+0,05)-1 +…+(14 000) ∙ (1+0,05)-13 = 131 510 Daraus folgt: Die Einsparungen übersteigen im 13. Jahr die Ausgaben. Demzufolge ist die Anlage A betriebswirtschaftlich gesehen die vorteilhaftere, da sie sich in einem kürzeren Zeitraum amortisiert als die Anlage B. ➩ A: 158 000/17 900 = 8,827 Daraus folgt: Bei einem Rentenbarwertfaktor von 8,827 ergibt sich eine Amortisationsdauer von 11–12 Jahren (siehe Tabelle Rentenbarwertfaktoren). ➩ B: 126 000/14 000 = 9 Daraus folgt: Bei einem Rentenbarwertfaktor von 9 ergibt sich eine Amortisationsdauer von 12–13 Jahren (siehe Tabelle Rentenbarwertfaktoren). Es bestehen zwei Investitionsalternativen (Anlagen A und Anlage B), die den Anforderungen gleichermaßen genügen Bisherige Heiz- und Instandhaltungskosten: 28 900 € p.a. Anlage A 158 000 € 10 500 € 500 € 17 900 € Anlage B 126 000 € 14 000 € 900 € 14 000 € Anschaffungskosten Heizkosten p.a. Instandhaltungskosten p.a. Ersparnis p.a. Abb. 107: Wirtschaftlichkeitsvergleich zweier Heizungsanlagen Rentenbarwertfaktoren (Kalkulationszins: 5,0%) Jahr 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Abzinsungs- Faktor 0,95238 0,90703 0,86384 0,82270 0,78353 0,74622 0,71068 0,67684 0,64461 0,61391 0,58468 0,55684 0,53032 Aufzinsungs- Faktor 1,05000 1,10250 1,15763 1,21551 1,27628 1,34010 1,40710 1,47746 1,55133 1,62889 1,71034 1,79586 1,88565 Rentenbarwertfaktor 0,95238 1,85941 2,72325 3,54595 4,32948 5,07569 5,78637 6,46321 7,10782 7,72173 8,30641 8,86325 9,39357 Abb. 108: Tabelle Rentenbarwertfaktoren (Kalkulationszins 5,0 %) Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 292 8 Facility Management im Immobilien-Lebenszyklus292 Weist das betrachtete Gebäude jedoch nur noch eine wirtschaftliche Restnutzungsdauer von 10 Jahren auf, muss diese Voraussetzung in die Entscheidungsfindung mit einfließen. In der weiteren Betrachtung werden die kumulierten Kosten errechnet, die für die Anschaffung und den Betrieb der jeweiligen Anlage innerhalb von 10 Perioden entstehen. ➩ A: (158 000)+(11 000) ∙ (1+0,05)-1 +…+(11 000) ∙ (1+0,05)-10 = 242 939 Daraus folgt: Die Anlage A kostet in 10 Jahren 242.939 Euro. ➩ B: (126 000)+(14 900) ∙ (1+0,05)-1 +…+(14 900) ∙ (1+0,05)-10 = 241 054 Daraus folgt: Die Anlage B kostet in 10 Jahren 241 054 Euro. Demzufolge ist die Anlage B betriebswirtschaftlich gesehen die vorteilhaftere, da sie im betrachteten Zeitraum die niedrigeren Gesamtkosten aufweist. Das bedeutet, dass bei der Betrachtung einzelner Komponenten innerhalb eines Gebäudes nicht nur die Amortisationsdauer als Entscheidungsgrundlage dient, sondern auch der Gesamtinvestitionszeitraum im Verhältnis zur Lebensdauer des Gebäudes. Würde sich der betrachtete Zeitraum auf 12 Jahre erstrecken, wäre die Anlage A die bessere. In der 11. Periode übersteigen die Gesamtkosten der Anlage B die Kosten der Anlage A. Daher bedarf es mehrerer Betrachtungsweisen bei einer Investition, um eine entsprechende Entscheidungsbasis zu erreichen. In der Praxis finden noch weitere Aspekte Beachtung bei der Entscheidungsfindung. Dabei spielt die Perspektive eine wichtige Rolle. Gerade bei Heizungsanlagen hat der Eigentümer, sofern er das Gebäude vermietet, keinen direkten Nutzen in Form von höheren Cash-Flows, denn i. d. R. trägt die Heizkosten ohnehin der Mieter. Andererseits erlauben Instrumente wie das Benchmarking einen Vergleich der Heizkosten für den Mieter und dies kann zu Wettbewerbsnachteilen in der Nachvermietung führen. Das bedeutet, dass ein Kapitalanleger seinen Fokus nicht nur auf die Minderung der umlagefähigen Kosten legen sollte, sondern auch auf die Wertsteigerung ebenso wie die Marktfähigkeit 130 000 155 000 180 000 205 000 230 000 255 000 280 000 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Jahre K u m u lie rt e K o st en Anlage B Anlage A Abb. 109: Gesamtkostenverlauf der Investitionsalternativen Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 293 2938.5 Facility Management im Immobilienlebenszyklus des Gebäudes. Ansonsten wird ein deutlicher Vorteil einer solchen Investition für den Vermieter schwer zu quantifizieren. Eine ganz andere Rolle spielt die Betrachtung der nicht umlegbaren Betriebskosten für den Eigennutzer z. B. im Rahmen des CREM. Hier geht der Aspekt der Vermietbarkeit unter und der Vorteil der eingesparten Betriebskosten steht im Vordergrund. Daher ist eine solche Investitionsentscheidung nie eine rein finanzmathematische Betrachtung, sondern eine von verschiedenen Aspekten, wie z. B. der Gesamt-Restnutzungsdauer des Gebäudes, der Gestaltung des Mietvertrages und der Perspektive des Betrachters, beeinflusste Entscheidung, die im Gesamtkontext getroffen wird. 8.5.3 Einflussmöglichkeiten in der Verwertungsphase Die Einflussnahme des Facility Managements bedarf zunächst einer Standortbestimmung der Immobilie innerhalb des Lebenszyklus. Denn abhängig von Zustand und den Gegebenheiten sowie der Art und Weise der Verwertung, ist auch die Einflussnahme des Facility Managements diesen Faktoren untergeordnet.416 Unabhängig davon kann jedoch festgestellt werden, dass eine vom Facility Management in digitaler Form erstellte, aktuelle Gebäudedokumentation sämtliche alternativen Möglichkeiten in der Verwertungsphase (Verkauf, Redevelopment oder Abriss) erleichtert und die Kosten in dieser Phase entsprechend reduziert. 8.5.3.1 Facility Management im Verkauf Der Verkauf ist eine Möglichkeit der Verwertung einer Immobilie. Bei der Betrachtung des Objektes wird entschieden, ob die noch vorhandenen Potenziale vor dem Verkauf gehoben werden sollen oder das Risiko auf den Käufer abgewälzt werden soll.417 Der Operating-Cash-Flow, der beim Verkauf einer Immobilie eine wesentliche Rolle für die Wertfindung spielt, kann durch verschiedene Maßnahmen des Facility Managements optimiert werden um einen höheren Preis zu erzielen. Solche Maßnahmen können z. B. sein: Die Beseitigung von verzichtbaren Kostenfaktoren innerhalb der Bewirtschaftung oder eine rechtzeitige Überprüfung der Mieterträge, die möglicherweise Steigerungspotenziale bergen. Üblich ist vor dem Verkauf gewerblicher Objekte eine Due Diligence, die durch entsprechend aktuelle, digitale Daten aus dem Facility Management erheblich verkürzt und erleichtert werden kann. 8.5.3.2 Facility Management beim Abriss Der Abriss eines Gebäudes und damit die Freilegung des Grundstückes ist eine Folge der mangelnden Nutzbarkeit oder einer besseren Nutzungsalternative eines Gebäudes. Dieser Schritt wird unternommen, wenn selbst eine Modernisierung bzw. Sanierung unter den wirtschaftlichen Aspekten die Immobilie für den Eigentümer nicht mehr attraktiv machen kann. Eine solche Maßnahme 416 Vgl. Hellerforth, M. (2001), S. 341. 417 Vgl. Gondring, H. (2004), S. 507. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 294 8 Facility Management im Immobilien-Lebenszyklus294 bringt Ungewissheiten über die Baugrundfähigkeit des Grundstückes für ein neues Projekt mit sich, denn verschiedene unvorhersehbare Aspekte können die Betrachtung verändern. Daher sieht die GEFMA hier auch die Aufgabenstellung des Facility Managements in der Vorbereitung des Abrisses unter verschiedenen Gesichtspunkten. Die Vorbereitung eines Abrisses muss sowohl rechtlich als auch technisch begleitet werden. Es muss eine Abbruchgenehmigung eingeholt werden und der Abbruch selbst geplant und von entsprechenden Dienstleistern erbracht werden. Dem Abriss geht meist die Phase des Leerstandes voraus. Das Facility Management kann hier, durch frühzeitige Stilllegung technischer Anlagen, Entleerung von Betriebsstoffbehältern, rechtzeitige Kündigung von Dienstleistungsverträgen und Sicherung des Gebäudes, Kosten sparen und Gefahren vermeiden (vgl. GEFMA-Richtlinie 100-2). Insbesondere innerstädtische Bürogebäude bedürfen einer kontrollierten und professionellen Beseitigung der Abrissmasse. Mögliche Probleme mit Altlasten wie Asbest oder Ölrückstände erfordern eine frühzeitige Planung der Entsorgungsstrategie. Dazu kann die Auswahl der Abrissmaßnahme oder Sprengungsszenarien gehören.418 Der Rückbau und die Entsorgung der Gebäudestrukturen können aufgrund der vorhandenen Daten, die im Rahmen des Facility Managements im Lebenszyklus zur Verfügung stehen, effizienter durchgeführt werden. Angaben zu technischen Anlagen, ihrem Zustand und Betriebsstoffen, sparen wichtige Ressourcen. Die Kenntnis über die verwendeten Materialien bringt Gewissheit über die damit zusammenhängenden umwelttechnischen Aspekte. Es ist auch vorstellbar, dass Bestandteile wieder verwendet oder veräußert werden können.419 Somit wird der Lebenszyklus durch das Facility Management abgerundet und es kann eine Grundlage gelegt werden für ein neues Projekt. 8.6 Fallbeispiel: Facility Management im Immobilien-Lebenszyklus 8.6.1 Ausgangssituation Der Facility Manager Herbert Hilfreich berät den Immobilien-Investor Karl Klotz im Zusammenhang mit dessen aktueller Entwicklung einer gewerblichen Immobilie bei der Planung der haustechnischen Anlagen. Für die Klimatisierung des Gebäudes stehen zwei Klimaanlagen (A und B) zur Auswahl, die sich beide durch eine technische Lebensdauer von mind. 10 Jahren und vergleichbare Leistungswerte auszeichnen. Die Anschaffungskosten von Anlage A betragen 140.000 EUR und die laufenden Kosten für Energie und Betrieb 10.000 EUR p.a. Die angenommenen Kosten für den Ausbau und die Entsorgung der Anlage im Jahr 10 betragen 10.000 EUR. Bei Anlage B betragen die Anschaffungskosten 90.000 EUR und die Kosten für den 418 Vgl. Bogenstätter, U., a. a. O., S. 347. 419 Vgl. Hellerforth, M. (2001), S. 373. 8.6 Fallbeispiel: Facility Management im Immobilien-Lebenszyklus

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References

Zusammenfassung

Vorteile

- Umfassender Einblick in Theorie und Praxis des Facility Managements

- Systematische Darstellung der relevanten Normen und Richtlinien

- Konkrete Beispiele zur Anwendung und Vertiefung der Inhalte

Zum Werk

Die Immobilie in ihrem Lebenszyklus erfordert ein Wertmanagement, das unter dem Begriff Facility Management zusammengefasst wird. Das Buch umfasst alle Aspekte einschließlich anschaulicher Praxisbeispiele.

Zur Neuauflage

Umfassende Aktualisierung und zusätzliche Fallbeispiele.

Inhalt

- Geschichte des FM; Vergleich mit anderen Ländern

- Facility Management im Lebenszyklus einer Immobilie

- Strategisches FM

- Inhalte des technischen, kaufmännischen und infrastrukturellen FM mit vielen Praxisbeispielen

- Rechtliche Aspekte und Normen

- Wertorientierung im FM und FM-Rating

- Outsourcing-Strategien

- EDV-technische Unterstützung

Autoren

Prof. Dr. Hanspeter Gondring, Duale Hochschule Stuttgart, Dipl.-Kfm. Thomas Wagner, Wagner Real Estate GmbH, Hamburg.

Zielgruppe

Studierende der Immobilienwirtschaft und immobiliennahe Studienfächer wie z.B. Architektur, Bauingenieurwesen, Stadt- und Regionalplanung, Studierende der Bank- und Finanzwirtschaft, Jura-Studierende mit der Vertiefung Immobilienrecht sowie interessierte Praktiker.