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4.4 Kosten- und Leistungsrechnung im Facility Management in:

Hanspeter Gondring, Thomas Wagner

Facility Management, page 107 - 129

Handbuch für Studium und Praxis

2. Edition 2012, ISBN print: 978-3-8006-3836-9, ISBN online: 978-3-8006-4182-6, https://doi.org/10.15358/9783800641826_107

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Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 89 894.4 Kosten- und Leistungsrechnung im Facility Management Kündigung sind die Fristen der Verträge im Rahmen des Vertragsmanagements zu überwachen und entsprechende Steuerungsmaßnahmen einzuleiten. Eine Beendigung eines Vertrages kann ebenfalls durch Störung der Geschäftsgrundlage hervorgerufen werden. Dies ist der Fall, wenn sich z. B. Umstände, die zur Grundlage des Vertrags geworden sind, verändern oder sich herausstellt, dass wesentliche Annahmen falsch waren, die zum Vertragsabschluss geführt haben. 4.4 Kosten- und Leistungsrechnung im Facility  Management Während die Finanzbuchhaltung die Unternehmensebene betrifft und den Informationsbedürfnissen Dritter (Gläubigerschutz, Information nach außen) dient, wird das Rechenwerk zur internen Steuerung des Unternehmens als Betriebsbuchhaltung bzw. Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) bezeichnet. Diese ist u. a. frei von steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften und dient der Information nach innen. Die Kostenrechnung basiert auf der Voll- bzw. Teil- und Prozesskostenrechnung. 4.4.1 Grundlagen der Kostenrechnung Unter Beachtung der Grundprinzipien der Kostenrechnung (Verursachungs-, Kausalitäts-, Zurechnungs-, Durchschnitts- und Tragfähigkeitsprinzip) werden die Kosten in der Kostenarten-, Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung erfasst und verrechnet.102 Die Kosten- und Leistungsrechnung bildet die Grundlage für das Management aller Kosten im Lebenszyklus des Gebäudes. Das Ziel der KLR im FM besteht darin, alle anfallenden Kosten entsprechend den üblichen betriebswirtschaftlichen Regeln detailliert zu erfassen, jedoch in einer Untergliederung, die den Anforderungen des FM gerecht wird. Dabei sollen konkrete Aufgaben gelöst werden:103 •• eine verursachergerechte Zuordnung der Kosten, d. h. nicht nur wie traditionell üblich im Rahmen von Allgemeinkostensätzen, •• die Steuerung der Kosten in Hinblick auf bestimmte Ziele mit Hilfe moderner Methoden wie Controlling und Benchmarking, •• die Dokumentation der FM-Kosten als Grundlage für Nebenkostenabrechnungen und andere buchhalterische Leistungen sowie gesetzliche Dokumentationspflichten. Kosten dürfen nach dem Kausalitäts- und Verursachungsprinzip nur so erfasst werden, wie sie auch unmittelbar verursacht wurden. In der Kostenträgerrech- 102 Vgl. Huch, B. et al (2004), S. 6f. 103 Vgl. Krimmling, J. (2010), S. 77. 4.4 Kosten- und Leistungsrechnung im Facility Management Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 90 4 Kaufmännisches Gebäudemanagement90 nung dürfen also nur die Kosten den Erzeugnissen zugeordnet werden, die von einer Erzeugnismengeneinheit verursacht wurden. Solche Kosten sind variable Kosten. Fixkosten sind Erzeugnisgemeinkosten, die, unabhängig von der Produktionsmenge, in einer Abrechnungsperiode in bestimmter Höhe anfallen. Nach dem Zurechnungsprinzip werden die Kosten den Bezugsgrößen nur zugerechnet, wenn sie als Einzelkosten zugeordnet werden können. Das Durchschnitts- und das Tragfähigkeitsprinzip sehen vor, dass sämtliche Kosten über alle Phasen der Kostenrechnung anteilig verteilt werden müssen. In der Kostenartenrechnung werden sämtliche Kosten einer Gesamtperiode anteilig auf die Arten der Kosten verrechnet. Die Kostenstellenrechnung verteilt die Gemeinkosten anteilig auf die verschiedenen Kostenstellen. Die Kostenträgerrechnung verteilt die Erzeugnisgemeinkosten anhand von Verteilungsschlüsseln auf die unterschiedlichen Erzeugnisse. Demnach ist es wichtig, die einzelnen Kostenpositionen des Bestandes und des Betriebes genau zu erfassen, um die Grundlage für eine effiziente und zuverlässige Kostenrechnung zu schaffen.104 Das Ziel der betrieblichen Kostenrechnung besteht in der Bestimmung der so genannten Stückkosten (Kosten pro Stück oder allgemein pro betrieblicher Leistungseinheit). Die Bestimmung der Stückkosten auf Vollkostenbasis erfolgt in fünf Schritten (vgl. auch Abb. 16):105 104 Vgl. Huch, B. et al (2004), S. 7. 105 Vgl. Krimmling, J. (2010), S. 78. Abb. 16: Grundschema der Kosten- und Leistungsrechnung105 Beispiele: – Materialkosten – Energiekosten – Abschreibungen – Wartungskosten – Zinskosten – u.a. Gesamtkosten je Periode nach Kostenarten Kostenartenrechnung Gemeinkosten Kostenstellenrechnung Kostenträgerrechnung Stückkosten Gk1, Gk2, . . . . . . . . . . Gkn Hilfskostenstellen Beispiel: – Verwaltung – Instandhaltung Hauptkostenstellen Beispiel: – Dreherei – Fräserei Gesamtkosten je Periode nach Produktarten Kosten Produkt A Kosten Produkt C Kosten Produkt B Ek1, Ek2, …………………Ekn Einzelkosten Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 91 914.4 Kosten- und Leistungsrechnung im Facility Management (1) Erfassung sämtlicher Kosten nach Kostenarten. (2) Aufspaltung der Gesamtkosten in Gemeinkosten und Einzelkosten. Verteilung der Gemeinkosten über Kostenzuordnungsverfahren auf die Kostenstellen. Einzelkosten werden direkt zugeordnet. (3) Kostenstellenumlage der Hilfskostenstellen auf die Hauptkostenstellen. (4) Übernahme der Einzelkosten in die Kostenträgerrechnung sowie der Gemeinkosten aus den Hauptkostenstellen. (5) Ermittlung der Kosten je Produkteinheit (Stückkosten). 4.4.1.1 Kostenartenrechnung Bei der Kostenartenrechnung werden alle anfallenden Kosten verschiedenen festgelegten Kostenarten zugeordnet. Die formelle Grundlage der Zuordnung ist ein so genannter Kontenrahmen. In der betrieblichen Praxis existieren verschiedene Kontenrahmen:106 •• Gemeinkontenrahmen der Industrie; •• Industriekontenrahmen; •• verschiedene DATEV-Kontenrahmen; •• empfohlene Kontenrahmen von Branchenverbänden (z. B. Wohnungswirtschaft). Immobilienbezogene Kostenarten sind die nach Verbrauchsart definierten Kosten. Kostenarten können nach verschiedenen Verordnungen und Normen dargestellt werden. DIN 276 Die DIN 276 „Kosten im Hochbau“ bietet eine bereits umfangreiche und eta blierte Kostengliederungsstruktur für Unternehmen des Hochbaus. Die GEFMA 200 ermöglicht hierbei einen Nutzungskostenanschlag und somit eine möglichst genaue Ermittlung der zu erwartenden Nutzungskosten bei Neubauten. Sie dient in Verbindung mit dem Kostenanschlag nach DIN 276 und der Kostenfeststellung nach DIN 276 der Bereitstellung der Mittel. Sie ist die Zusammenstellung aller während der Nutzung voraussichtlich anfallenden Kosten und wird bis zur Inbetriebnahme erstellt. Für das Facility Management bestehen hierzu zwei Modelle von geeigneten Kostenrahmen. Einerseits die Kostengliederung nach DIN 18 960 „Nutzungskosten im Hochbau – Begriffe, Nutzungskostengliederungen“ (Entwurfsfassung September 1998) und andererseits das Modell der GEFMA – Richtlinien 200, Kosten im Facility Management; Kostengliederungsstruktur zu GEFMA 100. Die DIN 276 erfasst sämtliche Kosten für Maßnahmen zur Herstellung, zum Umbau und zur Modernisierung von Bauwerken und die damit zusammenhängenden Aufwendungen, den Investitionskosten. Durch die Festlegung von 106 Vgl. Krimmling, J. (2010), S. 79. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 92 4 Kaufmännisches Gebäudemanagement92 Begriffen und Unterscheidungsmerkmalen werden die Ergebnisse der Kostenermittlungen vergleichbar und transparent. Die DIN 276 unterscheidet zwischen Kostenplanung, Kostenermittlung, Kostenschätzung, Kostenberechnung, Kostenanschlag und Kostenfeststellung. •• Die Kostenplanung umfasst sämtliche Maßnahmen der Kostenermittlung, der Kostenkontrolle und der Kostensteuerung. Die Kostenplanung begleitet die Phasen der Baumaßnahme während der Planung und Ausführung. Sie analysiert Ursachen/Auswirkungen der Kosten. •• Die Kostenermittlung ist eine Vorausberechnung der noch entstehenden Kosten und die Feststellung der entstandenen Kosten. •• Die Kostenschätzung ist eine überschlägige Ermittlung der Kosten. •• Die Kostenberechnung ermittelt annähernd die Kosten. •• Der Kostenanschlag ermittelt die Kosten möglichst genau. •• Die Kostenfeststellung ermittelt die tatsächlich angefallenen Kosten. Die DIN 276 gliedert die Kosten in drei Ebenen, die wiederum durch dreistellige Ordnungszahlen gekennzeichnet sind. In der ersten Ebene der Kostengliederung werden die Gesamtkosten in sieben Kostengruppen gegliedert, die je nach Bedarf in die Ebenen zwei und drei weiter unterteilt sind. DIN 18 960 Die DIN 18 960 Teil I betrachtet die Kosten während der Gebäudenutzung und ist aufgeteilt in vier Nutzungskostengruppen: Abb. 17: Grobgliederung der Gebäudenutzungskosten nach DIN 18 960 Grobgliederung der Gebäudenutzungskosten nach DIN 18 960: 100 110 120 Kapitalkosten Fremdkapitalkosten Eigenkapitalkosten 200 210 220 290 Verwaltungskosten Personalkosten Sachkosten Verwaltungskosten 300 310 320 330 340 350 370 390 Betriebskosten Ver und Entsorgung Reinigung und Pflege Bedienen – Technische Anlagen Inspektion und Wartung – Technische Anlagen Inspektion und Wartung – Baukonstruktionen Abgaben und Beiträge Betriebskosten, sonstige 400 410 420 430 440 Instandsetzungskosten (Bauunterhaltungskosten) Instandsetzungskosten Bauwerk – Baukonstruktion Instandsetzungskosten Bauwerk – Technische Anlagen Instandsetzungskosten Außenanlagen Instandsetzungskosten Ausstattung Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 93 934.4 Kosten- und Leistungsrechnung im Facility Management Diese Gliederung der laufenden Kosten deckt nicht die differenzierte Gliederung nach den Gesichtspunkten des Facility Managements ab. Eine Unterteilung, z. B. nach Planungs- und Nutzungsphase, ist hier nicht möglich. GEFMA 200 Die GEFMA-Richtlinie 200 bietet eine Kostengliederungsstruktur zur einheitlichen Erfassung und weiteren Verarbeitung von Kosten über den gesamten Lebenszyklus von Objekten (Facilities) hinweg. In der vollständigen Ausprägung der Gliederungsmöglichkeiten ergibt sich an einigen Stellen eine sehr hohe Detaillierungstiefe, die in dieser Form nicht zur Anwendung als Kontenplan gedacht ist. Vielmehr können FM-Organisationen auf der Grundlage von GEF- MA 200 eigene Kontenpläne entwickeln, die ihren spezifischen Anforderungen Rechnung tragen. Zu diesem Zweck reicht an zahlreichen Stellen eine Erfassung auf höheren Aggregationsebenen aus. Hingegen kann an anderen Stellen eine zusätzliche Untergliederung gewünscht werden, um bspw. einzelne Leistungsbereiche, die regelmäßig stark von der Planung abweichen, einer detaillierteren Analyse zu unterziehen. Eine weitere Verarbeitung der Kosten kann erfolgen in Hinblick auf107 •• die Entwicklung einer Lebenszykluskostenrechnung; •• die Entwicklung einer Prozesskostenrechnung; •• weitere punktuelle oder temporäre Analysen mit Anwendung eines noch tiefer gehenden Prozessnummernsystems; •• Benchmarking.107 Der Vorteil der Kostengliederung nach GEFMA 200 besteht darin, dass sie sowohl für die Systematisierung der Planungs- und Baukosten als auch der Nutzungskosten nach gleichem Prinzip verwendet werden kann. Der Kostenartenschlüssel hat fünf Ebenen: (1) Lebenszyklusphase; (2) Hauptprozess; (3) Teilprozess; (4) Tätigkeit; (5) Sachbezug (nach DIN 276-1). VDI 2067 Die Gesamtkosten gem. VDI 2067 (Verband Deutscher Ingenieure) werden strukturiert und in vier Kostengruppen untergliedert. Das Ziel der VDI besteht in der Bewertung gebäudetechnischer Anlagen in energetischer, ökologischer und wirtschaftlicher Sicht. Der energetischen Sichtweise kommt eine große Bedeutung zu. Die Kostengruppen lassen sich wie folgt darstellen: 107 Vgl. GEFMA 200 (2004), S. 1f. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 94 4 Kaufmännisches Gebäudemanagement94 •• Kapitalgebundene Kosten sind die Kosten für Instandhaltung und Kapitaldienste (auf die Nutzungszeit umgelegte Investitionskosten einschließlich Verzinsung). •• Betriebsgebundene Kosten sind direkt zu ermitteln und schließen ein: – Wartungskosten – Bedienungskosten – Kosten für Emissionsmessungen – Grundkosten bei leistungsgebundenem Energiebezug – Kosten für TÜV etc. •• Verbrauchsgebundene Kosten umfassen Kosten für Energie und Brennstoffe sowie Wasser, Hilfsstoffe und Chemikalien. •• Sonstige Kosten umfassen Kosten für Versicherungen, Verwaltung und Verbrauchsmessung. 4.4.1.2 Kostenstellenrechnung Die Kostenstellenrechnung untersucht, an welchen Stellen die Kosten im Unternehmen entstehen oder in welchen betrieblichen Bereichen der in der Kostenrechnung erfasste Wertverzehr stattgefunden hat. Die Kostenstellenstruktur stellt dabei die betriebliche Organisationsstruktur dar. Das Unternehmen wird in Kostenstellen zerlegt und die Kosten werden am Ort ihrer Entstehung bilanziert. Eine Aufgliederung erfolgt nach:108 •• Betrieblicher Organisationsstruktur, d. h. hierarchische Gliederung in Gruppen, Abteilungen, Bereiche u. ä. einschließlich der Verantwortungsbereiche einzelner Mitarbeiter und Kostenstellen für zeitlich begrenzte Projekte u. ä.; •• Territorialer Struktur des Unternehmens (Niederlassungen, Gebäude, Etagen, Räume, Hallenbereiche u. a.); •• Prozessstruktur des Unternehmens – Schnittstelle zu Kostenträgern.108 Kostenstellen werden in Hauptkostenstellen (direkte Bearbeitung der verkaufbaren Hauptleistungen), in Nebenkostenstellen (Bearbeitung der Nebenleistungen) und in Hilfskostenstellen (Weitergabe der Leistungen an andere Kostenstellen) unterschieden.109 4.4.1.3 Kostenträgerrechnung Durch die Kostenträgerrechnung erfolgt die Verrechnung der Kosten auf die einzelnen Kostenträger, d. h. die einzelne betriebliche Leistung. Kostenträger sind bei ihrer Erstellung Kosten verursachende Leistungen und werden in interne Kostenträger (Hilfskostenträger) und externe Kostenträger (Haupt- und Nebenkostenträger) unterschieden. 108 Vgl. Krimmling, J. (2010), S. 80. 109 Vgl. Steger, J (2001), S. 244f. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 95 954.4 Kosten- und Leistungsrechnung im Facility Management Die externen Kostenträger sind die Leistungen zur Erstellung der Haupt- und Nebenprodukte sowie sämtliche Leistungen, die damit verbunden sind. Die internen Kostenträger sind innerbetriebliche Leistungen, also aktivierbare Eigenleistungen oder Wiedereinsatzgüter. 4.4.2 Vollkostenrechnung In der Vollkostenrechnung werden sämtliche angefallenen Kosten erfasst und den Kostenstellen, Kostenträgern etc. zugeordnet. Hierbei werden auch die Gemeinkosten ohne Beachtung der fixen und variablen Bestandteile verrechnet. So erfolgt die Aufteilung der fixen Kosten nicht nach dem Verrechnungsprinzip, was eine Wirtschaftlichkeitskontrolle fast unmöglich macht und somit auch zu Fehlentscheidungen auf unternehmerischer Ebene führen kann. 4.4.2.1 Kostenartenrechnung In der Kostenartenrechnung der Vollkostenrechnung werden Grundkosten (d. h. aufwandsgleiche Kosten) und kalkulatorischen Kosten unterschieden, wenngleich nur die Grundkosten verrechnet werden. Um Kosten richtig zuordnen zu können, wird zwischen Gemeinkosten (indirekten Kosten) und Einzelkosten (direkten Kosten) unterschieden. Einzelkosten bezeichnen solche Kosten, die einem Kostenträger verursachungsgerecht direkt zugeordnet werden können, bspw. m2 anrechenbare Wohnfläche. Gemeinkosten hingegen fallen auf die Gesamtnutzung eines Objektes an und werden anhand der Kostenstellenrechnung auf die Positionen verteilt, an denen sie entstanden sind. Innerhalb der Stellenkosten ist wiederum zwischen Kostenstelleneinzel- und Kostenstellengemeinkosten zu unterscheiden. Die Kostenstelleneinzelkosten werden den verschiedenen Kostenstellen direkt zugeordnet. Bei den Kostenstellengemeinkosten müssen festgesetzte Verteilungsschlüssel die Zuordnung festlegen. Darüber hinaus wird in der Vollkostenrechnung zwischen den fixen und variablen Kosten unterschieden. Fixkosten sind sämtliche Kosten, die innerhalb einer Abrechnungsperiode unabhängig von jeglichen Einflussfaktoren konstant bleiben, bspw. die Miete. Variable Kosten hingegen können sich in Abhängigkeit verschiedener Einflussfaktoren ändern, bspw. Materialkosten, Anwaltskosten etc. Variable Kosten unterscheiden sich weiter in proportionale Kosten (die Kosten steigen im gleichen Verhältnis wie bspw. die Nutzungsintensität einer Immobilie), progressive Kosten (die Kosten steigen stärker an als die Nutzungsintensität der Immobilie) und degressive Kosten (die Kosten steigen nicht so stark an wie die Intensität der Nutzung der Immobilie) Zu den immobilienbezogenen Kostenarten gehören bspw.: Kapitalkosten Kapitalkosten sind i. d. R. Kostenstellengemeinkosten. Ausnahmen sind bspw. Modernisierungsmaßnahmen, die fremdfinanziert sind. Diese können direkt einer bestimmten Kostenstelle zugeordnet werden und sind somit Kostenstelleneinzelkosten. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 96 4 Kaufmännisches Gebäudemanagement96 Abschreibung Wie die Kapitalkosten sind Abschreibungen (ob linear oder degressiv) Kostenstellengemeinkosten, mit Ausnahme von Abschreibungen auf gebäudetechnische Anlagen, die aufgrund ihrer Zuordenbarkeit Kostenstelleneinzelkosten sind. Verwaltungskosten Verwaltungskosten sind Kostenstellengemeinkosten, wenn sie ständig konstant bleiben. Variieren die Verwaltungskosten mit den Mehr- oder Mindereinnahmen der Miete, sind sie variable Kosten, die dann wieder auf verschiedene Kostenstellen aufgeteilt werden müssen. Steuern Sämtliche auf das Gebäude und das Grundstück anfallenden Steuern sind i. d. R. konstant und somit sowohl Fixkosten als auch Kostenstellengemeinkosten. Betriebskosten Betriebskosten setzen sich aus den Kosten für Gebäudereinigung, Wasser/ Abwasser, Kalt-/Warmwasser, Strom, Wartung/Inspektion, Verkehrs-/Grünflächen und sonstigen Betriebskosten zusammen. Bis auf die Wartung und Erhaltung der Verkehrs- und Grünflächen sind die Betriebskosten variabel und somit auch Kostenstelleneinzelkosten. Die Kosten für die Erhaltung der Verkehrs- und Grünflächen stellen bei gemeinsamer Nutzung Kostenstellengemeinkosten dar, bei separater Nutzung Kostenstelleneinzelkosten, aber auch Fixkosten. Bauunterhaltungskosten Bauunterhaltungskosten sind Kosten, die zur Wartung und Instandsetzung von Gebäuden und Gebäudeteilen anfallen und damit Kostenstelleneinzelkosten. Die Aufgaben der Kostenartenrechnung sind also die Abgrenzung der Kosten und Aufwendungen, die Erfassung und Aufteilung der Kosten nach Art und Höhe, die Untergliederung von Gesamtkosten in Einzel- und Gemeinkosten und die gesamte Kostenkontrolle.110 4.4.2.2 Kostenstellenrechnung Die Kostenstellenrechnung verteilt die primären Gemeinkosten entsprechend ihrer Entstehung mit oder ohne Hilfe von Verteilungsschlüsseln auf die Haupt-, Neben oder Hilfskostenstellen. Werden die primären Gemeinkosten von den Hilfskostenstellen auf Hauptkostenstellen umgelegt, sind diese Kosten sekundäre Gemeinkosten. Die Kostenstellenrechnung kann als Verbindung zwischen Kostenarten- und Kostenträgerrechnung verstanden werden. Sie erfüllt zwei Aufgaben: 1. die Verrechnungsaufgabe (die Weiterverrechnung der erfassten Kosten auf die Kostenträger wird hier vorbereitet) und 110 Vgl. Steger, J (2001), S. 154. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 97 974.4 Kosten- und Leistungsrechnung im Facility Management 2. die Kontrollaufgabe (die erfassten Kosten werden mit Plan- oder Vergangenheitswerten verglichen, um eine Angemessenheit der Kostenhöhe bestimmen zu können).111 Wichtiger Bestandteil der Kostenstellenrechnung ist der Betriebsabrechnungsbogen (BAB). Der BAB wird in Tabellenform erstellt. Die Zeilen bezeichnen die Kostenarten, die Spalten die Kostenstellen. Für die Erstellung eines BAB und der damit verbundenen Kostenstellenrechnung sind drei Stufen erforderlich: (1) die Zuordnung der Primärkosten auf die Kostenstellen, (2) die Verrechnung zwischen den Kostenstellen, also die Verrechnung der Sekundärkosten und (3) die Ermittlung der Sekundärkostenverrechnung. Für die Zwecke der Immobilienwirtschaft kann das Prinzip des BAB auf die Immobilie übertragen werden. In diesem Fall wird von einem Gebäudeabrechnungsbogen (GAB) gesprochen. 111 Vgl. Joos-Sachse, T.(2004), S. 75. Abb. 18: Schema eines GAB Grundschema eines Gebäudeabrechnungsbogens Hilfskostenstellen Kostenarten Einzelkosten ∑ Hilfsstellenkosten ∑ Nebenstellenkosten ∑ Hauptstellengesamtkosten ∑ Hauptstellenkosten Gemeinkosten Sekundäre Kostenschlüssel Nebenkostenstellen Hauptkostenstellen ∑ Hilfsstelleneinzelkosten ∑ Nebenstelleneinzelkosten ∑ Hauptstelleneinzelkosten Primäre Kostenschlüsselung Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 98 4 Kaufmännisches Gebäudemanagement98 Die Aufgabe der Kostenstellenrechnung ist also die Primärkostenrechnung (Aufteilung der Gemeinkosten auf die Kostenstellen, wo sie entstanden sind), die Sekundärkostenrechnung (Verteilung der Gemeinkosten von den Hilfskostenstellen auf die Hauptkostenstellen), die Ermittlung der Kalkulationssätze und die Kontrolle der Kosten (Wirtschaftlichkeit).112 4.4.2.3 Kostenträgerrechnung Die Kostenträgerrechnung ist aufgegliedert in die Kostenträgerstückrechnung und die Kostenträgerzeitrechnung. Hierbei wird ermittelt, wer die Kosten zu tragen hat. Kostenträgerstückrechnung113 Die Kostenträgerstückrechnung, auch Kalkulation genannt, erfasst die Einzelund die Gemeinkosten auf dem der Abrechnungsperiode zugehörigen Kostenträger. So werden die Selbstkosten (Stückselbstkosten) und die Herstellkosten (Stückherstellkosten) pro Leistungseinheit errechnet. 112 Vgl. Steger, J (2001), S. 154. 113 Vgl. ebenda, S. 153. Abb. 19: Verrechnungstechnischer Ablauf der Vollkostenrechnung113 Grundkosten Anderskosten primäre Einzelkosten Hilfskostenstellen Hauptkostenstellen primäre Gemeinkosten primäre Gemeinkosten sekundäre Gemeinkosten Einzel- und Gemeinkosten primäre und sekundäre Gemeinkosten primäre Gemeinkosten Kostenartenrechnung Kostenträgerstückrechnung (Kalkulation) Kostenträgerzeitrechnung (Betriebsergebnisrechnung) Kostenstellenrechnung Zusatzkosten Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 99 994.4 Kosten- und Leistungsrechnung im Facility Management Kostenträgerzeitrechnung Die Kostenträgerzeitrechnung, auch Betriebsergebnisrechnung genannt, berücksichtigt sämtliche Einzel- und Gemeinkosten einer Abrechnungsperiode. Anschließend werden die Selbstkosten des Umsatzes dieser Abrechnungsperiode mit den Umsatzerlösen verrechnet und so das Betriebsergebnis einer Periode ermittelt.114 4.4.3 Teilkostenrechnung In der Teilkostenrechnung werden die variablen Kosten und die Einzelkosten auf die Kostenträger verrechnet.115 Die Teilkostenrechnung kann sowohl auf Basis variabler Kosten als auch auf Basis von Einzelkosten angewandt werden. Liegen der Teilkostenrechnung die variablen Kosten zugrunde, werden die Fixkosten separat erfasst, es werden jedoch nur die variablen Kosten den jeweiligen Kostenträgern zugeordnet, da die fixen Kosten nicht direkt bspw. mit der Nutzungsintensität der Immobilie zusammenhängen, sondern durch die gesamte Leistungserstellung eines Abrechnungszeitraumes verursacht werden. Auch die Teilkostenrechnung auf Basis von variablen Kosten untergliedert sich in die Kostenarten-, Kostenstellen- und die Kostenträgerrechnung. 4.4.3.1 Kostenartenrechnung Wie in der Vollkostenrechnung werden in der Teilkostenrechnung die Primärkosten einer Abrechnungsperiode erfasst und nach sinnvollen Aufteilungsschlüsseln gegliedert.116 4.4.3.2 Kostenstellenrechnung Wie in der Kostenstellenrechnung der Vollkostenrechnung kommt auch in der Teilkostenrechnung der BAB bzw. der GAB zum Tragen. Besonderheiten bestehen darin, dass im GAB der Teilkostenrechnung nicht nur eine Spalte je Kostenstelle ausgewiesen ist, sondern unterschieden wird zwischen variablen, fixen und gesamten Kosten innerhalb der einzelnen Kostenstelle. Außerdem werden die Kosten nicht mehr in der Kostenstellenrechnung sondern in der Kostenartenrechnung aufgelöst.117 Innerhalb der Sekundärkostenverrechnung werden in der Teilkostenrechnung nur die variablen Kosten weiterverrechnet. Die fixen Kosten der Vorkostenstellen fließen direkt in die Kostenträgerzeitrechnung mit ein. Aus diesem Grund werden die Kalkulationssätze nur für die variablen Kosten gebildet. 114 Vgl. Steger, J (2001), S. 153. 115 Vgl. ebenda, S. 369. 116 Vgl. Joos-Sachse, T. (2004), S. 135. 117 Vgl. ebenda, S. 136. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 100 4 Kaufmännisches Gebäudemanagement100 4.4.3.3 Kostenträgerrechnung Die Kostenträgerstückrechnung in der Teilkostenrechnung berechnet nur die variablen Selbstkosten der Erzeugniseinheiten ohne Berücksichtigung der vollen Selbstkosten. Die Kostenträgerzeitrechnung in der Teilkostenrechnung erfolgt prinzipiell wie die der Vollkostenrechnung. Lediglich die fixen Kosten werden gesondert erfasst und nicht auf die einzelnen Erzeugnisse verrechnet. Zur Errechnung der Umsatzkosten werden so auch von den Erlösen nur die variablen Selbstkosten abgezogen. Die Differenz aus dieser Rechnung wird Deckungsbeitrag genannt (Erlös – variable Kosten = Deckungsbeitrag).118 Der Deckungsbeitrag ermittelt, was die Immobilie leisten muss, um die variablen Kosten zu decken und um ein möglichst positives Betriebsergebnis zu erzielen. Nach Summierung der Deckungsbeiträge sämtlicher Immobilien werden die fixen Kosten der Unternehmung abgezogen, wodurch das Betriebsergebnis ermittelt wird. Diese Rechnung wird in der Teilkostenrechnung als Deckungsbeitragsrechnung bezeichnet. Innerhalb der Teilkostenrechnung auf Basis von variablen Kosten wird zwischen der einstufigen Deckungsbeitragsrechnung (Direct Costing) und der mehrstufigen Deckungsbeitragsrechnung (stufenweise Fixkostendeckung) unterschieden. Einstufige Deckungsbeitragsrechnung (Direct Costing) Das Betriebsergebnis durch das Direct Costing wird ermittelt durch: Umsatzerlöse – variable Selbstkosten der Immobilienbewirtschaftung = Deckungsbeitrag – Summe der fixen Kosten einer Abrechnungsperiode = Betriebsergebnis Demnach müssen die Deckungsbeiträge höher sein als die Summe aller Fixkosten, damit das Unternehmen Gewinn erzielt. Mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung Die mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung baut auf dem Prinzip der einstufigen Deckungsbeitragsrechnung auf, jedoch werden hier die fixen Kosten differenzierter behandelt. Erzeugnisfixkosten sind Kosten, die sich nur einer bestimmten Erzeugnisart, jedoch nicht einzelnen Erzeugnissen zuordnen lassen, bspw. das Gehalt eines Wohnungsverwalters. Erzeugnisgruppenfixkosten sind Kosten, die sich keiner bestimmten Erzeugnisart, sondern nur einer Erzeugnisgruppe zuordnen lassen, bspw. Werbekosten für den Bau neuer Eigentums- und Mietwohnungen. Unternehmensbereichfixkosten sind Kosten, die weder einer Erzeugnisart 118 Vgl. ebenda, S. 138. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 101 1014.4 Kosten- und Leistungsrechnung im Facility Management noch einer Erzeugnisgruppe zuordenbar sind, die jedoch auch nicht auf der Gesamtunternehmensebene zu verbuchen sind, bspw. Fixkosten des gesamten kaufmännischen Bereiches eines Wohnungsunternehmens. Unternehmensfixkosten sind alle Kosten, die nur dem Gesamtunternehmen angerechnet werden können, bspw. das Gehalt der Geschäftsführung oder die Kosten der Abteilung Rechnungswesen.119 Die mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung ermittelt das Betriebsergebnis durch: Umsatzerlöse – variable Kosten = Deckungsbeitrag I – Erzeugnisfixkosten = Deckungsbeitrag II + Summe Deckungsbeiträge der Erzeugnisgruppe – Erzeugnisgruppenfixkosten = Deckungsbeitrag III + Summe Deckungsbeiträge III eines Unternehmensbereichs – Unternehmensbereichfixkosten = Deckungsbeitrag IV + Summe Deckungsbeiträge IV – Unternehmensfixkosten = Betriebsergebnis Um die Schichtdeckungsbeiträge ermitteln zu können, werden Fixkostenzuschläge errechnet; zum einen auf Basis der Deckungsbeiträge, zum anderen auf Basis der variablen Kosten. Zur Errechnung der Fixkostenzuschläge auf Deckungsbeitragsbasis werden die jeweiligen Fixkosten auf den vorangehenden Deckungsbeitrag bezogen und in Prozent ausgedrückt. Entsprechend der verschiedenen Erzeugnisse, Erzeugnisgruppen und Unternehmensbereiche werden einzelne Fixkostenzuschläge, für die Unternehmensfixkosten hingegen nur ein Fixkostenzuschlag ermittelt. Für die Errechnung der Fixkostenzuschlä- 119 Vgl. Joos-Sachse, T.(2004), S. 145. Abb. 20: Bezugsgrößenhierachie eines Wohnungsbauunternehmens Bezugsgrößenhierarchie der mehrstufigen Deckungsbeitragsrechnung anhand des Beispiels eines Wohnungsunternehmens Erzeugnisart Erzeugnisgruppe Wohnungsverwaltung kaufmännischer Bereich technischer Bereich Gesamtunternehmen Gewerbeverwaltung Vertrieb Mietwohnungen Vertrieb von Eigentum Instandhaltung/ Modernisierung Hausmeisterservice Architektur Neubau Architektur Mietwohnung Unternehmensbereich Mietverwaltung Vertrieb Technik Architektur Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 102 4 Kaufmännisches Gebäudemanagement102 ge auf Basis der variablen Kosten werden die Fixkosten einer einzelnen Schicht auf die variablen Kosten der Erzeugnisse, Erzeugnisgruppen, Unternehmensbereiche und des Unternehmens bezogen und ebenfalls in Prozent ausgedrückt. Die Fixkostenzuschläge, bezogen auf die Deckungsbeiträge, werden in der Kostenträgerstückrechnung zur Bestimmung des Erfolgs je Produkteinheit benötigt, mit den Fixkostenzuschlägen auf Basis der variablen Kosten die geplanten Angebotspreise errechnet. Mit der mehrstufigen Deckungsbeitragsrechnung hat ein Unternehmen die Möglichkeit, die einzelnen Fixkosten zu filtern und gegebenenfalls an richtiger Stelle zu senken, um das Betriebsergebnis zu optimieren.120 120 Vgl. Joos-Sachse, T.(2004), S. 164. Abb. 21: Beispiel einer mehrstufigen Deckungsbeitragsrechnung mit Ausweis von Fixkostenzuschlägen auf Deckungsbeiträge120 Unternehmensbereich kaufmännischer Bereich technischer Bereich Erzeugnisgruppe Mietverwaltung Vertrieb Technik Architektur Erzeugnisart WV Gew. Verw. MW Eigentum Inst./Mod. Hausmeister Neubau ∑ 1.000,00 500,00 530,00 80,00 15,10 330,00 140,00 42,42 190,00 820,00 1.050,00 230,00 21,90 1.010,00 400,00 39,60 370,00 1.010,00 400,00 610,00610,00 450,00 -120,00 560,00 490,00 1.380,00 -10,00 110,00 1.100,00 880,00 320,00 36,36 720,00 230,00 31,94 500,00 150,00 30,00 350,00 180,00 2.120,00 740,00 410,00310,00120,00760,00-80,0070,00 1.580,00 3.700,00620,00 210,00 33,87 430,00 120,00 27,91 220,00 100,00 45,45 1.160,00 400,00 34,48 20,00 100,00 500,00 350,00 280,00 80,00 400,00 220,00 55,00 9.050,00 5.350,00 1.400,00 780,00 950,00 520,00 400,00 180,00 2.200,00 1.040,00 800,00 780,00 1.100,00 750,00 1.200,00 800,00 Deckungsbeitrag I ./. Erzeugnisfixkosten (in % von DB I) Erlöse ./. variable Kosten Deckungsbeitrag II Deckungsbeitrag III Deckungsbeitrag IV Betriebsergebnis ∑ Erzeugnisgruppen-DB ./. Erzeugnisgruppenfixkosten (in % von ∑ Erzeugnisgruppen DB) ∑ Unternehmensbereichsbereichs-DB ./. Unternehmensfixkosten (in % von ∑ Unt. bereichs-DB) ∑ Unternehmens-DB ./. Unternehmensfixkosten (in % von ∑ Unternehmens-DB) MW Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 103 1034.4 Kosten- und Leistungsrechnung im Facility Management 121 4.4.3.4 Teilkostenrechnung auf Basis relativer Einzelkosten Die Teilkostenrechnung auf Basis relativer Einzelkosten (Einzelkostenrechnung) wurde 1959 von Paul Riebel entwickelt und unterscheidet sich fundamental von anderen Kostenrechnungssystemen.122 Ziel der Einzelkostenrechnung ist es, die Kosten und Erlöse speziell für bestimmte Unternehmensentscheidungen zu berechnen. Nach dem so genannten Identitätsprinzip werden alle Kosten einem bestimmten Bezugsobjekt als Einzelkosten zugeteilt. So erfolgt die Unterteilung in Einzel- und Gemeinkosten nicht mehr absolut wie in der Kostenrechnung, sondern abhängig von einem bestimmten Bezugsobjekt. Die Bezugsobjekte werden von jedem Unternehmen individuell und hierarchisch festgelegt. Ein Wohnungsunternehmen ist dann bspw. aufgegliedert in Organisationseinheiten (Verwaltung, Vertrieb, Rechnungswesen, etc.), Produkte (Mietwohnungen, Eigentumswohnungen, Gewerbe) und Vertriebswege (Direktverkauf, Verkauf über Makler). Relative Einzelkosten sind dann sämtliche Kosten, die der Bezugsobjekthierarchie direkt zugeordnet werden können. Fallen Kosten an, die auf vorgelagerten Hierarchie-Ebenen gebucht werden, sind das die relativen Gemeinkosten. 121 Vgl. Joos-Sachse, T.(2004), S. 146. 122 Vgl. ebenda, S. 420. Abb. 22: Beispiel einer mehrstufigen Deckungsbeitragsrechnung mit Ausweis von Fixkostenzuschlägen bezogen auf variable Kosten121 Unternehmensbereich kaufmännischer Bereich technischer Bereich Erzeugnisgruppe Mietverwaltung Vertrieb Technik Architektur Erzeugnisart WV Gew. Verw. MW Eigentum Inst./Mod. Hausmeister Neubau MW ∑ 1.000,00 500,00 530,00 80,00 6,15 330,00 140,00 4,95 190,00 820,00 1.050,00 230,00 9,13 1.010,00 400,00 7,43 370,00 1.010,00 400,00 610,00610,00 450,00 -120,00 560,00 490,00 1.380,00 -10,00 110,00 7,19 880,00 320,00 26,23 720,00 230,00 17,69 500,00 150,00 30,00 350,00 180,00 2.120,00 740,00 410,00310,00120,00760,00-80,0070,00 1.580,00 3.700,00620,00 210,00 26,92 430,00 120,00 23,08 220,00 100,00 55,56 1.160,00 400,00 38,46 20,00 100,00 12,82 350,00 280,00 37,33 400,00 220,00 27,50 9.050,00 5.350,00 1.400,00 780,00 950,00 520,00 400,00 180,00 2.200,00 1.040,00 800,00 780,00 1.100,00 750,00 1.200,00 800,00 Deckungsbeitrag I ./. Erzeugnisfixkosten (in % der variablen Kosten) Erlöse ./. variable Kosten Deckungsbeitrag II Deckungsbeitrag III Deckungsbeitrag IV Betriebsergebnis ∑ Erzeugnisgruppen-DB ./. Erzeugnisgruppenfixkosten (in % der var. Kosten der Erzeugnisgruppe) ∑ Unternehmensbereichsbereichs-DB ./. Unternehmensfixkosten (in % der var. Kosten des Unt. bereichs) ∑ Unternehmens-DB ./. Unternehmensfixkosten (in % der var. Kosten des Unternehmens) Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 104 4 Kaufmännisches Gebäudemanagement104 Auch werden in der Einzelkostenrechnung von Riebel die Kosten anders definiert. Kosten sind zusätzliche Ausgaben, die durch die Entscheidung des Bezugsobjektes ausgelöst wurden. Ebenso existieren die Zusatzkosten der klassischen Kostenrechnung in der Einzelkostenrechnung nicht. Es wird auch nicht zwischen Kostenarten-, Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung unterschieden, vielmehr zwischen Grund- und Auswertungsrechnungen. Grundrechnung Grundrechnungen sind zweckneutrale Erfassungsrechnungen, die für sämtliche anfallenden Entscheidungen die jeweils korrekten und relevanten Informationen bereithalten sollen. Besonders die Grundrechnungen der Kosten und der Erlöse sind hier von Bedeutung, es gibt jedoch noch weitere Grundrechnungen, um das Informationssystem zu vervollständigen. Die Grundrechnung der Kosten spiegelt in gewisser Art die Kostenarten-, Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung in gleicher Weise wider, da sie die gesamten Kosten (als relative Einzelkosten eindeutig) erfasst und den einzelnen Bezugsobjekten zuordnet. Die Darstellung ähnelt einem BAB (bzw. GAB), bei dem die Kostenkategorien in den Zeilen und die Bezugsobjekte, sprich Kostenträger, Kostenbereiche, etc., in den Spalten erfasst sind. Die Kostenarten sind in der Einzelkostenrechnung als Kostenkategorien bezeichnet. Diese teilen sich in Bereitschaftskosten und Leistungskosten auf. Bereitschaftskosten werden weiter unterteilt in verschiedene Abrechnungsperioden. Kosten mit einer bestimmten Dauer, d. h. Kosten mit Kündigungsfristen (Bankdarlehen, etc.) können festgelegten Perioden direkt zugeordnet werden. Solche Kosten sind Bereitschaftskosten geschlossener Perioden (Periodeneinzelkosten, selten Periodengemeinkosten). Die Bereitschaftskosten offener Perioden können nicht direkt einer bestimmten Periode zugeordnet werden und sind stets Periodengemeinkosten. Leistungskosten hingegen hängen in ihrer Höhe von tatsächlich realisierten Leistungen ab. Sie verändern sich, wenn Art oder Menge der Herstellungsleistungen bzw. abgesetzten Leistungen sich ändert. Sie sind stets Periodeneinzelkosten. Leistungskosten werden aufgeteilt in absatzabhängige und erzeugnisabhängige Leistungen. Die Grundrechnung der Erlöse erfasst sämtliche Erlöse und ordnet sie als relative Einzelerlöse den Bezugsobjekten zu. Sämtliche Bezugsobjekte der Grundrechnung der Erlöse orientieren sich an der marktorientierten Steuerung, bspw. Vertriebswege, Kundengruppen, etc. Die Erlöskategorien können bspw. mengenabhängige und -unabhängige Erlöse oder aber Erlösschmälerungen sein. Auswertungsrechnung Sämtliche in der Grundrechnung erlangten Informationen werden den Auswertungsrechnungen zur Lösung von Entscheidungsproblemen zur Verfügung gestellt. Auswertungsrechnungen sind vom Aufbau ähnlich wie Deckungsbeitragsrechnungen, jedoch lässt sich ein Betriebsergebnis (Totalerfolg) nur für die Totalperiode (Gesamtbestehen des Unternehmens) oder auch als Totalrechnung Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 105 1054.4 Kosten- und Leistungsrechnung im Facility Management erstellen. Eine Einteilung von Bereitschaftskosten offener Perioden in Perioden würde das System durchbrechen. Sollen kürzere Zeiträume betrachtet und ausgewertet werden, können diese nur anhand von Perioden-Deckungsbeiträgen ermittelt werden.123 4.4.4 Prozesskostenrechnung/Activity Based Accounting Die Prozesskostenrechnung versteht sich als Ergänzung der Vollkostenrechnung. Sie versucht, die Gemeinkosten auf bestimmte Zurechnungsobjekte zu verteilen, indem die Kostenbestimmungsgrößen nicht wert- sondern mengenmäßig verwertet werden. Charakteristisch für die Prozesskostenrechnung ist die abteilungsübergreifende Analyse und Kostenrechnung der einzelnen Prozesse.124 Hierzu werden so genannte Prozesshierarchien gebildet. Sie bestehen aus abteilungsspezifischen Teilprozessen, die sich aus einzelnen Tätigkeiten bilden und abteilungsübergreifenden Hauptprozessen, die aus den Teilprozessen bestehen, die wiederum auch in andere Hauptprozesse eingehen können.125 Die Kostenartenrechnung bleibt in der Prozesskostenrechnung bestehen. Nach Erfassung der Kosten werden sie auf die Kostenträger der Einzel- und Gemeinkosten verrechnet.126 Das Activity Based Accounting ist vor allem interessant in der Kostenstellenrechnung (Kostenprozessrechnung) und der Kostenträgerstückrechnung (Kalkulation). 123 Vgl. Steger, J (2001), S. 431. 124 Vgl. Huch, B. et al (2004), S. 33. 125 Vgl. ebenda, S. 34. 126 Vgl. ebenda, S. 539. Abb. 23 Beispiel einer mehrfach gestuften Ergebnisrechnung nach Riebel123 Unternehmensbereich kaufmännischer Bereich Unternehmung Unternehmung technischer Bereich Erzeugnisgruppe Mietverwaltung Vertrieb Technik Architektur Erzeugnisart WV Gew. Verw. MW Eigentum Inst./Mod. Hausmeister Neubau MW 100.000,00 2.000,00 20.000,00 160.000,00 208.000,00 140.200,00 110.000,00 200.000,00 148.200,00 90.000,00 278.000,00 90.700,00 159.500,00 100.000,00 55.000,00 28.000,00 98.000,00 0,00 63.000,00 47.000,00 16.500,00171.000,0029.200,00116.500,00259.000,00119.000,00 136.500,00 110.000,00 946.000,00 245.000,00 39.200,00 0,00 219.500,00 25.000,00 1.099.000,00 350.000,00 799.000,00 300.000,00 117.000,00 0,00 98.000,00 35.000,00 26.500,00 10.000,00 701.000,00 530.000,00 39.200,00 10.000,00 194.500,00 78.000,00 749.000,00 490.000,00 499.000,00 380.000,00 117.000,00 70.000,00 140.000,00 3.500,00 950.000,00 4.000,00 40.000,00 800,00 220.000,00 500,00 1.100.000,00 1.000,00 800.000.00 1.000,00 120.000,00 3.00,00 Nettoerlös I ./. absatzabhängige Erzeugniseinzelkosten Bruttoerlöse der Periode ./. Erlösschmälerungen Nettoerlös II Erzeugnisgruppendeckungsbeitrag Bereichsdeckungsbeitrag Periodenergebnis ./. erzeugnisabhängige Erzeugniseinzelkosten ./. Bereichseinzelkosten Erzeugnisdeckungsbeitrag ./. Erzeugnisgruppeneinzelkosten ./. Unternehmungseinzelkosten Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 106 4 Kaufmännisches Gebäudemanagement106 127 4.4.4.1 Prozesskostenstellenrechnung Die Prozesskostenstellenrechnung, auch Kostenprozessrechnung genannt, analysiert in den Kostenstellen die Tätigkeiten, bestimmt die verschiedenen Prozesse und bildet eine Prozesshierarchie, bestimmt die Kostentreiber (Cost Driver), legt die Anzahl der Prozesse fest, plant die Kosten der einzelnen Prozesse und ermittelt auf Kostenstellenebene die Prozesskostensätze. Analyse der Tätigkeiten in den Kostenstellen Die Tätigkeitsanalyse in den Kostenstellen stellt fest, welche Tätigkeiten durchgeführt werden und wie viel Zeit hierfür in Anspruch genommen werden muss. 127 Vgl. Steger, J (2001), S. 540. Kostenartenrechnung primäre Einzelkosten primäre Gemeinkosten Kostenstelle A Gemeinkosten Prozesskosten Hauptprozess I Hauptprozess II Prozesskosten Prozesskostensatz Prozesskosten Prozesskostensatz Prozesskosten Prozesskosten Gemeinkosten Gemeinkosten Kostenstelle B Kostenstelle C Kostenstelle A Teilprozess A1 A2 A3 Teilprozess B1 B2 B3 Teilprozess C1 C2 C3 Kostenstelle B Kostenstelle C Kostenstellenrechnung Prozessanalyse Prozessverdichtung Kostenträgerstückrechnung (Kalkulation) Kostenträgerzeitrechnung (Betriebsergebnisrechung) Abb. 24: Ablauf der Prozesskostenrechnung127 Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 107 1074.4 Kosten- und Leistungsrechnung im Facility Management Eine Tätigkeit ist ein Vorgang, durch den Erzeugnisfaktoren verbraucht werden, bspw. die Entscheidung zu treffen, ob ein Neubau mittels eines Maklers oder eigenständig vermarktet werden soll. Mehrere Tätigkeiten bilden eine Aktivität, wenn sie mit einem Arbeitsergebnis abschließen, bspw. die Erstellung einer Maklerliste und die Vergabe des Vertriebsauftrages. Prozessbestimmung und Hierarchiebildung Prozesse sind sich wiederholende und zusammenhängende Aktivitäten, die in einem Unternehmen zur Erreichung eines Ziels in Kostenstellen zusammengeführt werden, bspw. der Verkauf von Eigentumswohnungen. Da eine Kostenstelle unterschiedliche Aktivitäten beinhalten kann, werden zusammenhängende Aktivitäten zu Teilprozessen kostenstellenübergreifend zusammengefasst. So entstehen Hauptprozesse als Grundlage für die spätere Kostenträgerstückrechnung. Bestimmung der Kostentreiber Um die Cost Driver ermitteln zu können, werden die Prozesse in leistungsmengeninduzierte (das Leistungsvolumen ist abhängig von der Leistungsmenge der Kostenstelle) und leistungsmengenneutrale Prozesse (das Leistungsvolumen ist unabhängig von der Leistungsmenge der Kostenstelle) unterschieden. Die leistungsmengeninduzierten (lmi) Prozesse sind sich wiederholende Vorgänge in operativen Bereichen, bspw. Eingabe von Mietverträgen in das IT- System, Vergabe von Aufträgen. Für die lmi Prozesse müssen geeignete Kostentreiber als Bezugsgröße ermittelt werden. Kostentreiber sind Maßstäbe für die Gemeinkostenkontrolle und die Zurechnung der Gemeinkosten auf die Kostenträger. Cost Driver werden so ausgewählt, dass sich ein direkter Zusammenhang zwischen den Kosten und der Prozessmenge ergibt. Kostentreiber sind aus den vorhandenen Informationen zu ermitteln und verlaufen proportional mit Änderungen der Leistungen. Die leistungsmengenneutralen (lmn) Prozesse werden als unterstützend für die lmi Prozesse gewertet, da sie unabhängig von den Leistungsänderungen sind. Lmn Prozesse sind kreative Tätigkeiten, die sich nicht ständig wiederholen und die in operativen und strategischen Bereichen anfallen, bspw. die Besprechung einer Baustelle. Festlegung der Kostentreibermenge Die Kostentreibermenge (Prozessmenge) benennt die Anzahl der Durchführungen eines Prozesses in einer Periode. Nachdem die Kostentreiber bestimmt sind, werden deren Planprozessmengen, d. h. die mengenmäßige Ausprägung der Cost Driver, für sämtliche lmi Prozesse festgelegt, bspw. ein Makler vertreibt in einer Abrechnungsperiode zehn Neubauten. Das Leistungsvolumen der lmn Prozesse ist nicht bestimmbar, daher bleiben sie bei der Festlegung der Prozessmenge unberücksichtigt. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 108 4 Kaufmännisches Gebäudemanagement108 Prozesskostenplanung In der Prozesskostenplanung werden die Gemeinkosten ermittelt, die durch die lmi Prozesse verursacht werden. Prozesskosten können durch retrograde Bestimmung ermittelt werden. Die Prozesskostenplanung geht von einem bestimmten Etat der Kostenstellen aus, der durch Zuordnungsschlüssel ausgewiesen wird. Auch bei der Prozesskostenfestlegung werden die lmn Prozesse nicht budgetiert, da sie nicht planbar sind. Die Kosten werden für die Kostenstellen der lmn Prozesse pauschal vergeben. Ermittlung der Kostensätze auf Ebene der Kostenstellen Prozesskostensätze können für lmi Prozesse und Umlagesätze für lmn Prozesse ermittelt werden. Wurden Gemeinkosten ermittelt, für die entsprechende Kos tentreiber existieren, werden für diese auch lmi Prozesskostensätze gebildet. Sie zeigen, wieviel ein lmi Prozess kostet. lmi Prozesskosten (Output) / Prozessmenge (Input) = lmi Prozesskostensatz Prozesskostensätze können für Soll-Ist-Vergleiche genutzt werden, aber auch für den Preisvergleich mit einem externen Dienstleister. Da lmn Prozesse keine Prozessmengen haben, werden hierfür Zuschlagssätze errechnet, indem die lmn Prozesskosten in das Verhältnis von Kosten der lmi Prozesse gesetzt werden. (lmn Prozesskosten / lmi Prozesskosten) • 100 = lmn Umlagesatz in % lmi Prozesskostensatz • lmn Umlagesatz in % = lmn Umlagesatz in EUR lmi Prozesskostensatz in EUR + lmn Umlagesatz in EUR = Gesamtprozesskostensatz in EUR 4.4.4.2 Kostenträgerstückrechnung/Kalkulation In der Kalkulation werden sämtliche primären Einzelkosten den Kostenträgern zugerechnet und die primären Gemeinkosten der Kostenstellen mittels der errechneten Hauptprozesskostensätze den Kostenträgern zugewiesen. Sämtliche Gemeinkosten von lmn Bereichen werden wie in der klassischen Kostenrechnung ihren Kostenträgern zugewiesen.128 128 Vgl. Steger, J (2001), S. 554f. Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 109 1094.4 Kosten- und Leistungsrechnung im Facility Management 129 130 129 Vgl. Steger, J (2001), S. 555. 130 Vgl. Grabatin, G. (2002), a. a. O., S. 274. primäre Einzelkosten direkte Zurechnung Kostenträger primäre Gemeinkosten primäre Gemeinkosten wiederholungsfähiger Tätigkeiten Verrechnung mit Prozesskostensätzen Verrechnung mit Gemeinkostenzuschlagssätzen primäre Gemeinkosten nicht repetitiver Tätigkeiten Abb. 25: Prozessorientierte Kalkulation129 Hauptprozesse Cost Driver Prozesskostensatz (€/Prozess) Prozessmenge des Auftrags Prozesskosten (€/p.a.) Störungen 300,00 500 900 300 3000 3000 150.000,00 67.500,00 234.000,00 90.000,00 22.500,00 564.000,00 75,00 780,00 30,00 7,50 Messstellen, die gewartet werden müssen Messstellen, die trotz Leerstand gewartet werden müssen Messstellen, die überprüft werden müssen sämtliche Messstellen Wert der FM-Leistung zu Selbstkosten p.a. * die lmn Prozesse sind bereits mit den lmi Prozessen verrechnet worden. – – – – – – – – lmi/ lmn lmi lmi lmi lmi lmi lmn lmn Instandsetzung Wartung Leerstand Inspektion Dokumentation erfassen Bericht erstellen* KVP* Abb. 26: Kalkulationsbeispiel eines FM-Prozesses130 Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 110 4 Kaufmännisches Gebäudemanagement110 Durch die Prozesskostenrechnung werden die Planung, Steuerung und die Möglichkeit der Optimierung von Gemeinkosten sehr erleichtert und es werden Einblicke in betriebliche FM-Prozesse bei speziellen FM-Dienstleistern aber auch in Großunternehmen möglich. Insgesamt gesehen erweist sich die Prozesskostenrechnung als ein exzellentes Controlling-Instrumentarium, das zu einer kostenoptimalen Führung von FM-Leistungen anhand von Benchmarking und Soll-Ist-Abweichungsanalysen beitragen kann.131 4.4.5 Spezifische Aspekte des Facility Managements Aus Sicht des FM bedarf es einer Erweiterung der Kosten- und Leistungsrechnung dahingehend, dass analog zu den Hilfskostenstellen interne Hilfskostenträger eingeführt werden, die die FM-Leistungen darstellen. Im Endeffekt muss die Kostenträgerrechnung zur Prozesskostenrechnung ausgebaut werden, indem die Gesamtheit der dem FM zuzuordnenden Unterstützungsprozesse in Einzelprozesse zerlegt wird, die dann im betrieblichen Rechnungswesen als interne Kostenträger fungieren (siehe Abb. 27).132 133 131 Grabatin, G. (2002), a. a. O., S. 278. 132 Vgl. Krimmling, J. (2010), S. 82. 133 Vgl. ebenda. Abb. 27: Kostenrechnungsstruktur mit Berücksichtigung von FM-Aspekten133 Beispiele: – Materialkosten – Energiekosten – Abschreibungen – Wartungskosten – Zinskosten – u.a. Gesamtkosten je Periode nach Kostenarten Kostenartenrechnung Gemeinkosten Kostenstellenrechnung Kostenträgerrechnung Stückkosten Gk1, Gk2, . . . . . . . . . . Gkn Hilfskostenstellen, allg. Beispiel: – Verwaltung – Instandhaltung Hauptkostenstellen Beispiel: – Dreherei – Fräserei Gesamtkosten je Periode nach Produktarten Kosten FM- Prozess A Kosten Produkt C Kosten Produkt B Ek1, Ek2, ………………. Ekn Einzelkosten FM-Abteilung – Instandhaltung – Betrieb – Catering – Reinigung – … FM- Kostenträger Kosten Produkt A Kosten FM- Prozess B Vahlen – Allgemeine Reihe – Gondring/Wagner - Facility Management (2. Auflage) – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 27.04.2012 Status: Imprimatur Seite 111 1114.5 Controlling und Reporting im Facility Management 4.5 Controlling und Reporting im Facility  Management Controlling ist die Erfassung, Planung, Steuerung und Überwachung von wirtschaftlich zielgerichteten Prozessen.134 Somit bestehen die Kernaufgaben des Controllings darin, zu planen, kontrollieren und Informationen auszuwerten. Controlling soll vorhanden Optimierungspotenziale erkennen und erschließen und zu neuen oder verbesserten Strategien führen.135 4.5.1 Ziele des Controllings im Facility Management Auch im Bereich des Facility Managements liegt die Hauptaufgabe des Controllings in der Einschätzung von Gefahren und Möglichkeiten im Hinblick auf die Erreichung der Unternehmensabsichten und die Durchführung der zur Erzielung nötigen Steuerungs- und Lenkungsmaßnahmen.136 Controlling allgemein, hier spezifisch Immobilienkostencontrolling, stützt sich zum großen Teil auf das Rechnungswesen, respektive Kostenrechnung. Im Bereich des Facility Managements hat das Controlling u. a. die Aufgabe die internen Prozesskosten zu senken und zu optimieren.137 Als Ziele des Controllings im Facility Management können die Senkung von Facility-Kosten und Kapitalbindung festgestellt werden, ebenso die Erhöhung der Qualität von FM-Leistungen und die Optimierung der Immobilien im Anlagevermögen.138 4.5.2 Aufbau des Controllings im Facility Management Controlling ist für sämtliche Aufgaben und Gegenstände des FM angebracht. Das Controlling ist auf dem Fundament der Kostenrechnung aufgebaut. Voraussetzung für detaillierte Informationen und Berechnungen ist die genaue Ist- Aufnahme sämtlicher Immobilien, selbst wenn sie sich noch im Bau befinden. Darüber hinaus müssen die geographische Lage und die Nutzungsart jedes Gebäudes erfasst werden. Ebenso sollten für Instandhaltungsinformationen sämtliche Daten wie bspw. Restnutzungsdauer (RND), Reparaturaufträge und Wartungs- und Inspektionszyklen vorliegen.139 Die gebündelten Informationen ergeben dann den Gebäudenutzungsplan. Facility Manager haben die Aufgabe, die Unternehmenspläne zu beachten, sie zu unterstützen und zur Zielerreichung maßgeblich beizutragen. Deswegen muss der Gebäudenutzungsplan den Unternehmenszielen individuell angepasst werden, was mit Hilfe des Immobilienkontenrahmens nur durch ein effektives Controlling möglich ist.140 134 Vgl. Hellerforth (2000), M., Controlling von Facilities-Management-Prozessen, in: Schulte, K-W./Pierschke, B. (Hrsg.) (2000): Facilities Management, S. 288–327, hier: S. 288. 135 Vgl. Schneider, H. (2004), S. 70. 136 Vgl. Hellerforth, M. (2000), a. a. O., S. 289. 137 Vgl. Schneider, H. (2004), S. 70. 138 Vgl. Hellerforth, M. (2000), a. a. O., S. 291. 139 Vgl. ebenda, S. 294. 140 Vgl. ebenda, S. 295f. 4.5 Controlling und Reporting im Facility Management

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References

Zusammenfassung

Vorteile

- Umfassender Einblick in Theorie und Praxis des Facility Managements

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Zum Werk

Die Immobilie in ihrem Lebenszyklus erfordert ein Wertmanagement, das unter dem Begriff Facility Management zusammengefasst wird. Das Buch umfasst alle Aspekte einschließlich anschaulicher Praxisbeispiele.

Zur Neuauflage

Umfassende Aktualisierung und zusätzliche Fallbeispiele.

Inhalt

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Autoren

Prof. Dr. Hanspeter Gondring, Duale Hochschule Stuttgart, Dipl.-Kfm. Thomas Wagner, Wagner Real Estate GmbH, Hamburg.

Zielgruppe

Studierende der Immobilienwirtschaft und immobiliennahe Studienfächer wie z.B. Architektur, Bauingenieurwesen, Stadt- und Regionalplanung, Studierende der Bank- und Finanzwirtschaft, Jura-Studierende mit der Vertiefung Immobilienrecht sowie interessierte Praktiker.